ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΧΡΗΣΗΣ PASSE-PARTOUT

Transcript

1 2013 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΧΡΗΣΗΣ PASSE-PARTOUT ΜΕΡΟΣ ΔΕΥΤΕΡΟ Δημήτρης Μπούγας MCSD, MCDBA, SCJP 2012 e-way.gr

2 Περιεχόμενα ΠΡΟΛΟΓΟΣ... 4 ΜΗΤΡΩΟ ΜΕΛΩΝ & ΚΑΤΑΛΟΓΟΣ ΦΙΛΩΝ... 5 Προσθήκη πεδίων στο μητρώο μελών και στον κατάλογο φίλων... 6 φωτογραφίες μελών και φίλων ΕΙΣΦΟΡΕΣ ΜΕΛΩΝ & ΦΙΛΩΝ Τιμοκατάλογος εισφορών Ανάθεση εισφορών σε μέλη και φίλους Ευρετήριο εισφορών μελών - ευρετήριο εισφορών φίλων ΑΠΟΔΕΙΞΗ ΕΙΣΠΡΑΞΗΣ Σχεδίαση υποδειγμάτων αποδείξεων είσπραξης Έκδοση απόδειξης είσπραξης Εκτύπωση των ενταλμάτων είσπραξης που εκδόθηκαν με την απόδειξη είσπραξης Έγινε λάθος στην απόδειξη είσπραξης! Να κάνω διαγραφή ή ακύρωση; Ακύρωση απόδειξης είσπραξης ΕΡΓΑΣΙΑ ΜΕ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΑ Καταχώρηση παραστατικού στο πρόχειρο Ευρετήριο παραστατικών Έκδοση εντάλματος πληρωμής για παραστατικό από το πρόχειρο Τμηματική εξόφληση παραστατικού ΑΝΑΦΟΡΕΣ & ΚΑΤΑΣΤΑΣΕΙΣ Βιβλίο ταμείου Κατάσταση εσόδων - εξόδων Κατάσταση προμηθευτών - πελατών ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ & ΑΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ Τροποποίηση προϋπολογισμού Ιστορικό τροποποιήσεων Ιστορικό προϋπολογισμού Πρόχειρος ή Προσωρινός απολογισμός Κατάρτιση προϋπολογισμού επόμενου έτους Κλείσιμο οικονομική χρήσης και άνοιγμα νέας Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 2 από 90

3 Έκλεισα την οικονομική χρήση και άνοιξα μία νέα. Ξαφνικά βρέθηκε ένα ένταλμα που έπρεπε να είχα περάσει! Τώρα τι γένεται; ΛΟΙΠΕΣ ΕΡΓΑΣΙΕΣ & ΕΡΓΟΝΟΜΙΑ Κατάλογοι Εισαγωγή μητρώου μελών και καταλόγου φίλων από Excel ΕΞΕΙΔΙΚΕΥΜΕΝΑ ΘΕΜΑΤΑ Η χρήση των αθροιστών στον κατάλογο κεφαλαίων προϋπολογισμού Δημιουργία υποδείγματος από υφιστάμενο αρχείο δεδομένων ΕΠΙΛΟΓΟΣ Κοτσοβίλη 7, Ερμούπολη - Σύρος Web site: info@e-way.gr Τηλ.: Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 3 από 90

4 ΠΡΟΛΟΓΟΣ Στο δεύτερο μέρος του εγχειριδίου χρήσης θα προσπαθήσουμε να παρουσιάσουμε και να εξηγήσουμε πιο ειδικά θέματα διαχείρισης και επίλυσης καταστάσεων ενώ θα εξετάσουμε χαρακτηριστικά περιστατικά και παραδείγματα. Για παράδειγμα θα δούμε: Πώς μπορούμε να σχεδιάσουμε το μητρώο μελών και τον κατάλογο των φίλων προκειμένου να περιλαμβάνουν όλες τις πληροφορίες που απαιτούνται για κάθε μορφή συλλόγου, σωματείου κτλ. Τη διαδικασία σχεδίασης αποδείξεων είσπραξης με σκοπό την είσπραξη εισφορών με έκδοση απόδειξης είσπραξης. Την κατάρτιση τιμοκαταλόγου εισφορών και πως ελέγχουμε την ταμειακή κατάσταση των μελών και των φίλων. Πώς εργαζόμαστε με το πρόχειρο παραστατικών και πως πραγματοποιούμε τμηματική εξόφληση. Πότε και πως πραγματοποιούμε τροποποίηση του προϋπολογισμού. Πώς καταρτίζουμε προϋπολογισμό της επόμενης οικονομικής χρήσης και πως κλείνουμε την τρέχουσα οικονομική χρήση ώστε να ανοίξουμε νέα. Τα παραπάνω είναι μερικές μόνο από τις πολλές ενότητες που φιλοδοξεί να καλύψει αυτό το μέρος του εγχειριδίου. Πιστεύουμε ότι η μελέτη του θα σας βοηθήσει σημαντικά ώστε να λύσετε πολλές απορίες, να κατανοήσετε τη ροή και τη λογική που απορρέει από την εφαρμογή των διαδικασιών που ορίζει το σωματειακό δίκαιο και να φωτιστούν επαρκώς πολλές πτυχές της καθημερινότητας του ταμία και του γραμματέα. Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 4 από 90

5 ΜΗΤΡΩΟ ΜΕΛΩΝ & ΚΑΤΑΛΟΓΟΣ ΦΙΛΩΝ Το μητρώο μελών είναι ένας κατάλογος με στοιχεία προσώπων που είναι εγγεγραμμένα ως μέλη του συλλόγου, του σωματείου κτλ. Τα μέλη του σωματείου έχουν συγκεκριμένες υποχρεώσεις και δικαιώματα που ορίζονται στο καταστατικό του σωματείου. Για παράδειγμα, τα μέλη εγγράφονται με αύξουσα σειρά στο μητρώο μελών καταβάλλοντας χρήματα για την εγγραφή τους, καταβάλλουν τις, οριζόμενες στο καταστατικό, τακτικές και έκτακτες εισφορές, έχουν δικαιώματα στις εκλογικές διαδικασίες ανάλογα με την ταμειακή τους κατάσταση κτλ. Η τήρηση του μητρώου μελών είναι υποχρεωτική. Ο κατάλογος των φίλων έχει μία αντιστοιχία με το μητρώο μελών ως προς τη δομή των στοιχείων. Ωστόσο, είναι διαφορετική η χρησιμότητά του. Φίλοι είναι όλα εκείνα τα πρόσωπα που περιστασιακά εισφέρουν οικονομικά στο σωματείο, με τη μορφή της οικονομικής ενίσχυσης αλλά δεν είναι μέλη και ως εκ τούτου, δεν εμπίπτουν στα δικαιώματα και στις υποχρεώσεις των μελών. Η τήρηση του καταλόγου των φίλων θεωρείται προαιρετική. Ωστόσο, για να διατηρηθεί η νοικοκυροσύνη και προπαντός η διαφάνεια, καθίσταται από την πράξη και την καθημερινή πρακτική «υποχρεωτική». Το μητρώο μελών και ο κατάλογος των φίλων, αποτελούν τις βασικές δεξαμενές στοιχείων μελών και φίλων αντίστοιχα, από τις οποίες αντλούνται δεδομένα (π.χ. ονοματεπώνυμο, διεύθυνση κτλ), που θα πρέπει να αναγράφονται ως στοιχεία, κατά την έκδοση ενταλμάτων είσπραξης, αποδείξεων είσπραξης κτλ. Το μητρώο μελών και ο κατάλογος των φίλων, είναι δυνατό να περιλαμβάνουν διαφορετικό πλήθος και είδος στοιχείων. Για παράδειγμα στο μητρώο μελών μπορεί να απαιτούνται τα στοιχεία όπως το εάν είναι επίτιμο μέλος, όνομα, επώνυμο, όνομα πατέρα, όνομα μητέρας, ημερομηνία εγγραφής, διεύθυνση και τηλέφωνο. Ενώ αντίθετα, στον κατάλογο των φίλων μπορεί να απαιτούνται τα στοιχεία όνομα, επώνυμο, όνομα πατέρα, διεύθυνση, τηλέφωνο, , επάγγελμα, φύλλο και ηλικία. Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 5 από 90

6 Προσθήκη πεδίων στο μητρώο μελών και στον κατάλογο φίλων Η διαδικασία προσθήκης πεδίων στο μητρώο μελών και στον κατάλογο φίλων είναι η ίδια. Συνεπώς, εξετάζοντας για την περίπτωση του μητρώου μελών, καλύπτουμε ταυτόχρονα και την περίπτωση του καταλόγου φίλων. Αρχικά, το Passe-Partout παρέχει κατά κανόνα, για την τήρηση του μητρώου μελών τα στοιχεία που φαίνονται στην πιο κάτω εικόνα. Στη συνέχεια θα εξετάσουμε ένα σύνθετο παράδειγμα, από τις πτυχές του οποίου θα εξαχθούν χρήσιμα συμπεράσματα. Ας υποθέσουμε τώρα ότι για το δικό σας μητρώο μελών, απαιτούνται επιπλέον τα στοιχεία Επάγγελμα, Αριθμός Δελτίου Ταυτότητας (ή Α.Δ.Τ.), Αρχή έκδοσης Α.Δ.Τ., Ημερομηνία έκδοσης Α.Δ.Τ., Οικογενειακή κατάσταση (δηλ. Έγγαμος ή Άγαμος), Αριθμός φορολογικού μητρώου (δηλ. Α.Φ.Μ.). Επίσης, θα θέλατε: 1. Να μην επιτρέπονται διπλοεγγραφές ως προς τον Α.Δ.Τ. Δηλαδή θα θέλατε το Passe-Partout να μην επιτρέπει την καταχώρηση μέλους με Α.Δ.Τ. ίδιο με αυτόν ενός άλλου ήδη καταχωρημένου μέλους. 2. Όλα τα πρόσθετα πεδία να συμπληρώνονται υποχρεωτικά. 3. Να γίνεται έλεγχος εγκυρότητας του Α.Φ.Μ. Δηλαδή να μην επιτρέπεται η καταχώρηση μέλους με λανθασμένο Α.Φ.Μ. Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 6 από 90

7 Από τη φύση των πρόσθετων στοιχείων, θα προκύψει ότι Ο Α.Δ.Τ., η Αρχή έκδοσης Α.Δ.Τ. και ο Α.Φ.Μ. προφανώς θα συμπληρώνονται σε αντίστοιχα πεδία κειμένου. Το Επάγγελμα θα διευκόλυνε εάν επιλέγεται από έναν κατάλογο (δηλ. πεδίο καταλόγου) και όχι να πληκτρολογείται κάθε φορά. Η ημερομηνία έκδοσης Α.Δ.Τ. θα διευκόλυνε εάν επιλέγεται από ένα ημερολόγιο, ώστε να είναι πάντοτε σταθερή η μορφή της ημερομηνίας (πολύ χρήσιμο στις αναζητήσεις). Η οικογενειακή κατάσταση θα διευκόλυνε εάν επιλέγεται με ένα κουτάκι (check box) αφού οι καταστάσεις μπορεί να είναι μόνο δύο, Έγγαμος ή Άγαμος (παράδειγμα: Έγγαμος = ΝΑΙ / ΟΧΙ). Κατά συνέπεια για την οικογενειακή κατάσταση θα χρειαστεί να ορίσουμε ένα πεδίο τύπου ΝΑΙ / ΟΧΙ. Τέλος θα θέλατε και σε ορισμένες περιπτώσεις είναι επιβεβλημένο, να περιορίσετε το πλήθος των αλφαριθμητικών χαρακτήρων (δηλ. γράμματα και αριθμοί) που να μπορεί να πληκτρολογήσει κάποιος στα πεδία κειμένου. Για παράδειγμα, στο πεδίο για τον Α.Φ.Μ., θα πρέπει να επιτρέπεται η πληκτρολόγηση έως 9 χαρακτήρων (ο Α.Φ.Μ. αποτελείται από εννέα αριθμούς). Για να προσθέσετε πεδία (δηλ. στοιχεία) στο μητρώο μελών, τα οποία στη συνέχεια θα ομαδοποιηθούν ως «Λοιπά στοιχεία μέλους», επιλέγετε το μενού Διαχείριση και στη συνέχεια Σχεδίαση μητρώου μελών. Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 7 από 90

8 Η σχεδίαση μητρώου μελών επιτρέπει να ορίσετε έως δέκα πρόσθετα πεδία κειμένου, έως τρία πεδία ημερομηνίας, ένα πεδίο καταλόγου και έως δέκα πεδία τύπου ΝΑΙ / ΟΧΙ. Επιπλέον σας παρέχει τη δυνατότητα να ορίσετε τη σειρά εμφάνισης των πρόσθετων πεδίων επάνω στη φόρμα καταχώρησης μέλους. Ας αρχίσουμε λοιπόν με τα στοιχεία τα οποία θα συμπληρώνονται σε πεδία κειμένου, τα οποία για το παράδειγμά μας είναι ο Α.Δ.Τ., η αρχή έκδοσης Α.Δ.Τ. και ο Α.Φ.Μ. Αρχικά θα συμπληρώσουμε την ετικέτα που θέλουμε να εμφανίζεται μπροστά από καθένα από αυτά τα πρόσθετα πεδία. Στη συνέχεια να ορίσουμε το πλήθος χαρακτήρων για τα πεδία αυτά. Για τον Α.Δ.Τ. δεν χρειαζόμαστε δέκα αλφαριθμητικοί χαρακτήρες. Η αρχή έκδοσης Α.Δ.Τ. δεν θα χρειαστεί περισσότερους από 50 αλφαριθμητικοί χαρακτήρες και για τον Α.Φ.Μ. χρειάζονται εννέα αλφαριθμητικοί χαρακτήρες. Πληκτρολογούμε (ή επιλέγουμε με τα μικρά βελάκια δεξιά) αντίστοιχα τις τιμές 10, 50 και 9 στα αντίστοιχα κουτάκια για το πλήθος χαρακτήρων. Επειδή θέλουμε να συμπληρώνονται ο Α.Δ.Τ., η αρχή έκδοσης Α.Δ.Τ. και ο Α.Φ.Μ. υποχρεωτικά, τσεκάρουμε τα αντίστοιχα διπλανά κουτάκια. Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 8 από 90

9 Θέλουμε να γίνεται έλεγχος εγκυρότητας του Α.Φ.Μ. Συνεπώς στην ίδια σειρά με το πεδίο Α.Φ.Μ. ανοίγουμε τον κατάλογο επιλογών. Στον κατάλογο αυτό επιλέγουμε Α.Φ.Μ. ΕΠΙΣΗΜΑΝΣΗ: Όπως θα παρατηρήσατε, το Passe-Partout έχει τη δυνατότητα να κάνει έλεγχο εγκυρότητας ως διεύθυνση , ή ως διεύθυνση ιστοσελίδαςς, ή ως Α.Φ.Μ. ή ως IBAN (αριθμός τραπεζικού λογαριασμού). Ο έλεγχος διπλοεγγραφής ορίζεται από ένα κατάλογο επιλογών, λίγο πιο κάτω. Ανοίγουμε τον κατάλογο αυτόν και επιλέγουμε Α.Δ.Τ. Για να ορίσουμε πρόσθετο πεδίο για την Ημερομηνία έκδοσης Α.Δ.Τ. και εφόσον θέλουμε να επιλέγεται η ημερομηνία από ημερολόγιο, θα πρέπει να επιλέξουμε τη καρτέλα (tab) «Ελεύθερα πεδία ημερομηνίας». Συμπληρώνουμε, με την ίδια λογική, την ετικέτα για το πεδίο Ημερομηνία έκδοσης Α.Δ.Τ. Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 9 από 90

10 Για να ορίσουμε πρόσθετο πεδίο για το επάγγελμα και εφόσον θέλουμε να το επιλέγουμε από κατάλογο, θα πρέπει να επιλέξουμε τη καρτέλα (tab) «Ελεύθερα πεδία καταλόγων» και να συμπληρώσουμε την ετικέτα. Για να ορίσουμε πρόσθετο πεδίο για την οικογενειακή κατάσταση (δηλ.εάν είναι Έγγαμος ή όχι) και εφόσον θέλουμε να το επιλέγουμε τσεκάροντας ένα κουτάκι (check box), θα πρέπει να επιλέξουμε τη καρτέλα (tab) «Ελεύθερα πεδία ΝΑΙ/ΟΧΙ» και να συμπληρώσουμε την ετικέτα. Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 10 από 90

11 Στη συνέχεια μπορούμε, εάν θέλουμε να δούμε ή/και να αλλάξουμε τη σειρά εμφάνισης των πρόσθετων πεδίων, να επιλέξουμε τη καρτέλα (tab) «Σειρά εμφάνισης πεδίων». ότου επιτύχουμε την επιθυμητή σειρά. Για να αλλάξουμε τη σειρά εμφάνισης ενός πεδίου, το επιλέγουμε, κάνουμε δεξί κλικ και στο αναδυόμενο μενού επιλέγουμε ανάλογα «Μετακίνηση προς τα πάνω» ή «Μετακίνηση προς τα κάτω». Επαναλαμβάνουμε έως Ολοκληρώσαμε τις επιλογές και τις προσθήκες. Αποθηκεύστε κάνοντας κλικ στο κουμπάκι Αποθήκευση στη γραμμή εργαλείων (ή πατήστε στο πληκτρολόγιο Ctrl+S). Στο πλαίσιο διαλόγου που σας ενημερώνει για το τι πρόκειται να συμβεί και σας ζητάει να επιβεβαιώσετε την ενέργειά σας, πατήστε Ναι. Με την επιτυχή αποθήκευση, ένα δεύτερο πλαίσιο διαλόγου θα εμφανιστεί που θα σας πληροφορήσει για την επιτυχία της αποθήκευσης. Κλείστε τη Σχεδίαση μητρώου μελών. Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 11 από 90

12 Για να σιγουρευτείτε ότι όλα έγιναν όπως τα είχατε σχεδιάσει, ανοίξτε το μητρώο μελών κάνοντας κλικ στο αντίστοιχο κουμπάκι στη γραμμή εργαλείων. Προσπαθήστε να καταχωρήσετε ένα νέο μέλος ανοίγοντας τη φόρμα καταχώρησης μελών. Παρατηρήστε ότι έχει προστεθεί μη καρτέλα «Λοιπά στοιχεία μέλους» την οποία εάν επιλέξετε, θα δείτε τα πεδία που προστέθηκαν και τη σειρά που αυτά εμφανίζονται επάνω στη φόρμα. Μπορείτε φυσικά να αλλάξετε ανά πάσα στιγμή τις ετικέτες, τη σειρά εμφάνισης κτλ των πρόσθετων πεδίων ή/και να προσθέσετε περισσότερα πεδία. Εάν όμως θέλετε να καταργήσετε κάποιο πεδίο, απλά αδειάστε την αντίστοιχη ετικέτα στη Σχεδίαση μητρώου μελών και αποθηκεύεστε. ΕΠΙΣΗΜΑΝΣΗ: Εάν το μητρώο μελών έχει ήδη καταχωρημένα στοιχεία και καταργήσετε κάποιο από τα πρόσθετα πεδία, τα στοιχεία που καταχωρήθηκαν για τα πεδία που καταργείτε παραμένουν. Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 12 από 90

