ΕΓΧΕΙΙΔΙΟ ΧΗΣΗΣ ΔΙΑΧΕΙΙΣΤΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑ ΡΑΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΣΤΟΧΩΝ - ΔΕΙΚΤΩΝ Ζκδοςθ 1.1 Τελευταία Ενθμζρωςθ: Ιανουάριοσ 2010
ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ 1. Αυκεντικοποίθςθ... 3 2. Ρροετοιμαςία Συςτιματοσ... 3 3. Μενοφ Διαχείριςθσ... 5 4. Επιφάνεια Εργαςίασ... 6 4.1 Φόρμεσ Στοχοκεςίασ και Αποτελεςμάτων... 7 4.2 Δομι Φορμϊν... 9 5. Ειδοποιιςεισ... 10 6. Αναφορζσ... 12 6.1 Ρροεπιςκόπθςθ Φορμϊν... 12 6.2 Ραρακολοφκθςθ Δεικτϊν... 14 6.3 Web Service... 15 7. Ρίνακασ Ελζγχου... 17 7.1 Ρερίοδοι Χριςθσ... 17 7.2 Διευκφνςεισ... 21 7.3 Δζνδρο Στόχων / Δεικτϊν... 22 7.4 Χριςτεσ... 24 8. ΕΞΟΔΟΣ... 27
1. Αυθεντικοποίηςη Για τθν επιτυχι ςφνδεςθ των χρθςτϊν ςτο ςφςτθμα διαχείριςθσ περιεχομζνου απαιτείται θ ειςαγωγι των κατάλλθλων αναγνωριςτικϊν πρόςβαςθσ (credentials). Ππωσ φαίνεται ςτο διπλανό ςχιμα είναι υποχρεωτικι θ ςυμπλιρωςθ του Ονόματοσ Χριςτθ (username) και του Κωδικοφ (Password) για τθν αυκεντικοποίθςθ ενόσ χριςτθ ςτο ςφςτθμα. Σε περίπτωςθ όπου κάποιο από τα αναγνωριςτικά πρόςβαςθσ δοκοφν λανκαςμζνα, τότε το ςφςτθμα προειδοποιεί τον χριςτθ με το μινυμα που εμφανίηεται ςτο διπλανό ςχιμα με κόκκινθ γραμματοςειρά. 2. Ρροετοιμαςία Συςτήματοσ Μετά από τθν επιτυχι ολοκλιρωςθ τθσ διαδικαςίασ αυκεντικοποίθςθσ, το ςφςτθμα οδθγεί τον χριςτθ ςτθν επιφάνεια εργαςίασ του Συςτιματοσ Διαχείριςθσ Στόχων - Δεικτϊν που εμφανίηεται ςτο διπλανό ςχιμα. Τθν πρϊτθ φορά που κα ειςζλκει ςτο ςφςτθμα ο διαχειριςτισ, θ επιφάνεια εργαςίασ είναι κενι, κακϊσ εκκρεμεί θ αρχικι παραμετροποίθςθ.
Για τον ςκοπό αυτό, ο Διαχειριςτισ κα πρζπει ςτα πλαίςια τθσ προετοιμαςίασ του ςυςτιματοσ να εκτελζςει τισ ακόλουκεσ ενζργειεσ: 1. Καταχώρηςη των Διευθφνςεων. Αφορά ςτο ςφνολο των διευκφνςεων του φορζα που πρόκειται να μετζχουν ενεργά ςτθ ςυμπλιρωςθ των φορμϊν ςτοχοκεςίασ και αποτελεςμάτων. Η διαχείριςθ των διευκφνςεων γίνεται από τθν επιλογι του μενοφ Ρίνακασ Ελζγχου -> Διευκφνςεισ. 2. Καταχώρηςη των Χρηςτών ανά Διεφθυνςη. Σε κάκε χριςτθ κα πρζπει να ςυμπλθρωκοφν τα ςτοιχεία του και να του δοκοφν ςτοιχεία ειςόδου (username και password). Η διαχείριςθ των χρθςτϊν γίνεται από τθν επιλογι του μενοφ Ρίνακασ Ελζγχου -> Χριςτεσ. 3. Αντιςτοίχιςη Στόχων και Δεικτών ςτισ επιμζρουσ διευθφνςεισ. Το ςφςτθμα κατά τθν εγκατάςταςι του διακζτει το ςφνολο τθσ δενδρικισ μορφισ των ςτόχων και δεικτϊν, ςφμφωνα με τισ οδθγίεσ του Υπουργείου Εςωτερικϊν. Ωςτόςο, θ επιλεκτικι εμφάνιςθ ι μθ των επιμζρουσ ςτόχων και δεικτϊν ςτισ διευκφνςεισ αποτελεί κζμα τθσ αρχικισ παραμετροποίθςθσ. Η αντιςτοίχιςθ των Στόχων και Δεικτϊν ςτισ επιμζρουσ διευκφνςεισ γίνεται από τθν επιλογι του μενοφ Ρίνακασ Ελζγχου Δζνδρο Στόχων και Δεικτϊν. 4. Καταχώριςη Ρεριόδου Χρήςησ και Φορμών. Ο Διαχειριςτισ κα πρζπει να ειςάγει τθν χριςθ ςτθν οποία πρόκειται να γίνει θ παρακολοφκθςθ των Στόχων και Δεικτϊν και ςτθ ςυνζχεια να καταχωριςει τισ φόρμεσ ςτοχοκεςίασ και αποτελεςμάτων για τισ οποίεσ επικυμεί τθν ςυμπλιρωςθ από τισ επιμζρουσ διευκφνςεισ. Η διαδικαςία αυτι κα πρζπει να επαναλαμβάνεται για κάκε χρονιά (χριςθ). Η καταχϊριςθ τθσ περιόδου χριςθσ και των αντίςτοιχων φορμϊν γίνεται από τθν επιλογι του μενοφ Ρίνακασ Ελζγχου - > Ρερίοδοι Χριςθσ. Για περαιτζρω πλθροφορίεσ ανατρζξτε ςτισ αναλυτικζσ περιγραφζσ των επιλογϊν μενοφ.
