1. Μια εισαγωγή στον οδηγό PM 2

Transcript

1 1. Μια εισαγωγή στον οδηγό PM 2 Αυτός ο οδηγός παρέχει μια εισαγωγή στη μεθοδολογία της διαχείρισης έργων στο PM 2 (Project Management Methodology). Έχει διατηρηθεί όσο πιο απέριττος ήταν εφικτό, ενώ ακόμα παρέχει αρκετές πληροφορίες για να σε βοηθήσει να καταλάβεις και να ξεκινήσεις να χρησιμοποιείς τη μεθοδολογία του PM 2. Αυτός ο οδηγός είναι : Για τους διαχειριστές έργων και για τις ομάδες έργων που επιθυμούν να μάθουν περισσότερα για την διαχείριση των έργων και για την μεθοδολογία του PM 2. Για ειδικούς εξειδικευμένους διαχειριστές έργων και τα μέλη των ομάδων οι οποίοι επιθυμούν να μάθουν περισσότερα για την μεθοδολογία του PM 2. Μία πηγή πληροφοριών που θα επιτρέψει στις ομάδες έργων να ξεκινήσουν να χρησιμοποιούν την μεθοδολογία του PM 2 στα έργα τους. Παρέχει: Ένα κοινό λεξιλόγιο (γλωσσάριο) το οποίο κάνει εύκολο για τις ομάδες έργων να επικοινωνήσουν και να εφαρμόσουν έννοιες της διαχείρισης έργων. Βέλτιστες πρακτικές εξαρτάται από τους διαχειριστές των έργων και τα μέλη των ομάδων να διαλέξουν πρακτικές που θα προσδώσουν περισσότερη αξία στα έργα τους. Ένα σύνδεσμο μεταξύ του Agile PM 2 και του PM 2 Project Portfolio Management. Συνδέσμους των πηγών του PM 2 (ηλεκτρονικές πηγές και παραδείγματα). 1.1 Για την μεθοδολογία του PM 2 Το PM 2 είναι μία μεθοδολογία διαχείρισης έργων ανεπτυγμένη από την ευρωπαϊκή επιτροπή. Ο σκοπός της είναι να επιτρέψει τους διαχειριστές έργων (PMs) να παρέχουν λύσεις και οφέλη στους οργανισμούς τους μέσα από την αποτελεσματική διαχείριση του έργου. Το PM 2 δημιουργήθηκε λαμβάνοντας υπόψη το περιβάλλον και τις ανάγκες των Ευρωπαϊκών θεσμών και των έργων τους, προκειμένου να διευκολυνθεί η διαχείριση των έργων στον πλήρη κύκλο ζωής τους. Το PM 2 ενσωματώνει στοιχεία από ένα ευρύ φάσμα καλών πρακτικών που είναι διεθνώς αποδεκτές στη διαχείριση έργων, οι οποίες περιγράφονται στα πρότυπα και στις μεθοδολογίες, καθώς και τη σχετική, εκ μέρους της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, επιχειρησιακή εμπειρία από διάφορα εσωτερικά και εξωτερικά έργα. Το PM 2 είναι ελαφρύ και εύκολο να εφαρμοστεί η μεθοδολογία η οποία καθιστάτε δυνατή για τις ομάδες έργων να το προσαρμόσουν στις συγκεκριμένες ανάγκες τους. Το PM 2 είναι πλήρως υποστηριγμένο από ένα ολοκληρωμένο πρόγραμμα κατάρτισης, εργαστήρια, καθοδηγητικά σεμινάρια,

2 ηλεκτρονική τεκμηρίωση και μια ενεργή Κοινότητα πρακτικής (αυτήν την στιγμή διατίθεται μόνο εντός της Ευρωπαϊκής Επιτροπής και σε ορισμένα ευρωπαϊκά θεσμικά όργανα). Η μεθοδολογία του PM 2 παρέχει: Μία δομή διακυβέρνησης έργου Κατευθυντήριες γραμμές Πρότυπα τέχνης Κατευθυντήριες γραμμές για να χρησιμοποιήσουμε τα πρότυπα τέχνης Ένα σύνολο αποτελεσματικών νοοτροπιών Το PM 2 βελτιώνει την αποτελεσματικότητα της διαχείρισης του έργου με: Με την βελτίωση της επικοινωνίας και με την διάδοση των πληροφοριών Διευκρινίζοντας τις προσδοκίες όσο το δυνατόν νωρίτερα στον κύκλο ζωής του έργου Καθορίζοντας τον κύκλο ζωής του έργου ( από την έναρξη έως το κλείσιμο) Παρέχοντας οδηγίες για τον προγραμματισμό του έργου Εισάγοντας δραστηριότητες παρακολούθησης και ελέγχου που είναι απαραίτητες για την διαχείριση ενός έργου. Προτείνοντας δραστηριότητες διαχείρισης και εκροές (σχέδια, συνεδριάσεις, αποφάσεις) Παρέχοντας έναν σύνδεσμο με ευέλικτες πρακτικές (π.χ Agile PM 2 ) 1.2 Το Κέντρο Αριστείας του PM² (CoEPM²) Ο σκοπός του Κέντρου Αριστείας του PM2 είναι να παρέχει στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή και στα θεσμικά όργανα της ΕΕ υποδομή διαχείρισης έργων υψηλού επιπέδου, υποστήριξη και συμβουλευτικές υπηρεσίες. Το CoEPM² υποστηρίζει εσωτερικά τη μεθοδολογία PM², συντονίζει ένα διοργανικό δίκτυο υποστήριξης έργων (PSN) και προωθεί το PM² μέσω της πρωτοβουλίας του Ανοικτού PM². 1.3 Η Πρωτοβουλία του ανοικτού PM² Το Open PM² είναι μια πρωτοβουλία που πάρθηκε από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή φέρνοντας τη μεθοδολογία του και τα οφέλη της πιο κοντά στους ευρύτερους ενδιαφερόμενους και στην κοινότητα των χρηστών. Ο στόχος του Open PM² είναι να παρέχει ανοικτή πρόσβαση στη Μεθοδολογία Διαχείρισης Έργων PM² και συνολική προσφορά PM² σε όλα τα θεσμικά όργανα της Ευρωπαϊκής Ένωσης, στους εργολάβους και στις ευρύτερες ομάδες ενδιαφερόμενων μερών της ΕΕ. Αυτό θα επιτρέψει την αύξηση της αποτελεσματικότητας στη διαχείριση και την επικοινωνία των

