ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΕΣΩΤΕΡΙΚΩΝ ΚΑΙ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΑΝΑΣΥΓΚΡΟΤΗΣΗΣ «Διαχείριση Έργων στη Δημόσια Διοίκηση» Ενότητα 2: Εργασίες σε ένα έργο (μέρος 1ο) ΕΙΔΙΚΗΣ ΦΑΣΗΣ ΣΠΟΥΔΩΝ 24η ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΗ ΣΕΙΡΑ
Ενότητες Γνωριμία με το Ms Project Καταχώρηση εργασιών, Διαχείριση εργασιών Διάρκεια εργασιών Σύνδεση εργασιών ΕΣΔΔΑ 2014 2
Γνωριμία με το Ms Project 2013 ΕΣΔΔΑ 2014 3
Εκκίνηση του Ms Project ΕΣΔΔΑ 2014 4
Πρώτη οθόνη ΕΣΔΔΑ 2014 5
Εικόνα κενού (blank) έργου ΕΣΔΔΑ 2014 6
Περιγραφή εντολών ΕΣΔΔΑ 2014 7
Μενού συντόμευσης ΕΣΔΔΑ 2014 8
Προβολή παρασκηνίου Σημ. Διαφορετική από το 2010 ΕΣΔΔΑ 2014 9
Καταχώρηση εργασιών ΕΣΔΔΑ 2014 10
Καταχώρηση και Οργάνωση Εργασιών (TASKS) Microsoft Project είναι το λογισμικό στο οποίο μπορείτε να καταχωρείτε εργασίες σε προβολή Διαγράμματος Gantt (Γράφημα Gantt). Κάθε γραμμή του πίνακα Καταχώρηση (Entry) περιγράφει μία μόνο εργασία στην οποία αντιστοιχεί ένας κωδικός αριθμός εργασίας (task ld). Ο κωδικός αριθμός εργασίας εμφανίζεται στην αριστερή πλευρά της γραμμής εργασίας. Η επικεφαλίδα της στήλης, όπως Task Name (Όνομα εργασίας) και μιας γραμμής κελί (cell) ή πεδίο (field). ΕΣΔΔΑ 2014 11
H πρώτη καταχώρηση 1. Στον πίνακα Entry (Καταχώρηση), πατήστε στο κελί που βρίσκεται ακριβώς κάτω από την επικεφαλίδα της στήλης Task Name (Όνομα εργασίας) 2. Πληκτρολογήστε «Αρχή» και πατήστε Enter. 3. Καταχωρείστε τα ακόλουθα ονόματα εργασιών κάτω από εργασία Αρχή, πατώντας enter μετά το όνομα κάθε εργασίας την Α. Προεργασίες Συγχρηματοδοτούμενου Έργου Α.1 ΩΡΙΜΑΝΣΗ ΕΡΓΟΥ Α.2 ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΕΝΤΑΞΗΣ ΠΡΑΞΗΣ Α.3 Κατάρτιση και Υποβολή ΤΔΠΠ Α.4 Αξιολόγηση ΤΔΠΠ Β. ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΔΗΜΟΠΡΑΤΗΣΗΣ Β.1 Κατάρτιση Διακήρυξης Β.2 Διαδικασία Δημόσιας Διαβούλευσης Β.3 Προετοιμασία Τελικού Τεύχους - Έγκριση Φορέα & Δημοσίευση ΕΣΔΔΑ 2014 12
H πρώτη καταχώρηση Γ. Διενέργεια Διαγωνισμού Γ.1 Προθεσμία υποβολής Προσφορών Γ.2 Ορισμός Επιτροπής Αξιολόγησης Προσφορών και επιτροπής Προσφυγών Δ. Αξιολόγηση Προσφορών Δ.1 Τυπικά Δικαιολογητικά και Τεχνικές Προσφορές Δ.2 Οικονομικές Προσφορές Δ.3 Κατακύρωση Ε. Συμβασιοποίηση Ε.1 Σύνταξη σχεδίου Σύμβασης Ε.2 Πρόσκληση Αναδόχου και υπογραφή Σύμβασης Ζ. ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ Ζ.1 Αιτήματα πληρωμών Ζ.2 Μηνιαία Δελτία Ζ.3 Φυσικό αντικείμενο έργου (π.χ. Ανάπτυξη Λογισμικού - Εφαρμογών και Βάσεων Δεδομένων ΟΠΣ) Ζ.4 Εκπαίδευση Χρηστών Ζ.5 Πιλοτική Λειτουργία Ζ.6 Ενέργειες διάδοσης και προβολής Ζ.7 Αξιολόγηση αποτελεσμάτων Τέλος ΕΣΔΔΑ 2014 13
