TicketLink TM CRS εγχειρίδιο λειτουργίας

Transcript

1 TicketLink TM CRS εγχειρίδιο λειτουργίας 1.Περιεχόμενα 1. Περιεχόμενα Εκδοση εισιτηρίων Οδηγίες εγκατάστασης (download αρχείου εγκατάστασης) Εισαγωγή στην εφαρμογή (login) Αρχικές ρυμίσεις Συνοπτική περιγραφή των λειτουργιών της εφαρμογής Επεξήγηση της κυρίως φόρμας της εφαρμογής Κυρίως μενού της εφαρμογής - επιλογές Κράτηση Κράτηση & Έκδοση Εισιτηρίων Εμφάνιση Κράτησης Εκτύπωση Εισιτηρίων Κράτησης (από υπάρχουσα κράτηση) Προβολή Δρομολογίων Κοστολόγηση Κράτησης Διαθεσιμότητα Θέσεων Διόρθωση Κράτησης Διερεύνηση Διόρθωσης Κράτησης Ακύρωση Κράτησης Εμφάνιση Κρατήσεων Χωρίς Εισιτήριο Ακύρωση Αλλαγή Εισιτηρίων (Embarkation cards, Open date cards) Διαχείριση Αρχείου Πελατών Γενικές παρατηρήσεις/ σημαντικά θέματα για το TicketLink TM CRS Online Update TicketLink TM CRS... 34

2 2. Εκδοση εισιτηρίων Στο παράδειγμα αυτό, θα εκδόσουμε 4 εισιτήρια επιβατών (1 ενήλικος, 1 παιδί, 1 βρέφος σε ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ θέση, και ένας ενήλικος σε ΔΙΑΚΕΚΡΙΜΕΝΗ/σαλόνι) και ενός αυτοκινήτου ΙΧ για ένα δρομολόγιο (χωρίς επιστροφή). Βήμα 1 : Επιλογή δρομολογίου - Ανοίγουμε την εφαρμογή. - Συμπληρώνουμε τα παρακάτω πεδία (πρώτα γυρνάμε το πληκτρολόγιο μας στα Ελληνικά) : Σημειώσεις : Δεν χρειάζεται να διαλέγουμε το λιμάνι που επιθυμούμε με το ποντίκι από την λίστα. Γράφοντας τα πρώτα γράμματα του λιμανιού, εμφανίζεται. Μετακινούμαστε από πεδίο σε πεδίο με το πλήκτρο tab από το πληκτρολόγιο. Οχι με το enter. Αν στην ώρα βάλουμε 00:00, το πρόγραμμα θα φέρει δρομολόγια από την αρχή της ημέρας και μετά (αρχίζοντας από την ημέρα που ζητήσαμε). Στο ΕΤΑΙΡΕΙΑ, αφήνοντας το ΟΛΕΣ, θα δούμε δρομολόγια για όλες τις εταιρίες που υπάρχουν στην εφαρμογή TicketLink TM CRS. Ακόμη και αν το γραφείο σας δεν συνεργάζεται με κάποιες από αυτές, θα μπορείτε να δείτε δρομολόγια, αλλά μετά πατώντας enter επάνω στο δρομολόγιο, δεν θα μπορείτε να συνεχίσετε για να δείτε διαθεσιμότητα. Αν θέλουμε να δούμε την πραγματική διαθεσιμότητα για ένα δρομολόγιο, δεν θα επιλέξουμε το ΟΛΕΣ στο ΕΤΑΙΡΕΙΑ, αλλά θα βάλουμε την εταιρία που επιθυμούμε. Στο ΕΤΑΙΡΕΙΑ, φαίνονται οι εταιρίες με τις οποίες έχει συνεργασία το ναυτιλιακό πρακτορείο σας. - Αφού βάλουμε στο ΕΤΑΙΡΕΙΑ αυτό που επιθυμούμε, πατάμε το πλήκτρο tab από το πληκτρολόγιο. Θα εμφανιστεί ο πίνακας με τα δρομολόγια. Επιλέγουμε το δρομολόγιο που θέλουμε (μετακινούμαστε στον πίνακα με τα πλήκτρα πάνω ή κάτω βέλος από το πληκτρολόγιο μας). Πατάμε enter. Σημείωση : Αν έχουμε επιλέξει συγκεκριμένη ναυτιλιακή (και ΟΧΙ το ΟΛΕΣ ), όπως είπαμε και παραπάνω φαίνεται η πραγματική διαθεσιμότητα. Αν στις στήλες βλέπουμε σημαίνει ότι υπάρχει διαθεσιμότητα σε επιβάτες και οχήματα. Αν δεν υπήρχε διαθεσιμότητα για οχήματα, θα βλέπαμε : Αν δεν υπήρχε διαθεσιμότητα για επιβάτες, το κόκκινο Χ θα ήταν στην αντίστοιχη στήλη. Βήμα 2 : Ταυτόχρονη επιλογή ποσοτήτων επιβατών και τύπων θέσεων επιβατών - Αμέσως μετά την επιλογή του δρομολογίου, θα εμφανιστεί ο αναλυτικός πίνακας με τις διαθέσιμες ποσότητες για το κάθε τύπο θέσης (εμφανίζεται maximum διαθεσιμότητα 40 θέσεων αν είναι λιγότερες, εμφανίζεται ο ακριβής αριθμός, π.χ. 37). Συμπληρώνουμε τον πίνακα ως εξής (για το παράδειγμα 1 ενήλικος, 1 παιδί, 1 βρέφος σε ΟΙΚ, 1 ενήλικος σε ΔΚΝ) : Σημείωση : Παρατηρήστε ότι σε αυτόν τον πίνακα με την διαθεσιμότητα, φαίνεται και η τιμή για τον κάθε τύπο θέσης. - Κάνουμε κλικ με το ποντίκι στο Εισαγωγή Στοιχείων 2

3 Βήμα 3 : Συμπλήρωση επωνύμων επιβατών και λοιπών στοιχείων που χρειάζονται - Από την στιγμή που κάναμε κλικ στο Εισαγωγή Στοιχείων, το πρόγραμμα, αυτόματα μας πηγαίνει για να συμπληρώσουμε το επώνυμο του πρώτου επιβάτη. Συμπληρώνουμε λοιπόν τα επώνυμα ΟΛΩΝ των επιβατών, και τουλάχιστον 1 γράμμα για το όνομα σε κάθε επιβάτη. Σημειώσεις : Δεν βάζουμε έκπτωση σε παιδιά ή βρέφη. Το κάνει αυτόματα το πρόγραμμα (50% στα παιδιά, 100% στα βρέφη). Αν κάποιος επιβάτης έχει έκπτωση, την βάζουμε στο αντίστοιχο πεδίο. Δύο πεδία δεξιότερα συμπληρώνουμε τον αριθμό του δικαιολογητικού του επιβάτη (αν αυτό έχει ορίσει η ναυτιλιακή να είναι υποχρεωτικό). Παράδειγμα : Αν ο επιβάτης Χρήζει Ειδικής Φροντίδας πρέπει να το συμπληρώσουμε στο πεδίο Ειδ.Παρατηρ. Είναι υποχρεωτικό από το Υπουργείο Εμπορικής Ναυτιλίας. Αν θέλουμε να βάλουμε κάποια εμπορική έκπτωση (π.x. για groups), αυτό το κάνουμε στο πιο πάνω μέρος της φόρμας, στο πεδίο Εμπ.Εκπτωση. Παράδειγμα : εικόνα : ΕΜΠ.ΕΚΠΤΩΣΗ ΠΡΟΣΟΧΗ : το πρόγραμμα, όταν έχουμε ενήλικους, παιδιά, βρέφη σε 1 γραμμή και βάλουμε εμπορική έκπτωση (εικόνα : ΕΜΠ.ΕΚΠΤΩΣΗ), η έκπτωση αυτή θα εφαρμοστεί μόνο στον ενήλικο. Αν πάλι σε έκδοση εισιτηρίων ενός group (π.χ. 10 άτομα - ενήλικες) διαλέξουμε μια εμπορική έκπτωση και ο ένας επιβάτης από τους 10 ταξιδεύει δωρεάν (π.χ. Group leader), μόνο σε αυτόν τον επιβάτη θα βάλουμε την έκπτωση που ορίζει η ναυτιλιακή (όπως σε προηγούμενο παράδειγμα βάλαμε την έκπτωση ΝΑΤ ΣΥΝΤΑΞΙΟΥΧΟΙ ). Βήμα 4 : Συμπλήρωση οχήματος Για να βάλουμε το ΙΧ στην φόρμα, συμπληρώνουμε ως εξής : Σημειώσεις : Το μήκος του οχήματος μετριέται σε εκατοστά. Για αυτό το λόγο, βάζουμε στο μήκος 425 (ΧΩΡΙΣ κόμματα ή τελείες) Δεν είναι υποχρεωτικό να βάλουμε την μάρκα του οχήματος. Αν ο πελάτης δικαιούται έκπτωση στο ΙΧ του, την συμπληρώνουμε στο αντίστοιχο πεδίο όπως φαίνεται στο παράδειγμα. Αν απαιτείται, συμπληρώνουμε και τον Αρ.Δικαιολ. (όπως συνέβαινε και στους επιβάτες). Στον αριθμό κυκλοφορίας, να πληκτρολογούμε αριθμό ΑΠΟΔΕΚΤΟ και όχι ειδικά σύμβολα (ερωτηματικά, θαυμαστικά κλπ) 3