3 έργων που εξυπηρετούν τους στόχους της Ευρωπαϊκής Ένωσης και των αναγκών των κρατών μελών και των πολιτών της ΕΕ. Η έκδοση του Open PM² έχει ως στόχο να βοηθήσει να αποτραπούν τα επαναλαμβανόμενα λάθη του παρελθόντος από τις επαναλαμβανόμενες προσπάθειες και τη χρηματοδότηση διαφορετικών προσεγγίσεων διαχείρισης έργων βασισμένων στις διαφορές αντί να επενδύσει σε συγκλίνουσες προσεγγίσεις που βασίζονται σε ομοιότητες και κοινό ενδιαφέρον της ευρύτερης δημόσιας διοίκησης της ΕΕ και πέραν αυτής. Η έκδοση του Open PM² έχει ως στόχο να συμβάλει στην αύξηση της ικανότητας διαχείρισης έργων στην Ευρωπαϊκή Ένωση και να οδηγήσει στην αύξηση της αποδοτικότητας και της επιτυχίας του έργου. Η έκδοση του Open PM² επιτυγχάνει την ορθολογική εξήγηση της προσέγγισης της διαχείρισης έργων σε ολόκληρη την ΕΕ. καθιερώνει μια κοινή γλώσσα και την επεξεργάζεται για την αποτελεσματική επικοινωνία του έργου. επιτρέπει τη διαφάνεια και την προβολή των εργασιών για συνεργασίες μεταξύ διαφόρων οργανωτικών έργων. επιτρέπει τη διαχείριση έργων υψηλότερης ποιότητας, επιτρέποντας αποδοτικότητα κόστους / προσπάθειας. επιτρέπει καλύτερη παρακολούθηση και έλεγχο των χρηματοδοτούμενων έργων και επιχορηγήσεων από την ΕΕ.

4 υλοποιεί την απόφαση της Ευρωπαϊκής Επιτροπής της 12ης Δεκεμβρίου 2011 (2011/833 / ΕΕ) για την επαναχρησιμοποίηση εγγράφων της Επιτροπής για την προώθηση της προσβασιμότητας και της επαναχρησιμοποίησης" Εκδόσεις του Open PM 2 Το CoEPM² παρέχει μια κεντρική ηλεκτρονική τοποθεσία για όλες τιςpm 2 πληροφορίες, δημοσιεύσεις κ.λπ. PM 2 δημοσιεύσεις Επικοινωνία με την EC-PM Δίκτυο υποστήριξης έργων (PSN) Το δίκτυο υποστήριξης έργων PM² (PSN) είναι ένα δίκτυο τοπικών γραφείων υποστήριξης έργων (LPSOs) τα οποία είναι συντονισμένα και υποστηριζόμενα από το κέντρο αριστείας στο PM 2. Το δίκτυο υποστήριξης έργων PM² (PSN)αποσκοπεί στο να γίνει ένα αποκεντρωμένο δίκτυο υποστήριξης διαχείρισης έργων, παρέχοντας καθοδήγηση και υποστήριξη στους χρήστες του PM 2 τόσο στη μεθοδολογία PM² όσο και στην αποτελεσματική χρήση των εργαλείων και τεχνικών διαχείρισης έργων. Το Δίκτυο Υποστήριξης Έργων (PSN): προωθεί την ανταλλαγή και τον διαμερισμό γνώσεων, εμπειριών και βέλτιστων πρακτικών. καθιστά δυνατή τη συλλογή ανατροφοδοτήσεων για τη συνεχή βελτίωση και αξιοποίηση της μεθοδολογίας του PM². δίνει την δυνατότητα στα τοπικά γραφεία υποστήριξης έργων (LSPOs) να υποστηρίζουν το ένα το άλλο ως κοινότητα. συντονίζεται και υποστηρίζεται από το κέντρο αριστείας στο PM 2. εξαρτάται από τις συνεισφορές των πρωταθλητών του PM 2 (ατόμων και οργανισμών). Γίνεται μέλος στην κοινότητα του PM² και μείνετε σε επαφή για ενημερώσεις: Διαχείριση έργου Αυτή η ενότητα περιγράφει τις βασικές έννοιες της διαχείρισης έργου με σκοπό τη καλύτερη κατανόηση της μεθοδολογίας PM Σχετικά με τα Έργα

