1. ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΚΑΙ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ

Transcript

1 1. ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΚΑΙ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ 1.1 ΣΚΟΠΟΣ KAI ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ Στόχος του παρόντος Έργου, είναι η εγκατάσταση ενός σύγχρονου και ολοκληρωμένου Διοικητικού οικονομικού συστήματος πληροφόρησης (ERP) στο ΕΚΑΒ. Αναλυτικά, ο παραπάνω στόχος θα επιτευχθεί με: Τη μηχανογραφική υποστήριξη των διοικητικοοικονομικών διαδικασιών του ΕΚΑΒ Την παροχή τεχνικής υποστήριξης στο νέο Π.Σ, για ένα (1) έτος στα πλαίσια της Εγγύησης καλής λειτουργίας του και για τέσσερα (4) επιπλέον έτη, μετά τη λήξη της Εγγύησης. Το πληροφοριακό σύστημα (Π.Σ) θα πρέπει να αποτελείται τουλάχιστον από τα εξής υποσυστήματα: - Γενική Λογιστική Αναλυτική Λογιστική. - Προϋπολογισμός Απολογισμός Ισολογισμός. - Λογαριασμοί Εισπρακτέοι Πληρωτέοι. - Διαχείριση Παγίων. - Διαχείριση Αποθηκών. - Προμήθειες και Διαχείριση Συμβάσεων. - Μητρώο Δεσμεύσεων. Τα υποσυστήματα αυτά αφορούν περίπου εξήντα (60) θέσεις εργασίας. Το αντικείμενο του Έργου αφορά στην εγκατάσταση, σύνδεση και υποστήριξη λειτουργίας του Πληροφοριακού Συστήματος (Π.Σ) του ΕΚΑΒ. Αναλυτικότερα, το έργο περιλαμβάνει: Υπηρεσίες προμήθειας και εγκατάστασης λογισμικού συστημάτων, παραμετροποίησης και ανάπτυξης λογισμικού, εκπαίδευσης και προετοιμασίας για παραγωγική λειτουργία, συνολικής διάρκειας ενός (1) μήνα από την υπογραφή της σύμβασης, οι οποίες ολοκληρώνονται με την προσωρινή παραλαβή του έργου. Υπηρεσίες εγγύησης καλής λειτουργίας, συνολικής διάρκειας δώδεκα (12) μηνών από την προσωρινή παραλαβή του έργου. Υπηρεσίες Τεχνικής Υποστήριξης, συνολικής διάρκειας τεσσάρων (4) ετών από τη λήξη της εγγύησης καλής λειτουργίας. 1.2 ΥΦΙΣΤΑΜΕΝΗ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ Οι διαδικασίες και οι ροές πληροφορίας του σημερινού Π.Σ, ακολουθούν μεν τα τυπικά πρότυπα και τη σχετική νομοθεσία που διέπουν τη λειτουργία όλων των Δημόσιων Μονάδων Υγείας, αλλά δυσκολεύονται να προσαρμοστούν στις ραγδαίες και εκτενείς μεταβολές που επιβάλλονται. Η συλλογή πληροφοριών που γίνεται σήμερα στο ΕΚΑΒ, έχει προσαρμοστεί στις απαιτήσεις των διαδικασιών, όπως αυτές έχουν μεταβληθεί τα τελευταία χρόνια, με τις αλλαγές στο τοπίο και το θεσμικό πλαίσιο της οικονομικής διαχείρισης των νοσοκομείων, της διεξαγωγής προμηθειών κ.α. Σήμερα, δεν συλλέγονται μηχανογραφικά όλες οι απαιτούμενες πληροφορίες. Οι περισσότερες πληροφορίες, συλλέγονται χειροκίνητα. Οι υπάρχουσες μηχανογραφικές διαδικασίες στο ΕΚΑΒ σήμερα, δεν καλύπτουν τις νέες και τροποποιημένες διαδικασίες οικονομικής διαχείρισης, όπως αυτές έχουν μεταβληθεί τα τελευταία 2 χρόνια. Δεν εφαρμόζεται το Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα. Η κάλυψη των παραπάνω αδυναμιών, γίνεται προς το παρόν είτε με χειρογραφικές διαδικασίες και συλλογή πληροφοριών, είτε με την αποσπασματική χρήση επιμέρους εφαρμογών λογισμικού και αρχείων. Το αποτέλεσμα είναι, να χάνεται πολύ μεγάλος αριθμός ανθρωποωρών σε διαδικασίες και ενημερώσεις πολλαπλών αρχείων, ενώ θα μπορούσαν όλα αυτά να γίνονται αυτόματα από ένα σύγχρονο Π.Σ. 1.3 ΠΡΟΣΔΟΚΩΜΕΝΑ ΟΦΕΛΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ Τα αναμενόμενα οφέλη από την εγκατάσταση ενός σύγχρονου Πληροφοριακού Συστήματος (ERP) κωδικοποιούνται στα ακόλουθα: Αυτόματη Λειτουργία Π.Σ. Το ζητούμενο Π.Σ θα πρέπει να αυτοματοποιεί διαδικασίες στο μέγιστο δυνατό βαθμό, μειώνοντας στο ελάχιστο τους απαραίτητους χειρισμούς εκ μέρους των χρηστών, ώστε να βελτιώνει την παραγωγικότητα και να 1

