Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο {Οργάνωση ανάδειξη και προβολή του Ακαδημαϊκού περιεχομένου του Πανεπιστημίου Υποέργο 2:Εμπλουτισμός του Ψηφιακού Ακαδημαϊκού Περιεχόμενου του Πανεπιστημίου } Αναθέτουσα Αρχή: ΕΙΔΙΚΟΣ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΣ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟΥ ΚΡΗΤΗΣ Προϋπολογισμός: 156.300,80 (χωρίς ΦΠΑ) Διάρκεια: 19 μήνες Διαδικασία Ανάθεσης: Τακτικός Διαγωνισμός με κριτήριο την οικονομικά συμφερότερη προσφορά Ημερομηνία διενέργειας διαγωνισμού: HH/MM/EE Κωδικός ΟΠΣ: 304117 1
ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ ΜΕΡΟΣ Α: ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΚΑΙ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΕΡΓΟΥ...5 Συντομογραφίες...5 Συνοπτικά στοιχεία Έργου...6 Α1. Στόχοι του έργου...7 Α2. Περιβάλλον του έργου...7 Α2.1 Εμπλεκόμενοι στην υλοποίηση του αντικειμένου του Έργου...8 Α2.1.1 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Λειτουργίας...8 Α2.1.2 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Υλοποίησης...8 Α2.1.3 Επιτροπές Έργου... 10 Α2.2 Υφιστάμενη κατάσταση (σε σχέση με τις απαιτήσεις του έργου)...10 Α2.2.1 Περιγραφή των κύριων επιχειρησιακών διαδικασιών... 11 Α2.2.2 Επίπεδο ωριμότητας του παρόντος έργου... 12 Α3. Αντικείμενο, στόχοι και κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του έργου...13 Α3.1 Αντικείμενο του έργου...14 Α3.2 Σκοπιμότητα και αναμενόμενα οφέλη...14 Α3.3 Στόχοι και έκταση του έργου...15 Α3.4 Κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του έργου...16 Α4. Λειτουργικές και τεχνικές προδιαγραφές του έργου...17 Α4.1 Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες...17 Α4.2 Τεχνολογίες και σχέδιο υλοποίησης Έργου...18 Α4.3 Προδιαγραφές Λειτουργικών Ενοτήτων...22 A4.3.1 Μεθοδολογία εκτέλεσης έργου ανά συλλογή με κοινά απαιτούμενα/παραδοτέα... 22 A4.3.1.1 Πρωτόκολλο παραλαβής/ελέγχου... 22 A4.3.1.2 Οι βιβλιογραφικές εγγραφές... 23 A4.3.1.3 Τα δεδομένα συντήρησης των τεκμηρίων... 23 A4.3.1.4 Παραδοτέα αρχεία ψηφιακής αποτύπωσης... 23 A4.3.1.5 Γενικές απαιτήσεις αποτύπωσης... 23 A4.3.1.6 Παράδοση υλικού... 23 A4.3.2 Ιδιαίτερα Χαρακτηριστικά κάθε συλλογής... 24 A4.3.2.1 Λειτουργική Ενότητα 1 -- Συλλογή Μουσείου Ιατρικής... 24 A4.3.2.2 Λειτουργική Ενότητα 2 Σωρανός... 25 A4.3.2.3 Λειτουργική Ενότητα 3 Φωτοθήκη... 26 A4.3.2.4 Λειτουργική Ενότητα 4 Περιοδικά ΠΚ... 27 Α4.4 Λειτουργικά Χαρακτηριστικά Εξοπλισμού...29 Α.4.4.1 Ειδικές απαιτήσεις φωτογράφησης (ενέργειες ψηφιοποίησης)... 30 2
Α.4.4.2 Απαιτήσεις επεξεργασίας εικόνας... 31 Α4.5 Απαιτήσεις Ασφάλειας...31 Α4.6 Χρονοδιάγραμμα και Φάσεις Έργου...32 Α4.6.1 «Συλλογή Μουσείου Ιατρικής»... 32 Α4.6.2 «Σωρανός»... 33 Α4.6.3 «Φωτοθήκη»... 35 Α4.6.4 «Περιοδικά ΠΚ»... 37 Α4.7 Παραδοτέα του Έργου...40 Α5. Ελάχιστες προδιαγραφές Υπηρεσιών...42 Α5.1 Υπηρεσίες Εκπαίδευσης...42 Α5.2 Υπηρεσίες Πιλοτικής και Δοκιμαστικής Παραγωγικής Λειτουργίας...42 Α5.3 Τήρηση προδιαγραφών ποιότητας υπηρεσιών...42 Α6. Μεθοδολογία Διοίκησης και Υλοποίησης Έργου...43 Α6.1 Περιγραφή απαιτήσεων του έργου προς τον ανάδοχο...43 Α6.2 Μέθοδοι και τεχνικές υλοποίησης και υποστήριξης...43 Α6.3 Σχήμα Διοίκησης, σχεδιασμού και υλοποίησης του Έργου...44 Α6.3.1 Υπηρεσίες Τεκμηρίωσης... 45 Α6.3.2 Ομάδα έργου εκ μέρους της ΑΑ... 46 Α6.4 Σχέδιο και Σύστημα Διασφάλισης Ποιότητας...46 Α6.5 Σχέδιο και Σύστημα Διαχείρισης Κινδύνων...47 A6.5.1 Σύστημα αποθήκευσης παραδοτέων αρχείων εικόνων... 47 Α6.6 Σενάρια χρήσης και Ελέγχου - Διαδικασία παραλαβής...47 Α7. Ελάχιστες απαιτήσεις παραδοτέων έργου...48 Α7.1 Πρωτόκολλο παραλαβής/ελέγχου ανά συλλογή (Πίνακας C3.1)...48 Α7.2 Εγγραφές PREMIS (Πίνακας C3.2)...49 Α7.3 Παραδοτέα αρχεία εικόνων ανά συλλογή (ΠίνακαςC3.3)...52 Α7.3.1 Τεχνικά χαρακτηριστικά σαρωτών... 54 Α7.3.2 Μέσα αποθήκευσης... 54 Α7.3.3 Λογισμικό οπτικής αναγνώρισης (OCR)... 55 Α7.3.4 Ονοματολογία αρχείων... 55 Α7.4 Γενικές απαιτήσεις αποτύπωσης (Πίνακας C3.4)...55 Α7.4.1 Λογισμικό επεξεργασίας εικόνας... 57 Α7.5 Τμηματική παράδοση υλικού (Πίνακας C3.5)...57 Α7.6 Ιδιαίτερα χαρακτηριστικά αποδελτίωσης/τεκμηρίωσης της κάθε συλλογής (Τα πρότυπα)...57 3
Α7.7 Οδηγίες σχετικά με την απαίτηση δημιουργίας εγγραφών σύμφωνα με το πρότυπο MARC 21 για τη Συλλογή Μουσείου Ιατρικής (Πίνακας C3.7)...58 Α7.8 Οδηγίες σχετικά με την απαίτηση δημιουργίας εγγραφών σύμφωνα με το πρότυπο MARC 21 για τη Συλλογή Σωρανός (Πίνακας C3.8)...66 Α7.9 Οδηγίες σχετικά με την απαίτηση δημιουργίας εγγραφών σύμφωνα με το πρότυπο MARC 21 για τη Συλλογή Φωτοθήκη (Πίνακας C3.9)...67 Α7.10 Οδηγίες σχετικά με την απαίτηση δημιουργίας εγγραφών για τη Συλλογή περιοδικών Πανεπιστημίου - γραμμογράφηση excel (Πίνακας C3.10)..76 Α7.11 Έλεγχος παραδοτέων αναδόχου...81 Α7.12 Τεχνικά Χαρακτηριστικά σαρωτών...85 4
ΜΕΡΟΣ Α: ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΚΑΙ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΕΡΓΟΥ Συντομογραφίες ΠΚ Πανεπιστήμιο ΨΒ Ψηφιακή Βιβλιοθήκη ΨΣ Ψηφιακή Συλλογή ΕΛ Ειδικός Λογαριασμός Πανεπιστημίου ΕΥ Επιστημονικός Υπεύθυνος ΚΒ Κεντρική Βιβλιοθήκη IT-RD Τμήμα Τεχνολογιών Πληροφόρησης Έρευνας κ Ανάπτυξης ΥΕ Υποέργο ΤΠΕ Τεχνολογίες Πληροφόρησης και Επικοινωνών ΠΣ Πληροφοριακό Σύστημα ΥΚ Υπολογιστικό Κέντρο ΚΕΔ Κέντρο Επικοινωνιών και Δικτύων ΤΔ Τεχνικό Δελτίο έργου ΑΑ Αναθέτουσα Αρχή 5
Συνοπτικά στοιχεία Έργου Το συγκεκριμένο έργο αναφέρεται στο ΥΕ2 του ΤΔ και αφορά αμιγώς στη δημιουργία περιεχομένου. Δημιουργία περιεχομένου στο σύνολο του έργου ηµιουργία Περιεχοµένου --ΥΕ ΥΕ2 Μουσείο Ιατρικής E-Locus Φωτοθ ήκη ΥΕ1 ΜΦΙΚ Σωρανός Περιοδι κάπκ ΥΕ4 Ριζάρι 1 Στο συγκεκριμένο έργο (ΥπΕ2) το ΠΚ θα εμπλουτίσει τα υφιστάμενα ψηφιακά αποθετήρια του Ιδρύματος, με την ψηφιοποίηση, επιστημονική τεκμηρίωση και ηλεκτρονική καταλογογράφηση υλικού που το ίδιο διαθέτει, παράγει ή διαχειρίζεται. Για την καλύτερη προβολή του υλικού αυτού θα δημιουργηθούν στις δομές των μόνιμων αποθετηρίων οι παρακάτω νέες συλλογές: Αποθετήριο Τίτλος Συλλογής Εγγραφές Σελίδες/λήψεις Εφαρμογή OCR ΑΝΕΜΗ Μουσείο Ιατρικής 520 16.950 ΣΩΡΑΝΟΣ Σωρανός 15.000 25.000 25.000 E-locus Φωτοθήκη 25.000 25.000 ΣΥΣΤΗΜΑ OJS Περιοδικά ΠΚ 4.750 45.000 45.000 Γενικό Σύνολο 45.270 111.950 70.000 Οι νέες συλλογές έχουν καινοτόμο χαρακτήρα, και αποβλέπουν στο να αποτελέσουν πολύτιμα εργαλεία για τη βελτίωση της διδασκαλίας και τη διευκόλυνση της έρευνας που επιτελείται από το Ίδρυμα και άλλους συναφείς φορείς γνώσης. Επισημαίνεται ακόμα ότι η ελεύθερη διάθεση, αυτού του πολύτιμου και -το τονίζουμε- μοναδικού ψηφιακού αποθέματος στον παγκόσμιο ιστό θα αποτελέσει πολύτιμη πηγή πληροφόρησης για την εγχώρια και διεθνή ακαδημαϊκή κοινότητα. 6