3. Μενοφ Διαχείριςησ Στο διπλανό ςχιμα απεικονίηεται θ πλιρθσ λίςτα των επιλογϊν του μενοφ του διαχειριςτι του ςυςτιματοσ. Το μενοφ παραμζνει ςτακερό με αριςτερι ςτοίχιςθ ςε όλεσ τισ οκόνεσ. Οι επιλογζσ είναι οι ακόλουκεσ: Επιφάνεια Εργαςίασ. Ρρόκειται για τθν αρχικι οκόνθ του ςυςτιματοσ όπου εμφανίηονται οι τρζχουςεσ ειδοποιιςεισ κακϊσ και θ αναφορά ςυμπλιρωςθσ των φορμϊν από τισ επιμζρουσ διευκφνςεισ. Ειδοποιήςεισ. Στθν ενότθτα αυτι εμφανίηεται το ςφνολο των καταχωρθμζνων ειδοποιιςεων (αρχείο). Στθν επιφάνεια εργαςίασ εμφανίηονται αποκλειςτικά οι ενεργζσ ειδοποιιςεισ. Αναφορζσ o Ρροεπιςκόπηςη Φορμών. Ρρόκειται για τθν ενότθτα ςτθν οποία κακίςταται εφικτι θ αναηιτθςθ και ανάκτθςθ του ςυνόλου των υποβεβλθμζνων φορμϊν για όλα τα ζτθ. Στθν ίδια ενότθτα παρζχονται δυνατότθτεσ εκτφπωςθσ, εξαγωγισ ςε Microsoft Word Document κακϊσ και ανάκτθςθσ του αναλυτικοφ ιςτορικοφ αλλαγϊν για κάκε φόρμα χωριςτά. o Ραρακολοφθηςη Δεικτών. Στθν ενότθτα αυτι παρζχονται εργαλεία αναηιτθςθσ και ανάκτθςθσ των τιμϊν των δεικτϊν. Οι αναφορζσ παρακζτουν ςυγκεντρωτικά αποτελζςματα ενόσ ι περιςςοτζρων δεικτϊν, ανά χριςθ, ςτθν περίοδοσ αναφοράσ του κάκε δείκτθ (μθνιαίοσ, τριμθνιαίοσ, εξαμθνιαίοσ και ετιςιοσ) και για μια ι περιςςότερεσ διευκφνςεισ. o Web Service. Ρρόκειται για τα εργαλείο που διαςφαλίηει τθ διαλειτουργικότθτα του ςυςτιματοσ. Μζςω του web service κακίςταται εφικτι θ άντλθςθ των τιμϊν των δεικτϊν του ςυςτιματοσ από ετερογενι ςυςτιματα. Ρίνακασ Ελζγχου o Ρερίοδοι Χρήςησ. Η ενότθτα αυτι ςυμπλθρϊνεται ςε ετιςια βάςθ και αφορά ςτον ετιςιο προγραμματιςμό ςε ότι αφορά τθ ςυμπλιρωςθ των φορμϊν ςτοχοκεςίασ και αποτελεςμάτων. o Διευθφνςεισ. Ρρόκειται για τθν ενότθτα δυναμικισ διαχείριςθσ των διευκφνςεων του φορζα.
o Δζνδρο Στόχων / Δεικτών. Στθν ςυγκεκριμζνθ ενότθτα αποτυπϊνεται το ςφνολο των ςτόχων / υποςτόχων και δεικτϊν / υποδεικτϊν, όπωσ ζχουν προςδιοριςτεί από τισ ςχετικζσ αποφάςεισ του Υπουργείου Εςωτερικϊν o Χρήςτεσ. Ρρόκειται για τθν ενότθτα διαχείριςθσ των χρθςτϊν του φορζα. Ζξοδοσ. Επιλογι αςφαλοφσ αποςφνδεςθσ από το πλθροφοριακό ςφςτθμα. Ακολουκεί αναλυτικι περιγραφι των επιλογϊν του μενοφ. 4. Επιφάνεια Εργαςίασ Στθν επιφάνεια εργαςίασ εμφανίηονται δυο διακριτά ςτοιχεία. Το πρϊτο ςτοιχείο αφορά ςτισ ενεργζσ ειδοποιιςεισ οι οποίεσ εμφανίηονται με πανομοιότυπο τρόπο ςτουσ χριςτεσ των επιμζρουσ διευκφνςεων. Το δεφτερο ςτοιχείο αφορά ςτθν αναφορά ολοκλιρωςθσ τθσ διαδικαςίασ υποβολισ τθσ τρζχουςασ φόρμασ (ςτοχοκεςίασ ι αποτελεςμάτων). Ππωσ φαίνεται ςτο παραπάνω ςχιμα παρατίκεται, πλιρθσ λίςτα των διευκφνςεων με αναφορά ςτθν κατάςταςθ υποβολισ. Για τισ υποβεβλθμζνεσ φόρμεσ εμφανίηεται θ θμερομθνία και ϊρα κακϊσ και ο χριςτθσ που προχϊρθςε ςτθν οριςτικι υποβολι. Οι υπόλοιπεσ φόρμεσ εμφανίηονται με κόκκινθ γραμματοςειρά ςε εκκρεμότθτα. Ο διαχειριςτισ ζχει τθ δυνατότθτα τθσ ενθμζρωςθσ των φορμϊν ανά πάςα ςτιγμι ανεξαρτιτωσ τθσ κατάςταςθσ υποβολισ. Για τθν τροποποίθςθ των φορμϊν ςε εκκρεμότθτα, ο διαχειριςτισ κα πρζπει να ζρκει ςε ςυνεννόθςθ με τουσ χριςτεσ των διευκφνςεων, προσ αποφυγι παράλλθλων αλλαγϊν. Αξίηει να επιςθμανκεί
