Ενότητα 7: Διαδικασίες αποθήκευσης Δημήτρης Φωλίνας 1 Σχεδιασμός κυκλώματος διακίνησης υλικών Κύκλωμα: αποτελείται από δύο κύριες διαδικασίες Παραλαβή και τοποθέτηση υλικών στην Αποθήκη Εξαγωγή υλικών από την Αποθήκη 2 1
Παραλαβή και τοποθέτηση υλικών στην Αποθήκη 3 4 Παραλαβή και τοποθέτηση υλικών στην Αποθήκη Σχεδιασμός σχετικών διαδικασιών Έλεγχος ταυτότητας φορτίου Εκφόρτωση φορτίου Έλεγχος συνοδευτικών εγγράφων Κατάσταση συσκευασίας Αποσυσκευασία, εάν είναι δυνατή Έλεγχος ποσότητας σύμφωνα με τα συνοδευτικά παραστατικά και το αντίγραφο δελτίου παραγγελίας Ποιοτικός έλεγχος και έλεγχος τεχνικών προδιαγραφών Σύνταξη δελτίου παραλαβής - εισαγωγής Αποστολή παραστατικών στο Λογιστήριο και αντίγραφα στο Τμήμα Προμηθειών και στους χρήστες Συνεργασία Αποθήκης -Λογιστηρίου -Προμηθειών σε περιπτώσεις διαφορών (ποσότητα - ποιότητα - φθορές) 2
Κύκλωμα εξαγωγής υλικών 5 Παραλαβή και τοποθέτηση υλικών στην Αποθήκη Σχεδιασμός εργασιών Οι εργασίες που πραγματοποιούνται στην αποθήκη κατηγοριοποιούνται σ αυτές που γίνονται: Σε ημερήσια βάση και διακρίνονται σε: Διοικητικές Διαχειριστικές Ελεγκτικές Στη διαδικασία απογραφής που γίνεται σε ετήσια βάση ή όποτε κριθεί αναγκαίο (στη διάρκεια του χρόνου) 6 3
Προγραμματισμένες εργασίες ημερήσιας βάσης Αποθήκη ιαχείριση Υλικών (Έντυπα) Καταχώρηση Κινήσεων Έλεγχος Κινήσεων (Αναφορές) Παραλαβή (Πρωτόκολλο Παραλαβής) Απόθεση (Σύµφωνα µε τις οδηγίες απόθεσης) Εξαγωγή ( ελτίο Εξαγωγής) Αίτηµα ιόρθωσης Παραγγελίας Πρωτόκολλο καταστροφής ή Αντικατάστασης Εισαγωγή Υλικών Εξαγωγή Υλικών Έκδοση κατάστασης εισαγωγών (ηµερήσια) Έκδοση κατάστασης εξαγωγών (ηµερήσια) Ηµερολόγιο (συνολική κίνηση συγκεκριµένης ηµερολογιακής περιόδου) 7 Απογραφή 8 4
Απογραφή Υπάρχουν τέσσερις τρόποι φυσικής απογραφής: 1. Ετήσια περιοδική απογραφή: μετρώνται φυσικά όλα τα αποθέματα που βρίσκονται στην αποθήκη κατά την ημερομηνία συμπλήρωσης του ισολογισμού Στην περίπτωση αυτή είναι σημαντικό να διευκρινιστεί ότι κατά τη διάρκεια της απογραφής πρέπει να απαγορευτούν όλες οι κινήσεις των υλικών 2. Συνεχής απογραφή: όπου τα αποθέματα μετρώνται συνεχώς καθ όλη τη διάρκεια του έτους Στην περίπτωση αυτή είναι σημαντικό να εξασφαλιστεί ότι κάθε υλικό μετράται φυσικά τουλάχιστον μια φορά κατά τη διάρκεια του χρόνου 9 Απογραφή Υπάρχουν τέσσερις τρόποι φυσικής απογραφής: 3. Κυκλική απογραφή: κατά την οποία τα αποθέματα μετρώνται σε κανονικά χρονικά διαστήματα Τα διαστήματα αυτά μπορεί να είναι διαφορετικά για συγκεκριμένα υλικά (για παράδειγμα τα ταχέως κινούμενα υλικά μπορούν να μετρηθούν συχνότερα) 4. Δειγματοληπτική απογραφή: όπου καταμετρώνται υλικά που επιλέγονται τυχαία 10 5
