Information Technology Services and Solutions Σύμβουλοι Μηχανογράφησης και Εκπαίδευσης Στεφ. Σκουλούδη 27, Καλλίπολη, Πειραιάς 210 45 38 177 http://www.itss.gr/ Microsoft Word 2007 Κωνσταντίνος Κωβαίος Οι Ειδικοί στην Πληροφορική Αναλυτής Συστημάτων Η/Υ
Εκκίνηση Word 2007 Εισαγωγή Τόνων στο Ελληνικό Πληκτρολόγιο Με ενεργοποιημένο το Ελληνικό πληκτρολόγιο για απλό τόνο πατάμε το πλήκτρο τόνου κι έπειτα το επιθυμητό φωνήεν. Για διαλυτικά πατάμε και κρατάμε πατημένο το Shift, έπειτα τον τόνο, απελευθερώνουμε τα πλήκτρα και πατάμε το επιθυμητό φωνήεν. Για διαλυτικά με τόνο πατάμε και κρατάμε πατημένο το Δεξιό Alt, έπειτα τον τόνο, απελευθερώνουμε τα πλήκτρα και πατάμε το επιθυμητό φωνήεν. Έξοδος από το Word 2007 Σελίδα 2 από 44
Δημιουργία Νέου Εγγράφου και Αποθήκευση Εγγράφου Για να Δημιουργήσουμε ένα νέο έγγραφο στο Word: Εμφανίζεται πλαίσιο διαλόγου από το οποίο επιλέγουμε αν θα δημιουργήσουμε ένα Κενό Έγγραφο ή αν θα κάνουμε χρήση κάποιου Προτύπου (Template). Αφού επιλέξουμε το είδος του νέου εγγράφου, πληκτρολογούμε το επιθυμητό κείμενο. Έχουμε τη δυνατότητα να ξεκινήσουμε ένα Κενό Έγγραφό και με το συνδυασμό των πλήκτρων Ctrl + N. Στην περίπτωση αυτή εμφανίζεται απ ευθείας το κενό έγγραφό και όχι το πλαίσιο διαλόγου που είδαμε πιο πάνω. Για να Αποθηκεύσουμε ένα έγγραφο στο Word: Αν αποθηκεύουμε το έγγραφο για Πρώτη Φορά εμφανίζεται πλαίσιο διαλόγου μέσω του οποίου ορίζουμε το όνομα του αρχείου καθώς και τη θέση (Μονάδα Αποθήκευσης/Φάκελο) που θα αποθηκευτεί. Η πρώτη αποθήκευση εγγράφου είναι ΠΑΝΤΑ της μορφής Αποθήκευση Ως Μετά την πρώτη αποθήκευση, για κάθε νέα αποθήκευση για το έγγραφό μας ΔΕΝ εμφανίζεται το πιο πάνω πλαίσιο διαλόγου και η νέα αποθήκευση αντικαθιστά την προηγούμενη. Σε περίπτωση που επιθυμούμε να κρατήσουμε δύο ή περισσότερες εκδόσεις (versions) του ιδίου εγγράφου, τότε από το κουμπί Office επιλέγουμε Αποθήκευση Ως (F12). Σελίδα 3 από 44
Κλείσιμο ενός Εγγράφου Σε περίπτωση που έχουν γίνει αλλαγές στο έγγραφο και δεν τις έχουμε αποθηκεύσει, εμφανίζεται το παρακάτω ενημερωτικό παράθυρο: Άνοιγμα ενός Υπάρχοντος Εγγράφου Για να ανοίξουμε ένα υπάρχον έγγραφο, κάνουμε Κλικ στο κουμπί Office και μετά επιλέγουμε Άνοιγμα (Ctrl + O). Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Άνοιγμα, από το οποίο επιλέγουμε το επιθυμητό κείμενο. ΠΡΟΣΟΧΗ!!! Άνοιγμα Εγγράφου από τα Πρόσφατα Έγγραφα: Κλικ Έναρξη Έγγραφα Επιλέγουμε το έγγραφο από τη λίστα που εμφανίζεται. Ορισμός Συντάκτη Εγγράφου Προσοχή!!! Για Ορισμό Χρήστη κάνουμε Κλικ στο κουμπί Επιλογές του Word και ορίζουμε το Όνομα Χρήστη. Σελίδα 4 από 44
Επεξεργασία Εγγράφων Το Word 2007 όπως ήδη γνωρίζουμε είναι ένας Επεξεργαστής Κειμένου. Κάθε κείμενο, από τη στιγμή που το δημιουργούμε, είναι βέβαιο ότι πολύ σύντομα θα το επεξεργαστούμε. Το Word, όπως θα δούμε, παρέχει πάρα πολλές διευκολύνσεις στην επεξεργασία εγγράφων όπως την Εισαγωγή και Διαγραφή Κειμένου από ένα επιθυμητό σημείο, την Αναίρεση (Undo) ώστε να μπορούμε αναιρούμε ενέργειες που έλαβαν χώρα κατά λάθος, καθώς και πολλές άλλες ενέργειες. Πλαίσιο Διαλόγου Άνοιγα Επιλέγουμε το επιθυμητό αρχείο και κάνοντας στο όνομα του αρχείου Διπλό Κλικ ή πατώντας το κουμπί Άνοιγμα, ανοίγει το έγγραφο για επεξεργασία. Αν πατήσουμε στο βελάκι που είναι κάτω δεξιά στο κουμπί Άνοιγμα, εμφανίζεται λίστα με εναλλακτικούς τρόπους ανοίγματος του αρχείου. Τρόποι Μετακίνησης του Σημείου Εισαγωγής με το Πληκτρολόγιο Μετακίνηση του Σημείου Εισαγωγής Πλήκτρα Ένα χαρακτήρα προς τα Αριστερά Αριστερό Βέλος Ένα χαρακτήρα προς τα Δεξιά Δεξιό Βέλος Μία Γραμμή προς τα Κάτω Κάτω Βέλος Μία Γραμμή προς τα Πάνω Πάνω Βέλος Μία Λέξη προς τα Αριστερά Ctrl + Αριστερό Βέλος Μία Λέξη προς τα Δεξιά Ctrl + Δεξιό Βέλος Στην αρχή της Τρέχουσας Γραμμής Home Στο τέλος της Τρέχουσας Γραμμής End Στην αρχή του Εγγράφου Ctrl + Home Στο τέλος του Εγγράφου Ctrl + End Στην αρχή της Προηγούμενης Σελίδας Ctrl + Page Up Στην αρχή της Επόμενης Σελίδας Ctrl + Page Down Μια οθόνη προς τα Πάνω Page Down Μία οθόνη προς τα Κάτω Page Up Εισαγωγή Κενών Γραμμών και Παραγράφων Εισαγωγή Γραμμής Shift + Enter Εισαγωγή Παραγράφου Enter Σελίδα 5 από 44
