ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΑΝΑΓΓΕΛΙΑΣ ΤΕΧΝΙΚΟΥ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ ΜΕΣΩ ΤΟΥ ΟΠΣ ΣΕΠΕ Εισάγετε τους κωδικούς εγγραφής της επιχείρησης και εισέρχεστε στο Σύστημα. Στην αρχική οθόνη θα εμφανίζονται τα μηνύματα / ενημερώσεις που έχετε στο Σύστημα. Αν κάνετε ηλεκτρονικά την αναγγελία Τεχνικού Ασφάλειας για πρώτη φορά ή αν μεταβάλλεται ο συνολικός αριθμός των εργαζομένων στην επιχείρηση επιλέγετε από το μενού αριστερά τη Δήλωση συνολικού αριθμού απασχολούμενων.
Στην οθόνη που εμφανίζεται καταχωρείτε τον συνολικό αριθμό εργαζομένων στην επιχείρηση (έδρα και υποκαταστήματα) και κατανέμετε τον συνολικό αυτό αριθμό ανά κατηγορία επικινδυνότητας (Α, Β ή Γ ), ώστε να γίνει ο υπολογισμός του ελάχιστου χρόνου απασχόλησης του Τεχνικού Ασφάλειας συνολικά για την επιχείρηση επιχείρηση. Δηλώνετε υπεύθυνα την ορθότητα των στοιχείων και επιλέγετε Ενημέρωση στοιχείων. Επιστρέφουμε στην αρχική οθόνη, ώστε να πραγματοποιήσουμε την αναγγελία του Τεχνικού Ασφάλειας για ένα υποκατάστημα / εγκατάσταση / τόπο δραστηριότητας της επιχείρησης.
Επιλέγουμε Αναγγελίες Τεχνικών Ασφάλειας και ακολούθως, στην οθόνη που εμφανίζεται, επιλέγουμε Αναγγελίες Τεχνικών σε Επιχειρήσεις και Υποκαταστήματα. Εμφανίζεται η παρακάτω οθόνη, όπου στο πάνω μέρος της οθόνης εμφανίζεται η λίστα των υποκαταστημάτων / εγκαταστάσεων έχουμε κάνει αναγγελία. Ας θεωρήσουμε ότι επιθυμούμε να κάνουμε αναγγελία Τεχνικού Ασφάλειας για ένα νέο υποκατάστημα της επιχείρησης. Επιλέγουμε στο πάνω μέρος της οθόνης την ένδειξη Προσθήκη Υποκαταστήματος από ΕΡΓΑΝΗ ή άλλης τοποθεσίας.
Στην οθόνη που εμφανίζεται έχουμε τη δυνατότητα να επιλέξουμε ένα ήδη καταχωρημένο Υποκατάστημα από το ΕΡΓΑΝΗ ή να δηλώσουμε και να δημιουργήσουμε έναν άλλο τόπο δραστηριότητας για τον οποίο επιθυμούμε να κάνουμε αναγγελία Τεχνικού Ασφάλειας (π.χ. σε περιπτώσεις εργολαβιών, παροχής υπηρεσιών φύλαξης ή καθαριότητας κλπ). Εάν επιλέξουμε ένα ήδη καταχωρημένο Υποκατάστημα από το ΕΡΓΑΝΗ τα στοιχεία της διεύθυνσης θα έρθουν αυτόματα. Ας θεωρήσουμε στο παράδειγμά μας ότι θέλουμε να δημιουργήσουμε έναν άλλο, μη καταχωρημένο τόπο δραστηριότητας, για τον οποίο επιθυμούμε να πραγματοποιήσουμε αναγγελία Τεχνικού Ασφάλειας. Συμπληρώνουμε τα πεδία που φαίνονται παρακάτω και εν συνεχεία επιλέγουμε Αποθήκευση.
Εμφανίζεται το μήνυμα Το παράρτημα αποθηκεύτηκε με επιτυχία. Επιστρέφουμε στην αρχική οθόνη της αναγγελίας και επιλέγουμε το υποκατάστημα που δημιουργήσαμε, δηλαδή το Υποκατάστημα Ελευσίνας, όπως το ονομάσαμε. Επιλέγουμε την ένδειξη Νέα αναγγελία Τεχνικού Ασφάλειας.
