Διαδικτυακή εφαρμογή για τη διαχείριση επιστροφών εξαχθέντων φαρμακευτικών προϊόντων φαρμακαποθηκών

Transcript

1 Διαδικτυακή εφαρμογή για τη διαχείριση επιστροφών εξαχθέντων φαρμακευτικών προϊόντων φαρμακαποθηκών Εγχειρίδιο Χρήσης Έκδοση /12/2015 Έκδοση / 9

2 Περιεχόμενα 1.0 Γενικά Κωδικός πρόσβασης Υποσύστημα διαχείρισης επιστροφών εξαχθέντων φαρμακευτικών προϊόντων Αναζήτηση Καταχώρηση Ταινίες Δικαιολογητικά /12/2015 Έκδοση / 9

3 1.0 Γενικά. Η λειτουργία του συστήματος υποβολής/ακύρωσης των ταινιών γνησιότητας που φέρουν τα προϊόντα προς εξαγωγή λειτουργεί με επιτυχία από τον Απρίλιο του 2013 καλύπτοντας στο ακέραιο τις λειτουργικές διαδικασίες των φαρμακαποθηκών που το χρησιμοποιούν αδιάλειπτα και με επιτυχία. Αν όμως οι φαρμακαποθήκες θελήσουν να διαθέσουν τα επιστρεφόμενα από εξαγωγή ή ενδοικοινοτική διακίνηση προϊόντα τους στην εγχώρια αγορά, τότε απαιτείται η αναίρεση της ακύρωσης του σειριακού αριθμού της ταινίας. Αν αυτή η επαναφορά των σειριακών αριθμήσεων δεν είναι εφικτή, τότε είναι αδύνατη η διάθεση των φαρμάκων στην αγορά. Για να δηλώσουν οι φαρμακαποθήκες την αναίρεση της ακύρωσης των ταινιών χρησιμοποιούν την ίδια εφαρμογή και τα ίδια στοιχεία πρόσβασης που έχουν στην κατοχή τους για την εφαρμογή «Σύστημα Απογραφικών Ταινίας Γνησιότητας - Ενδοκοινοτική Διακίνηση και Εξαγωγές», η οποία όμως παρέχει επιπλέον τη δυνατότητα υποβολής αιτήματος αναίρεσης ακύρωσης αριθμήσεων ταινιών γνησιότητας με τη χρήση της επιλογής «Αναίρεση ακύρωσης». 2.0 Κωδικός πρόσβασης Αν οι εταιρίες δεν έχουν στην κατοχή τους κωδικούς πρόσβασης για την υπηρεσία «Σύστημα Απογραφικών Ταινίας Γνησιότητας - Ενδοκοινοτική Διακίνηση και Εξαγωγές» ( οφείλουν να αιτηθούν μέσω της υπηρεσίας «On-line υπηρεσίες» που παρέχεται από την διαδικτυακή πύλη του Εθνικού Οργανισμού Φαρμάκων. Στο αριστερό μέρος της πύλης υπάρχει ειδικό banner που οδηγεί στο μενού με τις παρεχόμενες υπηρεσίες του Οργανισμού. 3.0 Υποσύστημα διαχείρισης επιστροφών εξαχθέντων φαρμακευτικών προϊόντων Μετά την εισαγωγή στο σύστημα, ο εξουσιοδοτημένος χρήστης έχει τη δυνατότητα να επιλέξει από το κύριο μενού αριστερά «Ταινίες γνησιότητας» την επιλογή «Αναίρεση ακύρωσης». 3.1 Αναζήτηση Η πρώτη εικόνα του υποσυστήματος είναι ο πίνακας με όλες τις αιτήσεις για αναίρεση ακύρωσης ταινίας γνησιότητας που έχουν κατατεθεί ηλεκτρονικά από τον συγκεκριμένο χρήστη στο σύστημα του Οργανισμού. Αν ο χρήστης πατήσει το κουμπί «Αναζήτηση» ο πίνακας θα ενημερωθεί με όλες τις αιτήσεις που έχει κάνει η εταιρία. Στην στήλη του πίνακα «Κατάσταση» της αίτησης φαίνεται άμεσα με διαφορετική χρωματική ένδειξη ποιο είναι το στάδιο επεξεργασίας της κάθε αίτησης. 08/12/2015 Έκδοση / 9

