Λογισμικό Διαχείρισης Χρονοπαρουσίας. Οδηγίες Χρήσης

Transcript

1 Λογισμικό Διαχείρισης Χρονοπαρουσίας Οδηγίες Χρήσης Έκδοση 2 Ημερομηνία: 19/8/2016 1

2 Περιεχόμενα Εισαγωγή... 3 Απαιτήσεις Λειτουργικού και Υλικού... 3 Εγκατάσταση Λογισμικού... 3 Σύνδεση... 5 Απεικόνιση περιβάλλοντος Λογισμικού... 5 Kύριο Μενού... 5 Υπομενού... 6 Διαχείριση Τμημάτων (Department)... 8 Προσθήκη Νέου Τμήματος... 9 Διαχείριση Προσωπικού (Staff Manage) Διαχείριση Συσκευών (Device Management) Ρυθμίσεις επικοινωνίας συσκευών (Device Communication) Ζώνη Ωραρίου (Timezone) Ομάδα Ωραρίου (Time Group) Χρήστης και Ζώνη Ωραρίου (User vs. Timezone) Ταύτιση ώρας (Time Match) Κατανομή Αργιών (Holiday Allotment) Διαχείριση Βαρδιών (Shift Management ) Διαχείριση Προτύπων Ωραρίου Προσθήκη εβδομαδιαίου πρότυπου ωραρίου Ωράριο εργασίας προσωπικού Προσθήκη Νέου Ωραρίου Ανάλυση Χρονοπαρουσίας Διαμόρφωση Ανάλυσης Χρονοπαρουσίας Ανάλυση Χρονοπαρουσίας Δημιουργία Αναφορών Αναφορά καθαρών καταχωρήσεων (Raw Swipe Record Report) Λεπτομερής αναφορά χρονοπαρουσίας Διαχείριση προσωρινής βάρδιας Προσθήκη προσωρινής βάρδιας Διαχείριση Απουσιών (Absense Managment) Ορίστε Αιτία απουσίας Καταχώρηση μαζική καταχώρηση απουσίας/ αδείας Χειροκίνητη Καταχώρηση Προσθήκη χειροκίνητης καταχώρησης Πρωτογενείς καταχωρήσεις (Raw Swipe Record) Ρύθμιση διαδρομής αρχείων Backup Βάσης Δεδομένων Ανακατασκευή Κατάλογου Βάσης δεδομένων Συμπίεση Βάσης Δεδομένων Διαγραφή παλαιών αρχείων Εξαγωγή δεδομένων χρονοπαρουσίας Εισαγωγή δεδομένων προσωπικού Αποσφαλμάτωση

3 Εισαγωγή Το παρόν εγχειρίδιο οδηγιών περιγράφει τη λειτουργία και τις δυνατότητες του λογισμικού διαχείρισης χρονοπαρουσίας (AMS). Το λογισμικό αυτό μπορεί να επικοινωνεί με συσκευές τύπου EOS FP- 500, EOS FP- 600, EOS FP Θα παρουσιασθούν παρακάτω τα βήματα εγκατάστασης του λογισμικού καθώς και η μεθοδολογία εισαγωγής δεδομένων στο λογισμικό. Επίσης θα παρουσιασθεί στο τέλος μία λίστα συχνών ερωτήσεων πάνω στη χρήση και την λειτουργία του λογισμικού και οι απαντήσεις τους Το λογισμικό AMS μπορεί να λειτουργήσει σε λειτουργικό Windows 98, Windows 2000, Windows XP, Windows 7, Windows 8, Windows 10. Απαιτήσεις Λειτουργικού και Υλικού Το λογισμικό μπορεί να λειτουργήσει σε Ηλεκτρονικό υπολογιστή με λειτουργικό Windows 2000, Windows XP και Windows Vista, Windows 7, Windows 8, Windows 10. Όσον αφορά τα Windows Vista ή νεώτερα το λογισμικό θα χρειαστεί να λειτουργεί με δικαιώματα administrator και να έχει πρόσβαση στη βάση δεδομένων της Microsoft Access. Θα πρέπει λοιπόν να επεξεργαστείτε τις ιδιότητες του λογισμικού ώστε να τρέχει πάντα ως διαχειριστής ή να αντιγράψετε όλο το φάκελο του λογισμικού (ams) στο Document and setting\all users. Όσον αφορά το υλικό το λογισμικό απαιτεί ελεύθερο χώρο στο σκληρό δίσκο 100ΜΒ για την εγκατάσταση. Ο υπολογιστής θα πρέπει να έχει CPU Pentium 133 ή καλύτερο. Εγκατάσταση Λογισμικού Παρακαλώ εισάγετε το CD του λογισμικού στο CD- ROM του υπολογιστή σας. Πραγματοποιήστε άνοιγμα του CD, και κάνετε διπλό αριστερό κλικ στο αρχείο setup.exe. Θα ξεκινήσει ο οδηγός εγκατάστασης του λογισμικού. Κατόπιν επιλέξτε Next Eπιλέξτε διαδρομή εγκατάστασης και μετά Next. 3

4 Θα ξεκινήσει η εγκατάσταση του λογισμικού. Επιλέξτε Finish για ολοκλήρωση της εγκατάστασης του λογισμικού. 4

5 Σύνδεση Εκτελέστε τη συντόμευση Time Attendance System που βρίσκεται στην επιφάνεια εργασίας Ο εργοστασιακός χρήστης είναι system και ο κωδικός είναι κενό (δεν υπάρχει κωδικός) Απεικόνιση περιβάλλοντος Λογισμικού Το λογισμικό έχει παραθυρικό περιβάλλον. Ο χρήστης διαχειρίζεται όλες τις λειτουργίες του λογισμικού μέσω του κατάλληλου παραθύρου κάθε φορά. Μετά την εισαγωγή στο περιβάλλον του λογισμικού με χρήση των κατάλληλων κωδικών πρόσβασης θα εμφανισθεί το Κύριο Μενού. Για κάθε επιπλέον λειτουργία θα πρέπει να μεταφερθείτε στο αντίστοιχο μενού Kύριο Μενού Tο Κύριο Mενού αποτελείται από τη γραμμή τίτλων, τα κυλιόμενα προς τα κάτω μενού, τα συχνά χρησιμοποιούμενα μενού την περιοχή δεδομένων και την γραμμή παρουσίασης κατάστασης. Η γραμμή τίτλων εμφανίζει την ονομασία του λογισμικού. Τα κυλιόμενα μενού εμφανίζουν όλες τις λειτουργίες του λογισμικού. Τα συχνά χρησιμοποιούμενα μενού εμφανίζουν όλες τις κύριες λειτουργίες του λογισμικού. Τέλος, η γραμμή κατάστασης απεικονίζει την κατάσταση του λογισμικού καθώς και την τρέχουσα ημερομηνία. 5

6 Υπομενού Tα παράθυρα των υπομενού αναδύονται όταν επιλέξετε το κατάλληλο εικονίδιο. Πολλά υπομενού είναι παρόμοια όσον αφορά την εμφάνιση τους αλλά και αρκετά διαφέρουν μεταξύ τους. Τα εικονίδια ενεργοποίησης των υπομενού βρίσκονται στην γραμμή εργασιών στην πάνω πλευρά του κύριου παραθύρου του λογισμικού. 6

7 Οδηγός Ρυθμίσεων (Wizard) Το σύστημα διαθέτει οδηγό ρυθμίσεων για την παραμετροποίηση του. Αν επιλέξετε τον οδηγό θα εμφανισθούν 3 βήματα ρυθμίσεων. 7

8 Ένα μπλε βέλος που μετακινείται θα σας καθοδηγήσει στα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε έως ότου ολοκληρώσετε τα βήματα καταχώρησης όλων των απαιτούμενων δεδομένων. Επιλέγετε το εικονίδιο του μενού το οποίο σας υποδεικνύει το μπλε βέλος. Πραγματοποιείτε τις απαραίτητες ρυθμίσεις ή καταχωρήσεις στο αντίστοιχο μενού και αποθηκεύετε. Όταν ολοκληρώσετε τις απαραίτητες εργασίες σε κάθε μενού αυτό γίνεται μπλε. Όταν το μπλε βέλος μεταφερθεί σε άλλο εικονίδιο, αυτό σημαίνει ότι θα πρέπει να μεταβείτε στο αντίστοιχο μενού. Σε οποιαδήποτε στιγμή θέλετε να εξέλθετε από τον Οδηγό απλά επιλέξτε τη λέξη exit. Διαχείριση Τμημάτων (Department) Το μενού διαχείρισης τμημάτων επιτρέπει την διαχείριση των τμημάτων που προστέθηκαν στο σύστημα. Ο χρήστης μπορεί να προσθέσει, διαγράψει ή επεξεργαστεί τα τμήματα του συστήματος. Πρέπει να υπάρχει τουλάχιστον ένα 8

