ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ ΙΑΒΟΥΛΕΥΣΗΣ (Το έντυπο αποστέλλεται στην ΕΥ ΕΠ ΨΣ)

ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ ΙΑΒΟΥΛΕΥΣΗΣ (Το έντυπο αποστέλλεται στην ΕΥ ΕΠ ΨΣ) Κωδ ΟΠΣ (MIS) 304213 Πράξη Υπηρεσίες Ψηφιακής Βιβλιοθήκης Ανοιχτής Πρόσβασης ιεθνούς Πανεπιστηµίου Ελλάδος ( Ι.ΠΑ.Ε.) Υποέργο ηµιουργία & Εµπλουτισµός Ιδρυµατικού Αποθετηρίου Ψηφιακής Βιβλιοθήκης Ι.ΠΑ.Ε. ιάρκεια ιαβούλευσης Από 24/2/2012 Έως 13/3/2012 Φορέας (Αναθέτουσα Ειδικός Λογαριασµός ιεθνούς Πανεπιστηµίου Ελλάδος Αρχή) Όνοµατεπώνυµο Καθηγητής Ι. Βλαχάβας Υπεύθυνου Επικοινωνίας για την Πράξη (όπως αναγράφεται στο εγκεκριµένο Τ Π) Τηλέφωνο 2310 474566 e-mail i.vlahavas@ihu.edu.gr Ηλεκτρονική ιεύθυνση http:// http://www.ihu.edu.gr/index.php/en/administration/tendersunder-consultation.html διαβούλευσης (φορέα) Αναφορικά µε τη δηµόσια διαβούλευση της ως άνω πράξης (ή υποέργου) συµµετείχαν δύο [2] εταιρείες. Τα σχόλια που ελήφθησαν τηρούνται στο φάκελο της πράξης, και επεξεργάστηκαν από τον Ειδικό Λογαριασµό του ιεθνούς Πανεπιστηµίου της Ελλάδος. Συνηµµένα. 1) Πίνακας Αποτελεσµάτων ηµόσιας ιαβούλευσης

ΠΙΝΑΚΑΣ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΩΝ ΗΜΟΣΙΑΣ ΙΑΒΟΥΛΕΥΣΗΣ Α/Α Σχόλιο ή Παρατήρηση (ή κοινή οµάδα παρατηρήσεων) µε παραποµπή στο σχέδιο της διακήρυξης (άρθρο, παραγρ.) 1 Α1.2.3 Περιγραφή των κύριων επιχειρησιακών διαδικασιών Σελ.10 «400 1150 περίπου τεκμήρια (δημοσιεύσεις, μελέτες, μεταπτυχιακές εργασίες, κ.λπ.) σε ηλεκτρονική μορφή τα οποία θα κατατεθούν στο Ιδρυματικό Αποθετήριο και θα τεκμηριωθούν.» Απάντηση ικαιούχου Ενσωµατώθηκε στη ιακήρυξη : Τεκµηρίωση Απάντησης Υποβάλλων (Φορέας, Οργανισµός, Εταιρεία ) ELiDOC Μήπως μπορεί να γίνει ποιό ακριβής εκτίμηση του αριθμού των Τεκμηρίων διότι ο αριθμός αυτός επηρεάζει το συνολικό κόστος της τεκμηρίωσης ΟΧΙ εν γίνεται αποδεκτή η παρατήρηση διότι δεν θέλουµε να αλλάξουµε την εκτίµηση του αριθµού των τεκµηρίων στην παρούσα φάση. Θα µπορούσαµε ίσως να το αλλάξουµε σε 500-1150 τεκµήρια αλλά και αυτός ο αριθµός δεν ανταποκρίνεται σε ακριβή εκτίµηση που ζητάει η συγκεκριµένη εταιρεία. «Τουλάχιστον 200,000 σελίδες από έντυπα τεκμήρια (βιβλία, περιοδικές εκδόσεις, χάρτες, φωτογραφίες κ.α.), τα οποία θα ψηφιοποιηθούν, θα καταχωρηθούν στο Ιδρυματικό Αποθετήριο και θα τεκμηριωθούν»