Α1. Στόχοι του έργου Με το προτεινόμενο έργο το Πανεπιστήμιο στοχεύει στην αναβάθμιση των παρεχόμενων από αυτό υπηρεσιών στον τομέα της εκπαίδευσης και της έρευνας. Η επίτευξη αυτού του στόχου θα πραγματοποιηθεί μέσα από: την αξιοποίηση και ανάδειξη του παραγόμενου ακαδημαϊκού και άλλου συναφούς έργου ώστε να καθίσταται εύχρηστο κατά τη διαδικασία της μάθησης, της διδασκαλίας και της έρευνας από την ακαδημαϊκή κοινότητα του ιδρύματος και όλους τους ενδιαφερόμενους φορείς σε εθνικό και παγκόσμιο επίπεδο τη δημοσιοποίηση των μέχρι σήμερα κλειστών και απρόσιτων στο ευρύ κοινό συλλογών των Τμημάτων του Πανεπιστημίου μέσα από τα υπάρχοντα ψηφιακά συστήματα της Βιβλιοθήκης του Ιδρύματος, δημιουργώντας καινοτόμες συλλογές ανοιχτής πρόσβασης, αφού προηγηθεί η ενδελεχής, επιστημονική ηλεκτρονική τεκμηρίωση και η ψηφιακή απεικόνιση του υλικού τους. τη δημιουργία νέων ηλεκτρονικών εργαλείων, με την ηλεκτρονική ευρετηρίαση των επιστημονικών επετηρίδων του Ιδρύματος Αριάδνη και Ελεύθερνα, των περιοδικών Επιστήμες Αγωγής Hellenic Studies που εκδίδει το ίδιο, όπως επίσης και του εξαιρετικά σπάνιου πολύτομου περιοδικού του 19 ου αιώνα Gazette médicale d Orient. Η εφαρμογή του προγράμματος της Οπτικής αναγνώρισης Χαρακτήρων στις ψηφιοποιηνένες σελίδες των περιοδικών που προαναφέρθηκαν, καινοτόμος κι αυτή δράση για τα ψηφιακά αποθετήρια του Ιδρύματος, θα εγκαινιάσει τη δυνατότητα αναζήτησης στο περιεχόμενο των άρθρων των περιοδικών, βελτιστοποιώντας τις δυνατότητες άντλησης αυτοματοποιημένης γνώσης από τα Ψηφιακά Αποθετήρια του Ιδρύματος. τη δημιουργία προϋποθέσεων ώστε, στα πλαίσια της καλώς νοούμενης ανοικτής πρόσβασης, και άλλοι συνεργαζόμενοι οργανισμοί να μπορέσουν, στο μέλλον, να ενισχύσουν με τις συλλογές που οι ίδιοι κατέχουν και διαχειρίζονται, τη σταδιακή αναβάθμιση των ψηφιακών συλλογών του Ιδρύματος Α2. Περιβάλλον του έργου Στην υλοποίηση του έργου συμμετέχουν, διαθέτοντας προς ηλεκτρονική τεκμηρίωση,, ψηφιοποίηση και δημόσια προβολή, μέσω του διαδικτύου, τις αντίστοιχες συλλογές τους, οι ακόλουθοι φορείς: Μουσείο Ιατρικής, με βιβλία, περιοδικά και αρχειακό υλικό Ιατρική Σχολή, με το περιοδικό Gazette médicale d Orient. Τμήμα Ιστορίας-Αρχαιολογίας με το φωτογραφικό αρχείο της Φωτοθήκης του και τεκμήρια από το ανασκαφικό έργο των αρχαιολόγων του Φιλοσοφική Σχολή ΠΚ, με την επετηρίδα της Φιλοσοφικής Σχολής Αριάδνη 7
Σχολή Επιστημών Αγωγής με το περιοδικό Επιστήμες Αγωγής και Hellenic Studies Τμήμα Ψυχολογίας, με την επετηρίδα του Ελεύθερνα Βιβλιοθήκη Πανεπιστημίου η οποία έχει τον έλεγχο και συντονισμό των διαδικασιών τεκμηρίωσης και ψηφιοποίησης του υλικού Το υλικό αυτό, που θα εμπλουτίσει τα ψηφιακά αποθετήρια του ιδρύματος, θα διατεθεί ελεύθερα στο διαδίκτυο και θα αναβαθμίσει την ήδη αναγνωρισμένη προσφορά τους στον τομέα της διάδοσης της γνώσης διά του διαδικτύου. Παράλληλα, η συνεργασία της Βιβλιοθήκης με τα τμήματα του ΠΚ για την ανάδειξη των συλλογών τους εγγυάται τη χρήση αναγνωρισμένων προτύπων στην ηλεκτρονική και ψηφιακή επεξεργασία του υλικού τους, και την περαιτέρω στήριξη άρα και βιωσιμότητά τους και μετά το πέρας της δεδομένης χρηματοδότησης. Το έργο οδηγεί τα τμήματα του ΠΚ που συμμετέχουν σ αυτό σε εξωστρέφεια, καθώς προβάλλει στον παγκόσμιο ιστό σημαντικό μέρος του ερευνητικού και επιστημονικού τους έργου. Απευθύνεται στα μέλη της πανεπιστημιακής κοινότητας του ΠΚ, καθώς και στην παγκόσμια επιστημονική κοινότητα των ερευνητών της Ιατρικής, της Ιστορίας, της Φιλολογίας, της Ψυχολογίας, των επιστημών Αγωγής και εκπαίδευσης και υπόσχεται να στηρίξει το έργο τους με νέο γνωστικό και εποπτικό υλικό, επιστημονικά τεκμηριωμένο, ανοιχτό και εργονομικά διαχειρίσιμο στην έρευνα διά του διαδικτύου. Η ανοιχτή πρόσβαση στο μεγαλύτερο τμήμα του υλικού επιτυγχάνεται από το γεγονός ότι το κύριο τμήμα του υλικού που θα διατεθεί στις ψηφιακές συλλογές του Ιδρύματος είτε δεν έχει πνευματικά δικαιώματα είτε ο φορέας δημιουργίας των τεκμηρίων που δίδονται προς ψηφιοποίηση είναι το ίδιο το Πανεπιστήμιο. Α2.1 Εμπλεκόμενοι στην υλοποίηση του αντικειμένου του Έργου Α2.1.1 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Λειτουργίας O φορέας λειτουργίας του έργου είναι το Πανεπιστήμιο. Το Πανεπιστήμιο είναι Ν.Π.Δ.Δ. με έδρα το Ρέθυμνο. Σε αυτό λειτουργούν 5 Σχολές και 17 τμήματα στο Ρέθυμνο και στο Ηράκλειο. Το ΠΚ με τις αρμόδιες Υπηρεσιακές του μονάδες (Οικονομικής διαχείρισης και Τεχνικών Υπηρεσιών) έχει λάβει επιβεβαίωση για διαχειριστική επάρκεια τύπου Α και τύπου Β, γεγονός που πιστοποιεί τη πλήρη επάρκεια του Ιδρύματος από πλευράς εμπειρίας, στελέχωσης, υποδομών και κυρίως τεχνογνωσίας, ώστε να υλοποιεί και να διαχειρίζεται συγχρηματοδοτούμενα και μη έργα. Ο ΕΛΠΚ του Ιδρύματος που έχει τη διαχείριση του έργου κατέχει επιβεβαίωση για τη διαχειριστική του επάρκεια τύπου Β και Γ. Α2.1.2 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Υλοποίησης O φορέας υλοποίησης του έργου είναι ο Ειδικός Λογαριασμός του Πανεπιστημίου. Ο Ειδικός Λογαριασμός του Πανεπιστημίου διαχειρίζεται τα κονδύλια που προέρχονται από οποιαδήποτε πηγή και προορίζονται για την κάλυψη δαπανών οποιουδήποτε είδους, που είναι απαραίτητες για τις ανάγκες ερευνητικών, εκπαιδευτικών, επιμορφωτικών, αναπτυξιακών, καθώς και έργων για την παροχή επιστημονικών, τεχνολογικών και καλλιτεχνικών υπηρεσιών, την εκπόνηση ειδικών μελετών που συμβάλλουν στη σύνδεση της εκπαίδευσης και της έρευνας με την 8
παραγωγή, και εκτελούνται ή παρέχονται από το επιστημονικό προσωπικό του Πανεπιστημίου ή και με τη συνεργασία άλλων ειδικών επιστημόνων. Διοικείται από την Επιτροπή Ερευνών, η οποία είναι συλλογικό αιρετό όργανο του Πανεπιστημίου, με σκοπό την υλοποίηση της ερευνητικής πολιτικής του Ιδρύματος. Η Επιτροπή Ερευνών απαρτίζεται από εκπροσώπους όλων των τμημάτων του Πανεπιστημίου, ενώ ως πρόεδρος της Επιτροπής ορίζεται ένας από τους τρεις αντιπρυτάνεις. Οι εκπρόσωποι των τμημάτων, οι οποίοι είναι μέλη ΔΕΠ, ορίζονται από το Γ.Σ. των τμημάτων και η θητεία τους είναι τριετής. Προκειμένου να προσδιορίζει την ερευνητική της πολιτική και να αποφασίζει για τα τρέχοντα θέματα που αφορούν στη διαχείριση των έργων, η Επιτροπή συνεδριάζει είτε ως ολομέλεια, είτε μέσω της εξουσιοδοτημένης επταμελούς επιτροπής της. Το οργανόγραμμα του φορέα υλοποίησης Ρόλος του φορέα υλοποίησης στο έργο Ο ρόλος του φορέα υλοποίησης, ΠΚ-ΕΛΚΕ, είναι εποπτικός, διαχειριστικός, συντονιστικός, χρηματοδοτικός Ο ΕΥ κος Χριστοφίδης, σε συνεργασία με τη Βιβλιοθήκη του ΠΚ, έχει τη διοικητική εποπτεία της εκτέλεσης του φυσικού αντικειμένου του έργου. Ο ανάδοχος, καθοδηγούμενος από τον ΕΥ και τη Βιβλιοθήκη ή άλλα μέλη που τον συνεπικουρούν στο έργο του, αναλαμβάνει την εκτέλεση του 9
