Ενότητα 14 Γραφικές Παραστάσεις Ένα φύλλο εργασίας μπορεί να παρουσιάζει διάφορες έννοιες όπως διαφορές μεταξύ αριθμών, αλλαγή αριθμών σε συνάρτηση με το χρόνο. Μια οπτική εικόνα αυτών των σχέσεως είναι πιο αποτελεσματική για να καταλάβουμε τις σχέσεις αυτές γι αυτό και η χρήση γραφικών παραστάσεων είναι ένα από τα πιο δυναμικά εργαλεία που σας προσφέρει το Excel. 14.1 Δημιουργία Γραφικής Παράστασης Η δημιουργία γραφικής παράστασης στο Excel είναι πολύ εύκολη. Πρέπει πρώτα να επιλέξετε τα δεδομένα που θέλετε να παραστήσετε γραφικά. Προσέξετε ότι ανάλογα με το είδος της γραφικής παράστασης που θέλετε, επιλέγετε και τον αριθμό των σειρών ή στηλών δεδομένων. Για παράδειγμα τα pie charts χρησιμοποιούν μόνο μια σειρά ή στήλη δεδομένων. Μετά επιλέγετε την εντολή Chart Wizard Και τέλος δημιουργείτε το πλαίσιο μέσα στο οποίο θα παρασταθεί η γραφική παράσταση. Μετά το Chart Wizard σας καθοδήγα μέσα από 4 βήματα για να κάνετε κάποιες επιλογές. 1. Δημιουργήστε το φύλλο εργασίας που φαίνεται πιο κάτω, φυλάξετε το φύλο αυτό στο φάκελο σας σαν exercise 14_1, και επιλέξετε το πεδίο B4:G9. MS Excel 2000 ΕΝΟΤΗΤΑ 14 1/15
2. Από τη γραμμή εργαλείων πατήστε το κουμπί Chart Wizard. Το κουτί διαλόγου Chart Wizard Step 1 of 4 εμφανίζεται. Από τη λίστα Chart Type επιλέγετε το είδος της γραφικής παράστασης που θέλετε και από το πλαίσιο Chart sub-types επιλέγετε πιο εξειδικευμένο την υποκατηγορία της γραφικής που επιλέξατε στα δεξιά. Στο Chart type το Column είναι είδη επιλεγμένο. Από το πλαίσιο Chart sub-types στα δεξιά επιλέξετε την πρώτη γραφική. MS Excel 2000 ΕΝΟΤΗΤΑ 14 2/15
3. Πατήστε το κουμπί Next. Το κουτί διαλόγου Chart Wizard Step 2 of 4. Στο κουτί Range αναγράφεται το πεδίο που επιλέξατε. Σε περίπτωση που θέλετε να το αλλάξετε μπορείτε να αλλάξετε τη διεύθυνση του πεδίου μέσα στο κουτί Data Range, ή να επιλέξετε καινούριο πεδίο. Βεβαιωθείτε ότι το πεδίο είναι σωστό όπως φαίνεται πιο κάτω: 4. Κάτω από το Data Range, στο πεδίο Series in είναι επιλεγμένο το Columns. Αυτό σημαίνει ότι η κάθε στήλη του πίνακα που επιλέξατε αντιπροσωπεύει και ένα Data Series (δηλαδή ένα χρώμα). Για να αντιστρέψουμε τα πιο πάνω κτυπήστε στο κουμπί Rows. Η εμφάνιση της γραφικής παράστασης αλλάζει και τώρα η κάθε γραμμή αντιπροσωπεύει ένα Data Series. MS Excel 2000 ΕΝΟΤΗΤΑ 14 3/15
5. Πατήστε στην καρτέλα Series. Στο κουτί Data Series αναγράφονται τα Data Series: Gross Revenue, Cost of Goods Sold κλπ. Στο κουτί Name αναγράφεται το πεδίο το οποίο περιέχει το όνομα του επιλεγμένου Data Series στα αριστερά και το κουτί Value το πεδίο που περιέχει τις τιμές του Data Series στα αριστερά. Στο κουτί Category (X) axis Labels αναγράφεται το πεδίο το οποίο χρησιμοποιήθηκε για τίτλους του Χ άξονα. MS Excel 2000 ΕΝΟΤΗΤΑ 14 4/15
6. Πατήστε το κουμπί Next. Το τρίτο βήμα του Chart Wizard εμφανίζεται. Στην πρώτη καρτέλα Titles του τρίτου βήματος μπορείτε να πληκτρολογήσετε τον τίτλο της γραφικής και οτιδήποτε τίτλους θέλετε για τον Χ και Z άξονα. Πληκτρολογήστε τους τίτλους όπως φαίνονται πιο κάτω: MS Excel 2000 ΕΝΟΤΗΤΑ 14 5/15
7. Κτυπήστε στη καρτέλα Axes. Εδώ επιλέγετε κατά πόσο θέλετε να φαίνονται οι τιμές στον άξονα X και οι τίτλοι στον άξονα Χ. Κτυπήστε στο κουτί Value (Υ) axis. Οι τιμές του άξονα Υ εξαφανίζονται. Ξανακτυπήστε στο κουτί Value (Y) axis για να εμφανίσετε τις τιμές του άξονα Υ. MS Excel 2000 ΕΝΟΤΗΤΑ 14 6/15