ότι μζχρι τθν οριςτικι υποβολι των φορμϊν τόςο οι χριςτεσ όςο και οι διαχειριςτζσ ζχουν δικαιϊματα τροποποιιςεων. Αντίκετα για τισ υποβεβλθμζνεσ φόρμεσ δικαιϊματα τροποποιιςεων ζχει αποκλειςτικά ο Διαχειριςτισ του ςυςτιματοσ. 4.1 Φόρμεσ Στοχοθεςίασ και Αποτελεςμάτων Η επιλογι ενθμζρωςθσ οδθγεί το διαχειριςτι ςτθν οκόνθ τροποποίθςθσ τθσ επιλεγμζνθσ φόρμασ. Τα ςχιματα που ακολουκοφν δείχνουν τισ οκόνεσ τροποποίθςθσ φόρμασ ςτοχοκεςίασ και αποτελεςμάτων αντίςτοιχα. Φόρμα Στοχοθεςίασ Ππωσ φαίνεται ςτο παραπάνω ςχιμα οι ςτιλεσ που εμφανίηονται προσ ςυμπλιρωςθ ι διόρκωςθ αφοροφν ςτθ Στοχοκεςία και ςτα Σχόλια αναφορικά με τθ ςτοχοκεςία. Στθ φόρμα Στοχοκεςίασ παρζχεται ςτον χριςτθ θ δυνατότθτα ανάλυςθσ τθσ ςε επίπεδο Τμθμάτων ι και Ατόμων με τθν επιλογι ςυμπλιρωςθσ των αντίςτοιχων καρτελϊν (tabs). Στθν αντίςτοιχθ φόρμα αποτελεςμάτων εμφανίηονται προσ ςυμπλιρωςθ ι διόρκωςθ τα πεδία των Αποτελεςμάτων (ςτθν περίοδο αναφοράσ τθσ φόρμασ) κακϊσ και τα Σχόλια των αποτελεςμάτων, όπωσ φαίνεται ςτθν οκόνθ που ακολουκεί.. Η ςτιλθ Στοχοκεςίασ εμφανίηει με ενιαίο τρόπο τθ ςτοχοκεςία Διεφκυνςθσ, Τμθμάτων και Ατόμων ςτθ μορφι προεπιςκόπθςθσ. Για τα αποτελζςματα παρζχεται ςτον χριςτθ θ δυνατότθτα
ςυμπλιρωςθσ διακριτϊν καρτελϊν για τα Αποτελζςματα Διεφκυνςθσ, Τμθμάτων και Ατόμων ςε πλιρθ αντιςτοιχία με τθ Στοχοκεςία. Φόρμα Αποτελεςμάτων Γενικά ςε ότι αφορά τθ ςυμπλιρωςθ ι διόρκωςθ των φορμϊν ο Διαχειριςτισ μπορεί να εκτελζςει τισ ακόλουκεσ ενζργειεσ: Συμπλιρωςθ ι τροποποίθςθ δεδομζνων ςτισ επιμζρουσ ενότθτεσ των φορμϊν (1,2,3 κτλ). Επιςθμαίνεται ότι για τθν αποκικευςθ των δεδομζνων κα πρζπει να πατθκεί το κουμπί. Διαφορετικά κα χακοφν τα δεδομζνα που ζχετε πλθκτρολογιςει. Υποβολι Φόρμασ. Σε περίπτωςθ που για οποιοδιποτε λόγο οι επιμζρουσ διευκφνςεισ δεν ζχουν προχωριςει εντόσ προκεςμίασ ςτθν οριςτικι υποβολι τθσ τρζχουςασ φόρμασ ο διαχειριςτισ μπορεί να προχωριςει μόνοσ τουσ ςτθν υποβολι. Ρροφανϊσ θ επιλογι αυτι παρζχεται ςτισ μθ υποβεβλθμζνεσ φόρμεσ και πραγματοποιείται με το πάτθμα του κουμπιοφ Αναίρεςθ Υποβολισ. Η επιλογι αυτι εμφανίηεται ςτισ υποβεβλθμζνεσ φόρμεσ και με το πάτθμα του κουμπιοφ Σκοπόσ τθσ ςυγκεκριμζνθσ κίνθςθσ είναι θ αναίρεςθ τθσ οριςτικισ υποβολισ, με ςκοπό τθν τροποποίθςθ / διόρκωςθ από τθν αρμόδια Διεφκυνςθ. Υπενκυμίηεται ότι μετά τθν οριςτικι υποβολι μια φόρμασ δικαίωμα τροποποίθςθσ ζχει αποκλειςτικά ο Διαχειριςτισ. Μετά τθν
αναίρεςθ υποβολισ ενδζχεται να πρζπει να δοκεί παράταςθ ςτθν ςυμπλιρωςθ τθσ φόρμασ από τον Διαχειριςτι. 4.2 Δομή Φορμών Για τθν πλοιγθςθ ςτισ επιμζρουσ ενότθτεσ τθσ φόρμεσ πρζπει να γίνει χριςθ τθσ οριηόντιασ μπάρασ Ο διαχειριςτισ μπορεί είτε να μετακινθκεί απευκείασ ςτθν ενότθτα που επικυμεί πατϊντασ ςτον αντίςτοιχο αρικμό τθσ μπάρασ είτε να χρθςιμοποιιςει τισ επιλογζσ «Ρροθγοφμενο» και «Επόμενο». Το πζραςμα του ποντικοφ πάνω από κάκε αρικμό οδθγεί ςε εμφάνιςθ βοθκθτικοφ μθνφματοσ (tip) με τθν ονομαςία τθσ ενότθτασ, όπωσ φαίνεται ςτο διπλανό ςχιμα. Επιςθμαίνεται ότι θ αρίκμθςθ διαφοροποιείται ανάμεςα ςτισ φόρμεσ ςτοχοκεςίασ και αυτζσ των αποτελεςμάτων. Στισ φόρμεσ ςτοχοκεςίασ θ οριηόντια μπάρα εμφανίηεται με 6 ενότθτεσ κακϊσ δεν ςυμπλθρϊνεται ςτοχοκεςία για τουσ δείκτεσ. Στισ φόρμεσ αποτελεςμάτων οι ενότθτεσ 7 και 8 αφοροφν ςε Γενικοφσ και Ειδικοφσ Δείκτεσ αντιςτοίχωσ. Δίπλα ςε κάκε ςτόχο / υποςτόχο εμφανίηονται τα κουτιά κειμζνου και ςχολίων ςτθ μορφι καρτελϊν, όπωσ φαίνεται ςτο ςχιμα που ακολουκεί. Ο διαχειριςτισ κα πρζπει να πατιςει ςτθν αντίςτοιχθ καρτζλα (Στοχοκεςίασ / Αποτελεςμάτων και Σχολίων) για να ςυμπλθρϊςει το κείμενο που επικυμεί. Για την αποθήκευςη των αλλαγών πρζπει να πατηθεί το κουμπί «Αποθήκευςη».