4 Βήμα 5 : Κοστολόγηση κράτησης πριν την έκδοση (ΔΕΝ ΕΙΝΑΙ ΥΠΟΧΡΕΩΤΙΚΟ) Δεν είναι υποχρεωτικό να κάνουμε κάτι τέτοιο, μπορούμε κατ ευθείαν να προχωρήσουμε στο παρακάτω βήμα που είναι η έκδοση των εισιτηρίων. Για να κάνουμε την κοστολόγηση : - Αφού έχουμε συμπληρώσει όλα τα παραπάνω, πατάμε από το πληκτρολόγιο το F3. Θα πρέπει στο πάνω δεξιά μέρος της φόρμας του προγράμματος, να γράψει ΚΟΣΤΟΛΟΓΗΣΗ ΚΡΑΤΗΣΗΣ : - Μετά κάνουμε κλικ στο Εκτέλεση (ή πατάμε το F10 από το πληκτρολόγιο, είναι το ίδιο). Οταν απαντήσει ο server της ναυτιλιακής (κάτω δεξιά στην οθόνη μας θα εμφανιστεί το μήνυμα : Η ΕΠΙΛΟΓΗ ΣΑΣ ΟΛΟΚΛΗΡΩΘΗΚΕ ), θα έχουν εμφανιστεί οι τιμές για τους επιβάτες και το οχήμα. Βήμα 6 : Εκδοση εισιτηρίων Για να εκδόσουμε εισιτήρια : - Πατάμε από το πληκτρολόγιο το F5. Θα πρέπει στο πάνω δεξιά μέρος της φόρμας του προγράμματος, να γράψει ΚΡΑΤΗΣΗ-ΕΚΔΟΣΗ ΕΙΣΙΤΗΡΙΩΝ με πράσινο χρώμα : - Μετά, κάνουμε κλικ στο Εκτέλεση (ή πατάμε το F10 από το πληκτρολόγιο, είναι το ίδιο). - Με την ολοκλήρωση της ενέργειας, θα εμφανιστεί ένα πληροφοριακό πλαίσιο διαλόγου με το συνολικό κόστος, τους αριθμούς εισιτηρίων, τον αριθμό της κράτησης. Εκεί θα ερωτηθούμε αν επιθυμούμε την διατήρηση των στοιχείων για την επόμενη έκδοση εισιτηρίων. Γενικά, να έχουμε υπόψιν σαν γενικό σκεπτικό της εφαρμογής : 1. Συμπληρώνουμε δρομολόγιο, επιβάτες, ονοματεπώνυμα, οχήματα κλπ. 2. Επιλέγουμε ενέργεια (στα παραδείγματα μας, χρησιμοποιήσαμε την ΚΟΣΤΟΛΟΓΗΣΗ ΚΡΑΤΗΣΗΣ -F3 και την ΚΡΑΤΗΣΗ-ΕΚΔΟΣΗ ΕΙΣΙΤΗΡΙΩΝ -F5) 3. Για να εκτελεστεί η ενέργεια που επιλέξαμε, πατάμε το F10 από το πληκτρολόγιο ή κάνουμε κλικ στο Εκτέλεση (και ΟΧΙ το ENTER ή κάτι άλλο). 4

5 3. Οδηγίες εγκατάστασης (download αρχείου εγκατάστασης) Ανοίγουμε τον Internet Explorer, στην μπάρα διευθύνσεων πληκτρολογούμε : και πατάμε enter από το πληκτρολόγιο. Αν έχουμε Internet Explorer με έκδοση 7.0 και πάνω και δεν βλέπουμε τα περιεχόμενα του ftp server (αρχεία που πρέπει να εμφανιστούν μετά το enter), ανοίγουμε έναν Windows Explorer και πληκτρολογούμε στην μπάρα διευθύνσεων ακριβώς το ίδιο (frp:// ) και πατάμε enter από το πληκτρολόγιο. Αν δεν μπορείτε να δείτε τα αρχεία και εμφανίζεται κάποιο μήνυμα λάθους, επικοινωνήστε με τον τεχνικό σας για να εξετάσει την περίπτωση να μην είναι ανοιχτή η πρόσβαση στην , port 21 από το firewall (αν τυχόν έχετε κάποιο ενεργοποιημένο) ή τον router σας. Το αρχείο που πρέπει να κατεβάσουμε έχει την ονομασία FerryScreenEnt_Install.exe Κάνουμε διπλό κλικ με το mouse και πατάμε το «αποθήκευση» για να κατέβει και να αποθηκευτεί το αρχείο στην περιοχή που υποδείξαμε (π.χ. My Documents, Desktop κλπ). Αφού τελειώσει το κατέβασμα του αρχείου, πηγαίνουμε στην τοποθεσία που το αποθηκεύσαμε και κάνουμε διπλό κλικ επάνω του. Στο πρώτο μήνυμα πατάμε το OK. Από το παράθυρο που θα εμφανιστεί, κάνουμε κλικ στο «Unzip». Αφού ολοκληρωθεί η εργασία, κάνουμε κλικ στο «Close». Ανοίγουμε το «My Computer». Κάνουμε διπλό κλικ στο σκληρό δίσκο του Η/Υ μας (Local Disk (C:)). Θα πρέπει να έχει δημιουργηθεί ο φάκελος με την ονομασία «AA». Κάνουμε διπλό κλικ επάνω σε αυτό το φάκελο. Θα εμφανιστούν κάποια αρχεία και φάκελοι. Κάνουμε διπλο κλικ στο αρχείο (αν δεν βλέπουμε την κατάληξη του αρχείου -.exe πάμε από το μενού του παραθύρου με τα αρχεία στο «Tools», «Folder Options». Διαλέγουμε την καρτέλα «View» και απενεργοποιούμε το «Hide extensions for known file types». Πατάμε ΟΚ. Τώρα θα πρέπει να βλέπουμε τις καταλήξεις των αρχείων. 5

6 Αυτόματα, θα εμφανιστεί η παρακάτω φόρμα : Κάνουμε κλικ στο «Install FerryScreen Enterprise Edition» Κλικ στο Next. Επιλέγουμε τον φάκελο (folder) που θα εγκατασταθεί η εφαρμογή. Προτείνουμε να αφήσετε τον φάκελο που προτείνεται από το πρόγραμμα εγκατάστασης. Κλικ στο Next. Επιλέγουμε την τοποθεσία που θα εγκατασταθεί στο menu των windows. Προτείνουμε να αφήσετε αυτό που προτείνει το πρόγραμμα εγκατάστασης. Κλικ στο Next. Αν επιθυμούμε να δημιουργηθούν shortcuts στην επιφάνεια εργασίας (desktop) και στην quick launch bar, αφήνουμε τσεκαρισμένα τα 2 boxes. Κλικ στο Next. Κλικ στο Install. Με την ολοκλήρωση της εγκατάστασης, θα ερωτηθούμε αν επιθυμούμε να ανοίξει αμέσως την εφαρμογή με το που θα κάνουμε κλικ στο Finish ή όχι. Ξε-τσεκάρουμε το Launch FerryScreen Enterprise. Κλικ στο Finish. Σημαντικό : Σε αυτό το σημείο, από το «My Computer», από τον φάκελο «ΑΑ» στο Local Disk (C:), αντιγράφουμε τα εξής αρχεία στον φάκελο «FerryScreenEnterprise» στο Local Disk (C:) : a. Ferry Screen Enterprise Users Manual GR.pdf b. Ferry Screen Enterprise Users Manual UK.pdf c. FerryScreenEnt.exe d. FerryScreenEnt.mdb Επίσης, σε περίπτωση που δεν έχουμε το Acrobat Reader στον Η/Υ μας, από αυτό το πρόγραμμα εγκατάστασης, μπορούμε να το εγκαταστήσουμε και να εγκαταστήσουμε και το MDAC 2.7 (αν αυτό απαιτείται και αφού επικοινωνήσετε μαζί μας και σας πούμε να προχωρήσετε σε κάτι τέτοιο). Τέλος, φαίνονται τα addresses καθώς και τα τηλέφωνα επικοινωνίας με το τμήμα υποστήριξης της εταιρίας μας. Για να κλείσουμε το πρόγραμμα εγκατάστασης, κάνουμε κλικ στο Close, κάτω δεξιά στην φόρμα. 6

7 4. Εισαγωγή στην εφαρμογή (login) Αρχικές ρυμίσεις - Από την επιφάνεια εργασίας, κάνουμε διπλό κλικ στην συντόμευση της εφαρμογής ή όπου αλλού υπάρχει η συντόμευση. Το εικονίδιο είναι το παρακάτω : - Την ΠΡΩΤΗ ΦΟΡΑ (και μόνο) που θα επιχειρήσουμε να μπούμε στην εφαρμογή, θα εμφανιστεί η παρακάτω φόρμα στην οποία θα συμπληρώσουμε τις αρχικές ρυθμίσεις της εφαρμογής όπως : [ Κάνοντας κλικ στην αντίστοιχη γλώσσα, μεταφράζεται αντίστοιχα και η φόρμα.] Προκαθορισμένος λιμένας πρακτορείου : το λιμάνι που θα εμφανίζεται σαν αρχικός λιμένας του δρομολογίου χωρίς να χρειάζεται να το πληκτρολογεί κάθε φορά ο χειριστής. Προκαθορισμένη εθνικότητα επιβατών : η εθνικότητα που θα συμπληρώνεται στους επιβάτες αυτόματα. Προεπιλεγμένη εταιρία : Δεν συμπληρώνουμε κάτι. Εκτυπωτής Εισιτηρίων : ο εκτυπωτής στον οποίο θα τυπώνονται τα εισιτήρια. Σημειώστε πως εδώ φαίνονται οι εκτυπωτές που είναι εγκατεστημένοι στα windows. Τύπος εκτυπωτή που χρησιμοποιείτε : επιλέγουμε το μοντέλο του εκτυπωτή. Τύπος εισιτηρίων που χρησιμοποιείτε : κάνουμε την επιλογή μας ανάλογα με τα έντυπα των εισιτηρίων που έχουμε (προτυπωμένα ή όχι στοιχεία της εταιρίας ώστε η εφαρμογή ανάλογα, να τυπώνει ή όχι τα στοιχεία της ναυτιλιακής εταιρίας). Αφού λοιπόν ορίσουμε τις επιθυμητές ρυθμίσεις, κάνουμε κλικ στο «Ενημέρωση Παραμέτρων» (θα εμφανιστεί ένα πλαίσιο διαλόγου που θα μας ενημερώσει ότι οι παράμετροι ενημερώθηκαν). Σημειώστε ότι αυτά τα στοιχεία μπορούμε να τα αλλάξουμε ανά πάσα στιγμή αφού μπούμε στην εφαρμογή από την καρτέλα «Παράμετροι» 7

