Ερωταποκρίσεις για την ομαδική και ατομική εργασία.

Transcript

1 Ερωταποκρίσεις για την ομαδική και ατομική εργασία. 1. Ομαδική & Ατομική εργασία 1.1. Γενικά Ξαφνικά μου έκανε πολύ μικρή την οθόνη, μου πάγωσαν όλα και δεν μπορούσα να ανοίξω το πρόγραμμα. Μου βγάζει το μήνυμα: «Υπάρχει κάποιο σφάλμα στο αρχείο C:\Users\<όνομα>\AppData\Roaminf\fin.zup.Για να συνεχίσετε πρέπει να διαγράψετε η μετονομάσετε το αρχείο. Να πας στην περιοχή C:\Users\<όνομα>\AppData\Roaminf\ και να σβήσεις το αρχείο fin.zup το οποίο έχει πρόβλημα. Όταν ξαναμπείς στο πρόγραμμα θα πρέπει να συνδεθείς με την βάση δεδομένων. Όταν τελειώσει η διαδικασία θα πρέπει να ξανασυνδεθείς με την βάση. Εάν δουλεύεις την έκδοση με τον SQL Server θα πρέπει να δόσεις το όνομα του διακομιστή και ανοίξεις την βάση Demo. Αν δουλεύεις την έκδοση Classic χωρίς SQL να βρεις πού είναι η βάση database.fdb και να την ανοίξεις (δυο κλικ) Έχω διαφορές αλλά δεν μπορώ να βρω ακριβώς πού. Σας έχω στείλει screenshot του δικού μου ισοζυγίου για να με βοηθήσετε. Δεν μπορώ να σου απαντήσω ούτε να ψάξω τις εγγραφές σου. Για τις ανάγκες του μαθήματος εγώ λειτουργώ σαν υπεύθυνος μηχανογράφησης. Επομένως εσύ βρίσκεις τα λογιστικά λάθη και εγώ σε βοηθάω όπου δεν μπορείς να καταχωρήσεις κάποιες εγγραφές στον Η/Υ. Εάν υπάρχουν διαφορές ψάξε τους λογαριασμούς και όπου υπάρχει διαφορά έλεγξε μια - μια τις εγγραφές που έχεις περάσει σε σχέση με αυτές που περιγράφουν οι οδηγίες. Αν βρεις διαφορές πέρασε τις εγγραφές που λείπουν ή κάνε αντιλογισμούς. Διαδικασία δημιουργίας αντιγράφου ασφαλείας (backup)

2 Η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας σε τακτά χρονικά διαστήματα προστατεύει το χρήστη ενός συστήματος ERP από πιθανά προβλήματα που προέρχονται από κακή λειτουργία του εξοπλισμού (π.χ. πρόβλημα δίσκου, όπου μπορούν να χαθούν όλα τα περιεχόμενά του και τα αρχεία ERP), του λογισμικού (π.χ. πρόβλημα κάποιου προγράμματος που μπορεί να καταστρέψει τα αρχεία ή να αλλοιώσει τα περιεχόμενά τους) και λάθη χειρισμού (π.χ. μια λανθασμένη καταχώρηση που δεν μπορεί να ακυρωθεί με αποτέλεσμα να πρέπει να αρχίσουμε τις καταχωρήσεις από την αρχή). Επιλέγω Εργαλεία Αντίγραφο Ασφαλείας. Επιλέγω: (1) ποια(ες) εταιρεία(ες) θα αντιγράψω, (2) δίνω μια περιγραφή ώστε να γνωρίζω τα περιεχόμενα του αντιγράφου και (3) επιλέγω περιοχή και όνομα του αρχείου που θα περιλαμβάνει το αντίγραφο. Επιλέγοντας ΟΚ ολοκληρώνεται η διαδικασία δημιουργίας αντιγράφου, το οποίο μπορώ να αντιγράψω και σε άλλο φυσικό μέσον (π.χ. CD), για μεγαλύτερη ασφάλεια. Διαδικασία επαναφοράς αντιγράφου ασφαλείας (restore) Εάν κάποια στιγμή στην πορεία της εφαρμογής θελήσω να επαναφέρω κάποιο αντίγραφο ασφαλείας (π.χ. μεταφορά σε άλλο υπολογιστή), η διαδικασία είναι η αντίστροφη αυτής της δημιουργίας αντιγράφων (backup). Εάν σκοπεύω να επαναφέρω μια εταιρεία η οποία υπάρχει στη βάση δεδομένων, πρέπει πρώτα να αλλάξω όνομα στην εταιρεία της βάσης δεδομένων, γιατί στη διαδικασία επαναφοράς το σύστημα θα δημιουργήσει αυτόματα την εταιρεία του αντιγράφου.

3 Επόμενο βήμα είναι η επαναφορά του αντιγράφου. Επιλέγω Εργαλεία Επαναφορά. Στην πρώτη οθόνη επαναφοράς επιλέγω περιοχή του δίσκου και αρχείο στο οποίο έχω αποθηκεύσει το αντίγραφο που επιθυμώ να επαναφέρω.

