MSc στη Διοίκηση και Διαχείριση Έργων και Προγραμμάτων

Transcript

1 MSc στη Διοίκηση και Διαχείριση Έργων και Προγραμμάτων E211 Διαχείριση Συμβάσεων και Προμηθειών Διάλεξη 10: Ηλεκτρονικές Προμήθειες στην πράξη Δρ. Λεωνίδας Ανθόπουλος, Επίκουρος Καθηγητής

2 Περιεχόμενα Η έννοια των κυβερνητικών προμηθειών Ασκήσεις στην τάξη

3 SFA: sales force automation CRM: customer relationship management ERP: enterprise resource planning

4 Η έννοια των κυβερνητικών προμηθειών Ορισμός: Η διαδικασία με την οποία μια κυβέρνηση αγοράζει αγαθά και υπηρεσίες από τον ιδιωτικό τομέα. Ιδιότητες: Οι επιμέρους διαδικασίες διαφέρουν μεταξύ των χωρών Στόχοι και πολιτικές είναι κοινές: Αύξηση του ανταγωνισμού μεταξύ των υποψηφίων προμηθευτών Ίσοι όροι συμμετοχής Μείωση του κόστους της διαδικασίας

5 federal procurement: 1974: πολιτικές για τις προμήθειες (Office of Federal Procurement Policy, a subdivision of the Office of Management and Budget): Δημοσιεύονται στην Federal Acquisition Regulation (FAR) Υπογράφονται από κοινού από τα Department of Defense (DoD), General Services Administration (GSA) και National Aeronautics and Space Administration (NASA) Αφορά στις προμήθειες της κυβέρνησης και των οργανισμών της Αξιολογούνται περιοδικά Διαγωνιστική διαδικασία με πρόσκληση υποβολής προτάσεων (RFP) Συμβόλαιο με τον υποψήφιο που πέτυχε το βέλτιστο αποτέλεσμα Εξαιρέσεις σε περιπτώσεις μοναδικού προμηθευτή ή σε περιπτώσεις που κάποιος υποψήφιος είναι αποδεδειγμένα καλύτερος σε επιδόσεις από τους άλλους.

6 Σύστημα προμηθειών: Δομή προμηθειών ομοσπονδιακής αρχής: Στοιχεία του 2000: Προμήθειες: $ δις Διαγωνισμοί για προμήθειες: 33,2 εκατ.

7 Κατανομή κατά μέγεθος προϋπολογισμού σε: Small or micro-purchase": προμήθειες έως $2000 εκτός των κατασκευαστικών υπηρεσιών (FAR 2.101) Simplified acquisition threshold" με όριο τις $100,000, εκτός των προμηθειών που αφορούν έργα εκτός των ΗΠΑ, καθώς και ανθρωπιστικές προμήθειες με όριο τα $200,000 (FAR 2.101) Large threshold για προμήθειες μεγαλύτερου προϋπολογισμού. Κατανομή κατά είδος προμήθειας: Διαφορετικό πλαίσιο διεργασίας (FAR) για τα είδη προμηθειών αγαθών και υπηρεσιών

8 Ηλ. Προμήθειες: Ξεκίνησαν ως πρωτοβουλία του DoD το 1993 με EDI σύστημα και VANs: FACNet (Federal Acquisition Computer Network) Διήρκησε έως τα τέλη της δεκαετίας του 90 Το FAR τροποποιήθηκε αρκετές φορές για τις ηλ. προμήθειες Εξελίσσονται στο πλαίσιο των στρατηγικών ηλεκτρονικής διακυβέρνησης (Expanding Government)

9 Συστατικά στοιχεία των δημοσίων ηλ. προμηθειών (Integrated Acquisition Environment (IAE)) κατά το 2003: Federal Procurement Data System (fdps.gov): Συλλογή και δημοσίευση εξόδων προμηθειών σε πραγματικό χρόνο (αντίθετα με το usaspending.gov) Δημοσίευση των συμβάσεων > $3000 Δεν δημοσιεύονται οικονομικές ενισχύσεις, λογαριασμοί, υπεργολαβίες Οι υπεργολαβίες δημοσιεύονται στο esrs.gov Federal Business Opportunities (FBO.gov): Centralized Contractor Registration database (Business Partner Network [BPN.gov]): Sourcing επιχειρήσεων για δημόσιες προμήθειες Past Performance Information Retrieval System (ppirs.gov): ανάδειξη αριστείας