Tip!! Επιλογή Αντικειμένου Αναζήτησης Σε μεγάλα κείμενα, υπάρχει ένας γρήγορος τρόπος αναζήτησης αντικειμένων, μέσω της λειτουργίας Επιλογή Αντικειμένου Αναζήτησης. Κάνοντας Κλικ στο κουμπί που βλέπουμε στην πιο πάνω εικόνα, εμφανίζεται μια παλέτα με επιλογές αναζήτησης. Αν για παράδειγμα επιλέξουμε το αντικείμενο της Εικόνας, θα μεταβούμε άμεσα στην πλησιέστερη εικόνα που έχουμε εισάγει στο κείμενό μας. Προβολή Εγγράφου Ένα έγγραφο στο Word μπορεί να παρουσιαστεί με τους παρακάτω τρόπους: Προβολή Διάταξης Εκτύπωσης. Το έγγραφο εμφανίζεται στην οθόνη όπως ακριβώς θα τυπωθεί. Εμφανίζονται τα Περιθώρια, οι Αλλαγές Σελίδων, οι Κεφαλίδες και τα Υποσέλιδα καθώς και τα Υδατογραφήματα. Προβολή Ανάγνωσης Πλήρους Οθόνης. Εμφανίζεται όσο περισσότερο περιεχόμενο του εγγράφου χωράει στην οθόνη. Προβολή Διάταξης Web. Το έγγραφο εμφανίζεται στην οθόνη με τη μορφή που θα είχε αν φορτωνόταν σε κάποιον Φυλλομετρητή (Web Browser). Σε αυτή την προβολή φαίνονται τα Φόντα, τα Σχήματα, και άλλα Εφέ. Προβολή Διάρθρωσης. Η προβολή αυτή εμφανίζει τη Δομή του Εγγράφου με τη μορφή ένθετων επιπέδων Επικεφαλίδων και Σώματος Κειμένου και παρέχει εργαλεία για την εμφάνιση και τροποποίηση της ιεραρχίας. Πρόχειρη Προβολή. Η προβολή αυτή εμφανίζει τα περιεχόμενα του Εγγράφου με μια απλοποιημένη διάταξη ώστε να μπορούμε να πληκτρολογούμε και να επεξεργαζόμαστε το κείμενο γρήγορα. Δεν εμφανίζονται στοιχεία Διάταξης Κειμένου όπως Κεφαλίδες και Υποσέλιδα. Σελίδα 6 από 44
Ζουμ Η λειτουργία Ζουμ μας δίνει τη δυνατότητα Μεγέθυνσης ή Σμίκρυνσης του κειμένου. Μπορούμε να αλλάξουμε το μέγεθος από 10% έως 500% Κλικ και Πληκτρολόγηση Στην Προβολή Διάταξης Εκτύπωσης το Σημείο Εισαγωγής εμφανίζεται με κάποιες χαρακτηριστικές μικρές οριζόντιες γραμμές στο πλάι του, οι οποίες σημαίνουν τα παρακάτω: Για να χρησιμοποιήσουμε τη λειτουργία Κλικ και Πληκτρολόγηση στην Προβολή Διάταξης Εκτύπωσης: 1.Μετακινούμε το δείκτη του Ποντικιού σε κάποιο κενό σημείο της Σελίδας, η μορφή του Σημείου αλλάζει σε κάποια από τις πάνω εμφανιζόμενες (ανάλογα με τη στοίχιση του κειμένου) 2.Κάνουμε Διπλό Κλικ με το αριστερό κουμπί του Ποντικιού και πληκτρολογούμε. Κύλιση Οι Ράβδοι Κύλισης (ή Γραμμές Κύλισης) βρίσκονται στο κάτω και δεξιό τμήμα της Οθόνης έξω από τα όρια του κειμενογράφου. Η Κατακόρυφη Ράβδος Κύλισης μας δίνει τη δυνατότητα κίνησης προς τα πάνω και προς τα κάτω σε ένα έγγραφο, ενώ η Οριζόντια Ράβδος Κύλισης μας δίνει τη δυνατότητα κίνησης δεξιά κι αριστερά. Σελίδα 7 από 44
Πραγματοποίηση Αλλαγών σε Έγγραφο Είναι λογικό και φυσικό τα έγγραφά μας να χρειάζονται αλλαγές. Η Προσθήκη νέων τμημάτων κειμένου σε ένα έγγραφο καθώς και η τροποποίηση των υπαρχόντων, είναι εργασίες που λαμβάνουν χώρα σχεδόν επί καθημερινής βάσης. Η Εισαγωγή Κειμένου είναι μια πολύ εύκολη διαδικασία. Απλά πατάμε με το ποντίκι στο σημείο που θέλουμε να τοποθετήσουμε το σημείο εισαγωγής και ξεκινάμε να πληκτρολογούμε το επιθυμητό κείμενο. Αν υπάρχει ήδη κείμενο δεξιά του σημείου εισαγωγής, τότε αυτό μετακινείται αυτόματα δεξιότερα ώστε να δημιουργηθεί χώρος για το νεοεισαγόμενο κείμενο. Σε περίπτωση που επιθυμούμε την Αντικατάσταση Κειμένου πρέπει να κάνουμε τις παρακάτω ενέργειες: Πατάμε με το Δεξί Πλήκτρο του Ποντικιού στη Γραμμή Κατάστασης και από το Pop- Up Menu επιλέγουμε Αντικατάσταση για να εμφανιστεί η Ένδειξη Λειτουργίας Εισαγωγής στη Γραμμή Κατάστασης. Πατάμε την Ένδειξη Εισαγωγή στη Γραμμή Κατάστασης. Η λέξη Αντικατάσταση εμφανίζεται στη θέση της λέξης