Διαχείριση εργασιών ΕΣΔΔΑ 2014 14
Διαγραφή Εργασιών 1. Πατήστε στο όνομα της Εργασίας 2. Στο μενού Edit (Επεξεργασία), επιλέξτε Διαγραφή Εργασίας Delete Task. Γενικότερα η καταχώρηση μπορεί να γίνει οποιαδήποτε στιγμή όταν επιλέξετε σε ποιο σημείο του έργου θέλετε να εισαγάγετε ναι νέα δραστηριότητα και Στο μενού Insert (Εισαγωγή), επιλέξετε Νέα Εργασία (New Task) Στο πεδίο Όνομα Εργασίας (Task Name) πληκτρολογήσετε το επιθυμητό όνομα ΕΣΔΔΑ 2014 15
Μετακίνηση-Αντιγραφή εργασιών Για να μετακινήσετε μια εργασία: Την επιλέγετε Επιλέξτε «Επεξεργασία» «Αποκοπή κελιού» ή πατήστε το αντίστοιχο εικονίδιο Επιλέξτε τη θέση (γραμμή) προορισμού Επιλέξτε «Επεξεργασία»- «Επικόλληση» ή πατήστε το αντίστοιχο εικονίδιο Για να αντιγράψετε μια εργασία : Την επιλέγετε Επιλέξτε «Επεξεργασία» «Αντιγραφή κελιού» ή πατήστε το αντίστοιχο εικονίδιο Επιλέξτε τη θέση (γραμμή) προορισμού Επιλέξτε «Επεξεργασία»- «Επικόλληση» ή πατήστε το αντίστοιχο εικονίδιο Όλα τα παραπάνω γίνονται και με δεξί κλικ και την ανάλογη επιλογή ΕΣΔΔΑ 2014 16
Διάρκεια εργασιών ΕΣΔΔΑ 2014 17
Διάρκεια εργασίας - έργου Διάρκεια εργασίας ονομάζεται ο χρόνος που προβλέπεται ότι θα χρειαστεί για την ολοκλήρωση της εργασίας. Η συνολική διάρκεια (duration) ενός έργου ορίζεται υπολογίζοντας τη διαφορά μεταξύ της πρώτης ημερομηνίας αρχής και της τελευταίας ημερομηνίας τέλους των εργασιών που αποτελούν το έργο. Το Microsoft Project κάνει διάκριση μεταξύ εργάσιμου και μη εργάσιμου χρόνου. Οι εργασίες που θα εισάγετε προγραμματίζονται σύμφωνα με τον εργάσιμο χρόνο. Ωστόσο μπορείτε να προγραμματίσετε εργασίες που θα εκτελούνται σε εργάσιμο και μη εργάσιμο χρόνο. Για το σκοπό αυτό, αντιστοιχίστε συνολική ημερολογιακήπαρελθούσα διάρκεια (elapsed duration) σε μια εργασία. Για παράδειγμα σε ένα κατασκευαστικό έργο η εργασία «αναμονή για να σφίξει το μπετόν» μπορεί να περιλαμβάνει και Σαββατοκύριακα. Αν χρησιμοποιείται Αγγλικά στο MsProject για να γίνει αυτό προσθέτετε ένα e πριν το m/h/d/w/mo στο duration Αν χρησιμοποιείται Ελληνικά στο MsProject για να γίνει αυτό προσθέτετε ένα π στο τέλος του λ/ω/η/εβ/μη ΕΣΔΔΑ 2014 18
Αγγλική Έκδοση Συντομογραφία Εμφανίζεται ως Σημαίνει 30m 30 mins 30 minutes 6h 6 hrs 6 hours 4d 4 days 4 days 3w 3 wks 3 weeks 2mo 2 mons 2 months ΕΣΔΔΑ 2014 19
Ελληνική Έκδοση Συντομογραφία Εμφανίζεται ως Σημαίνει 30 λ 30 λεπ 30 λεπτά 6 ω 6 ωρ 6 ώρα 4 η 4 ημέρα 4 ημέρα 3 εβ 3 εβδ 3 εβδομάδα 2 μη 2 μην 2 μήνα ΕΣΔΔΑ 2014 20