5 2.1.1 Τι είναι έργο; Το έργο είναι μια προσωρινή οργανωτική δομή η οποία είναι ρυθμισμένη να δημιουργήσει ένα μοναδικό προϊόν ή υπηρεσία (έξοδος) με συγκεκριμένους περιορισμούς όπως ο χρόνος, το κόστος, και η ποιότητα. Προσωρινή σημαίνει πως το έργο έχει μία σωστά καθορισμένη αρχή και τέλος. Μοναδική έξοδος σημαίνει ότι το προϊόν ή υπηρεσία του έργου δεν έχει δημιουργηθεί πριν. Μπορεί να είναι πανομοιότυπο με κάποιο άλλο προϊόν ωστόσο πάντα θα υπάρχει ένα συγκεκριμένο επίπεδο μοναδικότητας. Η έξοδος ενός έργου μπορεί να είναι ένα προϊόν (π.χ. νέα εφαρμογή) ή μια υπηρεσία (π.χ. συμβουλευτικές υπηρεσίες, μία διάσκεψη ή ένα πρόγραμμα εκπαίδευσης ) Το έργο είναι καθορισμένο, σχεδιασμένο και εκτελείται υπό εξωτερικούς ( ή αυτόεπιβαλλόμενους ) περιορισμούς όπως ο χρόνος, το κόστος, η ποιότητα καθώς και άλλοι περιορισμοί σχετιζόμενοι με το οργανωτικό περιβάλλον, τις δυνατότητες, τη διαθέσιμη χωρητικότητα του έργου, κτλ. Εικ 2.1 Χαρακτηριστικά Έργου Ένα έργο τελειώνει όταν οι στόχοι έχουν επιτευχθεί και όλα τα παραδοτέα έχουν παραχθεί και αποδεχτεί από τον οργανισμό ή το πρόσωπο που ζήτησε το έργο (πελάτης). Όλα αυτά τα παραδοτέα στη συνέχεια παραδίδονται στο πελάτη και η ομάδα έργου αποδεσμεύεται. Τα έργα είναι διαφορετικά από τη συνήθη καθημερινή δουλειά (εργασίες) και απαιτούν μία ειδική προσωρινή οργανωτική δομή με σκοπό να : Οριστεί το πεδίο εφαρμογής του έργου και τα παραδοτέα ( προϊόν ή υπηρεσίες). Δημιουργηθεί μια επιχείρηση που να δικαιολογεί την επένδυση ( να οριστεί η αξία του έργου για τον οργανισμό, το επιχειρηματικό πλαίσιο, λίστα των εναλλακτικών λύσεων κτλ.). Προσδιοριστούν οι ενδιαφερόμενοι του έργου και να καθοριστεί η κεντρική ομάδα του έργου. Δημιουργηθεί το πλάνο του έργου έτσι ώστε να βοηθήσει τον οδηγό και διαχειριστή του έργου. Οριστούν και να συντονιστούν οι εργασίες του έργου σε ομάδες. Γίνει παρακολούθηση και έλεγχος του έργου σε καθημερινή βάση ( πρόοδος, αλλαγές, ρίσκα, θέματα, ποιότητα κτλ.). Γίνει παράδοση και των παραδοτέων

6 Εικ 2.2 Ένα έργο ως μια μετασχηματιστική διεργασία, μετατρέποντας μια ιδέα πραγματικότητα Για ποιο λόγο δημιουργούμε έργα; Στόχος ενός έργου είναι να εισαγάγει ένα νέο προϊόν ή υπηρεσία ή να αλλάξει ένα υπάρχον. Επιτυγχάνοντας το στόχο αναμένεται να αποφέρει οφέλη για τον οργανισμό (π.χ. μια νέα ευρύτερη οργάνωση συστήματος διαχείρισης εγγράφων μπορεί να αυξήσει τη παραγωγικότητα, εισάγοντας μια νέα αναζήτηση, ανάγνωση και αρχειοθέτηση εγγράφων.) Ένα έργο μπορεί να θεωρηθεί ως μια μετασχηματιστική διεργασία, μετατρέποντας μια ιδέα πραγματικότητα (Βλέπε εικόνα 2.2) Τα έργα μπορούν να πραγματοποιηθούν για τη διατήρηση των σημερινών δραστηριοτήτων (π.χ. διατήρηση του ισχύοντος επιπέδου υπηρεσίας, σχέσεις, παραγωγικότητα ), να μετατρέψει τις επιχειρηματικές δραστηριότητες, ή να βελτιώσει τον τρόπο λειτουργίας, ώστε ο οργανισμός να είναι πιο αποτελεσματικός στο μέλλον. Υπάρχουν αρκετοί διαφορετικοί λόγοι γιατί τα έργα ξεκινούν: Ζήτηση ενός πελάτη για ένα νέο προϊόν ή υπηρεσία Η ζήτηση αγοράς ή ευκαιρίας για ένα νέο προϊόν ή υπηρεσία Μια αλλαγή στη νομοθεσία ή την οργανωτική ανάγκη Κάνοντας χρήση της νέας τεχνολογίας για τη μείωση του κόστους. Αντιδρώντας σε ένα νέο προϊόν ή υπηρεσία. Η συγχώνευση δύο ή περισσοτέρων τμημάτων, η οποία χρειάζεται διαδικασία ενσωμάτωσης. Η ενημέρωση της υπάρχουσας διαδικασίας. Το αποτέλεσμα του ελέγχου που περιγράφει τις βελτιώσεις που πρέπει να γίνουν. Μία μετακίνηση γραφείου. Μια εκστρατεία ευαισθητοποίησης Η ανάγκη για την απόδειξη της γενικής ιδέας. Η ανακοίνωση του τερματισμού της υποστήριξης για μια υπάρχουσα πλατφόρμα. Μεταφορά πληροφοριών σε νέο έγγραφο του συστήματος διαχείρισης