9 καταχωρημένο τμήμα στο σύστημα πριν αρχίσετε την καταχώρηση προσωπικού. Προσθήκη Νέου Τμήματος Για προσθήκη νέου τμήματος επιλέξτε add. Εισάγετε αριθμό τμήματος (Dept Nο) και Επωνυμία τμήματος (Dept Name). Επιλέξτε OK για αποθήκευση και έξοδο. Το νέο τμήμα θα εμφανισθεί ως κάτωθι. Προσθήκη Υποτμημάτων Mε τη παρακάτω διαδικασία μπορείτε να προσθέσετε Υποτμήματα τα οποία υπάγονται σε Τμήματα. Η διαδικασία αυτή δημιουργεί μια ιεραρχία μεταξύ Τμημάτων. Για παράδειγμα το Τμήμα διαχείρισης αποτελείται από το Λογιστήριο και το Τμήμα Αποστολής εμπορευμάτων. 9

10 Επίσης μπορείτε να καταχωρήσετε πολλαπλές εταιρίες. Για παράδειγμα η εταιρία ABC Company Ltd και η DEF Company Ltd. Κάθε εταιρία έχει το δικό της λογιστήριο και το δικό της Τμήμα Πωλήσεων. Για να διαμορφώσετε σωστά την ιεραρχία μεταξύ των τμημάτων είναι απαραίτητο να καταχωρήσετε πρώτα τα βασικά τμήματα. Το νέο τμήμα (Account Department) θα προστεθεί στην εταιρία ABC Company Ltd. Για επεξεργασία τμήματος όταν είστε το μενού Department Managment επιλέξτε Modify και κατόπιν επεξεργαστείτε το περιεχόμενο. Επιλέξτε το τμήμα και κατόπιν Delete για διαγραφή του τμήματος. Στο άλλο μενού επιλογής προσωπικού πιθανόν να χρειάζεστε την εμφάνιση Υποτμημάτων. Επιλέξτε το πεδίο ελέγχου Show Subsidiary Department για να ενεργοποιήσετε αυτή τη λειτουργία. Αν δεν έχετε καταχωρήσει υπάλληλους στο αντίστοιχο τμήμα τότε δεν θα εμφανισθεί τίποτα. Αν επιλέξετε Show Sub- Department τότε όλα τα υπάλληλους που ανήκουν στο αντίστοιχο τμήμα θα εμφανισθούν. 10

11 Διαχείριση Προσωπικού (Staff Manage) Η διαχείριση προσωπικού Staff Management περιέχει όλες τις απαραίθτητες πληροφορίες για το προσωπικό. Μπορείτε να προσθέσετε, διαγράψετε ή μεταβάλλετε τα στοιχεία όλων των μελών του προσωπικού σε αυτό το μενού. Ένα από τα πιο σημαντικά πεδία σε αυτό το μενού είναι το User ID το οποίο χαρακτηρίζει κάθε χρήστη (μέλος προσωπικού) που καταχωρεί το δακτυλικό του αποτύπωμα ή την κάρτα του στο τερματικό. Για παράδειγμα αν ο αριθμός προσωπικού είναι MIS001 και το user ID είναι 7, σημαίνει ότι στη συσκευή το user id 7 αντιστοιχίζεται στο χρήστη με αριθμό προσωπικού MIS001. Για άνοιγμα του μενού προσωπικού απλά επιλέξτε Staff στο μενού γρήγορης πρόσβασης. Όταν είστε το μενού του προσωπικού επιλέξτε Add για προσθήκη υπαλλήλων. Στο μενού που θα εμφανισθεί μπορείτε να εισάγετε όλα τα στοιχεία που αφορούν κάθε υπάλληλο. Τα πεδία Name, Staff Number, Dept και User ID είναι απαραίτητα για τη σωστή καταχώρηση ενός υπαλλήλου. Όλα τα υπόλοιπα πεδία είναι προαιρετικά. 11

12 Στο μενού αυτό υπάρχουν 3 σελίδες εισαγωγής στοιχείων για κάθε υπάλληλο. Οι Βασικές πληροφορίες (base info), Άλλες Πληροφορίες (other info) και τα Σχόλια (Remark). Σε κάθε σελίδα μπορείτε να καταχωρήσετε τις σχετικές πληροφορίες που αφορούν τους υπαλλήλους. Σε όσα πεδία υπάρχουν δυνατότητες επιλογής ήδη καταχωρημένων παραμέτρων απλά κάνετε κλικ και το λογισμικό θα εμφανίσει τις υπάρχουσες επιλογές. Στη σελίδα Άλλες πληροφορίες (Οther info) εισάγετε τις λιγότερο σημαντικές πληροφορίες που αφορούν το προσωπικό. Οι πληροφορίες αυτές είναι προαιρετικές. 12

13 Στην σελίδα Σχόλια (Remark) μπορείτε να εισάγετε τα σχόλια που αφορούν το προσωπικό και επίσης να δείτε πληροφορίες για τον κωδικό, το δακτυλικό αποτύπωμα και τον αριθμό κάρτας κάθε υπαλλήλου. Αν ο χρήστης έχει καταχωρήσει 2 δακτυλικά αποτυπώματα στη συσκευή, τότε στο πεδίο του δακτυλικού αποτυπώματος θα εμφανισθεί 1 2 που σημαίνει ότι έχει καταχωρηθεί πρώτο και δεύτερο δακτυλικό αποτύπωμα. Η ακολουθία δεν είναι απαραίτητα ίδια με αυτή στο χέρι του χρήστη. Στο πεδίο Admin εμφανίζεται αν ο χρήστης είναι supervisor στον αναγνώστη δακτυλικού αποτυπώματος ή στον αναγνώστη καρτών. Αν είναι supervisor θα δείτε την ένδειξη True και αν δεν είναι θα δείτε την ένδειξη false. 13

14 Στο πεδίο κωδικός (password) θα εμφανισθεί ο κωδικός επικαλυμμένος με (*) δίπλα στο δακτυλικό αποτύπωμα ή στον αριθμό κάρτας. Στο πεδίο αριθμός κάρτας, εμφανίζεται ο αριθμός κάρτας σε δεκαεξαδική μορφή. Όταν ολοκληρώσετε την εισαγωγή όλων των στοιχείων παρακαλώ επιλέξτε Save για αποθήκευση των δεδομένων στο λογισμικό. Αν δεν επιλέξετε αποθήκευση τότε, όλες οι πληροφορίες που εισάγατε θα χαθούν. Για μεταβολή των πληροφοριών του προσωπικού επιλέξτε τον υπάλληλο και κατόπιν το πλήκτρο Modify. Όταν ολοκληρώσετε τις αλλαγές αποθηκεύστε επιλέγοντας Save. Για διαγραφή πληροφοριών μελών του προσωπικού επιλέγετε υπάλληλο και κατόπιν Delete. Θα σας ζητηθεί να επιβεβαιώσετε την ενέργεια σας. Επιλέξτε confirm για επιβεβαίωση ή cancel για ακύρωση της ενέργειας. Παρακαλώ σημειώστε ότι η διαδικασία είναι μη αναστρέψιμη! Είναι προτιμότερο τα άτομα που έχουν απολυθεί ή παραιτηθεί να τα μεταφέρετε στην κατηγορία resigned παρά να τα διαγράφετε. Τα άτομα της λίστας resigned δεν εμφανίζονται στη λίστα του προσωπικού ή στις εκτυπώσεις εκτός αν ενεργοποιήσετε την επιλογή Show Resigned Staff. Για μεταφορά υπαλλήλου στην κατάσταση resigned επιλέξτε τον και κατόπιν επιλέξτε Modify. 14

15 Επιλέξτε το κουτί resigned. Κατόπιν θα πρέπει να επιβεβαιώσετε την επιλογή σας. Επιλέξτε Confirm για επιβεβαίωση παραίτησης υπαλλήλου ή Cancel για ακύρωση της ενέργειας. Όταν επιβεβαιώσετε την ρύθμιση της παραίτησης, εμφανίζονται περισσότερα πεδία, όπως ημερομηνία παραίτησης, τύπος και αιτία. Εκτός, από την ημερομηνία παραίτησης μπορείτε να εισάγετε και αιτία παραίτησης. Τα άτομα του προσωπικού που έχουν παραιτηθεί θα εμφανίζονται μόνο στη λίστα Show Resigned Staff. 15

16 Διαχείριση Συσκευών (Device Management) Η διαχείριση συσκευών επιτρέπει την καταχώρηση και διαχείριση συσκευών / τερματικών στο λογισμικό. Μπορείτε να προσθέσετε / επεξεργαστείτε / διαγράψετε ένα η περισσότερα τερματικά. Για άνοιγμα αυτού του μενού επιλέξτε το εικονίδιο device management. Για προσθήκη συσκευής πιέστε add Κάθε τερματικό / συσκευή έχει ένα αριθμό οποίος την χαρακτηρίζει. Επιλέξτε ένα μοναδικό αριθμό και εισάγετε ονομασία τερματικού / συσκευής που να χαρακτηρίζει την συσκευή. 16

