Αναπληρώτρια του Διευθυντή Διοίκησης και Οικονομικών. ΠΟΛΙτΙΚΉ ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΗΣΗΣ ΚΑΙ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ

Transcript

1 ΙΟΤ 10 Ε.Δ. ΥΠ. ΑΡ. 144/2013 ΕΓΚΥΚΛΙΟΣ ΠΡΟΣ: Ακαδημαϊκό και Διοικητικό Προσωmκό ΑΠΟ: ΗΜΕΡ.: ΑνδρούλλαΘεοφάνους Αναπληρώτρια του Διευθυντή Διοίκησης και Οικονομικών 22 Οκτωβρίου 2013 Θ Ε ΜΑ: ΠΟΛΙτΙΚΉ ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΗΣΗΣ ΚΑΙ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΣΥΝΕΔΡΙΩΝ ΑναΦοριι<ά με το πιο πάνω θέμα, σας ενημερώνω ότι το Συμβούλιο του Πανεπιστημίου, ι<ατά την Έι<ται<τη Συνεδρία του στις 06/02/2013, ενέκρινε την επισυναπτόμενη «Πολιτική χρηματοδότησης και οικονομικής διαχείρισης συνεδρίων>>. ~~~~ψ), ~~ούλλα Θεόφάνους Αναπληρώτρια του Διευθυντή Διοίι<ησης ι<αι Οικονομικών

2 COMMIΠED ΤΟ ΠΟΛΠΙΚΗ ΧΡΗΜΑ ΤΟΔΟΤΗΣΗΣ ΚΑΙ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΣΥΝΕΔΡΙΏΝ Το έγγραφο συνοψίζει τη γενική πολιτιιcιj και τις κατευθυντήριες γραμμές για τη χρηματοδότηση και την οικονομική διαχείριση των συνεδρίων που διοργανώνονται από το Πανεπιστήμιο Κύπρου, ιj συνδιοργανιονονται από το Πανεπιστιjμιο Κύπρου σε m>νεργασία με άλλους φορείς, στους χώρους του Πανεπιστημίου Κύπρου ιj σε άλλους χώρους στην Κύπρο ή/και το εξωτερικό. Ως Συνέδρια νοούνται επίσης συναφείς εκδηλιοσεις ή/και δραστηριότητες (όπως, π. χ. Επιστημονικές Ημερίδες, Αθλητικές Συναντήσεις, κ.ο.κ.). Σεμινάρια, Ι. ΓΕΝΙΚΑ Το Συνέδριο αποτελεί δραστηριότητα ή συνδραστηριότητα της οικείας Οργανωτικής Μονάδας ιj περισσότερων από μίας Οργανωτικιον Μονάδων, όποτε καλείται διατμιιματιι, ό. Για κάθε Συνέδριο απαιτείται η έγκριση είτε του Συμβουλίου της οικείας (ή οικείων) Οργανωτικής Μονάδας είτε του Πρυτανικού Συμβουλίου (κατόπιν σχετικής εισήγησης του Διευθυντή Διοίιςησης και Οικονομικών) προκειμένου περί Συνεδρίου που οργανώνεται από Διοιιcι1τιιcιj Υπηρεσία. Εάν το Συνέδριο m>νδιοργανώνεται από το Πανεπιστήμιο Κύπρου, τότε κατατίθεται, για την έγκριση, προσχέδιο Συμφωνίας ή/και Συμβολαίου με τους άλλους φορείς που m>νδιοργανώνσυν το Συνέδριο. Για κάθε Συνέδριο υφίσταται ΥπεύθυJJοc: Διοργαl'ωτιίc: ή Συιιδιοργαιιωτιίc:, ο οποίος είναι το μέλος του Ακαδημαϊκού Προσωπικού της οικείας Οργανωτιh."ής Μονάδας που αναλαμβάνει την οργάνωση ιj τη m>νδιοργάνωση του Συνεδρίου από την οικεία Οργανωτική Μονάδα και ορίζεται ως ο Ελέγχων Λειτουργός για την Οικονομ11cιl Διαχείριση του Συνεδρίου. Ι-Ι οικεία Οργανωτιh."ή Μονάδα δύναται να ορίσει Οργανωτική Επιτροmj υπό τον ΥπεύθυJJο Διοργανωτιί. Για Συνέδριο που συνδιοργανώνεται από το Πανεπισηjμιο Κύπρου, ο Υπεί>θυνος Συνδιοργανωτής συμμετέχει στην Οργανωτική Επιτροπή του Συνεδρίου. 2. ΧΡΗΜΑ ΤΟΔΟΤΗΣΗ Ως χρηματοδότηση (il συγχρηματοδόη1m1) προς το Συνέδριο νοείται η χορήγηση χρηματικού ποσού. Η χρηματοδότηση (ή συγχρηματοδότηm1) μπορεί να είναι πλήρης ή μερικi1. (Η παραχιi>ρηση χώρου ιj εξοπλισμού του Πανεπιστημίου για τη διεξαγωγιj Συνεδρίου θεωρείται χρηματοδότηm1 i1 συγχρηματοδόη1m1 σε είδος.) Το Πανεπιστήμιο Κύπρου δεν μπορεί να χρηματοδοτήσει i1 να συγχρηματοδοτήσει Συνέδριο το οποίο δεν διοργανώνει i1 συνδιοργανώνει.

