Δπηβιέπσλ Καζεγεηήο: Υξηζηφπνπινο Απφζηνινο

Transcript

1 ΥΟΛΗ ΔΦΑΡΜΟΜΔΝΩΝ ΜΑΘΗΜΑΣΙΚΩΝ ΚΑΙ ΦΤΙΚΩΝ ΔΠΙΣΗΜΩΝ Γ.Π.Μ.. Μαζεκαηηθή Πξνηππνπνίεζε ζε ύγρξνλεο Σερλνινγίεο θαη ζηελ Οηθνλνκία Δπηβιέπσλ Καζεγεηήο: Υξηζηφπνπινο Απφζηνινο ΜΕΣΑΠΣΤΧΙΑΚΗ ΕΡΓΑΙΑ «Η αλάπηπμε ησλ Οινθιεξσκέλσλ Πιεξνθνξηαθψλ πζηεκάησλ ERP σο κέζν βειηίσζεο ηεο απνδνηηθφηεηαο ησλ επηρεηξήζεσλ: κειέηε πεξίπησζεο ηεο ΓΡΗΓΟΡΗ ΜΙΚΡΟΓΔΤΜΑΣΑ ΑΒΔΔ» Καρκαβίλλασ Κωνςταντίνοσ Α.Μ.: /5/2011

2 ΠΕΡΙΛΗΧΗ Οη ζχγρξνλεο επηρεηξήζεηο έρνπλ εμαξηεζεί ζε κεγάιν βαζκφ απφ ηελ ηερλνινγία. Η ρξήζε ησλ λέσλ ηερλνινγηψλ δίλεη ζε φιεο ηηο επηρεηξήζεηο ζεκαληηθφ αληαγσληζηηθφ πιενλέθηεκα, ελψ αληίζεηα ε έιιεηςε ησλ λέσλ ηερλνινγηψλ κπνξεί λα απνβεί κνηξαία γηα κηα επηρείξεζε θαη λα απνθέξεη αθφκα θαη ηελ ιήμε ηεο. Γηα λα παξακείλνπλ ινηπφλ ζην πξνζθήλην νη επηρεηξήζεηο, επελδχνπλ ζε δηάθνξα Πιεξνθνξηαθά πζηήκαηα πνπ βνεζάλε φρη κφλν ζηελ παξαγσγή, αιιά γεληθφηεξα ζηελ δηνίθεζε φιεο ηεο επηρείξεζεο. Σα Οινθιεξσκέλα Πιεξνθνξηαθά πζηήκαηα Γηαρείξηζεο Δπηρεηξεκαηηθψλ Πφξσλ (E.R.P.) θαηέρνπλ ην ζθήπηξν ησλ λέσλ ηερλνινγηψλ αθνχ κπνξνχλ λα δηαρεηξηζηνχλ θάζε επηρείξεζε, εμνινθιήξνπ θαη κε κεγάιε επηηπρία. Σα E.R.P ζπζηήκαηα αθνξνχλ ηε δηνίθεζε, ηελ παξαγσγή, ηελ δηαρείξηζε ηεο απνζήθεο, ην κάξθεηηλγθ, ηηο πσιήζεηο, ηηο πειαηεηαθέο ζρέζεηο θαη γεληθφηεξα ηε δηαρείξηζε φισλ ησλ επηκέξνπο ηκεκάησλ κηαο επηρείξεζεο. Με ηε ρξήζε απηψλ ησλ ζπζηεκάησλ νη επηρεηξήζεηο κπνξνχλ λα βειηηψζνπλ ζεκαληηθά ηελ παξαγσγή ηνπο θαη επνκέλσο θαη ηελ αληαγσληζηηθφηεηά ηνπο. Δληνχηνηο ε πηνζέηεζε ησλ ελ ιφγσ ζπζηεκάησλ δελ ζεκαίλεη ηελ απηφκαηε επηηπρία ηνπο. Η επηρείξεζε πνπ ζα εγθαηαζηήζεη έλα ηέηνην ζχζηεκα πξέπεη λα είλαη ζε ζέζε λα αιιάμεη ξηδηθά φιεο ηηο δηαδηθαζίεο ηεο θαη λα ηηο κεηαηξέςεη ψζηε λα ιεηηνπξγήζεη ζσζηά ην λέν ζχζηεκα. Ο ζθνπφο ηεο παξνχζαο κειέηεο είλαη λα εμεηαζηεί ν ξφινο ησλ ERP ζηε ιεηηνπξγία ησλ επηρεηξήζεσλ θαη λα πξνζδηνξηζηνχλ ηα πηζαλά ζεηηθά θαη αξλεηηθά ζηνηρεία πνπ πξνθχπηνπλ απφ απηά. Η δνκή ηεο κειέηεο ζα ζηεξίδεηαη ζε αλάιπζε 2 επηπέδωλ: ην 1 ν επίπεδν ζα παξνπζηαζηεί ην ζεσξεηηθφ ππφβαζξν κεηαμχ ησλ νπνίσλ ε πεξηγξαθή ησλ ζπζηεκάησλ ERP, ν ηξφπνο ιεηηνπξγίαο ηνπο θαη ε δηείζδπζε ζηηο ειιεληθέο επηρεηξήζεηο. ην 2 ν επίπεδν ζα εμεηαζηεί ε πεξίπησζε ηεο εηαηξίαο ΓΡΗΓΟΡΗ ΜΙΚΡΟΓΔΤΜΑΣΑ ΑΒΔΔ κέζα απφ κηα δηαρξνληθή αλάιπζε αξηζκνδεηθηψλ. Η πεξίνδνο πνπ ζα εμεηαζηεί ζα αθνξά ηελ πεληαεηία θαη ζα γίλεη ζπγθξηηηθή αλάιπζε κε ηνλ κεγαιχηεξν αληαγσληζηή EVEREST ΣΡΟΦΟΓΟΣΙΚΗ AEΒΔ. Η αλάιπζε απηή ζα καο δψζεη ηελ δπλαηφηεηα, λα εμεηάζνπκε εάλ κεηά ηελ εθαξκνγή ηνπ ERP ζπζηήκαηνο (εγθαηάζηαζε SAP ERP ην ) θαη αθνχ έρεη εδξαησζεί ζαλ πιεξνθνξηαθφ ζχζηεκα ηεο επηρείξεζεο, ππήξμαλ θάπνηεο ζεκαληηθέο κεηαβνιέο ζε ζπγθεθξηκέλα κεγέζε ηεο επηρείξεζεο φπσο: πσιήζεηο, θφζηνο πσιεζέλησλ, έμνδα δηνίθεζεο, έμνδα δηάζεζεο θιπ θαη εάλ παξαηεξείηαη ζηαδηαθή βειηίσζε γηα ηα επφκελα ρξφληα εθαξκνγήο. εκεηψλεηαη φηη ιφγσ ηεο ηξέρνπζαο νηθνλνκηθήο θξίζεο, ζα δνζεί ηδηαίηεξε πξνζνρή ζηα ηειεπηαία 2 έηε ηεο αλάιπζεο ( ) γηα λα εμάγνπκε ζπκπεξάζκαηα σο πξνο ηα πιενλεθηήκαηα πνπ κπνξεί λα έρεη κηα επηρείξεζε πνπ ρξεζηκνπνηεί ERP γηα ηελ αληηκεηψπηζε ηέηνησλ γεληθψλ πεξηφδσλ χθεζεο ζε κηα νηθνλνκία. Θεσξνχκε ζεκαληηθή ηελ κειέηε, εηδηθά ζηελ παξνχζα πεξίνδν, φπνπ ν αληαγσληζκφο απμάλεηαη ζεκαληηθά θαη δπζθνιεχνπλ νη φξνη ιεηηνπξγίαο ησλ επηρεηξήζεσλ θπξίσο ιφγσ πξνβιεκάησλ ρξεκαηνδφηεζεο θαζηζηψληαο ηελ βειηίσζε ηεο απνδνηηθφηεηαο ιεηηνπξγίαο ησλ επηρεηξήζεσλ απνιχησο αλαγθαία γηα ηελ κείσζε ηνπ θφζηνπο ιεηηνπξγίαο ηνπο. 2

3 ΠΕΡΙΕΧΌΜΕΝΑ ΚΔΦΑΛΑΙΟ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΤΣΗΜΑΣΑ ΟΡΙΜΟ ΤΣΗΜΑΣΟ ΚΑΙ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟΤ ΤΣΗΜΑΣΟ ΠΟΡΟΙ ΣΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΤΣΗΜΑΣΩΝ ΜΔΣΑΣΡΟΠΗ ΣΩΝ ΠΛΗΡΩΦΟΡΙΩΝ Δ ΓΝΩΗ ΚΑΣΗΓΟΡΙΔ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΤΣΗΜΑΣΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΤΣΗΜΑΣΑ ΔΠΙΥΔΙΡΗΔΩΝ: ΙΣΟΡΙΚΗ ΑΝΑΓΡΟΜΗ Η ΔΙΟΓΟ ΣΗ ΣΔΥΝΟΛΟΓΙΑ ΣΙ ΔΠΙΥΔΙΡΗΔΙ Η ΛΔΙΣΟΤΡΓΙΑ ΣΩΝ MRP ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΔΝΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΤΣΗΜΑΣΑ ΓΙΑΥΔΙΡΙΗ ΔΠΙΥΔΙΡΗΜΑΣΙΚΩΝ ΠΟΡΩΝ, E.R.P ΟΡΙΜΟ ΣΩΝ ERP ΛΟΓΟΙ ΔΠΙΛΟΓΗ ΓΙΑ ΣΗΝ ΔΦΑΡΜΟΓΗ ERP ΤΣΗΜΑΣΟ ΠΛΔΟΝΔΚΣΗΜΑΣΑ ΜΔΙΟΝΔΚΣΗΜΑΣΑ ΚΔΦΑΛΑΙΟ ΣΔΥΝΟΛΟΓΙΚΗ YΠOΓOΜΗ ΣΩΝ E.R.P ΒΑΔΙ ΓΔΓΟΜΔΝΩΝ ΚΑΙ ΤΣΗΜΑΣΑ ΓΙΑΥΔΙΡΙΗ Β.Γ ΝΔΔ ΣΔΥΝΟΛΟΓΙΔ, ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΣΑ ΚΑΙ ΔΡΓΑΛΔΙΑ ΓΙΑΜΟΡΦΩΗ ΑΡΥΙΣΔΚΣΟΝΙΚΗ CLIENT-SERVER ΠΔΡΙΒΑΛΛΟΝ ΔΡΓΑΙΑ ΥΡΗΣΩΝ USER INTERFACE ΠΡΟ-ΑΠΑΙΣΗΔΙ ΔΓΚΑΣΑΣΑΗ ERP ΑΡΥΔ ΑΡΥΙΣΔΚΣΟΝΙΚΗ ERP ΜΔΛΔΣΗ ΑΦΑΛΔΙΑ ΚΡΙΣΗΡΙΑ ΔΠΙΛΟΓΗ E.R.P ΟΜΑΓΔ ΤΛΟΠΟΙΗΗ ΓΙΑΓΙΚΑΙΑ ΔΠΙΛΟΓΗ E.R.P ΓΙΑΥΔΙΡΙΗ ΈΡΓΟΤ ΚΔΦΑΛΑΙΟ ΤΠΟΤΣΗΜΑΣΑ ΣΩΝ E.R.P ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΓΙΑΥΔΙΡΙΗ Α ΔΛΔΓΚΣΙΚΗ (CONTROLLING) B EΙΓΙΚΗ ΛΟΓΙΣΙΚΗ (ΑΝΑΛΤΣΙΚΗ ΛΟΓΙΣΙΚΗ) ΑΠΟΘΗΚΔΤΗ ΚΑΙ ΑΠΟΘΔΜΑΣΩΝ ΓΙΑΥΔΙΡΙΗ ΠΡΟΜΗΘΔΙΩΝ ΓΙΑΝΟΜΩΝ ΓΙΑΥΔΙΡΙΗ LOGISTICS ΠΑΡΑΓΩΓΗ MARKETING ΚΑΙ ΠΩΛΗΔΙ ΓΙΑΥΔΙΡΙΗ ΑΝΘΡΩΠΙΝΩΝ ΠΟΡΩΝ ΔΛΛΗΝΙΚΟΠΟΙΗΗ ΣΜΗΜΑΣΑ ΔΝΟ E.R.P ΤΣΗΜΑΣΑ ΓΙΑΥΔΙΡΙΗ ΠΑΡΑΓΓΔΛΙΩΝ (ORDER MANAGEMENT SYSTEM, OMS)

4 3.2.3 ΤΣΗΜΑΣΑ ΔΚΣΔΛΔΗ ΠΑΡΑΓΩΓΗ (MANUFACTURING EXECUTION SYSTEM, MES) ΤΣΗΜΑΣΑ ΓΙΑΥΔΙΡΙΗ ΑΠΟΘΗΚΩΝ (WAREHOUSE MANAGEMENT SYSTEM, WMS) ΤΣΗΜΑΣΑ ΓΙΑΥΔΙΡΙΗ ΜΔΣΑΦΟΡΩΝ (TRANSPORTATION MANAGEMENT SYSTEM, TMS) ΤΣΗΜΑΣΑ ΓΙΑΥΔΙΡΙΗ ΠΔΛΑΣΔΙΑΚΩΝ ΥΔΔΩΝ ( CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT, CRM ) ΚΛΑΓΙΚΔ ΛΤΔΙ (INDUSTRY SOLUTIONS) ΚΔΦΑΛΑΙΟ ΔΠΙΥΔΙΡΗΙΑΚΔ ΓΙΑΓΙΚΑΙΔ ΔΙΑΓΩΓΗ ΣΙ ΔΠΙΥΔΙΡΗΙΑΚΔ ΓΙΑΓΙΚΑΙΔ ΣΑΓΙΑ ΚΑΣΑΓΡΑΦΗ ΜΟΝΣΔΛΟΠΟΙΗΗ ΑΝΑΥΔΓΙΑΜΟ ΚΑΙ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΣΙΜΟ ΓΙΑΓΙΚΑΙΩΝ ΒΔΛΣΙΩΗ ΔΠΙΥΔΙΡΗΜΑΣΙΚΩΝ ΓΙΑΓΙΚΑΙΩΝ (BPI) ΓΙΑΥΔΙΡΙΗ ΔΠΙΥΔΙΡΗΜΑΣΙΚΗ ΓΝΩΗ ΔΙΑΓΩΓΗ ΓΗΜIΟΤΡΓΙΑ, ΑΠΟΘΗΚΔΤΗ, ΓΙΑΜΟΙΡΑΜΟ ΚΑΙ ΔΦΑΡΜΟΓΗ ΓΝΩΗ TEXNIKH OLAP ΑΝΑΛΤΗ ΚΑΙ ΑΝΑΚΣΗΗ ΓΔΓΟΜΔΝΩΝ ΤΣΗΜΑΣΑ ΓΙΑΥΔΙΡΙΗ ΔΓΓΡΑΦΩΝ ΔΓΚΑΣΑΣΑΗ ERP ΠΑΡΑΓΟΝΣΔ ΑΝΑΓΚΑΙΟΣΗΣΑ ΔΓΚΑΣΑΣΑΗ ERP ΛΟΓΟΙ ΑΠΟΣΤΥΙΑ ΔΓΚΑΣΑΣΑΗ ERP ΜΔΘΟΓΟΛΟΓΙΑ ΔΓΚΑΣΑΣΑΗ ΒΗΜΑΣΑ ΔΓΚΑΣΑΣΑΗ ΚΔΦΑΛΑΙΟ ΠΡΟΜΗΘΔΤΣΔ ERP ΤΣΗΜΑΣΩΝ ΤΛΟΠΟΙΗΗ Η ΑΓΟΡΑ ERP ΣΗΝ ΔΛΛΑΓΑ ΚΔΦΑΛΑΙΟ ΔΙΑΓΩΓΗ ΣΗΝ ΔΠΙΥΔΙΡΗΗ ΓΡΗΓΟΡΗ ΜΙΚΡΟΓΔΤΜΑΣΑ ΑΒΔΔ SAP ERP SAP BW ΑΝΑΛΤΗ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΚΑΣΑΣΑΔΩΝ Α ΑΝΑΛΤΗ ΑΡΙΘΜΟΓΔΙΚΣΩΝ ΤΜΠΔΡΑΜΑΣΑ ΠΑΡΑΡΣΗΜΑ ΣΟΙΥΔΙΑ ΚΑΙ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΔ EVEREST ΣΡΟΦΟΓΟΣΙΚΗ ΑΔΒΔ ΣΟΙΥΔΙΑ ΚΑΙ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΔ ΓΡΗΓΟΡΗ ΜΙΚΡΟΓΔΤΜΑΣΑ ΑΒΔΔ ΔΠΔΞΔΡΓΑΙΑ ΓΔΓΟΜΔΝΩΝ Δ ΑΡΥΔΙΟ.XLS ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ

5 ΔΙΑΓΩΓΗ ΣΙ ΒΑΙΚΔ ΔΝΝΟΙΔ ΚΔΦΑΛΑΙΟ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΤΣΗΜΑΣΑ ΟΡΙΜΟ ΤΣΗΜΑΣΟ ΚΑΙ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟΤ ΤΣΗΜΑΣΟ ηα κέζα πεξίπνπ ηνπ 20νπ αηψλα, εξεπλεηέο απφ φινπο ηνπο ηνκείο ηεο επηζηήκεο θαηέιεμαλ ζην ζπκπέξαζκα φηη θάζε αληηθείκελν κπνξεί λα ζεσξεζεί σο κέξνο ελφο κεγαιχηεξνπ ζπλφινπ. Απηφ δελ ζεκαίλεη φηη κηα νληφηεηα ράλεη ηε ζεκαζία ηεο, αιιά ζηξέθεη ηα βιέκκαηα ησλ εξεπλεηψλ απφ ην αληηθείκελν ζην ζχλνιν. Βάζεη απηνχ ηνπ ζπκπεξάζκαηνο, δεκηνπξγήζεθε έλαο λένο ηξφπνο ζθέςεο, ν νπνίνο εζηίαδε ζην ζχλνιν ησλ αληηθεηκέλσλ θαη ζηελ αιιειεπίδξαζή ηνπο, θαη είλαη γλσζηφο σο ζπζηεκηθή ζεσξία ή ζεσξία ζπζηεκάησλ. Η ζεσξία ζπζηεκάησλ είλαη έλα επηζηεκνληθφ πεδίν πνπ αζρνιείηαη κε ηελ αλάιπζε, ην ζρεδηαζκφ θαη ηε βειηίσζε ζπζηεκάησλ, ζπλδπάδνληαο πνιινχο επηζηεκνληθνχο ηνκείο, ψζηε λα παξάγεη έλα ηειηθφ απνηέιεζκα. Απηφο ν λένο ηξφπνο ζθέςεο ζπληέιεζε ζε κεγάιν βαζκφ γηα λα ζρεκαηηζηεί ε αληίιεςε πνπ έρνπκε ζήκεξα γηα ηνλ θφζκν. Νένη επηζηεκνληθνί θιάδνη αλαπηχρζεθαλ, φπσο: Δπηρεηξεζηαθή Έξεπλα, Γηνίθεζε Δθνδηαζηηθήο Αιπζίδαο, Αλάιπζε πζηεκάησλ, θ.α. Δπίζεο έθαλαλ ηελ εκθάληζή ηνπο λέεο ζεσξίεο θαη επηζηεκνληθέο πξνζεγγίζεηο, φπσο ε ζπζηεκηθή πξνζέγγηζε πνπ πξφηεηλε ην Μνληέιν Αιπζίδαο Αμίαο ηνπ Porter. αλ ζχζηεκα κπνξνχκε λα νξίζνπκε έλα ζχλνιν ζπληζησζψλ πνπ αιιειεπηδξνχλ κεηαμχ ηνπο γηα λα επηηχρνπλ θάπνην ζθνπφ. Οη ζπληζηψζεο απηέο κπνξεί λα είλαη φληα, πιηθά, ηδέεο, αμίεο, θ.ι.π. Σα δηάθνξα κέξε ελφο ζπζηήκαηνο είλαη κε ηε ζεηξά ηνπο ζπζηήκαηα ζε κηθξφηεξε θιίκαθα ηα νπνία απνηεινχλ ππνζπζηήκαηα ηνπ αξρηθνχ ζπζηήκαηνο. Δπνκέλσο θάζε ζχζηεκα είλαη ππεξ-ζχζηεκα θάπνησλ ζπζηεκάησλ, αιιά απνηειεί παξάιιεια θαη ππνζχζηεκα θάπνηνπ άιινπ ζπζηήκαηνο. Όια ηα ζπζηήκαηα πεξηθιείνληαη απφ ην πεξηβάιινλ ηνπο, δειαδή θάζε νληφηεηα πνπ βξίζθεηαη έμσ απφ ηα φξηα ηνπ ζπζηήκαηνο. ρήκα 1 - Γξαθηθή αλαπαξάζηαζε πζηήκαηνο-τπνζπζηήκαηνο 5

6 Κάζε ζχζηεκα δέρεηαη δεδνκέλα απφ ην πεξηβάιινλ ηνπ, ηα κεηαηξέπεη ζε πιεξνθνξίεο θαη ηέινο ηα εμάγεη πξνο ην πεξηβάιινλ. Δπνκέλσο θάζε ζχζηεκα έρεη κηα Δίζνδν (Input), Δπεμεξγαζία (Processing), θαη κηα Έμνδν (Output). Όηαλ έλα ζχζηεκα ρξεζηκνπνηεί ζαλ είζνδν ηελ έμνδν θάπνηνπ άιινπ, ηφηε έρνπκε αιιειεπίδξαζε κεηαμχ ησλ ζπζηεκάησλ. Ωο δεδνκέλα (data) κπνξνχκε λα νξίζνπκε ηα γεγνλφηα ή ηηο παξαηεξήζεηο πνπ κπνξνχλ λα θαηαγξαθνχλ. Γειαδή είλαη ηηκέο θάπνησλ ραξαθηεξηζηηθψλ πνπ αλήθνπλ ζε νληφηεηεο. Σα δεδνκέλα γηα λα είλαη ρξήζηκα πξέπεη λα έρνπλ αθξίβεηα, πιεξφηεηα, ζρεηηθφηεηα θαη δηαζεζηκφηεηα. Πιεξνθνξία (information) είλαη ηα δεδνκέλα πνπ έρνπλ επεμεξγαζηεί θαη έρνπλ κνξθή αλαγλσξίζηκε θαη ρξήζηκε ζηνπο ηειηθνχο ρξήζηεο ηνπ ζπζηήκαηνο. Σα ζπζηήκαηα κπνξνχλ λα ρσξηζηνχλ ζε θπζηθά θαη ηερλεηά, αλάινγα κε ηνλ ηξφπν δεκηνπξγίαο ηνπο, ζε αλνηθηά θαη θιεηζηά, βάζε ηεο επηθνηλσλίαο ηνπο κε ην πεξηβάιινλ ηνπο, ζε δπλακηθά θαη ζηαηηθά, αλάινγα κε ην ξπζκφ εμέιημήο ηνπο ζην ρξφλν. ε θάζε ζχζηεκα, ππάξρεη ην ζηνηρείν ηνπ ειέγρνπ, δειαδή ηεο δηαδηθαζίαο δηαπίζησζεο ηνπ αλ ε ιεηηνπξγία ηνπ ζπζηήκαηνο πξαγκαηνπνηείηαη κέζα ζε απνδεθηά επίπεδα απφδνζεο πνπ ηα νλνκάδνπκε πξφηππα (standards). Η πιεξνθνξία πνπ δείρλεη ηελ απφθιηζε ησλ απνηειεζκάησλ ηνπ ζπζηήκαηνο απφ ηα πξφηππα, νλνκάδεηαη αλάδξαζε (feedback). ρήκα 2. - Αλαπαξάζηαζε πζηήκαηνο Οη έλλνηεο εηζξνέο, εθξνέο, επεμεξγαζία θαη αλαηξνθνδφηεζε έρνπλ ην εμήο πεξηερφκελν: Δηζξνέο είλαη ε ζπιινγή ή απφθηεζε αθαηέξγαζησλ δεδνκέλσλ πνπ πξνέξρνληαη είηε απφ ην εζσηεξηθφ ηεο επηρείξεζεο είηε απφ ην πεξηβάιινλ ηεο. Δπεμεξγαζία είλαη ε κεηαηξνπή, ν ρεηξηζκφο θαη ε αλάιπζε ησλ αθαηέξγαζησλ δεδνκέλσλ ζε ηέηνηα κνξθή πνπ λα είλαη ρξήζηκε θαη θαηαλνεηή ζην ζχζηεκα θαη ηνπο ρξήζηεο ηνπ. Δθξνέο είλαη ε δηαλνκή θαη δηάρπζε ησλ επεμεξγαζκέλσλ πιεξνθνξηψλ ζηνπο ρξήζηεο ή ζηηο δξαζηεξηφηεηεο πνπ ζα ρξεζηκνπνηεζνχλ. 6

7 Αλαηξνθνδφηεζε είλαη ε εθξνή ηνπ ζπζηήκαηνο πνπ επηζηξέθεη ζηα θαηάιιεια κέιε ηεο επηρείξεζεο γηα λα ηα βνεζήζεη ζηελ αμηνιφγεζε θαη δηφξζσζε ησλ εηζξνψλ. Οη παξάγνληεο πνπ θαζνξίδνπλ ηελ εμέιημε ελφο ζπζηήκαηνο είλαη πνιινί θαη πνηθίινη, άιινη πξνβιέςηκνη θαη άιινη φρη, άιινη ειέγμηκνη θαη άιινη φρη. Ο έιεγρνο ηνπ ζπζηήκαηνο αθνξά ηνπο ειέγμηκνπο κφλν παξάγνληεο. Δπνκέλσο θαη ε εμέιημε ελφο ζπζηήκαηνο εμαξηάηαη απφ ηνλ έιεγρν ηνπ, αιιά θαη απφ ηνλ «ρανηηθφ» ζπλδπαζκφ ηνλ νπνίν δεκηνπξγνχλ νη κε ειέγμηκνη παξάγνληεο, δειαδή ηελ «αηαμία» ε νπνία δεκηνπξγείηαη απφ απηνχο ηνπο παξάγνληεο. Απηή ε αηαμία νλνκάδεηαη Δληξνπία (Entropy) θαη ην κέγεζφο ηεο θαζνξίδεη αληηζηξφθσο αλάινγα ην κέγεζνο ηνπ ειέγρνπ ηνπ ζπζηήκαηνο. πλεπψο ε αχμεζε ηνπ ειέγρνπ ηνπ ζπζηήκαηνο κεηψλεη ηελ εληξνπία θαη αληίζηξνθα. Αθνχ δψζακε ηνλ νξηζκφ ηνπ πζηήκαηνο, αο δνχκε ηψξα ηη είλαη έλα Πιεξνθνξηαθφ χζηεκα. Πιεξνθνξηαθό ύζηεκα ινηπφλ, είλαη έλα ζχλνιν αιιεινζπλδεφκελσλ κεξψλ πνπ ζπλεξγάδνληαη γηα ηε ζπιινγή, επεμεξγαζία, απνζήθεπζε θαη δηάρπζε πιεξνθνξηψλ κε ζθνπφ ηελ ππνζηήξημε ηεο ιήςεο απνθάζεσλ, ηνπ ζπληνληζκνχ, ηνπ ειέγρνπ θαη ηεο αλάιπζεο δεδνκέλσλ, κέζα ζε κηα επηρείξεζε ή έλαλ νξγαληζκφ. Απφ επηρεηξεκαηηθή ζθνπηά, ζα κπνξνχζακε λα νξίζνπκε έλα Πιεξνθνξηαθφ χζηεκα (Π..) σο κηα δηνηθεηηθή ιχζε, βαζηζκέλε ζηελ ηερλνινγία ηεο Πιεξνθνξηθήο θαη ησλ Σειεπηθνηλσληψλ, πνπ απαληά ζε δηάθνξα πξνβιήκαηα ηεο επηρείξεζεο θαη ηνπ πεξηβάιινληφο ηεο. Σα Πιεξνθνξηαθά πζηήκαηα, φπσο φια ηα ζπζηήκαηα έρνπλ θαη απηά έλα ζθνπφ: ηελ επίιπζε ησλ πξνβιεκάησλ ηεο επηρείξεζεο ή ηνπ νξγαληζκνχ κέζα ζηνλ νπνίν ιεηηνπξγνχλ. Οη ζπνπδαηφηεξνη ζθνπνί ησλ δηαθφξσλ Πιεξνθνξηαθψλ πζηεκάησλ, αλαθέξνληαη σο εμήο: Η ζπιινγή θαη απνζήθεπζε δεδνκέλσλ, ηα νπνία κε ηελ θαηάιιειε επεμεξγαζία λα κεηαηξέπνληαη ζε πιεξνθνξίεο ρξήζηκεο γηα ηελ επηρείξεζε. Η επεμεξγαζία ησλ δεδνκέλσλ, ε νπνία πεξηιακβάλεη ππνινγηζκνχο, ζπγθξίζεηο, ηαμηλνκήζεηο θαη θαηεγνξηνπνηήζεηο. Παξνπζίαζε ησλ δεδνκέλσλ, ψζηε λα κπνξνχλ λα επεμεξγαζηνχλ απφ αλζξψπνπο ΠΟΡΟΙ ΣΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΤΣΗΜΑΣΩΝ Οη βαζηθνί πφξνη ελφο Πιεξνθνξηαθνχ πζηήκαηνο είλαη: Αλζξώπηλνη πόξνη. Όια ηα Πιεξνθνξηαθά πζηήκαηα πεξηιακβάλνπλ αλζξψπνπο θαη γηα ην ιφγν απηφ ραξαθηεξίδνληαη θαη σο θνηλσληθά ζπζηήκαηα. Οη άλζξσπνη πνπ 7

8 ζπκκεηέρνπλ ζε έλα Πιεξνθνξηαθφ χζηεκα είλαη είηε νη ηειηθνί ρξήζηεο, είηε εηδηθνί ηεο πιεξνθνξηθήο. Οη ηειηθνί ρξήζηεο είλαη απηνί πνπ ρξεζηκνπνηνχλ άκεζα ή έκκεζα ηελ πιεξνθνξία πνπ παξάγεη ην ζχζηεκα. Οη εηδηθνί ηεο πιεξνθνξηθήο είλαη απηνί πνπ αλαπηχζζνπλ θαη ρεηξίδνληαη ην ζχζηεκα. Υιηθνί πόξνη. Δδψ αλήθνπλ νη ζπζθεπέο πνπ ζα ρξεζηκνπνηεζνχλ γηα ηελ εηζαγσγή, επεμεξγαζία θαη απνζήθεπζε ησλ δεδνκέλσλ. (Ηιεθηξνληθνί Τπνινγηζηέο, ηα δίθηπα ηειεπηθνηλσληψλ, ηα πεξηθεξεηαθά θαη φια ηα κέζα πνπ ρξεζηκνπνηνχληαη γηα ηελ απνζήθεπζε ησλ δεδνκέλσλ). Πόξνη ινγηζκηθνύ. Δδψ αλαθέξεηαη ην ινγηζκηθφ ηνπ ζπζηήκαηνο ην νπνίν ειέγρεη θαη ππνζηεξίδεη ηηο ιεηηνπξγίεο ηνπ ειεθηξνληθνχ ππνινγηζηή, ην ινγηζκηθφ ησλ εθαξκνγψλ πνπ παξέρεη ζηνλ ηειηθφ ρξήζηε ηε δπλαηφηεηα επεμεξγαζίαο ελφο ζπγθεθξηκέλνπ πξνβιήκαηνο θαη ηηο νδεγίεο πξνο ηνπο αλζξψπνπο πνπ ρξεζηκνπνηνχλ ην Π.. Πόξνη δεδνκέλωλ φπνπ θαηαηάζζνληαη νη βάζεηο δεδνκέλσλ, νη βάζεηο κνληέισλ θαη νη βάζεηο γλψζεσλ ΜΔΣΑΣΡΟΠΗ ΣΩΝ ΠΛΗΡΩΦΟΡΙΩΝ Δ ΓΝΩΗ Σα δεδνκέλα πνπ θαηαρσξεί κηα επηρείξεζε ζην ζχζηεκά ηεο δελ αξθνχλ απφ κφλα ηνπο γηα λα ηθαλνπνηήζνπλ ηηο αλάγθεο ηεο. Απηά ηα δεδνκέλα ζα πξέπεη λα κεηαηξαπνχλ ζε ρξήζηκε πιεξνθνξία, δειαδή γλψζε γηα ηελ επηρείξεζε. Απηή ηε κεηαηξνπή έξρνληαη λα ιχζνπλ ηα δηάθνξα εξγαιεία «Δμφξπμεο Γλψζεο», ηα νπνία κεηαηξέπνπλ ηα δεδνκέλα ζε καζεκαηηθνχο ηχπνπο γηα λα θαηαζθεπάζνπλ αμηφπηζηα ζπζηήκαηα ζηήξημεο απνθάζεσλ, ρξήζηκα θαη ιεηηνπξγηθά γηα ηελ επηρείξεζε θαη ηηο αλάγθεο ηεο. ε πξψηε θάζε βξίζθεηαη ε ζπιινγή ησλ δεδνκέλσλ, ηφζν απφ ην εζσηεξηθφ, φζν θαη απφ ην εμσηεξηθφ πεξηβάιινλ ηεο επηρείξεζεο. Απηά ηα δεδνκέλα νξγαλψλνληαη, επεμεξγάδνληαη θαη νκαδνπνηνχληαη. Παξάιιεια ειέγρεηαη ε αθξίβεηα θαη ε αμηνπηζηία ηνπο. Καη απηφ ηνλ ηξφπν ηα δεδνκέλα κεηαηξέπνληαη ζε πιεξνθνξία. Η πιεξνθνξία κεηαηξέπεηαη ζε γλψζε, εληνπίδνληαο ηα κνληέια θαη ηνπο θαλφλεο ζηα νπνία ππαθνχνπλ. ε απηή ηε κνξθή ηα δεδνκέλα εξκελεχνληαη, ρξεζηκνπνηνχληαη γηα ηε δεκηνπξγία ή ηνλ εκπινπηηζκφ ησλ βάζεσλ γλψζεο θαη γίλνληαη εξγαιεία γηα πξνβιέςεηο, ζρεδηαζκφ θαη ιήςε απνθάζεσλ. Με ηελ πάξνδν ηνπ ρξφλνπ νη επηρεηξήζεηο θαη ην πεξηβάιινλ ηνπο αιιάδνπλ. Σν ίδην ζπκβαίλεη θαη κε ηε γλψζε ε νπνία είλαη άκεζα ζπλδεδεκέλε θαη κε ηα δχν. Αλ ε γλψζε κηαο επηρείξεζεο πάςεη λα κεηαβάιιεηαη θαη λα αλαλεψλεηαη ηφηε ε επηρείξεζε φπσο είλαη ινγηθφ ζα κείλεη εθηφο αληαγσληζκνχ. 8

9 1.1.4 ΚΑΣΗΓΟΡΙΔ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΤΣΗΜΑΣΩΝ Σα Πιεξνθνξηαθά πζηήκαηα ρσξίδνληαη ζε δηάθνξεο θαηεγνξίεο θαη ηχπνπο αλάινγα κε δηάθνξα ραξαθηεξηζηηθά ηνπο. Η θαηεγνξηνπνίεζε ησλ ζπζηεκάησλ κπνξεί λα γίλεη κε ηα παξαθάησ θξηηήξηα: α) Τύπνη ζπζηεκάηωλ αλάινγα κε ην ππνζύζηεκα πνπ ππνζηεξίδνπλ. Οη επηρεηξήζεηο απνηεινχληαη απφ κηθξφηεξα ηκήκαηα ψζηε λα δηνηθνχληαη θαιχηεξα θαη επθνιφηεξα. Όια ηα επηκέξνπο απηά ηκήκαηα δίλνπλ αλαθνξά ζε έλα θεληξηθφ ηκήκα πνπ ζπλήζσο είλαη ην ηκήκα δηνίθεζεο ηεο επηρείξεζεο. πλεπψο έλαο ηξφπνο λα νξγαλσζεί έλα Πιεξνθνξηαθφ χζηεκα είλαη λα αθνινπζήζεη ηελ ηεξαξρηθή δνκή ησλ επηρεηξήζεσλ. Έηζη κπνξνχλ λα δεκηνπξγεζνχλ ππνζπζηήκαηα γηα δηεπζχλζεηο, νκάδεο ή αθφκα θαη ζπγθεθξηκέλνπο εξγαδφκελνπο. Πην αλαιπηηθά κπνξνχκε λα έρνπκε ηα παξαθάησ ζπζηήκαηα φζνλ αθνξά ην δηαρσξηζκφ ηνπο κε βάζε ηελ ηεξαξρηθή δνκή πνπ ππνζηεξίδνπλ: πζηήκαηα γηα ηα ηκήκαηα ηεο επηρείξεζεο. Σν θάζε ηκήκα ηεο επηρείξεζεο έρεη ην δηθφ ηνπ ζχζηεκα. Σα ζπζηήκαηα φισλ ησλ ηκεκάησλ ηεο επηρείξεζεο κπνξεί λα έρνπλ επίζεο θαη θάπνηα θνηλά ζεκεία. πζηήκαηα γηα φιε ηελ επηρείξεζε. ε απηή ηελ πεξίπησζε έρνπκε έλα νινθιεξσκέλν Πιεξνθνξηαθφ χζηεκα πνπ αθνξά φιεο ηηο ιεηηνπξγίεο ηεο επηρείξεζεο. Μηα ηέηνηα δηαδηθαζία πεξηιακβάλεη ην ζρεδηαζκφ θαη ηε δηαρείξηζε ηεο ρξήζεο ησλ πφξσλ νιφθιεξεο ηεο επηρείξεζεο. Γη-επηρεηξεκαηηθά Πιεξνθνξηαθά πζηήκαηα. Σα ζπζηήκαηα απηά είλαη ζχλζεηα πνπ αλαθέξνληαη ζε αξθεηέο επηρεηξήζεηο. β) Τύπνη ζπζηεκάηωλ αλάινγα κε ηελ επηρεηξεκαηηθή δξαζηεξηόηεηα πνπ ππνζηεξίδνπλ. Τπάξρνπλ Πιεξνθνξηαθά πζηήκαηα ηα νπνία αζρνινχληαη κε έλα κεκνλσκέλν θνκκάηη ηεο επηρείξεζεο θαη ζπγθεθξηκέλεο δηαδηθαζίεο απηήο. Γηα παξάδεηγκα έρνπκε Πιεξνθνξηαθά πζηήκαηα πνπ κεραλνγξαθνχλ ην ινγηζηηθφ κέξνο ηεο επηρείξεζεο, ηελ παξαγσγή, ηηο πσιήζεηο θαη ην κάξθεηηλγθ, θιπ. Βάζεη απηψλ ησλ ζπζηεκάησλ απηνκαηνπνηνχληαη νη δηάθνξεο δξαζηεξηφηεηεο κε ηελ εθηέιεζε πξνθαζνξηζκέλσλ ελεξγεηψλ ξνπηίλαο πνπ είλαη ζεκαληηθέο γηα ηε ιεηηνπξγία ηεο επηρείξεζεο. γ) Τύπνη ζπζηεκάηωλ αλάινγα κε ην είδνο ηεο ππνζηήξημεο πνπ παξέρνπλ. ε απηφ ηνλ ηχπν ζπζηεκάησλ εμεηάδεηαη ην είδνο ππνζηήξημεο πνπ παξέρεηαη απφ ην ζχζηεκα. Σα Πιεξνθνξηαθά πζηήκαηα ζχκθσλα κε απηφ ηνλ ηξφπν θαηεγνξηνπνίεζεο ρσξίδνληαη ζε ηξεηο κεγάιεο θαηεγνξίεο: 9

10 1. πζηήκαηα ππνζηήξημεο ιεηηνπξγηθψλ απνθάζεσλ. 2. πζηήκαηα ππνζηήξημεο ηαθηηθψλ απνθάζεσλ. 3. πζηήκαηα ππνζηήξημεο ζηξαηεγηθψλ απνθάζεσλ. Η θαηεγνξηνπνίεζε απηή ζπκβαδίδεη κε ηελ θαηεγνξηνπνίεζε ηεο επηρείξεζεο ζε ηξία επίπεδα: ην ιεηηνπξγηθφ επίπεδν (operational level), ζην ηαθηηθφ επίπεδν (tactical level) θαη ζην ζηξαηεγηθφ επίπεδν (strategic level). Σν ιεηηνπξγηθό επίπεδν ζρεηίδεηαη κε ηηο απνθάζεηο πνπ αθνξνχλ ηηο θαζεκεξηλέο ιεηηνπξγίεο ηεο επηρείξεζεο. Σν ρξνληθφ πεξηζψξην ηέηνησλ απνθάζεσλ αληηζηνηρεί ζε έλα ρξνληθφ πεξηζψξην σξψλ ή εκεξψλ. ην ιεηηνπξγηθφ επίπεδν αλήθνπλ φινη νη ππάιιεινη ηεο επηρείξεζεο πνπ είλαη ππεχζπλνη γηα ηηο βξαρππξφζεζκεο απνθάζεηο. Σν ηαθηηθό επίπεδν αθνξά ηελ θαηαλνκή θαη ηνλ έιεγρν ησλ πφξσλ ηεο επηρείξεζεο γηα ηελ επίηεπμε αληηθεηκεληθψλ ζθνπψλ. Ο ρξνληθφο νξίδνληαο ηέηνησλ απνθάζεσλ θπκαίλεηαη απφ θάπνηεο εβδνκάδεο έσο θάπνηνπο κήλεο. Οη απνθάζεηο απηέο ιακβάλνληαη ζπλήζσο απφ ηνπο δηνηθεηηθνχο ππαιιήινπο κεζαίαο θιίκαθαο, νη νπνίνη είλαη ππεχζπλνη γηα ηε δηαρείξηζε ησλ πφξσλ πνπ ζα επηηξέςνπλ ηελ επίηεπμε ησλ ζηφρσλ πνπ ηίζεληαη απφ ηε δηνίθεζε ηεο επηρείξεζεο. Σν ζηξαηεγηθό επίπεδν είλαη ην επίπεδν πνπ αλαιακβάλεη ηνπο καθξνπξφζεζκνπο ζηφρνπο ηεο επηρείξεζεο. Οη απνθάζεηο απηέο θαζνξίδνπλ ηε βάζε πάλσ ζηελ νπνία ζα θηλεζεί ε επηρείξεζε θαη πξνζδηνξίδνπλ ην πιαίζην πνπ ζα αθνινπζήζνπλ νη ιεηηνπξγηθέο θαη ηαθηηθέο απνθάζεηο. Οη απνθάζεηο ηνπ ζηξαηεγηθνχ επηπέδνπ είλαη ζπλήζσο πνιχπινθεο, κε δνκεκέλεο θαη κε επαλαιακβαλφκελεο. Γελ κπνξνχλ λα πξνζδηνξηζηνχλ φιεο νη κεηαβιεηέο ηνπ πξνβιήκαηνο θαη νη ηηκέο ηνπο κπνξεί λα κελ πνζνηηθνπνηνχληαη. Δπνκέλσο, φπσο είλαη ινγηθφ, ππεχζπλνη γη απηέο ηηο απνθάζεηο είλαη ηα δηνηθεηηθά ζηειέρε ηειεπηαίνπ επηπέδνπ ηεο επηρείξεζεο, ηα νπνία ζα πξέπεη λα έρνπλ απμεκέλεο δηνηθεηηθέο ηθαλφηεηεο θαη πξνζσπηθή θξίζε, αθνχ ν αλζξψπηλνο παξάγνληαο είλαη πνπ κεηέρεη πεξηζζφηεξν ζηε ιήςε ηέηνησλ απνθάζεσλ. δ) Τύπνη ζπζηεκάηωλ αλάινγα κε ηελ αξρηηεθηνληθή ηνπο. Οη θχξηεο θαηεγνξίεο Πιεξνθνξηαθψλ πζηεκάησλ βαζίδνληαη ζε: Κύξηνπο ππνινγηζηέο (mainframe), φπνπ ε επεμεξγαζία γίλεηαη απφ έλαλ ππνινγηζηή ζηνλ νπνίν είλαη ζπλδεδεκέλα ηεξκαηηθά ρσξίο ππνινγηζηηθή δπλαηφηεηα. Πξνζωπηθνύο ππνινγηζηέο, φπνπ δελ είλαη απαξαίηεηα ζπλδεδεκέλνη κεηαμχ ηνπο. Απηή ε ηερληθή είλαη ε πην ζπλήζεο γηα κηθξέο θαη κεζαίεο επηρεηξήζεηο. Καηαλεκεκέλα ζπζηήκαηα, φπνπ ε επεμεξγαζία θαηαλέκεηαη αλάκεζα ζε δχν ή πεξηζζφηεξνπο ππνινγηζηέο νπνηνπδήπνηε ηχπνπ, νη νπνίνη κπνξεί λα βξίζθνληαη ζε νπνηαδήπνηε γεσγξαθηθά ζεκεία. 10

11 1.2 ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΤΣΗΜΑΣΑ ΕΠΙΥΕΙΡΗΕΩΝ: ΙΣΟΡΙΚΗ ΑΝΑΔΡΟΜΗ Η ΔΙΟΓΟ ΣΗ ΣΔΥΝΟΛΟΓΙΑ ΣΙ ΔΠΙΥΔΙΡΗΔΙ Σν 1960 νη δηεζλείο αιιά θαη νη Διιεληθέο επηρεηξήζεηο έζηξεςαλ ηελ πξνζνρή ηνπο ζηε κεραλνγξαθεκέλε ππνζηήξημε ησλ πνιχπινθσλ ιεηηνπξγηψλ ηνπο. Έηζη αλαπηχρζεθαλ εμεηδηθεπκέλα παθέηα πνπ αθνξνχζαλ ηε κεραλνγξάθεζε θπξίσο ηνπ ινγηζηεξίνπ θαη ηεο κηζζνδνζίαο, θαζψο επίζεο θαη εθαξκνγέο ειέγρνπ απνζεκάησλ (inventory control). Απηφ πεξηειάκβαλε θιαζηθά κνληέια, φπσο Βέιηηζηε Πνζφηεηα Παξαγγειίαο (Economic Order Quantity - EOQ), Απνζέκαηα Αζθάιεηαο (safety stock - SS), Γηαρείξηζε Σερληθψλ Πξνδηαγξαθψλ (BiΙΙ of Material Processing - ΒΟΜΡ) θαη Γηαρείξηζε Δληνιψλ Δξγαζίαο (Work Order Management - WOM). Ωζηφζν νη επηρεηξήζεηο εθείλε ηελ πεξίνδν είραλ ηε δπλαηφηεηα λα θξαηνχλ πςειά απνζέκαηα γηα λα ηθαλνπνηνχλ νπνηαδήπνηε δήηεζε απφ ηνπο πειάηεο θαη ηαπηφρξνλα λα είλαη αληαγσληζηηθνί. Ωο απνηέιεζκα νη πεξηζζφηεξεο ηερληθέο θαη εθαξκνγέο πεξηνξίδνληαλ κφλν ζηελ απνηειεζκαηηθή νξγάλσζε θαη δηαρείξηζε κεγάισλ πνζνηήησλ απνζέκαηνο. ηελ πεξίπησζε άκεζεο απαίηεζεο δηαζχλδεζεο ησλ δηαθφξσλ εμεηδηθεπκέλσλ εθαξκνγψλ πνπ αλήθνπλ ζηελ ίδηα ή ζε δηαθνξεηηθέο ιεηηνπξγηθέο πεξηνρέο απηή επηηπγράλεηαη κφλν κε έκκεζεο κεζφδνπο. πγθεθξηκέλα, είηε κε ηελ εθαξκνγή απηνκαηνπνηεκέλσλ κεζφδσλ (πνπ δελ απαηηνχλ αλζξψπηλε παξέκβαζε), είηε κε απηνκαηνπνηεκέλσλ. ηηο δεχηεξεο, ζπγθαηαιέγνληαη απηέο ζηηο νπνίεο απαηηείηαη ε εμαγσγή ζηνηρείσλ απφ ην έλα ζχζηεκα, πηζαλφο κεηαζρεκαηηζκφο ηνπο θαη εηζαγσγή ζην δεχηεξν ζχζηεκα. Σα κεηνλεθηήκαηα ηεο κεζφδνπ απηήο είλαη φηη ε ελεκέξσζε ησλ ζηνηρείσλ δελ γίλεηαη ζε πξαγκαηηθφ ρξφλν (αζχγρξνλα) θαη ε ζσζηή ιεηηνπξγία ηνπο εμαξηάηαη θχξηα απφ ηε ζπλέπεηα ηνπ ππεπζχλνπ. Οη απηνκαηνπνηεκέλεο κέζνδνη παξέρνπλ ηε δπλαηφηεηα ηεο απηόκαηεο ελεκέξωζεο ησλ ζηνηρείσλ απφ ην έλα ζχζηεκα ζην άιιν. Η ιεηηνπξγία απηή κπνξεί λα ιακβάλεη ρψξα ζε πξαγκαηηθφ ρξφλν (ζχγρξνλα) ε αλά ηαθηά ρξνληθά δηαζηήκαηα (αζχγρξνλα) ηα νπνία ζε θάζε πεξίπησζε είλαη αξθεηά κηθξφηεξα απφ απηά ησλ κε απηνκαηνπνηεκέλσλ κεζφδσλ. Οη απηνκαηνπνηεκέλεο κέζνδνη παξνπζηάδνπλ ζεκαληηθά πιενλεθηήκαηα, αιιά ε πινπνίεζε ηνπο είλαη ζπλήζσο ρξνλνβφξα, δαπαλεξή θαη απαηηεί πςειή ηερλνγλσζία. Οη πεξηνξηζκνί πνπ επέβαιιαλ νη αλσηέξσ έκκεζνη ηξφπνη κεηαθνξάο ηεο πιεξνθνξίαο απφ ην έλα κεκνλσκέλν ζχζηεκα ζε θάπνην άιιν, νδήγεζαλ ζε κηα λέα πξνζέγγηζε πνπ πξφηεηλε κηα πεξηζζφηεξν νινθιεξσκέλε ιχζε. ηα ηέιε ηεο δεθαεηίαο ηνπ 1960 θαη ζηηο αξρέο ηεο επφκελεο, εκθαλίζηεθαλ ηα πζηήκαηα ρεδηαζκνχ Απαηηήζεσλ Τιηθψλ (Material Requirements Planning - MRP) ηα νπνία απνηέιεζαλ ηελ αθεηεξία φισλ ησλ εμειίμεσλ, κε ζηφρν ηελ πινπνίεζε κηαο νινθιεξσκέλεο ιχζεο ζην επηρεηξεκαηηθφ πεξηβάιινλ. Γηα πξψηε θνξά, ρξεζηκνπνηψληαο έλα πξφηππν πιάλν ρξνλνπξνγξακκαηηζκνχ ηεο παξαγσγήο (Master Production Schedule - MPS) θαη ηηο απαηηνχκελεο ηερληθέο πξνδηαγξαθέο ησλ πιηθψλ (Bill of Materials - BOM: ηα ζπγθεθξηκέλα πιηθά δειαδή πνπ ρξεηάδνληαη γηα λα παξαρζεί έλα ηειηθφ πξντφλ), έλαο ππνινγηζηήο αξθνχζε γηα λα πξνζδηνξίζεη ηε ρξνληθή ζηηγκή θαη ηηο αθξηβείο πνζφηεηεο πιηθψλ πνπ ρξεηάδνληαη γηα λα παξαρζεί έλα ηειηθφ πξντφλ. 11