Μπορεί να γίνει ένας πίνακας της φύσης των 200.000 σελίδων που θα ψηφιοποιηθούν; Πχ Α2, Α3, Α4, Χάρτες, Έγχρωμα, Βιβλία κλπ 2 Α5.2 Σχήμα Διοίκησης, σχεδιασμού και υλοποίησης του Έργου Σελ.55-56 «του Υπεύθυνου Έργου - του αναπληρωτή Υπεύθυνου Έργου. Συγκεκριμένα για τα δύο ανωτέρω στελέχη: - η ελάχιστη εμπειρία τους θα πρέπει να είναι δύο (2) έτη» ΝΑΙ Γίνεται αποδεκτό το αίτηµα. Θα συµπεριληφθεί περιγραφή της φύσεως των 200.000 σελίδων στην ενότητα «Συνοπτικά στοιχεία του έργου» σελίδα 5, PART_A. ELiDOC Πρόταση : η ελάχιστη εμπειρία τους θα πρέπει να είναι Πέντε (5) έτη 3 Β.2.6 Ελάχιστες Προϋποθέσεις Συμμετοχής ii) Τεχνική και επαγγελματική ικανότητα Σελ.36, 39 ΝΑΙ Γίνεται αποδεκτή η παρατήρηση. Θα γίνει η αλλαγή στην ενότητα Α5.2 ELiDOC «διαθέτει στην οργανωτική του δομή, οντότητες (ενδεικτικά Τμήματα Μονάδες, Υπηρεσίες) με αρμοδιότητα τη Διαχείριση Έργων, την Ανάπτυξη Εφαρμογών Πληροφορικής, Ψηφιοποίησης,

Τεκμηρίωσης, την Τηλεφωνική Εξυπηρέτηση Πελατών και την Τεχνική Υποστήριξη Συστημάτων Πληροφορικής ή ισοδύναμες δομές με αρμοδιότητες που στηρίζουν τις παραπάνω διεργασίες υλοποίησης του κύκλου ζωής ενός Έργου πληροφορικής» Πρέπει να προστεθούν Τμήματα Ψηφιοποίησης, Τεκμηρίωσης, ΟΧΙ εν γίνεται αποδεκτή η παρατήρηση. «το 30% του ανθρωποχρόνου που θα διατεθεί για το Έργο να καλύπτεται από υπαλλήλους του υποψήφιου Αναδόχου (δηλ. ΜΕΡΙΚΟ ΣΥΝΟΛΟ 3.1 30%).» Πρόταση : 60% του ανθρωποχρόνου που θα διατεθεί για το Έργο να καλύπτεται από υπαλλήλους του υποψήφιου Αναδόχου «να διατεθεί Ομάδα Έργου που απαρτίζεται ΟΧΙ εν γίνεται αποδεκτή η πρόταση.

από μέλη με τις παρακάτω ελάχιστες ειδικότητες, επαγγελματικά προσόντα, πιστοποιήσεις και εμπειρία -που αποκτήθηκε τουλάχιστον τα 5 τελευταία έτη η οποία, είναι σχετική με την ολοκλήρωση όλων των απαιτήσεων του (φυσικού αντικειμένου του) Έργου, σε όλον τον κύκλο ζωής του.» Δεν περιγράφονται οι ελάχιστες ειδικότητες και τα προσόντα των μελών της ομάδας. Επίσης ζητούνται 5 χρόνια εμπειρία για τα μέλη της Ομάδας ενώ, αντιθέτως, για τον Υπεύθυνο του Έργου και τον Αναπληρωτή του ζητούνται (στο Α5.2) μόνο δύο 2 έτη εμπειρίας Θα γίνει η αλλαγή στην ενότητα Α5.2 4 C3.4.3 Παράγραφος C3.4.3.7.Γ Σελ. 23 Σύµφωνα µε αυτά που εννοήσαµε από την συγκεκριµένη απαίτηση, ζητείται η δυνατότητα να παραχωρείται σε ένα χρήστη ή οµάδα χρηστών το δικαίωµα ελέγχου (δηλαδή να αποδεχτεί ή να απορρίψει) σε ένα συγκεκριµένο τεκµήριο. Εάν δεν έχουµε παρανοήσει την OXI Ο ορισµός δικαιωµάτων πρόσβασης σε επίπεδο τεκµηρίου (και αρχείου) για µεµονωµένους χρήστες ναι µεν δεν υποστηρίζεται στο DSpace, αλλά υποστηρίζεται για οµάδες χρηστών ELIDOC