7 Η βελτίωση των υπάρχων υπηρεσιών Έργο εκροές, αποτελέσματα και οφέλη Οι ομάδες έργου τείνουν να εστιάσουν τις προσπάθειές τους στην παραγωγή παραδοτέων. Ωστόσο, η πραγματικότητα είναι ότι τα παραδοτέα είναι απλώς ένα μέσο για την επίτευξη ενός σκοπού, καθώς ο πραγματικός σκοπός του έργου είναι να επιτευχθούν ορισμένα αποτελέσματα που θα αποφέρουν σημαντικά οφέλη. Επομένως, είναι σημαντικό για όλους τους εμπλεκόμενους στη διαχείριση του έργου και της εκτέλεσης (διαχειριστές και μέλη της ομάδας) να κατανοήσουν τη σχέση ανάμεσα στην απόδοση του έργου, τα αποτελέσματα και τα οφέλη, και να προσδιοριστούν με σαφήνεια στο έργο. Αυτό επιτρέπει στους συμμετέχοντες του έργου να βεβαιώσουν ότι σε αυτό που δουλεύουν θα λειτουργήσει σωστά, να μην χάσουν τον αρχικό σκοπό του έργου, και να αποφύγουν την παραγωγή παραδοτέων με χαμηλή (ή όχι) αξία στην οργάνωση. Πιο συγκεκριμένα, η παραγωγή του έργου (παραδοτέα) είναι προϊόντα ή υπηρεσίες τα οποία παρουσιάζουν κάτι νέο (μια αλλαγή) τα οποία θα οδηγήσουν σε ένα αποτέλεσμα, ενώ τα οφέλη είναι μετρήσιμες βελτιώσεις που προκύπτουν από ένα αποτέλεσμα. Παρατήρηση ότι τα αποτελέσματα του έργου και τα οφέλη συχνά ανέρχονται μόνο όταν το έργο έχει τελειώσει. Εικ 2.3 Παραγωγή, αποτέλεσμα, οφέλη έργου Ο πίνακας παρακάτω το παρουσιάζει με ένα απλό παράδειγμα: Παράδειγμα από παραγωγή, αποτέλεσμα και οφέλη Παραγωγή Έργου Υιοθέτηση της μεθοδολογίας PM2 εντός ενός οργανισμού (DG,μονάδα, κτλ. ) Αύξηση ποιότητας έργου Αποτέλεσμα Βελτιωμένη ορατότητα των στόχων, της κατάστασης και προβλέψεις του έργου Έργου Δυνατότητα να υπάρχει μεγαλύτερος έλεγχος στον ανάδοχο εργασίας και τα παραδοτέα. Οφέλη Έργου Το κόστος υπερβάσεων του έργου μειώθηκε κατά 30% Η παραγωγικότητα αυξήθηκε κατά 30%

