Κωδικός:.TTY.210 Αρ. Έκδ.: 2 Ηµ/νία Έκδ.: 28-08-12 Σελ. 1 από 5 1. Εισαγωγή Η παρούσα διαδικασία περιγράφει τον τρόπο συντήρησης του εξοπλισµού και των εγκαταστάσεων του ΕΚΕΦΕ ΗΜΟΚΡΙΤΟΣ από το Τµήµα Τεχνικής Υποστήριξης και συγκεκριµένα από τα Συνεργεία αυτού. 2. Αρµόδιοι 2.1 ιευθυντής ΤΕ & ΥΕ 2.2 Προϊστάµενος ΤΤΥ 2.3 Συνεργεία ΤΤΥ 2.4 Εργοδηγός Συνεργείου. 2.5 Γραµµατεία ΤΤΥ 3. Περιγραφή 3.1 Γενικά Το ΕΚΕΦΕ ΗΜΟΚΡΙΤΟΣ είναι εφοδιασµένο µε τις απαραίτητες εγκαταστάσεις και τον αναγκαίο εξοπλισµό που χρειάζεται για την εύρυθµη λειτουργία του. Στις εγκαταστάσεις και στον εξοπλισµό του Κέντρου που εµπίπτουν στο πεδίο εφαρµογής της παρούσας διαδικασίας περιλαµβάνονται: Κτιριακές εγκαταστάσεις (Υποσταθµοί, αντλιοστάσια, λεβητοστάσια κ.λ.π) Γενικός εξοπλισµός (π.χ. ασανσέρ, καυστήρας, κλιµατιστικά, ψυγεία κλπ.) Μορφές συντήρησης που εφαρµόζονται είναι οι ακόλουθες: o Προληπτική συντήρηση o Έκτακτη διορθωτική συντήρηση 3.2 Προγραµµατισµός Προληπτικής Συντήρησης Ο εξοπλισµός και οι εγκαταστάσεις του Κέντρου συντηρούνται προληπτικά σε προκαθορισµένα χρονικά διαστήµατα. Ο εξοπλισµός και οι εγκαταστάσεις καταχωρούνται µε ευθύνη του Προϊστάµενου ΤΤΥ στον «Κατάλογο Εξοπλισµού Πρόγραµµα Συντήρησης/ Ελέγχου», Έντυπο Ε.ΤΤΥ.210-1. Τα στοιχεία τα οποία αναφέρονται στον εν λόγω κατάλογο είναι: περιγραφή εξοπλισµού/ εγκατάστασης αριθµός σειράς (serial number) εξοπλισµού χώρος/ σηµείο που βρίσκεται ο αντίστοιχος εξοπλισµός Σύνταξη: Έλεγχος: Έγκριση: ΠΑΠΑΝΙΚΟΛΑΟΥ ΜΑΡΙΑ Υπευθ. ιαχείρισης Ποιότητας.Τ.Ε& Υ.Ε ΦΟΝΤΑΡΑ ΜΑΡΙΝΑ Υπεύθ. ιαχείρισης Ποιότητας ΕΚΕΦΕ/ ΑΓΓΕΛΗΣ ΖΗΣΙΜΟΣ Προϊστάµενος.Τ.Ε & Υ.Ε
Κωδικός:.TTY.210 Αρ. Έκδ.: 2 Ηµ/νία Έκδ.: 28-08-12 Σελ. 2 από 5 συχνότητα συντήρησης και ελέγχου τρόπος προληπτικής συντήρησης/ ελέγχου του εκάστοτε εξοπλισµού/ εγκατάστασης (είναι δυνατό να γίνεται παραποµπή στα εγχειρίδια χρήσης των κατασκευαστών ή/και σε σχετικές οδηγίες εργασίας) υπεύθυνος προληπτικής συντήρησης/ ελέγχου τυχόν παρατηρήσεις που αφορούν τις προαναφερόµενες ενέργειες Η συχνότητα της συντήρησης καθορίζεται, λαµβάνοντας υπόψη µεταξύ άλλων τα παρακάτω: τη συχνότητα και τις συνθήκες χρήσης του αντίστοιχου εξοπλισµού τις υποδείξεις των κατασκευαστών τις τάσεις που διαφαίνονται από τη µελέτη των αρχείων προηγουµένων συντηρήσεων (π.