Παράδειγμα απλών υπολογισµών µε το Φύλλο Υπολογισµών Το εργαστήριο «Χρήση & Λειτουργία Η/Υ» το παρακολουθούν οι σπουδαστές του Α Εξαμήνου του

Transcript

1 Παράδειγμα απλών υπολογισµών µε το Φύλλο Υπολογισµών Το εργαστήριο «Χρήση & Λειτουργία Η/Υ» το παρακολουθούν οι σπουδαστές του Α Εξαμήνου του τμήματος Ηλεκτρολογίας. Εάν το πλήθος είναι συνήθως 275 σπουδαστές, πρέπει να υπολογίσουμε τον αριθμό των τμημάτων, που πρέπει να δημιουργηθούν και το πλήθος των καθηγητών που απαιτούνται, αν σε κάθε εργαστήριο διδάσκουν 2 καθηγητές και κατά μέσο όρο κάθε ένας καθηγητής απασχολείται 8 ώρες, ενώ ο αριθμός των σπουδαστών ανά τμήμα είναι 20 και το πλήθος των ωρών ανά τμήμα 4. Απάντηση 1. Εκκινούμε το Excel και εισάγουμε τον αριθµό των σπουδαστών του εργαστηρίου, δηλαδή 275 στο κελί Α1. Στο κελί Α2 γράφουμε το πλήθος των σπουδαστών ανά τμήμα. Στο κελί Α3 γράφουμε τον μέσο όρο των ωρών που διδάσκει έκαστων των καθηγητών. Ενώ στο κελί Α4 το πλήθος των ωρών ανά τμήμα και στο κελί Α5 ο αριθμός των καθηγητών ανά τμήμα. 2. Πηγαίνουμε στο κελί Β1 και πληκτρολογούμε «Αριθμός τμημάτων», στο κελί C1 πληκτρολογούμε = και κάνουμε κλικ στο κελί Α1, πληκτρολογούμε / (διά), και µετά κάνουμε κλικ στο κελί Α2. Κατόπιν πατάμε το πλήκτρο Enter ή κάνουμε κλικ στο κουµπί της γραµµής των τύπων. Στο κελί C1 θα εµφανισθεί το πηλίκο της τιµής του κελιού Α1 δια της τιµής του κελιού Α2. 3. Πηγαίνουμε με το ποντίκι στο κελί Β2 (το κάνουμε ενεργό) και γράφουμε «Αριθμός καθηγητών», κάνουμε ενεργό το κελί C2 και πληκτρολογούμε =, κάνουμε κλι στο κελί Α5 και πληκτρολογούμε * (επί), κατόπιν κάνουμε κλικ στο κελί C1 και πληκτρολογούμε * (επί) μετά κάνουμε κλικ στο κελί Α4, πληκτρολογούμε / (διά) και κάνουμε κλικ στο κελί Α3. Δηλαδή πολλαπλασιάζουμε το αριθμό των καθηγητών ανά τμήμα, επί το πλήθος των ωρών επί τις ώρες ανά τμήμα και διαιρούμε με τον αριθμό των ωρών, που απασχολείται κάθε ένας καθηγητής. Η εκτέλεση των πράξεων * και / ακολουθεί τη σειρά από δεξιά προς τα αριστερά, αφού δεν υπάρχει παρένθεση. Το ίδιο θα γινόταν αν γράφαμε =2*275*4/8 ή =2*275/8*4 ή =2*(275*4)/8 ή =2*(275/8)*4, θα είναι λάθος όμως αν γράψουμε =2*275*(8/4) ή =2*275/(8*4). Η επιλογή των κελιών Α1, Α2 κλπ γίνεται καθαρά για εκπαιδευτικούς λόγους. 4. Τα αποτελέσματα στα κελιά C1 και C2 θα περιέχουν, συνήθως, δεκαδικά ψηφία. Όμως μισό τμήμα ή 0,342 καθηγητής δεν υπάρχει. Είναι αναγκαίο να στρογγυλοποιήσουμε τα αποτελέσματα. Η διαδικασία λέγεται Μορφοποίηση των κελιών. Για να «κόψουμε» τα δεκαδικά ψηφία και να στρογγυλοποιηθούν οι αριθµοί επιλέγουμε τα κελιά που πρέπει να αλλάξουν και ή κάνουμε δεξί κλικ και επιλέγουμε Μορφοποίηση κελιών ή κάνουμε κλικ στο μενού Μορφή Κελιά στην καρτέλα που εμφανίζεται επιλέγουμε το πρώτο φύλλο Αριθμός. Στο λευκό παράθυρο που ανοίγει, υπάρχουν οι επιλογές Γενική, Αριθμός, Νομισματική, Λογιστική, Ημερομηνία κλπ για την στρογγυλοποίηση επιλέγουμε Αριθμός, τότε εμφανίζεται Πλήθος δεκαδικών ψηφίων και διάφορες άλλες μορφοποιήσεις οπότε επιλέγουμε 0 (μηδέν) δεκαδικά και η στρογγυλοποίηση ακολουθεί τους γνωστούς κανόνες. Δηλαδή, 84

2 για παράδειγμα ο αριθμός 3,25 γίνεται 3, ο αριθμός 5,61 γίνεται 6, ενώ ο 3,5 γίνεται 4, γενικά στον πλησιέστερο ακέραιο. 5. Με τον ίδιο τρόπο µπορούμε να κάνουμε και τις υπόλοιπες απλές αριθµητικές πράξεις µέσω των γνωστών τελεστών Αυτόµατη άθροιση Η εύρεση του αθροίσματος ορισμένων κελιών είναι μια σύντομη διαδικασία, η οποία εκτελείται με διάφορους τρόπους. Ο τρόπος εξαρτάται και από τη θέση των κελιών μεταξύ τους. Αν τα κελιά που θέλουμε να προσθέσουμε είναι συνεχόμενα, για παράδειγμα Α1, Β1, C1. Τότε, για να αυτοµατοποιήσουμε τον τρόπο που θα υπολογισθεί το άθροισµα, εισάγουμε τους αριθµούς στα κελιά A1, B1, C1 και στη συνέχεια κάνουμε κλικ στο κελί D1 για να γίνει ενεργό ή πατάμε το δεξί βελάκι του πληκτρολογίου για να οδηγηθούμε σε αυτό. Κάνουμε κλικ στο κουµπί Σ για την αυτόµατη