Δίπλα από κάκε δείκτθ εμφανίηονται τα κουτιά τιμϊν ανάλογα με το είδοσ του δείκτθ ςε ςυνδυαςμό με τθν περίοδοσ αναφοράσ τθσ φόρμασ, όπωσ φαίνεται ςτο διπλανό ςχιμα. Για παράδειγμα αν θ περίοδοσ αναφοράσ τθσ φόρμασ είναι το 1 ο εξάμθνο του ζτουσ και ο δείκτθσ παρακολουκείται ςε τριμθνιαία βάςθ, τότε το ςφςτθμα κα εμφανίςει προσ ςυμπλιρωςθ δυο (2) κουτιά που αντιςτοιχοφν ςτα δυο (2) πρϊτα τρίμθνα μζςα ςτο εξάμθνο. 5. Ειδοποιήςεισ Η ςυγκεκριμζνθ επιλογι του μενοφ οδθγεί τον Διαχειριςτι ςτθν οκόνθ με τθν αναλυτικι λίςτα των καταχωρθμζνων Ειδοποιιςεων, όπωσ φαίνεται ςτο ςχιμα που ακολουκεί. Από τθ λίςτα τθσ παραπάνω οκόνθσ ο διαχειριςτισ μπορεί να εκτελζςει μια από τισ ακόλουκεσ ενζργειεσ: Καταχϊριςθ νζασ ειδοποίθςθσ Ενθμζρωςθ ειδοποίθςθσ Διαγραφι ειδοποίθςθσ Η επιλογι προςκικθσ / ενθμζρωςθσ τθσ ειδοποίθςθσ οδθγεί το διαχειριςτι ςτθν οκόνθ διαχείριςθσ ειδοποιιςεων που ακολουκεί.
Στθ φόρμα ςυμπλιρωςθσ / διόρκωςθσ εμφανίηονται τα εξισ πεδία Ενεργό. Η αποεπιλογι κακιςτά τθν ειδοποίθςθ μθ ενεργι και οδθγεί ςε απόκρυψθ του μθνφματοσ ςτο ςφςτθμα. Αποςτολή με email. Κατά τθν καταχϊρθςθ ι ενθμζρωςθ, με τθν επιλογι αυτι ενεργοποιείται θ αποςτολι τθσ ειδοποίθςθσ ςτουσ χριςτεσ των επιλεγμζνων διευκφνςεων (βλ. πεδίο Σφνδεςθ με Διευκφνςεισ) μζςω email. Αν δεν επιλεγεί καμιά διεφκυνςθ θ αποςτολι γίνεται προσ όλεσ τισ διευκφνςεισ. Ενεργό (από - ζωσ). Συμπλθρϊνεται με το χρονικό διάςτθμα μζςα ςτο οποίο εμφανίηεται θ ειδοποίθςθ ςτθν επιφάνεια εργαςίασ των χρθςτϊν του ςυςτιματοσ. Για παράδειγμα μια ειδοποίθςθ για ςυμπλιρωςθ μιασ φόρμασ αποτελεςμάτων κα μποροφςε να είναι ενεργι ζωσ και τθν θμερομθνία προκεςμίασ υποβολισ. Μετά τθν θμερομθνία αυτι θ ειδοποίθςθ κα ζμπαινε αυτόματα ςτο αρχείο και δεν κα εμφανιηόταν ςτθν επιφάνεια εργαςίασ των χρθςτϊν. Τίτλοσ. Συμπλθρϊνεται με τον τίτλο τθσ ειδοποίθςθσ. Ρεριγραφή. Συμπλθρϊνεται με πρόςκετεσ οδθγίεσ / ςχόλια. Επιςυναπτόμενο αρχείο. Επιλζγεται αρχείο από το τοπικό υπολογιςτι και αυτό επιςυνάπτεται ςτθν ειδοποίθςθ. Το επιςυναπτόμενο αρχείο είναι διακζςιμο για download από τουσ χριςτεσ. Σφνδεςη με Διευθφνςεισ. Κατά τθ διάρκεια καταχϊρθςθσ ι ενθμζρωςθσ μιασ ειδοποίθςθσ ο Διαχειριςτισ καλείται να επιλζξει τισ διευκφνςεισ ςτισ οποίεσ κα κοινοποιθκεί. Σε περίπτωςθ που δεν επιλεγεί καμιά διεφκυνςθ, τότε θ κοινοποίθςθ γίνεται προσ όλεσ τισ διευκφνςεισ.
