ΣΥΜΠΛΗΡΩΜΑΤΙΚΕΣ ΣΗΜΕΙΩΣΕΙΣ ΕΡΓΑΣΤΗΡΙΟΥ ACCESS Καθηγητής Ν. Λορέντζος

Transcript

1 ΣΥΜΠΛΗΡΩΜΑΤΙΚΕΣ ΣΗΜΕΙΩΣΕΙΣ ΕΡΓΑΣΤΗΡΙΟΥ ACCESS 2013 Καθηγητής Ν. Λορέντζος Νοέμβριος 2016

2 2 ACCESS Λογισμικό με το οποίο επιτυγχάνεται η εύκολη διατύπωση ερωτήσεων σε μεγάλο όγκο πινακοποιημένων δεδομένων και η λήψη απαντήσεων, σε μορφή πινάκων. ΠΡΟΑΠΑΙΤΟΥΜΕΝΑ Εγγραφή στο μάθημα 1. Συνδεθείτε με την ιστοσελίδα 2. Επιλέξατε το Τμήμα στο οποίο ανήκετε (ενδεχόμενα το Τμήμα Αγροτικής Οικονομίας και Ανάπτυξης). 3. Επιλέξατε, αναλόγως, Μεταπτυχιακό ή Προπτυχιακό (Μάθημα). 4. Επιλέξατε τον τίτλο του μαθήματος με το σωστό κωδικό. 5. Κάνετε click αριστερά από το μάθημα, για να εγγραφείτε. Προσοχή: Μετά από εύλογη προθεσμία το μάθημα θα κλείσει και όσοι δεν κάνουν εγγραφή δεν θα έχουν πρόσβαση. 6. Μετά το κλείσιμο του μαθήματος, για να μπείτε σε αυτό θα πρέπει να δίνετε Όνομα χρήστη, Συνθηματικό και να επιλέγετε ΣΥΝΔΕΣΗ. Στο Εργαστήριο Προσέλευση με USB, στο οποίο να περιέχονται τα αρχεία που τους έχουν υποδειχθεί. Σε περίπτωση κατοχής προσωπικού υπολογιστή Κατέβασμα της ACCESS Ιστότοπος ΓΠΑ - e-student, Κωδικοί Χρήστη και Πρόσβασης - Επιλογή: Λογισμικό Microsoft (αριστερά) - Access Επιλογή: Κατέβασμα Βλέπε διαφάνειες ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΤΗ ΕΝΝΟΙΑ ΤΗΣ ΒΔ Άνοιγμα ΒΔ Εμφάνιση σύνδεσης πινάκων Πίνακες Ερωτήσεις (με σχετική διατύπωση) Φόρμες ΕΠΙΔΕΙΞΗ ΤΗΣ ACCESS

3 3 1. ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΤΗΣ ACCESS Άνοιγμα Νέας Βάσης Δεδομένων: Start/All Programs/Microsoft Office 2013/Access 2013/Κενή Βάση Δεδομένων Άνοιγμα υπάρχουσας Βάσης Δεδομένων: Διπλό Click στη Βάση Δεδομένων Περιήγηση στο Menu 2. ΚΕΝΤΡΙΚΗ 3. ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ 4. ΕΡΓΑΛΕΙΑ ΒΑΣΗΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ Απόκρυψη / Εμφάνιση Αντικειμένων: Βέλη >> και << Απόκρυψη / Εμφάνιση Μενού: Δεξιά, click στο ^ / ΚΕΝΤΡΙΚΗ και δεξιά click στο καρφίτσωμα κορδέλας. Πλήκτρα 1. Σχεδίασης 2. Εκτέλεσης 3. Διαγραφής 4. Αυξομείωσης Τρόπος εμφάνισης αποτελεσμάτων Τα αποτελέσματα εμφανίζονται είτε σε μορφή επικαλυπτομένων παραθύρων είτε σε μορφή καρτελών. Για τη ρύθμιση, επιλέγουμε Αρχείο/Επιλογές/Τρέχουσα βάση δεδομένων και ακολούθως επιλέγουμε είτε Επικαλυπτόμενα παράθυρα είτε Έγγραφα με καρτέλες, αντίστοιχα. Η μορφή επικαλυπτομένων παραθύρων παρέχει τη δυνατότητα να βλέπουμε ταυτόχρονα πολλά αποτελέσματα. 2. ΠΙΝΑΚΕΣ Δημιουργία Πίνακα: ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ/Σχεδίαση πίνακα. - Καταχωρούμε ονόματα πεδίων και τύπων δεδομένων. - Για κάθε πεδίο επιλέγουμε στο κάτω μέρος τις ιδιότητες. Σε περίπτωση που θέλουμε μια τιμή να εμφανίζεται υποχρεωτικά, εισάγουμε ΝΑΙ στο Απαιτείται. - Για κάθε πεδίο, μπορούμε να επιλέξουμε Προεπιλεγμένη τιμή (ενδεικτικά, μια σταθερά ή τίποτε) και Κανόνα επικύρωσης (ενδεικτικά, τιμή >0). - Ορισμός Πρωτεύοντος κλειδιού. - Αποθήκευση