12 Σαπηφρξνλα, ρξεζηκνπνηψληαο ηα αθξηβή ζηνηρεία απφ ηελ θαηαγξαθή ησλ απνζεκάησλ, δειαδή ηε δηαζέζηκε πνζφηεηα (on-hand) ή ηελ πνζφηεηα πνπ είλαη πξνγξακκαηηζκέλε γηα παξαιαβή (schedule-to arrive) έγηλε δπλαηφ λα ππνινγηζηνχλ ηα ηζνδχγηα ησλ πιηθψλ (net material requirements) πνπ απαηηνχληαη ζην βέιηηζην ρξφλν. Παξάιιεια κε ηελ αλάπηπμε ησλ MRP ζπζηεκάησλ, αλαπηχρζεθαλ θαη ηα πξψηα πζηήκαηα Πξφβιεςεο Απαηηήζεσλ Παξαγσγηθνχ Γπλακηθνχ (Capacity Requirements Planning - CRP). Έηζη, ζε ζπλδπαζκφ κε ηα MRP, δεκηνπξγήζεθαλ εθαξκνγέο πνπ λα ππνζηεξίδνπλ ιεηηνπξγίεο, φπσο ν ζρεδηαζκφο θαη ε πξφβιεςε ηνπ ζπλφινπ ησλ πσιήζεσλ (forecasting and sales planning), ην ρξνλνπξνγξακκαηηζκφ (MPS) θαη ηε δπλακηθφηεηα ηεο παξαγσγήο θαη γεληθφηεξα ηε δηαρείξηζε ηεο δήηεζεο θαη ηηο ζπκβαηηθέο ππνρξεψζεηο θάζε παξαγγειίαο (demand management θαη order promising). Η εηζαγσγή ησλ κνληέισλ θαη ηερληθψλ ρξνλνπξνγξακκαηηζκνχ ηεο παξαγσγήο (MPS) ζηα MRP ζπζηήκαηα ήηαλ ην έλαπζκα γηα λα δεκηνπξγεζνχλ ηα πξψηα ζπζηήκαηα πνπ εθηείλνληαλ ζε φιν ην εχξνο ηεο επηρείξεζεο. Σν MRP Ι πξνέθπςε ινηπφλ, σο αλάγθε ησλ επηρεηξήζεσλ, αθνχ έγηλε αληηιεπηφ φηη ε ρξήζε ή ε δήηεζε ησλ πιηθψλ είλαη ηδηαίηεξα αζηαζήο θαη εμαξηάηαη απφ ηελ παξαγσγή άιισλ εηδψλ απνζεκάησλ ε ηειηθψλ πξντφλησλ Η ΛΔΙΣΟΤΡΓΙΑ ΣΩΝ MRP Έλα ζχζηεκα MRP θαζνδεγείηαη απφ ην γεληθφ ζρέδην παξαγσγήο πνπ θαηαγξάθεη ηελ εμσηεξηθή - αλεμάξηεηε δήηεζε γηα ηα έηνηκα πξνηφληα. Η δήηεζε πξνθχπηεη απφ ηηο εθηηκήζεηο ησλ πξνβιέςεσλ, απφ ηηο παξαγγειίεο ησλ πειαηψλ θαη ηηο απαηηήζεηο ησλ θέληξσλ δηθηχνπ δηαλνκήο. Υξεζηκνπνηεί ινηπφλ ηηο πιεξνθνξηεο γηα ηηο απαηηήζεηο - δεηήζεηο, θαζψο θαη ηε δνκή (επηκέξνπο ηκήκαηα) ησλ ππν-θαηαζθεπή πξντφλησλ απφ ην γξάθεκα Bill-Of-Materials (ΒΟΜ), ην ηξέρνλ επίπεδν ηνπ απνζέκαηνο θαη ηνπο ρξφλνπο αλακνλήο (lead times) γηα λα παξάγεη έλα ρξνλνδηάγξακκα πξνγξακκαηηζκνχ ησλ παξαγγειηψλ γηα ηα επηκέξνπο ηκήκαηα φπσο εκη-έηνηκα πξντφληα θαη πξψηεο χιεο. Οη πιεξνθνξίεο πνπ απνηεινχλ ηηο εηζξνέο ζε έλα MRP ζχζηεκα είλαη: Σν θχξην Πξφγξακκα Παξαγσγήο. Η δνκή ησλ πξντφλησλ απφ ην αξρείν ΒΟΜ πνπ πξναλαθέξζεθε. Οη πιεξνθνξίεο γηα ηα απνζέκαηα, ρξφλνπο αληαπφθξηζεο θαη αλακνλήο, απφζεκα αζθαιείαο, πξνβιεπφκελε απαίηεζε επηζθεπψλ θαη πιεξνθνξίεο γηα ηελ πνζφηεηα ηεο παξαγγειίαο. Ωο εθξνέο γηα έλα ζχζηεκα MRP ζεσξνχληαη νη εμήο αλαθνξέο: Οη αλαθνξέο γηα ηηο πιεξνθνξίεο ηνπ πξντφληνο, ηηο ρξνληθέο πεξηφδνπο, ηηο δξνκνινγεκέλεο παξαιαβέο, ην ηξέρνλ απφζεκα αλά πεξίνδν θαη ηηο ζρεδηαζκέλεο ελάξμεηο παξαγγειηψλ αλά πεξίνδν. 12

13 Η αλαθνξά εμαηξέζεσλ, πνπ εζηηάδεη ζηα γεγνλφηα πνπ ρξεηάδνληαη άκεζε πξνζνρή. Η αλάδξνκε αλαθνξά πνπ δείρλεη πνηα είλαη ε πεγή ησλ απαηηήζεσλ πάλσ ζηηο νπνίεο βαζίδνληαη νη παξαγγειίεο ελφο πξντφληνο. ρήκα 3. - Αλαπαξάζηαζε Λεηηνπξγίαο MRP Όηη απνηειεί εθξνή γηα ην MRP είλαη εηζξνή γηα ην χζηεκα ρεδηαζκνχ Απαηηήζεσλ Γπλακηθφηεηαο (Capacίty Requirements Planning, CRP) πνπ είλαη ε ιεηηνπξγία θαζνξηζκνχ ηεο δπλακηθφηεηαο πνπ απαηηείηαη απφ θάζε θέληξν θφζηνπο πεξηνδηθά ζε βξαρππξφζεζκα θαη κεζνπξφζεζκα δηαζηήκαηα σζηε λα επηηεπρζνχλ νη ζηφρνη ηεο παξαγσγήο θαη ησλ πξνκεζεηψλ. ρήκα 4. - Αλαπαξάζηαζε ιεηηνπξγίαο πζηήκαηνο ρεδηαζκνχ Απαηηήζεσλ Γπλακηθφηεηαο (CRP) Δλλνηνινγηθά ηα ζπζηήκαηα MRP ζρεηίδνληαη κε ηε ινγηθή ηεο θηινζνθίαο Just-intime (JIT) πνπ είλαη κηα πξνζπάζεηα λα ειαρηζηνπνηεζνχλ νη απψιεηεο θάζε είδνπο (ρψξνπ, εξγαζίαο, πιηθψλ, ελέξγεηαο θιπ.), λα βειηηψλνληαη ζπλερψο ηα ζπζηήκαηα θαη λα ππάξρεη έλα πςειφ επίπεδν εθπαίδεπζεο γηα φινπο ηνπο εξγαδνκέλνπο. Σν MRP ρξεζηκνπνηείηαη ζε κία επξεία θιίκαθα βηνκεραληψλ πνπ δηαζέηνπλ παξαγσγή θαηά παξηίδεο (ππφ ηελ έλλνηα φηη έλαο αξηζκφο πξντφλησλ θαηαζθεπάδνληαη ζε παξηίδεο, ζηηο νπνίεο ρξεζηκνπνηείηαη ν ίδηνο εμνπιηζκφο παξαγσγήο). Σν χζηεκα MRP, παξά ηηο εκθαλείο αδπλακίεο ηνπ (δε βειηηζηνπνηνχζε ηα θφζηε απφθηεζεο ησλ 13

14 πιηθψλ - πξνκεζεηψλ ηεο επηρείξεζεο, ήηαλ θπξίσο ηππνπνηεκέλε ιχζε δελ αληαπνθξηλφηαλ ζηηο ηδηαηηεξφηεηεο ησλ επηρεηξήζεσλ) νδήγεζε ζε ζεκαληηθφ πεξηνξηζκφ ησλ επηπέδσλ ησλ απνζεκάησλ, βειηίσζε ηνπ ειέγρνπ παξαγσγήο, έγθαηξε θαη έγθπξε γηα ηα δεδνκέλα ηεο επνρήο - πιεξνθφξεζε θαη επνκέλσο αχμεζε ηεο αμηνπηζηίαο ησλ επηρεηξήζεσλ πνπ ηα πηνζέηεζαλ. Σν MRP Ι εμειηζζφηαλ θαη επεθηεηλφηαλ ζπλερψο, πξνθεηκέλνπ λα πεξηιακβάλεη πεξηζζφηεξεο επηρεηξεκαηηθέο ιεηηνπξγίεο. Καηά ηε δηάξθεηα ηεο δεθαεηίαο ηνπ 1980, ε θαηαθφξπθε αχμεζε ηεο ρξήζεο ησλ ππνινγηζηψλ θαη νη λέεο ηερλνινγίεο πιεξνθνξηθήο επέηξεςαλ ηελ αλάπηπμε ιεηηνπξγηψλ πνπ ζρεηίδνληαλ κε ηηο ρξεκαηννηθνλνκηθέο δξαζηεξηφηεηεο κηαο επηρείξεζεο. Με απηφ ηνλ ηξφπν δεκηνπξγήζεθαλ ηα πξψηα νινθιεξσκέλα πιεξνθνξηαθά ζπζηήκαηα Manufacturing Resource Planning (MRP II), πνπ ζπλδχαδαλ ηα ζπζηήκαηα δηαρείξηζεο παξαγσγήο θαη πιηθψλ κε ηε ινγηζηηθή θαη ηε ρξεκαηννηθνλνκηθή δηαρείξηζε (financial management) κηαο επηρείξεζεο. Έηζη κέζα απφ ηελ νηθνλνκηθή απεηθφληζε ηεο παξαγσγήο θαη ησλ θηλήζεσλ ησλ απνζεκάησλ ηα MRP ΙΙ ζπζηήκαηα έγηλαλ πνιχ ειθπζηηθά εξγαιεία ζηε ιήςε ησλ απνθάζεσλ ζε κηα επηρείξεζε. Αλάκεζα ζηα πιενλεθηήκαηα ηνπ MRP ΙΙ πεξηιακβάλνληαη ν απζηεξφηεξνο πεξηνξηζκφο απνζεκάησλ θαη νη πςειφηεξεο απνδφζεηο ηνπο, ε ειαρηζηνπνίεζε ησλ ππεξσξηψλ ησλ εξγαδνκέλσλ θαη ε βειηίσζε ηνπ επηπέδνπ εμππεξέηεζεο ησλ πειαηψλ. Όκσο, παξά ηηο ζεκαληηθέο βειηηψζεηο θαη εμειίμεηο πνπ πξαγκαηνπνηήζεθαλ ζηα MRP ζπζηήκαηα, παξέκεηλε έλαο ζεκαληηθφο αξηζκφο νπζηαζηηθψλ αδπλακηψλ, πνπ ζηηο πεξηζζφηεξεο πεξηπηψζεηο ζπλερίδεη λα πθίζηαηαη σο ζήκεξα. Σα θπξηφηεξα κεηνλεθηήκαηά ηνπο, φπσο αλαθέξνληαη απφ ηνλ Shapiro 1 (2001) ζπλνςίδνληαη ζηα αθφινπζα: Παξά ην γεγνλφο φηη έλα ηππηθφ MRP ζχζηεκα δηαζέηεη ζηνηρεηψδε εξγαιεία γηα ηελ ππνζηήξημε ζρεδίσλ παξαγσγήο, θαηά γεληθή νκνινγία ηα εξγαιεία απηά δελ είλαη απνηειεζκαηηθά. πγθεθξηκέλα, δελ κπνξνχλ λα αλαγλσξίζνπλ έλα βξαρππξφζεζκν πξφγξακκα, ηα απαηηνχκελα επίπεδα πφξσλ θαη ηηο θαηαλνκέο ηνπο, πξνθεηκέλνπ λα ειαρηζηνπνηεζεί ην ζπλνιηθφ θφζηνο ιεηηνπξγίαο ζε έλα ζχληνκν ρξνληθφ νξίδνληα πξνγξακκαηηζκνχ. Σα ζπζηήκαηα απηά δελ κπνξνχλ λα βνεζήζνπλ ηνπο Τπεχζπλνπο Παξαγσγήο ηεο επηρείξεζεο ζηε δεκηνπξγία ελφο εθηθηνχ πξνγξάκκαηνο ή ζηε ζθφπηκε θαζπζηέξεζε θάπνησλ παξαγγειηψλ, φηαλ δελ ππάξρνπλ ηξφπνη πεξαηηέξσ ελίζρπζεο ηεο παξαγσγηθφηεηαο ηεο επηρείξεζεο. Παξάιιεια κε ηα ζπζηήκαηα MRP Ι θαη II, εκθαλίζηεθαλ ηα ζπζηήκαηα ρεδηαζκνχ Απαηηήζεσλ Γηαλνκήο (Distribution Requirements Planning, DRP Ι θαη II). Σα ζπζηήκαηα απηά, θαζνξίδνπλ ηε δήηεζε ησλ απνζεκάησλ ησλ θέληξσλ δηαλνκήο θαη ρξεζηκνπνηνχλ ηελ πιεξνθνξία ηεο δήηεζεο σο δεδνκέλν γηα ηα ζπζηήκαηα παξαγσγήο θαη πξνκήζεηαο πιηθψλ. ηνρεχνπλ ζηνλ αλεθνδηαζκφ ησλ απνζεκάησλ ζε πνιπεπίπεδα ζπζηήκαηα απνζεθψλ (δειαδή ζε δίθηπα δηαλνκήο κεγάινπ κήθνπο φπνπ ζπκκεηέρνπλ πνιιέο επηρεηξήζεηο). Η εμέιημε ησλ αξρηθψλ 1 Carl Shapiro, Hal R.Varian Information rules: a strategic guide to the network economy 14

15 εθδφζεσλ, δειαδή ην DRP ΙΙ, πεξηειάκβαλε ην ζρεδηαζκφ ησλ βαζηθψλ πφξσλ ζε έλα ζχζηεκα δηαλνκήο, φπσο νη ρψξνη απνζήθεπζεο, ην δηαζέζηκν αλζξψπηλν δπλακηθφ, ε δπλακηθφηεηα κεηαθνξψλ θαη νη αληίζηνηρεο ρξεκαηννηθνλνκηθέο ξνέο. Οη αθξηβείο πξνβιέςεηο ζπληζηνχλ απαξαίηεηα ζπζηαηηθά γηα ηελ επηηπρία ηνπ DRP II ζπζηήκαηνο. Έλα ηέηνην ζχζηεκα κεηαθξάδεη ηελ πξφβιεςε ηεο δήηεζεο γηα θάζε θσδηθφ πξντφληνο (Stock Keeping Unit, SKU), ζε θάζε απνζήθε θαη θέληξν δηαλνκήο, ζε έλα ρξνληθά νξηζκέλν ζρέδην αλαπιήξσζεο. ηα ζπζηήκαηα απηά, νη απαηηήζεηο εηδηθφηεξα ζε ζέκαηα Γηνίθεζεο Logistics (φπσο ζέκαηα εθνδηαζκνχ, δηαλνκήο, δηαρείξηζεο πιηθψλ, θιπ.), θαζνδεγνχλ ηνλ θεληξηθφ πξνγξακκαηηζκφ, ν νπνίνο κε ηε ζεηξά ηνπ επεξεάδεη ηνλ θαηάινγν πιηθψλ ΒΟΜ, πνπ ειέγρεη ην MRP I. ηελ νπζία δειαδή, ηα DRP Ι θαη IΙ είλαη παξάγσγα ησλ MRP Ι θαη II πνπ εθαξκφδνληαη ζηηο δηάθνξεο δξαζηεξηφηεηεο Γηνίθεζεο Logistics κηαο επηρείξεζεο. Με ην DRP II νη άλζξσπνη ηεο παξαγσγήο κπνξνχλ πξαγκαηηθά λα γλσξίδνπλ ηηο αλάγθεο ηνπ δηθηχνπ δηαλνκήο θαη λα ελεκεξψλνληαη ζπλερψο γηα ηηο αιιαγέο πνπ ζεκεηψλνληαη. Σα πιενλεθηήκαηα απφ ηε ρξήζε ησλ ζπζηεκάησλ DRP II, ζπλνςίδνληαη ζηνλ θαιχηεξν έιεγρν θαη ηνλ ηθαλνπνηεηηθφ πεξηνξηζκφ ηνπ επηπέδνπ ησλ απνζεκάησλ, ζηε κείσζε ζηα θφζηε δηαλνκήο, θαζψο θαη ζηνλ θαιχηεξν ζπληνληζκφ κεηαμχ δηαλνκήο θαη παξαγσγήο. Σα ζπζηήκαηα DRP έρνπλ ηε δπλαηφηεηα λα βειηηζηνπνηνχλ ηελ θαζεκεξηλή θφξησζε - εθθφξησζε πξντφλησλ θαη ηηο απνθάζεηο δξνκνιφγεζεο. Παξφια απηά φκσο θαη ζηελ πεξίπησζε ησλ DRP ζπζηεκάησλ, ζπλερίδνπλ λα πθίζηαληαη ζεκαληηθά κεηνλεθηήκαηα, κε θπξηφηεξν ην γεγνλφο φηη δελ κπνξνχλ λα θαζνξίζνπλ πνην απφ ηα θέληξα δηαλνκήο ζα πξέπεη λα ηξνθνδνηεί κηα αγνξά θαη κε πνηνλ ηξφπν πξέπεη λα πξνγξακκαηίδνληαη νη ιεηηνπξγίεο ησλ θέληξσλ δηαλνκήο, πξνθεηκέλνπ λα ειαρηζηνπνηνχληαη ηα βξαρππξφζεζκα θφζηε (Shapiro, 2001). Οινθιεξψλνληαο, κε κηα ηππηθή κνξθή, ζε θάζε εξγνζηάζην παξαγσγήο αληηζηνηρεί έλα MRP ζχζηεκα, ελψ αληίζεηα έλα DRP ζχζηεκα είλαη ηθαλφ λα θαζνξίδεη ηηο ιεηηνπξγίεο δηαλνκήο δηαθίλεζεο θαηά κήθνο κίαο νιφθιεξεο επηρείξεζεο. Γεληθά, ηα ζπζηήκαηα απηά, πνπ ζπλαληψληαη ζήκεξα ζ' έλα κεγάιν αξηζκφ επηρεηξήζεσλ, είλαη θαηά θχξην ιφγν ζπζηήκαηα ζπλαιιαγήο (transactional). Παξαθνινπζνχλ ηα πξαγκαηηθά δεδνκέλα παξαγσγήο θαη δηαλνκψλ θαη παξάιιεια κεηαθξάδνπλ ηα θχξηα πξνγξάκκαηα ησλ παξαπάλσ ηνκέσλ ζε επηκέξνπο αλαιπηηθά ππνπξνγξάκκαηα, γηα ηα νπνία ελεκεξψλνπλ ηα ππφινηπα ζπζηήκαηα ηεο επηρείξεζεο. Σφζν ηα ζπζηήκαηα MRP Ι θαη II, φζν θαη ηα DRP Ι θαη II απνηέιεζαλ ηηο πξψηεο πξνζπάζεηεο ησλ επηρεηξήζεσλ λα αληηθαηαζηήζνπλ ηε θπζηθή δηαθίλεζε θαη ηνπο ππνινγηζκνχο ησλ αγαζψλ, κε ην ζρεδηαζκφ ηεο ξνήο ησλ αγαζψλ. Απφ πνιινχο εξεπλεηέο ην εγρείξεκα απηφ απνηέιεζε ηελ πξψηε πξνζπάζεηα νξγάλσζεο ησλ επηρεηξήζεσλ βάζεη ησλ δηαδηθαζηψλ ε πινπνίεζε ησλ νπνίσλ εκπιέθεη πνιιά ηκήκαηα θαη ιεηηνπξγίεο. Η πξνζπάζεηα απηή θαηέιεμε ζηε γλσζηή ξήζε «Το ζωζηό προϊόν, ζηη ζωζηή θέζη, ζηο ζωζηό τρόνο» θαη αξγφηεξα ε ξήζε απηή επεθηάζεθε κε ηελ έθθξαζε «...και ζηο ζωζηό κόζηος». 15

16 Σα αλσηέξσ ζπζηήκαηα, δελ είραλ κεγάιε απήρεζε ζηηο επηρεηξήζεηο, ηδηαίηεξα ζηηο Διιεληθέο, θαζψο δελ ήηαλ επέιηθηα, θάιππηαλ έλα κηθξφ κέξνο ησλ επηρεηξεκαηηθψλ αλαγθψλ θαη δελ πεξηειάκβαλαλ νινθιήξσζε ησλ ιεηηνπξγηψλ ηεο παξαγσγήο κε ηηο ρξεκαηννηθνλνκηθέο θαη ινγηζηηθέο ιεηηνπξγίεο. Έηζη, ζηηο αξρέο ηεο δεθαεηίαο ηνπ 1980 μεθηλά κηα εξεπλεηηθή πξνζπάζεηα γηα ηελ επηρεηξεκαηηθή νινθιήξσζε (enterprise integration), ε νπνία ρξεζηκνπνηεί σο ηερλνινγηθφ ππφβαζξν ηηο ζρεζηαθέο βάζεηο δεδνκέλσλ, ηηο ζχγρξνλεο αληηθεηκελνζηξαθείο (object-oriented) γιψζζεο πξνγξακκαηηζκνχ, ηα εξγαιεία ινγηζκηθνχ γηα αλάπηπμε εθαξκνγψλ κέζσ ειεθηξνληθνχ ππνινγηζηή (CASE tools), θαζψο θαη ηελ αξρηηεθηνληθή Πειάηε- Δμππεξεηεηή (Client - Server). Η πξνζπάζεηα απηή επηδηψθεη λα ελνπνηήζεη ηηο βαζηθέο επηρεηξεκαηηθέο δηαδηθαζίεο κε βαζηθή πξνηεξαηφηεηα ην θχθισκα νηθνλνκηθήο δηαρείξηζεο θαη ην θχθισκα παξαγσγήο. Απνηέιεζκα απηήο ηεο πξνζπάζεηαο είλαη ε εκθάληζε ησλ ζπζηεκάησλ ρεδηαζκνχ Δπηρεηξεκαηηθψλ Πφξσλ (Enterprise Resource Planning, ERP) ζηα ηέιε ηεο δεθαεηίαο ηνπ 1980 θαη ζηηο αξρέο ηεο επφκελεο. Σα ζπζηήκαηα απηά νινθιεξψλνπλ πέξαλ ηνπ θπθιψκαηνο νηθνλνκηθήο δηαρείξηζεο θαη παξαγσγήο θαη άιιεο βαζηθέο επηρεηξεκαηηθέο δηαδηθαζίεο φπσο ηε Γηαρείξηζε Αλζξσπίλσλ Πφξσλ, ην θχθισκα Μάξθεηηλγθ θαη Πσιήζεσλ, θιπ. Η εκθάληζε ησλ ERP θάιπςε ηηο αλάγθεο ησλ παξαπάλσ ζπζηεκάησλ. Γεληθά έλα ζχζηεκα ERP κπνξεί λα ελεξγήζεη σο έλα ηζρπξφ δίθηπν πνπ κπνξεί λα επηηαρχλεη ηε ιήςε απνθάζεσλ, λα κεηψζεη ηηο δαπάλεο θαη λα δψζεη έλα ζθαηξηθφ έιεγρν φιεο ηεο επηρείξεζεο. Σα ζπζηήκαηα ERP ζπλδένπλ ηηο πιεξνθνξίεο κε ηέηνην ηξφπν πνπ δηεπθνιχλνπλ πνιχ ηελ αλψηεξε δηνίθεζε λα έρεη νινθιεξσκέλε εηθφλα φισλ ησλ επηρεηξεζηαθψλ δηαδηθαζηψλ ζρεδφλ ζε πξαγκαηηθφ ρξφλν. Σα πιενλεθηήκαηα απηήο ηεο νινθιεξσκέλεο πξνζέγγηζεο πεξηιακβάλνπλ: Οινθιεξσκέλεο ιεηηνπξγίεο (integrated functionality) πλεπή user interfaces Δλζσκαησκέλεο βάζεηο δεδνκέλσλ (Integrated databases) Δλνπνηεκέλν ζχλνιν αξρηηεθηνληθήο θαη εξγαιείσλ Δλνπνηεκέλε ππνζηήξημε πξντφλησλ Πξνθαλψο, απνηειεί ζπγθξηηηθφ πιενλέθηεκα γηα κηα επηρείξεζε ε νινθιεξσκέλε πξνζέγγηζε αθνχ κπνξεί λα πξνκεζεπηεί πιήζνο εθαξκνγψλ θαη εξγαιείσλ απφ έλαλ κφλν πξνκεζεπηή ζπλάπηνληαο κηα εληαία ζχκβαζε κε απηφλ. Αιιά επίζεο θαη αξθεηά κεηνλεθηήκαηα ζε νξηζκέλεο πεξηπηψζεηο: Αζπκβαηφηεηα κε ηα ππάξρνληα ζπζηήκαηα θαη ηηο δηνηθεηηθέο πξαθηηθέο Μαθξνρξφληα θαη αθξηβή εθαξκνγή Απψιεηα επειημίαο Υξνλνβφξα εγθαηάζηαζε θαη αλάπηπμε ηνπ πξντφληνο Μεγάιε πεξίνδνο απνπιεξσκήο 16

17 Ωζηφζν, παξά ηα νπνηαδήπνηε κεηνλεθηήκαηα, ην ERP έρεη απνιαχζεη κηα αμηνπξφζεθηε επηηπρία ζηελ αγνξά. 1.3 ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΔΝΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΤΣΗΜΑΣΑ ΓΙΑΥΔΙΡΙΗ ΔΠΙΥΔΙΡΗΜΑΣΙΚΩΝ ΠΟΡΩΝ, E.R.P ΟΡΙΜΟ ΣΩΝ ERP Ωο ERP κπνξνχκε λα νξίζνπκε έλα ζχλνιν εθαξκνγψλ ινγηζκηθνχ πνπ ππνζηεξίδνπλ έλα κεγάιν θάζκα επηρεηξεκαηηθψλ δξαζηεξηνηήησλ θαη δηαδηθαζηψλ. Γειαδή, έλα ERP ζχζηεκα, ζα κπνξνχζακε λα πνχκε φηη είλαη έλα επηρεηξεζηαθό εξγαιείν ειέγρνπ, παξαθνινύζεζεο θαη ζπληνληζκνύ ηωλ εξγαζηώλ θαη δηαδηθαζηώλ ζε όιν ην κήθνο θαη πιάηνο κηαο επηρείξεζεο. Οη δηαδηθαζίεο θαη ηα ηκήκαηα πνπ δηαρεηξίδνληαη θαηά βάζε ηα ελ ιφγσ ζπζηήκαηα, αθνξνχλ θπξίσο ηα νηθνλνκηθά, ηε δηαρείξηζε ηεο εθνδηαζηηθήο αιπζίδαο, ηελ παξαγσγή, ην ειεθηξνληθφ εκπφξην, ηε δηαρείξηζε ησλ αλζξσπίλσλ πφξσλ, ηελ δηαρείξηζε ησλ πειαηεηαθψλ ζρέζεσλ, θ.α. ηα ERP ζπζηήκαηα, ή πην ζσζηά Οινθιεξσκέλα πζηήκαηα Γηαρείξηζεο Δπηρεηξεκαηηθψλ Πφξσλ, ηα δηάθνξα ιεηηνπξγηθά ηκήκαηα ηνπ Πιεξνθνξηαθνχ πζηήκαηνο ηεο επηρείξεζεο είλαη ζπλδεδεκέλα κεηαμχ ηνπο ζε κηα νληφηεηα φπνπ: Τπάξρεη ηερλνινγηθή νινθιήξσζε, νινθιήξσζε ησλ δεδνκέλσλ θαη ηεο «ινγηθήο», θαζψο επίζεο θαη νινθιήξσζε ησλ επηρεηξεκαηηθψλ δηαδηθαζηψλ. Ο ζρεδηαζκφο θαη ε αλάπηπμε ησλ ιεηηνπξγηθψλ ηκεκάησλ γίλεηαη ζηα πιαίζηα κηαο νιηθήο ζεψξεζεο ησλ πιεξνθνξηαθψλ αλαγθψλ ηεο επηρείξεζεο. ηφρνο ελφο ζπζηήκαηνο ERP είλαη ε νινθιήξωζε (integration) ησλ επηκέξνπο δηαδηθαζηψλ κέζα ζηελ επηρείξεζε ζηηο νπνίεο εκπιέθνληαη ηα δηάθνξα ηκήκαηα (ινγηζηήξην, παξαγσγή, πσιήζεηο, θιπ.), έηζη ψζηε λα κπνξεί απηή λα δηεθπεξαηψλεη ηηο θχξηεο επηρεηξεκαηηθέο δξαζηεξηφηεηέο ηεο. Η "νινθιήξσζε" απνηειεί θαη ηε ιέμεθιεηδί, αθνχ ε εγθαηάζηαζε ελφο ζπζηήκαηνο ERP δεκηνπξγεί θαιχηεξεο δνκέο ζηελ επηρείξεζε, νη νπνίεο επηηξέπνπλ ζηνπο εξγαδφκελνπο λα εξγαζηνχλ απνηειεζκαηηθφηεξα θαη πην παξαγσγηθά ΛΟΓΟΙ ΔΠΙΛΟΓΗ ΓΙΑ ΣΗΝ ΔΦΑΡΜΟΓΗ ERP ΤΣΗΜΑΣΟ 17

18 Οη επηρεηξήζεηο πηνζεηνχλ ηα ERP ζπζηήκαηα κε ζθνπφ ηελ ηθαλνπνίεζε ησλ απαηηήζεσλ θαη ησλ πξνθιήζεσλ πνπ πξνθχπηνπλ γηα απηέο. Οη απαηηήζεηο απηέο κπνξνχλ λα ρσξηζηνχλ ζε επηρεηξεκαηηθέο απαηηήζεηο θαη ηερλνινγηθέο. Οη επηρεηξεκαηηθέο απαηηήζεηο κηαο επηρείξεζεο πξνθχπηνπλ ιφγσ ηνπ αληαγσληζκνχ πνπ επηθξαηεί ζήκεξα θαη ην ζχγρξνλν νηθνλνκηθφ θιίκα. Η παγθνζκηνπνίεζε ησλ αγνξψλ, νη πειάηεο πνπ γίλνληαη πην απαηηεηηθνί θαη νη παξαγγειίεο πνπ πιένλ είλαη κηθξφηεξεο θαη ζπρλφηεξεο θαζηζηνχλ αλαγθαία ηε ρξήζε Οινθιεξσκέλσλ Πιεξνθνξηαθψλ πζηεκάησλ Γηαρείξηζεο Δπηρεηξεκαηηθψλ Πφξσλ. Λφγσ ησλ δπλαηνηήησλ πνπ έρνπλ ηα ζπζηήκαηα απηά λα ελνπνηνχλ φιεο ηηο αλάγθεο ηεο επηρείξεζεο απνηεινχλ πνιχ ζεκαληηθά εξγαιεία. Γηεπθνιχλνπλ ηηο δηεξγαζίεο αλαδηνξγάλσζεο ηεο επηρείξεζεο, ηηο αλάγθεο παγθνζκηνπνίεζεο, ηελ αληαγσληζηηθή επειημία, θαζψο θαη ηελ νινθιήξσζε ησλ δεδνκέλσλ, ππνζηεξίδνληαο πνιιαπιέο πιαηθφξκεο, γιψζζεο θαη λνκίζκαηα. Απφ ηελ ηερλνινγηθή πιεπξά ηα ζπζηήκαηα ERP ρξεζηκνπνηνχλ ζχγρξνλα πξφηππα θαη αξρηηεθηνληθέο, ψζηε λα θαιχςνπλ ηπρφλ κειινληηθέο απαηηήζεηο, ή ηπρφλ αλάγθεο ελνπνίεζεο κε άιια ζπζηήκαηα πειαηψλ θαη πξνκεζεπηψλ. Δπίζεο κε ηελ εγθαηάζηαζε ελφο θεληξηθνχ ζπζηήκαηνο κεηψλεηαη ην θφζηνο ζπληήξεζεο νιφθιεξνπ ηνπ ζπζηήκαηνο πιεξνθνξηαθψλ εθαξκνγψλ ηεο επηρείξεζεο αληηθαζηζηψληαο ηα πνιιά, δηάζπαξηα ζπζηήκαηα κε έλα κνλαδηθφ. Δπνκέλσο κεηψλεηαη θαη ν απαηηνχκελνο αξηζκφο εμεηδηθεπκέλσλ ρξεζηψλ. Σέινο ηα ERP πινπνηνχληαη ζε ζρεηηθά κηθξφ ρξνληθφ δηάζηεκα αθνχ είλαη έηνηκα θαη νινθιεξσκέλα παθέηα θαη ην κφλν πνπ ρξεηάδνληαη είλαη κηα ηξνπνπνίεζε γηα λα θαιχπηνπλ ηηο αλάγθεο ηηο εθάζηνηε επηρείξεζεο. Η επηρείξεζε κε ηελ πηνζέηεζε ελφο ERP ζπζηήκαηνο, ζηνρεχεη ζηελ αλάπηπμε ηθαλνηήησλ πνπ ζα ηεο επηηξέςνπλ λα ιεηηνπξγεί αληαγσληζηηθά ζην αζηαζέο θαη αληαγσληζηηθφ ζχγρξνλν επηρεηξεζηαθφ πεξηβάιινλ. Οη ηθαλφηεηεο απηέο κπνξνχλ λα ζπλνςηζζνχλ ζηα εμήο: Βειηίσζε ηεο πνηφηεηαο θαη ηεο δηαθάλεηαο ηεο δηαζέζηκεο πιεξνθνξίαο, πνπ ζηνρεχεη ζηελ βειηίσζε ηεο απνηειεζκαηηθφηεηαο. Βειηίσζε ησλ δηαδηθαζηψλ, πνπ ζηνρεχεη ζηελ αχμεζε ηεο απνδνηηθφηεηαο. Οινθιήξσζε ζπζηεκάησλ ζε κηα ηερλνινγηθή πιαηθφξκα πνπ ππνζηεξίδεη ηερλνινγηθά πξνεγνχκελεο θαη επφκελεο επηρεηξεκαηηθέο εθαξκνγέο. Η νινθιήξσζε απηή ζηνρεχεη ζηελ αχμεζε ηεο παξαγσγηθφηεηαο θαζψο θαη ηεο ιεηηνπξγηθφηεηαο. Δηδηθφηεξα, νη δηνηθήζεηο ησλ επηρεηξήζεσλ εθηηκνχλ φηη κε ηελ απφθηεζε ελφο ERP ζα επηηχρνπλ ηα παξαθάησ: Αχμεζε ηεο παξαγωγηθόηεηαο θαη ηεο απνδνηηθόηεηαο κε ηαπηφρξνλε βειηίσζε ηεο πνηφηεηαο ησλ πξνζθεξφκελσλ πξντφλησλ θαη παξερφκελσλ ππεξεζηψλ. Μείσζε θφζηνπο ζηε ιεηηνπξγία ησλ δηαδηθαζηψλ, αθεξαηφηεηα θαη αθξίβεηα πιεξνθνξηψλ, πξνζηηζέκελε επηρεηξεκαηηθή αμία, κείσζε ρξφλνπ δηεθπεξαίσζεο παξαγγειηψλ, δπλαηφηεηα θαιχηεξεο θαη νξζνινγηζηηθφηεξεο δηαρείξηζεο φισλ ησλ δηαζέζηκσλ πφξσλ θαη εμαζθάιηζε δηεζλψλ πξνηχπσλ. 18

19 Γηα λα επηηεπρζνχλ ηα αλσηέξσ θξίλεηαη ζθφπηκν: Να γίλεη πιήξεο αμηνπνίεζε ηεο ιεηηνπξγηθφηεηαο ηνπ ERP θάηη ην νπνίν ζεκαίλεη φηη δελ ζα ρξεηάδνληαη ζπκπιεξσκαηηθά ινγηζκηθά, Σν ζχζηεκα ERP πξέπεη λα είλαη απφιπηα παξακεηξνπνηήζηκν ψζηε λα απεηθνλίζεη ζσζηά ηηο θαηαγξακκέλεο επηρεηξεζηαθέο δηεξγαζίεο θαη ηελ νξγάλσζε ηεο εηαηξίαο θαη λα ζπλεηζθέξεη ζεκαληηθά ζηε βειηίσζε ηνπ ηξφπνπ ιεηηνπξγίαο ηεο. Δπίζεο, πξέπεη ε ιεηηνπξγηθφηεηά ηνπ βαζίδεηαη ζηηο βέιηηζηεο πξαθηηθέο (Best Practices) πνπ πξνζδηνξίδνληαη απφ ηελ εκπεηξία ηνπ πξνκεζεπηή ERP ζην επηρεηξεζηαθφ ινγηζκηθφ ΠΛΔΟΝΔΚΣΗΜΑΣΑ Οη ηξεηο ζεκαληηθφηεξνη ιφγνη γηα ηελ αγνξά ινγηζκηθνχ ERP είλαη ε βειηίσζε ηεο παξαγσγηθφηεηαο, ην αληαγσληζηηθφ πιενλέθηεκα θαη ε ηθαλνπνίεζε ηνπ πειάηε. Οη πξνζδνθίεο κηαο επηρείξεζεο φκσο κεηά ηελ πηνζέηεζε ελφο ζπζηήκαηνο ERP είλαη ζίγνπξα πνιχ πην ζχλζεηεο θαη εμαξηψληαη ζε κεγάιν βαζκφ απφ ηηο ηδηαίηεξεο ζπλζήθεο ηνπ πεξηβάιινληνο ζην νπνίν απηή δξαζηεξηνπνηείηαη. Δίλαη βέβαην φηη ην ινγηζκηθφ ERP απαηηεί ηε δέζκεπζε ζεκαληηθψλ πφξσλ ηεο επηρείξεζεο γηα ηελ αγνξά, εγθαηάζηαζε, παξακεηξνπνίεζε, εθπαίδεπζε, ζπληήξεζε θαη βειηίσζε ηνπ ζπζηήκαηνο. Οη πφξνη απηνί, εθηφο απφ ρξεκαηηθά πνζά, πεξηιακβάλνπλ θαη ηε δέζκεπζε ηνπ αλζξψπηλνπ δπλακηθνχ ζε φιεο ηηο βαζκίδεο. Η ηειηθή ζπληζηακέλε φισλ απηψλ ζα κπνξνχζε ζεσξεηηθά λα απεηθνληζηεί ζε έλα πεξίπινθν κνληέιν πνπ ζα πεξηέγξαθε ηηο πθηζηάκελεο δηαδηθαζίεο θαη ηα ηειηθά νθέιε απφ ηε ρξήζε ηνπ ERP ζπζηήκαηνο. Δθφζνλ φιεο νη κνληεινπνηεκέλεο δηαδηθαζίεο αλαιπζνχλ θαη κεηξεζνχλ ηθαλνπνηεηηθά, ην ηειηθφ απνηέιεζκα ζα κπνξνχζε λα πεξηγξαθεί κε ηελ Απφδνζε ηεο Δπέλδπζεο (Return on Investment, ROI), πνπ νπζηαζηηθά αληηπξνζσπεχεη ην θέξδνο πνπ πξνζδνθά ε επηρείξεζε απφ ηελ επέλδπζή ηεο ζε ινγηζκηθφ ERP. Η εμεχξεζε ηνπ ROI απνηειεί, απφ κφλε ηεο, ηδηαίηεξα επίπνλε θαη δχζθνιε εξγαζία. Τπάξρνπλ, φκσο, θάπνηεο γεληθέο θαηεπζχλζεηο πνπ δίλνπλ κηα αληηπξνζσπεπηηθή εηθφλα ηεο απφδνζεο ηνπ ERP, φπσο: Πιεξνθνξία ζε πξαγκαηηθό ρξόλν (real time): Γεκηνπξγεί ζπλζήθεο εχθνιεο δηάρπζεο ηεο πιεξνθνξίαο θαη απνθπγήο αλεπηζχκεησλ θαηαζηάζεσλ. Η έιιεηςε άκεζεο θαη έγθπξεο πιεξνθνξίαο ζην γξήγνξα κεηαβαιιφκελν επηρεηξεκαηηθφ πεξηβάιινλ πνπ δνχκε ίζσο κεηαθξάδεηαη θαη ζε δπζθνιία επηβίσζεο. Μείσζε ρξφλνπ θαηαρσξήζεσλ ησλ δεδνκέλσλ: Η πιεξνθνξία εηζέξρεηαη κία θνξά θαη ρξεζηκνπνηείηαη απφ νιφθιεξε ηελ εηαηξία. 19

20 Βειηίσζε ζηηο δηαδηθαζίεο ελνπνίεζεο (consolidation): Αλαθέξεηαη ζηηο πνιπεζληθέο επηρεηξήζεηο θαη ζηνπο νκίινπο επηρεηξήζεσλ. Η ελνπνίεζε ησλ πιεξνθνξηψλ ζα πξέπεη λα είλαη (ζε κεγάιν βαζκφ) απηφκαηε, κε ηηο θαηάιιειεο κεηαηξνπέο ζην λφκηζκα, ηα ινγηζηηθά πξφηππα θαη ηηο φπνηεο άιιεο ηδηαηηεξφηεηεο. Δπθνιφηεξε ζπκκφξθσζε ζε ππνρξεσηηθά ή πξναηξεηηθά πξφηππα: Δίλαη ζπλεζηζκέλν θαηλφκελν ε αδπλακία πηνζέηεζεο απφ ηελ επηρείξεζε πνηθίισλ πξνηχπσλ, φπσο ησλ πξνηχπσλ δηαζθάιηζεο πνηφηεηαο ISO 9002, IAS θ.ιπ. Σα Γηεζλή Λνγηζηηθά Πξφηππα (IAS) είλαη ππνρξεσηηθά γηα ηελ Διιάδα θαζψο θαη γηα φιε ηελ Δπξψπε. Έλα θαιφ ERP ζχζηεκα, κέζα απφ ηηο δπλαηφηεηεο κνληεινπνίεζεο, θάλεη ηε κεηάβαζε εχθνιε θαη ζίγνπξε. Αχμεζε ηεο ηθαλνπνίεζεο ηνπ πειάηε: Απνηειεί έλα πξφβιεκα ηνπ νπνίνπ ε ιχζε είλαη επηηαθηηθή φζν θαη δαπαλεξή. πρλά απαηηεί αιιαγή ζε πιήζνο άπισλ παξαγφλησλ, φπσο ζηε ζπκπεξηθνξά ησλ εξγαδνκέλσλ. Σν ινγηζκηθφ ERP βειηηψλεη ηελ ηθαλνπνίεζε ησλ πειαηψλ κε ηε βειηίσζε άιισλ παξακέηξσλ, φπσο ηελ ηαρχηεξε εθηέιεζε ησλ παξαγγειηψλ θ.ιπ. Μείσζε ιαζψλ: Έλαο παξάγνληαο πνπ ζεσξείηαη ζρεηηθά εχθνια κεηξήζηκνο, έρεη άκεζε αληαπφθξηζε ζε πιήζνο άιισλ, φπσο ζηελ ηθαλνπνίεζε ησλ πειαηψλ θαη ησλ εξγαδνκέλσλ, ζηε κείσζε ησλ ιεηηνπξγηθψλ εμφδσλ, ζηε κείσζε ησλ δηαθπγφλησλ θεξδψλ, θ.ιπ. Μείσζε ηεο αλάγθεο «αλζξψπσλ-θιεηδηψλ»: Με ηελ εγθαηάζηαζε ελφο ERP ζπζηήκαηνο, δελ πθίζηαηαη πιένλ ε εμάξηεζε ησλ επηρεηξήζεσλ απφ «αλζξψπνπο- θιεηδηά». Οη άλζξσπνη απηνί γλσξίδνπλ ηηο δηαδηθαζίεο θαη κε ηελ εκπεηξία ηνπο είλαη απαξαίηεηνη γηα ηελ εχξπζκε ιεηηνπξγία ηεο επηρείξεζεο. Σα παξαπάλσ είλαη ηα ζεκαληηθφηεξα νθέιε πνπ κπνξεί λα έρεη κία εηαηξία απφ έλα ERP ζχζηεκα. Υξεηάδεηαη φκσο ηδηαίηεξε πξνζνρή ζηελ επηινγή ηνπ. Μηα ιαλζαζκέλε επηινγή φρη κφλν ζα θάλεη ην ROI έλα φλεηξν αιιά κπνξεί λα απνβεί θαη θαηαζηξνθηθφ γηα ηελ εηαηξία ΜΔΙΟΝΔΚΣΗΜΑΣΑ Σα θπξηφηεξα κεηνλεθηήκαηα ησλ ERP ζπζηεκάησλ ζρεηίδνληαη κε ηα πξνβιήκαηα πνπ δεκηνπξγνχληαη απφ ηελ πξνζπάζεηα εθαξκνγήο ηνπο ζε έλα επηρεηξεκαηηθφ πεξηβάιινλ. Απηφ πηζαλψο ζπκβαίλεη δηφηη νη επηρεηξήζεηο απνηπγράλνπλ ζην λα πξνζαξκνζηνχλ κε ηηο ηερλνινγηθέο αλαγθαηφηεηεο ελφο επηρεηξεζηαθνχ ζπζηήκαηνο. Σα ζπζηήκαηα ERP είλαη αθξηβά θαη ε εγθαηάζηαζή ηνπο απαηηεί ρξφλν θαη θφπν. Δπνκέλσο ε εγθαηάζηαζε θαη εθαξκνγή ελφο ERP ζπζηήκαηνο δελ είλαη κηα αζθαιήο δηαδηθαζία. Αληηζέησο ππάξρεη κεγάινο θίλδπλνο απνηπρίαο θαη είλαη δπλαηφλ λα κελ απνζβεζηεί ε επέλδπζε γηα ηελ εγθαηάζηαζε ελφο ERP ζπζηήκαηνο. Απηφ ζπκβαίλεη εμαηηίαο θάπνησλ πξνβιεκάησλ πνπ πξνθχπηνπλ ζηελ επηρείξεζε. Σα πξνβιήκαηα απηά κπνξνχλ λα ρσξηζηνχλ ζηηο παξαθάησ θαηεγνξίεο: 20

