ΕΦΑΡΜΟΓΕ ΒΑΕΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΣΗ ΝΟΗΛΕΤΣΙΚΗ Φιλιοποφλου Ειρινθ
Προςθήκη νζων πεδίων Ασ υποκζςουμε ότι μετά τθ δθμιουργία του πίνακα αντιλαμβανόμαςτε ότι ζχουμε ξεχάςει κάποια πεδία. Είναι ζνα πρόβλθμα το οποίο κα αντιμετωπίηουμε αρκετά ςυχνά. Η προςκικθ ενόσ νζου πεδίου, ςε προβολι ςχεδίαςθσ, είναι μία διαδικαςία εφκολθ. Εάν το νζο πεδίο το οποίο κζλουμε να προςκζςουμε κα είναι ςτο τζλοσ, τότε κάνουμε κλικ ςτην κενή γραμμή, πληκτρολογοφμε ζνα όνομα πεδίου και επιλζγουμε τον κατάλλθλο τφπο δεδομζνων. Εάν όμωσ κζλουμε να παρεμβάλουμε ζνα νζο πεδίο μεταξφ δφο υπαρχόντων, τότε κάνουμε κλικ ςτο πεδίο πάνω από το οποίο κζλουμε να κάνουμε τθν παρεμβολι και πατάμε το πλικτρο Ειςαγωγή γραμμών.
Διαγραφή πεδίων Για να διαγράψουμε ζνα πεδίο κα πρζπει πρϊτα να το επιλζξουμε. Ζτςι κάνουμε κλικ ςτο αντίςτοιχο πλικτρο του επιλογζα γραμμισ. τθ ςυνζχεια επιλζγουμε τθν εντολι του μενοφ Επεξεργαςία Διαγραφή γραμμών ι Διαγραφι ι πιο απλά πατάμε το πλικτρο Delete του πλθκτρολογίου.
Διαγραφή πεδίων ε περίπτωςθ κατά τθν οποία υπάρχουν καταχωρθμζνα ςτοιχεία ςτον πίνακα, επειδι θ διαγραφι κα είναι οριςτικι, θ Access κα εμφανίςει ζνα προειδοποιθτικό πλαίςιο διαλόγου μζςω του οποίου κα μασ ηθτιςει να επιβεβαιϊςουμε τθ διαγραφι.
Διαγραφή πεδίων Εάν πατιςουμε Ναι, τότε όλα τα ςτοιχεία του ςυγκεκριμζνου πεδίου κα χακοφν οριςτικά. Πατάμε λοιπόν Ναι και διαγράφουμε το πεδίο.
Τροποποίηςη τφπου δεδομζνων Η τροποποίθςθ αυτι γίνεται μζςω τθσ προβολισ ςχεδίαςθσ του πίνακα. Κάνουμε κλικ ςτθ ςτιλθ Τφποσ δεδομζνων ενόσ πεδίου, πατάμε το πλικτρο, και από τον πτυςςόμενο κατάλογο επιλζγουμε ζνα διαφορετικό τφπο δεδομζνων. Δεν είναι δυνατι θ τροποποίθςθ ζνασ πεδίου τφπου Αντικειμζνου OLE.
Μάςκα ειςαγωγήσ Οι ιδιότθτεσ Μορφή και Μάςκα ειςαγωγήσ περιγράφονται μαηί γιατί ζχουν κοινά χαρακτθριςτικά που αφοροφν τθν εμφάνιςθ. Με τθν ιδιότθτα Μορφή κακορίηουμε τθ μορφι εμφάνιςθσ των δεδομζνων. Π.χ. κακορίηουμε ζνα κείμενο να εμφανίηεται πάντα με κεφαλαία. Επθρεάηει δθλαδι μόνον τον τρόπο εμφάνιςθσ των δεδομζνων. Με τθ Μάςκα ειςαγωγήσ (Input mask) περιορίηουμε τθν είςοδο των δεδομζνων ϊςτε να ελαχιςτοποιοφνται τα λάκθ κατά τθν ειςαγωγι των δεδομζνων, διότι ελζγχει τισ ειςαγόμενεσ τιμζσ.