έργου, στις εγκαταστάσεις του ΠΚ, καθώς και στις εγκαταστάσεις τρίτων συνεργαζόμενων φορέων, βάσει της ακριβούς αποτύπωσης (σε αρχεία excel) του υλικού προς ψηφιοποίηση / τεκμηρίωση. Τα αρχεία αυτά, τα οποία αποκαλούνται πρωτοκόλλα, αποτελούν το σημείο αναφοράς, ώστε να διεξαχθεί ο αντίστοιχος τμηματικός έλεγχος των παραδοτέων εκ μέρους του αναδόχου. Α2.1.3 Επιτροπές Έργου Επιτροπή Διαγωνισμού (ΕΔ): Ο Διαγωνισμός θα διενεργηθεί από μία τριμελή Επιτροπή που ορίζεται από το επταμελές όργανο της Επιτροπής Ερευνών. Η Επιτροπή Διαγωνισμού αναλαμβάνει το άνοιγμα και την αποσφράγιση των προσφορών, κρίνει για το παραδεκτό ή μη των προσφορών αυτών και υπογράφει το πρακτικό επιλογής, αιτιολογώντας πλήρως την επιλογή της. Ο ΕΥ υποβάλλει το πρακτικό επιλογής στο επταμελές όργανο της Επιτροπής Ερευνών, που είναι αρμόδιο για την κατακύρωση του διαγωνισμού ή έχει την εξουσία να αποφασίσει: 1.την τροποποίηση των όρων της διακήρυξης και την επανάληψη της 2.τη ματαίωση του διαγωνισμού 3.την προσφυγή στη διαδικασία της διαπραγμάτευσης Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής (ΕΠΠ): Η Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής παρακολουθεί την εκτέλεση της προμήθειας και συντάσσει και υπογράφει το πρωτόκολλο παραλαβής. Α2.2 Υφιστάμενη κατάσταση (σε σχέση με τις απαιτήσεις του έργου) Η Βιβλιοθήκη μαζί με άλλες υπηρεσίες κορμού, όπως αυτή των ΤΠΕ (Διαχείριση δικτύων, Data Center), αποτελούν τις υπηρεσίες κορμού που παρέχουν την υποδομή και τεχνογνωσία η οποία συμβάλλει στην υποστήριξη και διάχυση της γνώσης με ένα σύγχρονο τρόπο. Η Βιβλιοθήκη του Ιδρύματος διαθέτει ολοκληρωμένα πληροφοριακά συστήματα τα οποία διαχειρίζονται το έντυπο και ψηφιακό υλικό της Βιβλιοθήκης-Πανεπιστημίου. Tο Ίδρυμα μέσω του ΚΕΔ (Κέντρο Επικοινωνιών και Δικτύων) έχει αναπτύξει ένα σύγχρονο δίκτυο κορμού που εκτείνεται σε όλα τα σημεία παρουσίας του. Οι δικτυακές υποδομές, τόσο σε κεντρικό όσο και σε τμηματικό επίπεδο, έχουν σχεδιαστεί και υλοποιούνται με γνώμονα την εξασφάλιση της μέγιστης δυνατής διαθεσιμότητας και την παροχή υπηρεσιών πολύ υψηλού επιπέδου. Οι παραπάνω υποδομές ενισχύονται ακόμη περισσότερο σήμερα με τη πρόσφατη δημιουργία του Datacenter στις κτιριακές εγκαταστάσεις της πανεπιστημιούπολης Βουτών Ηρακλείου. Χρησιμοποιώντας αυτές τις υποδομές και δυνατότητες επιχειρείται η καθημερινή επιστημονική τεκμηρίωση και ψηφιακή απεικόνιση της πρωτογενούς και ακατέργαστης συγκεντρωμένης γνώσης, καθώς και η διάχυση της εντός ή εκτός Πανεπιστημίου. Οι συγκεκριμένες υποδομές θα χρησιμοποιηθούν για να φιλοξενήσουν το τελικό αποτέλεσμα (παραδοτέα του έργου) το οποίο θα παραχθεί από τον ανάδοχο. Για τις απαιτήσεις του συγκεκριμένου έργου, ο ανάδοχος θα χρησιμοποιήσει τη δική του υλικοτεχνική υποδομή (υλικό, λογισμικό) προκειμένου να υλοποιήσει το σύνολο του έργου. Αυτό σημαίνει ότι ο ανάδοχος θα πρέπει να φροντίσει: 10
Για τον εξοπλισμό ψηφιοποίησης Για το εξοπλισμό φωτογράφησης (slides) Για τον εξοπλισμό στον οποίο θα λάβει χώρα η τεκμηρίωση Για τα μέσα αποθήκευσης του συνόλου του υλικού που θα παραδοθούν στην αναθέτουσα αρχή Για το λογισμικό ψηφιοποίησης Για το λογισμικό βελτιστοποίησης των ψηφιακών αποτυπώσεων Για το λογισμικό OCR που απαιτείται για την επεξεργασία δύο συλλογών Για το λογισμικό δημιουργίας και διαχείρισης των εγγραφών Παράλληλα, όπως προκύπτει από τη λοιπή περιγραφή του έργου, ελάχιστη απαίτηση της αναθέτουσας αρχής είναι η ψηφιοποίηση να λάβει χώρα στους αντίστοιχους χώρους του Πανεπιστημίου σε Ηράκλειο και Ρέθυμνο ως ακολούθως: Ρέθυμνο Φωτοθήκη Περιοδικά ΠΚ Ηράκλειο Μουσείο Ιατρικής Σωρανός Οι συγκεκριμένοι χώροι στους οποίους θα εγκατασταθεί ο ανάδοχος θα υποδειχθούν από την αναθέτουσα αρχή πριν από την έναρξη του έργου. Περισσότερες πληροφορίες παρατίθενται στα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά της κάθε συλλογής. Α2.2.1 Περιγραφή των κύριων επιχειρησιακών διαδικασιών Το έργο, που θα το χαρακτηρίζαμε κυρίως εξωστρεφές, στοχεύει στην επιστημονική τεκμηρίωση, ψηφιοποίηση και ελεύθερη προβολή στο διαδίκτυο ενός σπάνιου υλικού βιβλίων, χειρογράφων, περιοδικών, φωτογραφιών και slides που παρήγαγε ή θησαύρισε το Πανεπιστήμιο, όσο και άλλοι φορείς που συνεργάζονται μαζί του. Οι παραπάνω συνεργασίες αποβλέπουν στον εμπλουτισμό των υφιστάμενων ψηφιακών συστημάτων που δημιουργήθηκαν και υποστηρίζονται από το Πανεπιστήμιο και τη Βιβλιοθήκη του. Πιο συγκεκριμένα: Μια καινούργια συλλογή ιατρικών βιβλίων και αρχειακού υλικού «Το Μουσείο Ιατρικής» θα προστεθεί στην Ψηφιακή Βιβλιοθήκη Νεοελληνικών Σπουδών ΑΝΕΜΗ, που δημιουργήθηκε και υποστηρίζεται από τη Βιβλιοθήκη του ΠΚ και χαίρει σήμερα παγκόσμιας αναγνώρισης. Χάρη στην πολιτική της Ανέμης, να μην ψηφιοποιεί βιβλία που έχουν ψηφιοποιηθεί από άλλους φορείς, άλλα να καθιστά ανέξοδα, μέσω links, την πρόσβαση σ αυτά, είναι σίγουρο πως οι 16.500 σελίδες ψηφιοποιημένου υλικού που η Ανέμη θα προσφέρει στους χρήστες της, θα εμπλουτίσουν πραγματικά τον θησαυρό των ψηφιοποιημένων ελληνικών βιβλίων και θα διευρύνουν ουσιαστικά τη γνώση μας πάνω στην ιστορία της ιατρικής στην Ελλάδα. Μια σειρά του σπάνιου περιοδικού ιατρικού ενδιαφέροντος Gazette Medicale d Orient θα προστεθεί στην Ψηφιακή Βιβλιοθήκη Σωρανός. Η σειρά, στα πλαίσια του προγράμματος, θα αποδελτιωθεί ηλεκτρονικά και θα ψηφιοποιηθεί, αποτελώντας χρήσιμο εργαλείο στα 11
χέρια των μελετητών της ιστορίας, της ιστορίας της ιατρικής, και των οθωμανικών σπουδών. Μια νέα καινοτόμος συλλογή ανοιχτής πρόσβασης, αυτή της «Φωτοθήκης», θα ενταχθεί στο υφιστάμενο ιδρυματικό αποθετήριο της Βιβλιοθήκης του ΠΚ, Ε-locus. Σ αυτή θα καταχωρηθεί το ακατάγραφο, μέχρι σήμερα, αρχείο φωτογραφιών και slides του Τμήματος Ιστορίας Αρχαιολογίας, αφού ψηφιοποιηθεί και τεκμηριωθεί ηλεκτρονικά, με την επιστημονική επίβλεψη του ίδιου του Τμήματος. Στο ίδιο έργο θα συμπεριληφθούν και 10.000 νέες φωτογραφικές λήψεις αρχαιολογικών χώρων και εκθεμάτων που θα υποδείξουν οι αρχαιολόγοι του Τμήματος. Η συλλογή πιστεύεται ότι θα βελτιώσει τη διδασκαλία του Τμήματος Ιστορίας-Αρχαιολογίας, εκσυγχρονίζοντας τα διαθέσιμα εποπτικά του μέσα. Παράλληλα θα αναδείξει διεθνώς, μέσω της ψηφιοποίησης και της προβολής του υλικού στο διαδίκτυο, το ερευνητικό και ιδιαίτερα το ανασκαφικό έργο που έχει παραχθεί από αυτό. Θα δημιουργηθεί ακόμα μια νέα συλλογή που θα προβάλλει ψηφιακά στο διαδίκτυο τις επετηρίδες της Φιλοσοφικής Σχολής και του Τμήματος Ψυχολογίας του ΠΚ Αριάδνη και Ελεύθερνα αντίστοιχα και τα περιοδικά Hellenic Studies και Επιστήμες Αγωγής. Ιδιαίτερη αναφορά θα πρέπει να γίνει στην Ηλεκτρονική Ευρετηρίαση των περιεχομένων τους. Το έργο αποτελεί καινοτόμο δράση για τη Βιβλιοθήκη του Πανεπιστημίου, αφού μέχρι τώρα δεν παρείχε υπηρεσίες