Προσωπική οργάνωση και Διαχείριση χρόνου. Φεβρουάριος 2012

Transcript

1 Προσωπική οργάνωση και Διαχείριση χρόνου Φεβρουάριος 2012

2 Εισαγωγικά Καλησπέρα Ευχαριστίες Το σεμινάριο της Τετάρτης Αναζητούμενες δεξιότητες vs ακαδημαϊκή γνώση Page 2 23 Φεβρουαρίου 2012 Αποτελεσματική Διαχείριση Χρόνου

3 Βιογραφικό εισηγητή Zαχαρίας Ιωάννου HR Supervisor Ernst & Young Ακαδημαϊκό υπόβαρθρο Bsc Economics & Msc in HRM Μέλος CIPD UK Μέλος του ΚΥ ΣΥ ΔΑΔ Επαγγελματική εμπειρία Διαλέξεις παρουσιάσεις Εργασίες φοιτητών Page 3

4 Αγορά εργασίας & απαιτούμενες δεξιότητες Να μπορούν να παραδώσουν εντός χρονοδιαγραμμάτων Να μπορούν αναλάβουν και να διεκπεραιώσουν πολλαπλές ευθύνες ( multitasking ) Να αποδώσουν ικανοποιητικά υπό πίεση Να είναι σε θέση να προγραμματίσουν σωστά Να θέτουν στόχους και πλάνο επίτευξης Να είναι αποδοτικοί με τον χρόνο Οργανωτική ικανότητα Διαχείριση χρόνου Page 4

5 Στόχος παρουσίασης Να μάθετε πως μπορείτε να βελτιώσετε την οργανωτική σας ικανότητα μέσω της αποδοτικότερης διαχείρισης του διαθέσιμου χρόνου σας Προσέγγιση της EY Κύρια σημεία σε 2 ώρες Page 5

6 Προκαταρτικά Συμμετοχή Ερωτήσεις Μοιραστείτε εμπειρίες Κινητά τηλέφωνα απενεργοποιημένα Αγγλική γλώσσα! Page 6 23 Φεβρουαρίου 2012 Αποτελεσματική Διαχείριση Χρόνου

7 Ernst & Young Page 7

8 Ταυτότητα της Ernst & Young Ένας από τους μεγαλύτερους οίκους παροχής επαγγελματικών υπηρεσιών ανά το παγκόσμιο $ 24 b 152,000 μέλη 695 γραφεία 140 χώρες Page 8

9 Ernst & Young Κύπρου Page 9

10 Κεντρικής & Νότιας Ευρώπης (CSE) 21 χώρες, 40 γραφεία, 5600 στελέχη Albania Bulgaria Croatia Cyprus Czech Rep. Estonia Greece Hungary Latvia Lithuania Macedonia Malta Moldova Poland Romania Serbia Slovakia Slovenia Turkey Bosnia Montenegro

11 Υπηρεσίες Ελεγκτικές Υπηρεσίες Φορολογικές υπηρεσίες Συμβουλευτικές υπηρεσίες σε : επιχειρηματικά θέματα θέματα αναδιοργάνωσης συγχωνεύσεων και εξαγορών Οικονομικές και λογιστικές υπηρεσίες Page 11

12 Πελατολόγιο Page Φεβρουαρίου 2012 Αποτελεσματική Διαχείριση Χρόνου

13 Στρατηγικός στόχος 1. Όνομα 2. Φήμη 3. Σχέσεις 4. Μερίδιο αγοράς Page 13

14 Προτεραιότητες 1. Επιχειρησιακή ανάπτυξη Ενίσχυση ονόματος Επέκταση εργασιών 2. Ανθρωποκεντρική κουλτούρα Ανάπτυξη ανθρώπων Εργασιακό περιβάλλον 3. Ποιότητα υπηρεσιών Επίπεδο ποιότητας υπηρεσιών 4. Επιχειρησιακή αριστεία Βελτίωση της αποδοτικότητας και αποτελεσματικότητας ανθρώπων και λειτουργιών Page Φεβρουαρίου 2012 Αποτελεσματική Διαχείριση Χρόνου