άθροιση της Βασικής γραµµής εργαλείων και τότε θα δούμε να εμφανίζεται για άθροισµα ο εξής τύπος =SUM(A1:C1), αυτό δηλαδή που θέλουμε να υπολογίσουμε. Πατάμε το πλήκτρο Enter ή κάνουμε κλικ στο κουµπί της γραµµής των τύπων για να ολοκληρωθεί η διαδικασία. Μπορούμε να χρησιµοποιήσουμε το εργαλείο της αυτόµατης άθροισης, για να αθροίσουμε στήλες ή γραµµές µε µια κίνηση. Πρέπει να προσέξουμε ότι αθροίζονται με τον τρόπο που περιγράψαμε μόνο συνεχόμενα κελιά με αριθμούς, δηλαδή δεν πρέπει να υπάρχουν ενδιάμεσα κελιά κενά ή με γράμματα. Για παράδειγμα, εάν τα κελιά Α1, Α2, Α4, Α5, Α6, Α7 περιέχουν τους αριθμούς 2, 3, 1, 4, 6, 1 ενώ το κελί Α3 δεν περιέχει αριθμό, τότε αν κάνουμε κλικ στο κελί Α8 και μετά κλικ στο Σ της Βασικής γραμμής εργαλείων θα πάρουμε =SUM(A4:Α7), και το αποτέλεσμα θα είναι προφανώς 12. Εάν επιλέξουμε τα κελιά από Α1 έως και Α8 και κάνουμε κλικ στο Σ θα πάρουμε άθροισμα 17. Το ίδιο θα συμβεί αν στο κελί Α3 βάλουμε 0 και χωρίς να επιλέξουμε τα κελιά ενεργοποιήσουμε το κελί Α8 και κάνουμε κλικ στο Σ. Μπορούμε να αθροίσουμε ταυτόχρονα γραμμές και στήλες ενός πίνακα. Εάν έχουμε γραμμές και στήλες με αριθμούς, τότε αν επιλέξουμε όλες τις γραμμες και τις και μια γραμμή και μια στήλη επιπλέον τότε κάνοντας κλικ στο Σ, θα πάρουμε το άθροισμα κάθε μιας γραμμής και στήλης ξεχωριστά, κάτω από κάθε γραμμή ή δεξιά από κάθε στήλη αντίστοιχα στο πιο κάτω σχήμα φαίνεται πιο καλά το παραπάνω. Α B C D E F G H I J

3 Στο διάγραμμα έχουμε επιλέξει όλα τα κελιά από το Α1 έως και το J8. Ένας άλλος τρόπος για να αθροίσουμε γραμμές και στήλες είναι ο εξής (για καλύτερη κατανόηση θα αναφερθώ στον πιο πάνω πίνακα): επιλέγουμε τα κελιά από Α1 έως και Α7. Πατώντας το πλήκτρο Ctrl συνεχίζουμε να επιλέγουμε τα κελιά C3 έως και το C8, ομοίως με πατημένο το Ctrl επιλέγουμε τα κελιά D1 έως και Ι1 και πατάμε το Σ, τότε θα πάρουμε τα εξής αθροίσματα: στο κελί Α8 το 17, στο κελί C8 το 24 και στο κελί J1 το 17 και όχι 22, διότι δεν επιλέξαμε τα κελιά Α1, Β1 και C1. Η διαδικασία αθροίσεως μπορεί να γίνει χωρίς να πατήσουμε το Σ, αλλά να γράψουμε στα κελιά =SUM(Χ:Υ), όπου Χ και Υ είναι το πρώτο και το τελευταίο κελί της γραμμής ή της στήλης που έχουμε επιλέξει να αθροίσουμε, μόνο που πρέπει να πατήσουμε το Enter. Πιο κάτω θα δούμε και έναν άλλο τρόπο, με τη χρήση συναρτήσεως. Διόρθωση ενός τύπου Ένα πολύ συνηθισµένο λάθος είναι να πληκτρολογηθούν οι διευθύνσεις των κελιών, στα οποία αναφέρονται οι τύποι, µε Ελληνικούς χαρακτήρες αντί για Αγγλικούς. Για να αποφύγουμε αυτό το λάθος, αντί να πληκτρολογήσουμε τις διευθύνσεις των κελιών, αρκεί να κάνουμε κλικ µε το ποντίκι πάνω σε κάθε κελί, ώστε να επιλεγεί, τη στιγµή που πρέπει να χρησιµοποιηθεί στον τύπο. Για να διορθώσουμε έναν τύπο, κάνουμε ενεργό το κελί, στο οποίο βρίσκεται ο τύπος. Αν θέλουμε να αλλάξουμε εντελώς το περιεχόµενο του κελιού, απλά πληκτρολογούμε τα νέα περιεχόμενα του κελιού. Διαφορετικά, κάνουμε διπλό κλικ επάνω στο κελί ή πατάμε το πλήκτρο F2 ή κάνουμε κλικ στη γραµµή των τύπων και διορθώνουμε αυτό που θέλουμε. Όταν ολοκληρώσουμε τη διόρθωση, πατάμε το πλήκτρο Enter ή κάνουμε κλικ στο κουµπί στη γραµµή των τύπων. Σχετικές και απόλυτες αναφορές Σχετική αναφορά κελιού. Στους τύπους που δημιουργούμε συνήθως αναφερόμαστε σε ορισμένα κελιά. Οι αναφορές σε κελιά ή περιοχές βασίζονται στη θέση τους ως προς το κελί που περιέχει τον τύπο. Δηλαδή γράφουμε απλά Ε3 οπότε αναφερόμαστε στα περιεχόμενα του εν λόγω κελιού. Αυτό είναι γνωστό ως σχετική αναφορά. Η σχετική αναφορά ενός κελιού σε ένα τύπο σηµαίνει ότι η αναφορά που γίνεται στο συγκεκριµένο κελί αλλάζει ανάλογα µε την µετακίνηση του τύπου σε νέα θέση. Κάτι που θα γίνει πιο κατανοητό από τα παραδείγματα, που θα παραθέσω πάρα κάτω. Απόλυτη αναφορά κελιού Απόλυτη αναφορά ενός κελιού σε έναν τύπο, είναι η ακριβής θέση του κελιού, ανεξάρτητα από τη θέση του κελιού που περιέχει τον τύπο. Εάν δεν θέλουμε να αλλάζει η αναφορά ενός κελιού, όταν αντιγράφουμε έναν τύπο σε διαφορετικό κελί, τότε χρησιµοποιούμε µια απόλυτη αναφορά. Η απόλυτη αναφορά σε κελί Ε3 για παράδειγμα γίνεται αν τοποθετήσουμε το σύµβολο του δολαρίου ($) πριν από τα τµήµατα της αναφοράς που δεν θέλουμε να αλλάζουν. Για να δηµιουργηθεί µια 86