4 4 Τροποποίηση Δομής Πίνακα: Επιλογή πίνακα και πλήκτρο Σχεδίαση. - Πρόσθεση/Αφαίρεση/Διαγραφή/Μετακίνηση στήλης - Δημιουργία/Ακύρωση/Τροποποίηση κλειδιού - Τύποι Δεδομένων & Επιλογές επιμέρους λεπτομερειών των τύπων - Τροποποίηση τύπου δεδομένων Αντιγραφή/Μετονομασία πινάκα Εισαγωγή δεδομένων σε πίνακα ΣΥΝΔΕΣΗ ΠΙΝΑΚΩΝ ΕΡΓΑΛΕΙΑ ΒΑΣΗΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ/Σχέσεις - Δεξί Click/Κατάλληλη Επιλογή/Πίνακες - Μετακίνηση/Αυξομείωση/Διαγραφή πινάκων στο χώρο σύνδεσης Εισαγωγή Περιορισμών Ακεραιότητας Μέσα στο χώρο σύνδεσης, - Δεξί click σε όνομα στήλης πίνακα και σύρομε μέχρι την αντίστοιχη στήλη του άλλου πίνακα. - Στην καρτέλα που εμφανίζεται, click στην Ενεργοποίηση ακεραιότητας αναφορών. - Πλήκτρο Δημιουργία Ακύρωση Περιορισμού Ακεραιότητας Διαγραφή συνδεδεμένου πίνακα: Διαγραφή σύνδεσης και διαγραφή πίνακα από τη φόρμα ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΣΕ ΠΙΝΑΚΑ Επιλογή πίνακα και - Εισαγωγή/Διαγραφή/Τροποποίηση δεδομένων - Ταξινόμηση Δεδομένων Πίνακα - Αντιγραφή/ πινάκων (Δομή/Περιεχόμενο) 3. ΕΡΩΤΗΣΕΙΣ ΑΠΛΕΣ ΕΡΩΤΗΣΕΙΣ (Ερωτήσεις QA, QB) Δημιουργία Ερώτησης: ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ/Σχεδίαση ερωτήματος - Επιλέγουμε Πίνακα (συνήθως). - Μεταφορά ονομάτων στηλών στις στήλες του πίνακα για τη διατύπωση ερώτησης Τροποποίηση Ερώτησης - Εστίαση στην ερώτηση - Προβολή Σχεδίασης

5 5 Διαχείριση περιβάλλοντος ερώτησης (αυξομείωση στηλών κλπ) Προβολή ερώτησης σε SQL - Επιλογή ερώτησης - Προβολή Σχεδίασης/Προβολή SQL Αποφυγή ανάκτησης των ίδιων αποτελεσμάτων πολλές φορές - Μπαίνουμε στη Σχεδίαση SQL - Βάζουμε τη λέξη DISTINCT μετά τη λέξη SELECT. Αντιγραφή/Μετονομασία ερωτήσεων Εκτέλεση Ερωτήσεων - είτε διπλό click στην ερώτηση - είτε πλήκτρο!, από Προβολή Σχεδίασης Ταξινόμηση αποτελέσματος ερώτησης ΕΡΩΤΗΣΕΙΣ ΟΜΑΔΟΠΟΙΗΣΗΣ (Ερωτήσεις QC) Δημιουργία Ερώτησης: ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ/Σχεδίαση ερωτήματος. - Στο άνω μέρος του ερωτήματος δεξί click και επιλογή πίνακα, κατά τα γνωστά. - Μεταφέρουμε το ονόματα στηλών στη φόρμα σχεδίασης ερώτησης, κατά τα γνωστά. - Από το μενού επιλέγουμε το διακόπτη Σ (Εμφάνιση), οπότε στην κάτω χώρο του ερωτήματος εμφανίζεται μια ακόμη η γραμμή, Συγκεντρωτικά στοιχεία. - Δεξιά από κάθε στήλη, στη γραμμή Συγκεντρωτικά στοιχεία κάνουμε δεξί click και στη συνέχεια κάνουμε τις παρακάτω επιλογές: (i) Για κάθε στήλη για την οποία θέλουμε συγκεντρωτικά στοιχεία: Επιλέγουμε την επιθυμητή συγκεντρωτική συνάρτηση και Εμφάνιση. Προσοχή: Σε αυτή τη στήλη δεν επιτρέπεται να βάλουμε συνθήκη! (ii) Για κάθε στήλη που θέλουμε να εμφανίζεται στο αποτέλεσμα: Επιλέγουμε Ομαδοποίηση κατά, Συνθήκη (προαιρετικά) και Εμφάνιση (προαιρετικά αλλά λογικά η εμφάνιση είναι απαραίτητη). (iii) Για κάθε στήλη για την οποία θέλουμε να βάλουμε κάποια συνθήκη: Επιλέγουμε Όπου. Προσοχή: Σε αυτή τη στήλη δεν πρέπει να ζητήσουμε εμφάνιση! ΕΡΩΤΗΣΕΙΣ ΜΕ ΜΑΘΗΜΑΤΙΚΕΣ ΣΥΝΑΡΤΗΣΕΙΣ (Ερωτήσεις QE) 4. ΦΟΡΜΕΣ Σε προκαταρκτικό στάδιο, συνιστάται η σχεδίαση της κάθε φόρμας σε χαρτί.