13 φωτογραφίες μελών και φίλων Σε ορισμένες περιπτώσεις σωματείων όπως είναι για παράδειγμα οι κυνηγετικοί σύλλογοι, είναι χρήσιμο να υπάρχει διαθέσιμη η φωτογραφία κάθε μέλους, επειδή οι σύλλογοι αυτοί έχουν στο πλαίσιο των δραστηριοτήτων τους, τη διαχείριση κυνηγετικών αδειών. Όπως και στο προηγούμενο κεφάλαιο, η διαδικασία προσθήκης φωτογραφίας μέλους είναι ίδια με αυτή της προσθήκης φωτογραφίας φίλου. Συνεπώς, εξετάζοντας για την περίπτωση του μητρώου μελών, καλύπτουμε ταυτόχρονα και την περίπτωση του καταλόγου των φίλων. Φωτογραφία μπορούμε να προσθέσουμε είτε κατά την καταχώρηση ενός νέου μέλους είτε κατά την επεξεργασία ενός ήδη καταχωρημένου μέλους. Ανοίξτε το μητρώο μελών κάνοντας κλικ στο αντίστοιχο κουμπάκι στη γραμμή εργαλείων. Κάνετε εύρεση για να βρείτε το μέλος που θέλετε, επιλέξτε το, κάνετε δεξί κλικ και στο αναδυόμενο μενού επιλέξτε Επεξεργασία, ώστε να ανοίξει η φόρμα καταχώρησης μέλους. Στη συνέχεια κάνετε κλικ στο σύνδεσμο (link) «Εμφάνιση φωτογραφίας». Δεξιά από τη φόρμα καταχώρησης μέλους θα εμφανιστεί η φόρμα με την επιγραφή Φωτογραφία μέλους. Εάν δεν είχε προηγουμένως προστεθεί φωτογραφία, η φόρμα θα φαίνεται όπως στη εδώ, δηλαδή θα έχει την ένδειξη «Χωρίς Φωτογραφία». Από τις λοιπές πληροφορίες γίνεται προφανές ότι οι φωτογραφίες των μελών θα πρέπει να είναι αρχεία εικόνας τύπου Jpeg (δηλ. να έχουν επέκταση αρχείου.jpg) και οι διαστάσεις να είναι 200 Χ 200 pixel. Κατά συνέπεια, τα αρχεία αυτά είναι αρχεία που θα έχουν υποστεί επεξεργασία. Κάνετε στη συνέχεια κλικ στο σύνδεσμο «Εισαγωγή φωτογραφίας». Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 13 από 90

14 Θα εμφανιστεί οθόνη μέσα από την οποία θα πρέπει να επιλέξετε το αρχείο εικόνας που θέλετε να προσθέσετε. Στο πιο πάνω παράδειγμα φαίνεται ότι το αρχείο εικόνας που προσθέτουμε είναι ένα αρχείο που το έχουμε επεξεργαστεί για να κοπεί στις διαστάσεις 200 Χ 200 pixel και το έχουμε αποθηκεύσει στην επιφάνεια εργασίας ως face.jpg. Πατήστε το κουμπί Άνοιγμα. Αμέσως θα τοποθετηθεί η φωτογραφία του μέλους στο πλαίσιο φωτογραφίας. Εφόσον έχει γίνει σωστή επεξεργασία, η φωτογραφία θα καλύψει ολόκληρο το πλαίσιο και θα είναι κεντραρισμένη. Προτείνεται να χρησιμοποιούνται ψηφιοποιημένες φωτογραφίες ταυτότητας οι οποίες έχουν την επιθυμητή αναλογία των διαστάσεων και η περεταίρω επεξεργασία είναι εύκολη. Αποθηκεύστε. Στο πλαίσιο διαλόγου που θα εμφανιστεί, πατήστε Ναι. Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 14 από 90

15 Για να αφαιρέσετε μία φωτογραφία από κάποιο μέλος, όπως και προηγουμένως, βρείτε το μέλος στο μητρώο μελών, επιλέξτε το, κάνετε δεξί κλικ και στο αναδυόμενο μενού επιλέξτε Επεξεργασία. Κάνετε κλικ στο σύνδεσμο «Εμφάνιση φωτογραφίας». Θα εμφανιστεί η φόρμα με την επιγραφή Φωτογραφία μέλους. Αφού υπάρχει η φωτογραφία του μέλους, θα παρατηρήσετε ότι ο σύνδεσμος «Διαγραφή φωτογραφίας» είναι ενεργός. Κάνετε κλικ στο σύνδεσμο αυτό. Στο πλαίσιο διαλόγου που θα εμφανιστεί πατήστε Ναι. Με την επιβεβαίωση θα διαγραφεί το αρχείο εικόνας της φωτογραφίας του μέλους. Συνεπώς δεν απαιτείται να κάνετε στη συνέχεια αποθήκευση. ΕΠΙΣΗΜΑΝΣΗ: Τα αρχεία εικόνας μπορούν να έχουν οποιοδήποτε όνομα εσείς θέλετε, αρκεί η προέκταση, όπως αναφέρθηκε πιο πάνω, να είναι «.jpg». Κατά την προσθήκη της φωτογραφίας, το Passe-Partout αντιγράφει το αρχείο εικόνας στη θέση που έχετε ορίσει ως θέση τήρησης των αρχείων δεδομένων. Ταυτόχρονα μετονομάζει το αντίγραφο έτσι ώστε να μην προκληθεί ποτέ αντικατάσταση. Για παράδειγμα, εάν το μέλος έχει αύξων αριθμό ένα (1) τότε το αρχείο εικόνας θα ονομαστεί σε mem_1.jpg, για το μέλος με αύξον αριθμό δύο (2) το αρχείο εικόνας θα έχει ονομασία mem_2.jpg κοκ. Τα αρχεία εικόνας αντιγράφονται και τηρούνται σε φάκελο που έχει ονομασία το Α.Φ.Μ. του σωματείου και το επίθημα photos. Για παράδειγμα, εάν το Α.Φ.Μ. του σωματείου είναι τότε ο φάκελος των αρχείων εικόνας θα ονομάζεται _photos Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 15 από 90

16 ΕΙΣΦΟΡΕΣ ΜΕΛΩΝ & ΦΙΛΩΝ Το Passe-Partout παρέχει τη δυνατότητα παρακολούθησης της ταμειακής κατάστασης των μελών και των φίλων. Ως ταμειακή κατάσταση εννοείται η απεικόνιση των εισφορών που καταβλήθηκαν και των οφειλόμενων εισφορών, στο πλαίσιο μιας οικονομικής χρήσης. Για παράδειγμα, με βάση το καταστατικό ενός σωματείου, για να γίνει μέλος ένα πρόσωπο, θα πρέπει να καταβάλλει άπαξ χρηματικό ποσό για την εγγραφή του. Το καταστατικό μπορεί να προβλέπει ότι κάθε μέλος του σωματείου θα πρέπει να καταβάλει τακτικά (π.χ. σε ετήσια βάση) ένα συγκεκριμένο χρηματικό ποσό, ως συνδρομή. Σε ένα άλλο παράδειγμα, φίλοι ενός συλλόγου μπορεί να παρακολουθούν μαθήματα (π.χ. ιστιοπλοΐας) που διοργανώνει ο σύλλογος για τα μέλη και τους φίλους του. Οι φίλοι καλούνται να καταβάλουν ένα χρηματικό ποσό ως ενίσχυση του συλλόγου προκειμένου να καλυφθούν τα έξοδα της διοργάνωσης των μαθημάτων. Όπως γίνεται φανερό, σε περιπτώσεις σωματείων, συλλόγων κτλ όπου το πλήθος των μελών ή/και των φίλων είναι σχετικά μεγάλο, γεννιέται εκ των πραγμάτων η ανάγκη παρακολούθησης των εισφορών και της ταμειακής τους κατάστασης. Προκειμένου να είναι δυνατή η παρακολούθηση της ταμειακής κατάστασης μελών και φίλων, θα πρέπει να υπάρχει η δυνατότητα αντιπαραβολής των καταβληθέντων χρηματικών ποσών ανά μέλος ή/και φίλο και ενός πίνακα τιμών. Για παράδειγμα, για να μπορεί κανείς πρακτικά να πει ότι το μέλος Δημήτρης Κ. οφείλει το ποσό των 10 ως υπόλοιπο της ετήσιας συνδρομής των 40, θα πρέπει κάπου να διατηρείται το ποσό της ετήσιας συνδρομής, ώστε να μπορεί να συγκριθεί με το ποσό που καταβλήθηκε έως σήμερα και να υπολογιστεί η διαφορά. Συνεπώς θα πρέπει να έχει καταρτιστεί ο τιμοκατάλογος εισφορών μελών ή/και φίλων και να «ανατεθούν» εισφορές σε μέλη και φίλους. Με τον όρο «ανάθεση εισφορών» εννοούμε τη διαδικασία με την οποία ορίζουμε ποιες εισφορές αφορούν σε ποια μέλη ή/και σε ποιους φίλους. Διευκρινίζουμε ότι όλη η διαδικασία της κατάρτισης τιμοκαταλόγου, αφορά μόνο και μόνο στη δυνατότητα παρακολούθησης των εισφορών και των οφειλών και σε καμία περίπτωση δεν δημιουργεί εξ ορισμού οικονομικές υποχρεώσεις. Άλλωστε το εάν και ποια χρήματα εισπράχθηκαν, για πιο λόγο και από ποιον, αποδεικνύεται τελικά μόνο από τα εκδοθέντα εντάλματα είσπραξης! Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 16 από 90

17 Τιμοκατάλογος εισφορών Για να καταρτίσετε τον τιμοκατάλογο εισφορών επιλέγετε το μενού Διαχείριση και στη συνέχεια Τιμοκαταλόγου εισφορών. Για να δημιουργήσετε νέα γραμμή στον τιμοκατάλογο πατήστε στο πληκτρολόγιο τον συνδυασμό πλήκτρων Ctrl + N ή κάνετε κλικ στο κουμπάκι Νέο στη γραμμή εργαλείων. Δημιουργήστε με τον τρόπο αυτό τόσες γραμμές (που αρχικά θα είναι κενές) όσες επιθυμείτε να έχει ο τιμοκατάλογος. Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να καταρτίσετε τιμοκατάλογο που θα περιλαμβάνει εγγραφή νέου μέλους - άπαξ - ποσό 50 συνδρομή μέλους - ετήσια - ποσό 25 μαθήματα ιστιοπλοΐας - μηνιαία - ποσό 20 Τα πρώτα δύο ποσά αφορούν προφανώς σε μέλη του συλλόγου. Τα μαθήματα ιστιοπλοΐας όμως, όπως γίνεται φανερό, αφορά εισφορές που εισπράττονται από φίλους (μη μέλη) του συλλόγου. Δημιουργήστε τρεις νέες γραμμές στον τιμοκατάλογο, όπως περιγράψαμε πιο πάνω. Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 17 από 90

18 Συμπληρώστε σε κάθε γραμμή την ονομασία, το ποσό, την περίοδο καταβολής σε μήνες και επιλέξτε το κεφάλαιο προϋπολογισμού & αιτιολογία στην οποία θέλετε να αντιστοιχεί η κάθε εισφορά. Από τις οδηγίες που παρέχονται στον τιμοκατάλογο, φαίνεται ότι εάν θέσετε την περίοδο καταβολής μηδέν (0) τότε αυτή η εισφορά θα θεωρείται ότι καταβάλλεται άπαξ (π.χ. η περίπτωση της εγγραφής νέου μέλους). Η τιμή ένα (1) σημαίνει «κάθε μήνα», η τιμή δύο (2) σημαίνει «κάθε δύο μήνες» κοκ. Έτσι, στα κελιά για την περίοδο καταβολής θα θέσουμε τις τιμές 0, 1 και 12 αντίστοιχα. Το κεφάλαιο προϋπολογισμού και την αιτιολογία την επιλέξετε στη γραμμή που θέλετε από κατάλογο επιλογών. Πατήστε Enter ή Return ώστε να τοποθετηθεί η επιλογή σας στο αντίστοιχο κελί. Στη συνέχεια και αφού έχετε ολοκληρώσει την κατάρτιση του τιμοκαταλόγου, θα πρέπει να τον αποθηκεύσετε (το κουμπάκι Αποθήκευση στην γραμμή εργαλείων η με συνδυασμό πλήκτρων Ctrl + S). Στο πλαίσιο διαλόγου που θα εμφανιστεί πατήστε Ναι. Με την επιτυχή αποθήκευση, θα εμφανιστεί δεύτερο πλαίσιο διαλόγου που σας πληροφορεί ότι η αποθήκευση ολοκληρώθηκε με επιτυχία. Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 18 από 90

19 Ανάθεση εισφορών σε μέλη και φίλους Προφανώς ως επόμενο βήμα, θα πρέπει να «αναθέσετε» τις εισφορές στα μέλη και του φίλους. Εφόσον οι εισφορές που αφορούν στα μέλη (δηλ. στο παράδειγμά μας οι πρώτες δύο) πρέπει να «ανατεθούν» σε όλα μέλη και οι εισφορές που αφορούν στους φίλους (δηλ. στο παράδειγμά μας η τελευταία), πρέπει να «ανατεθούν» σε όλους τους φίλους, μπορείτε να κάνετε τις απαιτούμενες αντιστοιχήσεις μαζικά. Επιλέξτε την πρώτη σειρά, κάνετε δεξί κλικ και στο αναδυόμενο μενού επιλέξτε Αντιστοίχηση σε όλα τα μέλη. Στο πλαίσιο διαλόγου που θα εμφανιστεί πατήστε Ναι. Αναθέστε τώρα τη δεύτερη εισφορά σε όλα τα μέλη, κάνοντας την ίδια διαδικασία με τη δεύτερη σειρά. Η Τρίτη εισφορά αφορά σε φίλους. Συνεπώς θα επαναλάβετε την ίδια διαδικασία, μόνο που τώρα θα επιλέξετε Αντιστοίχηση σε όλους του φίλους στο αναδυόμενο μενού. Τώρα, όλες οι εισφορές έχουν «ανατεθεί» στα μέλη και τους φίλους. Για να το δείτε, ανοίξτε το μητρώο μελών, κάνετε εύρεση, επιλέξτε ένα από τα μέλη και με δεξί κλικ στο αναδυόμενο μενού επιλέξτε Επεξεργασία, για να εμφανίσετε την φόρμα καταχώρησης μέλους. Στη φόρμα του μέλους, επιλέξτε την καρτέλα Εισφορές. Θα παρατηρήσετε ότι στην καρτέλα Εισφορές έχουν τσεκαριστεί οι εισφορές «Εγγραφή νέου μέλους» και «Συνδρομή μέλους». Γίνεται προφανές ότι μπορείτε στην καρτέλα αυτή να ορίσετε για κάθε μέλος χωριστά (τσεκάροντας ή ξετσεκάροντας το αντίστοιχο κουτάκι αριστερά), τα είδη των εισφορών που οφείλει να καταβάλει και για τα οποία θα πραγματοποιείται η παρακολούθηση της ταμειακής του κατάστασης. Για τους φίλους, σε ότι αφορά την καρτέλα Εισφορές, ισχύουν ακριβώς τα ίδια όπως και για τα μέλη. Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 19 από 90

20 Ευρετήριο εισφορών μελών - ευρετήριο εισφορών φίλων Η διαδικασία προβολής της ταμειακής κατάστασης των μελών και των φίλων είναι ίδια, Έτσι, εξετάζοντας την περίπτωση των μελών, καλύπτουμε ταυτόχρονα και την περίπτωση των φίλων. Για να δείτε την ταμειακή κατάσταση των μελών, επιλέξτε το μενού Εργαλεία, στη συνέχεια Ευρετήριο και μετά Εισφορών μελών. Το ευρετήριο εισφορών μελών παρέχει τη δυνατότητα να ορίσετε κριτήρια εύρεση στοιχείων με βάση το επώνυμο και το όνομα κτλ. Πατήστε το κουμπί Εκτέλεση αναφοράς. Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 20 από 90

21 Σε υποθετικό μας σενάριο, όπως φαίνεται στην πιο πάνω εικόνα, το μέλος Γεωργίου Γιώργος έχει ταμειακές εκκρεμότητες και το ποσό της οφειλής ανέρχεται στα 45,00. Έχει καταβάλει για την εγγραφή 15,00 και ως συνδρομή τακτικού μέλους, μόνο μία φορά το ποσό των 15,00. Ο μήνας που εκτελέσθηκε η συγκεκριμένη αναφορά είναι ο Φεβρουάριος. Συνεπώς το μέλος θα έπρεπε έως σήμερα να έχει καταβάλει Αυτό υπολογίζεται ως εξής: Ποσό 50,00 για την εγγραφή 50, ,00 = 75,00 Ποσό 25,00 για τον μήνα Ιανουάριο ενώ ο μήνας Φεβρουάριος δεν είναι ακόμα εκπρόθεσμος κατέβαλε όμως συνολικά 30,00 Το μέλος οφείλει τη διαφορά: 75,00-30,00 = 45,00 ΕΠΙΣΗΜΑΝΣΗ: Ο τιμοκατάλογος εισφορών είναι ενιαίος για τα μέλη και τους φίλους και είναι ξεχωριστή για κάθε οικονομική χρήση. Φυσικά, κατά το κλείσιμο μιας οικονομικής χρήσης και το άνοιγμα της επόμενης, αντιγράφεται αυτόματα και ο τιμοκατάλογος εισφορών στη νέα χρήση. Ωστόσο οι τιμές στον κατάλογο αυτό, δεν επηρεάζουν τις τιμές στον τιμοκατάλογο μιας άλλης (προηγούμενης) χρήσης. Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 21 από 90