4 1.2. Γενική Λογιστική Πηγαίνω να καταχωρήσω κανονικά τις εγγραφές και όταν χρειάζεται να καταχωρήσω κάποιον αριθμό λογαριασμού δεν μου δέχεται τον αριθμό του λογαριασμού που πάω να καταχωρήσω και γράφει : Τύπος λογαριασμού πρέπει να είναι Καταχώρηση σε Λογ. Γ/Λ Αρ = ''''. Ο λογαριασμός πρέπει να είναι τύπου Καταχώρηση για να δέχεται εγγραφές και όχι οτιδήποτε άλλο. Έκανα τις εγγραφές αλλά στο λογιστικό σχέδιο εμφανίζονται υπόλοιπα μόνο στον τριτοβάθμιο (εκεί που έκανα τις εγγραφές) και όχι στις ανώτερες βαθμίδες. Επίσης στο Γενικό Καθολικό δεν εμφανίζονται κάποιοι λογαριασμοί και στο υπόλοιπο το σύνολο Χρέωσης δεν συμφωνεί με το σύνολο Πίστωσης ή είναι όλα μηδέν. Έχεις δώσει λάθος περιοχές τιμών (από έως) στη στήλη Προσθέτει και για το λόγο αυτό δεν αθροίζονται σωστά οι παραπάνω βαθμίδες στο Λογιστικό Σχέδιο. Η αρίθμηση των παραστατικών δεν συμφωνεί με τις οδηγίες στην καταχώρηση εγγραφών. Αντί για την εγγραφή 3 εμένα μου βγαίνει 8. Προσπάθησα να το διορθώσω αλλά δεν το δέχεται. Το ισοζύγιο πάντως είναι σωστό. Απ ότι καταλαβαίνω πας να περάσεις μια νέα εγγραφή και αντί για 3 σου βγαίνει το παραστατικό 8. Αυτό είναι σωστό γιατί έχεις προχωρήσει στις αριθμήσεις και δεν μπορείς να πας πίσω. Δεν πειράζει αν δεν έχεις την ίδια αρίθμηση με το παράδειγμα, αυτός ο αριθμός είναι για εσωτερική χρήση (εξασφαλίζει την μοναδικότητα των εγγραφών) και δεν έχει καμία σημασία για εσένα. Στις εγγραφές γενικής λογιστικής μόλις πατάω «Καταχώρηση» μου εμφανίζει το μήνυμα «Ομάδες Καταχώρησης Α/Λ Κωδικός '60' δεν υπάρχει» και δεν μπορώ να βρω που υπάρχει το πρόβλημα. Έχεις καταχωρήσει λάθος στοιχεία σε κάποιο λογαριασμό. Θα ελέγξεις όλους τους λογαριασμούς που αφορούν οι εγγραφές και στην καρτέλα κάθε λογαριασμού θα βεβαιωθείς ότι στην επιλογή Καταχώρηση (Γενικά Καταχώρηση Ενοποίηση...) όλα τα πεδία στα δεξιά (Ενημέρωση Α/Λ, Ομάδα Καταχώρησης Α/Λ...) είναι κενά. Θα τα διαγράψεις και θα ξανακάνεις Καταχώρηση των εγγραφών. Περάσαμε τις συμψηφιστικές εγγραφές εις διπλούν. Πώς μπορούμε να διαγράψουμε την τελευταία καταχώρηση; Δεν μπορείτε να τις διαγράψετε. Θα κάνετε μια συμψηφιστική εγγραφή (αντιλογισμό) με τα αντίθετα ποσά ώστε να φτιάξει το ισοζύγιο. Μετά την καταχώρηση της εγγραφής τα σύνολα περιόδου στο ισοζύγιο θα είναι διαφορετικά, αλλά θα συμφωνούν οι δυο τελευταίες στήλες των υπολοίπων. Έχω στον λογαριασμό 60 υπόλοιπο στην χρέωση ενώ κανονικά είναι 0. Πώς μπορώ να το διορθώσω; Το ισοζύγιο δεν έχει διαφορά μόνο σε ένα λογαριασμό. Σίγουρα έχει διαφορά και αλλού, εφ όσον είναι ισοσκελισμένο. Θα βρεις και πού αλλού έχεις διαφορά και μετά θα κάνεις μια νέα εγγραφή αντιλογισμού (ταμειακή αν έχεις

5 και εγγραφή στο ταμείο ή συμψηφιστική) ώστε να συμφωνεί το ισοζύγιο με το υπόδειγμα Καταχώρησα μια εγγραφή Γενικής Λογιστικής, αλλά το σύστημα δεν μου πέρασε τα ποσά που καταχώρησα σωστά σε κάποιους λογαριασμούς. Επίσης παρατήρησα ότι δημιουργήθηκε αυτόματα και μια εγγραφή ΦΠΑ. Όταν καταχωρείς μια εγγραφή Γενικής Λογιστικής, αμέσως μετά την καταχώρηση ενός λογαριασμού από το λογιστικό σχέδιο, πιθανόν να εμφανιστούν δεδομένα στις στήλες Γενικός Τύπος Καταχώρησης, Ομάδα Καταχώρησης Συμβαλλομένων και Ομάδα Καταχώρησης Ειδών. Αυτό σημαίνει ότι το σύστημα θα κάνει εσωτερική υφαίρεση από το ποσό που θα καταχωρήσεις και θα υπολογίσει αυτόματα ΦΠΑ με βάση το περιεχόμενο των στηλών αυτών. Θα πρέπει πριν την Καταχώρηση να διαγράψεις τα περιεχόμενα των στηλών αυτών στην οθόνη Εγγραφών Λογιστικής (και όχι στο Λογιστικό Σχέδιο). Η λανθασμένη εγγραφή θα πρέπει να διορθωθεί με αντιλογισμό.