χ. διαφαινόµενη τάση µη ορθής λειτουργίας, αποκλίσεις που εντοπίστηκαν, κλπ) τις απαιτήσεις οποιωνδήποτε συναφών προδιαγραφών την κρισιµότητα του εξοπλισµού στην ορθή και αξιόπιστη λειτουργία του Κέντρου Τα διαστήµατα της προληπτικής συντήρησης του εξοπλισµού/ εγκατάστασης και κατ επέκταση τα αναγραφόµενα επί του Καταλόγου Ε.ΤΤΥ.210-1, ανασκοπούνται ή/ και τροποποιούνται, όποτε κρίνεται σκόπιµο µε βάση τη σταθερότητα λειτουργίας του εξοπλισµού και τις τυχόν αποκλίσεις που έχουν εµφανιστεί. Η ανασκόπηση του προγράµµατος διενεργείται µε ευθύνη του Προϊστάµενου ΤΤΥ σε συνεργασία µε τους αντίστοιχους προµηθευτές (όπου απαιτείται). Ο Κατάλογος Εξοπλισµού Πρόγραµµα Συντήρησης/ Ελέγχου (Ε.ΤΤΥ.210-1) κοινοποιείται στα συνεργεία του ΤΤΥ τα οποία είναι αρµόδια για την υλοποίηση του προγράµµατος και τη διενέργεια των προβλεπόµενων συντηρήσεων. 3.3 ιενέργεια Προληπτικής/ Έκτακτης Συντήρησης Οι εργασίες συντήρησης (προληπτικής/ έκτακτης) οι οποίες διενεργούνται από τα συνεργεία καταγράφονται στην αντίστοιχη Καρτέλα Εξοπλισµού (Ε.ΤΤΥ.210-2). Αρµόδιος για την παρακολούθηση υλοποίησης των εργασιών είναι ο Προϊστάµενος Τµήµατος Τεχνικής Υποστήριξης του Κέντρου. Για τη διενέργεια της συντήρησης, ακολουθούνται οι σχετικές οδηγίες που δίνονται από τους κατασκευαστές / προµηθευτές του εξοπλισµού, ή που έχουν εκδοθεί από το ΤΤΥ. Σε περίπτωση βλάβης ή δυσλειτουργίας σε εξοπλισµό, αυτός τίθεται εκτός λειτουργίας και σηµαίνεται µε ετικέτα που φέρει την ένδειξη «Εξοπλισµός εκτός Λειτουργίας». 3.4. Καταγραφή Αναγκών Συντήρησης από Ινστιτούτα/ ιευθύνσεις/ Υπηρεσίες Κέντρου - Υλοποίηση Εργασιών από τα Συνεργεία Οι ανάγκες προληπτικής/ έκτακτης συντήρησης του εξοπλισµού και των εγκαταστάσεων που υπάρχουν στα Ινστιτούτα/ ιευθύνσεις/ Υπηρεσίες του Κέντρου κοινοποιούνται στο Τµήµα Τεχνικής Υποστήριξης.
