ΠΤΥΧΙΑΚΗ ΕΡΓΑΣΙΑ ΤΟ ΣΥΣΤΗΜΑ DMS ΣΤΗΝ «ΕΓΝΑΤΙΑ ΟΔΟΣ ΑΕ» ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΠΑΠΑΓΙΑΝΝΗ ΙΟΥΛΙΑ-ΙΩΑΝΝΑ

Transcript

1 ΠΤΥΧΙΑΚΗ ΕΡΓΑΣΙΑ ΤΟ ΣΥΣΤΗΜΑ DMS ΣΤΗΝ «ΕΓΝΑΤΙΑ ΟΔΟΣ ΑΕ» ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΠΑΠΑΓΙΑΝΝΗ ΙΟΥΛΙΑ-ΙΩΑΝΝΑ ΚΑΒΑΛΑ 2006

2 ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ Περίληψη-Περιήγηση πτυχιακής...σελ 2 Πίνακας Ακρωνυμίων...Σελ 3 Κεφάλαιο 1- Εισαγωγή Σελ 4 1.1)Η «Εγνατία Οδός Α.Ε» κ το έργο της... Σελ 5 1.2) Διαχείριση Γνώσης...Σελ 9 1.3) Ηλεκτρονική Διαχείριση Αλληλογραφίας...Σελ ) Διαχείριση Ροής Εργασιών...Σελ 11 Κεφάλαιο 2-Το λογισμικό...σελ ) Περιγραφή/ Εφαρμογές στην «Εγνατία Οδός Α.Ε»..Σελ )Τεχνικές προδιαγραφές... Σελ )Αρχιτεκτονική Σελ )Περιβάλλον εργασίας.σελ )Άλλες δυνατότητες... Σελ )Ροές εργασίας Σελ 35 Κεφάλαιο 3-Πλεονεκτήματα/Μειονεκτήματα. Σελ ) Οφέλη που προκύπτουν από τη χρήση ενός τέτοιου συστήματος....σελ ) Πιθανά μειονεκτήματα και δυσκολίες στα πλαίσια της εφαρμογής του συστήματος.. Σελ 60 Κεφάλαιο 4-Άλλα πακέτα λογισμικού DMS... Σελ ) Λύσεις DMS με άλλα αντίστοιχα πακέτα λογισμικού...σελ 62 2

3 ΠΕΡΙΛΗΨΗ-ΠΕΡΙΗΓΗΣΗ ΠΤΥΧΙΑΚΗΣ Η παρούσα πτυχιακή περιγράφει το Σύστημα Διαχείρισης Εγγράφων και Ροής εργασιών,hummingbird DM που πρόκειται να εφαρμοστεί στην «ΕΓΝΑΤΙΑ ΟΔΟΣ ΑΕ». Η σύγχρονη επιχείρηση στον αιώνα που διανύουμε καλείται να δημιουργεί με δυναμικό και συνεχή τρόπο χρήσιμες πληροφορίες και γνώση. Σ αυτό το πλαίσιο η «ΕΓΝΑΤΙΑ ΟΔΟΣ ΑΕ» αξιοποιώντας την εμπειρία που έχει αποκτήσει κατά τη διάρκεια της δεκαετούς λειτουργίας της, υλοποίησε πρωτοπόρες εφαρμογές Διαχείρισης Εγγράφων. Λαμβάνοντας υπόψιν τα νέα δεδομένα, στηρίζει μια σειρά από νέες τεχνολογίες πληροφορικής και επικοινωνιών, οι οποίες είναι καταλυτικές στον τομέα Διαχείρισης της «επιχειρηματικής γνώσης». Οι τεχνολογίες «διαχείρισης εγγράφων» και «ροών εργασίας» αποτελούν εφαρμογές διαχείρισης γνώσης. Στο περιεχόμενο της πτυχιακής περιγράφονται οι προσεγγίσεις της εταιρίας στην υλοποίηση των εφαρμογών Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων και των σχετικών Ροών Εργασίας για την κάλυψη συγκεκριμένων απαιτήσεων που αφορούν το αντικείμενο των εργασιών της. Η εταιρία με τη χρήση κορυφαίων τεχνολογιών σε διεθνές επίπεδο, αντιμετωπίζει τις ανάγκες της και τοποθετείται σε πλεονεκτική θέση στον τομέα αυτό. Το πρώτο κεφάλαιο ξεκινάει με την παρουσίαση της εταιρίας «ΕΓΝΑΤΙΑ ΟΔΟΣ ΑΕ» σχετικά με το αντικείμενο των εργασιών της. Στις επόμενες ενότητες του κεφαλαίου αναφέρονται οι σύγχρονες τάσεις και η κατάσταση στην Ευρώπη σχετικά με τη «Διαχείριση Γνώσης», την «Ηλεκτρονική Διαχείριση Αλληλογραφίας» και τη «Διαχείριση Ροής Εργασιών». Στο δεύτερο κεφάλαιο παρουσιάζεται αναλυτικά το λογισμικό Hummingbird DM.Η περιγραφή του λογισμικού περιλαμβάνει τις Εφαρμογές στην «Εγνατία Οδός Α.Ε»,τις Τεχνικές προδιαγραφές,την Αρχιτεκτονική και το Περιβάλλον εργασίας του συστήματος, τις δυνατότητές του και τις Ροές εργασίας που υλοποιούνται για τις εταιρικές διαδικασίες της «ΕΓΝΑΤΙΑ ΟΔΟΣ ΑΕ». Το τρίτο κεφάλαιο περιλαμβάνει τα οφέλη που προσκομίζει η επιχείρηση από τη χρήση ενός Συστήματος Διαχείρισης Εγγράφων και τις πιθανές δυσκολίες που ενδέχεται να παρουσιαστούν κατά τη διάρκεια της εφαρμογής του. Στο τελευταίο κεφάλαιο αναφέρονται αντίστοιχα πακέτα λογισμικού που προσφέρουν λύσεις Διαχείρισης Εγγράφων. 3

4 ΣΥΜΒΟΛΙΣΜΟΙ-ΣΥΝΤΟΜΟΓΡΑΦΙΕΣ Acrony Αγγλική περιγραφή Ελληνική Περιγραφή m ΕΟΑΕ Εgnatia Odos AE Εγνατία Οδός ΑΕ ΒΔ Data Base Βάση Δεδομένων EDMS Electronic Document Σύστημα Ηλεκτρονικής Αρχειοθέτησης & Management System Διαχείρισης Εγγράφων DM Document Management Διαχείριση Εγγράφων ΣΔΕ Document Management System Σύστημα Διαχείρισης Εγγράφων WF Workflow Ροή Εργασίας CM Content Management Πληροφορικό Περιεχόμενο UI User Interface Διεπαφή Χρήστη ΚΠΣ - Κοινοτικό Πλαίσιο Στήριξης ΕΤΕπ - Ευρωπαϊκή Τράπεζα Επενδύσεων DTier Data Tier Επίπεδο Δεδομένων TTier Transactional Tier Επίπεδο Πρόσβασης CTier Client Tier Επίπεδο Χρήστη 4

5 1 Ο ΚΕΦΑΛΑΙΟ 5

6 1.1 «Εγνατία Οδός Α.Ε» η εταιρία 1 Στο κατώφλι του 21ου αιώνα το μεγαλύτερο έργο οδοποιίας που πραγματοποιείται στον Ελλαδικό και ένα από τα μεγαλύτερα στον ευρύτερο Ευρωπαϊκό χώρο, είναι η Εγνατία Οδός που αποτελεί ιστορική συνέχεια της Ρωμαϊκής Εγνατίας Οδού. Η "ΕΓΝΑΤΙΑ ΟΔΟΣ Α.Ε." ιδρύθηκε τον Σεπτέμβριο του 1995 στο πλαίσιο των διαπραγματεύσεων της Κοινοτικής και Ελληνικής πλευράς, για την ταχεία υλοποίηση του 2ου Κοινοτικού Πλαισίου Στήριξης. Περιλαμβάνεται στα δεκατέσσερα έργα προτεραιότητας του Διευρωπαϊκού Δικτύου Μεταφορών και συνδέεται μέσω των κάθετων αξόνων με τους Πανευρωπαϊκούς διαδρόμους που αναπτύσσονται στις χώρες των Βαλκανίων και της Κεντρικής και Ανατολικής Ευρώπης.Πρόκειται για ένα έργο εξαιρετικά σημαντικό για την Ευρώπη, τα Βαλκάνια και την Ελλάδα.. Η δημιουργία της Εταιρείας ήταν αποτέλεσμα των διαπραγματεύσεων που είχαν η Ελληνική και η Κοινοτική πλευρά για την προετοιμασία του ΙΙ Κοινοτικού Πλαισίου Στήριξης. Κατά την εκτέλεση του 1ου ΚΠΣ διαπιστώθηκε η αδυναμία του υπάρχοντος διοικητικού μηχανισμού στην προώθηση των προγραμματισμένων μεγάλων έργων. Αποφασίσθηκε έτσι η δημιουργία μίας Εταιρείας που θα ακολουθούσε πρότυπα που είχαν ήδη δοκιμασθεί σε άλλες ευρωπαϊκές χώρες. Η "ΕΓΝΑΤΙΑ ΟΔΟΣ Α.Ε.", αν και είναι μια Εταιρεία με μοναδικό μέτοχο το Δημόσιο, λειτουργεί όμως με ιδιωτικοοικονομικά κριτήρια και εποπτεύεται από το Υ.ΠΕ.ΧΩ.Δ.Ε. Σκοπός της είναι η διαχείριση της μελέτης και κατασκευής, η συντήρηση, ο εξοπλισμός και η εκμετάλλευση της Εγνατίας Οδού, των οδικών αξόνων που την εξυπηρετούν, καθώς και άλλων έργων εντός ή εκτός της Ελληνικής επικράτειας. Στη διαχείριση του έργου και στην επίβλεψη της κατασκευής συνεργάζονται Διεθνείς Οίκοι, με εμπειρία στη διοίκηση και επίβλεψη μεγάλων έργων, που προσελήφθηκαν με διεθνείς διαγωνισμούς. Η Εταιρεία χρησιμοποιεί επίσης και αποσπασμένους έμπειρους μηχανικούς του Δημοσίου. Για την επίτευξη της αποδοτικότερης λειτουργία της,η "ΕΓΝΑΤΙΑ ΟΔΟΣ Α.Ε." έχει επενδύσει στον τομέα της Οργάνωσης, σύγχρονα συστήματα Διαχείρισης Έργων, Εγγράφων και Διοίκησης. Η εταιρεία αποφάσισε να προμηθευτεί τα συστήματα αυτά έχοντας ως απώτερο σκοπό την ύπαρξη ενιαίων συστημάτων διαχείρισης Έργου και Εγγράφων τα οποία σε συνεργασία με τα υπόλοιπα συστήματα της επιχείρησης θα διασφαλίσουν τη Διαχείριση των πληροφοριών για αποτελεσματική ενημέρωση της Διοίκησης,την Διαχείριση των εγγράφων και την Παρακολούθηση των έργων