πρόσβασης σε πλήρες κείμενο. Με τον τρόπο αυτό βελτιώνεται η ποιότητα της αρχειοθέτησης και αυξάνεται η αναγνωσιμότητα της πληροφορίας που διατίθεται από τα ψηφιακά συστήματα της Βιβλιοθήκης του ΠΚ, αναβαθμίζοντας το αυτοματοποιημένο σύστημα πληροφόρησης που η ίδια προσφέρει στους χρήστες της. Η χρησιμότητα και η λειτουργικότητα των προτεινόμενων έργων πιστεύεται ότι θα αυξηθεί, καθώς σχεδιάζεται να αναβαθμιστούν και οι υπόλοιπες υπηρεσίες, στα πλαίσια παρεμφερούς έργου, το οποίο θα υλοποιηθεί παράλληλα και έχει σχέση με την ενσωμάτωση WEB 2.0 τεχνολογιών και τη δημιουργία κατάλληλων υποδομών για τη διευκόλυνση της ενεργής συμμετοχής των χρηστών στην παραγωγή και την αξιολόγηση του υλικού των συλλογών, τη δημιουργία εναλλακτικών και ευέλικτων μεθόδων χρήσης του περιβάλλοντος αναζήτησης στις συλλογές, με βάση τις διαφορετικές τεχνολογικές υποδομές (ασύρματα δίκτυα, κινητή τηλεφωνία, διαδίκτυο κλπ). Α2.2.2 Επίπεδο ωριμότητας του παρόντος έργου Απαιτήσεις που πηγάζουν από: τη διαρκώς αυξανόμενη ζήτηση σε ηλεκτρονικό περιεχόμενο την υποκατάσταση του έντυπου τεκμηρίου από το ψηφιακό του αντίγραφο την παροχή εργαλείων και αντίστοιχων υπηρεσιών που προσανατολίζονται σε νέες μεθόδους και πρακτικές διαχείρισης των πληροφοριών οι οποίες συμβαδίζουν με τις τεχνολογικές εξελίξεις και προσφέρουν οργάνωση στην πληθώρα των πληροφοριών, καθιστώντας τα χρήσιμα βοηθήματα για τη μάθηση τη διδασκαλία και την έρευνα. έχουν οδηγήσει το Πανεπιστήμιο σε μια σειρά από ενέργειες προσαρμογής και πρόσκτησης 12
αντίστοιχης εμπειρίας, προκειμένου να μπορέσει να ανταποκριθεί στις σύγχρονες τάσεις και μεθόδους διάχυσης της πληροφορίας, για την αποτελεσματικότερη στήριξη της εκπαιδευτικής, ερευνητικής διαδικασίας. Προς την κατεύθυνση αυτή: έχει δομηθεί ένα περιβάλλον αποθετηρίων με πλούσιο και μοναδικό παγκοσμίως περιεχόμενο όπως αυτό: o o της Ανέμης (προϊόν χρηματοδότησης της Πρόσκλησης 65 της ΚτΠ Πράξη με τίτλο Ψηφιακή Βιβλιοθήκη Νεοελληνικών Σπουδών του Επιχειρησιακού Προγράμματος «Κοινωνία της Πληροφορίας, 2000-2006 Μέτρο 1.3) του Ενιαίου Ηλεκτρονικού Ευρετηρίου Βασικών Εγχειριδίων των νεοελληνικών Σπουδών με την ονομασία «Ανταίος» που χρησιμοποιείται από τον δικτυακό τόπο της Ανέμης (προϊόν χρηματοδότησης της Πρόσκλησης 172 της ΚτΠ., Μέτρο 1.3) του ιδρυματικού καταθετηρίου E-locus (του πρώτου αποθετήριου που δημιουργήθηκε στον Ελληνικό χώρο), το οποίο φιλοξενεί την πνευματική παραγωγή του ΠΚ, και λειτουργεί από το 1998 ως προϊόν χρηματοδότησης προηγούμενων επιχειρησιακών προγραμμάτων (ΕΠΕΑΚ ΙΙ & ΙΙΙ) λειτουργεί ακόμα ο ηλεκτρονικός κατάλογος της Βιβλιοθήκης (ο πρώτος που δημιουργήθηκε στον Ελληνικό χώρο), ο οποίος φιλοξενεί τα Ευρετήρια των έντυπων, των αρχειακών, και λοιπών ηλεκτρονικών Συλλογών. Η εμπειρία που έχει συγκεντρωθεί όλα αυτά τα χρόνια από τις παραπάνω εφαρμογές δημιουργεί ένα βαθμό ωριμότητας που θα το χαρακτηρίζαμε μοναδικό για τα ελληνικά δεδομένα. Παράλληλα με όσα προαναφέρθηκαν: αναβαθμίζονται διαρκώς τα εργαλεία πρόσβασης στο περιεχόμενο, προκειμένου να γίνουν ιδιαίτερα φιλικά και εργονομικά για τους χρήστες τους. Τέτοιο παράδειγμα αποτελεί η μηχανή μετααναζήτησης Livesearch η οποία, ενοποιώντας εικονικά ένα ευρύ φάσμα πηγών πληροφόρησης, διευκολύνει την προσπάθεια αναζήτησης. βελτιώνεται διαρκώς το περιβάλλον των ΤΠΕ, αναπροσαρμοζόμενο δυναμικά στις νέες τάσεις, όπως είναι για παράδειγμα η δημιουργία του τοπικού Data Center, η παροχή ευρυζωνικότητας κλπ. Το έργο που κατατίθεται στο συγκεκριμένο διαγωνισμό συνιστά ένα ακόμα βήμα στα πλαίσια της διαρκούς αναβάθμισης/αναπροσαρμογής που περιγράφεται στα προηγούμενα. Το υπό δημιουργία περιεχόμενο, σε ένα μεγάλο βαθμό, θα ενταχθεί σε σε νέες συλλογές στα υφιστάμενα αποθετήρια του ΠΚ και μόνο για την συλλογή των περιοδικών θα δημιουργεί νέο σύστημα (OJS), το οποίο αποτελεί προϊόν άλλου διαγωνισμού. Α3. Αντικείμενο, στόχοι και κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του έργου 13
Α3.1 Αντικείμενο του έργου Στα πλαίσια του συγκεκριμένου υποέργου το ΠΚ θα προβεί μέσω του αναδόχου στην: Τεκμηρίωση υλικού Ψηφιοποίηση επεξεργασία βελτιστοποίηση του ψηφιοποιημένου υλικού Οπτική αναγνώριση (OCR) συγκεκριμένου ψηφιοποιημένου υλικού Τμηματική παράδοση των παραδοτέων του έργου στην ΑΑ σε ηλεκτρονικά αρχεία, τα οποία θα ελέγχονται από την ΑΑ σε ότι αφορά στην ορθότητά τους μέσα από αυτοματοποιημένες διαδικασίες τις οποίες θα παράσχει ο ανάδοχος. Η ΑΑ αναλαμβάνει μετά τον έλεγχο που εκτελεί, την μετάπτωση των παραπάνω στα ψηφιακά αποθετήρια της, ενώ τα εσφαλμένα δεδομένα και αρχεία επιστρέφονται στον ανάδοχο προκειμένου να διορθωθούν και να παραδοθούν στην ΑΑ για επανέλεγχο και αποδοχή, εφόσον δεν διαπιστωθεί άλλο σφάλμα. Οι παραπάνω δράσεις αναφέρονται στις παρακάτω συλλογές: Τη νέα ψηφιακή Συλλογή «Μουσείο Ιατρικής» η οποία εντάσσεται στη ΨΒ Ανέμη. Αυτή θα περιλαμβάνει την ηλεκτρονική καταλογογράφηση συνολικά 520 βιβλίων και αρχειακού υλικού και την ψηφιακή τους αποτύπωση σε 16.950 ψηφιακές σελίδες/λήψεις. Τη νέα συλλογή σπάνιου υλικού στην Ψηφιακή Βάση Δεδομένων Ιστορίας της Ιατρικής Σωρανός. Η συλλογή αφορά μια πλήρη σειρά της σπάνιας γαλλόφωνης ιατρικής περιοδικής έκδοσης Gazette medical d Orient, Constantinople 1857-1927, που καταγράφει την ιατρική επιστημονική πρόοδο στην Κωνσταντινούπολη την περίοδο 1857-1927, και περιέχει σε ποσοστό 50%-60% δημοσιεύσεις Ελλήνων ιατρών. Οι 67 τόμοι της σειράς υπολογίζεται ότι αντιστοιχούν σε 25.000 σελίδες στις οποίες εμπεριέχονται 15.000 άρθρα. Τη δημιουργία της Φωτοθήκης που θα αποτελέσει μια νέα συλλογή στο Ιδρυματικό Καταθετήριο του ΠΚ και θα αναδείξει το Φωτογραφικό Αρχείο -Φωτοθήκη του Τμήματος Ιστορίας και Αρχαιολογίας του Ιδρύματος. Υπολογίζεται ότι θα τεκμηριωθούν και θα ψηφιοποιηθούν 25.000 φωτογραφιες/slides. Από τις 25.000 λήψεις οι 10.000 θα αποτελέσουν αντικείμενο νέας ψηφιακής φωτογράφησης των ευρημάτων που θα υποδείξουν οι αρχαιολόγοι του Π.Κ. Τη δημιουργία νέας συλλογής ηλεκτρονικών περιοδικών ανοιχτής πρόσβασης. Στη συλλογή αυτή θα ψηφιοποιηθούν οι τόμοι των 4 περιοδικών που εκδίδει το ΠΚ. (Αριάδνη, Ελεύθερνα, Επιστήμες Αγωγής, Hellenic Studies) που υπολογίζεται ότι αντιστοιχούν 45.000 ψηφιακές σελίδες και θα αποδελτιωθούν 4.750 άρθρα. Στο υλικό της ψηφιοποίησης θα εφαρμοστεί OCR, δίνοντας τη δυνατότητα για πρώτη φορά για τα δεδομένα του Πανεπιστημίου αναζήτησης και στο περιεχόμενο. Α3.2 Σκοπιμότητα και αναμενόμενα οφέλη Το νέο ψηφιακό απόθεμα θα συμπληρώσει και θα ενισχύσει υπάρχουσες συλλογές (βλέπε Ανέμη, E-Locus, Σωρανός), θα δημιουργήσει δε νέες, καινοτόμου χαρακτήρα (βλέπε Φωτοθήκη, 14