απαίτηση, αυτό το χαρακτηριστικό δεν καλύπτεται από το DSpace και υλοποιείται δύσκολα, διότι ο καθορισµός της διαδικασίας της υποβολής χαρακτηρίζει µια ολόκληρη συλλογή και όχι ένα µόνο τεκµήριο. 5 Πίνακας C3.4.3 Παράγραφοι C3.4.3.9. Α, Β και Γ Σελ. 24 Παράγραφος C3.4.3.1. του ίδιου πίνακα (C3.4.3). Σελίδα 22 ELIDOC Στο πεδίο C3.4.3.1. αναφέρεται ότι η φόρµα ανά είδος τεκµηρίου δεν υποστηρίζεται από το DSpace, ζητείται όµως ως υποχρεωτικό χαρακτηριστικό του ΙΑ. Ωστόσο, στην C3.4.3.9.Α, αναφέρεται ως υποστηριζόµενο χαρακτηριστικό. Συγκεκριµένα: - στο ερώτηµα C3.4.3.9.Α αυτό που υποστηρίζεται από το DSpace είναι ο ορισµός των υποχρεωτικών πεδίων δεδοµένων στην φόρµα κατάθεσης ανά συλλογή και όχι ανά είδος τεκµηρίου - στο C3.4.3.9.Β ο µηχανισµός OXI To DSpace όντως δεν το υποστηρίζει by default ωστόσο στην πλατφόρµα που θα ετοιµάσει η Οριζόντια ράση αυτό θα υποστηρίζεται, άρα παραµένει ως έχει.

αυτόµατου συντακτικού έλεγχου και επαλήθευσης των εισαγόµενων µεταδεδοµένων ανά είδος πεδίου (πχ ηµεροµηνία, όνοµα) και όχι ανά είδος τεκµηρίου στο C3.4.3.9.Γ υλοποιείται µόνο µετά από δηµιουργία φόρµας κατάθεσης ανά τεκµήριο και δεν υποστηρίζεται εξ αρχής από το DSpace, άρα θα έπρεπε να σηµειωθεί ΟΧΙ. 6 Πίνακας C3.4.3 C3.4.3.16 Σελ. 25 Από όσο γνωρίζουμε, δεν καλύπτεται ι από το DSpace. Αναγράφεται ως επιθυμητή επέκταση? 7 Συνοπτικά στοιχεία έργου 400 1150 περίπου τεκμήρια (δημοσιεύσεις, μελέτες, μεταπτυχιακές εργασίες κ.λπ.) σε ηλεκτρονική μορφή τα οποία θα κατατεθούν στο Ιδρυματικό Αποθετήριο και θα τεκμηριωθούν Σελ. 5 ΝΑΙ Όντως δεν γίνεται αυτόµατη µετατροπή µορφότυπου στο DSpace, αλλά υποστηρίζει τη δυνατότητα ανάπτυξης plugin για αυτό το σκοπό. Οπότε το ΝΑΙ στην τελευταία στήλη έγινε ΟΧΙ, ωστόσο είναι επιθυµητή επέκταση. ELIDOC UNISYSTEMS Σελ. 10, παράγραφος Α1.2.3 Περιγραφή των κύριων επιχειρησιακών διαδικασιών. Υπηρεσία 1: 400 1150

περίπου τεκμήρια.. & Σελ. 30 παράγραφος Α3.4.10 Ψηφιοποίηση/εμπλουτισμός ΙΑ Αναφορικά με το πλήθος των τεκμηρίων, εκτιμάται ότι θα χρειαστεί η κατάθεση και τεκμηρίωση 400-1150 τεκμηρίων σε ηλεκτρονική μορφή. Η απόκλιση από 400-1150 τεκμήρια προς τεκμηρίωση είναι μεγάλη και μπορεί να τριπλασιάσει το απαιτούμενο effort. Για να γίνει ορθή εκτίμηση και ποσοτικοποίηση της προσπάθειας που απαιτείται για την τεκμηρίωση ο Φορέας θα πρέπει να υιοθετήσει μια μικρότερη απόκλιση στον συνολικό αριθμό των τεκμηρίων. ΟΧΙ εν γίνεται αποδεκτή η παρατήρηση για µείωση της απόκλισης στο συνολικό αριθµό των τεκµηρίων. 8 Συνοπτικά στοιχεία έργου Τουλάχιστον 200,000 σελίδες από έντυπα τεκμήρια (βιβλία, περιοδικές εκδόσεις, χάρτες, φωτογραφίες κ.α.) τα οποία θα ψηφιοποιηθούν Σελ. 5 UNISYSTEMS Σελ. 10, παράγραφος Α1.2.3