4 Η αναζήτηση των καταχωρημένων αιτήσεων για αναίρεση ακύρωσης μπορεί να γίνει με κριτήρια αναζήτησης (φίλτρα) τον αριθμό της αίτησης (αυτόματος μηχανογραφικός κωδικός), την κατάσταση της αίτησης και τον αριθμό ή την ημερομηνία πρωτοκόλλου (από-έως). Τα φίλτρα αναζήτησης αρχικοποιούνται με το κουμπί «Καθαρισμός». Ο πίνακας των αποτελεσμάτων δίνει μια συνοπτική εικόνα της κάθε κατατεθειμένης γνωστοποίησης. Περιέχει τις στήλες Αριθμός αίτησης, Κατάσταση (με διαφορετικό χρωματισμό για κάθε κατάσταση), Αριθμός πρωτοκόλλου και τον αριθμό και ημερομηνία πρωτοκόλλου. Οι στήλες αριθμός και ημερομηνία πρωτοκόλλου είναι συμπληρωμένες μόνο αν έχει γίνει οριστική υποβολή της αίτησης. Η επεξεργασία μιας ηλεκτρονικής αίτησης είναι δυνατή μόνο όσο η κατάσταση της είναι «Πρόχειρο». Μετά την οριστική υποβολή της αίτησης η κατάσταση γίνεται «Υποβλήθηκε» και δεν είναι δυνατή περαιτέρω επεξεργασία της, παρά μόνο η προβολή των στοιχείων της επιλέγοντας το κουμπί της προβολής στο τέλος κάθε γραμμής του πίνακα με τα αποτελέσματα της αναζήτησης. Όταν η αίτηση αναίρεσης της ακύρωσης αριθμήσεων ταινιών γνησιότητας υποβάλλεται οριστικά από το χρήστη τότε γίνεται αυτόματα απόδοση αριθμού και ημερομηνίας πρωτοκόλλου από το ηλεκτρονικό σύστημα πρωτοκόλλου του Οργανισμού. 3.2 Καταχώρηση Η καταχώρηση μιας νέας αίτηση αναίρεσης της ακύρωσης αριθμήσεων ταινιών γνησιότητας γίνεται με την επιλογή στην κεντρική εργαλειοθήκη της εφαρμογής. Η εφαρμογή αποδίδει αυτόματα ένα μηχανογραφικό κωδικό αίτησης και ορίζει την νέα αίτηση σε κατάσταση «Πρόχειρο». 08/12/2015 Έκδοση / 9

5 Στη συνέχεια ο χρήστης οφείλει να καταχωρήσει τα υπόλοιπα στοιχεία στις κατηγορίες πληροφοριών που χαρακτηρίζουν την αίτηση δηλαδή καλείται να συμπληρώσει τις Ταινίες και τα Δικαιολογητικά της αίτησης. Όταν ολοκληρωθεί η καταχώρηση των ταινιών γνησιότητας και των δικαιολογητικών ο χρήστης υποβάλλει οριστικά την αίτηση επιλέγοντας το κουμπί στην κεντρική εργαλειοθήκη της εφαρμογής και αποδίδεται αυτόματα στην αίτηση αριθμός και ημερομηνία πρωτοκόλλου. 3.3 Ταινίες Για να καταχωρήσει τις αριθμήσεις των ταινιών γνησιότητας για τις οποίες θέλει να αιτηθεί αναίρεση ο χρήστης επιλέγει από το μενού αριστερά την επιλογή «Ταινίες». Ο χρήστης της εφαρμογής μπορεί να εισάγει το σύνολο των αριθμήσεων των ταινιών γνησιότητας για τις οποίες θέλει να αιτηθεί αναίρεση της ακύρωσής τους με τρεις διαφορετικούς τρόπους. Στο πάνω-δεξιά μέρος του πίνακα, πατώντας το κουμπί εμφανίζεται ένα παράθυρο διαλόγου εφοδιασμένο με διαφορετικές καρτέλες ανάλογα με τη μέθοδο εισαγωγής των αριθμήσεων των ταινιών Μέσω φόρμας (μοναδικές) Η εφαρμογή δίνει τη δυνατότητα στο χρήστη να καταχωρήσει διακριτούς αριθμούς ταινίας (μοναδικές εγγραφές) για τους οποίους θέλει να αιτηθεί αναίρεση της ακύρωσής τους. Ο χρήστης μπορεί να καταχωρήσει μέχρι και 1000 αριθμούς ταινίας πριν πατήσει το κουμπί «Αποθήκευση». 08/12/2015 Έκδοση / 9

6 Η εφαρμογή ελέγχει αν έχει γίνει ήδη καταχώρηση για κάποιο αριθμό ή αν ένας αριθμός υπάρχει παραπάνω από μια φορά στο σετ υποβολής και δεν επιτρέπει τη διπλή καταχώρηση. Αυτός ο τρόπος υποβολής των αριθμήσεων προς αναίρεση διευκολύνει την καταχώρηση με τη μέθοδο της αντιγραφήςεπικόλλησης (copy-paste) της πληροφορίας από κάποιο άλλο ηλεκτρονικό αρχείο (π.χ. αρχείο δεδομένων excel) Μέσω φόρμας (διάστημα) Η εφαρμογή δίνει τη δυνατότητα στο χρήστη να καταχωρήσει ένα σετ εγγραφών (διάστημα εγγραφών) με αριθμούς ταινίας δηλώνοντας μόνο τον πρώτο και τον τελευταίο αριθμό (range). Οι μοναδικές εγγραφές που ανήκουν σε αυτό το σετ υπολογίζονται αυτόματα από την εφαρμογή και υποβάλλονται στον πίνακα με τις αιτούμενες αριθμήσεις ταινίας για αναίρεση της ακύρωσης. Σημειώνεται ότι γίνεται αυτόματος έλεγχος για την ύπαρξη διπλών εγγραφών. 08/12/2015 Έκδοση / 9