Μάςκα ειςαγωγήσ Η μάςκα ειςαγωγισ επιτρζπει τθν ειςαγωγι δεδομζνων κάτω από ζνα ςυγκεκριμζνο είδοσ μορφοποίθςθσ. Με τισ μάςκεσ ειςαγωγισ ορίηουμε τον τρόπο εμφάνιςθσ των δεδομζνων και εξαςφαλίηουμε ζνα είδοσ ελζγχου των ςτοιχείων, τα οποία ειςάγονται ςτο πεδίο ενόσ πίνακα. Η δθμιουργία μιασ μάςκασ ειςαγωγισ γίνεται με τθ χριςθ των ειδικϊν χαρακτιρων, οι οποίοι ορίηουν τα κενά τα οποία κα πρζπει να ςυμπλθρωκοφν. Χρθςιμοποιοφνται ςε πεδία πινάκων και ερωτθμάτων κακϊσ και ςε φόρμεσ.
Μάςκα ειςαγωγήσ Δεν είναι δυνατό να ορίςουμε μάςκεσ ειςαγωγισ ςτα πεδία: Αυτόματθ αρίκμθςθ, Τπόμνθμα, Αντικείμενο OLE, Τπερςφνδεςθ. Οι μάςκεσ ειςαγωγισ χρθςιμοποιοφνται κυρίωσ ςε πεδία τφπου Κειμζνου και Ημερομηνίασ/Ώρασ. Αποτελοφνται από τρία τμιματα, τα οποία διαχωρίηονται από το ελλθνικό ερωτθματικό (;).
Μάςκα ειςαγωγήσ
Μάςκα ειςαγωγήσ
Δημιουργία μάςκασ ειςαγωγήσ με τη βοήθεια οδηγοφ Η Access διακζτει ζναν οδθγό μάςκασ με τθ βοικεια του οποίου είναι δυνατό να δθμιουργιςουμε πολφ εφκολα μάςκεσ ειςαγωγισ. Ο οδθγόσ αυτόσ λειτουργεί μόνο για πεδία τφπου κειμζνου και θμερομθνιϊν. τθν πράξθ όμωσ χρθςιμοποιοφμε τον οδθγό κυρίωσ ςε πεδία τφπου θμερομθνιϊν.
Καθοριςμόσ κανόνων επικφρωςησ πεδίων για την ειςαγωγή δεδομζνων Η Access μασ παρζχει τθ δυνατότθτα να ελζγχουμε, δθλαδι να περιορίηουμε, τθν ειςαγωγι δεδομζνων ςε ζνα πεδίο μζςω τθσ ιδιότθτασ του κανόνα επικφρωςθσ ι εγκυρότθτασ (Validation Rule). το προθγοφμενο μάκθμα αναφερκικαμε επιγραμματικά ςτθν ιδιότθτα αυτι. Ο ζλεγχοσ των δεδομζνων γίνεται τθ ςτιγμι τθσ καταχϊρθςθσ ςτουσ πίνακεσ.
Καθοριςμόσ κανόνων επικφρωςησ πεδίων για την ειςαγωγή δεδομζνων Για να κακορίςουμε ζνα κανόνα επικφρωςθσ ςε κάποιο πεδίο, κα πρζπει να ειςαγάγουμε ςτο πλαίςιο κειμζνου τθσ ιδιότθτασ Κανόνασ επικφρωςησ, ζναν τελεςτι ςφγκριςθσ και μία τιμι με βάςθ τθν οποία κα γίνεται θ ςφγκριςθ. Για να κακορίςουμε ζνα κανόνα επικφρωςθσ ςε κάποιο πεδίο, κα πρζπει να ειςαγάγουμε ςτο πλαίςιο κειμζνου τθσ ιδιότθτασ Κανόνασ επικφρωςησ, ζναν τελεςτι ςφγκριςθσ και μία τιμι με βάςθ τθν οποία κα γίνεται θ ςφγκριςθ. Εάν θ τιμι είναι αλφαρικμθτικι π.χ. Αθήνα, τότε αυτή θα πρζπει να περικλείεται μζςα ςε διπλά ειςαγωγικά ("). Αντίκετα οι θμερομθνίεσ κα πρζπει να περικλείονται μεταξφ # #. Π.χ. #12/10/2005#. ε περίπτωςθ που δεν ειςαχκεί κάποιοσ τελεςτισ εννοείται το ίςον. Ακολουκεί ο πίνακασ όλων των τελεςτϊν.