Εισαγωγή. Όταν τελειώσουμε την επιθυμητή αντικατάσταση κειμένου, μπορούμε να πατήσουμε και πάλι στη λέξη, ώστε να περάσουμε σε κατάσταση Εισαγωγής Κειμένου. Εξ ορισμού το πλήκτρο Insert ΔΕΝ επηρεάζει τη λειτουργία Εισαγωγής (κάτι που συνέβαινε στις παλαιότερες εκδόσεις του Ms Office). Αν θέλουμε να ενεργοποιούμε και να απενεργοποιούμε την κατάσταση Εισαγωγή/Αντικατάσταση Κειμένου με το πάτημα του πλήκτρου Insert, τότε: Η Διαγραφή Κειμένου είναι επίσης μια πολύ εύκολη διαδικασία. Αν πρόκειται να διαγράψουμε λίγους χαρακτήρες τότε τοποθετούμε σημείο εισαγωγής στη σωστή θέση και μετά πατώντας το πλήκτρο Backspace διαγράφουμε χαρακτήρες από το σημείο εισαγωγής και αριστερά, ενώ πατώντας το πλήκτρο Delete διαγράφουμε χαρακτήρες από το σημείο εισαγωγής και δεξιά. Αν θέλουμε να διαγράψουμε περισσότερους χαρακτήρες (λέξεις ή και μεγάλα τμήματα κειμένου) τότε επιλέγουμε τις λέξεις ή το κείμενο και πατάμε Delete. Σελίδα 8 από 44
Αντιγραφή, Μετακίνηση και Αποκοπή Κειμένου Πολλές φορές θα χρειαστεί να αναδιοργανώσουμε ένα έγγραφό μας Αντιγράφοντας, Μετακινώντας ή Διαγράφοντας Κείμενο. Το Word μας επιτρέπει οι ενέργειες αυτές να λαμβάνουν χώρα γρήγορα και εύκολα με τη χρήση του Πρόχειρου (Clipboard) ο οποίος είναι ένας προσωρινός χώρος αποθήκευσης που χρησιμοποιείται για να κρατάει κείμενο ή γραφικά κατά τη διάρκεια της Μετακίνησης ή της Αντιγραφής. Το Πρόχειρο παρέχει τη δυνατότητα Μεταφοράς Πληροφοριών όχι μόνο μέσα σε μία εφαρμογή όπως είναι το Word αλλά και μεταξύ πολλών διαφορετικών εφαρμογών. Η Αποκοπή αφαιρεί την πληροφορία από μία εφαρμογή και την τοποθετεί στο Πρόχειρο. Η Αντιγραφή αφήνει την πληροφορία στην εφαρμογή και τοποθετεί ένα αντίγραφο της Πληροφορίας στο Πρόχειρο. Η Επικόλληση αντιγράφει την πληροφορία από το πρόχειρο και την τοποθετεί μέσα σε μία εφαρμογή. Μετακίνηση Κειμένου (Αποκοπή και Επικόλληση) Επιλέγουμε το επιθυμητό κείμενο και: Κλικ Αποκοπή ή Ctrl + X Μετακινούμε το σημείο εισαγωγής στο σημείο που θέλουμε να γίνει η Επικόλληση και: Κλικ Επικόλληση ή Ctrl + V Αντιγραφή Κειμένου (Αντιγραφή και Επικόλληση) Επιλέγουμε το επιθυμητό κείμενο και: Κλικ Αντιγραφή ή Ctrl + C Μετακινούμε το σημείο εισαγωγής στο σημείο που θέλουμε να γίνει η Επικόλληση και: Κλικ Επικόλληση ή Ctrl + V Αναίρεση Λανθασμένης Επεξεργασίας Για να Αναιρέσουμε μια Λανθασμένη Επεξεργασία, μπορούμε να πατήσουμε το συνδυασμό πλήκτρων Ctrl + Z ή στη Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης να πατήσουμε στο βέλος του κουμπιού Αναίρεση και να επιλέξουμε την ενέργεια που θέλουμε να αναιρέσουμε: Σελίδα 9 από 44
Η Λειτουργία του Πρόχειρου Μπορούμε να δούμε τα στοιχεία που έχουν Αποκοπεί και Αντιγραφεί στο Πρόχειρο, πατώντας στο κουμπί ανοίγματος του Πλαισίου Διαλόγου Πρόχειρο για να ανοίξουμε το ομώνυμο παράθυρο εργασιών, στο οποίο εμφανίζονται μέχρι και 24 στοιχεία που έχουν αποκοπεί ή αντιγραφεί. Πατώντας Επικόλληση Όλων επικολλούμε όλα τα στοιχεία, ενώ με Απαλοιφή Όλων τα διαγράφουμε από το Πρόχειρο. Για να Επικολλήσουμε ένα μεμονωμένο στοιχείο στο σημείο εισαγωγής απλά πατάμε στο στοιχείο κι επιλέγουμε Επικόλληση. Εισαγωγή Αποθηκευμένου Κειμένου Για να εξοικονομήσουμε χρόνο και παράλληλα να δώσουμε ομοιομορφία στα κείμενά μας, μπορούμε να αποθηκεύσουμε οποιοδήποτε κείμενο που χρησιμοποιούμε τακτικά ως Δομικό Τμήμα ή Δομική Μονάδα ως εξής: Επιλέγουμε το επιθυμητό κείμενο και ακολούθως: Καρτέλα Εισαγωγή Ομάδα Κείμενο Γρήγορα Τμήματα Αποθήκευση Επιλογής στη Συλλογή Γρήγορων Τμημάτων Για να Εισάγουμε το κείμενο που αποθηκεύσαμε ως Μπλοκ Δόμησης, κάνουμε Κλικ στο κουμπί Γρήγορα Τμήματα για να προβάλουμε τη συλλογή του και πατάμε στο Δομικό Τμήμα που επιθυμούμε. Σελίδα 10 από 44
