ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ

Transcript

1 ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ Μάθημα 6-8: Επιχειρησιακές Διαδικασίες και Μοντελοποίηση (IDEF0, IDEF3, DFD, BPI, BPR ) Μαρίνος Θεμιστοκλέους mthemist@unipi.gr Ανδρούτσου 150 Γραφείο 206 Τηλ Ώρες Γραφείου: Δευτέρα AM

2 Τι είναι μία Επιχειρησιακή Διαδικασία;

3 Ορισμός Διαδικασίας Harrison (1995): η μεταβολή των εισερχομένων (resources) σε εξερχόμενα (goods and services). Hammer and Champy (1993): μια συλλογή από δραστηριότητες, η οποία παίρνει ένα ή περισσότερα εισερχόμενα και δημιουργεί ένα αποτέλεσμα (εξερχόμενο) που παρέχει αξία στον πελάτη (p. 35). Davenport (1993) Διατεταγμένη σειρά δραστηριοτήτων που περιλαμβάνει μεταξύ άλλων τη διάρκεια, τους πόρους, τους εμπλεκόμενους και που έχει αρχή και τέλος, και ξεκάθαρα εισερχόμενα και εξερχόμενα. (p. 5).

4 Σύστημα Ελέγχου Εισόδου-Επεξεργασιας-Εξόδου Ανάδραση- Αξιολόγηση Κρύο Ζεστό Ντους Κρύο/ Χλιαρό/ Ζεστό;

5 Τι είναι η Αρχιτεκτονική μιας Διαδικασίας;

6 Αρχιτεκτονική Διαδικασίας

7 LEVEL 1 I1 I2 I3 ΣΥΣΤΗΜΑ ΜΕ 4 ΔΙΑΔΙΚΑΣΊΕΣ O1 O2 O3 O4 Input από εξωτερικό περιβάλλον Output προς εξωτερικό περιβάλλον

8 LEVEL 2 I1 I2 A B O1 O2 C O3 I3 D O4

9 LEVEL 3 I1 A1 A2 O1 I2 B2 O2 B1 B3 C1 C2 O3 D2 I3 D1 D3 O4

10 Ποια Τεχνική Καταγραφής Διαδικασιών εξηγήσαμε;

11 Μέθοδος Κρίσιμου Μοναπατιού Σχεδιασμός Οριστέ τις διαδικασίες και τη διάρκεια τους (κόστος, διάρκεια, εμπλεκόμενοι, πόροι κλπ) Ανάλυση Αναλύστε τις διαδικασίες και προσδιορίστε τις εξαρτήσεις τους Έλεγχος Εφαρμόστε τη μέθοδο και βρείτε το κρίσιμο μονοπάτι

12 Μέθοδος Κρίσιμου Μοναπατιού Διαδικασία Εξαρτάται από Διάρκεια A - 2 B - 5 C - 1 D B 10 E A,D 3 F C 6 G E,F 8

13 0 A 13 A(2) 15 E 15 D(10) E(3) 18-3=15 0 B B(5) 5 D 18 G G(8) C C(1) 1 F F(6) 11 12

14 Ποια η Σημασία του Κρίσιμου Μονοπατιού;

15 Σχεδιάστε το Διάγραμμα της Ακόλουθης Διαδικασίας

16 Διεργασία Περιγραφή Εξαρτάται από Διάρκεια Άσκηση Κρίσιμου Μονοπατιού 1 Μελέτα το θέμα Σύνταξε την περιγραφή της εργασίας Απάντησε στις ερωτήσεις Διόρθωσε, γράψε στον Η/Υ και στείλε το έγγραφο 3 3 για έγκριση 5 Αξιολόγησε την εργασία Σχεδίασε τα εργαστηριακά μαθήματα Διόρθωσε ξανά την περιγραφή της εργασίας Ανακοίνωσε και εξήγησε το θέμα 6,7 1 9 Σχημάτισε ομάδα (φοιτητές) Οργάνωσε το project 8, Ανασκόπησε τη βιβλιογραφία Εκπαίδευσε τους φοιτήτες (λογισμικό) Σχεδίασε τη λύση (στο χαρτί) 11, Σχεδίασε στον Η/Υ Έλεγξε Γράψε το κεφάλαιο με την ανασκόπηση της βιβλιογραφίας 17 Κατάγραψε και εξήγησε τη λύση 13, Ανάλυσε και κατάγραψε τα αποτελέσματα 14, Εκτύπωσε και κατάθεσε εργασία 16,17, Διάβασε και διόρθωσε εργασίες Ανακοίνωσε αποτελέσματα 20 1

