Κωδικός:.ΓΕ.220 Αρ. Έκδ.: 2 Ηµ/νία Έκδ.: 15-05-12 Σελ. 1 από 6 1. Εισαγωγή Η παρούσα ιαδικασία περιγράφει τον τρόπο µε τον οποίο ανιχνεύονται, υλοποιούνται και αξιολογούνται οι ανάγκες εκπαίδευσης του προσωπικού των ιευθύνσεων/ Υπηρεσιών/ Τµηµάτων του Ε.Κ.Ε.Φ.Ε. «ηµόκριτος» ( ιεύθυνση ιοικητικού, ΓΕΛ, Τµήµα Τεχνικής Υποστήριξης). 2. Αρµόδιοι 2.1 ιευθυντής/ Προϊστάµενος ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τµήµατος 2.2 Υπεύθυνος Ποιότητας ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τµήµατος 2.3 Τµήµα Προσωπικού ιεύθυνσης ιοικητικού 2.4 Τµήµα Οργάνωσης & Παραγωγικότητας ιεύθυνσης ιοικητικού 3. Περιγραφή 3.1. Γενικά Κάθε ιεύθυνση/ Υπηρεσία/ Τµήµα του Κέντρου διαθέτει επαρκές προσωπικό µε τις αναγκαίες επιστηµονικές γνώσεις, την απαιτούµενη κατάρτιση, τις τεχνικές γνώσεις και την εµπειρία για τις εργασίες που εκτελεί. Επιπλέον, µε ευθύνη του ιευθυντή/ Προϊστάµενου της αντίστοιχης ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τµήµατος, λαµβάνεται µεριµνά ώστε το προσωπικό να γνωρίζει τη σχέση και τη σηµασία των εργασιών του, καθώς και τον τρόπο που αυτές συνεισφέρουν στην επίτευξη των στόχων του Συστήµατος ιαχείρισης Ποιότητας. Πέραν των τυπικών προσόντων που πρέπει να πληρούν τα στελέχη της κάθε ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τµήµατος, είναι σαφές ότι απαιτείται διαρκής εκπαίδευση / επιµόρφωση, ώστε να ανταποκρίνονται πλήρως στις απαιτήσεις των θέσεων εργασίας τις οποίες καλούνται να στελεχώσουν. Η εκπαίδευση του προσωπικού των ιευθύνσεων/ Υπηρεσιών/ Τµηµάτων του Κέντρου περιλαµβάνει τόσο την αρχική ενηµέρωση του νέου προσωπικού, όσο και την κατά τη διάρκεια της απασχόλησής του παρεχόµενη εκπαίδευση. Η εκπαίδευση του προσωπικού των ιευθύνσεων/ Υπηρεσιών/ Τµηµάτων του Κέντρου πραγµατοποιείται είτε εσωτερικά, είτε από εγκεκριµένους εξωτερικούς φορείς. Σύνταξη: Υ.Π. Μαρίνα Φονταρά Έγκριση: /ντης & Πρόεδρος Σ Ν. Κανελλόπουλος
Κωδικός:.ΓΕ.220 Αρ. Έκδ.: 2 Ηµ/νία Έκδ.: 15-05-12 Σελ. 2 από 6 3.2. Ανίχνευση αναγκών εκπαίδευσης Η ανίχνευση των αναγκών εκπαίδευσης του προσωπικού των ιευθύνσεων/ Υπηρεσιών/ Τµηµάτων του Κέντρου είναι αρµοδιότητα του αντίστοιχου ιευθυντή/ Προϊσταµένου της ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τµήµατος σε συνεργασία µε τον Υπεύθυνο Ποιότητας της ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τµήµατος ή και µε το υπόλοιπο προσωπικό της ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τµήµατος. Η ανάγκη εκπαίδευσης µπορεί να προκύψει: Κατά την πρόσληψη νέου προσωπικού Κατά την εγκατάσταση νέου εξοπλισµού Κατά την τροποποίηση υφιστάµενων ιαδικασιών/ Οδηγιών