7 Το έργο Εικόνα 1. Εγνατία Οδός Η Εγνατία Οδός είναι ένας σύγχρονος Αυτοκινητόδρομος, μήκους 680 χλμ, που πρόκειται να αποτελέσει την μοναδική ίσως, οδική και κατ επέκταση επικοινωνιακή γέφυρα ανάμεσα στα Ανατολικά και Δυτικά σύνορα του Βόρειου τμήματος της Ελλάδας. Ξεκινά από την Ηγουμενίτσα, διασχίζει τους Νομούς Θεσπρωτίας, Ιωαννίνων, Γρεβενών, Κοζάνης, Ημαθίας, Θεσσαλονίκης, Σερρών, Καβάλας, Ξάνθης, Ροδόπης, Έβρου και καταλήγει στους Κήπους, στα σύνορα με την Τουρκία Η χάραξη του άξονα της Εγνατίας διασχίζει την ορεινή Πίνδο και διασταυρώνεται με όλα σχεδόν τα ποτάμια της χώρας και με το δομημένο ήδη οδικό και σιδηροδρομικό δίκτυο βορρά-νότου. Η διαφορά με το παραδοσιακό έργο οδοποιίας παρουσιάζεται πιο έντονα στο ποιοτικό επίπεδο, αν ληφθούν υπόψη τα ασυνήθιστα μεγάλα μεγέθη κατασκευής που αφορούν σε ανοίγματα γεφυρών, ύψη βάθρων, μήκη σηράγγων, τομές ορυγμάτων, πάχη οδοστρωσίας και οι συνακόλουθες διαδικασίες μελέτης και κατασκευής. Η "ΕΓΝΑΤΙΑ ΟΔΟΣ Α.Ε." σχεδιάζεται και κατασκευάζεται εξ αρχής με πλήρη τήρηση των διεθνών προδιαγραφών. Παράλληλα με τον κύριο άξονα, έχει αναλάβει τη μελέτη και διαχείριση της κατασκευής κάθετων αξόνων. Σε ορισμένους από τους κάθετους άξονες έχει εκτελέσει σημαντικό αριθμό μεμονωμένων έργων ενταγμένα σε αυτούς. Επιπλέον έχει εκτελέσει επιμέρους έργα αναβάθμισης του υφιστάμενου παράλληλου εθνικού δικτύου. Ο κύριος άξονας επομένως πλαισιώνεται με παρόδιους βοηθητικούς δρόμους συνολικού μήκους 720 χλμ. Η Εγνατία Οδός, ως συλλεκτήριος οδικός άξονας των μεταφορών της Βαλκανικής και της Ν.Α. Ευρώπης, τροφοδοτείται από 9 κάθετους άξονες που εξασφαλίζουν τη σύνδεσή της με την Αλβανία, τη FYROM και την Βουλγαρία καθώς και από 4 Λιμάνια και 6 Αεροδρόμια. Αξίζει να σημειωθεί ότι ο σχεδιασμός της έγινε με γνώμονα την ασφάλεια των χρηστών(ειδικά συστήματα, περίφραξη κτλ.) αλλά και την αρμονική ένταξη του έργου στο περιβάλλον. Υπάρχει δηλαδή εφαρμογή περιβαλλοντικής διαχείρισης που υιοθετεί μέτρα προστασίας του περιβάλλοντος, κατά τη διάρκεια μελέτης, κατασκευής και λειτουργίας του έργου. 7

8 Εικόνα 2. Εγνατία και Πανευρωπαϊκοί Διάδρομοι Η Εγνατία Οδός είναι ένα έργο εξαιρετικής σημασίας για την Ευρώπη. Για την κατασκευή και την ολοκλήρωση της έχει διασφαλισμένους πόρους και χρηματοδοτείται από το Ελληνικό Δημόσιο(Εθνικοί Πόροι), την Ευρωπαϊκή Ένωση (Ταμείο Συνοχής, Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης, Διευρωπαϊκά Δίκτυα Μεταφορών), την Ευρωπαϊκή Τράπεζα Επενδύσεων( European Investment Bank), και το Κοινοτικό Πλαίσιο Στήριξης(ΚΠΣ).Το συνολικό κόστος του κύριου άξονα υπολογίζεται στα 5000 Μ (χωρίς Φ.Π.Α.). Το έργο του κύριου άξονα της Εγνατίας Οδού χρηματοδοτείται σε ποσοστό περίπου 50% από την Ευρωπαϊκή Ένωση ενώ το σύνολο σχεδόν των έργων της Εγνατίας έχει δανειοδοτηθεί από την Ευρωπαϊκή Τράπεζα Επενδύσεων(ΕΤΕπ.), με ευνοϊκούς όρους, για την κάλυψη μέρος της Εθνικής Συμμετοχής. Σε Ευρωπαϊκό επίπεδο,η Εγνατία ενώνει τα μεγαλύτερα βιομηχανικά κέντρα της Δύσης με την Ανατολή. Αποτελεί άξονα υποδοχής και σύνδεσης σημαντικών Διευρωπαϊκών και Πανευρωπαϊκών οδικών αξόνων και το σημείο αναφοράς πολλών συνδυασμένων υποδομών του Ευρωπαϊκού δικτύου μεταφορών. Στη Νοτιοανατολική Ευρώπη, ο Διευρωπαϊκός άξονας της Εγνατίας που οδεύει από τη Δύση προς την Ανατολή,λειτουργεί συγχρόνως ως συλλεκτήριος των Πανευρωπαϊκών διαδρόμων(βερολίνο-σόφια-θεσσαλονίκη),(ελσίνκι-αλεξανδρούπολη)και (Βιέννη- Βελιγράδι-Θεσσαλονίκη) ενώνει το Βορρά με τον Νότο. Η κατασκευή και η ολοκλήρωση του αυτοκινητόδρομου θα έχει σαν αποτέλεσμα την ενίσχυση της Κοινής Πολιτικής Μεταφορών της Ευρωπαϊκής Ένωσης καθώς ο Πανευρωπαϊκός σχεδιασμός, θα αποτελέσει συνέχεια των Διευρωπαϊκών Δικτύων στην Ανατολική Ευρώπη. 8

9 Η κατασκευή της Εγνατίας και των Κάθετων Αξόνων της θα επιτρέψει τη μεγάλη ανάπτυξη των μεταφορών στην περιοχή. Το αποτέλεσμα αυτής της κατασκευής θα μπορεί να προσδίδει στην Εγνατία Οδό την ιδιότητα της ραχοκοκαλιάς του συστήματος μεταφορών σε όλη την Ν.Ανατολική Ευρώπη. Σε Εθνικό επίπεδο, η Εγνατία Οδός είναι ένα έργο πάρα πολύ σημαντικό για την ανάπτυξη της Ελλάδας και ταυτόχρονα είναι ένα μεγάλο έργο που έχει δώσει τη δυνατότητα στον τεχνικό κόσμο της χώρας να αποκτήσει εμπειρίες, τεχνογνωσία και ικανότητες. Ταυτόχρονα αυξάνονται οι δυνατότητες επενδύσεων σε μεταφορές, βιομηχανία και τουρισμό και ενώνονται τα βιομηχανικά κέντρα Δύσης και Ανατολής. Αυτό επιτυγχάνεται με τη μείωση των χρονοαποστάσεων που αποτέλεσμά τους είναι να βγαίνουν από την απομόνωση οι περιοχές της Ηπείρου, της Δυτικής Μακεδονίας και της Θράκης. Η μεγάλη σύντμηση του χρόνου εξασφαλίζει όχι μόνο τη βελτίωση της ποιότητας της ζωής αλλά προσφέρει και μια δυνατότητα ανάπτυξης. Με την Εγνατία Οδό και τους άξονες της, η Ελλάδα συμμετέχει ενεργά στη διαμόρφωση της νέας περιφερειακής αγοράς των Βαλκανίων και θα λειτουργήσει αποτελεσματικά σε επιχειρηματικές κοινοτικές πρωτοβουλίες, από και προς τη Βαλκανική. Με το άνοιγμα της Βαλκανικής αγοράς δίνεται διέξοδος στις ελληνικές επιχειρήσεις ιδίως της Βόρειας Ελλάδας και δίνονται τεράστιες δυνατότητες για την ανάπτυξη όλης της περιοχής. Στη Βόρεια Ελλάδα, η Εγνατία Οδός θα συνδέσει οδικά και θα δώσει άμεση πρόσβαση σε 19 πόλεις,332 κοινότητες,5 λιμάνια, 6 αεροδρόμια, 30 τουριστικές και άλλου γενικού ενδιαφέροντος περιοχές, καθώς και 11 βιομηχανικές περιοχές. Σαν αποτέλεσμα θα είναι εφικτή η ενίσχυση της τοπικής οικονομίας καθώς επίσης και του παραγωγικού ιστού της χώρας λόγω βελτιωμένης και ασφαλούς διακίνησης προϊόντων και αγαθών, μείωσης του χρόνου και του κόστους μεταφοράς προϊόντων και πληθυσμού. Στην πορεία εξέλιξης της οικονομικής ανάπτυξης, τόσο η Θεσσαλονίκη, όσο και οι πόλεις της Βόρειας Ελλάδας μπορούν να αποτελέσουν κέντρα δραστηριοτήτων που συνεργάζονται με το ευρύτερο βαλκανικό χώρο. 9

10 1.2 «Διαχείριση Γνώσης» Ζούμε σε μια εποχή κατά την οποία αλλάζουν οι απόψεις για τους παράγοντες που καθορίζουν την επιτυχία και το μέλλον μιας επιχείρησης. Οι σύγχρονες επιχειρήσεις αξιοποιούν τον πλέον πολύτιμο πόρο τους: την «επιχειρηματική γνώση». Κανείς δε μπορεί να αμφισβητήσει ότι σήμερα το πιο ισχυρό ανταγωνιστικό πλεονέκτημα είναι η πληροφορία. Για τον λόγο αυτό την αποθηκεύουμε, και μάλιστα σε τεράστιες ποσότητες, θεωρώντας ως δεδομένο ότι κάποια στιγμή θα τη χρησιμοποιήσουμε και θα αποκομίσουμε τα αναμενόμενα οφέλη. Η «επιχειρηματική γνώση» βρίσκεται ενσωματωμένη τόσο στις δεξιότητες των στελεχών της εταιρείας, όσο και στα συστήματα που χρησιμοποιεί (τα χειρόγραφα, αλλά κυρίως στα πληροφοριακά συστήματα), στα δίκτυα (είτε άτυπα είτε τυπικά) μεταξύ των στελεχών και στις επιχειρηματικές λειτουργίες. Συνεπώς η πρόκληση για τη σύγχρονη επιχείρηση είναι να αναπτύξει συστηματικούς και μεθοδικούς μηχανισμούς διοίκησης και ανάπτυξης της επιχειρηματικής γνώσης, να εκμεταλλευτεί τις δυνατότητες και να περιορίσει τις ελλείψεις του γνωστικού της ενεργητικού. Την πρόκληση αυτή καλείται να αντιμετωπίσει η σύγχρονη διοικητική πρακτική της Διαχείρισης Γνώσης (Knowledge Management). Η ισορροπία μεταξύ του τεχνολογικού και ανθρώπινου παράγοντα στη διαχείριση γνώσης είναι ένα κρίσιμο σημείο για την επιτυχή υλοποίηση ενός έργου διαχείρισης γνώσης. Αυτό πάντως που είναι κοινά αποδεκτό, είναι ότι ο ρόλος της πληροφορικής και της τεχνολογίας γενικότερα είναι κρίσιμος για την αποτελεσματική υποστήριξη της διαχείρισης γνώσης. Η τεχνολογία από μόνη της δεν αποτελεί τη λύση αλλά και χωρίς αυτήν η διαχείριση γνώσης είναι καταδικασμένη να μείνει μια θεωρία χωρίς πρακτικές διεξόδους. 2 Σχετικός είναι ο ορισμός που έχει διατυπωθεί από το πανευρωπαϊκό consortium εταιρειών Know-Net : «Η διαχείριση γνώσης (knowledge management) είναι μια νέα διοικητική πρακτική (management discipline) που αφορά στη συστηματική και συλλογική δημιουργία, διάχυση κ χρήση της επιχειρηματικής γνώσης, με σκοπό τη ριζική βελτίωση της οργανωτικής πραγματικότητας, τη βελτίωση της επιχειρηματικής ανταγωνιστικότητας και την ανάπτυξη της καινοτομίας». Η «παγκόσμια εταιρία του 2005», όπως χαρακτηριστικά το περιοδικό Economist αποκαλεί τη νέα μορφή επιχείρησης, απαιτεί την αποδοτική Διαχείριση Γνώσης ως προϋπόθεση της αποτελεσματικής συνεργασίας. 3 Η «Διαχείριση Γνώσης» είναι άμεσα συνδεδεμένη με τα συστήματα Διαχείρισης Εγγράφων και Διαχείρισης Ροής Εργασιών. Αυτό προκύπτει από το γεγονός ότι με τη χρήση ενός σύγχρονου ηλεκτρονικού συστήματος Διαχείρισης Εγγράφων και Δρομολόγησης Ροής Εργασιών, η ασύνδετη πληροφορία σε έναν οργανισμό μπορεί να γίνει διαθέσιμη προς αναζήτηση, ανάκτηση και χρήση, ώστε να μετατραπεί σε γνώση, η οποία παράγει ποσοτικά μετρήσιμη απόδοση, παραγωγικότητα και σαφή ανταγωνιστικά πλεονεκτήματα. 4 2 TAWPI (2006), The Association for Work Process Improvement, (ημ/νία επίσκεψης: Ιαν. 2006) 3 Περιοδικό Economist 4 Λύτρας Δ. Μιλτιάδης (2003), «Διαχείριση Γνώσης & Μάθησης», Εκδόσεις Παπασωτηρίου 10