6 6 ΦΟΡΜΑ ΣΕ ΠΙΝΑΚΑ Φόρμα μέσω της οποίας μπορούμε να διαχειρισθούμε ένα πίνακα. ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ/ΟδηγόςΦορμών Στην οθόνη εμφανίζεται σειρά Καρτελών (Κ) στις οποίες ενεργούμε ως κατωτέρω. Κ1: Επιλέγουμε Πίνακα και πεδία του πίνακα. Κ2: Επιλέγουμε Στήλες (προκαθορισμένο) Κ3: Δίνουμε τον τίτλο της φόρμας και επιλέγουμε (προκαθορισμένο) Άνοιγμα φόρμας για προβολή/καταχώρηση εγγραφών. Τροποποίηση Φόρμας Κάνουμε δεξί click στη φόρμα και επιλέγουμε Προβολή σχεδίασης. Μερικές ενδεικτικές διαμορφώσεις είναι οι παρακάτω. - Μετακίνηση ζεύγους ετικέτας-πεδίου: Εστίαση στο πεδίο και σύρομε. - Μετακίνηση ετικέτας: Εστίαση στην άνω αριστερό γωνία της ετικέτας και σύρομε. - Μετακίνηση πεδίου: Εστίαση στην άνω αριστερό γωνία του πεδίου και σύρομε. - Αυξομείωση ζεύγους ετικέτας-πεδίου: Εστίαση είτε σε γωνία είτε σε πλευρά και σύρομε. - Αυξομείωση ετικέτας: Ομοίως. - Αυξομείωση πεδίου: Ομοίως. - Μετονομασία ετικέτας. - Διαγραφή ετικέτας/πεδίου: Εστίαση και Del. - Διαμόρφωση Γραμματοσειράς, Χρωμάτων, Περιγράμματα (ΚΕΝΤΡΙΚΗ, επιλογές) - Ενιαία διαχείριση πολλών στοιχείων: Αριστερό click και νοητό πλαίσιο που περικλείει τα στοιχεία για τα οποία επιθυμούμε ενιαία διαχείριση. - Αναίρεση και επαναφορά αναίρεσης. Μπορούμε να κάνουμε τροποποιήσεις σε πολλα αντικείμενα της φόρμας, εφόσον τα επιλέξουμε μέσα σε ένα παραλληλόγραμμο. Εκτέλεση φόρμας - Διπλό click πάνω στο όνομα της φόρμας, οπότε εμφανίζονται οι εγγραφές, μια προς μια. - Δυνατότητα μετάβασης στο επόμενο πεδίο Από πληκτρολόγιο: Tab, Enter, βέλος κάτω, βέλος δεξί. - Δυνατότητα μετάβασης στο προηγούμενο πεδίο Από πληκτρολόγιο: βέλος επάνω, βέλος αριστερό. - Δυνατότητα μετάβασης στην επόμενη εγγραφή. Από πληκτρολόγιο: PageDown. Από πλήκτρα οθόνης: βέλος δεξί. - Δυνατότητα μετάβασης στην προηγούμενη εγγραφή: Από πληκτρολόγιο: PageUp. Από πλήκτρα οθόνης: βέλος αριστερό. - Δυνατότητα μετάβασης στην τελευταία εγγραφή: Από πλήκτρο οθόνης τελευταίας εγγραφής.