8 Αμέσως μετά θα εμφανιστεί το μήνυμα «Παρουσιάστηκε πρόβλημα με το registration key του μηχανήματος σας!!!». Σε αυτό το σημείο, θα πρέπει να επικοινωνήσετε με το τμήμα help desk της εταιρίας μας ( ) για να σας δωθεί το registration key για την θέση εργασίας που μόλις εγκαταστήσατε. Διαφορετικά, μπορείτε να μας στείλετε με το «Serial Number» που σας εμφανίζεται (αφού πατήσετε OK στο error message) και θα σας απαντήσουμε άμεσα με το Serial Number Key και το Registration Key που θα πρέπει να πληκτρολογήσετε. Σημειώστε ότι αφού συμπληρώσετε το Serial Number Key και το Registration Key που θα σας δοθεί από την Profile, θα εφανιστεί ακόμα μια φορά το error message και πατώντας το OK, θα σας ζητήσει Username και Password (θα σας δοθεί από την Profile) για να μπείτε στο πρόγραμμα. - Θα εμφανιστεί λοιπόν η παρακάτω φόρμα στην οποία θα πληκτρολογήσουμε το Username, το Password και θα κάνουμε κλικ στο Login για να μπούμε στην εφαρμογή. - Τέλος θα εμφανιστεί η κυρίως φόρμα της εφαρμογής. Σημειώστε τα εξής : 1. Δεν μπορούμε να πληκτρολογήσουμε το username ή το password με μικρά γράμματα, ακόμα και αν το caps lock είναι σβηστό στο πληκτρολόγιο μας. 2. Σε αυτήν την οθόνη φαίνεται η version της εφαρμογής που έχουμε εγκατεστημένη στον Η/Υ μας (πάνω αριστερά). 3. Πάνω δεξιά φαίνονται τα τηλέφωνα επικοινωνίας και fax για το τμήμα help desk της εταιρίας μας με το οποίο μπορείτε να επικοινωνείτε από 09:00 εώς 19:00 από Δευτέρα εώς Παρασκευή. ΣΗΜΑΝΤΙΚΗ ΠΡΟΕΙΔΟΠΟΙΗΣΗ : Σε περίπτωση που έχετε εγκατεστημένο στον Η/Υ σας κάποιο πρόγραμμα για προστασία από το Internet (π.χ. Norton Internet Security ή κάποιο firewall), φροντίστε να το ρυθμίσετε έτσι ώστε να υπάρχει πρόσβαση στην ip address , port καθώς και στην , port 21 (για το Online Update της εφαρμογής). Διαφορετικά, δεν θα μπορείτε να ανοίξετε την εφαρμογή. Αφού μπείτε στην εφαρμογή για πρώτη φορά, πηγαίνετε στην καρτέλα «Παράμετροι» και επιλέξτε το * ΟΛΕΣ : Τέλος, πατήστε το 8

9 5. Συνοπτική περιγραφή των λειτουργιών της εφαρμογής Παρακάτω, παραθέτονται οι ενέργειες της εφαρμογής που αφορούν την ενότητα «κρατήσεις εκδόσεις εισιτηρίων» και τα πλήκτρα συντόμευσης αυτών καθώς και μια σύντομη περιγραφή της συγκεκριμένης ενέργειας. - Εμφάνιση κράτησης [F2] Εμφανίζουμε μια υπάρχουσα κράτηση πληκτρολογώντας το reference. Χρησιμεύει σαν 1 ο βήμα σε ενέργειες όπως έκδοση εισιτηρίων από υπάρχουσα κράτηση, έκδοση καρτών επιβίβασης (embarkation cards) ή εισιτήρια ανοιχτής ημερομηνίας (open date cards). - Κοστολόγηση κράτησης [F3] Χωρίς να γίνει κράτηση στο σύστημα, μπορούμε να δούμε άμεσα αν υπάρχουν διαθέσιμες θέσεις (επιβάτες και οχήματα) στην ημερομηνία και ώρα δρομολογίου που επιθυμούμε. Επίσης μπορούμε να δούμε και τα ακριβή ποσά των ναύλων (επιμέρους και συνολικά επιβάτες και οχήματα) όπως διαμορφώθηκαν με τα στοιχεία που έχουμε συμπληρώσει στην οθόνη μας. - Κράτηση [F4] Συμπληρώνοντας τα απαραίτητα στοιχεία, μπορούμε να προβούμε σε κρατήσεις επιβατών και οχημάτων χωρίς να εκδόσουμε τα εισιτήρια. - Κράτηση και έκδοση εισιτηρίων [F5] Εκδίδουμε τα εισιτήρια (επιβάτες και οχήματα χωρίς πρώτα να έχουμε κάνει κράτηση). (Σημείωση : όταν κάνουμε κράτηση και έκδοση εισιτηρίων, εννοείται ότι εκτός από τα εισιτήρια που θα τυπωθούν, γίνεται και κράτηση στο σύστημα). - Εκτύπωση εισιτηρίων (από υπάρχουσα κράτηση) [F6] Εκδίδουμε εισιτήρια υπάρχουσας κράτησης (αφού πρώτα την εμφανίσουμε στην οθόνη μας με «Εμφάνιση κράτησης [F2]» - Προβολή δρομολογίων [F7] Εμφάνιση του πίνακα δρομολογίων (time table) για να δούμε τα δρομολόγια που υπάρχουν ανοιγμένα στο σύστημα της κάθε ναυτιλιακής εταιρίας και να επιλέξουμε αυτό που επιθυμούμε. Σημειώστε ότι από τον εμφανιζόμενο πίνακα, φαίνεται αν υπάρχει διαθεσιμότητα για επιβάτες και οχήματα. - Διαθεσιμότητα θέσεων [F8] Εμφανίζουμε τον πίνακα με την διαθεσιμότητα των επιβατών του δρομολογίου που επιθυμούμε. Φαίνονται αναλυτικά οι τύποι θέσεων και οι ελεύθερες ποσότητες καθώς και ο ναύλος ανά άτομο ή ανά τύπο πώλησης της καμπίνας (σαν 2κλινη, 3κλινη, 4κλινη κλπ). - Διόρθωση κράτησης [F9] Εκτελούμε διορθώσεις σε υπάρχουσες κρατήσεις για τις οποίες δεν έχει εκδοθεί εισιτήριο / εισιτήρια, αφού πριν έχουμε έμφανίσει την κράτηση στην οθόνη μας με «Εμφάνιση κράτησης [F2]». Με τον όρο διορθώσεις, εννοούμε αλλαγές σε ονοματεπώνυμα επιβατών, ποσότητες, ηλικίες, τύπους θέσεων, αριθμούς κυκλοφορίας οχημάτων ή ακόμα και να προσθέσουμε / αφαιρέσουμε επιβάτες /οχήματα κλπ. - Διερεύνηση διόρθωσης κράτησης [Alt + F9] Χωρίς να κάνουμε διόρθωση κράτησης, «διερευνούμε» αν μπορούμε να προχωρήσουμε αργότερα σε διόρθωση κράτησης (π.χ. αν υπάρχει διαθεσιμότητα για να προσθέσουμε ένα ακόμα άτομο και ένα ix σε μια υπάρχουσα κράτηση) έχοντας εμφανίσει αρχικά την κράτηση στην οθόνη μας με «Εμφάνιση κράτησης [F2]». Σημειώστε ότι αυτή η επιλογή, δεν είναι υποχρεωτική πριν από την διόρθωση κράτησης. Για παράδειγμα, εμφανίζουμε μια υπάρχουσα κράτηση, προσθέτουμε 2 ενήλικες, προχωράμε σε διόρθωση κράτησης. Σε περίπτωση που δεν υπάρχουν ελέυθερες θέσεις, θα εμφανιστεί στην φόρμα της εφαμογής ανάλογο μήνυμα και το σύστημα δεν θα προχωρήσει σε καμία αλλαγή στην κράτηση μας. - Ακύρωση κράτησης [F11] Εμφανίζουμε την κράτηση που επιθυμούμε να ακυρώσουμε («Εμφάνιση κράτησης [F2]) και προβαίνουμε στην ακύρωσή της. - Ακύρωση κράτησης με εισιτήριο [Ctrl + F11] Ίδια λειτουργία με την προηγούμενη όταν η κράτηση μας έχει εκδοθέντα εισιτήρια. 9

10 - Κρατήσεις χωρίς εισιτήριο [Shift + Ctrl + F11] Εμφανίζουμε στην οθόνη μας κρατήσεις για τις οποίες δεν έχουν εκδοθεί εισιτήρια έχοντας πληκτρολογήσει σαν κριτήριο το επώνυμο του 1 ου επιβάτη της κράτησης. - Εμφάνιση πίνακα διαθεσιμότητας [Alt + F11] Μπορούμε να εμφανίσουμε ανά πάσα στιγμή τον πίνακα με την διαθεσιμότητα των θέσεων. Οι παραπάνω επιλογές, υπάρχουν και μέσα σε επιλογή από το κυρίως μενού της εφαρμογής (Κυρίως μενού, Κρατήσεις/Έκδοση Εισιτηρίων). Υπάρχουν και άλλες επιλογές στην εφαρμογή όπως «Ακύρωση μεμονομένων εισιτηρίων από κράτηση», «Έκδοση open καρτών επιβίβασης», «Έκδοση καρτών επιβίβασης», «Εκτύπωση πωλήσεων» κλπ που τις παραθέτουμε παρακάτω αναλυτικά σε αυτό το εγχειρίδιο χρήσης. 10

11 6. Επεξήγηση της κυρίως φόρμας της εφαρμογής Παρακάτω επεξηγούμε τα διάφορα μέρη της κυρίως φόρμας της εφαργμογής. Γενική σημείωση : αν επιθυμούμε να χρησιμοποιούμε μόνο το πληκτρολόγιο και όχι το ποντίκι, μετακινούμαστε από πεδίο σε πεδίο, με το πλήκτρο TAB που βρίσκεται στην αριστερή άκρη του πληκτρολογίου μας και σαν πλήκτρο είτε έχει συνήθως σαν περιγραφή την λέξη TAB είτε το σύμβολο Α 5 6 4Β 4Γ 7 8 Εικόνα 1 1. Στοιχεία δρομολογίων - Στο συγκεκριμένο μέρος της φόρμας, συμπληρώνουμε τα στοιχεία των δρομολογίων. Maximum 4 δρομολόγια σε μια κράτηση (με λογική ροή λιμανιών και ημερομηνιών δρομολογίων, π.χ Α-Β, Β-Γ, Γ-Δ, Δ-Α και όχι Α-Δ, Α-Γ, Β-Γ, Γ-Α κλπ). - Αν επιθυμούμε να κάνουμε κράτηση (ή να κάνουμε την επιστροφή Open) μπορούμε να τσεκάρουμε το Open π.χ. στο 2 ο δρομολόγιο. Σημειώστε ότι δεν επιτρέπεται να τσεκάρετε το Open στο 1 ο δρομολόγιο. Προσοχή, μην μπερδεύετε αυτή τη λειτουργία με την έκδοση open date card για ένα υπάρχον μεμονωμένο εισιτήριο. Αυτό αποτελεί άλλη λειτουργία της εφαρμογής που αναλύεται παρακάτω. 2. Επιλογές - Ανάλογα με την ενέργεια που έχουμε επιλέξει να εκτελέσουμε (π.χ. εμφάνιση κράτησης, κράτηση, κράτηση & έκδοση εισιτηρίων) εμφανίζεται το ανάλογο λεκτικό για να μας θυμίζει την ενέργεια που θα εκτελεστεί. (μπορούμε να κάνουμε κλικ σε αυτό το πεδίο και από την λίστα να επιλέξουμε την ενέργεια που επιθυμούμε) Παραδείγματα : 11