11 1.3 Ηλεκτρονική Διαχείριση Εγγράφων (Electronic Document Management) Με τον όρο «Ηλεκτρονική Διαχείριση Εγγράφων»(Electronic Document Management) 5 αναφερόμαστε σε μια τεχνολογία η οποία ουσιαστικά εξελίσσεται τις δύο τελευταίες δεκαετίες από ένα βασικό «ηλεκτρονικό ντουλάπι» που χρησιμοποιούνταν ως σημείο αποθήκευσης «σκαναρισμένων» εγγράφων και εικόνων σε ηλεκτρονική μορφή σε έναν κεντρικό server που μπορεί να επεξεργάζεται, να κατηγοριοποιεί και να ανακτά τα έγγραφα αυτά για μελλοντική χρήση. Σήμερα, η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων αποτελεί τμήμα της Διαχείρισης Επιχειρησιακού Περιεχομένου (Enterprise Content Management) και υποσύνολο της Διαχείρισης Γνώσης (Knowledge Management) ή της Διαχείρισης Πληροφοριών (Information Management). 6 Τα συστήματα αυτά διαχειρίζονται τον πλήρη κύκλο ζωής κάθε εγγράφου, από την αρχική του μορφή, τις αναθεωρήσεις, τις διαφορετικές εκδόσεις, μέχρι την τελική του οριστικοποίηση. Τα έγγραφα χαρακτηρίζονται με πολλαπλούς τρόπους που επιλέγει η επιχείρηση για να εξυπηρετήσει τις ανάγκες της, συνδέοντας πολλές φορές αυτούς τους χαρακτηρισμούς με δεδομένα που βρίσκονται ήδη σε άλλα υπάρχοντα πληροφοριακά συστήματά της. Σημερινή κατάσταση Καθημερινά, σε ολόκληρο τον κόσμο, εταιρίες και οργανισμοί παράγουν και διαχειρίζονται τεράστιους όγκους έντυπης και ηλεκτρονικής πληροφορίας. Δυστυχώς,οι περισσότερες από αυτές τις πληροφορίες χάνονται ή απαιτείται η εκ νέου δημιουργία τους. Μελέτες έχουν αποδείξει ότι περίπου 40% του χρόνου των εργαζομένων σε γραφεία δαπανάται στην προσπάθεια ανεύρεσης απαιτούμενων πληροφοριών προκειμένου να φέρουν σε πέρας την εργασία τους. Η αρχειοθέτηση της πληροφορίας και η παροχή δυνατότητας για διάθεση της στα στελέχη της επιχείρησης-και όχι μόνο- αποτελούν σημαντικό στοιχείο και ζωτική λειτουργία για κάθε επιχείρηση. Δικαιολογημένα επομένως το 80% των ανώτατων στελεχών αναγνωρίζει ότι τα έγγραφα είναι ζωτικής σημασίας για την επιτυχημένη λειτουργία της εταιρίας τους. 7 Προβάλλει λοιπόν ένας σύγχρονος όρος και αναδεικνύεται απαραίτητη η αξιοποίηση της τεχνολογίας σε επίπεδο υλικών και λογισμικών, τα οποία θα είναι ικανά να διαχειριστούν τη γνώση αλλά και να εξασφαλίσουν τη σύνθεση των πληροφοριών. Τεχνολογικές λύσεις οι οποίες έρχονται να συνδράμουν σε αυτόν τον αντικειμενικό σκοπό είναι και η «Διαχείριση Εγγράφων» (Document Management). 8 5 Yang, Q. (2000) Electronic document Management (EDM) in Building Design and Construction M.Sc.Thesis in Real Estate and Construction Management (supervised by Prof. B-C Björk ), Royal Institute of Technology (KTH), Stockholm, Sweden 6 AIIM (2006), Avant Imaging & Information Management Inc, (ημ/νία επίσκεψης: Ιαν. 2006) 7 Γ. Μπόθος, περιοδικό πληροφορικής HOW?, Απρίλιος Butler Group White Paper (2002), Document management, Σεπτέμβριος 11

12 Τα συστήματα Διαχείρισης Εγγράφων (Document Management) μεταμορφώνουν την αρχειοθέτηση από αναγκαίο κακό σε πολύτιμο πληροφοριακό υλικό, βάση και απροϋπόθετη συνθήκη για τη λήψη των αποφάσεων στο επιχειρηματικό πλαίσιο. Σε αυτό το σημείο αξίζει να αναφερθεί ότι τα τελευταία χρόνια αρχίζει να γίνεται γνωστός ο όρος «paperless office»,γραφείο χωρίς χαρτιά. Ο όρος αυτός αποτυπώνει τη γενικότερη επιθυμία των επιχειρήσεων να έχουν σε ηλεκτρονική μορφή όλα τα έγγραφα που χρειάζονται, ώστε να μειωθεί ο όγκος του χαρτιού που βρίσκεται στα γραφεία. Με τη χρήση ενός τέτοιου συστήματος επιτυγχάνεται η εύκολη πρόσβαση των χρηστών σε επιχειρησιακά έγγραφα που σημαίνει προβολή του επιθυμητού εγγράφου, εκτύπωση του και αποστολή του με φαξ ή με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Επιπρόσθετα, σημαντική είναι και η λειτουργία της αναζήτησης των καταχωρημένων εγγράφων που πραγματοποιείται με διάφορα κριτήρια και σε μηδαμινό χρόνο..1.4 Διαχείριση Ροών Εργασίας (Workflow Management) Η οργάνωση και διευθέτηση των επιχειρησιακών διαδικασιών, παραγωγικών και μη, αποτελεί κομβικό πλαίσιο για τον έλεγχο και το συντονισμό της λειτουργίας των οργανισμών. Στις επιχειρήσεις τα τελευταία 20 χρόνια έχει ανακύψει η τεχνολογία του «Workflow Management». 9 Ως ροή εργασίας (workflow) ορίζεται η αυτοματοποίηση του συνόλου ή ενός τμήματος μιας επιχειρηματικής διαδικασίας. Η τεχνολογία του workflow επιτρέπει σε μια επιχείρηση να αυτοματοποιήσει διαδικασίες και κατά συνέπεια, να διαχειριστεί καλύτερα τα αποτελέσματα τους. Η τεχνολογία του workflow παρέχει αντικείμενο εργασίας στους κατάλληλους χρήστες και τους βοηθά να διεκπεραιώσουν με την παροχή των κατάλληλων εφαρμογών. Επιπλέον επιτρέπει σε εργαζόμενους και στη διοίκηση της επιχείρησης να παρακολουθούν την πρόοδο της εργασίας μέσα από στατιστικά στοιχεία και αναφορές που δημιουργούνται στα διάφορα στάδια. Ουσιαστικά, αυτό που επιτυγχάνεται με το workflow είναι η εξασφάλιση ότι η απαραίτητη πληροφορία θα φτάσει στον κατάλληλο άνθρωπο, την κατάλληλη στιγμή και στην σωστή σειρά, ώστε να προχωρήσει η ενδεδειγμένη διαδικασία. Σε ένα αυτοματοποιημένο σύστημα διαχείρισης ροής εργασιών μπορούν να ενταχθούν όλες οι παραδοσιακές εργασίες ροής μιας επιχείρησης. Τα συστήματα Workflow Management δεν εισάγουν νέες διαδικασίες, απλώς αυτοματοποιούν τις ήδη υπάρχουσες. 10 Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να θεωρηθεί ότι προσθέτουν βήματα ή πολυπλοκότητα σε αυτές. Στην πραγματικότητα όμως δεν ισχύει κάτι τέτοιο. Αυτό που θα πρέπει να επισημανθεί είναι ότι κάθε διαδικασία η οποία εκτελείται σε παράλληλες ή δυναμικές σειρές ενεργειών μέσα στην επιχείρηση μπορεί να θεωρηθεί εργασία ροής. Με άλλα λόγια, η ανάθεση μιας εργασίας, η εκτέλεση των βημάτων που απαιτούνται για την ολοκλήρωσή της καθώς και η παρακολούθηση τους, αποτελούν αυτό που λέμε διαχείριση ροής εργασιών ή Workflow Management. 9 Χ. Μαγλουσίδης, περιοδικό HOW?, Απρίλιος Elizabeth Halaki (2005), Vice President Oce Business Services, White Paper Document Process Management The case of an Integrated Lifecycle Approach 12

13 Σχετικά με την «έκταση» του workflow management, μπορούμε να πούμε ότι καλύπτει όλο το φάσμα των εργασιών εντός ή εκτός της επιχείρησης. Τα συστήματα διαχείρισης ροής εργασιών ξεκίνησαν για να διαχειριστούν τις διαδικασίες στο εσωτερικό της. Με την ανάπτυξη του Internet και τη γεωγραφική διασπορά των τμημάτων μιας επιχείρησης, τα συστήματα αυτά μπορούν να διαχειριστούν διαδικασίες που εκτείνονται πέρα από τα όρια ενός κτιρίου. Έχουν επομένως τη δυνατότητα να υποστηρίζουν πλήρως τη διασύνδεση με δημόσια (internet) ή ιδιωτικά (intranet) δίκτυα, επιτρέποντας τη διαχείριση διαδικασιών μεταξύ ανθρώπων που βρίσκονται σε διαφορετικά σημεία. 13