6 1.3. Προμηθευτές Καταχώρησα τον 1 ο προμηθευτή αλλά οι επόμενοι προμηθευτές δεν καταχωρούνται. Θα ήθελα να μου εξηγήσετε πώς γίνεται η καταχώρηση του επόμενου προμηθευτή (διότι δεν περνάει αυτόματα στον επόμενο). Πατάς το πλήκτρο F3 (function key) καθαρίζει η οθόνη, πατάς <Enter> στον κωδικό και παίρνει αυτόματα την επόμενη αρίθμηση. Στην καταχώρηση των προμηθευτών έχω καταχωρήσει τον 1ο προμηθευτή και δεν μπορώ να καταχωρήσω τους υπόλοιπους, δεν αλλάζει τον κωδικό αυτόματα και χειροκίνητα μου βγάζει μήνυμα να μετονομάσω την εγγραφή. Θα ελέγξεις τον Αριθμό Σειράς των προμηθευτών (Διαχείριση - Παραμετροποίηση Εφαρμογών Γενικά Αρ. Σειράς Αρ. Σειράς) και ειδικά την ένδειξη για Προεπιλεγμένη Αρίθμηση (ώστε να δίνεται αυτόματα η αρίθμηση) που θα πρέπει να έχει επιλεγεί. Στην καρτέλα του προμηθευτή, στην υποκαρτέλα Πληρωμές, στο πεδίο Όροι Πληρωμής, πηγαίνω στην αντίστοιχη υπο-οθόνη και όταν πάω να καταχωρήσω στη στήλη Υπολογισμός Ημ/νίας Πληρωμής '0Μ' μου βγάζει το μήνυμα «Η ΣΥΝΑΡΤΗΣΗ ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑΣ '0Μ' ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΠΕΡΙΕΧΕΙ ΜΟΝΑΔΑ ΧΡΟΝΟΥ». Δέχεται μόνο λατινικούς χαρακτήρες στο συγκεκριμένο πεδίο. Στο σημείο όμως της παραμετροποίησης των προμηθευτών, στο τέλος αναφέρεται ότι η καταχώρηση και των υπόλοιπων προμηθευτών γίνεται με τον ίδιο τρόπο. Μέσα στις οδηγίες όμως δεν υπάρχουν στοιχεία όπως διεύθυνση, ΑΦΜ, καθώς και ο τρόπος πληρωμής (με μετρητά ή γραμμάτια καθώς και οι μήνες). Τι θα πρέπει να κάνουμε; Βάλε ότι στοιχεία θέλεις, από τις δικές μου οδηγίες ή άλλα, δεν επηρεάζουν τα αποτελέσματα (ισοζύγια) τα οποία μας ενδιαφέρουν. Μας παρουσιάστηκε πρόβλημα στις Πληρωμές, καθώς το σύστημα δεν μας έδινε αυτόματα αρίθμηση και Λογαριασμό ισοζύγισης (αριθμό παραστατικού πληρωμών). Ελέγξαμε ήδη την Παραμετροποίηση που βρίσκεται στην υποενότητα 5.6, όπου και αναφέρεστε, όμως δεν μπορέσαμε να βρούμε το λάθος μας. Εφ όσον έκανες όλους τους ελέγχους παραμετροποίησης και είναι σωστές οι καταχωρήσεις σου, να πας Οικονομική Διαχείριση Παραμετροποίηση Γενικά Πρότυπα Εγγραφών, να διαγράψεις το πρότυπο των Πληρωμών και να το καταχωρήσεις ξανά. Καταχωρώ την πρώτη αγορά προμηθευτή και μετά επιλέγω Καταχώρηση Δοκιμαστική Εκτύπωση Προεπισκόπηση και μου βγάζει το μήνυμα. ΑΚΡΙΒΕΙΑ ΣΤΡΟΓΓΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ ΤΙΜΟΛΟΓΙΩΝ ΔΕΝ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΕΙΝΑΙ 0 ΣΕ ΝΟΜΙΣΜΑ ΚΩΔΙΚΟΣ="". Το ίδιο βγάζει και αν πατήσω Καταχώρηση. Δεν έκανες προσεκτικά την Παραμετροποίηση Γενικής Λογιστικής (Οικονομική Διαχείριση Παραμετροποίηση Παραμετροποίηση Γενικής Λογιστικής). Στη συγκεκριμένη οθόνη θα διορθώσεις το πεδίο Ακρίβεια Στρογγυλοποίησης, θα το κάνεις 0,01.

