Τπηρεςία Πληροφορικών υςτημάτων Σομέασ υςτημάτων Εγχειρίδιο Τπηρεςίασ Αυτοεξυπηρέτηςησ Προςωπικού Τπηρεςία Πληροφορικών υςτημάτων Σομέασ υςτημάτων ΤΠ-ΕΔ36 21-12-2011
ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ Ειςαγωγι... 2 Οδθγίεσ για τον αιτθτι λογαριαςμοφ... 3 Οδθγίεσ για το διαχειριςτι τθσ υπεφκυνθσ οντότθτασ... 7 Κατάλογοσ διαχειριςτϊν οντοτιτων... 11 1
Ειςαγωγή Στα πλαίςια αναβάκμιςθσ των υπθρεςιϊν που προςφζρει ο Τομζασ Συςτθμάτων, και μετά από τθν επιτυχι υλοποίθςθ τθσ Υπθρεςίασ Αυτοεξυπθρζτθςθσ Φοιτθτϊν, κα κζλαμε να ςασ ενθμερϊςουμε ότι ο Τομζασ Συςτθμάτων ζχει κζςει ςε λειτουργία τθ νζα Υπθρεςία Αυτοεξυπθρζτθςθσ Προςωπικοφ. Μζςω τθσ υπθρεςίασ αυτισ αυτοματοποιείται θ διαδικαςία αιτιματοσ, ζγκριςθσ και δθμιουργίασ λογαριαςμοφ για το προςωπικό του Πανεπιςτθμίου Κφπρου. Το εγχειρίδιο αυτό επεξθγεί τθ διαδικαςία αίτθςθσ δθμιουργίασ λογαριαςμοφ μζςω τθσ υπθρεςίασ Αυτοεξυπθρζτθςθσ Προςωπικοφ του Πανεπιςτθμίου Κφπρου, κακϊσ και τθν διαδικαςία που κα ακολουκεί ο υπεφκυνοσ οντότθτασ για τθν ζγκριςθ ι απόρριψθ ενόσ αιτιματοσ. 2
Οδηγίεσ για τον αιτητή λογαριαςμού Το εγχειρίδιο αυτό επεξθγεί τθ διαδικαςία αίτθςθσ δθμιουργίασ λογαριαςμοφ μζςω τθσ υπθρεςίασ Αυτοεξυπθρζτθςθ Προςωπικοφ του Πανεπιςτθμίου Κφπρου. Η υπθρεςία είναι διακζςιμθ μζςω του ςυνδζςμου «Δθμιουργία Λογαριαςμοφ (μόνο για Προςωπικό)» που βρίςκεται κάτω από τισ Υπθρεςίεσ Διαδικτφου τθσ κεντρικισ ιςτοςελίδασ του ΠΚ. Οδηγίεσ 1. Στθν αρχικι οκόνθ εμφανίηονται οι όροι που πρζπει να αποδεχτεί ο χριςτθσ προτοφ ςυνεχίςει με το αίτθμα του για δθμιουργία λογαριαςμοφ. Για τθν αποδοχι των όρων, ο χριςτθσ πρζπει να μαρκάρει το κουτάκι δίπλα από τθ λεηάντα «Ναι, ζχω διαβάςει και αποδζχομαι τουσ πιο πάνω κανόνεσ» και μετά να επιλζξει το κουμπί Επόμενο. 2. Στθν οκόνθ που εμφανίηεται, ο χριςτθσ πρζπει να επιλζξει το είδοσ του λογαριαςμοφ για το οποίο κζλει να κάνει αίτθςθ και μετά να επιλζξει το κουμπί Επόμενο. Για κάκε ιδιότθτα του (Διοικθτικόσ, Ακαδθμαϊκόσ), ο χριςτθσ μπορεί να ζχει μόνο ζνα λογαριαςμό. 3