Μερικά είδη γραφικών παραστάσεων περιέχουν Gridlines και Legends και μερικά όχι. Τα Gridlines σας βοηθούν να βρείτε ευκολότερα τις τιμές στους άξονες. Υπάρχουν τα Horizontal και Vertical Gridlines. Τα Major Gridlines είναι οι αραιές γραμμές στην γραφική παράσταση και τα Minor είναι οι πυκνές γραμμές. Τα Legends δίνουν νόημα στα χρώματα των Data Series της γραφικής σας παράστασης. 8. Κτυπήστε στην καρτέλα Gridlines. Κτυπήστε στο κουτί Major Gridlines για τον Χ άξονα για να μην είναι μαρκαρισμένο. MS Excel 2000 ΕΝΟΤΗΤΑ 14 7/15
9. Κτυπήστε στην καρτέλα Legend. Εδώ επιλέγετε που θέλετε να τοποθετηθεί το Legend. Επιλέξετε από τις επιλογές το Top. MS Excel 2000 ΕΝΟΤΗΤΑ 14 8/15
10. Επιλέξετε την καρτέλα Data Labels. Επιλέξετε το Show Values. Πάνω από το κάθε Data Series εμφανίζεται μια τιμή, η αντίστοιχη τιμή του πίνακα που επιλέξαμε αρχικά να παραστήσουμε. Επιλέξετε ξανά το None. MS Excel 2000 ΕΝΟΤΗΤΑ 14 9/15
11. Προχωρήστε στην τελευταία καρτέλα Data Table. Μαρκάρετε το Show data table. Η παράσταση σε συνδυασμό με τον πίνακα εμφανίζεται στο παράθυρο. 12. Κτυπήστε ξανά για να μην είναι μαρκαρισμένο το κουτί Show data table. MS Excel 2000 ΕΝΟΤΗΤΑ 14 10/15
13. Πατήστε το κουμπί Next. Το τέταρτο και τελευταίο βήμα εμφανίζεται. Εδώ έχουμε δύο επιλογές. (α) Να δημιουργήσουμε την γραφική μας παράσταση σε ξεχωριστή σελίδα (As new sheet) η οποία είναι ειδικά για μια μόνο γραφική παράσταση και (β) Να δημιουργήσουμε την γραφική μας παράσταση (As object in) στο φύλλο (spreadsheet) που βρισκόμαστε. Εξ ορισμού είναι επιλεγμένη η δεύτερη και θα το αφήσουμε ως έχει. MS Excel 2000 ΕΝΟΤΗΤΑ 14 11/15
14. Πατήστε το κουμπί Finish. H γραφική παράσταση είναι έτοιμη. Η οθόνη σας θα φαίνεται όπως πιο κάτω: 15. Προσέξετε ότι η γραμμή εργαλείων Chart επίσης έχει εμφανιστεί. Αν η γραφική σας δεν φαίνεται καλά μην ανησυχείτε. Απλώς το πλαίσιο της παράσταση είναι πολύ μικρό. MS Excel 2000 ΕΝΟΤΗΤΑ 14 12/15
14.2 Οι δύο φάσεις της γραφικής Παράστασης 1. Η κάθε γραφική παράσταση έχει δύο φάσεις. 2. Κτυπήστε έξω από την γραφική παράσταση. Αυτό σημαίνει ότι η παράσταση δεν είναι επιλεγμένη και εργάζεστε στο φύλλο εργασίας. 3. Κτυπήστε μια φορά στο πλαίσιο της γραφικής σας παράστασης. Τα Handles εμφανίζονται γύρω από το πλαίσιο της. Αυτό σημαίνει ότι η παράσταση σας είναι επιλεγμένη. Όταν η παράσταση είναι σε αυτή τη φάση τότε μπορείτε να την μετακινήσετε και να αλλάξετε το μέγεθος της. Επίσης μπορείτε να κάνετε οτιδήποτε αλλαγές θέλετε πάνω σε αυτή. 14.3 Μετακίνηση και αλλαγή μεγέθους της γραφικής παράστασης 1. Κτυπήστε έξω από τη γραφική σας παράσταση. 2. Κτυπήστε πάνω στο πλαίσιο της γραφικής και σύρετε την όπου θέλετε να την μεταφέρετε. 3. Μετακινηθείτε τώρα πάνω σε ένα Handles και σύρετε το ποντίκι σας στην κατεύθυνση που θέλετε. Το μέγεθος της παράστασης αλλάζει. MS Excel 2000 ΕΝΟΤΗΤΑ 14 13/15
14.4 Δημιουργία γραφικής παράστασης σε ξεχωριστό φύλλο Έχουμε δει πως να δημιουργούμε γραφικές παραστάσεις στο φύλλο εργασίας. Τώρα θα δούμε πως να δημιουργήσουμε γραφική παράσταση σε ξεχωριστό φύλλο. 1. Μεταφερθείτε στο φύλλο εργασίας και επιλέξετε τα κελιά Β4:G9. 2. Κτυπήστε στο Chart Wizard. Το πρώτο βήμα από το Chart Wizard εμφανίζεται. Κάτω από το Chart Type επιλέξετε το Column (όπως φαίνεται πιο κάτω) και πατήστε next. MS Excel 2000 ΕΝΟΤΗΤΑ 14 14/15
3. Στο κουτί Range αναγράφεται το πεδίο που επιλέξατε. Βεβαιωθείτε ότι είναι το σωστό και πατήστε το Next. 4. Από το 3 βήμα κάτω από την καρτέλα Titles πληκτρολογήστε στο Chart title, Summary Budget και στο Category (X) axis 1994 και στην καρτέλα Legend βεβαιωθείτε ότι το κουτί Show Legend είναι μαρκαρισμένο. 5. Πατήστε το Next. Επιλέξετε το As New Sheet και πατήστε το Finish. 6. Το Chart Wizard κλείνει και ένα καινούριο φύλλο γραφικών παραστάσεων εμφανίζεται. 7. Φυλάξετε το αρχείο στο φάκελο σας σαν exercise 14_2. MS Excel 2000 ΕΝΟΤΗΤΑ 14 15/15