17 Παράδειγμα Εντύπου Καταγραφής Διαδικασιών Διεργασία Περιγραφή Εξαρτήσεις Διάρκεια Κόστος* Εμπλεκόμενοι Είσοδος Έξοδος 1 Μελέτα το θέμα Η/Υ, Καθηγητής Βιβλιογραφία Εντολή 2 Σύνταξε την περιγραφή της εργασίας Η/Υ, Καθηγητής, Εσωτερικός εξεταστής, Διευθυντής προπτυχιακών σπουδών, Διαχειριστής προπτυχιακών σπουδών, Εντολή Περιγραφή, λύση, σημειώσεις, θεματολογία *Κόστος 10/Ώρα

18 Διάγραμμα Διαδικασίας

19 Υπολογίστε το Κρίσιμο Μονοπάτι;

20 Κρίσιμο Μονοπάτι

21 Ανάλυση Επιχειρησιακής Διαδικασίας

22 Ανάλυση Διαδικασίας Ομαδοποίηση διεργασιών (λογική) Προσοχή! Υπάρχουν αρκετοί διαφορετικοί τρόποι ομαδοποίησης και ανάλυσης των διαδικασιων. Σύνδεση των ομαδοποιημένων διεργασιών σε ένα διάγραμμα Ανάλυση της κάθε ομάδας ξεχωριστά.

23 Αναλύστε την Ακόλυθη Διαδικασία

24 Πιθανή Ανάλυση 6 ομάδες διεργασιών SP 1 = Διεργασίες 1-4 SP 2 = Διεργασίες 5-8 SP 3 = Διεργασίες 9-12 SP 4 = Διεργασίες SP 5 = Διεργασίες SP 6 = Διεργασίες 20-21

25 Μεθοδολογίες Ανάλυσης και Μοντελοποίησης Επιχειρησιακών Διαδικασιών

26 Μέθοδοι Μοντελοποίησης Επιχειρηματικών Διαδικασιών IDEF0 - Function Modelling Method IDEF3 - Process Description Capture Method DFD - Data Flow Diagramming

27 IDEF0

28 IDEF 0 Αποτελεσματική μέθοδος για την αποτύπωσηκαταγραφή και κατανόηση Επιχειρηματικών Διαδικασιών (ΕΔ) Πως ονομάζεται μία διεργασία -διαδικασία Τι κάνει Από τι αποτελείται Τι πόρους χρησιμοποιεί και καταναλώνει κατά τη διάρκεια ενός κανονικού κύκλου ζώης της Τι αποτελέσματα παράγει με την ολοκλήρωση της

29 IDEF 0 Έλεγχοι Είσοδος Διαδικασία Έξοδος Μηχανισμοί

30 Παράδειγμα Εφαρμογής IDEF0 Έξι οντότητες συμπεριλαμβανομένων μεταξύ άλλων και του καθήγητη, του εσωτερικού εξεταστή, του διευθυντή σπουδών και του γραμματέα συμμετέχουν στη διαδικασία Προετοίμασε και Κατέθεσε την Εργασία. Η διαδιακασία απαιτεί τουλάχιστον 223 ώρες για να ολοκληρωθεί. Όλοι οι εμπλεκόμενοι συμμετέχουν στη διαδικασία αλλά όχι ισότιμα...