17 Για κάθε συσκευή / τερματικό θα πρέπει να επιλέξετε το μοντέλο της. Η επιλογή του μοντέλου θα επηρεάσει την επικοινωνία ανάμεσα στον υπολογιστή και τη συσκευή. Παρακαλώ επιλέξτε το σωστό μοντέλο συσκευής στο λογισμικό. Επίσης επιλέξτε τη σωστή μέθοδο επικοινωνίας. Αν επιλέξετε networked η επικοινωνία θα είναι μέσω TCP/IP Αν η επικοινωνία είναι μέσω θύρας COM ή USB μην επιλέξετε networked. Για σύνδεση TCP/IP, εισάγετε τη διεύθυνση IP, τον αριθμό θύρας και τον κωδικό επικοινωνίας αν υπάρχει. Η διεύθυνση ΙΡ που θα εισάγετε στο λογισμικό πρέπει να είναι η ίδια με αυτή που είναι καταχωρημένη στη συσκευή. O αριθμός θύρας τόσο στο λογισμικό όσο και στη συσκευή πρέπει να ταυτίζεται. Η εργοστασιακή θύρα είναι η Αν την έχετε μεταβάλλει στη συσκευή καλό θα είναι να τη μεταβάλλετε και στο λογισμικό ώστε να έχετε επιτυχή επικοινωνία. Τέλος ο κωδικός επικοινωνίας θα πρέπει να ταυτίζεται σε λογισμικό και συσκευή. Ο εργοστασιακός κωδικός επικοινωνίας είναι 0. Αν τον έχετε μεταβάλλει στη συσκευή καλό θα είναι να τον αλλάξετε και στο λογισμικό,. Ο κωδικός επικοινωνίας χρησιμοποιείται για να αποτρέψει την υποκλοπή δεδομένων από τη συσκευή. 17

18 Προσοχή! Για σύνδεση COM / USB μην επιλέξετε Networked. Κατόπιν εισάγετε αριθμό θύρας και ρυθμό δεδομένων (baudrate). Όταν συνδέσετε το καλώδιο RS- 232 στον υπολογιστή σας το Λειτουργικό θα αντιστοιχίσει θύρα επικοινωνίας. Μπορείτε να ελέγξετε τον αριθμό θύρας από τον πίνακα ελέγχου Για Windows XP, κάνετε δεξί κλικ στο My computer και επιλέξτε Computer management. Κατόπιν επιλέξτε device management και μετά αναζητήστε θύρες Com ή Lpt. Χρησιμοποιήστε το mouse για να κάνετε αριστερό κλικ στο + και να δείτε τη διαθέσιμη θύρα com στον υπολογιστή σας. Εφόσον γνωρίζετε τη θύρα com μπορείτε να την επιλέξετε στο λογισμικό σας. Αν η συσκευή /τερματικό έχει επικοινωνία USB πρέπει να μην επιλέξετε το αντίστοιχο πεδίο networked και να εισάγετε θύρα Com και baud rate. Το λογισμικό θα αποφασίσει αν η επικοινωνία γίνεται μέσω COM ή USB αυτόματα. Όταν ολοκληρώσετε τη συμπλήρωση όλων των πεδίων παρακαλώ επιλέξτε save για αποθήκευση της συσκευής στο λογισμικό. Η αποθηκευμένη νέα συσκευή / τερματικό θα εμφανισθεί στη λίστα συσκευών. Ρυθμίσεις επικοινωνίας συσκευών (Device Communication) Η επιλογή Device communication επιτρέπει τη ρύθμιση της επικοινωνίας μεταξύ του υπολογιστή και των τερματικών με κάρτα RFID ή δακτυλικού αποτυπώματος. Για να την ενεργοποιήσετε επιλέξτε Download. 18

19 Θα εμφανισθεί το παρακάτω παράθυρο που απεικονίζει παραμέτρους μεταφόρτωσης δεδομένων. Στην αριστερή πλευρά θα δείτε μία λίστα τερματικών / συσκευών που έχετε καταχωρήσει στο Μενού Διαχείρισης Συσκευών. Κάθε συσκευή έχει ένα πεδίο επιλογής στην αριστερή πλευρά όπου μπορείτε να επιλέξετε αν επιθυμείτε επικοινωνία με τη συσκευή. Στην αρχή έχετε την επιλογή Select Device. Αν επιλέξετε το τετραγωνάκι εμπρός τότε επιλέγετε όλες τις καταχωρημένες συσκευές. Αν δεν το επιλέξετε τότε δεν θα επιλέξετε καμιά συσκευή. Σε αυτό το παράθυρο μπορείτε να επιλέξετε πολλαπλές συσκευές για επικοινωνία. Μπορείτε να δείτε ότι η επικεφαλίδα του μενού έχει αλλάξει σε αυτή η οποία είναι αντίστοιχη της επικοινωνίας. 19

20 Στο μεσαίο μέρος του μενού μπορείτε να δείτε μία λίστα εικονιδίων σε μία γραμμή εργαλείων που αφορούν την ανάγνωση και ρύθμιση ώρας, την ανάγνωση και ρύθμιση ονομασίας, την εισαγωγή δεδομένων από USB, την ρύθμιση και διαγραφή admin. 20

21 Τα κοινά πλήκτρα βρίσκονται στη μεσαία δεξιά πλευρά του μενού. Αυτά τα πλήκτρα είναι τα πιο συχνά χρησιμοποιούμενα και αφορούν τη φόρτωση/μεταφόρτωση επεξεργασία και διαγραφή δεδομένων δακτυλικών αποτυπωμάτων, κωδικών ή καρτών. Για να μεταφορτώσετε δεδομένα κάνετε κλικ στο εικονίδιο Download Record. Τα δεδομένα είναι καταχωρήσεις εισόδου εξόδου του προσωπικού. Όταν επιλέξετε το εικονίδιο Download record δεν μπορείτε να κάνετε μεταφόρτωση αμέσως μετά, γιατί έχετε ήδη μεταφορτώσει τις τελευταίες εγγραφές. Αν έχετε κάνει επανεγκατάσταση και θέλετε να φορτώσετε τα προηγούμενα αρχεία μπορείτε να επιλέξετε Download all record. Αυτή η επιλογή θα μεταφέρει όλα τα δεδομένα στη μνήμη flash της συσκευής. Αν δεν έχετε διαγράψει τα αρχεία μπορείτε να επιλέξετε download all record για να φορτώσετε τα παλιά δεδομένα στη συσκευή. Προσοχή! Λάβετε υπόψη σας ότι αν επιλέξετε διαγραφή με την επιλογή delete record οι έγγραφες θα διαγραφούν και αυτή η ενέργεια είναι ΜΗ ΑΝΑΣΤΡΕΨΙΜΗ. Το σύστημα θα ζητήσει επιβεβαίωση. Μπορεί να υπάρχουν μία ή περισσότερες συσκευές στο δίκτυο LAN. Σε αυτή την περίπτωση μπορείτε να μεταφέρετε τα δεδομένα από μία συσκευή στον υπολογιστή και κατόπιν να τα μεταφέρετε στις υπόλοιπες συσκευές. Το πλήκτρο download template θα μεταφέρει όλα τα δακτυλικά αποτυπώματα στη βάση δεδομένων του υπολογιστή. Αν έχουν καταχωρηθεί κάρτες και κωδικοί πρόσβασης θα φορτωθούν και αυτοί στo λογισμικό. Θα μπορείτε να δείτε τον αριθμό κάρτας αλλά όχι τον κωδικό πρόσβασης. Το σύστημα θα εμφανίζει κάθε ψηφίο με (*). Tο εικονίδιο delete template θα διαγράψει το δακτυλικό αποτύπωμα, την κάρτα ή τον κωδικό στη συσκευή. Θα διαγράψει μόνο όσα ID χρηστών είναι καταχωρημένα στο λογισμικό. Οι χρήστες με ID καταχωρημένο μόνο στη συσκευή δεν θα διαγραφούν. Κατόπιν θα επεξηγηθούν τα πλήκτρα στη γραμμή εργαλείων. 21

22 Σε αυτή τη γραμμή εργαλείων υπάρχουν τα λιγότερα χρησιμοποιούμενα πλήκτρα. Τα δύο πρώτα πλήκτρα είναι τα Read Time και Set Time. Με την επιλογή του Read Time, διαβάζουμε την ώρα του τερματικού που επιλέγουμε. Με την επιλογή του Set time ρυθμίζουμε την ώρα στο τερματικό που επιλέγουμε σύμφωνα με την ώρα του ηλεκτρονικού υπολογιστή. Ακόμη όταν μεταφέρουμε δεδομένα από τη συσκευή στον υπολογιστή το λογισμικό θα ρυθμίσει αυτόματα την ώρα του τερματικού. Η λειτουργία Read Name χρησιμοποιείται για την ανάγνωση ονομάτων χρηστών. Όταν το τερματικό εγκατασταθεί για πρώτη φορά έχει μόνο User ID και όχι ονόματα χρηστών και χρειάζεται την πρώτη φορά να επιλέξετε set name Η λειτουργία USB Import κάνει εισαγωγή δεδομένων μέσω USB disk. Μερικοί χρήστε δεν χρησιμοποιούν επικοινωνία TCP/IP ή μέσω θύρας COM για να αποφύγουν καλωδιώσεις. Προτιμούν τη μεταφορά δεδομένων μέσω USB Flash disk. To εικονίδιο clear admin χρησιμοποιείται για τη διαγραφή όλων των χρηστών supervisor στη συσκευή / τερματικό. Σε περίπτωση που ο supervisor έχει αποχωρήσει και δεν είναι δυνατή η πρόσβαση στα μενού του τερματικού με την ανωτέρω διαδικασία διαγράφουμε τον supervisor για να επιτραπεί η πρόσβαση στα μενού, πάλι. Τέλος το πλήκτρο set admin κάνει την αντίθετη λειτουργία με το clear admin. Θα λάβει την καταχώρηση του User ID και θα μεταβάλλει ένα απλό χρήστη σε Supervisor. Εισάγετε το user ID που θέλετε να ορίσετε ως supervisor και πιέστε το πλήκτρο start. Τέλος, ερχόμαστε στο λιγότερο χρησιμοποιούμενο μενού. Οι χρήστες το χρησιμοποιούν ελάχιστα. Παρόλα αυτά είναι πολύ χρήσιμο. Στην επιλογή Data υπάρχει μόνο μία επιλογή η Download online. Επιτρέπει την απεικόνιση όλων των επιλεγμένων συσκευών και την μεταφόρτωση των καταχωρήσεων εισόδου και εξόδου online. Αν επιλέξετε αυτή τη διεργασία θα σας ζητηθεί να εισάγετε το χρονικό διάστημα σε δευτερόλεπτα. Είναι το χρονικό διάστημα μεταξύ των απεικονίσεων. Το τυπικό χρονικό διάστημα είναι ένα δευτερόλεπτο. Η επιλογή display καθορίζει αν θα εμφανίζονται μηνύματα διασύνδεσης στο παράθυρο μηνυμάτων. Η επιλογή αυτή είναι ενεργοποιημένη. Μετά την επιβεβαίωση του χρονικού διαστήματος επιλέξτε start για την εκκίνηση μεταφοράς δεδομένων σε λειτουργία online. 22