12 3. Προβολή διαθεσιμότητας Εκτέλεση Καθ. Οθόνης - Προβολή Διαθεσιμότητας : Αν κάνουμε κλικ και το τσεκάρουμε (και βέβαια έχουμε επιλέξει δρομολόγιο) θα εμφανιστεί ο πίνακας με την διαθεσιμότητα θέσεων και τις τιμές. Εναλλακτικά, μπορούμε να πατήσουμε από το πληκτρολόγιο τον συνδυασμό alt + F11. - Εκτέλεση : Αφού έχουμε συμπληρώσει τα στοιχεία που επιθυμούμε στην φόρμα της εφαρμογής (ανάλογα με την επιλεγμένη ενέργεια, δηλ. π.χ αν θέλουμε να εμφανίσουμε μια κράτηση, θα πρέπει να έχουμε πληκτρολογήσει το reference) κάνουμε κλικ για να ξεκινήσει το αίτημα μας (request), να φτάσει στην ναυτιλιακή εταιρία, να γίνει η επεξεργασία του από τον server και τέλος να έρθει η απάντηση στην φόρμα της εφαρμογής (π.χ. να γίνει μια κράτηση, να εμφανιστεί μια κράτηση, να εμφανιστεί ο πίνακας με τα δρομολόγια ή την διαθεσιμότητα, να εκτυπωθούν εισιτήρια κλπ). Εναλλακτικά, μπορούμε να πατήσουμε από το πληκτρολόγιο το F10. Σημείωση 1 : όταν λέμε «να έρθει η απάντηση στην φόρμα της εφαρμογής» πέρα από το π.χ. να μας δοθεί reference για μια κράτηση, εμφανίζονται και ανάλογα μηνύματα στο κάτω αριστερό μέρος της φόρμας της εφαρμογής. Παράδειγμα μηνύματος επιτυχούς κράτησης : Σημειώση 2 :όταν κάνουμε κλικ στο συγκεκριμένο κουμπί, εμφανίζεται το παρακάτω παράθυρο που είναι ενδεικτικό ότι εκτελείται διαδικασία που περιγράψαμε παραπάνω (αποστέλεται το request μας στην ναυτιλιακή εταιρία, το επεξεργάζεται ο εκεί server, έρχεται η απάντηση πίσω στην φόρμα του TicketLink TM CRS) - Καθ.Οθόνης : Καθαρίζουν τα περιεχόμενα της φόρμας της εφαρμογής. Εναλλακτικά, μπορούμε να πατήσουμε από το πληκτρολόγιο τον συνδυασμό Ctrl + Delete (προσοχή : το Delete από το numpad, ενώ είναι αναμένο το Num Lock στο πληκτρολόγιο). 4. (Α-Β-Γ) Τύποι Θέσεων Τύποι Οχημάτων (και στοιχεία τους) Στοιχεία Επιβατών - 4Α, Τύποι Θέσεων :εδώ συμπληρώνουμε τους τύπους θέσεων π.χ. deck, σαλόνι, καμπίνα, αν οι επιβάτες είναι ενήλικοι παιδιά βρέφη, πόσοι είναι, όταν αφορά καμπίνα ανδρικό ή γυναικείο κρεββάτι, τέλος αν υπάρχει κάποια εμπορική έκπτωση. - 4Β, Τύποι Οχημάτων (και τα στοιχεία τους) : συμπληρώνουμε τα οχήματα της κράτησης (maximum 4 όσες και οι γραμμές ανά δρομολόγιο σε μια κράτηση) με τα λοιπά στοιχεία τους όπως αριθμός κυκλοφορίας, μάρκα, κάποια έκπτωση αν υπάρχει με τον αριθμό του δικαιολογητικού κλπ. - 4Γ, Στοιχεία επιβατών : εδώ συμπληρώνουμε τα στοιχεία των επιβατών όπως επώνυμο, όνομα, αν υπάρχει κάποια έκπτωση, αριθμό ταυτότητας κλπ. Σημείωση 1 : Οπως φαίνεται στην «Εικόνα 1» υπάρχουν 4 καρτέλες : 1 ο Δρομολόγιο, 2 ο Δρομολόγιο, 3 ο Δρομολόγιο, 4 ο Δρομολόγιο. Ανάλογα με τα πόσα δρομολόγια έχουμε συμπληρώσει στην φόρμα θα πρέπει να είναι ανάλογα συμπληρωμένα τα δεδομένα στις καρτέλες αυτές. Σημείωση 2 : Στα παιδιά και στα βρέφη, δεν βάζουμε έκπτωση. Την δίνει αυτόματα το σύστημα και αυτή είναι 50% για τα παιδιά, 100% για τα βρέφη. Σημείωση 3 : Αν βάλουμε κάποια εμπορική έκπτωση (στο τμήμα 4Α) να έχουμε υπόψη μας ότι αυτή η έκπτωση θα εφαρμοσθεί σε όλους τους επιβάτες που περιέχονται στην συγκεκριμένη «γραμμή» (θα γίνει καλύτερα κατανοητό παρακάτω με σχετικά παραδείγματα). 5. Κοστολόγιο Κράτησης Κάνοντας κλικ σε αυτή την καρτέλα, βλέπουμε το κοστολόγιο της κράτησης και με επιλογές για zoom in, zoom out, αποθήκευση, εκτύπωση κλπ. 12

13 6. Επεξήγηση των πεδίων σε αυτό το μέρος της φόρμας - Αρ.Κράτησης : Οταν κάνουμε μια κράτηση ή μια κράτηση και έκδοση εισιτηρίων, εδώ, εμφανίζεται το reference της κράτησης (συμπληρώνεται από το σύστημα, δεν πληκτρολογεί ο χειριστής). - Ημερομηνία Ωρα Option : είτε πληκτρολογούμε την ημ/νία και ώρα option που επιθυμούμε όταν κάνουμε κρατήσεις, είτε το σύστημα την επιστρέφει αυτόματα για το πρακτορείο μας. - CD : τσεκάρουμε το συγκεκριμένο πεδίο για Camping on board (διαμονή στο κατάστρωμα). Λειτουργεί μόνο αν το υποστηρίζει η ναυτιλιακή εταιρία. - Special Tarrif : Συμπληρώνεται από τον χειριστή αν υπάρχει ειδική χρέωση για συγκεκριμένους τύπους κρατήσεων. Λειτουργεί μόνο αν το υποστηρίζει η ναυτιλιακή εταιρία. - Επιβάτες Οχημάτα Σύνολο : εμφανίζονται τα αντίστοιχα σύνολα των ναύλων για τους επιβάτες και τα οχήματα όλων των δρομολογίων της κράτησης (συμπληρώνεται από το σύστημα, δεν πληκτρολογεί ο χειριστής σε αυτά τα πεδία). - Τρόπος Πληρωμής : υποστηρίζονται οι παρακάτω τρόποι πληρωμής α)μετρητά β)πιστωτική κάρτα γ)επιταγή δ)έμβασμα ε)πίστωση. - Προκαταβολή : αν υπάρχει προκαταβολή, την πληκτρολογούμε και πατάμε tab από το πληκτρολόγιο μας. Θα εμφανιστεί το υπόλοιπο χρηματικό ποσό στο πεδίο «Υπόλοιπο». - Πελάτης : επιλέγουμε τον πελάτη από το αρχείο πελατών που έχουμε καταχωρημένο στον υπολογιστή μας (το αρχείο βρίσκεται στον συγκεκριμένο Η/Υ, δεν αφορά άλλες θέσεις εργασίας μέσα στο γραφείο). Αν κάνουμε κλικ στην λέξη Πελάτης : θα εμφανιστεί το αρχείο πελατών από όπου μπορούμε να το διαχειριστούμε. Βλέπε Κεφάλαιο 19, «Διαχείριση αρχείου πελατών». - Ημερομηνία Κράτησης : εμφανίζεται η ημερομηνία και η ώρα που έγινε η κράτηση (συμπληρώνεται από το σύστημα, δεν πληκτρολογεί ο χειριστής). - Status : συμπληρώνεται από το σύστημα το status της κράτησης (Μερικά παραδείγματα : F=κράτηση, δεν έχουν εκδοθεί εισιτήρια, Α=έχουν γίνει τροποποιήσεις στην κράτηση, Τ=ticketed έχουν εκδοθεί εισιτήρια για την κράτηση) - Τηλέφωνο, Κινητό Τηλ. : συμπληρώνει ο χειριστής κάποια τηλέφωνα επικοινωνίας των επιβατών. - Group PTA Voucher : συμπληρώνεται από τον χειριστή ανάλογα με τον τύπο της κράτησης (αν υποστηρίζεται από την ναυτιλιακή εταιρία). Σημειώστε πως δεν μπορούν να εκδοθούν εισιτήρια για PTA και Vouchers κρατήσεις. - Αριθμοί Εισιτηρίων (από εώς) : συμπληρώνονται από το σύστημα, δεν πληκτρολογεί ο χειριστής σε αυτά τα πεδία. - Παρατηρήσεις : ελεύθερο πεδίο για να συμπληρώσει ο χειριστής παρατηρήσεις. - Προκαταβολή : πληκτρολογεί ο χειριστής το ποσό της προκαταβολής που έλαβε από τον πελάτη. - Υπόλοιπο : το υπόλοιπο που απομένει για πληρωμή από τον επιβάτη (αφαιρείται αυτόματα η προκαταβολή). 7. Χειριστής Εδώ φαίνεται το όνομα χρήστη που έκανε login στο σύστημα. 8. Περιοχή με μηνύματα από την εφαρμογή Σε αυτό το σημείο της φόρμας εμφανίζονται τα διάφορα μηνύματα της εφαρμογής. Με πράσινο χρώμα όταν δεν υπάρχει πρόβλημα, με κόκκινο όταν κάτι δεν έχει πάει καλά. Επίσης, εμφανίζεται και ένας αριθμός στα αριστερά του μηνύματος. Σημειώστε αυτόν τον αριθμό και αναφέρετέ τον στο τμήμα Help Desk της εταιρίας μας όταν δεν καταλαβαίνετε το μήνυμα που σας έχει εμφανιστεί. Ακολουθούν παραδείγματα μηνυμάτων : 13