4 απόλυτη αναφορά στο κελί Ε3 για παράδειγµα, προσθέστε σύµβολα δολαρίου, ως εξής : $Ε$3. Η απόλυτη αναφορά ενός κελιού σε ένα τύπο σηµαίνει ότι η αναφορά που γίνεται στο συγκεκριµένο κελί παραµένει σταθερή, ανεξάρτητα από το σηµείο στο οποίο µετακινείται ο τύπος. Μικτή αναφορά κελιού. Η µικτή αναφορά ενός κελιού σε ένα τύπο σηµαίνει ότι η αναφορά που γίνεται στο συγκεκριµένο κελί αλλάζει ανάλογα µε τη µετακίνηση του τύπου, όσον αφορά µόνο τη γραµµή ή τη στήλη. Παραδείγματα. Πληκτρολογούμε στα κελιά Α1 έως Α5 ορισμένους αριθμούς, ομοίως και στα κελιά Β1 έως και Β5. στο κελί Α6 πληκτρολογούμε =Sum(A1:A5) και πατάμε Enter. Προφανώς θα πάρουμε το άθροισμα των πέντε κελιών. Κατόπιν πηγαίνουμε το δείκτη του ποντικιού στο κάτω δεξί άκρο του κελιού Α6, οπότε η μορφή του δείκτη γίνεται ένας σταυρός, πατάμε το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού και το σύρουμε δεξιά στο κελί Β6. αυτόματα τα κελιά του τύπου αλλάζουν από Α1:Α5 σε Β1:Β5 και μας δίνουν το άθροισμα των κελιών Β1 έως και Β5. Έστω ότι βάζουμε στο κελί Ε3 τον αριθμό 2. Θέλουμε στην στήλη C να πάρουμε τα γινόμενα Ε3*Β1, Ε3*Β2,, Ε3*Β5. Τότε στο κελί C1 πληκτρολογούμε =$Ε$3*Β1 και πατάμε Enter. Για να συμπληρωθούν και τα υπόλοιπα κελιά, πηγαίνουμε το δείκτη του ποντικιού στην κάτω δεξιά γωνία του κελιού C1, ο δείκτης του ποντικιού μετατρέπεται σε σταυρό, πατάμε το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού και το σύρουμε προς τα κάτω. Παρατηρούμε ότι συμπληρώνονται τα κελιά κρατώντας σταθερό το περιεχόμενο του κελιού Ε3 και αλλάζοντας το κελί Β1 σε Β2, Β3, Β4, Β5. Αυτό συμβαίνει διότι στο κελί Ε3 έχουμε απόλυτη αναφορά, ενώ στο κελί Β1 σχετική. Εάν σε μια μετακίνηση όπως προηγουμένως θέλουμε να αλλάζει μόνο η γραμμή, για παράδειγμα Β1, Β2, Β3, Β4, Β5 τότε μπορούμε να γράψουμε $Β1, έτσι μένει σταθερό το Β (στήλη) και αλλάζει η γραμμή (1, 2, 3, 4, ). Εάν θέλουμε να αλλάζει μόνο η στήλη, για παράδειγμα B2, C2, D2, E2, F2 τότε γράφουμε Β$2. Οι συναρτήσεις στα υπολογιστικά φύλλα Το Excel διαθέτει ένα σηαντικό πλήθος έτοιμων συναρτήσεων. Τις συναρτήσεις αυτές για να τις εισάγουμε σε ένα κελί έχουμε δύο τρόπους. Ο πρώτος τρόπος είναι, αν γνωρίζουμε τη συνάρτηση και την σύνταξή της, ο εξής: γράφουμε μέσα στο κελί =ΣΥΝΑΡΤΗΣΗ(ορίσματα). Τα ορίσµατα είναι τα δεδοµένα που µπαίνουν µέσα σε μια συνάρτηση, για να πάρουµε τα αποτελέσµατα και µπορεί να είναι αριθµοί ή κείµενα. Για παράδειγµα η συνάρτηση SUM που έχουμε ήδη χρησιµοποιήσει, προσθέτει τους αριθµούς που βρίσκονται στα επιλεγµένα κελιά, τα οποία είναι και το όρισµά της. Παρατηρούμε ότι µόλις πληκτρολογήσουμε το =, στο αριστερό µέρος της Γραµµής των Τύπων, όπου υπάρχουν τα X, V,f χ, πριν τη διεύθυνση του ενεργού κελιού, εµφανίζεται ένα κουµπί αναδυόµενης λίστας που περιέχει τις πιο πρόσφατα χρησιµοποιηµένες συναρτήσεις και όχι µόνο. 87

5 Όρισµα µιας συνάρτησης µπορεί να είναι ένα µεµονωµένο κελί, µια επώνυµη περιοχή κελιών ή ένας αριθµός. Μερικές συναρτήσεις απαιτούν ένα όρισµα, άλλες απαιτούν πολλά, άλλες πάλι κανένα. Ανάλογα µε τις ρυθµίσεις των Windows, τα πολλαπλά ορίσµατα διαχωρίζονται µε κόµµατα ή µε Ελληνικά ερωτηµατικά, αλλά το πληκτρολόγιο πρέπει να είναι στα Αγγλικά. Όπως συµβαίνει στους τύπους, έτσι και στις συναρτήσεις, στο ενεργό κελί εµφανίζεται µόνο το αποτέλεσµα της συνάρτησης, ενώ η ίδια η συνάρτηση, µε τα ορίσµατά της, εµφανίζεται ταυτόχρονα στην Γραµµή των Τύπων. Δεν επιτρέπεται να τοποθετούμεε κενά πουθενά και σε καµιά συνάρτηση. Αν πρέπει να τροποποιηθεί για κάποιο λόγο µια συνάρτηση, ενεργοποιούμε την