23 Το λογισμικό θα ελέγξει όλα τα τερματικά ανάλογα με το χρόνο καταχώρησης σε δευτερόλεπτα. Όταν ένας χρήστης εισάγει το δακτυλικό του αποτύπωμα τα δεδομένα θα συλλεχθούν άμεσα. Αν θέλετε να τερματίσετε τη μεταφόρτωση δεδομένων θα πρέπει να επιλέξετε το εικονίδιο stop για τερματισμό της διαδικασίας. Το επόμενο μενού είναι το setup. Είναι αναδυόμενο μενού για τη ρύθμιση της συσκευής / Τερματικού. Το πρώτο αφορά τη διαγραφή όλων των δεδομένων delete all enroll data. Για την ακρίβεια διαγράφει όλα τα δεδομένα από τη συσκευή ακόμη κι αν το user ID υπάρχει καταχωρημένο στο λογισμικό. Είναι διαφορετικό από την 23

24 επιλογή delete template ή οποία διαγράφει τα δεδομένα χρηστών που υπάρχουν μόνο στο λογισμικό. Η επιλογή delete all enroll data διαγράφει τα δεδομένα από τη συσκευή. Η επόμενη επιλογή στο μενού είναι το κουδούνι bell. Ρυθμίζετε το χρονικό διάστημα για το οποίο θα ηχεί το κουδούνι.. Στο μενού αυτό μπορείτε να προγραμματίσετε την ώρα και τα πρώτα λεπτά που θα ηχεί ο βομβητής του τερματικού. Όταν ολοκληρωθεί ο προγραμματισμός το πεδίο enable θα επιλεγεί αυτόματα. Όταν ολοκληρώσετε την εισαγωγή στοιχείων επιλέξτε write για ρύθμιση της ώρας στη συσκευή. Αν επιλέξετε read θα δείτε τον χρόνο ενεργοποίησης κουδουνιού από το τερματικό / συσκευή. 24

25 Το τρίτο αναδυόμενο μενού είναι για διαχείριση Ζώνης ώρας. Η Ζώνη Ωραρίου καθορίζει το ωράριο, εντός του οποίου οι υπάλληλοι μπορούν να εισάγουν κάρτα, δακτυλικό αποτύπωμα ή κωδικό. Στο αναδυόμενο μενού βλέπετε 4 υπομενού. Αυτά είναι Ζώνη Ωραρίου (Timezone), Ομάδα ώρας (Time group), Χρήστης και Ζώνη Ωραρίου (User vs Timezone) και Ταύτιση ώρας (Time Match). Η Ζώνη Ωραρίου είναι το επιτρεπόμενο ωράριο ανά εργάσιμη μέρα. Η ομάδα ώρας είναι μια ομάδα που περιέχει ως 3 ζώνες ώρας. Η επιλογή User vs Timezone αντιστοιχίζει ζώνες ώρας με ομάδα χρηστών. Η επιλογή Time Match επιτρέπει το συνδυασμό Ομάδων ώρας για το άνοιγμα θύρας. Ζώνη Ωραρίου (Timezone) Όταν επιλέξετε timezone, θα εμφανισθεί το παρακάτω παράθυρο. Στο παράθυρο αυτό θα δείτε τον αριθμό συσκευής device number. Αν έχετε περισσότερες από μια, συσκευές θα εμφανισθούν όλες. Το πεδίο timezone number αναφέρεται στον αριθμό ζώνης ώρας. Μπορείτε να έχετε έως 50 διαφορετικές ζώνες ώρας. Σε κάθε Ζώνη Ωραρίου μπορείτε να ορίσετε ωράριο πρόσβασης από Κυριακή έως Σάββατο. 25

26 Για παράδειγμα μπορείτε να ορίσετε το ωράριο πρόσβασης την Κυριακή από τις 08:00 έως τις 23:59. Αυτό σημαίνει ότι ο κάθε εργαζόμενος μπορεί να κάνει καταχώρηση μόνο εντός του συγκεκριμένου ωραρίου. Οποιαδήποτε καταχώρηση εκτός ωραρίου δεν θα γίνει αποδεκτή. Αν αλλάξετε τις ρυθμίσεις θα πρέπει να καταχωρήστε τι αλλαγές στο τερματικό. Τα πλήκτρα Write Current Timezone και Write All Timezone μεταφέρουν τα δεδομένα στο τερματικό. Η πρώτη μεταφέρει μόνο το εμφανιζόμενο ωράριο. Η δεύτερη μεταφέρει όλα τα ωράρια (εως 50). Μπορείτε να διαβάσετε τις ρυθμίσεις της συσκευής με επιλογή ενός από τα δύο πλήκτρα Read current timezone και Read all timezone Ομάδα Ωραρίου (Time Group) Όταν ολοκληρώσετε τον προγραμματισμό των ζωνών ώρας μπορείτε να προγραμματίσετε και ομάδες ωραρίων που να περιέχουν έως 3 ζώνες ώρας η καθεμία. Το λογισμικό θα δημιουργήσει αυτόματα 5 ομάδες ωραρίων και θα ορίσει ένα τυπικό όνομα για την καθεμία. Η ονομασία είναι ο αριθμός της ομάδας στα Αγγλικά. Μπορείτε να αλλάξετε το όνομα της ομάδας επιλέγοντας Set group name. 26

27 Για προσθήκη ζώνης ώρας στην επιλεγμένη ομάδα, απλά επισημάνετε μια Ζώνη Ωραρίου και επιλέξτε το εικονίδιο με το βέλος που δείχνει αριστερά Αν θέλετε να αφαιρέσετε μια Ζώνη Ωραρίου από μία ομάδα επιλέξτε το εικονίδιο με το βέλος που δείχνει δεξιά. 27

28 Τέλος, θα πρέπει να αποθηκεύσετε τα δεδομένα στη συσκευή / τερματικό για μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα. Επιλέξτε Write device για μεταφορά των δεδομένων και κατόπιν OK. Επίσης μπορείτε να ανακτήσετε τις ρυθμίσεις του τερματικού συσκευής επιλέγοντας Read Device. Χρήστης και Ζώνη Ωραρίου (User vs. Timezone) Όταν καθορίζετε Ζώνη ωραρίου και Ομάδα ωραρίων θα πρέπει να αντιστοιχίσετε όλο το προσωπικό σε αυτές. Κάθε υπάλληλος μπορεί να αντιστοιχισθεί σε μία Ομάδα ωραρίων και σε 3 ζώνες ωραρίων. Αν ένας υπάλληλος αντιστοιχισθεί στη Ζώνη Ωραρίου 1 και2 μπορεί να ανοίξει τη θύρα εντός αυτών των δυο ωραρίων. Η σχέση μεταξύ των δύο ωραρίων είναι ή. Δηλαδή ή εντός του ωραρίου 1 ή εντός του ωραρίου 2. 28

29 To μπλε βέλος με κατεύθυνση προς τα κάτω, χρησιμοποιείται για καταχώρηση ομάδας στο προσωπικό ενώ το πράσινο βέλος χρησιμοποιείται για αντιστοίχιση ζώνης ώρας. Το εικονίδιο του υπολογιστή με το κόκκινο χρησιμοποιείται για τη διαγραφή κάποιου στοιχείου από το προσωπικό. Πρέπει να επιλέξετε προσωπικό πριν προσθέσετε ή διαγράψετε οτιδήποτε. Το λογισμικό επιτρέπει πολλαπλή επιλογή. Όταν επιλέξετε τη λίστα Employee, μπορείτε να επιλέξετε όλους τους εργαζόμενους. Επιλέξτε να μεταφέρετε τις αλλαγές στη συσκευή με το πλήκτρο Write Device. 29

