Προγραμματισμός Επιχειρησιακών Πόρων Διαχείριση Ανθρωπίνων Πόρων. Καθηγητής Δρ. Πάνος Φιτσιλής

Transcript

1 Προγραμματισμός Επιχειρησιακών Πόρων Διαχείριση Ανθρωπίνων Πόρων Καθηγητής Δρ. Πάνος Φιτσιλής

2 Βασικές περιοχές λειτουργικότητας Πιο συγκεκριμένα οι βασικές περιοχές λειτουργικότητας σε ένα πληροφοριακό σύστημα διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού είναι: Διαχείριση της οργάνωσης της επιχείρησης που επιτρέπει τον ορισμό των οργανωτικών δομών της επιχείρησης Διοίκηση προσωπικού που επιτρέπει την δημιουργία και συντήρηση του βασικού αρχείου των εργαζομένων της επιχείρησης. Ανάπτυξη προσωπικού (personnel development) που περιλαμβάνει τις διαδικασίες πρόσληψης προσωπικού, την εκπαίδευση του προσωπικού καθώς και την αξιολόγηση της απόδοσης του προσωπικού. Διαχείριση παροχών προσωπικού (benefit management) που επιτρέπει τη διαχείριση των παροχών και ωφελημάτων της επιχείρησης προς τους εργαζόμενους. Είναι παροχές σε χρήμα ή είδος που καταβάλλει ο εργοδότης σε εργαζόμενους, χωρίς να εκκαθαρίζονται μέσω της μηνιαίας μισθοδοσίας. Ενδεικτικά είναι η παροχή εταιρικού αυτοκινήτου, ιδιωτικής ασφάλισης, ένταξη σε συνταξιοδοτικό πρόγραμμα, κάλυψη ενοικίου, εξόδων κίνησης κλπ. Συνήθως οι ανωτέρω παροχές δίνονται σε στελέχη της εταιρίας, σύμφωνα με το επίπεδο της θέσης τους στην οργανωτική δομή της επιχείρησης. Διαχείριση χρόνου προσωπικού (time management) που επιτρέπει την καταγραφή και παρακολούθηση του χρόνου των εργαζομένων Μισθοδοσία προσωπικού (payroll).

3 Η συνολική εικόνα

4 Τα βήματα διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού 1.Οργάνωση επιχείρησης 9.Κοστολόγησ η προσωπικού 2.Υποψήφιοι για θέση 8.Μισθοδοσία 3.Διαχείριση προσωπικού 7.Αξιολόγηση προσωπικού 4.Ανάπτυξη προσωπικού 6.Διαχείριση χρόνου προσωπικού 5.Εκπαίδευση προσωπικού

5 Η οργάνωση μιας επιχείρησης σε ένα σύστημα ERP Enterprise structure Human Resources IDES Όμιλος εταιρειών Client Ελλάδα USA Βουλγαρία U. K. Τουρκία Japan Deutschland Αίγυπτος Company code Los Angeles Λάρισα Θεσσαλονίκη Chicago New York Αθήνα Ηράκλειο Atlanta Personnel area Κεντρική ZentraleΔιοίκηση Produktion Marketing Personnel subarea

6 Αντικείμενα οργανωτικής δομής Οργανωτική μονάδα Εργασία Θέση Εργαζόμενοι

7 * * * 1 Σχέσεις μεταξύ αντικειμένων οργανωτικής δομής. Οργανωτική Μονάδα (organizational unit) * 1 Κέντρο Κόστους (cost center) Θέση (position) Εργασία (Job) Εργαζόμενος (person)

8 Παράδειγμα οργανωτικής δομής (τμήμα). Διευθυντής marketing θέση άτομο Υπεύθυνος διαφημιστικής καμπάνιας εργασία Κατάρτιση προϋπολογισμού Έγκριση διαφημιστικών μηνυμάτων Έγκριση Πληρωμών καθήκοντα

9 Το βασικό αρχείο εργαζομένου περιλαμβάνει Τα προσωπικά στοιχεία του εργαζομένου Τα μισθολογικά στοιχεία του εργαζομένου Οικογενειακή κατάσταση Φορολογικά στοιχεία Το ωράριο εργασίας Τα γεγονότα που σχετίζονται με τον εργασιακό του βίο

10 Ο εργαζόμενος αποτελεί βασική οντότητα του υποσυστήματος ανθρώπινου δυναμικού. Διαχείριση χρόνου Οικογενειακή κατάσταση 0 Τραπεζικοί λογαριασμοί - Εργαζόμενος Προσωπικά δεδομένα / Διευθύνσεις Θέση εργασίας Φορολογικά στοιχεία

11 Οι τύποι πληροφοριών (infotypes) Τα προσωπικά στοιχεία (Personal Data) H διεύθυνση κατοικίας, αλλά και διαφόρων τύπων διευθύνσεις. Η εκπαίδευση, Bασικός μισθός, κ.α.