7 Περνάω τις εγγραφές πληρωμών του πρώτου προμηθευτή και όταν πηγαίνω να τις καταχωρήσω μου βγάζει αυτό το μήνυμα : Η εγγραφή της Γ/Λ δεν έχει αριθμό σειράς. Ονομ. Πρότυπης Εγγραφής = ΠΛΗΡΩΜΕΣ, Ονομ. Δέσμης Εγγραφών = DEFAULT, Αρ. Γραμμής : = , Αρ.Παραστατικού=ΕΚ Δεν έχεις κάνει σωστά την παραμετροποίηση των πληρωμών και ειδικά τον αριθμό σειράς από την οποία παίρνει αυτόματη αρίθμηση. Να την ελέγξεις με βάση τις οδηγίες. Σε ένα προμηθευτή το παράδειγμα μας δείχνει ότι πρέπει να περάσουμε τα στοιχεία στην καρτέλα Παραγγελίες Αγοράς. Πρόκειται όμως για τιμολόγιο. Επίσης και στους υπόλοιπους προμηθευτές τα καταχωρούμε στο Τιμολόγιο. Μήπως υπάρχει κάποιο λάθος; Σε ποια καρτέλα πρέπει να τα καταχωρήσω; Να τα περνάς στις παραγγελίες και μετά παραλαβή και τιμολόγιο Όταν πάω να δω τις εγγραφές προμηθευτή (με το κάτω βελάκι στο υπόλοιπο) δεν μου δείχνει όλες τις εγγραφές Μπορεί να υπάρχουν διαφορές ανάμεσα στις εκδόσεις του προγράμματος. Το ασφαλέστερο είναι να επιλέξεις (κάτω αριστερά) Προμηθευτής Εγγραφές Καθολικού. Σε ένα προμηθευτή στην ατομική εργασία έχω περάσει όλα τα τιμολόγια και όλες τις πληρωμές. Σας επισυνάπτω και τις εγγραφές. Προχωράω σωστά; Πρέπει να κάνω και συσχέτιση εγγραφών; Μην με ρωτάς τι πρέπει να κάνεις. Να ακολουθήσεις τις οδηγίες και όπου έχεις πληρωμές σε τιμολόγια θα πρέπει να κάνεις συσχέτιση, είτε αυτόματα κατά την καταχώρηση, είτε χειροκίνητα μετά την ολοκλήρωση των καταχωρήσεων. Μπορείς να βεβαιωθείς ότι έχει γίνει συσχέτιση όταν στην οθόνη των εγγραφών (ανάλυση του υπολοίπου του προμηθευτή) το πεδίο Υπόλοιπο Ποσό (α) στο τιμολόγιο είναι μειωμένο από την αξία των πληρωμών που αφορούν το συγκεκριμένο τιμολόγιο και (β) στην πληρωμή είναι αντίστοιχα μειωμένο από το ποσό που αφορά το(α) τιμολόγιο(α) με το(α) οποίο(α) είναι συσχετισμένη η συγκεκριμένη πληρωμή. Σε μια πληρωμή προμηθευτή έκανα μια λάθος καταχώρηση και αντί για 357 καταχώρησα το ποσό των 375. Ως αποτέλεσμα συγκρίνοντας το Γενικό Καθολικό της εργασίας μου με εκείνο των οδηγιών σας υπάρχει μια διαφορά 18 στο ποσό της Περιόδου Κίνησης και κατά συνέπεια στο ποσό του Υπολοίπου. Θα μπορούσα να το διορθώσω με κάποιο τρόπο; Πρέπει πρώτα να διορθώσεις τον προμηθευτή στο υποσύστημα προμηθευτών κάνοντας μια εγγραφή (πληρωμή ή είσπραξη ανάλογα με το λάθος) 18 ευρώ. Έτσι θα φτιάξει το υπόλοιπο των προμηθευτών και της λογιστικής. Πριν κάνεις την εγγραφή πάρε κανένα αντίγραφο ασφαλείας μήπως και κάνεις κανένα λάθος. Στην εγγραφή ενός προμηθευτή παρέλειψα να καταχωρήσω την συσχέτιση που ζητούσατε. Θα έχει επίπτωση σε κάποιο αποτέλεσμα στην συνέχεια; Μπορώ κάπως να το διορθώσω;

8 Δεν έχει επιπτώσεις στα υπόλοιπα και στα ισοζύγια. Για να το διορθώσεις θα πας στις οδηγίες μου στους προμηθευτές να δεις πώς γίνεται η συσχέτιση από το χρήστη (όχι αυτόματα). Καταχώρησα ένα τιμολόγιο σε λάθος προμηθευτή. Τι να κάνω για να διορθωθεί; 1. Θα εξοφλήσεις τον προμηθευτή από το υποσύστημα πληρωμών και κατόπιν θα ξαναπεράσεις το τιμολόγιο στο σωστό προμηθευτή. Με τον τρόπο αυτό θα βγει σωστά το ισοζύγιο προμηθευτών. 2. Θα έχεις όμως πρόβλημα στα ισοζύγια Λογιστικής. Για να το διορθώσεις θα δημιουργήσεις μια αντίθετη ταμειακή εγγραφή στους λογαριασμούς που επηρεάστηκαν από το τιμολόγιο αγοράς (αγορές και ΦΠΑ). Με την καταχώρηση θα ενημερωθεί αυτόματα και το ταμείο (που έχει το ποσό της πληρωμής), επομένως θα συμφωνήσει και η Λογιστική. Στο σημείο καταχώρησης ενός τιμολογίου αγοράς μου εμφανίζει μήνυμα, το οποίο αναφέρει ότι "η παραμετροποίηση ομάδων καταχώρησης δεν υπάρχει" και δεν επιτρέπει την καταχώρηση του τιμολογίου αγοράς. Αυτό είναι πρόβλημα παραμετροποίησης. Κάποια ομάδα καταχώρησης δεν υπάρχει. Να ελέγξεις την παραμετροποίηση είτε από τις οδηγίες (για την ομαδική) είτε με την εταιρεία Cronus Βιομηχανική (που υπάρχει στα Navision Manuals για την ατομική). Προσπαθώ να καταχωρήσω ένα τιμολόγιο αγοράς και στο τρίτο βήμα της διαδικασίας καταχώρησης (καταχώρηση σε προμηθευτές) σταματά και μου βγάζει το παρακάτω μήνυμα: ''Πρέπει να ορίσετε Λογ. ΦΠΑ Αγορών στο Παραμετροποίηση Καταχώρησης ΦΠΑ Ομάδα Καταχώρησης ΦΠΑ Συμβαλλόμενων =''ΕΕ'', Ομάδα καταχώρησης ειδών ΦΠΑ=''ΠΑΓΙΑ 19%'' Είναι πρόβλημα παραμετροποίησης. Αυτή η διαφάνεια δείχνει από πού προκύπτουν οι διάφορες παραμετροποιήσεις στις αγορές (από την παρουσίαση στην αρχή των εργαστηρίων). Να το ψάξεις και όπου χρειάζεται να το συγκρίνεις με την εταιρεία Cronus Βιομηχανική που είναι σωστή και δουλεύει. Όπως βλέπεις στα διάγραμμα πρέπει να ελέγξεις το λογαριασμό (όλες τις