21 Τερλνινγηθά Πξνβιήκαηα: Σα ηερλνινγηθά πξνβιήκαηα δεκηνπξγνχληαη απφ ηελ πξνζπάζεηα νινθιήξσζεο ησλ ERP ζπζηεκάησλ κε άιια παξαδνζηαθά ζπζηήκαηα. Δπίζεο ηερλνινγηθά πξνβιήκαηα δεκηνπξγνχληαη απφ ηελ παξακεηξνπνίεζε ηνπ λένπ ζπζηήκαηνο ψζηε λα πξνζαξκνζηεί ζηηο ιεηηνπξγηθέο απαηηήζεηο ηεο επηρείξεζεο. Οη παξακεηξνπνηήζεηο απηέο νδεγνχλ ζε αχμεζε ηνπ θφζηνπο θαη ηνπ ρξφλνπ. Οξγαλωηηθά: Γηνηθεηηθά Πξνβιήκαηα - Σν κέγεζνο θαη ε πνιππινθφηεηα ηεο εθαξκνγήο ελφο Οινθιεξσκέλνπ Πιεξνθνξηαθνχ πζηήκαηνο δεκηνπξγεί πξνβιήκαηα επηθνηλσλίαο θαη ζπληνληζκνχ ζηε δηαρείξηζε ηνπ έξγνπ εγθαηάζηαζήο ηνπ. Αλεπαξθήο επηθνηλσλία ζε ζρέζε κε ηελ αλάγθε αιιαγήο δεκηνπξγεί αληηδξάζεηο θαη έιιεηςε εκπηζηνζχλεο. Απαηηείηαη ινηπφλ κηα απνηειεζκαηηθή δηαρείξηζε ηεο επηθνηλσλίαο κεηαμχ ησλ αηφκσλ νκάδαο δηαρείξηζεο ηνπ έξγνπ, έλαο νινθιεξσκέλνο ζηξαηεγηθφο ζρεδηαζκφο θαη πηζαλψο εθαξκνγή φισλ ησλ γλψζεσλ πνπ πήξε ε επηρείξεζε απφ πξνεγνχκελεο ή παιαηφηεξεο πινπνηήζεηο. Οηθνλνκηθά πξνβιήκαηα: Σν πςειφ θφζηνο ηεο εθαξκνγήο ελφο ERP ζπζηήκαηνο νθείιεηαη ζην θφζηνο ηνπ απαξαίηεηνπ εμνπιηζκνχ, ζπκβνπιεπηηθψλ ππεξεζηψλ, εθπαίδεπζεο ησλ ρξεζηψλ, εγθαηάζηαζεο, ζπληήξεζεο θαη πξνζαξκνγήο θαη θφζηνπο κεηαηξνπήο δεδνκέλσλ. Πξνβιήκαηα ζρεηηθά κε ην αλζξώπηλν δπλακηθό: Η εθπαίδεπζε θαη ε εμνηθείσζε ηνπ ππάξρνληνο δπλακηθνχ ηεο επηρείξεζεο ζην λέν ζχζηεκα είλαη έλα ζεκαληηθφ πξφβιεκα πνπ ζα πξέπεη λα αληηκεησπίζεη ε επηρείξεζε κε ηδηαίηεξε πξνζνρή λα εμαζθαιηζηεί ε ζπκκεηνρή θαη πξνζαξκνγή ηνπο ζην λέν ζχζηεκα. 21

22 ΚΔΦΑΛΑΙΟ 2 ΑΠΑΣΗΔΙ ΓΙΑ ΣΗΝ ΔΓΚΑΣΑΣΑΗ ΣΩΝ ERP 2.1 ΤΕΦΝΟΛΟΓΙΚΗ YΠOΓOΜΗ ΣΩΝ E.R.P. Σν ERP είλαη κηα ζχλζεζε απφ νινθιεξσκέλεο εθαξκνγέο ινγηζκηθνχ πνπ δηακέζνπ κηαο ζπλεθηηθήο βάζεο δεδνκέλσλ (ε νπνία πεξηέρεη ζπγθεληξσκέλεο πιεξνθνξίεο γηα ηελ νξγαλσηηθή δνκή θαη ηηο ιεηηνπξγίεο κηαο επηρείξεζεο ή νξγαληζκνχ) ζπλδέεη πνηθίιεο επηρεηξεζηαθέο δηαδηθαζίεο, πξνθεηκέλνπ λα ηθαλνπνηήζεη ηνπο ζηφρνπο πνπ ζρεηίδνληαη ηφζν κε ηελ απνηειεζκαηηθφηεξε νξγάλσζε ηεο παξαγσγήο ή παξνρήο ππεξεζηψλ θαη ησλ ζηαδίσλ πνπ πξνεγνχληαη θαη έπνληαη απηψλ, φζν θαη ζηφρσλ πνπ ζρεηίδνληαη κε ηελ έλλνηα ηεο πνηφηεηαο θαη ηελ θαιχηεξε εμππεξέηεζε ηνπ πειάηε. Ωζηφζν ε ηερλνινγηθή ππνδνκή ελφο ζπζηήκαηνο ERP είλαη αξθεηά πνιχπινθε θαη πνιπδηάζηαηε. πλήζσο έλα ERP απνηειείηαη απφ: Βάζε δεδνκέλσλ χγρξνλεο αξρηηεθηνληθέο Client/Server. Γξαθηθά πεξηβάιινληα επηθνηλσλίαο ρξήζηε-ζπζηήκαηνο (Graphical User Interface - GUI). Δξγαιεία δηαρείξηζεο, αλάπηπμεο θαη πιεξνθφξεζεο ΒΑΔΙ ΓΔΓΟΜΔΝΩΝ ΚΑΙ ΤΣΗΜΑΣΑ ΓΙΑΥΔΙΡΙΗ Β.Γ. Έλα απνηειεζκαηηθφ ζχζηεκα πιεξνθνξηψλ εθνδηάδεη ηνπο ρξήζηεο κε επίθαηξεο, αθξηβείο θαη νπζηαζηηθέο πιεξνθνξίεο. Οη πιεξνθνξίεο είλαη απνζεθεπκέλεο ζε αξρεία ππνινγηζηψλ. Όηαλ ηα αξρεία είλαη θαηάιιεια δηεπζεηεκέλα θαη ζπληεξεκέλα, νη ρξήζηεο κπνξνχλ λα ηα πξνζπειάδνπλ εχθνια θαη λα αλαθηνχλ ηηο πιεξνθνξίεο πνπ ρξεηάδνληαη. Γηα λα γίλεη πην θαηαλνεηή ε ζεκαζία ηεο δηαρείξηζεο ησλ αξρείσλ αξθεί λα ππνηεζεί φηη ππάξρεη έλα ηειεθσληθφο θαηάινγνο. ηνλ ηειεθσληθφ θαηάινγν ηα ηειέθσλα είλαη ηνπνζεηεκέλα αλάινγα κε ην γξάκκα ηνπ αηφκνπ πνπ αλήθεη ν ηειεθσληθφο αξηζκφο. Έηζη είλαη άκεζα πξνζπειάζηκα, αξθεί θάπνηνο λα αλαηξέμεη ζην αληίζηνηρν γξάκκα. Αλ πάιη ν ηειεθσληθφο θαηάινγνο ήηαλ κπεξδεκέλνο θαη ηα ηειέθσλα δελ είραλ θαηαρσξεζεί βάζε θάπνηνπ ζπγθεθξηκέλνπ θξηηεξίνπ, θάπνηνο ζα ρξεηαδφηαλ αξθεηή ψξα πξνθεηκέλνπ λα βξεη ην επηζπκεηφ ηειέθσλν. Η ίδηα αλάγθε γηα νξγάλσζε ησλ αξρείσλ, ππάξρεη θαη ζηηο επηρεηξήζεηο. Η θαιή δηαρείξηζε θαη ε πξνζεθηηθή δηεπζέηεζε ησλ αξρείσλ δηεπθνιχλεη ηελ εχξεζε ησλ δεδνκέλσλ γηα επηρεηξεκαηηθέο απνθάζεηο, ελψ αληίζεηα ε θαθή δηαρείξηζε ησλ αξρείσλ νδεγεί ηελ επεμεξγαζία πιεξνθνξηψλ ζε ράνο, πξνθαιεί πςειφ θφζηνο, έρεη θαθή 22

23 απφδνζε θαη ειάρηζηε ή θαζφινπ επειημία. Αλ θαη πνιινί νξγαληζκνί δηαζέηνπλ εμαηξεηηθφ πιηθφ θαη ινγηζκηθφ, ηα ζπζηήκαηα πιεξνθνξηψλ ηνπο είλαη αλαπνηειεζκαηηθά ιφγσ ηεο θαθήο δηαρείξηζεο αξρείσλ. Έλα ζχζηεκα ππνινγηζηή νξγαλψλεη ηα δεδνκέλα κε ηεξαξρηθφ ηξφπν αξρίδνληαο κε bits θαη bytes θαη πξνρσξψληαο ζε πεδία, εγγξαθέο, αξρεία θαη βάζεηο δεδνκέλσλ. Σν bit είλαη ε κηθξφηεξε κνλάδα δεδνκέλσλ πνπ κπνξεί λα ρεηξηζηεί έλαο ππνινγηζηήο. Μηα νκάδα bits, νλνκάδεηαη byte θαη παξηζηάλεη έλαλ απιφ ραξαθηήξα, δειαδή έλα γξάκκα, αξηζκφ, ή άιιν ζχκβνιν. Μηα νκάδα ραξαθηήξσλ ζρεκαηίδνπλ κηα ιέμε, κηα νκάδα ιέμεσλ ή έλαλ πιήξε αξηζκφ. Απηέο νη νκάδεο ραξαθηήξσλ απνηεινχλ έλα πεδίν. Μηα νκάδα πεδίσλ πνπ έρνπλ έλαλ θνηλφ παξαλνκαζηή, φπσο γηα παξάδεηγκα ηα ζηνηρεία ελφο αηφκνπ, απνηεινχλ κηα εγγξαθή. Μηα νκάδα εγγξαθψλ ηνπ ίδηνπ ηχπνπ νλνκάδεηαη αξρείν. Σέινο κηα νκάδα αξρείσλ πνπ έρνπλ ζρέζε κεηαμχ ηνπο απαξηίδνπλ κηα βάζε δεδνκέλσλ. Μηα εγγξαθή πεξηγξάθεη κηα νληφηεηα. Η νληφηεηα κπνξεί λα είλαη έλα πξφζσπν, έλαο ηφπνο, έλα πξάγκα, ή έλα γεγνλφο γηα ην νπνίν ηεξνχκε πιεξνθνξίεο. Κάζε ραξαθηεξηζηηθφ ή πνηφηεηα πνπ πξνζδηνξίδεη κηα ζπγθεθξηκέλε νληφηεηα νλνκάδεηαη ηδηφηεηα. Κάζε εγγξαθή ελφο αξρείνπ ζα πξέπεη λα πεξηέρεη ηνπιάρηζηνλ έλα πεδίν πνπ λα πξνζδηνξίδεη κε κνλαδηθφ ηξφπν απηήλ ηελ εγγξαθή, έηζη ψζηε ε εγγξαθή λα κπνξεί λα αλαθηεζεί, λα ελεκεξσζεί, ή λα ηαμηλνκεζεί. Απηφ ην πεδίν πξνζδηνξηζκνχ νλνκάδεηαη πεδίν-θιεηδί. Η ηερλνινγία ησλ βάζεσλ δεδνκέλσλ κπνξεί λα ιχζεη πνιιά απφ ηα πξνβιήκαηα ηεο παξαδνζηαθήο νξγάλσζεο αξρείσλ. Έλαο πην απζηεξφο νξηζκφο ηεο βάζεο δεδνκέλσλ είλαη ε ζπιινγή δεδνκέλσλ νξγαλσκέλσλ έηζη ψζηε λα εμππεξεηνχλ απνηειεζκαηηθά πνιιέο εθαξκνγέο κε ζπγθέληξσζε ησλ δεδνκέλσλ θαη ειαρηζηνπνίεζε απηψλ πνπ πιενλάδνπλ. Αληί ηεο απνζήθεπζεο ησλ δεδνκέλσλ ζε ρσξηζηά αξρεία γηα θάζε εθαξκνγή, ηα δεδνκέλα απνζεθεχνληαη θπζηθά κε ηξφπν πνπ λα θαίλεηαη ζηνπο ρξήζηεο φηη είλαη απνζεθεπκέλα ζε έλα κφλν ζεκείν. Μηα βάζε δεδνκέλσλ εμππεξεηεί πνιιέο εθαξκνγέο. Έλα ζχζηεκα δηαρείξηζεο βάζεσλ δεδνκέλσλ (Database Management System - DBMS) είλαη απιψο ην ινγηζκηθφ πνπ επηηξέπεη ζε έλαλ νξγαληζκφ λα ζπγθεληξψλεη δεδνκέλα, λα ηα δηαρεηξίδεηαη απνδνηηθά, θαη λα παξέρεη πξφζβαζε ζηα απνζεθεπκέλα δεδνκέλα κέζσ πξνγξακκάησλ εθαξκνγψλ. Απηφ ην ζχζηεκα ελεξγεί σο δηαζχλδεζε κεηαμχ πξνγξακκάησλ εθαξκνγψλ θαη ησλ θπζηθψλ αξρείσλ δεδνκέλσλ. Όηαλ έλα πξφγξακκα εθαξκνγήο δεηήζεη κηα πιεξνθνξία, ην ζχζηεκα δηαρείξηζεο βάζεσλ δεδνκέλσλ ηε βξίζθεη ζηε βάζε δεδνκέλσλ θαη ηελ παξνπζηάδεη ζην πξφγξακκα εθαξκνγήο. Έλα ζχζηεκα δηαρείξηζεο βάζεσλ δεδνκέλσλ θαηαξγεί πνιιέο απφ ηηο εληνιέο νξηζκνχ δεδνκέλσλ πνπ ππάξρνπλ ζηα παξαδνζηαθά πξνγξάκκαηα. Έλα ζχζηεκα δηαρείξηζεο βάζεσλ δεδνκέλσλ απνηειείηαη απφ ηξία ζπζηαηηθά ζηνηρεία: 1. Μηα γιώζζα νξηζκνύ δεδνκέλωλ, ε νπνία είλαη κηα επίζεκε γιψζζα πνπ ηελ ρξεζηκνπνηνχλ νη πξνγξακκαηηζηέο γηα ηνλ θαζνξηζκφ ηνπ πεξηερνκέλνπ θαη ηεο δνκήο ηεο βάζεο δεδνκέλσλ. Η γιψζζα νξηζκνχ δεδνκέλσλ νξίδεη θάζε ζηνηρείν 23

24 ησλ δεδνκέλσλ φπσο εκθαλίδεηαη ζηε βάζε δεδνκέλσλ πξηλ κεηαηξαπεί ζηηο κνξθέο κε ηηο νπνίεο ην ρξεηάδνληαη ηα πξνγξάκκαηα εθαξκνγψλ. 2. Μηα γιώζζα ρεηξηζκνύ δεδνκέλωλ. Η γιψζζα ρεηξηζκνχ δεδνκέλσλ ρξεζηκνπνηείηαη ζε ζπλδπαζκφ κε θάπνηα γιψζζα πξνγξακκαηηζκνχ ηξίηεο ή ηέηαξηεο γεληάο γηα ην ρεηξηζκφ ησλ δεδνκέλσλ. Απηή ε γιψζζα πεξηέρεη εληνιέο πνπ επηηξέπνπλ ζε ηειηθνχο ρξήζηεο θαη ζε πξνγξακκαηηζηέο λα εμάγνπλ δεδνκέλα απφ ηε βάζε δεδνκέλσλ πξνθεηκέλνπ λα ηθαλνπνηήζνπλ αηηήκαηα πιεξνθνξηψλ ή λα αλαπηχμνπλ εθαξκνγέο. Η πην ραξαθηεξηζηηθή γιψζζα ρεηξηζκνχ δεδνκέλσλ ζήκεξα είλαη ε Γνκεκέλε Γιψζζα Δξσηεκάησλ, SQL. 3. Έλα ιεμηθό δεδνκέλωλ. Σν ιεμηθφ δεδνκέλσλ είλαη έλα απηνκαηνπνηεκέλν ή φρη αξρείν πνπ πεξηέρεη νξηζκνχο θαη ραξαθηεξηζηηθά ησλ δεδνκέλσλ, φπσο ηε ρξήζε ηνπο, ηε θπζηθή παξάζηαζε, ηελ θπξηφηεηα, ηελ εμνπζηνδφηεζε θαη ηελ αζθάιεηα. Σν ιεμηθφ δεδνκέλσλ παξέρεη έλαλ θαηάινγν ησλ δεδνκέλσλ πνπ πεξηέρεη ε βάζε δεδνκέλσλ θαη απηφ ην ρξήδεη έλα πνιχ ζεκαληηθφ εξγαιείν δηαρείξηζεο απηψλ ησλ δεδνκέλσλ. ήκεξα, ην πην δεκνθηιέο ζχζηεκα δηαρείξηζεο βάζεσλ δεδνκέλσλ, είλαη ην ζρεζηαθό κνληέιν δεδνκέλωλ (RDBMS). Σν ζπγθεθξηκέλν κνληέιν απεηθνλίδεη φια ηα δεδνκέλα ηεο βάζεο δεδνκέλσλ ζε απινχο πίλαθεο δχν δηαζηάζεσλ πνπ νλνκάδνληαη ζρέζεηο (relations). Οη πίλαθεο θαίλεηαη λα κνηάδνπλ κε επίπεδα αξρεία, αιιά κπνξεί εχθνια λα γίλεη εμαγσγή θαη ζπλδπαζκφο πιεξνθνξηψλ απφ πεξηζζφηεξα απφ έλα αξρεία. Σηο πεξηζζφηεξεο θνξέο, έλαο ρξήζηεο ρξεηάδεηαη πιεξνθνξίεο απφ πεξηζζφηεξεο ζρέζεηο πξνθεηκέλνπ λα θαηαξηίζεη κηα αλαθνξά. Δδψ αθξηβψο βξίζθεηαη θαη ην πιενλέθηεκα ηνπ ζρεζηαθνχ κνληέινπ. Σν ζρεζηαθφ κνληέιν δεδνκέλσλ, κπνξεί λα ζπλδπάδεη δεδνκέλα ελφο αξρείνπ ή πίλαθα κε δεδνκέλα άιινπ αξρείνπ ή πίλαθα, αξθεί θαη νη δχν πίλαθεο λα δηαζέηνπλ έλα θνηλφ ζηνηρείν δεδνκέλσλ. ε κηα ζρεζηαθή βάζε δεδνκέλσλ ρξεζηκνπνηνχληαη ηξεηο βαζηθέο ιεηηνπξγίεο γηα ηελ παξαγσγή ρξήζηκσλ ζπλφισλ δεδνκέλσλ. Η επηινγή, ε πξνβνιή θαη ε έλσζε. Η ιεηηνπξγία ηεο επηινγήο (select) δεκηνπξγεί έλα ππνζχλνιν εθείλσλ ησλ εγγξαθψλ ελφο αξρείνπ πνπ ηθαλνπνηνχλ θαζνξηζκέλα θξηηήξηα. Η ιεηηνπξγία ηεο έλσζεο (join) ζπλδπάδεη ζρεζηαθνχο πίλαθεο κε ζθνπφ ηελ παξνρή πεξηζζφηεξσλ πιεξνθνξηψλ απφ απηέο πνπ είλαη δηαζέζηκεο ζηνπο επηκέξνπο πίλαθεο. Σέινο, ε ιεηηνπξγία ηεο πξνβνιήο (project) δεκηνπξγεί έλα ππνζχλνιν ζηειψλ ελφο πίλαθα πνπ επηηξέπεη ζην ρξήζηε λα δεκηνπξγεί λένπο πίλαθεο νη νπνίνη ζα πεξηέρνπλ κφλν ηηο πιεξνθνξίεο πνπ ρξεηάδνληαη ΝΔΔ ΣΔΥΝΟΛΟΓΙΔ, ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΣΑ ΚΑΙ ΔΡΓΑΛΔΙΑ ΓΙΑΜΟΡΦΩΗ Σα πεξηζζφηεξα απφ ηα ζπζηήκαηα ΔRP δηαζέηνπλ κηα ζεηξά απφ εξγαιεία γηα λα ππνζηεξίδνπλ ηε δηαρείξηζε ηνπ ινγηζκηθνχ, ηελ πξνζαξκνγή ζηηο ηδηαίηεξεο αλάγθεο ηεο επηρείξεζεο (customization) θαη εηδηθά εξγαιεία αλάπηπμεο εθαξκνγψλ (CASE 24

25 tools). Σα εξγαιεία απηά είλαη πνιχ ζεκαληηθά ηδηαίηεξα γηα ηηο νκάδεο έξγνπ πνπ αλαιακβάλνπλ ηελ θαηάιιειε δηακφξθσζε θαη πξνζαξκνγή ηνπ ινγηζκηθνχ θαηά ηελ εγθαηάζηαζε ηνπ ΔRP ζε κηα επηρείξεζε. Όπσο, γηα παξάδεηγκα, ηε δηαρείξηζε ησλ ρξεζηψλ (εμνπζηνδνηήζεηο, δηθαηψκαηα, κελνχ εξγαζίαο, θαηαγξαθή θηλήζεσλ), ηε δηακφξθσζε ησλ πεξηβάιινλησλ εξγαζίαο ησλ ρξεζηψλ αλάινγα κε ην ιεηηνπξγηθφ πξφγξακκα ή ηελ ππνζηήξημε δηαθνξεηηθψλ γισζζψλ πξνγξακκαηηζκνχ θαη άιια. Σα πξνγξάκκαηα απνηεινχλ ην ζπλδεηηθφ θξίθν κεηαμχ ησλ βάζεσλ δεδνκέλσλ θαη ησλ ιεηηνπξγηψλ. Η ιεηηνπξγηθφηεηα ελφο ζπζηήκαηνο ΔRP επηηπγράλεηαη κέζα απφ ηηο δηαδηθαζίεο αιιειεπίδξαζεο ησλ πξνγξακκάησλ κε ηηο βάζεηο δεδνκέλσλ. Σα πξνγξάκκαηα επηηεινχλ δηάθνξεο ιεηηνπξγίεο, φπσο ζπιινγή, πξνζσξηλή απνζήθεπζε, επεμεξγαζία, εμαγσγή θαη κεηαθνξά δεδνκέλσλ. Δπίζεο ζπιιέγνπλ πιεξνθνξίεο απφ δηάθνξεο πεγέο. Η θπξία πεγή πιεξνθφξεζήο ηνπο είλαη νη άλζξσπνη νη νπνίνη εηζάγνπλ δεδνκέλα κέζα απφ δηάθνξεο ζπζθεπέο, φπσο πιεθηξνιφγηα, bar-code scanners θαη άιια. Μηα άιιε θχξηα πεγή πιεξνθνξηψλ είλαη νη βάζεηο δεδνκέλσλ. Η ηξίηε πεγή εηζαγσγήο πιεξνθνξηψλ ησλ πξνγξακκάησλ είλαη νη δηεπαθέο (interfaces). Μέζα απφ ην interface κπνξεί λα ππάξρεη πξφζβαζε ζε δηάθνξεο άιιεο πεγέο πιεξνθνξηψλ, φπσο internet, intranet, ΔDΙ, κεραλέο θαη άιια πξνγξάκκαηα. Σν Internet είλαη έλα παγθφζκην δίθηπν ρηιηάδσλ κηθξφηεξσλ δηθηχσλ ππνινγηζηψλ θαη εθαηνκκπξίσλ εκπνξηθψλ, εθπαηδεπηηθψλ, θπβεξλεηηθψλ θαη πξνζσπηθψλ ππνινγηζηψλ, ε ρξήζε ηνπ νπνίνπ δηαδίδεηαη αξθεηά ηα ηειεπηαία ρξφληα απφ επηρεηξήζεηο ή νξγαληζκνχο, θαζψο πξνζθέξεη κηα πιεζψξα πιεξνθνξηψλ κε πνιχ ιίγα έμνδα. Υαξαθηεξηζηηθά ιέγεηαη φηη ην Internet είλαη ζαλ κηα ειεθηξνληθή πφιε κε εηθνληθέο βηβιηνζήθεο, βηηξίλεο θαηαζηεκάησλ, γξαθεία εηαηξεηψλ, εθζέζεηο ηέρλεο θαη νχησ θαζεμήο. Σν Intranet είλαη έλα δίθηπν κέζα ζ' έλαλ νξγαληζκφ, ην νπνίν ρξεζηκνπνηεί ηηο ηερλνινγίεο ηνπ Internet (φπσο ηα πξσηφθνιια HTTΡ ή FTP). Υξεζηκνπνηείηαη γηα ηε κεηαθνξά αξρείσλ, εγγξάθσλ, ζειίδσλ θαη άιισλ πξννξηζκψλ κέζσ πξνθαζνξηζκέλσλ δεζκψλ θαη απνηειεί έλα δπλακηθφ εξγαιείν γηα θάζε νξγαληζκφ πνπ ην εθκεηαιιεχεηαη. Σα ζπζηήκαηα ERP, θπξίσο ηεο ηειεπηαίαο γεληάο, ππνζηεξίδνπλ πιήξσο ηε ρξήζε ησλ παξαπάλσ κεζφδσλ γηα ηε δηαρείξηζε πιεξνθνξηψλ. Γηαζέηνπλ έηνηκεο θφξκεο αλαθνξψλ κε ρξήζηκα ζηνηρεία απφ δηάθνξα ππνζπζηήκαηα ηα νπνία κπνξνχλ λα δηαθηλεζνχλ κέζσ ησλ παξαπάλσ ηερλνινγηψλ είηε ζην εζσηεξηθφ ηεο επηρείξεζεο είηε έμσ απφ απηή. Η Ηιεθηξνληθή Αληαιιαγή Γεδνκέλσλ (Electronic Data Interchange - ΔDΙ) είλαη πιένλ κηα επξχηαηα δηαδεδνκέλε πξαθηηθή γηα ηελ εζσηεξηθή επηθνηλσλία (πιεξνθνξηαθφ ζχζηεκα πξνο πιεξνθνξηαθφ ζχζηεκα) επηρεηξήζεσλ θαη νξγαληζκψλ. Σα νθέιε απφ ηελ εθαξκνγή ηεο ζε κηα επηρείξεζε είλαη πνιιαπιά αθνχ κεηψλνληαη ηα ιεηηνπξγηθά έμνδα, επηηαρχλεηαη ν εκπνξηθφο θχθινο (κείσζε ηνπ ρξφλνπ επεμεξγαζίαο θαη παξάδνζεο γηα παξαγγειίεο ή άιιεο ζπλαιιαγέο), απμάλεηαη ε αληαγσληζηηθφηεηα ζε δηεζλέο επίπεδν θαη απμάλεηαη ε ελεκέξσζε ησλ επηρεηξήζεσλ απφ ηελ πιεπξά ησλ θαηαλαισηψλ-αγνξαζηψλ πξντφλησλ ή πξψησλ πιψλ. Σα ζπζηήκαηα ERP κπνξνχλ λα δεκηνπξγήζνπλ ηδαληθά ηελ ππνδνκή ζε κηα εηαηξεία, ψζηε λα πξνρσξήζεη ζηελ 25

26 εηζαγσγή δηαδηθαζηψλ ΔDΙ ζηελ επηρεηξεκαηηθή ηεο ξνή θαη λα επηηχρεη ηα πξναλαθεξζέληα νθέιε. ηε ινγηθή ηεο Ηιεθηξνληθήο Αληαιιαγήο Γεδνκέλσλ θηλείηαη θαη ε Ηιεθηξνληθή Αληαιιαγή Κεθαιαίσλ (Electronic Fund Transfer - EFT) πνπ απνηειεί κηα αθφκε ηερλνινγηθή θαηλνηνκία θαη ε νπνία εμίζνπ ππνζηεξίδεηαη απφ ζπζηήκαηα ERP. Πνιιέο επηρεηξήζεηο επηιέγνπλ λα δεκηνπξγνχλ δηεπαθέο κεηαμχ ζπγθεθξηκέλσλ κεραλεκάησλ, φπσο γηα παξάδεηγκα κεραλψλ ηεο παξαγσγήο, κε ην ζχζηεκα ERP. Σα πιενλεθηήκαηα ηέηνησλ άκεζσλ ζπλδέζεσλ γηα ηνπο ρξήζηεο είλαη θπξίσο ε απηνκαηνπνίεζε θαη ε άκεζε ελεκέξσζε, απφ ηελ ζηηγκή πνπ ε έθδνζε εληνιψλ ή ε δεκηνπξγία αλαθνξψλ (reports) γίλεηαη ζε πξαγκαηηθφ ρξφλν. Όηαλ έλα πξφγξακκα ζπιιέμεη φιεο ηηο απαξαίηεηεο πιεξνθνξίεο κπνξεί λα μεθηλήζεη ε δηαδηθαζία επεμεξγαζίαο ηνπο. Όια ηα πξνγξάκκαηα βαζίδνληαη ζε θάπνηνπο ζπγθεθξηκέλνπο θαλφλεο. πλήζσο ηα πξνγξάκκαηα ησλ ERP ζπζηεκάησλ έρνπλ δεκηνπξγεζεί κε ηε ρξήζε εξγαιείσλ αλάπηπμεο εθαξκνγψλ (Computer Aided Software Engineering - CASE tools). Σα εξγαιεία απηά είλαη έλα είδνο ινγηζκηθνχ ηα νπνία επηηξέπνπλ ηελ αλάπηπμε πξνγξακκάησλ κέζα απφ ινγηθέο ζπλαξηήζεηο (logical functions) θαη ηειεζηψλ (operators). θνπφο απηψλ ησλ εξγαιείσλ είλαη ε δεκηνπξγία θψδηθα (source code) πνπ λα ραξαθηεξίδεηαη απφ ζπλέπεηα, απνηειεζκαηηθφηεηα θαη επξσζηία. Όζνλ αθνξά ηα CASE tools ησλ ζπζηεκάησλ ERP, απηά παξέρνληαη απφ ηνπο πξνκεζεπηέο ζπζηεκάησλ θαη επηηξέπνπλ ηελ αλάπηπμε πξνγξακκάησλ γηα φιν ην εχξνο ησλ ιεηηνπξγηθψλ πεξηνρψλ ηνπ ζπζηήκαηνο. Γεληθά νη δηαδηθαζίεο δηακφξθσζεο ή αλάπηπμεο λέσλ πξνγξακκάησλ/ εθαξκνγψλ ηνπ ζπζηήκαηνο είλαη πνιχ ζεκαληηθέο γηα ηε κέγηζηε απφδνζε θαη ιεηηνπξγηθφηεηα ηνπ ζπζηήκαηνο, φπσο επίζεο θαη γηα ηελ πξνζαξκνγή ηνπ ERP ζπζηήκαηνο ζηα δεδνκέλα θαη ηηο αλάγθεο ηεο επηρείξεζεο ΑΡΥΙΣΔΚΣΟΝΙΚΗ CLIENT-SERVER Μηα απφ ηηο ζεκαληηθφηεξεο εμειίμεηο ζηελ ηερλνινγία ηεο πιεξνθνξηθήο πνπ επεξέαζε ην ζρεδηαζκφ ησλ επηρεηξεζηαθψλ δηεξγαζηψλ είλαη ε αλάπηπμε ηνπ κνληέινπ clientserver, φζνλ αθνξά ηελ αξρηηεθηνληθή ησλ DΡ (Data Processing) εθαξκνγψλ. χκθσλα κε απηή ηελ αξρηηεθηνληθή, ην φιν ζχζηεκα ρσξίδεηαη ζε δχν κέξε, ζην κέξνο ηνπ ρξήζηε (client, front end) θαη ζ' έλα άιιν κέξνο πνπ ρξεζηκνπνηείηαη απφ ην ζχλνιν ησλ ρξεζηψλ (server, back end). ηφρνο απηήο ηεο αξρηηεθηνληθήο είλαη ε βέιηηζηε αμηνπνίεζε ησλ πφξσλ ηνπ ζπζηήκαηνο. ηε δεθαεηία ηνπ 1980 φηαλ ε δηαρείξηζε δεδνκέλσλ (Data Processing) άξρηζε λα απνθεληξψλεηαη, εμαηηίαο ηεο εμάπισζεο ηεο ρξήζεο ηεξκαηηθψλ θαη ηεο παγθνζκηνπνίεζεο ηεο νηθνλνκίαο, εκθαλίζηεθαλ νη «αλνηθηέο δνκέο» ζπζηεκάησλ. Σα ζχγρξνλα ζπζηήκαηα δηαρείξηζεο δεδνκέλσλ απαηηνχλ ππνινγηζηέο δηαθφξσλ 26

27 θαηαζθεπαζηψλ θαη δπλαηνηήησλ πνπ κπνξνχλ λα ζπλεξγαζηνχλ βάζεη ηνπ κνληέινπ clίent-server ρσξίο θαλέλα πξφβιεκα, αλεμαξηήησο ηεο κεηαμχ ηνπο απφζηαζεο. Η απνθέληξσζε ζπζηεκάησλ θαη δεδνκέλσλ είλαη ν ιφγνο πνπ πνιιέο παιαηέο εθαξκνγέο ηξνπνπνηήζεθαλ ψζηε λα κπνξνχλ λα δνπιέςνπλ ζε client/server αξρηηεθηνληθή, ελψ φια ηα λέα πξνγξάκκαηα θαη νη εθαξκνγέο αλαπηχζζνληαη βάζεη απηήο ηεο αξρηηεθηνληθήο. Η αξρηηεθηνληθή client-server πξνυπνζέηεη ηε δπλαηφηεηα δηάθξηζεο δηαθφξσλ επηπέδσλ ζηε δνκή ηνπ ινγηζκηθνχ. ε γεληθέο γξακκέο ηα επίπεδα απηά κπνξεί λα είλαη ηα αθφινπζα: Απνζήθεπζε δεδνκέλσλ πγθεθξηκέλεο ιεηηνπξγίεο ηνπ ινγηζκηθνχ Πεξηβάιινλ ρξήζηε Αλάινγα κε ηνλ ηξφπν πνπ ηα ηξία απηά επίπεδα δηακνηξάδνvtαη κεηαμχ client θαη server θάπνηνο κπνξεί λα κηιάεη γηα ελεξγφ (active) ή παζεηηθφ (passive) server. Οη αξρηηεθηνληθέο απηέο απεηθνλίδνληαη ζην παξαθάησ ζρήκα. ρήκα 5. - Γηαθνξεηηθέο Αξρηηεθηνληθέο Client-Server 27

28 Με ηελ εθαξκνγή ηεο αξρηηεθηνληθήο client-server νη επηρεηξήζεηο «απνιακβάλνπλ» ηα εμήο πιενλεθηήκαηα: Απνθπγή δπζθνιηψλ, ζπζζψξεπζεο εξγαζηψλ πξνο εθηέιεζε (bottleneck) θαη ησλ θαζπζηεξήζεσλ πνπ απηέο ζπλεπάγνληαη, γηα παξάδεηγκα φηαλ νη θεληξηθνί ππνινγηζηέο είλαη ππεξθνξησκέλνη. Γπλαηφηεηα ιεηηνπξγίαο εμειηγκέλσλ επηρεηξεκαηηθψλ εθαξκνγψλ. Γπλαηφηεηα ζπλεξγαζίαο εηεξνγελψλ δηθηχσλ ππνινγηζηψλ. Δηζαγσγή πεξηζζφηεξν εξγνλνκηθνχ θαη θηιηθνχ πεξηβάιινληνο εξγαζίαο. Γπλαηφηεηα αληηθαηάζηαζεο ησλ ηεξαξρηθψλ δνκψλ πνπ απαηηνχλ νη θεληξηθνί ππνινγηζηέο απφ πεξηζζφηεξν επίπεδεο δνκέο. Όκσο εθηφο ησλ αλσηέξσ πιενλεθηεκάησλ πνπ έρεη ε αξρηηεθηνληθή client-serλer, παξνπζηάδεη θαη έλα κεηνλέθηεκα. Απηφ είλαη ε πνιππινθφηεηα ηνπ ζπλνιηθνχ ζπζηήκαηνο. Οπφηε ην έξγν ηνπ εμεηδηθεπκέλνπ ζηειέρνπο, πνπ είλαη θπξίσο ν ζπλδπαζκφο ηνπ δηαζέζηκνπ hardware, ινγηζκηθνχ (software) εθαξκνγψλ θαη βάζεσλ δεδνκέλσλ (θαζψο επίζεο θαη ε ζπληήξεζε/ππνζηήξημε ηνπ ζπζηήκαηνο), είλαη πιέoλ θαζνξηζηηθήο ζεκαζίαο γηα ηελ νκαιή ιεηηνπξγία ηεο επηρείξεζεο ΠΔΡΙΒΑΛΛΟΝ ΔΡΓΑΙΑ ΥΡΗΣΩΝ USER INTERFACE Οη εθαξκνγέο είλαη πνιχ ζεκαληηθφ λα είλαη θηιηθέο πξνο ηνπο ηειηθνχο ρξήζηεο. Γηα λα επηηεπρζεί θάηη ηέηνην απαηηείηαη ηα ζχγρξνλα νινθιεξσκέλα Πιεξνθνξηαθά πζηήκαηα: Να δηαζέηνπλ έλα θνηλφ Γξαθηθφ Πεξηβάιινλ Δξγαζίαο (Graphical User Interface, GUI) γηα φια ηα ππνζπζηήκαηα θαη ηηο εθαξκνγέο ηνπο. Σν πεξηβάιινλ εξγαζίαο ζα πξέπεη λα είλαη παξαζπξηθφ ψζηε ε εμνηθείσζε ησλ ρξεζηψλ κε ην ζχζηεκα λα είλαη γξήγνξε. Δπίζεο ε εκθάληζε ηνπ πεξηβάιινληνο ζα πξέπεη λα είλαη θαηα ην δπλαηφλ νκνηφκνξθε, ηνπιάρηζηνλ κεηαμχ ησλ ππνζπζηεκάησλ θάζε ζπζηήκαηνο. Να παξέρνπλ ηε δπλαηφηεηα ρξήζεο ησλ πιήθηξσλ ιεηηνπξγηψλ (function keys) ε θαη άιισλ πιήθηξσλ γηα λα δηεπθνιχλεηαη ε πινήγεζε κέζσ ζπληνκεχζεσλ (shortcut keys). Να είλαη δνκεκέλα γχξσ απφ έλαλ θαηάινγν επηινγψλ πνπ λα πεξηιακβάλεη φιεο ηηο δηαδηθαζίεο ζηηο νπνίεο έρεη πξφζβαζε ν θάζε ρξήζηεο, αλάινγα κε ηα δηθαηψκαηά ηνπ. 28

29 Θα πξέπεη λα δηεπθνιχλνπλ ηνλ ρξήζηε ζηελ εηζαγσγή ησλ δεδνκέλσλ κε φινπο ηνπο δπλαηνχο ηξφπνπο, πξνθεηκέλνπ λα δηαζθαιίδεηαη ε νξζή θαη ηαρεία εηζαγσγή ζηνηρείσλ θαη λα κεηψλνληαη ζεκαληηθά νη πηζαλφηεηεο ιάζνπο. Πξέπεη λα παξέρεηαη απηνκαηνπνηεκέλνο έιεγρνο ηεο εγθπξφηεηαο ησλ δεδνκέλσλ κε ηαπηφρξνλε θαη άκεζε απεηθφληζε πεξηγξαθηθψλ αληίζηνηρσλ κελπκάησλ ζθάικαηνο, θαηά ηελ εηζαγσγή ηνπο, έηζη ψζηε λα είλαη βέβαην φηη εηζάγνληαη δεδνκέλα ζε έγθπξε κνξθή, αθνινπζία, εχξνο ηηκψλ, θιπ. Σν ραξαθηεξηζηηθφ απηφ εθαξκφδεηαη κφλν ζηα πεδία ησλ εθαξκνγψλ πνπ ρξήδνπλ ειέγρνπ. Πξέπεη λα παξέρνληαη ζηνπο ρξήζηεο ππεξεζίεο άκεζεο ππνζηήξημεο βνεζείαο (online help) θαη νδεγίεο αλά δηαδηθαζία, νζφλε, θιπ. 2.2 ΠΡΟ-ΑΠΑΙΣΗΔΙ ΕΓΚΑΣΑΣΑΗ ERP ΑΡΥΔ ΑΡΥΙΣΔΚΣΟΝΙΚΗ ERP Έλα ERP ζχζηεκα πξέπεη λα: Τπνζηεξίδεη ηνλ επέιηθην αλαζρεδηαζκφ ησλ δηαδηθαζηψλ κε ην ρακειφηεξν δπλαηφ θφζηνο. Υξεζηκνπνηεί ηερλνινγίεο αηρκήο. Έρεη ζπκβαηφηεηα κε ηα πην δεκνθηιή ιεηηνπξγηθά ζπζηήκαηα (Windows, Linux, θιπ.) θαη ηα δηθηπαθά πξσηφθνιια (TCP /ΙΡ, θιπ.). Δμαζθαιίδεη ηελ πξφζβαζε ζηε δηαζέζηκε πιεξνθνξία. Η έγθαηξε πξφζβαζε ζηελ πιεξνθνξία, θαζψο θαη ζηα εξγαιεία πνπ απαηηνχληαη γηα ηε δηαρείξηζε ηεο πιεξνθνξίαο, πξέπεη λα είλαη δηαζέζηκε ζε φινπο εθείλνπο πνπ έρνπλ ηα θαηάιιεια δηθαηψκαηα πξφζβαζεο. Πξνηηκάηαη (φηαλ απηφ είλαη δπλαηφ) ε πηνζέηεζε έηνηκσλ ιχζεσλ. Όζνλ αθνξά ηηο εηδηθφηεξεο αξρέο ηεο αξρηηεθηνληθήο ελφο ζπζηήκαηνο ERP, απηέο κπνξνχλ λα ζπλνςηζηνχλ παξαθάησ: Centralized αξρηηεθηνληθή, ζπγθεληξψλνληαο φιν ηνλ εμνπιηζκφ ησλ δηαθνκηζηψλ ζε θεληξηθφ ζεκείν, ψζηε λα αζθεζνχλ ζε απηφ ζπγθεθξηκέλεο πνιηηηθέο αζθαιείαο. Υινπνίεζε Αλνηθηήο Αξρηηεθηνληθήο (Open Architecture) κε πηνζέηεζε αλνηρηψλ πξνηχπσλ, πνπ δηεπθνιχλεη ηελ επέθηαζε θαη ηελ νινθιήξσζε ησλ ζπζηεκάησλ αθφκα θαη ζε εηεξνγελή πεξηβάιινληα εξγαζίαο, φπνπ ζπλππάξρνπλ πξντφληα δηαθνξεηηθψλ θαηαζθεπαζηψλ. Αξρηηεθηνληθή πνιιαπιώλ επηπέδωλ (n-tier), ψζηε θαη λα κπνξνχλ εχθνια ηα ζπζηήκαηα ERP, λα δερζνχλ λέεο εθαξκνγέο πνπ λα ελζσκαηψλνληαη πιήξσο ζε απηά θαη λα επεθηείλνπλ ηε ιεηηνπξγηθφηεηά ηνπο. 29

30 2.2.2 ΜΔΛΔΣΗ ΑΦΑΛΔΙΑ Σα βαζηθά επίπεδα αζθαιείαο πζηεκάησλ Γηαρείξηζεο Δπηρεηξεκαηηθψλ Πφξσλ είλαη ηα αθφινπζα: Αζθάιεηα Δθαξκνγήο (Application Level Security). Δίλαη ε αζθάιεηα πνπ αθνξά ηηο ιεηηνπξγίεο ησλ εθαξκνγψλ θαη ησλ ππνζπζηεκάησλ πνπ ρξεζηκνπνηνχλ νη ηειηθνί ρξήζηεο ηνπ ζπζηήκαηνο. Αζθάιεηα πζηεκάησλ Γηαρείξηζεο Βάζεσλ Γεδνκέλσλ (Database Security). Αθνξά ζηελ εθαξκνγή κηαο πξνθαζνξηζκέλεο πνιηηηθήο πξνζηαζίαο ησλ πιεξνθνξηψλ, ζρεηηθά κε ηε δπλαηφηεηα πξνζπέιαζεο θαη επεμεξγαζίαο ησλ πιεξνθνξηψλ ηεο DataBase. Αζθάιεηα Γηθηχσλ Δπηθνηλσληψλ (Network Security). Αθνξά ζηελ πξνζηαζία ησλ πιεξνθνξηψλ ηνπ ζπζηήκαηνο, θσλήο ε δεδνκέλσλ, θαηά ηε κεηάδνζε ηνπο κέζσ ελζχξκαησλ θαη αζχξκαησλ δηθηχσλ. Φπζηθή αζθάιεηα (Physical Security) θαη αζθάιεηα ηνπ ππνινγηζηηθνχ ζπζηήκαηνο (Computer Security). Έρε λα θάλεη κε ηελ πξνζηαζία ηνπ κεραλνγξαθηθνχ πιηθνχ απφ δηάθνξνπο θηλδχλνπο φπσο θινπή, θσηηά, ζεηζκφ, θ.ι.π. Οη ζπγθεθξηκέλεο αξρέο αζθαιείαο πνπ αληηζηνηρνχλ ζε φια ηα πξναλαθεξζέληα επίπεδα θαη θαηά ζπλέπεηα ζα πξέπεη λα απνηεινχλ ηα βαζηθά ζπζηαηηθά κηαο κειέηεο αζθάιεηαο είλαη: Δκπηζηεπηηθφηεηα (Confidentiality): Έλαο κεγάινο φγθνο δεδνκέλσλ ηνπ ζπζηήκαηνο αθνξά απφξξεηα ζηνηρεία. Απηά ηα ζηνηρεία ζα πξέπεη λα είλαη δηαζέζηκα κφλν ζηνπο ρξήζηεο νη νπνίνη έρνπλ εμνπζηνδφηεζε γηα λα ηα πξνζπειάζνπλ. Αθεξαηφηεηα (Integrity): Σα δεδνκέλα ηνπ ζπζηήκαηνο δελ πξέπεη λα αιινησζνχλ. Γηα λα εμαζθαιηζηεί ε αθεξαηφηεηα ησλ δεδνκέλσλ ζα πξέπεη λα ρξεζηκνπνηεζνχλ ΓΒΓ πνπ ζα παξέρνπλ ηνπο θαηάιιεινπο κεραληζκνχο δηαθχιαμεο ηεο αθεξαηφηεηαο (integrity) θαη ηεο ζπλέπεηαο ηνπο (consistency), αιιά θαη λα απνηξέπνπλ επηζέζεηο δνιηνθζνξάο δεδνκέλσλ. Γηαζεζηκφηεηα δεδνκέλσλ (Availability νf information): Σα δεδνκέλα πξέπεη λα είλαη δηαζέζηκα νπνηαδήπνηε ζηηγκή. Δμνπζηνδφηεζε (Access control): ηνλ θάζε ρξήζηε έρεη δνζεί εμνπζηνδφηεζε γηα πξφζβαζε ζην ζχζηεκα αλαιφγσο ησλ δηθαησκάησλ πνπ έρεη. ε κηα κειέηε αζθαιείαο ζα πξέπεη λα θαιπθζνχλ ην πιαίζην δηαρείξηζεο θηλδχλσλ θαη ε πνιηηηθή αζθαιείαο, ε ζπκκφξθσζε κε ηελ ηζρχνπζα λνκνζεζία, ηα ηερληθά κέηξα αζθαιείαο, ην ζρέδην αλάθακςεο απφ θαηαζηξνθή θαη ην ζρέδην εμνπζηνδνηήζεσλ. Δπίζεο, ε κειέηε αζθαιείαο ζπκπεξηιακβάλεη αλαδήηεζε, εληνπηζκφ, ηεθκεξίσζε, θαηεγνξηνπνίεζε θαη ηεξάξρεζε ησλ θηλδχλσλ πνπ αλαθχπηνπλ απφ ηε δηαθίλεζε, δηαρείξηζε θαη απνζήθεπζε ηεο πιεξνθνξίαο, θαζψο θαη ηελ αλάπηπμε κηαο ζηξαηεγηθήο δηαρείξηζεο ησλ θηλδχλσλ πνπ έρνπλ εληνπηζηεί θάλνληαο ρξήζε ησλ αλάινγσλ αληηκέηξσλ. 30