3 COMMIHED ΤΟ 3. ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ Ως ΟπcοΙ ομιιαί Διαιείρισιι νοείται (i) ο καταρτισμός Προϋπολογισμού εσόδων/δαπανών, (ίί) η διενέργεια εισπράξεων ή/και πληρωμών, (ίίί) η διευθέτηm1 χρηματικών υπολοίπων. η τήρηm1 οικονομικών λογαριασμών, και (ίν) Η ΟικονομιΚJj Διαχείριση του Συνεδρίου γίνεται είτε από το Πανεπιστήμιο Κύπρου είτε από εξωτερικό φορέα προκειμένου περί συνδιοργάνωσης. αποκλεiετα ι.) (Συνδυασμός οικονομικής διαχείρισης 3.1. ΟικονοωΚJΊ Διαχείριση από το ΠανεπιστιΊαιο Κύπρου Καταρτισμός Προϋπολογισμού εσόδων/δαπανών Ο Υπεύθυνος Διοργανωτιίς καταθέτει στις Οικονομικές Υπηρεσίες Προίjπολογισμό Εσόδων/Δαπανcόν του Συνεδρίου όπου προσδιορίζεται (ί) η αναμενόμενη χρηματοδότηm1 1j/και συγχρηματοδότηση από το Πανεπιστήμιο Κύπρου (μέσω της οικείας Οργανωτ11αjς Μονάδας) (και τυχόν αναμενόμενη χρηματοδότηση από άλλους φορείς σε περίπτωση που το Συνέδριο συνδιοργανώνεται από το Πανεπιστήμιο Κύπρου), (ίί) τυχόν αναμενόμενες χρηματοδοτήσεις, χορηγίες ή δωρεές από άλλους οργανισμούς ή/και εταιρείες ή/και ιδιώτες στην Κύπρο ή/και το εξωτερικό, (ίίί) τυχόν αναμενόμενες εισπράξεις από τέλη εγγραφής ή/και συμμετοχής, και (ίν) οι αναλυτικές δαπάνες ανά κατηγορία. Ο Προϋπολογισμός φέρει την έγκριm1 του Προϊσταμένου της οικείας Οργανωτ11αjς Μονάδας Με την κατάθεση του Προϋπολογισμού, οι Οικονομικές Υπηρεσίες μεριμνοί>ν για το άνοιγμα Λογιστικού Λογαριασμού για το Συνέδριο Έσοδα και δαπάνες Όλες οι εισπράξεις και πληρωμές διενεργούνται μέσω του Λογιστικοί> Λογαριασμού του Συνεδρίου κατόπιν οδηγιών του Υπεύθυνου Διοργανωτιί (ή/και του Προϊσταμένου της οικείας Οργανωτικής Μοvάδας προκειμένου περί δαπανών εις βάρος κονδυλίων για τα οποία Ελέγχων Λειτουργός είναι ο Προϊστάμενος της Οργανωτικής Μονάδας), σύμφωνα με τους σχετικούς Κανονισμούς και Κανόνες του Πανεπιστημίου Κύπρου. 2