30 Αν θέλετε να ελέγξετε τις ρυθμίσεις της συσκευής επιλέξτε Read Device ή το εικονίδιο πάνω από την επιλογή. Οι ρυθμίσεις θα απεικονισθούν στο παράθυρο μηνύματος. Ταύτιση ώρας (Time Match) Συνολικά μπορείτε να δημιουργήσετε έως 10 ταυτίσεις ώρας. Κάθε ταύτιση ώρας μπορεί να έχει έως 3 ομάδες ώρας Αν μία ταύτιση ώρας έχει 2 ομάδες ώρας σημαίνει ότι δύο υπάλληλοι ένας από κάθε ομάδα πρέπει να κάνουν ταυτόχρονη καταχώρηση για να επιτραπεί η πρόσβαση. Αν υπάρχουν 3 ομάδες τότε 3 υπάλληλοι ένας από κάθε ομάδα πρέπει να κάνει καταχώρηση για πρόσβαση. Κάθε ταύτιση μπορεί να ανοίξει μια ελεγχόμενη θύρα βασισμένη στην ζώνη ωραρίου κάθε χρήστη. Το βέλος με κατεύθυνση αριστερά εισάγει ομάδα ενώ το βέλος με κατεύθυνση δεξιά αφαιρεί. Πιέστε το πλήκτρο Write Device για να μεταφέρετε τις αλλαγές στο τερματικό ή Read device για μεταφόρτωση των πληροφοριών από τη συσκευή. Για να είναι δυνατή η λειτουργία της Ταύτισης ώρας θα πρέπει να καθοριστεί ο χρόνος ανοίγματος θύρας για κάθε υπάλληλο. 30

31 Ας δούμε παρακάτω το παράδειγμα του χρήστη 2 και 3. Χρήστης Ομάδα Ομάδα Ωραρίων Χρήστης 2 2 Ομάδα ώρας 2 (Κυρ έως Σαβ, 09:00 έως 12:00) Χρήστης 3 3 Ομάδα Ζώνης ώρας 3 (Kυρ έως Σαβ, 13:00 έως 23:59) Κατόπιν ορίζουμε την ταύτιση ώρας για τις ομάδες 2 και 3. Για το Ωράριο από 09:00 έως 12:00, ο χρήστης 2 έχει ανεξάρτητη πρόσβαση. Ο χρήστης 3 για να εισέλθει θα χρειαστεί την ταυτόχρονη παρουσία του χρήστη 2. Για το ωράριο από 13:00 έως23:59, ισχύει το αντίθετο. Ο χρήστης 3 εισέρχεται ανεξάρτητα ενώ ο χρήστης 2 χρειάζεται την ταυτόχρονη παρουσία του χρήστη 3. Για τη χρονική στιγμή 12:30 κανένας εκ των δυο δεν μπορεί να εισέλθει. Συνήθως χρησιμοποιούμε την Ταύτιση ωραρίου για να συνδυάσουμε την παρουσία του administrator και ενός κανονικού χρήστη. Ο χρήστης 2 μπορεί να εισέλθει μόνο εντός κανονικού ωραρίου. Χρήστης Administrator Ζώνη Ωραρίου Χρήστης2 Δευτ Παρ.07:00 έως 22:00 Σε αυτή την περίπτωση ο χρήστης 2 έχει δικαίωμα πρόσβασης από 07:00 έως 22:00 και από Δευτέρα έως Παρασκευή. Εκτός αυτού του ωραρίου μπορεί να εισέλθει μόνο με την ταυτόχρονη παρουσία του Administrator. Ο Administrator έχει δικαίωμα πρόσβασης πάντοτε. Διαχείριση Αργιών Στο παρακάτω μενού γίνεται καταχώρηση των παραμέτρων που αφορούν τις αργίες. Για εμφάνιση του μενού διαχείρισης αργιών επιλέξτε το εικονίδιο Holiday Management. Για να προσθέσετε μία νέα αργία επιλέξτε το εικονίδιο Add Holiday. Εισάγετε Έτος Year και Ονομασία Category Name. Επιλέξτε OK για συνέχεια. 31

32 Μετά την ολοκλήρωση της καταχώρησης των αργιών μπορείτε να εισάγετε περισσότερες λεπτομέρειες για κάθε αργία, ξεχωριστά. Θα εμφανισθεί το παρακάτω παράθυρο όπου ορίζετε περίοδο και ονομασία αργίας. Εισάγετε την ημερομηνία έναρξης Begin Date, ημερομηνία τέλους End Date και ονομασία αργίας Holiday Name. Επιλέξτε OK για επιβεβαίωση. Η νέα αργία θα προστεθεί. Επαναλάβατε το βήμα για να προσθέσετε περισσότερες αργίες. 32

33 Αν κάνετε κάποιο λάθος μπορείτε ελεύθερα να διορθώσετε ή να διαγράψετε την λάθος αργία. Υπάρχει μία γρήγορη ρύθμιση, με την οποία μπορείτε να ρυθμίσετε όλες τις Κυριακές ως αργίες. Για να πραγματοποιήσετε αυτή τη ρύθμιση επιλέξτε Quick setup. Θα εμφανισθεί ένα παράθυρο με πολλά κουτιά επιλογής. 33

34 Επιλέξτε all Sunday για ορισμό όλων των Κυριακών ως αργίων. Επίσης μπορείτε να επιλέξτε Customize για καθορισμό μιας επιλεγόμενης αργίας. Επιλέξτε Alternate Weekend για εναλλαγή μεγάλης ή σύντομης εβδομάδας. Επιλέξτε OK για συνέχεια. Το λογισμικό θα δημιουργήσει μία νέα κατηγορία αδειών καταχωρώντας την επιλεγμένη ημέρα σε ολόκληρο το έτος. 34

35 Κατανομή Αργιών (Holiday Allotment) Μετά την καταχώρηση των αργιών θα πρέπει να κάνετε κατανομή στους υπάλληλους για να τις ενεργοποιήσετε. Για εμφάνιση του μενού Κατανομής αργιών Holiday Allotment, επιλέξτε το εικονίδιο Holiday Allotment. Στο παράθυρο κατανομής αργιών, μπορείτε να κατανείμετε το ημερολόγιο αργιών σε ένα ή περισσότερα τμήματα. Η επιλογή Single Allotment θα κατανείμει το ημερολόγιο αργιών στο επιλεγμένο τμήμα, ενώ η επιλογή Batch Allotment θα το κατανείμει σε πολλά τμήματα. Για μία και μοναδική κατανομή επιλέξτε τμήμα και επιλέξτε τμήμα και κατόπιν Single Allotment. 35

36 Για μαζική κατανομή, επιλέξτε batch allotment και θα εμφανισθεί ένα παράθυρο πολλαπλών επιλογών. Επιλέξτε τα τμήματα που θέλετε και κατόπιν επιλέξτε την αργία. Κατόπιν πιέστε ΟΚ για να ολοκληρωθεί η κατανομή. Οι αργίες θα κατανεμηθούν στα επιλεγμένα τμήματα Συνεχίστε την ανωτέρω διαδικασία έως ότου ολοκληρωθεί η κατανομή των αργιών. 36

37 Διαχείριση Βαρδιών (Shift Management ) Το ωράριο καθορίζεται από την ώρα προσέλευσης και αποχώρησης μέσα σε μία εργάσιμη ημέρα. Για παράδειγμα μπορείτε να ορίσετε ώρα προσέλευσης την 09:00 και ώρα αποχώρησης την 18:00 ή αν πρόκειται για Σάββατο να ορίσετε ώρα προσέλευσης την 09:00 και ώρα αποχώρησης την 13:00. Αποτελείται από την επικεφαλίδα και λεπτομέρειες (ζώνες ώρας). Πρέπει να εισάγετε τόσο την επικεφαλίδα όσο και τις λεπτομέρειες για να ολοκληρωθεί η ρύθμιση της διαχείρισης ωραρίων. Για να ανοίξετε το μενού καταχώρησης ωραρίου επιλέξτε Shift Management. Επιλέξτε New Shift και προσθέστε ονομασία. Υπάρχει ένα παράθυρο επεξεργασίας για να διαμορφώσετε την επικεφαλίδα ωραρίου (Shift header). Το πρώτο πεδίο είναι ο αριθμός ωραρίου. Εισάγετε Shift No. και κατόπιν μία ονομασία Name για το νέο ωράριο. Αν είναι το τυπικό ωράριο τσεκάρετε το πεδίο default shift. Αυτή η επιλογή θα ορίσει στο σύστημα το τυπικό ωράριο αυτόματα. Επίσης προσθέστε 37

38 οποιοδήποτε σχόλιο. Κατόπιν πιέστε ΟΚ για αποθήκευση. Για προσθήκη λεπτομερών πληροφοριών (time zone) μιας βάρδιας, επιλέξτε τη βάρδια και κατόπιν Add Detail. Θα αναδυθεί ένα παράθυρο επεξεργασίας όπου θα εισάγετε την ώρα προσέλευσης και αποχώρησης. Χρειάζεται καταχώρηση (Need Swipe ) 38