14 2 Ο ΚΕΦΑΛΑΙΟ 14

15 Η προσέγγιση της «Εγνατία Οδός Α.Ε.» Η ΕΟΑΕ αντιμετώπισε την ανάγκη να διαχειριστεί ένα μεγάλο αριθμό αρχείων, ο οποίος αποτελεί σημαντικό κομμάτι της πνευματικής της ιδιοκτησίας. Καθώς τα εταιρικά έγγραφα είναι ζωτικής, ίσως και στρατηγικής σημασίας και παίζουν βασικό ρόλο στις εταιρικές διαδικασίες και στην λήψη αποφάσεων, η εταιρία χρειάζεται εύκολη και άμεση πρόσβαση στη ζητούμενη πληροφορία, είτε αυτή προέρχεται από το εσωτερικό είτε από το εξωτερικό περιβάλλον. Η πρόσβαση αυτή πρέπει να είναι εύκολη για τις κεντρικές και τις περιφερειακές υπηρεσίες. Λαμβάνοντας υπόψη τις επιπλέον ανάγκες της, καθώς και τις εξελίξεις στον τομέα των σύγχρονων συστημάτων διοίκησης, αναγνώρισε την ανάγκη εγκατάστασης και λειτουργίας ενός εξελιγμένου Πληροφοριακού Συστήματος Διαχείρισης Εγγράφων (Document Management System). Το σύστημα αυτό, προορίζεται να καλύψει τις άμεσες ανάγκες καθώς και τις μελλοντικές ανάγκες της εταιρείας σε ζητήματα Διαχείρισης Εγγράφων και Ροών Εργασίας. Η εφαρμογή EDMS στην ΕΟΑΕ είναι πρωτοποριακή για τα ελληνικά δεδομένα, όσον αφορά το εύρος αλλά και τον αριθμό των χρηστών. Το σχήμα υλοποίησης του συστήματος έχει επιλεγεί σύμφωνα με τις εταιρικές διαδικασίες προμηθειών δημοσίων έργων με ανοιχτό διαγωνισμό που οδήγησε στη σύναψη σύμβασης, προϋπολογισμού διακοσίων είκοσι χιλιάδων Ευρώ ( )και περιλαμβάνει: 11 την προμήθεια αδειών χρήσης του λογισμικού για όλους τους χρήστες της επιχείρησης τις υπηρεσίες εγκατάστασης, παραμετροποίησης, ανάπτυξης και εκπαίδευσης τριετή Τεχνική Υποστήριξη και Συντήρηση Συγκεκριμένα οι απαιτήσεις που αναμένεται ένα τέτοιο σύστημα να ικανοποιήσει είναι οι εξής : Η Διαχείριση και παρακολούθηση Αλληλογραφίας : Η εταιρία χρειάζεται την εφαρμογή ενός συστήματος για τον γενικό έλεγχο της συμβατικής και μησυμβατικής αλληλογραφίας. Για να καλύψουν τις ανάγκες τους οι χρήστες για την παρακολούθηση της αλληλογραφίας, χρησιμοποιούσαν μέχρι τώρα το πρόγραμμα Excel. Η νέα εφαρμογή θα αντικαταστήσει τον υπάρχοντα τρόπο αποτελεσματικότερα ενώ παράλληλα θα συμβάλει στην ελάττωση της χρήσης χαρτιού. 2. Η Διαχείριση και Παρακολούθηση των αποφάσεων ΔΣ : Υπάρχει η ανάγκη ενός περιβάλλοντος φιλικού προς το χρήστη καθώς και ενός ασφαλούς συστήματος που θα εκτελεί τον έλεγχο και την παρακολούθηση της προόδου στις ενέργειες που ορίζονται από τις αποφάσεις του ΔΣ. Οι χρήστες ήδη ασχολούνται με την συγκεκριμένη εργασία χρησιμοποιώντας το File Magic. 11 Σύστημα Ηλεκτρονικής Διαχείρισης και Ροών Εργασίας Εγγράφων και Μελετών της Εγνατία Οδός Α.Ε. (ΚΥΡΙΑΚΗ ΠΑΠΑΔΟΠΟΥΛΟΥ, ΜΑΡΙΑ ΙΩΑΝΝΙΔΟΥ) 12 Έκθεση Εκτίμησης Έργου για το Σύστημα Διαχείρισης Εγγράφων / Ανάλυση των αναγκών 15

16 3. Η Παρακολούθηση και Διαχείριση των αποφάσεων του Γενικού Διευθυντή : Η Παρακολούθηση των αποφάσεων του Γενικού Διευθυντή. 4. Σύστημα Παρακολούθησης των αποφάσεων της Διευθύνουσας Επιτροπής : Ανάλογη είναι και η ανάγκη για εντοπισμό των αποφάσεων της νέας Διευθύνουσας Επιτροπής. 5. Κοινοβουλευτικός έλεγχος : Το γραφείο Κ.Ε της ΕΟΑΕ για να μπορεί να ανταποκρίνεται στις κοινοβουλευτικές ερωτήσεις πρέπει να διαθέτει ένα σύστημα για την καταχώρηση και την παρακολούθηση όλων των απαραίτητων πληροφοριών. Αναγκαία είναι επίσης και η γνώση όλων των αντίστοιχων απαντήσεων του παρελθόντος και η τήρηση των προθεσμιών. 6. Διαχείριση Καταλόγων του Διακομιστή Αρχείων : Η δομή των καταλόγων του Διακομιστή Αρχείων ( server s directories) της εταιρείας χρειάζονται διαμόρφωση και διαχείριση τα οποία μπορούν να καλυφθούν με ένα σύστημα Document Management. Το καταλληλότερο σύστημα για την εταιρία, εκτός από τα βασικά χαρακτηριστικά προαπαιτούσε και τα εξής : Να διαθέτει μια αρχική διάταξη για τις απαιτήσεις πρώτης προτεραιότητας και να έχει τη δυνατότητα περαιτέρω ανάπτυξης για την κάλυψη των μελλοντικών αναγκών της εταιρίας. Να διαθέτει μια «virtually central» βιβλιοθήκη δεδομένων. Να διαχειρίζεται όλους τους τύπους εγγράφων και δεδομένων. Να διαθέτει την αιτούμενη ασφάλεια για τις αποθηκευμένες πληροφορίες. Να δίνει τη δυνατότητα ελέγχου πρόσβασης σε συγκεκριμένα πεδία για κάθε χρήστη. Να υποστηρίζει παντού την Ελληνική γλώσσα-στην εισαγωγή και την αναζήτηση των δεδομένων. 2.1 Περιγραφή λογισμικού Η ΕΟΑΕ για την κάλυψη των αναγκών διαχείρισης εγγράφων επέλεξε το λογισμικό Hummingbird DM Enterprise 2004 και Hummingbird Workflow Enterprise 2004, το οποίο είναι ένα ολοκληρωμένο σύστημα διαχείρισης εγγράφων και ροών εργασιών. Τ ο συγκεκριμένο λογισμικό μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την αρχειοθέτηση όλων των ειδών των εγγράφων και ηλεκτρονικών αρχείων αλλά και την αυτόματη δρομολόγηση τους, εξυπηρετώντας τις διαδικασίες του οργανισμού. Με τη χρήση ενός σύγχρονου Ηλεκτρονικού Συστήματος Διαχείρισης Εγγράφων και Δρομολόγησης Ροής Εργασιών, η πληροφορία σε έναν οργανισμό μπορεί να γίνει διαθέσιμη προς αναζήτηση, ανάκτηση και χρήση, αυξάνοντας την παραγωγικότητα και δίνοντας σαφή ανταγωνιστικά αποτελέσματα. 16

17 Το Hummingbird DM είναι ένα ώριμο προϊόν ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων (EDM) με παγκόσμια παρουσία. 13 Η εγκατάστασή του προσφέρει σημαντική βελτίωση στην διαχείριση του πληροφοριακού περιεχομένου (content management). Παρέχει ένα ασφαλές, ευέλικτο και κλιμακωτό περιβάλλον στο οποίο οι χρήστες (εντός και εκτός του οργανισμού) έχουν τη δυνατότητα να αποθηκεύουν, να χαρακτηρίζουν, να αναζητούν και να μοιράζονται την πληροφορία με τους άλλους χρήστες του συστήματος. Έγγραφα που βρίσκονται σε φυσική μορφή (χαρτί), ηλεκτρονικά έγγραφα, έγγραφα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, έγγραφα πολυμέσων, φόρμες και οποιασδήποτε μορφής ηλεκτρονικά έγγραφα μπορούν να αποθηκευτούν στο προσφερόμενο σύστημα. H κατανομή του προϊόντος στη διεθνή αγορά σύμφωνα με έρευνα της Gartner φαίνεται στο παρακάτω διάγραμμα (εικόνα 1). Το Hummingbird DM είναι ένα προϊόν Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων (EDMS) με ισχυρή παγκόσμια παρουσία, αφού κατατάσσεται ανάμεσα στους επικεφαλής του είδους. Εικόνα 1. Gartner Research (Oct 2004) 14 Οι λειτουργίες του συστήματος καλύπτουν όλο το φάσμα διαχείρισης εγγράφων από την εισαγωγή και τον χαρακτηρισμό ενός εγγράφου, την επεξεργασία του κατά τα επιμέρους βήματα, την διανομή, αρχειοθέτηση, εκτύπωση, αποστολή, αναζήτηση και ανάκτηση του εγγράφου ως την αποτελεσματικότερη διαχείριση των αποθηκευτικών μέσων. Το προϊόν είναι διαθέσιμο σε τρεις τύπους διεπαφών χρήστη (User Interface). Η «ΕΓΝΑΤΙΑ ΟΔΟΣ Α.Ε» έχει επιλέξει την Web-based Interface (Web Top). Έτσι όλοι οι χρήστες (ακόμα και οι απομακρυσμένοι) έχουν τη δυνατότητα πρόσβασης στο σύστημα μέσω του διαδικτύου, γεγονός που διευκολύνει τις λειτουργίες της εταιρίας 13 Τεχνική προσφορά 14 Gartner (2006) Provider of research and analysis about the global information technology industry, (ημ/νία επίσκεψης: Ιαν. 2006) 17

18 στις υπηρεσίες που βρίσκονται γεωγραφικά διασκορπισμένες κατά μήκος του άξονα της Εγνατία Οδού. Η διαχείριση συστήματος μπορεί να γίνει και μέσω Web δίνοντας τη δυνατότητα στον διαχειριστή να το παρακολουθεί από οποιοδήποτε σημείο (Internet, Intranet). Με ένα web-based εργαλείο μπορούν να σχεδιαστούν πακέτα εγκατάστασης τα οποία διανέμονται με αυτόματο τρόπο στους σταθμούς εργασίας. Για την καλύτερη διευκόλυνση των χρηστών προσφέρεται ολοκλήρωση (Integration) με το περιβάλλον Microsoft Office για απευθείας εισαγωγή εγγράφων μέσα από το περιβάλλον εργασίας της εφαρμογής Το EDM έχει ενσωματωμένα όλα τα απαραίτητα γραφικά εργαλεία για την σχεδίαση και υλοποίηση των φορμών χαρακτηρισμού και αναζήτησης που χρησιμοποιούν οι χρήστες καθώς και του σχήματος της βάσης δεδομένων. Η χρήση των εργαλείων αυτών δεν απαιτεί τη γνώση κάποιας γλώσσας προγραμματισμού και το αποτέλεσμα είναι η εύκολη και γρήγορη ανάπτυξη μέσα στον οργανισμό. 2.2 Τεχνικές προδιαγραφές Λογισμικού 15 Το λογισμικό πρέπει να καλύπτει τις παρακάτω απαιτήσεις: Απαιτήσεις για το σύστημα 1 Αρχιτεκτονική Three Tier (Database Server-Application Server-Client) με δυνατότητες clustering. 2 Συμβατότητα του Application Server με βάση δεδομένων Oracle 9i (ή νεότερη) και Microsoft SQL Server. 3 Δυνατότητα επικοινωνίας του Application Server με άλλες βάσεις δεδομένων (Oracle, MS SQL Server, Sybase κλπ) με σκοπό την ανταλλαγή στοιχείων και την on-line ενημέρωση. 4 Υποστήριξη περισσοτέρων του ενός επεξεργαστή στον Application Server. 5 Συμβατότητα του Application Server με το λειτουργικό σύστημα Windows 2000 Advanced Server. 6 Συμβατότητα με σταθμούς εργασίας(clients) με λειτουργικό σύστημα Windows 98 /2000 /XP και η λειτουργία των χρηστών μέσω Web browser συμβατό με Internet Explorer έκδοση 5.5 ή νεότερη. Να μην υπάρχουν απαιτήσεις εγκατάστασης επιπλέον software στους clients (ειδικό client software,ειδικές εκδόσεις της Java κλπ). 7 Πλήρη ενσωμάτωση τουwindows 2000 Active Directory για τον έλεγχο των ονομάτων και των κωδικών ασφαλείας(usernames-passwords) των χρηστών του συστήματος. 8 Καθορισμός ρόλων και δικαιωμάτων χρήσης σε επίπεδο χρήστη και ομάδας χρηστών. 9 Χρήση της εφαρμογής αποκλειστικά μέσω web interface (Internet browser)σύμφωνα με open web standards.δυνατότητα αξιόπιστης και γρήγορης λειτουργίας πάνω από γραμμή dial-up isdn 64K. 10 Διαχείριση των παραμέτρων του συστήματος(administration) μέσω web 15 Τεχνική προσφορά 18