Εργασίας Κατά την ένταξη νέας λειτουργίας στην ιεύθυνση/ Υπηρεσία/ Τµήµα Μετά από επαναλαµβανόµενες µη συµµορφώσεις Μετά από οργανωτικές αλλαγές Ως συµπέρασµα αξιολόγησης της εκπαίδευσης του προσωπικού Επίσης, το Τµήµα Οργάνωσης & Παραγωγικότητας της ιεύθυνσης ιοικητικού µεριµνά για την τακτική ενηµέρωση του προσωπικού των ιευθύνσεων/ Υπηρεσιών/ Τµηµάτων του Κέντρου µε σκοπό την εκδήλωση συµµετοχής αυτών σε διάφορα επιµορφωτικά προγράµµατα (σεµινάρια, συνέδρια, ηµερίδες). Τέλος, οποιοδήποτε µέλος του προσωπικού ενθαρρύνεται να προτείνει τη συµµετοχή του και παρακολούθηση επιµορφωτικών σεµιναρίων, συνεδρίων και λοιπών επιστηµονικών εκδηλώσεων µε στόχο την διατήρηση του υψηλού επιπέδου της επιστηµονικής του κατάρτισης. 3.3. Προγραµµατισµός εκπαίδευσης Με βάση την ανίχνευση των αναγκών εκπαίδευσης του προσωπικού ο ιευθυντής/ Προϊστάµενος της ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τµήµατος προχωρά στον προγραµµατισµό των εκπαιδεύσεων. Ο προγραµµατισµός αυτός καταγράφεται στο Έντυπο Ε.ΓΕ.220-1, «Πρόγραµµα Εκπαίδευσης» στο οποίο αναφέρονται τα εξής στοιχεία: το αντικείµενο εκπαίδευσης, η µορφή της εκπαίδευσης (σεµινάριο εσωτερικό ή εξωτερικό, συνέδριο, «πάνω στη δουλειά» κλπ.),
Κωδικός:.ΓΕ.220 Αρ. Έκδ.: 2 Ηµ/νία Έκδ.: 15-05-12 Σελ. 3 από 6 οι εκπαιδευόµενοι, τυχόν γνωστές λεπτοµέρειες σχετικά µε την διεξαγωγή της εκπαίδευσης (εκπαιδευτές, χρόνος, τόπος κλπ.). Κατά τη διάρκεια του έτους το πρόγραµµα αυτό αναπροσαρµόζεται µε βάση νέες ανάγκες εκπαίδευσης που είναι δυνατό να έχουν προκύψει, σύµφωνα µε τις προαναφερόµενες ενέργειες. Υπεύθυνος για την επίβλεψη των θεµάτων που σχετίζονται µε την υλοποίηση των εκπαιδεύσεων είναι ο ιευθυντής/ Προϊστάµενος σε συνεργασία µε τον Υπεύθυνο Ποιότητας της κάθε ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τµήµατος. 3.4. Εκπαίδευση νέου προσωπικού Το νέο προσωπικό εκπαιδεύεται µε ευθύνη του ιευθυντή/ Προϊσταµένου της κάθε ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τµήµατος του Κέντρου στο σύνολο των δραστηριοτήτων της ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τµήµατος. Στη συνέχεια το νέο προσωπικό εκπαιδεύεται πλήρως στο αντικείµενο εργασίας του, όπως αυτό καθορίζεται στην αντίστοιχη «Περιγραφή Θέσης Εργασίας». Η εκπαίδευση αυτή πραγµατοποιείται από το προϊστάµενο προσωπικό αυτού µε τη µέθοδο «Εκπαίδευση Πάνω στην Εργασία» (on the job training). Επίσης, το νέο προσωπικό ενηµερώνεται/ εκπαιδεύεται από τον Υπεύθυνο Ποιότητας της ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τµήµατος στην Πολιτική Ποιότητας, όπως αυτή εκφράζεται στο Εγχειρίδιο Ποιότητας, στο Σύστηµα ιαχείρισης Ποιότητας που εφαρµόζει η ιεύθυνση/ Υπηρεσία/ Τµήµα και στις ιαδικασίες Ποιότητας που σχετίζονται µε το αντικείµενο εργασίας του. Το νέο προσωπικό το πρώτο διάστηµα που ξεκινάει την εργασία του εργάζεται πάντα υπό την παρακολούθηση έµπειρου προσωπικού. 