Ηλεκτρονικά περιοδικά ανοικτής πρόσβασης), οι οποίες θα αποτελέσουν πολύτιμα εργαλεία για τη διδασκαλία και την έρευνα που συντελείται στο Ίδρυμα. Η ελεύθερη διάθεση, μέσω του διαδικτύου, αυτού του πολύτιμου ψηφιακού αποθέματος στο διεθνές ερευνητικό κοινό θα αποτελέσει μια ουσιαστική συμβολή του ιδρύματος στην εγχώρια και διεθνή ακαδημαϊκή κοινότητα. Παράλληλα, το προτεινόμενο έργο προάγει το συλλογικό κοινωνικό όφελος, επειδή συμβάλλει στη διατήρηση και προβολή της πολιτιστικής μας κληρονομιάς που σε εθνικό πλέον επίπεδο γεννά ταυτότητα και υπεραξία. Στα οφέλη λογίζονται: 1. η συντήρηση του ψηφιακού αποθέματος, η προστασία των πρωτοτύπων έργων και η διαφύλαξη της πολιτιστικής κληρονομιάς, 2. η υποστήριξη της ηλεκτρονικής μάθησης, 3. η υποστήριξη της διά βίου εκπαίδευσης, 4. η βέλτιστη αξιοποίηση του ακαδημαϊκού ψηφιακού περιεχομένου, 5. η παραγωγή προστιθέμενης αξίας από την επεξεργασία του ψηφιακού περιεχομένου. Α3.3 Στόχοι και έκταση του έργου Κύριος στόχος του έργου είναι η αναβάθμιση της εκπαίδευσης και της έρευνας στα αντικείμενα που πραγματεύεται. Ο στόχος αυτός επιτυγχάνεται μέσα από ένα σύνολο παρεμβάσεων που μεταξύ άλλων αποδεσμεύουν μέρος της παραγωγικής δύναμης του ΠΚ η οποία οριοθετείται προς τη συμπλήρωση άλλων σημαντικών υπηρεσιών. Η διά του διαδικτύου πρόσβαση στο υπό δημιουργία περιεχόμενο αναμένεται να: Δημιουργήσει νέα αυτοματοποιημένα εργαλεία για την αναβάθμιση της εκπαίδευσης και έρευνας Τμημάτων του ΠΚ Αποσυμφορήσει σε ένα βαθμό το προσωπικό των αντίστοιχων υπηρεσιών εξυπηρέτησης Δανεισμού Κλειστών συλλογών Συντήρησης υλικού Ελαττώσει το κόστος συντήρησης του έντυπου υλικού Αυξήσει το βαθμό χρηστικότητας του υπό δημιουργία περιεχομένου Αυξήσει πολλαπλασιαστικά, μέσω της ψηφιακής τεχνολογίας, την προσβασιμότητα του υλικού, ελαχιστοποιώντας την φθορά που θα δημιουργούσε η φυσική διάθεσή του στο χρήστη Μειώσει το κόστος πρόσκτησης συναφούς υλικού το οποίο διά της συνεργασίας μεταξύ συναφών φορέων αναπαριστάται και διοχετεύεται μέσα από το συγκεκριμένο κανάλι το οποίο απλοποιεί και αποπληθωρίζει πληροφορίες και τεκμήρια. Το έργο απευθύνεται πρώτιστα στην ακαδημαϊκή κοινότητα του ΠΚ η οποία θα είναι και αποδέκτης του συνολικού περιεχομένου του. Ενδιαφέρει κατ επέκταση το σύνολο των μελών των Ακαδημαϊκών Ιδρυμάτων της χώρας, όπως επίσης και την τοπική κοινωνία, αφού πρόκειται να 15
αναδείξει το ανασκαφικό και ερευνητικό έργο που διεξάγεται στην Κρήτη και δίνει την ευκαιρία, διά της προβολής του στο διαδίκτυο, να τύχει διεθνούς προσοχής. Οι ποσότητες με τις οποίες τροφοδοτείται ο παγκόσμιος ιστός ανέρχονται σε 45.000 εγγραφές (τεκμήρια) που αντιστοιχούν σε 112.000 σελίδες/λήψεις υλικού που δεν έχουν μέχρι σήμερα διατεθεί σε ψηφιακή μορφή από άλλο φορέα στην Ελλάδα και το εξωτερικό. Α3.4 Κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του έργου Κρίσιμος Παράγοντας Επιτυχίας Τύπος 1 Σχετικές Ενέργειες Αντιμετώπισης Εμπειρία αναδόχου Υλικοτεχνική υποδομή αναδόχου Διαθεσιμότητα αναδόχου Συνέπεια χρονοπρογραμματισμού του αναδόχου Οικονομικό μέγεθος αναδόχου Διαθεσιμότητα υλικού από τους φορείς υλοποίησης και χρονισμός διάθεσης του υλικού Δυνατότητα δοκιμής ελέγχου αξιολόγησης του παραγόμενου από τον ανάδοχο αποτελέσματος Διάχυση αποτελεσμάτων έργου εκ μέρους του φορέα ΟΔΤ Τ ΟΔ ΟΔ Δ ΟΔ ΟΔ Ο Ο ανάδοχος θα πρέπει να διαθέτει εμπειρία τουλάχιστον 3 χρόνων Ο φορέας έχει προδιαγράψει την υλικοτεχνική υποδομή που πρέπει να διαθέτει ο ανάδοχος. Η επάρκεια των υποδομών του θα ελεγχθεί από την Αναθέτουσα Αρχή έχοντας ως σημείο αναφοράς αντίστοιχη εμπειρία από προγενέστερα έργα. Ο φορέας υλοποίησης απαιτεί τη διαθεσιμότητα αναδόχου τουλάχιστον σε ότι αφορά το σκέλος της Ψηφιοποίησης Ο Φορέας υλοποίησης θα απαιτήσει απόλυτη συνέπεια στις φάσεις του έργου δεδομένου ότι το αποτέλεσμα τους συνδυάζεται με τη λειτουργία άλλων υποέργων Να έχει μέσο κύκλο εργασίας των τριών (3) τελευταίων διαχειριστικών χρίσεων μεγαλύτερο από το 200% του προϋπολογισμού του υπό ανάθεση Έργου. Έχει καταγραφεί και οριοθετηθεί το υλικό των φορέων Αναλαμβάνεται από έμπειρο προσωπικό του φορέα υλοποίησης με αντίστοιχη εμπειρία Το ΠΚ διαθέτει αντίστοιχη εμπειρία, επειδή έχει μέχρι σήμερα εκτελέσει επιτυχώς μια πλειάδα προγενέστερων έργων. Η εμπειρία αυτή εγγυάται την επιτυχία της διάχυσης. Σημείωση: Τ= Τεχνικός/Τεχνολογικός, Ο = Οργανωτικός, Δ = Διοικητικός, Κ = Κανονιστικός 16
Α4. Λειτουργικές και τεχνικές προδιαγραφές του έργου Το συγκεκριμένο έργο αφορά στη δημιουργία περιεχομένου. Η διαδικασία αυτή περιλαμβάνει δύο κύριες ενότητες εργασιών. Α) Τη δημιουργία μεταδεδομένων. Πρόκειται για ηλεκτρονικές εγγραφές, βασισμένες στο μεγαλύτερο μέρος τους στο πρότυπο καταλογογράφησης MARC 21, που τεκμηριώνουν το περιεχόμενο (βιβλία, περιοδικά, φωτογραφίες, slides κ.ά.) Β) Τη δημιουργία περιεχομένου. Το ίδιο το περιεχόμενο αποτελεί αντικείμενο ψηφιοποίησης (scanning). Ένα μικρό ποσοστό του ψηφιοποιημένου υλικού επεξεργάζεται με το πρόγραμμα οπτικής αναγνώρισης χαρακτήρων OCR. Ένα μικρό επίσης ποσοστό του υλικού είναι αντικείμενο φωτογράφησης Τα παραδοτέα των εργασιών των ενοτήτων Α και Β, σε πλήρη συσχέτιση μεταξύ τους θα ενταχθούν τμηματικά από τις ομάδες αυτεπιστασίας της ΑΑ στα συστήματα ψηφιακών Βιβλιοθηκών (αποθετήρια) του ΠΚ. Η συσχέτιση αυτή θα γίνει μέσω πρωτοκόλλων τα οποία παρέχουν μεταξύ άλλων στην AA τη δυνατότητα ποσοτικού και ποιοτικού ελέγχου του παραγόμενου από τον ανάδοχο έργου. Τα πρωτόκολλα είναι αρχεία τα οποία περιέχουν, σε κωδικοποιημένη μορφή πληροφορίες για κάθε φυσική οντότητα που επεξεργάζεται ο ανάδοχος. Ο ανάδοχος οφείλει να παραδίδει τμηματικά τα παραδοτέα του, ώστε να επιτευχθεί από την ΑΑ ο τμηματικός έλεγχός τους και η ένταξή τους στα αντίστοιχα αποθετήρια της Βιβλιοθήκης. Η επιτυχής ένταξη του υλικού σ αυτά οριοθετεί και τη λήξη των συμβατικών υποχρεώσεων του αναδόχου απέναντι στην ΑΑ που οφείλει να εγκρίνει και την τελική αποπληρωμή του έργου. Α4.1 Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες Το συγκεκριμένο έργο, όπως έχει ήδη προκύψει από την προηγούμενη περιγραφή, εντάσσεται ως μια λογική ενότητα (ΥΕ) σε ένα ευρύτερο περίγραμμα δράσης με αντίστοιχες αυθύπαρκτες λογικές ενότητες (ΥΕ). Το συνολικό αποτέλεσμα προκύπτει μέσα από τη λογική ενός πάζλ (βλέπε συνοπτικό αντικείμενο έργου), όπου το ταίριασμα των αυτόνομων οντοτήτων παρουσιάζει ανάγλυφα το κάδρο των προσφερόμενων υπηρεσιών ως μια λογική οντότητα. Υπό την παραπάνω λογική οι υπηρεσίες που παράγονται/αναβαθμίζονται μέσω της εισαγωγής νέου περιεχομένου, είναι οι ακόλουθες: Περιγραφή Υπηρεσίας ΨΒ E_locus Συλλογή Φωτοθήκης ΨΒ Ανέμης Απαιτούμενα στοιχεία (δεδομένα εισόδου) Στοιχεία αποτελέσματος (δεδομένα εξόδου) Παρατηρήσεις (π.χ. επίπεδο «ηλεκτρονικοποίησης» 25.000 τεκμήρια 25.000 εγγραφές 0% 25.000 τεκμήρια προς ψηφιοποίηση 25.000 λήψεις σύμφωνα με τις υποδείξεις της ενότητας Α7.3 60% ή 15.000 σάρωση 40% ή 10.000 φωτογράφηση, σάρωση 17