Εισαγωγή Συμβόλων και Ειδικών Χαρακτήρων Για να εισάγουμε την Τρέχουσα Ημερομηνία και Ώρα σε ένα έγγραφο, ο απλούστερος τρόπος είναι η χρήση του Κουμπιού Σύμβολο Σύμβολα στην Καρτέλα Εισαγωγή. που βρίσκεται στην Ομάδα Με Κλικ στο Περισσότερα σύμβολα, εμφανίζεται : ενώ στη δεύτερη καρτέλα (Tab) βρίσκουμε τους Ειδικούς Χαρακτήρες Σελίδα 11 από 44
Εισαγωγή Ημερομηνίας και Ώρας Για να εισάγουμε την Τρέχουσα Ημερομηνία και Ώρα σε ένα έγγραφο, ο απλούστερος τρόπος είναι η χρήση του Κουμπιού Ημερομηνία και Ώρα που βρίσκεται στην Ομάδα Κείμενο στην Καρτέλα Εισαγωγή. Εμφανίζεται παράθυρο από το οποίο επιλέγουμε τη Μορφή (Format) του Πεδίου Ημερομηνίας και Ώρας. Αν επιλέξουμε την Αυτόματη Ενημέρωση, το Word θα εισαγάγει ένα πεδίο Ημερομηνίας ή Ώρας ανάλογο της επιλεγμένης μορφής. Κάθε φορά που θα ανοίγουμε το έγγραφο που περιέχει το εν λόγω πεδίο, τότε αυτό θα ενημερώνεται αυτόματα με την τρέχουσα Ημερομηνία ή Ώρα. Για να ενημερώσουμε χειροκίνητα Manually ένα οποιοδήποτε πεδίο, κάνουμε Δεξί Κλικ πάνω στο πεδίο και από το Pop-Up Menu επιλέγουμε : Σελίδα 12 από 44
Εργασία με περισσότερα από ένα Έγγραφα Μπορούμε να έχουμε ανοιχτά περισσότερα από ένα Έγγραφα και να αξιοποιούμε τις δυνατότητες της Αποκοπής/Αντιγραφής/Επικόλλησης από το ένα Έγγραφο στο άλλο. Η Μετακίνηση μεταξύ εγγράφων γίνεται: Ομάδα Παράθυρο στην Καρτέλα Προβολή Με Κλικ Εναλλαγή παραθύρων εμφανίζονται όλα τα ανοιχτά Έγγραφα και το ενεργό Έγγραφο έχει μπροστά του το σύμβολο Αν θέλουμε να έχουμε ταυτόχρονα στην Οθόνη όλα τα Έγγραφα, τότε κάνουμε Κλικ στο κουμπί Τακτοποίηση όλων Σελίδα 13 από 44
Γραμματοσειρές (Fonts) Το κείμενο που πληκτρολογούμε σε ένα έγγραφο εμφανίζεται με μια συγκεκριμένη Γραμματοσειρά. Στο Word 2007, η προεπιλεγμένη Γραμματοσειρά είναι η Calibri. Για να αλλάξουμε την εμφάνιση μιας Γραμματοσειράς, απλά μεταβάλλουμε κάποιες από τις Ιδιότητές της με τη χρήση της Ομάδας Γραμματοσειρά που βρίσκεται στην Κεντρική Καρτέλα. Η Γραμματοσειρά και οι Ιδιότητές της ονομάζονται συλλογικά Μορφοποίηση Χαρακτήρων. Πατώντας το κουμπί ανοίγματος του Πλαισίου Διαλόγου Γραμματοσειρά εμφανίζεται το ομώνυμο Πλαίσιο Διαλόγου για περαιτέρω επιλογές: Σε περίπτωση που επιθυμούμε να καταργήσουμε τις μορφοποιήσεις που εφαρμόσαμε σε κάποιο τμήμα του κειμένου μας, το επιλέγουμε και πατάμε το κουμπί Απαλοιφή Μορφοποίησης Σελίδα 14 από 44
Στυλ (Μορφοποίηση Κειμένου και Παραγράφων) Για να δώσουμε την κατάλληλη μορφή στα κείμενά μας, ανάλογα με το που απευθύνονται (πχ σε εταιρικό περιβάλλον), μπορούμε να ορίσουμε το επιθυμητό Στυλ γραφής (δηλαδή την επιθυμητή μορφή με τις επιθυμητές ιδιότητες), με τη χρήση των Γρήγορων Στυλ ως εξής: Στην Κεντρική Καρτέλα Εγγράφων στην Ομάδα Στυλ, μετακινούμε το δείκτη του ποντικιού πάνω από τις μικρογραφίες που αντιστοιχούν στις συλλογές των Γρήγορων Στυλ. Παρατηρούμε ότι ανάλογα με το Στυλ που καταδεικνύουμε με το ποντίκι, στο κείμενό μας προβάλλεται σαν προεπισκόπηση η αντίστοιχη μορφή που θα πάρει η παράγραφος που βρισκόμασταν πριν μεταβούμε στην Ομάδα Στυλ αν τελικά κάνοντας Κλικ την επιλέξουμε. Παράδειγμα: Σε περίπτωση που είχαμε επιλέξει ένα τμήμα κειμένου, ανάλογα με το Στυλ που θα επιλέγαμε από την Ομάδα Στυλ, θα παρατηρούσαμε προεπισκόπηση μόνο στο επιλεγμένο κείμενο. Σελίδα 15 από 44
Αφαίρεση Μορφοποιήσεων Γραμματοσειρών Επιλέγουμε το κείμενο με τις μορφοποιήσεις που θέλουμε να καταργηθούν και πατάμε Ctrl + {Spacebar} Πινέλο Μορφοποίησης Επιλέγουμε το κείμενο με τις μορφοποιήσεις που θέλουμε να αντιγραφούν και σε άλλα μέρη του κειμένου και πατάμε Εφαρμογή Αλλαγή Πεζών / Κεφαλαίων σε κείμενο Επιλέγουμε το κείμενο που θέλουμε να αλλάξουμε και στην Κεντρική Καρτέλα στην Ομάδα Γραμματοσειρά, κάνουμε Κλικ: Δυναμική (ΜΗ ΑΥΤΟΜΑΤΗ) Αλλαγή Σελίδας Κατάργηση Μη Αυτόματης Αλλαγή Σελίδας Εμφανίζουμε τους ΜΗ εκτυπώσιμους χαρακτήρες και εκεί που αναγράφεται στον Κειμενογράφο η ένδειξη ---- Αλλαγή Σελίδας---- κάνουμε Κλικ για να βρεθούμε στην ένδειξη και πατάμε Delete από το πληκτρολόγιο. Σελίδα 16 από 44