31

32 Κανονισμός Τμήματος Οδηγός Σπουδών SP1 SP2 SP3 SP4 SP5 SP6 Καθηγητής Η/Υ Διευθυντής Φοιτητές Σπουδών Γραμματεία Εσωτερικός Υπεύθυνος Εξεταστής Βαθμολογίας

33

34

35 Κανονισμός Τμήματος Οδηγός Σπουδών SP1 SP2 SP3 SP4 SP5 SP6 Καθηγητης Φοιτητές Διευθυντής Σπουδών Οδηγός Σπουδών Η/Υ Εσωτερικός Γραμματεία Εξεταστής Υπεύθυνος Βαθμολογίας A1 A2 A3 A4 Καθηγητής

36

37

38 IDEF3

39 Μέθοδοι Μοντελοποίησης Επιχειρηματικών Διαδικασιών IDEF0 Function Modelling Method IDEF3 Process Description Capture Method Data Flow Diagramming

40 Ο Ρόλος της IDEF3 Εστιάζει στο Πως λειτουργούν οι διαδικασίες και όχι στο Τι κάνουν Υποστηρίζει τη μοντελοποίηση από διαφορετικές οπτικές γωνίες και πολλά επίπεδα Εξυπηρετεί τόσο την top-down όσο και την bottom-up μοντελοποίηση Υποστηρίζει τόσο την αντικειμενο-κεντρική ανάλυση όσο και την διαδικασιο-κεντρική

41 Ο Ρόλος της IDEF3 Κάνει Drill down σε διάφορα επίπεδα της διαδικασίας και μπορεί να εστιάσει στη σειρά και το χρονοπρογραμματισμό γεγονότων Αναλύει διαφορετικά σενάρια για μία διαδικασία και βοηθάει στη λήψη αποφάσεων για την επιλογή του καλύτερου Αντιστοιχεί δεδομένα σε κάθε βήμα της διαδικασίας Προσομοιώνει τις διαδικασίες στηριζόμενη σε σαφώς προσδιορισμένα γεγονότα

42

43 Διακλάδωση Fan-out Διακλαδώνει ένα βέλος σε πολλά προκειμένου να δείξει ότι κάποιες ενέργειες γίνονται παράλληλα

44 Fan-in Junction Ενσωματώνει πολλές ροές- βέλη σε μία προκειμένου να δείξει το τέλος αυτών των ενεργειών-διεργασιών Προσοχή: Μια διακλάδωση ΔΕΝ ΜΠΟΡΕΙ να είναι και fan-in και fan-out την ίδια στιγμή.

45

46 Επισήμανση Πριν χρησιμοποιήσετε σύγχρονες και ασύγχρονες διακλαδώσει παρατηρήστε τους μέγιστους χρόνους Παράδειγμα: Σχεδιάστε το μοντέλο IDEF3 στηριζόμενοι στο παρακάτω γράφο A1 A A A A5 15

47 0 10 A1 A Λύση 12 A A A5 15 A1 A2 & A3 A4 & A5

48 Παράδειγμα A1 A A A A5 15 A3 A1 A2 & & A5 A4

49 Παράδειγμα A1 A A A A A6 15 A1 A2 & A3 A4 A5 & A6

50

51 Ανασχεδιασμός και Βελτίωση Διαδικασιών

52 Σχετικοί Όροι Business Process Reengineering (BPR) Business Process Improvement (BPI) Process Innovation Business Process Redesign (BPR) Business Transformation Business Process Management (BPM) Είναι όροι που χρησιμοποιούνται συχνά εναλλάξ για να ορίσουν το φαινόμενο της αλλαγής και διαχείρισης διαδικασιών.

53 Business Process Management Η Διαχείριση Διαδικασιών προσαρμόζει τις διαδικασίες στους στόχους και τη στρατηγική του οργανισμού Αποσκοπεί στο σχεδιασμό, υλοποίηση και Μέτρηση αξιολόγηση διαδικασιών Ακόμη στην εκπαίδευση του οργανισμού σχετικά με το πώς θα διαχειριστεί αποτελεσματικά τις διαδικασίες.