8 2.2 Σχετικά με τη Διαχείριση Έργου Τι είναι η Διαχείριση Έργου; Η διαχείριση έργου μπορεί να οριστεί ως τις δραστηριότητες σχεδιασμού, οργάνωσης, ασφάλισης, παρακολούθησης και διαχείρισης των απαραίτητων πόρων και της εργασίας για τη επίτευξη συγκεκριμένων στόχων και σκοπών του έργου με αποτελεσματικό και αποδοτικό τρόπο. Η συνηθισμένη προσέγγιση της διαχείρισης έργου πρέπει πάντα να προσαρμόζεται για να εξυπηρετήσει τις ανάγκες του έργου. Όταν χρησιμοποιείτε το PM2, ο διαχειριστής του έργου θα πρέπει να χρησιμοποιεί (και ίσως ακόμη να προσαρμόσει) μόνο τα μέρη που συμβάλλουν στην αποτελεσματική διαχείριση έργου Τεκμηρίωση έργου Η τεκμηρίωση του έργου είναι μια κύρια δραστηριότητα για τη διαχείριση του έργου και κρατάει από την έναρξη του έργου έως και την ολοκλήρωση του. Σκοπός της τεκμηρίωσης είναι: Βοηθά τους ανθρώπους να πιστεύουν κάτι καθ όλη τη διάρκεια: Η τεκμηρίωση οξύνει τη σκέψη μέσω της διαδικασίας ώστε να έχουν αόριστες σκέψεις και σχέδια σε λέξεις Αποκρυστάλλωση σχεδίου Ορισμός του σκοπού του έργου για την έγκριση: Εξασφάλιση συμφωνίας απ όλες τις ομάδες ενδιαφέροντος και τα μέλη της ομάδας του έργου ( έτσι ώστε να μοιράζονται τις ίδιες προσδοκίες για το τι πρόκειται να παραδοθεί, τι είναι να γίνει, πότε πρέπει να γίνει κτλ. ) Παροχή σε όλους τους ενδιαφερόμενους μια σαφή εικόνα των απαιτήσεων του έργου. Διευκόλυνση επικοινωνίας με εσωτερικές και εξωτερικές ομάδες Παροχή γραμμής αναφοράς για την παρακολούθηση και τον έλεγχο της διαδικασίας του έργου Αρχειοθέτηση σημαντικών αποφάσεων Παροχή πληροφοριών που απαιτούνται από τους επίσημους ελέγχους Υποστήριξη οργανωτικής μνήμης που ενεργεί ως μια ιστορική αναφορά που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να αυξήσει τις πιθανότητες επιτυχίας των μελλοντικών έργων Να σημειωθεί ότι η τεκμηρίωση του έργου πρέπει να προσχωρήσει στην οργάνωση και στα πρότυπα ποιότητας του έργου σχετικά με τη μορφή, το στυλ, κτλ,αλλά πάνω απ όλα πρέπει να πληροί το στόχο του και να είναι εύκολα κατανοητό και φιλικό στον χρήστη, Γραφείο Υποστήριξης Έργου (PSO)

9 Ένα γραφείο υποστήριξης έργου είναι ένας οργανωτικός φορέας (φυσικός ή νομικός ) που παρέχει υποστήριξη στις υπηρεσίες διαχείρισης έργου. Οι ευθύνες του γραφείου υποστήριξης έργου μπορεί να κυμαίνονται από την απλή παροχή λειτουργίας υποστήριξης διαχείρισης έργου στο να βοηθά τον κρίκο του έργου στην στρατηγική επιτυχία. Δεν έχουν όλες οι οργανώσεις Γραφείο Υποστήριξης Έργου.(PSO) Ένα γραφείο υποστήριξης έργου μπορεί : Να προσφέρει διοικητική υποστήριξη, βοήθεια και εκπαίδευση των διαχειριστών (PMS) και άλλο προσωπικό. Συλλογή, ανάλυση και έκθεση σχετικά με την πρόοδο πληροφόρησης του έργου Να βοηθήσει με ένα σύστημα διαχείρισης πληροφοριών έργου (PMIS), το προγραμματισμό του έργου, σχεδιασμού των πόρων και το συντονισμό. Διατηρούν ένα κεντρικό αποθετήριο του έργου (τα έγγραφα του έργου, τους κινδύνους, τα διδάγματα). Συντονισμός διαχείρισης διαμόρφωσης και διασφάλισης της ποιότητας των δραστηριοτήτων Ελέγχει την τήρηση της μεθοδολογίας κατευθύνσεις και άλλα οργανωτικά πρότυπα. Προσαρμόζει τη μεθοδολογία της διαχείρισης έργου για νέες καλύτερες πρακτικές, και να βοηθήσει ομάδες έργου για την αποτελεσματική εφαρμογή στα έργα τους Διαχείριση του Προγράμματος Ένα πρόγραμμα χαρακτηρίζεται ως μία ομάδα από συναφή έργα που απαρτίζονται μαζί για να διευκολυνθεί το επίπεδο της διαχείρισης, το οποίο θα καταστήσει δυνατή την επίτευξη επιπλέον στόχων και οφελών που δεν θα ήταν δυνατό εάν τα έργα αυτά διαχειρίζονταν μεμονωμένα. Όπως και τα έργα, τα προγράμματα είναι ένα μέσο για την επίτευξη των στρατηγικών στόχων και σκοπών. Ωστόσο, η διαχείριση του προγράμματος είναι διαφορετική από πολλαπλή διαχείριση έργων (Διαχείριση πολλών έργων παράλληλα ) Ένας διαχειριστής προγράμματος κάνει συγκεκριμένες προσπάθειες μεταξύ των έργων μα δε διαχειρίζεται απευθείας τα επιμέρους έργα Χαρτοφυλάκιο διαχειριστή έργου Ένα χαρτοφυλάκιο έργου είναι μια συλλογή έργων, προγραμμάτων και άλλων δραστηριοτήτων των οποίων συγκεντρώνονται σε ομάδες για καλύτερο έλεγχο των οικονομικών και άλλων πόρων και για την διευκόλυνση της αποτελεσματικής διαχείρισης τους όσον αφορά την επίτευξη στρατηγικών στόχων.τα έργα ή τα προγράμματα του χαρτοφυλακίου δεν εξαρτώνται αναγκαστικά μεταξύ τους. Από στρατηγική άποψη, τα χαρτοφυλάκια είναι υψηλότερου επιπέδου από τα προγράμματα και τα έργα. Το επίπεδο