Παράγραφοι Μια παράγραφος μπορεί να είναι ένας μόνο χαρακτήρας, μια λέξη, μια γραμμή ή πολλές γραμμές κειμένου. Αυτό που δίδει το χαρακτηριστικό της παραγράφου είναι το γεγονός ότι έγινε χρήση του πλήκτρου Enter, οπότε και τοποθετείται στον Κειμενογράφο το ειδικό σύμβολο του Enter Για να εμφανίσουμε τα σύμβολα των παραγράφων και τους ΜΗ Εκτυπώσιμους Χαρακτήρες σε ένα κείμενο, πατάμε στη Βασική Γραμμή Εργαλείων το κουμπί Στοίχιση Παραγράφων Διάστιχο Κεντρική Καρτέλα στην Ομάδα Παράγραφος, κάνουμε Κλικ: Ομοίως μέσω του κουμπιού Σελίδα 17 από 44
Εσοχές Κειμένου Για να ορίσουμε τις Ενδείξεις Εσοχών εργαζόμαστε με το Πλαίσιο Διαλόγου Παράγραφος στην Καρτέλα Εσοχές και Διαστήματα Εσοχές: Στηλοθέτες Για να στοιχίσουμε γραμμές κειμένου σε διάφορες θέσεις κατά μήκος της σελίδας χρησιμοποιούμε τους Στηλοθέτες. Για να ορίσουμε με ακρίβεια τη θέση των Στηλοθετών, πατάμε στο κουμπί ανοίγματος του Πλαισίου Διαλόγου Παράγραφος είτε στην Κεντρική Καρτέλα είτε στην Καρτέλα Διάταξη Σελίδας. Και στις δύο περιπτώσεις εμφανίζεται το Πλαίσιο Διαλόγου Παράγραφος και πατάμε στο κουμπί Στηλοθέτες για να εμφανιστεί το ομώνυμο Πλαίσιο Διαλόγου. Ορίζουμε την ακριβή θέση και το είδος του αντίστοιχου Στηλοθέτη και πατάμε το κουμπί Ορισμός. Τερματίζουμε τη διαδικασία με το κουμπί ΟΚ. Για μετάβαση σε στηλοθέτη πατάμε το πλήκτρο Tab από το πληκτρολόγιο. Σελίδα 18 από 44
Αν θέλουμε να κάνουμε Απαλοιφή Στηλοθέτη, από το ίδιο Πλαίσιο Διαλόγου, επιλέγουμε τον επιθυμητό Στηλοθέτη και πατάμε το κουμπί Απαλοιφή. Με Απαλοιφή Όλων κάνουμε απαλοιφή σε όλους τους Στηλοθέτες της Παραγράφου. Κουκίδες και Αρίθμηση (Λίστες Στοιχείων) Για να παρουσιάσουμε μια Λίστα Στοιχείων σε ένα έγγραφο, προτιμότερο είναι να τοποθετείται κάθε στοιχείο σε δική του Γραμμή παρά να τα στοιβάζουμε όλα μαζί σε μία Παράγραφο. Για να δημιουργήσουμε μία Λίστα με Κουκίδες ή μία Αριθμημένη Λίστα, εργαζόμαστε ως εξής: Λίστα με Κουκίδες: Πληκτρολογούμε * στην αρχή μιας Παραγράφου και μετά πατάμε Διάστημα (Spacebar) ή Tab. Αριθμημένη Λίστα: Πληκτρολογούμε 1. στην αρχή μιας Παραγράφου και μετά πατάμε Διάστημα (Spacebar) ή Tab. Ξεκινάμε την πληκτρολόγηση των επιθυμητών στοιχείων της λίστας και πατάμε Enter. Για να ολοκληρώσουμε τη Λίστα, πατάμε Enter δύο φορές ή Enter και Backspace. Tip!!! Αν θέλουμε να ξεκινήσουμε μία Παράγραφο με Αστερίσκο ή Αριθμό χωρίς η Παράγραφος να μορφοποιηθεί ως Λίστα με Κουκίδες ή Αριθμημένη Λίστα, πατάμε στο κουμπί Επιλογές Αυτόματης Διόρθωσης που εμφανίζεται όταν το Word αλλάξει τη Μορφοποίηση και μετά πατάμε Αναίρεση. Μετά τη δημιουργία μίας Λίστας, μπορούμε να την τροποποιήσουμε, να τη Μορφοποιήσουμε και να την Προσαρμόσουμε με τους εξής τρόπους: Έχουμε τη δυνατότητα να μετακινούμε τα στοιχεία μίας Λίστας, να εισάγουμε νέα στοιχεία ή να διαγράφουμε αυτά που δεν θέλουμε. Μπορούμε να ταξινομούμε τα στοιχεία μιας Λίστας με Κουκίδες κατά Αύξουσα ή Φθίνουσα σειρά, πατώντας το κουμπί Ταξινόμηση που βρίσκεται στην Ομάδα Παράγραφος της Κεντρικής Καρτέλας. Σε μία Λίστα με Κουκίδες μπορούμε να αλλάξουμε το σύμβολο της Κουκίδας πατώντας στο βέλος του κουμπιού Κουκίδες της Ομάδας Παράγραφος και επιλέγοντας κάποιο άλλο σύμβολο από τη Βιβλιοθήκη Κουκίδων. Έχουμε επίσης τη δυνατότητα ορισμού προσαρμοσμένης κουκίδας πατώντας το κουμπί Κουκίδες κι επιλέγοντας Προσδιορισμός Νέας Κουκίδας. Σελίδα 19 από 44