4 .η μ "Ι cομμιττeο το EXCELLEHCE.ι::: Έσοδα Έσοδα αποτελούν (i) η χρηματοδότηm1, (ii) οι εξωτερικές χορηγίες/δωρεές (με ή χωρίς όρους) από τρίτους φορείς (π. χ., ΙΠΕ, ΚΟΤ, φυσικά πρόσωπα ή ιδιωτικές εταιρείες) και (iii) τα τέλη εγγραφής ή/και συμμετοχής. Όλα τα έσοδα εισπράττονται από τις Οικονομικές Υπηρεσίες Δαπάνες Επιλέξιμες δαπάνες αποτελούν (i) οι μισθοί lj/και οι υπηρεσίες από φυσικά πρόσωπα και ιδιωτικές εταιρείες, (ii) η διαμονή ή/και διατροφή ή/και άλλα σχετικά έξοδα σε ξενοδοχείο (όπως, π. χ., χρήm] αίθουσας, χρήm1 Διαδικτύου, καφέδες/κοκταίϊλ, κ.λ.π.), (iii) τα γεύματα, οργανωμένα δείπνα ή/και δεξιώσεις, (iv) η ημερι]σια αποζημίωm] προς συμμετέχοντες (π.χ., προσκεκλημένους ομιλητές). (ν) τα αεροπορικά εισιτηρια και συνήθη μεταφορικά, (νί) η ξενάγηm1. και (νii) συνήθεις συναφείς δαπάνες (π.χ., αναμνηστικά δώρα, γραφική ύλη, πανό. μουσικοχορευτικά συγκροτηματα, κ.λ.π. ). Όλε, οι επιλέξιμε' δαπάνε' διεκπεραιώνονται από τιc Οικονομικέ' Υπιιρεσίε' σύμφωιια με τον Περί Διιμοσίων ΣυμΒάσεων Νόμο του Ειδικότερα διευκρινίζεται ότι: Εξαιρούνται, του Περί Δημοσίων Συμβάσεων Νόμου του 2006, οι επιλέξιμες δαπάνες για τις οποίες γίνεται ρητη αναφορά στο Συμφωνητικό/Συμφωνία/Συμβόλαιο με τον εξωτερικό χρηματοδότη/χορηγό/δωρητι] (και οι οποίες επομένως, δεν καταλογίζονται στον Προϋπολογισμό του Πανεπιστημίου Κύπρου). Εξαιρούνται, του Περί Δημοσίων Συμβάσεων Νόμου του 2006, οι δαπάνες διαμονι]ς ή/και διατροφι]ς σε ξενοδοχείο (δείτε (ii)) που πληρώνονται απευθεία' από τους συμμετέχοντες (χωρίς την εμπλοκή του Πανεπιστημίου). Εξαιρούνται, του Περί Δημοσίων Συμβάσεων Νόμου του 2006, οι δαπάνες για την αγορά αεροπορικ(uν εισιτηρίων (δείτε (ν}) και τη διαμονι] στο εξωτερικό (δείτε (ίν}) για την ομαδική συμμετοχή προσωπικοi> ή/και φοιτητών του Πανεπιστημίου σε Συνέδριο του εξωτερικού όποτε αυτές δεν καταλογίζονται στον Προϋπολογισμό του Πανεπιστημίου άλλως, αυτές υπόκεινται στον Περί Δημοσίων Συμβάσεων Νόμο του