10 χαρτοφυλακίου είναι εκείνο όπου λαμβάνονται επενδυτικές αποφάσεις διατίθενται πόροι και καθορίζονται προτεραιότητες. Είναι πολύ σημαντικό για τους ανθρώπους που ασχολούνται με τον καθορισμό και την διαχείριση των έργων, να κατανοήσουν τις διαφορές μεταξύ των έργων, των προγραμμάτων και των χαρτοφυλακίων, καθώς και τις ειδικές απαιτήσεις διαχείρισης τους. Θα πρέπει επίσης να είναι σε θέση να καθορίσουν ή να τοποθετήσουν τη δουλειά τους στο σωστό επίπεδο (π.χ. κατά πόσο η εργασία τους μπορεί να διαχειριστεί καλύτερα ως πρόγραμμα ή ως δίκτυο έργων) ενώ πάντα να είναι ενήμεροι για την διαχείριση και το οργανωτικό πλαίσιο της εργασίας τους. Εικόνα 2.4 Σχέσεις μεταξύ στρατηγικής, έργου,προγράμματος,χαρτοφυλακίου και λειτουργίας Έργο έναντι λειτουργίες Τα έργα είναι προσωρινά και συνεπώς θα πρέπει να έχουν μια ορισμένη αρχή και τέλος. Ένα έργο θα πρέπει να θεωρείται ολοκληρωμένο όταν έχουν επιτευχθεί οι προγραμματισμένοι στόχοι. Ωστόσο οι άνθρωποι συχνά εμπλέκονται σε έργα τα οποία είναι σε εξέλιξη για χρόνια, εργάζονται με στόχους οι οποίοι συχνά αλλάζουν ή με ένα συνεχώς διευρυνόμενο αντικείμενο έργου, το οποίο μερικές φορές περιέχει δραστηριότητες οι οποίες θα πρέπει να ταξινομηθούν είτε ως συντήρηση ή ως λειτουργίες. Υπάρχουν περιπτώσεις που τα έργα έχουν την δυνατότητα να γίνουν ανεξέλεγκτα ή να μετακινηθούν σε λειτουργίες (συντήρησης) Στα περισσότερα έργα η περίοδος λειτουργίας ξεκινάει αφού τα κύρια προϊόντα του έργου έχουν παραχθεί και έχουν αποδεχθεί από τον πελάτη.

11 Πως αναγνωρίζω ότι ένα έργο έχει προχωρήσει σε κατάσταση λειτουργίας; Τα βασικά παραδοτέα του έργου έχουν παραχθεί και έχουν γίνει αποδεκτά από τον πελάτη. Τα βασικά παραδοτέα (παράδοση) χρησιμοποιούνται. Παρέχεται στους χρήστες υποστήριξη (από πρώην ομάδα του έργου ή μέσω γραφείου υποστήριξης). Πραγματοποιούνται δραστηριότητες συντήρησης. Μικρές ενημερώσεις (βελτιώσεις)που προγραμματίζονται και εφαρμόζονται με την πάροδο του χρόνου. 2.3 Περιβάλλον του έργου Οργάνωση του έργου Θα ήταν βολικό να υποθέσουμε ότι όλοι οι διαχειριστές έργων λειτουργούν με τις οργανώσεις τους σε ένα ομοιογενές περιβάλλον και πάντα με τα ίδια επίπεδα εξουσίας και ευθύνης. Αυτό δεν συμβαίνει γενικότερα. Υπάρχουν συνήθως αρκετοί τρόποι οργάνωσης έργων. Και σε πολλές περιπτώσεις, μια οργάνωση έργων μπορεί να χαρακτηριστεί ως μια σύνθεση η μια υβριδική οργάνωση, η οποία είναι ένας συνδυασμός από αρκετές ακόλουθες δομές: Λειτουργική δομή Σε μια λειτουργική οργανωτική δομή η εργασία του έργου είναι ενσωματωμένη με το έργο που εκτελείται από την οργάνωση. Τα μέλη του έργου και άλλοι πόροι «δανείζονται» από πολλαπλά τμήματα λειτουργικής οργάνωσης. Συνήθως ο διαχειριστής έργου έχει περιορισμένη εξουσία και χρειάζεται να συμπεριλαμβάνονται ανώτερα στελέχη για την διαχείριση σημαντικών ζητημάτων του έργου, ενώ η εργασία τους στο έργο συχνά θεωρείται ότι έχει χαμηλότερη προτεραιότητα από την καθημερινή τους εργασία. Η προβλεπόμενη κατασκευή Από την άλλη πλευρά σε μια προβαλλόμενη οργάνωση, σε μόνιμη (λειτουργική) υπάρχουν ιεραρχικά και άλλες εργασίες που οργανώνονται και εκτελούνται εντός προσωρινής οργάνωσης του έργου. Οι πόροι του έργου είναι συγκεντρωμένοι ειδικά για τον σκοπό του έργου και της εργασίας περισσότερο ή λιγότερο αποκλειστική για το έργο.στο τέλος του έργου οι πόροι είτε ανακατανέμονται σε άλλο έργο είτε επιστρέφονται σε ένα χώρο συγκέντρωσης πόρων. Η δομή της μήτρας