Κωδικός:.TTY.210 Αρ. Έκδ.: 2 Ηµ/νία Έκδ.: 28-08-12 Σελ. 3 από 5 Σε περίπτωση ανάγκης συντήρησης κτιριακών εγκαταστάσεων ακολουθούνται τα όσα περιγράφονται στην ιαδικασία.ττυ.110. Τα αιτήµατα από τα Ινστιτούτα/ ιευθύνσεις/ Υπηρεσίες του Κέντρου για συντήρηση εξοπλισµού καταγράφονται, µέσω του ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου, στη φόρµα Ε-ΤΤΥ 210-11 «Αίτηση Εκτέλεσης Εργασίας». Ο αιτών την εργασία, συµπληρώνει στο Ε-ΤΤΥ 210-11 τις εργασίες η επισκευές που επιθυµεί και πάντα µέσω ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου το προωθεί στον ιευθυντή του για έγκριση. Εν συνεχεία προωθείται στον Προϊστάµενο ΤΕ & ΥΕ ο οποίος συµπληρώνει τις παρατηρήσεις του και το προωθεί στο ανάλογο συνεργείο. Οι εργασίες συντήρησης υλοποιούνται από τα συνεργεία κατά σειρά προτεραιότητας σύµφωνα µε την παραλαβή τους µέσω του ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου, και καταγράφονται στην αντίστοιχη Καρτέλα Εξοπλισµού (Ε.ΤΤΥ.210-2). Προκειµένου να υπάρχει ενηµέρωση του ΤΤΥ σχετικά µε την πορεία των «Αιτήσεων Εκτέλεσης εργασίας», για την τήρηση προτεραιότητας και τους λόγους καθυστέρησης ή µη εκτέλεσης κάποιας εργασίας, συµπληρώνεται το Έντυπο Ε.TTY.210-3 «Ενηµέρωση Εκτελεσθέντων Εργασιών» το οποίο παραδίδεται στο τέλος κάθε εβδοµάδας από τον Υπεύθυνο του κάθε συνεργείου στο ΤΤΥ. Στο εν λόγω Έντυπο καταγράφεται ο αριθµός πρωτοκόλλου της «Αίτησης Εκτέλεσης Εργασίας» η πορεία της αίτησης (εκτελέστηκε ή όχι), η ηµεροµηνία εκτέλεσης και στο τελευταίο πεδίο παρατηρήσεις (π.χ. λόγοι µη εκτέλεσης, λόγοι καθυστέρησης). Για εργασίες που τυχόν εκτελούνται από τα συνεργεία εκτός πρωτοκόλλου, (π.χ. επείγουσες εργασίες) ακολουθείται διαφορετική διαδικασία. Στην περίπτωση αυτή συµπληρώνεται από το αρµόδιο συνεργείο το Έντυπο Ε.TTY.210-4 «Εκτελεσθείσες Εργασίες» στο οποίο καταγράφεται η ηµεροµηνία της αίτησης, η περιγραφή της εργασίας, το όνοµα του αιτούντος καθώς και το Ινστιτούτο/ Κτήριο στο οποίο υπάρχει ανάγκη να γίνει η εργασία. Ακολουθεί η έγκριση της εργασίας από τον Υπεύθυνο του συνεργείου και η χρέωσή της στον αρµόδιο τεχνικό. Μετά την ολοκλήρωση της εργασίας, συµπληρώνονται από τον Υπεύθυνο του συνεργείου στο Έντυπο Ε.TTY.210-4 ο τεχνικός που εκτέλεσε την εργασία, οι ανθρωποώρες που καταναλώθηκαν καθώς το όνοµα και η υπογραφή του αιτούντος την εν λόγω εργασία. Τα συµπληρωµένα Έντυπα Ε.TTY.210-4 παραδίδονται στο τέλος κάθε εβδοµάδας στο ΤΤΥ για ενηµέρωση αυτού. 3.5. Ηµερήσιος έλεγχος Η/Μ εγκαταστάσεων και εξοπλισµού. Οι Η/Μ εγκαταστάσεις του Κέντρου και ο αντίστοιχος εξοπλισµός τα οποία κρίνονται υψηλής σπουδαιότητας και ασφάλειας για την εύρυθµη λειτουργία του κέντρου (πχ. Υποσταθµοί, αντλιοστάσια κ.λ.π) επιθεωρούνται σε ηµερήσια βάση από το Συνεργείο Ηλεκτρολόγων (ΣΗ) και από το Συνεργείο Μηχανικών (ΣΜ).