5 COMMIΠED ΤΟ Για δαπάνες όπως στο (ίi), εφόσον απαιτείται η προια]ρυξη Δημοσίου Διαγωνισμού, ο Υπεύθυνος Διοργανωτι]ς διατηρεί το δικαίωμα να συμπεριλαμβάνει τις προδιαγραφές για την κατηγορία και την τοπnθεσiα/περιοχή του ξενnδαχεiου στα έγγραφα του Διαγωνισμού TlJQl]<JΊJ Οικονομικ<ον Λογαριασμών και Οικονομικόc Απολογισμόc Όλοι οι οικονομικοί λογαριασμοί (ενδιάμεσοι και τελικοί) ετοιμάζονται, τηρούνται και πιστοποιούνται από τις Οικονομικές Υπηρεσίες, προσυπογράφονται από τον Υπει!θυνο Διοργανωτιί και παραδίδονται στον Υπεύθυνο Διοργανωτη, ο οποίος έχει την ευθύνη να τους υποβάλει κατάλληλα και έγκαιρα όπου χρειάζεται. Οι τελικοί οικονομικοί λογαριασμοί αποτελούν τον Οικονομικό Απολογισμό του Συνεδρίου. ο οποίος ετοιμάζεται έγκαιρα και εντός ενός μηνός από την τελευταία δαπάνη του Συνεδρίου. Νοείται ότι οικονομικοί λογαριασμοί που ετοιμάζονται ή/και τηρούνται από άλλους φορείς (π.χ., ιδιωτικές εταιρείες ή/και οργανισμούς που αναλαμβάνουν μέρος της οργάνωσης του Συνεδρίου) δεν μπορούν να πιστοποιηθούν από τις Οικονομικές Υπηρεσίες Διευθέτηση χρηματικών υπολοίπων Σ την περίπτωση που το Συνέδριο συνδιοργανώνεται από το Πανεπιστημιο Κύπρου, τα θετικά και αρνητικά υπόλοιπα διαμοιράζονται μεταξύ των συνδιοργανωτ(uν φορέων βάσει της Συμφωνίας/Συμβολαίου για τη συνδιοργάνωm1. Αναμένεται ότι αρνητικά υπόλοιπα θα παρουσιάζονται σε εξαιρετικές μόνο περιπτιοσεις. Καταρχάς, το ποσό της δαπανηθείσας χρηματοδότησης από τον Κρατικό Προϋπολογισμό του Πανεπιστήμιου Κύπρου εξαιρείται από τα θετικά υπόλοιπα και επιστρέφεται στα Κεντρικά Ίδια Έσοδα του Πανεπιστημίου. Τα θετικά υπόλοιπα που παραμένουν κατανέμονται κατά 20% στα Κεντρικf1 Ίδια Έσοδα του Πανεπιστημίου και κατά 80% στην οικεία Οργανωτικι'1 Μονάδα. (Προκειμένου περί διατμηματικο1j Συνεδρίου, ο Υπει!θυνος Διοργανωτιίς υποδεικνύει την περαιτέρω κατανομή του 80% στις αναλαμβάνουσες Οργανωτικές Μονάδες.) Η οικεία Οργανωτιια] Μονάδα δύναται να παραχωρήσει ολόκληρο ή μέρος του 80% του υπόλοιπου που λαμβάνει στον Ερευνητικό Λογαριασμό του Υπει!θυνου Διυργανωτιί. Τυχόν αρνητικά υπόλοιπα καταλογίζονται εις βάρος των Ιδίων Εσόδων της οικείας Οργανωτικής Μονάδας. 4

6 COMMIΠED ΤΟ Ο Υπεύθυνος Διοργανωτιίς μεριμνα ωστε τα θετικά ή αρνητικά υπόλοιπα να διευθετούνται εντός έξι μηνών το αργότερο από την τελευταία δαπάνη του Συνεδρίου. 3.2 ΟικονομιΚlΊ Διαχείριση εκτός Πανεπιστημίου Κύπρου Ο καταρτισμός Προϋπολογισμού Εσόδων/ Δαπανών ακολουθεί τις πρόνοιες στην Παράγραφο , και ο Προϋπολογισμός προβλέπει τα έσοδα και τις δαπάνες. Ο Οικονομικός Απολογισμός του συνεδρίου κατατίθεται στις Οικονομικές Υπηρεσίες του Πανεπιστημίου Κύπρου με ευθύνη του Υπεύθυνου Συνδιοργανωτιί. Στην περίπτωση όπου ο Οικονομικός Απολογισμός εμφανίζει αρνητικά υπόλοιπα, το Πανεπιση]μιο Κύπρου αναλαμβάνει το ποσοστό των αρνητικών υπολοίπων που του αναλογεί βάσει της Συμφωνίας/Συμβολαίου για τη συνδιοργάνωση, και αυτό καταλογίζεται εις βάρος των Ιδίων Εσόδων της οικείας Οργανωτικής Μονάδας. 5