19 interface. 11 Υποστήριξη των Open Database Connectivity(ODBC) Standards. 12 Υποστήριξη διασύνδεσης με μέσα μαζικής αποθήκευσης δεδομένων(offline data). 13 Ενσωματωμένο περιβάλλον ανάπτυξης εφαρμογών με δυνατότητα παραμετροποίησης(γλώσσα προγραμματισμού ή scripting). 14 Διαχείριση των εγγράφων με εισαγωγή τους σε βάση δεδομένων (import) ή διαχείριση τους στο σημείο (κατάλογο) που βρίσκονται, εκτός του DMS. 15 Απεικόνιση της ιεραρχικής δομής των καταλόγων που αποθηκεύονται τα έγγραφα σε μορφή δέντρου για τους χρήστες. 16 Μηχανισμοί τήρησης εκδόσεων(versioning) των εγγράφων. 17 Μηχανισμοί διαχείρισης σαρωμένων εγγράφων με πρωτόκολλο TWAIN/ISIS, με δυνατότητα μαζικής εισαγωγής δεδομένων από scanner, υποστήριξη batch διαδικασιών και χρονικό προγραμματισμό τους. 18 Μηχανισμοί υποστήριξης εικόνων (images) και πολυμέσων, πρόσθεσης σημειώσεων, επισυνάψεις και ενεργές συνδέσεις μεταξύ των εγγράφων. 19 Μηχανισμοί και προγραμματισμός ροών εργασίας(work-flow) μέσω γραφικού interface (με χρήση εικονιδίων για κάθε ενέργεια). 20 Μηχανισμοί ροών διακίνησης εντύπων (Form-Flow) με προσδιορισμό των επιθυμητών ενεργειών βάσει κανόνων (ανά χρήστη, με βάση τη χρονική στιγμή, κλπ). 21 Όλες οι λειτουργίες του συστήματος (document management,work flow,κλπ) πρέπει να αποτελούν ένα ενιαίο περιβάλλον για τον χρήστη. 22 Δυνατότητα διαχείρισης όλων των τύπων εγγράφων και δεδομένων. 23 Υποστήριξη σύνθετων εγγράφων (compound documents). 24 Υποστήριξη του πρωτοκόλλου MAPI/MS Exchange για την διακίνηση αλληλογραφίας με πλήρη ενσωμάτωση του MS Outlook στους χρήστες (οι χρήστες θα πρέπει να λαμβάνουν τα μηνύματα του λογισμικού στο Outlook Inbox). 25 Πρόσβαση στο σύστημα με κωδικό ασφαλείας ανά χρήστη. Δυνατότητα επιλογής χρήσης του ονόματος χρήστη(username) και του κωδικού ασφαλείας που διατηρείται στο Active Directory των Windows Πλήρης Online context sensitive βοήθεια στην Ελληνική γλώσσα για όλες τις οθόνες και τα πεδία της εφαρμογής. 27 Παραμετροποίηση της φόρμας χαρακτηρισμού των εγγράφων με δυνατότητα προσθαφαίρεσης πεδίων και καθορισμό των δικαιωμάτων πρόσβασης (read/write)σε κάθε πεδίο ανά χρήστη. 28 Υποστήριξη δίγλωσσου(ελληνικού-αγγλικού) περιβάλλοντος λειτουργίας (menus, field labels, etc)ανά χρήστη, με υποστήριξη της Ελληνικής γλώσσας σε όλα τα πεδία της εφαρμογής. 29 Έξυπνη λειτουργία αναζήτησης εγγράφων και περιεχομένου με δυνατότητες παραπλήσιας και full text αναζήτησης σε όλο το περιεχόμενο της βάσης δεδομένων και εκτός αυτής με πλήρη υποστήριξη για Ελληνικούς και Αγγλικούς χαρακτήρες. 30 Ενσωματωμένη γεννήτρια αναφορών(report generator) για να δημιουργούνται εύκολα νέες αναφορές που θα χρειαστούν μελλοντικά. 31 Προηγμένες / εξελιγμένες λειτουργίες σε παραγωγή δυναμικών 19

20 αναφορών (Ελληνική & Αγγλική γλώσσα). Θα πρέπει αν υπάρχει δυνατότητα άμεσης εισόδου (π.χ με click ή double click)σε έγγραφα που θα εμφανίζονται στην οθόνη μετά από αναζήτηση (active links). 32 Δυνατότητα καθορισμού του περιβάλλοντος λειτουργίας και του εμφανιζόμενου περιεχομένου ανά χρήστη (personalization). 33 Προηγμένες δυνατότητες σχεδιασμού και συμπλήρωσης φορμών/εντύπων (forms/templates/drop lists). 34 Άνοιγμα των αρχείων για επεξεργασία με το αντίστοιχο πρόγραμμα που είναι εγκατεστημένο στον υπολογιστή του χρήστη, ανάλογα με τον τύπο του αρχείου (π.χ MS Word για τα doc αρχεία). 35 Δυνατότητα επιλογής για κάθε χρήστη ανοίγματος αρχείων απ ευθείας από τον server ή αποθήκευσης(downloading) αρχείων στον υπολογιστή του χρήστη. 36 Ενσωματωμένοι μηχανισμοί για προβολή εγγράφων με χρήση ειδικών viewers. 37 Μηχανισμοί καταγραφής ανά χρήστη για κάθε κίνηση που πραγματοποιείται. 38 Καταγραφή και προβολή στατιστικών στοιχείων. 39 Υποστήριξη για επικοινωνία πάνω από firewalls και VPN γραμμές. 20

21 2.3 Η Αρχιτεκτονική του συστήματος Η σουίτα Hummingbird DM είναι κτισμένη σε αρχιτεκτονική τριών επιπέδων (Three Tier)αποτελούμενη από επίπεδο δεδομένων (Data Tier), επίπεδο πρόσβασης (Transactional Tier) και επίπεδο χρήστη (Client Tier). Το Data Tier, ή Hummingbird Repository, αποτελείται από : Μια SQL βάση δεδομένων (database) που περιέχει την βιβλιοθήκη DM (DM library). Τον χώρο αποθήκευσης αρχείων (file store) που αποτελείται από έναν ή περισσότερους document servers και Ένα full-text ευρετήριο των αποθηκευμένων δεδομένων. Εικόνα 2. Αρχιτεκτονική Hummingbird 16 Οι πληροφορίες που αφορούν τα έγγραφα, οι φόρμες και οι πληροφορίες των χρηστών αποθηκεύονται στη βάση δεδομένων ενώ τα πραγματικά έγγραφα αποθηκεύονται στους document servers. Ο Document server μπορεί να είναι ένας ειδικά διαμορφωμένος server ή κάποιος μοιραζόμενος δίσκος. Η ανοιχτή αρχιτεκτονική υποστηρίζει την επέκταση του συστήματος σε κάθε ένα από τα τρία επίπεδα παρέχοντας μέγιστη ευελιξία στις αυξανόμενες απαιτήσεις της ΕΟΑΕ. 16 Hummingbird (2006), (ημ/νία επίσκεψης: Ιαν. 2006) 21

22 2.4 Περιβάλλον Εργασίας 17 Το περιβάλλον εργασίας του τελικού χρήστη είναι το πρόγραμμα πλοήγησης διαδικτύου (Internet Explorer) μέσα από το οποίο προσφέρεται ένα εξαιρετικά μεγάλο εύρος λειτουργικών δυνατοτήτων που υποστηρίζει το σύστημα. Η εισαγωγή ενός χρήστη στην εφαρμογή διαχείρισης εγγράφων της Hummingbird γίνεται με τη χρήση συνθηματικών κωδικών, που είναι μοναδικοί και καθορίζουν τα δικαιώματα πρόσβασής του στο σύστημα(εικόνα 3) Εικόνα 3. Οθόνη εισαγωγής του χρήστη στο DMS Το περιβάλλον εργασίας Enterprise WebTop αποτελεί μία «ομπρέλα» από συνεργαζόμενα υποσυστήματα. Ενσωματώνει το διαδικτυακό περιβάλλον αρχειοθέτησης και αναζήτησης εγγράφων (Hummingbird Document Management WebTop), την εισαγωγή και διαχείριση των ηλεκτρονικών εγγράφων Hummingbird DM (Document Management-Διαχείριση εγγράφων) καθώς και το περιβάλλον διαχείρισης ροών εργασίας( Enterprise Workflow). 17 Εγχειρίδιο τελικών χρηστών (User Manual),παραδοτέο εκπαίδευσης για το έργο 22

23 Η πρώτη οθόνη(εικόνα 4) που εμφανίζεται στο χρήστη είναι η παρακάτω και περιλαμβάνει μια σειρά καρτελών που περιέχουν θεματικές ενότητες λειτουργιών : Εικόνα 4. Οθόνη υποδοχής του συστήματος 23

24 Η καρτέλα Resources (Πόροι) περιλαμβάνει τους δηλωμένους πόρους του συστήματος. Αυτή η καρτέλα αποτελεί και τον βασικό πληροφοριακό ιστό του συστήματος με τον οποίο δουλεύει ο τελικός χρήστης Εικόνα 5. Οθόνη περιβάλλοντος εργασίας Στην παραπάνω οθόνη εμφανίζονται σε δενδροειδή διάταξη οι επιμέρους πόροι του συστήματος. Η επιφάνεια εργασίας Hummingbird DM περιλαμβάνει τα εξής: 1. Δενδροειδή μορφή πλοήγησης. Σε αυτό το μέρος της οθόνης ο χρήστης μπορεί να ανατρέξει για γρήγορες αναζητήσεις και να μεταβεί από το περιβάλλον διαχείρισης εγγράφων στο περιβάλλον διαχείρισης ροών εργασίας. [1] 2. Εντολή My Options. Ενεργοποιεί τη σελίδα παραμετροποίησης του περιβάλλοντος εργασίας στα μέτρα του κάθε χρήστη.[2] 3. Εντολή Advanced. Γρήγορη αναζήτηση εγγράφων με χρήση μηχανισμών συνδυασμού διαφορετικών κριτηρίων αναζήτησης.[3] 4. Δυνατότητες δημιουργίας νέου καταλόγου (Folder), νέου χώρου προσωρινής εργασίας αρχείων (Workspace), νέου εγγράφου (New Document) και εισαγωγής νέου εγγράφου (Import Document).[4] 5. Πληροφορίες πάνω σε συγκεκριμένο έγγραφο.[5] 24

25 Κατά την είσοδό του χρήστη στην ηλεκτρονική βιβλιοθήκη του συστήματος οι εμφανιζόμενες σε αυτόν εγγραφές αποτελούν τα πιο πρόσφατα έγγραφα πάνω στα οποία έχει δουλέψει ο ίδιος ή η ομάδα στην οποία ανήκει. Για κάθε έγγραφο υπάρχουν στη διάθεση του χρήστη συνοπτικές πληροφορίες σχετικά με το όνομα του συντάκτη, την ημερομηνία σύνταξης,, τον αριθμό του εγγράφου, την βιβλιοθήκη στην οποία ανήκει κ.τ.λ.). Δίπλα από κάθε έγγραφο της λίστας υπάρχει το εικονίδιο δημιουργίας του αντίστοιχου αρχείου (π.χ. το εικονίδιο για αρχεία κειμένου MS- Word). Υπάρχει ακόμη και η δυνατότητα εμφάνισης των καταλόγων (Folders) που έχουν δημιουργηθεί από το χρήστη. Το σύστημα επιτρέπει και την επισκόπηση εγγράφου χωρίς να απαιτείται η ενεργοποίηση της εφαρμογής που δημιούργησε το έγγραφο. 25

