QS-LIS 2011 www.qslis-software.com ΟΔΗΓΙΕΣ ΧΡΗΣΗΣ Τμήμα 5 ΕΚΤΕΛΕΣΘΕΙΣΑ ΕΡΓΑΣΙΑ Το περιεχόμενο του παρόντος τεύχους αποτελεί έργο επιστημονικού και πνευματικού μόχθου και πνευματικήν ιδιοκτησία του Γιάννη Η. Οικονομίδη Πολιτικού Μηχανικού ACIArb (τηλ. 99434031 Λεμεσός). Απαγορεύεται η με οποιονδήποτε τρόπο αντιγραφή και/ή διανομή και/ή αναφορά στο περιεχόμενο του παρόντος χωρίς την γραπτήν άδεια του συγγραφέα. Το λογισμικό QS-LIS 2011 προστατεύεται από τους σχετικούς περί πνευματικής ιδιοκτησίας νόμους της Κυπριακής Δημοκρατίας. Μπορείτε πάντα να στέλλετε τις απόψεις, σχόλια ή απορίες σας με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στη διεύθυνση yianeco@cytanet.com.cy Ιστοσελίδα υποστήριξης του προγράμματος www.qslis-software.com Γιάννης Η. Οικονομίδης Πολιτικός Μηχανικός ICIOB,ACIArb Aναθεώρηση : 22-05-13 1/10
Κεφάλαιο 1 : ΕΙΣΑΓΩΓΗ 1. Εισαγωγή Με το QS-LIS 2011 μπορούμε να καταγράψουμε την εκτελεσθείσα εργασία για ένα έργο και να εκτυπώσουμε αναλυτική κατάσταση με τα ποσοστά % (ή τις ποσότητες) που έχουν εκτελεσθεί για κάθε εργασία και τα συνολικά ποσά ομάδων εργασιών για κάθε δελτίο. Η εκτελεσθείσα εργασία χρησιμοποιείται από το πρόγραμμα στον υπολογισμό της ανάλυσης προς πληρωμή. Για να μπορέσουμε να αρχίσουμε να χρησιμοποιούμε την φόρμα για την καταγραφή της εκτελεσθείσας εργασίας θα πρέπει να έχουμε συμπληρώσει πρώτα τις απαιτούμενες πληροφορίες στη φόρμα στοιχεία έργου. Τα ελάχιστα στοιχεία τα οποία απαιτούνται να καταχωρηθούν στα στοιχεία έργου είναι για να είναι δυνατή η καταγραφή της εκτελεσθείσας εργασίας είναι: α. Ημερομηνία σύμβασης και συμβατικές ημερομηνίες έργου (έναρξη/ολοκλήρωση) β. Μέθοδος ενημέρωσης εκτελεσθείσας εργασίας που μπορεί να είναι ποσοστά % ή ποσότητες (η εισήγηση είναι να χρησιμοποιείται η μέθοδος με ποσοστά % εκτός και αν υπάρχει ειδικός λόγος για να χρησιμοποιηθεί η μέθοδος με ποσότητες). γ. Ποσό Προκαταβολής (αν ισχύει). Εφόσον έχει δοθεί προκαταβολή στον Εργολάβο το πρόγραμμα δημιουργεί αυτόματα την ανάλυση αρ.1 για την προκαταβολή. Στην περίπτωση αυτή η ανάλυση αρ.2 είναι η πρώτη την οποία μπορούμε να επιλέξουμε για ενημέρωση. Αν δεν έχει δοθεί προκαταβολή η πρώτη καταγραφή εκτελεσθείσας εργασίας είναι η αρ.1. Προσοχή! Οι αριθμήσεις της καταγραφής εκτελεσθείσας εργασίας (και των αναλύσεων προς πληρωμή) είναι πάντα αριθμός από το 1 έως το 999. Δεν επιτρέπεται στο πρόγραμμα η αρίθμηση της μορφής 2Α, 6Β κλπ. 2/10