9 παραμέτρους) αλλά και τον προμηθευτή και όλες τις ομάδες καταχώρησης (9 αρχεία συνολικά Λογαριασμός, Προμηθευτής, 3 Ο.Κ. Γενικά, 3 Ο.Κ. ΦΠΑ και 1 Ο.Κ. Προμηθευτών). Όταν τελειώσεις και αφού τα διορθώσεις να σβήσεις την παραγγελία και να την ξαναπεράσεις. Έχω κάνει όλους τους ελέγχους παραμετροποίησης αλλά όταν πάω να καταχωρήσω το τιμολόγιο μου βγάζει ξανά το πρόβλημα με την παραμετροποίηση. Τι να κάνω; Τι άλλο να κοιτάξω; Τα βήματα: 1. Να σβήσεις το τιμολόγιο 2. Να σβήσεις το λογαριασμό που σου δημιουργεί το πρόβλημα από το λογιστικό σχέδιο 3. Να ξανακαταχωρήσεις το λογαριασμό 4. Να ξανακαταχωρήσεις το τιμολόγιο Έτσι πιστεύω να ξεπεραστεί το πρόβλημα. Έχουμε διαφορές στις εγγραφές προμηθευτών. Το υπόλοιπο ποσό που εμφανίζεται στις εγγραφές προμηθευτών δεν συμφωνούσε με το υπόδειγμα και στην προσπάθειά μας να το διορθώσουμε μας έβγαλε μία επιπλέον εγγραφή Αυτή την εγγραφή δεν μπορούσαμε να την διαγράψουμε και γι αυτό προσπαθήσαμε να την αντιλογίσουμε αλλά σαν αποτέλεσμα μας έβγαλε κι άλλη μία την οποία επίσης δεν μπορούμε να διαγράψουμε. Τί να κάνουμε; Προσπάθησε να καταλάβεις τι κάνεις. Στο υποσύστημα προμηθευτών εισάγουμε μια νέα έννοια αυτή του έναντι τιμολογίου. Επομένως στις εγγραφές του προμηθευτή εμφανίζονται δυο ποσά (α) το ποσό της εγγραφής και (β) το υπόλοιπο ποσό της εγγραφής (μετά τους συσχετισμούς). Το υπόλοιπο του προμηθευτή προκύπτει από τις χρεώσεις και πιστώσεις των εγγραφών (ποσό). Επομένως το πρώτο πράγμα που ελέγχουμε είναι το υπόλοιπο που εμφανίζεται στην αρχική καρτέλα του προμηθευτή και αν υπάρχει διαφορά ελέγχουμε μια - μια τις εγγραφές που προκύπτουν από τις καταχωρήσεις. Αν υπάρχει πρόβλημα στο υπόλοιπο στην καρτέλα και κατά συνέπεια στις εγγραφές τότε κάνουμε νέες εγγραφές για να το συμφωνήσουμε (τις ονομάζουμε αντιλογισμούς). Όταν συμφωνεί το υπόλοιπο και οι εγγραφές κατόπιν ελέγχουμε το υπόλοιπο ποσό και αν υπάρχει διαφορά τότε δεν πειράζουμε τις εγγραφές αλλά τους συσχετισμούς (το «πάντρεμα» τιμολογίων με πληρωμές).

10 1.4 Πελάτες Μας παρουσιάστηκε πρόβλημα στην ενότητα "Υποσύστημα Πελατών", καθώς το σύστημα δεν μας έδινε αυτόματα αρίθμηση και Λογαριασμό ισοζύγισης (αριθμό παραστατικού εισπράξεων). Ελέγξαμε ήδη την Παραμετροποίηση που βρίσκεται στην υποενότητα 5.6, όπου και αναφέρεστε, όμως δεν μπορέσαμε να βρούμε το λάθος μας. Εφ όσον έκανες όλους τους ελέγχους παραμετροποίησης και είναι σωστές οι καταχωρήσεις σου, να πας Οικονομική Διαχείριση Παραμετροποίηση Γενικά Πρότυπα Εγγραφών, να διαγράψεις το πρότυπο των Εισπράξεων και να το καταχωρήσεις ξανά. Προσπαθώ να καταχωρήσω ένα τιμολόγιο πελάτη και μου βγαίνει το μήνυμα'' ΤΟ ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΠΟΙΗΣΗ ΟΜΑΔΩΝ ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗΣ ΔΝΕ ΥΠΑΡΧΕΙ ΠΕΔΙΑ ΚΑΙ ΤΙΜΕΣ ΟΜΑΔΑ ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗΣ ΣΥΜΒΑΛΛΟΜΕΝΩΝ = 'ΕΕ', ΟΜΑΔΑ ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗΣ ΕΙΔΩΝ= 'ΠΡΟΙΟΝΤΑ' ''. Αυτή η διαφάνεια δείχνει από πού προκύπτουν οι διάφορες παραμετροποιήσεις στην τιμολόγηση (από την παρουσίαση στην αρχή των εργαστηρίων). Επομένως η Ομάδα Καταχώρησης Ειδών που σου βγάζει είναι στο Λογαριασμό Γενικής Λογιστικής. Να το ψάξεις και όπου χρειάζεται να το συγκρίνεις με την εταιρεία Cronus Βιομηχανική που είναι σωστή και δουλεύει. Όπως βλέπεις στα διάγραμμα δεν πρέπει να ελέγξεις μόνο το λογαριασμό (όλες τις παραμέτρους) αλλά και τον πελάτη και όλες τις ομάδες καταχώρησης (9 αρχεία συνολικά Λογαριασμός, Πελάτης, 3 Ο.Κ. Γενικά, 3 Ο.Κ. ΦΠΑ και 1 Ο.Κ. Πελατών). Όταν τελειώσεις και αφού τα διορθώσεις να σβήσεις την παραγγελία και να την ξαναπεράσεις.