26 Εισαγωγή Εγγράφου Η δυνατότητα εισαγωγής ενός εγγράφου στο σύστημα αποτελεί τον βασικό μηχανισμό αρχειοθέτησης. Ο χρήστης δημιουργεί και σώζει το έγγραφο (π.χ. στον τοπικό σταθμό εργασίας) με μια εφαρμογή (όπως το πακέτο εφαρμογών MS- Office).Το έγγραφο πρέπει κατόπιν να εισαχθεί στο σύστημα για χαρακτηρισμό και αρχειοθέτηση. Στο στάδιο αυτό ο χρήστης γνωρίζει τον τύπο του εγγράφου που θέλει να εισάγει καθώς και το είδος της Αλληλογραφίας που ανήκει. Η εισαγωγή εγγράφου πραγματοποιείται με την εκτέλεση 3 βημάτων. Βήμα 1 ο : Επιλογή είδους αλληλογραφίας Αρχικά ο χρήστης ενεργοποιεί το αντίστοιχο κουμπί για την εισαγωγή εγγράφου. Αμέσως μετά ο χρήστης καλείται να επιλέξει το είδος της Αλληλογραφίας (Εισερχόμενη, Εξερχόμενη, Εσωτερική) μέσα από την εφαρμογή δημιουργίας του εγγράφου. Τα έγγραφα που έχουν τη δυνατότητα να εισαχθούν στο σύστημα είναι σαρωμένα έγγραφα, εικόνες (jpg, tif κλπ) και ηλεκτρονικά έγγραφα κάθε είδους (MS Office, s, video, AutoCAD κλπ. ). Η ΕΟΑΕ έχει αποφασίσει να εισάγει στο σύστημα όλα τα έγγραφα που την αφορούν και δημιουργούνται εντός εταιρίας (αλληλογραφία, εισηγήσεις, αποφάσεις κλπ.) και όλα τα εισερχόμενα έγγραφα που αποστέλλονται από τρίτους. Εικόνα 6. Οθόνη επιλογής εφαρμογής για την εισαγωγή εγγράφου 26

27 Βήμα 2 ο : Χαρακτηρισμός εγγράφου Μετά την επιλογή του είδους της Αλληλογραφίας και της εφαρμογής που το δημιούργησε, επόμενο βήμα είναι ο χαρακτηρισμός του εγγράφου όπου ο χρήστης καλείται να συμπληρώσει εκείνα τα δεδομένα που χαρακτηρίζουν το έγγραφο και αποτελούν κλειδιά αναζήτησής του μέσα στο σύστημα (indexing). Ανάλογα με την επιλογή του είδους της Αλληλογραφίας εμφανίζεται η αντίστοιχη profile-κάρτα με τα δικά της πεδία. Η επιλογή των πεδίων αποτελεί αντικείμενο παραμετροποίησης και διαφοροποιείται για κάθε πελάτη του λογισμικού. Η ΕΟΑΕ μετά από την κατάλληλη ανάλυση, έχει επιλέξει τα πεδία που απαιτούνται. Ο χρήστης συμπληρώνει στην profile-κάρτα τα απαιτούμενα πεδία (required fields) ανάλογα με τα δικαιώματα που του έχουν αποδοθεί. Τα δεδομένα αυτής χαρακτηρίζουν το νέο έγγραφο και αποθηκεύονται ως μεταδεδομένα(metadata) στη βάση δεδομένων. Βήμα 3 ο : Σύνδεση και αποθήκευση εγγράφου. Στο βήμα αυτό ο χρήστης καλείται να επιλέξει το έγγραφο που έχει δημιουργήσει στο βήμα 1 ο και να το συνδέσει μέσω της διαδικασίας upload, με την αντίστοιχη profileκάρτα(βήμα 2 ο ). Του δίνεται η δυνατότητα μέσω του πλήκτρου Browse για εντοπισμό και επιλογή του αντίστοιχου εγγράφου. Ολοκληρώνει τη διαδικασία εισάγοντας το έγγραφο στο DM περιβάλλον (Upload). Εικόνα 7. Οθόνη επιλογής εγγράφου για σύνδεση 27

28 Εικόνα 8. Επιλογή συγκεκριμένου εγγράφου Το σύστημα δίνει την επιπλέον δυνατότητα στο χρήστη εισαγωγής ενός εγγράφου με τη χρήση προτύπων. Εικόνα 9. Οθόνη εμφάνισης Δημοσίων Φακέλων Από το φάκελο Προτύπων Εγγράφων, επιλέγει το επιθυμητό και ακολουθεί τη διαδικασία εισαγωγής που έχει περιγραφεί παραπάνω. Τα πρότυπα έγγραφα είναι αυτά που χρησιμοποιεί η ΕΟΑΕ για να καλύψει τις απαιτήσεις της. 28

29 Παρέχεται στο χρήστη η δυνατότητα να εμφανίσει το έγγραφο είτε μέσα από την εφαρμογή που δημιουργήθηκε (Native) με την προϋπόθεση ότι αυτή υπάρχει στον τοπικό σταθμό εργασίας του χρήστη- είτε μέσω ενός ενσωματωμένου προγράμματος του συστήματος που υποστηρίζει την εμφάνιση διαφορετικών αρχείων (DM Viewers). Εναλλακτικά υποστηρίζεται και η εμφάνιση αρχείων με HTML-viewer. Εικόνα 10. Οθόνη εμφάνισης εγγράφου 29

30 Επεξεργασία και Διαχείριση Εγγράφου 18 Από τη στιγμή που ένα έγγραφο εισαχθεί στο σύστημα, ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να το επεξεργαστεί με διάφορους τρόπους. Το σύστημα δίνει τη δυνατότητα στο χρήστη να διαχειριστεί τα έγγραφα στα οποία έχει πρόσβαση με πολλαπλούς τρόπους : Σύνδεση του εγγράφου με την profile-κάρτα(indexing-εικόνα 11) και αρχειοθέτηση. Εικόνα 11. Indexing εγγράφου Εμφάνιση εγγράφου με χρήση ειδικών viewer ή ακόμα και με την πρωτογενή εφαρμογή δημιουργίας τους και χρήση (εκτύπωση, επέμβαση). Ο παραπάνω τρόπος διαχείρισης σχετίζεται με την επισκόπηση των εγγράφων για την οποία ισχύουν τα εξής : Η επισκόπηση εγγράφου είναι ένας εύκολος και γρήγορος τρόπος για να μπορέσει ο χρήστης να δει και τυπώσει ένα έγγραφο. Τη στιγμή που ο χρήστης επιλέγει το θέμα κάποιου εγγράφου αυτόματα εκείνη τη στιγμή τότε καθίσταται σε αυτόν προσβάσιμη η δυνατότητα επιλογής των viewers. 18 Εγχειρίδιο τελικών χρηστών (User Manual), παραδοτέο εκπαίδευσης για το έργο 30

31 Επιλογές Viewers Η εφαρμογή παρέχει τρεις viewers οι οποίοι είναι: HTML Viewer, συνίσταται για την επισκόπηση αρχείων που βρίσκονται σε ηλεκτρονικά επεξεργάσιμη μορφή (Word, Excel, PowerPoint, κ.α.). Ο χρήστης μπορεί να επιλέξει τον συγκεκριμένο viewer μόνο αν θέλει να δει το έγγραφο και όχι να το τυπώσει. DM Viewer, μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την επισκόπηση όλων των μορφών αρχείων και αποτελεί τον βασικό Viewer της εφαρμογής. Ο χρήστης θα μπορεί με την χρήση αυτού του viewer να κάνει επισκόπηση στα έγγραφα και να τυπώσει τα έγγραφα τα οποία έχουν εισαχθεί στο σύστημα με την μορφή εικόνας (τύπος αρχείου ). Native Viewer, είναι προτιμότερο να χρησιμοποιείται για την εκτύπωση εγγράφων Word τα οποία έχουν υποστεί ειδική μορφοποίηση Εικόνα 12. Δυνατότητες εμφάνισης ενός εγγράφου Δέσμευση και αποδέσμευση (Check-in & Check-out) H καρτέλα Checked Out περιέχει τα προσωρινώς δεσμευμένα έγγραφα. Όταν δεσμεύεται ένα έγγραφο κλειδώνεται και γίνεται checked out ( ) με προσωρινή αντιγραφή στο σκληρό δίσκο του υπολογιστή του εν λόγω χρήστη ενώ οι υπόλοιποι χρήστες έχουν δικαιώματα μόνο-ανάγνωσης μέχρι να αποδεσμευθεί πάλι το έγγραφο από τον συγκεκριμένο χρήστη μέσω του μηχανισμού Checked In ( ) και επαναφορά του από το σκληρό δίσκο του παραπάνω υπολογιστή στη βιβλιοθήκη των εγγράφων. Εναλλακτικά προσφέρεται η δυνατότητα απλού κλειδώματος του 31

32 εγγράφου ( ) και αντίστοιχου ξεκλειδώματος ( )- ώστε να μην είναι τροποποιήσιμο από άλλους χρήστες χωρίς όμως να αντιγραφεί στο σκληρό δίσκο υπολογιστή Προσθήκη σχολίων και σημειώσεων (annotations) Συσχέτιση με άλλα έγγραφα (σχετικά, απαντήσεις) Υπάρχει επίσης και η καρτέλα Related Items για εμφάνιση ή/και δημιουργία συσχετισμών με το επιλεγμένο έγγραφο. Δημιουργία συνημμένων Επιθεώρηση Ιστορικού κάθε εγγράφου Επιλέγοντας ένα συγκεκριμένο αρχείο ο χρήστης μπορεί να πραγματοποιήσει τις παρακάτω ενέργειες μέσω του εικονιδίου ( ) More Actions. Εικόνα 13 Επιλογές από κουμπί More Actions 32

33 Εμφανίζεται μία λίστα ενεργειών όπου ο χρήστης μπορεί Να τοποθετήσει το επιλεγμένο αρχείο σε κατάλογο (Add to Folder) Να τοποθετήσει το επιλεγμένο αρχείο στο χώρο προσωρινής εργασίας (Add to Workspace) Να κάνει επισκόπηση στα συνημμένα σαρωμένου εγγράφου (Attachments) Να δημιουργήσει αντίγραφο της profile-κάρτας για ένα νέο αρχείο (Copy) Να διαγράψει το αρχείο ως οντότητα (Delete) ή μόνο το περιεχόμενό του (Del Content) Να κρατήσει ένα αντίγραφο τοπικά στο δίσκο μέσω της διαδικασίας Download (Get Copy) Να δει την ιστορικότητα του αρχείου (History) Να καταστήσει το έγγραφο ως αρχείο μόνο-ανάγνωσης ή να αναιρέσει την επιλογή αυτή (Make/Remove Read-Only) Να καταστήσει μία έκδοση του αρχείου δημοσιεύσιμη (Publish) Να τοποθετήσει το αρχείο στην ουρά για διαγραφή από το διαχειριστή εφόσον ο ίδιος δεν έχει δικαίωμα διαγραφής (Queue for Del) Να κάνει επισκόπηση των σχετιζόμενων αρχείων με το επιλεγμένο (Show Related Items) Να κάνει επισκόπηση ή να δημιουργήσει νέες εκδόσεις του αρχείου (Versions) Να εξακριβώσει τους καταλόγους που χρησιμοποιείται το επιλεγμένο αρχείο (Where Used) Ευέλικτη δημιουργία αναθεωρήσεων (versioning) Το λογισμικό υποστηρίζει πλήρως διαδικασία version control παρέχοντας παράλληλα τη δυνατότητα καταχώρησης σχολίων κατά τη δημιουργία τους. Όταν ένα αρχείο χρειάζεται επεξεργασία μέσα από τη εφαρμογή δημιουργίας του η διαδικασία versioning γίνεται με τον παρακάτω τρόπο : 33