14 9. Καρτέλα «Ρυθμίσεις» Σε αυτή την καρτέλα φαίνονται οι συντομεύσεις των πλήκτρων που ισχύουν από την εγκατάσταση της εφαρμογής και βέβαια ο χρήστης μπορεί να τις αλλάξει. Σημειώστε ότι αν στον ίδιο Η/Υ κάνουν login περισσότεροι από ένας χρήστες, αυτές οι ρυθμίσεις θα ισχύουν για όλους. Επίσης, υπάρχει η δυνατότητα οι χειριστές να αντιστοιχήσουν σε συγκεκριμένους συνδυασμούς πλήκτρων συγκεκριμένα δεδομένα (λιμάνια, συγκεκριμένες ποσότητες ενηλίκων παιδιών βρεφών οχημάτων κλπ) τα οποία δεδομένα θα συμπληρώνονται αυτόματα στην φόρμα της εφαρμογής όταν ο χειριστής πατήσει για παράδειγμα το Ctrl + F5. Να μην ξεχνάμε με το τέλος αυτών των ρυθμίσεων να πατάμε το κουμπί «Ενημέρωση Τροποποιήσεων» που βρίσκεται στο κάτω δεξιά μέρος της φόρμας. 10. Μηνύματα Από αυτήν την επιλογή μπορούμε να στείλουμε ένα ενημερωτικό μήνυμα σε κάποιον από τους χειριστές της εφαρμογής (π.χ. υπάρχει περίπτωση να ακυρωθεί ένα δρομολόγιο λόγω δυσμενών καιρικών συνθηκών κλπ). Ο τρόπος είναι ο εξής : πληκτρολογούμε το μήνυμα στο αντίστοιχο πεδίο, πληκτρολογούμε το «Ψευδώνυμο παραλαβής μηνύματος» και πατάμε το κουμπί «Αποστολή». Ακριβώς από κάτω, στο λευκό μέρος της οθόνης, θα φανεί η ημ/νία και ώρα αποστολής, καθώς και ο παραλήπτης του ενημερωτικού μηνύματος που συντάξαμε και αποστείλαμε. Οταν το μήνυμα φθάσει στον παραλήπτη, θα εμφανιστεί κάτι παρόμοιο με το παρακάτω (φακός) που θα υποδηλώνει ότι υπάρχει νέο μήνυμα και θα πρέπει να πάει στην καρτέλα : 11. Εταιρίες Γενικά στοιχεία (στοιχεία επικοινωνίας κλπ) για τις ναυτιλιακές εταιρίες που υπάρχουν εγκατεστημένες στην εφαρμογή. 12. Παράμετροι Παρακάτω επεξηγούνται πεδίο πεδίο οι παράμετροι της εφαρμογής. - Νόμισμα εφαρμογής : πρέπει να αναγράφεται EUR (που υποδηλώνει Ευρώ). Δεν πρέπει να αλλάζει από τους χειριστές η συγκεκριμένη παράμετρος. - Γλώσσα λειτουργίας προγράμματος : Η εφαρμογή, υποστηρίζει τις παρακάτω γλώσσες : (α) Ελληνικά, (β) Αγγλικά, (γ) Ιταλικά, (δ) Αλβανικά. - Επιλεγμένη ενέργεια εκκίνησης του προγράμματος : η ενέργεια που υπάρχει σε αυτή την παράμετρο θα είναι η default ενέργεια όταν ξεκινάμε το πρόγραμμα (χωρίς αυτό να σημαίνει ότι δεν μπορούμε να την αλλάξουμε). - Προκαθορισμένος Λιμένας Πρακτορείου : το λιμάνι που θα μπει σε αυτή την επιλογή, θα εμφανίζεται αυτόματα σαν λιμένας αναχώρησης, χωρίς να χρειάζεται να το πληκτρολογήσει ο χειριστής. - Προκαθορισμένη εθνικότητα επιβατών : η εθνικότητα που υπάρχει σε αυτό το πεδίο, αυτή θα συμπληρώνεται αυτόματα στους επιβάτες από την εφαρμογή (θα μπορεί ο χειριστής να την αλλάζει κατά την ροή του προγράμματος). - Διερεύνηση & άμεση εμφάνιση Διαθεσιμότητας : τσεκάρουμε το πεδίο αν θέλουμε να είναι ενεργοποιημένη η συγκεκριμένη λειτουργία. - Ενεργοποίηση Ηχου : τσεκάρουμε το πεδίο αν θέλουμε να αναπαράγονται ήχοι κατά την λειτουργία της εφαρμογής. - Αυτόματη εισαγωγή των Λιμένων επιστροφής : τσεκάρουμε το πεδίο αν θέλουμε να είναι ενεργοποιημένη η συγκεκριμένη λειτουργία. 14

15 - Να χρησιμοποιούνται αυτόματα τα στοιχεία επιβατών και οχημάτων της 1 ης διαδρομής : τσεκάρουμε το πεδίο αν θέλουμε να είναι ενεργοποιημένη η συγκεκριμένη λειτουργία. Αν το τσεκάρουμε, θα συμπληρώνονται αυτόματα στην καρτέλα «2 ο Δρομολόγιο» ακριβώς τα ίδια στοιχεία με ότι περιέχεται στην καρτέλα «1 ο Δρομολόγιο». - Προεπιλεγμένη Εταιρία : Διαλέγουμε την εταιρία που θα είναι επιλεγμένη κατά την εκκίνηση της εφαρμογής (θα μπορεί ο χειριστής να την αλλάζει κατά την ροή του προγράμματος). - Εκτυπωτής Εισιτηρίων : επιλέγουμε τον εκτυπωτή στον οποίο θα τυπώνονται τα εισιτήρια. Σε αυτή την λίστα φαίνονται οι εκτυπωτές που είναι δηλωμένοι στον Η/Υ μας (στα Windows). - Επωνυμία Πρακτορείου : φαίνεται η επωνυμία του πρακτορείου μας. Δεν μπορεί να επέμβει ο χρήστης σε αυτό το πεδίο. Αν σε αυτό το πεδίο δεν αναγράφεται η επωνυμία του πρακτορείου σας, επικοινωνήστε άμεσα με το τμήμα Help Desk της εταιρίας μας. - Κωδικός ACRS Πρακτορείου : εδώ είναι δηλωμένος ο κωδικός του γραφείου σας. Δεν μπορεί να επέμβει ο χρήστης σε αυτό το πεδίο. - Κωδικός Unicorn Πρακτορείου : εδώ φαίνεται ο κωδικός Unicorn του πρακτορείου σας. Δεν μπορεί να επέμβει ο χρήστης σε αυτό το πεδίο. - Ενεργοποίηση Chat : διακόπτης ενεργοποίησης / απενεργοποίησης αποστολής / λήψης μηνυμάτος μέσω της εφαρμογής. - Msec ανίχνευσης μηνυμάτων Chat : ο χρόνος σε Msec που θα ελέγχει το σύστημα για νέα μηνύματα. - Ενεργοποίηση Εύρεσης Option Κρατήσεων : διακόπτης για να ελέγχει αυτόματα το σύστημα (στον Η/Υ που βρισκόμαστε) αν υπάρχουν κρατήσεις για τις οποίες λήγει η ημερομηνία option. Αν το επιλέξουμε, θα εμφανίζεται αυτόματα στην περιοχή του System Tray (κάτω δεξιά στην οθόνη μας) ένα ενημερωτικό παράθυρο για μας θυμίσει ότι υπάρχουν τέτοιες κρατήσεις. Αν υπάρχουν, μπορούμε να τις φέρουμε στην οθόνη μας μέσω της επιλογής Αρχείο / Αρχείο Κρατήσεων. - Λεπτά ανίχνευσης option κρατήσεων : κάθε πόση ώρα θα γίνεται ο έλεγχος που αναφέρεται στην παραπάνω παράγραφο. Προτεινόμενη τιμή : 60 (είναι σε λεπτά της ώρας). - Αρ.Ημερών ελέγχου βάση της τρέχουσας : Πληκτρολογούμε τον αριθμό των ημερών για τις οποίες να γίνεται ο έλεγχος. Προτεινόμενη τιμή : 3 ημέρες. - Μέγιστη ώρα αναμονής σε δευτερόλεπτα : εδώ, δηλώνεται ο μέγιστος χρόνος που θα «περιμένει» το σύστημα μέχρι να πάρει απάντηση από τον server της εταιρίας σε περίπτωση traffic (μεγάλης κίνησης) από την μεριά του server της ναυτιλιακής εταιρίας. - Default Port Number : η «πόρτα» που χρησιμοποιεί το σύστημα. Να μην αλλάζει αυτό το πεδίο από τους χειριστές (μόνο σε συννενόηση με τμήμα Help Desk της εταιρίας μας γιατί διαφορετικά, δεν θα λειτουργεί η εφαρμογή). - IP Address : η ip address που χρησιμοποιεί το πρόγραμμα. Να μην αλλάζει αυτό το πεδίο από τους χειριστές (μόνο σε συννενόηση με τμήμα Help Desk της εταιρίας μας γιατί διαφορετικά, δεν θα λειτουργεί η εφαρμογή). - Τύπος εισιτηρίων που χρησιμοποιείτε : επιλέγουμε τον αντίστοιχο τύπο. Στην 1 η περίπτωση, θα τυπώνει η εφαρμογή τα στοιχεία της ναυτιλιακή εταιρίας, στην δεύτερη θα είναι ήδη προ-εκτυπωμένα τα στοιχεία της ναυτιλιακής εταιρίας και η εφαρμογή, δεν θα τυπώνει απολύτως τίποτα σε εκείνο το σημείο. - Τύπος εκτυπωτή που χρησιμοποιείτε : εδώ υπάρχουν οι εκτυπωτές που υποστηρίζονται από την εφαρμογή. Επιλέξτε το μοντέλο εκείνο που χρησιμοποιείτε (βάζοντας εκεί την τελεία). Τέλος : Θυμηθείτε να κάνετε κλικ στο «Ενημέρωση Παραμέτρων» για να αποθηκευτούν οι αλλαγές σας. 13. Κυρίως μενού της εφαρμογής Αυτό είναι το κυρίως μενού της εφαρμογής. Για ενεργοποίηση από το πληκτρολόγιο, πατάμε το Alt και μετακινούμαστε με τα βελάκια από το πληκτρολόγιο. 15