Κεφάλαιο 2 : ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΕΚΤΕΛΕΣΘΕΙΣΑΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ 2.1 Επιλογή αριθμού ανάλυσης Συμπληρώστε πρώτα τα στοιχεία έργου. Από τον κύριο πίνακα επιλογών και το μενού επιλογών Εργασία επιλέγουμε Ενημέρωση εκτελεσθείσας εργασίας (αν θέλουμε να ενημερώσουμε εκτελεσθείσα εργασία υπεργολάβων επιλέγουμε Εκτελεσθείσα εργασία υπεργολάβων). Αφού επιλέξουμε το έργο για το οποίο θέλουμε να ενημερώσουμε την εκτελεσθείσα εργασία εμφανίζεται η πιο κάτω φόρμα για την επιλογή του αριθμού ανάλυσης. Υπενθυμίζεται ότι αν έχει δοθεί προκαταβολή η αρίθμηση για ενημέρωση της εκτελεσθείσας εργασίας αρχίζει από το 2 αντί από το 1. Επιλογή για ενημέρωση εκτελεσθείσας εργασίας για υπεργολάβους χωρίς ΔΠ (περισσότερα στις επόμενες σελίδες). εικ.1 : η φόρμα επιλογής αριθμού ανάλυσης Μπορούμε να επιλέξουμε να ενημερώσουμε την τρέχουσα ανάλυση ή να επιλέξουμε νέο αριθμό ανάλυσης. Η νέα ανάλυση έχει αύξοντα αριθμό κατά +1 από την προηγούμενη ανάλυση (το πρόγραμμα ελέγχει αν έχουμε δώσει αποδεκτό νέο αριθμό ανάλυσης). Η περίοδος εκτελεσθείσας εργασίας για την οποία θα γίνει η καταχώρηση καθορίζεται από τις ημερομηνίες Από και Έως. Η ημερομηνία «Από» είναι πάντα η ημερομηνία έναρξης του έργου όπως καθορίζεται στα στοιχεία έργου. Η ημερομηνία «Έως» είναι η ημερομηνία μέχρι την οποία γίνεται η καταγραφή της εκτελεσθείσας εργασίας. Η εκτελεσθείσα εργασία υπολογίζεται πάντα συνολικά από την αρχή του έργου. Για κάθε εργασία δηλαδή σε κάθε ανάλυση δίνουμε το ποσοστό % (ή την ποσότητα) που έχει εκτελεσθεί μέχρι την ημερομηνία καταμέτρησης και όχι το τι εκτελέστηκε από την προηγούμενη καταγραφή. Αφού επιλέξουμε αριθμό ανάλυσης και ημερομηνία εμφανίζεται η φόρμα καταγραφής της εκτελεσθείσας εργασίας. Προσοχή! Δεν μπορούμε να ενημερώσουμε προηγούμενη ανάλυση εκτελεσθείσας εργασίας (π.χ αν η τρέχουσα ανάλυση είναι η αρ.5 δεν μπορούμε να ενημερώσουμε την αρ.4). 3/10
2.2 Φόρμα εισαγωγής εκτελεσθείσας εργασίας Αφού επιλεγεί ο αριθμός ανάλυσης εργασίας όπως πιο κάτω : εμφανίζεται η φόρμα καταγραφής της εκτελεσθείσας εικ.2 : η φόρμα ενημέρωσης της εκτελεσθείσας εργασίας για κάθε δελτίο του έργου Η φόρμα περιέχει σε φύλλα (sheets) όλα τα δελτία του έργου. Ανάλογα αν έχουμε επιλέξει ενημέρωση με ποσοστά % ή με ποσότητες εμφανίζονται και οι σχετικές στήλες για εισαγωγή (ποσοστά % ή ποσότητες) της εκτελεσθείσας εργασίας. Δίπλα από τις δύο στήλες που αφορούν την τρέχουσα εκτελεσθείσα εργασία εμφανίζονται οι καταγραφές για την προηγούμενη εκτελεσθείσα εργασία (προηγούμενη ανάλυση). Σε ορισμένες περιπτώσεις ( π.χ. όπου έχουμε εργασίες με ποσότητα =1 και μονάδα το Όλον ή Ποσό ή για τα Προκαταρκτικά) η καταγραφή μπορεί να γίνει με καταγραφή του αντίστοιχου ποσού (Για τα Προκαταρκτικά εναλλακτικά υπάρχει πιο αναλυτική φόρμα η οποία περιγράφεται στο εγχειρίδιο χρήσης για την φόρμα ανάλυσης πληρωμής). Π.χ. έστω ότι έχουμε την πιο κάτω εργασία : Περιγραφή εργασίας Ποσότ. Μονάδα Τιμή Μον. Ποσό Ηλεκτρολογική εγκατάσταση (μεταφορά ποσού από σελ. 5/3-Α) 1 Ποσό 12.775,00 12.775,00 και έστω ότι θέλουμε για κάποιο συγκεκριμένο λόγο να καταγράψουμε ότι ο Εργολάβος εκτέλεσε εργασία αξίας 7.500 αντί ένα ποσοστό 60% ή άλλο. 4/10