12 Χρονικοί περιορισμοί τύπων πληροφοριών. Χρονικός περιορισμός 1 Διεύθυνση κατοικίας Μόνιμη διεύθυνση κατοικίας Προσωρινή διεύθυνση κατοικίας Χρονικός περιορισμός 2 Παντρεμένος Παντρεμένος Διαζευγμένος

13 Παράδειγμα ενεργειών προσωπικού πρόσληψη προαγωγή μετάθεση απόσπαση εκτός εταιρείας επιστροφή προαγωγή ενεργός ανενεργός

14 Ομάδες εργαζομένων Εργαζόμενος (Ομάδες εργαζομένων) Ενεργός (active) Συνταξιούχος (retiree) Εξωτερικός (external) Ορισμένου χρόνου Αορίστου χρόνου (Υπο-ομάδες εργαζομένων) Εκπαιδευόμενος Μερικής απασχόλησης

15 Οθόνη εισαγωγής προσωπικών δεδομένων εργαζομένου στο σύστημα SAP

16 Μια απλοποιημένη ροή εργασιών σε ένα σύστημα ηλεκτρονικών προσλήψεων Κενή θέση Διαφήμιση κενής θέσης Υποβολή αιτήσεων από υποψηφίους Αυτόματο ταίριασμα Υποψηφίων - Θέσεων Αξιολόγηση Υποψηφίων Συνεντεύξεις Προσφορά σε υποψήφιους Πρόσληψη υπαλλήλου

17 Κύρια χαρακτηριστικά ενός συστήματος ηλεκτρονικών προσλήψεων Τήρηση αρχείου προκηρύξεων θέσεων όπου συντηρούνται πληροφορίες σχετικά µε τα διαδικαστικά στοιχεία µιας προκήρυξης (π.χ. ημερομηνία δηµοσίευσης, µέσο κ.λπ.) Δυνατότητα αρχικής καταχώρησης βιογραφικού υποψηφίου δια µέσου internet και intranet Τήρηση αρχείου υποψηφίων όπου καταχωρούνται βασικές πληροφορίες για τον υποψήφιο (π.χ. όνοµα, διεύθυνση, εκπαίδευση κ.λπ.) Τήρηση προσόντων υποψηφίων βάσει των οποίων θα γίνει η επιλογή για την προκηρυγµένη θέση εργασίας Τήρηση απαιτήσεων για τις προκηρυσσόµενες θέσεις εργασίας, Επιλογή των καταλληλότερων υποψηφίων βάσει σύγκρισης προσόντων υποψηφίων απαιτήσεων θέσεων εργασίας Αυτοµατοποίηση της αλληλογραφίας που σχετίζεται µε την διαδικασία της στελέχωσης Δυνατότητα συµµετοχής ενός υποψηφίου σε διαδικασία επιλογής για πολλές θέσεις εργασίας χωρίς επαναεισαγωγή στοιχείων στο σύστηµα Προγραµµατισµός εργασιών στελέχωσης στο σύστηµα (π.χ. ηµ/νίες συνεντεύξεων) Αναζήτηση κατάλληλων υποψηφίων από το υπάρχον προσωπικό της εταιρίας για κάλυψη θέσεων (προϋποθέτει τήρηση προσόντων για κάθε εργαζόµενο της εταιρίας) Ολοκλήρωση του συστήματος ηλεκτρονικών προσλήψεων µε την Διαχείριση Προσωπικού, και µεταφορά στοιχείων που έχουν εισαχθεί για τον υποψήφιο στο βασικό αρχείο προσωπικού χωρίς επαναεισαγωγή τους στο σύστηµα Αναφορές προς τη διοίκηση βασισµένες σε όλα τα στοιχεία που καταχωρούνται για έναν υποψήφιο, µε δυνατότητα απεικόνισης των στοιχείων σε µορφή ιστογραµµάτων και διαφόρων άλλων σχεδιαγραµµάτων.