Μουσείο Ιατρικής ΨΒ Σωρανός Περί τα 520 τεκμήρια 16.950 σελ. 520 εγγραφές 0% 16.950 ψηφιακές σελίδες σύμφωνα με τις υποδείξεις της ενότητας Α7.3 0% Ιατρική περιοδική έκδοση Gazette medical d Orient, Constantinople 1857-1923 Υπηρεσία Διαχείρισης Ηλεκτρονικών Περιοδικών Ανοικτής πρόσβασης 15.000 άρθρα 15.000 εγγραφές 0% 25.000 σελίδες προς ψηφιοποίηση 25.000 ψηφιακές σελίδες σύμφωνα με τις υποδείξεις της ενότητας Α7.3 60% ή 15.000 μετάπτωση 40% ή 10.000 σάρωση 4.750 άρθρα 4.750 εγγραφές 0% 45.000 σελίδες προς ψηφιοποίηση 45.000 ψηφιακές σελίδες σύμφωνα με τις υποδείξεις της ενότητας Α7.3 0% Οι παραπάνω ποσοτικές απαιτήσεις του έργου συνοψίζονται στου πίνακες συμμόρφωσης C3.6, C3.11. Α4.2 Τεχνολογίες και σχέδιο υλοποίησης Έργου Προκειμένου να γίνει κατανοητό το σχέδιο υλοποίησης του έργου, παραθέτουμε ένα σχεδιάγραμμα ροής εργασιών μέσω του οποίου, με ένα παιδαγωγικό τρόπο, επιδιώκουμε να δείξουμε τα κύρια βήματα υλοποίησης του, όπως τα αντιλαμβάνεται και εφαρμόζει η ΑΑ. Η έκφραση/απεικόνιση της πρακτικής αυτής επιτάσσει την προσαρμογή του αναδόχου στην υποδεικνυόμενη διαδικασία υλοποίησης κατά τη δημιουργία ψηφιακών αρχείων που απεικονίζουν τα φυσικά τεκμήρια. Τεκµήρια προς επεξεργασία (έντυπα, οπτικοακουστικό υλικό κλπ) 2 3 18 Έλεγχος παραδοτέου από ΠΚ
Ο ανάδοχος του έργου θα πρέπει να λάβει υπόψη του ότι το έργο που θα αναλάβει, απαιτεί τη δημιουργία μεταδεδομένων υψηλών προδιαγραφών τόσο κατά την ηλεκτρονική τεκμηρίωση όσο και Συμβατική υποχρέωση του αναδόχου είναι να παραδώσει τις εγγραφές που θα προκύψουν από την τεκμηρίωση, στο πρότυπο MARC 21 για τις συλλογές του Μουσείου Ιατρικής, Σωρανού, Φωτοθήκης και Περιοδικών ΠΚ. Για τη συλλογή των περιοδικών του ΠΚ η αποδελτίωση των άρθρων κάθε τόμου θα πρέπει συμπληρωματικά να παραδοθεί και σε αρχείο με συγκεκριμένη γραμμογράφηση. Τα πεδία που θα πρέπει να συμπληρώνονται ανάλογα με το είδος του υλικού που ο ανάδοχος καλείται να τεκμηριώσει, περιγράφονται λεπτομερώς στους πίνακες συμμόρφωσης. Ο έλεγχος από την ΑΑ θα γίνεται βάση των πρωτοκόλλων. Τα βασικά βήματα της διαδικασίας που ακολουθείται για κάθε κατηγορία υλικού, έχουν ως ακολούθως: 19
Προετοιμασία του υλικού (βήμα 1) Το υλικό έχει ήδη προσδιοριστεί και εντοπιστεί από το προσωπικό της ΑΑ. Το αναλαμβάνει ο ανάδοχος στο συγκεκριμένο χώρο για την περαιτέρω επεξεργασία του. Σάρωση τεκμηρίων (βήμα 2) Ο ανάδοχος εκτελεί την ψηφιοποίηση του υλικού με ειδικούς σαρωτές που διαθέτει, όπως περιγράφεται παρακάτω. Ένα μέρος της συλλογής της Φωτοθήκης, περί τις 10.000 λήψεις, αφορά στη φωτογράφηση υλικού σε χώρους που θα υποδείξουν οι αρχαιολόγοι του ΠΚ. Σε κάθε τίτλο έργου που ψηφιοποιείται δίνεται συγκεκριμένος αριθμός ο οποίος έχει προκαθοριστεί από την ΑΑ. Αυτός θα αποτελέσει, όπως θα δούμε και στη συνέχεια, τον αριθμό της ηλεκτρονικής εγγραφής που θα δοθεί στην τεκμηρίωση του συγκεκριμένου τίτλου. Δημιουργία μεταδεδομένων (βήμα 3) Ο ανάδοχος, μετά την ψηφιοποίηση του υλικού, θα αναλάβει την τεκμηρίωσή του δημιουργώντας εγγραφές μεταδεδομένων. Τα control numbers (κωδικοί ταύτισης) των εγγραφών είναι προκαθορισμένα από την ΑΑ και ταυτίζονται με τον αριθμό του/των ψηφιακού/ών τεκμηρίου/ων που αντιστοιχούν στο συγκεκριμένο τίτλο. Ο μορφότυπος των εγγραφών θα είναι το MARC 21 για όλες τις συλλογές, ενώ για τη συλλογή των περιοδικών του ΠΚ απαιτείται και μορφότυπος προσαρμοσμένος σε δομή πίνακα, όπως προδιαγράφεται στη συνέχεια. Όπως προκύπτει από την παρακάτω περιγραφή, ο ανάδοχος έχει τη διακριτική ευχέρεια να εκτελέσει το έργο της τεκμηρίωσης στις εγκαταστάσεις του. Επεξεργασία ψηφιακών αρχείων (βήμα 4) Επεξεργασία της ψηφιακής εικόνας σε σταθμό επεξεργασίας, εφόσον απαιτείται (διόρθωση χρωμάτων, γεωμετρίας, κλπ) και αποθήκευση σε διαφορετικές αναλύσεις/μορφότυπα, σύμφωνα με τα περιγραφόμενα στην ενότητα Α7.3 της παρούσας προκήρυξης. Οπτική σάρωση- OCR (βήμα 5) Το υλικό των συλλογών Σωρανός και Περιοδικών ΠΚ είναι αντικείμενο και οπτικής σάρωσης. Στη περιγραφή των ιδιαίτερων συνθηκών που διέπουν τις αντίστοιχες συλλογές, καθώς και στην ενότητα A7.3 περιγράφονται οι απαιτήσεις που τίθενται στον ανάδοχο προς αυτή την κατεύθυνση. Έλεγχος παραδοτέου από ΠΚ (βήμα 6) Ο ανάδοχος, κατά τακτά διαστήματα, όπως περιγράφονται στις φάσεις του έργου, θα παραδίδει τμηματικά τα παραδοτέα του τα οποία θα περιγράφονται στο πρωτόκολλο παραλαβής και θα γίνονται αντικείμενο ελέγχου από την ΑΑ. Το λογισμικό, μέσω του οποίου θα γίνεται ο έλεγχος του παραδοτέου, θα παρασχεθεί από τον 20
ανάδοχο και θα αφορά στον έλεγχο της συνολικής εικόνας μιας οντότητας ήτοι: την ηλεκτρονική εγγραφή, τα ψηφιακά αρχεία που την αφορούν σε όλες τις απαιτούμενες μορφές, καθώς και τα δεδομένα συντήρησης της όπως προκύπτει από την ενότητα A7.11. Σημείο αναφοράς για τον επικείμενο έλεγχο αποτελεί το πρωτόκολλο παραλαβής. Αποθήκευση-παράδοση δεδομένων (βήμα 7) Στο τέλος του έργου ο ανάδοχος θα παραδώσει στην αναθέτουσα αρχή το σύνολο του παραδοτέου σε αποθηκευτικά μέσα σύμφωνα με τα περιγραφόμενα στις ενότητες Α6.5.1 και A7.3.2 Πρωτόκολλα παραλαβής (βήμα 8) Σημείο αναφοράς για τον έλεγχο των παραδοτέων του αναδόχου από την ΑΑ θα αποτελεί το πρωτόκολλο παραλαβής του οποίου ο ρόλος είναι διττός. Χρησιμοποιείται: στην αλληλεπίδραση ΑΑ, αναδόχου στη μετάπτωση των ηλεκτρονικών εγγραφών και ψηφιακών αρχείων στα αποθετήρια της ΑΑ. Η δομή των πρωτόκολλων ορίζεται λεπτομερώς στην ενότητα A7.1 της παρούσας. Συνοπτικά, αυτό περιγράφει την σχέση μεταξύ εγγραφών και των αντίστοιχων ψηφιακών τεκμηρίων, περιέχει δε πληροφορίες χρήσιμες για την παραπάνω αλληλεπίδραση, καθώς και πληροφορίες συντήρησης του υλικού. Η ροή εργασίας Έχοντας ως δεδομένο μια συλλογή τεκμηρίων, ο ανάδοχος: Εκτελεί το έργο της ψηφιοποίησης και της αντίστοιχης επεξεργασίας των ψηφιακών αρχείων. Μόνο για τις Συλλογές Σωρανός και Περιοδικά του ΠΚ εφαρμόζεται το πρόγραμμα της οπτικής αναγνώρισης χαρακτήρων (OCR) (βήμα 2,4,5). Έχοντας ως σημείο αναφοράς τα ψηφιακά αρχεία εκτελεί το έργο της τεκμηρίωσης (βήμα 3). Βασικά σημεία αναφοράς της κάθε οντότητας του παραδοτέου του αναδόχου καταγράφονται στα πρωτόκολλα παραλαβής. Μετά το πέρας της εργασίας του τμήματος ενός παραδοτέου, καλείται η ΑΑ να το ελέγξει, έχοντας ως σημείο αναφοράς το πρωτόκολλο παραλαβής. Για τον ποιοτικό και ποσοτικό έλεγχο του παραδοτέου, χρησιμοποιείται το αντίστοιχο εργαλείο ελέγχου του αναδόχου το οποίο παρέχει τη δυνατότητα σάρωσης/επισκόπησης του περιεχομένου, είτε πρόκειται για ηλεκτρονικές εγγραφές είτε πρόκειται για ψηφιοποιημένα τεκμήρια. Αναφορικά με το έργο της καταλογογράφησης η Αναθέτουσα Αρχή (ΑΑ) θα ελέγξει: 1. Την πληρότητα και εγκυρότητα της καταλογογράφησης. 2. Την απουσία ορθογραφικών, συντακτικών και άλλων σφαλμάτων κατά την τεκμηρίωση 21