39 Η ώρα προσέλευσης και αποχώρησης γίνονται αντιληπτές από την καταχώρηση που κάνει κάθε εργαζόμενος. Αυτό ισχύει αν η έχετε επιλέξει Need swipe. Αν το επιθυμείτε μπορείτε η ώρα προσέλευσης και καταχώρησης να είναι αυτόματη για κάθε εργαζόμενο. Αυτό επιτυγχάνεται αν δεν επιλέξετε το πεδίο Need swipe. Νωρίτερη προσέλευση (Earliest In) Αν επιθυμείτε μπορείτε να ορίσετε την ώρα νωρίτερης προσέλευσης στην εργασία (early in time). Το λογισμικό τότε, θα υπολογίζει ως ώρα προσέλευσης στην εργασία την νωρίτερη ώρα καταχώρησης. Για παράδειγμα αν δεν έχετε ενεργοποιήσει αυτή την επιλογή και η προγραμματισμένη ώρα προσέλευσης του προσωπικού είναι 07:00 το λογισμικό θα λαμβάνει ως έγκυρη ώρα προσέλευσης κάθε καταχώρηση μετά τις 07:00. Αν ένας εργαζόμενος καταχωρήσει προσέλευση στις; 06:59 ή νωρίτερα το σύστημα θα αγνοήσει αυτή την νωρίτερη προσέλευση στην αναφορά χρονοπαρουσίας. Αποχώρηση μετά τη προγραμματισμένη ώρα τέλους εργασίας (Latest Out) Είναι η πιθανότερη πιο αργή ώρα αποχώρησης από την εργασία (latest out). Η ιδέα είναι παρόμοια με την επιλογή Earliest In. Το λογισμικό δεν λαμβάνει υπόψη του καταχωρήσεις μεταγενέστερες από την πιο αργή ώρα αποχώρησης. Για να λάβει υπόψη του το λογισμικό τις επιλογές Earliest In και Latest Out θα πρέπει να γίνουν οι απαραίτητες ρυθμίσεις όπως φαίνονται στο Τμήμα 14.1 Μέτρηση αργής προσέλευσης (Count Late Arrival) Αυτή η επιλογή καθορίζει αν το λογισμικό θα λαμβάνει υπόψη του την πιο αργή προσέλευση. Αν δεν ενεργοποιηθεί αυτή η επιλογή δεν θα έχετε καμιά ένδειξη για την αργότερη προσέλευση εργαζομένων στην εργασία. Για παράδειγμα αν η προγραμματισμένη ώρα προσέλευσης στην εργασία είναι 09:00 και ο εργαζόμενος προσέλθει στις 09:17 τότε αυτό θα εμφανισθεί στην αντίστοιχη στήλη της αναφοράς χρονοπαρουσίας. Αν η επιλογή δεν ενεργοποιηθεί τότε η αντίστοιχη στήλη θα είναι κενή. Μέτρηση νωρίτερης αποχώρησης (Early Out) Αυτή η επιλογή καθορίζει αν θα λαμβάνεται υπόψη η νωρίτερη αποχώρηση από την εργασία. Αν δεν το επιλέξετε τότε το λογισμικό δεν θα λαμβάνει υπόψη του τη νωρίτερη αποχώρηση από την εργασία. Η αντίστοιχη στήλη στην αναφορά χρονοπαρουσίας θα είναι κενή. Να επιτρέπεται αργότερη προσέλευση (Allow Late In) Παρέχεται ένα μικρό επιλεγόμενο διάστημα χρόνου μέσα στο οποίο παρέχεται δυνατότητα αργότερης προσέλευσης στην εργασία. Αν ορίσετε, για παράδειγμα 00:15,αυτό σημαίνει ότι ο εργαζόμενος μπορεί να προσέλθει στην εργασία του έως και 15 λεπτά αργότερα από τη προγραμματισμένη ώρα προσέλευσης χωρίς να καταμετρηθεί αυτή η αργοπορία, Αν όμως η ώρα προσέλευσης είναι 09:00 και ο εργαζόμενος προσέλθει στις 09:16 τότε η αργοπορία του δεν θα είναι 1 λεπτό αλλά 16 λεπτά. Να επιτρέπεται νωρίτερη αποχώρηση (Allow Early Out) Επιλέγετε αν θα επιτρέπεται η νωρίτερη αποχώρησης. Η φιλοσοφία είναι ίδια με την επιλογή Allow Late In. Early In = Υπερωρία Αν επιλεγεί υπολογίζει την νωρίτερη προσέλευση στην εργασία ως υπερωρία. Για παράδειγμα αν η προγραμματιζόμενη ώρα προσέλευσης είναι 09:00 και ο εργαζόμενος ξεκινήσει την εργασία του στις 08:30 τότε θα καταμετρηθεί 30 λεπτά υπερωρία. Αν όμως έχει καταχωρηθεί χρόνος αποκοπής 08:45 τότε η υπερωρία θα είναι 15 λεπτά. 39

40 Late Out = Υπερωρία Υπολογίζει το χρόνο μετά τη λήξη του ωραρίου ως υπερωρία Out Time Ωράριο Υπερωρίας OT Shift Καθορίζει αν το ωράριο θα είναι υπερωριακό ή όχι. Αν το ωράριο είναι υπερωριακό θα εμφανισθεί στην αντίστοιχη στήλη. Ενδιάμεση ώρα (Mid Time) Η ενδιάμεση ώρα Mid Time είναι η ενδιάμεση ώρα εντός; του ωραρίου η οποία μπορεί να χρησιμοποιηθεί και ως διάλειμμα ή ώρα γεύματος. Ωράριο εργασίας (Work Time) Το ωράριο εργασίας υπολογίζεται από τη διαφορά ώρας αποχώρησης και ώρας προσέλευσης. Επίσης μπορείτε να ορίσετε διαλλείματα και χρόνο γεύματος ώστε να έχετε τον πραγματικό συνολικό χρόνο εργασίας. Ο πραγματικός συνολικός χρόνος δεν θα πρέπει να περιέχει διαλλείματα και χρόνο γεύματος. Έτσι στην αναφορά χρονοπαρουσίας θα έχετε τον πραγματικό χρόνο εργασίας. Φόρμα Ωραρίου (Shift Template) Υπάρχει το πλήκτρο template που σας επιτρέπει να ορίσετε ωράριο και φόρμα ωραρίου γρήγορα. Απλά επιλέξτε το για να δείτε κάποια παραδείγματα προς επιλογή. Διαχείριση Προτύπων Ωραρίου Μετά τη ρύθμιση των ωραρίων Shifts, ο χρήστης πρέπει να ρυθμίσει το πρότυπο ωραρίου. Το πρότυπο ωραρίου καθορίζει τις εργάσιμες ώρες κάθε ημέρας σε ετήσια / μηνιαία / εβδομαδιαία βάση. 40

41 Προσθήκη εβδομαδιαίου πρότυπου ωραρίου Μεταβείτε στο Attendance Management και κατόπιν Shift Pattern Management. Επιλέξτε Weekly και κατόπιν New Pattern. Εισάγετε Ονομασία Name και κατόπιν εισάγετε νέα βάρδια. 41

42 Επιλέξτε τη νέα βάρδια και κατόπιν επιλέξτε Add. Επιλέξτε Begin Date. Επιλέξτε Shift Name για ορισμό συγκεκριμένης ημέρας και κατόπιν επιλέξτε. 42

43 Επιλέξτε OK για συνέχεια. Το ωράριο θα αντιστοιχισθεί στη συγκεκριμένη ημέρα.. Επαναλάβατε τα βήματα έως , έως ότου, όλες οι εργάσιμες ημέρες αντιστοιχισθούν σε ωράριο εργασίας. (Σημείωση: Αν το ωράριο της προηγούμενης ημέρας είναι το ίδιο με αυτό της επόμενης δεν απαιτείται αντιστοίχιση. Το λογισμικό θα ακολουθήσει την αντιστοίχιση όπως την έχετε ήδη ορίσει για τις προηγούμενες ημέρες. Στο παρακάτω παράδειγμα το Ωράριο θα είναι: Δευτέρα Παρασκευή: Ωράριο Σάββατο: Ωράριο: Κυριακή: Αγνοείται έχει ορισθεί ως αργία (Αναφερθείτε στο Τμήμα 7 για λεπτομέρειες) 43

44 Επιλέξτε Close to exit. Ωράριο εργασίας προσωπικού Μετά την καταχώρηση των παραμέτρων εργασίας θα πρέπει να αντιστοιχίσετε ωράριο εργασίας σε όλους τους υπαλλήλους. Αν κάποιος υπάλληλος δεν έχει ορισμένο ωράριο εργασίας τότε δεν θα υπάρχουν δεδομένα χρονοπαρουσίας στις αναφορές χρονοπαρουσίας. Προσθήκη Νέου Ωραρίου Μεταβείτε στο Attendance Management και κατόπιν επιλέξτε Staff Shift Schedule. Επιλέξτε Batch Scheduling. Επιλέξτε Select staff. 44

45 Επιλέξτε Click here to select Dept. και κατόπιν διαλέξτε το επιθυμητό Τμήμα, Επιλέξτε τους υπάλληλους που επιθυμείτε ή κάνετε δεξί κλικ στην κενή περιοχή και κατόπιν επιλέξτε Select All στο αναδυόμενο μενού. Επιλέξτε ΟΚ για συνέχεια. 45