7 3.1.3 Από αρχείο Η εφαρμογή δίνει τη δυνατότητα στο χρήστη να καταχωρήσει τους αριθμούς που αιτείται για αναίρεση της ακύρωσης με την υποβολή ενός σειραϊκού αρχείου (αρχείο δεδομένων μορφής csv). Κάθε γραμμή του αρχείου αποτελείται από 2 πεδία και τερματίζεται με Cariage Return <CR> και Line Feed <LF>. Το πρώτο πεδίο τερματίζεται (διαχωριστής) με το σύμβολο ';' (Semi column) (όχι όμως και το τελευταίο πεδίο): Αριθμός Ταινίας γνησιότητας (από) ; Αριθμός Ταινίας γνησιότητας (έως) Με τον τρόπο αυτό είναι δυνατό να καταχωρηθούν τόσο μοναδικές αριθμήσεις ταινίας (αν ο αριθμός ταινίας από είναι ίδιος με τον αριθμό ταινίας έως ) όσο και διαστήματα αριθμήσεων (αν ο αριθμός ταινίας από είναι διαφορετικός και μικρότερος από τον αριθμό ταινίας έως ). Και σε αυτή την περίπτωση γίνεται αυτόματος έλεγχος για την ύπαρξη διπλών εγγραφών Πίνακας Ταινίες γνησιότητας Οι καταχωρημένες αριθμήσεις εμφανίζονται στον πίνακα «Ταινίες γνησιότητας».ο χρήστης μπορεί να αναζητήσει μια εγγραφή στα περιεχόμενα του πίνακα πληκτρολογώντας πεδίο που υπάρχει στην κεφαλίδα της στήλης «Αρ. ταινίας». τον αριθμό της ταινίας στο Αν ο χρήστης θέλει να αφαιρέσει κάποιες εγγραφές μπορεί να επιλέξει τις γραμμές που επιθυμεί (με τη χρήση των κουμπιών Ctrl και κλικ του ποντικιού για να επιλέξει μια εγγραφή ή Shift και κλικ του ποντικιού για να επιλέξει ένα σετ εγγραφών) και να πατήσει το κουμπί διαγραφής στο κάτω μέρος του πίνακα. 08/12/2015 Έκδοση / 9

8 Όταν η αίτηση της εταιρίας εξεταστεί από το διοικητικό προσωπικό του ΕΟΦ, τότε η συνολική κατάσταση της αίτησης θα γίνει «Ολοκληρώθηκε» και στον πίνακα «Ταινίες γνησιότητας» θα εμφανιστεί το αποτέλεσμα του έλεγχου για κάθε αριθμό ταινίας ξεχωριστά. 3.4 Δικαιολογητικά Με τη λειτουργία Δικαιολογητικά ο χρηστης μπορεί να αναφορτώσει όλα τα έγγραφα που απαιτούνται για την αίτηση στη βάση δεδομένων του Οργανισμού έτσι ώστε να είναι διαθέσιμα για την αρμόδια διοικητική υπηρεσία. Για να είναι εφικτή η έγκυρη υποβολή της αίτησης πρέπει υποχρεωτικά να υποβληθούν τα παρακάτω δικαιολογητικά σε μορφή ηλεκτρονικού αρχείου: 1. Δελτίο Αποστολής - Τιμολόγιο αρχικής Εξαγωγής. 2. Packing List αρχικής Εξαγωγής. 3. Πιστωτικό Επιστροφής. 4. Packing List Επιστροφής. 5. Αναφορά Αξιολόγησης του Υπευθύνου Φαρμακοποιού της Φαρμακαποθήκης για την καταλληλότητα των προϊόντων Για την προσθήκη του ηλεκτρονικού αρχείου ο χρήστης πρέπει να πατήσει το κουμπί στο πάνω δεξιά μέρος του πίνακα. 08/12/2015 Έκδοση / 9

9 Κατόπιν επιλέγει τύπο αρχείου και αναζητά το αρχείο από το σκληρό δίσκο του προσωπικού του υπολογιστή. Όταν ολοκληρώσει τη διαδικασία αναφόρτωσης των έξι τουλάχιστον υποχρεωτικών δικαιολογητικών μπορεί να υποβάλλει οριστικά την ηλεκτρονική αίτηση αναίρεσης ακύρωσης ταινιών γνησιότητας. 08/12/2015 Έκδοση / 9