Καθοριςμόσ κανόνων επικφρωςησ πεδίων για την ειςαγωγή δεδομζνων
Λογικοί Σελεςτζσ Τελεςτήσ Παράδειγμα Επιτρζπεται η καταχώρηςη Δεδομζνων των οποίων η τιμή είναι And <50 And >40 Μικρότερθ των 50 και μεγαλφτερθ των 40 Or 48 Or 52 48 ι 52 Not Not Ελζνθ Εκτόσ Ελζνθ
Οριςμόσ πρωτεφοντοσ κλειδιοφ Ο τελεςτισ LIKE μπορεί να δεχκεί τρεισ χαρακτιρεσ μπαλαντζρ, οι οποίοι αναφζρονται ςτον παρακάτω πίνακα: Χαρακτήρεσ Μπαλαντζρ Επεξήγηςη? Οποιοςδιποτε χαρακτιρασ μεμονωμζνοσ * Οποιοιδιποτε αλφαρικμθτικοί χαρακτιρεσ ι και κανζνασ # Οποιοςδιποτε μεμονωμζνοσ αρικμόσ
Παραδείγματα Για να εξαςφαλιςτεί κατά τθν καταχϊριςθ τθσ βακμολογίασ των μακθτϊν του Γυμναςίου, ότι κανζνασ βακμόσ δεν κα ξεπεράςει το 20, ορίηουμε ωσ κανόνα επικφρωςθσ ςτο πεδίο των βακμολογίων: <=20. Με αυτό τον τρόπο εξαςφαλιηόμαςτε ότι δεν κα καταχωρίςουμε κατά λάκοσ κάποια βακμολογία μεγαλφτερθ από το 20. Ο παραπάνω όμωσ κανόνασ επικφρωςθσ δεν μασ εξαςφαλίηει ςτθν περίπτωςθ κατά τθν οποία κάποιοσ κα καταχωρίςει κατά λάκοσ 0 ι ακόμα και ζναν αρνθτικό βακμό. Επομζνωσ κα πρζπει να αλλάξουμε τον κανόνα επικφρωςθσ. Τπάρχουν δφο τρόποι:
Παραδείγματα BETWEEN 1 AND 20 >=1 AND <=20 Δθλαδι, ο βακμόσ κα πρζπει να είναι μεγαλφτεροσ ι ίςοσ του 1 και ταυτόχρονα μικρότεροσ ι ίςοσ του 20. Αν κζλουμε να ειςαγάγουμε ςε ζνα πεδίο μόνο τισ πόλεισ Ρόδοσ ι Ακινα (μόνο δφο τιμζσ), ο κανόνασ εγκυρότθτασ κα είναι "Ρόδοσ" OR "Ακινα". Δθλαδι μία από τισ δφο τιμζσ.
Παραδείγματα Για τον ζλεγχο από μία λίςτα τιμϊν μποροφμε να χρθςιμοποιιςουμε τον τελεςτι IN: IN("Χριςτοσ";"Βαγγζλθσ";"Μιχάλθσ"). Αν κζλουμε να ελζγξουμε ότι οι θμερομθνίεσ παραγγελιϊν κα είναι μεταγενζςτερεσ από τθν θμερομθνία 31/12/2000, ορίηουμε ωσ κανόνα επικφρωςθσ: >#31/12/2000# Εμφάνιςθ όλων των επικζτων που αρχίηουν από ΠΑΠ. LIKE: "Παπ*" όλα τα επίκετα που αρχίηουν από Παπ, όπωσ Παππάσ, Παπαδόπουλοσ κλπ. LIKE. "Παπ???" όλα τα επίκετα που αρχίηουν από Παπ, όπωσ Παππάσ, όχι όμωσ το Παπαδόπουλοσ, διότι ζχει περιςςότερουσ από ζξι χαρακτιρεσ.
Παραδείγματα Μάςκα Ειςαγωγήσ Αποτζλεςμα (210)0000000 (210) 3212345 99\ >L<LL\ 99 25 Μαρ 02 9,99 5,78 #9999999-876876 >L<????????????? Ελζνθ 00:00 21:54 999 \Γράμματα 124 Γράμματα Κωδικόσ Πρόςβαςθσ ********