Το ποσό των 7.500 αντιστοιχεί σε ποσοστό εκτελεσθείσας εργασίας 58,708% (με ποσότητα εργασίας = 1) και άρα εφόσον θέλουμε να καταγράψουμε το ακριβές ποσό για την εργασία που εκτελέστηκε (ισχύει π.χ. στη περίπτωση εργασίας ηλεκτρομηχανολογικών εργασιών όπου συνήθως η ανάλυση βρίσκεται σε άλλο τεύχος ανάλυσης των εργασιών αυτών και τα ποσά μεταφέρονται στα ΔΠ) εισάγουμε το ποσό αντί ποσοστό %. Το πρόγραμμα δέχεται μόνο εισαγωγή ακέραιων αριθμών για ποσοστά (%) για την εκτελεσθείσα εργασία (θεωρούμε ότι δεν έχει νόημα σε ενδιάμεσα πιστοποιητικά πληρωμής να υπάρχει εκτελεσθείσα εργασία 33,3% π.χ.). Γενικά η καταγραφή με ποσό αντί ποσοστό (ή ποσότητες) γίνεται όταν η μονάδα εργασίας είναι «Όλον» ή «Ποσό». Ισχύει κυρίως για Προκαταρκτικά, βοήθειες προς υπεργολάβους ή στις περιπτώσεις που υπάρχει σε ένα δελτίο μεταφορά ποσού από άλλη ανάλυση εργασιών (π.χ. μεταφορά ποσού από ανάλυση για ηλεκτρολογική ή μηχανολογική εγκατάσταση). Η εισαγωγή του ποσού γίνεται ως εξής: Με δεξί κλίκ στη θέση εισαγωγής του ποσοστού % της εκτελεσθείσας εργασίας εμφανίζεται ο πιο κάτω πίνακας επιλογών από τον οποίο επιλέγουμε Εισαγωγή ποσού εκτελεσθείσας εργασίας και στην επόμενη φόρμα που εμφανίζεται δίνουμε το ποσό της αξίας της εκτελεσθείσας εργασίας, δηλαδή για το παράδειγμα μας το ποσό 7.500. Υπενθυμίζεται ότι δεν μπορούμε να έχουμε ενημέρωση εκτελεσθείσας εργασίας σε ένα έργο ταυτόχρονα με ποσοστά % και ποσότητες. Η επιλογή αυτή καθορίζεται στη φόρμα στοιχεία έργου. Η πιο πάνω δυνατότητα καταγραφής της εκτελεσθείσας εργασίας ως ποσό αντί ποσοστό % (ή ποσότητα) παρέχεται ως επιπλέον βοήθημα και πρέπει να χρησιμοποιείται μόνο στις περιπτώσεις που αυτό είναι απαραίτητο (π.χ. ενημέρωση Προκαταρκτικών, Ποσών προνοίας κλπ). Φίλτρο για εμφάνιση εργασιών: Με επιλογή φίλτρου και κλικ στο ενεργοποίηση μπορούμε να επιλέξουμε ποιες εργασίες του ΔΠ εμφανίζονται (πάντα σε σχέση με το ποσοστό % της εκτελεσθείσας εργασίας που έχει εκτελεστεί). 5/10
Στη περίπτωση που θέλουμε να ετοιμάσουμε το τελικό πιστοποιητικό πληρωμής όπου συνήθως θεωρούμε ότι έχει εκτελεσθεί όλο το ποσό του έργου (και γίνονται οι απαραίτητες προσθήκες / αφαιρέσεις στον τελικό λογαριασμός ) τότε με κλικ στο το πρόγραμμα θα ενημερώσει όλα τα ποσοστά της εκτελεσθείσας εργασίας = 100% Στο δεύτερο φύλλο της φόρμας εμφανίζονται τα συνολικά ποσά της εκτελεσθείσας εργασίας ανά δελτίο του έργου καθώς και το ολικό ποσό εκτελεσθείσας εργασίας του έργου. Στο τρίτο φύλλο εμφανίζονται οι εργασίες οι εργασίες οι οποίες δεν επιδέχονται έκπτωση. ποσοστό % εκτελεσθείσας εργασίας για την τρέχουσα ανάλυση συνολικό ποσό εκτελεσθείσας εργασίας για κάθε σελίδα του ΔΠ εικ.3 : η φόρμα ενημέρωσης της εκτελεσθείσας εργασίας για κάθε δελτίο του έργου 6/10