3. Την ορθή χρήση των πεδίων καταλογογράφησης, κατά το πρότυπο καταλογογράφησης MARC21. Αναφορικά με το έργο της ψηφιοποίησης η ΑΑ θα ελέγξει: 1. Την πληρότητα των ψηφιακών αρχείων που ο ανάδοχος παρέδωσε, κατ αντιπαραβολή με το φυσικό τεκμήριο 2. Την ποιότητα της απεικόνισης 3. Την συμμόρφωση του αναδόχου με τις προδιαγραφές ψηφιοποίησης που η ΑΑ έχει προκαθορίσει. 4. Την σωστή αντιστοίχηση των εγγραφών καταλογογράφησης με τα ψηφιοποιημένα αρχεία. Εφόσον υπάρχουν σφάλματα, αυτά καταγράφονται από την ΑΑ στο αντίστοιχο πρωτόκολλο και παραπέμπονται/υποδεικνύονται στον Ανάδοχο, ο οποίος επιλαμβάνεται των διορθώσεων (βλέπε στο σχεδιάγραμμα έλεγχος παραδοτέου και βέλος προς την επεξεργασία). Άρα υπάρχει ένα iteration στη ροή εργασίας μεταξύ ΑΑ και Αναδόχου σε ότι αφορά στον έλεγχο ποιότητας των παραδοτέων, έως ότου υπάρξει η τελική αποδοχή τους από την ΑΑ. Στο τέλος του έργου ο ανάδοχος θα παραδώσει το σύνολο του περιεχόμενου σε μαγνητικά μέσα, όπως υποδεικνύεται στη παράγραφο Α6.5.1 και A7.3.2 όπου αναφέρονται αναλυτικά τα σχετικά για την αποθήκευση - παράδοση δεδομένων. Επισημαίνεται ότι ο Ανάδοχος θα πρέπει να παραδίδει το παραγόμενο έργο τμηματικά, ώστε το ίδιο τμηματικά να γίνεται ο έλεγχος και η διόρθωση των αρχείων, καθώς και η μετάπτωση του υλικού στα αποθετήρια του ΠΚ. (βλέπε Χρονοδιάγραμμα Φάσεις εκτέλεσης για κάθε μια από τις συλλογές) Α4.3 Προδιαγραφές Λειτουργικών Ενοτήτων Για κάθε μία από τις συλλογές που θα επεξεργαστεί ο Ανάδοχος ακολουθείται κοινή μεθοδολογία εκτέλεσης του έργου, με κοινά απαιτούμενα και παραδοτέα, Επειδή όμως ανά συλλογή υπάρχουν και κάποιες ιδιαιτερότητες που τις διαφοροποιούν μεταξύ τους καθορίζονται παράλληλα οι ιδιαιτερότητες της κάθε συλλογής. Η ομαδοποίηση των χαρακτηριστικών αυτών έχει ως εξής. A4.3.1 Μεθοδολογία εκτέλεσης έργου ανά συλλογή με κοινά απαιτούμενα/παραδοτέα Το Πρωτόκολλο παραλαβής/ελέγχου (Πίνακας συμμόρφωσης C3.1) Οι βιβλιογραφικές εγγραφές (C3.7-C3.10) Τα δεδομένα συντήρησης των τεκμηρίων (Πίνακας συμμόρφωσης C3.2) Τα Παραδοτέα αρχεία ψηφιακής αποτύπωσης (Πίνακας συμμόρφωσης C3.3) Οι Γενικές απαιτήσεις αποτύπωσης (Πίνακας συμμόρφωσης C3.4) Παράδοση υλικού (Πίνακας συμμόρφωσης C3.5) A4.3.1.1 Πρωτόκολλο παραλαβής/ελέγχου Αναπόσπαστο συνοδευτικό των παραδοτέων του αναδόχου για κάθε συλλογή. Για περισσότερες λεπτομέρειες βλέπε την περιγραφή του πρωτοκόλλου στην ενότητα Α7.1. 22
A4.3.1.2 Οι βιβλιογραφικές εγγραφές Αναπόσπαστο συνοδευτικό των παραδοτέων του αναδόχου είναι ένα ηλεκτρονικό αρχείο καταγραφής, όπου για κάθε τίτλο έργου/τεκμήριο θα παραδοθεί μια εγγραφή σύμφωνα με το πρότυπο MARCXML, το σύνολο χαρακτήρων UTF-8 και σε μορφή MARC 21. Βλέπε περισσότερα στα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά της κάθε συλλογής. A4.3.1.3 Τα δεδομένα συντήρησης των τεκμηρίων Αναπόσπαστο συνοδευτικό των παραδοτέων του αναδόχου είναι ένα ηλεκτρονικό αρχείο καταγραφής, όπου για κάθε ψηφιοποιημένο τεκμήριο θα παραδοθεί μια εγγραφή σύμφωνα με το πρότυπο PREMIS στην οποία θα περιέχονται πληροφορίες σχετικές με τη διαχρονική συντήρησή του. Για περισσότερες λεπτομέρειες βλέπε την περιγραφή του στην ενότητα A7.2 A4.3.1.4 Παραδοτέα αρχεία ψηφιακής αποτύπωσης Με το πέρας του έργου θα παραδοθούν από τον ανάδοχο στην ΑΑ τουλάχιστον μία πλήρης σειρά ψηφιακών αποτυπώσεων σε μαγνητικές ταινίες LTO-2, και μια σειρά ψηφιακών αρχείων όλων των κατηγοριών σε οπτικούς δίσκους τεχνολογίας BD, υψηλής χωρητικότητας, συνοδευόμενους από κατάλληλη εξωτερική συσκευή ανάγνωσης αυτών. Για περισσότερες λεπτομέρειες βλέπε την περιγραφή του στην ενότητα A7.3.2 A4.3.1.5 Γενικές απαιτήσεις αποτύπωσης Οι ψηφιακές αποτυπώσεις (το αποτέλεσμα της ψηφιοποίησης) θα χρησιμοποιηθούν ως αρχεία αναφοράς από την ΑΑ. Προκειμένου να μη χρειαστεί να επαναληφθεί στο μέλλον αντίστοιχη διαδικασία ψηφιακής αποτύπωσης του ίδιου υλικού, θα πρέπει τα ψηφιακά αντίγραφα να είναι υψηλής ποιότητας. Για το λόγο αυτό θεωρείται απαραίτητη η σάρωση με οπτική ανάλυση τουλάχιστον 600 dpi για όλα τα πρωτότυπα, σε αναλογία 1:1 για όλες τις υπάρχουσες διαστάσεις των πρωτοτύπων. Για περισσότερες λεπτομέρειες βλέπε σχετικό πίνακα συμμόρφωσης καθώς και την ενότητα A7.4 A4.3.1.6 Παράδοση υλικού Το παραχθέν από τον ανάδοχο υλικό θα πρέπει να παραδίδεται τμηματικά στο ΠΚ, προκειμένου να γίνεται σταδιακά ο έλεγχος και η απόθεσή του από το προσωπικό της ΑΑ στα συστήματα των αποθετηρίων του Ιδρύματος. Η ποσότητα της παράδοσης και η γενικότερη προσέγγισή της ορίζεται στις φάσεις που αφορούν την κάθε συλλογή χωριστά. Για περισσότερες λεπτομέρειες βλέπε την ενότητα Α4.6. 23
A4.3.2 Ιδιαίτερα Χαρακτηριστικά κάθε συλλογής 1) Τα ποσοτικά δεδομένα και οι ιδιαιτερότητες κάθε συλλογής. (Πίνακας συμμόρφωσης C3.11) 2) Ο χώρος καταλογογράφησης και ψηφιοποίησης (Πίνακας συμμόρφωσης C3.12) 3) Το χρονοδιάγραμμα--φάσεις εκτέλεσης του έργου--τμηματικά παραδοτέα (Α4.6, πίνακας συμμόρφωσης C3.17) 4) Τα πρότυπα καταλογογράφησης για να παραχθεί η επιθυμητή βιβλιογραφική (Πίνακες συμμόρφωσης C3.7 C3.10) 5) Ο καθορισμός της υλικοτεχνικής υποδομής όσον αφορά το σπάνιο υλικό και το υλικό που θα συμπεριληφθεί στη συλλογή Φωτοθήκη (Πίνακας συμμόρφωσης C3.13) 6) Η εφαρμογή OCR στις ψηφιακές αποτυπώσεις (C3.11) A4.3.2.1 Λειτουργική Ενότητα 1 -- Συλλογή Μουσείου Ιατρικής A4.3.2.1.1 Ποσοτικά δεδομένα και ιδιαιτερότητες της συλλογής Κατά τη διάρκεια του έργου θα δοθούν προς καταλογογράφηση 520 τεκμήρια ιατρικού ενδιαφέροντος (βιβλία περιοδικά, φωτογραφίες και άλλο αρχειακό υλικό) και θα ψηφιοποιηθούν 16.950 σελίδες από το ίδιο υλικό. A4.3.2.1.2 Χώρος εκτέλεσης του έργου της καταλογογράφησης και της ψηφιοποίησης Το έργο της ψηφιοποίησης ορίζεται να εκτελεστεί στη Βιβλιοθήκη του Πανεπιστημίου στο Ρέθυμνο, ενώ η καταλογογράφηση, η οποία θα εκτελεστεί μετά τον έλεγχο του ψηφιοποιημένου υλικού, επειδή θα βασιστεί στο ψηφιοποιημένο υλικό, μπορεί να εκτελεστεί στο χώρο του Αναδόχου. A4.3.2.1.3 Χρονοδιάγραμμα--Φάσεις εκτέλεσης του έργου--τμηματικά παραδοτέα Βλέπε φάσεις έργου (Α4.6.1) για τη συγκεκριμένη συλλογή. A4.3.2.1.4 Τα πρότυπα καταλογογράφησης για να παραχθεί η επιθυμητή βιβλιογραφική Κάθε εγγραφή θα αποτελείται από μια σειρά πεδίων, όπως αυτά ορίζονται από το πρότυπο καταλογογράφησης MARC 21 και παρουσιάζονται αναλυτικά στην ενότητα A7.7 για την αντίστοιχη συλλογή. A4.3.2.1.5 Καθορισμός της υλικοτεχνικής υποδομής όσον αφορά το σπάνιο υλικό, ώστε να μην προκληθεί η παραμικρή φθορά σε παλαίτυπα ή σφιχτά βιβλιοδετημένους τόμους Για την ψηφιοποίηση του σπάνιου υλικού του Μουσείου Ιατρικής ο Ανάδοχος θα πρέπει να διαθέτει ειδικούς Book Scanners, ώστε να μην προκληθεί οποιαδήποτε φθορά στο έντυπο και 24