22 ΑΠΟΔΕΙΞΗ ΕΙΣΠΡΑΞΗΣ Το Passe-Partout παρέχει τη δυνατότητα έκδοσης απόδειξης είσπραξης, κατά την είσπραξη χρημάτων, με ταυτόχρονη αυτόματη έκδοση ενταλμάτων πληρωμής. Σε μία απόδειξη είσπραξης είναι δυνατό να αναγράφονται ένα ή περισσότερα χρηματικά ποσά και για διαφορετικές αντίστοιχα αιτιολογίες. Χαρακτηριστικό παράδειγμα είναι η περίπτωση ενός κυνηγετικού συλλόγου, όπου είναι δυνατό να εισπραχθούν με την έκδοση μιας και μόνο απόδειξης είσπραξης τα πιο κάτω Συνδρομή κυνηγετικής περιόδου Έκτακτη εισφορά για Δ.Κ.Ο.Σ.Ε Έκτακτη εισφορά Συλλόγου Για Δ.Κ.Ο.Σ.Ε -Κ.Σ.Ε - ΟΜ/ΚΗ ΘΗΡΟΦΥΛΑΚΗ Για βιβλιάριο θήρας Τέλος Αδείας Χαρτόσημο συνδρ. Κ.Ο.ΘΗΡ ΟΓΑ Πάγιου τέλους χαρτοσήμου Υπεύθυνη Δήλωση Ασφάλεια Κυνηγού Σύμφωνα με το σωματειακό δίκαιο και τις υποχρεώσεις για τη διαχείριση των οικονομικών, θα πρέπει για κάθε χρηματικό ποσό που εισπράττεται, να εκδίδεται ένταλμα είσπραξης. Για το συγκεκριμένο παράδειγμα, θα πρέπει μετά την έκδοση της απόδειξης είσπραξης, να εκδοθούν ισάριθμα με τα διαφορετικά εισπραχθέντα ποσά, εντάλματα είσπραξης, που στην περίπτωσή μας είναι δέκα (10) εντάλματα! Στο παράδειγμα του κυνηγετικού συλλόγου, απαιτούνται τρείς εκδοχές μιας απόδειξης είσπραξης, μία εκδοχή για Τοπική άδεια, μία εκδοχή για Περιφερειακή άδεια και μία εκδοχή για Γενική άδεια. Προκειμένου να απλουστευθεί η διαδικασία, με το Passe-Partout μπορείτε να σχεδιάσετε απεριόριστο πλήθος αποδείξεων είσπραξης και των διαφορετικών εκδοχών τους, σύμφωνα με τις ανάγκες του σωματείου σας. Στη συνέχεια κατά την έκδοση οιασδήποτε απόδειξης είσπραξης, καταχωρούνται αυτόματα όλα, τα αντίστοιχα με τη απόδειξη, εντάλματα είσπραξης και ενημερώνεται σωστά το ταμείο. Κάθε απόδειξη είσπραξης έχει ξεχωριστή αρίθμηση. Οι αποδείξεις που είναι διαφορετικές εκδοχές μιας απόδειξης αποτελούν ομάδα και έχουν αρίθμηση ως ομάδα. Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 22 από 90

23 Σχεδίαση υποδειγμάτων αποδείξεων είσπραξης Στην ενότητα αυτή θα συνεχίσουμε με παράδειγμα αυτό του κυνηγετικού συλλόγου, όπως παρουσιάστηκε προηγουμένως. Σύμφωνα με το παράδειγμα αυτό, θα πρέπει να σχεδιάσουμε μία απόδειξη είσπραξης και δύο ακόμα εκδοχές αυτής της απόδειξης, προκειμένου να καλύψουμε τα τρία διαφορετικά είδη αδείας. Όπως θα δείτε, στη συγκεκριμένη περίπτωση, οι τρεις εκδοχές της απόδειξης είσπραξης διαφέρουν μόνο ως προς τον αναγραφόμενο τίτλο. Ωστόσο, μπορούμε να δημιουργήσουμε εκδοχές που να διαφέρουν τελείως ως προς τη δομή τους. Για να σχεδιάσετε ένα νέο υπόδειγμα απόδειξης είσπραξης επιλέγετε το μενού Διαχείριση και στη συνέχεια Υποδειγμάτων αποδείξεων είσπραξης. Μέσα στον κατάλογο των υποδειγμάτων (αρχικά είναι κενός), κάνετε δεξί κλικ και στο αναδυόμενο μενού επιλέγετε Νέο υπόδειγμα ή απλά κάνετε ένα κλικ στο κουμπάκι Νέο στη γραμμή εργαλείων. Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 23 από 90

24 Η φόρμα σχεδίασης υποδείγματος είσπραξης περιλαμβάνει έξι καρτέλες. 1. Γενικά στην οποία ορίζουμε στοιχεία όπως ο τίτλος που θα αναγράφεται στην απόδειξη, από ποιον αριθμό θα ξεκινάει η αρίθμηση, εάν αφορά μέλη ή φίλους κτλ. 2. Στοιχεία μέλους στην οποία επιλέγουμε ποια στοιχεία (όνομα, επώνυμο κτλ) του μέλους θέλουμε να αναγράφονται στην απόδειξη. 3. Πεδία χρηματικών ποσών στην οποία συμπληρώνουμε τις ονομασίες των εισφορών και τα ποσά που θα αναγράφει η απόδειξη. Στην ίδια καρτέλα επιλέγουμε και τα κεφάλαια προϋπολογισμού στα οποία θα πιστωθούν τα χρηματικά ποσά ώστε να καταχωρηθούν σωστά τα αντίστοιχα εντάλματα είσπραξης. 4. Ελεύθερα πεδία κειμένου στην οποία μπορούμε να ορίσουμε πρόσθετα πεδία, πέραν από αυτά που αντλούνται από το μητρώο μελών (εάν η απόδειξη θα εκδίδεται για μέλη). 5. Ελεύθερα πεδία ημερομηνίας στην οποία μπορούμε να ορίσουμε πρόσθετα πεδία τα οποία θα συμπληρώνουμε με τη βοήθεια ημερολογίου. 6. Ελεύθερα πεδία ΝΑΙ/ΟΧΙ στην οποία μπορούμε να ορίσουμε πρόσθετα πεδία ως κουτάκια τα οποία να τσεκάρονται. Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 24 από 90

25 Στην καρτέλα Γενικά, συμπληρώστε τον τίτλο και προαιρετικά την υποκατηγορία. Ως τίτλος συνηθίζεται το «ΑΠΟΔΕΙΞΗ ΕΙΣΠΡΑΞΗΣ» ή απλά το ΑΠΟΔΕΙΞΗ». Ενώ ως υποκατηγορία, για την περίπτωση του κυνηγετικού συλλόγου μπορεί να είναι αρχικά το «ΤΟΠΙΚΗ ΑΔΕΙΑ». Όπως γίνεται φανερό, η υποκατηγορία χρησιμεύει ως διακριτικό, όταν θέλουμε να δημιουργήσουμε διαφορετικές εκδοχές της ίδιας απόδειξης. Στην ενότητα Προορισμός, επιλέγετε εάν η απόδειξη θα εκδίδεται για μέλη ή για φίλους. Αυτό απαιτείται επειδή τα στοιχεία μέλους αντλούνται από το μητρώο μελών ενώ τα στοιχεία φίλου από τον κατάλογο των φίλων. Επειδή οι δύο ατοί κατάλογοι είναι χωριστοί, μπορεί να έχουν διαφορετικό είδος και πλήθος διαθέσιμων Στοιχείων. Το κουτάκι Ενεργό, όταν είναι τσεκαρισμένο, σημαίνει ότι η απόδειξη αυτή θα εμφανίζεται στις επιλογές που θα έχετε, κατά την απόπειρα έκδοσης απόδειξης είσπραξης. Εάν δεν είναι τσεκαρισμένο, τότε η απόδειξη είναι ανενεργή και δεν θα εμφανίζεται στις επιλογές σας. Στο πεδίο αρίθμηση πληκτρολογήστε τον αριθμό από τον οποίο θα ξεκινάει η πρώτη απόδειξη που θα εκδώσετε, με βάση το συγκεκριμένο υπόδειγμα. Το κουτάκι Επανεκκίνηση αρίθμησης σε κάθε οικονομική χρήση, όταν είναι τσεκαρισμένο, σημαίνει ότι με κάθε νέα οικονομική χρήση, η αρίθμηση θα ξεκινάει πάλι από το ένα (1). Ενώ όταν δεν είναι τσεκαρισμένο, η αρίθμηση θα είναι συνεχόμενη για όλες τις οικονομικές χρήσεις. Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 25 από 90

26 Πιο κάτω, η Ετικέτα ημερομηνία απόδειξης είναι τι θα αναγράφεται αριστερά ως ετικέτα πριν την ημερομηνία. Εάν το πεδίο αυτό το αφήσετε ως έχει, θα αναγράφει την Πόλη (π.χ. ΕΡΜΟΥΠΟΛΗ) που αντλεί από τα στοιχεί του οργανισμού σας. Για να το αλλάξετε κάνετε κλικ στο σύνδεσμο «Αλλαγή». Τότε το πεδίο γίνεται ενεργό και μπορείτε να γράψετε ότι θέλετε να εμφανίζεται ως ετικέτα (π.χ. ΣΥΡΟΣ). Για να επαναφέρετε την αρχική επιλογή κάνετε κλικ στο σύνδεσμο «Επαναφορά». Η Ετικέτα χρηματικού συνόλου απόδειξης, με την ίδια λογική, είναι η ετικέτα που θέλετε να αναγράφει η απόδειξη αριστερά από το σύνολο. Οι παρατηρήσεις είναι προαιρετικές, δεν εμφανίζονται πουθενά και χρησιμεύουν μόνο για τη δική σας πληροφόρηση. Προχωράμε στην καρτέλα Στοιχεία μέλους (εάν είχατε επιλέξει η απόδειξη να εκδίδεται για φίλους, τότε η καρτέλα αυτή θα ονομάζεται Στοιχεία φίλου). Όπως βλέπετε, η καρτέλα αυτή περιλαμβάνει δύο καταλόγους. Αριστερά τον κατάλογο των διαθέσιμων στοιχείων από το μητρώο μελών και δεξιά τον κατάλογο των στοιχείων που έχετε επιλέξει να εμφανίζονται στην απόδειξη είσπραξης. Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 26 από 90

27 Θα πρέπει να «μεταφέρετε» στοιχεία από τον αριστερό κατάλογο στο δεξιό. Ας υποθέσουμε ότι στην απόδειξη θέλουμε να εμφανίζονται με τη συγκεκριμένη σειρα τα στοιχεία Επώνυμο, Όνομα, Όνομα πατέρα, Αρ. Μητρώου και Σταθ. τηλέφωνο Για να μεταφέρετε ένα στοιχείο από τον αριστερό κατάλογο στο δεξί, επιλέγετε το στοιχείο που θέλετε να μεταφέρετε, κάνετε δεξί κλικ και στο αναδυόμενο μενού επιλέγετε Προσθήκη στην απόδειξη. Επαναλάβετε για κάθε στοιχείο που θέλετε να μεταφέρετε. Ενδέχεται ο δεξιός κατάλογος να φαίνεται όπως στην εικόνα. Πρέπει όπως φαίνεται να αλλάξει λίγο τη σειρά εμφάνισης των στοιχείων. Για να το πετύχετε αυτό, επιλέξτε το στοιχείο που θέλετε να αλλάξετε στο δεξί κατάλογο (εδώ είναι το στοιχείο Επώνυμο), κάνετε δεξί κλικ και στο αναδυόμενο μενού επιλέγετε Μετακίνηση προς τα πάνω. Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 27 από 90

28 Τα στοιχεία του μέλους έχουν προσδιοριστεί και με την επιθυμητή σειρά. Ας προχωρήσουμε στη συνέχεια στην τρίτη καρτέλα «Πεδία χρηματικών ποσών». Στην καρτέλα αυτή παρέχεται ένας πίνακας για να ορίσετε έως 16 διαφορετικά είδη εισφορών. Συμπληρώστε όσες γραμμές χρειάζεστε με την αιτιολογία, προαιρετικά ένα χρηματικό ποσό ως την αρχική τιμή, τσεκάρετε το αντίστοιχο κουτάκι «Επιτρέπεται η μεταβολή» εάν θέλετε ο χρήστης να μπορεί να ορίζει άλλο χρηματικό ποσό ή το αφήνετε μη τσεκαρισμένο εάν θέλετε το χρηματικό ποσό να διατηρείται ως προκαθορισμένο και επιλέξτε σε πιο κεφάλαιο προϋπολογισμού θα πιστώνεται το αντίστοιχο έσοδο. Όπως φαίνεται στην εικόνα, έχουμε αφήσει την αρχική τιμή παντού μηδέν και έχουμε τσεκάρει τα κουτάκια ώστε να επιτρέπεται η μεταβολή. Έτσι, κατά την έκδοση απόδειξης είσπραξης με βάση αυτό το υπόδειγμα, ο χρήστης θα πληκτρολογεί το χρηματικό ποσό. Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 28 από 90

29 Στο παράδειγμα του κυνηγετικού συλλόγου, θέλουμε επιπλέον να αναγράφεται επάνω στην απόδειξη είσπραξης το έτος γέννησης και ο αριθμός αδείας του κυνηγού. Θέλουμε ο χρήστης που επιχειρεί να εκδώσει την απόδειξη είσπραξης να συμπληρώνει τα αντίστοιχα πεδία υποχρεωτικά. Έτσι, θα πρέπει να ορίσουμε δύο πρόσθετα πεδία κειμένου. Πηγαίνουμε στην καρτέλα «Ελεύθερα πεδία κειμένου». Όπως φαίνεται, στην καρτέλα αυτή παρέχεται η δυνατότητα να ορίσετε έως πέντε πρόσθετα πεδία κειμένου. Συμπληρώνουμε για τα δύο που θέλουμε να ορίσουμε, την ετικέτα (Έτος Γεννήσεων και Αρ. Αδείας), ορίζουμε το πλήθος χαρακτήρων (π.χ. για το έτος χρειαζόμαστε μόνο 4 χαρακτήρες) και τσεκάρουμε το κουτάκι Υποχρεωτικό για το κάθε πεδίο, ώστε η συμπλήρωση να καταστεί υποχρεωτική. Σύμφωνα με το παράδειγμά μας δεν χρειαζόμαστε άλλα ελεύθερα πεδία. Αποθηκεύστε κάνοντας κλικ στο κουμπάκι Αποθήκευση στη γραμμή εργαλείων (ή με συνδυασμό των πλήκτρων Ctrl + S). Στο πλαίσιο διαλόγου που θα εμφανιστεί πατήστε Ναι. Με την επιτυχή αποθήκευση θα εμφανιστεί δεύτερο πλαίσιο διαλόγου που θα σας ενημερώνει για την επιτυχή ολοκλήρωση της αποθήκευσης. Πατήστε ΟΚ. Κλείστε τη Σχεδίαση υποδείγματος απόδειξης είσπραξης ώστε να έρθει στο προσκήνιο ο κατάλογος με τα υποδείγματα αποδείξεων είσπραξης. Θέλουμε να δημιουργήσουμε δύο ακόμα εκδοχές του υποδείγματος που ετοιμάσαμε, ένα για Περιφερειακή άδεια και ένα για Γενική άδεια. Στον κατάλογο επιλέξτε το υπόδειγμα που δημιουργήσατε, κάνετε δεξί κλικ και στο αναδυόμενο μενού επιλέξτε Δημιουργία αντιγράφου. Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 29 από 90

30 Πατήστε Ναι στο πλαίσιο διαλόγου. Θα εμφανιστεί ένα δεύτερο πλαίσιο διαλόγου που σας ενημερώνει για την επιτυχή δημιουργία του αντιγράφου. Επαναλάβετε τη διαδικασία της δημιουργίας αντιγράφου άλλη μία φορά ώστε να δημιουργηθεί ακόμα ένα αντίγραφο με τον ίδιο τρόπο. Όπως φαίνεται, στον κατάλογο υπάρχουν τώρα τρία πανομοιότυπα υποδείγματα αποδείξεων είσπραξης που ανήκουν στην ίδια ομάδα, την ομάδα 1. Οι αποδείξεις που ανήκουν στην ίδια ομάδα έχουν κοινή αρίθμηση. Θυμηθείτε ότι οι τρεις εκδοχές (ή εκδόσεις εάν θέλετε) των αποδείξεων, θέλουμε να διαφέρουν μόνο ως προς την έκταση της άδειας (δηλ. τοπική, περιφερειακή και γενική). Συνεπώς, αυτό που μένει είναι να ανοίξουμε τα δύο αντίγραφα υποδειγμάτων που δημιουργήσαμε το ένα μετά το άλλο και να αλλάξουμε την υποκατηγορία. Επιλέξτε το δεύτερο υπόδειγμα, κάνετε δεξί κλικ και στο αναδυόμενο μενού επιλέξτε Επεξεργασία. Θα εμφανιστεί η Σχεδίαση υποδείγματος απόδειξης είσπραξης. Αλλάξτε την υποκατηγορία σε ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑΚΗ ΑΔΕΙΑ και αποθηκεύστε. Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 30 από 90

31 Επαναλάβετε με το δεύτερο αντίγραφο του υποδείγματος. Αλλάξτε την υποκατηγορία σε ΓΕΝΙΚΗ ΑΔΕΙΑ και αποθηκεύστε. Όπως φαίνεται στην εικόνα, τα υποδείγματα έχουν τώρα ολοκληρωθεί. Συνεπώς μπορείτε να αρχίσετε να εκδίδετε αποδείξεις είσπραξης. Έκδοση απόδειξης είσπραξης Αφού έχετε δημιουργήσει τα απαιτούμενα υποδείγματα αποδείξεων είσπραξης για το σωματείο σας, ήρθε η στιγμή να εκδώσετε μία (ίσος την πρώτη σας) απόδειξη είσπραξης. Επιλέξτε το μενού Ταμείο και στη συνέχεια Απόδειξη είσπραξης. Επιλέξτε την ημερομηνία, επιλέξτε το υπόδειγμα με βάση το οποίο θέλετε να εκδώσετε την απόδειξη (π.χ. ΑΠΟΔΕΙΞΗ ΕΙΣΠΡΑΞΗΣ ΤΟΠΙΚΗ ΑΔΕΙΑ). Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 31 από 90

32 Αμέσως θα αναπτυχθεί η απόδειξη είσπραξης με βάση το υπόδειγμα που επιλέξατε. Η απόδειξη είσπραξης εκδίδεται για είσπραξη χρημάτων από μέλος. Συνεπώς πρέπει να πατήσετε το κουμπάκι Μέλος, να κάνετε εύρεση και να επιλέξετε το μέλος που θέλετε. Συμπληρώστε τα χρηματικά ποσά που έχετε να εισπράξετε. Συμπληρώνοντας τα χρηματικά ποσά, ενημερώνεται το σύνολο στο κάτω μέρος, που στην περίπτωσή μας έχει την ετικέτα «Γενικό Σύνολο Αδείας». Αποθηκεύστε. Στο πλαίσιο διαλόγου που θα εμφανιστεί πατήστε Ναι. Με την επιτυχή καταχώρηση της απόδειξης είσπραξης, θα εμφανιστεί δεύτερο πλαίσιο διαλόγου το οποίο σα ενημερώνει και σας ρωτάει εάν θέλετε εκτυπώσετε τη απόδειξη. Για να την προβάλλετε στην οθόνη σας και στη συνέχεια να την τυπώσετε πατήστε Ναι. Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 32 από 90

33 Στην πιο πάνω εικόνα φαίνεται απόσπασμα από την απόδειξη είσπραξης. Για να την τυπώσετε πατήστε το κουμπάκι Εκτύπωση στη γραμμή εργαλείων ή το συνδυασμό πλήκτρων Ctrl + P. ΕΠΙΣΗΜΑΝΣΗ: Δεν είναι υποχρεωτική η συμπλήρωση όλων των χρηματικών ποσών. Συμπληρώνετε μόνο αυτά που πρόκειται να εισπράξετε. Ωστόσο, είναι υποχρεωτική η συμπλήρωση τουλάχιστον ενός χρηματικού ποσού, ώστε να μην εκδοθεί απόδειξη είσπραξης και ένταλμα είσπραξης με μηδενικό ποσό! Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 33 από 90

34 Εκτύπωση των ενταλμάτων είσπραξης που εκδόθηκαν με την απόδειξη είσπραξης Όπως αναφέρθηκε στην αρχή αυτής της ενότητας, κατά την έκδοση μιας απόδειξης είσπραξης, εκδίδονται (δηλ. καταχωρούνται) αυτόματα ισάριθμα εντάλματα είσπραξης, για τα ποσά που δεν είναι μηδέν. Στο παράδειγμά μας, η απόδειξη που εκδόθηκε περιλαμβάνει έξι ποσά (από Συνδρομή Κυνηγετικής Περιόδου έως Τέλος Αδείας). Συνεπώς καταχωρήθηκαν αυτόματα αντίστοιχα έξι εντάλματα είσπραξης, ένα για κάθε ένα από τα ποσά αυτά. Το Passe-Partout σας παρέχει τη δυνατότητα να εκτυπώσετε όλα τα εντάλματα μαζί, για την απόδειξη είσπραξης που θέλετε. Για να το πετύχετε αυτό επιλέγετε το μενού Εργαλεία, στη συνέχεια Ευρετήριο και μετά Αποδείξεων είσπραξης. Το ευρετήριο αποδείξεων είσπραξης σας παρέχει (όπως και σε όλα τα άλλα ευρετήρια) τη δυνατότητα να ορίσετε κριτήρια εύρεσης. Επιλέξτε εάν χρειάζεται, τα κριτήρια που θέλετε ώστε να περιορίσετε το εύρος της εύρεσης, και πατήστε το κουμπί Εύρεση. Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 34 από 90

35 Επιλέξτε την απόδειξη με βάση την οποία που θέλετε να εκτυπώσετε τα καταχωρημένα εντάλματα είσπραξης, κάνετε δεξί κλικ και στο αναδυόμενο μενού επιλέξτε Όπως φαίνεται στην εικόνα, πρόκειται να εκτυπωθούν τα εντάλματα είσπραξης 9 έως 14. Εάν δεν θέλετε να εκτυπωθεί κάποιο ένταλμα, ξετσεκάρετε το αντίστοιχο κουτάκι αριστερά. Πατήστε το κουμπί εκτύπωση. Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 35 από 90

36 Θα εμφανιστεί πλαίσιο διαλόγου στο οποίο μπορείτε να επιλέξετε τον εκτυπωτή στον οποίο θέλετε να εκτυπώσετε. Φυσικά θα είναι ήδη επιλεγμένος ο εκτυπωτής που έχει οριστεί στα Windows ως προεπιλεγμένος. Πατήστε το κουμπί εκτύπωση. Θα εμφανιστεί πλαίσιο διαλόγου το οποίο σας ενημερώνει για τις επιλογές σας και σας ζητάει να επιβεβαιώσετε την ενέργειά σας. Για να ξεκινήσει η διαδοχική εκτύπωση των ενταλμάτων πατήστε Ναι. Κατά την εκτύπωση θα βλέπετε την πρόοδο των εργασιών. Κάθε εργασία που ολοκληρώνεται επισημαίνεται με πράσινα γράμματα και την επιγραφή Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 36 από 90

37 Ολοκληρώθηκε. Εάν συμβεί κάποιο σφάλμα, η διαδικασία εκτύπωσης ακυρώνεται και η τρέχουσα εργασία επισημαίνεται με κόκκινα γράμματα και την επιγραφή ΣΦΑΛΜΑ. Περιμένετε έως ότου ολοκληρωθεί όλη η διαδικασία εκτύπωσης και σημανθούν όλες οι εργασίες ως ολοκληρωμένες. ΕΠΙΣΗΜΑΝΣΗ: κατά τη διάρκεια μαζικής εκτύπωσης μπορείτε να διακόψετε και να ακυρώσετε τη διαδικασία, πατώντας το κουμπί Ακύρωση. Έγινε λάθος στην απόδειξη είσπραξης! Να κάνω διαγραφή ή ακύρωση; Μία απόδειξη είσπραξης είναι δυνατό να διαγραφεί, με τις προϋποθέσεις 1. ότι η απόδειξη που θέλουμε να διαγράψουμε είναι η τελευταία κατά σειρά εκδοθείσα και 2. ότι δεν έχουν εκδοθεί εντάλματα είσπραξης μεταγενέστερα από τα εντάλματα είσπραξης που εκδόθηκαν για την απόδειξη αυτή. Από την άλλη, δεν επιτρέπεται η διαγραφή μεμονωμένων ενταλμάτων είσπραξης που εκδόθηκαν με την καταχώρηση απόδειξης είσπραξης. Τα εντάλματα αυτά «δέθηκαν» με την απόδειξη και «ανήκουν» στην απόδειξη αυτή. Συνεπώς διαγράφονται μόνο με τη διαγραφή της απόδειξης! Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 37 από 90

38 Εάν ικανοποιούνται και οι δύο παραπάνω προϋποθέσεις, τότε βρείτε την απόδειξη που θέλετε να διαγράψετε στο Ευρετήριο Αποδείξεων είσπραξης, επιλέξτε την, κάνετε δεξί κλικ και στο αναδυόμενο μενού επιλέξτε Διαγραφή. Στο πλαίσιο διαλόγου που θα εμφανιστεί πατήστε Ναι, για να πραγματοποιηθεί η διαγραφή. Εάν δεν ικανοποιούνται και οι δύο παραπάνω προϋποθέσεις, τότε η μόνη λύση που έχετε είναι η ακύρωση της απόδειξης είσπραξης. Ακύρωση απόδειξης είσπραξης Η ακύρωση απόδειξης είσπραξης, όπως και στις άλλες περιπτώσεις ακύρωσης (π.χ. ακύρωση εντάλματος πληρωμής), θα έχει ως αποτέλεσμα την σήμανση της απόδειξης ως ακυρωμένη και την αυτόματη ακύρωση όλων των ενταλμάτων είσπραξης που καταχωρήθηκαν για την απόδειξη που ακυρώθηκε. Με την ολοκλήρωση της ακύρωσης, έχετε τη δυνατότητα να εκτυπώσετε ακυρωτικό σημείωμα της απόδειξης είσπραξης. Για να ακυρώσετε μία απόδειξη, βρείτε την απόδειξη στο Ευρετήριο Αποδείξεων είσπραξης, επιλέξτε την, κάνετε δεξί κλικ και στο αναδυόμενο μανού επιλέξτε Ακύρωση. Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 38 από 90

39 Στην οθόνη που θα εμφανιστεί πρέπει να συμπληρώσετε την αιτιολογία της ακύρωσης, επιλέξτε την ημερομηνία ακύρωσης και στη συνέχεια να πατήσετε το κουμπί Ακύρωση. Στο πλαίσιο διαλόγου που θα εμφανιστεί πατήστε Ναι. Με την επιτυχή ολοκλήρωση της ακύρωσης, θα εμφανιστεί δεύτερο πλαίσιο διαλόγου που σας ενημερώνει και σας ρωτάει εάν θέλετε να εκτυπώσετε τα ακυρωτικά σημειώματα της απόδειξης και των αντίστοιχων ενταλμάτων είσπραξης. Κατά προτίμηση πατήστε Ναι. Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 39 από 90

40 Μία γνώριμη οθόνη (από προηγούμενα κεφάλαια) θα εμφανιστεί στη συνέχεια, επειδή πρόκειται ουσιαστικά για μαζική εκτύπωση. Εάν θέλετε να εκτυπωθούν όλα τα ακυρωτικά σημειώματα, αφήνετε τα κουτάκια αριστερά τσεκαρισμένα. Εάν δεν θέλετε να εκτυπωθεί κάποιο από τα ακυρωτικά σημειώματα, ξετσεκάρετε το αντίστοιχο κουτάκι. Πατήστε το κουμπί Εκτύπωση. Θα εμφανιστεί πλαίσιο διαλόγου στο οποίο μπορείτε να επιλέξετε τον εκτυπωτή στον οποίο θέλετε να εκτυπώσετε. Φυσικά θα είναι ήδη επιλεγμένος ο εκτυπωτής που έχει οριστεί στα Windows ως προεπιλεγμένος. Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 40 από 90

41 Πατήστε το κουμπί εκτύπωση. Θα εμφανιστεί πλαίσιο διαλόγου το οποίο σας ενημερώνει για τις επιλογές σας και σας ζητάει να επιβεβαιώσετε την ενέργειά σας. Για να ξεκινήσει η διαδοχική εκτύπωση των ενταλμάτων πατήστε Ναι. Κατά την εκτύπωση θα βλέπετε την πρόοδο των εργασιών. Κάθε εργασία που ολοκληρώνεται επισημαίνεται με πράσινα γράμματα και την επιγραφή Ολοκληρώθηκε. Εάν συμβεί κάποιο σφάλμα, η διαδικασία εκτύπωσης ακυρώνεται και η τρέχουσα εργασία επισημαίνεται με κόκκινα γράμματα και την επιγραφή ΣΦΑΛΜΑ. Περιμένετε έως ότου ολοκληρωθεί όλη η διαδικασία εκτύπωσης και σημανθούν όλες οι εργασίες ως ολοκληρωμένες. Η απόδειξη που ακυρώθηκε θα εμφανίζεται στο εξής στο Ευρετήριο Αποδείξεων είσπραξης με γκρι χρώμα και διαγραμμένο. Με τον ίδιο τρόπο θα φαίνονται φυσικά και τα σχετικά εντάλματα είσπραξης. Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 41 από 90

42 ΕΡΓΑΣΙΑ ΜΕ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΑ Το Passe-Partout σας παρέχει τη δυνατότητα να καταχωρείτε παραστατικά (τιμολόγια πώλησης, τιμολόγια παροχής υπηρεσιών κτλ), σε έναν κατάλογο που ονομάζουμε Πρόχειρο Παραστατικών. Η καταχώρηση παραστατικών στο πρόχειρο γίνεται ανεξαρτήτως της οικονομικής χρήσης, ώστε να είναι δυνατή ανά πάσα στιγμή η ανάκτησή τους, ενώ δίνει στον ταμία τη δυνατότητα να κρατάει ένα ηλεκτρονικό αρχείο με τα παραστατικά που παρέλαβε, να εκδίδει ένταλμα πληρωμής για όποιο παραστατικό θέλει, χωρίς να χρειάζεται να αναζητήσει και να βρει το φυσικό παραστατικό στους φακέλους του σωματείου, να εξοφλήσει τμηματικά όποιο παραστατικό θέλει και ταυτόχρονα να παρακολουθεί, ως ιστορικό πληρωμών, τα καταβληθέντα μέχρι στιγμής ποσά και το υπόλοιπο οφειλόμενο ποσό. Άλλωστε, όπως θα δείτε στη συνέχεια, η καταχώρηση ενός παραστατικού στο πρόχειρο, δίνει τη δυνατότητα εύρεσης, συνδυάζοντας κριτήρια εύρεσης ανά είδος παραστατικού, ανά προμηθευτή, για συγκεκριμένη χρονική περίοδο έκδοσης κτλ, καθιστώντας την αναζήτηση ενός παραστατικού (π.χ. προς εξόφληση) πολύ πιο εργονομική, εύκολη και αποτελεσματική. Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 42 από 90

43 Καταχώρηση παραστατικού στο πρόχειρο Για να καταχωρήσετε ένα νέο παραστατικό στο πρόχειρο, επιλέξτε το μενού Ταμείο και στη συνέχεια Παραστατικό. Συμπληρώστε τα πεδία της φόρμας παραστατικού. Επιλέξτε την ημερομηνία ως ημερομηνία έκδοσης του παραστατικού, επιλέξτε τον προμηθευτή κάνοντας κλικ στο κουμπί Προμηθευτής στο πεδίο Παραστατικό επιλέξτε (ή πληκτρολογήστε) το είδος του παραστατικού, στο διπλανό πεδίο «Αρ.» συμπληρώστε τον αριθμό παραστατικού (το πεδίο αυτό δέχεται αλφαριθμητικούς χαρακτήρες), συμπληρώστε το ποσό Φ.Π.Α. και το συνολικό ποσό του παραστατικού. Αποθηκεύστε με ένα κλικ στο κουμπάκι Αποθήκευση στη γραμμή εργαλείων ή με το συνδυασμό πλήκτρων Ctrl + S. Στο πλαίσιο διαλόγου που θα εμφανιστεί πατήστε Ναι. Με την επιτυχή ολοκλήρωση της αποθήκευσης θα εμφανιστεί δεύτερο πλαίσιο διαλόγου που σας ενημερώνει για την επιτυχία της καταχώρησης. Μετά την καταχώρηση του νέου παραστατικού, όλα τα πεδία αδειάζουν και μπορείτε να συμπληρώσετε εκ νέου τα πεδία ώστε να καταχωρήσετε το επόμενο παραστατικό. ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΗ: Το κουτάκι Δέσμευση χρησιμεύει για την διατήρηση της ημερομηνίας που επιλέξατε. Για να μετακινηθείτε από ένα πεδίο στο επόμενο πεδίο, χρησιμοποιήστε το πλήκτρο Alt. Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 43 από 90

44 Ευρετήριο παραστατικών Το Passe-Partout σας παρέχει τη δυνατότητα, με το ευρετήριο παραστατικών, να αναζητήσετε ένα ή περισσότερα παραστατικά που έχετε καταχωρήσει, προκειμένου να πραγματοποιήσετε διορθώσεις ή για να εκδώσετε ένταλμα πληρωμής. Για να ανοίξετε το ευρετήριο παραστατικών επιλέγετε το μενού Εργαλεία, μετά Ευρετήριο και στη συνέχεια Πρόχειρο παραστατικών. Όπως γίνεται φανερό, το ευρετήριο παραστατικών παρέχει τη δυνατότητα συνδυασμού ενός πλήθους κριτηρίων, προκειμένου να αναζητήσετε και να βρείτε τα παραστατικά που σας ενδιαφέρουν. Για να πραγματοποιήσετε κάποια ενέργεια σε κάποιο παραστατικό, επιλέξτε το, και κάνετε δεξί κλικ ώστε να εμφανιστεί αναδυόμενο μενού. Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 44 από 90

45 Η επιλογή Επισκόπηση προχείρου είναι γενικής χρήσης και δεν απαιτεί να έχετε επιλεγμένο κάποιο παραστατικό. Εάν επιλέξετε Επισκόπηση προχείρου θα προβληθεί στην οθόνη σας αναφορά που μπορείτε στη συνέχεια να εκτυπώσετε, με τα στοιχεία παραστατικών που βρέθηκαν με την εύρεση. Η επιλογή Ιστορικό πληρωμών είναι γενικής χρήσης και δεν απαιτεί να έχετε επιλεγμένο κάποιο παραστατικό. Εάν επιλέξετε Ιστορικό πληρωμών θα προβληθεί στην οθόνη σας αναφορά που μπορείτε στη συνέχεια να εκτυπώσετε, με το ιστορικό πληρωμών για τα παραστατικά που βρέθηκαν με την εύρεση. Για να διορθώσετε ένα παραστατικό, επιλέξτε το, κάνετε δεξί κλικ και στο αναδυόμενο μενού επιλέξτε Επεξεργασία. Στη φόρμα καταχώρησης παραστατικού που θα εμφανιστεί, αλλάξτε τα στοιχεί που θέλετε και αποθηκεύστε. Έκδοση εντάλματος πληρωμής για παραστατικό από το πρόχειρο Μετά την εύρεση παραστατικών και αφού έχετε βρει το παραστατικό για το οποίο θέλετε να εκδώσετε ένταλμα πληρωμής, προφανώς σας την εξόφληση και την κάλυψη της δαπάνης, επιλέξτε το παραστατικό, κάνετε δεξί κλικ και στο αναδυόμενο μενού επιλέξτε Έκδοση εντάλματος. Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 45 από 90

46 Η γνώριμη φόρμα καταχώρησης εντάλματος πληρωμής θα εμφανιστεί, όπου θα έχουν συμπληρωθεί ήδη τα πεδία «Παραστατικό», «Αρ.» (αριθμός παραστατικού), «Ποσό Φ.Π.Α.», «Συνολικό ποσό» και θα έχει επιλεγεί ο προμηθευτής. Εσείς, αυτό που έχετε ακόμα να κάνετε είναι να επιλέξετε την ημερομηνία έκδοσης του εντάλματος, το κεφάλαιο προϋπολογισμού στον οποίο θα χρεωθεί η δαπάνη, την Αιτιολογία. Παρατηρήστε ότι στην κορυφή αυτής της φόρμας αναφέρεται ότι η νέα καταχώρηση του εντάλματος πληρωμής αφορά στην εξόφληση παραστατικού από το πρόχειρο παραστατικών. Αποθηκεύστε. Στο πλαίσιο διαλόγου που θα εμφανιστεί πατήστε Ναι. Εάν το ποσό του εντάλματος καλύπτει το ποσό του παραστατικού, τότε το Passe-Partout θεωρεί ότι το παραστατικό εξοφλήθηκε. Θα εμφανιστεί στην περίπτωση αυτή το πιο κάτω πλαίσιο διαλόγου. Εάν δεν θέλετε να διαγραφεί το παραστατικό και να διατηρηθεί στο πρόχειρο (π.χ. για ιστορικούς λόγους), πατήστε Όχι. Διαφορετικά πατήστε Ναι. Όπως πάντα, μετά την επιτυχή καταχώρηση του εντάλματος θα ερωτηθείτε εάν θέλετε να το εκτυπώσετε. Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 46 από 90