Γραµµή των Τύπων, κάνοντας κλικ πάνω σ αυτήν ή πατώντας το F2, για να κάνουμε διορθώσεις στο ίδιο το κελί και χρησιµοποιώντας τις γνωστές τεχνικές τροποποίησης, οπότε κάνουμε εισαγωγές ή διαγραφές χαρακτήρων. Ο Οδηγός συναρτήσεων Πολλές φορές δεν γνωρίζουμε ακριβώς τη λειτουργία ή τη σύνταξη μιας συνάρτησης. Τότε υπάρχει ο οδηγός συναρτήσεων, ο οποίος περιέχει όλες τις συναρτήσεις, αλλά και παράθυρο για κάθε μια στο οποίο τοποθετούμε τα ορίσματα. Στο παράθυρο κάθε μιας συνάρτησης υπάρχει και βοήθεια σύνταξής της, για την εισαγωγή της συνάρτησης μέσω του οδηγού, κάνουμε ενεργό το κελί στο οποίο θα εισαχθεί η συνάρτηση. Μετά κάνουμε κλικ στο κουµπί f χ της Βασικής γραµµής εργαλείων, ή από το μενού Εισαγωγή επιλέγουμε Συνάρτηση και τότε ο οδηγός θα αρχίσει να μας καθοδηγεί βήµα-βήµα για το τι πρέπει να κάνουμε. Είναι χαρακτηριστικό ότι το = τοποθετείται αυτόματα. Στην αρχή εµφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή συνάρτησης κάτω από το όνομα του παραθύρου υπάρχει το πεδίο Επιλογή Κατηγορίας:, εµφανίζονται οµαδοποιηµένες όλες οι συναρτήσεις, από εκεί μπορούμε να επιλέξουμε την κατηγορία από την οποία θα χρησιµοποιήσουμε µια συνάρτηση. Μόλις επιλέξουμε την κατηγορία στο κάτω µέρος του παραθύρου και στο πεδίο Επιλογή συνάρτησης:, θα εµφανισθούν όλες οι συναρτήσεις της κατηγορίας αυτής και εκεί θα επιλέξουμε µια και να κάνουμε κλικ στο κουµπί ΟΚ. Όταν βρισκόμαστε στο πεδίο Επιλογή συνάρτησης: στο κάτω μέρος του παραθύρου εμφανίζεται ο τρόπος σύνταξης της συνάρτησης. Όταν επιλέξουμε την συνάρτηση, αµέσως στο παράθυρό της εµφανίζονται πληροφορίες για την εργασία που κάνει αυτή η συνάρτηση αλλά και παράθυρα στα οποία τοποθετούνται τα ορίσματά της. Όταν έχουμε ενεργό ένα κάποιο από τα παράθυρα εισαγωγής ορισμάτων της συνάρτησης, εμφανίζεται πιο κάτω βοήθεια σχετικά με το είδος του ορίσνατος. Στην περίπτωση που το παράθυρο διαλόγου της συνάρτησης έχει καλύψει το ενεργό κελί, µπορούμε να το σύρουμε δίπλα, πιάνοντάς το από οποιοδήποτε σημείο του. Τότε θα εµφανισθεί παράθυρο διαλόγου µε το όνοµα της συνάρτησης που έχει επιλεγεί, στο οποίο πρέπει να δώσουμε τα ορίσµατα της συνάρτησης. Μπορούμε να εισάγουμε την τιµή ενός κελιού, κάνοντας κλικ επάνω του ή τις τιµές µιας περιοχής, σύροντας το ποντίκι από το πρώτο µέχρι το τελευταίο της κελί ή πληκτρολογώντας το όρισμα ή, τέλος, αν έχουμε ονοµάσει την περιοχή, πληκτρολογούμε το όνοµά της. Σε κάθε 88

6 περίπτωση εµφανίζεται δίπλα στη θυρίδα η τιµή, που έχουμε εισάγει και στο κάτω µέρος του παραθύρου βλέπουμε µια προεπισκόπηση του αποτελέσµατος. Κατάλογος διαθέσιµων συναρτήσεων Στη βοήθεια ενός προγράµµατος υπολογιστικού φύλλου µπορούμε να βρούμε έναν πλήρη κατάλογο όλων των συναρτήσεων που διαθέτει το Excel, µαζί µε σύντοµη επεξήγηση και παραδείγµατα για τη χρήση καθεµιάς. Για να δούμε τη βοήθεια κάνουμε κλικ στο κουµπί της Βασικής γραµµής εργαλείων ή επιλέγουμε το µενού Βοήθεια Βοήθεια για το Microsoft Excel, οπότε και θα εµφανισθεί ένα κίτρινο πλαίσιο, από το οποίο μπορούμε να βρούμε τις συναρτήσεις και να δούμε την εργασία που εκτελούν, τον τρόπο σύνταξής τους και παραδείγματα. Συναρτήσεις που χρησιµοποιούνται πολύ συχνά Εκτός από τη συνάρτηση του αθροίσµατος SUM, που µπορούμε να τη χρησιµοποιήσουμε και από το κουµπί Αυτόµατη άθροιση, έχουμε και τις εξής συναρτήσεις που χρησιμοποιούνται συχνά: ABS(n)= n ACOS(n)=τοξσυν(n) ACOSH(n)=υπερβολικό τόξο συνημιτόνου n AND(logical1;logical2;...) ελέγχει αν όλα τα ορίσματα είναι αληθή (TRUE) και αποδίδει TRUE αν είναι όλα TRUE. ASIN(n)=τοξημ(n) ASINH(n)=υπερβολικό τόξο ημιτόνου n ATAN(n)=τοξεφ(n) ATANH(n)=υπερβολικό τόξο εφαπτομένης n AVERAGE Μέσος όρος: Υπολογίζει το µέσο όρο ενός πλήθους αριθµητικών τιµών. CEILING(n;significance) στρογγυλοποιεί έναν αριθμό στον πλησιέστερο ακέραιο ή στο πλησιέστερο σημαντικό πολλαπλάσιο. CONCATENATE(TEXT1;TEXT2;...) ενοποιεί ακολουθίες χαρακτήρων κειμένου σε μια ακολουθία. COS(n)=συν(n) COSH(n)=υπερβολικό συνημίτονο n COUNT Καταµέτρηση: Εµφανίζει το πλήθος των αριθµών (ή λογικών τιµών ή ηµεροµηνιών) µιας περιοχής αλλά αγνοεί το κείµενο ή τα κενά κελιά. COUNTBLANK(range): Μετρά το πλήθος των κενών κελιών μιας περιοχής (range). 89