16 7. Κυρίως μενού της εφαρμογής - επιλογές Ενεργοποιούμε το κυρίως μενού της εφαρμογής με το πλήκτρο ALT ή με το ποντίκι. 1. Αρχείο - Εκδοτήριο Από αυτή την επιλογή μπορούμε, συμπληρώνοντας τα στοιχεία στην οθόνη μας, να εκδόσουμε με πολύ λίγες κινήσεις εισιτήρια. Συγκεκριμένα : Συμπληρώνουμε τα «ΑΠΟ», «ΠΡΟΣ», την ημερομηνία & ώρα μετάβασης, την εταιρία. Κάνουμε κλικ στο κουμπί για την εμφάνιση του πίνακα με τα δρομολόγια γαι να επιλέξουμε. Σε περίπτωση που επιθυμούμε και δρομολόγιο επιστροφής, επιλέγουμε : και συμπληρώνουμε τα στοιχεία του δρομολογίου επιστροφής. Κάνουμε κλικ στο κουμπί για την εμφάνιση του πίνακα με τα δρομολόγια για να επιλέξουμε αυτό που επιθυμούμε. Συμπληρώνουμε τα στοιχεία των επιβατών με τους τύπους θέσεων (Επώνυμο, Ονομα, Φύλο, Ηλικία, Εκπτώσεις κλπ). Κάνουμε το ίδιο για τα οχήματα. Τέλος, κάνουμε κλικ (ή πατάμε το F10 από το πληκτρολόγιο) στο για να εκδόσουμε τα εισιτήρια. Στα αντίστοιχα πεδία στην οθόνη, θα εμφανιστούν τα σύνολα των ναύλων των επιβατών, των οχημάτων και το γενικό σύνολο. Κάνοντας κλικ στο (ή με τον αντίστοιχο συνδυασμό πλήκτρων) καθαρίζουμε τα στοιχεία στην οθόνη μας. Για να κλείσουμε το συγκεκριμένο παράθυρο, κάνουμε κλικ στο - Αρχείο Κρατήσεων Από αυτή την επιλογή, μπορούμε να δούμε κρατήσεις για συγκεκριμένα κριτήρια που θα επιλέξουμε. Κάνοντας κλικ σε αυτή την επιλογή, εμφανίζεται η φόρμα στην οποία πρέπει να συμπληρώσουμε τα κριτήρια για να εμφανίσουμε τις κρατήσεις που θέλουμε. Αυτά είναι : Από ημερομηνία και ώρα option. Εώς ημερομηνία και ώρα option. Από ημερομηνία και ώρα αναχώρησης (ημερομηνία / ώρα δρομολογίου) Εώς ημερομηνία και ώρα αναχώρησης (ημερομηνία / ώρα δρομολογίου) Για συγκεκριμένη εταιρία. Αν δεν επιλέξουμε, εννοείται για όλες τις εταιρίες. ΦΙΛΤΡΟ : όλες, χωρίς εισιτήριο, με εισιτήριο (επιλέγουμε αυτό που θέλουμε) Αφού συμπληρώσουμε αυτά που θέλουμε από τα παραπάνω, κάνουμε κλικ στο Αν υπάρχουν κρατήσεις που να πληρούν αυτά τα κριτήρια, θα εμφανιστούν στην οθόνη μας. Μπορούμε να μετακινηθούμε (πάνω-κάτω) με τα βελάκια που υπάρχουν κάτω δεξιά στην φόρμα. Τέλος, μπορούμε κάνοντας κλικ στο «Εκτύπωση» να τυπώσουμε την λίστα με αυτές τις κρατήσεις. - Άνοιγμα Προσωρινής Κράτησης Από αυτήν την επιλογή, «ανοίγουμε» μια προσωρινή κράτηση (template). Γεμίζουν τα αντίστοιχα πεδία στην φόρμα του TicketLink TM CRS, αλλάζουμε ονοματεπώνυμα, κάνουμε όποια άλλη μικροαλλαγή χρειάζεται και προχωράμε στην κράτηση ή στην κράτηση και έκδοση εισιτηρίων ή όποια άλλη ενέργεια από την εφαρμογή επιθυμούμε. - Αποθήκευση Προσωρινής Κράτησης Η «Προσωρινή Κράτηση», δεν αποτελεί κράτηση σε κάποια ναυτιλιακή εταιρία. Είναι η αποθήκευση των στοιχείων που έχουμε συμπληρώσει στην φόρμα του TicketLink TM CRS. Είναι έννοια παραπλήσια με εκείνη του Template. Αρα, δεν κάνουμε κάποια κράτηση. Μπορούμε λοιπόν να δημιουργήσουμε πολλά τέτοια Templates και να τα αποθηκεύουμε στον δίσκο μας. Ποια η χρησιμότητα ; Ακολουθεί ένα παράδειγμα : Όταν έχουμε ιδιαίτερη κίνηση στο πρακτορείο μας, να αποθηκεύθουμε μια προσωρινή κράτηση (template) με συγκεκριμένο δρομολόγιο, 2 άτομα και ένα όχημα ούτως ώστε να μην χρειάζεται να συμπληρώνουμε κάθε φορά ολόκληρη την φόρμα, παρά μόνο θα αλλάζουμε τα ονοματεπώνυμα και θα κάνουμε οποιαδήποτε άλλη μικροαλλαγή. 16

17 Σημειώστε ότι βοηθά ιδιαίτερα κατά την αποθήκευση προσωρινών κρατήσεων, να δίνουμε ονόματα που θα μας θυμίζουν τί περιέχει η συγκεκριμένη αποθηκευμένη προσωρινή κράτηση. Παράδειγμα : Πώς θα μπορούσαμε να ονομάσουμε μια προσωρινή κράτηση που περιέχει τα εξής : Από λιμάνι Α σε λιμάνι Β, με 2 ενήλικες, 1παιδί, 1 αυτοκίνητο ΙΧ ; ΑΒ 2Ad 1Ch 1Car ή όποια άλλη ονομασία περιγράφει καλύτερα στον χειριστή μια προσωρινή κράτηση. - Έξοδος Έξοδος από την εφαρμογή. 2. Εισιτήρια - Ακύρωση / Αλλαγή Εισιτηρίων Οι ενέργειες που μπορούμε να κάνουμε από εδώ είναι : (α) Ακύρωση Εισιτηρίων Από αυτή την επιλογή, μπορούμε να ακυρώσουμε μεμονωμένα εισιτήρια από μια κράτηση χωρίς να χρειάζεται να προβούμε σε ολική ακύρωση της κράτησης. Θα πρέπει πρώτα να εμφανίσουμε την κράτηση στην οθόνη μας. Επειτα, επιλέγουμε τo εισιτήριο που θέλουμε να χαρακτηρίσουμε σαν άκυρο κάνοντας κλικ στο αντίστοιχο check box και έπειτα ακολουθούμε τα βήματα στην οθόνη μας. Σημειώστε ότι από αυτήν την λειτουργία (όπως και από την ακύρωση κράτησης με εισιτήρια), «χαρακτηρίζουμε» το συγκεκριμένο εισιτήρια σαν άκυρο. Δεν θα πρέπει να αμελούμε να αποστέλουμε τα εισιτήρια στην ναυτιλιακή εταιρία για να γίνει η επιβεβαίωση της ακύρωσης (εκτός αν έχει δοθεί κάποια διαφορετική εντολή από την ναυτιλιακή εταιρία). (β) Έκδοση Open Date Καρτας Για να μετατρέψουμε ένα εισιτήριο σε Open (ανοιχτής ημερομηνίας), εμφανίζουμε την κράτηση, ερχόμαστε σε αυτή την επιλογή, επιλέγουμε το εισιτήριο κάνοντας κλικ στο αντίστοιχο check box και έπειτα ακολουθούμε τα βήματα στην οθόνη μας. Να μην αμελήσουμε να έχουμε μιλήσει με την ναυτιλιακή εταιρία για τα αποκόμματα του εισιτηρίου και της κάρτας επιβίβασης που κρατάει το πρακτορείο και ο επιβάτης. (γ) Έκδοση Καρτών Επιβίβασης για ένα Εισιτήριο Για να εκδόσουμε κάρτα επιβίβασης για ένα εισιτήριο (δηλ. να αλλάξει η ημερομηνία ταξιδίου και όχι τα από σε λιμάνι κλπ) εμφανίζουμε την κράτηση, ερχόμαστε σε αυτή την επιλογή από το μενού της εφαρμογής, επιλέγουμε το εισιτήριο κάνοντας κλικ στο αντίστοιχο check box και έπειτα ακολουθούμε τα βήματα στην οθόνη μας. Να μην αμελήσουμε να έχουμε μιλήσει με την ναυτιλιακή εταιρία για τα αποκόμματα του εισιτηρίου και της κάρτας επιβίβασης που κρατάει το πρακτορείο και ο επιβάτης. Στο κεφάλαιο 18, γίνεται εκτενής αναφορά στα παραπάνω με παραδείγματα. - Πωλήσεις Ταμείο Από εδώ, μπορούμε να δούμε στην οθόνη ή να τυπώσουμε μια αναφορά με τα εισιτήρια που έχουμε εκδόσει από την εφαρμογή. Θα εμφανιστεί μια φόρμα στην οποία αναφέρονται τα παρακάτω κριτήρια : 1. Από Ημ/νία Έκδοσης : [υποχρεωτικό να συμπληρωθεί] Συμπληρώνουμε την «Από Ημερομηνία Έκδοσης» (προσοχή, δεν είναι ημερομηνία δρομολογίου αλλά έκδοσης εισιτηρίων). 2. Εώς Ημ/νία Έκδοσης : [υποχρεωτικό να συμπληρωθεί] Συμπληρώνουμε την «Εώς Ημερομηνία Έκδοσης» 3. Χειριστής : [μη υποχρεωτικό να συμπληρωθεί] Αν επιθυμούμε να δούμε τα εισιτήρια που έχει εκδόσει ένας συγκεκριμένος χειριστής, θα πρεπει εδώ, να τον πληκτρολογήσουμε. Αν δεν συμπληρώσουμε κάτι εδώ, θα εμφανιστούν εισιτήρια ανεξαρτήτως χειριστών. 4. Επιλογή Εταιρίας : [μη υποχρεωτικό να συμπληρωθεί] Αν επιθυμούμε να περιελάβουμε εισιτήρια μιας συγκεκριμένης ναυτιλιακής εταιρίας, θα πρέπει να την δηλώσουμε εδώ. Αν αφήσουμε αυτό το πεδίο στην φόρμα των κριτηρίων κενό, θα περιληφθούν στο report εισιτήρια αναξαρτήτως ναυτιλιακής εταιρίας. Σημειώσεις : (α) Αν θέλετε να δείτε εισιτήρια μιας ημέρας (π.χ. 01/01/2005) θα πρέπει στο «Από Ημ/νία Έκδοσης» και στο «Εώς Ημ/νία Έκδοσης» να βάλετε την ίδια ημερομηνία. (β) Από report που θα εμφανιστεί, έχετε κουμπιά για zoom in, zoom out, εκτύπωση του report κλπ. - PTA & Voucher Bookings Από αυτό το report, μπορούμε να δούμε για συγκεκριμένο ημερολογιακό διάστημα δρομολογίων, για συγκεκριμένη ή όλες τις ναυτιλιακές εταιρίες, τις PTA και Vouchers κρατήσεις που έχουμε κάνει.. 17