3.5. Εκπαίδευση υφιστάµενου προσωπικού Εκπαίδευση του υφιστάµενου προσωπικού κάθε ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τµήµατος του Κέντρου γίνεται, είτε προγραµµατισµένα, είτε έκτακτα στις παρακάτω περιπτώσεις: όταν υπάρχουν αξιοσηµείωτες επιστηµονικές/ τεχνολογικές εξελίξεις σε ειδικά θέµατα της εργασίας του όταν κατά τις εσωτερικές επιθεωρήσεις ή άλλους τακτικούς ελέγχους, για την αξιολόγηση της ικανότητας του προσωπικού στην εκτέλεση των καθηκόντων του, διαπιστωθεί έλλειψη γνώσεων-τεχνικής κατάρτισης
Κωδικός:.ΓΕ.220 Αρ. Έκδ.: 2 Ηµ/νία Έκδ.: 15-05-12 Σελ. 4 από 6 όταν το προσωπικό αλλάξει θέση εργασίας ή πρόκειται να αναλάβει επιπρόσθετες αρµοδιότητες όταν υπάρχουν αξιοσηµείωτες αλλαγές στις ιαδικασίες ή/ και στις Οδηγίες Εργασίας της ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τµήµατος. Οι µέθοδοι ενηµέρωσης / εκπαίδευσης του προσωπικού µπορεί να είναι: Παρακολούθηση συνεδρίων, σεµιναρίων, ηµερίδων ή µαθηµάτων Εκπαίδευση «πάνω στην δουλειά» (on the job training) Σε περίπτωση εξωτερικής εκπαίδευσης, το πιστοποιητικό εκπαίδευσης (όπου υπάρχει), παραδίδεται κατόπιν αίτησης από το άτοµο που έλαβε την εκπαίδευση στο Τµήµα Προσωπικού της ιεύθυνσης ιοικητικού για αρχειοθέτηση στον ατοµικό του φάκελο. Επιπλέον, µετά το πέρας της εκπαίδευσης συµπληρώνεται από τον εκπαιδευόµενο το Έντυπο Ε.ΓΕ.220-3, «Ερωτηµατολόγιο Αξιολόγησης Εκπαίδευσης», και εφόσον κριθεί αναγκαίο, διενεργείται συνάντηση στην οποία γίνεται ενηµέρωση του υπόλοιπου προσωπικού της ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τµήµατος, ενώ το αντίστοιχο έντυπο υλικό είναι διαθέσιµο σε όλους. 3.6. Καταγραφή στοιχείων εκπαίδευσης Τα στοιχεία των εκπαιδεύσεων που πραγµατοποιούνται για κάθε µέλος του προσωπικού (νέο ή υφιστάµενο) των ιευθύνσεων/ Υπηρεσιών/ Τµηµάτων του Κέντρου καταγράφονται στο Έντυπο Ε.ΓΕ.220-2, «Ατοµική Καρτέλα Εκπαίδευσης Προσωπικού». Στο Έντυπο αυτό καταγράφονται τα εξής στοιχεία: Τα στοιχεία του εργαζόµενου Η ιεύθυνση/ Υπηρεσία/ Τµήµα στην οποία εργάζεται Αντικείµενο της κάθε εκπαίδευσης Χρόνος εκπαίδευσης Εκπαιδευτής Οποιεσδήποτε σχετικές παρατηρήσεις ή σχόλια σχετικά µε την αντίστοιχη εκπαίδευση. Οι «Ατοµικές Καρτέλες Εκπαίδευσης Προσωπικού» τηρούνται σε αρχείο µε ευθύνη του Υπεύθυνου Ποιότητας της αντίστοιχης ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τµήµατος.