6. Αναφορζσ Η ενότθτα Αναφορϊν παρζχει τθ δυνατότθτα ςτουσ διαχειριςτζσ να ανακτιςουν το ςφνολο των υποβεβλθμζνων αναφορϊν και να παρακολουκιςουν τθν εξζλιξθ των δεικτϊν ςε ετιςια βάςθ. 6.1 Ρροεπιςκόπηςη Φορμών Η ςυγκεκριμζνθ επιλογι του μενοφ οδθγεί τον διαχειριςτι ςτθν οκόνθ εμφάνιςθσ τθσ ςυγκεντρωτικισ λίςτασ των υποβεβλθμζνων φορμϊν από τισ επιμζρουσ διευκφνςεισ, όπωσ εμφανίηεται ςτο ςχιμα που ακολουκεί. Στθν οκόνθ αυτι ο διαχειριςτισ κα πρζπει να επιλζξει μια εκ των διευκφνςεων για να ανακτιςει τθν πλιρθ λίςτα με τισ υποβεβλθμζνεσ φόρμεσ οι οποίεσ εμφανίηονται ανά χριςθ. Από τθ λίςτα αυτι ο διαχειριςτισ μπορεί να εκτελζςει μια από τισ ακόλουκεσ ενζργειεσ: Ανάκτθςθ Ιςτορικοφ Ενθμζρωςθ Στοιχείων Εξαγωγι ςε Word Ρροεπιςκόπθςθ Ανάκτηςη Ιςτορικοφ Η επιλογι τθσ ανάκτθςθσ οδθγεί ςτθν οκόνθ που ακολουκεί.
Στθν οκόνθ αυτι εμφανίηεται το πλιρεσ ιςτορικό των κινιςεων από όλουσ τουσ χριςτεσ που προχϊρθςαν ςε τροποποίθςθ τθ επιλεγμζνθσ φόρμασ. Στθ λίςτα αυτι εμφανίηεται ο χριςτθσ και θ θμερομθνία και ϊρα τθσ κίνθςθσ κακϊσ και θ κατάςταςθ τθσ φόρμασ τθ ςτιγμι τθσ κίνθςθσ. Τζλοσ ςτο πεδίο είδοσ κίνθςθσ αποτυπϊνεται θ ενζργεια που πραγματοποιικθκε και που μπορεί να είναι: Αποκικευςθ Υποβολι Αναίρεςθ Υποβολισ Στθν ίδια λίςτα παρζχεται θ δυνατότθτα εξαγωγισ ςε Word Document κακϊσ και προεπιςκόπθςθσ τθσ φόρμασ τθ χρονικι ςτιγμι που αναφζρεται. Ενημζρωςη Στοιχείων Η επιλογι ενθμζρωςθσ ςτοιχείων οδθγεί το χριςτθ ςτθν οκόνθ ςυμπλιρωςθσ των ςτοιχείων τθσ φόρμασ (βλ. 4.1 Φόρμεσ Στοχοκεςίασ και Αποτελεςμάτων). Επιςθμαίνεται ότι ο διαχειριςτισ ζχει τθ δυνατότθτα τροποποίθςθσ των φορμϊν ανεξαρτιτωσ κατάςταςθσ (υποβεβλθμζνεσ, ςε εκκρεμότθτα) και για όλεσ τισ χριςεισ, χωρίσ κανζναν απολφτωσ περιοριςμό. Εξαγωγή ςε Word Η επιλογι εξαγωγισ ςε αρχείο Word οδθγεί ςτο άνοιγμα πλαιςίου διαλόγου επιβεβαίωςθσ τθσ εξαγωγισ, όπωσ εμφανίηεται ςτθν οκόνθ που ακολουκεί.
Επιςθμαίνεται ότι για να κακίςταται εφικτι θ εξαγωγι των δεδομζνων ςε αρχείο MS Word κα πρζπει να είναι εγκατεςτθμζνο ςτο τερματικό του διαχειριςτι είτε το Microsoft Office -> Microsoft Word είτε ο Microsoft Word Viewer που διατίκεται δωρεάν και δεν παρζχει δυνατότθτεσ επεξεργαςίασ κειμζνου. Ρροεπιςκόπηςη Η επιλογι προεπιςκόπθςθσ οδθγεί ςτο άνοιγμα νζου παρακφρου, όπωσ εμφανίηεται ςτο ςχιμα που ακολουκεί. Από τθν οκόνθ αυτι παρζχεται θ δυνατότθτα προεπιςκόπθςθσ τθσ φόρμασ με ενςωματωμζνο το ςφνολο των ςτόχων και δεικτϊν κακϊσ και εκτφπωςθσ αυτισ, με τθ χριςθ τθσ ςχετικισ επιλογισ του φυλλομετρθτι ιςτοςελίδων που χρθςιμοποιείται (internet explorer, mozilla firefox κτλ). Η ςτοχοκεςία και τα αποτελζςματα αναλφονται ςυγκεντρωτικά ςε επίπεδο Διεφκυνςθσ, Τμθμάτων και Ατόμων. 6.2 Ραρακολοφθηςη Δεικτών Στθ ςυγκεκριμζνθ οκόνθ κακίςταται εφικτι θ παρακολοφκθςθ τθσ εξζλιξθσ των δεικτϊν ςε επίπεδο χριςθσ (ζτουσ). Ππωσ φαίνεται και ςτθν οκόνθ που ακολουκεί ο διαχειριςτισ μπορεί να επιλζξει: Τθ χριςθ ςτθν οποία επικυμεί τθν εμφάνιςθ των αποτελεςμάτων Ζνασ ι περιςςότερουσ δείκτεσ Μια ι περιςςότερεσ διευκφνςεισ
Ανάλογα με τθν χρονικι παρακολοφκθςθ (ανά μινα, τρίμθνο κτλ) του κάκε δείκτθ εμφανίηονται τιμζσ ςτο κουτί που αντιςτοιχεί ςτον τελευταίο μινα αναφοράσ. Ζτςι για παράδειγμα για του δείκτεσ που παρακολουκοφνται ανά μινα αναμζνονται τιμζσ και ςτα δϊδεκα (12) κουτιά των μθνϊν, ενϊ για δείκτεσ που παρακολουκοφνται ανά τρίμθνο αναμζνονται τιμζσ ςτουσ τελευταίουσ μινεσ των τεςςάρων (4) τριμινων του ζτουσ (Μαρ, Ιουν, Σεπτ και Δεκ). Από τθν ςυγκεκριμζνθ οκόνθ ο διαχειριςτισ ζχει τθ δυνατότθτα να εκτελζςει μια από τισ ακόλουκεσ ενζργειεσ: Εξαγωγι Αποτελεςμάτων ςε αρχείο Word Ρροεπιςκόπθςθ Αποτελεςμάτων 6.3 Web Service Στθν ενότθτα αυτι εμφανίηεται ο οριςμόσ του web service για χριςθ από ετερογενι πλθροφοριακά ςυςτιματα. Το web service επιτρζπει τθν δυναμικι άντλθςθ των τιμϊν των δεικτϊν μζςα από τθ κλιςθ τθσ ρουτίνασ που αναφζρεται ςτο οριςμό, όπωσ φαίνεται ςτθν οκόνθ που ακολουκεί.