11 Έχω κάνει όλους τους ελέγχους παραμετροποίησης αλλά όταν πάω να καταχωρήσω το τιμολόγιο μου βγάζει ξανά το πρόβλημα με την παραμετροποίηση. Τι να κάνω; Τι άλλο να κοιτάξω; Τα βήματα: 5. Να σβήσεις το τιμολόγιο 6. Να σβήσεις το λογαριασμό που σου δημιουργεί το πρόβλημα από το λογιστικό σχέδιο 7. Να ξανακαταχωρήσεις το λογαριασμό 8. Να ξανακαταχωρήσεις το τιμολόγιο Έτσι πιστεύω να ξεπεραστεί το πρόβλημα. Όταν πάω να δω τις εγγραφές πελάτη (με το κάτω βελάκι στο υπόλοιπο) δεν μου δείχνει όλες τις εγγραφές Μπορεί να υπάρχουν διαφορές ανάμεσα στις εκδόσεις του προγράμματος. Το ασφαλέστερο είναι να επιλέξεις (κάτω αριστερά) Πελάτης Εγγραφές Καθολικού.

12 1.5 Κλεισίματα Αποτελέσματα Ισολογισμός Τα ισοζύγιά μου είναι σωστά αλλά έχω διαφορές στην κατάσταση ΦΠΑ και ΜΥΦ. Πώς να προχωρήσω; Αγνόησε την κατάσταση ΦΠΑ. Απλά θέλω να καταλάβετε τη λογική, ότι δηλαδή το σύστημα δίνει τη δυνατότητα έκδοσης της κατάστασης ΦΠΑ και ΜΥΦ. Η έμφαση δίνεται στα υπόλοιπα (χρεωστικά και πιστωτικά) που θα πρέπει να συμφωνούν παντού με τα υποδείγματα. Έχω φτάσει στην καταχώρηση των αποσβέσεων χρήσης. Πατώντας καταχώρηση των αποσβέσεων μου βγάζει μήνυμα λάθους: " Το Παραμετροποίηση καταχώρησης ΦΠΑ δεν υπάρχει. Ομάδα καταχώρησης ΦΠΑ Συμβαλλόμενων = ", Ομάδα καταχώρησης ειδών ΦΠΑ = " ΠΑΓΙΑ 19%". 'Ελεγξα τις καταχωρήσεις ΦΠΑ από την αρχή αλλά δεν βρήκα λάθος. Στην καταχώρηση αποσβέσεων κανονικά δεν γίνεται εγγραφή ΦΠΑ. Επομένως πρέπει να σβήσεις ότι έχει σχέση με ΦΠΑ και τα οποία παίρνει το σύστημα αυτόματα από τον λογαριασμό Λογιστικής, όπως Γενικός Τύπος Καταχώρησης (π.χ. Αγορών), Ομάδα Καταχώρησης Συμβαλλομένων (ΕΕ), Ομάδα Καταχώρησης Ειδών (π.χ. ΠΑΓΙΑ). Αυτά όλα πρέπει να σβηστούν γιατί αλλιώς θα γίνει αυτόματη εγγραφή ΦΠΑ. Στην ομαδική εργασία αντιμετωπίζουμε πρόβλημα στο Scenario03_Year-end.pdf στη σελίδα 4/14 στο βήμα 14. Ενώ τα έχουμε κάνει όλα σωστά μέχρι τώρα δεν μας εμφανίζεται η κατάσταση αποτελεσμάτων εκμετάλλευσης. Διάβασε προσεκτικά το λεκτικό και κατάλαβε τι κάνεις. Στο σημείο αυτό έχεις κλείσει τις ομάδες 6 και 7 και έχεις περάσει τα ποσά στην ομάδα 8. Επομένως οι λογαριασμοί από τους οποίους υπολογίζεται η κατάσταση αποτελεσμάτων έχει μηδενιστεί. Απλά την εμφανίζω στο σημείο αυτό για να συμφωνηθούν τα ποσά. Έχω τελειώσει την ατομική εργασία και πάω να δω τον ισολογισμό μου πατώντας οικονομική κατάσταση - επισκόπηση και μετά Λειτουργίες και προεπισκόπηση και δεν μου εμφανίζει καθόλου νούμερα. Εμφανίζει τους λογαριασμούς αλλά δεν δείχνει νούμερα. Θα πας κάτω στη σελίδα των οικονομικών καταστάσεων και θα επιλέξεις Λειτουργίες Διάταξη Στηλών. Κατόπιν θα καταχωρήσεις τα στοιχεία όπως ακριβώς είναι στην εταιρεία υπόδειγμα που σας έχω δώσει (Cronus Βιομηχανική).