2 ευνοεί τη γρήγορη άντληση πληροφοριών. Έτσι, για παράδειγμα, θα πρέπει το σύστημα να συνδυάζει γραφικό περιβάλλον, απλότητα, αυτοματισμούς διαδικασιών (ενημερώσεις στοιχείων, προετοιμασία ενεργειών και εγγράφων πριν ακόμη τα ζητήσει ο χρήστης), χρήση υποδειγμάτων και προσεγμένους τρόπους μαζικής καταχώρησης στοιχείων. Αποτελεσματική διαχείριση κόστους υπηρεσιών του ΕΚΑΒ. Για την επίτευξη αυτού του στόχου είναι βασικό να γίνει σεβαστό κατά την υλοποίηση του έργου ότι όλα τα λειτουργικά τμήματα του Π.Σ θα μπορούν να λειτουργούν με ενιαίο τρόπο και ως μέρη ενός ενιαίου συστήματος, αυτομάτως αλληλοενημερωνόμενα. Υποστήριξη αποτελεσματικής διαδικασίας διαχείρισης προμηθειών. Το ζητούμενο στη διαχείριση των προμηθειών είναι η εφαρμογή μιας οργανωμένης και ομαλής «ροής προμηθειών», με το μέγιστο βαθμό αυτοματισμών όλων των τυποποιημένων βημάτων. Οι χρήστες, θα πρέπει να ξοδεύουν τον ελάχιστο δυνατό χρόνο σε επαναλαμβανόμενες διαδικασίες και να επικεντρώνονται στον έλεγχο των εγγράφων και διαδικασιών. Για να επιτευχθεί αυτό, το σύστημα θα πρέπει να υποστηρίζει την αυτοματοποίηση όλου του κύκλου των προμηθειών και τον αποτελεσματικό έλεγχο στις προμήθειες των οποιονδήποτε ειδών, καθώς και των υπηρεσιών. Το ζητούμενο είναι, το σύστημα να συνεισφέρει στη μείωση του χρόνου επεξεργασίας κάθε προμήθειας. Στη διαχείριση των προμηθειών, θα πρέπει να λαμβάνεται υπόψη το Μητρώο Δεσμεύσεων του ΕΚΑΒ και να ενημερώνονται ανάλογα και αυτομάτως. Ζητείται επίσης, η βέλτιστη συνεργασία με το δίκτυο προμηθευτών μέσα από τη χρήση του web site του ΕΚΑΒ, για τις διακηρύξεις του ΕΚΑΒ, την υποβολή των προσφορών, την επικοινωνία με τους προμηθευτές (υπάρχοντες και υποψήφιους) και μέσα από τον αυτοματισμό των επαναλαμβανόμενων ενεργειών που γίνονται σε κάθε διαγωνισμό. Ευελιξία προσαρμογής σε αλλαγές. Ο Ανάδοχος πρέπει να προβλέψει τη μελλοντική προσαρμογή του Π.Σ σε αλλαγές. Οι αλλαγές αυτές, που θα απορρέουν από μεταρρυθμίσεις του νομικού και θεσμικού πλαισίου, αν ληφθούν υπόψη από την αρχή, θα μπορούν να υποστηριχθούν με σχετικά εύκολο και οικονομικό τρόπο. Ο στόχος είναι να μπορούν να υλοποιούνται οι αλλαγές, εντός ολίγων ημερών από την εμφάνιση της ανάγκης τους. 2. ΑΝΑΛΥΤΙΚΗ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΟΤΗΤΑΣ ΥΠΟΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ Τα υποσυστήματα που αποτελούν το Πληροφοριακό Σύστημα που θα εγκατασταθεί στο ΕΚΑΒ και οι λειτουργίες που αυτά θα υποστηρίζουν είναι: Γενική Λογιστική: Η Γενική Λογιστική θα πρέπει να είναι η βάση όλου του Διοικητικόοικονομικού υποσυστήματος και θα πρέπει να λειτουργεί με τον τρόπο που καθορίζει το ΠΔ 146/2003 όπως αυτό ισχύει και να υποστηρίζει τις απαιτήσεις του. Όλες οι εφαρμογές πρέπει να επικοινωνούν και να ενημερώνουν τη λογιστική με στόχο την έγκαιρη άντληση οικονομικών πληροφοριών και αποτελεσμάτων από όλη την οικονομική διεύθυνση. Θα πρέπει να υπάρχει ειδική πρόβλεψη στο reporting για τη διευκόλυνση των εσωτερικών ελέγχων και των ελέγχων όλων των οικονομικών δεδομένων από το κράτος. Τέλος, το σύστημα πρέπει να είναι πλήρως συμμορφωμένο με τον τρέχοντα ΚΦΑΣ ενώ ταυτόχρονα θα πρέπει να παρέχει την ευελιξία και την πληροφόρηση που ζητούνται από τις οικονομικές υπηρεσίες του ΕΚΑΒ. Αναλυτική Λογιστική: Μέσω της Αναλυτικής λογιστικής θα πρέπει να καλύπτονται όλες οι προβλεπόμενες από τον ΚΦΑΣ διατάξεις σε ότι αφορά στο αυτόνομο κύκλωμα λογιστικής της ομάδας 9 του ΚΛΣ και η εφαρμογή θα πρέπει να λειτουργεί με τον τρόπο που καθορίζει το ΠΔ 146/2003 και οι νεότερες αυτού εγκύκλιοι, σε πραγματικό χρόνο και σε πλήρη συλλειτουργία με το Δημόσιο Λογιστικό και τη Γενική Λογιστική. Το κύκλωμα αυτό θα πρέπει να αποτελεί προέκταση του κυκλώματος της Γενικής Λογιστικής και να διασφαλίζεται η συνδεσιμότητα και ιχνηλασιμότητα των εγγραφών από τη Γενική στην Αναλυτική Λογιστική. Πέρα από την τήρηση των συμβατικών υποχρεώσεων του ΚΦΑΣ, θα πρέπει να δίνει διοικητική πληροφόρηση σχετικά με το 2

3 κόστος των προσφερόμενων υπηρεσιών, τη διάρθρωση του κόστους και τη συνολική αποτελεσματικότητα των τμημάτων του ΕΚΑΒ. Προϋπολογισμοί Απολογισμοί Ισολογισμοί: Ο στόχος της εφαρμογής αυτής, είναι η τήρηση και η παρακολούθηση της προβλεπόμενης δραστηριότητας του ΕΚΑΒ βάσει του Δημόσιου Λογιστικού. Η εφαρμογή των προϋπολογισμών θα πρέπει να παρέχει τη δυνατότητα στον οικονομικό διαχειριστή να αποτυπώσει μέσα σε αυτή, την οργανωτική δομή του ΕΚΑΒ (με δυναμικά οριζόμενες διαστάσεις παρακολούθησης), έτσι ώστε οι προϋπολογισμοί να αντικατοπτρίζουν την πραγματική οργανωτική διάρθρωση του οργανισμού και τη λειτουργία του βάσει των ΚΑΕ. Επιπλέον, θα πρέπει να υποστηρίζει διάφορες μεθόδους κατάρτισης προϋπολογισμών και να προσφέρει δυνατότητες προσομοίωσης με εναλλακτικά σενάρια, σε οθόνες αντιπαραβολής. Να μπορεί να συνδυάζει στοιχεία προηγουμένων ετών, τρέχοντος έτους και προβλέψεις επομένων ετών. Να έχει τη δυνατότητα εποπτικής παρουσίασης προϋπολογισμών, απολογισμών και ισολογισμών σε μηνιαία βάση, τριμηνιαία, εξαμηνιαία κλπ, με δυνατότητα άμεσης εμβάθυνσης σε λεπτομέρειες. Εισπρακτέοι Λογαριασμοί: Αφορά στην παρακολούθηση των απαιτήσεων του ΕΚΑΒ. Πληρωτέοι Λογαριασμοί (Προμηθευτές): Το κύκλωμα των πληρωτέων λογαριασμών καλύπτει τη διαχείριση των συναλλακτικών σχέσεων του ΕΚΑΒ με τους προμηθευτές ειδών (υγειονομικά υλικά, ιατρικός εξοπλισμός κλπ) και υπηρεσιών. Θα πρέπει να συλλειτουργεί με την εφαρμογές των Προμηθειών, των Συμβάσεων, του Μητρώου Δεσμεύσεων, Διαχειρίσεων, Παγίων και όπου αλλού απαιτείται. Θα πρέπει να δίνει αναλυτική πληροφόρηση της οικονομικής κατάστασης και των σχέσεων του ΕΚΑΒ με τους προμηθευτές τους Επίσης, θα πρέπει να δίνει την εικόνα των μελλοντικών υποχρεώσεων προς τους προμηθευτές (ενηλικίωση υπολοίπων, υποχρεώσεις πληρωμών βάσει τιμολογίων προμηθευτών, συμβάσεις κλπ.), στοιχεία που θα βοηθούν την οικονομική υπηρεσία να κάνει τον έγκαιρο προγραμματισμό των πληρωμών του ΕΚΑΒ Θα πρέπει να διαθέτει μηχανισμό εγκρίσεων πληρωμών, ώστε μονάχα εξουσιοδοτημένοι χρήστες να μπορούν να εκδίδουν εντάλματα πληρωμής σε προμηθευτές και μόνο όταν πληρούνται ορισμένες προϋποθέσεις. Διαχείριση Παγίων: Η εφαρμογή των παγίων αφορά στην παρακολούθηση των κινητών και ακίνητων περιουσιακών στοιχείων του ΕΚΑΒ. Σε αυτά, περιλαμβάνεται ο τυπικός πάγιος εξοπλισμός του ΕΚΑΒ (κτίρια, έπιπλα, μηχανήματα, ασθενοφόρα κλπ) και ο εξειδικευμένος ιατρικός εξοπλισμός (κινητές μονάδες κλπ). Θα πρέπει να παρακολουθούνται και τα πάγια περιουσιακά στοιχεία που δεν είναι ιδιοκτησίας του ΕΚΑΒ, όπως