31 Η κειέηε αζθαιείαο ελφο Οινθιεξσκέλνπ Πιεξνθνξηαθνχ πζηήκαηνο Γηαρείξηζεο Δπηρεηξεκαηηθψλ Πφξσλ θαηαιήγεη ζηελ πεξηγξαθή ησλ ηερληθψλ, νξγαλσηηθψλ θαη δηνηθεηηθψλ κέηξσλ πνπ πξέπεη λα ιεθζνχλ γηα ηελ επαξθή πξνζηαζία ηνπ ζπζηήκαηνο. Δίλαη ππνρξεσηηθή ε ιεπηνκεξήο πξνδηαγξαθή ησλ ηερληθψλ κέηξσλ αζθαιείαο πνπ απαηηνχληαη θαη ε πινπνίεζε απηψλ ζην ππφ αλάπηπμε ζχζηεκα. Δπίζεο, ζα πξέπεη λα πεξηγξαθνχλ ζπλνπηηθά ηα ελαιιαθηηθά νξγαλσηηθά θαη δηνηθεηηθά κέηξα πνπ ζα θαηαζηήζνπλ δπλαηή ηελ πινπνίεζε ησλ ηερληθψλ κέηξσλ. Σα πξνηεηλφκελα ηερληθά κέηξα αζθάιεηαο ζα πξέπεη λα πεξηιακβάλνπλ ηα αθφινπζα: Πξφζβαζε κε πνιιαπιά επίπεδα ειέγρνπ. Έιεγρνο πξφζβαζεο ηνπ πξνζσπηθνχ ζην ρψξν πνπ βξίζθεηαη εγθαηαζηεκέλνο ν δηαθνκηζηήο (π.ρ. κέζσ ρξήζεο έμππλσλ θαξηψλ). Αζθαιήο θαηαρψξηζε θαη θξππηνγξάθεζε ησλ θσδηθψλ πξφζβαζεο. Γεκηνπξγία θαηαιφγνπ εμνπζηνδνηεκέλσλ θπζηθψλ πξνζψπσλ πνπ ζα έρνπλ δηθαίσκα πξφζβαζεο, θαζψο θαη δηαδηθαζία ειέγρνπ ηεο ηαπηφηεηαο ηνπο. Οξηζκφο κνλαδηθνχ θσδηθνχ ρξήζηε γηα φια ηα ππνζπζηήκαηα ηνπ ζπζηήκαηνο. Κεληξηθφ ζχζηεκα παξαθνινχζεζεο ρξεζηψλ γηα ην δηαρεηξηζηή ηνπ ζπζηήκαηνο. Οξηζκφο αζθαιείαο ζε επίπεδν ιεηηνπξγηθνχ ζπζηήκαηνο, DB θαη εθαξκνγψλ. χζηεκα ειέγρνπ ηεο αθεξαηφηεηαο ησλ δεδνκέλσλ. Τπνζηήξημε γηα ηελ πηζαλή κειινληηθή ελζσκάησζε ςεθηαθψλ ππνγξαθψλ. Κξππηνγξάθεζε γηα ηε κεηαθνξά δεδνκέλσλ πάλσ απφ κε αζθαιή δίθηπα. Σήξεζε αξρείσλ θαηαγξαθήο. Σήξεζε πιεξνθνξηψλ παξαθνινχζεζεο επηζεψξεζεο αζθαιείαο ζρεηηθά κε ηηο θηλήζεηο θαη ελέξγεηεο ησλ ρξεζηψλ ηνπ ζπζηήκαηνο. Πξνζηαζία απφ δηθηπαθέο εηζβνιέο (πξνζηαζία απφ ηνχο, «ζθνπιήθηα», «δνχξεηνπο ίππνπο», θιπ.). Σέινο, ηα Οινθιεξσκέλα Πιεξνθνξηαθά πζηήκαηα Γηαρείξηζεο Δπηρεηξεκαηηθψλ Πφξσλ πνπ επεμεξγάδνληαη πξνζσπηθά ή επαίζζεηα πξνζσπηθά δεδνκέλα πξέπεη λα ιεηηνπξγνχλ ζχκθσλα κε ην ηζρχνλ ζρεηηθφ θαλνληζηηθφ θαη ζεζκηθφ πιαίζην (Νφκνο 2472/97, Νφκνο 2774/99). Έηζη, πξηλ απφ ηε ιεηηνπξγία ηνπ ζπζηήκαηνο, πξέπεη λα πξνεγεζνχλ ζπγθεθξηκέλεο ελέξγεηεο πνπ έρνπλ θαζνξηζηεί απφ ην Νφκν (αλαγγειία επεμεξγαζίαο, άδεηα ιεηηνπξγίαο αξρείνπ επαίζζεησλ δεδνκέλσλ θιπ.) ΚΡΙΣΗΡΙΑ ΔΠΙΛΟΓΗ E.R.P. 31

32 Η επηρείξεζε πνπ ελδηαθέξεηαη λα πξνκεζεπηεί έλα ζχζηεκα ERP, πξέπεη λα ζεζπίζεη θξηηήξηα, ζηα νπνία αληηζηνηρνχλ δηαθνξεηηθνί ζπληειεζηέο βαξχηεηαο, αλάινγα κε ηε ζεκαληηθφηεηά ηνπο, πξνθεηκέλνπ λα επηιερζεί ε βέιηηζηε δπλαηή ιχζε. Η απιή παξάζεζε ησλ θξηηεξίσλ θαη ηεο βαζκνιφγεζεο ηνπο κε κία θιίκαθα (γηα παξάδεηγκα απφ 1 έσο 5) γηα θάζε αμηνινγνχκελν ζχζηεκα, απνηειεί ζπρλή ηερληθή πνπ ζπλαληάηαη ζε πνιιέο επηρεηξήζεηο. Δμεηάδεηαη θαη βαζκνινγείηαη πξψηα ε αληηθεηκεληθή επίδνζε ηνπ ζπζηήκαηνο σο πξνο ηηο απαηηήζεηο ηνπ νξγαληζκνχ θαη ε βαζκνινγεκέλε πιένλ επίδνζε ηξνπνπνηείηαη ζχκθσλα κε ηνπο ζπληειεζηέο βαξχηεηαο. ηε ζπλέρεηα πξνζηίζεληαη φια ηα απνηειέζκαηα πνπ πξνθχπηνπλ απφ ηελ πξνεγνχκελε δηαδηθαζία ΟΜΑΓΔ ΤΛΟΠΟΙΗΗ H δνκή ηεο νκάδαο πινπνίεζεο δηακνξθψλεηαη κε βάζε ηηο αλάγθεο ηνπ εθάζηνηε έξγνπ. Μηα ηππηθή ηεξαξρία ηεο νκάδαο πεξηιακβάλεη ηα εμήο επίπεδα: Φνξεγόο έξγνπ: Δμαζθαιίδεη ηνπο απαξαίηεηνπο πφξνπο. Βαζηδφκελνη ζε εκπεηξία απφ πνιιαπιά έξγα, πξνηείλεηαη ν ξφινο ηνπ ρνξεγνχ λα αλαιεθζεί απφ αλψηαην δηνηθεηηθφ ζηέιερνο, φπσο ηνλ αλαπιεξσηή δηεπζχλνληα ζχκβνπιν ή ην γεληθφ δηεπζπληή, έηζη ψζηε λα εμαζθαιίδεηαη ε δέζκεπζε ηεο δηνίθεζεο. Υπεύζπλνο έξγνπ: Αλαιακβάλεη ηε δηνίθεζε ηνπ έξγνπ πινπνίεζεο. πλήζσο νη εηαηξίεο ηελ αλαζέηνπλ ζηνλ ππεχζπλν κεραλνγξάθεζεο (γηαηί ζεσξνχλ φηη πξφθεηηαη γηα έξγν πιεξνθνξηθήο) ή ζηνλ νηθνλνκηθφ δηεπζπληή (γηαηί ζπγρένληαη νη ιεηηνπξγίεο ηνπ ERP κε ηε ιεηηνπξγία ηνπ ινγηζηεξίνπ). Μηα άιιε άπνςε είλαη πσο αθνχ είλαη έξγν νξγάλσζεο ε ζέζε απηή πξέπεη λα αλαηεζεί ζε κάλαηδεξ πνπ πξέπεη λα έρεη νινθιεξσκέλε αληίιεςε ησλ ζεκαληηθψλ (core) επηρεηξεκαηηθψλ δηαδηθαζηψλ θαη ησλ δηαζπλδέζεψλ ηνπο, ρσξίο λα απνθιείεηαη ν ππεχζπλνο κεραλνγξάθεζεο ή ν νηθνλνκηθφο δηεπζπληήο. Δίλαη αμηνζεκείσην επίζεο πσο έρνπλ ππάξμεη θαη πνιχ πεηπρεκέλεο εγθαηαζηάζεηο ERP, φπνπ ν ξφινο απηφο αλαηέζεθε ζε εμσηεξηθφ ζπλεξγάηε (ζχκβνπιν), γηαηί ε εηαηξία ζεψξεζε πσο δε δηαζέηεη εζσηεξηθά ηνλ θαηάιιειν project manager. Επηηξνπή παξαθνινύζεζεο θαη αμηνιόγεζεο: Αζθεί ηελ επνπηεία ηνπ έξγνπ θαη ιακβάλεη ζεκαληηθέο απνθάζεηο γηα ηνλ ηξφπν πινπνίεζήο ηνπ. πλέξρεηαη θαηά ηαθηά ρξνληθά δηαζηήκαηα (ι.ρ. θάζε κήλα). πλήζσο, ηα δηεπζπληηθά ζηειέρε ηεο εηαηξίαο είλαη κέιε απηήο ηεο επηηξνπήο. Οκάδεο έξγνπ: Δπηθεληξψλνληαη θαη εθηεινχλ βαζηθά ηκήκαηα ηνπ έξγνπ. Ο ππεχζπλνο θάζε νκάδαο είλαη ζπλήζσο κάλαηδεξ ηεο εηαηξίαο θαη αθηεξψλεη ζεκαληηθφηαην ρξφλν ζην έξγν πινπνίεζεο (απφ 40% έσο 60% απηνχ πνπ δηαηίζεηαη). 32

33 2.2.5 ΓΙΑΓΙΚΑΙΑ ΔΠΙΛΟΓΗ E.R.P. Η επηινγή ηνπ θαηάιιεινπ ζπζηήκαηνο ERP, απνηειεί κία βεκαηηθή δηαδηθαζία. Η απνηειεζκαηηθή εθηέιεζε ησλ βεκάησλ είλαη θξίζηκε γηα ηελ επηηπρία ηνπ ζπλνιηθνχ έξγνπ. Παξαθάησ αθνινπζεί κία κεζνδνινγία επηινγήο πνπ απνηειείηαη απφ δέθα (10) βήκαηα. ρήκα 6.- Βήκαηα επηινγήο θαηάιιεινπ ERP Βήκα 1: Δπηινγή νκάδαο έξγνπ Σν πξψην βήκα ζηε δηαδηθαζία επηινγήο ηνπ ζπζηήκαηνο είλαη ε δεκηνπξγία ηεο νκάδαο πνπ ζα αμηνινγήζεη θαη ζα επηιέμεη ην ERP ζχζηεκα πνπ ζα εγθαηαζηαζεί. Οξίδεηαη έλαο δηαρεηξηζηήο ηνπ έξγνπ, ν νπνίνο ζα είλαη θαη ν επηθεθαιήο ηεο νκάδαο, πνπ ζα πξέπεη λα έρεη γλψζεηο πάλσ ζηνλ ηξφπν ιεηηνπξγίαο θαη ηνπο κειινληηθνχο ζηφρνπο ηεο επηρείξεζεο. Η νκάδα έξγνπ ζα πξέπεη λα απαξηίδεηαη απφ άηνκα πνπ λα αληηπξνζσπεχνπλ ηελ επηρείξεζε ζε φιεο ηηο ιεηηνπξγηθέο πεξηνρέο ηεο. Δπνκέλσο απηά ηα άηνκα ζα πξέπεη λα γλσξίδνπλ πνιχ θαιά ηηο ιεηηνπξγίεο ηνπ ηκήκαηνο πνπ αληηπξνζσπεχνπλ. Βήκα 2: ρεδηαζκφο θχξησλ παξακέηξσλ έξγνπ Σν δεχηεξν βήκα είλαη ν ζρεδηαζκφο ησλ βαζηθψλ παξακέηξσλ ηνπ έξγνπ. Η νκάδα έξγνπ δεκηνπξγεί έλα ρξνλνδηάγξακκα, νξίδεη ην θεθάιαην πνπ ζα δαπαλεζεί, πξνζδηνξίδεη ηνπο δηαζέζηκνπο πφξνπο πνπ ζα ρξεζηκνπνηεζνχλ θαη θαζνξίδεη ζε ηη απνβιέπεη ε επηρείξεζε κε ηελ εγθαηάζηαζε ελφο ERP ζπζηήκαηνο. Βήκα 3: Πξνζδηνξηζκφο ησλ επηρεηξεκαηηθψλ δηαδηθαζηψλ Σν επφκελν βήκα είλαη ν πξνζδηνξηζκφο ησλ σθειεηψλ θαη ησλ πξνβιεκάησλ πνπ ζα πξνθχςνπλ απφ ηελ εγθαηάζηαζε ηνπ λένπ ζπζηήκαηνο. Δπίζεο ζα πξέπεη λα πξνηαζνχλ 33

34 ιχζεηο γηα ηελ επίιπζε ή ηελ κεηξίαζε ησλ πξνβιεκάησλ πνπ ζα εληνπηζηνχλ. Γηα λα γίλεη φκσο έλαο ζσζηφο πξνζδηνξηζκφο ησλ πξνβιεκάησλ, ε νκάδα έξγνπ ζα πξέπεη λα γλσξίδεη ζε βάζνο ηελ θαηάζηαζε ηεο επηρείξεζεο, θαζψο επίζεο θαη ηνλ ηξφπν κε ηνλ νπνίν πξφθεηηαη λα ιεηηνπξγεί ε επηρείξεζε κειινληηθά. Δίλαη πνιχ θπζηθφ, ε επηρείξεζε λα κε γλσξίδεη ηη αθξηβψο κπνξεί λα ηεο πξνζθέξεη ε ηερλνινγία ησλ ERP ζπζηεκάησλ, γεγνλφο πνπ κπνξεη λα δπζθνιέςεη ην έξγν ηεο ζθηαγξάθεζεο ηεο κειινληηθήο εηθφλαο ηεο. ε απηή ηελ πεξίπησζε κπνξεί λα απεπζπλζεί ζε εηαηξείεο ζπκβνχισλ, νη νπνίεο ζα ηεο παξέρνπλ ηηο απαηηνχκελεο ππεξεζίεο απνηίκεζεο θαη ζα βνεζήζνπλ ηελ νκάδα έξγνπ ζηε δηεμαγσγή εξεπλψλ, γηα ηελ θαηαλφεζε ησλ ππαξρφλησλ ραξαθηεξηζηηθψλ θαη ιεηηνπξγηψλ ηεο. Βήκα 4: Γεκηνπξγία ιίζηαο απαηηήζεσλ Σν ηέηαξην βήκα είλαη ε δεκηνπξγία κηαο ιίζηαο κε ηηο αλάγθεο ηεο επηρείξεζεο. Η νκάδα έξγνπ ζα πξέπεη λα δεκηνπξγήζεη κηα ιίζηα κε ηνλ αξηζκφ ησλ πειαηψλ ηνπο, ηνπο ζηφρνπο ηεο, ηηο επηρεηξεζηαθέο δηαδηθαζίεο θαη άιιεο ζεκαληηθέο γηα ηελ επηρείξεζε πιεξνθνξίεο. Με ηελ θαηαγξαθή απηψλ ησλ πιεξνθνξηψλ ζε κνξθή ζελαξίνπ, δίλεηαη ε δπλαηφηεηα ζηνπο πηζαλνχο πξνκεζεπηέο λα πξνεηνηκάζνπλ ηηο παξνπζηάζεηο ηνπο ζε κνξθή ζελαξίνπ επίζεο. Η ιίζηα κε ηα ραξαθηεξηζηηθά ζηα νπνία έρεη απνδνζεί ζπγθεθξηκέλε πξνηεξαηφηεηα, ζα βνεζήζεη ηδηαίηεξα ζην λα δηαρσξηζηνχλ ηα νπζηαζηηθήο ζεκαζίαο ραξαθηεξηζηηθά απφ εθείλα πνπ είλαη απιψο επηζπκεηά, θαζψο θαη απφ εθείλα πνπ ε απψιεηά ηνπο δε ζα ζηνηρίζεη θαζφινπ ζηελ επηρείξεζε. Βήκα 5: Αξρηθή αμηνιφγεζε θαη αλάιπζε ε απηφ ην βήκα ε νκάδα θαιείηαη λα ζπγθξίλεη ηε ιίζηα ησλ απαηηήζεψλ ηεο κε ηηο δηαζέζηκεο ιχζεηο. Σν απνηέιεζκα ηεο δηαδηθαζίαο αλάιπζεο ηεο επηινγήο ζα πξέπεη λα είλαη έλαο θαηάινγνο απφ αξθεηέο εηαηξείεο, πνπ θαιχπηνπλ ζε ηθαλνπνηεηηθφ βαζκφ ηηο αλάγθεο ηεο επηρείξεζεο. ε απηή ηε θάζε βαζηθφ θξηηήξην απνηειεί ε επζπγξάκκηζε ηνπ Πιεξνθνξηαθνχ πζηήκαηνο κε ηνλ εηαηξηθφ πξνζαλαηνιηζκφ. ηε ζπλέρεηα κπνξνχλ λα ρξεζηκνπνηεζνχλ θαη άιια θξηηήξηα φπσο: ην ζπλνιηθφ κεξίδην αγνξάο, θαζψο θαη ην κεξίδην ηεο επηρείξεζεο ζηνλ θιάδν, νη θνηλέο ή θαη δηακνηξαδφκελεο επηρεηξεζηαθέο θηινζνθίεο, ε δέζκεπζε ηεο εηαηξείαο φζνλ αθνξά ηελ ππνζηήξημε ηνπ πειάηε θαη ηελ εθπαίδεπζε, ε νηθνλνκηθή θαηάζηαζε θαη ην επίπεδν επέλδπζεο ζηηο ηερλνινγίεο, ζηελ έξεπλα θαη αλάπηπμε. Η νκάδα έξγνπ ζα πξέπεη λα αμηνινγήζεη ηηο πξνηάζεηο ησλ πξνκεζεπηψλ. ηε ζπλέρεηα ζα πξέπεη λα νκαδνπνηήζεη ηηο απαηηήζεηο θαη λα ηηο θαηαηάμεη ζε ιεηηνπξγηθέο απφ ηελ πιεπξά ηεο εηαηξίαο θαη απφ ηελ πιεπξά ηνπ ζπζηήκαηνο. Απηφ απαηηεί ηδηαίηεξε πξνζνρή θαη γλψζε ησλ πξνβιεκάησλ ηεο εηαηξείαο, θαζψο θαη ησλ πηζαλψλ ελαιιαθηηθψλ ιχζεσλ. 34

35 Οη πεξηζζφηεξνη πξνκεζεπηέο παξέρνπλ παξακεηξνπνηεκέλα παθέηα ζε ζπγθεθξηκέλεο βηνκεραλίεο. Δπνκέλσο ε νκάδα έξγνπ ζα πξέπεη λα πξνζδηνξίζεη ηηο ηδηαηηεξφηεηεο θαη ηηο δηαδηθαζίεο ηεο επηρείξεζεο θαη λα δηαιέμεη ην θαηαιιειφηεξν πξντφλ γηα λα αληαπνθξηζεί ζηηο αλάγθεο θαη ηηο απαηηήζεηο ηεο. Έλαο απφ ηνπο αζθαιέζηεξνπο ηξφπνπο επηινγήο ηνπ θαηάιιεινπ πξνκεζεπηή, είλαη λα γίλεη έξεπλα ζρεηηθά κε ην πνην αθξηβψο παθέην ρξεζηκνπνηνχλ νη αληαγσληζηηθέο επηρεηξήζεηο ζηελ Διιάδα θαη ην εμσηεξηθφ. Δπίζεο κπνξνχλ λα ιεθζνχλ ππφςε νη αμηνινγήζεηο αλαιπηψλ ERP ζπζηεκάησλ φπσο ε Gartner Group, ε AMR Research, ε Forrester, θιπ. Οη δεκνζηεχζεηο ησλ βηνκεραληθψλ ηάζεσλ, νη επηδείμεηο ησλ πην πξφζθαησλ εμειίμεσλ ζην ρψξν, θαζψο θαη νη δεκνζηεπκέλεο κειέηεο πεξηπηψζεσλ, βέιηηζησλ παξαδεηγκάησλ θαη ζπγθξηηηθψλ αμηνινγήζεσλ παξέρνπλ πξαγκαηηθά πνιχηηκεο πιεξνθνξίεο. Βήκα 6: Πξφζθιεζε ελδηαθέξνληνο ην έθην βήκα ε επηρείξεζε θαιείηαη λα αλαπηχμεη κηα Πξφζθιεζε Δλδηαθέξνληνο (Request for Proposal, RFP). Σελ πξφζθιεζε απηή ηελ δηαλέκεη ζηηο εηαηξείεο πνπ δηάιεμε απφ ην πξνεγνχκελν βήκα. ηελ πξφζθιεζε ελδηαθέξνληνο ζα πξέπεη λα πεξηγξάθνληαη ηα πην ζεκαληηθά ραξαθηεξηζηηθά. Δπίζεο είλαη αξθεηά ζχλεζεο ε πξφζθιεζε ελδηαθέξνληνο λα πεξηέρεη εξσηήζεηο γηα ηελ θηινζνθία ηεο εηαηξείαο, ηα κειινληηθά ηεο ζρέδηα θαη άιια ζρεηηθά ζηνηρεία. Η Πξφζθιεζε Δλδηαθέξνληνο ζα πξέπεη λα είλαη θαηαλνεηή θαη λα πεξηέρεη εξσηήζεηο πνπ λα κπνξνχλ εχθνια λα απαληεζνχλ. Βήκα 7: Γεκηνπξγία αξρηθήο ιίζηαο πξνκεζεπηψλ ε απηή ηε θάζε ε επηρείξεζε ζα πξέπεη λα έξζεη ζε επηθνηλσλία κε ηηο εηαηξείεο πνπ απάληεζαλ ζηελ Πξφζθιεζε Δλδηαθέξνληνο. Θα πξέπεη λα εμαθξηβσζεί αλ ππάξρεη ελεξγή νκάδα ρξεζηψλ γηα παξάιιειε ππνζηήξημε, θαζψο επίζεο θαη λα πξνζδηνξηζηεί ε επρξεζηία ηνπ ζπζηήκαηνο ζε ιεηηνπξγίεο πνπ ιακβάλνπλ ρψξα ζε θαζεκεξηλή βάζε. Η επηρείξεζε κέζα απφ ηελ παξαπάλσ δηαδηθαζία θαιείηαη λα δηαιέμεη ηξεηο κε ηέζζεξεηο ππνςήθηεο εηαηξείεο. Βήκα 8: Παξνπζηάζεηο ησλ πξνκεζεπηψλ ε απηφ ην ζεκείν νη ππνςήθηεο εηαηξείεο πνπ έρνπλ απνκείλεη, ζα πξέπεη λα πξαγκαηνπνηήζνπλ κηα επίδεημε ησλ ERP ζπζηεκάησλ ηνπο ζηελ ελδηαθεξφκελε επηρείξεζε. Η επίδεημε αθνξά ζπγθεθξηκέλεο θξίζηκεο δηαδηθαζίεο ή ηδηαηηεξφηεηεο ηεο επηρείξεζεο, ψζηε λα εμαζθαιηζηεί ε ιεηηνπξγηθφηεηα ηνπ ζπζηήκαηνο ζην πεξηβάιινλ 35

36 ηεο επηρείξεζεο. Οη πξνκεζεπηέο ζα πξέπεη λα παξνπζηάζνπλ ηνλ ηξφπν κε ηνλ νπνίν κπνξνχλ λα αληηκεησπίζνπλ ηα θξίζηκα δεηήκαηα πνπ απαζρνινχλ ηελ επηρείξεζε. θνπφο είλαη λα απνθηήζνπλ νη κειινληηθνί ρξήζηεο πξνζσπηθή γλψκε γηα ηε ιεηηνπξγηθφηεηα ησλ ππνςήθησλ ζπζηεκάησλ θαη ηε θηιηθφηεηα πξνο ην ρξήζηε, θαζψο θαη λα ιχζνπλ ηπρφλ απνξίεο ηνπο δεηψληαο δηεπθξηλίζεηο απφ ηηο νκάδεο παξνπζίαζεο ησλ πξνκεζεπηψλ. Δπίζεο, νη πξνκεζεπηέο κπνξνχλ λα παξνπζηάζνπλ ηηο ηδηαηηεξφηεηεο θαη δηαθξίζεηο ηνπ πξντφληνο ηνπο, φκσο θάηη ηέηνην ζα πξέπεη λα γίλεη γηα δηαδηθαζίεο πνπ λα αθνξνχλ θαη ηελ ελδηαθεξφκελε επηρείξεζε. Οη παξνπζηάζεηο φισλ ησλ ππνςήθησλ ζπζηεκάησλ ζα πξέπεη λα αλαθέξνληαη ζηα ίδηα αθξηβψο ραξαθηεξηζηηθά, ψζηε ε επηρείξεζε λα είλαη ζε ζέζε λα ζπγθξίλεη ζσζηά θαη λα δηαθξίλεη επηηπρψο ηηο δηαθνξέο απφ εηαηξία ζε εηαηξία. Μεηά ηελ νινθιήξσζε ηνπ βήκαηνο απηνχ ε επηρείξεζε ζα πξέπεη λα έρεη μερσξίζεη ην πνιχ δχν εηαηξίεο. Βήκα 9: Δπηζθέςεηο ζε εηαηξίεο πνπ ήδε ρξεζηκνπνηνχλ ην πξντφλ ην έλαην βήκα ε νκάδα έξγνπ ζα πξέπεη λα έξζεη ζε επηθνηλσλία κε ηηο ηειεπηαίεο εηαηξίεο κε ζθνπφ λα γλσξίζεη απφ θνληά ην πεξηβάιινλ εξγαζίαο ηνπο θαη λα δεη ηνλ ηξφπν ιεηηνπξγίαο ηνπο, θαζψο θαη ηελ θηινζνθία ηνπο. Δπίζεο ζα πξέπεη λα θάλεη θάπνηεο επηζθέςεηο ζε εηαηξίεο πνπ ρξεζηκνπνηνχλ ην ίδην πξντφλ, ψζηε λα κάζεη πιεξνθνξίεο γηα ην ERP ζχζηεκα θαη ηπρφλ πξνβιήκαηα. Απηέο νη επηρεηξήζεηο κπνξεί λα ιεηηνπξγνχλ φπσο θαη ε ελδηαθεξφκελε επηρείξεζε, λα έρνπλ ην ίδην κέγεζνο κε απηή θαη ηέινο λα αληηκεησπίδνπλ ηα ίδηα αθξηβψο πξνβιήκαηα, γεγνλφο πνπ ζα βνεζήζεη πνιχ ηελ νκάδα έξγνπ λα μεθαζαξίζεη πνην ζχζηεκα ζα ήηαλ ην θαηάιιειν θαη γηα ηε δηθή ηεο επηρείξεζε. Βήκα 10: Σειηθή επηινγή ην ηειεπηαίν βήκα ε επηρείξεζε ζα πξέπεη λα έρεη ζπιιέμεη φιεο ηηο πιεξνθνξίεο πνπ ρξεηάδνληαη γηα λα απνθαζίζεη πνην παθέην ERP ηεο ηαηξηάδεη θαιχηεξα. ηηο πεξηζζφηεξεο πεξηπηψζεηο θαηά ηε ιήςε ηεο ηειηθήο απφθαζεο ππάξρνπλ δηαθσλίεο κεηαμχ ησλ κειψλ ηεο νκάδαο έξγνπ. Κάηη ηέηνην είλαη θπζηθφ λα ζπκβαίλεη αθνχ ν θαζέλαο απφ ηνπο πξνκεζεπηέο ππεξέρεη θαη ζε έλαλ δηαθνξεηηθφ ηνκέα. Μηα απφ ηηο θχξηεο απαζρνιήζεηο ηεο νκάδαο έξγνπ είλαη ε αλάπηπμε ησλ θαζνξηζηηθψλ εθείλσλ θξηηεξίσλ ηεο δηαδηθαζίαο επηινγήο, θαζψο θαη ε απφδνζε ηεο θαηάιιειεο πξνηεξαηφηεηαο ζε θαζέλα απφ απηά, ζχκθσλα κε ηε ζπγθεθξηκέλε ζέζε ηεο επηρείξεζεο. Όηαλ ε νκάδα έξγνπ θαηαιήμεη ζε έλαλ ηειηθφ πξνκεζεπηή, ζα πξέπεη λα εμεηάζεη θαη θάπνηεο άιιεο παξακέηξνπο, φπσο είλαη: ε εθηίκεζε ησλ ηερλνινγηθψλ επηινγψλ πνπ απαηηνχληαη γηα ην λέν ζχζηεκα, θαζψο θαη ν πξνγξακκαηηζκφο ηεο εγθαηάζηαζεο, ησλ απαηηνχκελσλ πφξσλ, ηνπ ρξνλνδηαγξάκκαηνο, ηεο εθπαίδεπζεο θαη ηεο αιιαγήο ηεο δηαρεηξηζηηθήο πξνζέγγηζεο. Η θάζε απηή νινθιεξψλεηαη κε ηελ ππνγξαθή ηνπ ζπκβνιαίνπ θαη ην θιείζηκν ηεο ζπκθσλίαο κε ηνλ πξνκεζεπηή πνπ επηιέρζεθε. 36

37 2.2.6 ΓΙΑΥΔΙΡΙΗ ΈΡΓΟΤ Κιεηδί γηα ηελ επηηπρία έξγσλ ERP είλαη ε θαηαλφεζε ησλ αιιειεπηδξάζεσλ θαη ζπζρεηηζκψλ κεηαμχ ησλ ζηφρσλ θαη ησλ ζηαδίσλ εμέιημεο. Όπσο έρεη ήδε αλαθεξζεί, ζε φια ηα ζηάδηα εμέιημεο ζπκκεηέρνπλ αλζξψπηλνη πφξνη είηε ηεο επηρείξεζεο είηε εμσηεξηθνί ζπλεξγάηεο. Μηα πξφηππε κνξθή θαη ζεηξά ησλ ζηαδίσλ εμέιημεο είλαη ε έμεο: Πξνθαηαξθηηθή εθπαίδεπζε (First cut training) Γεκηνπξγία νκάδσλ έξγνπ (Project teams formation) Αλάιπζε ROI (Return of Investment analysis) Απαηηήζεηο πιηθψλ (Hardware requirements) Πξνθαηαξθηηθφο ζρεδηαζκφο έξγνπ (Early planning session) Γηαδηθαζία επηινγήο (Selection/Decision process) Γηαπξαγκαηεχζεηο ζχκβαζεο (Contract negotiations) Έλαξμε εγθαηάζηαζεο (Installation) Βαζηθφο ζρεδηαζκφο έξγνπ (Project planning session) Λεπηνκεξήο ζρεδηαζκφο έξγνπ (Detailed project plans) Δθπαίδεπζε ζην ζχζηεκα ERP (ERP training) Δξσηήζεηο βαζηθήο δηακφξθσζεο/παξακεηξνπνίεζεο (Configuration questions) Αληηζηνίρεζε θαη δεκηνπξγία αλαθνξψλ (Report equivalents) Υάξηεο ιεηηνπξγηψλ θαη δηαδηθαζηψλ (Functional mapping) Μέηξεζε επηδφζεσλ θαη πξνηππνπνίεζε (Testing and prototyping) Δπηπξφζζεηε παξακεηξνπνίεζε θαη πξνζαξκνγή ινγηζκηθνχ (Software customization) Μεηαθνξά βάζεσλ δεδνκέλσλ (Database conversion) ρεδηαζκφο ελαιιαθηηθψλ πιάλσλ (Contingency planning) Σεθκεξίσζε (Documentation) Δθπαίδεπζε ηειηθψλ ρξεζηψλ (End user training) Δζσηεξηθφο έιεγρνο (Internal Audit) Γείθηεο απφδνζεο (Performance indicators) Δθθίλεζε (Go live) Τπνζηήξημε κεηά ηελ πινπνίεζε (Post Implementation support) πλερήο εθπαίδεπζε θαη παξαθνινχζεζε (Ongoing training and monitoring.) 37

38 ΚΔΦΑΛΑΙΟ 3 ΠΔΡΙΟΥΔ ΛΔΙΣΟΤΡΓΙΑ ΣΩΝ ERP ΚΑΙ ΣΑ ΔΠΙΜΔΡΟΤ ΣΜΗΜΑΣΑ 3.1 ΤΠΟΤΣΗΜΑΣΑ ΣΩΝ E.R.P ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΓΙΑΥΔΙΡΙΗ Σν ππνζχζηεκα Οηθνλνκηθήο Γηαρείξηζεο ζεσξείηαη σο ην ζεκαληηθφηεξν ππνζχζηεκα ησλ ERP πζηεκάησλ. Δπηθνηλσλεί θαη αληαιιάζζεη πιεξνθνξίεο κε φια ηα ππφινηπα ππνζπζηήκαηα θαη έρεη ζθνπφ ηελ παξαθνινχζεζε θαη δηαρείξηζε ησλ νηθνλνκηθψλ ζηνηρείσλ θαη ησλ νξγαλσηηθψλ κνλάδσλ ησλ επηρεηξήζεσλ. ην ππνζχζηεκα Οηθνλνκηθήο Γηαρείξηζεο πξαγκαηνπνηνχληαη θάπνηεο βαζηθέο δηαδηθαζίεο φπσο: I. Γεληθή θαη αλαιπηηθή ινγηζηηθή. Καιχπηεη πιήξσο φιν ην ζεζκηθφ πιαίζην (Κψδηθαο βηβιίσλ ζηνηρείσλ, Γεκφζην Λνγηζηηθφ ρέδην θαη Γηεζλή Πξφηππα Υξεκαηννηθνλνκηθψλ αλαθνξψλ), θάλεη θνζηνιφγεζε θαη ινγηζηηθή απνηχπσζεο ησλ αλαιπηηθψλ ζηνηρείσλ θάζε ρξεκαηννηθνλνκηθήο ζπλαιιαγήο κε ηξίηνπο θαη εζσηεξηθά. II. Παξαθνινπζεί θαη δηαρεηξίδεηαη ηηο εηζξνέο θαη εθξνέο ηεο επηρείξεζεο, ηα πάγηα θαη φια ηα ζηνηρεία πνπ ζρεηίδνληαη κε απηά. III. Γηαρεηξίδεηαη ηνπο εηζπξαθηένπο θαη πιεξσηένπο ινγαξηαζκνχο. Γειαδή ηνπο ινγαξηαζκνχο πνπ εθθξεκνχλ κε ηνπο πειάηεο θαη ηνπο πξνκεζεπηέο αληίζηνηρα. IV. Γηαρεηξίδεηαη, παξαθνινπζεί θαη αλαιχεη ην ππάξρνλ θεθάιαην, ηηο ρξεκαηννηθνλνκηθέο αγνξνπσιεζίεο κεηνρψλ θαη νκνιφγσλ θαη ηνπο ινηπνχο θηλδχλνπο ησλ επελδχζεσλ πνπ ελδερνκέλσο απνβιέπεη ε επηρείξεζε. V. Γίλεηαη έιεγρνο ηνπ θφζηνπο, φπνπ αλαιχνληαη ηα επηρεηξεκαηηθά θφζηε ηεο επηρείξεζεο γηα έμνδα πνπ έρνπλ λα θάλνπλ κε ηελ παξαγσγή ηεο. VI. Γηαρεηξίδεηαη ηηο νηθνλνκηθέο θαηαζηάζεηο, δεκηνπξγεί αλαθνξέο κε ρξήζε πξνθαζνξηζκέλσλ ινγηζηηθψλ νδεγηψλ, θχιισλ επηκεξηζκνχ θαη θαηαινγηζκνχ θαη θαλφλσλ κεηαθνξάο ππνινίπσλ θαη ινηπψλ αμηψλ. Πην ζπγθεθξηκέλα, ην Τπνζχζηεκα ηεο Οηθνλνκηθήο Γηαρείξηζεο (Financial Accounting - FI) πεξηιακβάλεη εθαξκνγέο πνπ ζρεηίδνληαη κε ηελ παξαθνινχζεζε ησλ Λνγαξηαζκψλ ηεο Γεληθήο Λνγηζηηθήο θαη ησλ Λνγαξηαζκψλ απφ ηηο δεπηεξεχνπζεο Λνγηζηηθέο (Πειάηεο, πξνκεζεπηέο, πάγηα). Υξεζηκνπνηείηαη γηα ηππνπνηεκέλε ινγηζηηθή πιεξνθφξεζε (εμσηεξηθή ινγηζηηθή) θαη πεξηιακβάλεη ηηο παξαθάησ θχξηεο εθαξκνγέο: Δθαξκνγή Γεληθήο Λνγηζηηθήο (FI-GL, Financial Accounting - General Ledger) 38

39 ην βαζηθφ αξρείν ησλ ινγαξηαζκψλ ζπληεξνχληαη απαξαίηεηα ζηνηρεία γηα ηηο επηρεηξεζηαθέο θηλήζεηο φπσο: Αλ ν ινγαξηαζκφο θηλείηαη απηφκαηα Σν λφκηζκα ζην νπνίν ζα θηλείηαη Δάλ είλαη Απνηειεζκαηηθφο ν ινγαξηαζκφο (P&L Account) ή ινγαξηαζκφο ηζνινγηζκνχ Αλ επηδέρεηαη θφξν ζηηο θαηαρσξήζεηο θ.ν.θ. Γεκηνπξγία Λνγαξηαζκνχ Γεληθήο Λνγηζηηθήο γίλεηαη ζηηο πεξηπηψζεηο πνπ απαηηείηαη πεξαηηέξσ παξαθνινχζεζε ησλ (ρξεκαην-)νηθνλνκηθψλ γεγνλφησλ. Γηα παξάδεηγκα κία πνζνζηηαία κεηαβνιή ηνπ ΦΠΑ ή έλαο λένο ινγαξηαζκφο φςεσο ηεο εηαηξίαο, απαηηνχλ δεκηνπξγία λένπ Λνγαξηαζκνχ Γεληθήο Λνγηζηηθήο. Δθαξκνγή Λνγαξηαζκψλ Πιεξσηέσλ (FI-AP, Financial Accounting Accounts Payable) Η δηαρείξηζε ησλ πιεξσηέσλ ινγαξηαζκψλ αθνξά ηνπο πξνκεζεπηέο ηεο επηρείξεζεο θαη ε αληηκεηψπηζε ηνπο ζε πνιιά ERP είλαη παξφκνηα κε ησλ πειαηψλ (κε αληίζεηεο θηλήζεηο). Γίλεηαη Γηαρείξηζε ησλ Βαζηθψλ δεδνκέλσλ (Master Data) ησλ πξνκεζεπηψλ φπσο παξαθνινχζεζε ηζηνξηθψλ ζηνηρείσλ αιιαγψλ ζηα βαζηθά δεδνκέλα (Change History), νκαδνπνηήζεηο βάζεη θνηλψλ ραξαθηεξηζηηθψλ (account groups) θαη ζπληήξεζε φξσλ πιεξσκήο. ηα πεξηζζφηεξα ERP, εάλ θάπνηνο πξνκεζεπηήο είλαη θαη πειάηεο, κπνξεί λα γίλεη ζχλδεζε ησλ θσδηθψλ ηνπο ψζηε λα γίλεη ελνπνίεζε ηεο θαξηέιαο ηνπο θαη ζπκςεθηζκφο ησλ κεηαμχ ηνπο θηλήζεσλ (customer and vendor clearing). Δθαξκνγή Λνγαξηαζκψλ Δηζπξαθηέσλ (FI-AR, Financial Accounting Accounts Receivable) Γίλεηαη Γηαρείξηζε ησλ Βαζηθψλ δεδνκέλσλ (Master Data) ησλ πειαηψλ φπσο παξαθνινχζεζε ηζηνξηθψλ ζηνηρείσλ αιιαγψλ ζηα βαζηθά δεδνκέλα (Change History), νκαδνπνηήζεηο βάζεη θνηλψλ ραξαθηεξηζηηθψλ (account groups). Δπίζεο γίλεηαη ε Γηαρείξηζε ησλ ζρεηηθψλ θηλήζεσλ (Transactions) φπσο: Καηαρσξήζεηο ηηκνινγίσλ, πξνθαηαβνιψλ, ζπλαιιαγκαηηθψλ-επηηαγψλ. Πνιχ ζεκαληηθή εθαξκνγή απνηειεί ε Γηαρείξηζε Πηζηψζεσλ (Credit Management) φπνπ γίλεηαη Οκαδνπνίεζε ησλ ινγαξηαζκψλ γηα έιεγρν πηζηψζεσλ (credit control). πγθεθξηκέλα ρξεζηκνπνηνχληαη: Γηαδηθαζίεο ζπλαγεξκνχ ζε πεξίπησζε ππέξβαζεο ησλ νξίσλ (ρξεκαηηθψλ πνζψλ ή εκεξψλ νθεηιήο) Γηαδηθαζίεο πιεξσκψλ θαηά πξαθηηθέο εηαηξίαο 39

40 Γηαδηθαζίεο πιεξσκψλ θαηά πξαθηηθέο πεξηνρήο ειέγρνπ πηζηψζεσλ (credit control area). Δθαξκνγή Παγίσλ (FI-AA, Financial Accounting Assets Accounting) Σν ππνζχζηεκα Γηαρείξηζεο Παγίσλ αθνξά ηε δηαρείξηζε ησλ πεξηνπζηαθψλ ζηνηρείσλ ηεο επηρείξεζεο πνπ έρνπλ δηάξθεηα δσήο κεγαιχηεξεο ηνπ νηθνλνκηθνχ έηνπο. Τηνζεηείηαη ζηα πην ζχγρξνλα ERP ζπζηήκαηα θαη αληαιιάζζεη πιεξνθνξίεο κε ην ππνζχζηεκα Οηθνλνκηθήο Γηαρείξηζεο. Οη βαζηθέο νξγαλσηηθέο δνκέο πνπ ρξεζηκνπνηνχληαη είλαη: Σν ζρέδην απνζβέζεσλ είλαη ε αλψηαηε νξγαλσηηθή δνκή ηνπ ππνζπζηήκαηνο ησλ παγίσλ θαη ρξεζηκνπνηείηαη γηα ηνλ πξνζδηνξηζκφ ηεο ινγηζηηθήο αμίαο ησλ παγίσλ ε νπνία είλαη ζπλάξηεζε ηεο σθέιηκεο δσήο πνπ ηνπο απνκέλεη. Απνηειείηαη απφ ηηο πεξηνρέο απνζβέζεσλ θαη ζπλδέεηαη άκεζα κε ηνλ θσδηθφ εηαηξίαο Οη πεξηνρέο απφζβεζεο ρξεζηκνπνηνχληαη γηα λα απεηθνλίζνπλ κε δηαθνξεηηθφ ηξφπν ηηο απνζβέζεηο ησλ παγίσλ ζηελ ίδηα εηαηξία., είηε γηα ιφγνπο δηαθνξεηηθήο ινγηζηηθήο πξνζέγγηζεο (πρ ΓΛΠ), είηε γηα ιφγνπο θνζηνιφγεζεο θαη πξνζνκνίσζεο ζελαξίσλ. ε θάζε πεξηνρή πξαγκαηνπνηείηαη ε παξαθνινχζεζε ησλ αμηψλ ησλ παγίσλ, θαζψο επίζεο θαη νη ινγηζηηθέο απνζβέζεηο ηεο εηαηξίαο. ην βαζηθφ αξρείν ηνπ παγίνπ νξίδνληαη νη θαλφλεο απφζβεζεο αλά πεξηνρή απφζβεζεο ηνπ παγίνπ. Όηαλ πξφθεηηαη γηα βειηίσζε ή πξνζζήθε ζε πθηζηάκελν πάγην, ηφηε δεκηνπξγείηαη "ππνπάγην" ηνπ αξρηθνχ παγίνπ. εκείσζε: Οη εγγξαθέο ησλ απνζβέζεσλ ησλ παγίσλ πξνηείλεηαη λα γίλεηαη κεληαία κε δχν απνηηκήζεηο (θαηά ΔΓΛ, θαη θαηά ΓΛΠ) θαη αλ είλαη επηζπκεηφ λα ππάξμεη θαη επηπιένλ θνζηνινγηθή πεξηνρή απφζβεζεο (depreciation area). Η Δνημέρωση Γενικής Λογιστικής από σποσσστήματα και τρίτα σσστήματα πξαγκαηνπνηείηαη κε ηελ εθηέιεζε ησλ πξνγξακκάησλ πνπ ελεκεξψλνπλ ηελ γεληθή ινγηζηηθή είηε απεπζείαο είηε κέζσ ελεκέξσζεο άιισλ ππνζπζηεκάησλ ηνπ ERP (ρξήζε ησλ ινγαξηαζκψλ ζπκθσλίαο (Γεληθήο Λνγηζηηθήο) ζην βαζηθφ αξρείν ησλ πειαηψλ, πξνκεζεπηψλ θαη παγίσλ). Οη θηλήζεηο γίλνληαη είηε απηφκαηα ζε πξνγξακκαηηζκέλεο ρξνληθέο ζηηγκέο θαη απφ πξνθαζνξηζκέλα αξρεία, είηε κε εθηέιεζε πξνγξάκκαηνο απφ ηνλ ρξήζηε. Όιεο νη θηλήζεηο ησλ ππνζπζηεκάησλ πσιήζεσλ, δηαρείξηζεο πιηθψλ, παγίσλ θ.η.ι. ελεκεξψλνπλ ηε γεληθή ινγηζηηθή. Παξαδείγκαηα είλαη: - Δγγξαθέο κηζζνδνζίαο - Δγγξαθέο απνζήθεο πνπ ελεκεξψλνπλ ην ζχζηεκα δηαρείξηζεο πιηθψλ (MM) θαη κέζσ απηνχ θαη ηελ ινγηζηηθή. 40

41 3.1.1.Α ΔΛΔΓΚΣΙΚΗ (CONTROLLING) ε νξηζκέλα ERP (φπσο ην SAP ERP) ε νκάδα ησλ Οηθνλνκηθψλ εθαξκνγψλ εθηφο απφ ην ππνζχζηεκα Οηθνλνκηθήο Γηαρείξηζεο (Financial Accounting - FI), πεξηιακβάλεη θαη ην ππνζχζηεκα Διεγθηηθήο (Controlling - CO) ην νπνίν ρξεζηκνπνηείηαη γηα εζσηεξηθή πιεξνθφξεζε (Internal accounting). Σν Τπνζύζηεκα ηεο Διεγθηηθήο (Controlling - CO) έρεη ζαλ βαζηθφ ζθνπφ ηελ παξαθνινχζεζε ησλ εζφδσλ θαη ησλ εμφδσλ θαηά πξννξηζκφ γηα ηελ ππνζηήξημε δηνηθεηηθψλ απνθάζεσλ, θαη πεξηιακβάλεη ηηο παξαθάησ βαζηθέο εθαξκνγέο: Δθαξκνγή Παξαθνινχζεζεο Κέληξσλ Κφζηνπο (CO-CCA Controlling Cost Center Accounting) Η βαζηθή νληφηεηα πνπ ρξεζηκνπνηείηαη ζηελ Διεγθηηθή είλαη ηα Κέληξα Κφζηνπο ζηα νπνία απεηθνλίδνληαη νη πεξηνρέο επζχλεο γηα ηηο νπνίεο ππάξρεη ε δπλαηφηεηα ζπγθέληξσζεο θάζε κνξθήο δαπάλεο ζηελ κέγηζηή ηνπο ιεπηνκέξεηα. Η δηάξζξσζε ησλ Κέληξσλ Κφζηνπο ηεο εηαηξείαο δελ απνζθνπεί κφλν ζηε ζπιινγή θαη ηνλ έιεγρν ησλ δαπαλψλ αλά νξγαλσηηθή κνλάδα, αιιά πξνζδηνξίδεη θαη ην επίπεδν ζχληαμεο ηνπ πξνυπνινγηζκνχ εμφδσλ (Cost Planning). Δθαξκνγή Παξαθνινχζεζεο Δζσηεξηθψλ Δληνιψλ (CO-CCA Controlling Internal Orders Accounting) Οη εζσηεξηθέο εληνιέο είλαη θνζηνινγηθά αληηθείκελα ηεο ειεγθηηθήο πνπ έρνπλ σο ζθνπφ ηελ θαηαγξαθή εμφδσλ αιιά θαη θαηά πεξίπησζε εζφδσλ. Οη εζσηεξηθέο εληνιέο δελ έρνπλ ζπλήζσο κφληκν ραξαθηήξα. Γελ αληηπξνζσπεχνπλ ηκήκαηα ηεο επηρείξεζεο αιιά απηνηειή έξγα ή πξνζσξηλέο νληφηεηεο (θηλεηά ηειέθσλα, εηαηξηθά απηνθίλεηα). Δθαξκνγή Παξαθνινχζεζεο Κέληξσλ Κέξδνπο (CO-PCA Controlling Profit Center Accounting) Σν ππνζχζηεκα ηεο ινγηζηηθήο θέληξσλ θέξδνπο ιεηηνπξγεί παξάιιεια κε ηελ ειεγθηηθή θαη ηελ ινγηζηηθή. Σα θέληξα θέξδνπο επηηξέπνπλ ηε ζπζρέηηζε εμφδσλ θαη εζφδσλ θαηά πεξηνρέο επζχλεο ηεο εηαηξίαο ζχκθσλα κε πεξηνρέο πνπ αλαθέξνληαη ζε νξγαλσηηθέο δνκέο φπσο π.ρ. νη εγθαηαζηάζεηο ή θαηά ιεηηνπξγία φπσο νη πσιήζεηο ή θαηά νκάδα πξντφλησλ. Σα θέληξα θέξδνπο (φπσο θαη ηα θέληξα θφζηνπο) νξίδνληαη κε ρξνληθφ νξίδνληα (validity period). Σν βνεζεηηθφ θέληξν θέξδνπο ρξεζηκνπνηείηαη φηαλ ζηα θαηαρσξεκέλα δεδνκέλα δελ γίλεηαη ζχλδεζε κε θάπνην (άιιν) θέληξν θέξδνπο. Δθαξκνγή Αλάιπζεο Κεξδνθνξίαο (CO-PA Controlling Profitability Analysis). Οξηζκέλεο απφ ηηο θαηεγνξίεο ραξαθηεξηζηηθψλ πνπ ζα κπνξνχζαλ λα ρξεζηκνπνηεζνχλ ζηελ αλάιπζε θεξδνθνξίαο είλαη: Γξαζηεξηφηεηεο, ηκήκαηα 41