3. Στθν περίπτωςθ όπου επιλζγεται το είδοσ του λογαριαςμοφ να είναι Διοικητικόσ ι Ακαδημαϊκόσ, εμφανίηεται μία οκόνθ όπου ο χριςτθσ πρζπει να ςυμπλθρϊςει τθν φόρμα και μετά να επιλζξει το κουμπί Επόμενο. Κατά τθν ςυμπλιρωςθ των πεδίων «Όνομα», «Επίθετο», «Name» και «Surname» το αρχικό γράμμα πρζπει να είναι κεφαλαίο και τα υπόλοιπα ςε μικρά. Επιπρόςκετα, όταν ο αιτθτισ δεν ζχει όνομα/επίκετο ςτα ελλθνικά, ςτα πεδία «Όνομα» και «Επίθετο» να καταχωρεί τα ίδια ςτοιχεία με τα αντίςτοιχα πεδία ςτα αγγλικά. Τα πεδία που είναι μαρκαριςμζνα με κόκκινο αςτεράκι (*) είναι υποχρεωτικά. 4
3.1. Στθν οκόνθ που εμφανίηεται, ο χριςτθσ πρζπει να ειςάγει προτεινόμενο όνομα χρήςτη «username», να πλθκτρολογιςει τουσ χαρακτιρεσ που βλζπει ςτθν εικόνα ςτο αντίςτοιχο πεδίο και μετά να επιλζξει το κουμπί Καταχώρηςη. Στθ περίπτωςθ όπου το προτεινόμενο όνομα χρήςτη δεν είναι διακζςιμο, τότε εμφανίηεται θ ίδια οκόνθ με το μινυμα «Το προτεινόμενο όνομα χριςτθ είναι κρατθμζνο». 4. Στθν περίπτωςθ όπου επιλζγεται το είδοσ του λογαριαςμοφ να είναι Γενικήσ Χρήςησ, εμφανίηεται μία οκόνθ όπου ο αιτθτισ του λογαριαςμοφ γενικισ χριςθσ, ο οποίοσ κα είναι υπεφκυνοσ για τον λογαριαςμό αυτό και κα αποτελεί ςθμείο επικοινωνίασ, πρζπει πρϊτα να κάνει είςοδο με τθ χριςθ του προςωπικοφ του «Ονόματοσ Χρήςτη» και «Συνθηματικοφ» που χρθςιμοποιεί ςτο θλεκτρονικό ταχυδρομείο και να επιλζξει το κουμπί Είςοδοσ. 4.1. Με τθν επιτυχι επικφρωςθ του χριςτθ εμφανίηεται θ ακόλουκθ οκόνθ, όπου ο χριςτθσ πρζπει να ςυμπλθρϊςει τθν φόρμα και μετά να επιλζξει το κουμπί Καταχώρηςη. Στα πεδία «Full Name» και «Πλήρεσ Όνομα» πρζπει να καταχωρείται το όνομα που κα εμφανίηεται ςτον παραλιπτθ των θλεκτρονικϊν μθνυμάτων που κα αποςτζλλονται από το λογαριαςμό αυτό. Στα πεδία «Description» και «Περιγραφή» πρζπει να καταχωρείται μία πιο εκτεταμζνθ περιγραφι για τον λογαριαςμό. Τα πεδία που είναι μαρκαριςμζνα με κόκκινο αςτεράκι (*) είναι υποχρεωτικά. 5
5. Τζλοσ, αφοφ ζχει καταχωρθκεί το αίτθμα εμφανίηεται θ ακόλουκθ οκόνθ. Αφοφ το αίτθμα εγκρικεί από τον υπεφκυνο τθσ οντότθτασ ςτθν οποία γίνεται το αίτθμα και δθμιουργθκεί ο λογαριαςμόσ από τθν ΥΠΣ, τότε κα αποςταλεί φάκελοσ ςτθν γραμματεία τθσ οντότθτασ με παραλιπτθ τον αιτθτι, όπου μζςα κα περιζχει τισ πλθροφορίεσ του λογαριαςμοφ. 6