54 Γιατί χρειάζεται το BPM; We can't solve problems by using the same kind of thinking we used when we created them. Einstein

55 Business Process Improvement Εστιάζει στη σταδιακή βελτίωση μίας διαδικασίας Χρησιμοποιούνται αρκετές προσεγγίσεις όπως η μεθοδολογία Six Sigma (Sixσ) Σταδιακή συνεχής επαναλαμβανόμενη βελτίωση ενός τμήματος μιας διαδικασίας

56 Business Process Design or Redesign Είτε επιφέρει μεγάλες αλλαγές σε υπάρχουσες διαδικασίες είτε Οδηγεί στο σχεδιασμό νέων διαδικασιών Ανάλογα με τη φύση της διαδικασίας Συνήθως δεν γίνεται συχνά

57 Business Process Innovation Εισαγωγή καινοτόμων στοιχείων στις διαδικασίες Παράδειγμα 1903 Henry Ford Γραμμή παραγωγής

58 Business Process Reengineering Reengineering είναι η θεμελιώδης ανασχεδίαση και ο ριζικός αναπροσδιορισμός των επιχειρησιακών διαδικασιών που αποσκοπεί σε σημαντικές βελτιώσεις σε καίρια μέτρα αξιολόγησης, όπως το κόστος, η ποιότητα, οι υπηρεσίες και η ταχύτητα. (Hammer & Champy, 1993)

59 Department C Department B Κόστος 150 Διάρκεια15h Υπάρχουσα Διαδικασία Department A Department C Department B Department A Βελτιωμένη Διαδικασία Κόστος 100 Διάρκεια 10h

60 Reengineered Business Process esales epos Delivery (10) Department C Payment (9) epayment Department B 7 8 Department A Κόστος 110 Διάρκεια 11h 1000 Νέοι Πελάτες

61 (i) Σχεδιάστε την υπάρχουσα διαδικασία (AS-IS). (ii) Ανασχεδιάστε τη διαδικασία έτσι ώστε να μειώσετε το χρόνο από 25 λεπτά σε 20. Σχεδιάστε 2 εναλλακτικά σενάρια. (iii) αξιολογείστε τα σενάρια και εξηγήστε πιο είναι καλύτερο Άσκηση Ένας φοιτητής πριν φύγει από το σπίτι του για να πάει στο πανεπιστήμιο ετοιμάζει το πρωινό του ως εξής: a. Φτιάχνει τον καφέ του (3 λεπτά), b. Βράζει τα αυγά (5 λεπτά), c. Ψήνει το ψωμί στην τοστιέρα (1 λεπτό), d. Αλοίφει το βούτυρο στο ψωμί (1 λεπτό) e. Τρώει το πρωινό του (15 λεπτά). Οι ενέργιες αυτές εκτελούνται διαδοχικά η μία μετά την άλλη.

62 AS-IS = Υπάρχουσα Διαδικασία (i) AS-IS Get Up Brew Coffee a 3 Prepare Eggs b 5 Toast Bread c 1 Butter Toast d 1 Eat Breakfa st e 15 Leave for Lecture

63 To-Be Scenario 1 Brew Coffee a 3 Get Up & Toast Bread c 1 Butter Toast d 1 & Eat Breakfas t e 15 Leave for Lecture Prepare Eggs b 5

64 To-Be Scenario 2 Brew Coffee Toast Bread Butter Toast Get Up & a 3 Prepare Eggs c 1 d 1 & Eat Breakfas t e 15 Leave for Lecture b 5

65 DFD

66 DFD Η DFD σχετίζεται με την ανάπτυξη ΠΣ Δείχνει τη ροή δεδομένων από τις εξωτερικές οντότητες προς τις διαδικασίες του συστήματος Εξηγεί τι δεδομένα ρέουν από τη μία διαδικασία στην άλλη Παρουσιάζει τις εξόδους των διαδικασιών προς τις εξωτερικές οντότητες Αναφέρει τις χώρους αποθήκευσης των δεδομένων

67 Εξωτερική Οντότητα Αποθηκευτικός χώρος Διαδικασία Ροή Δεδομένων