46 Επιλέξτε ωράριο βάρδιας με το Assign Shift, και κατόπιν ορίστε ημερομηνία έναρξης Begin Date και τέλους End Date. Η τυπική ρύθμιση είναι χωρίς ημερομηνία. Αφαιρέστε τη επιλογή No Ending Date αν δεν υπάρχει καθορισμένη ημερομηνία τέλους για την αντίστοιχη βάρδια. Επιλέξτε ΟΚ για συνέχεια. 46

47 Επιλέξτε συγκεκριμένο υπάλληλο και θα εμφανισθεί τα αντίστοιχα ωράρια βάρδιας. Επιλέξτε το ωράριο που θέλετε να διαγράψετε ή να επεξεργαστείτε. Επιλέξτε Delete / Modify για διαγραφή / επεξεργασία των ωραρίων βαρδιών. Ανάλυση Χρονοπαρουσίας Διαμόρφωση Ανάλυσης Χρονοπαρουσίας Μεταβείτε στο μενού Attendance Management και κατόπιν Attendance Analysis. 47

48 Επιλέξτε Analysis Parameter για ρύθμιση των επιλογών ανάλυσης. In/Out Attendance Rule: Η τυπική ρύθμιση είναι αγνόηση εισόδων / εξόδων Ignore In/Out. Η ρύθμιση αυτή δεν θα πρέπει να μεταβληθεί. Work Time Unit (min): Ελάχιστο χρονικό βήμα εργάσιμου χρόνου Absent Time Unit (min): Ελάχιστο χρονικό βήμα χρόνο απουσίας. Treat invalid Swipes as Absence: Αν δεν υπάρξει καταχώρηση εισόδου ή εξόδου το σύστημα θα το εκλάβει ως απουσία. Match I/O record according to Shift def.: Αν ενεργοποιηθεί αυτή η επιλογή το σύστημα θα αναζητήσει εγγραφές ανάλογα με την νωρίτερη και την αργότερη καταχώρηση (Δείτε το τμήμα για λεπτομέρειες.). Επιλέξτε Save για αποθήκευση και έξοδο. 48

49 Ανάλυση Χρονοπαρουσίας Μεταβείτε στο μενού Attendance Management και κατόπιν Attendance Analysis. Επιλέξτε με Τμήμα By Dept. και κατόπιν επιλέξτε τμήματα για ανάλυση. 49

50 Επιλέξτε με προσωπικό By Staff και κατόπιν επιλέξτε τους υπάλληλους Select Staff. Καθορίστε ημερομηνία έναρξης Begin Date και ημερομηνία τέλους End Date και κατόπιν Analyze για εκκίνηση της ανάλυσης δεδομένων Περιμένετε έως ότου η γραμμή κατάστασης φθάσει στο 100%. 50

51 Επιλέξτε Close για έξοδο. Δημιουργία Αναφορών Αναφορά καθαρών καταχωρήσεων (Raw Swipe Record Report) Εμφανίζονται όλες οι καταχωρήσεις για το επιλεγμένο προσωπικό. Μεταβείτε στο Report και κατόπιν Raw Swipe Record. Επιλέξτε Select Dept. ή Select Staff για επιλογή τμήματος ή μέλους προσωπικού. 51

52 Ορίστε ώρα έναρξης Begin Time και λήξης End Time και κατόπιν επιλέξτε Search. Θα εμφανιστούν καθαρές εγγραφές Επιλέξτε Preview για προεπισκόπηση εκτύπωσης και κατόπιν Print για εκτύπωση της αναφοράς ή Export για εξαγωγή σε μορφή αρχείου excel. (Σημείωση: για εξαγωγή σε excel, θα πρέπει το Microsoft Excel να είναι εγκατεστημένο στον υπολογιστή σας. 52

53 Λεπτομερής αναφορά χρονοπαρουσίας Μεταβείτε στο Report και κατόπιν Attendance Detail Report. Επιλέξτε Select Dept. ή Select Staff για επιλογή τμήματος ή μέλους του προσωπικού. Καθορίστε ημερομηνία έναρξης Begin Date και ημερομηνία τέλους End Date. Επιλέξτε Preview για προεπισκόπηση εκτύπωσης και κατόπιν Print για εκτύπωση της αναφοράς ή Export για εξαγωγή σε μορφή αρχείου excel (Σημείωση: για εξαγωγή σε excel, θα πρέπει το Microsoft Excel να είναι εγκατεστημένο στον υπολογιστή σας. Διαχείριση προσωρινής βάρδιας Υπάρχει η δυνατότητα να αντιστοιχισθεί κατευθείαν βάρδια σε συγκεκριμένο ή συγκεκριμένους υπάλληλους ως προσωρινή βάρδια. Ονομάζεται Temp Shift και έχει προτεραιότητα έναντι των συνηθισμένων βαρδιών. Αν ένας υπάλληλος αντιστοιχισθεί σε προσωρινή βάρδια τότε δεν ισχύουν τα ωράρια αργιών ή βαρδιών για τον συγκεκριμένο 53

54 υπάλληλο. Προσθήκη προσωρινής βάρδιας Μεταβείτε στο μενού Attendance Management και κατόπιν Temp Shift Management. Επιλέξτε Click here to select Dept. και κατόπιν επιλέξτε το Τμήμα. Επιλέξτε υπάλληλο και κατόπιν Add New. Επιλέξτε ονομασία βάρδιας Shift Name και κατόπιν επιλέξτε για επιβεβαίωση. 54

55 Ορίστε Ημερομηνία έναρξης Begin Date και ημερομηνία τέλους End Date και επιλέξτε OK για αποθήκευση. Η προσωρινή βάρδια που ορίσατε θα εμφανισθεί παρακάτω. Διαχείριση Απουσιών (Absense Managment) Στo μενού διαχείρισης απουσιών Absence Management ρυθμίζονται όλες οι απουσίες του προσωπικού (αδικαιολόγητες, δικαιολογημένες, άδεις κλπ). Υπάρχει η δυνατότητα χειροκίνητης εισαγωγής όπως: επίσκεψη σε πελάτη, επαγγελματικό ταξίδι κλπ. Ορίστε Αιτία απουσίας Μεταβείτε στο μενού Attendance Management και κατόπιν Absence Management 55

56 Επιλέξτε Absence Reason. Επιλέξτε New για προσθήκη λόγου απουσίας. Εισάγετε αιτίες απουσίας και κατόπιν επιλέξτε Save Επιλέξτε Close για έξοδο. 56

57 Προσθήκη άδειας ή απουσίας μέλους του προσωπικού Επιλέξτε Off Duty Reason, και κατόπιν καθορίστε ημερομηνία και ώρα έναρξης Begin Date, Begin Time, καθώς και ημερομηνία και ώρα λήξης End Date, End Time Αν το προσωπικό απουσιάζει για μισή ημέρα ή για 1-2 ώρες θα πρέπει να καθοριστεί αν είναι απαραίτητο να προσεγγίσουν την κάρτα τους. Αν δεν απαιτείται προσέγγιση κάρτας τότε το σύστημα θα λάβει ως ώρα έναρξης εργασίας Begin Time και ως ώρα λήξης το End Time αντίστοιχα. Clock- in Required: Οι υπάλληλοι πρέπει να προσεγγίσουν την κάρτα τους κατά την προσέλευση στην εργασία Clock- out Required: Οι υπάλληλοι πρέπει να προσεγγίσουν την κάρτα τους κατά την αποχώρηση από την εργασία. 57

58 Καθορίστε τον αριθμό ημερών Days και μετά την απουσία ή αδεια. Ο χρήστης μπορεί να εισάγει 0.1, 0.5 ή 1, κλπ. Επιλέξτε OK για αποθήκευση. Το νέο αρχείο απουσιών θα εμφανισθεί παρακάτω. 58

59 Καταχώρηση μαζική καταχώρηση απουσίας/ αδείας Μεταβείτε στο Attendance Management και κατόπιν στο Absence Management. Επιλέξτε Batch Registration. Επιλέξτε Select staff. Επιλέξτε Click here to select Dept. και κατόπιν επιλέξτε το επιθυμητό Τμήμα. Επιλέξτε όλους τους υπάλληλους που επιθυμείτε ή κάνετε δεξί κλικ και κατόπιν Select All στο αναδυόμενο μενού για επιλογή όλου του προσωπικού. Επιλέξτε OK για συνέχεια. 59

60 Μετά την επιλογή προσωπικού εισάγετε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες. (Δείτε το βήμα έως για λεπτομέρειες). Επιλέξτε OK για αποθήκευση και κατόπιν Cancel για έξοδο. Χειροκίνητη Καταχώρηση Aν δεν υπάρχει καταχώρηση προσέλευσης ή αποχώρησης για κάποιο υπάλληλο το σύστημα δεν θα μπορεί να εκτυπώσει αναφορά χρονοπαρουσίας. Τα δεδομένα αυτά θα πρέπει να εισαχθούν χειροκίνητα. 60