Όταν επιλέξουμε την ένδειξη Νέα αναγγελία Τεχνικού Ασφάλειας, εμφανίζεται η παρακάτω οθόνη στην οποία καταχωρούμε το χρονικό διάστημα της αναγγελίας του τεχνικού ασφάλειας. Ας θεωρήσουμε στο παράδειγμα ότι η χρονικά διάρκεια της ανάθεσης καθηκόντων στον Τεχνικό ασφάλειας θα είναι ένα έτος, από 1/1/2019 έως 31/12/2019. Ακολούθως επιλέγουμε Έλεγχος ημερομηνιών. Όταν επιλέξουμε Έλεγχος ημερομηνιών ανοίγει η κυρίως φόρμα όπου θα καταχωρήσουμε τα βασικά στοιχεία της αναγγελίας του Τεχνικού Ασφάλειας. Τα στοιχεία της επιχείρησης στην αρχή δεν εμφανίζονται ούτε και μπορείτε να επέμβετε στις φόρμες καθώς συμπληρώνονται αυτόματα με την ολοκλήρωση της υποβολής ή με την αποθήκευση
Στο πεδίο Κλάδος εργασίας επιλέγουμε τον κλάδο οικονομικής δραστηριότητας της επιχείρησης στο συγκεκριμένο παράρτημα / υποκατάστημα / τόπο εργασίας (π.χ. υποκατάστημα Ελευσίνας), για το οποίο κάνουμε την αναγγελία Τεχνικού Ασφάλειας. Ακολούθως επιλέγουμε την ιδιότητα συνεργασίας. Έχουμε τη δυνατότητα να επιλέξουμε μεταξύ των τιμών Φυσικό Πρόσωπο ή ΕΞΥΠΠ. Στο παράδειγμά μας θα επιλέξουμε Φυσικό Πρόσωπο, δηλαδή στο συγκεκριμένο παράδειγμα η αναγγελία Τεχνικού Ασφάλειας θα γίνει σε φυσικό πρόσωπο και όχι μέσω ΕΞΥΠΠ.
Ακολούθως στην Ιδιότητα συνεργασίας δηλώνουμε εάν το φυσικό πρόσωπο είναι υπάλληλος της επιχείρησης ή εξωτερικός συνεργάτης. Στο παράδειγμά μας θα επιλέξουμε Εξωτερικός συνεργάτης. Στο πεδίο ΑΦΜ καταχωρούμε το ΑΦΜ του Τεχνικού Ασφάλειας στον οποίο αναθέτουμε τα καθήκοντα του Τεχνικού Ασφάλειας. Φυσικά ο Τεχνικός Ασφάλειας θα πρέπει να είναι εγγεγραμμένος στον Ηλεκτρονικό Κατάλογο των Τεχνικών Ασφάλειας. (Σημειώνεται ότι εάν είχαμε επιλέξει στην ιδιότητα ΤΑ την ένδειξη ΕΞΥΠΠ, θα επιλέγαμε την ΕΞΥΠΠ, από τον κατάλογο των ΕΞΥΠΠ που θα εμφανιζόταν, μέσω της οποίας θα γινόταν η παροχή υπηρεσιών Τεχνικού Ασφάλειας, καθώς και το φυσικό πρόσωπο στο οποίο η ΕΞΥΠΠ θα ανέθετε τα καθήκοντα τεχνικού ασφάλειας)
Καταχωρούμε το ΑΦΜ και πατάμε tab. Με τις παραπάνω ενέργειες, ανακτώνται αυτομάτως τα στοιχεία του Τεχνικού Ασφάλειας από το Μητρώο των Τεχνικών Ασφάλειας.
Συνεχίζουμε με την καταχώρηση του αριθμού των εργαζομένων ανά επικινδυνότητα για το συγκεκριμένο υποκατάστημα / τόπο εργασίας για τον οποίο κάνουμε αναγγελία Τεχνικού Ασφάλειας. Η καταχώρηση του αριθμού των εργαζομένων για το συγκεκριμένο υποκατάστημα γίνεται κατά τον ίδιο τρόπο, όπως καταχωρήσαμε τον αριθμό των εργαζομένων για το σύνολο της επιχείρησης. Ας θεωρήσουμε στο παράδειγμά μας ότι στο συγκεκριμένο υποκατάστημα Ελευσίνας, για το οποίο κάνουμε την αναγγελία, εργάζονται 10 εργαζόμενοι στη Β κατηγορία επικινδυνότητας, π.χ. ότι πρόκειται για τεχνίτες σε ένα μηχανουργείο ή μία μεταποιητική δραστηριότητας. Με την καταχώρηση του αριθμού των εργαζομένων, το Σύστημα υπολογίζει αυτομάτως τις ελάχιστες ώρες απασχόλησης του Τεχνικού Ασφάλειας στο συγκεκριμένο Υποκατάστημα. Ακολούθως εισάγουμε το πρόγραμμα επισκέψεων του Τεχνικού Ασφάλειας.