34 Από τη βιβλιοθήκη των εγγράφων ο χρήστης επιλέγει το έγγραφο στο οποίο θέλει να εισάγει μια νέα έκδοση ή υποέκδοση ενεργοποιώντας το αντίστοιχο εικονίδιο που καλύπτει αυτή τη λειτουργία. Ο χρήστης επιλέγει την εγγραφή που εμφανίζεται και αυτόματα ενεργοποιείται μια σειρά ενεργειών με τη μορφή εικονιδίων.(εικόνα 13) Εικόνα 14. Δημιουργία αντιγράφου για εισαγωγή του ως νέας έκδοσης Ο χρήστης κατεβάζει στον τοπικό σταθμό εργασίας ένα αντίγραφο της προηγούμενης έκδοσης του εγγράφου για περαιτέρω επεξεργασία Στη συνέχεια κάνει τις τροποποιήσεις που επιθυμεί στο έγγραφο του και το αποθηκεύει με ένα καινούριο, συναφές όνομα. Στην περίπτωση που θέλει ο χρήστης να κάνει versioning ενός σαρωμένου εγγράφου το οποίο δε χρειάζεται περαιτέρω επεξεργασία ακολουθεί την παρακάτω διαδικασία : Τη χρονική στιγμή που ο χρήστης έχει επιλέξει το έγγραφο του, μπορεί με τα αντίστοιχα κουμπιά να εισάγει νέα έκδοση ή υποέκδοση του αρχείου, ανάλογα με το τι θέλει να κάνει. Στη συνέχεια εισάγει το νέο σαρωμένο έγγραφο. Σαν τελικό αποτέλεσμα στη λίστα εμφάνισης όλων των εκδόσεων ενός αρχείου εμφανίζεται μία πρόσθετη εγγραφή με την ημερομηνία, την ώρα και το όνομα του δημιουργού της νέας έκδοσης όπως στην παρακάτω εικόνα.(εικόνα 14) Εικόνα 15. Εμφάνιση αποτελέσματος εισαγωγής νέας έκδοσης αρχείου 34

35 2.5 Άλλες Δυνατότητες Διαχείρισης Εγγράφων 19 Το περιβάλλον Hummingbird DM υποστηρίζει απεριόριστο αριθμό τύπων εγγράφων, παρέχοντας δυνατότητες πλήθους ρυθμίσεων για τον καθένα. Μεταξύ των άλλων, μερικές από τις δυνατότητες που παρέχονται από το σύστημα είναι και οι παρακάτω : Η λειτουργία του FTR (Full Text Retrieve) Το σύστημα, μέσω του Search Server, διαθέτει λειτουργίες Full Text Retrieval με τις οποίες ο χρήστης μπορεί να υλοποιήσει αναζητήσεις με μια ποικιλία τύπων δεδομένων όπως συνδυασμένες αναζητήσεις, κανόνες αναζήτησης και σύνθεσης αυτών κ.τ.λ. Επιπλέον υπάρχει η δυνατότητα προεπιλογής της ενεργοποίησης ή απενεργοποίησης του FTR. Η λειτουργία αυτή παρέχει τη δυνατότητα να αποκλείονται από τη διαδικασία FTR, έγγραφα και πληροφορίες που ανήκουν σε ένα συγκεκριμένο τύπο εγγράφου, με σκοπό να μην επιβαρύνεται η Search engine. Αρχιτεκτονική αποθήκευσης Το Hummingbird DM παρέχει τη δυνατότητα της επιλεκτικής αποθήκευσης των εγγράφων στα αποθηκευτικά μέσα του δικτύου. Έτσι με τα κριτήρια που θέτει ο διαχειριστής του συστήματος μπορεί να δρομολογηθεί η μεταφορά των εγγράφων από ένα αποθηκευτικό μέσο σε ένα άλλο, ανάλογα με τις εκάστοτε ανάγκες. Με τη λειτουργία αυτή καθίσταται επιπλέον δυνατή η μεταφορά εγγράφων διαφορετικών βιβλιοθηκών. Πρόσβαση στα έγγραφα μέσω Web Η πρόσβαση στα έγγραφα μέσω WEB είναι μια ακόμα από τις δυνατότητες που προσφέρει το σύστημα στους χρήστες του. Το λογισμικό αρχειοθέτησης και διαχείρισης εγγράφων λειτουργεί σύμφωνα με την πλατφόρμα Web browser/web server : Hummingbird DM Web Server: Προσφέρει τη δυνατότητα χρήσης του συστήματος στο περιβάλλον του διαδικτύου, είτε πρόκειται για intranet, extranet ή και internet απομακρυσμένους χρήστες. Η χρήση ενός δημοφιλούς προγράμματος πλοήγησης(web browser) και μόνο, είναι αρκετή για την πρόσβαση στο σύστημα. Το περιβάλλον αυτό είναι διαθέσιμο και στους διαχειριστές του συστήματος, έτσι ώστε να διαχειρίζονται όλες τις λειτουργίες ανεξάρτητα από την τοποθεσία που βρίσκονται. Συμπερασματικά, όλα τα λειτουργικά χαρακτηριστικά που απαιτούνται, υποστηρίζονται πλήρως και με χρήση web browser. Το περιβάλλον εργασίας με χρήση web browser ονομάζεται WebTop. Ενσωματωμένα εργαλεία Διαχείρισης Το σύστημα DM για τις ανάγκες της προσαρμογής του στις ανάγκες του Οργανισμού διαθέτει και κάποια ενσωματωμένα εργαλεία διαχείρισης. Ένα από αυτά είναι και το 19 Τεχνική προσφορά 35

36 DM Designer, ειδικό εργαλείο παραμετροποίησης της βάσης δεδομένων αλλά και δημιουργίας οθονών διαχείρισης (φόρμες αρχειοθέτησης, αναζήτησης, λίστες αποτελεσμάτων). Τ ο λογισμικό Hummingbird DM μέσα από το υποσύστημα του, Hummingbird Imaging, προσφέρει δυναμική λύση για τις ανάγκες διαχείρισης ψηφιοποιημένων εικόνων. Επιτρέπει δηλαδή στους χρήστες να ολοκληρώνουν και να διαχειρίζονται σαρωμένα έγγραφα, faxes και άλλες ηλεκτρονικές εικόνες που βρίσκονται στο δίκτυο. Επιπρόσθετα υπάρχουν προρυθμίσεις για την σάρωση συγκεκριμένων τύπων εικόνας, ανάλογα με την ιδιαιτερότητα και τις απαιτήσεις της, προκειμένου να βελτιώνεται το αποτέλεσμα των κακής ποιότητας εγγράφων. 2.6 Ροές Εργασίας ( Workflows) 20 Οι εφαρμογές EDMS που υλοποιεί η ΕΟΑΕ συνοδεύονται και από την τεχνολογία Workflow. Το υποσύστημα Hummingbird Enterprise Workflow 2004 είναι ένα ολοκληρωμένο προϊόν διαχείρισης ροών εργασίας το οποίο αποτελεί και κομμάτι της Ολοκληρωμένης Σουίτας Διαχείρισης Εγγράφων και Περιεχομένου Hummingbird. Η ΕΟΑΕ χρησιμοποιώντας αυτή την τεχνολογία θα αυτοματοποιήσει αρχικά τις εταιρικές διαδικασίες διαχείρισης της αλληλογραφίας της (συμβατικής και μη) και παρακολούθησης αποφάσεων της Διοίκησης. Όλοι οι χρήστες, απομακρυσμένοι και μη, έχουν τη ίδια δυνατότητα πρόσβασης στο σύστημα ανάλογα με τα δικαιώματά τους έτσι ώστε ο κατάλληλος χρήστης να λαμβάνει τα έγγραφα που τον αφορούν με ασφάλεια και με ταχύτητες διαδικτύου. Οι χρεώσεις ενεργειών και η παρακολούθηση των συγκεκριμένων δράσεων υλοποιούνται αυτόματα από το σύστημα. Μέσα από την καρτέλα Resources (Πόροι) και στο τμήμα όπου αναφέρονται οι ροές εργασίας (Enterprise Workflow) ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να δημιουργήσει μια ροή εργασίας και να τη δρομολογήσει Εικόνα 16. Οθόνη επιλογής ροής εργασίας 20 Εγχειρίδιο χρήστη (User Manual), διεκπεραίωση Ροής Εργασιών 36

37 Πρέπει να επιλέξει μια ήδη σχεδιασμένη ροή από τις πρότυπες που εμφανίζονται στην οθόνη του. Ο χρήστης επιλέγει την κατάλληλη ροή εργασίας και προχωράει στο επόμενο βήμα. Στο σημείο αυτό πρέπει να επισημανθεί ότι όλες οι ροές δεν εμφανίζονται σε όλους τους χρήστες και αυτό οφείλεται στα δικαιώματα που τους αποδίδονται ανάλογα με τις αρμοδιότητες τους. Οι Ροές αυτές σχεδιάστηκαν με βάση τις λειτουργικές διαδικασίες που χρησιμοποιεί η ΕΟΑΕ για την κάλυψη των συγκεκριμένων αναγκών. Υπάρχουν συγκεκριμένες ροές εργασιών που έχουν υλοποιηθεί ανά εφαρμογή. Εικόνα 17. Οθόνη χαρακτηρισμού της επιλεγμένης ροής εργασίας Ο χρήστης δίνει όνομα στη νέα ροή εργασίας,την ημερομηνία που πρέπει να ξεκινήσει καθώς και την προτεραιότητα που πρέπει να τη διακρίνει. Ο χρήστης προαιρετικά μπορεί να συμπληρώσει την ώρα έναρξης της ροής καθώς επίσης και να εισάγει μια συνοδευτική περιγραφή της ροής. Επόμενο βήμα του χρήστη είναι να συνδέσει το υπάρχον έγγραφο-εφόσον αυτό υπάρχει- με την αντίστοιχη ροή εργασίας μέσα από τις επιλογές που του προσφέρει το σύστημα για προσθήκη εγγράφου από τον τοπικό σταθμό εργασίας ή από το περιβάλλον DM. Το έγγραφο αυτό συνοδεύει τη ροή σε όλα τα βήματά της. Σ αυτό το σημείο ο χρήστης μπορεί να ολοκληρώσει τη δημιουργία της ροής του. 37

38 Ο χρήστης έχει 3 δυνατότητες : 1) πρόσθεση ροής 2)να βλέπει τις ροές που έχει δημιουργήσει ή συμμετέχει και 3) να βλέπει την προσωπική του λίστα (Worklist) με τις εκκρεμότητες. Εικόνα 18. Οθόνη ολοκλήρωσης μιας νέας ροής εργασίας Worklist είναι η προσωπική λίστα του κάθε χρήστη, η οποία περιλαμβάνει όλες εκείνες τις ενέργειες (tasks) που αποτελούν τις εκκρεμότητες του και πρέπει να τις επεξεργαστεί. Αποτελεί σημαντική λειτουργία του συστήματος γιατί δίνει στον χρήστη να έχει συνεχώς ενημερωμένη μια λίστα εκκρεμοτήτων, ενημερώσεων κλπ. Η τρίτη δυνατότητα (View Worklist ) δίνει επομένως τη δυνατότητα στο χρήστη να βλέπει τις ενέργειες- εκκρεμότητες του, οι οποίες εμφανίζονται στη λίστα του με έντονη γραμματοσειρά (bold)όταν δεν έχουν ανοιχτεί,όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα.(εικόνα 19) Εικόνα 19. Οθόνη εμφάνισης εκκρεμοτήτων-ενεργειών 38

39 Όταν ο χρήστης επιλέγει μια εγγραφή από τη λίστα εκκρεμοτήτων, δηλαδή πρέπει να ενεργήσει για κάτι, έχει τις παρακάτω δυνατότητες: Μέσα από την καρτέλα History μπορεί να δει την ιστορία της ροής εργασίας Η καρτέλα Attachments δίνει στο χρήστη τη δυνατότητα να ελέγξει τα συνημμένα της ροής Μέσω της καρτέλας Details μπορεί να επεξεργαστεί περαιτέρω τη ροή. Στην καρτέλα Details ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να εκτυπώσει την κατάσταση της ροής ( επιλογής ( ) Print, να προσθέσει σχόλια στην ίδια τη ροή μέσω της ) Add Comment, να τροποποιήσει λεπτομέρειες μέσω της επιλογής ( ) Edit Detail και εφόσον ελέγξει αυτά που χρειάζονται, να ολοκληρώσει το βήμα της συγκεκριμένης ροής εργασίας ενεργοποιώντας την επιλογή ( ) Mark as complete. Ο χρήστης πρέπει να δίνει μεγάλη σημασία στην επιλογή Mark as complete επειδή αποτελεί απαραίτητη προϋπόθεση για να ολοκληρωθεί η ροή την οποία ξεκίνησε και να προχωρήσει στον επόμενο αποδέκτη. Εικόνα 20. Οθόνη επεξεργασίας ενός βήματος μιας ροής εργασίας 39