18 Διαχείριση χρόνου προσωπικού Η βασική λειτουργικότητα μιας εφαρμογής διαχείρισης χρόνου προσωπικού είναι: η καταγραφή χρόνου κάθε εργαζομένου ανά δραστηριότητα, η καταγραφή του χρόνου απουσίας (ασθένειες, άδειες κ.λπ.), η καταγραφή υπερωριών και ο υπολογισμός αμοιβής υπερωριών ανά εργαζόμενο και ο προγραμματισμός βάρδιας

19 Άλλα συστήματα Διαχειριστής Χρόνου (Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού) Title Διευθυντής Εργαζόμενος Μια απλοποιημένη ροή εργασιών σε ένα σύστημα καταγραφής χρόνου εργαζομένων Συμπλήρωση δελτίου απασχόλησης Έγκριση δελτίου απασχόλησης Νέος εργαζόμενος Διαχείριση εργαζομένων Διαχείριση κανόνων εργασίας Έλεγχος χρόνου εργασίας Μεταφορά δεδομένων σε άλλα υποσυστήματα

20 Προγραμματισμός βάρδιας Η δημιουργία λεπτομερούς πλάνου εργασίας για το προσωπικό Μείωση του κόστους προσωπικού με την: ελαχιστοποίηση του απαιτούμενου προσωπικού ελαχιστοποίηση των υπερωριών καθώς και άλλων ειδικών επιδωμάτων (π.χ. εργασία σε αργία) Για τη δημιουργία του προγράμματος θα πρέπει να ληφθούν υπόψη: Το μισθολογικό κόστος Η ειδικότητα των εργαζομένων Η αρχαιότητα των εργαζομένων Η συμμετοχή των εργαζομένων σε ομάδες- υποομάδες εργαζομένων (π.χ. εργαζόμενοι σε ένα υποκατάστημα, μια αποθήκη) Οι ανάγκες τις οργανωτικής μονάδας σε εργασία Οι προτιμήσεις των εργαζομένων Το ημερολόγιο των αργιών Οι άδειες προσωπικού Εκτός των παραπάνω ένα τέτοιο σύστημα θα πρέπει να ικανοποιεί περιορισμούς όπως: Ελάχιστος μέγιστος χρόνος μεταξύ ρεπό Ελάχιστος μέγιστος αριθμός νυχτερινών Περιορισμοί μεταξύ διαδοχικών βαρδιών (νύχτα-πρωί) Σειρά ικανοποίησης περιορισμών αν δεν είναι εφικτό να ικανοποιηθούν όλα Πρόβλεψη για αναπληρωματικούς εργαζόμενους

21 Μισθοδοσία προσωπικού Θα πρέπει να διαθέτει διαχείριση : Αποδοχών Ασφαλιστικών Ταμείων Λοιπών Υποχρεώσεων (πχ. Ιδ. Ασφάλιση, Σωματεία) Οικειοθελών Παροχών Προσωπικού Χρηματικών Διευκολύνσεων και Προκαταβολών Προσωπικού Εξόδων Προσωπικού Δανείων Προσωπικού

22 Μισθοδοσία προσωπικού - κινήσεις Διαχείριση κινήσεων Δημιουργία κινήσεων Κάρτες παρουσιών Εκκαθάριση με Υπολογισμό, Οριστικοποίηση και Ακύρωση Οριστικοποίησης Συντήρηση Εκκαθάρισης Καταστάσεις Εκκαθάρισης με Φύλλο ανάλυσης, Κατάσταση μισθοδοσίας, Αρθρο και Σύνολα κατά Ταμείο Πληροφόρηση Εκκαθάρισης Συμπλήρωση μεταβολών Κατάσταση ελέγχου κινήσεων Δισκέτες Τραπεζών Προκαταβολές περιόδου Μητρώο Υπερωριών Κρατήσεις δημοσίου κατά κατάστημα Ενημέρωση Ημ.Εργασίας ΡΕΠΟ Κατάσταση Ημ.Εργασίας ΡΕΠΟ

23 Καταχώρηση Κινήσεων Μισθοδοσίας

24 Κατάσταση μισθοδοσίας

25