47 Τμηματική εξόφληση παραστατικού Μερικές φορές είναι δυνατό, είτε λόγω ειδικής συμφωνίας είτε λόγω της ταμειακής επάρκειας των εσόδων, να χρειαστεί η εξόφληση μιας δαπάνης σε δώσεις, όπως για παράδειγμα η τμηματική εξόφληση ενός τιμολογίου. Το Passe-Partout παρέχει τη δυνατότητα να εκδώσετε ένταλμα πληρωμής με χρηματικό ποσό μικρότερο από το πληρωτέο ποσό που αναγράφεται στο παραστατικό. Στην περίπτωση αυτή, το Passe-Partout «αντιλαμβάνεται» ότι το παραστατικό δεν εξοφλείται και δημιουργεί ένα ιστορικό πληρωμών για το παραστατικό αυτό. Με το ιστορικό αυτό, έχετε τη δυνατότητα να βλέπετε και να ελέγχετε ανά πάσα στιγμή, για οποιοδήποτε παραστατικό, πόσα χρήματα έχετε καταβάλει, τις ημερομηνίες που έχετε καταβάλει τα χρήματα αυτά και το υπόλοιπο ποσό που οφείλετε, προκειμένου να εξοφληθεί το παραστατικό και να ικανοποιηθεί ο προμηθευτής σας. Για να πραγματοποιήσετε τμηματική εξόφληση ενός παραστατικού ακολουθήστε τα βήματα: 1. Εάν δεν έχετε ήδη καταχωρήσει το παραστατικό, καταχωρήστε το στο Πρόχειρο παραστατικών. 2. Αναζητήστε το παραστατικό που θέλετε στο Ευρετήριο πρόχειρου παραστατικών. 3. Επιλέξτε το παραστατικό και κάνετε τις επιλογές για την έκδοση εντάλματος πληρωμής. 4. Στη φόρμα καταχώρησης του εντάλματος πληρωμής, συμπληρώστε το πεδίο Συνολικό ποσό με το ποσό που θέλετε να πληρώσετε, που προφανώς είναι μικρότερο (δηλ. ένα τμήμα) του συνολικού πληρωτέου ποσού του παραστατικού. 5. Αποθηκεύστε και τυπώστε το ένταλμα πληρωμής. 6. Όταν έλθει η στιγμή να πληρώσετε ένα ακόμα τμήμα (π.χ. το υπόλοιπο) από το ποσό του παραστατικού, επαναλάβετε τη διαδικασία από το βήμα Η όλη διαδικασία από το βήμα 2 επαναλαμβάνεται έως ότου εξοφληθεί το ποσό του παραστατικού. Να δούμε ένα συγκεκριμένο παράδειγμα. Ας υποθέσουμε ότι έχουμε καταχωρήσει ένα τιμολόγιο πώλησης με συνολικό ποσό 828,00 και θέλουμε να το εξοφλήσουμε τμηματικά ως εξής: 1 η δόση των 400,00 και 2 η δόση των 428,00 Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 47 από 90

48 Αρχικά αναζητήστε και βρείτε το παραστατικό στο Ευρετήριο πρόχειρου παραστατικών. Επιλέξτε το παραστατικό, κάνετε δεξί κλικ και στο αναδυόμενο μενού επιλέξτε Έκδοση εντάλματος (όπως περιγράφεται στο προηγούμενο κεφάλαιο). Παρατηρήστε ότι στο πεδίο «Αρ.» (δηλ. Αριθμός παραστατικού) έχουμε προσθέσει ένα μικρό γράμμα, το «α», για να δείξουμε ότι το ένταλμα αυτό αφορά το παραστατικό 455 και είναι το πρώτο από μία σειρά ενταλμάτων πληρωμής για το ίδιο παραστατικό (δηλ. το 455). Στο δε Συνολικό ποσό έχουμε συμπληρώσει το ποσό της πρώτης δόσης, δηλ. 400,00. Αποθηκεύστε. Στο πλαίσιο διαλόγου που θα εμφανιστεί πατήστε Ναι. Όπως πάντα, με την ολοκλήρωση της καταχώρησης του εντάλματος πληρωμής, θα εμφανιστεί δεύτερο πλαίσιο διαλόγου που σας ρωτάει εάν θέλετε να εκτυπώσετε το ένταλμα. Πατήστε Ναι. Όπως φαίνεται, στο ένταλμα πληρωμής, το παραστατικό μνημονεύεται ως ΤΜΟΛΟΓΙΟ ΠΩΛΗΣΗΣ 455α. Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 48 από 90

49 Εάν θέλετε να δείτε το ιστορικό πληρωμών, ακολουθήστε τα βήματα που περιγράψαμε στο κεφάλαιο «Ευρετήριο παραστατικών». Ας υποθέσουμε τώρα, ότι ήρθε η στιγμή να πληρώσουμε το υπόλοιπο ποσό για το παραστατικό (δηλ το τιμολόγιο πώλησης 455). Αναζητήστε και βρείτε το παραστατικό στο Ευρετήριο πρόχειρου παραστατικών. Επιλέξτε το παραστατικό, κάνετε δεξί κλικ και στο αναδυόμενο μενού επιλέξτε Έκδοση εντάλματος (όπως κάνατε στο προηγούμενο βήμα). Κατά κανόνα, επιλέγουμε το ίδιο κεφάλαιο προϋπολογισμού και την αιτιολογία, όπως στο προηγούμενο ένταλμα πληρωμής. Λογικά, και τα δύο μέρη των χρημάτων για την εξόφληση ενός παραστατικού, χρεώνονται στο ίδιο κεφάλαιο προϋπολογισμού και για τον ίδιο λόγο. Παρατηρήστε ότι στο πεδίο «Αρ.» (δηλ. αριθμός παραστατικού) έχουμε προσθέσει ένα μικρό γράμμα, το «β», για να δείξουμε ότι το ένταλμα αυτό αφορά το παραστατικό 455 και είναι το δεύτερο από μία σειρά ενταλμάτων πληρωμής για το ίδιο παραστατικό (δηλ. το 455). Στο συνολικό ποσό, το Passe-Partout μας έχει συμπληρώσει αυτόματα το υπόλοιπο που είναι τα 428,00, εκτιμώντας ότι θέλουμε να κάνουμε εξόφληση. Εάν όχι, δεν έχουμε παρά να πληκτρολογήσουμε πάλι άλλο ποσό, προφανώς μικρότερο των 428,00, με σκοπό σε άλλη χρονική στιγμή να εκταμιεύσουμε την επόμενη (την Τρίτη κατά σειρά) δόση κοκ. Παρατηρήστε ότι το Ποσό Φ.Π.Α. το έχουμε θέσει μηδέν (0,00 ). Αυτό γιατί είχαμε συμπληρώσει όλο το ποσό του Φ.Π.Α. (δηλ. τα 128,00 ) στην πρώτη δόση, προφανώς επειδή θέλαμε να δώσουμε στον προμηθευτή και το ποσό για τον Φ.Π.Α. του. Για να μην εμφανιστεί λοιπόν δεύτερη φορά ο Φ.Π.Α. τον θέτουμε ίσο με μηδέν. Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 49 από 90

50 Παρατηρήστε επίσης ότι στη φόρμα του εντάλματος, επάνω δεξιά, υπάρχει τώρα ένα νέο κουμπί, με την επιγραφή «Ιστορικό τμηματικής εξόφλησης παραστατικού». Πατήστε το κουμπί αυτό. Θα εμφανιστεί μία μικρή αναφορά δεξιά δίπλα στη φόρμα του εντάλματος, όπου μπορείτε να δείτε το ιστορικό της τμηματικής εξόφλησης του παραστατικού. Στην αναφορά αυτή φαίνονται στοιχεία του παραστατικού, των ενταλμάτων που έχουν εκδοθεί μέχρι στιγμής, πόσα χρήματα έχουν συνολικά πληρωθεί και πόσο είναι το οφειλόμενο υπόλοιπο. Εάν θέλετε κλείστε το Ιστορικό τμηματικής εξόφλησης παραστατικού και στη συνέχεια αποθηκεύστε. Εάν το ποσό του εντάλματος καλύπτει το εναπομείναν ποσό του παραστατικού, το Passe-Partout θεωρεί ότι το παραστατικό εξοφλήθηκε και θα εμφανίσει πλαίσιο διαλόγου που σας πληροφορεί και σας ρωτάει εάν θέλετε να διαγραφεί το παραστατικό από το πρόχειρο παραστατικών. Εάν δεν θέλετε να διαγραφεί το παραστατικό και να διατηρηθεί στο πρόχειρο (π.χ. για ιστορικούς λόγους), πατήστε Όχι. Διαφορετικά πατήστε Ναι. Όπως πάντα, μετά την επιτυχή καταχώρηση του εντάλματος θα ερωτηθείτε εάν θέλετε να το εκτυπώσετε. Εάν θέλετε να δείτε το ιστορικό πληρωμών, ακολουθήστε τα βήματα που περιγράψαμε στο κεφάλαιο «Ευρετήριο παραστατικών». Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 50 από 90

51 ΑΝΑΦΟΡΕΣ & ΚΑΤΑΣΤΑΣΕΙΣ Στην ενότητα αυτή θα δούμε τρεις βασικές λειτουργίες του Passe-Partout. Το βιβλίο ταμείου Την κατάσταση εσόδων - εξόδων Την κατάσταση προμηθευτών - πελατών Το βιβλίο ταμείο αποτελεί το επίσημο στοιχεία ενός σωματείου στο οποίο απεικονίζονται όλα τα έξοδα και τα έσοδα που πραγματοποιήθηκαν κατά τη διάρκεια μιας οικονομικής χρήσης. Η τήρηση του βιβλίου ταμείου είναι για κάθε ένωσης προσώπων (δηλ. σύλλογο, σωματείο κτλ) υποχρεωτική. Η κατάσταση εσόδων - εξόδων είναι η κατάσταση εσόδων - εξόδων νομικών προσώπων μη κερδοσκοπικού χαρακτήρα, ο ειδικός πίνακας που απαιτεί το έντυπο Φ-01 (δήλωση φορολογίας εισοδήματος νομικών προσώπων μη κερδοσκοπικού χαρακτήρα). Τέλος, η κατάσταση προμηθευτών - πελατών, είναι οι καταστάσεις προμηθευτών (π.χ. για αγορές εμπορευμάτων και παγίων) και πελατών (π.χ. για πώληση αγαθών και παροχή υπηρεσιών), για τις απαιτήσεις του υπουργείου οικονομικών (Άρθρο 20 Κ.Β.Σ.). Βιβλίο ταμείου Για να προβάλετε το βιβλίο ταμείου στην οθόνη σας και στη συνέχεια να το τυπώσετε (ή να τυπώσετε συγκεκριμένες σελίδες του), κάνετε κλικ στο κουμπάκι Βιβλίο ταμείου στη γραμμή εργαλείων. Όπως φαίνεται και στην πιο πάνω εικόνα, η προβολή του βιβλίου ταμείου χωρίζεται σε δύο ενότητες (ή σελίδες), μία για τα έξοδα και μία για τα έσοδα. Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 51 από 90

52 Οι εγγραφές εμφανίζονται ανά μήνα και όταν αλλάζει σελίδα μεταφέρονται τα ποσά της προηγούμενης σελίδας. Στο κάτω μέρος της προηγούμενης σελίδας αναγράφεται το τρέχον σύνολο που μεταφέρεται στην επόμενη σελίδα. Ενώ στην επόμενη σελίδα αναφέρεται στην κορυφή το ποσό που μεταφέρθηκε από την προηγούμενη, ως ποσό από μεταφορά. Στην τελευταία σελίδα αναφέρεται το σύνολο. Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 52 από 90

53 Παρατηρήστε ότι όπου έχει πραγματοποιηθεί ακύρωση εντάλματος (π.χ. εντάλματος πληρωμής), το ένταλμα αυτό καταχωρείται και εμφανίζεται στο βιβλίο ταμείου μία φορά κανονικά και μία ακόμα φορά ως ακυρωμένο, μνημονεύοντας στη δεύτερη περίπτωση τον αριθμό του ακυρωτικού σημειώματος. Το δε ποσό του εντάλματος έχει αρνητικό πρόσημο, ώστε να αφαιρείται από το σύνολο. Κατάσταση εσόδων - εξόδων Η κατάσταση εσόδων - εξόδων νομικών προσώπων μη κερδοσκοπικού χαρακτήρα, είναι έντυπο που υποβάλλεται στη.δ.ο.υ. και αφορά τα συνολικά έσοδα και έξοδα για συγκεκριμένα κεφάλαια προϋπολογισμού. Περιλαμβάνει δύο πίνακες, έναν για τα έσοδα και έναν για τα έξοδα. Κατά κανόνα η κατάσταση αυτή εκτυπώνεται και υποβάλλεται αφού πρώτα έχει κλείσει η οικονομική χρήση, ώστε τα οικονομικά μεγέθη που απεικονίζονται να είναι τα οριστικά. Για να προβάλλετε ή/και να εκτυπώσεων την εσόδων - εξόδων, επιλέγετε το μενού Εργαλεία και τη συνέχεια Κατάσταση εσόδων - εξόδων. Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 53 από 90

54 Όπως φαίνεται από την πιο πάνω εικόνα, συλλέγονται και ομαδοποιούνται συγκεκριμένα έσοδα και έξοδα. Προκειμένου να απεικονίζονται τα σωστά μεγέθη, θα πρέπει να έχει πραγματοποιηθεί προηγουμένως η ομαδοποίηση των εσόδων και των εξόδων. Δηλαδή, θα πρέπει να ορίσετε ποια κεφάλαια προϋπολογισμού θα παίρνουν μέρος στην κατάρτιση της κατάστασης και με ποια αντιστοιχία. Για να ομαδοποιήσετε τα έσοδα και τα έξοδα επιλέγετε το μενού Διαχείριση και στη συνέχεια Ομαδοποίηση εσόδων - εξόδων. Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 54 από 90

55 Η ομαδοποίηση γίνεται αντιγράφοντας ένα προς ένα τα κεφάλαια προϋπολογισμού από την αριστερή στήλη και επικολλώντας σε αντίστοιχη ετικέτα ομαδοποίησης, από τις διαθέσιμες ετικέτες με μπλε χρώμα. Στο παράδειγμα της προηγούμενης εικόνας, για την ετικέτα Εκμίσθωση ακινήτων στα έσοδα, θα αντιγράψουμε στην αριστερή στήλη το κεφάλαιο 3419Α - Μισθώματα ακινήτων / Μισθώματα ακινήτων ομίλου και θα το επικολλούσαμε στην ετικέτα Εκμίσθωση ακινήτων στη δεξιά στήλη. Στο πλαίσιο διαλόγου που θα εμφανιστεί και θα σας ζητήσει να επιβεβαιώσετε την ενέργειά σας, πατήστε Ναι. Όπως φαίνεται στη διπλανή εικόνα, το κεφάλαιο προϋπολογισμού 3419Α έγινε «παιδί» της ετικέτας ομαδοποίησης «Εκμίσθωση ακινήτων». Φυσικά μπορείτε να επιλέξετε περισσότερα από ένα κεφάλαια προϋπολογισμού, να τα αντιγράψετε και να τα επικολλήσετε στην ετικέτα ομαδοποίησης που θέλετε. Η ίδια διαδικασία θα πρέπει να πραγματοποιηθεί αντίστοιχα για τα έξοδα. Παρατηρήστε ότι υπάρχει για τα έσοδα και τα έξοδα μία ετικέτα που αρχικά έχει τελείες. Η ετικέτα αυτή υπάρχει για να ορίζεται, εάν χρειαστεί, ελεύθερα από τον χειριστή. Επιλέξτε την ετικέτα αυτή, κάνετε δεξί κλικ και στο αναδυόμενο μενού επιλέξτε Επεξεργασία. Στη συνέχεια πληκτρολογείτε την ονομασία και πατήστε Enter. Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 55 από 90

56 Κατάσταση προμηθευτών - πελατών Σύμφωνα με το άρθρο 20 Παρ. 1 Π.Δ. 186/1992 του Κώδικα Βιβλίων και Στοιχείων, θα πρέπει να υποβάλλεται στη Δ.Ο.Υ. η κατάσταση των προμηθευτών στην οποία απεικονίζονται συγκεντρωτικά για κάθε προμηθευτή τα χρήματα που δαπανήθηκαν και η κατάσταση των πελατών στην οποία απεικονίζονται συγκεντρωτικά για κάθε πελάτη τα χρήματα που εισπράχθηκαν από την άσκηση επαγγελματικής δραστηριότητας. Συνεπώς, η ενότητα αυτή περιλαμβάνει δύο αναφορές, μία για τους προμηθευτές και μία για του πελάτες. Για να προβάλλετε ή/και να εκτυπώσετε την κατάσταση προμηθευτών - πελατών, επιλέγετε το μενού Εργαλεία και στη συνέχεια Κατάσταση προμηθευτών - πελατών. Για την κατάρτιση των καταστάσεων αυτών, επιλέγονται συγκεκριμένα κεφάλαια προϋπολογισμού εξόδων και εσόδων αντίστοιχα. Τα κεφάλαια που επιλέγονται, είναι αυτά και μόνο αυτά που παίρνουν μέρος στον υπολογισμό των χρηματικών ποσών. Παρατηρήστε ότι τα χρηματικά ποσά αφορούν στην εκάστοτε καθαρή αξία (δηλ. τα ποσά χωρίς Φ.Π.Α.). Κατά συνέπεια (έτσι και εξηγείται) είναι απαραίτητο κατά την καταχώρηση για παράδειγμα των ενταλμάτων πληρωμής, να συμπληρώνεται το ποσό το Φ.Π.Α. ώστε να γίνεται σωστά ο υπολογισμός για τις συγκεντρωτικές καταστάσεις. Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 56 από 90

57 Για να ορίσετε τα κεφάλαια προϋπολογισμού από τα έξοδα και από τα έσοδα, που θέλετε να παίρνουν μέρος στον υπολογισμό και στην κατάρτιση των καταστάσεων προμηθευτών και πελατών, επιλέγετε το μενού Διαχείριση και στη συνέχεια Κωδικοί συγκεντρωτικών καταστάσεων. Τσεκάρετε τους κωδικούς στα έξοδα και στα έσοδα αντίστοιχα, που θέλετε να συμπεριλάβετε στον υπολογισμό και την κατάρτιση των καταστάσεων και αποθηκεύστε. Στο πλαίσιο διαλόγου που θα εμφανιστεί πατήστε Ναι. ΕΠΙΣΗΜΑΝΣΗ: Κατά κανόνα η επιλογή των κωδικών συγκεντρωτικών καταστάσεων γίνεται άπαξ, αφού οι επιλογές αυτές μεταφέρονται αυτούσιες σε κάθε επόμενη χρήση. Εντούτοις όμως αφορούν κάθε οικονομική χρήση χωριστά. Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 57 από 90