Περιγραφή των κύριων επιχειρησιακών διαδικασιών. Υπηρεσία 1: Τουλάχιστον 200,000 σελίδες από έντυπα τεκμήρια (βιβλία, περιοδικές εκδόσεις, χάρτες, φωτογραφίες κ.α.), τα οποία θα ψηφιοποιηθούν, θα καταχωρηθούν στο Ιδρυματικό Αποθετήριο και θα τεκμηριωθούν. & Σελ. 30 παράγραφος Α3.4.10 Ψηφιοποίηση/εμπλουτισμός ΙΑ. η ψηφιοποίηση τουλάχιστον 200.000 σελίδων από έντυπα τεκμήρια (βιβλία, περιοδικές εκδόσεις, χάρτες, φωτογραφίες κ.α.), τα οποία θα πρέπει να καταχωρηθούν και τεκμηριωθούν. Για να γίνει ορθή εκτίμηση και ποσοτικοποίηση της προσπάθειας που απαιτείται για την ψηφιοποίηση και τεκμηρίωση του υλικού ζητάμε ο φορέας να συμπληρώσει ένα μικρό ποσοστό απόκλισης (π.χ. 5%) του συνολικού όγκου. 9 Β.2.3 (Πίνακας: Α/Α παρ. 2, Περιγραφή Δικαιολογητικού) Β.2.3 Δικαιολογητικά Συμμετοχής : ΝΑΙ Γίνεται αποδεκτή η παρατήρηση. Θα γίνει η αλλαγή στην ενότητα «Συνοπτικά στοιχεία του έργου» σελίδα 5, PART_A όπως και στις σελίδες 10 και 30. UNISYSTEMS

Υπεύθυνες δηλώσεις του Ν. 1599/1986, με θεώρηση του γνησίου της υπογραφής, υπογεγραμμένες και θεωρημένες κατά την ημέρα κατάθεσης της προσφοράς, στις οποίες θα αναγράφονται τα στοιχεία του διαγωνισμού και στις οποίες ο υποψήφιος Ανάδοχος θα δηλώνει ότι μέχρι την ημέρα υποβολής της προσφοράς. Σελ. 11 Β.2.5 Λοιπές Υποχρεώσεις / Διευκρινήσεις, σελ. 34 : 2. Οι Υπεύθυνες Δηλώσεις που αναφέρονται στην παρούσα, θα προσκομίζονται με νόμιμα θεωρημένο το γνήσιο της υπογραφής, υπογεγραμμένες και θεωρημένες κατά την ημέρα κατάθεσης της προσφοράς Επειδή η προσφορά μπορεί να υποβληθεί και με ταχυδρομείο/ courier θα πρέπει να αλλάξουν τα επιμέρους εδάφια (όπως είθισται σε ανάλογους διαγωνισμούς της Ψηφιακής Σύγκλισης, ως εξής) : ΝΑΙ Γίνεται αποδεκτή η παρατήρηση.

Κατά την ηµέρα υποβολής της προσφοράς ή της κατάθεσης της στο ταχυδροµείο. 10 Β.2.6 i) Οικονομική & Χρηματοοικονομική Ικανότητα, Α/Α παρ. : 1. & 1.1. Σελ. 35 Β.2.6 Ελάχιστες Προϋποθέσεις Συμμετοχής : 1. Να έχει μέσο κύκλο εργασιών των τριών (3) τελευταίων διαχειριστικών χρήσεων (2009,2010,2011) μεγαλύτερο από το 100% του προϋπολογισμού του υπό ανάθεση Έργου. Σε περίπτωση που ο υποψήφιος Ανάδοχος δραστηριοποιείται για χρονικό διάστημα μικρότερο των τριών διαχειριστικών χρήσεων, τότε ο μέσος κύκλος εργασιών για όσες διαχειριστικές χρήσεις δραστηριοποιούνται, θα πρέπει να είναι μεγαλύτερος από το 100% του προϋπολογισμού του Έργου. 1.1 Ο υποψήφιος Ανάδοχος, σύμφωνα με την περί εταιρειών νομοθεσία της UNISYSTEMS

