Διαχείριση Έργων Πληροφορικής Εργαστήριο «Microsoft Project - Παρακολούθηση Έργου» Μ.Τσικνάκης, Ρ.Χατζάκη Ε. Μανιαδή, Α. Μαριδάκη
1. Κρίσιμη διαδρομή Για να αποτυπώσουμε την κρίσιμη διαδρομή ενός έργου στο διάγραμμα Gannt επιλέγουμε το μενού Format και έπειτα επιλέγουμε το Critical Tasks checkbox. Παρατηρούμε πως μπάρες που αντιστοιχούν στις κρίσιμες δραστηριότητες χρωματίζονται πλεόν με κόκκινο χρώμα. Μπορούμε επίσης να αποτυπώσουμε τις κρίσιμες δραστηριότητες στη λίστα των δραστηριοτήτων επιλέγοντας από το μενού View -> Highlight: Critical. Οι κρίσιμες δραστηριότητες μαρκάρονται με μπλε χρώμα. Για να εμφανίζονται στη λίστα και στο διάγραμμα Gannt μόνο οι κρίσιμες δραστηριότητες επιλέγουμε από το μενού View -> Filter: Critical. Εναλλακτικά, μπορούμε να προσθέσουμε δύο επιπλέον στήλες στη λίστα δραστηριοτήτων, η πρώτη στήλη θα αποτυπώνει αν η αντίστοιχη δραστηριότητα είναι κρίσιμη και η δεύτερη ποιο είναι το Slack/Float της, δηλαδή το περιθώριο που έχει η δραστηριότητα να καθυστερήσει χωρίς να καθυστερήσει ο χρόνος περάτωσης του έργου. Για να γίνει αυτό στην τελευταία στήλη (στα δεξιά) κάνουμε κλικ στον τίτλο της Add New Column και επιλέγουμε Critical (πρώτη επιπλέον στήλη) και Total Slack /«Συνολική Αδράνεια» (δεύτερη επιπλέον στήλη). Τέλος, το network diagram του έργου παρουσιάζεται επιλέγοντας από το μενού View -> Network Diagram. Οι κρίσιμες δραστηριότητες παρουσιάζονται με κόκκινο περίγραμμα στα αντίστοιχα ορθογώνια σχήματα που τις αναπαριστούν. Όπως θα διαπιστώσετε το διάγραμμα δικτύου δεν περιέχει πληροφορίες σχετικά με τους ενωρίτερους χρόνους έναρξης/λήξης καθώς και τους αργότερους χρόνους έναρξης/λήξης. Αυτές οι πληροφορίες μπορούν να παρουσιαστούν αν προσθέσουμε επιπλέον στήλες στην λίστα δραστηριοτήτων, όπως κάναμε παραπάνω για το Total Slack /«Συνολική Αδράνεια». Οι πληροφορίες αυτές έχουν τίτλο: Early Start /«Πρώιμη Έναρξη» Early Finish /«Πρώιμη Λήξη» Late Start /«Καθυστερημένη Έναρξη» Late Finish /«Καθυστερημένη Λήξη» 2
2. Παρακολούθηση έργου Η πρόοδος του έργου αποτελείται από δύο συνιστώσες: 1. την πραγματική πρόοδο 2. τις προβλέψεις για το τι απομένει να γίνει Η παρακολούθηση της κατάστασης του έργου σχετίζεται με πληροφορίες όπως η ολοκλήρωση των εργασιών, τον πραγματικό χρόνο έναρξης και λήξης των εργασιών, τις ώρες εργασίας, καθώς και τα έξοδα. Εξίσου σημαντικό για τον διαχειριστή του έργου, είναι να μπορεί να γνωρίζει- παρακολουθεί την εξέλιξη των εργασιών που απομένουν για την ολοκλήρωση του έργου - δηλαδή, τη διάρκεια ή την εργασία που τα μέλη της ομάδας εκτιμούν ότι χρειάζεται για να ολοκληρωθεί. 2.1 Μέθοδοι για την παρακολούθηση έργου Υπάρχουν δύο μέθοδοι που μπορεί να χρησιμοποιήσει ο επιστημονικός υπεύθυνος για την παρακολούθηση της εξέλιξης του έργου, η πρώτη αναφέρεται στην ενημέρωση εργασιών, (assignments - επίπεδο 2) ενώ η δεύτερη στην ενημέρωση δραστηριοτήτων, (tasks - επίπεδο 1). Η επιλογή της μεθόδου που θα εφαρμοστεί για την παρακολούθηση του έργου εξαρτάται από διάφορες συνιστώσες όπως: ο οργανισμός- εταιρία το είδος του έργου το επίπεδο της ανάλυσης που χρειάζεται να παρουσιαστεί στους ενδιαφερόμενους τον διαθέσιμο χρόνο