αρχειακό υλικό που θα δοθεί προς ψηφιοποίηση. Για περισσότερες λεπτομέρειες δείτε ενότητα Α4.4 A4.3.2.1.6 Απαιτήσεις OCR Δεν υπάρχει τέτοια απαίτηση A4.3.2.2 Λειτουργική Ενότητα 2 Σωρανός A4.3.2.2.1 Ποσοτικά δεδομένα και ιδιαιτερότητες της συλλογής Παράδοση 15.000 ψηφιοποιημένων ήδη σελίδων από τόμους του περιοδικού για ψηφιακή επεξεργασία και ηλεκτρονική αποδελτίωση Ψηφιοποίηση 10.000 σελίδων από τόμους του περιοδικού Αποδελτίωση των άρθρων του περιοδικού Gazette médicale d'orient, τχ. 1(1857)- 72(1927) και δημιουργία 15.000 ηλεκτρονικών εγγραφών, σύμφωνα με το πρότυπο καταλογογράφησης MARC 21 από το σύνολο των ψηφιακών σελίδων, τόσο εκείνων που ο ανάδοχος παρήγαγε όσο και εκείνων που η ΑΑ του παρέδωσε. A4.3.2.2.2 Χώρος εκτέλεσης του έργου της καταλογογράφησης και της ψηφιοποίησης Το έργο της ψηφιοποίησης ορίζεται να εκτελεστεί στο χώρο που θα υποδείξει η Βιβλιοθήκη του Πανεπιστημίου, ενώ η καταλογογράφηση, επειδή θα βασιστεί στο ψηφιοποιημένο υλικό, μπορεί να εκτελεστεί στο χώρο του Αναδόχου. A4.3.2.2.3 Χρονοδιάγραμμα--Φάσεις εκτέλεσης του έργου--τμηματικά παραδοτέα Βλέπε φάσεις έργου (Α4.6.2) για τη συγκεκριμένη συλλογή. A4.3.2.2.4 Τα πρότυπα καταλογογράφησης για να παραχθεί η επιθυμητή βιβλιογραφική Κάθε εγγραφή θα αποτελείται από μια σειρά πεδίων, όπως αυτά ορίζονται από το πρότυπο καταλογογράφησης MARC 21 και παρουσιάζονται αναλυτικά στην ενότητα A7.8 για την αντίστοιχη συλλογή. A4.3.2.2.5 Καθορισμός της υλικοτεχνικής υποδομής όσον αφορά το σπάνιο υλικό, ώστε να μην προκληθεί η παραμικρή φθορά σε παλαίτυπα ή σφιχτά βιβλιοδετημένους τόμους Για την ψηφιοποίηση του σπάνιου υλικού του Σωρανού ο Ανάδοχος θα πρέπει να διαθέτει ειδικούς Book Scanners, ώστε να μην προκληθεί οποιαδήποτε φθορά στο σπάνιο έντυπο υλικό που θα δοθεί προς ψηφιοποίηση. Για περισσότερες λεπτομέρειες δείτε ενότητα Α4.4 25
A4.3.2.2.6 Απαιτήσεις OCR Ο ανάδοχος καλείται να εφαρμόσει οπτική αναγνώριση χαρακτήρων για τα ψηφιακά αρχεία της συλλογής Σωρανός. Το παραδοτέο του πρέπει να είναι σε αρχεία XML (ένα για κάθε ψηφιακό τεκμήριο), τα οποία ακολουθούν το πρότυπο TEI σε encoding level 2 (ή εναλλακτικά σε encoding level 1). Το κείμενο θα πρέπει να είναι κωδικοποιημένο σε Unicode (UTF-8). Tο κείμενο της οπτικής αναγνώρισης πρέπει να ενσωματωθεί και στο αντίστοιχο PDF, προκειμένου να είναι δυνατή η αναζήτηση πλήρους κειμένου. Είναι επιθυμητή η μηχανική διόρθωση του αναγνωρισμένου κειμένου, ενώ δεν απαιτείται η διόρθωσή του από ειδικό επιμελητή. A4.3.2.3 Λειτουργική Ενότητα 3 Φωτοθήκη A4.3.2.3.1 Ποσοτικά δεδομένα και ιδιαιτερότητες της συλλογής Φωτογράφηση/ψηφιοποίηση 10.000 εξωτερικών λήψεων σε μέρη που έχουν υποδείξει οι αρχαιολόγοι του Τμήματος Ιστορίας-Αρχαιολογίας Ψηφιοποίηση 15.000 φωτογραφιών, slides, κ.ά. Δημιουργία 25.000 ηλεκτρονικών εγγραφών φωτογραφιών, slides κ.ά, σύμφωνα με το πρότυπο καταλογράφησης MARC 21 και τους αγγλοαμερικανικούς κανόνες καταλογογράφησης A4.3.2.3.2 Χώρος εκτέλεσης του έργου της καταλογογράφησης και της ψηφιοποίησης Το έργο της ψηφιοποίησης/φωτογράφησης ορίζεται να εκτελεστεί στο χώρο του Πανεπιστημίου και στους χώρους που έχουν υποδείξει οι αρχαιολόγοι του ιδρύματος. Πιο συγκεκριμένα: Κρήτη (Ελεύθερνα, Γαύδος, Βρύσινας, Ντία, Κατσαμπάς Μουσεία Ρεθύμνου, Χανίων Ηρακλείου και Εργαστήριο Συντήρησης Παλιάς Πόλης Ρεθύμνου), Λευκάδα, Νησιά Δήμου Μεγανησίου Λευκάδος, Αρχαιολογικό Μουσείο Λευκάδας, Λέσβος, Αρχαιολογικό Μουσείο Λέσβου. A4.3.2.3.3 Χρονοδιάγραμμα--Φάσεις εκτέλεσης του έργου--τμηματικά παραδοτέα Βλέπε φάσεις έργου (Α4.6.3) για τη συγκεκριμένη συλλογή. A4.3.2.3.4 Τα πρότυπα καταλογογράφησης για να παραχθεί η επιθυμητή βιβλιογραφική Η συλλογή περιλαμβάνει κυρίως φωτογραφίες, slides και ημερολόγια ανασκαφών. Οι φωτογραφίες και τα slides θα τεκμηριωθούν ηλεκτρονικά σύμφωνα με το πρότυπο καταλογογράφησης MARC 21 για γραφικό υλικό. Τα πεδία που θα χρησιμοποιηθούν για την καταλογογράφηση των φωτογραφιών και των slides υποδεικνύονται με παραδείγματα στην ενότητα A7.8. Οι εγγραφές που θα παραχθούν θα είναι πλήρεις. Για την ανεύρεση παραδειγμάτων σχετικών 26
με το γραφικό υλικό που θα καταλογογραφηθεί, συνιστούμε την ψηφιακή συλλογή Prints & Photographs Online Catalog της Βιβλιοθήκης του Κογκρέσου (http://www.loc.gov/pictures). Για τη δημιουργία ονοματικού και θεματικού θησαυρού καθιερωμένων όρων υποδεικνύπυμε την διεύθυνση: http://authorities.loc.gov και ειδικά για τη συμπλήρωση του πεδίου 655 τον Θησαυρό γραφικού υλικού της ίδιας βιβλιοθήκης: http://www.loc.gov/pictures/collection/tgm/ Τα ημερολόγια των ανασκαφών θα καταλογογραφηθούν σαν αρχειακό υλικό σύμφωνα με τους κανόνες τεκμηρίωσης του MARC 21. Αναλυτικότερα παραδείγματα γι αυτόν τον τύπο υλικού, καθώς και για ό,τι άλλο τεκμήριο δοθεί προς ψηφιοποίηση, και δεν εμπεριέχεται στο αναλυτικό εγχειρίδιο MARC 21, η ΑΑ θα παράσχει στον Ανάδοχο κατά τη διάρκεια εκτέλεσης του έργου. A4.3.2.3.5 Καθορισμός της υλικοτεχνικής υποδομής Το προς ψηφιοποίηση υλικό της Φωτοθήκης του Τμήματος Ιστορίας-Αρχαιολογίας αποτελεί στο σύνολό του υλικό υψηλών απαιτήσεων, προερχόμενο ή/και προοριζόμενο να χρησιμοποιηθεί- από ακαδημαϊκά ερευνητικά ή εκπαιδευτικά προγράμματα (ανασκαφική δραστηριότητα, ιστορική έρευνα, μαθήματα ιστορίας της τέχνης). Ταυτόχρονα οι ψηφιακές αποτυπώσεις του πρόκειται να αξιοποιηθούν περαιτέρω για ερευνητικούς και εκπαιδευτικούς σκοπούς. Απαιτείται επομένως να ψηφιοποιηθεί από κατάλληλους ειδικούς επαγγελματικούς σαρωτές και ψηφιακές φωτογραφικές μηχανές υψηλών επιδόσεων, προκειμένου να εξασφαλισθεί υψηλή πιστότητα στην απόδοση των χρωμάτων και ακρίβεια στην διατήρηση των λεπτομερειών των πρωτοτύπων. Για μεν τις φωτογραφίες θα πρέπει να χρησιμοποιηθούν ειδικοί φωτογραφικοί σαρωτές, για δε τα αρνητικά και τα slides ειδικοί σαρωτές για αρνητικά και slides. Για την πρωτογενή ψηφιακή φωτογράφηση των δημοσιευμένων ή προς δημοσίευση ευρημάτων, καθώς και των αρχαιολογικών χώρων ανά την Κρήτη και την υπόλοιπη Ελλάδα, όπου πραγματοποιείται έρευνα από τον Τομέα Αρχαιολογίας και Ιστορίας της Τέχνης, θα πρέπει να χρησιμοποιηθούν ψηφιακές φωτογραφικές μηχανές SLR. A4.3.2.3.6 Απαιτήσεις OCR Δεν υπάρχει τέτοια απαίτηση A4.3.2.4 Λειτουργική Ενότητα 4 Περιοδικά ΠΚ A4.3.2.4.1 Ποσοτικά δεδομένα και ιδιαιτερότητες της συλλογής Το έργο περιλαμβάνει την ψηφιοποίηση και την ηλεκτρονική αποδελτίωση, με το σύστημα OJS 4, περιοδικών που εκδίδονται από το Πανεπιστήμιο. Πρόκειται για τα: Αριάδνη Επετηρίς της Φιλοσοφικής Σχολής του Πανεπιστημίου Ελεύθερνα επιστημονική επετηρίς του Τμήματος Ψυχολογίας Επιστήμες Αγωγής πρώην Σχολείο και Ζωή 27