χώρας όπου είναι εγκατεστημένος, υποβάλλει Ισολογισμούς των τελευταίων τριών (3) διαχειριστικών χρήσεων (2009,2010, 2011), σε περίπτωση που υποχρεούται στην έκδοση Ισολογισμών ή Δήλωση του συνολικού ύψους του ετήσιου κύκλου εργασιών, σε περίπτωση που δεν υποχρεούται στην έκδοση Ισολογισμών. Δεδομένου ότι οι εταιρείες Α.Ε. δημοσιεύουν ισολογισμούς μέχρι τον Ιούνιο του εκάστοτε έτους, οι ισολογισμοί της τελευταίας τριετίας θα πρέπει να αναφέρονται στα έτη (2008, 2009, 2010). 11 Β.2.6 ii) Τεχνική & Επαγγελματική Ικανότητα, ΟΧΙ Μέχρι να δηµοσιευθεί η διακήρυξη του διαγωνισµού και να λάβει χώρα η αποσφράγιση προσφορών θα έχουν δηµοσιευτεί οι ισολογισµοί του 2011. Εποµένως παραµένει η πρόβλεψη ως έχει. UNISYSTEMS Α/Α παρ.: 1. & 1.2 Σελ. 36 & 37 Β.2.6 Ελάχιστες Προϋποθέσεις Συμμετοχής Γίνεται η Περιγραφή των μέτρων, ή/καιπρωτοβουλιών ή/και επαγγελματικών πιστοποιήσεων ποιότητας και διοικητικών μέτρων που ΟΧΙ εν είναι απαραίτητη η προσκόµιση του πιστοποιητικού (π.χ. ISO 9001)

έχει λάβει ο υποψήφιος Ανάδοχος για την διασφάλιση της ποιότητας αλλά σαν στοιχείο τεκμηρίωσης δεν απαιτείται η υποβολή πιστοποιητικού (π.χ. ISO 9001). Δεν είναι απαραίτητη η προσκόμιση του προαναφερόμενου πιστοποιητικού? 12 Β.2.6 ii) Τεχνική & Επαγγελματική Ικανότητα, Α/Α παρ.: 2.1 Σελ. 38 Β.2.6 Ελάχιστες Προϋποθέσεις Συμμετοχής : εάν ο Πελάτης είναι Ιδιωτικός Οργανισμός, ως στοιχείο τεκμηρίωσης υποβάλλεται δήλωση του ιδιώτη Οργανισμού όπως εκπροσωπείται από τον Νόμιμο Εκπρόσωπό ή κατάλληλα εξουσιοδοτημένο πρόσωπο, και όχι η σχετική Σύμβαση Έργου Προτείνουμε την αντικατάστασή του με το κάτωθι (όπως περιλαμβάνεται στο σύνολο των διαγωνισμών της Ψηφιακής Σύγκλισης) : Εάν ο Πελάτης είναι ιδιώτης, ΟΧΙ εν γίνεται αποδεκτή η πρόταση. UNISYSTEMS

ως στοιχείο τεκμηρίωσης υποβάλλεται δήλωση είτε του ιδιώτη, είτε του υποψηφίου Αναδόχου, και όχι η σχετική Σύμβαση Έργου. - «ΣΤΟΙΧΕΙΟ ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗΣ»: πιστοποιητικό Δημόσιας Αρχής, πρωτόκολλο παραλαβής Δημόσιας Αρχής, δήλωση πελάτηιδιώτη, δήλωση υποψηφίου Αναδόχου. 13 Β.4.1.3 Βαθμολόγηση Τεχνικών Προσφορών Σελ. 54 Β.4 Διενέργεια Διαγωνισμού Αξιολόγηση Προσφορών : Όλα τα επί μέρους κριτήρια βαθμολογούνται αυτόνομα από 100 έως 110 βαθμούς Δεδομένου ότι το έργο αφορά, στο μεγαλύτερο μέρος του, Υπηρεσίες καλό θα ήταν τα επιμέρους κριτήρια βαθμολόγησης να κυμαίνονται από 100 έως 120 βαθμούς. ΝΑΙ Γίνεται αποδεκτή η παρατήρηση. UNISYSTEMS 14 C3.4.10 C3.4.10.1 UNISYSTEMS

Ψηφιοποίηση 200.000 σελίδων περίπου,τοπικά (χωρίς μεταφορά του υλικού) με εξοπλισμό και προσωπικό του Προμηθευτή. Σελ. 37 Για να γίνει ορθή εκτίμηση και ποσοτικοποίηση της προσπάθειας που απαιτείται για την ψηφιοποίηση και τεκμηρίωση του υλικού ζητάμε ο φορέας να συμπληρώσει ένα μικρό ποσοστό απόκλισης (π.χ. 5%) του συνολικού όγκου. ΝΑΙ Γίνεται αποδεκτή η παρατήρηση. Θα γίνουν οι απαραίτητες αλλαγές. Ο Υπεύθυνος Επικοινωνίας για την Πράξη Καθηγητής Ι. Βλαχάβας