42 νκάδεο πξντφλησλ λνκφο θ.ν.θ. Η αλάιπζε θεξδνθνξίαο απνηειεί έλα δπλακηθφ εξγαιείν πιεξνθφξηζεο ην νπνίν ρξεζηκνπνηείηαη γηα δεκηνπξγία θαη εκθάληζε ζεκαληηθψλ πιεξνθνξηψλ ζηα αλψηεξα επίπεδα δηνίθεζεο. Δθαξκνγή Κνζηνιφγεζεο Πξντφλησλ (CO-PC Controlling Product Costing) Οη δηαδηθαζίεο ηεο ειεγθηηθήο πεξηιακβάλνπλ ηνλ πξνγξακκαηηζκφ / πξνυπνινγηζκφ ησλ εμφδσλ-εζφδσλ αλά πεξηνρή δηνηθεηηθήο επζχλεο, ηνλ κεξηζκφ γεληθψλ εμφδσλ θαη ηελ εμαγσγή θφζηνπο ζε επίπεδν θέληξνπ θφζηνπο, εζσηεξηθήο εληνιήο θαη ραξαθηεξηζηηθνχ γηα ηελ αλάιπζε ηεο απνδνηηθφηεηαο θαη ηειηθά ηεο θεξδνθνξίαο ησλ δξαζηεξηνηήησλ ηεο εηαηξίαο. Σα δεδνκέλα ζηελ ζπλέρεηα ρξεζηκνπνηνχληαη γηα ηελ δεκηνπξγία νηθνλνκηθψλ θαη δηνηθεηηθψλ αλαθνξψλ. Οη αλαθνξέο δηακνξθψλνληαη ψζηε λα κπνξνχλ λα αμηνπνηεζνχλ απφ ηελ δηνίθεζε γηα ηελ ιήςε απνθάζεσλ. Η ειεγθηηθή δελ πξέπεη λα πεξηνξίδεηαη απφ ηηο λνκηθέο ππνρξεψζεηο ηεο εηαηξίαο νη νπνίεο θαζνξίδνπλ ελ πνιινίο ηηο δηαδηθαζίεο ηεο ινγηζηηθήο. Η ειεγθηηθή δνκείηαη, ζπληεξείηαη θαη ελεκεξψλεηαη ζχκθσλα απνθιεηζηηθά κε ηηο αλάγθεο ηεο εηαηξίαο γηα πιεξνθφξεζε B EΙΓΙΚΗ ΛΟΓΙΣΙΚΗ (ΑΝΑΛΤΣΙΚΗ ΛΟΓΙΣΙΚΗ) ε πνιιά ζπζηήκαηα θαη θπξίσο ζην SAP ERP ππνζηεξίδεηαη θαη ε εηδηθή Λνγηζηηθή (Special Purpose Ledger) φπνπ ζηελ Διιάδα εθαξκφδεηαη γηα ηελ πεξίπησζε ηεο Αλαιπηηθήο Λνγηζηηθήο. ηα πιαίζηα ηνπ πξνζδηνξηζκνχ πεξηνδηθνχ απνηειέζκαηνο ηεο επηρείξεζεο θαη εθφζνλ έρεη νινθιεξσζεί ε δηαδηθαζία θνζηνιφγεζεο φισλ ησλ αληηθεηκέλσλ θφζηνπο ( θέληξα θφζηνπο θαη εληνιέο κέζσ ησλ θχθισλ κεξηζκνχ ), ππάξρεη ε δπλαηφηεηα (απηφκαηεο ή κε) ελεκέξσζεο ηεο Αλαιπηηθήο Λνγηζηηθήο. Πξφθεηηαη γηα έλα ππνζχζηεκα ην νπνίν ζπιιέγεη φιεο ηηο εγγξαθέο πνπ είλαη ζρεηηθέο κε ηελ Αλαιπηηθή Λνγηζηηθή θαη κε θαηάιιεινπο θαλφλεο πξνεηνηκάδεη ηηο ηειηθέο εγγξαθέο πνπ ζα γίλνπλ. Οη θαλφλεο ζα πξέπεη λα ζπληεξεζνχλ αλάινγα κε ηηο αλάγθεο θαη ην βαζκφ ιεπηνκέξεηαο πνπ απαηηείηαη απφ ηελ επηρείξεζε. Παξαηήξεζε: Πξνηείλεηαη λα αθνινπζεζεί ε κηθξφηεξε αλάιπζε πνπ πξνβιέπεηαη απφ ην ΔΓΛ δηφηη ην ζχζηεκα παξέρεη φιεο ηηο δπλαηέο θαη ρξήζηκεο πιεξνθνξίεο γηα λα εμαρζνχλ απνηειέζκαηα. 42

43 3.1.2 ΑΠΟΘΗΚΔΤΗ ΚΑΙ ΑΠΟΘΔΜΑΣΩΝ Σν ππνζχζηεκα Απνζήθεπζεο θαη Απνζεκάησλ αληαιιάζζεη πιεξνθνξίεο κε ηα ππνζπζηήκαηα Οηθνλνκηθήο Γηαρείξηζεο, Πσιήζεσλ θαη Μάξθεηηλγθ, Πξνκεζεηψλ θαη Παξαγσγήο. Οη βαζηθέο ηνπ ιεηηνπξγίεο είλαη νη παξαθάησ: Η ινγηζηηθή παξαθνινχζεζε εηδψλ θαη απνζεθψλ. Η δηαρείξηζε απνζεκάησλ, θαηάηαμε απνζεκάησλ θαη ν εηήζηνο πξνγξακκαηηζκφο αλαγθψλ ζε πξντφληα ή πιηθά γηα ηελ παξαγσγή. Η δηαρείξηζε παξαζηαηηθψλ δηαθίλεζεο εηδψλ ζηηο απνζήθεο. Δθνδηαζηηθή δηαρείξηζε απνζεθψλ θαη απνζεθεπηηθψλ ρψξσλ, δηαρείξηζε ξνήο απνζεκάησλ, ρσξνηαμηθή απνηχπσζε απνζεθψλ θαη ζέζεσλ απνζήθεπζεο, παξαθνινχζεζε παξηίδσλ, θσδηθψλ, παιεηψλ, ζπζθεπαζηψλ θαη ππν-ζπζθεπαζηψλ, δηαρείξηζε παξαιαβήο, ηνπνζέηεζεο θαη κεηαθίλεζεο εηδψλ, δηαρείξηζε ζέζεσλ απνζήθεπζεο, δηαρείξηζε ζπιινγήο, δηαινγήο, ζπζθεπαζίαο θαη θφξησζεο παξαγγειηψλ πειαηψλ θαη δηαρείξηζε απνγξαθψλ θαη επηζηξνθψλ. Λίζηεο αλαθνξψλ γηα ηνλ έιεγρν ηεο απνζήθεο θαη ηε δηαρείξηζε ησλ απνζεκάησλ ζηηο νπνίεο αλαγξάθνληαη ζηνηρεία γηα ηα απνζέκαηα ηεο επηρείξεζεο ΓΙΑΥΔΙΡΙΗ ΠΡΟΜΗΘΔΙΩΝ Σν ππνζχζηεκα Γηαρείξηζεο Πξνκεζεηψλ ζρεηίδεηαη κε ηε δηαρείξηζε ησλ δεδνκέλσλ θαη ινηπψλ ζηνηρείσλ πνπ αθνξνχλ ηηο πξνκήζεηεο κηαο επηρείξεζεο. Δπηθνηλσλεί κε άιια ππνζπζηήκαηα, φπσο ην Οηθνλνκηθήο Γηαρείξηζεο, Απνζήθεπζεο θαη Απνζεκάησλ, Γηαλνκήο θαη Παξαγσγήο, θ.α. Οη βαζηθέο δηαδηθαζίεο ηνπ ππνζπζηήκαηνο Γηαρείξηζεο Πξνκεζεηψλ είλαη νη εμήο: A. Η Γηαρείξηζε παξαγγειηψλ, αγνξψλ θαη παξαζηαηηθψλ αγνξψλ. B. Η Γηαρείξηζε ησλ αληηπξνζψπσλ. C. Παξαθνινχζεζε φισλ ησλ ζηαδίσλ εμφδσλ θαη δαπαλψλ. D. Κνζηνιφγεζε αγνξψλ. E. Αμηνιφγεζε πξνκεζεπηψλ. F. Γηαρείξηζε θαη έιεγρνο παξαιαβψλ. G. Γηαρείξηζε πξνκεζεπηψλ θαη ζπκβάζεσλ, πνπ πεξηιακβάλεη ζπκθσλίεο απνπιεξσκήο θαη πιήξε νηθνλνκηθή παξαθνινχζεζε. H. Γηαρείξηζε ρξεκαηννηθνλνκηθψλ παξαζηαηηθψλ. I. Έθδνζε πξνυπνινγηζκψλ, δεκηνπξγία πξνβιέςεσλ, θιπ. Έλα ππνζχζηεκα Γηαρείξηζεο Πξνκεζεηψλ ζε έλα ERP ζχζηεκα εκπεξηέρεη έλα βαζηθφ αξρείν πιηθψλ, ην νπνίν ζπγθεληξψλεη δεδνκέλα απφ άιια ππνζπζηήκαηα κε ζθνπφ λα 43

44 δηαρεηξηζηεί φιε ηελ απαηηνχκελε πιεξνθνξία ηνπ θχθινπ πξνκεζεηψλ γηα θάζε είδνο θαη ην βαζηθφ αξρείν πξνκεζεπηψλ πνπ πεξηέρεη δεδνκέλα γηα ηνπο πξνκεζεπηέο ΓΙΑΝΟΜΩΝ Σν ππνζχζηεκα Γηαλνκψλ επηθνηλσλεί κε ην ππνζχζηεκα Οηθνλνκηθήο Γηαρείξηζεο, Πσιήζεσλ θαη Μάξθεηηλγθ, θαζψο θαη κε ην ππνζχζηεκα Παξαγσγήο. Έρεη λα θάλεη κε ηε δηαρείξηζε ηνπ δηθηχνπ δηαλνκψλ, ηε δηαρείξηζε ησλ κεηαθνξψλ ησλ πξντφλησλ ζηνλ πειάηε, ηνλ πξνγξακκαηηζκφ απαηηήζεσλ δηαλνκήο θαη δηαρείξηζεο ζηφινπ νρεκάησλ ΓΙΑΥΔΙΡΙΗ LOGISTICS Γηαρείξηζε Logistics (Logistics Management) είλαη ε δηαδηθαζία ηνπ ζρεδηαζκνχ πινπνίεζεο θαη ειέγρνπ ηεο απνηειεζκαηηθήο θαη απνδνηηθήο ξνήο θαη απνζήθεπζεο πξντφλησλ, ππεξεζηψλ θαη ζρεηηθψλ πιεξνθνξηψλ απφ ηελ αξρηθή παξαγγειία θαη παξαγσγή κέρξη ηελ ηειηθή παξάδνζε ζηνλ ηειηθφ θαηαλαισηή, κε ζθνπφ ηελ εθπιήξσζε ησλ απαηηήζεσλ ηνπ πειάηε (Council of Logistics Management). Η δηαρείξηζε Logistics θαιχπηεη έλα κεγάιν κέξνο ησλ δξαζηεξηνηήησλ κηαο επηρείξεζεο θαη πεξηιακβάλεη δηαδηθαζίεο ζρεδηαζκνχ, εθαξκνγήο θαη ειέγρνπ κηαο επηρείξεζεο. πλνπηηθά πεξηιακβάλεη ηελ ζηξαηεγηθή πνπ ζα αθνινπζήζεη ζρεηηθά κε ηα πξντφληα, ηα δηάθνξα θαλάιηα δηαλνκήο ηεο, ηελ ηερλνινγία πνπ ζα ρξεζηκνπνηεζεί, θιπ. Μηα επηρείξεζε ρξεζηκνπνηεί φινπο ηνπο πφξνπο πνπ δηαζέηεη ( θπζηθνχο, νηθνλνκηθνχο, αλζξψπηλνπο) κε ζθνπφ: Σε κείσζε ηνπ θφζηνπο θαη παξάιιεια ηελ αχμεζε ηνπ θέξδνπο. Σελ πξνζαξκνγή ζηηο ηδηαίηεξεο αλάγθεο ηνπ πειάηε πνπ νδεγεί ζηε δπλαηφηεξε ζρέζε θαη δέζηκν κε ηνπο πειάηεο θαη ζηελ θαιχηεξε εμππεξέηεζή ηνπο. Σελ επειημία παξαγσγήο θαη παξάδνζεο ησλ πξντφλησλ. Σελ απφθηεζε αληαγσληζηηθνχ πιενλεθηήκαηνο. ε αξθεηά ERP, φπσο ην SAP ERP, ε δηαρείξηζε Logistics απνηειεί μερσξηζηφ ππνζχζηεκα ην νπνίν ελζσκαηψλεη ηα αλσηέξσ ππνζπζηήκαηα Πξνκεζεηώλ θαη Απνζεκάηωλ ζην Τπνζχζηεκα ηεο Γηαρείξηζεο Τιηθώλ (Materials Management) ην νπνίν πεξηιακβάλεη εθαξκνγέο πνπ ζρεηίδνληαη κε ηηο αγνξέο θαη ηελ απνζήθεπζε ησλ πιηθψλ, νη ζπνπδαηφηεξεο απφ ηηο νπνίεο είλαη: Η Γηαρείξηζε ησλ Απνζεκάησλ (Inventory Management) Οη Πξνκήζεηεο (Purchasing) θαη Ο Πξνγξακκαηηζκφο Απαηηήζεσλ Τιηθψλ (Materials Requirement Planning) Δπηπξφζζεηα, ζε αξθεηά ERP ην ππνζχζηεκα Γηαλνκώλ ελζσκαηψλεηαη ζηελ δηαρείξηζε Logistics θαη δεκηνπξγεί ηελ έλλνηα ηεο εθηέιεζεο εθνδηαζηηθήο αιπζίδαο (Logistics Execution). 44

45 3.1.6 ΠΑΡΑΓΩΓΗ Σν ππνζχζηεκα παξαγσγήο αληαιιάζζεη πιεξνθνξίεο κε ην ππνζχζηεκα Οηθνλνκηθήο Γηαρείξηζεο, ην ππνζχζηεκα Πσιήζεσλ θαη Μάξθεηηλγθ, Πξνκεζεηψλ θαζψο θαη Απνζήθεπζεο θαη Απνζεκάησλ. Σν ππνζχζηεκα Παξαγσγήο θαιχπηεη ιεηηνπξγίεο νη νπνίεο ζρεηίδνληαη κε ηελ παξαγσγηθή δηαδηθαζία. Οη θπξηφηεξεο είλαη νη παξαθάησ: Πξνγξακκαηηζκφο θαη έιεγρνο πφξσλ παξαγσγήο. Γηαρείξηζε πιηθψλ. Πξνγξακκαηηζκφο απαηηήζεσλ πιηθψλ. Έιεγρνο θαη θνζηνιφγεζε παξαγσγήο. Γηαζθάιηζε πνηφηεηαο. πληήξεζε εγθαηαζηάζεσλ θαη εμνπιηζκνχ. Ηκεξνκελίεο απνζηνιήο. Γνκή πξντφλησλ. Βξαρππξφζεζκνο πξνγξακκαηηζκφο παξαγσγήο. Σν ππνζχζηεκα Παξαγσγήο έρεη σο βαζηθφ ηνπ ζηνηρείν ην Βαζηθό Αξρείν Τιηθώλ. Σν Βαζηθφ Αξρείν Τιηθψλ απνηειείηαη απφ ηηο παξαθάησ δνκέο: Βαζηθφ αξρείν πιηθνχ. Πίλαθα πιηθψλ (BOM). Ο πίλαθαο πιηθψλ απνηειεί κηα ιίζηα ζπζηαηηθψλ πνπ απαξηίδνπλ έλα πξντφλ ή κηα ζπλαξκνιφγεζε. ηε ιίζηα απηή πεξηέρεηαη ν αξηζκφο αλαιπηηθψλ γξακκψλ θάζε ζπζηαηηθνχ, ε πνζφηεηα θαη ε κνλάδα κέηξεζεο. Κέληξν Δξγαζίαο. Κέληξν Δξγαζίαο είλαη ν ρψξνο εθηέιεζεο κηαο ιεηηνπξγίαο ή κηαο δξαζηεξηφηεηαο κέζα ζε κηα εγθαηάζηαζε. Φαζενιφγην, πνπ πεξηγξάθεη ηηο δηάθνξεο θάζεο κηαο παξαγσγηθήο δηαδηθαζίαο. Κέληξν Κφζηνπο (ζχλδεζε κε Controlling) MARKETING ΚΑΙ ΠΩΛΗΔΙ Σν ππνζχζηεκα Μάξθεηηλγθ θαη Πσιήζεσλ αληαιιάζζεη πιεξνθνξίεο θπξίσο κε ηα ππνζπζηήκαηα Απνζήθεπζεο θαη Απνζεκάησλ, Οηθνλνκηθήο Γηαρείξηζεο θαη Παξαγσγήο. αλ ζηφρν έρεη λα απηνκαηνπνηήζεη θαη λα θέξεη εηο πέξαο θάπνηεο δηαδηθαζίεο ηεο επηρείξεζεο πνπ αθνξνχλ ην Μάξθεηηλγθ θαη ηηο Πσιήζεηο. Σέηνηεο δηαδηθαζίεο είλαη ε παξαθνινχζεζε θαη δηαρείξηζε ησλ παξαγγειηψλ θαη ησλ πσιήζεσλ, ε εμππεξέηεζε ησλ πειαηψλ, ε δηαρείξηζε ησλ πσιεηψλ, ε ηηκνινγηαθή πνιηηηθή ηεο εηαηξίαο, νξηνζέηεζε ησλ ζηφρσλ ησλ πσιήζεσλ, θ.α. 45

46 3.1.8 ΓΙΑΥΔΙΡΙΗ ΑΝΘΡΩΠΙΝΩΝ ΠΟΡΩΝ Σν ππνζχζηεκα Γηαρείξηζεο Αλζξψπηλσλ Πφξσλ ζρεηίδεηαη κε ηηο δηαδηθαζίεο πνπ αθνξνχλ ην πξνζσπηθφ κηαο επηρείξεζεο ζε νπνηαδήπνηε δηαβάζκηζε ηεο επηρείξεζεο θαη αλ αλήθνπλ. Αληαιιάζζεη πιεξνθνξίεο κε ην ππνζχζηεκα Οηθνλνκηθήο Γηαρείξηζεο. Οη βαζηθέο ηνπ ιεηηνπξγίεο είλαη νη παξαθάησ: o Πξνγξακκαηηζκφο πξνζσπηθνχ, απηνκαηνπνηψληαο ηηο δηαδηθαζίεο δηαρείξηζεο ηνπ πξνζσπηθνχ, ζπκπεξηιακβαλνκέλνπ ηεο ζηειέρσζεο θαη ηεο αμηνιφγεζεο ηνπ πξνζσπηθνχ. o Μηζζνδνζία. Η κηζζνδνζία πεξηιακβάλεη θαη ηε ινγηζηηθή δηαρείξηζε ησλ ακνηβψλ ησλ ππαιιήισλ, ηε δηαρείξηζε επηδνκάησλ θαη απφδνζεο, θαζψο θαη αλαθνξέο νδνηπνξηθψλ εμφδσλ. o Άιιεο ιεηηνπξγίεο πνπ θαιχπηνληαη είλαη ηα εμνδνιφγηα, ε παξνπζία πξνζσπηθνχ θαη ε δηαρείξηζε επηπέδσλ εθπαίδεπζεο πξνζσπηθνχ. Σν ππνζχζηεκα Γηαρείξηζεο Αλζξψπηλσλ πφξσλ ζπληειεί ζεκαληηθά ζηελ επίιπζε πξνβιεκάησλ πνπ έρνπλ λα θάλνπλ κε ην αλζξψπηλν δπλακηθφ κηαο επηρείξεζεο ΔΛΛΗΝΙΚΟΠΟΙΗΗ ε δηεζλή παθέηα E.RP. (φπσο ην SAP ERP), είλαη απαξαίηεηε ε ελζσκάησζε ησλ ηνπηθψλ ηδηαηηεξνηήησλ (localization) ζην ζχζηεκα, ψζηε λα είλαη ζχλλνκν κε ηνπο απαξαίηεηνπο θνξνινγηθνχο θαλνληζκνχο, ειεγθηηθνχο κεραληζκνχο, επηρεηξεζηαθέο πξαθηηθέο θιπ. Γηα ην ιφγν απηφ πξέπεη λα έρνπλ πξαγκαηνπνηεζεί νη παξαθάησ ελέξγεηεο απφ ηνλ πξνκεζεπηή E.R.P.: Παξαθνινχζεζε θαη θαηαγξαθή ησλ λφκσλ θαη ησλ επηρεηξεζηαθψλ απαηηήζεσλ. Καηάιιειε παξακεηξνπνίεζε ηνπ ζπζηήκαηνο ψζηε λα ζπκπεξηιακβάλεη φια ηα πξφζζεηα πξνγξάκκαηα θαη αλαθνξέο πνπ απαηηνχληαη απφ ηελ ρψξα εθαξκνγήο. Καηάιιειε ηεθκεξίσζε (documentation), ψζηε λα είλαη πιήξσο θαηαλνεηέο νη εθαξκνγέο ηνπ E.R.P. ηελ Διιάδα (Διιεληθνπνίεζε) ζπγθεθξηκέλα είλαη απαξαίηεην ην εγρεηξίδην ρξήζεο γηα ηνλ Κ.Β., έλα θείκελν πνπ πξνβιέπεη ην 46

47 άξζξν 23 ηνπ Κψδηθα Βηβιίσλ θαη ηνηρείσλ 2, γξακκέλν ζηα ειιεληθά κε ζθνπφ λα πεξηγξάςεη ηηο βαζηθέο ιεηηνπξγίεο ηνπ E.R.P. θαη λα εμαζθαιίζεη ηηο βαζηθέο γλψζεηο θαη ηηο ζρεηηθέο νδεγίεο ρξήζεο πνπ αθνξνχλ έλα ειεγθηή. 3.2 ΣΜΗΜΑΣΑ ΕΝΟ E.R.P. Σκήκαηα ηνπ ERP απνηεινχλ ηα δνκηθά ζπζηαηηθά (components) πνπ ρξεζηκνπνηνχληαη ζε φιν ην θάζκα ηεο ιεηηνπξγηθφηεηαο ηνπ ΤΣΗΜΑΣΑ ΓΙΑΥΔΙΡΙΗ ΠΑΡΑΓΓΔΛΙΩΝ (ORDER MANAGEMENT SYSTEM, OMS) Σν χζηεκα Γηαρείξηζεο Παξαγγειηψλ είλαη ην βαζηθφ ζχζηεκα ελφο Δπηρεηξεκαηηθνχ Πιεξνθνξηαθνχ πζηήκαηνο, αθνχ είλαη ππεχζπλν γηα ηελ παξαθνινχζεζε ησλ παξαγγειηψλ πνπ δέρεηαη ε επηρείξεζε, απφ ηε ζηηγκή πνπ γίλεηαη ε παξαγγειία, έσο ηε ζηηγκή πνπ ην πξντφλ παξαδίδεηαη ζηνλ ηειηθφ θαηαλαισηή. Η επηηπρία κηαο επηρείξεζεο εμαξηάηαη θαηά κεγάιν βαζκφ απφ ην ρξφλν νινθιήξσζεο κηαο παξαγγειίαο. Ο ρξφλνο εθηέιεζεο παξαγγειίαο απνηειείηαη απφ ηξεηο ρξφλνπο: 1. Σν ρξφλν επεμεξγαζίαο παξαγγειίαο πνπ νξίδεηαη απφ ηελ ηνπνζέηεζε ηεο παξαγγειίαο ζηελ επηρείξεζε θαη ηε ρξνληθή ζηηγκή πνπ ηα ηειηθά πξντφληα βξίζθνληαη ζηελ απνζήθε. Η κείσζε απηνχ ηνπ ρξφλνπ κπνξεί λα γίλεη κε θαηάιιειεο ηερληθέο πσιήζεσλ θαη κάξθεηηλγθ ( πεξηνδηθέο επηζθέςεηο πσιεηψλ, πξνζθνξέο, δηαθεκηζηηθέο εθζηξαηείεο, θ.ι.π.), κε αθξηβή πξφβιεςε ηεο δήηεζεο θαη κε θάπνην ζχζηεκα Γηαρείξηζεο Παξαγγειηψλ ην νπνίν λα βειηηψλεη θαηά ην κέγηζην δπλαηφλ θάζε δηαδηθαζία ησλ επηκέξνπο ζηαδίσλ ηεο παξαγγειίαο. 2. Σν ρξφλν εθηέιεζεο ηεο παξαγγειίαο πνπ νξίδεηαη απφ ηε ιήμε ηνπ πξνεγνχκελνπ ρξφλνπ έσο ηε ζηηγκή πνπ ηα πξντφληα έηνηκα θαη ζπζθεπαζκέλα βξίζθνληαη ζην ρψξν απνζηνιήο. Η χπαξμε ελφο απνηειεζκαηηθνχ ζπζηήκαηνο απνζήθεπζεο θαζψο θαη ε ρξήζε πιεξνθνξηαθψλ ζπζηεκάησλ ηα νπνία παξαθνινπζνχλ ηηο θηλήζεηο πνπ γίλνληαη ζηελ απνζήθε κπνξνχλ λα βνεζήζνπλ ζεκαληηθά ζηε κείσζε ηνπ ρξφλνπ εθηέιεζεο ηεο παξαγγειίαο. 3. Σν ρξφλν κεηαθνξάο θαη δηαλνκήο ησλ πξντφλησλ ζηνλ ηειηθφ θαηαλαισηή. Η κείσζε ηνπ ρξφλνπ απηνχ ζρεηίδεηαη κε ηα κέζα κεηαθνξάο, ηελ εκπεηξία ηνπ πξνζσπηθνχ θαη ην ζρεδηαζκφ ελφο απνηειεζκαηηθνχ δηθηχνπ κεηαθνξάο. ηε δηάξθεηα εθηέιεζεο ηεο παξαγγειίαο ν πειάηεο κπνξεί λα ελεκεξψλεηαη γηα ην ζηάδην ζην νπνίν βξίζθεηαη ε παξαγγειία ηνπ ψζηε λα κπνξεί λα πξνζαξκνζηεί ζε θάπνηα έιιεηςε ηνπ παξαγγειζέληνο πξντφληνο ή ζηελ θαζπζηεξεκέλε έιεπζή ηνπ. Γηα λα ην επηηχρνπλ απηφ ηα ζπζηήκαηα OMS, ζα πξέπεη λα νξηζζνχλ 2 Πξνδηαγξαθέο γηα επηρεηξεζηαθφ ινγηζκηθφ 47

48 ζπγθεθξηκέλα ζεκεία ειέγρνπ κέζα ζην θχθιν παξαγγειίαο, έηζη ψζηε λα γλσξίδεη ην ζχζηεκα ζε πνην ζηάδην βξίζθεηαη ε παξαγγειία, αλάινγα κε ην απφ πνηα ζεκεία έρεη πεξάζεη. Σν ζχζηεκα επίζεο, κπνξεί λα θαηαγξάθεη θαη λα δηαηεξεί φια ηα ζηνηρεία πνπ αθνξνχλ ηελ παξαθνινχζεζε εθηέιεζεο ησλ παξαγγειηψλ γηα ηνλ έιεγρν, αλάζεζε επζπλψλ, αλαζρεδηαζκφ ησλ ζρεηηδφκελσλ δηαδηθαζηψλ, πξνζπάζεηα βειηίσζεο, θιπ Οη θπξηφηεξεο ιεηηνπξγηθέο πεξηνρέο ελφο ζπζηήκαηνο OMS εζηηάδνληαη: o ηελ επεμεξγαζία ησλ παξαγγειηψλ. Γειαδή ηελ απνζήθεπζε θαη ηαμηλφκεζε πιεξνθνξηψλ ησλ παξαγγειηψλ πνπ εηζέξρνληαη κέζσ ηειεθψλνπ, fax, , δηαδίθηπν, θιπ, ηελ εηδηθή επεμεξγαζία γηα ηηο ηαθηηθέο παξαγγειίεο θαη ηελ ελεκέξσζε ηνπ πειάηε γηα ηελ εμέιημε ηεο παξαγγειίαο ηνπ. o ηε ρξήζε ρξεκαηννηθνλνκηθψλ εξγαιείσλ γηα ηνλ πεξηνξηζκφ ζθαικάησλ ησλ ζπλαιιαγψλ, θαζψο θαη ηξνπνπνίεζε ησλ πηζηψζεσλ θαη ρξεψζεσλ ησλ πειαηψλ. o ηε δηαρείξηζε παξαγγειηψλ, πνπ πεξηιακβάλεη ηελ ηαρχηαηε πξφζβαζε ζε δεδνκέλα θαη ζε έλα επξχ θάζκα ειέγρσλ. o ηελ έθδνζε εηδηθψλ αλαθνξψλ γηα ηελ πιεξέζηεξε ελεκέξσζε ηεο δηνίθεζεο θαη ππνζηήξημε ηεο απνζήθεπζεο ησλ ρξεκαηννηθνλνκηθψλ δεδνκέλσλ ζε κηα πνηθηιία θνξκψλ. o ηε δηαρείξηζε θαηαιφγσλ, πνπ πεξηιακβάλεη ηελ ηηκνιφγεζε, πξφζζεζε θαη αλακφξθσζε λέσλ πξντφλησλ θαη πιεξνθνξηψλ πνπ ηα πεξηγξάθνπλ. o ηε δηαρείξηζε ησλ ζρέζεσλ κε ηνπο πειάηεο, παξέρνληαο άκεζε ελεκέξσζε γηα ηηο ηδηαηηεξφηεηεο ηνπ θάζε πειάηε ή πιεξνθνξίεο πνπ αθνξνχλ παξαγγειίεο, ζπλαιιαγέο, ηζηνξηθά εμνθιήζεσλ, θιπ. o ηε δηαρείξηζε κεηαθνξψλ, πξνζδηνξίδνληαο ην θφζηνο απνζηνιήο απφ θάζε απνζήθε πξνο θάζε πξννξηζκφ θαη θαζνξίδνληαο ηε βέιηηζηε δηαδξνκή, ζε ζπλεξγαζία πάληα κε ηνλ κεηαθνξέα πνπ έρεη επηιεγεί θιπ. ήκεξα νη πεξηζζφηεξεο επηρεηξήζεηο αλαβαζκίδνληαη θαη αλαλεψλνληαη κε ζθνπφ λα παξνπζηάδνπλ έλα εληαίν πξφζσπν ζηνπο πειάηεο ηνπο, ζε νπνηνδήπνηε κέξνο θαη αλ δξαζηεξηνπνηνχληαη. Οη εθαξκνγέο πνπ αθνξνχλ ηελ θαηαλεκεκέλε δηαρείξηζε παξαγγειηψλ έρνπλ ζρεηηθά πξφζθαηα αξρίζεη λα αλαπηχζζνληαη ζηελ αγνξά. Γηαζέηνπλ εληαίν ζχζηεκα θαηαγξαθήο φισλ ησλ παξαγγειηψλ ηεο εηαηξείαο, αλεμαξηήησο ηκήκαηνο επηρείξεζεο ή δηθηχνπ πσιήζεσλ. Απνηεινχληαη απφ ιεηηνπξγηθέο πεξηνρέο φπσο: Σν κεραληζκφ παξαγγειηψλ, πνπ απνηειεί έλα νινθιεξσκέλν ζχλνιν δηαρείξηζεο επηρεηξεκαηηθψλ δηαδηθαζηψλ πνπ εζηηάδεηαη ζηηο παξαγγειίεο θαη αθνξά: δέζκεπζε, απνδνρή, επηβεβαίσζε, πξνκήζεηα ησλ εηδψλ κηαο παξαγγειίαο, θαζψο θαη ηε δξνκνιφγεζή ηεο. Σν εληαίν κνληέιν δεδνκέλσλ γηα ηε ζπγθέληξσζε θαη δηαρείξηζε πιεξνθνξηψλ ζε κηα Βάζε Γεδνκέλσλ. 48

49 Σν ζχζηεκα ελνπνίεζεο πνπ εγγπάηαη ηηο επηηπρείο ζπλαιιαγέο δεδνκέλσλ θαη δηαρεηξίδεηαη ηπρφλ ζθάικαηα ελνπνίεζεο κε άιια ζπζηήκαηα. Σα πιενλεθηήκαηα πνπ θεξδίδεη κηα επηρείξεζε απφ ηε ρξήζε OMS ζπζηεκάησλ είλαη ηα εμήο: Βειηίσζε ηνπ επηπέδνπ εμππεξέηεζεο ησλ πειαηψλ Δλδπλάκσζε ηεο ζπλεξγαζίαο ζε ζέκαηα παξαγγειηψλ θαη δηαρείξηζεο απνζεκάησλ, κε φια ηα κέιε ηεο Δθνδηαζηηθήο Αιπζίδαο. Απινπνίεζε ησλ θαζεκεξηλψλ ιεηηνπξγηψλ θαη βειηίσζε ηεο δηαδηθαζίαο ιήςεο απνθάζεσλ. Μείσζε ησλ απνζεκάησλ. ηαδηαθή εμάιεηςε ηνπ θφζηνπο πνπ νθείινληαλ ζηε κεκνλσκέλε θαη φρη ζηε ζπλνιηθή δηαρείξηζε ησλ παξαγγειηψλ. Μείσζε ζηα ιάζε δηαρείξηζεο παξαγγειηψλ. Απφθηεζε αληαγσληζηηθνχ πιενλεθηήκαηνο. Σν χζηεκα Γηαρείξηζεο Παξαγγειηψλ ζην SAP ERP ελζσκαηψλεηαη ζην ππνζχζηεκα Πωιήζεωλ θαη Γηαλνκήο (Sales and Distribution) θαη πεξηιακβάλεη εθαξκνγέο πνπ ζρεηίδνληαη κε ηηο πσιήζεηο, ηελ παξαγγειηνιεςία θαη ηελ ηηκνιφγεζε φπσο: Η Γηαρείξηζε Πσιήζεσλ (Sales) Η Γηαρείξηζε Πηζησηηθνχ Διέγρνπ (Credit Control Management) ΤΣΗΜΑΣΑ ΔΚΣΔΛΔΗ ΠΑΡΑΓΩΓΗ (MANUFACTURING EXECUTION SYSTEM, MES) Σα ζπζηήκαηα Δθηέιεζεο Παξαγσγήο είλαη ηδηαίηεξα ρξήζηκα γηα ηελ επηρείξεζε. Σα ζπζηήκαηα απηά ιακβάλνπλ ηηο πξνβιέςεηο, δαπάλεο θαη ηηο πιεξνθνξίεο πξνγξακκαηηζκνχ απφ ERP ζπζηήκαηα θαη ζπγθεληξψλνπλ ζε πξαγκαηηθφ ρξφλν, δεδνκέλα απφ ην ρψξν ηεο παξαγσγήο. ηφρνο ηνπο είλαη λα ηζνξξνπήζνπλ ηα δεδνκέλα ησλ πξνβιέςεσλ κε ηα πξαγκαηηθά δεδνκέλα. Παξάιιεια δέρνληαη θαη ηηο πξνο θαηαζθεπή παξαγγειίεο ησλ πειαηψλ θαη ζηελ πξνζπάζεηά ηνπο λα ηηο ηθαλνπνηήζνπλ δηαρεηξίδνληαη δπλακηθά ηνπο πφξνπο (εμνπιηζκφ, εξγαηηθφ δπλακηθφ, απνζέκαηα) ζηηο κνλάδεο παξαγσγήο ησλ εξγνζηάζησλ, πξνθεηκέλνπ λα ηθαλνπνηεζνχλ νη παξαγγειίεο απηέο. Δπίζεο, εμαζθαιίδνπλ αθξηβή θαη έγθαηξε πιεξνθφξεζε, πξνθεηκέλνπ λα βειηηζηνπνηήζνπλ ηε δηαδηθαζία ιήςεο απνθάζεσλ. Έλα ζχζηεκα MES κπνξεί λα θαιχπηεη πνιιέο ιεηηνπξγηθέο πεξηνρέο. Μεξηθέο απφ απηέο ηηο πεξηνρέο είλαη νη εμήο: 49

50 Δθηέιεζε ξνήο εξγαζηώλ ηωλ κνλάδωλ παξαγωγήο. Αλαιακβάλεη ηε δηαρείξηζε ηεο ξνήο εξγαζηψλ, παξαγγειηψλ θιπ., γηα θάζε παξαγσγηθή κνλάδα, πξαγκαηνπνηεί αιιαγέο ζηελ παξαπάλσ ξνή εξγαζηψλ ζε πξαγκαηηθφ ρξφλν, αλαλεψλεη ην πξνζρεδηαζκέλν πξφγξακκα εξγαζηψλ παξαγσγήο θαη ελεξγνπνηεί δηαδηθαζίεο αλαζεψξεζεο θαη ειέγρνπ ηνπ ζπλφινπ ησλ εμειηζζφκελσλ εξγαζηψλ, ζε νπνηνδήπνηε ζεκείν ηεο παξαγσγήο. Γηαρείξηζε θαη θαηαλνκή πόξωλ θαη ηξέρνπζα θαηάζηαζε. Γηαρεηξίδεηαη ηνπο πφξνπο ηεο παξαγσγήο ζε πξαγκαηηθφ ρξφλν, παξέρεη ιεπηνκεξέο ηζηνξηθφ γηα θάζε έλαλ απφ απηνχο, δηαζθαιίδεη ηελ θαηαιιειφηεηα θαη δηαζεζηκφηεηα ηνπο θαη πεξηιακβάλεη δηαδηθαζίεο δέζκεπζεο θαη εθηέιεζεο, έηζη ψζηε λα επηηεπρζνχλ νη ζηφρνη ηνπ ιεηηνπξγηθνχ πξνγξακκαηηζκνχ. Λεηηνπξγηθόο πξνγξακκαηηζκόο. Αθνξά ηε ζεηξηαθή εθηέιεζε ιεηηνπξγηψλ, κε βάζε ηηο πξνηεξαηφηεηεο, ηδηφηεηεο, ραξαθηεξηζηηθά θαη ηε κεζνδνινγία εμεηδηθεπκέλσλ κνλάδσλ παξαγσγήο, νη νπνίεο φηαλ εηλαη θαηάιιεια πξνγξακκαηηζκέλεο, ειαρηζηνπνηνχλ ηα ιεηηνπξγηθά θφζηε. Δλεξγνπνηνχληαη επίζεο, παξάιιειεο ιεηηνπξγίεο πνπ ππνινγίδνπλ κε ιεπηνκέξεηα ηνλ αθξηβή ρξφλν ηεο απαζρφιεζεο ηνπ εμνπιηζκνχ, πξνζαξκνζκέλν πάληα ζηα πξφηππα εξγαζίαο ηεο επηρείξεζεο. Παξαθνινύζεζε θαη εύξεζε ηωλ ζπζηαηηθώλ ηωλ πξνϊόληωλ. Παξέρεη επνπηεία γηα ηελ εμέιημε θαη δηάηαμε ησλ εξγαζηψλ ζε θάζε ρξνληθή πεξίνδν, πεξηγξάθεη ηε ζπλνιηθή θαηάζηαζε πεξηιακβάλνληαο ζέκαηα, φπσο πνηνο απαζρνιείηαη ζε πνηνλ ηνκέα, ηα πιηθά αλά πξνκεζεπηή, νη ηξέρνπζεο ζπλζήθεο παξαγσγήο θιπ. Η παξαθνινχζεζε δεκηνπξγεί έλα ηζηνξηθφ αξρείν, ην νπνίν επηηξέπεη ηελ παξαθνινχζεζε ησλ ζπζηαηηθψλ ελφο ηειηθνχ πξντφληνο. πιινγή δεδνκέλωλ. Δμαζθαιίδεη ηε ζπγθέληξσζε φισλ ησλ δεδνκέλσλ παξαγσγήο, ηα νπνία εηζάγνληαη ζηηο θφξκεο θαη ηα αξρεία ηεο παξαγσγήο. Γηαρείξηζε δηαδηθαζηώλ. Δπηβιέπεη ηελ παξαγσγή θαη είηε δηνξζψλεη απηφκαηα θάπνηεο δηαδηθαζίεο, είηε παξέρεη ππνζηήξημε ζηε ιήςε απνθάζεσλ γηα ηε δηφξζσζε θαη βειηίσζε νξηζκέλσλ δξαζηεξηνηήησλ κηαο ή πεξηζζφηεξσλ ιεηηνπξγηψλ. Αλάιπζε απόδνζεο. Παξέρεη αλαθνξέο ησλ ηξερφλησλ απνηειεζκάησλ ησλ ιεηηνπξγηψλ θαηαζθεπήο, ζε ζχγθξηζε κε ην αληίζηνηρν ηζηνξηθφ θαη ηα αλακελφκελα απνηειέζκαηα. ηηο αλαθνξέο απηέο πεξηιακβάλνληαη δείθηεο, φπσο ν βαζκφο εθκεηάιιεπζεο θαη ν βαζκφο δηαζεζηκφηεηαο πφξσλ. Σα ζπζηήκαηα Δθηέιεζεο Παξαγσγήο δίλνπλ ζεκαληηθά πιενλεθηήκαηα ζηελ επηρείξεζε. Μπνξνχλ λα βειηηψζνπλ ηνλ πξνγξακκαηηζκφ ησλ δξαζηεξηνηήησλ ηεο, ηελ απφδνζε ηεο παξαγσγήο, λα αλαδηνξγαλψζνπλ ηηο ιεηηνπξγίεο ηεο επηρείξεζεο, λα κεηψζνπλ ηνλ ρξφλν εμππεξέηεζεο, ηελ έιιεηςε πξψησλ πιψλ θαζψο θαη ηηο επηζηξνθέο ησλ πξντφλησλ θαη ηέινο λα πξνζθέξνπλ κεγαιχηεξε ηθαλνπνίεζε ζηνπο πειάηεο θαη λα απνθηήζνπλ αληαγσληζηηθφ πιενλέθηεκα. 50

51 3.2.4 ΤΣΗΜΑΣΑ ΓΙΑΥΔΙΡΙΗ ΑΠΟΘΗΚΩΝ (WAREHOUSE MANAGEMENT SYSTEM, WMS) Σα ζπζηήκαηα Γηαρείξηζεο Απνζεθψλ είλαη ζπζηήκαηα πνπ παξαθνινπζνχλ θαη δηαρεηξίδνληαη νηηδήπνηε ζπκβαίλεη ζε κηα απνζήθε ή ζε έλα θέληξν δηαλνκήο. Οη ιεηηνπξγίεο πνπ αθνξνχλ ηα ζπζηήκαηα απηά ζρεηίδνληαη κε ηελ εηζαγσγή ησλ πξντφλησλ ζηελ απνζήθε, ηε δηαρείξηζε ησλ απνζεκάησλ, ηελ πεξηζπιινγή πξντφλησλ, ηηο δηαδηθαζίεο ζπζθεπαζίαο, ηε δξνκνιφγεζε κηαο παξαγγειίαο θαη ηε δηαρείξηζε ηνπ αλζξψπηλνπ δπλακηθνχ ηεο απνζήθεο. Έλα WMS ζχζηεκα δηαρεηξίδεηαη αθξηβείο θαη έγθπξεο πιεξνθνξίεο πνπ επηηξέπνπλ ζηελ επηρείξεζε λα ειαρηζηνπνηήζεη ηα απνζέκαηα, λα βειηηψζεη ηε δξνκνιφγεζε θαη ηνλ πξνγξακκαηηζκφ ησλ νρεκάησλ κεηαθνξάο, θαζψο θαη λα βειηηψζεη ηελ εμππεξέηεζε ησλ πειαηψλ. Γηα λα επηηεπρζνχλ ηα παξαπάλσ απαηηείηαη λα απμεζεί ε απνδνηηθφηεηα ηνπ εμνπιηζκνχ δηαρείξηζεο ησλ πιηθψλ θαη ε δηαζεζηκφηεηα ηνπ απνζεθεπηηθνχ ρψξνπ. Σα WMS ρσξίδνληαη ζε επηκέξνπο ππνζπζηήκαηα αλάινγα κε ηηο ιεηηνπξγίεο πνπ επηηεινχλ. Οη βαζηθφηεξεο ιεηηνπξγίεο ελφο WMS ζπζηήκαηνο είλαη: Η δηαρείξηζε ησλ παξαιαβώλ, πνπ πεξηιακβάλεη πξνεηδνπνίεζε αλακελφκελσλ παξαιαβψλ, έιεγρν ησλ παξαιακβαλφκελσλ κέζσ barcodes, δεκηνπξγία λέσλ εηηθεηψλ, παιεηνπνίεζε ή κε ζπζθεπαζηψλ, θ.ι.π. Η δηαρείξηζε απνζέζεσλ εμαζθαιίδνληαο βέιηηζηε απνζεκαηνπνίεζε. Η απνζήθεπζε, ζπκπεξηιακβάλνληαο ηε δηαρείξηζε εγγξάθσλ απνζήθεο, ηελ ππνζηήξημε πνιιαπιψλ απνζεθεπηηθψλ ζπζηεκάησλ, ηελ θσδηθνπνίεζε ρσξνζέζεσλ αλά θέληξν δηαλνκήο θαη αλά εηδηθά ραξαθηεξηζηηθά (φπσο ηνκέαο, ζηήιε θιπ.) θαη ηε δέζκεπζε ηνπο αλά θσδηθφ είδνπο (SKU). Η δηεθπεξαίσζε παξαγγειηψλ πνπ πεξηιακβάλεη ηελ νκαδνπνίεζε παξαγγειηψλ, ηελ έθδνζε ζρεηηθψλ αλαθνξψλ θαη ηελ παξαθνινχζεζε ηεο εμέιημήο ηνπο. Η δηαρείξηζε αλεθνδηαζκνύ ησλ πξντφλησλ κε βάζε ηελ ηξέρνπζα δήηεζε ή βάζεη αιγνξίζκσλ. Η δηαρείξηζε ζπιινγήο εηδψλ παξαγγειίαο, πνπ πεξηιακβάλεη ζεηξηαθή ζπιινγή, ειαρηζηνπνίεζε ησλ δηαδξνκψλ ηνπ ππαιιήινπ πνπ πινπνηεί ηελ πεξηζπιινγή, ππνζηήξημε δηαδηθαζίαο ζπιινγήο γηα θάζε δπλαηή κνλάδα πψιεζεο (θηβψηην, παιέηα, ηεκάρην), ρξήζε RFID εμνπιηζκνχ, θιπ. Η δηαρείξηζε αλζξψπηλνπ δπλακηθνχ, φπσο αλαγλψξηζε απαηηήζεσλ εξγαζίαο, επίβιεςε ξνήο εξγαζηψλ θιπ. Η έθδνζε αλαθνξψλ θαη ζηαηηζηηθψλ ζηνηρείσλ γηα ην ζχλνιν ησλ παξαπάλσ ιεηηνπξγηψλ. Οη σθέιεηεο ελφο WMS ζπζηήκαηνο είλαη νη εμήο: i. Γηαρείξηζε πνιιαπιψλ απνζεθψλ απφ έλα θαη κφλν WMS ζχζηεκα. ii. Μείσζε ειιείςεσλ ησλ απνζεκάησλ παξέρνληαο πιήξε επνπηεία απνζεκάησλ θαη ελεκεξψλνληαο άκεζα γηα ειιείςεηο θάησ απφ ηα 51