Το όνομα τθσ ρουτίνασ είναι GetIndexValue και για να επιτρζψει τιμι δζχεται τα εξισ ορίςματα: Ζτοσ αναφοράσ, ςε μορφι ακζραιου αρικμοφ Κωδικόσ Δείκτθ, όπωσ αναφζρεται ςτο πλθροφοριακό ςφςτθμα Ρερίοδοσ αναφοράσ, ςε μορφι ακζραιου αρικμοφ (1 για το 1 ο τρίμθνο ι μινα ι εξάμθνο ι ζτοσ ανάλογα με τον τφπο του δείκτθ) Κωδικόσ Διεφκυνςθ, ςε μορφι ακζραιου αρικμοφ και όπωσ αναφζρεται ςτο πλθροφοριακό ςφςτθμα.
7. Ρίνακασ Ελζγχου Η ςυγκεκριμζνθ ενότθτα είναι διακζςιμθ αποκλειςτικά ςτο μενοφ επιλογϊν του Διαχειριςτι. Μζςα ςτθν ςυγκεκριμζνθ ενότθτα κακίςταται εφικτι θ διαχείριςθ των εξισ υπο-ενοτιτων: Ρερίοδοι Χριςθσ Διευκφνςεισ Δζνδρο Στόχων / Δεικτϊν Χριςτεσ Ακολουκεί ανάλυςθ των επιμζρουσ επιλογϊν του πίνακα ελζγχου. 7.1 Ρερίοδοι Χρήςησ Οι περίοδοι χριςθσ αναφζρονται ςτθ χρονικι περίοδο για τθν οποία ιςχφει θ ςτοχοκεςία. Ωσ επί το πλείςτον, θ χρονικι περίοδοσ είναι το εκάςτοτε ζτοσ. Η προςκικθ μιασ νζασ περιόδου χριςθσ γίνεται εφόςον επιλζξουμε από το μενοφ τθν ενότθτα Ρερίοδοι Χριςθσ και πατιςουμε το εικονίδιο. Εμφανίηεται θ παρακάτω φόρμα με τα ςτοιχεία τα οποία κα πρζπει να ςυμπλθρωκοφν για τθ νζα χριςθ. Τα ςτοιχεία αυτά είναι: Πνομα. Το όνομα τθσ νζασ περιόδου χριςθσ, π.χ. Ζτοσ 2009 ι 2009, κ.ο.κ. Ρερίοδοσ Από-Ζωσ. Η περίοδοσ αναφοράσ τθσ νζασ χριςθσ, π.χ. Από 01/01/2009 ζωσ 31/12/2009, εφόςον αφορά το ζτοσ 2009.
Εφόςον ειςάγετε τα παραπάνω ςτοιχεία και αποκθκεφςετε τθ νζα περίοδο χριςθσ, μπορείτε να προβείτε ςε μία από τισ ακόλουκεσ ενζργειεσ: Καταχϊρθςθ νζων φορμϊν υποβολισ Ρροβολι / ενθμζρωςθ ςτόχων και δεικτϊν περιόδου χριςθσ Ενθμζρωςθ περιόδου χριςθσ Διαγραφι περιόδου χριςθσ Ρατϊντασ το κουμπί για τθν καταχϊρθςθ νζων φορμϊν υποβολισ εμφανίηεται θ παρακάτω οκόνθ, από όπου μποροφμε να καταχωριςουμε νζεσ φόρμεσ ςτοχοκεςίασ και αποτελεςμάτων για τθν επιλεγμζνθ χριςθ, πατϊντασ το κουμπί. Επιπρόςκετα, μποροφμε να ενθμερϊςουμε ι και να διαγράψουμε μία υφιςτάμενθ χριςθ, πατϊντασ τα κουμπιά τθσ ενθμζρωςθσ ι τθσ διαγραφισ, αντίςτοιχα.