12 Η οργάνωση της μήτρας είναι μια αναμειγμένη οργανωτική δομή. Επιπλέον οι προσωρινές οργανώσεις έργων που δημιουργούνται παράλληλα με τη λειτουργική ιεραρχία για την επίτευξη συγκεκριμένων στόχων του έργου και της εργασίας. Ο ρόλος του διαχειριστή του έργου αναγνωρίζεται ως κεντρικός και το κλειδί για την επιτυχία των έργων και την επιτροπή εποπτείας του έργου τυπικά μεταβιβάζει αρκετή εξουσία και ευθύνη στον υπεύθυνο του έργου και στον διευθυντή της επιχείρησης για να διαχειριστεί το έργο και τους πόρους. Η οργάνωση της μήτρας μπορεί να χωριστεί ακόμα, σε αδύναμους, ισορροπημένους και ισχυρούς οργανισμούς μήτρας. Η διαφορά μεταξύ αυτών των τριών είναι κυρίως το επίπεδο εξουσίας και αυτονομίας που δίνεται στην οργάνωση του έργου Τυπικές προσδοκίες ενός διαχειριστή έργου Η διαχείριση έργου είναι πολύ περισσότερο δημιουργία χρονοδιαγραμμάτων και προϋπολογισμών και περιλαμβάνει την εφαρμογή εύρους τεχνικών δεξιοτήτων συμπεριφοράς που πρέπει να εφαρμόζονται για την δημιουργία γνώσεων και εμπειριών. Πως γίνεται κάποιος αποτελεσματικός διαχειριστής έργου; Κατανοήστε πως χειρίζονται τα έργα εντός του οργανισμού (ρωτήστε συναδέλφους). Αναθεωρείστε τις μεθοδολογίες έργου πρότυπα και πλαίσια του έργου που υπάρχουν στο οργανισμό σας. Ακολουθείστε ένα μάθημα διαχείρισης έργου (π.χ. ένα μάθημα από το πρόγραμμα κατάρτισης). Πρακτική στη διαχείριση έργου και στην εξέταση πως διαχειρίζεστε το έργο σας σήμερα, τι κάνετε καλά, και που μπορείτε να βελτιωθείτε. Να γίνεται ενεργό μέλος της κοινότητας Διαχείρισης έργων, να συμμετέχετε ενεργά σε συζητήσεις στα φόρουμ και να μαθαίνεται από ερωτήσεις που θέτουν άλλοι διαχειριστές έργων. Μιλήστε με άλλους πιο έμπειρους διαχειριστές έργων σχετικά με το πως εκτελούν τα έργα τους. Με το να είσαι Διαχειριστής έργου αποκτάς δεξιότητες και επενδύεις στην πρακτική της διαχείρισης έργων. Η διαχείριση έργων προέρχεται από μελέτη, συζήτηση, μοιράζοντας εμπειρίες, πρακτική και αντανακλώντας τι πήγε καλά και τι μπορεί να βελτιωθεί. Εικόνα 2.5 Τι πρέπει να καταλαβαίνει ο διαχειριστής έργου Πληρότητα διαχειριστών έργου

13 Πέρα από τις βασικές τεχνικές δεξιότητες που απαιτούνται από τους διαχειριστές του έργου,άλλες ικανότητες οι οποίες τους επιτρέπουν να εργάζονται αποτελεσματικά με τους ανθρώπους και μέσα στο ευρύτερο οργανωτικό πλαίσιο είναι επίσης απαραίτητες. Αυτές περιλαμβάνουν τις δεξιότητες περιβάλλοντος και συμπεριφοράς που απαιτούνται για τη διαχείριση σύνθετων σχεδίων με διαφορετικές ομάδες και ομάδες ενδιαφερόμενων με πλουραλιστικές και αντικρουόμενες προτεραιότητες. Οι διαχειριστές έργων θα πρέπει να καταλαβαίνουν : Την μεθοδολογία διαχείρισης του έργου που χρησιμοποιείται στην οργάνωση τους. Πως να διαχειριστείτε αποτελεσματικά την εκκίνηση,τον προγραμματισμό, την εκτέλεση, τον έλεγχο και το κλείσιμο ενός έργου. Πως να επικοινωνεί, να οδηγεί, να κινητοποιεί, να διαπραγματεύεται, να λύνει προβλήματα και να συμφωνεί με θέματα, συνεδριάσεις και εργαστήρια, αναφορά σχεδίου κλπ. Το επιχειρηματικό πλαίσιο του έργου και το γενικό περιβάλλον του έργου (κοινωνικοπολιτιστικό, πολιτικό, φυσικό κλπ.) Ειδικές γνώσεις(πολιτική κλπ.) Οργανωτικές πολιτικές και πρότυπα(ασφάλεια, οργανωτική δομή, αρχιτεκτονική, έλεγχοι κλπ. ) Πως να διατηρηθεί το τελικό προϊόν ή η υπηρεσία μετά την παράδοση του. Πλέον, αν όχι όλα τα προαναφερόμενα σημεία απαιτείται επίσης για τους διευθυντές επιχειρήσεων.