7 COUNTIF Καταμέτρηση βάσει κριτηρίου: Αποδίδει τον αριθμό των κελιών μιας περιοχής, τα οποία ικανοποιούν τα δεδομένα κριτήρια. COUNTIF(range;criteria) Όπου: Range: είναι η περιοχή της οποίας τα κελιά θέλουμε να απαριθμήσουμε. και Criteria: είναι τα κριτήρια με τη μορφή αριθμού, έκφρασης ή κειμένου που καθορίζουν ποια κελιά θα απαριθμηθούν. COUNTΑ: Αποδίδει τον αριθμό των κελιών που δεν είναι κενά και τις τιμές της λίστας ορισμάτων. Χρησιμοποιούμε τη συνάρτηση COUNTA για να βρούμε τον αριθμό των κελιών που περιέχουν δεδομένα, σε μια περιοχή ή έναν πίνακα. DATE(year;month;day) Αποδίδει την ημερομηνία. DAY360 Διαφορά ηµεροµηνιών: Υπολογίζει τον αριθµό των ηµερών ανάµεσα σε δύο ηµεροµηνίες. DEC2BIN(n;places): Μετατρέπει έναν δεκαδικό σε δυαδικό. DEC2HEX(n;places): Μετατρέπει έναν δεκαδικό σε δεκαεξαδικό. DEC2OCT(n;places): Μετατρέπει έναν δεκαδικό σε οκταδικό. DEGREES(angle): Μετατρέπει τα ακτίνια σε μοίρες. EVEN(n): Στρογγυλοποιεί έναν θετικό αριθμό προς τα επάνω και έναν αρνητικό προς τα κάτω στον πλησιέστερο άρτιο ακέραιο. EXP(n)=e n FACT(n)=n!=1*2*3*...*n FLOOR(n;significance): Στρογγυλοποιεί έναν αριθμό προς τα κάτω, προς το μηδέν στο πλησιέστερο σημαντικό πολλαπλάσιο. GCD(n1;n2;...)=Μ.Κ.Δ.(n1;n2;...) HEX2BIN(n;places): Μετατρέπει έναν δεκαεξαδικό σε δυαδικό. HEX2DEC(n) : Μετατρέπει έναν δεκαεξαδικό σε δεκαδικό. HEX2OCT(n;places): Μετατρέπει έναν δεκαεξαδικό σε οκταδικό. IF(logical_test;value_if_true;value_if_false) Λογικός έλεγχος: Ελέγχει τα περιεχόµενα ενός κελιού και δίνει µία λογική τιµή (αλήθεια ή ψέµα) βάσει του αποτελέσµατος του ελέγχου. INT(n): Στρογγυλοποιεί έναν αριθμό προς τα κάτω στον πλησιέστερο ακέραιο. LCM(n1;n2;...)=Ε.Κ.Π.(n1;n2;...) LEN(text): αποδίδει το πλήθος των χαρακτήρων ενός κειμένου text. LN(n)=ln(n) LOG(n;a)=log a (n) LOG10(n)=log(n) βάση 10 90

8 LOOKUP(...): Επιστρέφει μια τιμή από μια περιοχή μίας γραμμής ή μίας στήλης ή σε έναν πίνακα. Υπάρχουν δύο τρόποι σύνταξης της συνάρτησης LOOKUP: ανύσματος και πίνακα. Η μορφή ανύσματος της συνάρτησης LOOKUP αναζητά τη δεδομένη τιμή σε μια περιοχή μίας γραμμής ή μίας στήλης (που ονομάζεται άνυσμα) και αποδίδει μια τιμή που βρίσκεται στην ίδια θέση στη δεύτερη περιοχή ανύσματος. Η μορφή πίνακα της συνάρτησης LOOKUP αναζητά την δεδομένη τιμή στην πρώτη γραμμή ή στήλη ενός πίνακα και αποδίδει μια τιμή που βρίσκεται στην ίδια θέση στην τελευταία γραμμή ή στήλη του πίνακα. ΜΑΧ(range): Αποδίδει τον μέγιστο αριθμό της περιοχής. MDETERM(array): Αποδίδει την ορίζουσα του πίνακα (array). MIN(range): Αποδίδει τον ελάχιστο αριθμό της περιοχής. MOD(n;d): Αποδίδει το υπόλοιπο της διαίρεσης n/d. NOW Ηµεροµηνία: Καταχωρεί την τρέχουσα ηµεροµηνία στο ενεργό κελί και την ανανεώνει κάθε φορά που κάνουμε υπολογισµό. ODD(n): Στρογγυλοποιεί έναν θετικό αριθμό προς τα επάνω και έναν αρνητικό προς τα κάτω στον πλησιέστερο περιττό ακέραιο. OR(logical1;logical2;...): Ελέγχει αν κάποιο από τα ορίσματα είναι αληθές (TRUE) και αποδίδει TRUE. Αν όλα είναι FALSE αποδίδει FALSE. POWER(a;n)=a n PRODUCT(n1;n2;...)=n1*n2*... RAND Τυχαίοι αριθµοί: Επιστρέφει ένα τυχαίο αριθµό από 0 έως 1. (π.χ. RAND*100 επιστρέφει τυχαίους αριθµούς από το 0 έως και το 100. Με F9 δίνει άλλη σειρά τιµών. ROUND(n;num_digits): Στρογγυλοποιεί έναν αριθμό σε καθορισμένο αριθμό ψηφίων (num_digits). ROUNDDOWN ROUNDUP: Στρογγυλοποιεί προς τα κάτω ή επάνω αντίστοιχα. SIN(n)=ημ(n) SINH(n)=υπερβολικό ημίτονο n. SQRT(n)= n STDEV, STDEVP Τυπική απόκλιση: Δείχνει πόσο διεσπαρµένα είναι τα σηµεία γύρω από το µέσο όρο ενός δείγµατος ή ολόκληρου του πληθυσµού. SUM(n1;n2;...)=n1+n2+... SUMIF, SUMPRODUCT, SUMSQ ειδικές μορφές της SUM. TAN(n)=εφ(n) TANH(n)=υπερβολική εφαπτομένη n 91