στοιχεία που προέρχονται από χρηματοδοτική μίσθωση ή από χρησιδάνεια. Ανάμεσα στα βασικά χαρακτηριστικά, θα πρέπει να είναι η διαχείριση πολλών τύπων αποσβέσεων (με πολλούς διαφορετικούς συντελεστές απόσβεσης) και η αυτόματη ενημέρωση της εφαρμογής της λογιστικής με τις αποσβέσεις των παγίων. Οι λειτουργίες του υποσυστήματος θα πρέπει να υποστηρίζονται από τη χρήση γραμμωτού κώδικα. Η εφαρμογή αυτή, θα πρέπει να είναι συνδεδεμένη και με την εφαρμογή Προμηθειών, για αυτόματη προσθήκη νεοαποκτηθέντων παγίων, καθώς και με όλα τα κυκλώματα του Λογιστηρίου: Γενικής Λογιστικής, Αναλυτικής Λογιστικής και Δημόσιο Λογιστικό. Διαχείριση Αποθηκών: Ο βασικός στόχος της εφαρμογής της διαχείρισης των αποθηκών είναι ο έγκαιρος προγραμματισμός του εφοδιασμού του ΕΚΑΒ με υλικά και ανταλλακτικά, με ταυτόχρονη ελαχιστοποίηση του δεσμευμένου κεφαλαίου. Μέσω της εφαρμογής γίνεται ποσοτική και αξιακή διαχείριση των αποθηκών. Οι αποθήκες μπορεί να είναι «φυσικές» ή «νοητές». Το τμήμα αυτού του λογισμικού, έτσι όπως περιγράφεται εδώ, αναλαμβάνει να διαχειριστεί όλα τα υλικά. Τα υλικά πρέπει να παρακολουθούνται και ως προς την αρχειοθέτησή τους σε διάφορες αποθήκες και ως προς τις μετακινήσεις τους από αποθήκη σε αποθήκη. Οι αποθήκες θα πρέπει να 3

4 ενημερώνονται άμεσα και αυτόματα από τις παραλαβές των προμηθειών και από τις διακινήσεις μεταξύ αποθηκών και να τηρείται ανά πάσα στιγμή ενημερωμένο υπόλοιπο ανά είδος και αποθήκη. Πρέπει να υπάρχει δυνατότητα διαχείρισης παρτίδων με όλα τα χαρακτηριστικά τους. Ζητείται να τηρούνται καρτέλες για όλα τα στοιχεία και τα χαρακτηριστικά των ειδών, τις κατηγοριοποιήσεις τους και τους διάφορους μετρητές όπως: στοκ ασφαλείας, σημεία αναπαραγγελίας κλπ. Απαραίτητο είναι επίσης, να υποστηρίζονται διευκολύνσεις για την καταμέτρηση των ειδών και τη φυσική απογραφή ανά κατηγορία ειδών. Είναι επιθυμητό να υποστηρίζονται και τρόποι παρακολούθησης των φυσικών αποθηκών (χωροταξική τοποθέτηση των ειδών, διάδρομοι, ράφια κτλ). Οι λειτουργίες του υποσυστήματος θα πρέπει να υποστηρίζονται από τη χρήση γραμμωτού κώδικα. Προμήθειες και διαχείριση συμβάσεων: Στόχος της εφαρμογής των προμηθειών είναι η αυτοματοποίηση, η παρακολούθηση και ο έλεγχος των προμηθειών με τον καλύτερο δυνατό τρόπο για το ΕΚΑΒ και τους προμηθευτές του. Για να υποστηριχθεί μια προμήθεια από το σύστημα θα πρέπει να δημιουργούνται αιτήσεις αγοράς από επιλεγμένα σημεία, όπου οι ενδιαφερόμενοι θα έχουν πρόσβαση στις λίστες από τα επιτρεπτά αγοραζόμενα είδη ανά τμήμα του ΕΚΑΒ και, πιθανά, και στις διαθέσιμες συμφωνίες με προμηθευτές, σε σχέση με τιμές κτλ. Ανάλογα με το ύψος αγορών, θα πρέπει να υποστηρίζονται και πιο πολύπλοκα συστήματα ελέγχου και διαδικασιών. Θα πρέπει να υπάρχει ένα σύστημα αυτόματων ελέγχων βάσει κανόνων, των αιτήσεων προμηθειών από κάθε τμήμα του ΕΚΑΒ, καθώς και ένα σύστημα εγκρίσεων με ιεραρχίες και ασφάλεια χρηστών. Θα πρέπει να υπάρχει ένα σύστημα ελέγχου των αυτοματοποιημένων από το σύστημα προτάσεων για προμήθειες, βάσει κανόνων ή στατιστικών στοιχείων κτλ. Το σύστημα παραλαβών θα πρέπει να συνδέεται άμεσα με τις εντολές αγορών ή με τις συμβάσεις των προμηθευτών και να παράγει αυτόματα τα αναγκαία πρωτόκολλα παραλαβών και λοιπά αναγκαία έγγραφα. Με το υποσύστημα διαχείρισης συμβάσεων, πρέπει να υλοποιείται η παρακάτω λειτουργικότητα: σύνδεση αιτήσεων αγορών, εντολών προμήθειας με