13 2. Ατομική Εργασία Μπορείτε να μου στείλετε τον κωδικό για να κατεβάσω το Microsoft Dynamics NAV για την ατομική εργασία Είναι το password με το οποίο κάνουμε login στον server Κατά την εγκατάσταση του Microsoft Dynamics NAV 5 σε Windows 7, αφού επιλέξω Δοκιμαστική έκδοση Microsoft Dynamics NAV, οι χαρακτήρες των μηνυμάτων δεν διαβάζονται. Δεν έχουν ορισθεί σωστά τα ελληνικά στον υπολογιστή σου. Θα επιλέξεις Control Panel Clock, Language and Region Region and Language και θα επιλέξεις Formats Greek (Greece), Location Greece και Administrative Change system locale Greek (Greece). Έχω μόλις περάσει το πρόγραμμα στον υπολογιστή μου και το επόμενο βήμα που πρέπει να κάνω σύμφωνα με τις οδηγίες είναι να επαναφέρω την Cronus ΒΙΟΜΗΧΑΝΙΚΗ. Επιλέγω Εργαλεία-Επαναφορά αλλά η επιλογή Επαναφορά μου εμφανίζεται αλλά δεν μπορώ να την επιλέξω. Είναι γκρι-διαφανής. Προσπάθησα να δημιουργήσω την εταιρία MEGABYTE αλλά ούτε την επιλογή Δημιουργία μπορώ να επιλέξω. Μήπως έχω κάνει κάτι λάθος κατά την εγκατάσταση; Να δεις στις οδηγίες στην ιστοσελίδα μου, πιο κάτω από τις οδηγίες για την εγκατάσταση του προγράμματος υπάρχει ένας υπερσύνδεσμος που δείχνει οδηγίες για άνοιγμα βάσης. Για να κάνεις οτιδήποτε πρέπει πρώτα να ανοίξεις μια βάση. Μετά την ολοκλήρωση της εγκατάστασης του προγράμματος μου βγάζει κενό μενού Να ελέγξεις δυο πράγματα: 1. Ότι έχεις ανοίξει την βάση δεδομένων και μια εταιρεία 2. Όταν πλέον θα έχεις ανοίξει μια εταιρεία θα επιλέξεις Προβολή και θα βεβαιωθείς ότι το Παράθυρο Πλοήγησης (τελευταία επιλογή) είναι ενεργοποιημένο Δεν μου ενεργοποιεί την άδεια χρήσης και όταν πάω να κάνω εργαλείαεπαναφορά η "επαναφορά" δεν είναι στις ενεργές επιλογές (το εμφανίζει με άσπρα γράμματα και δεν μπορώ να το επιλέξω). Για να καταλάβεις αν ενεργοποιήθηκε η άδεια χρήσης πρέπει να ανοίξεις την βάση του Navision. Να δεις στις οδηγίες στην ιστοσελίδα μου, πιο κάτω από τις οδηγίες για την εγκατάσταση του προγράμματος υπάρχει ένας υπερσύνδεσμος που δείχνει οδηγίες για άνοιγμα βάσης. Για να κάνεις οτιδήποτε πρέπει πρώτα να ανοίξεις μια βάση. Πώς μπορώ να αντιγράψω το λογιστικό σχέδιο στην εταιρία μου; Όπως αντιγράφεις ένα ολόκληρο φύλλο εργασίας στο Excel. Πας στην εταιρεία με το σωστό λογιστικό σχέδιο και επιλέγεις όλο το λογιστικό σχέδιο (κλικ αριστερά στο σημείο που συναντάται η γραμμή των επικεφαλίδων με την κενή πρώτη στήλη), το οποίο και θα αλλάξει χρώμα και μετά δεξί κλικ στην περιοχή

14 του λογιστικού σχεδίου και αντιγραφή (copy). Μετά ανοίγεις τη νέα εταιρεία και στο λογιστικό σχέδιο κάνεις επικόλληση (paste). Πώς μπορώ να ελέγχω αν έχω κάνει κάποια λάθη στην παραμετροποίηση ειδικά όταν δεν φαίνονται τόσο αναλυτικά στις οδηγίες Για το λόγο αυτό σας έχω δώσει και την εταιρεία Cronus Βιομηχανική για να συγκρίνετε την παραμετροποίηση με τη δική σας εταιρεία. Η Cronus Βιομηχανική έχει τα σωστά ισοζύγια, εγγραφές και Αποτελέσματα Ισολογισμό μετά την ολοκλήρωση όλων των εγγραφών. Σε διάφορες εκτυπώσεις δεν μου εμφανίζει τα σύνολα. Μου εμφανίζει κάγκελα. Δηλαδή #########. Όλα τα υπόλοιπα είναι σωστά. Θα μου δημιουργήσει πρόβλημα παρακάτω; Όχι, εφ όσον οι εγγραφές είναι σωστές. Έλεγξε τα επί μέρους και αν είναι σωστά προχώρησε. Το πρόβλημα είναι ότι δεν χωράει στην εκτύπωση το πεδίο των συνόλων (είναι πολύ μεγάλο το νούμερο). Βρίσκομαι στη σελίδα 149 των οδηγιών της ατομικής εργασίας, στον Ισολογισμό, πατάω το κουμπί "Επισκόπηση" και δεν εμφανίζεται η στήλη με τα "ΣΥΝΟΛΑ ΧΡΗΣΗΣ". Υπάρχει κάτι που πρέπει να διορθώσω; Αν έχεις καταχωρήσει σωστά τη Διάταξη Στηλών (αρχή σελ. 149) τότε θα πρέπει να δουλεύει. Μπορείς να το ελέγξεις και στην Cronus Βιομηχανική. Οι οδηγίες δεν έχουν όλα τα στοιχεία των προμηθευτών και των πελατών. Τι να βάλω εκεί που δεν έχω στοιχεία; Οι οδηγίες έχουν τουλάχιστον κωδικό και επωνυμία προμηθευτή και πελάτη. Όπου λείπουν στοιχεία συμπλήρωσε στοιχεία επιλογής σου. Έχω περάσει ήδη στο word τα ισοζύγια των πελατών, προμηθευτών αλλά ξέχασα να περάσω αυτό του γενικού και αναλυτικών καθολικών, πειράζει να το περάσω στο τέλος; Επίσης δεν μπορώ να βρω τα ισοζύγια για: Τέλος Χρήσης, Αποτελέσματα, Διανομή Κερδών. Που πρέπει να πάω; Πειράζει αν τα βγάλω όλα στο τέλος; Τα ισοζύγια έπρεπε να τα βγάλεις με την ολοκλήρωση κάθε υποσυστήματος (π.χ. Λογιστικής, Προμηθευτών, Πελατών κ.λ.π.). Τώρα για να τα βγάλεις, εφ όσον έχεις κρατήσει αντίγραφα στο τέλος κάθε υποσυστήματος, πρέπει να μετονομάσεις την εταιρεία σου και να κάνεις επαναφορά το αντίστοιχο αντίγραφο απ όπου μπορείς να βγάλεις τα ισοζύγια. Οι εκτυπώσεις μου εμφανίζουν σε πολλά σημεία ########## αντί για αριθμούς με αποτέλεσμα να μην εμφανίζονται τα σύνολα στα διάφορα ισοζύγια και να μην μπορώ να τα τυπώσω ούτε και να τα σώσω σωστά για να τα παραδώσω. Μετά την Προεπισκόπηση και όταν πλέον θα φαίνεται η εκτύπωση στην οθόνη σου, επιλέγεις Αρχείο Αποθήκευση ως HTML και αυτό μπορείς να το σώσεις και να το εκτυπώσεις σωστά.