9 TIME VLOOKUP Αναζητά μια τιμή στην πρώτη αριστερά στήλη ενός πίνακα και επιστρέφει την τιμή του κελιού που βρίσκεται στην ίδια γραμμή και σε δεδομένη στήλη του πίνακα. Χρησιμοποιήστε τη συνάρτηση VLOOKUP αντί της συνάρτησης HLOOKUP, όταν οι τιμές σύγκρισης βρίσκονται σε μια στήλη αριστερά από τα δεδομένα που θέλετε να εντοπίσετε.το γράμμα V στη συνάρτηση VLOOKUP αντιπροσωπεύει τη λέξη "Vertical" (κατακόρυφη). Οι κυκλικές αναφορές: Όταν ένας τύπος αναφέρεται στο δικό του κελί, είτε άµεσα είτε έµµεσα, καλείται κυκλική αναφορά. Για να υπολογιστεί ένας τέτοιος τύπος, το Excel πρέπει να υπολογίσει µία φορά κάθε κελί που περιλαµβάνεται στην κυκλική αναφορά, χρησιµοποιώντας τα αποτελέσµατα της προηγούµενης διαδοχικής προσέγγισης. Στο Excel οι ηµεροµηνίες αποθηκεύονται ως αριθµοί από το Γι' αυτό γίνονται δεκτές ηµεροµηνίες από 1/1/1900 έως 31/12/2078. Το Excel δεν µπορεί να επιλύσει τύπους µε κυκλικές αναφορές χρησιµοποιώντας κανονικό υπολογισµό. Όταν κάνουμε µια κυκλική αναφορά, ένα µήνυµα θα μας προειδοποιήσει ότι έχει συναντήσει µια κυκλική αναφορά. Εάν η κυκλική αναφορά έχει γίνει κατά λάθος, κάνουμε κλικ στο κουµπί OK. Η γραµµή εργαλείων Κυκλική αναφορά εµφανίζεται, και βέλη ανίχνευσης υποδεικνύουν κάθε κελί που αναφέρεται από µια κυκλική αναφορά. Μπορούμε να χρησιµοποιήσουμε τη γραµµή εργαλείων Κυκλική αναφορά, για να µετακινηθούμε σε κάθε κελί στην αναφορά, έτσι ώστε να µπορούμε να ανασχεδιάσουμε τους τύπους ή τη λογική και για να τερµατίσουμε την κυκλική αναφορά. Στο τέλος του κεφαλαίου θα παρατεθούν παραδείγματα εφαρμογής συναρτήσεων. Η Διαµόρφωση της σελίδας Για καλύτερα αποτελέσματα εμφάνισης πρέπει να διαμορφώνεται η σελίδας με ιδιαίτερη προσοχή. Οπωσδήποτε, μπορεί η διαμόρφωση να μας οδηγήσει σε τροποποιήσεις των φύλλων εργασίας, σχετικά με το πλάτος των στηλών ή το ύψος των γραμμών αλλά και το μέγεθος των γραφημάτων ή τις κεφαλίδες και τα υποσέλιδα. Μετά από τη διαμόρφωση πρέπει να κάνουμε προεπισκόπηση εκτύπωσης μήπως το αποτέλεσμα δεν είναι το επιθυμητό. Για να έχουμε ένα αρκετά ικανοποιητικό αποτέλεσµα της εργασίας που κάνουμε µε το υπολογιστικό φύλλο, πρέπει να εισάγουμε στις σελίδες µερικά επιπλέον στοιχεία, ώστε το αποτέλεσµα της εκτύπωσης να είναι το καλύτερο δυνατό. Η διαμόρφωση γίνεται αν επιλέξουμε το µενού Αρχείο Διαµόρφωση σελίδας και στο παράθυρο διαλόγου Διαµόρφωση σελίδας που θα εµφανιστεί, στην καρτέλα Σελίδα, µπορούμε να καθορίσουμε τον προσανατολισµό της σελίδας δηλαδή αν έχει κατακόρυφη ή οριζόντια διάταξη, την ποσοστιαία εµφάνισή της, το µέγεθος του χαρτιού που θα χρησιµοποιηθεί καθώς και την ποιότητα της εκτύπωσης. Με κλικ στο κουµπί Επιλογές και κατάλληλες επιλογές, µπορούμε να αξιοποιήσουμε 92

10 καλύτερα τις δυνατότητες του εκτυπωτή. Στην καρτέλα Περιθώρια, θα δώσουμε την απόσταση της περιοχής που θα εκτυπωθεί από τα άκρα της σελίδας και την απόσταση της κεφαλίδας και του υποσέλιδου από τα άκρα της σελίδας. Αυτές οι ρυθµίσεις θα πρέπει να είναι µικρότερες από τις ρυθµίσεις των επάνω και κάτω περιθωρίων της σελίδας. Ακόµη µπορούμε να ορίσουμε την στοίχιση στο κέντρο της σελίδας οριζόντια ή και κατακόρυφα, επιλέγοντας τις κατάλληλες θυρίδες. Στην καρτέλα Κεφαλίδα/υποσέλιδο µπορούμε να ορίσουμε κείµενο που τυπώνεται σαν κεφαλίδα ή υποσέλιδο σε κάθε σελίδα της εκτύπωσης. Για το λόγο αυτό κάνουμε κλικ στα κουµπιά για Προσαρµογή κεφαλίδας, Προσαρµογή υποσέλιδου και στα αντίστοιχα παράθυρα, ακολουθούμε τις οδηγίες που εμφανίζονται και τα κατάλληλα κουµπιά εργαλεία για να εισάγουμε κεφαλίδα και υποσέλιδο. Οι επιλογές για την διαμόρφωση της κεφαλίδας και του υποσέλιδου είναι οι εξής: Επιλογή γραµµατοσειράς. Εισαγωγή αριθµού σελίδας. Εισαγωγή συνολικού αριθµού σελίδων. Εισαγωγή Ηµεροµηνίας. Εισαγωγή Ώρας. Εισαγωγή διαδρομής αρχείου. Εισαγωγή ονόµατος