Κωδικός:.ΓΕ.220 Αρ. Έκδ.: 2 Ηµ/νία Έκδ.: 15-05-12 Σελ. 5 από 6 3.7. Αξιολόγηση αποτελεσµατικότητας εκπαίδευσης Η αποτελεσµατικότητα της εκπαίδευσης κάθε εργαζόµενου στις ιευθύνσεις/ Υπηρεσίες/ Τµήµατα του Κέντρου αξιολογείται τόσο κατά την καθηµερινή επίβλεψη των εργασιών από το προϊστάµενο προσωπικό αυτού ή και από τον ιευθυντή/ Προϊστάµενο της ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τµήµατος, όσο και κατά την διάρκεια των εσωτερικών επιθεωρήσεων του Συστήµατος ιαχείρισης Ποιότητας από τον Υπεύθυνο Ποιότητας της ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τµήµατος. 3.8. Ετήσια Αξιολόγηση Προσωπικού Σε κάθε ιεύθυνση/ Υπηρεσία/ Τµήµα του Κέντρου εφαρµόζεται τεκµηριωµένος µηχανισµός αξιολόγησης του προσωπικού της. Ο τρόπος αξιολόγησης προβλέπεται από τον Κανονισµό του ηµοσίου και διενεργείται µία φορά ανά έτος. Υπεύθυνος της αξιολόγησης του προσωπικού κάθε ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τµήµατος, είναι ο αντίστοιχος ιευθυντής/ Προϊστάµενος της ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τµήµατος, ο οποίος συµπληρώνει ένα έντυπο για κάθε αξιολογούµενο που περιέχει τα στοιχεία του, τους τίτλους σπουδών και την επιµόρφωσή του, συνοπτική περιγραφή του έργου του στο χρόνο που πέρασε, κριτήρια αξιολόγησης, αποτελεσµατικότητα και γενικές παρατηρήσεις. Αναφορικά µε την αξιολόγηση του ιευθυντή/ Προϊσταµένου της ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τµήµατος, διενεργείται κρίση του σε τακτά χρονικά διαστήµατα προκειµένου να ανέλθει σε βαθµίδα σύµφωνα µε τις ισχύουσες νοµοθετικές διατάξεις. 4. Σχετικά Έντυπα 4.1 Ε.ΓΕ.220-1, Πρόγραµµα Εκπαίδευσης 4.2 Ε.ΓΕ.220-2, Ατοµική Καρτέλα Εκπαίδευσης Προσωπικού 4.3 Ε.ΓΕ.220-3, Ερωτηµατολόγιο Αξιολόγησης Εκπαίδευσης 5. Αρχεία Το Έντυπο Ε.ΓΕ.220-1 τηρείται από τον Υπεύθυνο Ποιότητας της αντίστοιχης ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τµήµατος σε σχετικό αρχείο για τρία (3) έτη. Οι Ατοµικές Καρτέλες Εκπαίδευσης (Ε.ΓΕ.220-2) και τα ενηµερωµένα βιογραφικά σηµειώµατα του προσωπικού τηρούνται µε ευθύνη του Υπεύθυνου Ποιότητας της αντίστοιχης ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τµήµατος για όσο χρονικό διάστηµα ο εργαζόµενος αποτελεί µέλος του προσωπικού της ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τµήµατος.
Κωδικός:.ΓΕ.220 Αρ. Έκδ.: 2 Ηµ/νία Έκδ.: 15-05-12 Σελ. 6 από 6 Τα πιστοποιητικά / βεβαιώσεις παρεχόµενης εκπαίδευσης του προσωπικού των ιευθύνσεων/ Υπηρεσιών/ Τµηµάτων του Κέντρου τηρούνται στο φάκελο προσωπικού σύµφωνα µε τη ιαδικασία..140. 6. Αλλαγές του Εγγράφου Έκδοση / Ηµεροµηνία Περιγραφή τροποποίησης 1/ 01-07-2009 Αρχική Έκδοση 2/ 15/05/2012 Προσθήκη Ε.ΓΕ.220-3, Ερωτηµατολόγιο Αξιολόγησης Εκπαίδευσης