Οδηγίεσ για το διαχειριςτή τησ υπεύθυνησ οντότητασ 1. Μετά τθν καταχϊρθςθ αιτιματοσ από ζνα χριςτθ, το ςφςτθμα αποςτζλλει ςτον διαχειριςτι τθσ υπεφκυνθ οντότθτασ θλεκτρονικό μινυμα, όπου περιζχει τα ςτοιχεία του αιτιματοσ. Ο διαχειριςτισ τθσ υπεφκυνθσ οντότθτασ πρζπει να διαβάςει τα ςτοιχεία αυτά, να επιβεβαιϊςει τθν ορκότθτα τουσ και ακολοφκωσ να αποφαςίςει αν το αίτθμα εγκρίνεται ι απορρίπτεται. Ακολουκοφν παραδείγματα θλεκτρονικϊν μθνυμάτων. 7
8
2. Για τθν ζγκριςθ ενόσ αιτιματοσ, ο διαχειριςτισ πρζπει να επιλζξει ζνα από τουσ ςυνδζςμουσ «Approve». Με τθν επιλογι αυτι κα εμφανιςτεί μζςω φυλλομετρθτι θ ακόλουκθ οκόνθ. 9
3. Για τθν απόρριψθ ενόσ αιτιματοσ, ο διαχειριςτισ πρζπει να επιλζξει ζνα από τουσ ςυνδζςμουσ «Reject». Με τθν επιλογι αυτι κα εμφανιςτεί μζςω φυλλομετρθτι θ ακόλουκθ οκόνθ, όπου ο διαχειριςτισ μπορεί να καταχωρίςει και το λόγο απόρριψθσ του αιτιματοσ. Αν ο διαχειριςτισ τθσ υπεφκυνθσ οντότθτα αποφαςίςει να απορρίψει ζνα αίτθμα, τότε είναι υπεφκυνοσ για τθν ενθμζρωςθ του αιτθτι για τθν απόφαςθ του. Με τθ καταχϊρθςθ τθσ αιτιολόγθςθσ απόρριψθσ εμφανίηεται θ ακόλουκθ οκόνθ. 10
Κατάλογοσ διαχειριςτών οντοτήτων Οι διαχειριςτζσ των επίςθμων οντοτιτων του Π.Κ. παρατίκενται ςτον πιο κάτω πίνακα. Οντότητα Ακλθτιςμόσ Βιβλιοκικθ Γραφείο Διευκυντι Διοίκθςθσ και Οικονομικϊν Κζντρο Γλωςςϊν Μεταπτυχιακό πρόγραμμα ςτθ Διοίκθςθ Επιχειριςεων (ΜΒΑ) Οικονομικζσ Υπθρεςίεσ Πρυτανικό Τεχνικζσ Υπθρεςίεσ Τμιμα Αγγλικϊν Σπουδϊν Τμιμα Αρχιτεκτονικισ Τμιμα Βιολογικϊν Επιςτθμϊν Τμιμα Βυηαντινϊν και Νεοελλθνικϊν Σπουδϊν Τμιμα Γαλλικϊν Σπουδϊν και Σφγχρονων Γλωςςϊν Τμιμα Δθμόςιασ Διοίκθςθσ και Διοίκθςθσ Επιχειριςεων Τμιμα Επιςτθμϊν τθσ Αγωγισ Τμιμα Ηλεκτρολόγων Μθχανικϊν και Μθχανικϊν Υπολογιςτϊν Τμιμα Ιςτορίασ και Αρχαιολογίασ Τμιμα Κλαςικϊν Σπουδϊν και Φιλοςοφίασ Τμιμα Κοινωνικϊν και Πολιτικϊν Επιςτθμϊν Τμιμα Μακθματικϊν και Στατιςτικισ Τμιμα Μθχανικϊν Μθχανολογίασ και Καταςκευαςτικισ Τμιμα Οικονομικϊν Τμιμα Πλθροφορικισ Τμιμα Πολιτικϊν Μθχανικϊν και Μθχανικϊν Περιβάλλοντοσ Τμιμα Τουρκικϊν και Μεςανατολικϊν Σπουδϊν Τμιμα Νομικισ Τμιμα Φυςικισ Τμιμα Χθμείασ Τμιμα Ψυχολογίασ Υπθρεςία Ανκρϊπινου Δυναμικοφ Υπθρεςίασ Ζρευνασ και Διεκνϊν Σχζςεων Υπθρεςία Πλθροφορικϊν Συςτθμάτων Υπθρεςία Σπουδϊν και Φοιτθτικισ Μζριμνασ Διαχειριςτήσ (Λογαριαςμόσ Διαχείριςησ Αιτημάτων) athletic lib daf lcentre mba fs rector ts flp arch biol bmg french pba soe ece isa cph sap mas mpe econ cs cee tus law phy chem psycho hr rir iss aasw 11