58 ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ & ΑΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ Στην ενότητα αυτή θα εξετάσουμε λειτουργίες του Passe-Partout που αφορούν στον προϋπολογισμό και τον απολογισμό. Ειδικότερα θα δούμε σε ποιες περιπτώσεις μπορούμε ή/και επιβάλλεται να πραγματοποιήσουμε τροποποίηση του προϋπολογισμού, την προβολή και εκτύπωση του ιστορικού τροποποιήσεων του προϋπολογισμού, την προβολή και εκτύπωση του ιστορικού προϋπολογισμού, την προβολή και εκτύπωση προσωρινού απολογισμού, πώς καταρτίζουμε τον προϋπολογισμό για την επόμενη οικονομική χρήση, πώς κλείνουμε μία οικονομική χρήση και πώς ανοίγουμε νέα. Το ιστορικό τροποποιήσεων είναι ένας συνοπτικός πίνακας όπου φαίνονται οι ενέργειες αλλαγής του προϋπολογισμού που πραγματοποιήθηκαν. Το Ιστορικό προϋπολογισμού αντίθετα, είναι η προβολή όλων των προηγούμενων εκδόσεων ενός προϋπολογισμού μέσα σε μία οικονομική χρήση, πριν από κάθε μεταβολή. Η κατάρτιση προϋπολογισμού επόμενου έτους ως διαδικασία, μοιάζει πάρα πολύ με την κατάρτιση προϋπολογισμού. Δίνει τη δυνατότητα προσωρινής καταχώρησης των προβλέψεων για το επόμενο οικονομικό έτος, χωρίς να απαιτείται προηγουμένως να κλείσει η τρέχουσα χρήση. Τέλος, το κλείσιμο μιας χρήσης και το άνοιγμα μιας νέας, όπως θα δείτε, είναι πολύ απλή διαδικασία. Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 58 από 90

59 Τροποποίηση προϋπολογισμού Η τροποποίηση του προϋπολογισμού σημαίνει ότι προβαίνουμε σε αλλαγές στον προϋπολογισμού για να ορίσουμε μία νέα πρόβλεψη (δηλ. να αυξήσουμε το ποσό της πρόβλεψης) σε ένα ή περισσότερα υφιστάμενα κεφάλαια (κωδικούς), να ορίσουμε και να προσθέσουμε στον προϋπολογισμό ένα ή περισσότερα νέα κεφάλαια (κωδικούς) επειδή, για παράδειγμα, αναπτύσσουμε νέα δραστηριότητα, να αυξήσουμε την πρόβλεψη για τη χρήση από το αποθεματικό. Η τροποποίηση του προϋπολογισμού, κατά κανόνα, αποφασίζεται από το διοικητικό συμβούλιο. Ας υποθέσουμε ότι θέλουμε να αυξήσουμε για τα έξοδα, την πρόβλεψη ενός κεφαλαίου προϋπολογισμού ως εξής: Το κεφάλαιο προϋπολογισμού Προμήθεια Η/Υ & Βοηθ. Μηχανών κατά 2.000,00, επειδή προέκυψε απρόβλεπτη πρόσθετη δαπάνη αντικατάστασης δύο υπολογιστών. Επειδή όμως ο προϋπολογισμός πρέπει να είναι πάντοτε ισοσκελισμένος, θα πρέπει να αυξήσουμε, για τα έσοδα, ένα ή περισσότερα κεφάλαια, προκειμένου να εξισώσουμε την αύξηση των εξόδων. Το Δ.Σ. αποφάσισε να αυξηθεί η πρόβλεψη στον κωδικό 5681 Συνδρομές μελών κατά 2.000,00, για την κάλυψη της έκτακτης δαπάνης. Για να τροποποιήσετε τον προϋπολογισμό επιλέγετε το μενού Εργαλεία και στη συνέχεια Τροποποίηση προϋπολογισμού. Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 59 από 90

60 Στην ενότητα Στοιχεία απόφασης, επιλέξτε την ημερομηνία της απόφασης του διοικητικού συμβουλίου και στο πεδίο Απόφαση, πληκτρολογήστε κατά προτίμηση τον αριθμό της απόφασης. Στην ενότητα Στοιχεία τροποποίησης, επιλέξτε το είδος της τροποποίησης που στην περίπτωσή μας προφανώς είναι «Νέα πρόβλεψη υφιστάμενου κωδικού». Δίπλα θα εμφανιστεί κουπί το οποίο θα πρέπει να πατήσετε για να εμφανιστεί κατάλογος για να επιλέξετε τον κωδικό που θέλετε για να ορίσετε νέα πρόβλεψη. Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 60 από 90

61 Επιλέξτε τον κωδικό 7123 και κάνετε διπλό κλικ, πατήστε Enter ή Return. Ο κωδικός επιλέχθηκε, φαίνεται η περιγραφή του και η τρέχουσα πρόβλεψη που είναι 4.000,00. Εφόσον θέλετε να αυξήσετε την πρόβλεψη κατά 2.000,00, θα πρέπει να πληκτρολογήσετε ως ποσό πρόβλεψης το ποσό της τρέχουσας συν την αύξηση (δηλ ,00 ). Πληκτρολογήστε την αιτιολογία της αύξησης. Η πρώτη μεταβολή θα πρέπει τώρα να προστεθεί στον κατάλογο στοιχείων τροποποίησης. Πατήστε το κουμπί Πρόσθεση στον κατάλογο. Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 61 από 90

62 Το στοιχείο προστέθηκε στον κατάλογο και τα πεδία στα στοιχεία τροποποίησης έχουν αδειάσει, ώστε να προσθέσετε νέα στοιχεία. Παρατηρήστε ότι το ισοζύγιο, αριστερά επάνω στη φόρμα, είναι αρνητικό. Κατά συνέπεια, προκειμένου να μηδενιστεί, θα πρέπει να προσθέσετε τουλάχιστον μία ακόμα νέα πρόβλεψη για κωδικό εσόδων. Επαναλάβετε τη διαδικασία και επιλέξτε το είδος της τροποποίησης που στην περίπτωσή μας προφανώς είναι πάλι «Νέα πρόβλεψη υφιστάμενου κωδικού». Δίπλα θα εμφανιστεί κουπί το οποίο θα πρέπει να πατήσετε για να εμφανιστεί κατάλογος για να επιλέξετε τον κωδικό που θέλετε για να ορίσετε νέα πρόβλεψη. Στον κατάλογο επιλέξτε τον κωδικό 5681 και κάνετε διπλό κλικ, πατήστε Enter ή Return. Αυξήστε την πρόβλεψη για τον επιλεγμένο κωδικό εσόδων κατά 2.000,00 και πληκτρολογήστε την αιτιολογία. Πατήστε πάλι το κουμπί Πρόσθεση στον κατάλογο. Στον κατάλογο υπάρχουν τώρα δύο στοιχεία. Εάν θέλετε να διορθώσετε κάποιο από τα στοιχεία του καταλόγου, επιλέξτε το, κάνετε τις αλλαγές στα πεδία που θέλετε και πατήστε πάλι το κουμπί προσθήκης που τώρα γράφει «Ενημέρωση στοιχείων». Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 62 από 90

63 Παρατηρήστε τώρα ότι το ισοζύγιο έχει γίνει μηδέν. Τώρα είναι η ώρα να αποθηκεύσετε. Κάντε κλικ στο κουμπάκι Αποθήκευση στη γραμμή εργαλείων. Στο πλαίσιο διαλόγου που θα εμφανιστεί πατήστε Ναι. Με την επιτυχή ολοκλήρωση της αποθήκευσης, ένα δεύτερο πλαίσιο διαλόγου θα εμφανιστεί το οποίο σας ενημερώνει για την ολοκλήρωση της τροποποίησης. Πατήστε Ναι. Ιστορικό τροποποιήσεων Για να προβάλετε το ιστορικό τροποποιήσεων του προϋπολογισμού στην οθόνη σας και στη συνέχεια να το τυπώσετε, επιλέγετε το μενού Εργαλεία και μετά Ιστορικό τροποποιήσεων. Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 63 από 90

64 Ιστορικό προϋπολογισμού Για να προβάλετε το ιστορικό του προϋπολογισμού στην οθόνη σας και στη συνέχεια να το τυπώσετε, επιλέγετε το μενού Εργαλεία και μετά Ιστορικό προϋπολογισμού. Στον κατάλογο που θα εμφανιστεί, βλέπετε τις ημερομηνίες τροποποίησης του προϋπολογισμού ενώ αριστερά φαίνεται ό αύξων αριθμός του ιστορικού. Η γραμμή με αρίθμηση ένα (1) είναι πάντα ο αρχικός προϋπολογισμός. Η γραμμή με αρίθμηση δύο (2) είναι ο προϋπολογισμός όπως ήταν πριν τη δεύτερη τροποποίηση κοκ. Για να δείτε για παράδειγμα τον αρχικό προϋπολογισμό, επιλέξετε την πρώτη γραμμή (A/A = 1) και κάνετε διπλό κλικ ή πατήστε Enter. Πρόχειρος ή Προσωρινός απολογισμός Το Passe-Partout σας παρέχει τη δυνατότητα να βλέπετε ανά πάσα στιγμή το σύνολο των εξόδων και των εσόδων, ανά κωδικό καθώς και τα μέχρι στιγμής αποτελέσματα εκτέλεσης του προϋπολογισμού ως «πρόχειρο απολογισμό». Πρόχειρος λέγεται, επειδή συντάσσεται ενώ η οικονομική χρήση στην οποία αυτός αφορά, δεν έχει κλείσει αλλά είναι ενεργή και σε εξέλιξη. Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 64 από 90

65 Για να προβάλλετε στην οθόνη σας πρόχειρο απολογισμό, επιλέγετε το μενού Εργαλεία και στη συνέχεια Πρόχειρος απολογισμός (με κριτήρια). Η φόρμα περιλαμβάνει πέντε ενότητες: Έξοδα για την προβολή συνοπτικών στοιχείων των εξόδων Ανάλυση εξόδων για την προβολή αναλυτικών στοιχείων των εξόδων Έσοδα για την προβολή συνοπτικών στοιχείων των εσόδων Ανάλυση εσόδων για την προβολή αναλυτικών στοιχείων των εσόδων Εικόνα απολογισμού Για την προβολή του απολογισμού μέχρι στιγμής Η φόρμα παρέχει τη δυνατότητα να ορίσετε κριτήρια με βάση ένα ή περισσότερα κεφάλαια προϋπολογισμού, με βάση το υπόλοιπο, με βάση τη χρονική περίοδο. Ωστόσο η εικόνα απολογισμού (στην τελευταία ενότητα) αφορά όλους ανεξαιρέτως τα κεφάλαια προϋπολογισμού και δημιουργείται ανεξάρτητα από τα κριτήρια. Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 65 από 90

66 Για να δημιουργηθούν οι αναφορές και να γεμίσουν τις τέσσερις πρώτες ενότητες, πατήστε το κουμπί Εφαρμογή. Εάν πατήσετε Εφαρμογή χωρίς κριτήρια, είναι φανερό ότι θα εμφανιστούν στοιχεία για όλα τα κεφάλαια προϋπολογισμού. Παράδειγμα 1 Θέλουμε να δούμε στοιχεία απολογισμού για τα κεφάλαια 0551, 0813 και Όπως βλέπετε, συμπληρώνουμε το πεδίο «Κεφάλαια προϋπολογισμού» με τους κωδικούς χωρισμένους με κόμμα και χωρίς κενά. Στη συνέχεια πατάμε το κουμπί Εφαρμογή. Παράδειγμα 2 Θέλουμε να δούμε απολογισμό εξόδων που να περιλαμβάνει εκείνα τα κεφάλαια που έχουν υπόλοιπο μικρότερο από 1.000,00. Συμπληρώνουμε το πεδίο έως και πατάμε Εφαρμογή. Κατάρτιση προϋπολογισμού επόμενου έτους Κατά κανόνα, πριν το πέρας του έτους, συνέρχεται το διοικητικό συμβούλιο προκειμένου να αποφασίσει τις προβλέψεις για τη νέα οικονομική χρήση. Ωστόσο, η κατάρτιση προϋπολογισμού επιτρέπεται μόνο σε οικονομική χρήση που δεν είναι ενεργή. Το Passe-Partout σας παρέχει τη δυνατότητα να καταρτίζετε, να προβάλλετε και να εκτυπώνετε ως πρόχειρο, τον προϋπολογισμό του επόμενου έτους. Έτσι, έχετε όλο το χρόνο της οριστικοποίησης και όταν ανοίξετε την οικονομική χρήση της επόμενης χρονιάς, η κατάρτιση του προϋπολογισμού θα γίνεται με μερικά μόνο κλικ. Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 66 από 90

67 Για να καταρτίσετε τον προϋπολογισμό του επόμενου έτους, επιλέγετε το μενού Εργαλεία και στη συνέχεια Κατάρτιση προϋπολογισμού επόμ. έτους. Στη φόρμα αυτή βλέπετε τις προβλέψεις της τρέχουσας χρήσης (π.χ. εδώ στη στήλη Πρόβλεψη 2012) ανά κωδικό και αυτό που έχετε να κάνετε είναι να ορίσετε αντίστοιχα ανά κωδικό τη νέα πρόβλεψη. Οπουδήποτε μέσα στον πίνακα των προβλέψεων μπορείτε να κάνετε δεξί κλικ για να εμφανιστεί αναδυόμενο μενού. Η επιλογή Μηδενισμός όλων θέτει όλες τις νέες προβλέψεις (εδώ στη στήλη Πρόβλεψη 2013) ίσες με μηδέν. Η επιλογή Μεταφορά όλων, αντιγράφει όλες τις προβλέψεις από τη στήλη της τρέχουσας χρήσης στη στήλη της νέας χρήσης. Η επιλογή Επισκόπηση θα εμφανίσει στη οθόνη εκτυπώσιμη αναφορά με τον Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 67 από 90

68 προϋπολογισμό του επόμενου έτους (π.χ. εδώ για το 2013). Ωστόσο, θα πρέπει προηγουμένως να έχετε αποθηκεύσει. Παρατηρείστε ότι το Passe-Partout δεν ελέγχει κατά την αποθήκευση εάν ο προϋπολογισμός του επόμενου έτους είναι ισοσκελισμένος. Φυσικά, εφόσον έχετε κάνει αποθήκευση, εάν κλείσετε τη φόρμα και την ανοίξετε εκ νέου κάποια άλλη στιγμή, οι τιμές που είχατε θέσει θα είναι πάλι στη θέση τους. ΕΠΙΣΗΜΑΝΣΗ: Η κατάρτιση προϋπολογισμού επόμενου έτους δεν είναι υποχρεωτική διαδικασία για να καταρτίσετε προϋπολογισμό. Αποτελεί μόνο ένα βοήθημα για το οποίο εσείς αποφασίζεται εάν θα το χρησιμοποιήσετε. Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 68 από 90

69 Κλείσιμο οικονομική χρήσης και άνοιγμα νέας Με τον όρο κλείσιμο εννοούμε το «κλείδωμα» μιας οικονομική χρήσης προκειμένου να μην επιτρέπονται ποια άλλες κινήσεις (εκταμιεύσεις και εισπράξεις) στη χρήση αυτή. Η ενέργεια αυτή είναι υποχρεωτική προκειμένου να συνταχθεί ο απολογισμός και ταυτόχρονα να διασφαλιστεί, ότι δεν θα αλλοιωθούν τα στοιχεία του απολογισμού. Άλλωστε, το άνοιγμα μιας νέας οικονομικής χρήσης, προϋποθέτει να μην υπάρχει άλλη χρήση ενεργή. Για να κλείσετε την τρέχουσα ενεργή οικονομική χρήση, θα πρέπει να έχετε συνδεθεί σε αυτή (π.χ. στο κάτω μέρος της οθόνης να γράφει Οικονομική χρήση 2012: Ενεργό). Επιλέξτε το μενού Εργαλεία και στη συνέχεια Κλείσιμο οικονομική χρήσης. Στη φόρμα «Ανάλυση χρηματικού υπολοίπου (για τον απολογισμό)» θα πρέπει στη συνέχεια να προσδιορίσετε που βρίσκονται τα χρήματα του σωματείου σας. Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 69 από 90

70 Από το πιο πάνω παράδειγμα (αφού η τρέχουσα χρήση που επιχειρούμε να κλείσουμε είναι του 2012), τα χρήματα του σωματείου είναι το ποσό που αναφέρεται ως «ΧΡΗΜΑΤΙΚΟ ΥΠΟΛΟΙΠΟ 21/12/2012». Δηλαδή το ποσό των ,97. Αυτά τα χρήματα βρίσκονται τυπικά στα χέρια του ταμία. Για να το δηλώσουμε, κάνουμε ένα κλικ στο κελί για τη θέση χρηματικού υπολοίπου. Προφανώς για το παράδειγμά μας επιλέγουμε «Μετρητά εις χείρας ταμία». Στη συνέχεια στο διπλανό κελί συμπληρώνουμε το ποσό που για το παράδειγμα μας είναι τα ,97 και πατάμε Enter. Παρατηρήστε ότι το τρέχον σύνολο κάτω αριστερά στη φόρμα έχει χρώμα πράσινο, που σημαίνει ότι η ανάλυση χρηματικού υπολοίπου έχει ικανοποιητικά καλυφθεί. Σε αντίθετη περίπτωση το χρώμα θα είναι κόκκινο! Εφόσον το τρέχον σύνολο κάτω αριστερά στη φόρμα είναι πράσινο, μπορούμε να κλείσουμε την οικονομική χρήση. Για να γίνει αυτό κάνετε κλικ στο σύνδεσμο «Αποδοχή και κλείσιμο οικονομικού έτους» ου βρίσκεται στη φόρμα αυτή. Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 70 από 90

71 Στο πλαίσιο διαλόγου που θα εμφανιστεί, αφού είσαστε βέβαιοι, πατήστε Ναι. Με την ολοκλήρωση του κλεισίματος της οικονομικής χρήσης, ένα δεύτερο πλαίσιο διαλόγου θα εμφανιστεί που σας πληροφορεί ότι το κλείσιμο του οικονομικού έτους ολοκληρώθηκε επιτυχώς. Παρατηρήστε ότι στο κάτω μέρος του Passe-Partout τώρα γράφει (για το παράδειγμά μας) «Οικονομική χρήση: 2012 (Κλειστό)». Τώρα που κλείσαμε την τρέχουσα οικονομική χρήση, μπορούμε να ανοίξουμε νέα οικονομική χρήση για το νέο οικονομικό έτος, που για το παράδειγμά μας είναι το Επιλέξτε το μενού Διαχείριση και στη συνέχεια Οικονομικών χρήσεων. Συμπληρώστε το έτος της νέας οικονομικής χρήσης (π.χ. 2013), εάν δεν είναι ήδη επιλεγμένο. Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 71 από 90