ενασχόλησης του επιστημονικού υπευθύνου στο έργο 2.1.1 Ενημέρωση Εργασιών Με την προσέγγιση αυτή, χρειάζεται να δηλωθούν οι πραγματικές ώρες εργασίας για κάθε μέλος της ομάδας όπου του έχει ανατεθεί εργασία, καθώς και τις εκτιμήσεις τους για τις υπολειπόμενες ώρες κάθε ανάθεσης. Όταν εισάγετε αυτά τα δεδομένα στον προγραμματισμό (schedule), το Project υπολογίζει την συνολική διάρκεια, δουλειά και το ποσοστό υλοποίησης κάθε δραστηριότητας υπολογίζοντας τις εκχωρημένες τιμές των εργασιών που σχετίζονται με την κάθε δραστηριότητα. Ο μεγάλος όγκος των δεδομένων αποτελεί σημαντικό μειονέκτημα της συγκεκριμένης μεθόδου και συνίσταται μόνο στην περίπτωση όπου υπάρχει αυτοματοποιημένος τρόπος εισαγωγής των δεδομένων π.χ χρήση Project Server & φύλλα χρονοχρέωσης. 2.1.2 Ενημέρωση Δραστηριοτήτων Σε αντίθεση με την ενημέρωση εργασιών η ενημέρωση δραστηριοτήτων απαιτεί λιγότερο χρόνο, παρόλα αυτά μπορεί να παρέχει μια αρκετά αντιπροσωπευτική εικόνα της κατάστασης του έργου σε ότι αφορά τον προγραμματισμό. Η συγκεκριμένη μέθοδος επιτρέπει την συλλογή πληροφοριών αναφορικά με την πραγματική και υπολειπομένη διάρκεια καθώς και τις πραγματικές ημερομηνίες έναρξης και λήξης των εργασιών του έργου. 3
2.2 Απαιτούμενες πληροφορίες για την κατάσταση του έργου Υπάρχουν τρεις κατηγορίες πληροφοριών που απατούνται για να παραχθεί μια ολοκληρωμένη εικόνα της κατάστασης των δραστηριοτήτων: Πραγματική ημερομηνία έναρξης (Actual start date field) Ολοκληρωμένες εργασίες - δραστηριότητες. Το Project υπολογίζει την πραγματική ημερομηνία λήξης για της ολοκληρωμένες εργασίες δραστηριότητες, υπάρχει δυνατότητα αλλαγής χειροκίνητα. Ανάλογα με το επίπεδο λεπτομέρειας υπάρχουν οι επιλογές: o Πραγματική διάρκεια (Actual Duration field), o Πραγματική εργασία (Actual Work field) o % ολοκλήρωση (% Complete or % Work Complete) Υπολειπόμενες εργασίες για την ολοκλήρωση δραστηριότητας, ένα επίπεδο κάτω για τις εργασίες Θέτοντας ως κομβικό σημείο τις παραπάνω κατηγορίες πληροφοριών το MS Project διαθέτει τέσσερις διαφορετικούς τρόπους συλλογής δεδομένων που αναπαριστούν την κατάσταση του έργου: 1. Actual and remaining duration 2. Actual and remaining work 3. Actual and remaining work at the assignment level 4. Percent complete (% Complete) and remaining duration 4
3. Προετοιμασία για την ενημέρωση του έργου Αφού ολοκληρωθεί ο προγραμματισμός ενός έργου ο διαχειριστής του οφείλει να παρακολουθεί την εκτέλεσή του και κατά πόσο αυτή συμφωνεί ή αποκλίνει από τον αρχικό σχεδιασμό. Πριν ξεκινήσει η καταχώρηση χαρακτηριστικών προόδου του έργου θα πρέπει να πραγματοποιηθούν κάποιες επιπλέον ρυθμίσεις: Ρύθμιση δραστηριοτήτων (tasks) σε κατάσταση αυτόματου προγραμματισμού (Auto Scheduled Mode) Δημιουργία πρότυπου αναφοράς/ γραμμή βάσης (baseline) Ρυθμίσεις MS Project για ενημερώσεις κατάστασης 3.1 Δημιουργία γραμμής βάσης (baseline) Η γραμμή βάσης περιέχει όλα τα στοιχεία του έργου που καταχωρήθηκαν στη φάση του σχεδιασμού (ημερομηνίες έναρξης λήξης, διάρκεια δραστηριοτήτων, απασχόληση και κόστος). Αποθηκεύεται ως πρότυπο πάνω στο οποίο εφαρμόζονται τα χαρακτηριστικά προόδου παρέχοντας την δυνατότητα δημιουργίας