Σε μία Αριθμημένη Λίστα μπορούμε να αλλάξουμε το Στυλ του Αριθμού πατώντας στο βέλος του κουμπιού Αρίθμηση της Ομάδας Παράγραφος και επιλέγοντας κάποιο άλλο Στυλ από τη Βιβλιοθήκη Αρίθμησης. Έχουμε επίσης τη δυνατότητα ορισμού προσαρμοσμένου Στυλ πατώντας το κουμπί Αρίθμηση κι επιλέγοντας Προσδιορισμός Νέας Μορφοποίησης Αριθμών. Έχουμε τη δυνατότητα να δημιουργήσουμε Λίστες με Κουκίδες, Αριθμημένες Λίστες ή Διαρθρώσεις πολλών επιπέδων, πατώντας στο κουμπί Λίστα Πολλών Επιπέδων της Ομάδας Παράγραφος, επιλέγοντας ένα Στυλ από τη Βιβλιοθήκη Λιστών και πληκτρολογώντας την επιθυμητή Λίστα. Για να δημιουργήσουμε ένα νέο στοιχείο στο ίδιο επίπεδο πατάμε το Enter, για να μετακινηθούμε ένα επίπεδο κάτω πατάμε το Tab και για να μετακινηθούμε ένα επίπεδο επάνω πατάμε το Backspace. Μπορούμε να τροποποιήσουμε τις Εσοχές της Λίστας, σύροντας τις ενδείξεις Εσοχών στον Οριζόντιο Χάρακα. Όταν δημιουργούμε μία Λίστα, η πρώτη γραμμή τοποθετείται σε Εσοχή από αριστερά σε σχέση με τις άλλες γραμμές κι έχουμε τη δυνατότητα να αλλάξουμε τόσο τις Εσοχές της Λίστας όσο και την Εσοχή της Πρώτης Γραμμής σε σχέση με τις άλλες γραμμές. Περιγράμματα και Σκίαση Για να ορίσουμε Περιγράμματα και Σκίαση σε Λέξη ή Παράγραφο ή Κελί Πίνακα ή Σελίδα Εγγράφου, από την Κεντρική Καρτέλα επιλέγουμε την Ομάδα Παράγραφος και κάνουμε Κλικ στο βέλος του κουμπιού Περιγράμματα κι επιλέγουμε Περιγράμματα και Σκίαση. εργαζόμαστε ως εξής: Εμφανίζεται το ομώνυμο Πλαίσιο Διαλόγου κι Σελίδα 20 από 44
Ανάλογα με το που επιθυμούμε να τοποθετήσουμε Περίγραμμα ή Σκίαση, επιλέγουμε πρώτα το αντίστοιχο στοιχείο στο κείμενό μας και μετά μέσω των πιο πάνω διαθέσιμων επιλογών, στην αντίστοιχη καρτέλα του Πλαισίου Διαλόγου, κάνουμε τις επιθυμητές μορφοποιήσεις. Εργαλεία Γλωσσικού Ελέγχου (Έλεγχος Ορθογραφίας και Γραμματικών Λαθών) Το Word παρέχει δύο εργαλεία που μας βοηθούν να διορθώσουμε τα Ορθογραφικά και Γραμματικά Λάθη : Τη λειτουργία της Αυτόματης Διόρθωσης και τη λειτουργία Ορθογραφικού και Γραμματικού Ελέγχου. Για να λάβει χώρα Έλεγχος Ορθογραφίας και Γραμματικών Λαθών σε όλο το κείμενό μας, πατάμε το κουμπί Ορθογραφικός και Γραμματικός Έλεγχος στην Ομάδα Γλωσσικός Έλεγχος της Καρτέλας Αναθεώρηση ή το πλήκτρο F7. Όταν κατά τη συγγραφή του κειμένου μία λέξη δεν είναι σωστά γραμμένη, εμφανίζεται μια κόκκινη κυματιστή υπογράμμιση κάτω από τη λέξη. Κάνοντας Δεξί Κλικ στη λανθασμένη λέξη, εμφανίζονται οι προτεινόμενες (αν υπάρχουν στο λεξικό) σωστά γραμμένες λέξεις ώστε να επιλέξουμε την κατάλληλη. Σελίδα 21 από 44
Για να κάνουμε χρήση της Αυτόματης Διόρθωσης κάνουμε δεξί click στη λανθασμένη λέξη οπότε κι εμφανίζεται το σχετικό Μενού Συντόμευσης Προσθήκη Λέξης στο Λεξικό Για να προσθέσουμε μια λέξη στο Λεξικό κάνουμε πάνω στην εν λόγω λέξη Δεξί Κλικ, εμφανίζεται εκ νέου το Μενού Συντόμευσης που βλέπουμε πιο πάνω κι επιλέγουμε απλά Προσθήκη στο λεξικό. Σελίδα 22 από 44
Εύρεση και Αντικατάσταση Κειμένου Εύρεση: Κεντρική Καρτέλα Ομάδα Επεξεργασία Αντικατάσταση: Κεντρική Καρτέλα Ομάδα Επεξεργασία Λεπτομέρειες: ΠΡΟΣΟΧΗ!!! Αν αναζητούμε λεκτικά με απόλυτο ταίριασμα γραφής, τότε ενεργοποιούμε την επιλογή Ταίριασμα πεζών-κεφαλαίων. Σελίδα 23 από 44
Ιδιαίτερο ενδιαφέρον στο παράθυρο Λεπτομέρειες παρουσιάζει η επιλογή Μορφή. Έχουμε τη δυνατότητα να αντικαταστήσουμε τα παρακάτω: Για παράδειγμα, έχουμε τη δυνατότητα να αντικαταστήσουμε στο κείμενό μας κάποια λεκτικά, μόνο όσον αφορά στο είδος της Γραμματοσειράς που είναι γραμμένα, όπως βλέπουμε παρακάτω: Σελίδα 24 από 44
Περιθώρια Σελίδας Η Λευκή Περιοχή γύρω από ένα κείμενο σε μια εκτυπωμένη σελίδα, λέγεται Περιοχή Περιθωρίων. Στο Word δεν ορίζεται το πλάτος των Παραγράφων και το μήκος των Σελίδων καθορίζοντας την περιοχή που καταλαμβάνει το κείμενο αλλά καθορίζοντας το μέγεθος του κενού χώρου γύρω από το κείμενο, δηλαδή τα Περιθώρια. Για να ορίσουμε τα εν λόγω περιθώρια, είτε για όλο το κείμενο είτε για κάποιες ενότητες του εγγράφου, χρησιμοποιούμε το κουμπί Περιθώρια στην Ομάδα Διαμόρφωση Σελίδας της Καρτέλας Διάταξη Σελίδας. Σελίδα 25 από 44
Για να εμφανιστεί η πλήρης καρτέλα που αφορά στην Διαμόρφωση Σελίδας, κάνουμε Κλικ στο Ως οι πλέον κλασσικές ρυθμίσεις χαρακτηρίζονται από την Καρτέλα Περιθώρια οι επιλογές περιθωρίων, ο προσανατολισμός χαρτιού και από την Καρτέλα Χαρτί το μέγεθος χαρτιού. Σελίδα 26 από 44