7 7 - Δυνατότητα μετάβασης στην αρχική εγγραφή: Από πλήκτρο οθόνης αρχικής εγγραφής. - Δυνατότητα τροποποίησης των τιμών των πεδίων (εφόσον επιτρέπεται). - Δυνατότητα πρόσθεσης νέων εγγραφών (εφόσον επιτρέπεται, click στο * και εισαγωγή). Ιδιότητες Φόρμας και Πεδίων Η φόρμα και τα πεδία χαρακτηρίζονται από Ιδιότητες. Μας ενδιαφέρουν οι παρακάτω ιδιότητες των πεδίων (Προβολή Σχεδίασης/Ιδιότητες/Δεδομένα). (i) Ενεργοποιημένο (= Το περιεχόμενο του πεδίου είναι προσβάσιμο.) Ενεργοποιημένο = Ναι (προκαθορισμένο): Με το Tab μπορούμε να τοποθετήσουμε το δρομέα μέσα στο πεδίο. Συνέπειες 1. Μπορούμε να αντιγράψουμε την τιμή του πεδίου (Ctrl C). 2. Εφόσον μας επιτρέπεται (βλέπε παρακάτω Κλειδωμένο), μπορούμε να καταχωρίσουμε/τροποποιήσουμε την τιμή του πεδίου. Ενεργοποιημένο = Όχι: Με το Tab δεν μπορούμε να τοποθετήσουμε το δρομέα μέσα στο πεδίο. Συνέπειες: Δεν μπορούμε να πετύχουμε τα παραπάνω. (ii) Κλειδωμένο (= Το περιεχόμενο του πεδίου δεν μπορούμε να το τροποποιήσουμε) Κλειδωμένο = Ναι: Δεν μπορούμε να αλλάξουμε την τιμή του πεδίου (είναι κλειδωμένη). Κλειδωμένο = Όχι (προκαθορισμένο): Μπορούμε να αλλάξουμε την τιμή του πεδίου (εάν και εφόσον μπορούμε να τοποθετήσουμε το δρομέα μέσα στο πεδίο). Γενικοί Κανόνες 1. Για να μπορούμε να εισαγάγουμε εγγραφές και να τροποποιούμε τιμές, ορίζουμε Ενεργοποιημένο = Ναι, Κλειδωμένο = Όχι (προκαθορισμένες τιμές). 2. Για να μη μπορούμε να εισαγάγουμε εγγραφές αλλά να μπορούμε να τροποποιούμε τις τιμές των υπολοίπων πεδίων, ορίζουμε για το κλειδί, Ενεργοποιημένο = Όχι, Κλειδωμένο -= Ναι/Όχι, για τα υπόλοιπα πεδία Ενεργοποιημένο = Ναι, Κλειδωμένο = /Όχι. Επίσης, όπως και στους πίνακες, για κάθε πεδίο της φόρμας, στις Ιδιότητες/Δεδομένα μπορούμε να επιλέξουμε Προεπιλεγμένη τιμή και Κανόνα επικύρωσης. Παρατήρηση Αν στη διάρκεια εκτέλεσης της φόρμας διαπιστωθεί ότι με το Enter ή το Tab ο δρομέας δεν πηγαίνει στο επιθυμητό πεδίο αλλά σε κάποιο άλλο, τότε ακολουθούμε τα επόμενα βήματα. - Σχεδίαση της φόρμας - Εισερχόμαστε σε ένα οποιοδήποτε πεδίο