2.3 Φόρμα εισαγωγής εκτελεσθείσας εργασίας υπεργολάβων Η φόρμα για την καταγραφή της εκτελεσθείσας εργασίας υπεργολάβων περιέχει τρία βασικά φύλλα εργασίας τα οποία έχουν σχέση με την καταγραφή της εκτελεσθείσας εργασίας των υπεργολάβων. τίτλος φύλλο χρήση Εκτελεσθείσα εργασία υπεργολάβων Για καταγραφή της εκτελεσθείσας εργασίας εσωτερικών ή διορισμένων υπεργολάβων όπου έχουμε δημιουργήσει δελτία ποσοτήτων για τις εργασίες που ο κάθε υπεργολάβος θα εργαστεί στο έργο Εκτελεσθείσα εργασία υπεργολάβων (ανοικτή φόρμα) Πληρωμές υπεργολάβων Για καταγραφή της εκτελεσθείσας εργασίας εσωτερικών ή διορισμένων υπεργολάβων όπου δεν έχουμε δημιουργήσει δελτία ποσοτήτων Καταγραφή των πληρωμών που γίνονται από τον Εργολάβο προς του υπεργολάβους Περισσότερες πληροφορίες δίνονται στο τεύχος για Υπεργολάβους. 7/10
Κεφάλαιο 3 : ΑΝΑΛΥΤΙΚΗ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ Από τον κύριο πίνακα επιλογών και την ομάδα Εργασία επιλέγουμε Αναλυτική κατάσταση εκτελεσθείσας εργασίας. Δίνουμε στη συνέχεια τον αριθμό της ανάλυσης για την οποία θέλουμε την αναλυτική κατάσταση (συνήθως είναι η τελευταία ανάλυση που έχουμε ενημερώσει). Υπάρχουν 3 επιλογές εμφάνισης της αναλυτικής κατάστασης. Η πρώτη επιλογή (προεπιλογή) είναι η εμφάνιση στη κατάσταση μόνο των εργασιών που έχουν εκτελεσθείσα εργασία μεγαλύτερη από μηδέν. Η δεύτερη επιλογή είναι η εμφάνιση όλων των εργασιών του δελτίου. Και η Τρίτη επιλογή είναι εμφάνιση μόνο των εργασιών των οποίων η εκτελεσθείσα εργασία έχει αλλάξει από την προηγούμενη ανάλυση. Η αναλυτική κατάσταση εμφανίζεται στην οθόνη με δυνατότητα εκτύπωσης. επιλογή εκτυπωτή, εκτύπωση κατάστασης επιλογή σελίδας κατάστασης για εμφάνιση στην οθόνη εικ.5 : η φόρμα προεπισκόπησης (preview) της αναλυτικής κατάστασης εκτελεσθείσας εργασίας 8/10
Κεφάλαιο 4 : ΣΥΝΟΠΤΙΙΚΗ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ Επιλέγουμε συνοπτική κατάσταση από το μενού επιλογών εργασία του κύριου πίνακα. εικ.6 : η φόρμα προεπισκόπησης (preview) της συνοπτικής κατάστασης εκτελεσθείσας εργασίας με γράφημα τύπου μπάρας (bar chart) Το γράφημα μπορεί να αντιγραφεί στο clipboard (κλικ στο ) και να χρησιμοποιηθεί σε κείμενο MS Word π.χ. Ο συνοπτικός πίνακας μπορεί να εκτυπωθεί. 9/10
Κεφάλαιο 5 : ΑΛΛΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ 10/10