Συλλαβισμός Κειμένου Για να εφαρμόσουμε Συλλαβισμό Κειμένου, κάνουμε Κλικ στο κουμπί Συλλαβισμός στην Ομάδα Διαμόρφωση Σελίδας της Καρτέλας Διάταξη Σελίδας. Επιλογές Συλλαβισμού Αυτόματος Συλλαβισμός : Όταν χρησιμοποιούμε τον αυτόματο συλλαβισμό, το Word 2007 εισάγει αυτόματα ενωτικά εκεί που χρειάζονται. Εάν αργότερα επεξεργαστείτε το έγγραφο και τροποποιήσετε τις αλλαγές γραμμών, το Word 2007 θα επαναλάβει το συλλαβισμό του εγγράφου. Ζώνη Συλλαβισμού : Ο χώρος που θέλουμε να μένει μεταξύ του τέλους της τελευταίας λέξης σε μια γραμμή και του Δεξιού Περιθωρίου. Για να μειωθεί ο αριθμός των Ενωτικών κάνουμε τη Ζώνη Συλλαβισμού μεγαλύτερη. Για να περιορίσουμε την ακανόνιστη πλευρά του δεξιού περιθωρίου μειώνουμε τη Ζώνη Συλλαβισμού. Περιορισμός Συνεχόμενων Ενωτικών Σε : Ορίζουμε τον αριθμό των συνεχόμενων γραμμών που μπορεί να τελειώνουν με Ενωτικό. ΜΗ Αυτόματος Συλλαβισμός : Όταν κάνουμε μη αυτόματο συλλαβισμό σε ένα κείμενο, το Word 2007 αναζητά κείμενο προς συλλαβισμό. Αφού υποδείξουμε πού θέλουμε να γίνει συλλαβισμός του κειμένου, το Word εισάγει ένα προαιρετικό ενωτικό. Εάν αργότερα επεξεργαστούμε το κείμενο και τροποποιήσουμε τις αλλαγές των γραμμών, το Word 2007 εμφανίζει και εκτυπώνει μόνο τα προαιρετικά ενωτικά που βρίσκονται ακόμη στο τέλος των γραμμών. Το Word δεν επαναλαμβάνει το συλλαβισμό του εγγράφου. Σελίδα 27 από 44
Κεφαλίδες και Υποσέλιδα Οι Κεφαλίδες και τα Υποσέλιδα είναι κείμενο ή και γραφικά που βρίσκονται εκτός των ορίων του Κειμενογράφου στο πάνω και κάτω περιθώριο σελίδας αντίστοιχα και επαναλαμβάνονται σε κάθε σελίδα του εγγράφου. Για να εισάγουμε Κεφαλίδες και Υποσέλιδα κάνουμε Κλικ στο αντίστοιχο κουμπί που βρίσκεται στην Καρτέλα Εισαγωγή στην Ομάδα Κεφαλίδες & Υποσέλιδα. ΠΡΟΣΟΧΗ!!! Για να εισάγουμε Αρίθμηση Σελίδων, Ημερομηνία Δημιουργίας Εγγράφου, Όνομα Συντάκτη από την Ομάδα Εισαγωγή επιλέγουμε κι έπειτα. Αντίστοιχα επιλέγουμε: NumPages, CreateDate, Author. Εμφανίζεται η Συλλογή Κεφαλίδων/Υποσέλιδων και εργαζόμαστε ανάλογα με τις ανάγκες του εγγράφου, είτε χρησιμοποιώντας μια από τις υπάρχουσες και διαμορφώνοντας την είτε ορίζοντας κάποια προσαρμοσμένη επιλέγοντας Επεξεργασία Κεφαλίδας/Υποσέλιδου ως εξής (Παράδειγμα με Κεφαλίδα, ομοίως για Υποσέλιδο) Εμφανίζεται η καρτέλα Σχεδίαση μέσω της οποίας ορίζουμε την επιθυμητή Κεφαλίδα ή το επιθυμητό Υποσέλιδο. Τα στοιχεία που συνήθως εμφανίζουμε (τοποθετούμε) στην Κεφαλίδα ή στο Υποσέλιδο ενός εγγράφου ΕΚΤΟΣ από τα προσαρμοσμένα που πληκτρολογούμε εμείς, είναι: Αριθμός Σελίδας, Ημερομηνία και Ώρα. ΠΡΟΣΟΧΗ!!! Ειδικά για τις εξέτασεις πιστοποίησης, η μετάβαση από την Κεφαλίδα στο Υποσέλιδο του εγγράφου και αντίστροφα πρέπει να λαμβάνει χώρα ΠΑΝΤΑ με τη χρήση των ειδικών κουμπιών Μετάβαση σε κεφαλίδα Μετάβαση σε υποσέλιδο. Τελειώνουμε την επεξεργασία Κεφαλίδας / Υποσέλιδου πατώντας το κουμπί : Σελίδα 28 από 44
Προεπισκόπηση Εκτύπωσης και Εκτύπωση Εγγράφων Για να εκτυπώσουμε ένα έγγραφο κάνουμε Κλικ στο κουμπί του Office. Αν επιθυμούμε να κάνουμε Προεπισκόπηση Εκτύπωσης, κάνουμε Κλικ στην αντίστοιχη επιλογή οπότε κι εμφανίζεται στην οθόνη η προεπισκόπηση του τρέχοντος εγγράφου. Αν επιθυμούμε Εκτύπωση στον Προεπιλεγμένο Εκτυπωτή (default printer) κάνουμε Κλικ στην επιλογή Γρήγορη εκτύπωση. Αν επιθυμούμε διαχείριση της εκτύπωσής μας (για παράδειγμα επιθυμητό αριθμό αντιτύπων, μονές ζυγές σελίδες, εκτύπωση με ή χωρίς συρραφή, εκτύπωση σε αρχείο), κάνουμε Κλικ στην επιλογή Εκτύπωση κι εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου εκτύπωσης. Σελίδα 29 από 44
Προεπισκόπηση Εκτύπωσης Με την προβολή αυτή βλέπουμε ακριβώς τη μορφή που θα έχει κάθε σελίδα του εγγράφου μας όταν αυτό τυπωθεί. Λόγω του ότι γίνεται χρήση του Προγράμματος Οδήγησης του εκάστοτε εκτυπωτή (Printer Driver), ισχύει το ό,τι βλέπεις παίρνεις. Σελίδα 30 από 44