52 επηηξεπηά φξηα. Ο ζπλερήο έιεγρνο ηεο δηαζέζηκεο πνζφηεηαο απνζεκάησλ επηηξέπεη ηε κείσζε ηνπο ζην ρακειφηεξν δπλαηφ επίπεδν. iii. Μηθξφηεξνη θχθινη παξάδνζεο ελφο πξντφληνο (ζπζθεπαζία απνζηνιήο, παξάδνζε θαη επηζηξνθή). iv. Μείσζε ηνπ θφζηνπο εξγαζίαο θαη ζεκαληηθή εμνηθνλφκεζε πφξσλ. v. Αχμεζε ηνπ επηπέδνπ εμππεξέηεζεο θαη ησλ αληίζηνηρσλ παξαδφζεσλ ησλ πξντφλησλ. vi. Πεξηνξηζκφο ησλ αλζξσπίλσλ ζθαικάησλ (γηα παξάδεηγκα ζηηο θαηαρσξήζεηο). vii. Δλεκέξσζε κέζσ αλαθνξψλ ησλ δηνηθνχλησλ γηα ηα ζέκαηα ησλ απνζεθψλ (γηα παξάδεηγκα ηπρφλ ειιείςεηο απνζεκάησλ). viii. Μείωζε ηωλ αλαγθώλ ζε απνζεθεπηηθό ρώξν. Η απηνκαηνπνηεκέλε δηαρείξηζε ησλ ζέζεσλ απνζήθεπζεο θαη νη πξαθηηθέο βειηηζηνπνίεζεο ζπκβάιινπλ ζηελ θαιχηεξε εθκεηάιιεπζε ησλ απνζεθεπηηθψλ εγθαηαζηάζεσλ θαη ηνλ πεξηνξηζκφ ησλ εμφδσλ. Δπηπξφζζεηα, ηα ζπζηήκαηα Γηαρείξηζεο Απνζεθψλ επηθνηλσλνχλ κε ηελ δηαρείξηζε Logistics θαη ηελ εθηέιεζε εθνδηαζηηθήο αιπζίδαο (Logistics Execution) ΤΣΗΜΑΣΑ ΓΙΑΥΔΙΡΙΗ ΜΔΣΑΦΟΡΩΝ (TRANSPORTATION MANAGEMENT SYSTEM, TMS) Σα ζπζηήκαηα Γηαρείξηζεο Μεηαθνξψλ έρνπλ ζαλ ζηφρν ηε δηαρείξηζε θαη βειηηζηνπνίεζε ηνπ δηθηχνπ ησλ κεηαθνξψλ ηεο επηρείξεζεο κε ζθνπφ λα κεηψζνπλ ην θφζηνο θαη ηνπο ρξφλνπο. Σα ζπζηήκαηα TMS δέρνληαη ηηο παξαγγειίεο απφ ηα ζπζηήκαηα OMS. Αθνχ ειεγρζνχλ νη εκεξνκελίεο παξάδνζεο, νη ρξεψζεηο θαη ην ηζηνξηθφ πξνεγνχκελσλ εξγαζηψλ, επηιέγεη ηνπο κεηαθνξείο θαη βξίζθεη ηε βέιηηζηε δηαδξνκή, πξνηνχ εθδψζεη ηηο παξαγγειίεο γηα επεμεξγαζία ζην WMS. Σα TMS ζπζηήκαηα κπνξνχλ λα δηαρεηξίδνληαη είηε ηδησηηθνχο ζηφινπο είηε κηζζσκέλνπο απφ ηελ επηρείξεζε ζηφινπο κεηαθνξψλ. Δμαζθαιίδνπλ ηε ζπλερή παξαθνινχζεζε ησλ ζηφισλ, ησλ θαπζίκσλ θαη ησλ επηζθεπψλ, δηαηεξνχλ ιεπηνκεξέο ηζηνξηθφ, αλαιχνπλ ην ιεηηνπξγηθφ θφζηνο αλά φρεκα θαη βγάδνπλ αλαθνξέο θαη ζηαηηζηηθά δεδνκέλα ζε ηαθηηθφ επίπεδν. Δπίζεο πεξηιακβάλνπλ ην ζρεδηαζκφ εθθφξησζεο θαη δξνκνιφγεζεο παξαγγειηψλ ιακβάλνληαο ππφςε έλαλ κεγάιν αξηζκφ παξαγφλησλ φπσο: πξνβιέςεηο δήηεζεο, δπλαηφηεηεο απνζήθεπζεο θαη ηδηαηηεξφηεηεο γεσγξαθηθνχ ηνκέα. ρεδηάδνπλ ηηο πνζφηεηεο παξαγγειηψλ,ηα δξνκνιφγηα, ηηο δπλαηφηεηεο αλεθνδηαζκνχ, πξνρσξψληαο ζε επηκέξνπο ή ηαπηφρξνλεο βειηηζηνπνηήζεηο. Πνιιέο θνξέο ηα TMS ζπζηήκαηα ζπλεξγάδνληαη κε ηα Γεσγξαθηθά Πιεξνθνξηαθά πζηήκαηα ( Geographical Information Systems, GIS ), ηα νπνία παξέρνπλ απεηθφληζε βαζηθψλ δεδνκέλσλ ησλ γεσγξαθηθψλ πεξηνρψλ ελδηαθέξνληνο ζε ςεθηαθνχο ράξηεο. Καηά απηφ ηνλ ηξφπν ηα ζπζηήκαηα TMS κπνξνχλ λα εληνπίζνπλ ηε ζπληνκφηεξε 52

53 δηαδξνκή θαη λα παξαθνινπζνχλ ηα νρήκαηα ζε πξαγκαηηθφ ρξφλν. Σα ζπζηήκαηα TMS παξέρνπλ αξθεηά νθέιε ζηελ επηρείξεζε. Μεξηθά απφ απηά είλαη ηα εμήο: Μείσζε ηνπ θφζηνπο κεηαθνξψλ ηεο επηρείξεζεο κε ηε βέιηηζηε θαηαλνκή πφξσλ θαη ηελ ειαρηζηνπνίεζε ηεο ρξήζεο ησλ νρεκάησλ. Βειηίσζε ηνπ ειέγρνπ θαη ηεο δηαρείξηζεο ησλ επηρεηξεκαηηθψλ πφξσλ, κε ηε δηαζχλδεζε ηεο δηαδηθαζίαο ησλ πσιήζεσλ θαη κε ηα ζπζηήκαηα WMS θαη TMS. Βειηίσζε ηεο εμππεξέηεζεο ησλ πειαηψλ θαζψο ν πειάηεο ιακβάλεη ηελ παξαγγειία ηε ρξνληθή ζηηγκή πνπ εθείλνο επηιέγεη, ελψ έρεη ηε δπλαηφηεηα παξαθνινχζεζεο ησλ απνζηνιψλ, ηφζν ζε πξαγκαηηθφ ρξφλν φζν θαη ζε επίπεδν ηζηνξηθψλ δεδνκέλσλ. Βειηίσζε ηεο ξνήο πιεξνθνξηψλ δηφηη θάζε κέινο ηεο Δθνδηαζηηθήο Αιπζίδαο γλσξίδεη ηελ πξαγκαηηθή εμέιημε ησλ παξαγγειηψλ ζε θάζε ρξνληθή ζηηγκή. Δλδπλάκσζε ηεο ζπλεξγαζίαο κε ηνπο πξνκεζεπηέο. Βειηηζηνπνίεζε ησλ δηαδηθαζηψλ ηεο επηρείξεζεο ζε παγθφζκην επίπεδν, ππνζηήξημε ζπλδπαζκέλσλ κεηαθνξψλ εμαηηίαο παξαγγειηψλ πνπ ραξαθηεξίδνληαη απφ πξντφληα πνπ βξίζθνληαη ζε δηαθνξεηηθά θέληξα δηαλνκήο θαη νιηζηηθή αληηκεηψπηζε ηνπ θφζηνπο κεηαθνξάο. Απηνκαηνπνηεκέλε εθηέιεζε απνζηνιψλ. Διαρηζηνπνίεζε ησλ ζθαικάησλ, ησλ δηαδηθαζηψλ πνπ δελ πξνζζέηνπλ αμία θαζψο θαη ηνπ πιενλάδνληνο αλζξψπηλνπ δπλακηθνχ. Δπηπξφζζεηα, ηα ζπζηήκαηα Γηαρείξηζεο Μεηαθνξψλ επηθνηλσλνχλ κε ηελ δηαρείξηζε Logistics θαη ηελ εθηέιεζε εθνδηαζηηθήο αιπζίδαο (Logistics Execution) ΤΣΗΜΑΣΑ ΓΙΑΥΔΙΡΙΗ ΠΔΛΑΣΔΙΑΚΩΝ ΥΔΔΩΝ ( CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT, CRM ) Με ηνλ φξν Γηαρείξηζε Πειαηεηαθψλ ρέζεσλ (Customer Relationship Management, CRM) ελλννχκε φιεο εθείλεο ηηο ζηξαηεγηθέο, κεζνδνινγίεο, εθαξκνγέο ινγηζκηθνχ θαη ην ζχλνιν ησλ ηερλνινγηψλ, πνπ βνεζνχλ κηα επηρείξεζε λα νξγαλψζεη θαη λα δηεπζχλεη ηηο ζρέζεηο ηεο κε ηνπο πειάηεο ηεο, ψζηε απηέο λα γίλνπλ ζρέζεηο αθνζίσζεο θαη εκπηζηνζχλεο. ηφρνο ηεο θηινζνθίαο CRM, είλαη ε κεγηζηνπνίεζε ηεο αμίαο ηνπ πειάηε γηα ηελ ίδηα ηελ επηρείξεζε. Σέηνηνπ είδνπο ζρέζεηο, επηρείξεζεο-πειάηε, έρνπλ σο ηειηθφ απνηέιεζκα φρη κφλν ηελ θεξδνθνξία ηεο επηρείξεζεο αιιά θαη ηελ ίδηα ηεο ηελ επηβίσζε, ηδηαίηεξα ζην ζχγρξνλν αληαγσληζηηθφ πεξηβάιινλ. Με ηα ζπζηήκαηα CRM ε επηρείξεζε ζηνρεχεη ζηελ θαιχηεξε δηαρείξηζε ησλ πειαηψλ ηεο, ζπιιέγνληαο νπνηαδήπνηε πιεξνθνξία ηνπο αθνξά. θνπφο ησλ ζπζηεκάησλ είλαη λα κεηψζνπλ ην θφζηνο απφθηεζεο θαη δηαηήξεζεο ησλ πειαηψλ ηεο επηρείξεζεο, ελψ παξάιιεια λα απμήζνπλ ηα θέξδε ηεο επηρείξεζεο. 53

54 Σα ζπζηήκαηα CRM πξνυπνζέηνπλ ηελ αιιαγή θηινζνθίαο κέζα ζηελ επηρείξεζε θαη ηελ ηθαλνπνίεζε ησλ αλαγθψλ ηνπ πειάηε σο αθξνγσληαίν ιίζν ηεο χπαξμεο ηνπ (πειαηνθεληξηθή πξνζέγγηζε). Απηή ε πειαηνθεληξηθή επηρεηξεκαηηθή ζηξαηεγηθή ζε ζπλδπαζκφ κε ην ζχλνιν ησλ εξγαιείσλ, κεζνδνινγηψλ θαη εθαξκνγψλ απνηεινχλ ηε Γηαρείξηζε Πειαηεηαθψλ ρέζεσλ. Σα CRM ζπζηήκαηα εμειίζζνπλ ηε δηαδηθαζία ησλ πσιήζεσλ ζε κηα ζπλερή δηαδηθαζία πνπ αθνξά θάζε άηνκν ζε κηα επηρείξεζε κε ζθνπφ λα πξνζειθχζνπλ θαη λα δηαηεξήζνπλ πειάηεο πνπ επηθέξνπλ θέξδνο ζηελ επηρείξεζε. Γηα λα επηηχρνπλ θάηη ηέηνην εληνπίδνπλ φινπο ηνπο ηξφπνπο αιιειεπίδξαζεο κηαο εηαηξίαο κε ηνπο πειάηεο ηεο, θαηαγξάθνπλ ηηο ζπλαιιαγέο πνπ εθηεινχλ θαη αλαιχνπλ ηα ζηνηρεία απηά γηα λα κεγηζηνπνηήζνπλ ηε δηαρξνληθή αμία θαη ηελ ηθαλνπνίεζε ησλ πειαηψλ. χκθσλα κε ηελ αξρή ηνπ Pareto νη θαινί πειάηεο αληηζηνηρνχλ πεξίπνπ ζην 80% κε 90% ησλ θεξδψλ κηαο εηαηξίαο, ελψ αληηπξνζσπεχνπλ κφλν ην 10% κε 20% ηνπ ζπλφινπ ησλ πειαηψλ κηαο επηρείξεζεο. Σν θφζηνο γηα λα θεξδίζεη κηα επηρείξεζε έλαλ θαηλνχξγην πειάηε είλαη αξθεηά κεγαιχηεξν απφ ην λα δηαηεξήζεη έλαλ παιαηφ. Με ηα ζπζηήκαηα CRM, ε επηρείξεζε κπνξεί λα εληνπίζεη πειάηεο πνπ πξνζειθχνληαη θαη δηαηεξνχληαη εχθνια θαη κε κηθξφ θφζηνο, ελψ παξάιιεια ζα απνθέξνπλ κεγάια έζνδα ζηελ επηρείξεζε. Σα CRM δηαηεξνχλ θαη παξέρνπλ κηα κνλαδηθή θαη ζπλεθηηθή εηθφλα γηα θάζε πειάηε, πνπ πεξηιακβάλεη φιεο ηηο ζπλαιιαγέο ηνπ κε ηελ εηαηξία καδί κε ην ηζηνξηθφ αγνξψλ, ηελ αγνξαζηηθή ζπκπεξηθνξά, ηα παξάπνλα θαη ηηο επηζηξνθέο. Αλαιχνπλ φια ηα παξαπάλσ δεδνκέλα κε ζθνπφ λα πξνζθέξνπλ ζε θάζε πειάηε θαιχηεξεο θαη θζελφηεξεο ππεξεζίεο, λέα θαη πνηνηηθά πξντφληα, θ.α. Δπίζεο παξέρνπλ αλαθνξέο πνπ παξνπζηάδνπλ δηάθνξα ζηνηρεία ζρεηηθά κε ηνπο πειάηεο ζπλνιηθά. Σα ζπζηήκαηα Γηαρείξηζεο Πειαηεηαθψλ ρέζεσλ ζρεηίδνληαη ηφζν κε ηε ιεηηνπξγηθή δηαρείξηζε, πνπ αθνξά ηε δηαρείξηζε ησλ πειαηψλ κε ηελ επηρείξεζε, ην κάξθεηηλγθ, ηηο πσιήζεηο θαη ηελ εμππεξέηεζε, αιιά θαη κε ηελ αλαιπηηθή δηαρείξηζε πνπ αθνξά ην ζχλνιν ησλ εθαξκνγψλ αλάιπζεο ησλ δεδνκέλσλ γηα ηνπο πειάηεο απφ ηηο δηάθνξεο ιεηηνπξγηθέο εθαξκνγέο. Σα CRM ζπζηήκαηα έρνπλ επίζεο ηε δπλαηφηεηα λα εκθαλίζνπλ ην ηζηνξηθφ ελφο πειάηε, ηηο πξνηηκήζεηο ηνπ θαη άιιεο πιεξνθνξίεο. Σα ζπζηήκαηα CRM θαιχπηνπλ θαηά βάζε ηξεηο ιεηηνπξγηθέο πεξηνρέο. Σηο Πσιήζεηο, αθνχ κε ηελ παξνρή πιεξνθνξηψλ γηα ηνπο πηζαλνχο πειάηεο βνεζνχλ ηνπο πσιεηέο λα επηηχρνπλ κηα πψιεζε, ην Μάξθεηηλγθ, δίλνληαο αλαθνξέο γηα ηηο ηάζεηο ησλ πειαηψλ θαη νξγαλψλνληαο δηάθνξεο εθζηξαηείεο θαη θακπάληεο, θαη ηέινο ηελ Δμππεξέηεζε Πειαηψλ κέζα απφ ηηο πιεξνθνξίεο πνπ παξέρνπλ ζρεηηθά κε ηνλ πειάηε θαη ηηο παξαγγειίεο ηνπ. Σα ζπζηήκαηα Γηαρείξηζεο Πειαηεηαθψλ ρέζεσλ πξνζθέξνπλ πνιιά νθέιε ζηελ επηρείξεζε. Μεξηθά απφ απηά είλαη ε αχμεζε ηεο ηθαλνπνίεζεο ηνπ πειάηε, ε κείσζε 54

55 ηνπ θφζηνπο γηα ην κάξθεηηλγθ, ε θαιχηεξε θαηαλφεζε ησλ αλαγθψλ ηνπ πειάηε θαη ε θαιχηεξε εμππεξέηεζή ηνπ, θ.α. ε αξθεηά παθέηα ERP ην ζχζηεκα Γηαρείξηζεο Πειαηεηαθψλ ρέζεσλ CRM πξνζθέξεηαη σο μερσξηζηή ιχζε, δειαδή δελ είλαη ελζσκαησκέλν ζηα ηκήκαηα (components) ηνπ ERP ΚΛΑΓΙΚΔ ΛΤΔΙ (INDUSTRY SOLUTIONS) Αλ θαη νη δηάθνξεο εηαηξίεο πνπ ρξεζηκνπνηνχλ ην ζχζηεκα ERP δηαθέξνπλ αξθεηά κεηαμχ ηνπο, ε ζπλνιηθή πξνζθεξφκελε ιεηηνπξγηθφηεηα ηνπ ινγηζκηθνχ ησλ εθαξκνγψλ ERP είλαη πνιχ κεγάιε, έηζη ψζηε λα θαιχπηεη ηηο πνιιέο θαη δηαθνξεηηθέο αλάγθεο ηνπο. Παξφιε φκσο ηελ ηεξάζηηα πξνζθεξφκελε ιεηηνπξγηθφηεηα πνπ αθνξά φιεο ηηο εηαηξίεο ηνπ θφζκνπ, ππάξρνπλ πεξηπηψζεηο εηαηξηψλ κε αθφκε πην εμεηδηθεπκέλεο απαηηήζεηο, νη νπνίεο, ζηα κεγάια παθέηα ERP (φπσο ην SAP ERP), θαιχπηνληαη κε εηδηθέο θιαδηθέο ιύζεηο (industry solutions). Απηέο πεξηιακβάλνπλ αθφκε πεξηζζφηεξεο επηινγέο θαη εθαξκνγέο απφ εθείλεο ελφο ηππηθνχ ζπζηήκαηνο. πλήζεηο θιαδηθέο ιχζεηο απνηεινχλ νη εμήο: Κιαδηθή ιχζε γηα λνζνθνκεία (industry solution Hospitals) Κιαδηθή ιχζε γηα ηειεπηθνηλσλίεο (industry solution Telecom) Κιαδηθή ιχζε γηα πεηξέιαηα (industry solution Oil) Κιαδηθή ιχζε γηα ηξάπεδεο (industry solution Banking) Οη θιαδηθέο ιχζεηο ελζσκαηψλνληαη ζηηο εθαξκνγέο ππνζπζηήκαηα ηνπ ERP θαηά ηελ πινπνίεζε-εγθαηάζηαζε ηνπ ERP. 55

56 ΔΓΚΑΣΑΣΑΗ ERP ΤΣΗΜΑΣΩΝ ΚΔΦΑΛΑΙΟ ΕΠΙΥΕΙΡΗΙΑΚΕ ΔΙΑΔΙΚΑΙΕ ΔΙΑΓΩΓΗ ΣΙ ΔΠΙΥΔΙΡΗΙΑΚΔ ΓΙΑΓΙΚΑΙΔ Μηα δηαδηθαζία κπνξεί λα είλαη παξάιιεια θαη κηα αιπζίδα αμίαο (value chain). χκθσλα κε απηφλ ηνλ νξηζκφ, ζε θάζε βήκα ζηε δηαδηθαζία παξαγσγήο θαη παξάδνζεο ή παξαιαβήο ηνπ πξoτφvηoο ή ηεο παξνρήο ηεο ππεξεζίαο πξέπεη λα πξνζηίζεηαη θάπνηα αμία. Ωζηφζν ζπλεζίδεηαη κηα επηρεηξεζηαθή δηαδηθαζία λα νξίδεηαη σο κία ζεηξά απφ ελέξγεηεο πνπ ζρεδηάζηεθαλ κε ζθνπφ λα παξαρζεί έλα πξντφλ ή κηα ππεξεζία. Οη πεξηζζφηεξεο δηαδηθαζίεο είλαη δηαιεηηνπξγηθέο. Οη δηνηθεηηθέο δηαδηθαζίεο είλαη απαξαίηεηεο γηα ηελ εθαξκνγή απνηειεζκαηηθνχ management ζηελ επηρείξεζε. Γειαδή κηα επηρεηξεζηαθή δηαδηθαζία (process) απνηειείηαη απφ κία ζεηξά απφ ζπζρεηηδφκελεο δξαζηεξηόηεηεο (activities) ή εξγαζίεο (tasks) πνπ εθηεινχληαη είηε ζε ζεηξά είηε παξάιιεια πξνθεηκέλνπ λα εθπιεξσζεί έλαο επηρεηξεζηαθφο ζηφρνο. Σέινο κηα δηαδηθαζία είλαη δπλαηφλ λα εθηειείηαη απηφκαηα ή φρη, ελψ ηαπηφρξνλα είλαη δπλαηφλ λα απνηειείηαη απφ πνιιέο άιιεο επηκέξνπο δξαζηεξηφηεηεο ή εξγαζίεο. Γξαζηεξηόηεηα είλαη κηα ζεηξά εξγαζηψλ ( tasks ), πνπ νξγαλψλνληαη γηα λα επηηεπρζεί θάπνηνο ζηφρνο. Μηα δξαζηεξηφηεηα είλαη αζπλερήο θαη αλήθεη ζε κηα επξχηεξε δηαδηθαζία. ηεξίδεηαη θαη θαζνδεγείηαη απφ ηα δεδνκέλα (data), ελψ ηέινο έρεη ηελ ηάζε λα επαλαιακβάλεηαη θαη λα ηππνπνηείηαη. Η δξαζηεξηφηεηα ρσξίδεηαη ζε εξγαζίεο (tasks). Οη εξγαζίεο έρνπλ κεγάιε ζπρλφηεηα επαλάιεςεο, πςειφ βαζκφ ηππνπνίεζεο θαη νξίδνληαη απζηεξά. Η εθηέιεζή ηνπο κπνξεί λα γίλεη είηε απηφκαηα είηε ρεηξνθίλεηα. Κάζε εξγαζία πεξηέρεη εηζξνέο, θαηεξγαζίεο θαη εθξνέο. Η απνηειεζκαηηθφηεηα κηαο επηρείξεζεο θξίλεηαη απφ ηελ απνηειεζκαηηθφηεηα ησλ επηρεηξεκαηηθψλ ηεο δηαδηθαζηψλ. Η απνηειεζκαηηθφηεηα θαη ε απνδνηηθφηεηα ησλ δηαδηθαζηψλ κπνξεί λα επεξεαζηεί ζε κεγάιν βαζκφ απφ άηνκα πνπ ιακβάλνπλ κέξνο ζ' απηέο, ελψ παίδεη ζεκαληηθφ ξφιν θαη ζηε δηαδηθαζία ιήςεο απνθάζεσλ. Δπνκέλσο, ν αλαζρεδηαζκφο (re-engineering) κηαο επηρείξεζεο δελ έρεη λφεκα πξηλ απφ ηε βειηίσζε ησλ δηαδηθαζηψλ ηεο. Αξρηθά ε επηρείξεζε ζα πξέπεη λα θαηαγξάςεη ηηο επηρεηξεζηαθέο ηεο δηαδηθαζίεο θαη λα γίλεη κηα αλαιπηηθή κειέηε πάλσ ζε απηέο. Μέζα απφ απηή ηε κειέηε κπνξεί λα μερσξίζνπλ θάπνηα ηπρφλ πξνβιήκαηα πνπ αληηκεησπίδεη ε επηρείξεζε ή ηπρφλ πεξηηηέο δηαδηθαζίεο πνπ πεξηνξίδνπλ ηελ αληαγσληζηηθφηεηα, είηε παξαηείλνληαο ηελ παξαγσγηθή δηαδηθαζία, είηε απμάλνληαο ην θφζηνο εθηέιεζήο ηεο. Δπνκέλσο, κέζσ ηεο κειέηεο απηήο, ε επηρείξεζε κπνξεί λα απινπνηήζεη ηηο ξνέο κηαο δηαδηθαζίαο, λα κεηψζεη ηα επηκέξνπο βήκαηά ηεο, λα επηηχρεη κείσζε ηνπ θφζηνπο, θαζψο θαη λα κεηψζεη ηηο δηαθπκάλζεηο ζηα απνηειέζκαηα ησλ δηαδηθαζηψλ. 56

57 4.1.2 ΜΔΘΟΓΟΛΟΓΙΑ ΚΑΣΑΓΡΑΦΗ ΣΩΝ ΓΙΑΓΙΚΑΙΩΝ Πξνϋπνζέζεηο δηαδηθαζίαο θαηαγξαθήο Έλαο απφ ηνπο ζπνπδαηφηεξνπο ζηφρνπο ηεο θαηαγξαθήο ησλ δηαδηθαζηψλ ζ' έλα δηάγξακκα ξνήο (flowchart) είλαη λα πεξηγξαθεί ε δηαδηθαζία ψζηε λα απινπνηεζεί, λα απαιιαρζεί απφ πεξηηηά βήκαηα πνπ θαηαλαιψλνπλ ρξφλν θαη πφξνπο θαη γεληθά λα βειηησζεί ψζηε λα πινπνηείηαη κε κηθξφηεξν θφζηνο, θαιχηεξα θαη γξεγνξφηεξα. Γηα ηελ επίηεπμε ησλ παξαπάλσ, ν αλαιπηήο ή ε νκάδα πνπ θαηαγξάθεη ηηο δηαδηθαζίεο ζα πξέπεη λα έρεη θαηαλνήζεη απφιπηα ηνπο ζηφρνπο, ηε ρξεζηκφηεηα, ην πεξηερφκελν θαη ηελ θξηζηκφηεηα ηεο θάζε δηαδηθαζίαο. Γεληθά κηα κεζνδνινγία θαηαγξαθήο έρεη ηηο αθφινπζεο πξνυπνζέζεηο: Οξηνζέηεζε ηεο δηαδηθαζίαο. Γειαδή αλαγξαθή ηνπ πεξηερφκελνχ ηεο θαη θαηαλφεζή ηεο. Αλάιπζε ηεο δηαδηθαζίαο ζηηο επηκέξνπο δξαζηεξηφηεηεο θαη εξγαζίεο ηεο, θαζψο θαη θαηαλφεζε απηψλ. Αλαγλψξηζε ησλ ζρέζεσλ κεηαμχ ησλ δξαζηεξηνηήησλ θαη ησλ εξγαζηψλ. χκπηπμε ή Γηακνηξαζκφο ησλ δηαδηθαζηψλ φπνπ θξηζεί ρξήζηκν. πιινγή ησλ δεδνκέλσλ θαη γξαθηθή αλαπαξάζηαζε ηεο δηαδηθαζίαο. Οινθιήξσζε ηεο ζπιινγήο ζηνηρείσλ θαη ζρεδηαζκφο ηεο πξψηεο έθδνζεο ηνπ δηαγξάκκαηνο ξνήο πνπ αλαπαξηζηά ηελ δηαδηθαζία. Γεκηνπξγία γξαπηήο πεξηγξαθήο ηεο δηαδηθαζίαο θαη ζπλνδεπηηθνχ πιηθνχ γηα ηελ θαιχηεξε πεξηγξαθή ηεο. Δπίζεο πνιχ ζεκαληηθνί παξάγνληεο, πνπ ζα πξέπεη λα έρνπλ θαζνξηζηεί πξνηνχ αξρίζεη ε δηαδηθαζία θαηαγξαθήο, είλαη νη παξαθάησ: θνπφο ηεο θαηαγξαθήο. Σν πεξηερφκελν ηεο δηαδηθαζίαο πνπ ζα θαηαγξαθεί. Η νπηηθή γσλία πξνζέγγηζήο ηεο. Σν επίπεδν θαηαγξαθήο ηεο. Η πνξεία πξνζέγγηζεο ΣΑΓΙΑ ΚΑΣΑΓΡΑΦΗ Σα ζηάδηα πνπ πξέπεη λα αθνινπζεζνχλ απφ ηνλ αλαιπηή γηα λα θαηαγξάςεη κηα δηαδηθαζία απνηειεζκαηηθά είλαη ηα παξαθάησ: 57

58 ηάδην ζπιινγήο δεδνκέλωλ (Data Gathering). ε απηφ ην ζηάδην ν αλαιπηήο ζπιιέγεη δεδνκέλα θαη πιεξνθνξίεο γηα ηε δηαδηθαζία κέζα απφ εγρεηξίδηα δξαζηεξηνηήησλ, εξγαζηψλ ή ζπζηεκάησλ, θ.α. Καηφπηλ, έξρεηαη ζε επαθή κε ην πξνζσπηθφ θαη παίξλεη ζπλεληεχμεηο γηα ηε δηαδηθαζία ( individual interviews). Σέινο, αθνχ ζπιιέμεη ηηο πιεξνθνξίεο, ζρεδηάδεη ην βαζηθφ θνξκφ ηεο ζπλνιηθήο δηαδηθαζίαο θαη ηε ζρέζε ηεο κε ηηο δηαδηθαζίεο ηεο επηρείξεζεο πνπ αιιειεπηδξά. ηάδην ζρεκαηηθήο αλαπαξάζηαζεο (Structuring). ην ζηάδην απηφ ν αλαιπηήο ζρεδηάδεη ην αξρηθφ δηάγξακκα ( preliminary flow ), ην δηνξζψλεη θαη ην αλαζρεδηάδεη κέρξη λα ην θέξεη ζηελ ηειηθή ηνπ κνξθή. ηάδην ζπγγξαθήο ζπλνδεπηηθνύ θεηκέλνπ-ηεθκεξίωζεο (Documentation). Ο αλαιπηήο βάζε ησλ δεδνκέλσλ πνπ ζπλέιιεμε θαη ηνπ δηαγξάκκαηνο πνπ δεκηνχξγεζε, γξάθεη έλα θαηάιιεια δνκεκέλν θείκελν πνπ πεξηγξάθεη ηε δηαδηθαζία. ηάδην αιιειεπίδξαζεο (Feedback Interaction). Απηφ είλαη ην ηειεπηαίν ζηάδην, θαηά ην νπνίν γίλεηαη ν έιεγρνο, ε αμηνιφγεζε θαη ν ζρνιηαζκφο ηεο θαηαγξαθήο ηεο δηαδηθαζίαο ΜΟΝΣΔΛΟΠΟΙΗΗ Οη επηρεηξεκαηηθέο δηαδηθαζίεο έρνπλ δηάθνξεο κεζνδνινγίεο κνληεινπνίεζεο. Η κνληεινπνίεζε απηή γίλεηαη κε βάζε ην κνληέιν ξνψλ, ην κνληέιν αλζξσπίλσλ πφξσλ θαη ην κνληέιν ιήςεο απνθάζεσλ. Οη ηερληθέο πνπ ππάξρνπλ γηα ηέηνηεο κνληεινπνηήζεηο είλαη παξαιιαγέο ησλ ιεγφκελσλ DFDs (Data Flow Diagrams δειαδή Γηαγξάκκαηα Ρνήο Γεδνκέλσλ) θαη πξνέξρνληαη απφ ην ρψξν ηεο αλάιπζεο πιεξνθνξηαθψλ ξνψλ. Μηα ηέηνηα κεζνδνινγία είλαη ε δηαγξακκαηηθή κέζνδνο IDEFO 3 (Integration DEFinition language Ο), ε νπνία είλαη θαηάιιειε γηα ηελ παξάζηαζε ζπζηεκάησλ δηνίθεζεο παξαγσγήο, φπνπ εθηφο απφ ηε ξνή ησλ πιεξνθνξηψλ ππάξρεη θαη θπζηθή ξνή πιηθψλ. χκθσλα κε ηε κέζνδν IDEFO, έλα ζχζηεκα απνηειείηαη απφ αληηθείκελα (πιηθά, έληππα ή πιεξνθνξίεο), ιεηηνπξγίεο πνπ εθηεινχληαη απφ πφξνπο (αλζξψπνπο, κεραλέο ή ινγηζκηθφ) θαζψο θαη ζρέζεηο κεηαμχ ησλ αληηθεηκέλσλ. ε θάζε θνπηί ιεηηνπξγίαο (activity box) θαίλνληαη ηα αληηθείκελα πνπ ρξεζηκνπνηεί σο εηζφδνπο, ηα αληηθείκελα πνπ απνηεινχλ ηηο εμφδνπο ηεο ιεηηνπξγίαο, νη πεξηνξηζκνί-έιεγρνη ζηνπο νπνίνπο ππφθεηηαη ε ιεηηνπξγία θαη νη πφξνη πνπ ρξεζηκνπνηεί. Η δνκή ησλ δηαγξακκάησλ ηεο IDEFO είλαη ηεξαξρηθή. Κάζε δηάγξακκα είλαη είηε ζπγθεληξσηηθφ (δηάγξακκα-γνλέαο) είηε ιεπηνκεξέο (δηάγξακκα-παηδί). Κάζε ιεηηνπξγία, αλ θξηζεί απαξαίηεην, αλαιχεηαη ζηηο ππνιεηηνπξγίεο απφ ηηο νπνίεο απνηειείηαη. Η αλάιπζε ζε ρακειφηεξα επίπεδα ζπλερίδεηαη κέρξη ηνλ επηζπκεηφ βαζκφ ιεπηνκέξεηαο ζηελ παξάζηαζε ηνπ ζπζηήκαηνο. 3 Colquhoun, GL- Baines, RW International Journal of Production Research Vol 11, no 11, ppp ,

59 Στήμα 7. - Στημαηική αναπαράζηαζη IDEFO ΑΝΑΥΔΓΙΑΜΟ ΚΑΙ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΣΙΜΟ ΓΙΑΓΙΚΑΙΩΝ Καηά ηνλ Αλαζρεδηαζκφ Δπηρεηξεκαηηθψλ Γηαδηθαζηψλ, Α.Δ.Γ. (Business Process Reengineering, BPR) έρνπκε σο απνηέιεζκα ηελ ηππνπνίεζε, απινπνίεζε θαη απηνκαηνπνίεζε ησλ επηρεηξεκαηηθψλ δηαδηθαζηψλ θαη ηνλ κεηαζρεκαηηζκφ ηεο εηαηξηθήο δνκήο απφ επηρεηξήζεηο ιεηηνπξγηψλ ζε επηρεηξήζεηο δηαδηθαζηψλ. Ο ζηφρνο ηνπ Αλαζρεδηαζκνχ Δπηρεηξεκαηηθψλ Γηαδηθαζηψλ είλαη λα εμαιείςεη φιεο ηηο πεξηηηέο δξαζηεξηφηεηεο ηεο επηρείξεζεο θαη λα βειηηψζεη ηηο επηρεηξεζηαθέο δηαδηθαζίεο. Με απηφ ηνλ ηξφπν κεηψλεηαη ν ρξφλνο θαη ην θφζηνο παξαγσγήο ηνπ ηειηθνχ πξντφληνο. Δπίζεο κε ηνλ αλαζρεδηαζκφ απμάλεηαη ε πνηφηεηα ησλ πξντφλησλ πνπ παξάγεη ε επηρείξεζε ελψ ηαπηφρξνλα κεηψλεηαη ν ρξφλνο εμππεξέηεζεο ησλ πειαηψλ. Σέινο, ν αλαζρεδηαζκφο, πξνεηνηκάδεη νπζηαζηηθά ηελ επηρείξεζε γηα ηελ πηνζέηεζε απηνκαηηζκψλ θαη ζπζηεκάησλ πιεξνθνξηθήο ππνζηήξημεο. Μεξηθά απφ ηα νθέιε ηεο ηερληθήο Α.Δ.Γ. ζε κηα επηρείξεζε είλαη ηα εμήο: Αλαζρεδηαζκφο δηαδηθαζηψλ ψζηε κε ηελ νινθιήξσζή ηνπ λα πξνθχςνπλ ιηγφηεξεο δηαδηθαζίεο, κε ηε ζπκκεηνρή φζν ην δπλαηφ ιηγφηεξσλ εξγαδνκέλσλ. Δληαία εηαηξηθή ζηξαηεγηθή. 59

60 Αλαδηνξγάλσζε ζηε δνκή ηεο επηρείξεζεο θαη αλαβάζκηζε ηνπ ξφινπ ηνπ αλζξψπηλνπ δπλακηθνχ. Κνζηνιφγεζε αλά εηαηξηθή δξαζηεξηφηεηα ή αθφκα κε ηε κέζνδν πνπ επηκεξίδεη θπξίσο ηα έμνδα δηνίθεζεο θαη ιεηηνπξγίαο αλάινγα κε ηε ζπκβνιή ηνπ θάζε ηκήκαηνο ή πξντφληνο. Άκεζε εληαία πιεξνθφξεζε ζηειερψλ αλά εηαηξηθφ ηκήκα ή νκάδα εξγαζίαο. Δπέιηθηε εηαηξηθή πνιηηηθή πξνο πειάηεο θαη πξνκεζεπηέο. Η πινπνίεζε ηνπ Α.Δ.Γ. πξνθχπηεη σο αλάγθε απφ ηελ εγθαηάζηαζε ελφο ERP ζπζηήκαηνο, ελψ ε επηηπρία ηεο εγθαηάζηαζεο ελφο ERP εμαξηάηαη απφ ηελ πινπνίεζε ηνπ Α.Δ.Γ. Πην ζπγθεθξηκέλα, ε πξνεηνηκαζία ηεο εγθαηάζηαζεο ηνπ λένπ πιεξνθνξηαθνχ ζπζηήκαηνο ERP, ζηνρεχεη ζηελ νξγαλωηηθή βειηίωζε ηεο εηαηξίαο ε νπνία πεξηιακβάλεη: Σελ θαηαγξαθή θαη ηνλ αλά - ζρεδηαζκφ ησλ επηρεηξεζηαθψλ δηεξγαζηψλ (BPR = Business Process (Re)engineering) ψζηε λα είλαη ζε ζέζε λα δερζεί ην λέν πιεξνθνξηαθφ ζχζηεκα, Σελ επεμήγεζε ησλ βαζηθψλ ιεηηνπξγηψλ ηνπ λένπ πιεξνθνξηαθνχ ζπζηήκαηνο ζηηο δηαδηθαζίεο πνπ απαηηνχλ αιιαγέο θαη Σε δηνηθεηηθή αλαδηνξγάλσζε γηα ηνλ θαηακεξηζκφ ησλ δηεξγαζηψλ ζε ξφινπο θαη αξκνδηφηεηεο ηνπ πξνζσπηθνχ. Η αλαδηνξγάλσζε ησλ επηρεηξεζηαθψλ δηεξγαζηψλ έρεη ζθνπφ ηε κεηάβαζε απφ κία ππάξρνπζα νξγαλσηηθή θαηάζηαζε (AS-IS) ζε κία επηζπκεηή (TO-BE) ζε δηαδνρηθά ζηάδηα. ην παξαθάησ ζρήκα θαίλεηαη ε πξνζέγγηζε ηεο επίηεπμεο ηεο επηρεηξεζηαθήο αλαδηνξγάλσζεο ε νπνία μεθηλάεη κε ηελ εγθαηάζηαζε ηνπ λένπ πιεξνθνξηαθνχ ζπζηήκαηνο. 60

61 ΤΙ? (Διαδικαζίες) ΠΟΙΟΣ? (Οργάνωζη) ΠΩΣ? (Σσζηήμαηα IT) IBM Compatible IBM Compatible IBM Compatible IBM Compatible AS-IS TO-BE Στήμα 8α. Επιτειρηζιακή αναδιοργάνωζη Η κνληεινπνίεζε ηεο ππάξρνπζαο θαηάζηαζεο (AS-IS) έρεη ζαλ παξαδνηέν αθελφο ηελ θαηαγξακκέλε δνκεκέλε ππάξρνπζα θαηάζηαζε (δνκεκέλν AS-IS) θαη αθεηέξνπ ην πιάλν δξάζεο γηα ηελ πινπνίεζε ηεο εθηθηήο επηζπκεηήο θαηάζηαζεο (εθηθηφ TO-BE), κε ηε ρξήζε ηνπ λένπ πιεξνθνξηαθνχ ζπζηήκαηνο, φπσο θαίλεηαη ζην ζρήκα πνπ αθνινπζεί. Γηα ηε Υαξηνγξάθεζε ησλ δηεξγαζηψλ ρξεζηκνπνηνχληαη εηδηθά ινγηζκηθά εξγαιεία κνληεινπνίεζεο δηεξγαζηψλ, πνπ ρξεζηκνπνηνχλ ηα δηεζλψο απνδεθηά πξφηππα θαηαγξαθήο δηεξγαζηψλ Business Process Modeling Notation (BPMN). 61

62 Απόθιηζε από βέιηηζηεο πξαθηηθέο Αλάιπζε αηηίαο/ αηηηαηνύ Γείθηεο πξνόδνπ Δμειηθηηθή πνξεία Κξίζηκνη παξάγνληεο επηηπρίαο ηξαηεγηθό TO BE Δθηθηό TO BE AS IS Γνκεκέλν AS IS Πιάλν δξάζεο Δμωηεξηθέο πηέζεηο Φηινδνμία ηεο επηρείξεζεο Πξνεηνηκαζία πξνϋπνζέζωλ Δθηθηόο νξίδωλ αιιαγώλ Στήμα 8β. Επιτειρηζιακή αναδιοργάνωζη ηξαηεγηθόο νξίδωλ Γηα ηελ αλαδηνξγάλσζε ησλ επηρεηξεκαηηθψλ δηαδηθαζηψλ κηαο εηαηξείαο ππάξρνπλ δηάθνξεο επηινγέο. Δηδηθφηεξα: Σν «Καζαξφ Α.Δ.Γ», είλαη κηα επηινγή απφ απηέο. Οη δηαδηθαζίεο αλαζρεδηάδνληαη ζε κηα ηδαληθή κνξθή. Η επηινγή ελφο ζπζηήκαηνο ERP ζεκαίλεη πνιιέο ηξνπνπνηήζεηο θαη επηπιένλ αλάπηπμε, ψζηε απηφ λα πινπνηήζεη ηηο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίεο. Σα απνηειέζκαηα είλαη πνιχ ειθπζηηθά, αιιά ην θφζηνο πινπνίεζεο αλεβαίλεη ζεκαληηθά θαη νη δπζθνιίεο ζπληήξεζεο απμάλνληαη. Σν «Καζαξφ ERP» είλαη κηα άιιε επηινγή. Η επηινγή ησλ δηαδηθαζηψλ ηεο εθαξκνγήο ζηνρεχεη ζην θαιχηεξν ζπληαίξηαζκα ηεο εθαξκνγήο κε ην επηρεηξεζηαθφ πεξηβάιινλ ζην νπνίν πθίζηαηαη. Σα θχξηα νθέιε πξνθχπηνπλ απφ ηε δπλαηφηεηα ιήςεο θαιχηεξσλ απνθάζεσλ, εθφζνλ ππάξρεη πιήξεο πξφζβαζε ζηε δηακνηξαδφκελε βάζε δεδνκέλσλ ηνπ νξγαληζκνχ θαη εθφζνλ ε ξνή ησλ δεδνκέλσλ ξέεη ειεχζεξα ζε φιν ην κήθνο ηεο επηρείξεζεο. Μέζα απφ ηελ εκπεηξία πνπ αλαδχεηαη απφ ηελ δξαζηεξηφηεηα κε ην ERP πξνθχπηνπλ ηξνπνπνηήζεηο πνπ βειηηψλνπλ ηηο δηαδηθαζίεο. 62

63 ηελ πεξίπησζε πνπ επηιέγεηαη πξψηα βάζεη νξηζκέλσλ απαηηήζεσλ ε εθαξκνγή ERP πνπ ζα πινπνηεζεί, θαζψο θαη νη δηαδηθαζίεο πνπ αλαζρεδηάδνληαη ζχκθσλα κε ηηο δπλαηφηεηεο πνπ απηφ παξέρεη, έρνπκε «Α.Δ.Γ. βάζεη ηνπ ERP». Οη εθαξκνγέο ERP πεξηέρνπλ έλα κεγάιν ζχλνιν βέιηηζησλ επηρεηξεκαηηθψλ πξαθηηθψλ πνπ θαιχπηνπλ ηηο επηρεηξεκαηηθέο αλάγθεο θαη πξνζθέξνπλ λέεο επθαηξίεο θαη δπλαηφηεηεο ζηελ επηρείξεζε. Σα κνληέια δηαδηθαζηψλ πνπ παξέρεη ε εθαξκνγή κπνξνχλ λα αμηνπνηεζνχλ σο εξγαιεία αλαδηνξγάλσζεο ησλ επηρεηξεκαηηθψλ δηαδηθαζηψλ κε απνηέιεζκα ηε βειηίσζε σο πξνο ηελ πνηφηεηα, ην θφζηνο θαη ην ρξφλν. Οη δηαδηθαζίεο είλαη ιεπηνκεξείο, ηεθκεξησκέλεο θαη δελ ππάξρεη πεξίπησζε χπαξμεο δηαδηθαζηψλ πνπ δελ είλαη ηερληθά πινπνηήζηκεο. Άιιεο επηινγέο είλαη ε «Πξαγκαηνπνίεζε Α.Δ.Γ. πξηλ ηελ πινπνίεζε ERP», ε «Παξάιιειε πινπνίεζε Α.Δ.Γ. θαη ERP», θ.α. ΚΤΡΙΔ ΠΑΡΑΜΔΣΡΟΙ ΤΛΟΠΟΙΗΗ ΑΔΓ Κάζε επηρείξεζε θαηά ηνλ αλαζρεδηαζκφ ησλ επηρεηξεκαηηθψλ ηεο δηαδηθαζηψλ εθάξκνζε ηε δηθή ηεο κεζνδνινγία αθνινπζψληαο ζπγθεθξηκέλα βήκαηα πινπνίεζεο. Σν πξψην βήκα είλαη ε αλάπηπμε ηεο επηρεηξεκαηηθήο απνζηνιήο θαη ησλ επηκέξνπο ζηόρωλ. ηφρνο απηνχ ηνπ ζηαδίνπ είλαη ε εθπφλεζε ζηξαηεγηθνχ ζρεδίνπ βειηίσζεο δηαδηθαζηψλ θαη ν νπζηαζηηθφο επαλαζρεδηαζκφο κε λένπο θαζνξηζκέλνπο ζηφρνπο γηα ηηο δηάθνξεο παξακέηξνπο ηνπ επηρεηξεκαηηθνχ ζηαδίνπ. Καηεγνξηνπνηνχληαη νη ζηφρνη αλά πξνηεξαηφηεηα θαη ζεζπίδνληαη πνιχ πςειά θξηηήξηα γηα ηελ ηθαλνπνίεζε ησλ ζηφρσλ απηψλ. Σν δεχηεξν ζηάδην είλαη ε πξνεηνηκαζία θαη ν ζπληνληζκόο ηνπ έξγνπ. ηφρνο είλαη λα εμαζθαιηζζεί ε δηνηθεηηθή ζηήξημε ηνπ έξγνπ, λα ζρεδηαζηεί ην ρξνλνδηάγξακκα, λα πξνζδηνξηζηνχλ νη θχξηνη ξφινη θαη αξκνδηφηεηεο θαη λα θαζνξηζζεί ην ζπλνιηθφ επίπεδν θηλδχλνπ θαη νη ελέξγεηεο δηαρείξηζεο. Γηα λα επηηεπρζεί απηφ θαζνξίδνληαη ηα ζηειέρε ηεο επηρείξεζεο πνπ ζα απνηειέζνπλ ηελ νκάδα πινπνίεζεο, επεμεγνχληαη ηα θχξηα ζηνηρεία ηνπ έξγνπ ζηελ αλψηεξε δηνίθεζε ηεο επηρείξεζεο, δεκηνπξγείηαη θνηλή αληίιεςε ζηε κεζνδνινγία πινπνίεζεο ηνπ έξγνπ θαη αλάιπζε θηλδχλνπ. Σν ηξίην ζηάδην είλαη ε αλαγλψξηζε ησλ πθηζηακέλσλ δηαδηθαζηψλ πνπ ζα αλαζρεδηαζηνύλ. Ο ζηφρνο απηνχ ηνπ ζηαδίνπ είλαη λα αλαγλσξηζζνχλ νη ζηξαηεγηθέο δηαδηθαζίεο πξνζηηζέκελεο αμίαο, νη νπνίεο ζα γίλνπλ ν ζηφρνο ηεο αλαδηνξγάλσζεο ζε επφκελν ζηάδην. Γηα λα αλαγλσξηζζνχλ νη θξίζηκεο δηαδηθαζίεο δηαθξίλνληαη δχν ηερληθέο. ηε κία, γίλεηαη πξνζπάζεηα λα αλαγλσξηζζνχλ φιεο νη δηαδηθαζίεο ζε κηα επηρείξεζε θαη κεηά λα θαηεγνξηνπνηεζνχλ κε βάζε ηελ πξνηεξαηφηεηά ηνπο. ηελ άιιε ηερληθή, αλαζρεδηάδνληαη κφλν νη δηαδηθαζίεο πνπ βξίζθνληαη ζε πιήξε δηάζηαζε κε ηνπο επηρεηξεκαηηθνχο ζηφρνπο πνπ ηέζεθαλ ζην πξψην ζηάδην. Δπίζεο ρξεηάδεηαη λα αλαγλσξηζζνχλ θαη λα θαηαγξαθνχλ ηα πξνβιεκαηηθά ζεκεία ησλ πθηζηάκελσλ 63