Σύνδεση εργασιών ΕΣΔΔΑ 2014 21
Σύνδεση Εργασιών Στα έργα, οι εργασίες πρέπει να εκτελούνται με συγκεκριμένη σειρά και συνδέονται με μια σχέση (relationship) τέλους με αρχή. Στο Microsoft Project, η πρώτη εργασία ονομάζεται προηγηθείσα εργασία (predecessor task) ενώ η δεύτερη εργασία ονομάζεται διάδοχος εργασία (successor task). ΕΣΔΔΑ 2014 22
Σύνδεση Εργασιών - Παράδειγμα Επιλέξτε το όνομα της Εργασίας 4 Στην ομάδα Properties της καρτέλλας Task πατήστε το κουμπί Information, θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Task Information. Πατήστε στην καρτέλα Προαπαιτούμενες Εργασίες (Predecessors) Πατήστε στο άδειο κελί κάτω από την επικεφαλίδα της στήλης Ονομα Εργασίας (Task Name) Στον κατάλογο Ονομα Εργασίας (Task Name), πατήστε «Α.1 ΩΡΙΜΑΝΣΗ ΕΡΓΟΥ» και Enter. Πατήστε στο ΟΚ για να κλείσετε το πλαίσιο διαλόγου Πληροφορίες Εργασίας (Task Information). ΕΣΔΔΑ 2014 23
Σύνδεση Εργασιών - Παράδειγμα ΕΣΔΔΑ 2014 24
Σύνδεση Εργασιών - Παράδειγμα ΕΠΙΛΕΞΤΕ ΤΙΣ ΕΡΓΑΣΙΕΣ 3 ΕΩΣ 6 Στην ομάδα Schedule (Χρονοδιάγραμμα) της καρτέλλας Task, πατήστε το κουμπί Link Tasks (Σύνδεση μεταξύ εργασιών). ΕΣΔΔΑ 2014 25
Υποβιβασμός εργασιών Για να υποβιβάσετε (demote) μία ή περισσότερες εργασίες: 1. Επιλέξτε τις εργασίες 2. Πατήστε το εικονίδιο O υποβιβασμός μιας ομάδας εργασιών κατά ένα ιεραρχικό επίπεδο τις καθιστά αυτόματα υποεργασίες (subtasks) της αμέσως προηγούμενης εργασίας, η οποία, ως εκ τούτου, καθίσταται συνοπτική εργασία (summary task) των εργασιών που ακολουθούν. Στην περίπτωση αυτή : α) Η συνοπτική εργασία παύει να έχει τη διάρκεια που αρχικά είχε και αποκτά αυτομάτως διάρκεια ίση με η συνολική διάρκεια των υποεργασιών που την απαρτίζουν και β) η ράβδος που αντιστοιχεί στη συνοπτική εργασία αλλάζει εμφάνιση και από μπλε, γίνεται μαύρη και στα δύο άκρα της έχει ορόσημα. ΕΣΔΔΑ 2014 26
Δομή Ανάλυσης Εργασιών Όπως ένα δομημένο σε ενότητες, κεφάλαια, υποκεφάλαια, παραγράφους κ.ο.κ., κείμενο βοηθά τον αναγνώστη να το κατανοήσει ευκολότερα, έτσι και ένα ιεραρχικά δομημένο έργο, βοηθά τον διαχειριστή του να το παρακολουθήσει ευκολότερα. Η διάρθρωση των εργασιών του έργου σε εργασίες και υποεργασίες διαφόρων επιπέδων δημιουργεί μια ιεραρχική δομή που τις περισσότερες φορές διευκολύνει. Αν το περιβάλλον σας χρησιμοποιεί τη διαδικασία Δομής Ανάλυσης Εργασιών (Work Breakdown Structure, WBS) στη φάση χρονοπρογραμματισμού του έργου, ίσως σας φανεί χρήσιμη η απεικόνιση των κωδικών WBS στο Microsoft Project Το οποίο ρυθμίζεται από την επιλογή Project - WBS ΕΣΔΔΑ 2014 27