72 Στη συνέχεια κάνετε αποθήκευση με ένα κλικ στο κουμπάκι Αποθήκευση στη γραμμή εργαλείων. Στο πλαίσιο διαλόγου που θα εμφανιστεί πατήστε Ναι. Ένα δεύτερο πλαίσιο διαλόγου θα εμφανιστεί που σας πληροφορεί ότι η οικονομική χρήση καταχωρήθηκε με επιτυχία. Όπως φαίνεται στην πιο πάνω εικόνα, η νέα χρήση προστέθηκε στον κατάλογο των οικονομικών χρήσεων. Το επόμενο βήμα είναι να καταρτίσετε τον προϋπολογισμό για τη νέα οικονομική χρήση. Πρέπει αρχικά να συνδεθείτε στη νέα χρήση που επιλέξατε. Στη γραμμή εργαλείων θα εμφανιστεί (εάν δεν υπάρχει ήδη) ένας κατάλογος επιλογών οικονομικών χρήσεων. Επιλέξτε τη νέα οικονομική χρήση που για το παράδειγμά μας είναι η «Οικονομική χρήση 2013». Στο πλαίσιο διαλόγου που θα εμφανιστεί πατήστε Ναι. Το Passe-Partout θα σας συνδέσει με την οικονομική χρήση που επιλέξατε (2013) και η συνέχεια σας είναι γνωστή ως «Κατάρτιση προϋπολογισμού». Εάν είχατε κάνει κατάρτιση προϋπολογισμού επόμενου έτους, όπως περιγράψαμε σε προηγούμενο κεφάλαιο, στη φόρμα κατάρτισης προϋπολογισμού θα σας φέρει αυτόματα όλες τις προβλέψεις που είχατε ορίσει και αποθηκεύσει. Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 72 από 90

73 Έκλεισα την οικονομική χρήση και άνοιξα μία νέα. Ξαφνικά βρέθηκε ένα ένταλμα που έπρεπε να είχα περάσει! Τώρα τι γένεται; Σενάριο 1 - το ευκολότερο Εάν η νέα οικονομική χρήση είναι ακόμα ανενεργή, τα πράγματα είναι μάλλον απλά. Μπορείτε να διαγράψετε τη νέα οικονομική χρήση, στη συνέχεια να ενεργοποιήσετε εκ νέου τη χρήση που κλείσατε / κλειδώσατε, να περάσετε τα εντάλματα που σας «διέφυγαν». Φυσικά, μετά από τις ενέργειες αυτές, θα πρέπει να επαναλάβετε τη διαδικασία για το κλείσιμο της οικονομικής χρήσης και το άνοιγμα νέα, όπως περιγράψαμε στο προηγούμενο κεφάλαιο. Στην πράξη, ανοίξτε τον κατάλογο των οικονομικών χρήσεων, επιλέγοντας το μενού Διαχείριση και στη συνέχεια Οικονομικές χρήσεις. Επιλέξτε τη νέα χρήση, κάνετε δεξί κλικ και στο αναδυόμενο μενού επιλέξτε Διαγραφή. Στο πλαίσιο διαλόγου που θα εμφανιστεί πατήστε Ναι. Θα αποσυνδεθείτε αυτόματα οπότε θα χρειαστεί να κάνετε εκ νέου σύνδεση. Επιλέξτε τη χρήση που θέλετε να ενεργοποιήσετε εκ νέου. Κάνετε δεξί κλικ και στο αναδυόμενο μενού επιλέξτε Επανα-ενεργοποίηση. Στο πλαίσιο διαλόγου που θα εμφανιστεί πατήστε Ναι. Τώρα η προηγούμενη χρήση είναι και πάλι ενεργή και μπορείτε να περάσετε τις κινήσεις που θέλετε. Σενάριο 2 - το μέτριο Εάν η νέα οικονομική χρήση είναι ενεργοποιημένη αλλά δεν έχετε καταχωρήσει ακόμα κινήσεις (δηλ. εντάλματα πληρωμής, είσπραξης κτλ), τα πράγματα εξακολουθούν και είναι μάλλον απλά. Μπορείτε να απενεργοποιήσετε την οικονομική χρήση. Στη συνέχεια επαναλαμβάνετε τα βήματα όπως περιγράφουμε για το σενάριο 1. Στην πράξη, ανοίξτε τον κατάλογο των οικονομικών χρήσεων, επιλέγοντας το μενού Διαχείριση και στη συνέχεια Οικονομικές χρήσεις. Επιλέξτε τη νέα χρήση, κάνετε δεξί κλικ και στο αναδυόμενο μενού επιλέξτε Απενεργοποίηση. Στο πλαίσιο διαλόγου που θα εμφανιστεί πατήστε Ναι. Σενάριο 3 - το δύσκολο Εάν η νέα οικονομική χρήση είναι ενεργοποιημένη και έχετε ήδη καταχωρήσει κινήσεις, προκειμένου να φτάσετε σε μία κατάσταση όπως περιγράφεται στο σενάριο 2, θα πρέπει πρώτα να διαγράψετε μία προς μία, όλες τις κινήσεις που πραγματοποιήσατε. Να διαγράψετε δηλαδή όλα τα εντάλματα πληρωμής και είσπραξης, τις αποδείξεις δαπανών, τις αποδείξεις είσπραξης κτλ. Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 73 από 90

74 ΛΟΙΠΕΣ ΕΡΓΑΣΙΕΣ & ΕΡΓΟΝΟΜΙΑ Στην ενότητα αυτή θα δούμε τα είδη και τη χρησιμότητα των καταλόγων που παρέχει το Passe-Partout, όπως είναι ο κατάλογος επαγγελμάτων, τα είδη παραστατικού, τις αιτιολογίες ΑΠ.Δ. κτλ. και τη διαδικασία εισαγωγής μητρώου μελών και καταλόγου φίλων από αρχείο Excel. Κατάλογοι Οι κατάλογοι που παρέχει το Passe-Partout λειτουργούν ως «κεντρικές δεξαμενές» στοιχείων οποία χρησιμοποιούνται ως καταχωρημένες επιλογές σε πολλές εργασίες, ώστε να μην απαιτείται η επαναπληκτρολόγηση και να ελαχιστοποιείται ο κίνδυνος λαθών, μέσω της επαναχρησιμοποίησης των στοιχείων. Για παράδειγμα κατά την καταχώρηση εντάλματος πληρωμής, το είδος παραστατικού (δηλ. το πεδίο Παραστατικό) το επιλέγουμε από έναν κατάλογο τιμών με τη μορφή combo box, το οποίο αντλεί τις τιμές του από τον κατάλογο ειδών παραστατικού. Εάν η τιμή που θέλουμε να εισάγουμε δεν περιλαμβάνεται στον κατάλογο, τότε σε πολλές περιπτώσεις την πληκτρολογούμε και κατά την καταχώρηση του εντάλματος, η νέα αυτή τιμή (π.χ. ένα είδος παραστατικού) προστίθεται στον κατάλογο ειδών παραστατικού και καθίσταται διαθέσιμη σε επόμενες καταχωρήσεις ενταλμάτων. Η πρόσβαση στους καταλόγους αυτούς όπως θα δείξουμε, σε άλλες περιπτώσεις επιτρέπει τη δημιουργία νέων εγγραφών ή/και τη διαγραφής τους και σε άλλες περιπτώσεις επιτρέπει απλά και μόνο τη διόρθωση. Οι κατάλογοι που παρέχει το Passe-Partout είναι Αιτιολογιών ΑΠ.Δ. Επαγγελμάτων προμηθευτών Ονομασιών χρηματικού υπολοίπου Ονομασιών προέλευσης εσόδων Αιτιολογιών ενταλμάτων είσπραξης Αιτιολογιών ενταλμάτων πληρωμής Ειδών παραστατικού Παρατηρήστε ότι η διαχείριση των καταλόγων αυτών για τη διόρθωση μιας εγγραφής, για τη δημιουργία νέας εγγραφής ή τη διαγραφή, γίνεται με όπως όταν μετονομάζετε, δημιουργείτε νέο ή διαγράφετε φάκελο στον υπολογιστή σας. Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 74 από 90

75 Κατάλογος Αιτιολογιών ΑΠ.Δ. Κατά την έκδοση απόδειξης δαπανών απαιτείται συμπλήρωση της αιτιολογίας, που πολλές φορές μπορεί να είναι μακροσκελής. Έτσι το Passe-Partout δίνει τη δυνατότητα αυτόματης συμπλήρωσης της αιτιολογίας με την επιλογή υποδείγματος αιτιολογίας. Εάν χρησιμοποιούμε συχνά κάποιο λεκτικό ως αιτιολογία και αλλάζουμε κάθε φορά ελάχιστα στοιχεία, μπορούμε να προσθέσουμε το κείμενο αυτό στις αιτιολογίες ΑΠ.Δ. ώστε να είναι διαθέσιμο ως υπόδειγμα. Για να προσθέσετε ένα υπόδειγμα αιτιολογίας απόδειξης δαπανώ, επιλέξτε το μενού Διαχείριση και στη συνέχεια Αιτιολογιών ΑΠ.Δ. Συμπληρώστε την κατηγορία και το κείμενο της αιτιολογίας και αποθηκεύστε. Η κατηγορία θα εμφανίζεται στη φόρμα καταχώρησης απόδειξης δαπανών, ως η ονομασία του υποδείγματος. Στο πιο πάνω παράδειγμα, δημιουργούμε ένα υπόδειγμα αιτιολογίας για την αποζημίωση εκπαιδευτικού. Στις αποδείξεις δαπανών που θα επιλέξουμε αυτό το υπόδειγμα ως αιτιολογία, θα χρειάζεται προφανώς να αλλάζουμε μόνο τις ώρες διδασκαλίας, τον μήνα και το έτος. Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 75 από 90

76 Επαγγελμάτων προμηθευτών Κατά την καταχώρηση προμηθευτή στον κατάλογο προμηθευτώ επιλέγετε το επάγγελμα από πεδίο τύπου combo box, το οποίο αντλεί τις τιμές του από τον κατάλογο επαγγελμάτων προμηθευτών. Εάν το επάγγελμα που θέλουμε δεν περιλαμβάνεται στον κατάλογο, τότε το πληκτρολογούμε και κατά την καταχώρηση του προμηθευτή, το νέο αυτό επάγγελμα προστίθεται στον κατάλογο επαγγελμάτων προμηθευτών και καθίσταται διαθέσιμο σε επόμενες καταχωρήσεις προμηθευτών. Για να διαχειριστείτε τον κατάλογο επαγγελμάτων προμηθευτών, επιλέξτε το μενού Διαχείριση, στη συνέχεια Καταλόγου και επιλέξτε Επαγγελμάτων προμηθευτών. Στον κατάλογο αυτό μπορεί να δείτε εγγραφές που αριστερά έχουν ένα μικρό λουκέτο και εγγραφές που δεν έχουν. Αυτές με το λουκέτο είναι «κλειδωμένες» και δεν μπορούν να διαγραφούν, επειδή έχουν χρησιμοποιηθεί σε εντάλματα. Αυτές που δεν έχουν το λουκέτο δεν είναι κλειδωμένες και επιτρέπεται η διαγραφή τους. Στον κατάλογο αυτό επιτρέπεται η διόρθωση της ονομασίας επαγγέλματος (π.χ. λόγω ορθογραφικού λάθους) και η προσθήκη νέων επαγγελμάτων. Για να διορθώσετε την ονομασία ενός επαγγέλματος, επιλέξτε το, κάνετε δεξί κλικ και στο αναδυόμενου μενού επιλέξτε Επεξεργασία. Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 76 από 90

77 Η επιλεγμένη εγγραφή τίθεται τότε σε κατάσταση επεξεργασίας και μπορείτε αμέσως να πληκτρολογήσετε τη νέα (διορθωμένη) ονομασία (όπως κάνετε π.χ. όταν μετονομάζετε ένα φάκελο ή ένα αρχείο στον υπολογιστή σας). Αφού διορθώσετε, απλά πατήστε Enter και η νέα ονομασία θα αποθηκευτεί. Εάν δεν θέλετε να διορθώσετε, απλά πατήστε το πλήκτρο Escape ώστε να εγκαταλείψετε την κατάσταση επεξεργασίας. Για να δημιουργήστε νέα εγγραφή, καλό είναι να βλέπετε την κορυφή του καταλόγου, κάνατε δεξί κλικ οπουδήποτε μέσα στον κατάλογο και στο αναδυόμενο μενού επιλέγετε Νέο. Μία νέα προσωρινή εγγραφή δημιουργείται στην κορυφή του καταλόγου ποτ γράφει «Νέο είδος! Παρακαλώ μετονομάστε...» και τίθεται σε κατάσταση επεξεργασίας, ώστε αμέσως να πληκτρολογήσετε την ονομασία που θέλετε. Πληκτρολογήστε την ονομασία του επαγγέλματος που θέλετε, απλά πατήστε Enter και η νέα ονομασία θα αποθηκευτεί. Εάν δεν θέλετε να προσθέσετε νέα εγγραφή, απλά πατήστε το πλήκτρο Escape ώστε να εγκαταλείψετε την κατάσταση επεξεργασίας και να διαγραφεί η προσωρινή εγγραφή. Ονομασιών χρηματικού υπολοίπου Οι ονομασίες χρηματικού υπολοίπου χρειάζονται ως επιλογές κατά το κλείσιμο οικονομικής χρήσης, όπου απαιτείται να προσδιορίσουμε που βρίσκονται τα χρήματα του σωματείου (βλέπε κεφάλαιο Κλείσιμο οικονομική χρήσης και άνοιγμα νέας). Για να διαχειριστείτε τον κατάλογο ονομασιών χρηματικού υπολοίπου, επιλέξτε το μενού Διαχείριση, στη συνέχεια Καταλόγου και επιλέξτε Ονομασιών χρηματικού υπολοίπου. Στον κατάλογο αυτό υπάρχουν αρχικά μόνο οι δύο εγγραφές που φαίνονται στην πιο πάνω εικόνα, που είναι και κλειδωμένες. Ενώ αυτές οι εγγραφές πιθανά να μην έχουν χρησιμοποιηθεί ακόμα, ωστόσο είναι κλειδωμένες γιατί αποτελούν εγγραφές που χρησιμοποιούνται από το ίδιο το Passe-Partout και θεωρούνται παράμετροι συστήματος. Μπορείτε ωστόσο να τις μετονομάσετε. Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 77 από 90

78 Στον κατάλογο αυτό επιτρέπεται η επεξεργασία, η διαγραφή και η δημιουργία νέων εγγραφών. Η διαδικασία είναι η ίδια όπως περιγράφεται για την περίπτωση του καταλόγου επαγγελμάτων προμηθευτών. Ένας συνήθης λόγος που θα θέλαμε να δημιουργήσουμε μία νέα ονομασία χρηματικού υπολοίπου, είναι για να καταδείξουμε κατά το κλείσιμο οικονομικής χρήσης, ότι ένα μέρος των χρημάτων είναι «Μετρητά εις χείρας Ταμία» και το υπόλοιπο είναι «Κατάθεση σε τραπεζικό λογαριασμό». Ονομασιών προέλευσης εσόδων Κατά την καταχώρηση εντάλματος είσπραξης, στις περιπτώσεις που το έσοδο δεν προέρχεται από μέλος ή φίλο, θα πρέπει να ορίσετε την προέλευση (δηλ. την πηγή) του εσόδου ως Προέλευση. Την προέλευση την επιλέγετε από πεδίο τύπου combo box ή την πληκτρολογείτε σε περίπτωση που δεν περιλαμβάνεται στον κατάλογο. Η νέα αυτή ονομασία προστίθεται στον κατάλογο ονομασιών προέλευσης εσόδων και καθίσταται διαθέσιμη σε επόμενες καταχωρήσεις ενταλμάτων είσπραξης. Για να διαχειριστείτε τον κατάλογο ονομασιών προέλευσης εσόδων, επιλέξτε το μενού Διαχείριση, στη συνέχεια Καταλόγου και επιλέξτε Ονομασιών προέλευσης εσόδων. Στον κατάλογο αυτό επιτρέπεται η επεξεργασία, η διαγραφή και η δημιουργία νέων εγγραφών. Η διαδικασία είναι η ίδια όπως περιγράφεται για την περίπτωση του καταλόγου επαγγελμάτων προμηθευτών. Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 78 από 90

79 Αιτιολογιών ενταλμάτων είσπραξης Κατά την καταχώρηση εντάλματος είσπραξης θα πρέπει να επιλέξετε την αιτιολογία από πεδίο τύπου combo box. Σε αντίθεση με τις προηγούμενες περιπτώσεις, εάν μία αιτιολογία δεν υπάρχει, θα πρέπει πρώτα να την καταχωρήσετε στον κατάλογο αιτιολογιών ενταλμάτων είσπραξης. Στη φόρμα του εντάλματος είσπραξης (θυμηθείτε) γίνεται με το κουμπάκι που είναι δεξιά δίπλα στο combo box της αιτιολογίας. Η αιτιολογία εντάλματος είσπραξης είναι μία λίγο πιο σύνθεση έννοια, επειδή αφενός συνδέεται με κάποιο κεφάλαιο προϋπολογισμού και αφετέρου ενδέχεται η επιλογή σας να απαιτεί στη συνέχεια επιλογή εγγραφής από το μητρώο μελών, ή από τον κατάλογο των φίλων ή από τον κατάλογο προμηθευτών - πελατών. Για να διαχειριστείτε τον κατάλογο αιτιολογιών ενταλμάτων είσπραξης, επιλέξτε το μενού Διαχείριση, στη συνέχεια Καταλόγου και επιλέξτε Αιτιολογιών ενταλμάτων είσπραξης. Στον κατάλογο αυτό επιτρέπεται η επεξεργασία, η διαγραφή και η δημιουργία νέων εγγραφών. Για την επεξεργασία και τη διαγραφή, η διαδικασία είναι η ίδια όπως περιγράφεται για την περίπτωση του καταλόγου επαγγελμάτων προμηθευτών. Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 79 από 90