αρχείου.. Εισαγωγή ονόµατος ενεργού φύλλου εργασίας. Εισαγωγή εικόνας. Μορφοποίηση εικόνας. Αν θελήσουμε να εισάγουμε σχόλια σε κάποιο κελί, κάνουμε ενεργό το κελί και επιλέξουμε το µενού Εισαγωγή Σχόλιο ή κάνουμε δεξί κλικ και στο µενού συντοµίας επιλέγουμε Εισαγωγή σχολίου. Τότε ανοίγει ένα κίτρινο ορθογώνιο µέσα στο οποίο µπορούμε να πληκτρολογήσουμε τα σχόλια που επιθυμούμε. Κατόπιν κάνουμε κλικ έξω από το κελί, για να τερµατισθεί η εισαγωγή σχολίου οπότε µέσα στο κελί εµφανίζεται ένα κόκκινο τρίγωνο, στο οποίο, αν οδηγήσουμε το δείκτη του ποντικιού επάνω του θα εµφανισθούν τα σχόλια. ΠΕ Στην καρτέλα Φύλλο µπορούμε να εισάγουμε τίτλους που θα επαναλαµβάνονται στην κορυφή και στα αριστερά κάθε νέας σελίδας, στο πεδίο Εκτύπωση µπορούμε να δώσουμε κάποια στυλ εκτύπωσης αλλά και τη δυνατότητα να εκτυπωθούν οι γραµµές πλέγµατος και οι επικεφαλίδες γραµµών και στηλών. Αυτό είναι χρήσιµο, ώστε να επαναλαµβάνονται οι ετικέτες των στηλών σε µεγάλους πίνακες που ξεπερνούν τη µια σελίδα. Αν θέλήσουμε να εκτυπωθούν τα σχόλια που έχουμε εισάγει στο φύλλο εργασίας, επιλέγουμε το µενού Αρχείο Διαµόρφωση σελίδας και στην καρτέλα Φύλλο, στον τοµέα Εκτύπωση και στο πεδίο Σχόλια:, επιλέγουμε την εκτύπωση των σχολίων στο τέλος της σελίδας. Τέλος, µπορούμε να ορίσουμε τον τρόπο διάταξης των σελίδων, δηλαδή τη σειρά (κατά πλάτος ή κατά µήκος) µε την οποία θα γίνει η σελιδοποίηση ενός µεγάλου φύλλου. Αφού δώσουμε όλα τα παραπάνω στοιχεία, 93

11 κάνουμε κλικ στο κουµπί ΟΚ, για να µπορέσουν οι ρυθµίσεις που έχουμε κάνει να ενσωµατωθούν στα χαρακτηριστικά του φύλλου εργασίας και να εµφανισθούν στην εκτύπωση του φύλλου. Η προεπισκόπηση εκτύπωσης Η προεπισκόπηση είναι µια κοινή λειτουργία στις εφαρµογές των Windows, η οποία επιτρέπει να δούµε το αποτέλεσµα της εκτύπωσης στο συγκεκριµένο εκτυπωτή που έχουµε επιλέξει. Κοινό χαρακτηριστικό των εφαρµογών σε περιβάλλον Windows είναι το What You See Is What You Get (WYSIWYG). Η διαδικασία προεπισκόπησης έχει ως εξής: Κάνουμε κλικ στο κουµπί στη Βασική γραµµή εργαλείων ή επιλέγουμε το µενού Αρχείο Προεπισκόπηση εκτύπωσης. Παρατηρούμε ότι ο δείκτης του ποντικιού γίνεται φακός και, όταν κάνουμε κλικ, εστιάζετε (zoom in) στο φύλλο εργασίας και ο δείκτης αλλάζει και γίνεται αριστερό βέλος. Με το επόµενο κλικ αποµακρύνεται (zoom out). Η γραµµή κατάστασης στο κάτω µέρος της οθόνης εµφανίζει τον αριθµό της τρέχουσας σελίδας και το συνολικό αριθµό των σελίδων του επιλεγµένου φύλλου. Στο παράθυρο της προεπισκόπησης εκτύπωσης υπάρχουν οι εξής επιλογές: Επόμενο. Από το οποίο βλέπουμε την επόμενη σελίδα. Προηγούμενο. Από όπου βλέπουμε την προηγούμενη σελίδα. Ζουμ. Αν θέλουμε να γίνει μεγέθυνση της σελίδας. Εκτύπωση Για άμεση εκτύπωση. Περιθώρια. Για καθορισμό των περιθωρίων της σελίδας αλλά και διαμόρφωσης κεφαλίδας, υποσέλιδου, ύψους γραμμών, πλάτους στηλών κλπ. Αλλαγές. Για τροποποιήσεις στη σελίδα. Κλείσιμο. Για να επανέλθουμε σε κανονική προβολή. Βοήθεια. Αν θέλουμε να δούμε σε προεπισκόπηση µια συγκεκριµένη περιοχή σελίδων, κάνουμε κλικ στο κουµπί Εκτύπωση. Στο παράθυρο διαλόγου Εκτύπωση, στο πεδίο Περιοχή σελίδων, κάνουμε κλικ στην επιλογή Σελίδες, προσδιορίζουμε τις σελίδες που θέλουμε να εκτυπώσουμε στα πλαίσια από και έως και κάνουμε κλικ στο κουµπί Προεπισκόπηση. Η εικόνα που παρουσιάζουν οι σελίδες στο παράθυρο της προεπισκόπησης εξαρτάται από τις διαθέσιµες γραµµατοσειρές, την ανάλυση του εκτυπωτή και τα διαθέσιµα χρώµατα. Βασικές δεξιότητες στη χρήση ΤΠΕ Εάν το βιβλίο εργασίας περιέχει ενσωµατωµένο γράφηµα, η προεπισκόπηση εκτύπωσης εµφανίζει το βιβλίο εργασίας και το γράφηµα. Μπορούμε να µετακινήσουμε το γράφηµα ή να αλλάξουμε το µέγεθός του, στην κανονική προβολή ή σε προεπισκόπηση των αλλαγών σελίδας. Εάν επιλέξουμε ένα γράφηµα που βρίσκεται στο φύλλο ερασίας, πριν κάνουμε κλικ στο κουµπί της Προεπισκόπησης, το Excel εµφανίζει µόνο το ενσωµατωµένο γράφηµα. όταν κάνουμε κλικ στο κουµπί Ζουµ, γίνεται εναλλαγή ανάµεσα στην προβολή πλήρους σελίδας και στην προβολή µεγέθυνσης του φύλλου. Η δυνατότητα Ζουµ δεν επηρεάζει το µέγεθος εκτύπωσης. 94