10 Ηλ. σύστημα προμηθειών σήμερα (Integrated Acquisition Environment (IAE)): Διαχειρίζεται το σύνολο του κύκλου της προμήθειας από το sourcing έως τη διαχείριση της σύμβασης. Περιλαμβάνει τα υποσυστήματα: 1. FBO (FedBizOpps) Σημείο μιας στάσης για τη δημοσίευση διαγωνισμών > $25,000, επιτρέποντας σε υποψήφιους προμηθευτές να ενημερώνονται 2. WDOL (Wage Determinations On-Line) Σύμφωνα με τα Service Contract Act (SCA) and Davis-Bacon (DBA) αφορά στις αμοιβές και στην ασφάλιση των υπαλλήλων, στις συλλογικές συμβάσεις. 3. CCR (Central Contractor Registration) Οι υποψήφιοι προμηθευτές θα πρέπει να εγγράφονται και να επαναβεβαιώνουν την εγγραφή τους σε ετήσια βάση. Προσφέρονται πληροφορίες για πιστοποιήσεις, για το μέγεθος των επιχειρήσεων, την κλίμακα φορολογίας κλπ.

11 Ηλ. σύστημα προμηθειών σήμερα (Integrated Acquisition Environment (IAE)): Περιλαμβάνει τα υποσυστήματα (συνέχεια): 4. FedReg (Federal Agency Registration) Πληροφορίες για δημόσιους φορείς που συναλλάσσονται με άλλους. 5. ORCA (Online Representations and Certifications Application) Οι υποψήφιοι προμηθευτές ορίζουν τους αντιπροσώπους και τα δικαιολογητικά τους για το σύνολο των συμβολαίων και των διαγωνισμών μια φορά και τα επικαιροποιεί σε ετήσια βάση. 6. PPIRS (Past Performance Information Retrieval System) Προσφέρονται πληροφορίες για τις παρελθούσες συμβάσεις των προμηθευτών. 7. EPLS (Excluded Parties List System) Λίστα μη δικαιούμενων για συμμετοχή προμηθευτών και προσώπων. 8. FPDS-NG (Federal Procurement Data System-Next Generation) 9. esrs (Electronic Subcontracting Reporting System) Οι κύριοι συμβαλλόμενοι δηλώνουν τα στοιχεία των υπεργολάβων τους.

12

13 Συμπεράσματα: Τυποποιημένες διεργασίες για Προμηθευτές Αναζητήσεις διαγωνισμών κατά προϊόν, υπηρεσία, περιοχή Εγγραφή σε ενημερωτικές λίστες Εγγραφή και ενημέρωση στοιχείων και πιστοποιητικών μία φορά Δηλώσεις υπεργολαβιών Πρόσβαση σε στοιχεία συλλογικών συμβάσεων και αμοιβών Αγοραστές Δημοσίευση προσκλήσεων και περιλήψεων προσκλήσεων Αναζήτηση σε πηγές προμηθευτών (sourcing) Πρόσβαση σε στοιχεία επίδοσης Πρόσβαση σε μη έχοντες δικαίωμα συμμετοχής Πολίτες Παρακολούθηση διαγωνισμών Αναζήτηση προμηθευτών Πρόσβαση σε αναγνωρισμένες βέλτιστες προμήθειες Παρακολούθηση δημοσίων δαπανών Πρόσβαση σε στοιχεία συλλογικών συμβάσεων και αμοιβών

14 Οφέλη (2009): Εξοικονόμηση ανθρωπο-προσπάθειας: 7.8 εκατ. ανθρωπο-ώρες από 18 εκατ. Συναλλαγές Ικανοποίηση χρηστών Κόστος διεργασιών: $396 εκατ. προσωπικό, ρόλοι, βήματα διεργασιών κλπ. Εξοικονόμηση χρημάτων: $5.6 εκατ. από μείωση χρόνου $30.8 εκατ. από διαδικασιακά κόστη Τυποποίηση συστημάτων και διαδικασιών