80 Η διαδικασία δημιουργίας νέας αιτιολογίας είναι διαφορετική. Κάνοντας δεξί κλικ και επιλέγοντας στο αναδυόμενο μενού Νέο, θα εμφανιστεί η φόρμα νέας αιτιολογίας εντάλματος είσπραξης. Επιλέξτε το κεφάλαιο προϋπολογισμού στο οποίο θα αφορά η νέα αιτιολογία και πληκτρολογήστε την ονομασία στο πεδίο Αιτιολογία. Εάν θέλετε, κατά την καταχώρηση εντάλματος είσπραξης, όταν επιλέγεται η νέα αυτή αιτιολογία, στη συνέχεια να γίνεται υποχρεωτικά η επιλογή μέλους από το μητρώο μελών (π.χ. γιατί αφορά σε ένα είδος εισφοράς μέλους), θα πρέπει να τσεκάρετε το κουτάκι Απαιτεί Μητρώο Μελών. Αντίστοιχα, εάν θέλετε, κατά την καταχώρηση εντάλματος είσπραξης, όταν επιλέγεται η νέα αυτή αιτιολογία, στη συνέχεια να γίνεται υποχρεωτικά η επιλογή φίλου από τον κατάλογο φίλων (π.χ. γιατί αφορά σε ένα είδος εισφοράς από φίλους), θα πρέπει να τσεκάρετε το κουτάκι Απαιτεί Κατάλογο Φίλων. Εάν θέλετε, κατά την καταχώρηση εντάλματος είσπραξης, όταν επιλέγεται η νέα αυτή αιτιολογία, στη συνέχεια να γίνεται υποχρεωτικά η επιλογή προμηθευτή - πελάτη από τον κατάλογο προμηθευτών - πελατών (π.χ. γιατί αφορά σε έσοδο από επαγγελματική δραστηριότητα του σωματείου), θα πρέπει να τσεκάρετε το κουτάκι Απαιτεί Κατάλογο Προμηθευτών - Πελατών. Αφού ολοκληρώσετε τις επιλογές σας, αποθηκεύστε. Στο πλαίσιο διαλόγου που θα εμφανιστεί, πατήστε Ναι. Αιτιολογιών εντάλματος πληρωμής Κατά την καταχώρηση εντάλματος πληρωμής επιλέγετε την αιτιολογία από πεδίο τύπου combo box, το οποίο αντλεί τις τιμές του από τον κατάλογο αιτιολογιών ενταλμάτων πληρωμής. Εάν η αιτιολογία που θέλουμε δεν περιλαμβάνεται στον κατάλογο, τότε την πληκτρολογούμε και κατά την καταχώρηση του εντάλματος, η νέα αυτή αιτιολογία προστίθεται στον κατάλογο αιτιολογιών ενταλμάτων πληρωμής και καθίσταται διαθέσιμη σε επόμενες καταχωρήσεις ενταλμάτων. Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 80 από 90

81 Για να διαχειριστείτε τον κατάλογο αιτιολογιών ενταλμάτων πληρωμής, επιλέξτε το μενού Διαχείριση, στη συνέχεια Καταλόγου και επιλέξτε Αιτιολογιών ενταλμάτων πληρωμής. Στον κατάλογο αυτό επιτρέπεται μόνο η επεξεργασία και η διαγραφή. Η δημιουργία νέας εγγραφής δεν επιτρέπεται επειδή θεωρείται περιττή, αφού κάθε νέα αιτιολογία δημιουργείται αποκλειστικά κατά την καταχώρηση ενταλμάτων πληρωμής. Για την επεξεργασία και τη διαγραφή, η διαδικασία είναι η ίδια όπως περιγράφεται για την περίπτωση του καταλόγου επαγγελμάτων προμηθευτών. Ειδών παραστατικού Κατά την καταχώρηση εντάλματος πληρωμής και την καταχώρηση παραστατικού στο πρόχειρο παραστατικών, επιλέγετε το είδος του παραστατικού από το πεδίο «Παραστατικό» τύπου combo box, το οποίο αντλεί τις τιμές του από τον κατάλογο ειδών παραστατικού. Εάν του είδος παραστατικού που θέλουμε δεν περιλαμβάνεται στον κατάλογο, τότε το πληκτρολογούμε και κατά την καταχώρηση του εντάλματος ή του παραστατικού, το νέο αυτό είδος προστίθεται στον κατάλογο ειδών παραστατικού και καθίσταται διαθέσιμο σε επόμενες καταχωρήσεις ενταλμάτων και παραστατικών. Για να διαχειριστείτε τον κατάλογο ειδών παραστατικού, επιλέξτε το μενού Διαχείριση, στη συνέχεια Καταλόγου και επιλέξτε Ειδών παραστατικού. Στον κατάλογο αυτό επιτρέπεται η επεξεργασία, η διαγραφή και η δημιουργία νέων εγγραφών. Η διαδικασία είναι η ίδια όπως περιγράφεται για την περίπτωση του καταλόγου επαγγελμάτων προμηθευτών. Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 81 από 90

82 Εισαγωγή μητρώου μελών και καταλόγου φίλων από Excel Κατά την αρχή της λειτουργίας του Passe-Partout θα χρειαστεί η καταχώρηση των μελών ή/και των φίλων του σωματείου, στο μητρώο μελών και στον κατάλογο φίλων αντίστοιχα. Ωστόσο, τα μέλη ή οι φίλοι ενός σωματείου μπορεί να είναι ένας πολύ μακρύς κατάλογος και η πληκτρολόγηση των στοιχείων τους ένα προς ένα, να καθίσταται εργασία πολύ επίπονη. Εάν σας εξυπηρετεί και έχετε τη δυνατότητα τήρησης των στοιχείων των μελών ή και των φίλων σε ηλεκτρονικό αρχείο Excel, τότε το Passe-Partout σας παρέχει τη δυνατότητα μαζικής εισαγωγής των στοιχείων αυτών, υπό την προϋπόθεση: Τα στοιχεία να είναι διαμορφωμένα σε φύλλο Excel με μορφή υποδείγματος όπως έχει οριστεί από την εταιρεία μας. Η όλη λογική είναι μάλλον απλή αφού η βασική απαίτηση είναι να είναι τα στοιχεία «κανονικοποιημένα». Δηλαδή, να μην υπάρχουν στήλες στο Excel που να συνδυάζουν δεδομένα. Για παράδειγμα, στο μητρώο μελών πρέπει για κάθε μέλος να υπάρχει το όνομα, το επώνυμο, ο αύξων αριθμός εγγραφής και η ημερομηνία εγγραφής, ως χωριστά και διακριτά στοιχεία. Συνεπώς εάν σε φύλλο Exec έχετε εγγράψει το όνομα και το επώνυμο των μελών σε μία στήλη ως Ονοματεπώνυμο, θα πρέπει να γίνει διαχωρισμός του ονόματος και του επώνυμου σε δύο διακριτές στήλες. Στην πιο πάνω εικόνα φαίνεται η μορφή ενός υποδείγματος φύλλου Excel που περιλαμβάνει τα στοιχεία Α/Α, ΟΝΟΜΑ, ΕΠΩΝΥΜΟ, ΠΑΤΡΩΝΥΜΟ, ΟΝΟΜΑ ΜΗΤΕΡΑΣ, ΗΜΕΡ. ΕΓΓΡΑΦΗΣ και ΗΜΕΡ ΓΕΝΝΗΣΗΣ. Οι ονομασίες των κεφαλίδων δεν είναι υποχρεωτικές ούτε το να γράφονται με κεφαλαία γράμματα. Άλλωστε όπως θα δείτε, οι κεφαλίδες είναι μόνο για να μπορείτε εσείς να βοηθηθείτε στη διαδικασία αντιστοίχησης των πεδίων. Ας υποθέσουμε λοιπόν ότι έχουμε στη διάθεσή μας ένα αρχείο Excel με τη μορφή όπως φαίνεται πιο πάνω, το οποίο έχει συμπληρωμένα τα στοιχεία των μελών και θέλουμε να εισάγουμε τα στοιχεία αυτά στο μητρώο μελών. Ανοίξτε το μητρώο μελών και μέσα στον κενό κατάλογο μελών, κάνετε δεξί κλικ. Στο αναδυόμενο μενού επιλέξτε Εισαγωγή. Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 82 από 90

83 Βρείτε και επιλέξτε το αρχείο Excel με τα στοιχεία των μελών. Πατήστε Άνοιγμα. Το Passe-Partout θα αναλύσει το αρχείο Excel και θα εισάγει τα δεδομένα στον πίνακα της φόρμας εισαγωγής δεδομένων μητρώου μελών, όπως φαίνεται στην εικόνα. Εάν η πρώτη σειρά είναι η γραμμή με τις κεφαλίδες, πρέπει να τσεκάρετε το κουτάκι «Η πρώτη σειρά είναι κεφαλίδες». Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 83 από 90

84 Στη συνέχεια θα πρέπει να αντιστοιχήσετε ένα προς ένα τις στήλες του πίνακα δεδομένων όπως αυτός αναγνώσθηκε από το αρχείο Excel, με τα πεδία του μητρώου μελών. Εργαζόμαστε ως εξής: Για να αντιστοιχήσουμε την πρώτη στήλη (δηλ. το Α/Α) με το αύξοντα αριθμό (δηλ. το Α/Α) του μέλους, κάνουμε ένα κλικ στην πρώτη στήλη ώστε να χρωματιστεί μπλε. Πιο κάτω στη φόρμα, ανοίγουμε το Πεδίο αντιστοίχησης και προφανώς επιλέγουμε «Α/Α». πιο κάτω. Στη συνέχεια πατάμε δίπλα το κουμπί Αντιστοίχηση και το «ταιριασμένο» ζευγάρι προστίθεται στον κατάλογο Επαναλαμβάνουμε την ίδια διαδικασία για τις υπόλοιπες στήλες του πίνακα δεδομένων, ώστε να αντιστοιχιστούν όλα τα πεδία που θέλουμε. Όταν τελειώσουμε με την αντιστοίχηση, πατάμε το κουμπί Εισαγωγή δεδομένων. Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 84 από 90

85 Στο πλαίσιο διαλόγου που θα εμφανιστεί πατήστε Ναι. Η εισαγωγή των δεδομένων θα χρειαστεί χρόνο ανάλογα με το πλήθος των εγγραφών. Περιμένετε έως ότου ολοκληρωθεί η εισαγωγή των δεδομένων και εμφανιστεί το πλαίσιο που σας ενημερώνει για την επιτυχία της εισαγωγής. ΕΠΙΣΗΜΑΝΣΗ: Το αρχείο Excel θα πρέπει να είναι τύπου Excel με επέκταση αρχείου xls. Η διαδικασία μαζικής εισαγωγής στοιχείων φίλων είναι ίδια με αυτή των μελών. ΕΞΕΙΔΙΚΕΥΜΕΝΑ ΘΕΜΑΤΑ Στην τελευταία αυτή ενότητα θα αναφερθούμε αρχικά για το τι είναι οι αθροιστές και ποια είναι η χρήση τους στον προϋπολογισμό. Στη συνέχεια θα δείξουμε τη δυνατότητα που παρέχει το Passe-Partout να «αναπαράγει» τον εαυτό του. Η χρήση των αθροιστών στον κατάλογο κεφαλαίων προϋπολογισμού Υπάρχουν περιπτώσεις, όπου χρειάζεται να φαίνεται στον προϋπολογισμό αλλά κυρίως κατά την εκτέλεση του προϋπολογισμού και έπειτα στον απολογισμό, τα μερικά σύνολα ομάδων κεφαλαίων του προϋπολογισμού. Ας δούμε ένα συγκεκριμένο παράδειγμα: Σε έναν ναυτικό αθλητικό όμιλο, προβλέπονται στον προϋπολογισμό δαπάνες για οδοιπορικά προπονητών. Το κεφάλαιο που θα χρησιμοποιούσε κανείς θα ήταν το « Οδοιπορικά αμοιβές προπονητών». Ωστόσο, οι δαπάνες για τα οδοιπορικά επιμερίζονται με βάση τα τμήματα του ομίλου, για την ιστιοπλοΐα, την κολύμβηση, την κωπηλασία και την υδατοσφαίριση. Το ζήτημα που τίθεται εδώ είναι ότι θέλουμε να έχουμε στον προϋπολογισμό και στον απολογισμό, εικόνα των δαπανών για τα οδοιπορικά των προπονητών κατά τμήμα αλλά ταυτόχρονα να έχουμε εικόνα για το σύνολο των δαπανών για τα οδοιπορικά των προπονητών. Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 85 από 90

86 Για να υλοποιήσουμε την απαίτηση αυτή, χρειάζεται να ορίσουμε ένα κεφάλαιο προϋπολογισμού ως αθροιστή που θα αποτελεί τον «γονέα» μιας ομάδας κεφαλαίων προϋπολογισμού. Στη συνέχεια θα πρέπει να ορίσουμε κεφάλαια προϋπολογισμού για τα οδοιπορικά των προπονητών ανά τμήμα, που θα είναι «παιδιά» του κεφαλαίου «γονέα» και τα ποσά τους θα αθροίζονται σε αυτόν. Όπως φαίνεται στην πιο πάνω εικόνα, το κεφάλαιο 0700 είναι ο αθροιστής ή «γονέας». Στη στήλη Αθροιστής, ο 0700 έχει την ένδειξη ΝΑΙ. Στη στήλη Κωδικός άθροισης φαίνεται ότι τα κεφάλαια 0700Α, 0700Β, 0700Γ, 0700Δ έχουν κωδικό άθροισης τον 0700 και συνεπώς είναι «παιδιά του». Τα γράμματα Α, Β, Γ, και Δ τα τοποθετούμε ώστε να φαίνεται ότι αποτελούν μία ομάδα με βάση τον Για να καταστήσουμε ένα κεφάλαιο προϋπολογισμού ως αθροιστή, θα πρέπει κατά την καταχώρησή του να τσεκάρουμε το κουτάκι Είναι αθροιστής και να αποθηκεύσουμε. Στη συνέχεια να δημιουργήσαμε τα κεφάλαια προϋπολογισμού «παιδιά», τηρώντας την κωδικοποίηση όπως περιγράψαμε προηγουμένως και να επιλέξουμε τον αθροιστή για το καθένα. Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 86 από 90

87 Στην πιο πάνω εικόνα φαίνεται ένα απόσπασμα του προϋπολογισμού. Παρατηρήστε στην τελευταία στήλη ότι το κεφάλαιο 0700 εκτός ότι ξεχωρίζει, «υπολογίζει» το άθροισμα των κεφαλαίων της ομάδας του (δηλ. των 0700Α, 0700Β, 0700Γ και 0700Δ). Δημιουργία υποδείγματος από υφιστάμενο αρχείο δεδομένων Το Passe-Partout παρέχει τη δυνατότητα διαχείρισης των οικονομικών πρακτικά απεριόριστου πλήθους ενώσεων προσώπων (συλλόγων, σωματείων κτλ). Για κάθε σωματείο δημιουργείτε ένα ξεχωριστό αρχείο δεδομένων και η διαχείριση των οικονομικών γίνεται ανεξάρτητα για το καθένα. Κάθε αρχείο δεδομένων παίρνει ως όνομα αρχείου τον Α.Φ.Μ. του σωματείου και με βάση αυτό το μοναδικό στοιχείο γίνεται η διάκριση (κάθε σωματείο έχει μοναδικό Α.Φ.Μ.). Η ιδιότητα αυτή καθιστά το Passe-Partout ικανό να χρησιμοποιηθεί από ομοσπονδίες που θέλουν να παρέχουν τις υπηρεσίες οικονομικής διαχείρισης προς τα σωματεία - μέλη τους ή από λογιστικά γραφεία και φοροτεχνικού - ελεύθερους επαγγελματίες που παρέχουν έναντι αμοιβής, υπηρεσίες οικονομικής διαχείρισης προς σωματεία - πελάτες τους. Στην αρχή αυτής της ενότητας, αναφέραμε ότι θα δείξουμε τη δυνατότητα που παρέχει το Passe-Partout να «αναπαράγει» τον εαυτό του. Πράγματι, ένα από τα ζητήματα που συχνά θα αντιμετωπίσουν είτε οι ομοσπονδίες είτε τα λογιστικά γραφεία, οι φοροτεχνικού κτλ, είναι ότι θα χρειαστεί να δημιουργήσουν ένα πλήθος αρχείων δεδομένων για αντίστοιχο πλήθος σωματείων, τα οποία όμως λόγω της φύσης και της ομοιότητας των σωματείων, έχουν κατά βάση όμοιο σχέδιο προϋπολογισμού. Κατά συνέπεια γεννάται η ανάγκη δημιουργίας «καλουπιών» ενός ή περισσότερων υφιστάμενων αρχείων δεδομένων. Τα «καλούπια» αυτά θα υπάρχουν στον κατάλογο υποδειγμάτων, διαθέσιμα ως υποδείγματα ορισμένα από τον χρήστη, κατά τη δημιουργία αρχείου δεδομένων. Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 87 από 90

88 Ας δούμε ένα συγκεκριμένο παράδειγμα: Έχουμε δημιουργήσει αρχείο δεδομένων για τον Ναυτικό Όμιλο Σύρου για τον οποίο παρέχουμε τις υπηρεσίες μας. Θεωρούμε ότι εάν χρειαστεί να παρέχουμε υπηρεσίες διαχείρισης προς ένα νέο ναυτικό όμιλο, εκείνος θα έχει περίπου την ίδια δομή ως προς το σχέδιο του προϋπολογισμού. Έτσι, θα θέλαμε, όταν θα επιχειρήσουμε να δημιουργήσουμε ένα νέο αρχείο δεδομένων (π.χ. για τον Ναυτικό Όμιλο Τήνου), να έχουμε στη διάθεσή μας υπόδειγμα με βάση το Ναυτικό Όμιλο Σύρου και αφού δημιουργήσουμε το αρχείο δεδομένων, αυτό να έχει ήδη όλα τα κεφάλαια προϋπολογισμού ή/και τους προμηθευτές, γλιτώνοντας έτσι πιθανά αρκετό χρόνο εργασίας. Επιλέγουμε τον Ναυτικό Όμιλο Σύρου, κάνουμε δεξί κλικ και στο αναδυόμενο μενού επιλέγουμε Δημιουργία υποδείγματος. Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 88 από 90

89 Στη φόρμα που θα εμφανιστεί, συμπληρώνουμε στο πεδίο Υπόδειγμα, πώς θέλουμε να ονομάζεται το υπόδειγμά μας και στο πεδίο Περιγραφή μια περιγραφή που να μας βοηθάει να θυμηθούμε π.χ. με βάση πιο αρχείο το δημιουργήσαμε. Εάν θέλουμε να διατηρήσουμε τον κατάλογο των προμηθευτών (π.χ. επειδή το υπόδειγμα θα αφορά σε σωματεία της περιοχής μας), αφήνουμε το κουτάκι «Διατήρηση του καταλόγου προμηθευτών» τσεκαρισμένο. Αποθηκεύουμε και στο πλαίσιο διαλόγου που θα εμφανιστεί και μας ενημερώνει για το τι θα συμβεί, πατάμε Ναι. Με τη ολοκλήρωση δημιουργίας του υποδείγματος, θα εμφανιστεί δεύτερο πλαίσιο διαλόγου που μας ενημερώνει για την επιτυχία. Εάν τώρα στον κατάλογο των ενώσεων κάνουμε δεξί κλικ και επιλέξουμε Νέο, θα δούμε ότι το υπόδειγμά μας έχει συμπεριληφθεί στα διαθέσιμα υποδείγματα. Εγχειρίδιο χρήσης Passe-Partout - Μέρος Δεύτερο Σελίδα 89 από 90