αναφορών επίδοσης των εργασιών καθώς και εκτιμήσεων των υπολοίπων δεδομένων. Υπάρχει η δυνατότητα αποθήκευσης 11 γραμμών βάσης και 10 ενδιάμεσων σχεδίων του έργου, τα οποία συμβολίζονται με έναν αύξοντα αριθμό και με την ημερομηνία της τελευταίας ενημέρωσής τους. Οι γραμμές βάσης μπορεί να περιλαμβάνουν πληροφορίες για το σύνολο του έργου ή για επιλεγμένες δραστηριότητες. Επιχειρώντας την αποθήκευση μιας ήδη υπάρχουσας γραμμή βάσης, τα δεδομένα που περιλαμβάνει μπορούν να αντικατασταθούν από νέα, ενώ είναι δυνατή και η διαγραφή μιας γραμμής βάσης με την επιλογή Project -> Set Baseline -> Clear Baseline. Για να δημιουργήσετε μια νέα γραμμή βάσης ακολουθήστε την διαδρομή: από την καρτέλα Project -> Set Baseline 5
Η Baseline 0 είναι η προκαθορισμένη γραμμή βάσης, η οποία χρησιμοποιείται από το πρόγραμμα ως σημείο αναφοράς για τη μέθοδο της δεδουλευμένης αξίας. Ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να τροποποιήσει αυτή την προεπιλογή και να ορίσει μια διαφορετική γραμμή βάσης από την καρτέλα Advanced του παραθύρου των ρυθμίσεων του έργου. 6
3.2 Ρυθμίσεις MS Project για ενημερώσεις κατάστασης έργου Οι ρυθμίσεις που πρέπει να εξεταστούν πριν την καταχώρηση της εξέλιξης των εργασιών ενός έργου έχουν σχέση τόσο με τη μέθοδο ενημέρωσης που θα χρησιμοποιηθεί όσο και με τον τρόπο αλληλεπίδρασης των μεταβλητών κόστους, μονάδων, διάρκειας και μονάδων/χρονικό διάστημα και τον υπολογισμό της πραγματικής και υπολειπόμενης τιμής τους. Οι αρχικές ρυθμίσεις πριν την έναρξη της ενημέρωσης ενός έργου γίνονται στις καρτέλες Schedule και Advanced ακολουθώντας την διαδρομή File -> Project Options. 3.2.1 Ρυθμίσεις «Schedule» Στη καρτέλα Schedule ορίζεται η επιλογή της ενημέρωσης της κατάστασης πόρων ταυτόχρονα με την κατάσταση των δραστηριοτήτων και ο αυτόματος ή μη υπολογισμός του πραγματικού κόστους. Προσοχή!: Στην περίπτωση όπου η πραγματική απασχόληση και το κόστος αποκλίνουν από τον αρχικό υπολογισμό θα πρέπει αυτά τα δυο πεδία να αποεπιλεγούν ώστε να μπορεί να γίνει χειροκίνητη εισαγωγή. 7
3.2.2 Ρυθμίσεις «Advanced» Στην καρτέλα Advanced ενεργοποιούνται επιλογές αυτόματων υπολογισμών κατά την ενημέρωση, που αφορούν τη μετακίνηση των υπό εξέλιξη δραστηριοτήτων πριν ή μετά την ημερομηνία κατάστασης και την ομοιόμορφη κατανομή στις δραστηριότητες των ποσοστών ολοκλήρωσης που εισάγονται στις δραστηριότητες σύνοψης. 8
4. Ενημέρωση δραστηριοτήτων Υπάρχουν δυο τρόποι για την ενημέρωση της κατάστασης των δραστηριοτήτων, ο αυτόματος και ο χειροκίνητος. Οι ρυθμίσεις σε επίπεδο δραστηριοτήτων αφορούν τον τύπο διάρκειας και υπολογισμού του ποσοστού ολοκλήρωσης των εργασιών. 4.1 Αυτόματη ενημέρωση Όταν το έργο εξελίσσεται χωρίς αποκλίσεις από τον αρχικό προγραμματισμό μπορεί να εφαρμοστεί η αυτόματη ενημέρωση των δραστηριοτήτων κατά την οποία οι πραγματικές ημερομηνίες, οι μονάδες και τα κόστη λαμβάνουν αυτόματα τις προγραμματισμένες τιμές. Ακολουθήστε την διαδρομή από την καρτέλα Project -> Status ->Update Project Στο αναδυόμενο παράθυρο ρυθμίζεται η ημερομηνία που πραγματοποιείται η ενημέρωση βάση δυο επιλογών για το ποσοστό ολοκλήρωσης: 1. με βάση το χρόνο που έχει παρέλθει μέχρι την ημερομηνία ενημέρωσης (Set 0% - 100% Complete) 2. είτε να παραμείνει 0% έως ότου ολοκληρωθεί η εργασία (Set 0% or 100% Complete Only) 9