Εκτύπωση ΠΡΟΣΟΧΗ!!! στην επιλογή Εκτύπωση σε αρχείο. Το έγγραφο αποθηκεύεται με μορφή εκτυπωτικού αρχείου (με προέκταμα.prn) Σελίδα 31 από 44
Πίνακες Ένας Πίνακας αποτελείται από μια σειρά Γραμμών και Στηλών, μέσα στις οποίες μπορούμε να τοποθετήσουμε κείμενο, ειδικά σύμβολα και γραφικά. Η τομή μια Στήλης ή Γραμμής είναι γνωστή ως Κελί, ενώ το γινόμενο Γραμμές Χ Στήλες είναι η Διάσταση του Πίνακα. Για τη δημιουργία ενός Πίνακα, μεταβαίνουμε στην Καρτέλα Εισαγωγή και επιλέγουμε Πίνακας. Ορίζουμε αριθμό Στηλών και Γραμμών για τη δημιουργία των Κελιών του Πίνακα. Μπορούμε να ορίσουμε Αριθμό Στηλών και Γραμμών με απευθείας επιλογή, όπως βλέπουμε παρακάτω: Επίσης μπορούμε να ορίσουμε Αριθμό Στηλών και Γραμμών, με περισσότερες επιλογές μορφοποίησης, με τον τρόπο που ακολουθεί: Σελίδα 32 από 44
Παράδειγμα με τη Χρήση Περιγραμμάτων και Σκιάσεων Σελίδα 33 από 44
Παράδειγμα με Διαίρεση Κελιών Παράδειγμα με Συγχώνευση Κελιών Γίνεται εύκολα κατανοητό από τα πιο πάνω παραδείγματα πως με Δεξί Κλικ σε κάποιο από τα Κελιά ενός Πίνακα, εμφανίζεται Pop-Up Menu με πολλές χρήσιμες εντολές. Δύο από αυτές είναι 1. Η Διαγραφή Κελιών και 2. Οι Ιδιότητες Πίνακα. Σελίδα 34 από 44
Οι Ιδιότητες Πίνακα Σελίδα 35 από 44
Εισαγωγή Γραφικών Καρτέλα Εισαγωγή Ομάδα Απεικονίσεις. Εικόνα Clip Art Σελίδα 36 από 44
Σχήματα Επιλέγουμε το επιθυμητό Σχήμα και το τοποθετούμε στο έγγραφό μας. Πλαίσιο Κειμένου Επιλέγουμε το επιθυμητό Πλαίσιο Κειμένου από τα προτεινόμενα ή κάνουμε Κλικ στη Σχεδίαση πλαισίου κειμένου και ορίζουμε το δικό μας πλαίσιο Σελίδα 37 από 44
Word Art Επιλέγουμε το επιθυμητό Word Art και κάνοντας Κλικ εμφανίζεται ένας ειδικός κειμενογράφος σε μορφή πλαισίου κειμένου στον οποίο δίνουμε το επιθυμητό λεκτικό μορφοποιώντας το κατάλληλα. Πατώντας ΟΚ έχουμε το Word Art στο έγγραφό μας. Tip!!! Για να αλλάξουμε το Μέγεθος μιας Εικόνας, την επιλέγουμε και μεταβαίνουμε στα Εργαλεία Εικόνας. Εμφανίζουμε το Πλαίσιο Διαλόγου Μορφοποίηση Εικόνας και από την Καρτέλα Μέγεθος κάνουμε τις κατάλληλες ρυθμίσεις. ΠΡΟΣΟΧΗ!!! Ξεκλειδώνουμε αναλογίες εικόνας όταν έχουμε τροποποίηση διαστάσεων σε εκατοστά ή σε ΜΗ αναλογικά επί τοις εκατό μεγέθη. Σε όλες τις άλλες περιπτώσεις αφήνουμε την ένδειξη σε Κλείδωμα Αναλογιών. Σελίδα 38 από 44
Συγχώνευση Αλληλογραφίας Η Συγχώνευση Αλληλογραφίας είναι μία διαδικασία συνδυασμού Πληροφοριών από δύο πηγές με σκοπό τη δημιουργία ενός νέου εγγράφου το οποίο θα περιέχει τις Πληροφορίες που έχουμε επιλέξει από τις δύο πηγές. Χρησιμοποιείται συνήθως για την παραγωγή Φόρμας Επιστολών η οποία απευθύνεται σε πολλούς παραλήπτες. Σχηματικά, τη Συγχώνευση Αλληλογραφίας μπορούμε να την απεικονίσουμε ως εξής: Για να ξεκινήσει η διαδικασία Συγχώνευσης Αλληλογραφίας: Κλικ στο κουμπί Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας που βρίσκεται στην Ομάδα Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας της Καρτέλας Στοιχεία αλληλογραφίας. Επιλέγουμε την επιθυμητή ενέργεια: Σελίδα 39 από 44
Σελίδα 40 από 44
Σελίδα 41 από 44
Κλασικά Κουμπιά Γραμμής Εργαλείων Συγχώνευσης Αλληλογραφίας Τα εν λόγω κουμπιά χρησιμεύουν στο να τροποποιήσουμε ένα ήδη έτοιμο έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας (για παράδειγμα το να προσθέσουμε ένα Πεδίο στο έγγραφο μέσω της επιλογής Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης). Σε ήδη προετοιμασμένο έγγραφο ολοκληρώνουμε τη διαδικασία συγχώνευσης ως εξής: Αποθήκευση Εγγράφου σε Άλλο Τύπο Αρχείου Σελίδα 42 από 44
ΠΡΟΣΟΧΗ!!! στην επιλογή Άλλες μορφές Σελίδα 43 από 44
Information Technology Services and Solutions Στεφ. Σκουλούδη 27 Καλλίπολη, Πειραιάς, 185 37 Τηλέφωνο / Fax : 210 45 38 177 http://www.itss.gr/ info@itss.gr Σελίδα 44 από 44