15 Φιλοσοφία Quality in everything we do Page 15

16 Αποστολή της ΕΥ Να βοηθήσει τους ανθρώπους και τους πελάτες της να επιτύχουν τις δυνατότητες και τις προοπτικές τους. Με αυτό τον τρόπο προσθέτουμε αξία και κάνουμε τη διαφορά Page 16

17 Διαχείριση χρόνου Page 17

18 Άσκηση Τι προκλήσεις / προβλήματα συνήθως αντιμετωπίζετε με την διαχείριση του χρόνους σας και τι συνέπειες πιθανό να έχουν; Τι σημαίνει Διαχειρίζομαι αποδοτικά το χρόνο μου; Κάνω πράγματα πιο γρήγορα Κάνω πιο πολλά πράγματα Page Φεβρουαρίου 2012 Αποτελεσματική Διαχείριση Χρόνου

19 Effective time management is not about scheduling your priorities but prioritize your schedule. Page Φεβρουαρίου 2012 Αποτελεσματική Διαχείριση Χρόνου

20 Η αξία του χρόνου...αν είχα περισσότερο χρόνο....αγχώθηκα λόγω πίεσης χρόνου Time is what we need more, but what we use the worst Page 20

21 Δεδομένα για τον χρόνο Είναι περιορισμένος Φεύγει γρήγορα Δεν σταματά Κοστίζει Αποσπάται.. Δεν επανέρχεται Δεν μπορείτε να κάνετε οτιδήποτε.. Page 21

22 Μπορείτε όμως Να μάθετε το πώς μπορείτε να κατανέμετε / επενδύσετε τον χρόνο σας αποδοτικά / σοφότερα παίρνοντας το μέγιστο όφελος Time Mgt is not about spending time, is about investing in it Page 22

23 Διαχείριση χρόνου ως δεξιότητα Επιδέχεται βελτίωσης Γνώση Πρακτική Δέσμευση Page 23

24 Πως ορίζεται η διαχείριση χρόνου Επιλογές που κάνουμε για την κατανομή του χρόνου μας Καλές επιλογές Λιγότερο καλές επιλογές Κακές επιλογές Page 24

25 Πως επιλέγουμε να κατανέμουμε τον χρόνο μας; Page 25

26 Stephen Covey 1. Be proactive 2. Begin with the end in mind 3. Put first things first 4. Think win-win 5. Seek first to understand, then to be understood 6. Synergize 7. Sharpen the saw Page 26

27 Συνήθεια 2 : Begin with the end in mind Στοχοθέτηση Προτεραιότητες Δήλωση αποστολής Page 27

28 Κατηγορίες εργασιών Επείγων Συμβαίνουν τώρα Προέρχονται κυρίως από άλλους Χρίζουν ή φαίνεται να χρίζουν άμεσης δράσης Δίνουν μια βραχυπρόθεσμη ικανοποίηση Σημαντικές Συμβάλουν στους στόχους / προτεραιότητες Έχουν να κάνουν με αποτέλεσμα παρά διεκπεραίωση Page 28

29 Πως κατανέμουμε το χρόνο μας; Επικεντρωθείτε στα σημαντικά Page 29

30 Μοντέλο διαχείρισης χρόνου Covey Μη Σημαντικά Σημαντικά Επείγοντα Q1 Q3 Αναγκαιότητας Προγραμμάτισε καλύτερα Απάτης Κάνε αργότερα πιο αποδοτικά Ανάθεσε Μη επείγοντα Q2 Q4 Ποιότητας Επένδυσε περισσότερο Σπατάλης Ελαχιστοποίησε Page 30

31 Πράξη vs Αποδοτικότητα Q1 Αναγκαιότητας Q2 Ποιότητας 25% 20% 20% 54% Q3 Απάτης Q4 Σπατάλης 45% 10% 25% <1% Page 31

32 Έρευνα σε Managers Αξιολόγηση των πιο κάτω δραστηριοτήτων με βάση τη σημαντικότητα τους Q2 : Πολύ σημαντικές Πόσο χρόνο αφιερώνετε; 20% Συμπέρασμα Page 32