συμβάσεις προμηθευτών, πλήρης καταγραφή των συμβάσεων και κωδικοποίηση των κατηγοριών των συμβάσεων, αμφίδρομη ενημέρωση του Μητρώου Δεσμεύσεων, συστηματική οργάνωση των όρων των συμβάσεων με δυνατότητες αναζήτησης και εντοπισμού ανά πάσα στιγμή, δυνατότητες συγκρίσεων των όρων παραλαβής αγαθών με τους όρους των συμβάσεων κατά τις παραλαβές από τους προμηθευτές, προειδοποιήσεις για λήξη συμβάσεων, σύνδεση προκηρύξεων και διαγωνισμών με τις συμβάσεις που υπογράφηκαν, αυτόματη προετοιμασία διακηρύξεων και συμβάσεων από προηγούμενες, ηλεκτρονικές διακηρύξεις και υποβολές προσφορών, ηλεκτρονική πληρωμή παραβόλου, αυτόματες συγκρίσεις προσφορών, αμφίδρομη σύνδεση με το ΕΣΗΔΗΣ κ.α. Η εφαρμογή θα πρέπει να υποστηρίζει αυτόματη διάθεση των διακηρύξεων μέσα από το web site του ΕΚΑΒ, συλλογή των προτάσεων των προμηθευτών, αυτόματες συγκρίσεις των προτάσεων, συγκεντρωτικές οθόνες στο χρήστη για την εξέλιξη και τις προτάσεις που έχουν κατατεθεί, αυτόματη σύνταξη των πρωτοκόλλων των επιτροπών διαγωνισμών κλπ. Θα πρέπει να υποστηρίζει και την κωδικοποίηση κατά GMDN και CPV, όπως επίσης και του νέου κωδικού ΕΚΑΠΤΥ. Μητρώο δεσμεύσεων. Το Μητρώο Δεσμεύσεων θα πρέπει να λειτουργεί σύμφωνα με τις προδιαγραφές και οδηγίες που έχουν δοθεί στα άρθρα 21 και 22α του Ν.2362/1995, όπως τροποποιήθηκε και συμπληρώθηκε με τα άρθρα 21 και 23 του Ν.3871/2010, του Π.Δ. 113/2010 και των Εγκυκλίων 2/80018/0026/ και 2/9118/0026/ Αυτό που πρέπει να προσεχθεί με το Μητρώο Δεσμεύσεων, είναι η αυτόματη ενημέρωσή του από τα εμπλεκόμενα τμήματα του ΕΚΑΒ, ώστε αυτομάτως να συμπληρώνεται και διασταυρώνεται η πληροφορία που αφορά τις δαπάνες του ΕΚΑΒ, από τα αρχικά αιτήματα μέχρι την καταχώρηση των τιμολογίων, την ενημέρωση του Μητρώου και των συναφών οικονομικών στοιχείων. Στόχος είναι, να ελαχιστοποιηθεί η καταχώρηση από την πλευρά των χρηστών, με την αυτόματη μεταφορά και μετασχηματισμό πληροφοριών, από το ένα στάδιο των διαδικασιών στα επόμενα. 4

5 3. ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ ΧΡΗΣΤΩΝ- ΒΑΣΙΚΗ ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗ Ο βαθμός επιτυχίας του έργου συναρτάται άμεσα από το βαθμό ένταξης των προσφερόμενων υπηρεσιών στην καθημερινή διαδικασία και πρακτική εξάσκηση των εργαζομένων του ΕΚΑΒ. Οι υπηρεσίες υποστήριξης χρηστών που προβλέπονται στο πλαίσιο του έργου, αναμένεται να συμβάλλουν ουσιαστικά στην απόκτηση γνώσεων και δεξιοτήτων, αναφορικά με τη διαχείριση και τη χρήση των εφαρμογών και υπηρεσιών, που θα αποκτηθούν από τα στελέχη του ΕΚΑΒ. Οι υπηρεσίες υποστήριξης χρηστών αφορούν: Την εκπαίδευση των βασικών χρηστών στη χρήση των εφαρμογών και υποσυστημάτων του Π.Σ., ανάλογα με το αντικείμενο εργασίας και τις ανάγκες της θέσης εργασίας του κάθε εργαζομένου που θα εκπαιδευτεί. Την παράδοση ολοκληρωμένης σειράς λειτουργικής τεκμηρίωσης από τον Ανάδοχο, τόσο σε μορφή εγχειριδίων χρήσης όσο και σε μορφή online βοήθειας, προσβάσιμης από όλες τις οθόνες του Π.Σ. Αρχική εκτίμηση είναι, ότι ο ελάχιστος αριθμός ανθρωποωρών κατάρτισης ανέρχεται στις 100 ώρες. Οι ενέργειες βασικής εκπαίδευσης αφορούν: 1. Σε ενέργειες βασικής κατάρτισης που θα διενεργηθούν με μεθόδους δια ζώσης διδασκαλίας face to face), στη χρήση των εφαρμογών του Π.Σ. ανάλογα με το αντικείμενο εργασίας. 2. Σε on-the-job εκπαίδευση, για τους χρήστες του Π.Σ που θα χρειαστούν εμβάθυνση στις λειτουργίες του Π.