Κατά τθν προςκικθ μιασ νζασ φόρμασ, εμφανίηεται θ παρακάτω οκόνθ, όπου κα πρζπει να ςυμπλθρωκοφν τα εξισ πεδία: Πνομα. Το όνομα τθσ νζασ φόρμασ, π.χ. Στοχοκεςία 2009 Τφποσ Φόρμασ. Επιλζγεται από τθ λίςτα τιμϊν ο τφποσ τθσ φόρμασ. Οι δυνατζσ τιμζσ είναι: α) Φόρμα Στοχοκεςίασ και β) Φόρμα Αποτελεςμάτων Ενεργή για Συμπλήρωςη Από. Συμπλθρϊνεται θ θμερομθνία από τθν οποία θ φόρμα ενεργοποιείται και είναι διακζςιμθ για ςυμπλιρωςθ από τουσ χριςτεσ Ενεργή για Συμπλήρωςη Ζωσ. Συμπλθρϊνεται θ θμερομθνία μζχρι τθν οποία θ φόρμα παραμζνει ενεργι για ςυμπλιρωςθ από τουσ χριςτεσ Ρερίοδοσ Αναφοράσ Από. Συμπλθρϊνεται θ αρχικι θμερομθνία αναφοράσ τθσ φόρμασ Ρερίοδοσ Αναφοράσ Ζωσ. Συμπλθρϊνεται θ τελικι θμερομθνία αναφοράσ τθσ φόρμασ
Εφόςον ζχουμε καταχωριςει τισ φόρμεσ για τθν επιλεγμζνθ περίοδο χριςθσ, μποροφμε να προβάλουμε και να ενθμερϊςουμε ςτθν περίπτωςθ που επικυμοφμε το δζντρο ςτόχων/ δεικτϊν πατϊντασ το κουμπί. Αξίηει να επιςθμανκεί ότι κατά τθν καταχϊρθςθ νζασ χριςθσ το δζνδρο ςτόχων / δεικτϊν αντιγράφεται κάτω από τθ νζα χριςθ και οποιαδιποτε αλλαγι πραγματοποιείται ςε λεκτικά ι ιδιότθτεσ των δεικτϊν και των ςτόχων, αφορά ςτθν επιλεγμζνθ χριςθ και όχι ςτο γενικό δζνδρο ςτόχων και δεικτϊν. Κατά ςυνζπεια, οποιαδιποτε μεταβολι ςε λεκτικά ι ιδιότθτεσ των δεικτϊν και των ςτόχων από το γενικό δζνδρο ςτόχων και δεικτϊν (βλ. 7.3 «Δζνδρο Στόχων και Δεικτϊν») δεν μεταφζρεται ςτα δζνδρα ςτόχων και δεικτϊν υφιςτάμενων χριςεων. Ρριν από τθ καταχϊρθςθ νζασ χριςθσ βεβαιωκείτε για τθν ορκότθτα των δεδομζνων του γενικοφ δζνδρου δεικτϊν και ςτόχων.
7.2 Διευθφνςεισ Επιλζγοντασ από το μενοφ τθν ενότθτα Διευκφνςεισ, μπορείτε να προςκζςετε διευκφνςεισ και ςτθ ςυνζχεια να διαγράψετε ι και να ενθμερϊςετε οποιαδιποτε διεφκυνςθ επικυμείτε. Για τθν προςκικθ Διευκφνςεων επιλζγετε το εικονίδιο. Τα ςτοιχεία τα οποία κα πρζπει να ςυμπλθρωκοφν είναι τα ακόλουκα: Ενεργό. Η αποεπιλογι οδθγεί ςτθ μθ εμφάνιςθ τθσ Διεφκυνςθσ ςτο δζντρο των Διευκφνςεων Κωδικόσ. Εφόςον επικυμοφμε, μποροφμε να ςυμπλθρϊςουμε ζνα κωδικό για κάκε διεφκυνςθ που ειςάγουμε Σειρά Εμφάνιςησ. Συμπλθρϊνεται θ ςειρά τθσ εμφάνιςθσ τθσ Διεφκυνςθσ ςτο δζντρο των Διευκφνςεων, π.χ. θ τιμι 1 ςθμαίνει ότι κα εμφανίηεται 1 θ, θ τιμι 2 ότι κα εμφανίηεται 2 θ, κ.ο.κ. Πνομα. Συμπλθρϊνεται το όνομα τθσ Διεφκυνςθσ
Με τθν προςκικθ Διευκφνςεων ςασ δίνεται θ δυνατότθτα, όπωσ προαναφζρκθκε να ενθμερϊςετε και να διαγράψετε οποιαδιποτε διεφκυνςθ επικυμείτε επιλζγοντασ τα αντίςτοιχα εικονίδια. 7.3 Δζνδρο Στόχων / Δεικτών Επιλζγοντασ από το μενοφ τθν ενότθτα Δζνδρο Στόχων / Δεικτϊν οδθγείςτε ςτθν παρακάτω οκόνθ.
Στθν οκόνθ αυτι μπορείτε είτε να προςκζςετε και να διαγράψετε Στόχουσ και Δείκτεσ είτε να ενθμερϊςετε κάποιον από τουσ υφιςτάμενουσ ςτόχουσ και δείκτεσ. Εφόςον επιλζξουμε να προςκζςουμε κάποιον ςτόχο ι δείκτθ, κα πρζπει να ςυμπλθρϊςουμε τα πεδία που εμφανίηονται ςτθν παρακάτω οκόνθ. Συγκεκριμζνα, τα πεδία αυτά είναι: Ενεργό. Η αποεπιλογι οδθγεί ςτθ μθ εμφάνιςθ του ςτόχου / δείκτθ ςτο δζντρο Σειρά Εμφάνιςησ. Συμπλθρϊνεται θ ςειρά τθσ εμφάνιςθσ του ςτόχου / δείκτθ ςτο δζντρο, π.χ. θ τιμι 1 ςθμαίνει ότι κα εμφανίηεται 1 οσ, θ τιμι 2 ότι κα εμφανίηεται 2 οσ, κ.ο.κ. Κωδικόσ. Εφόςον επικυμοφμε, μποροφμε να ςυμπλθρϊςουμε ζνα κωδικό για κάκε ςτόχο / δείκτθ που ειςάγουμε Πνομα. Συμπλθρϊνεται το όνομα του ςτόχου / δείκτθ Τφποσ Κόμβου. Επιλζγουμε μία τιμι από τθν λίςτα τιμϊν, ανάλογα με το αν πρόκειται για ςτόχο, δείκτθ ι ετικζτα. Η χριςθσ τθσ ετικζτασ αποςκοπεί ςε απλι ομαδοποίθςθ ςτόχων και δεικτϊν. Πταν ζνασ κόμβοσ ζχει χαρακτθριςτεί ωσ ετικζτα, δεν αναμζνεται θ ςυμπλιρωςθ δεδομζνων ςτισ ςχετικζσ φόρμεσ για τον κόμβο αυτό.