64 δηαδηθαζηψλ θαη λα πξνζδηνξηζζνχλ ηα ραξαθηεξηζηηθά απφδνζεο ηνπο, φπσο θχθινο εξγαζηψλ, θαζπζηεξήζεηο, ιάζε, θφζηνο, θιπ. Σα ππάξρνληα πξνβιήκαηα είλαη ρξήζηκν λα θαηαλνεζνχλ γηα λα κελ επαλαιεθζνχλ. Αθξηβείο κεηξήζεηο θαη ρξήζε εξγαιείσλ πξνζνκνίσζεο ρξεζηκεχνπλ σο βάζε ζηελ πξνζπάζεηα επίηεπμεο βειηησκέλσλ απνηειεζκάησλ. Καηά ην ηξίην ζηάδην γίλεηαη ε απεηθφληζε ησλ δηαδηθαζηψλ κε ηε βνήζεηα γξαθηθψλ εξγαιείσλ ή εξγαιείσλ πξνζνκνίσζεο θαη ε κέηξεζε ησλ ραξαθηεξηζηηθψλ απφδνζήο ηνπο ηελ ψξα ηεο εθηέιεζεο απηψλ, ψζηε απηή λα αμηνινγεζεί απνηειεζκαηηθά. Σν ηέηαξην ζηάδην είλαη ν αλαζρεδηαζκόο επηρεηξεκαηηθώλ δηαδηθαζηώλ. ηφρνο ηνπ ζηαδίνπ απηνχ είλαη λα αλαδηνξγαλσζνχλ θαη λα ηππνπνηεζνχλ νη επηιεγκέλεο δηαδηθαζίεο, ψζηε λα πιεξνχλ ηα θξηηήξηα ησλ ραξαθηεξηζηηθψλ απφδνζεο. ε απηφ ην ζηάδην γίλεηαη επαλαζρεδηαζκφο, ηππνπνίεζε θαη γξαθηθή αλαπαξάζηαζε ησλ δηαδηθαζηψλ, ζρεδίαζε κνληέινπ αλαθνξάο γηα ην πσο πξέπεη λα δηακνξθσζνχλ νη δηαδηθαζίεο κεηά ηνλ ΑΔΓ. Σν πέκπην ζηάδην είλαη ε νξγαλσηηθή ζρεδίαζε ησλ επηρεηξεκαηηθψλ δηαδηθαζηψλ. ε απηφ ην ζηάδην δεκηνπξγνχληαη νξγαλσηηθέο δνκέο βάζεη ησλ αλαζρεδηαζκέλσλ δηαδηθαζηψλ θαη αλαπηχζζεηαη έλα νινθιεξσκέλν ζρέδην δηαρείξηζεο νξγαλσηηθήο αιιαγήο. θνπφο ηνπ πέκπηνπ ζηαδίνπ είλαη λα εθηηκεζνχλ νη δπλαηφηεηεο ηεο επηρείξεζεο θαη λα αλαγλσξηζηνχλ νη απαηηήζεηο ησλ νξγαλωηηθώλ αιιαγώλ. Σν έθην βήκα πεξηιακβάλεη ηελ ηερληθή ζρεδίαζε ησλ επηρεηξεκαηηθψλ δηαδηθαζηψλ. Σν βήκα απηφ ζηνρεχεη ζηνλ αλαζρεδηαζκφ ησλ δηαδηθαζηψλ βάζεη ηεο ξνήο εξγαζίαο θαη ζηα έγγξαθα πνπ ρξεζηκνπνηνχληαη ζε θάζε βήκα θαη ζε θάζε ζηάδην. Ο αλαζρεδηαζκφο γίλεηαη ζχκθσλα κε ηηο δπλαηφηεηεο πινπνίεζεο, πνπ πξνθχπηνπλ απφ ηελ ππάξρνπζα ηερλνινγία. Να απηνκαηνπνηεζνχλ νη κνληεινπνηεκέλεο δηαδηθαζίεο κε ηε ρξήζε Δξγαιείσλ Ρνήο Δξγαζηψλ θαη λα πξνζδηνξηζηνχλ ν απαηηνχκελνο εμνπιηζκφο θαη ηα ινγηζκηθά εθαξκνγψλ γηα ηελ εθηέιεζε θαη νκαιή ιεηηνπξγία ησλ παξαπάλσ δηαδηθαζηψλ. Δπίζεο αλαπηχζζεηαη ζρέδην δηαρείξηζεο ηερλνινγηθήο αιιαγήο πνπ πεξηιακβάλεη: i. Δγθαηάζηαζε ηειεπηθνηλσληαθνχ εμνπιηζκνχ. ii. Τινπνίεζε θαη εγθαηάζηαζε θαηάιιεισλ εθαξκνγψλ γηα ηηο επηθνηλσληαθέο αλάγθεο ησλ δηαδηθαζηψλ. iii. Τινπνίεζε εθαξκνγψλ πνπ ζα δηαρεηξίδνληαη ηε ξνή εξγαζίαο ησλ κνληεινπνηεκέλσλ δηαδηθαζηψλ κε ηππνπνηεκέλε αληαιιαγή εγγξαθψλ θαη πιεξνθνξηψλ. Σν έβδνκν ζηάδην είλαη ε εθπαίδεπζε θαη ε πξνζαξκνγή ηνπ πξνζσπηθνχ ζηηο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίεο. ην ζηάδην απηφ ην πξνζσπηθφ ζα πξέπεη λα εθπαηδεπηεί ζηηο λέεο κεζφδνπο εξγαζίαο, δίλνληαο έκθαζε ζηηο δηα-ηκεκαηηθέο νκάδεο εξγαζίαο θαη ζηε ρξήζε ηερλνινγίαο. Απψηεξνο ζηφρνο είλαη ε δεκηνπξγία ελφο πεξηβάιινληνο ππνθίλεζεο πξνζσπηθνχ, ψζηε λα ππάξρεη ζεηηθφ θιίκα γηα ηελ αιιαγή. Γηα λα επηηεπρζεί απηφ πξέπεη λα πξνζαξκνζηεί θάζε ζέζε εξγαζίαο ζηα λέα πξνζφληα θαη 64

65 δεμηφηεηεο, λα δεκηνπξγεζεί έλα εθπαηδεπηηθφ πξφγξακκα ζηηο λέεο δηαδηθαζίεο, πξνζαξκνζκέλν ζηηο αλάγθεο θάζε ζέζεο εξγαζίαο, ην νπνίν ζα παξνπζηάζεη ηηο λέεο κεζφδνπο εξγαζίαο θαη ζα ζεζπίζεη ελαιιαθηηθά θίλεηξα αμηνιφγεζεο πξνζσπηθνχ. Σέινο, ην φγδνν ζηάδην είλαη ε παξαθνινύζεζε, ν έιεγρνο θαη ε βειηίσζε ησλ λέσλ δηαδηθαζηψλ. Σν έξγν παξαθνινπζείηαη γηα ελδερφκελεο βειηηψζεηο ζε ζρέζε κε ηε κεηαβνιή ηνπ πεξηβάιινληνο ηεο επηρείξεζεο. Γίλεηαη κηα πεξηνδηθή αμηνιφγεζε ησλ δηαδηθαζηψλ θαη δεκηνπξγία ζρεδίνπ βειηίσζεο απηψλ. Δπίζεο απηφ ην ζηάδην ζηνρεχεη ζηελ απφθηεζε νξγαλσηηθήο κλήκεο κε ηελ πινπνίεζε ηνπ έξγνπ Α.Δ.Γ. ΑΠΑΙΣΟΤΜΔΝΟΙ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟΙ ΠΟΡΟΙ ΤΛΟΠΟΙΗΗ Γηα ηελ επηηπρή πινπνίεζε ελφο έξγνπ Α.Δ.Γ. είλαη απαξαίηεηνη θάπνηνη νηθνλνκηθνί πφξνη: o Σν θφζηνο γηα ηελ απφθηεζε θαη εγθαηάζηαζε ηνπ απαηηνχκελνπ εμνπιηζκνχ. o Σν θφζηνο ινγηζκηθνχ, πνπ πεξηέρεη θαη ην θφζηνο γηα ηε ζπγθέληξσζε θαη εηζαγσγή δεδνκέλσλ. o Σν θφζηνο αλαβάζκηζεο ηεο δηθηπαθήο ππνδνκήο. o Σν θφζηνο γηα ηελ εθπαίδεπζε ησλ εξγαδνκέλσλ, ηφζν ζηελ αξρή, φζν θαη ζηε ζπλέρεηα. o Σν θφζηνο γηα ηηο έξεπλεο πνπ πξέπεη λα δηεμαρζνχλ πξηλ θαη κεηά ηελ εθαξκνγή ηνπ Α.Δ.Γ. ΚΡΙΙΜΟΙ ΠΑΡΑΓΟΝΣΔ ΔΠΙΣΤΥΙΑ Η επηηπρία ηεο πινπνίεζεο εγθαηάζηαζεο ελφο ζπζηήκαηνο ERP εμαξηάηαη θαηά θχξην ιφγν απφ: o Σε δέζκεπζε ηεο δηνίθεζεο, o Σελ εμαζθάιηζε δηαζεζηκφηεηαο ησλ βαζηθψλ εκπιεθφκελσλ ζηειερψλ o Σελ πιεξφηεηα ηεο εθπαίδεπζεο ησλ ηειηθψλ ρξεζηψλ o Σελ αμηνπηζηία ησλ δηαζέζηκσλ ζηνηρείσλ (data) o Σελ εμαζθάιηζε ρξεκαηνδνηηθψλ πφξσλ o Σν ιεηηνπξγηθφ νξγαλφγξακκα ηνπ έξγνπ o Σν ξεαιηζηηθφ ρξνλνδηάγξακκα πινπνίεζεο o Σελ απνηειεζκαηηθή δηνίθεζε ηνπ έξγνπ Η εγθαηάζηαζε ελφο ERP ζπζηήκαηνο δελ ζεκαηνδνηεί ηελ νινθιήξσζε ηνπ έξγνπ. Έλα έξγν ERP νπζηαζηηθά θέξεη επηπξφζζεηε αμία ( added value ) ζηελ επηρείξεζε κεηά ην μεθίλεκα ηεο ιεηηνπξγίαο ηνπ ΒΔΛΣΙΩΗ ΔΠΙΥΔΙΡΗΜΑΣΙΚΩΝ ΓΙΑΓΙΚΑΙΩΝ (BPI) Δθηφο απφ ηνλ αλαζρεδηαζκφ ησλ επηρεηξεκαηηθψλ δηαδηθαζηψλ, δχλαηαη λα ρξεζηκνπνηεζεί θαη ε βειηίσζε επηρεηξεκαηηθψλ δηαδηθαζηψλ Business Process Improvement (BPI). 65

66 ρεκαηηθά: Γηαδηθαζία επαλαζρεδηαζκνύ BPI Ο θχθινο ξνήο ηνπ BPI είλαη ζπλερήο φπνπ ε επηρεηξεζηαθή δηαδηθαζία ρξήδεη ζπλερνχο βειηίσζεο. Η δηαθνξά κεηαμχ ησλ κεζνδνινγηψλ έγθεηηαη ζην φηη ε BPR μεθηλάεη θάζε θνξά κε δηαθνξεηηθφ ζεκείν εθθίλεζεο ελψ ε BPI ζα μεθηλήζεη κε ήδε ππάξρνλ ζεκείν εθθίλεζεο. Η βειηίσζε επηρεηξεκαηηθψλ δηαδηθαζηψλ (BPI), ζπλήζσο δελ ζρεηίδεηαη κε ηελ πινπνίεζε ελφο ERP, θαζψο νη αιιαγέο πνπ ζπλίζηαληαη θαηά ηελ κεζνδνινγία BPI, είλαη ζπλήζσο κηθξέο θαη ε επηξξνή ηνπο δελ αθνξά ηελ επηινγή ελφο ζπζηήκαηνο ERP ή ηε παξακεηξνπνίεζε ηνπ. 4.2 ΔΙΑΥΕΙΡΙΗ ΕΠΙΥΕΙΡΗΜΑΣΙΚΗ ΓΝΩΗ ΔΙΑΓΩΓΗ Καηά ηε βηνκεραληθή επαλάζηαζε εθαξκφζηεθε γλψζε γηα ηε δεκηνπξγία θαη ρξήζε εξγαιείσλ, κεζφδσλ θαη πξντφλησλ. ηε ζπλέρεηα ε εθαξκνγή γλψζεο ζην αλζξψπηλν δπλακηθφ νδήγεζε ζε αχμεζε ηεο παξαγσγηθφηεηαο. ήκεξα, απαηηείηαη ε εθαξκνγή ηεο γλψζεο πάλσ ζηελ ίδηα ηε γλψζε ή ηελ πιεξνθνξία. Η κεγαιχηεξε πξφθιεζε γηα ηηο επηρεηξήζεηο είλαη ε εδξαίσζε κεζνδνινγηψλ, ηερληθψλ θαη εξγαιείσλ, πνπ ζα θαηαζηήζνπλ ηελ πιεξνθνξία θαη ηε γλψζε πεγέο πινχηνπ θαη αμίαο γηα ηηο επηρεηξήζεηο. Η γλψζε είλαη επίζεο ν κνλαδηθφο παξαγσγηθφο πφξνο πνπ φζν ρξεζηκνπνηείηαη ε αμία ηνπ απμάλεηαη αληί λα κεηψλεηαη. Οη θπζηθνί πφξνη ράλνπλ ηελ αμία ηνπο ζην πέξαζκα ηνπ ρξφλνπ. Η γλψζε φζν πεξηζζφηεξν ρξεζηκνπνηείηαη απφ ηελ επηρείξεζε, ηφζν πην πνιχηηκε θαη ρξήζηκε γίλεηαη. Βέβαηα εάλ κηα επηρείξεζε επηζπκεί λα κείλεη αληαγσληζηηθή ζα πξέπεη λα αλαλεψλεη ζε ζπρλά δηαζηήκαηα ηε γλψζε ηεο. Η 66

67 γλψζε απφ κφλε ηεο δελ αξθεί γηα λα απμήζεη ηελ παξαγσγηθφηεηα θαη αληαγσληζηηθφηεηα κηαο επηρείξεζεο. Θα πξέπεη ε επηρείξεζε λα ηε δηαρεηξίδεηαη κε ζσζηφ ηξφπν. Τπάξρεη έλα κνληέιν πνπ βνεζάεη ηελ επηρείξεζε λα δηαρεηξηζηεί ζσζηά ηε γλψζε ηεο. Απηφ ην κνληέιν βαζίδεηαη ζηελ «αιπζίδα αμίαο ηεο γλψζεο». Η αιπζίδα αμίαο ηεο γλψζεο ζρεκαηίδεηαη απφ ηε δεκηνπξγία, ηελ απνζήθεπζε, ην δηακνηξαζκφ θαη ηελ εθαξκνγή ηεο γλψζεο. Σν ζπγθεθξηκέλν κνληέιν ελζσκαηψλεη ηε ζεψξεζε ηεο επηρείξεζεο σο ζχζηεκα γλψζεο ΓΗΜIΟΤΡΓΙΑ, ΑΠΟΘΗΚΔΤΗ, ΓΙΑΜΟΙΡΑΜΟ ΚΑΙ ΔΦΑΡΜΟΓΗ ΓΝΩΗ Κάζε επηρείξεζε έρεη ηε δπλαηφηεηα λα απνθηήζεη γλψζε απφ ην εμσηεξηθφ ηεο πεξηβάιινλ κε δηάθνξνπο ηξφπνπο. Πηζαλέο πεγέο είλαη νη πειάηεο, νη πξνκεζεπηέο, ηα Πιεξνθνξηαθά πζηήκαηα, θ.α. Ωζηφζν είλαη απαξαίηεην θάζε επηρείξεζε λα δεκηνπξγεί γλψζε ζην εζσηεξηθφ ηεο πεξηβάιινλ. Με απηφ ηνλ ηξφπν ζα έρεη κνλαδηθέο πιεξνθνξίεο πνπ ζα ηελ θαζηζηνχλ αληαγσληζηηθή απέλαληη ζηηο ππφινηπεο επηρεηξήζεηο. Η απνζήθεπζε ηεο γλψζεο κπνξεί λα ρσξηζηεί ζε αηνκηθή θαη νξγαλσηηθή. Η αηνκηθή απνζήθεπζε γλψζεο ζρεηίδεηηα κε ηελ ηθαλφηεηα κλήκεο ελφο ζπγθεθξηκέλνπ εξγαδνκέλνπ. Η νξγαλωηηθή απνζήθεπζε γλψζεο αθνξά ηελ κλήκε ηνπ ζπλφινπ ησλ εξγαδνκέλσλ. Σφζν ε αηνκηθή, φζν θαη ε νξγαλσηηθή κλήκε κπνξνχλ λα απνζεθεπηνχλ ζε έγγξαθα ή ζε ειεθηξνληθά κέζα απνζήθεπζεο δεδνκέλσλ, κέζα απφ θαζνξηζκέλεο απφ ηελ επηρείξεζε δηαδηθαζίεο θαη κεζφδνπο. Ο δηακνηξαζκφο είλαη ην θξηζηκφηεξν ζηάδην γηα λα ελεξγνπνηεζεί ην ζχζηεκα θαη λα αμηνπνηεζεί θάζε είδνο γλψζεο. Έρεη λα θάλεη κε ηνλ ηξφπν πνπ δηαλέκεηαη ε γλψζε ζηα άηνκα ηεο επηρείξεζεο πνπ ηελ ρξεηάδνληαη. Όζν πην άκεζα δηαλέκεηαη ηφζν πην απνηειεζκαηηθή κπνξεί λα είλαη. Σν ζηάδην ηεο εθαξκνγήο επηδεηά αθξηβψο ηε δεκηνπξγία ηεο αμίαο απφ ηελ δηαρείξηζε γλψζεο. Απαηηεί πξνεγνχκελν ζρεδηαζκφ θαη ζπλδέεηαη άκεζα κε ηε ζηξαηεγηθή ηεο επηρείξεζεο. Καζνξίδεη ην είδνο ηεο γλψζεο πνπ απαηηείηαη θαη ηνλ ηξφπν αμηνπνίεζήο ηεο ζε θάζε επηρεηξεκαηηθφ επίπεδν TEXNIKH OLAP Η ηερληθή OLAP 4 (On-Line Analytical Processing) αλαπηχρζεθε ιφγσ ηεο αλάγθεο γηα γξεγνξφηεξε θαη επθνιφηεξε πξφζβαζε θαη αλάθηεζε ησλ δεδνκέλσλ θαη είλαη ε δπλακηθή ζχλζεζε κεγάισλ πνζνηήησλ πνιπδηάζηαησλ δεδνκέλσλ. 4 N.Colossi, W Malloy - IBM SYSTEMS

68 ε έλα OLAP ζχζηεκα ζα πξέπεη: Να έρεη πνιπδηάζηαηε ζεψξεζε. Η αλάιπζε ηεο πιεξνθνξίαο λα γίλεηαη κέζσ ηεο θαηεγνξηνπνίεζεο ηεο πιεξνθνξίαο ζε δηαζηάζεηο. Να ππάξρεη δηαθάλεηα ζηα δεδνκέλα. Σα πνιχπινθα ραξαθηεξηζηηθά ηνπ πιηθνχ θαη ηνπ ινγηζκηθνχ λα κελ είλαη νξαηά απφ ηνλ ηειηθφ ρξήζηε. Η πξφζβαζε ζηελ πιεξνθνξία λα είλαη εχθνιε απφ ηνλ ηειηθφ ρξήζηε. Να ππάξρεη ζπλερήο αλαθνξά ηεο απφδνζεο ηνπ ζπζηήκαηνο. Όιεο νη απαηηήζεηο λα γίλνληαη ζε αλεθηφ ρξφλν. Η αξρηηεθηνληθή ηνπ ζπζηήκαηνο λα βαζίδεηαη ζην κνληέιν client server. Σα ζπζηήκαηα OLAP έρνπλ ηε δπλαηφηεηα πνιπδηάζηαηεο αλαπαξάζηαζεο ηεο πιεξνθνξίαο. Σα πνιπδηάζηαηα κνληέια ζπζρεηίδνπλ ηα δεδνκέλα κε ηελ αξρηθή πεγή, κε ηα δηάθνξα ζηνηρεία θαη ηα αζξνίζκαηα ΑΝΑΛΤΗ ΚΑΙ ΑΝΑΚΣΗΗ ΓΔΓΟΜΔΝΩΝ Σα εξγαιεία Αλάθηεζεο Γεδνκέλσλ (data mining tools) πξνζπαζνχλ λα αλαθαιχςνπλ ηα επηρεηξεκαηηθά πξφηππα, λα εμεηάζνπλ ηηο ζρέζεηο κεηαμχ ησλ κεηαβιεηψλ θαη λα πξνβιέςνπλ ηηο καθξνρξφληεο ηάζεηο. Οη εθαξκνγέο απηέο απνηεινχλ έλαλ ηξφπν εχξεζεο θξπθψλ ζρέζεσλ θαη πξνηχπσλ πνπ παξνπζηάδνπλ θάπνην ελδηαθέξνλ, ζε κεγάια ζχλνια δεδνκέλσλ. Η εμφξπμε δεδνκέλσλ νξίδεηαη σο ε αλάιπζε κεγάισλ νκάδσλ δεδνκέλσλ, ψζηε λα βξεζνχλ ζπζρεηίζεηο πνπ δελ είραλ θαηαγξαθεί λσξίηεξα θαη λα ζπλνςηζζνχλ ηα δεδνκέλα κε θαηλνχξγηνπο ηξφπνπο ψζηε λα είλαη θαηαλνεηά θαη ρξήζηκα γηα ην ρξήζηε. Η εμφξπμε ησλ δεδνκέλσλ πξνζπαζεί λα επεμεξγαζηεί ηα δεδνκέλα ρσξίο λα ζέζεη θάπνην ζπγθεθξηκέλν εξψηεκα ΤΣΗΜΑΣΑ ΓΙΑΥΔΙΡΙΗ ΔΓΓΡΑΦΩΝ Σα ζπζηήκαηα δηαρείξηζεο εγγξαθψλ έρνπλ ζαλ ζηφρν ηελ νξγάλσζε, αξρεηνζέηεζε θαη εζσηεξηθή δηαλνκή ησλ εγγξαθψλ ηεο επηρείξεζεο θαζψο θαη ηελ απηνκαηνπνίεζε ηεο εθηέιεζεο ησλ επηρεηξεκαηηθψλ δηαδηθαζηψλ πνπ ζρεηίδνληαη κε ζπγθεθξηκέλνπο ηχπνπο εγγξαθψλ θαη θαιχπηνπλ φιεο ηηο ιεηηνπξγίεο ηεο επηρείξεζεο. Σα ζπζηήκαηα Γηαρείξηζεο Δγγξαθψλ έξρνληαη ζε επαθή κε ηα ππφινηπα ζπζηήκαηα κε ηα νπνία αληαιιάζνπλ δεδνκέλα. Δπίζεο παξέρνπλ εμειηγκέλεο δπλαηφηεηεο δεκηνπξγίαο, επεμεξγαζίαο, θαηεγνξηνπνίεζεο, απνζήθεπζεο, αλαδήηεζεο θαη δηαλνκήο ηεο πιεξνθνξίαο. 68

69 4.3 ΕΓΚΑΣΑΣΑΗ ERP ΠΑΡΑΓΟΝΣΔ ΑΝΑΓΚΑΙΟΣΗΣΑ ΔΓΚΑΣΑΣΑΗ ERP Σα ζπζηήκαηα ERP είλαη κηα αξθεηά κεγάιε δαπάλε γηα ηελ επηρείξεζε θαζψο απαηηνχλ αξθεηφ ρξφλν θαη κεγάια ρξεκαηηθά πνζά γηα λα εγθαηαζηαζνχλ. Δπνκέλσο κηα επηρείξεζε ζα πξέπεη λα ζηγνπξεπηεί πσο ε εγθαηάζηαζε ελφο ηέηνηνπ ζπζηήκαηνο, ηεο είλαη αλαγθαία. Κάπνηνη απφ ηνπο παξάγνληεο πνπ εμεηάδνπλ ηελ αλαγθαηφηεηα ελφο ηέηνηνπ ζπζηήκαηνο είλαη νη εμήο: Ύπαξμε πεξίπινθσλ θαη αλαπνηειεζκαηηθψλ επηρεηξεζηαθψλ δηαδηθαζηψλ. Γηαπίζησζε πςειψλ ιεηηνπξγηθψλ δαπαλψλ. Αλεπαξθήο αληαπφθξηζε ζηηο απαηηήζεηο ησλ πειαηψλ. Αδπλακία πινπνίεζεο λέσλ επηρεηξεκαηηθψλ ζηξαηεγηθψλ θαη πνιηηηθψλ. Αλάγθε πξνζαξκνγήο ζηηο απαηηήζεηο ηεο δηεζλνχο ή ηνπηθήο αγνξάο. Μηθξή ή κε δηαζεζηκφηεηα ηεο πιεξνθνξίαο θαηά κήθνο ηνπ νξγαληζκνχ. Απαξραησκέλα Πιεξνθνξηαθά πζηήκαηα. Πνιιά θαη αζχκβαηα ζπζηήκαηα. Σα πιενλεθηήκαηα πνπ κπνξεί λα πξνζθέξεη ε εγθαηάζηαζε ελφο ERP ζπζηήκαηνο, ζηελ επηρείξεζε, είλαη πνιιά. Οξηζκέλα απφ απηά ηα πιενλεθηήκαηα είλαη ηα εμήο: Απφθηεζε κηαο νινθιεξσκέλεο νηθνλνκηθήο πιεξνθφξεζεο γηα φια ηα ηκήκαηα ηεο επηρείξεζεο. Απηνκαηνπνίεζε ησλ δηαδηθαζηψλ ζε φια ηα ηκήκαηα. Γπλαηφηεηα πξνζνκνίσζεο ηεο πξαγκαηηθήο ιεηηνπξγίαο φισλ ησλ ηκεκάησλ ηεο επηρείξεζεο. Δπεθηαζηκφηεηα πνπ ραξαθηεξίδεη ηα ζπζηήκαηα ERP, ηα νπνία κπνξνχλ λα ζπλδεζνχλ κε πνιινχο άιινπο νξγαληζκνχο θαη πνιιέο άιιεο ηερλνινγίεο, ψζηε λα δηεπξχλνπλ ην θάζκα ιεηηνπξγηψλ ηεο επηρείξεζεο ΛΟΓΟΙ ΑΠΟΣΤΥΙΑ ΔΓΚΑΣΑΣΑΗ ERP Σα θπξηφηεξα πξνβιήκαηα πνπ ζρεηίδνληαη κε ηελ εγθαηάζηαζε ελφο ERP ζπζηήκαηνο είλαη ην κέγεζνο ηνπ έξγνπ, ε ππέξβαζε ηνπ ρξνλνδηαγξάκκαηνο, νη πνιηηηθέο νξγάλσζεο, ελδερφκελα ιεηηνπξγηθά πξνβιήκαηα, ε επηθνηλσλία κε άιια ζπζηήκαηα, θ.α. Οη θίλδπλνη πινπνίεζεο ησλ ERP ζπζηεκάησλ είλαη νη εμήο: Έιιεηςε θαηάιιειεο ηερλνινγηθήο ππνδνκήο. Έιιεηςε ηερληθήο εμεηδίθεπζεο. 69

70 Σερληθή πνιππινθφηεηα. Έιιεηςε γλψζεο ηεο εθαξκνγήο. Έιιεηςε νκνθσλίαο σο πξνο ηνπο ζηφρνπο ηνπ έξγνπ. Έιιεηςε αθνζίσζεο απφ ηνπο ρξήζηεο θαη αλαπνηειεζκαηηθή επηθνηλσλία κε απηνχο. Διιηπήο εκπινθή ηεο δηνίθεζεο. Αλεπαξθείο πφξνη. Με ξεαιηζηηθά ρξνλνδηαγξάκκαηα θαη πξνυπνινγηζκνί. πγθξνχζεηο κεηαμχ ιεηηνπξγηθψλ ηκεκάησλ. Έιιεηςε ζπζηήκαηνο κέηξεζεο ειέγρνπ θηλδχλνπ θαη αλεπαξθήο δηαρείξηζε έξγνπ. Δπνκέλσο γηα κηα επηηπρεκέλε εγθαηάζηαζε ζα πξέπεη λα ιεθζνχλ ππφςε φινη νη παξαπάλσ θίλδπλνη θαη λα αληηκεησπηζηνχλ νπνηαδήπνηε ελδερφκελα πξνβιήκαηα πξνθχςνπλ κε γλψκνλα πάληα ην ρξνλνδηάγξακκα ΜΔΘΟΓΟΛΟΓΙΑ ΔΓΚΑΣΑΣΑΗ Κάζε πξνκεζεπηήο ERP έρεη ηε δηθή ηνπ κεζνδνινγία εγθαηάζηαζεο πνπ δηαθέξεη απφ ηνπο ππνινίπνπο (π.ρ. ASAP γηα ην SAP ERP). Η θάζε κεζνδνινγία δηαθέξεη επίζεο ζην ρξφλν θαη ζην θφζηνο πινπνίεζήο ηεο. Γηα ηα ζπζηήκαηα ERP ή ηκήκαηα απηψλ ππάξρνπλ ηξεηο βαζηθέο επηινγέο, πνπ ε θάζε κία έρεη δηαθνξεηηθέο επηπηψζεηο ζηνλ νξγαληζκφ. Απνδνρή, απνδνρή κε αιιαγέο θαη απφξξηςε. ηελ πεξίπησζε πνπ ην ζχζηεκα γίλεη απνδεθηφ απφ ηελ επηρείξεζε, ηφηε ζα πξέπεη ε επηρείξεζε λα επζπγξακκίζεη ηηο επηρεηξεκαηηθέο ηνπ δηαδηθαζίεο κε απηέο πνπ εκπεξηέρνληαη ζην ERP. ηελ πεξίπησζε πνπ ην ζχζηεκα γίλεη απνδεθηφ κε αιιαγέο, ηφηε εθηφο απφ ην ζχζηεκα θαη ε επηρείξεζε ζα πξέπεη λα επηθέξεη αιιαγέο ζηηο επηρεηξεκαηηθέο ηεο δηαδηθαζίεο. Σέινο ζηελ πεξίπησζε ηεο απφξξηςεο ηνπ ζπζηήκαηνο, ζα πξέπεη λα επαλεθηηκεζεί ή ε επηρείξεζε λα πξνκεζεπηεί θάπνην άιιν. Η ζσζηή κεζνδνινγία εγθαηάζηαζεο ελφο ERP ζπζηήκαηνο πεξηιακβάλεη δχν θαηεγνξίεο ζεκάησλ. Η πξψηε θαηεγνξία είλαη ηα επηρεηξεκαηηθά ζέκαηα, φπνπ ηα βήκαηα πνπ πξέπεη λα αθνινπζεζνχλ είλαη ηα εμήο: Δπηινγή ησλ επηρεηξεκαηηθψλ δηαδηθαζηψλ πνπ ζα αλαδηνξγαλσζνχλ γηα λα εληαρζνχλ ζην λέν ζχζηεκα. Δμέηαζε φισλ ησλ βαζηθψλ ιεηηνπξγηψλ πνπ ζα εθηεινχληαη απφ ην ζχζηεκα. Ιεξάξρεζε ηεο ζεηξάο κε ηελ νπνία ζα εληαρζνχλ ζην ζχζηεκα νη επηιεγκέλεο επηρεηξεκαηηθέο δηαδηθαζίεο. Καζνξηζκφο ηνπ εκπιεθνκέλνπ ζηελ εθπαίδεπζε πξνζσπηθνχ θαη πξνζδηνξηζκφο έθηαζεο ηεο εθπαίδεπζεο. Παξαθνινχζεζε θαη πξνζδηνξηζκφο ηεο αλακελφκελεο αλάπηπμεο. 70

71 Η δεχηεξε θαηεγνξία πνπ πξέπεη λα εμεηαζηεί είλαη ηα ηερλνινγηθά ζέκαηα. Σα πξνηεηλφκελα βήκαηα είλαη ηα εμήο: Απφθαζε ηεο έθηαζεο ηεο αξρηθήο παξακεηξνπνίεζεο ηνπ ζπζηήκαηνο. Απφθαζε γηα ηηο επηινγέο πνπ πξέπεη λα γίλνπλ ζρεηηθά κε ην θάζε ιεηηνπξγηθφ ηκήκα ηνπ ζπζηήκαηνο μερσξηζηά. Τπνινγηζκφο ησλ απαηηήζεσλ ηνπ ζπζηήκαηνο ζε επεμεξγαζία δεδνκέλσλ, θαζψο θαη ησλ απαηηήζεσλ ησλ αιιειεπηδξάζεσλ κε ηνπο ρξήζηεο. Δθηίκεζε ηνπ ηειηθνχ αξηζκνχ ησλ ρξεζηψλ θαη ηνπ πξνθίι ηεο ρξήζεο ηνπ ζπζηήκαηνο απφ απηνχο. Δθηίκεζε ηνπ φγθνπ ησλ δεδνκέλσλ θαη ηνπ ξπζκνχ αχμεζήο ηνπο κε ηελ πάξνδν ηνπ ρξφλνπ. Δλνπνίεζε ζε κηα νινθιεξσκέλε πιαηθφξκα φισλ ησλ εθαξκνγψλ ηνπ ERP κε ηηο ππάξρνπζεο εθαξκνγέο ινγηζκηθνχ θαη δεδνκέλα πνπ απηέο ρξεζηκνπνηνχλ. Οη απαηηνχκελεο ελέξγεηεο γηα ηελ επηηπρεκέλε εγθαηάζηαζε ελφο ERP ζπζηήκαηνο κπνξνχλ λα ζπλνςηζηνχλ ζηα παξαθάησ: i. Κσδηθνπνίεζε πξψησλ θαη δεπηέξσλ πιψλ θαζψο θαη ησλ έηνηκσλ πξντφλησλ. ii. Γεκηνπξγία θάζεησλ ηεξαξρηψλ. iii. Αλαγλψξηζε ησλ ξνψλ απφ ην έλα ππνζχζηεκα ζην άιιν θαη νξηζκφο ησλ νξηδφληησλ δηαζπλδέζεσλ κεηαμχ ησλ δηαθφξσλ θάζεσλ ησλ θχξησλ επηρεηξεκαηηθψλ δηαδηθαζηψλ. iv. Απνζαθήληζε ηνπ ηξφπνπ κε ηνλ νπνίν ην λέν ζχζηεκα ζα κπνξέζεη λα βνεζήζεη ζηελ εμάιεηςε ησλ βεκάησλ ή δξαζηεξηνηήησλ κε πξνζηηζέκελεο αμίαο. v. Απνζαθήληζε ησλ νξγαλσηηθψλ αιιαγψλ πνπ απαηηνχληαη γηα ηελ νκαιή κεηάβαζε ζην λέν ζχζηεκα. vi. Καζνξηζκφο ησλ ξφισλ πνπ ζα έρνπλ νη ρξήζηεο, θαζψο θαη νη ππνρξεψζεηο θαη αξκνδηφηεηεο ηνπ θαζελφο. vii. Απνζαθήληζε ηνπ ζέκαηνο ησλ πιεξνθνξηαθψλ ζηνηρείσλ πνπ ζα πξέπεη λα ζπγθεληξψλνληαη ε αληαιιάζζνληαη κεηαμχ ησλ δηαθφξσλ ππνζπζηεκάησλ ηνπ λένπ ζπζηήκαηνο. viii. Αλάπηπμε ζπζηήκαηνο ρξεκαηννηθνλνκηθήο παξαθνινχζεζεο, θαζψο θαη ζπζηήκαηνο θνζηνιφγεζεο ΒΗΜΑΣΑ ΔΓΚΑΣΑΣΑΗ Η εγθαηάζηαζε ελφο ζπζηήκαηνο ERP απνηειείηαη απφ ηηο δηαδηθαζίεο πξηλ ηελ εγθαηάζηαζε, ηηο δηαδηθαζίεο θαηά ηε δηάξθεηα ηεο εγθαηάζηαζεο θαη δηαδηθαζίεο κεηά ηελ εγθαηάζηαζε. 71

72 Η θάζε ησλ δηαδηθαζηψλ πξηλ ηελ εγθαηάζηαζε απνηειείηαη απφ ηα παξαθάησ ζηάδηα: Με αθνξκή ηελ εγθαηάζηαζε ησλ ERP ζπζηεκάησλ, ε επηρείξεζε ζα πξέπεη λα αλαδηνξγαλψζεη θάπνηεο απφ ηηο δηαδηθαζίεο ηεο. Οη πξνζπάζεηεο επηθεληξψλνληαη ζηελ θαηαγξαθή, αλάιπζε θαη κέηξεζε ηεο απφδνζεο ησλ πθηζηάκελσλ επηρεηξεκαηηθψλ δηαδηθαζηψλ, αιιά θαη ζηελ εχξεζε θαη επηινγή ηεο θαηάιιειεο παξαιιαγήο απφ πνιιέο ελαιιαθηηθέο δηαδηθαζίεο. Οξγάλσζε νκάδαο έξγνπ εγθαηάζηαζεο. Η δνκή ηεο νκάδαο απηήο δηαθέξεη αλάινγα ηηο απαηηήζεηο ηνπ ζπζηήκαηνο. Μηα ηππηθή νκάδα πεξηιακβάλεη ηνλ ρνξεγφ ηνπ έξγνπ πνπ εμαζθαιίδεη ηνπο πφξνπο πνπ απαηηνχληαη, ηνλ ππεχζπλν έξγνπ πνπ αλαιακβάλεη ηε δηνίθεζε ηνπ έξγνπ εγθαηάζηαζεο, ηελ επηηξνπή θαζνδήγεζεο πνπ αζθεί ηελ επνπηεία ηνπ έξγνπ θαη ιακβάλεη ζεκαληηθέο απνθάζεηο γηα ηνλ ηξφπν εγθαηάζηαζήο ηνπ θαη ηέινο ηελ νκάδα έξγνπ πνπ εθηεινχλ ηα βαζηθά ηκήκαηα ηνπ έξγνπ. ρεδηαζκφο θαη αλάπηπμε πξνγξάκκαηνο εγθαηάζηαζεο. ε απηφ ην ζηάδην ζρεδηάδεηαη θαη αλαπηχζζεηαη ην πξφγξακκα εγθαηάζηαζεο ηνπ ζπζηήκαηνο. Αξρηθά γίλεηαη ν ρξνλνπξνγξακκαηηζκφο ηνπ έξγνπ θαη ε ηκεκαηνπνίεζε ηνπ ζε νξζνινγηθά νξηνζεηεκέλεο θαη δηαθξηηέο εξγαζίεο, γηα ηηο νπνίεο θαζνξίδνληαη ν ρξφλνο πινπνίεζεο, νη απαηηνχκελνη πφξνη, ηα ρξνληθά νξφζεκα, νη ππεχζπλνη, ν κέγηζηνο δπλαηφο ρξφλνο εγθαηάζηαζεο θαη νη πξνυπνζέζεηο επηηπρίαο. Αθνινπζεί ε αλάζεζε ησλ απαηηνχκελσλ πφξσλ ζηηο πξνζδηνξηζκέλεο εξγαζίεο. ην επφκελν ζηάδην γίλεηαη έιεγρνο επηρεηξεκαηηθψλ δεδνκέλσλ θαη πιεξνθνξηψλ. εκαληηθφ ξφιν επίζεο παίδνπλ ε έγθαηξε αμηνιφγεζε ηεο νξζφηεηαο ησλ πθηζηάκελσλ δεδνκέλσλ θαη πιεξνθνξηψλ ηεο επηρείξεζεο, ν θαηάιιεινο κεηαζρεκαηηζκφο ηνπο ψζηε λα αληαπνθξίλνληαη ζηηο δνκέο δεδνκέλσλ ηνπ ζπζηήκαηνο θαη ε νξζή κεηαθνξά ηνπο απφ ην παιαηφ ζχζηεκα ζην λέν. Δπηινγή ηξφπνπ κεηάβαζεο ζην λέν ζχζηεκα. Γηα ηελ κεηάβαζε απφ ην παιαηφ ζην λέν ζχζηεκα ππάξρνπλ νη παξαθάησ επηινγέο: Άκεζε δηαθνπή ιεηηνπξγίαο ηνπ παιαηνχ ζπζηήκαηνο. ηαδηαθή δηαθνπή ιεηηνπξγίαο ηνπ παιαηνχ ζπζηήκαηνο. Παξάιιειε εθηέιεζε ησλ δχν ζπζηεκάησλ. Πηινηηθή εθηέιεζε ηνπ λένπ ζπζηήκαηνο. Η δεχηεξε θάζε είλαη νη δηαδηθαζίεο θαηά ηελ εγθαηάζηαζε ηνπ ζπζηήκαηνο. ε απηή ηε θάζε αθνχ εγθαηαζηαζεί ν απαξαίηεηνο εμνπιηζκφο μεθηλάεη ε πηινηηθή εθαξκνγή ηνπ ζπζηήκαηνο. Η πηινηηθή εθαξκνγή επηθεληξψλεηαη ζε έλα αληηπξνζσπεπηηθφ δείγκα πεξηπηψζεσλ - ιεηηνπξγηθψλ ηκεκάησλ, αιιά εηζρσξεί ζε βάζνο ζηηο ηδηαηηεξφηεηεο θάζε δηαδηθαζίαο. Καηά ηε δηάξθεηα ηεο πηινηηθήο εθαξκνγήο αλαγλσξίδνληαη ηπρφλ πξνβιήκαηα ζην ζρεδηαζκφ θαη ζηελ πινπνίεζε ησλ δηαδηθαζηψλ, θαζψο θαη ζηελ παξακεηξνπνίεζε ηνπ ζπζηήκαηνο. Απηά ηα πξνβιήκαηα νδεγνχλ ζηνλ πεξαηηέξσ 72

73 ζρεδηαζκφ ησλ επηρεηξεκαηηθψλ δηαδηθαζηψλ θαη ζηνλ αλαζρεδηαζκφ ησλ αλαθνξψλ, ησλ κελνχ, ησλ εληνιψλ θαη ησλ επηπέδσλ πξφζβαζεο ησλ ρξεζηψλ. ε απηή ηε θάζε γίλεηαη θαη ε δηαδηθαζία κεηάβαζεο δεδνκέλσλ απφ ην παιαηφ ζχζηεκα, ζην λέν. Μεηά απφ απηή ηε θάζε αθνινπζεί ε Σξίηε θάζε πνπ πεξηιακβάλεη ηηο δηαδηθαζίεο κεηά ηελ εγθαηάζηαζε ηνπ ζπζηήκαηνο. Η θπξηφηεξε δηαδηθαζία απηήο ηεο θάζεο είλαη ε εθπαίδεπζε ησλ δηαρεηξηζηψλ θαη ησλ ηειηθψλ ρξεζηψλ. Η δηαδηθαζία απηή πεξηιακβάλεη δηαθνξεηηθά ζηάδηα, φπσο ηε γεληθή εηζαγσγή ζηε ρξήζε ηνπ ζπζηήκαηνο, ηελ εθπαίδεπζε ζηηο δηαδηθαζίεο θαη ζηηο κεζφδνπο πνπ ππνζηεξίδεη ην ζχζηεκα, ηε ιεπηνκεξή εθπαίδεπζε ζηηο νζφλεο πνπ ρξεζηκνπνηεί θαη ηα βήκαηα πνπ εθηειεί ν θάζε ρξήζηεο, ηελ εθπαίδεπζε ηα εξγαιεία ηνπ ζπζηήκαηνο, θ.ιπ. Δπίζεο νη πξνκεζεπηέο ησλ ζπζηεκάησλ ERP παξέρνπλ καδί κε ην ζχζηεκα θαη αλαιπηηθά εγρεηξίδηα ρξήζεο γηα ηνπο ρξήζηεο θαη ηνπο δηαρεηξηζηέο ηνπ ζπζηήκαηνο 73

74 ΤΣΗΜΑΣA ERP ΣΗΝ ΔΛΛΑΓΑ ΚΔΦΑΛΑΙΟ 5 Πξηλ ηελ εγθαηάζηαζε ελφο ERP ζπζηήκαηνο ζε κηα εηαηξεία ζα πξέπεη λα έρνπλ απνθαζηζηεί νη ζηφρνη θαη νη πξννπηηθέο γηα ηνπο νπνίνπο πξέπεη λα εγθαηαζηαζεί. Γπζηπρψο κάιινλ ζπάληα νη ειιεληθέο εηαηξίεο πνπ πξνρσξνχλ ζε κία ηέηνηα ιχζε έρνπλ πξνεηνηκαζηεί θαηάιιεια γηα λα απαληήζνπλ ζε απηά ηα βαζηθά εξσηήκαηα πξηλ αξρίζνπλ ηε δηαδηθαζία εγθαηάζηαζεο ελφο ηέηνηνπ ζπζηήκαηνο. Σν γεγνλφο απηφ δπζθνιεχεη αθάληαζηα ηε κεηάβαζε απφ ην παιηφ ζχζηεκα ζην λέν, επηκεθχλεη ηε δηαδηθαζία θαη ην θφζηνο ηεο πινπνίεζεο θαη έρεη αξλεηηθή επίπησζε φζνλ αθνξά ηελ σθέιεηα πνπ ζα κπνξνχζε λα απνθνκίζεη κηα επηρείξεζε απφ ην ERP. ηαηηζηηθά, ε πιένλ ζπλεζηζκέλε απάληεζε πνπ παίξλεη θάπνηνο φηαλ ζέηεη ην εξψηεκα: «γηαηί ERP;», είλαη "δηφηη ππάξρεη έιιεηςε επαξθνχο πιεξνθφξεζεο απφ ην παιηφ ζχζηεκα". Η απαίηεζε γηα reporting είλαη ε απινχζηεξε πνπ ζα κπνξνχζε λα έρεη κηα εηαηξία απφ έλα πιεξνθνξηαθφ ζχζηεκα, δεδνκέλνπ φηη ζρεδφλ νπνηνδήπνηε παθέην ζε παξαζπξηθφ πεξηβάιινλ πνπ βαζίδεηαη (ή θαη έρεη κέξνο ηεο ινγηθήο ηνπ αλαπηπγκέλν) ζε κία ζρεζηαθή βάζε δεδνκέλσλ (RDBMS) δίλεη ηε δπλαηφηεηα λα αληιεζεί ε απαηηνχκελε πιεξνθφξεζε κε φινπο ηνπο ηξφπνπο. Με άιια ιφγηα, απηή θαη κφλν ε απαίηεζε είλαη κηθξή ζε ζρέζε κε ην κέγεζνο ηεο επέλδπζεο πνπ πξέπεη λα θάλεη ε εηαηξία γηα ην ERP. Γπζηπρψο πνιχ ζπαληφηεξα νη εηαηξίεο είλαη πξνεηνηκαζκέλεο λα δεηήζνπλ απφ ην ERP λα ππνζηεξίμεη ζπγθεθξηκέλεο δηαδηθαζίεο θαη νξγαλσηηθά ζρήκαηα. Παξ' φια απηά, έλα έξγν ERP είλαη κηα πνιχ θαιή επθαηξία γηα λα επηβιεζνχλ λέεο δηαδηθαζίεο θαη νξγαλσηηθέο ιχζεηο ζε κία εηαηξία. Απηφ δπζηπρψο γίλεηαη ζπλήζσο θαηαλνεηφ θαηά ηε δηάξθεηα ηεο πινπνίεζεο ΠΡΟΜΗΘΔΤΣΔ ERP ΤΣΗΜΑΣΩΝ ΤΛΟΠΟΙΗΗ Αλ θαη πιένλ είλαη θνηλφηππν λα επηζεκαίλεηαη, έλαο βαζηθφο δηαρσξηζκφο ησλ ιχζεσλ ERP πνπ δηαηίζεληαη είλαη: (α) ειιεληθά ERP, (β). θαη κεγάια πνιπεζληθά παθέηα. ηελ πξψηε θαηεγνξία φζνλ αθνξά ηα ειιεληθά παθέηα, κπνξνχκε λα αλαθέξνπκε ηα: Atlantis, ComPak Win, Computer Logic ERP System, Orama ERP θαη Singular Enterprise, ρσξίο απηφ λα ζεκαίλεη φηη δελ ππάξρνπλ θαη άιιεο ιχζεηο ζε ζπγθξίζηκα επίπεδα. εκαληηθφ είλαη αθφκα ην γεγνλφο φηη νη ειιεληθέο εηαηξίεο ζην ρψξν ηνπ ERP έρνπλ αξθεηά δηαθνξνπνηεκέλεο ζηξαηεγηθέο αλαθνξηθά κε ηα πξντφληα ηνπο, φζνλ αθνξά ηφζν ηελ αξρηηεθηνληθή αλάπηπμήο ηνπο φζν θαη ηα λέα θπθιψκαηα πνπ ζηαδηαθά εληάζζνπλ ζε απηά. Η επηρείξεζε πνπ ζα αξρίζεη κηα καθξνρξφληα ζρέζε κε έλαλ Οίθν Λνγηζκηθνχ πξέπεη λα εμαζθαιίζεη φηη ε ζηξαηεγηθή ηνπ πξντφληνο ERP πνπ ζα πηνζεηήζεη ζα θαιχπηεη ηηο κειινληηθέο ηεο απαηηήζεηο νξγάλσζεο. ηελ ειιεληθή αγνξά φζνλ αθνξά ηα κεγάια πνιπεζληθά παθέηα δξαζηεξηνπνηνχληαη έληνλα ιχζεηο SAP R/3, JDEdwards, θαη επίζεο Platinum, Oracle Financials,Microsoft, 74