Σ και επιπλέον βοήθεια. Κατ ελάχιστο, το πρόγραμμα κατάρτισης θα παρέχει εκπαίδευση στο παρακάτω εμπλεκόμενο προσωπικό: Διαχειριστές συστήματος: - Διαχείριση των εφαρμογών (διαχείριση ασφάλειας, backup restore, διαχείριση παραμέτρων του συστήματος, βιβλιοθήκες συστήματος). - Παρακολούθηση καλής λειτουργίας επιμέρους εφαρμογών και επικοινωνιών. - Διαχείριση οθονών, εκτυπωτικών, workflows, διασυνδέσεων, τεκμηρίωσης κλπ. - Διαχείριση ημερήσιας κίνησης περιοδικές εργασίες. - Αντιμετώπιση προβλημάτων λογισμικού. - Διαχείριση κλήσεων υποστήριξης και συνεργασία με τον Ανάδοχο. Ανώτεροι χρήστες: - Διαχείριση παραμέτρων λειτουργίας και κανόνων του Π.Σ, για τα τμήματά τους. - Επόπτευση διαδικασιών στα τμήματά τους. - Όλα τα θέματα που θα περιλαμβάνει το πρόγραμμα κατάρτισης των απλών χρηστών. Απλοί χρήστες: - Προσανατολισμός στο περιβάλλον του Π.Σ και εξοικείωση με αυτό. - Χρήση των αυτόματων ροών πληροφοριών και ενημερώσεων από το Π.Σ. - Άντληση πληροφοριών μέσα από το Π.Σ. - Εκτέλεση καθημερινών εργασιών. - Έκδοση αναγκαίων αναφορών και εκτυπωτικών. 4. ΠΙΛΟΤΙΚΗ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ Η πιλοτική λειτουργία (πιλοτικές δοκιμές) αφορούν στη λειτουργία των εφαρμογών του Π.Σ σε ελεγχόμενο περιβάλλον, προκειμένου να ελεγχθούν διεξοδικά: Οι κωδικοποιήσεις που χρησιμοποιήθηκαν. Το λογισμικό εφαρμογών. Οι ρυθμίσεις του συστήματος διαχείρισης βάσης δεδομένων. Τα αναγκαία εκτυπωτικά και οι αναφορές. Η ολοκλήρωση του λογισμικού με τις απαιτούμενες διαδικασίες. Η φιλική ανταπόκριση του συστήματος. Οι διασυνδέσεις και οι ανταλλαγές δεδομένων με τρίτες εφαρμογές. Οποιαδήποτε άλλη παράμετρος επηρεάζει την ομαλή λειτουργία του συστήματος. Τελικές ρυθμίσεις του συστήματος για τη βελτίωση της απόδοσης (fine tuning). Η οργάνωση, παρακολούθηση και διαχείριση του Π.Σ από το τμήμα Πληροφορικής του ΕΚΑΒ. 5

6 Οι επιτυχημένες πιλοτικές δοκιμές οδηγούν στην έναρξη της παραγωγικής λειτουργίας. Οι πιλοτικές δοκιμές πρέπει να είναι διάρκειας ενός (1) μήνα κατ ελάχιστον και η πιστοποίηση των ορθών αποτελεσμάτων τους να γίνεται βάσει της ανάλυσης απαιτήσεων και των πρωτοκόλλων δοκιμών και προσωρινής παραλαβής του Έργου. Οι πιλοτικές δοκιμές μπορούν να γίνονται και τμηματικά, ανάλογα με το ρυθμό που θα ολοκληρώνονται τα υποτμήματα του Π.Σ. Το τελευταίο στάδιο των δοκιμών, θα πρέπει να περιλαμβάνει και τις δοκιμές Ολοκλήρωσης όλων των μερών του Π.Σ. μεταξύ τους. 5. ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ ΠΑΡΑΓΩΓΙΚΗΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ Στο πλαίσιο του παρόντος διαγωνισμού, ο Ανάδοχος θα παρέχει για διάστημα ενός (1) μηνός από την ημερομηνία της προσωρινής παραλαβής του Π.Σ, τις κάτωθι αναφερόμενες υπηρεσίες: Υπηρεσίες υποστήριξης λειτουργίας. Μεταφορά Τεχνογνωσίας υποστήριξη χρηστών on the job training. Υπηρεσίες Τεχνικής υποστήριξης και συντήρησης του λογισμικού. Υπηρεσίες προσαρμογής του Π.Σ σε πιθανές αλλαγές του νομοθετικού πλαισίου. Ο υποψήφιος Ανάδοχος υποχρεούται να συμπεριλάβει στην προσφορά του απομακρυσμένη πρόσβαση και επιτόπια παρουσία τεχνικών στο ΕΚΑΒ αν χρειάζεται, μετά την προσωρινή παραλαβή του Π.Σ, ώστε να προλαμβάνονται και να αντιμετωπίζονται έγκαιρα τα προβλήματα των αρχικών σταδίων λειτουργίας του Π.