Απαραίτητη Συμπλήρωςη. Επιλζγεται κατά πόςο είναι υποχρεωτικι θ ςυμπλιρωςθ ι όχι του ςτόχου / δείκτθ Τοποθζτηςη ςτον Κόμβο. Επιλζγουμε το που κα εμφανίηεται ο νζοσ ςτόχοσ / δείκτθσ από το ςυνολικό δζνδρο Σφνδεςη Διευθφνςεισ. Συνδζουμε το νζο ςτόχο / δείκτθ με μία οι περιςςότερεσ διευκφνςεισ προκειμζνου να ςυμπλθρωκεί μόνο από τθ διεφκυνςθ ι τισ διευκφνςεισ με τισ οποίεσ ζχει γίνει θ ςφνδεςθ. Σε περίπτωςθ που δεν επιλζξουμε καμία από τισ διευκφνςεισ, ο ςτόχοσ / δείκτθσ αφορά το ςφνολο των διευκφνςεων. 7.4 Χρήςτεσ Επιλζγοντασ από το μενοφ τθν ενότθτα Χριςτεσ, οδθγείςτε ςτθν κεντρικι οκόνθ διαχείριςθσ των χρθςτϊν τθσ εφαρμογισ. Από τθ ςυγκεκριμζνθ οκόνθ, ο διαχειριςτισ τθσ εφαρμογισ μπορεί να εκτελζςει τισ κάτωκι ενζργειεσ: Ειςαγωγι νζου χριςτθ
Αναηιτθςθ χριςτθ Ενθμζρωςθ ςτοιχείων χριςτθ Διαγραφι χριςτθ Κατά τθν ειςαγωγι νζου χριςτθ, θ φόρμα θ οποία κα πρζπει να ςυμπλθρωκεί περιζχει τα εξισ πεδία: Τφποσ Χρήςτη. Επιλζγεται ζνασ από τουσ διακζςιμουσ τφπουσ χρθςτϊν. Ωσ διαχειριςτισ ορίηεται ο χριςτθσ με τα περιςςότερα δικαιϊματα ςτθν εφαρμογι, ο οποίοσ φζρει τθν ευκφνθ τθσ ςυνολικισ διαχείριςθσ. Ωσ χριςτθσ διεφκυνςθσ ορίηεται ο χριςτθσ τθσ κάκε διεφκυνςθσ, ο οποίοσ καλείται να ςυμπλθρϊςει τισ αντίςτοιχεσ φόρμεσ ςτοχοκεςίασ και αποτελεςμάτων. Ωσ χριςτθσ αναφορϊν ορίηεται ο χριςτθσ ο οποίοσ ζχει πρόςβαςθ μόνο ςτισ αναφορζσ τισ εφαρμογισ. Ενεργόσ. Η αποεπιλογι κακιςτά αδφνατθ τθν αυκεντικοποίθςθ του χριςτθ ςτο ςφςτθμα Χρήςτησ. Ειςάγεται ο κωδικόσ χριςτθ, ο οποίοσ κα πρζπει να δθλωκεί από τον χριςτθ κατά τθν είςοδο του ςτθν εφαρμογι Κωδικόσ. Ειςάγεται ο κωδικόσ, ο οποίοσ κα πρζπει να δθλωκεί από τον χριςτθ κατά τθν είςοδο του ςτθν εφαρμογι Πνομα. Ειςάγεται το όνομα του χριςτθ
Επώνυμο. Ειςάγεται το επϊνυμο του χριςτθ E-mail. Ειςάγεται θ διεφκυνςθ θλεκτρονικοφ ταχυδρομείου του χριςτθ, θ οποία χρθςιμοποιείται ςτθν περίπτωςθ που επικυμοφμε ο χριςτθσ να λαμβάνει ειδοποιιςεισ μζςω email Τηλζφωνο. Ειςάγεται το τθλζφωνο του χριςτθ Σφνδεςη Διευθφνςεισ. Επιλζγεται θ διεφκυνςθ ι οι διευκφνςεισ ςτισ οποίεσ ανικει ο χριςτθσ. Ανάλογα με τθ διεφκυνςθ ςτθν οποία ανικει ο χριςτθσ, καλείται να ςυμπλθρϊςει και τουσ αντίςτοιχουσ ςτόχουσ και δείκτεσ.
8. ΕΞΟΔΟΣ Για τθν επιτυχι ζξοδο από το ςφςτθμα παρακολοφκθςθσ ςτόχων και δεικτϊν, επιλζξτε από το μενοφ διαχείριςθσ τθν επιλογι «Ζξοδοσ». Η ςυγκεκριμζνθ επιλογι κα ςασ οδθγιςει ςτθν οκόνθ αυκεντικοποίθςθσ. Στο ςθμείο αυτό είναι αςφαλζσ να κλείςετε τον φυλλομετρθτι ιςτοςελίδων (π.χ. Internet Explorer, Mozilla Firefox κτλ). Είναι ςθμαντικό να γνωρίηετε ότι με απλό κλείςιμο του παρακφρου του φυλλομετρθτι ιςτοςελίδων και χωρίσ τθν επιλογι του μενοφ «Ζξοδοσ», δεν τερματίηεται και θ ςφνδεςι ςασ ςτο πλθροφοριακό ςφςτθμα.