33 Μπορώ να γίνω πιο αποδοτικός Να εργάζομαι υπερωρίες Να εργάζομαι Σαββατοκύριακα Να παραμείνω με τα ίδια καθήκοντα Να ανακατανέμω το χρόνο μου από το Q3 στο Q2 Να κάνω καλύτερο προγραμματισμό των εργασιών Να μάθω να χειρίζομαι καλύτερα τους κλέφτες χρόνου Να επανεξετάσω κάποιες από τις συνήθειες μου Page 33

34 Διαχείριση Χρονοκλέφτών Καταγράψετε κοινούς χρονοκλέφτες Τρόποι αντιμετώπισης Page 34

35 Χρονοκλέφτες Page 35

36 Συνήθειες & συμπεριφορά Αναβάλετε λιγότερο Λεπτομέρειες Τελειομανία Μάθετε να λέτε όχι Μην αποδέχεστε περισσότερα, πολλές φορές επείγοντα, από όσα μπορείτε να χειριστείτε Ακούτε καλύτερα ( empathetic listening ) Διαφοροποιείστε το πρόγραμμα Αλλαγή προτεραιοτήτων αλλαγή προγράμματος Page 36

37 Εργαλεία Διαχείρισης χρόνου Page 37

38 Εργαλεία Διαχείρισης χρόνου Page 38

39 Προγραμματισμός Κατανομή εργασιών / δραστηριοτήτων ανά μέρα / εβδομάδα Page 39

40 Προγραμματισμός The pickle jar theory O χρόνος μας όπως και το δοχείο είναι περιορισμένος Το πώς θα το γεμίσουμε, εξαρτάται από μας Page 40

41 Γεμίζοντας το δοχείο αποτελεσματικά 4 συστατικά Page 41

42 Ερμηνεία Τι συμβολίζουν τα συστατικά; Βαθμός δυσκολίας εισδοχής στο δοχείο = Βαθμό σημαντικότητας εργασίας Προσοχή στη σκόνη & άμμο Page 42

43 Εφαρμογή 1. Ιεραρχείστε εργασίες Σημαντικότητα Μέγεθος Χρονοδιάγραμμα 2. Αρχίστε / επικεντρωθείτε στις προτεραιότητες 3. Συνεχίστε με τα λιγότερα σημαντικά. 4. Ολοκληρώστε με τους fillers αν υπάρχει χώρος Page 43

44 To do list Ημερήσια Εβδομαδιαία 1. Καταγραφή 2. Ιεράρχηση Προτεραιότητες Χρόνος και ενέργεια 3. Συχνή αναφορά 4. Διαγραφή 5. Αναθεώρηση 6. Επιβράβευση Page 44

45 Προγραμματίζοντας τη μέρα / εβδομάδα Να έχετε πάντα υπόψη τους στόχους σας Θέστε χρονοδιαγράμματα αλλά ρεαλιστικά Υπολογίστε κάπως περισσότερο χρόνο Αφήστε χώρο για τα απροσδόκητα & διαλείμματα Προγραμματίστε συνυφασμένες εργασίες μαζί Συμπεριλάβετε τουλάχιστον κάποιο σημαντικό μέρος μιας εργασίας στο ημερήσιο σας πρόγραμμα. Παρεκκλίνετε από το πλάνο αν χρειαστεί Αντιστοιχείστε τη σημαντικότητα με τη διάθεση Page 45

46 Page 46

47 Ανακεφαλαίωση 1. Σημαντικότητα εργασιών Αν είσαι απασχολημένος με κάποια εργασία και έχεις κάτι πιο σημαντικό να κάνεις τότε χάνεις πολύτιμο χρόνο 2. Ιεράρχηση Η διαφορά του να είσαι απασχολημένος από το έχεις αποτέλεσμα 3. Αποτελεσματικότητα Να σκέφτεστε και να ενεργείτε με γνώμονα πρώτα το αποτέλεσμα Page 47

48 Διαχείριση χρόνου Διαχείριση χρόνου στην αγορά εργασίας Πως αξιολογείται στις συνεντεύξεις; Διαχείριση χρόνου και άγχους πίεσης Πως η διαχείριση χρόνου συνδέεται με τη διαχείριση του άγχους Page 48

49 Τι κάνω από εδώ και πέρα Θα σταματήσω να κάνω Θα αναθεωρήσω τον τρόπο που έκανα και Θα αρχίσω να.. Page 49

50 Ευχαριστώ και καλή επιτυχία Page 50