18 - Προβολή Χρηματικού Ορίου & Stock Εισιτηρίων Από αυτήν την επιλογή, μπορούμε να δούμε (αν υπάρχουν) τα όρια του χρηματικού ορίου που έχει ορίσει η ναυτιλιακή εταιρία για το πρακτορείο μας. Επίσης, μπορούμε να δούμε το stock εισιτηρίων που έχει απομείνει. Ολα αυτά βέβαια, επιλέγοντας αρχικά την ναυτιλιακή εταιρία για την οποία θέλουμε να δούμε το χρηματικό όριο και το Stock των εισιτηρίων. 3. Κρατήσεις / Έκδοση Εισιτηρίων Οι παρακάτω επιλογές, αναφέρονται επιγραμματικά (και μόνο) σε αυτήν την ενότητα. Σημειώστε πως από εδώ, απλά επιλέγουμε την ενέργεια που επιθυμούμε να κάνουμε. Δηλαδή, ότι επιλέξουμε από εδώ, θα εμφανίζεται σαν επιλεγμένη ενέργεια στο «Επιλογές» (βλ. Εικόνα 1, παράγραφος 2). Οι επιλογές που υπάρχουν σε αυτό το μενού είναι : - Νέα Κράτηση - Νέα Κράτηση & Ταυτόχρονη Έκδοση Εισιτηρίων - Εκτύπωση Εισιτηρίων Κράτησης - Εύρεση Κράτησης - Κοστολόγηση Κράτησης - Προβολή Δρομολογίων - Διαθεσιμότητα Θέσεων Επιβατών - Διόρθωση Κράτησης - Διερεύνηση Διόρθωσης Κράτησης - Ακύρωση Κράτησης - Εμφάνιση Κρατήσεων Χωρίς Εισιτήριο 4. Βοήθεια - Άμεση Βοήθεια On / Off Αν έχουμε ενεργοποιημένη αυτή την επιλογή, όπου αφήνουμε τον δείκτη (pointer) του ποντικιού (mouse) θα εμφανίζεται ένα βοηθητικό κείμενο που περιγράφει σε τί αναφέρεται το κάθε πεδίο στην οθόνη. - Βοήθεια Εμφανίζουμε την ηλεκτρονική βοήθεια της εφαρμογής. - Πληροφορίες Προγράμματος Εμφανίζεται η παρακάτω φόρμα από την οποία : (α) Μπορούμε να δούμε την έκδοση της εφαρμογής που είναι εγκατεστημένη στον Η/Υ μας. (β) Φαίνονται τα τηλέφωνα επικοινωνίας με την εταιρία μας καθώς και URL για την ιστοσελίδα μας στο διαδίκτυο. (γ) Κάνοντας click στο « us», ανοίγει αυτόματα ένα νέο μήνυμα αλληλογραφίας με συμπληρωμένη την ηλεκτρονική μας διεύθυνση καθώς και το «θέμα» του μηνύματος με τα στοιχεία του πρακτορείου του αποστολέα, προκειμένου να επικοινωνήσετε μαζί μας (για σχόλια, παρατηρήσεις και ότι άλλο χρειαστεί). (δ) Κάνοντας click στο «send us your data», ανοίγει αυτόματα ένα νέο μήνυμα αλληλογραφίας με συμπληρωμένα ότι και προηγούμενα, με την διαφορά ότι τώρα εισάγεται αυτόματα και η database της εφαρμογής σαν συνημμένο αρχείο (σε συμπιεσμένη μορφή ) προκειμένου να μας την αποστείλετε για την επιλύση προβλημάτων (ύστερα από συννενόηση με το τμήμα υποστήριξης της εταιρίας μας. 5. Window Εδώ υπάρχουν οι επιλογές «Οριζόντια Παράθεση», «Κάθετη Παράθεση». Μπορούν να χρησιμοποιηθούν όταν έχουν ανοιχτεί περισσότερα από ένα παράθυρα στην εφαρμογή και επιθυμούμε να τα έχουμε σε παράθεση (οριζόντια ή κάθετη) χωρίς μα κλείσουμε κάποιο από αυτά. 18

19 8. Κράτηση Μην ξεχνάμε να είμαστε συνδεδεμένοι στο Internet. Θα πρέπει οπωσδήποτε να μελετήσετε καλά το συγκεκριμένο κεφάλαιο, γιατί επάνω σε αυτό βασίζεται και η απευθείας «Κράτηση & Έκδοση Εισιτηρίων» Εδώ, θα περιγράψουμε αναλυτικά & με παραδείγματα πώς συμπληρώνουμε την οθόνη της εφαρμογής προκειμένου να κάνουμε κράτηση θέσεων. Οτι περιγραφεί σε αυτήν την ενότητα, ισχύει και στη «Κράτηση και Έκδοση Εισιτηρίων» με την μόνη διαφορά να επιλέξουμε την συγκεκριμένη ενέργεια. Αρα, κατά την «Κράτηση», διενεργούμε κράτηση θέσεων επιβατών και οχημάτων στην εκάστοτε ναυτιλιακή εταιρία. Μπορούμε βέβαια μετά να εκδόσουμε τα εισιτήρια της κράτησης από την επιλογή «Εκτύπωση Εισιτηρίων Κράτησης». Ξεκινάμε την διαδικασία της κράτησης : - Πρέπει πρώτα να επιλέξουμε την ενέργεια «Κράτηση». Αυτό μπορεί να γίνει με τους εξής τρόπους : (α) από το μενού : Κρατήσεις / Έκδοση Εισιτηρίων, Νέα Κράτηση ή (β) από το πληκτρολόγιο πατάμε το F4 Βεβαιωνόμαστε κοιτώντας πάνω δεξιά στην οθόνη μας να φαίνεται : - Επιλέγουμε το λιμάνι αναχώρησης του δρομολογίου (Πεδίο «ΑΠΟ»). Για να το επιλέξουμε το λιμάνι (και γενικά για να επιλέξουμε κάτι από τέτοιου είδους πεδίο) υπάρχουν οι εξής τρόποι (αρκεί να είμαστε «επάνω» στο συγκεκριμένο πεδίο) : (α) κάνουμε κλικ στο και από την λίστα που εμφανίζεται, επιλέγουμε αυτό που θέλουμε. (β) χωρίς να κάνουμε κλικ στο πληκτρολογούμε τα πρώτα γράμματα (στην συγκεκριμένη περίπτωση του λιμανιού) από αυτό που θέλουμε. Αν υπάρχει στην λίστα, θα εμφανιστεί. Μόλις εμφανιστεί, πατάμε το tab από το πληκτρολόγιο. (γ) πατάμε από το πληκτρολόγιο alt + (κάτω βέλος) και εμφανίζεται η λίστα με τις τιμές του συγκεκριμένου πεδίου. Κινούμαστε με πάνω κάτω βέλος από το πληκτρολόγιο και επιλέγουμε αυτό που θέλουμε (αν πληκτρολογήσουμε κάτι λάθος για να σβήσουμε, πατάμε το delete από το πληκτρολόγιο). - Αφού επιλέξουμε αυτό που θέλουμε, πατάμε tab (πληκτρολόγιο) για να επιλέξουμε λιμάνι άφιξης. Το επιλέγουμε με τους τρόπους που περιγράφηκαν. Πατάμε tab. - Πληκτρολογούμε την ημερομηνία αναχώρησης (ημερομηνία δρομολογίου). Πατάμε tab. - Πληκτρολογούμε την ώρα αναχώρησης του πλοίου (ώρα αναχώρησης δρομολογίου). Πατάμε tab Σημείωση : δεν είναι υποχρεωτικό να θυμόμαστε την ακριβή ώρα ή ημερομηνία του δρομολογίου. Η εφαρμογή συμπληρώνει τα 2 αυτά πεδία με την τρέχουσα ημερομηνία και ώρα του Η/Υ μας. Οταν θα εμφανιστεί το πίνακας με τα δρομολόγια, ακόμα και να μην έχουμε βάλει σωστή ημερομηνία και ώρα θα εμφανιστούν δρομολόγια που είναι «κοντά» (χρονικά) με αυτό που επιθυμούμε (αυτό προϋποθέτει να έχουμε βάλει μια ημερομηνία και ώρα αναχώρησης που είναι τουλάχιστον κοντινή με το δρομολόγιο που ζητάει ο πελάτης) και έτσι θα μπορέσουμε να διαλέξουμε από την λίστα (time table). - Επιλέγουμε την εταιρία. Πατάμε tab - Θα εμφανιστεί ο π ί ν α κ α ς μ ε τ α δ ρ ο μ ο λ ό γ ι α (time table) στον οποίο θα φαίνεται με διαφορετικό χρώμα το δρομολόγιο που βρίσκεται κοντινότερα χρονικά σε σχέση με την ημερομηνία και ώρα που επιλέξαμε. Σε αυτόν το πίνακα μπορούμε να κινηθούμε με το πάνω κάτω βέλος (κουμπί) από το πληκτρολόγιο (και αφού επιλέξουμε αυτό που θέλουμε, πατάμε enter) ή να κάνουμε διπλο κλικ στο δρομολόγιο που επιθυμούμε. Από την στιγμή που θα επιλέξουμε δρομολόγιο, θα συμπληρωθούν στην φόρμα (αυτόματα) τα εξής πεδία : Πλοίο, Ημ.Άφιξης, Ημ.Check in. Σημείωση : στον πίνακα με τα δρομολόγια, αν υπάρχει στις στήλες το σύμβολο αυτό σημαίνει ότι υπάρχει διαθεσιμότητα (για επιβάτες ή οχήματα αντιστοιχα). - Έπειτα θα εμφανιστεί ο πίνακας με την δ ι α θ ε σ ι μ ό τ η τ α θ έ σ ε ω ν. Σε αυτόν τον πίνακα μπορούμε να πάμε και να συμπληρώσουμε τις ποσότητες επιβατών για τους τύπους θέσεων που επιθυμούμε. Πριν το κάνουμε αυτό, ας δούμε προσεκτικά τί πληροφορίες μπορούμε να αντλήσουμε από αυτόν τον πίνακα : (α) Φαίνονται όλοι οι τύποι θέσεων που υπάρχουν στο πλοίο (deck, σαλόνι, καθίσματα αεροπορικού τύπου, καμπίνες κλπ). (β) Υπάρχει το κόστος ανά τύπο θέσης (μικτός ναύλος). Εδώ να σημειώσουμε ότι φαίνονται και οι διαφορετικοί τρόποι πώλησης μιας καμπίνας (π.χ. μια 4κλινη να πουληθεί σαν 2κλινη ή 3κλινη κλπ ) αν η ναυτιλιακή εταιρία πουλάει καμπίνες με αυτό τον τρόπο. (γ) Φαίνεται τέλος η διαθεσιμότητα των καμπινών όπως έχει διαμορφωθεί μέχρι εκείνη την στιγμή που εμφανίσαμε αυτό τον πίνακα. 19