Ρύθμιση του εργάσιμου χρόνου του έργου Υπάρχουν δυο είδη ημερολογίων: τα βασικά ημερολόγια (base calendars) και τα ημερολόγια πόρων. Τα βασικά ημερολόγια χρησιμεύουν για τα εξής : Ημερολόγιο για ολόκληρο το έργο. Όταν χρησιμοποιείται για όλο το έργο, ονομάζεται ημερολόγιο έργου (project calendar). Το ημερολόγιο έργου ορίζει τον εργάσιμο και μη εργάσιμο χρόνο για τις εργασίες στις οποίες δεν έχουν αντιστοιχιστεί πόροι αλλά και για τις εργασίες με σταθερή διάρκεια. Ημερολόγιο για μια συγκεκριμένη εργασία. Όταν χρησιμοποιείται για μία εργασία. ονομάζεται ημερολόγιο εργασίας (task calendar). Το ημερολόγιο εργασίας προσδιορίζει τον εργάσιμο χρόνο μιας συγκεκριμένης εργασίας, ανεξάρτητα από το ημερολόγιο έργου. Τα τρία βασικά ημερολόγια που περιέχει το Microsoft Project είναι - Ημερολόγιο Standard (τυπικό) καλύπτει την τυπική εργάσιμη ημέρα, από Δευτέρα ως Παρασκευή και από 8.00 π.μ. ως 5.00 μ.μ. με διακοπή μίας ώρας για γεύμα. - Ημερολόγιο 24 Ηours (24 ωρών) - δεν περιλαμβάνει μη εργάσιμο χρόνο. - Ημερολόγιο Night Shift (νυχτερινής βάρδιας): καλύπτει ένα χρονοδιάγραμμα βάρδιας από τη Δευτέρα το βράδυ μέχρι το Σάββατο το πρωί και από 11.00 μ.μ ως 8.00π.μ. με διακοπή μίας ώρας. Ημερολόγιο πόρου (resource calendar) είναι ο εργάσιμος και μη εργάσιμος χρόνος ενός μεμονωμένου πόρου. Τα ημερολόγια πόρων εφαρμόζονται μόνο σε απασχόλησης (άτομα και εξοπλισμό), και όχι σε υλικούς πόρους. ΕΣΔΔΑ 2013 28
Δημιουργία νέου βασικού ημερολογίου 1. Στην ομάδα Properties (Ιδιότητες) της καρτέλας Project (Έργο), πατήστε στο κουμπί Change Working Time (Αλλαγή χρόνου εργασίας), θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Change Working Time (Αλλαγή χρόνου εργασίας). 2. Βεβαιωθείτε ότι το τυπικό ημερολόγιο εμφανίζεται στο πλαίσιο Για (For) ως Τυπικό Ημερολόγιο Εργου (Standard Project Calendar). Στο ημερολόγιο κάτω από την ετικέτα Select Date(s) (Επιλογή ημερομηνιών) εμφανίζονται οι ημέρες του ημερολογίου όπως έχει ορισθεί. 3. Αν θέλετε κάτι να αλλάξει τότε στο πλαίσιο Exceptions (Εξαιρέσεις) προσθέστε τις ημερομηνίες και από τo κουμπί Details (Λεπτομέρειες) διαλέξεστα πλαίσια From (Από ) και Το (Έως) καταχωρίστε τις τιμές 8:30 πμ και 4:30 μμ αντίστοιχα ΕΣΔΔΑ 2013 29
Προσθήκη Αργιών Επιλέξτε αν θέλετε να είναι μη εργάσιμη ημέρα, αν θέλετε να έχει διαφορετικό ωράριο εργασίας κλπ ΕΣΔΔΑ 2013 30
Έλεγχος διάρκειας έργου Στην ομάδα Split View (Διαίρεση Προβολής) της καρτέλας View (Προβολή) ΕΣΔΔΑ 2014 31