8 8 - Δεξί click/σειρά Tab, οπότε εμφανίζονται τα πεδία της φόρμας - Εστιάζουμε το δρομέα αριστερά από το κάθε πεδίο και μετακινούμε το πεδίο στην κατάλληλη θέση, υψηλότερα ή χαμηλότερα από τα άλλα πεδία. Αλλαγή Ονόματος Πίνακα που χρησιμοποιείται σε Φόρμα Σε αυτή την περίπτωση, πρέπει να γίνει επίσης αλλαγή στη φόρμα, ώστε να γίνεται χρήση του σωστού πίνακα (της σωστής ερώτησης). - Επιλογή φόρμας - Σχεδίαση - Δεξιό Click στη Φόρμα/Ιδιότητες/Δεδομένα - Στη γραμμή Προέλευση Εγγραφής επιλέγουμε το όνομα του νέου πίνακα. ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΦΟΡΜΑΣ ΣΕ ΕΡΩΤΗΣΗ Φόρμα μέσω της οποίας μπορούμε να δούμε τα δεδομένα που αντλούνται από μια ερώτηση. ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ/ΟδηγόςΦορμών Στην οθόνη εμφανίζεται σειρά Καρτελών (Κ) στις οποίες ενεργούμε ως κατωτέρω. Κ1: Επιλέγουμε την ερώτηση και τα πεδία της ερώτησης. Κ2: Ουδεμία επιλογή. Κ3: Στήλης (προεπιλεγμένο). Κ4: Άνοιγμα φόρμας για προβολή/καταχώρηση πληροφοριών. Δίνουμε τον Τίτλο της Φόρμας. Μέσω της Φόρμας σε Ερώτηση, μπορούμε να εισαγάγουμε/τροποποιήσουμε τα δεδομένα ενός Πίνακα, με την προϋπόθεση ότι η Φόρμα περιέχει τα πεδία που απαρτίζουν το Πρωτεύον Κλειδί του Πίνακα. Αλλαγή Ονόματος Ερώτησης που χρησιμοποιείται σε Φόρμα Οι ίδιες ενέργειες με εκείνες για τον Πίνακα. ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΦΟΡΜΑΣ ΕΠΙΛΟΓΩΝ (ΦΟΡΜΑΣ ΜΕΝΟΥ) Φόρμα με τη οποία, μεταξύ άλλων, μπορούμε να σχεδιάζουμε πλήκτρα (κουμπιά), με τα οποία μπορούμε να εκτελέσουμε άλλες υπάρχουσες φόρμες. Προκαταρκτική Ενέργεια: Πριν αρχίσουμε να σχεδιάζουμε την Κεντρική Φόρμα, πρέπει - να ανοίξουμε σε Προβολή σχεδίασης κάθε Φόρμα που θα εκτελείται μέσω της Κεντρικής, - να επιλέξουμε Ιδιότητες Φόρμας/Άλλα, - να ορίσουμε Έχει λειτουργική μονάδα = Ναι. ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ/Σχεδίαση Φόρμας - Click στο Πλήκτρο. - Εστίαση στη Φόρμα και σχεδίαση πλήκτρου. Στην οθόνη εμφανίζεται σειρά Καρτελών (Κ) στις οποίες ενεργούμε ως κατωτέρω. Κ1: Αριστερά, επιλέγουμε Λειτουργίες Φορμών και δεξιά επιλέγουμε Άνοιγμα Φόρμας.

9 9 Κ2: Επιλέγουμε τη Φόρμα που θα εκτελείται από το πλήκτρο. Κ3: Να ανοίγει τα φόρμα και να παρουσιάζει όλες τις εγγραφές (προκαθορισμένο) Κ4: Επιλέγουμε Κείμενο και στην αντίστοιχη λωρίδα γράφουμε τη φράση που θα εμφανίζεται πάνω στο πλήκτρο. Κ5: Ουδεμία ενέργεια, Τέλος. Για τη σχεδίαση άλλων πλήκτρων, επαναλαμβάνουμε την παραπάνω διαδικασία. Τροποποίηση Φόρμας Ισχύει ό,τι και για τη σχεδίαση Φόρμας σε Πίνακα. Επιλέγουμε Ετικέτα (Αα) για να βάλουμε επικεφαλίδα στη Φόρμα. Εκτέλεση φόρμας Στην εκτέλεση της φόρμας, πατάμε ένα από τα πλήκτρα που έχουμε σχεδιάσει, οπότε εμφανίζεται η αντίστοιχη φόρμα. Συνεχίζουμε με ό,τι έχει προαναφερθεί. Αλλαγή Ονόματος Φόρμας που χρησιμοποιείται σε Φόρμα Επιλογών Σε αυτή την περίπτωση, πρέπει να γίνει επίσης αλλαγή στην Κεντρική Φόρμα, ώστε με το πάτημα του πλήκτρου να γίνεται χρήση της σωστής φόρμας. - Επιλογή φόρμας - Σχεδίαση - Εστίαση στο πλήκτρο από το οποίο θέλουμε να ενεργοποιείται η σωστή φόρμα - Δεξί Click - Δόμηση συμβάντος - Ανοίγει κώδικας της Visual Basic. - Στην 5 η γραμμή του κώδικα (stdocname = XXX ), μέσα στα εισαγωγικά καταχωρίζουμε το νέο όνομα της φόρμας. - Αποθηκεύουμε και κλείνουμε το περιβάλλον της Visual Basic - Αποθήκευση φόρμας