12 Μπορούμε επίσης να εναλλάξουμε την προβολή πλήρους σελίδας µε την προβολή µεγέθυνσης του φύλλου, κάνοντας κλικ σε οποιαδήποτε περιοχή του φύλλου. Στο κουµπί Εκτύπωση, μπορούμε να ορίσουμε τις επιλογές εκτύπωσης και να εκτυπώσουμε το επιλεγµένο φύλλο. Αν κάνουμε κλικ στο κουµπί Διαµόρφωση, θα εµφανιστεί το παράθυρο Διαµόρφωση σελίδας και μπορούμε να ορίσουμε τις επιλογές που ελέγχουν την εµφάνιση των προς εκτύπωση σελίδων. Στο κουµπί Περιθώρια εµφανίζεται ή γίνεται απόκρυψη των λαβών ρύθµισης των περιθωρίων, τις οποίες µπορούμε να σύρουμε µε πατηµένο το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού, για να προσαρµόσουμε τα περιθώρια σελίδων, κεφαλίδων και υποσέλιδων και τα πλάτη των στηλών. Όταν κάνουμε κλικ στο κουµπί Αλλαγές, µπορούμε να ρυθµίσουμε τις αλλαγές σελίδας στο ενεργό φύλλο εργασίας. Μπορούμε επίσης να αναπροσαρµόσουμε το µέγεθος της περιοχής εκτύπωσης και να επεξεργασθούμε το φύλλο εργασίας. Αν κάνουμε κλικ στο κουµπί Κανονική, θα εµφανιστεί το ενεργό φύλλο µε κανονική προβολή. Το όνοµα του κουµπιού µετατρέπεται σε Κανονική, αν κάνατε κλικ στο κουµπί Προεπισκόπηση µέσα από το παράθυρο της προεπισκόπησης αλλαγών σελίδας. Τέλος όταν κάνουμε κλικ στο κουµπί Κλείσιµο, κλείνει το παράθυρο προεπισκόπησης εκτύπωσης και να επιστρέφουμε στην προηγούµενη προβολή του ενεργού φύλλου. Η εκτύπωση του φύλλου εργασίας Για να εκτυπώσουμε το φύλλο εργασίας, κάνουμε κλικ στο σχετικό κουµπί της Βασικής γραµµής εργαλείων, για να αρχίσει άµεσα η εκτύπωση του φύλλου εργασίας χωρίς ενδιάμεσο παράθυρο για ρυθμίσεις. Άλλος τρόπος για να γίνει εκτύπωση πατάμε το συνδυασµό των πλήκτρων Ctrl και Ρ ή επιλέγουμε το µενού Aρχείο Εκτύπωση οπότε εµφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Εκτύπωση, στο οποίο µπορούμε να δώσουμε όσες από τις επιλογές σας χρειάζονται, πατώντας στο τέλος το κουµπί OK. Στο πεδίο Εκτυπωτής Όνοµα:, μπορούμε να επιλέξουμε τον εκτυπωτή στον οποίο θα γίνει η εκτύπωση. Επιλέγουμε τη θυρίδα Εκτύπωση σε αρχείο, αν θέλουμε η εκτύπωση να γίνει σε αρχείο και όχι στον εκτυπωτή. Επιλέγουμε τη θυρίδα Επιλογή, αν θέλουμε να τυπώσουμε µόνο τα επιλεγµένα κελιά, ενώ, αν θέλουμε να τυπώσουμε όλο το βιβλίο εργασίας, επιλέγουμε τη σχετική θυρίδα στο πεδίο Εκτύπωση. Αν θέλουμε να δούμε τι θα τυπωθεί και βρισκόμαστε στο πεδίο Εκτύπωση, κάνουμε κλικ στο κουµπί Προεπισκόπηση. Στην περίπτωση που έχει δηλωθεί εκτύπωση όλου του βιβλίου, τότε στο κάτω µέρος του παραθύρου της προεπισκόπησης θα υπάρχει ο συνολικός αριθµός των σελίδων των µη κενών φύλλων εργασίας. Τέλος, για να προχωρήσει η εκτύπωση κάνουμε κλικ στο κουµπί Εκτύπωση που υπάρχει εκεί. Εκτύπωση επιλεγµένης περιοχής Περιοχή εκτύπωσης καθορίζονται οι περιοχές των κελιών που θέλουµε να συµπεριλάβουµε στην εκτύπωση. Για να ορίσουμε την περιοχή εκτύπωσης : 95

13 Επιλέγουμε το µενού Προβολή Προεπισκόπηση αλλαγών σελίδας. Επιλέγουμε την περιοχή που θέλουμε να εκτυπώσουμε. Κάνουμε κλικ µε το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού µέσα στην επιλεγµένη περιοχή και στο µενού συντοµίας που εµφανίζεται, κάνουμε κλικ στην εντολή Ορισµός περιοχής εκτύπωσης. Για να συµπεριλάβουμε άλλα µη γειτονικά κελιά, επιλέγουμε τα κελιά που επιθυµούμε να προσθέσουμε με το γνωστό τρόπο. Κάνουμε δεξί κλικ µέσα στην επιλεγµένη περιοχή και στο µενού συντοµίας που ακολουθεί κάνουμε κλικ στην εντολή Προσθήκη στην περιοχή εκτύπωσης. Κάνουμε προεπισκόπηση της εκτύπωσης, για να δούμε την περιοχή εκτύπωσης µε µπλε περίγραµµα και άσπρο φόντο. Εάν θέλουμε να προσθέσουμε επιπλέον κελιά στην περιοχή εκτύπωσης που είναι γειτονικά µε την επιλεγµένη περιοχή εκτύπωσης, σύρουμε το παχύ µπλε περίγραµµα, ώστε να συµπεριληφθούν και τα κελιά αυτά. 96