Κωδικός:.TTY.210 Αρ. Έκδ.: 2 Ηµ/νία Έκδ.: 28-08-12 Σελ. 4 από 5 Συνεργείο Ηλεκτρολόγων (ΣΗ). Τα σηµεία ελέγχου αρµοδιότητας ΣΗ, καταγράφονται στο έντυπο Ε.ΤΤΥ. 210-5 «ΗΜΕΡΗΣΙΟ ΕΛΤΙΟ ΕΛΕΓΧΟΥ ΗΛ. ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΕΩΝ». Ο εργοδηγός του ΣΗ έχει την ευθύνη για την επιλογή και καταγραφή στα αντίστοιχα πεδία του εντύπου, των χειριστών κάθε βάρδιας. Με την ανάληψη της ηµερήσιας υπηρεσίας ο χειριστής κάθε βάρδιας, παραλαµβάνει το ηµερήσιο έντυπο Ε.ΤΤΥ. 210-5 από το χειριστή της προηγούµενης βάρδιας, µεταβαίνει στα σηµεία ελέγχου, συµπληρώνει την ώρα της επίσκεψης και την σχετική ένδειξη και υπογράφει στο αντίστοιχο πεδίο. Με τη λήξη της βάρδιας του, παραδίδει το συµπληρωµένο έντυπο στο χειριστή της επόµενης βάρδιας. Παράλληλα, κάθε χειριστής συµπληρώνει στο έντυπο Ε.ΤΤΥ. 210-6 «ΗΜΕΡΗΣΙΟ ΕΛΤΙΟ ΑΝΑΦΟΡΑΣ ΧΕΙΡΙΣΤΗ ΒΑΡ ΙΑΣ» τις παρατηρήσεις του κατά τη διάρκεια των ελέγχων. Τα συµπληρωµένα και υπογεγραµµένα έντυπα Ε.ΤΤΥ.210-5 ΚΑΙ Ε.ΤΤΥ. 210-6 (όλων των βαρδιών) παραδίδονται στο εργοδηγό του ΣΗ. Παράλληλα, σε κάθε υποσταθµό του Κέντρου (10 συνολικά) υπάρχει το (µηνιαίο) έντυπο Ε.ΤΤΥ. 210-7 «ΕΛΤΙΟ ΕΛΕΓΧΟΥ ΥΠΟΣΤΑΘΜΟΥ» στο οποίο καταγράφονται οι επισκέψεις έλεγχοι. ύο φορές σε κάθε βάρδια, θα πρέπει ο χειριστής της εκάστοτε βάρδιας να συµπληρώνει την ώρα της επίσκεψης του, το όνοµα του και να υπογράφει στα αντίστοιχα πεδία ώστε να πιστοποιείται ο έλεγχος της συγκεκριµένης εγκατάστασης. Με τη λήξη του µήνα τα Ε 210-7 παραδίδεται στον εργοδηγό ΣΗ. Συνεργείο Μηχανικών (ΣΜ). Τα σηµεία ελέγχου αρµοδιότητας ΣΜ, καταγράφονται στο έντυπο Ε.ΤΤΥ. 210-8 «ΗΜΕΡΗΣΙΟ ΕΛΤΙΟ ΕΛΕΓΧΟΥ ΜΗΧ. ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΕΩΝ». Ο εργοδηγός του ΣΜ έχει την ευθύνη για την επιλογή και καταγραφή στα αντίστοιχα πεδία του εντύπου, των χειριστών κάθε βάρδιας. Με την ανάληψη της ηµερήσιας υπηρεσίας ο χειριστής κάθε βάρδιας, παραλαµβάνει το ηµερήσιο έντυπο Ε.ΤΤΥ. 210-8 από το χειριστή της προηγούµενης βάρδιας, µεταβαίνει στα σηµεία ελέγχου, συµπληρώνει την ώρα της επίσκεψης και την σχετική ένδειξη και υπογράφει στο αντίστοιχο πεδίο. Με τη λήξη της βάρδιας του, παραδίδει το συµπληρωµένο έντυπο στο χειριστή της επόµενης βάρδιας. Παράλληλα, κάθε χειριστής συµπληρώνει στο έντυπο Ε.