75 MFG/PRO ERP/ERM System θαζψο θαη ην θιαζηθφ BPCS. Σα πιενλεθηήκαηα απηψλ ησλ ιχζεσλ ζε γεληθέο γξακκέο είλαη ε πςειή ηνπο παξακεηξηθφηεηα, ε νινθιεξσκέλε (integrated) ελζσκάησζε πεξηθεξεηαθψλ θπθισκάησλ (Παξαγσγή, Γηαρείξηζε Έξγσλ/πκβάζεσλ, πληήξεζε Δμνπιηζκνχ, Γηαρείξηζε Αλζξσπίλσλ Πφξσλ, θ.ά.) θαη ηέινο, ε ιεηηνπξγηθφηεηα work-flow πνπ επηηξέπεη ηε κεραλνγξαθηθή ππνζηήξημε ι.ρ. δηαδηθαζηψλ commitment management ή pre-sales. Γελ είλαη ζσζηφ λα κηιήζνπκε γηα "κεηνλεθηήκαηα" απηψλ ησλ ιχζεσλ, αιιά βέβαηα πξέπεη λα επηζεκαλζεί φηη, παξ' φιν πνπ ε πςειή ηνπο παξακεηξηθφηεηα ηνπο πξνζδίδεη ζεκαληηθή επειημία γηα λα αληηκεησπίζνπλ ηηο ηδηαηηεξφηεηεο ηεο θάζε επηρεηξεκαηηθήο δξαζηεξηφηεηαο, ε πηνζέηεζή ηνπο πξνυπνζέηεη φηη ε ελδηαθεξφκελε εηαηξία έρεη ήδε απνθηήζεη ή είλαη απνθαζηζκέλε λα απνθηήζεη ζαθείο δηαδηθαζίεο. Δπηπιένλ, εθφζνλ ζέιεη λα σθειεζεί φζν ην δπλαηφλ πεξηζζφηεξν απφ ηε κεγάιε ζηελ πεξίπησζε απηή επέλδπζε, είλαη ππνρξεσκέλε λα δεζκεχζεη ζεκαληηθνχο αλζξψπηλνπο πφξνπο ζηελ δηαδηθαζία ηεο εγθαηάζηαζεο (implementation). To δήηεκα, ηεο ειιεληθνπνίεζεο βέβαηα ππήξμε θαη ζπλερίδεη ζε πνιιέο πεξηπηψζεηο λα είλαη ζνβαξφ, θαη γη' απηφ κφλν νη Οίθνη πνπ αληηπξνζσπεχνπλ δηεζλή παθέηα θαη έρνπλ επελδχζεη ζεκαληηθά ζε απηφλ ηνλ ηνκέα έρνπλ θεξδίζεη ήδε αμηφινγα κεξίδηα αγνξάο. Οη ζπλζήθεο δηείζδπζεο απηψλ ησλ παθέησλ πξνζθξνχνπλ ζηελ εζληθή καο λνκνζεζία (ειιελνπνίεζε localization) κε ηηο πεξίπινθεο ξπζκίζεηο ηδίσο ηνπ ΚΒ (Κψδηθα Βηβιίσλ θαη ηνηρείσλ). ηελ Διιάδα νη ζεκαληηθφηεξνη μέλνη νίθνη πνπ αληηπξνζσπεχνπλ παθέηα ERP είλαη θαηά θχξην ιφγν ε SAP, ε MICROSOFT θαη ε ORACLE,ζε αληίζεζε φκσο κε ηελ SAP HELLAS ε MICROSOFT θαη ε ORACLE πνπ δξαζηεξηνπνηνχληαη ζηελ Διιάδα δελ έρνπλ επελδχζεη αλάινγα ζηελ ειιεληθνπνίεζε ησλ ERP πνπ αληηπξνζσπεχνπλ. Παξνπζηάδεηαη ζρεκαηηθά ην κεξίδην ηεο ειιεληθήο αγνξάο ERP: Στήμα 9. Επιλογή πακέηοσ ERP από ελληνικές μικρομεζαίες επιτειρήζεις (KPMG, 2009) 75

76 5.2. Η ΑΓΟΡΑ ERP ΣΗΝ ΔΛΛΑΓΑ Σα ERP παθέηα ήξζαλ ζηελ ειιεληθή αγνξά κε ηελ ππφζρεζε λα πξνζθέξνπλ κία νινθιεξσκέλε ιχζε εθαξκνγψλ φπνπ θάησ απφ κηα δπλακηθή ιεηηνπξγηθφηεηα, λα βειηηζηνπνηνχλ ηνπο δηάθνξνπο πφξνπο πνπ δηαζέηεη ε επηρείξεζε ψζηε λα πξνζθέξνπλ πιενλεθηήκαηα θαη επειημία θαη λα κεηψλνπλ ηα ιεηηνπξγηθά έμνδα. ηελ Διιάδα ε ξαγδαία αλάπηπμε θαη ε φμπλζε ηνπ αληαγσληζκνχ ηα ηειεπηαία ρξφληα, δεκηνχξγεζε ζηηο επηρεηξήζεηο ηελ αλάγθε ηεο πηνζέηεζεο κίαο νινθιεξσκέλεο επηρεηξεζηαθήο ιχζεο, πξνθεηκέλνπ λα πεηχρνπλ κείσζε ησλ ιεηηνπξγηθψλ εμφδσλ, βειηίσζε ησλ ππεξεζηψλ πξνο ηνπο πειάηεο, αλεχξεζε λέσλ αγνξψλ, θαζψο θαη θαιχηεξεο θαη έγθπξεο πιεξνθφξεζεο, δειαδή πξνθεηκέλνπ λα παξακείλνπλ αληαγσληζηηθέο ζηηο λέεο δηακνξθνχκελεο ζπλζήθεο. Δηδηθφηεξα κηιψληαο γηα ηελ αγνξά ηεο Διιάδαο θαη βιέπνληαο ην κέγεζνο ησλ επηρεηξήζεσλ ζε ζρέζε κε ησλ live εγθαηαζηάζεσλ, δελ κπνξνχκε λα ηζρπξηζηνχκε φηη ε αγνξά έρεη σξηκάζεη θαη απηφ γηαηί πνιιά απφ ηα ERP Projects ελ πνιινίο δελ ηθαλνπνίεζαλ ηνπο αξρηθνχο ηνπο ζηφρνπο, κέλνληαο κφλν ζηελ εγθαηάζηαζε ελφο κέξνπο ηνπ ζπζηήκαηνο (π.ρ. financials). Η θαηάζηαζε απηή πνπ παξαηεξείηαη, νθείιεηαη ζε δχν θπξίσο ιφγνπο. Καη αξρήλ ζηε κε αθξηβή εθηίκεζε ησλ απαηηνχκελσλ πφξσλ (νηθνλνκηθψλ θαη αλζξσπίλνπ δπλακηθνχ) γηα ηελ πινπνίεζε ηέηνησλ projects θαη θαηά δεχηεξνλ, ζε αδπλακία νξηζκέλσλ ERP ζπζηεκάησλ πξψηεο γεληάο λα πξνζαξκνζηνχλ ζηηο λέεο ζπλζήθεο θαη λα ηθαλνπνηήζνπλ επηρεηξεζηαθέο αιιαγέο κε ρακειφ θφζηνο δηαηεξψληαο παξάιιεια απξφζθνπηε ηε ιεηηνπξγία ηεο επηρείξεζεο. Σα ERP ηεο δεχηεξεο γεληάο (ERP II ζχκθσλα κε ηελ νξνινγία ηεο Gartner Group) αθνινπζψληαο ηηο αλάγθεο θαη ηηο εμειίμεηο, φπσο απηέο δηακνξθψλνληαη ζην πεξηβάιινλ ηεο Νέαο Οηθνλνκίαο, πξνζθέξνπλ ιχζεηο κε πςειή πξνζαξκνζηηθφηεηα θαη δπλαηφηεηα ηθαλνπνίεζεο αιιαγψλ πνπ ζα πξνθχςνπλ κεηά ηελ «Go Live» εκέξα, φπσο ζπγρσλεχζεηο, εμαγνξέο, επεθηάζεηο, ζε λέεο αγνξέο θαη λέα πξντφληα θ.ιπ. Έηζη νινθιεξψλνπλ ηηο έμσ θαη ελδνεπηρεηξεζηαθέο ιεηηνπξγίεο ηεο επηρείξεζεο πξνζθέξνληαο αληαγσληζηηθφ πιενλέθηεκα. Η ζπνπδαηφηεξε πξνυπφζεζε γηα ηελ πηνζέηεζε ηέηνηνπ είδνπο ιχζεσλ είλαη ε ζπγθεθξηκελνπνίεζε ησλ ζηφρσλ θαη ησλ αλακελφκελσλ απνηειεζκάησλ, θαζψο θαη ε απφιπηε ππνζηήξημε ηνπ project απφ ηε δηνίθεζε ηεο επηρείξεζεο. 76

77 ΚΔΦΑΛΑΙΟ 6 ΜΔΛΔΣΗ ΠΔΡΙΠΣΩΗ ΓΡΗΓΟΡΗ ΜΙΚΡΟΓΔΤΜΑΣΑ ΑΒΔΔ 6.1 ΔΙΑΓΩΓΗ ΣΗΝ ΔΠΙΥΔΙΡΗΗ ΓΡΗΓΟΡΗ ΜΙΚΡΟΓΔΤΜΑΣΑ ΑΒΔΔ ΙΣΟΡΙΚΑ ΣΟΙΥΔΙΑ Σν πξψην θαηάζηεκα κε ην φλνκα "Γξεγφξεο" δεκηνπξγήζεθε ζηε Γάθλε ην 1972 απφ ηνλ θ. Γξεγφξε Γεσξγάην, πνπ αμηνπνίεζε ηελ κεγάιε νηθνγελεηαθή ηνπ εκπεηξία ζηελ παξαγσγή πξντφλησλ δχκεο. Σν θαηάζηεκα πνπ δηέζεηε κηα κεγάιε πνηθηιία ηπξνπηηνεηδψλ θαη θξνπαζάλ έγηλε γξήγνξα γλσζηφ ζε φιε ηελ Αζήλα γηα ηελ πνηφηεηα ησλ πξντφλησλ ηνπ. Η επηηπρία απηή νδήγεζε ζηελ επέθηαζε ησλ θαηαζηεκάησλ "Γξεγφξεο" κε ηε δεκηνπξγία θαη άιισλ ηξηψλ εηαηξηθψλ θαηαζηεκάησλ. ηηο αξρέο ηεο δεθαεηίαο ηνπ 1990 ην management ηεο εηαηξίαο πέξαζε ζηε λέα γεληά ηεο νηθνγέλεηαο, ηνλ θ. Βιάζε Γεσξγάην θαη ηελ θα Άξηεκηο Γεσξγάηνπ, παξακέλνληαο πάληα θαη ε πξψηε γεληά ελεξγή. Σφηε ηέζεθε ζε εθαξκνγή ην ζρέδην ηεο δπλακηθήο επέθηαζεο ηεο εηαηξίαο κέζσ franchising, πνπ νδήγεζε ζηε ζεκεξηλή επηηπρία. ηα πιαίζηα ηεο αλαπηπμηαθήο ηεο πνξείαο ην 2001 ε εηαηξία επέθηεηλε ηηο δξαζηεξηφηεηεο ηεο ζην ρψξν ηνπ. Ο Όκηινο ζήκεξα εκπνξεχεηαη & αλαπηχζζεη ζε θιεηζηέο & αλνηρηέο αγνξέο 4 εκπνξηθά ζήκαηα, ελψ ην ζχλνιν ησλ θαηαζηεκάησλ ηνπ Οκίινπ ππεξβαίλεη ηα 250. Σν δίθηπν Γξεγφξεο Μηθξνγεχκαηα απαξηζκεί πεξηζζφηεξα απφ 200 ζεκεία πψιεζεο εηαηξηθά ή franchise. Σν πξψην εθηφο Αηηηθήο θαηάζηεκα δεκηνπξγήζεθε ζηε Μπηηιήλε ζηηο αξρέο ηνπ Η κεγάιε επηηπρία ηνπ θαηαζηήκαηνο απηνχ απέδεημε ηε δχλακε ηεο θηινζνθίαο ησλ θαηαζηεκάησλ Γξεγφξεο Μηθξνγεχκαηα ζε φιν ηνλ Διιεληθφ ρψξν. Απφ ηφηε έρνπλ αλνίμεη θαηαζηήκαηα ζηε Υαιθίδα, Κέξθπξα, Καβάια, Καιακάηα, Ξάλζε, Θεζζαινλίθε, Υαληά, Κνκνηελή, Λακία, Ισάλληλα, Πάηξα, Πάξν, Ηξάθιεην, Υίν, άκν. θ.α. Δπίζεο ν φκηινο ζήκεξα δηαζέηεη πεξηζζφηεξα απφ 50 θαηαζηήκαηα "Coffeeright" πνπ ιεηηνπξγνχλ θπξίσο εληφο ησλ θαηαζηεκάησλ Γξεγφξεο Μηθξνγεχκαηα. ην εμσηεξηθφ ν Όκηινο έρεη επεθηαζεί ζε Ρνπκαλία, Κχπξν θαη Αιβαλία κε θαηαζηήκαηα "Gregorys" θαη "Coffeeright". ΣΟΜΔΙ ΓΡΑΣΗΡΙΟΣΗΣΑ Η αλάπηπμε ηεο αγνξάο καδηθήο εζηίαζεο δηαρσξίδεηαη ζε ηξεηο ηνκείο: ηηο αλνηρηέο αγνξέο, ηηο θιεηζηέο θαη ηηο εκίθιεηζηεο αγνξέο. Αλνηθηέο ζεσξνχληαη νη αγνξέο πνπ απεπζχλνληαη ζε φιν ην θάζκα ησλ θαηαλαισηψλ. Σα θαηαζηήκαηα ησλ αλνηθηψλ αγνξψλ αλαπηχζζνληαη "ζην δξφκν" θαη έρνπλ πξφζβαζε ζε απηά φινη νη θαηαλαισηέο. Κιεηζηέο ζεσξνχληαη νη αγνξέο νη νπνίεο ραξαθηεξίδνληαη απφ ζπγθεθξηκέλν θάζκα θαηαλαισηψλ, ζην νπνίν απεπζχλνληαη απνθιεηζηηθά ηα θαηαζηήκαηα πνπ 77

78 αλαπηχζζνληαη ζε απηέο. Δίλαη, δειαδή, θαηαζηήκαηα πνπ ιεηηνπξγνχλ σο θπιηθεία κέζα ζε γξαθεία εηαηξηψλ, ζε κνλάδεο παξαγσγήο ή εξγνζηάζηα. Ηκίθιεηζηεο ζεσξνχληαη νη αγνξέο πνπ ζπλδπάδνπλ ηα ραξαθηεξηζηηθά ησλ θιεηζηψλ θαη αλνηθηψλ αγνξψλ. Σα θαηαζηήκαηα πνπ ιεηηνπξγνχλ κέζα ζε εκίθιεηζηεο αγνξέο είλαη θαηαζηήκαηα πνπ βξίζθνληαη κέζα ζε εηαηξίεο ή άιια θαηαζηήκαηα αιιά απεπζχλνληαη ηφζν ζην θνηλφ ησλ εξγαδνκέλσλ φζν θαη ζην επξχηεξν θνηλφ. Ο Όκηινο Δηαηξηψλ Δζηίαζεο Γξεγφξεο έρεη παξνπζία θαη ζηνπο ηξεηο ηνκείο αγνξψλ κε θαηαζηήκαηα Γξεγφξεο Μηθξνγεχκαηα & Coffeeright. ΟΡΑΜΑ Σν φξακα θαη νη αμίεο ηεο εηαηξείαο ζπλνςίδνληαη ζηελ εμήο πξφηαζε: << Να πξνζθέξνπκε ηελ Καιύηεξε Καζεκεξηλή Δκπεηξία Καθέ θαη Μηθξνγεπκάηωλ ζηνλ θόζκν >> 6.2 SAP ERP Η εγθαηάζηαζε ηνπ SAP ERP είρε θξηζεί απαξαίηεηε θαζψο ε εηαηξία ήζειε λα επεθηαζεί θαη ην ππάξρνλ ζχζηεκα εκπφδηδε ηελ αλάπηπμή ηεο. Σν έξγν μεθίλεζε ηνλ Αχγνπζην ηνπ 2002 θαη ε πξψηε θάζε νινθιεξψζεθε επηηπρψο ηελ 01/01/2003, εκεξνκελία πνπ μεθίλεζε ε παξαγσγηθή ιεηηνπξγία ηεο εηαηξείαο ΓΡΗΓΟΡΗ ΜΙΚΡΟΓΔΤΜΑΣΑ ζην πεξηβάιινλ ηνπ SAP ζηηο πεξηνρέο Fl, CO, MM, SD. To SAP αληηθαηέζηεζε ην ζχζηεκα OMEGA, πνπ κέρξη ηφηε ρξεζηκνπνηνχζε ν Όκηινο. Μέζα ζην 2003 νινθιεξψζεθαλ θαη νη εξγαζίεο ηεο δεχηεξεο θάζεο, ηεο έληαμεο ησλ ζπγαηξηθψλ εηαηξεηψλ ηνπ Οκίινπ ζην πεξηβάιινλ mysap Business Suite θαζψο επίζεο θαη ε επέθηαζε θαη ν εκπινπηηζκφο ηνπ ήδε εγθαηεζηεκέλνπ ινγηζκηθνχ. 78

79 6.3 SAP BW Σν ζχζηεκα SAP BW (Data warehouse) ην νπνίν θαιείηαη θαη BI (business intelligence), απνηειεί μερσξηζηή ιχζε θαη ρξεζηκνπνηείηαη νπζηαζηηθά γηα ηελ απνζήθεπζε θαη πεξαηηέξσ επεμεξγαζία ησλ επηρεηξεζηαθψλ πιεξνθνξηψλ. Απηφ επηηπγράλεηαη κε ηε ρξήζε ζπγθεθξηκέλσλ νξγαλσηηθψλ δνκψλ (Infocubes, characteristics) ηα νπνία επηηξέπνπλ ηελ δεκηνπξγία εμεηδηθεπκέλωλ αλαθνξώλ. Σν ζχζηεκα SAP BW ζπλδέεηαη άκεζα κε ην SAP ERP θαζψο δέρεηαη σο εηζξνή ηα δεδνκέλα πνπ ρξεηάδεηαη. Πην ζπγθεθξηκέλα ην BW ελεκεξψλεηαη γηα ηα νξγαλσηηθά δεδνκέλα (εγθαηαζηάζεηο, πεξηνρέο πσιήζεσλ, νξγαληζκνχο πξνκεζεηψλ), ηηο επηρεηξεζηαθέο θηλήζεηο (πιεξσκέο, αγνξέο, παξαγγειίεο) θαη ηα βαζηθά αξρεία (πειαηψλ, πξνκεζεπηψλ, πιηθψλ). Η εγθαηάζηαζε ηνπ SAP BW μεθίλεζε ζηαδηαθά απφ ην 2005 θαη πξνζαξκφδεηαη ζπλερψο ζηηο αλάγθεο ηεο επηρείξεζεο θαζψο απνηειεί επέιηθην πιεξνθνξηαθφ εξγαιείν. 6.4 ΑΝΑΛΤΗ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΚΑΣΑΣΑΔΩΝ Η αλάιπζε γηα ηελ επηξξνή ηνπ ζπζηήκαηνο SAP ERP ζηελ εηαηξία ΓΡΗΓΟΡΗ ΜΙΚΡΟΓΔΤΜΑΣΑ ΑΒΔΔ ζα πξαγκαηνπνηεζεί γηα ηελ πεξίνδν θαη ζα γίλεη αλάιπζε αξηζκνδεηθηψλ ηφζν δηαρξνληθά φζν θαη ζε ζρέζε κε ηνλ βαζηθφ αληαγσληζηή ηεο εηαηξίαο ηελ EVEREST ΣΡΟΦΟΓΟΣΙΚΗ AEΒΔ. Σα ζηνηρεία πνπ έρνπλ ρξεζηκνπνηεζεί γηα ηελ αλάιπζε επηζπλάπηνληαη ζην παξάξηεκα. Η αλάιπζε ζα εζηηαζηεί ζηα βαζηθφηεξα νηθνλνκηθά κεγέζε ησλ εηαηξηψλ (πάγηα, θέξδε, έμνδα, απνζέκαηα, πσιήζεηο) θαζψο ζα αλαιπζνχλ νη επηπηψζεηο ηνπ ζπζηήκαηνο SAP ERP ζηηο δνκηθέο ιεηηνπξγίεο ηεο επηρείξεζεο θαη ζα ειεγρζεί αλ φλησο απνηέιεζε αληαγσληζηηθφ πιενλέθηεκα ηθαλφ γηα λα δψζεη ζηελ εηαηξία πξνβάδηζκα ζηελ αγνξά. Πην ζπγθεθξηκέλα ζα εμεηαζηνχλ νη αξηζκνδείθηεο: Βαζκφο Παγηνπνίεζεο Οηθνλνκηθήο Αλεμαξηεζίαο Απνδνηηθφηεηαο πλνιηθνχ Δλεξγεηηθνχ Κπθινθνξηαθήο Σαρχηεηαο Απνζεκάησλ Κπθινθνξηαθήο Σαρχηεηαο Δλεξγεηηθνχ Δμφδσλ Γηάζεζεο πξνο θαζαξέο πσιήζεηο Υξεκαηνδφηεζεο παγίσλ Κφζηνπο Πσιεζέλησλ / Καζαξέο Πσιήζεηο 79

80 ηνηρεία ΓΡΗΓΟΡΗ ΜΙΚΡΟΓΔΤΜΑΣΑ ΑΒΔΔ Ροςά εκφραςμζνα ςε ΕΣΑΙΡΙΑ 2009 ΕΣΑΙΡΙΑ 2008 ΕΣΑΙΡΙΑ 2007 ΕΣΑΙΡΙΑ 2006 ΕΣΑΙΡΙΑ 2005 ΚΥΚΛΟΣ ΕΓΑΣΙΩΝ ΚΟΣΤΟΣ ΡΩΛΗΣΕΩΝ ΜΙΚΤΑ ΚΕΔΗ ΛΟΙΡΑ ΛΕΙΤΟΥΓΙΚΑ ΕΣΟΔΑ ΕΞΟΔΑ ΛΕΙΤΟΥΓΙΑΣ ΔΙΑΘΕΣΗΣ ΚΕΔΗ ΡΟ ΦΟΩΝ ΚΑΙ ΧΗΜΑΤΟΔΟΤΙΚΩΝ ΑΡΟΤΕΛΕΣΜΑΤΩΝ ΜΕΤΑΒΟΛΗ ΚΕΔΩΝ ΡΟ ΦΟΩΝ 12,46% 10,89% 17,48% 87,53% ΣΥΝΟΛΟ ΕΝΕΓΗΤΙΚΟΥ ΡΑΓΙΑ (ΕΝΣΩΜΑΤΑ, ΑΥΛΑ, ΛΟΙΡΑ ΜΗ ΚΥΚΛΟΦΟΟΥΝΤΑ) ΑΡΟΘΕΜΑΤΑ ΚΕΔΗ ΡΟ ΦΟΩΝ ΚΕΔΗ ΜΕΤΑ ΦΟΩΝ ΚΑΘΑΗ ΘΕΣΗ Κόςτοσ Πωλθκζντων / Κακαρζσ Πωλιςεισ 40,12% 41,91% 39,51% 35,94% 35,66% Ζξοδα Διάκεςθσ / Κακαρζσ Πωλιςεισ 41,77% 40,11% 43,56% 54,01% 58,56% Αποδοτικότθτα Συνολικοφ Ενεργθτικοφ -2,17% 8,08% 5,22% 6,51% -2,82% Κυκλοφοριακι Ταχφτθτα Ενεργθτικοφ 83,45% 116,57% 111,27% 114,88% 99,75% Κυκλοφοριακι Ταχφτθτα Αποκεμάτων 16,31 13,99 10,30 9,23 9,79 365/Κυκλοφοριακι Ταχφτθτα Αποκεμάτων 22,4 26,1 35,4 39,6 37,3 Βακμόσ παγιοποίθςθσ ενεργθτικοφ 79,60% 71,85% 76,52% 79,76% 82,68% Κδια Κεφάλαια / Ράγια 29,05% 50,29% 37,96% 33,68% 15,56% Αρικμοδείκτθσ Οικονομικισ Ανεξαρτθςίασ 23,12% 36,13% 29,05% 26,86% 12,87% 80

81 ηνηρεία EVEREST ΣΡΟΦΟΓΟΣΙΚΗ ΑΔΒΔ Ροςά εκφραςμζνα ςε 1000 ΕΣΑΙΡΙΑ 2009 ΕΣΑΙΡΙΑ 2008 ΕΣΑΙΡΙΑ 2007 ΕΣΑΙΡΙΑ 2006 ΕΣΑΙΡΙΑ 2005 ΚΥΚΛΟΣ ΕΓΑΣΙΩΝ ΚΟΣΤΟΣ ΡΩΛΗΣΕΩΝ ΜΙΚΤΑ ΚΕΔΗ ΛΟΙΡΑ ΛΕΙΤΟΥΓΙΚΑ ΕΣΟΔΑ ΕΞΟΔΑ ΛΕΙΤΟΥΓΙΑΣ ΔΙΑΘΕΣΗΣ ΕΞΟΔΑ ΔΙΟΙΚΗΣΙΚΗ ΛΕΙΣΟΤΡΓΙΑ ΜΕΤΑΒΟΛΗ ΚΕΔΩΝ ΡΟ ΦΟΩΝ 12,15% -1,69% 30,69% 44,76% ΣΥΝΟΛΟ ΕΝΕΓΗΤΙΚΟΥ ΡΑΓΙΑ (ΕΝΣΩΜΑΤΑ, ΑΥΛΑ, ΛΟΙΡΑ ΜΗ ΚΥΚΛΟΦΟΟΥΝΤΑ) ΑΡΟΘΕΜΑΤΑ ΚΕΔΗ ΡΟ ΦΟΩΝ ΚΕΔΗ ΜΕΤΑ ΦΟΩΝ ΚΑΘΑΗ ΘΕΣΗ Κόςτοσ Ρωλθκζντων / Κακαρζσ Ρωλιςεισ 72,68% 74,90% 74,36% 74,87% 77,38% Λειτουργικά Ζξοδα / Κακαρζσ Ρωλιςεισ 0,11% 0,10% 0,06% 0,42% 0,50% Ζξοδα Διοίκθςθσ / Κακαρζσ Ρωλιςεισ 4,13% 4,67% 5,02% 4,32% 4,11% Ζξοδα Διάκεςθσ / Κακαρζσ Ρωλιςεισ 8,83% 8,46% 7,73% 8,94% 9,40% Χρεωςτικοί Τόκοι /Κακαρζσ Ρωλιςεισ 0,39% 0,15% 0,07% 0,18% 0,24% Αποδοτικότθτα Συνολικοφ Ενεργθτικοφ 11,08% 10,14% 14,45% 9,33% 8,15% Κυκλοφοριακι Ταχφτθτα Ενεργθτικοφ 108,64% 117,11% 141,52% 123,79% 131,82% Κυκλοφοριακι Ταχφτθτα Αποκεμάτων 10,85 12,18 15,74 19,33 16,51 365/Κυκλοφοριακι Ταχφτθτα Αποκεμάτων 33,6 30,0 23,2 18,9 22,1 Βακμόσ παγιοποίθςθσ ενεργθτικοφ 25,39% 30,35% 41,65% 43,97% 55,98% Κδια Κεφάλαια / Ράγια 210,67% 145,04% 142,23% 118,00% 102,75% Αρικμοδείκτθσ Οικονομικισ Ανεξαρτθςίασ 53,48% 44,02% 59,24% 51,88% 57,52% 81

82 6.4.Α ΑΝΑΛΤΗ ΑΡΙΘΜΟΓΔΙΚΣΩΝ ΑΡΙΘΜΟΔΕΙΚΣΕ Βαθμόσ Παγιοποίηςησ Περιγραφι - Ανάλυςθ Βακμόσ παγιοποίθςθσ ενεργθτικοφ= Ράγια ςτοιχεία/σφνολο ενεργθτικοφ Ο παραπάνω δείκτθσ δείχνει το ποςοςτό από τα ςυνολικά κεφάλαια που ζχει επενδυκεί ςε πάγια ςτοιχεία του ενεργθτικοφ. Πςο μεγαλφτεροσ είναι ο δείκτθσ αυτόσ από ζτοσ ςε ζτοσ, τόςο καλφτερα είναι και για τθν επιχείρθςθ. Αν και μειϊνεται διαχρονικά για τθν ΓΗΓΟΗΣ, ςε ςχζςθ με τον ανταγωνιςμό διατθρείται ςε υψθλά επίπεδα κακϊσ ςτα EVEREST μειϊκθκε κάτω από το μιςό (από 56% ςε 25,4%) Αρικμοδείκτθσ Οικονομικισ ανεξαρτθςίασ= Κδια κεφάλαια/συνολικά κεφάλαια Αριθμοδείκτησ Οικονομικήσ Ανεξαρτηςίασ Αποδοτικότητα Συνολικοφ Ενεργητικοφ Κυκλοφοριακή Ταχφτητα Αποθεμάτων Ραρατθρείται αυξθτικι τάςθ ςτον δείκτθ αυτόν για τθν ΓΗΓΟΗΣ, κακϊσ το ςφςτθμα ERP βοικθςε ςτθν ανεξαρτθςία τθσ επιχείρθςθσ κακιςτϊντασ τθν πιο ολοκλθρωμζνθ και εμφανίηει μια εςωτερικι δυναμικι που τθσ επιτρζπει να χρθματοδοτεί τισ επενδφςεισ τθσ με ίδια κεφάλαια. Αντίκετα ςτα EVEREST ο αρικμοδείκτθσ αυτόσ παρουςίαςε ςχετικι πτϊςθ. Δείκτθσ αποδοτικότθτασ ενεργθτικοφ: κακαρά κζρδθ χριςθσ / ςφνολο ενεργθτικοφ Χ 100: Ο ςυγκεκριμζνοσ αρικμοδείκτθσ μετράει τθν απόδοςθ των ςυνολικϊν περιουςιακϊν ςτοιχείων μιασ επιχείρθςθσ και επιτρζπει τθν αξιολόγθςθ τθσ αποτελεςματικότθτασ τθσ λειτουργίασ τθσ. Ο δείκτθσ φανερϊνει τθν ικανότθτά τθσ να μπορεί να επιηιςει οικονομικά και να προςελκφςει κεφάλαια που προςφζρονται για επζνδυςθ, «ανταμείβοντάσ» τα ανάλογα. Ο δείκτθσ γενικά ζχει αυξθτικι τάςθ για τθν ΓΗΓΟΗΣ εκτόσ από το 2009 όπου οι υψθλζσ αποςβζςεισ μείωςαν δραματικά τα κζρδθ προ φόρων. Στα EVEREST ο αρικμοδείκτθσ φαίνεται αυξθτικόσ. Δείκτθσ ταχφτθτασ κυκλοφορίασ αποκεμάτων: κόςτοσ πωλιςεων / αποκζματα: Ο αρικμοδείκτθσ αυτόσ επιτρζπει να δοφμε πόςεσ φορζσ ανανεϊκθκαν τα αποκζματα τθσ επιχείρθςθσ ςε ςχζςθ με τισ πωλιςεισ τθσ μζςα ςτθ χριςθ. Χρθςιμοποιείται δθλαδι για να διαπιςτωκεί θ ταχφτθτα με τθν οποία τα αποκζματα διατζκθκαν και αντικαταςτάκθκαν κατά τθ διάρκεια τθσ χριςθσ. Αν διαιρζςουμε το 365 (ςυνολικζσ θμζρεσ του ζτουσ) με τον αρικμό αυτόν διαπιςτϊνουμε τον αρικμό των θμερϊν που παρζμειναν τα αποκζματα ςτθν επιχείρθςθ ϊςπου να πωλθκοφν. Ραρατθρείται για τθν ΓΗΓΟΗΣ ότι διαχρονικά το ςφςτθμα ERP και ςυγκεκριμζνα θ διαχείριςθ αποκεμάτων από το υποςφςτθμα LOGISTICS, βοικθςε ςτθν διατιρθςθ λιγότερων αποκεμάτων ανά χρονικι περίοδο κάτι το οποίο βοθκάει ςτθν ςυρρίκνωςθ του κόςτουσ λειτουργίασ τθσ επιχείρθςθσ. Η διαφορά με τα EVEREST ςε αυτό το ςθμείο είναι εμφανισ κακϊσ οι θμζρεσ που τα αποκζματα παρζμειναν ςτθν επιχείρθςθ (2009) ϊςπου να πωλθκοφν είναι 22,4 για τθν ΓΗΓΟΗΣ και 33,6 για τα EVEREST. 82

83 Δείκτθσ ταχφτθτασ κυκλοφορίασ ενεργθτικοφ: κφκλοσ εργαςιϊν / γενικό ςφνολο ενεργθτικοφ: Ο εν λόγω αρικμοδείκτθσ παρζχει ενδείξεισ για το πόςο θ επιχείρθςθ χρθςιμοποιεί εντατικά τα περιουςιακά τθσ ςτοιχεία προκειμζνου να πραγματοποιεί τισ πωλιςεισ τθσ. Από αυτό φαίνεται αν υπάρχει υπερεπζνδυςθ κεφαλαίων ςτθν επιχείρθςθ ςε ςχζςθ με το φψοσ των πωλιςεϊν τθσ. Γενικότερα, όςο υψθλότεροσ είναι ο δείκτθσ αυτόσ τόςο πιο αποτελεςματικά ζχουν χρθςιμοποιθκεί τα περιουςιακά τθσ ςτοιχεία. Κυκλοφοριακή Ταχφτητα Ενεργητικοφ Αυτό που φαίνεται από τθν ανάλυςθ τθσ ΓΗΓΟΗΣ είναι ότι ο δείκτθσ αυξάνεται διαχρονικά και ςε αυτό ςυνζβαλε ςθμαντικά το ςφςτθμα ERP όπου με τθν ςωςτι πλθροφόρθςθ ςε όλεσ τισ χρονικζσ περιόδουσ, αξιοποιικθκαν αποτελεςματικά τα περιουςιακά ςτοιχεία τθσ επιχείρθςθσ. Για το ζτοσ 2009 ο δείκτθσ μειϊνεται λόγω του μεγάλου ςυνόλου ενεργθτικοφ, θ οποία οφείλεται ςτθν αφξθςθ άυλων περιουςιακϊν ςτοιχείων κατά (αφξθςθ 289,78%). Για τα EVEREST ο δείκτθσ μειϊνεται διαχρονικά ςυνεπϊσ ενιςχφεται θ άποψθ ότι το SAP ERP, ζδωςε προβάδιςμα ςτθ ΓΗΓΟΗΣ ςε αυτό το τομζα. Ζξοδα Διάκεςθσ /Κακαρζσ Ρωλιςεισ. Πςο μεγαλφτεροσ είναι αυτόσ ο αρικμοδείκτθσ, τόςο μικρότερθ είναι θ αποδοτικότθτα τθσ επιχείρθςθσ. Αριθμοδείκτησ Εξόδων Διάθεςησ προσ καθαρζσ πωλήςεισ Για τθν ΓΗΓΟΗΣ ο δείκτθσ μειϊνεται διαχρονικά και αυτό οφείλεται ςτθν αποτελεςματικι διαχείριςθ των πωλιςεων από το υποςφςτθμα των Ρωλιςεων και διανομισ (Sales and Distribution) του SAP ERP. Ριο ςυγκεκριμζνα οι αυτοματοποιθμζνεσ διαδικαςίεσ δθμιουργίασ των παραγγελιϊν (ειςαγωγι ςτο ςφςτθμα με αυτόματθ εκτζλεςθ προγραμμάτων) και οι αυτοματοποιθμζνεσ διαδικαςίεσ ελζγχου αποκεμάτων του υποςυςτιματοσ διαχείριςθσ αποκεμάτων, ςυνζβαλαν ςτθν μείωςθ των εξόδων διάκεςθσ ςε ςχζςθ με τον όγκο των πωλιςεων κακιςτϊντασ τθν εταιρία πιο αποτελεςματικι ςτθν διαχείριςθ των πωλιςεων τθσ. Για τα EVEREST ο δείκτθσ μειϊκθκε ελάχιςτα κάτι το οποίο ςθμαίνει ότι θ ΓΗΓΟΗΣ ςε αυτι τθν περιοχι (διάκεςθσ - πωλιςεων) εμφανίηει να ζχει πλεονζκτθμα κυρίωσ λόγω του SAP ERP. Κδια κεφάλαια / Ράγια. Ο δείκτθσ αυτόσ μετράει τθν ςχζςθ μεταξφ λειτουργικϊν μθ κυκλοφοριακϊν περιουςιακϊν ςτοιχείων και ιδίων κεφαλαίων. Ο δείκτθσ χρθςιμοποιείται ςτον προςδιοριςμό του τρόπου χρθματοδότθςθσ των παγίων τθσ επιχείρθςθσ. Αριθμοδείκτησ χρηματοδότηςησ παγίων Από τθν ανάλυςθ τθσ ΓΗΓΟΗΣ φαίνεται ότι ο δείκτθσ ζχει αυξθτικι τάςθ. Σε αυτό ςυνζβαλε θ αποτελεςματικι αξιοποίθςθ των περιουςιακϊν ςτοιχείων τθσ επιχείρθςθσ από το ςφςτθμα SAP ERP και κατάφερε θ επζκταςθ του κεφαλαιουχικοφ εξοπλιςμοφ τθσ να χρθματοδοτθκεί περιςςότερο από ίδιο κεφάλαιο παρά από δανειακά κεφάλαια. Για τα EVEREST ο δείκτθσ ςχεδόν διπλαςιάςτθκε αλλά αυτό οφείλεται κυρίωσ ςτθν διαχρονικι από-παγιοποίθςθ τθσ επιχείρθςθσ. Κόςτοσ Ρωλθκζντων / Κακαρζσ Ρωλιςεισ. Αριθμοδείκτησ Κόςτοσ Πωληθζντων / Καθαρζσ Πωλήςεισ Από τθν ανάλυςθ τθσ ΓΗΓΟΗΣ φαίνεται ότι ο δείκτθσ ζχει ανοδικι πορεία θ οποία τείνει να μειϊςει το κζρδοσ τθσ επιχείρθςθσ. Το κόςτοσ πωλθκζντων προςδιορίηεται κυρίωσ από παράγοντεσ που δεν επθρεάηει το ςφςτθμα ERP (ςυμφωνίεσ με προμθκευτζσ κλπ), οπότε δεν μποροφμε να ιςχυριςτοφμε ότι ζχει επθρεαςτεί από το SAP ERP αυτι θ τάςθ. Αντίκετα ςτα EVEREST, ο δείκτθσ αυτόσ ζχει μειωκεί αιςκθτά κάτι το οποίο δείχνει ότι θ περιοχι αυτι επθρεάηεται κυρίωσ από ςυμφωνίεσ και τισ πολιτικζσ (Politics). 83

84 6.5 ΤΜΠΔΡΑΜΑΣΑ Απφ ηελ παξαπάλσ αλάιπζε ζπκπεξαίλνπκε φηη ην πιεξνθνξηαθφ ζχζηεκα SAP ERP έρεη ζεηηθή επίδξαζε ζηα πεξηζζφηεξα νηθνλνκηθά ζηνηρεία ηεο εηαηξίαο. Πην ζπγθεθξηκέλα, αλαθνξηθά κε ηηο δνκέο ηεο επηρείξεζεο: Όζνλ αθνξά ηηο πωιήζεηο, ε ρξήζε ησλ δηεπαθψλ (Interfaces) γηα απηφκαην download ησλ παξαγγειηψλ ζην ζχζηεκα SAP ERP κείσζε ζεκαληηθά ην θφζηνο ηεο παξαγγειηνιεςίαο θαη ζε ζπλδπαζκφ κε ηνπο ειέγρνπο απνζεκάησλ, δξνκνινγήζεσλ θαη εκεξνκεληψλ παξάδνζεο απφ ην SAP ERP ην θφζηνο ζπκπηέδεηαη δηαρξνληθά θάηη ην νπνίν δηθαηνινγεί θαη ν Αξηζκνδείθηεο Δμφδσλ Γηάζεζεο πξνο θαζαξέο πσιήζεηο. ρεηηθά κε ηελ δηαρείξηζε απνζεθώλ, ην ζχζηεκα SAP ERP κε ηελ on-line ελεκέξσζε ησλ απνζεθψλ (είηε γηα παξαιαβέο-γειηία εηζαγσγήο, είηε γηα ηηο εμαγσγέο-γειηία απνζηνιήο), βνήζεζε ην ηκήκα Logistics λα έρεη αθξηβή εηθφλα ησλ απνζεθψλ ηεο επηρείξεζεο θαη λα κπνξέζεη λα κεηψζεη ην θφζηνο απνζήθεπζεο θαζψο θαη δηαρείξηζεο ησλ απνζεθψλ ησλ εγθαηαζηάζεσλ ηεο (Plants). Απηφ γίλεηαη παζηθαλέο απφ ηελ ηάζε ηνπ αξηζκνδείθηε Κπθινθνξηαθήο Σαρχηεηα Απνζεκάησλ λα κεηψζεη ηελ παξακνλή ησλ απνζεκάησλ ζηελ επηρείξεζε φπνπ ζηελ 5εηία απφ 37,3 κεηψζεθε ζε 22,4 εκέξεο. Αληίζεηα γηα ηα EVEREST ν ζπγθεθξηκέλνο δείθηεο είλαη απμεηηθφο θαη ην 2009 έθηαζε ηηο 33,9 εκέξεο. αθψο θαη ε δηαρείξηζε ησλ απνζεκάησλ ππήξμε απνηειεζκαηηθή γηα ηελ εηαηξία ΓΡΗΓΟΡΗ θαη ζε απηφ ζπλέβαιε θαζνξηζηηθά ην ζχζηεκα SAP ERP. Όζνλ αθνξά ην εξγαηηθό δπλακηθό, κεηψζεθε ν φγθνο ησλ ππαιιήισλ ηεο εηαηξίαο πνπ αζρνινχληαη κε θαηαρσξήζεηο θαη ειέγρνπο επηρεηξεζηαθψλ γεγνλφησλ, θπξίσο ιφγσ ησλ απηνκαηνπνηεκέλσλ δηαδηθαζηψλ θαη ησλ έηνηκσλ αλαθνξψλ ειέγρνπ ηνπ ζπζηήκαηνο SAP ERP. Δπηζεκαίλνληαη νη εμήο εξγαζίεο: ε εθηέιεζε ησλ εγγξαθψλ απνζβέζεσλ πεξηνδηθψλ θαηαρσξήζεσλ (κηζζνδνζία, θαηαρψξεζε ελνηθίσλ θιπ) απνηίκεζεο πιηθψλ (PU) Δθηχπσζεο Ιζνδπγίσλ, θαξηειψλ πειαηψλ-πξνκεζεπηψλ Ιζνδχγηα Λνγηζηηθήο θαη εκεξνιφγηα θαηάζηαζεο ΦΠΑ θαηάζηαζε Παξαθξαηνχκελνπ Φφξνπ Βηβιίν Απνζήθεο Μεηξψν επηηαγψλ (ραξηνθπιάθηα, επηηαγέο in transition) Πιεξσκέο (εγθεθξηκέλεο) πξνκεζεπηψλ Όιεο νη πξναλαθεξζείζεο εξγαζίεο γίλνληαη απηφκαηα (ή εκη-απηφκαηα) απφ ην SAP ERP θαη είλαη δηαζέζηκα αλά πάζα ζηηγκή ιφγσ ηεο on-line ελεκέξσζεο ηνπ ζπζηήκαηνο απφ ηηο θαηαρσξήζεηο ησλ επηρεηξεζηαθψλ γεγνλφησλ. Οη ρξήζηεο πνπ εκπιέθνληαλ ζηηο παξαπάλσ δηαδηθαζίεο ήηαλ πεξίπνπ δηπιάζηνη πξηλ ηελ εγθαηάζηαζε ηνπ SAP ERP. 84

85 πκπεξαζκαηηθά ην ζχζηεκα SAP ERP έδσζε ηα απαξαίηεηα εθφδηα ζηελ εηαηξία ΓΡΗΓΟΡΗ γηα λα αλαπηπρζεί θαη λα θαηαζηαζεί βηψζηκε θαη απνηειεζκαηηθή. Δίλαη θαλεξφ φηη έρεη απμεζεί ε πνιππινθφηεηα ηεο επηρείξεζεο θαη κφλν έλα κεγάιν παθέην ERP κπνξεί λα παξέρεη ηα απαξαίηεηα εξγαιεία θαη αλαθνξέο γηα λα γίλεη νξζή δηαρείξηζε ησλ νηθνλνκηθψλ (θαη κε) ζηνηρείσλ. Δπίζεο ηελ βνήζεζε λα επεθηαζεί θαη ζε άιιεο ρψξεο αθνχ παξέρεη αθξηβέζηαηε (on-line) ελεκέξσζε θαη παξαθνινχζεζε ησλ νηθνλνκηθψλ κεγεζψλ θαη ζαθψο ε ρξήζε ηνπ ERP ζπζηήκαηνο απνηέιεζε αληαγωληζηηθό πιενλέθηεκα θάηη ην νπνίν θαίλεηαη απφ ηελ ζχγθξηζε κε ηα EVEREST. Καη νη δχν εηαηξίεο θαίλνληαη λα είλαη δπλαηνί παίθηεο, βηψζηκνη θαη θαηέρνπλ ζεκαληηθφ κεξίδην ζηνλ θιάδν ηνπο, αιιά ζηα ζπγθεθξηκέλα ζεκεία πνπ άπηνληαη ηνπ ζπζηήκαηνο SAP ERP (δηάζεζε, απνζέκαηα θιπ), o ΓΡΗΓΟΡΗ θαίλεηαη λα πιενλεθηεί. 85

86 ΠΑΡΑΡΣΗΜΑ ΣΟΙΥΔΙΑ ΚΑΙ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΔ EVEREST ΣΡΟΦΟΓΟΣΙΚΗ ΑΔΒΔ

87

88

89

90

91 ΣΟΙΥΔΙΑ ΚΑΙ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΔ ΓΡΗΓΟΡΗ ΜΙΚΡΟΓΔΤΜΑΣΑ ΑΒΔΔ

92

93

94

95

96 ΔΠΔΞΔΡΓΑΙΑ ΓΔΓΟΜΔΝΩΝ Δ ΑΡΥΔΙΟ.XLS 96