20 Διευκρίνηση : αν αφήσουμε αυτόν τον πίνακα στην οθόνη μας για αρκετή ώρα (π.χ 30 λεπτά), δεν σημαίνει ότι ανανεώνεται μόνος του. Θα πρέπει να τον εμφανίζουμε (π.χ μέσα από προβολή δρομολογίων ή διαθεσιμότητα θέσεων) για να βλέπουμε την πραγματική διαθεσιμότητα την τρέχουσα στιγμή. Το επόμενο βήμα είναι να συμπληρώσουμε αυτόν τον πίνακα. Βέβαια, κάτι τέτοιο δεν είναι υποχρεωτικό αλλά βοηθάει στην γενικότερη ροή της εφαρμογής. Μπορούμε να συμπληρώσουμε ή διορθώσουμε τους «Τύπους Θέσεων» (βλ. Εικόνα 1, 4Α) ανά πάσα στιγμή. Μέσα στον πίνακα με την διαθεσιμότητα, μπορούμε να κινηθούμε με τα βελάκια από το πληκτρολόγιο μας και να πάμε εκεί που θέλουμε για να συμπληρώσουμε τις ποσότητες επιβατών που επιθυμούμε. Ακολουθούν παραδείγματα συμπλήρωσης του πίνακα : Παράδειγμα 1 Εστω ότι θέλουμε σε μια κράτηση : (α) 3 ενήλικους, 2 παιδιά, 1 βρέφος σε τύπο θέσης ΟΙΚ (οικονομική - deck), (β) 1 παιδί, 1 βρέφος σε τύπο θέσης ΔΚΝ (σαλόνι διακεκριμένη) (γ) 2 ανδρικά κρεββάτια σε καμπίνα Α4. Ο πίνακας θα πρέπει να είναι συμπληρωμένος έτσι : Οταν κάνουμε κλικ στο «Εισαγωγή Στοιχείων» το section «Τύποι Θέσεων» (για το 1 ο δρομολόγιο) θα συμπληρωθεί αυτόματα με αυτόν τον τρόπο (αν είμαστε μέσα στον πίνακα με την διαθεσιμότητα και πατήσουμε enter θα ερωτηθούμε αν επιθυμούμε δρομολόγιο επιστροφής Ν/Ο και αν θέλουμε να βάλουμε όχημα μέσα στην κράτηση, για την ώρα απαντάμε με ΟΧΙ και στις 2 ερωτήσεις) : Παρατηρήσεις σχετικά με εμπορικές εκτπώσεις : Παρατήρηση : η συγκεκριμένη εμπορική έκπτωση, θα εφαρμοστεί σε όλους τους επιβάτες της συγκεκριμένης «γραμμής». Παιδιά Βρέφη : σε αυτό το παράδειγμα, για τα παιδιά και τα βρέφη, δεν θα ισχύει η έκπτωση «ΟΜΑΔΙΚΟ-50%» αλλά : α υ τ ό μ α τ α 50% για τα παιδιά, 100% για τα βρέφη. 20

21 Αν στην ερώτηση για το δρομολόγιο επιστροφής απαντήσουμε καταφατικά, η ροή διαφοροποιείται : θα μας οδηγήσει η εφαρμογή στην 2 η γραμμή δρομολογίου για να επιλέξουμε : Ακολουθούμε την ίδια διαδικασία για να εμφανιστεί ο πίνακας με τα δρομολόγια για να επιλέξουμε. Μόλις γίνει αυτό, θα εμφανιστεί ξανά ο πίνακας με την διαθεσιμότητα για να επιλέξουμε αυτά που θέλουμε. Έπειτα θα ερωτηθούμε αν θέλουμε να προσθέσουμε οχήματα στην κράτηση. Αν απαντήσουμε καταφατικά, θα πρέπει να δηλώσουμε τα οχήματα που επιθυμούμε (αρχικά για το 1 ο δρομολόγιο και έπειτα θα πρέπει να κάνουμε κλικ στην καρτέλα «2 ο Δρομολόγιο» για να συμπληρώσουμε και εκεί το όχημα ή τα οχήματα). Παράδειγμα για συμπλήρωση δρομολογίων με την επιστροφή «Ανοιχτή» (OPEN) : Παράδειγμα συμπλήρωσης οχήματος : Παρατηρήσεις στα Οχήματα : (α) το μήκος ενός οχήματος μετριέται σε εκατοστά (cm) χωρίς κόμματα και τελείες ενδιάμεσα. (β) οι μοτοσυκλέτες, δηλώνονται ανάλογα με τα κυβικά τους. Πληκτρολογούμε τα κυβικά χωρίς κόμματα και τελείες ενδιάμεσα. (γ) αν υπάρχει κάποια έκπτωση, να μην αμελούμε να συμπληρώνουμε τον «Αρ.Δικαιολογητικού» (εννοεί την ταυτότητα κλπ) Τονίζουμε για άλλη μια φορά ότι μπορούμε ανά πάσα στιγμή να πάμε στην περιοχή της φόρμας που επιθυμούμε και να κάνουμε τις διορθώσεις που επιθυμούμε Το επόμενο βήμα είναι να συμπληρώσουμε τα στοιχεία των επιβατών : Ακολουθεί παράδειγμα ενδεικτικής συμπλήρωσης : 21

22 Παρατηρήσεις για τους επιβάτες και γενικά για τα στοιχεία των επιβατών: (α) Μέγιστος αριθμός επιβατών ανά δρομολόγιο : 40 (β) Μέγιστος αριθμός οχημάτων ανά δρομολόγιο : 4 (γ) Η έκπτωσεις εδώ αναφέρονται σε έναν έναν επιβάτη (δ) Οι ειδικές παρατηρήσεις, αφορούν έναν επιβάτη που χρήζει ειδική φροντίδα. Θα πρέπει να είμαστε προσεκτικοί και να συμπληρώνουμε αυτό το πεδίο για έναν επιβάτη που χρειάζεται ειδική φροντίδα προκειμένου να εμφανίζεται σωστά η λίστα επιβίβασης που θα εκδόσει ο εκάστοτε λιμενικός πράκτορας Συμπλήρωση του section «Τύποι Θέσεων» για δρομολόγιο με επιστροφή: Για παράδειγμα, θέλουμε δρομολόγιο με επιστροφή, 12 ενήλικες (π.χ σε τύπο θέσης ΟΙΚ deck). Η οθόνη μας θα πρέπει να μοιάζει με την παρακάτω : Για το 1 ο Δρομολόγιο : Για το 2 ο Δρομολόγιο : Και το section με τα δρομολόγια : Στα ονοματεπώνυμα, θα συμπληρώσουμε στοιχεία για 12 επιβάτες (όχι 24 ή κάτι άλλο!) Σημειώστε επίσης ότι την ώρα που συμπληρώνουμε τα ονοματεπώνυμα, στο επώνυμο, αν είναι κάποιο group ή μια οικογένεια πληκτρολογόντας τα πρώτα γράμματα, γίνεται αντιγραφή του επωνύμου Παραθέτουμε πίνακα με τις συντομεύσεις για μετακίνηση από το ένα section της κυρίως φόρμας της εφαρμογής σε ένα άλλο (όπως είναι ορισμένα κατά την εγκατάσταση της εφαρμογής) : Περιγραφή Function Key Περιγραφή Function Key Επικοινωνία με το κεντρικό σύστημα F10 Διερεύνηση Διόρθωσης Κράτησης Alt + F9 Καθαρισμός Οθόνης Ctrl + Num Del Ακύρωση Κράτησης F11 Στοιχεία 1 ου δρομολογίου Alt + 1 Ακύρωση Κράτησης Με Εισιτήριο Ctrl + F11 Στοιχεία 2 ου δρομολογίου Alt + 2 Κρατήσεις Χωρίς Εισιτήριο Shift + Ctrl + F11 Στοιχεία 3 ου δρομολογίου Alt + 3 Εμφάνιση Πίνακα Διαθεσιμότητας Alt + F11 Στοιχεία 4 ου δρομολογίου Alt + 4 Εστίαση στο 1 ο δρομολόγιο Ctrl + 1 Εμφάνιση Κράτησης F2 Εστίαση στο 2 ο δρομολόγιο Ctrl + 2 Κοστολόγηση Κράτησης F3 Εστίαση στο 3 ο δρομολόγιο Ctrl + 3 Κράτηση F4 Εστίαση στο 4 ο δρομολόγιο Ctrl + 4 Κράτηση & Έκδοση Εισιτηρίων F5 Επόμενη Εστίαση F1 Εκτύπωση Εισιτηρίων F6 Εστίαση στους Τύπους Θέσεων Ctrl + F1 Προβολή Δρομολογίων F7 Εστίαση στους τύπους Οχημάτων Ctrl + F2 Διαθεσιμότητα Δρομολογίου F8 Εστίαση στους Επιβάτες Ctrl + F3 Διόρθωση Κράτησης F9 22