Σ. Ο αριθμός των ατόμων αυτών και οι σχετικές τους ειδικότητες θα πρέπει να είναι τέτοιος ώστε να καλύπτονται οι ανάγκες του ΕΚΑΒ Οι υπηρεσίες αφορούν: Υπηρεσία υποστήριξης λογισμικού εφαρμογών. Στα πλαίσια των υπηρεσιών αυτών θα πραγματοποιηθούν: - Οι ρυθμίσεις, παραμετροποιήσεις και τροποποιήσεις λογισμικού εφαρμογών, οθονών, εκτυπωτικών κλπ. - Θα διορθωθούν και συμπληρωθούν οι κωδικοποιήσεις των εφαρμογών. - Θα γίνει η τελική μετάπτωση δεδομένων από τις παλαιές εφαρμογές όπου απαιτείται, ή θα καταχωρηθούν συμπληρωματικά δεδομένα όπου απαιτούνται. - Αποκατάσταση των ανωμαλιών λειτουργίας του λογισμικού εφαρμογών. - Προσαρμογή του λογισμικού και των διαδικασιών, εάν υπάρξει κάποια αλλαγή του νομοθετικού πλαισίου ή των λειτουργικών απαιτήσεων. Υποστήριξη Χρηστών. Ο Ανάδοχος καλείται να υποστηρίξει την καθημερινή εργασία των χρηστών του Π.Σ., κυρίως στα σημεία καταχώρησης στοιχείων, ώστε να τους εγκλιματίσει στη φιλοσοφία λειτουργίας του συστήματος και στον τρόπο οργάνωσης της εργασίας τους και δόμησης των πληροφοριών που θα διαχειρίζονται, προκειμένου να μπορούν να συλλέγουν τις σωστές πληροφορίες και να τις περνούν με σωστό τρόπο και μορφή στο Π.Σ. Μεταφορά Τεχνογνωσίας On the Job Training. Η χρήση των προτεινόμενων πληροφοριακών συστημάτων αναμένεται να έχει ευεργετική δράση στην οργάνωση όλων των τμημάτων του ΕΚΑΒ. Ωστόσο, η μετάβαση στο νέο περιβάλλον εργασίας απαιτεί, για το χρονικό διάστημα της υποστήριξης παραγωγικής λειτουργίας, την υποστήριξη του Αναδόχου προκειμένου να ενσωματωθεί το λογισμικό στις καθημερινές εργασίες των διαφόρων ομάδων χρηστών και, παράλληλα, να γίνει η αναγκαία μεταφορά τεχνογνωσίας. Ο Ανάδοχος υποχρεούται να διασφαλίσει την αναγκαία μεταφορά τεχνογνωσίας στα στελέχη του ΕΚΑΒ, ώστε αυτά να είναι σε θέση να αντεπεξέλθουν στη λειτουργία των πληροφοριακών συστημάτων του Π.Σ. Σημειώνεται ότι, ο Ανάδοχος θα πρέπει να διαθέσει στελέχη του τα οποία θα συμμετέχουν στην παραγωγική λειτουργία καθ όλη τη διάρκεια της υποστήριξης παραγωγικής λειτουργίας και ανάλογα με το βαθμό μεταφοράς τεχνογνωσίας, κατά τέτοιο τρόπο ώστε να μπορούν όλα τα τμήματα του ΕΚΑΒ να προχωρούν σταδιακά στην εκτενέστερη χρήση του νέου Π.Σ, χωρίς οι καθυστερήσεις του ενός τμήματος να επηρεάζουν τη λειτουργία των άλλων. Η παρουσία των στελεχών του Αναδόχου, δε σημαίνει ότι ο Ανάδοχος θα υποκαταστήσει την παρουσία και λειτουργία των χρηστών του ΕΚΑΒ με δικής του απασχόλησης στελέχη, αλλά ότι τα στελέχη 6

7 του Αναδόχου θα καθοδηγήσουν και θα εκπαιδεύσουν τα στελέχη του ΕΚΑΒ, ώστε αυτά να αναλάβουν μόνα τους τη λειτουργία του Π.Σ. 6. ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΕΓΓΥΗΣΗΣ Στο πλαίσιο του παρόντος διαγωνισμού, ο Ανάδοχος καλείται να παρέχει για ένα έτος (12 μήνες) από την ημερομηνία προσωρινής παραλαβής του Π.Σ, τις κάτωθι αναφερόμενες υπηρεσίες: Υπηρεσία Helpdesk. Διασφάλιση καλής λειτουργίας Λογισμικού Εφαρμογών. Απομακρυσμένη πρόσβαση, σε συνεννόηση με το τμήμα Πληροφορικής του ΕΚΑΒ, για την επίλυση προβλημάτων του λογισμικού. Επιτόπια επίσκεψη τεχνικού για την επίλυση προβλημάτων του λογισμικού, εάν αυτά δεν μπορούν να λυθούν εξ αποστάσεως. Προσαρμογές στις αλλαγές της νομοθεσίας, των διαδικασιών και των προδιαγραφών λειτουργίας. Οι ανωτέρω υπηρεσίες αποτελούν την εγγύηση καλής λειτουργίας, την οποία ο Ανάδοχος θα πρέπει να προσφέρει δωρεάν. Ο αριθμός των ατόμων που θα διατεθούν για την παροχή των υπηρεσιών αυτών και οι σχετικές τους ειδικότητες, θα πρέπει να είναι τέτοιος ώστε να καλύπτονται πλήρως οι ανάγκες