Απογραφή Είναι επιθυμητή η εφαρμογή και των τεσσάρων τρόπων φυσικής απογραφής Συνήθως ένας συνδυασμός κυκλικής (ανά τρίμηνο ή εξάμηνο) και δειγματοληπτικής απογραφής για τα υλικά που έχουν μεγάλη κίνηση ή μεγάλη αξία είναι ικανοποιητικός Φυσικά θα πραγματοποιείται και ετήσια απογραφή 11 Χρήσιμες οδηγίες Προγραμματίστε και ανακοινώστε την ημερομηνία απογραφής Ενημερώστε το προσωπικό που θα εμπλακεί Υπενθυμίστε την ημερομηνία απογραφής 4 εβδομάδες πριν Εξηγήστε στο προσωπικό που θα εμπλακεί τους σκοπούς της απογραφής. Αν προγραμματίζεται να εργαστούν σε ημέρες αργίας κοινοποιείστε το Ορίστε τη μέθοδο απογραφής Ορίστε επικεφαλής στην ομάδα απογραφής. Ορίστε τον εκτιμώμενο χρόνο αποπεράτωσης της απογραφής Κοινοποιήστε τους κανόνες μιας σωστής απογραφής στον επικεφαλής της ομάδας. Εκπαιδεύστε το προσωπικό που θα λάβει μέρος. Θυμηθείτε ότι τα άτομα που δεν είναι ενημερωμένα κάνουν 2% περισσότερα λάθη Σημειώστε εμφανώς τα σημεία που δεν χρειάζονται απογραφή 12 6
Χρήσιμες οδηγίες (συνέχεια) 13 Σημαδέψτε με φωτεινά χρώματα τους κωδικούς στα υλικά Αναθέστε καθήκοντα ευταξίας σε συγκεκριμένους εργαζόμενους Τοποθετήστε τα υλικά με τάξη σε παλέτες σε ράφια κλπ. πριν την απογραφή Ενημερώστε τους προμηθευτές και τους «πελάτες» (εργαζόμενους) σας για την ημερομηνία απογραφής και τη διάρκεια της Ένας μόνο στην ομάδα θα κάνει την καταμέτρηση Ελέγχουμε περιοδικά - δειγματοληπτικά την ομάδα απογραφής Θυμηθείτε ότι τα ποσοστά καταγραφικού λάθους είναι: -2% με 3% για τα υλικά του εδάφους, -1% για τα υλικά στο ύψος του μέσου ανθρώπου, -5%-12% για τα υλικά που χρειάζονται σκάλα για την απογραφή Δεν επιτρέπεται η μετακίνηση των υλικών κατά την απογραφή γιατί αυξάνεται το ποσοστό λάθους κατά 10%-20% Ενδεικτικός πίνακας απογραφής 14 7
Ενδεικτικός πίνακας απογραφής 15 Αποτίμηση αποθεμάτων Ζήτημα που θα ορίσει σε ποιες τιμές και με ποια μέθοδο θα γίνει η πρώτη αποτίμηση των αποθεμάτων στην Απογραφή Έναρξης Θεωρείται πώς ο πιο προσιτός τρόπος αποτίμησης για την Απογραφή Έναρξης είναι η τελευταία τιμή απόκτησης Για την αποτίμηση των αποθεμάτων θα πρέπει να αναζητηθούν τα τιμολόγια της τελευταίας χρήσης, εκτός εάν υπάρχουν υλικά στην αποθήκη που έχουν αποκτηθεί από προηγούμενα χρόνια Στις περιπτώσεις που η προσφυγή σε παραστατικά και τιμές προηγούμενων χρόνων είναι ανέφικτη, τότε προτείνεται να χρησιμοποιηθούν τρέχουσες τιμές αγοράς 16 8
Διαδικασία καταστροφής Πρόσφορο αποδεικτικό στοιχείο είναι το Πρωτόκολλο Καταστροφής που συντάσσεται από αντίστοιχη επιτροπή Η επιτροπή συγκροτείται με απόφαση των νόμιμων οργάνων της (πχ. του Δ.Σ.), η οποία προβαίνει σε συγκεκριμένη ημέρα και ώρα στην καταστροφή των αγαθών και στη σύνταξη και υπογραφή σχετικού Πρωτοκόλλου Καταστροφής αποθεμάτων 17 Διαδικασία καταστροφής 18 9