15 Αποκεντρωμένη διαδικασία (ασύμφορη):

16 Κεντρική-ολοκληρωμένη διαδικασία (σήμερα):

17 Διαδικασία βασισμένη σε ομιχλώδεις υπηρεσίες (πρόβλεψη):

18 Προδιαγραφές του συστήματος Ηλ. Προμηθειών Πρότυπα του Federal Financial Management System Framework Πρότυπα του Federal Enterprise Architecture Framework Guaranteed Loan Direct Loan Seized Property and Forfeited Assets Managerial Cost Accounting Travel Human Resources & Payroll Benefit Insurance Core General Ledger Management Financial Non-Financial Budget Formulation Grant Financial Inventory Supplies and Materials Property Management Acquisition Revenue

19 Προδιαγραφές του συστήματος Ηλ. Προμηθειών Απαιτούμενες λειτουργικές προδιαγραφές του συστήματος

20 Προδιαγραφές του συστήματος Ηλ. Προμηθειών Απαιτούμενες τεχνικές προδιαγραφές του συστήματος

21 Διαδικασία ανάπτυξης του συστήματος προμηθειών: System Management Function που αποτελείται από τις ακόλουθες διεργασίες (processes) System Configuration (SMA) Vendor Information Maintenance (SMB) Provision/Clause Maintenance (SMC) Provision/Clause Selection (SMD) Document Control (SME) Information Access (SMF) Business Process Controls (SMG) System Interfaces (SMH) Forms Control (SMI) Audit Trails (SMJ) Intragovernmental Agreement Control (SMK)

22 Ανάλυση μιας διεργασίας: System Configuration (SMA) Περιλαμβάνει τις απαιτήσεις για την επίτευξη και διαχείριση συγκεκριμένων οντοτήτων της προμήθειας (tables, business rules, definitions και άλλων agency-configurable features) Υποχρεωτικές απαιτήσεις σε δεδομένα με τήρηση προδιαγραφών: Procurement action codes Procurement purpose Pricing/compensation type codes Solicitation method codes Competition extent codes Federal organization codes (agency codes) Alpha-2, Alpha-3 country codes Κλπ. Προαιρετικές απαιτήσεις σε δεδομένα με τήρηση προδιαγραφών: καμία

23 Φάσεις έργου ανάπτυξης συστήματος ηλ. προμηθειών

24 Μελέτη περίπτωσης Καναδάς Αρμόδιος ρυθμιστικός φορέας: Public Works Government Services Canada (PWGSC) Ρυθμιστικό πλαίσιο: 2005 Λίστα προ-επιλεγμένων προμηθευτών για προμήθειες διαρκείας των συνηθέστερων ειδών (automobiles, fuel, office supplies and professional services) Αν μια προμήθεια υπερβαίνει συγκεκριμένους προϋπολογισμούς, ακολουθείται η διαγωνιστική διαδικασία μέσω ηλεκτρονικού συστήματος Εξαιρέσεις αποτελούν θέματα ζωής, εθνική ασφάλεια, μοναδικού προμηθευτή

25 Ασκήσεις στην τάξη Επιδεικνύεται το διαδικτυακό σύστημα Να αναπτυχθεί η λογική αρχιτεκτονική ενός πληροφοριακού συστήματος διοίκησης δημοσίων προμηθειών Να προσδιοριστούν ενδεικτικές λειτουργικές προδιαγραφές για το ανωτέρω πληροφοριακό σύστημα

26 Βιβλιογραφία Drabkin, D., Thai, K. V. (2003). U.S. FEDERAL GOVERNMENT PROCUREMENT: STRUCTURE, PROCESS AND CURRENT ISSUES. In the Proceedings of International Purchasing and Supply Education and Research Association s Comparative Public Procurement Cases Workshop. Budapest, Hungary, April 10-12, U.S. Financial Systems Integration Office (2008). Federal Acquisition System Requirements, Exposure version Retrieved, May 2011 from Neef, D. (2001). e-procurement From Strategy to Implementation. Prentice Hall Neef, D. (2001). e-procurement From Strategy to Implementation. Prentice Hall publishing, ISBN