15 3. Αντίγραφα Ασφαλείας Να σας στείλω ένα αντίγραφο ασφαλείας με ; Σκέψου λιγάκι. Τι μέγεθος έχει κάθε αντίγραφο ασφαλείας (περί τα 80 ΜΒ). Έχω κάνει πολλά λάθη και έχω μπλεχτεί. Ήθελα να ζητήσω αν γίνεται να κάνουμε κάτι ώστε να ξεκινήσω από την αρχή την άσκηση ή αν δε γίνεται αυτό, να μου δώσετε ένα νέο έτος και να ξεκινήσω με βάση αυτό!! Μπορείς να δημιουργήσεις μια νέα εταιρεία και να ξεκινήσεις από την αρχή (Αρχείο Εταιρεία Δημιουργία). Εάν έχεις πάρει αντίγραφο (backup) πριν από το σημείο που έκανες το λάθος μπορείς να μετονομάσεις την εταιρεία που δουλεύεις (Αρχείο Εταιρεία Μετονομασία) και να κάνεις επαναφορά (Εργαλεία Επαναφορά). Έκανα το πρώτο αντίγραφο ασφαλείας και το αποθήκευσα σε ένα φάκελο στην επιφάνεια εργασίας. Πάω να το ανοίξω και μου βγάζει το εξής μήνυμα: " προσπαθήστε να ανοίξετε ένα αρχείο τύπου navision attain backup (.fbk). Αυτά τα αρχεία χρησιμοποιούνται από το λειτουργικό σύστημα και από διάφορα προγράμματα επεξεργασία ή η τροποποίηση τους μπορεί να καταστρέφει το σύστημα σας. Εάν θέλετε να ανοίξετε οπωσδήποτε το αρχείο κάντε κλικ στο κουμπί άνοιγμα με. Διαφορετικά κάντε κλικ στο κουμπί άκυρο." Το αντίγραφο «ανοίγει» μόνο μέσα από την εφαρμογή (Εργαλεία Επαναφορά) και όχι από τα windows. Πριν κάνεις επαναφορά να προσέξεις να έχεις μετονομάσει την εταιρεία που επαναφέρεις γιατί αν υπάρχει στη βάση δεν θα ολοκληρωθεί η επαναφορά. Μου είπατε να σας φέρω το αντίγραφο και την βάση για να με βοηθήσετε να λύσω το πρόβλημα που έχω. Πού είναι η βάση; Θα βρεις που είναι η βάση, από το Αρχείο Βάση Δεδομένων Άνοιγμα (εκεί μπορείς να δεις το όνομα του αρχείου και που βρίσκεται στο δίσκο). Δουλεύω το πρόγραμμα στον εξυπηρετητή. Θα πάρω όλα τα αντίγραφα ασφαλείας που ζητάτε; Πώς θα μεταφέρω τα αντίγραφα και τις εκτυπώσεις μου από την εξυπηρετητή; Όχι δεν χρειάζεται, θα πάρεις μόνο το τελικό αντίγραφο. Για να μεταφέρεις τα αρχεία σου από τον εξυπηρετητή θα ακολουθήσεις την εξής διαδικασία: (α) θα δημιουργήσεις όλα τα αρχεία που σου χρειάζονται σε μια περιοχή (κατά προτίμηση σε φάκελο στην περιοχή My Documents και όχι στο Desktop γιατί κάποιος μπορεί να σου τα σβήσει), (β) όταν ανοίξεις το Remote Desktop Connection θα επιλέξεις Options>> - Local Resources More και θα τσεκάρεις τα Drives (που σημαίνει ότι οι τοπικοί δίσκοι θα φαίνονται από τον εξυπηρετητή) και (γ) όταν έχεις πλέον συνδεθεί με τον εξυπηρετητή θα μπορείς να αντιγράψεις τα αρχεία σου και σε τοπικούς δίσκους (οι οποίοι είναι πλέον διαθέσιμοι)..