Στο πρώτο πεδίο του πίνακα καταχωρούμε την ημερομηνία της επίσκεψης, που φυσικά θα πρέπει να βρίσκεται εντός του χρονικού διαστήματος της ανάθεσης καθηκόντων. Στο δεύτερο πεδίο καταχωρούμε την ώρα έναρξης της επίσκεψης του Τεχνικού Ασφάλειας και στο τρίτο και τέταρτο πεδίο τη διάρκεια της επίσκεψης σε ώρες και λεπτά. Στο παράδειγμά μας η κάθε επίσκεψη θα διαρκεί 6 ώρες και 15 λεπτά. Στην τελευταία στήλη επιλέγουμε ποιος τεχνικός ασφάλειας θα κάνει την κάθε επίσκεψη. Αυτή η λειτουργικότητα έχει νόημα στις περιπτώσεις που ενδεχομένως μέσω ΕΞΥΠΠ σε μία επιχείρηση έχουν δηλωθεί περισσότεροι του ενός Τεχνικοί Ασφάλειας. Εφόσον θέλουμε να προσθέσουμε και άλλον Τ.Α. επιλέγουμε το πλήκτρο + από το σημείο «ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΤΕΧΝΙΚΩΝ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ» Για να προσθέσουμε νέες ημερομηνίες επισκέψεων πατάμε το + και συμπληρώνεται αυτόματα νέα εγγραφή με τις ίδιες ώρες και τον ίδιο Τ.Α. με ημερομηνία ένα μήνα μετά. Φυσικά μπορούμε να τροποποιήσουμε την ώρα και την ημερομηνία. Αφού καταχωρήσουμε το πρόγραμμα επισκέψεων, πατάμε την ένδειξη Επιλογή και από τον Υπολογιστή μας εισάγουμε το ψηφιοποιημένο αρχείο της Σύμβασης της Επιχείρησης με τον Τεχνικό Ασφάλειας ή την ΕΞΥΠΠ (εφόσον έχει επιλεγεί ΕΞΥΠΠ)
Πατάμε Υποβολή για να υποβάλλουμε την αναγγελία ή Αποθήκευση, εάν θέλουμε να αποθηκεύσουμε προσωρινά την αναγγελία και να την επεξεργαστούμε περαιτέρω. Στο παράδειγμά μας επιλέγουμε Υποβολή. Στην οθόνη μας εμφανίζεται το μήνυμα Η αίτησή υποβλήθηκε με επιτυχία.
Εφόσον δεν έχουμε συμπληρώσει σωστά κάποια στοιχεία, π.χ. εάν οι ώρες επισκέψεων είναι λιγότερες από τις προβλεπόμενες ελάχιστες ώρες απασχόλησης, ή εάν υπάρχει επικάλυψη του ωραρίου επισκέψεων του ΤΑ, το Σύστημα μας ζητά να διορθώσουμε τα λανθασμένα στοιχεία. Επιστρέφουμε στο αρχικό περιβάλλον της αναγγελίας, όπου παρατηρούμε ότι η ένδειξη για τη συγκεκριμένη αναγγελία είναι σε Αναμονή (σύμβολο με πορτοκαλί χρώμα). Η αναγγελία αυτή βρίσκεται σε αναμονή έως ότου τα άλλα συμβαλλόμενα μέρη (ο τεχνικός ασφάλειας, η ΕΞΥΠΠ) να δεχτούν ότι αποδέχονται την συγκεκριμένη αναγγελία.
Για να ολοκληρωθεί η Αναγγελία του ΤΑ θα πρέπει να γίνει αποδοχή της αναγγελίας από τον Τεχνικό Ασφάλειας. Ο τεχνικός ασφάλειας εισέρχεται με τους κωδικού του στο Σύστημα και στην αρχική οθόνη που εμφανίζεται βλέπει τις ειδοποιήσεις που έχουν δρομολογηθεί σε αυτόν, μεταξύ των οποίων είναι και οι ειδοποιήσεις για τις νέες αναγγελίες που βρίσκονται σε εκκρεμότητα, μέχρι να γίνει αποδοχή. Επιλέγοντας «Διαχείριση Αναγγελιών» και κατόπιν «Αναγγελίες σε εκκρεμότητα» εμφανίζονται όλες οι αναθέσεις καθηκόντων οι οποίες βρίσκονται σε εκκρεμότητα.
Πατώντας στο μπλε εικονίδιο δεξιά εμφανίζεται η φόρμα της αναγγελίας, όπως υποβλήθηκε από τον εργοδότη, με το πρόγραμμα επισκέψεων του Τ.Α., την οποία ο Τεχνικός είτε θα αποδεχτεί είτε θα απορρίψει. Επιλέγοντας αποδοχή εμφανίζεται μήνυμα για επιτυχημένη αποδοχή και αναμονή αποδοχής από όλα τα υπόλοιπα μέλη (αν υπάρχουν). Εφόσον η επιχείρηση έχει επιλέξει να συμβληθεί με ΕΞΥΠΠ, θα πρέπει να γίνει αποδοχή της αναγγελίας και από την ΕΞΥΠΠ μέσω της διαχείρισης των Αναγγελιών ΤΑ από το λογαριασμό της ΕΞΥΠΠ, κατά αντίστοιχο τρόπο με την αποδοχή από τον τεχνικό ασφάλειας.
Επιλέγοντας το σημείο «Ενημερώσεις» και πατώντας στη συγκεκριμένη εγγραφή, εμφανίζεται μήνυμα για «Επιτυχημένη Αποδοχή Αναγγελίας» η οποία έχει πάρει και τον αντίστοιχο αριθμό πρωτοκόλλου. Αντίστοιχα και η Επιχείρηση θα λάβει το ίδιο μήνυμα όταν έχουν αποδεχτεί όλα τα μέρη την ανάθεση καθηκόντων στον Τεχνικό Ασφάλειας.