του ΕΚΑΒ Αναλυτικά, οι υπηρεσίες αφορούν: Υπηρεσία Helpdesk. Ο Ανάδοχος, οφείλει να διαθέσει Υπηρεσία Helpdesk, που θα είναι προσιτή στο ΕΚΑΒ μέσω τηλεφωνικής σύνδεσης και , για αναγγελία βλαβών ή προβλημάτων δυσλειτουργιών, κατά τις εργάσιμες ημέρες και ώρες. Η ανταπόκριση του Helpdesk, θα πρέπει να είναι μικρότερη της 1 ώρας. Διασφάλιση Καλής Λειτουργίας Λογισμικού Εφαρμογών. Ως διασφάλιση καλής λειτουργίας λογισμικού εφαρμογών, ορίζονται κατ ελάχιστον τα παρακάτω, τα οποία θα προσφερθούν από τον Ανάδοχο και στα οποία συμπεριλαμβάνονται, όποτε απαιτείται, και αντίστοιχες υπηρεσίες από τους επιμέρους κατασκευαστές προμηθευτές των προσφερόμενων προϊόντων: α) Αποκατάσταση των ανωμαλιών λειτουργίας του λογισμικού εφαρμογών (bugs). β) Βελτιώσεις, παράδοση εγκατάσταση τυχόν νέων εκδόσεων του λογισμικού εφαρμογών. Οι βελτιώσεις αυτές, δε θα επιβαρύνουν οικονομικά το ΕΚΑΒ Για κάθε νέα έκδοση του λογισμικού εφαρμογών που θα αναπτυχθεί στο μέλλον, θα παρέχεται στο ΕΚΑΒ τόσο ο πηγαίος (μόνο για τις εφαρμογές λογισμικού ή τμήματα αυτών που θα αναπτυχθούν στο πλαίσιο του παρόντος έργου και ειδικά για το ΕΚΑΒ), όσο και ο εκτελέσιμος κώδικας (σε ηλεκτρονική μορφή), καθώς και πλήρης τεκμηρίωση των αλλαγών σε σχέση με την προηγούμενη έκδοση (σε έντυπη ή ηλεκτρονική μορφή). Ο Ανάδοχος έχει την ευθύνη της εγκατάστασης των νέων εκδόσεων, βελτιώσεων ή διορθώσεων (upgrades, patches, fixes), σε πλήρη και ομαλή λειτουργία. γ) Παράδοση ενημερώσεων για όλες τις μεταβολές ή τις επανεκδόσεις ή τροποποιήσεις των εγχειριδίων του λογισμικού εφαρμογών, σε ηλεκτρονική μορφή, τόσο για αρχειοθέτηση (π.χ. εκτυπώσιμα pdf αρχεία) όσο και στην online μορφή τους, για άμεση διάθεση μέσα από τις οθόνες του Π.Σ. Τα παραπάνω, αφορούν τις εφαρμογές που προσφέρει ο Ανάδοχος. Απομακρυσμένη πρόσβαση. Σε περίπτωση προβλήματος, το τμήμα Πληροφορικής του ΕΚΑΒ θα μπορεί να επικοινωνεί με τον Ανάδοχο και να του δίνει απομακρυσμένη πρόσβαση στα συστήματα του ΕΚΑΒ, για την επίλυση του προβλήματος. Ο Ανάδοχος θα πρέπει να ανταποκρίνεται σε κλήσεις απομακρυσμένης πρόσβασης, εντός 1 ώρας. Επιτόπια επίσκεψη τεχνικού. Εάν μέσω απομακρυσμένης πρόσβασης, δε μπορεί να διορθωθεί το πρόβλημα στο λογισμικό, ο Ανάδοχος θα πρέπει να στέλνει τεχνικό του επί τόπου στο ΕΚΑΒ, για τη διόρθωση του προβλήματος εντός της επόμενης εργάσιμης ημέρας. Προσαρμογές στις αλλαγές της νομοθεσίας, διαδικασιών, προδιαγραφών. Ο Ανάδοχος, θα πρέπει να προσαρμόζει άμεσα το λογισμικό του σε πιθανές αλλαγές που 7

8 θα ανακοινωθούν από τους συνεργαζόμενους φορείς υγείας με το ΕΚΑΒ ή την κείμενη νομοθεσία. 7. ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΤΕΧΝΙΚΗΣ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ ΜΕΤΑ ΤΗ ΛΗΞΗ ΤΗΣ ΕΓΓΥΗΣΗΣ Μετά τη λήξη της Εγγύησης καλής λειτουργίας, ο Ανάδοχος θα συνεχίσει να παρέχει τις ίδιες υπηρεσίες που παρείχε κατά τη διάρκεια της Εγγύησης καλής λειτουργίας, για 4 επιπλέον συνεχόμενα έτη, με ετήσιο τίμημα που θα έχει καταθέσει στην οικονομική προσφορά του και δεν θα υπερβαίνει το 18% του κόστους της προμήθειας του συστήματος (+/- πληθωρισμό), ως «ετήσιο κόστος τεχνικής υποστήριξης, μετά το πέρας της εγγύησης». Επισημαίνεται πως, το κόστος αυτό δε συμπεριλαμβάνεται στο κόστος του έργου, αλλά ο Ανάδοχος θα το πληρώνεται έξτρα, για τα επόμενα 4 έτη μετά τη λήξη της «Εγγύησης καλής λειτουργίας του «Έργου», σε 4 ετήσιες δόσεις. 8