61 Προσθήκη χειροκίνητης καταχώρησης Πριν πραγματοποιήσετε χειροκίνητη εγγραφή θα πρέπει να ορίσετε αιτία. Μεταβείτε στην επιλογή Adjustment Reason από το μενού Staff Information και μετά Basic Information. Επιλέξτε Manual Adjustment Reason Επιλέξτε Add για προσθήκη νέας αιτίας και κατόπιν Save. Επιλέξτε Close για έξοδο. 61

62 Μεταβείτε στο Attendance Management και κατόπιν Manual Adjustment. Επιλέξτε Click here to select Dept. και κατόπιν επιλέξτε το Τμήμα. 62

63 Επιλέξτε staff και κατόπιν επιλέξτε Add New. Ορίστε Adjustment Date, Adjustment Time και κατόπιν επιλέξτε Adjustment Reason. Επιλέξτε OK για προσθήκη νέου αρχείου. Πρωτογενείς καταχωρήσεις (Raw Swipe Record) Μεταβείτε στο μενού Attendance Management και κατόπιν Raw Swipe Record 63

64 Επιλέξτε Click here to select Dept. και κατόπιν επιλέξτε το Τμήμα. Επιλέξτε υπάλληλο και κατόπιν Ημερομηνία έναρξης Begin Date και ημερομηνία τέλους End Date. Θα επανθισθούν όλες οι καταχωρήσεις για το καθορισμένο διάστημα. Ιστορικό Συστήματος (System Log ) Το μενού ιστορικού συστήματος επιτρέπει την κατάσταση σύνδεσης και αποσύνδεσης στο λογισμικό. Επίσης μπορείτε να ρυθμίσετε την επωνυμία Εταιρίας και να επιλέξετε τη γλώσσα των μενού. 64

65 Μετά την εισαγωγή της Επωνυμίας της Εταιρίας επιλέξτε Save Company για να αποθηκεύσετε την επιλογή σας. Ομοίως μπορείτε να πράξετε για τη γλώσσα των μενού του λογισμικού επιλέγοντας Save Setting. Εργαλείο Συστήματος (System Tool ) Το εργαλείο System tool χρησιμοποιείται για επιδιόρθωση και τακτοποίηση του λογισμικού και των δεδομένων. 65

66 Ρύθμιση διαδρομής αρχείων Μπορείτε να ρυθμίσετε τη διαδρομή της βάσης δεδομένων, του backup και των φωτογραφιών. Οι φωτογραφίες των μελών του προσωπικού έχουν το δικό τους φάκελο. Διαδρομή backup είναι η διαδρομή που χρησιμοποιείται για την αποθήκευση αρχείου ασφαλείας δεδομένων του λογισμικού. Επίσης στο φάκελο της βάσης δεδομένων αποθηκεύονται τα αρχεία της βάσης δεδομένων του λογισμικού (imsds.mdb) ή του συστήματος (system.mdw). Backup Βάσης Δεδομένων Προτείνεται η τήρηση αρχείου ασφαλείας (Backup) της βάσης δεδομένων σε άλλη διαδρομή. Επίσης το αρχείο της βάσης δεδομένων μπορεί να αποθηκευθεί σε μεταφερόμενο μέσο για ασφάλεια. Το εργοστασιακό όνομα αρχείου Βackup θα εμφανισθεί. Αν το αποδέχεστε επιλέξτε Start αλλιώς μπορείτε να το μεταβάλλετε. Επίσης θα εμφανισθεί και η εργοστασιακή διαδρομή αποθήκευσης του αρχείου backup. Επίσης θα εμφανισθεί και η τυπική διαδρομή αποθήκευσης του αρχείου backup.όταν ολοκληρώσετε τη διαδικασία μπορείτε να αποθηκεύσετε το αρχείο σε μεταφερόμενα μέσα ή σε άλλα σημεία του σκληρού σας δίσκου. Η ανάκτηση της βάσης δεδομένων είναι πολύ απλή. Απλά αντιγράψτε το αρχείο imsdb_yyyymmdd.mdb στο φάκελο του λογισμικού και μετονομάστε το σε imsdb.mdb. Παρακαλώ σημειώστε ότι το αρχείο ταυτοποίησης system.mdw πρέπει να είναι στον ίδιο φάκελο. Σε άλλη περίπτωση δεν θα έχετε δικαίωμα πρόσβασης στο αρχείο της βάσης δεδομένων. 66

67 Ανακατασκευή Κατάλογου Βάσης δεδομένων Η βάση δεδομένων χρησιμοποιεί κατάλογος για γρήγορη αναζήτηση δεδομένων. Χωρίς κατάλογο περιεχομένων η αναζήτηση θα διαρκεί μεγάλο χρόνο. Όταν επιλέξετε Rebuild Database Index αναδιοργανώνετε τον κατάλογο περιεχομένων της βάσης δεδομένων ώστε να μειώσετε το χρόνο αναζήτησης. Συμπίεση Βάσης Δεδομένων Η λειτουργία της βάσης δεδομένων προκαλεί το κατακερματισμό των ομάδων των δεδομένων της. Η συμπίεση της βάσης δεδομένων επιτρέπει την βελτίωση της ταχύτητας και της απόδοσης της. Διαγραφή παλαιών αρχείων Με την πάροδο του χρόνου θα αποθηκευθούν στο λογισμικό αρχεία χρονοπαρουσίας αυξάνοντας, υπέρογκα, το μέγεθος της Βάσης δεδομένων. Με την παρακάτω διαδικασία δίνεται η δυνατότητα της διαγραφής των παλιών δεδομένων ώστε να μειωθεί το μέγεθος της βάσης δεδομένων. 67

68 Μετά την επιλογή σας θα εμφανισθεί ένα παράθυρο που θα ζητά να εισάγετε Ημερομηνία Λήξης Due Date. Σημείωση: H ημερομηνία λήξης Due Date δεν μπορεί να είναι νωρίτερα από 120 ημέρες πριν. Επιλέξτε το εικονίδιο Clear Record για διαγραφή των δεδομένων χρονοπαρουσίας πριν την ημερομηνία Due Date. Επιλέξτε Yes για επιβεβαίωση της διαγραφής. 68

69 Επιλέξτε Close για έξοδο. Εξαγωγή δεδομένων χρονοπαρουσίας Με την παρακάτω διαδικασία μπορείτε να εξάγετε όλα τα αρχεία της βάσης δεδομένων σε μορφή αρχείου κειμένου. Με αυτή τη μορφή μπορείτε να τα εισάγετε εύκολα σε άλλα λογισμικά, όπως για παράδειγμα, λογισμικό μισθοδοσίας και να πραγματοποιήσετε επεξεργασία τους εύκολα και γρήγορα. 69

70 Θα σας ζητηθεί η επιλογή όλων των αρχείων ή η εισαγωγή του εύρους δεδομένων για εξαγωγή. Επίσης θα πρέπει να επιλέξετε αν το αρχείο είναι κείμενο *.txt ή αρχείο βάσης δεδομένων. Όταν ολοκληρωθεί η επιλογή θα πρέπει να επιλέξετε Start για έναρξη της διαδικασίας. Κατόπιν επιλέξτε τη διαδρομή αποθήκευσης και το όνομα αρχείο για να αποθηκεύσετε τα δεδομένα. Εισαγωγή δεδομένων προσωπικού Με την παρακάτω διαδικασία μπορείτε να εισάγετε τα δεδομένα χρηστών με χρήση αρχείου excel. Πολλοί πελάτες διατηρούν τα στοιχεία του προσωπικού τους σε αρχεία Excel. Χρησιμοποιώντας αυτό το αρχείο μπορείτε να εισάγετε τα στοιχεία του προσωπικού στο λογισμικό γρήγορα αντί να τα εισάγετε ένα ένα. 70

71 Στο παράθυρο εισαγωγής μπορείτε να δείτε τη διαμόρφωση του αρχείου excel επιλέγοντας το πλήκτρο Template. Αφού προετοιμάσετε το αρχείο εισάγετε τη διαδρομή και το όνομα αρχείου και επιλέξτε Import για να συνεχίσετε. Αποσφαλμάτωση Δεν εμφανίζεται το νέο τμήμα παρόλο που το καταχωρήσαμε σωστά. Επιλέξτε το εικονίδιο update στη λίστα τμημάτων Department List. Μετά την εκτέλεση της εντολής θα εμφανισθεί το νέο τμήμα. 71

72 Δεν μπορεί να εκτελέσει τη λειτουργία download. Αν επιλέξτε το εικονίδιο download θα εμφανισθεί το μήνυμα σφάλματος class not registered, και το ΑΡΙ της συσκευής μπορεί να είναι αποσυνδεμένο από τα Windows. Μπορείτε να καταχωρήσετε πάλι το ΑΡΙ της συσκευής. Το λόγισμικό έχει εγκατασταθεί στο φάκελλο \program files\ams. Σε αυτό το φάκελο θα βρείτε τρεις υποφάκελους api, apinew, apinu3100. Μπορείτε να εισέλθετε σε κάθε ένα από αυτούς τους φάκελους και να εκτελέσετε το αρχείο reg.bat για να καταχωρήσετε πάλι το ΑΡΙ. Ρύθμιση Λογισμικού για επικοινωνία μέσω τοπικού δικτύου LAN 72