ΤΤΥ. 210-9 «ΗΜΕΡΗΣΙΟ ΕΛΤΙΟ ΑΝΑΦΟΡΑΣ ΧΕΙΡΙΣΤΗ ΒΑΡ ΙΑΣ» τις παρατηρήσεις του κατά τη διάρκεια των ελέγχων. Τα συµπληρωµένα και υπογεγραµµένα έντυπα Ε.ΤΤΥ. 210-8 ΚΑΙ Ε.ΤΤΥ. 210-9 (όλων των βαρδιών) παραδίδονται στο εργοδηγό του ΣΜ. Παράλληλα, στο λεβητοστάσιο κάθε κτιρίου του ΕΚΕΦΕ/ υπάρχει το (µηνιαίο) έντυπο Ε.ΤΤΥ 210-10 «ΕΛΤΙΟ ΕΛΕΓΧΟΥ ΛΕΒΗΤΟΣΤΑΣΙΟΥ» στο οποίο καταγράφονται οι επισκέψεις έλεγχοι. Μια φορά σε κάθε βάρδια, θα πρέπει ο χειριστής της εκάστοτε βάρδιας να συµπληρώνει την ώρα της επίσκεψης του, τυχόν παρατηρήσεις και να υπογράφει στα αντίστοιχα πεδία ώστε να πιστοποιείται ο έλεγχος της συγκεκριµένης εγκατάστασης. Με τη λήξη του µήνα τα συµπληρωµένα Ε.ΤΤΥ. 210-10 παραδίδονται στον εργοδηγό ΣΜ. 4. Σχετικά Έντυπα
Κωδικός:.TTY.210 Αρ. Έκδ.: 2 Ηµ/νία Έκδ.: 28-08-12 Σελ. 5 από 5 4.1 Ε.TTY.210-1, Κατάλογος Εξοπλισµού Πρόγραµµα Συντήρησης/ Ελέγχου 4.2 Ε.TTY.210-2, Καρτέλα Εξοπλισµού 4.3 Αίτηση Εκτέλεσης Εργασίας 4.4 Βιβλίο Αιτήσεων ΤΤΥ 4.5 Ε.TTY.210-3, Ενηµέρωση Εκτελεσθέντων Εργασιών Συνεργείο «..» 4.6 Ε.TTY.210-4, Εκτελεσθείσες Εργασίες Συνεργείο «..» 4.7 Ε.TTY.210-5 ΗΜΕΡΗΣΙΟ ΕΛΤΙΟ ΕΛΕΓΧΟΥ ΗΛ. ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΕΩΝ 4.8 Ε.TTY.210-6 ΗΜΕΡΗΣΙΟ ΕΛΤΙΟ ΑΝΑΦΟΡΑΣ ΧΕΙΡΙΣΤΗ ΒΑΡ ΙΑΣ 4.9 Ε.TTY.210-7 ΕΛΤΙΟ ΕΛΕΓΧΟΥ ΥΠΟΣΤΑΘΜΟΥ 4.10 Ε.TTY.210-8 ΗΜΕΡΗΣΙΟ ΕΛΤΙΟ ΕΛΕΓΧΟΥ ΜΗΧ. ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΕΩΝ 4.11 Ε.TTY.210-9 ΗΜΕΡΗΣΙΟ ΕΛΤΙΟ ΑΝΑΦΟΡΑΣ ΧΕΙΡΙΣΤΗ ΒΑΡ ΙΑΣ 4.12 Ε. ΤΤΥ.210-10 ΕΛΤΙΟ ΕΛΕΓΧΟΥ ΛΕΒΗΤΟΣΤΑΣΙΟΥ 4.13 Ε. ΤΤΥ.210-11 ΑΙΤΗΣΗ ΕΚΤΕΛΕΣΗΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ 5. Αρχεία 5.1 Ο Κατάλογος Εξοπλισµού Πρόγραµµα Συντήρησης/ Ελέγχου (Ε.TTY.210-1) τηρείται σε αρχείο µε ευθύνη του Προϊστάµενου ΤΤΥ, για όσο χρόνο είναι σε ισχύ. 5.2 Το ΤΤΥ τηρεί επίσης, για κάθε εξοπλισµό αρχείο, στο οποίο περιλαµβάνονται οι συµπληρωµένες Καρτέλες Εξοπλισµού (Ε.TTY.210-2) και τα Εγχειρίδια Χρήσης αυτού. 5.3 Τα Έντυπα Ε.TTY.210-3 και Ε.TTY.210-4 τηρούνται σε αρχείο από το ΤΤΥ για 3 χρόνια τουλάχιστον. 6. Αλλαγές του Εγγράφου Έκδοση / Ηµεροµηνία 1/ 01-07-2009 Περιγραφή τροποποίησης Αρχική Έκδοση 2/28-08-12 ιεκπεραίωση αιτήσεων εργασίας µέσω ηλεκτρ. πρωτοκόλλου