40 Μετά την ολοκλήρωση του συγκεκριμένου βήματος της ροής, κάποιες φορές ο χρήστης καλείται να επιλέξει τον επόμενο παραλήπτη του εγγράφου. Οι επιλογές που εμφανίζονται στη λίστα εξαρτώνται από τον τύπο και τις εναλλακτικές επιλογές του βήματος της συγκεκριμένης ροής εργασίας.(εικόνα 21) Το βήμα που πραγματοποιεί ένας χρήστης σε μια ροή εργασίας αποτελεί τελικά την δρομολόγηση του εγγράφου στον επόμενο αποδέκτη. Εικόνα 21. Οθόνη ενέργειας προς ολοκλήρωση μιας ροής εργασίας Η συγκεκριμένη εκκρεμότητα-ενέργεια εξαφανίζεται από τη λίστα εκκρεμοτήτων(worklist) και εμφανίζεται στη λίστα εκκρεμοτήτων του νέου αποδέκτη που εμπλέκεται στο επόμενο βήμα της ροής εργασίας. 40

41 Αναζήτηση Εγγράφων και Δημιουργία Αναφορών Το σύστημα όμως παρέχει και άλλου είδους δυνατότητες όπως αυτή των Quick Searches.Χρησιμοποιεί την ενσωματωμένη και μια από τις καλύτερες και δημοφιλέστερες μηχανές αναζήτησης σε διεθνές επίπεδο, την Hummingbird SearchServer. Η μηχανή αυτή μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη δημιουργία μιας εξειδικευμένης μορφής λογικής αναζήτησης εγγράφων. Η δυνατότητα που παρέχεται σε έναν εργαζόμενο κατά τη χρήση μιας τέτοιας διαδικασίας είναι να δημιουργήσει αναζητήσεις και να εμφανίσει τα επιθυμητά αποτελέσματα βασιζόμενος σε κριτήρια που ο ίδιος θα καθορίσει. Η μηχανή Hummingbird SearchServer διαθέτει μια σειρά ισχυρών εργαλείων αναζήτησης της αποθηκευμένης πληροφορίας. Ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να αναζητήσει με πολλαπλούς τρόπους την πληροφορία που τον ενδιαφέρει(εικόνα) και να ανασύρει έγγραφα με βάση το περιεχόμενο τους(full text) ή τα δεδομένα που τα συνοδεύουν (Metadata). Το σύστημα υποστηρίζει πολλαπλούς τρόπους αναζήτησης τόσο σε ομαδικό όσο και σε ατομικό επίπεδο. Ο χρήστης μπορεί να αποθηκεύει συγκεκριμένα υποσύνολα κριτηρίων αναζήτησης τα οποία του είναι χρήσιμα στην καθημερινή του εργασία ώστε να καθίσταται εύκολη η επαναχρησιμοποίησή τους στο μέλλον. Επιπλέον κάθε δημιουργός μιας γρήγορης αναζήτησης εκτός από τη δυνατότητα να την αποθηκεύσει μπορεί να την κοινοποιήσει, να δώσει δικαιώματα χρήσης και από άλλους χρήστες, να τροποποιήσει τα κριτήρια κ.τ.λ. Εικόνα 22. Αναζητήσεις (Quick Search) 41

42 Η βασική οθόνη χρήσης γρήγορων αναζητήσεων όπου εμφανίζονται οι αναζητήσεις που έχουν ορισθεί σε ατομικό ή ομαδικό επίπεδο είναι η παρακάτω : Εικόνα 23. Κεντρική οθόνη αναζήτησης εγγράφων Το Hummingbird DM δίνει τη δυνατότητα στο χρήστη να μπορεί να κάνει χρήση μιας τυποποιημένης αναζήτησης που την ονομάζει Recently edited documents και μέσω της οποίας εμφανίζονται στο desktop τα 30 τελευταία έγγραφα με τα οποία έχει εργαστεί. Επομένως οι τελευταίες αναζητήσεις που έχει εκτελέσει ένας χρήστης μπορούν να εμφανιστούν για χρήση ανά πάσα στιγμή, και χωρίς απαίτηση συμπλήρωσης κάθε φορά των κριτηρίων αναζήτησης. Για τη διαδικασία της αναζήτησης εγγράφων δεν απαιτούνται από το χρήστη γνώσεις προγραμματισμού. 42

43 Ο χρήστης ξεκινάει τη δημιουργία μιας νέας αναζήτησης επιλέγοντας το αντίστοιχο εικονίδιο. Εικόνα 24. Οθόνη επιλογής είδους αλληλογραφίας στον ορισμό αναζήτησης Στο παράθυρο ορισμού της νέας αναζήτησης που εμφανίζεται, ο χρήστης καλείται να επιλέξει μία σειρά κριτηρίων που θα ενεργοποιούνται με τη συγκεκριμένη αναζήτηση. Αυτά είναι: Όνομα για γρήγορη επιλογή της αναζήτησης μέσα από μία λίστα διαφορετικών αναζητήσεων Επιλογή εμφάνισης της αναζήτησης στο Quick Reference Page Επίπεδο ασφάλειας με την επιλογή ομάδων που θα έχουν πρόσβαση στην συγκεκριμένη αναζήτηση. Εδώ γίνεται ο διαχωρισμός του ορισμού μεταξύ της ατομικής και της ομαδικής αναζήτησης Είδος αλληλογραφίας στο οποίο θα εφαρμόζεται η εν λόγω αναζήτηση. Επιλέγοντας την αντίστοιχη αλληλογραφία και επιβεβαιώνοντας την επιλογή με το πλήκτρο Switch, εμφανίζεται η αντίστοιχη profile-κάρτα με τα πεδία της. Εδώ ο χρήστης μπορεί να ορίσει κατά βούληση έναν συνδυασμό πεδίων που θα χαρακτηρίζει την συγκεκριμένη αναζήτηση. Ο χρήστης καλείται να επιλέξει από το πεδίο «Είδος Εγγράφου» της profileκάρτας, το είδος της αλληλογραφίας που θέλει να φιλτράρει. Στο κάτω μέρος της οθόνης επιλογής κριτηρίων με βάση το είδος της αλληλογραφίας ο χρήστης μπορεί να δώσει ένα ελεύθερο κείμενο (πεδίο Search for) και να δηλώσει αν επιθυμεί η αναζήτηση με βάση το κείμενο αυτό θα λάβει χώρα στο περιεχόμενο του εγγράφου, στα πεδία της profile-κάρτας του ή και στα δύο παραπάνω (πεδίο in: ). Προσφέρονται επομένως οι επιλογές: 43

44 o Document contents o Profile fields o Document contents and Profile fields Ο χρήστης μπορεί οποιαδήποτε στιγμή να τρέξει ή ακόμα και να αποθηκεύσει τη νέα αναζήτηση με τα κριτήρια που έχει ορίσει. Εναλλακτική δημιουργία αναζητήσεων Ο προηγούμενος τρόπος αναζήτησης περιέγραφε το βασικό τρόπο δημιουργίας αναζητήσεων μέσα στη βιβλιοθήκη των εταιρικών εγγράφων. Το σύστημα υποστηρίζει και τη δημιουργία εναλλακτικών τρόπων αναζήτησης πληροφοριών μέσω της επιλογής Advanced. Στην περίπτωση αυτή δεν αξιοποιούνται τα εξειδικευμένα κριτήρια αναζήτησης που έχουν ενσωματωθεί στο παραμετροποιημένο περιβάλλον διαχείρισης των εταιρικών εγγράφων, παρά μόνο τα προσφερόμενα τυποποιημένα κριτήρια υποστήριξης αναζητήσεων από το αρχικό προϊόν σε επίπεδο πύλης (Portal). Με την ενεργοποίηση της εντολής Advanced εμφανίζεται μία οθόνη περιγραφής των τυποποιημένων μηχανισμών αναζήτησης εγγράφων. Εικόνα 35. Οθόνη ορισμού εναλλακτικής αναζήτησης 44

45 Στην αριστερή στήλη υπάρχουν δύο καρτέλες η Search forms και η Search fields. Στην πρώτη καρτέλα (Search forms) ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να πραγματοποιήσει αναζήτηση με βάση το περιεχόμενο εγγράφων ενώ στη δεύτερη καρτέλα (Search fields) η αναζήτηση γίνεται στα πεδία των profile-καρτών. Εφόσον ο χρήστης ορίσει αναζήτηση με ελεύθερο κείμενο, δηλώνει στο πρώτο πεδίο το κείμενο που θα χρησιμεύσει ως κριτήριο αναζήτησης αφήνοντας ως default γλώσσα τα Αγγλικά, καθότι με τον τρόπο αυτό υποστηρίζεται η πολυγλωσσική αναζήτηση που περιέχει και τα Ελληνικά. Στην ίδια στήλη ακολουθούν τρεις ομάδες παραμέτρων που συντελούν στον περιορισμό της αναζήτησης και των αποτελεσμάτων της. Στην πρώτη ομάδα Look in ο χρήστης πρέπει να ορίσει τη βιβλιοθήκη στην οποία θα τρέξει η εσωτερική μηχανή αναζήτησης. Η δεύτερη ομάδα Hummingbird DM περιέχει τα βασικότερα πεδία που αποτελούν κριτήρια αναζήτησης (Author, Document name, Document number, κλπ) Η τρίτη ομάδα Display options αφορά την εμφάνιση των αποτελεσμάτων αναζήτησης στην οθόνη του συγκεκριμένου χρήστη. Δημιουργία Αναφορών Ο χρήστης έχει στη διάθεση του ένα εύχρηστο εργαλείο δημιουργίας αναφορών τις οποίες μπορεί να μορφοποιήσει εύκολα επιλέγοντας τα δεδομένα που του χρειάζονται, θέτοντας συνδυασμούς κριτηρίων και οργανώνοντας μια εκτύπωση σύμφωνα με τις απαιτήσεις του. Για τη δημιουργία αναφορών μέσα από το περιβάλλον εργασίας ο χρήστης πηγαίνει στις γρήγορες αναζητήσεις(quick Searches) και επιλέγει μια αναζήτηση, τα αποτελέσματα της οποίας θα αποτελέσουν την επιθυμητή αναφορά. Εικόνα 26. Οθόνη αποτελεσμάτων αναζήτησης 45

46 Στην οθόνη εμφάνισης των αποτελεσμάτων αναζήτησης ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να πραγματοποιήσει ταξινόμησή τους, μέσα από μια λίστα που του παρουσιάζεται με τα επιλεγμένα πεδία που έχουν χρησιμοποιηθεί ως στήλες ταξινόμησης των αποτελεσμάτων αναζήτησης. Από το σύνολο των πεδίων αυτών ο χρήστης επιλέγει εκείνα τα πεδία που επιθυμεί να περιλαμβάνονται στην αναφορά του και τα οποία θα εμφανίζονται ως πεδία φιλτραρίσματος και ταξινόμησης των αποτελεσμάτων της συγκεκριμένης αναφοράς. Μπορεί όμως να επιλέξει εκτός από τα απαραίτητα πεδία που του χρειάζονται και τη σειρά εμφάνισής τους στη συγκεκριμένη λίστα. Όταν μεταφέρει ο χρήστης τα πεδία στην επιθυμητή θέση αυτά εμφανίζονται όλα μαζί στην πρώτη καρτέλα (που ενδεχομένως να συνεχίζονται και στη δεύτερη εφόσον απαιτούνται πολλές στήλες στην αναφορά). Σαν επόμενο βήμα ο χρήστης πραγματοποιεί την επιθυμητή ενέργεια που είναι η εκτύπωση της λίστας όπου εμφανίζεται το αποτέλεσμα της αναφοράς με βάση τις επιλεγμένες στήλες. Στο σημείο αυτό έχει τη δυνατότητα να πραγματοποιήσει την αποθήκευση της αναφοράς. Εικόνα 27. Εκτύπωση λίστας αποτελεσμάτων- αναφοράς 46