4.2 Χειροκίνητη ενημέρωση Η μέθοδος της χειροκίνητης ενημέρωσης της κατάστασης των δραστηριοτήτων επιτρέπει την σύγκριση των προγραμματισμένων τιμών με τις πραγματικές τιμές. Το MS Project προσφέρει τέσσερις διαφορετικούς τρόπους χειροκίνητης ενημέρωσης: 1. Εισαγωγή ποσοστού ολοκλήρωσης 2. Εισαγωγή πραγματικών ημερομηνιών έναρξης και λήξης των δραστηριοτήτων 3. Εισαγωγή διάρκειας (πραγματικής ή υπολειπόμενης) 4. Εισαγωγή πραγματικής απασχόλησης και εξόδων Σε κάθε μια από τις τρεις πρώτες μεθόδους το πρόγραμμα υπολογίζει αυτόματα την αντίστοιχη εργασία που έχει παραχθεί καθώς και το πραγματικό κόστος. Στην τέταρτη περίπτωση που ο διαχειριστής του έργου επιθυμεί να καταχωρεί μόνος του τα στοιχεία κόστους των δραστηριοτήτων θα πρέπει να αποεπιλέξει τα προεπιλεγμένα πεδία Updating task status updates resources status & Actual Costs are always calculated by Project στην καρτέλα Schedule των επιλογών του έργου. Όλοι οι παραπάνω τρόποι χειροκίνητης ενημέρωσης μπορούν να ρυθμιστούν για μια επιλεγμένη δραστηριότητα μέσα από το παράθυρο ενημέρωσης δραστηριοτήτων ακολουθώντας την διαδρομή Task -> Mark on Track- > Update Tasks. 4.2.1 Εισαγωγή ποσοστού ολοκλήρωσης Ο τύπος του ποσοστού ολοκλήρωσης κάθε δραστηριότητας προεπιλέγεται κατά τη δημιουργία του έργου από την καρτέλα Advanced των επιλογών και μπορεί να εκφραστεί ως ποσοστό ολοκλήρωσης της διάρκειας (% Complete) ή ως ποσοστό ολοκλήρωσης του φυσικού αντικειμένου (Physical % Complete). Στη συνέχεια, η επιλογή μπορεί να τροποποιηθεί για επιλεγμένες δραστηριότητες από την καρτέλα Advanced του παραθύρου των πληροφοριών δραστηριότητας. Στην περίπτωση που χρησιμοποιείται ο τύπος Physical % Complete για την καταχώρηση της προόδου του έργου, τα πραγματικά μεγέθη δεν υπολογίζονται αυτόματα, αλλά πρέπει να εισαχθούν από τον χρήστη. 10
Μεταβαίνοντας στην καρτέλα Task εντοπίστε στο πεδίο του Προγραμματισμού (Schedule) τις μπάρες ποσοστού ολοκλήρωσης (0%, 25%, 50%, 75% και 100%). Ή ακολουθώντας την διαδρομή Task -> Mark on Track- > Update Tasks 4.2.2 Εισαγωγή πραγματικών ημερομηνιών έναρξης και λήξης Η εισαγωγή ημερομηνιών έναρξης και λήξης πραγματοποιείται με την επιλογή της δραστηριότητας και συμπλήρωση είτε του πεδίου της πραγματικής έναρξης, είτε του πεδίου της πραγματικής λήξης. Ακολουθώντας την διαδρομή Task -> Mark on Track- > Update Tasks 11
4.2.3 Εισαγωγή διάρκειας Η ενημέρωση κατάστασης μιας επιλεγμένης δραστηριότητας με την μέθοδο εισαγωγή δεδομένων διάρκειας, απαιτεί την εισαγωγή είτε της πραγματικής (Actual dur) είτε της υπολειπόμενης (Remaining dur) διάρκειας. Ακολουθώντας την διαδρομή Task -> Mark on Track- > Update Tasks Όταν καταχωρείται η πραγματική ή η υπολειπόμενη διάρκεια, το MS Project υπολογίζει αυτόματα το ποσοστό ολοκλήρωσης και αντίστοιχα τη διάρκεια, η οποία δεν καταχωρήθηκε. Σε περίπτωση που καταχωρηθεί υπολειπόμενη διάρκεια μεγαλύτερη από αυτή που υπολογίζει το MS Project, τότε θα υπολογιστεί εκ νέου η προγραμματισμένη διάρκεια, ώστε να ισχύει πάντα: 12