14 Ο παρακάτω πίνακας αναφέρει τις βασικές ικανότητες για τα στελέχη και τους διευθυντές επιχειρήσεων: Ανθρώπινες ικανότητες Αυτοαντανάκλαση και αυτοδιαχείριση Προσωπική ακεραιότητα και αξιοπιστία Προσωπική επικοινωνία Σχέσεις και δεσμεύσεις Ηγεσία Ομαδική συνεργασία Συγκρούσεις και κρίση Επινοητικότητα Διαπραγμάτευση Αποτελέσματα προσανατολισμού Προοπτικές ικανότητας Στρατηγική Διακυβέρνηση, κατασκευές και διαδικασίες Συμμόρφωση, πρότυπα και ρυθμίσεις Δύναμη και ενδιαφέρον Αλλαγή και μετασχηματισμό Πολιτισμός και αξίες

15 Οι παραπάνω δεξιότητες δεν απαραίτητα ανεξάρτητες αλλά κάθε μια από αυτές μπορεί να επηρεάσει πολλούς άλλους, Ωστόσο το φίλτρο που καθορίζει τι είναι το πιο σημαντικό (π.χ. πέραν των κοινωνικών συμφερόντων, ο χρόνος έναντι στην ποιότητα, αποτελέσματα έναντι της ισορροπίας κλπ.) είναι το ψέμα στην αξία μας και στην ηθική μας. Επομένως, οι δεξιότητες που σχετίζονται με την εκτίμηση των αξιών και την ηθική έχουν ξεχωριστή θέση σε σχέση με τα υπόλοιπα. Διότι είναι το ηθικό μας προφίλ που μας καθοδηγεί για το πως πρέπει να εφαρμόσουμε τις ικανότητες μας και να καθορίσουμε τι θεωρούμε καλό ή κακό, σωστό ή λάθος σε κάθε δεδομένη κατάσταση, απόφαση και δράση. Σημειώστε ότι οι διαχειριστές έργων και Διαχειριστές επιχειρήσεων θα πρέπει να αποδεικνύουν αυτές τις ικανότητες αποτελεσματικά, με συνέπεια και κατάλληλα την δεδομένη στιγμή, ενώ παραμένοντας ευθυγραμμισμένο με τις οργανωτικές και τις επαγγελματικές αξίες και ηθικές. Σκοπός είναι να επιτευχθούν οι στόχοι του έργου κάνοντας(και ενεργώντας) τις σωστές αποφάσεις στην σωστή στιγμή με τον σωστό τρόπο και για σωστούς λόγους. Αυτό μπορεί να προκαλέσει τους διαχειριστές έργων, οι οποίοι συχνά αντιμετωπίζουν εντάσεις μεταξύ της λήψης αποφάσεων βάση των στόχων και τις αξίες και συναντώντας ανάγκες διάφορων ενδιαφερόμενων. Αυτές οι εντάσεις είναι ευκολότερες στη διαχείριση όταν οι διαχειριστές έργων επιτυγχάνουν μια σαφή επίγνωση και ισορροπημένη ανάπτυξη μιας ηθικής διάταξης η οποία περιλαμβάνει τη σύνδεση στόχων και δεξιοτήτων με ακέραιο χαρακτήρα και ηθική αρετή. Διαβάστε επιπλέον για αυτό το θέμα δείτε το παράρτημα G2 τις προσωπικές και επαγγελματικές δυναμικές. 3o Κεφάλαιο 3.1 The House of PM 2 Η μεθοδολογία του PM 2 βασίζεται στις βέλτιστες αρχές της διαχείρισης έργων και υποστηρίζεται από τέσσερις πυλώνες: 1. Ένα έργο διακυβερνητικού μοντέλου (δηλαδή Ρόλοι και Ευθύνες) 2. Ο κύκλος ζωής του έργου (δηλαδή οι Φάσεις του Έργου) 3. Ένα σύνολο διαδικασιών ( δηλαδή δραστηριότητες Διαχείρισης Έργων) 4. Ένα σύνολο τεχνουργημάτων του έργου (δηλαδή πρότυπα και οδηγοί) (ΕΙΚΟΝΑ)

16 Η ουσία ή βαθύτερο νόημα της Μεθοδολογίας του PM 2 ορίζεται περαιτέρω από τη νοοτροπία του PM 2, το οποία συγκρατεί ως κόλλα τις πρακτικές του και παρέχει ένα σύνολο κοινών πεποιθήσεων και αξιών για τις ομάδες έργων του PM Ο Κύκλος ζωής του PM 2 Κάθε έργο έχει μια αρχή και ένα τέλος: ο κύκλος ζωής του έχει αναγνωρίσιμα αρχικά και τελικά σημεία, τα οποία μπορούν να συσχετιστούν με μια χρονική κλίμακα. Ο κύκλος ζωής του έργου περιλαμβάνει όλες τις δραστηριότητες του έργου από ο σημείο εκκίνησης έως την τελική ολοκλήρωση του έργου. Ο κύκλος ζωής του έργου PM 2 έχει τέσσερις φάσεις. Κάθε φάση αντιπροσωπεύει μια χρονική περίοδο στη διάρκεια του έργου κατά την οποία εκτελούνται παρόμοιων τύπων δραστηριότητες (π.χ. δραστηριότητες τύπου σχεδιασμού «κορυφής» ως προς την προσπάθεια κατά τη διάρκεια της φάσης σχεδιασμού κ.λπ.). Σημειώνεται εδώ ότι οι διασυνδέσεις μεταξύ των φάσεων ποτέ δεν διαχωρίζονται σαφώς, καθώς οι δραστηριότητες που σχετίζονται με μια συγκεκριμένη φάση (π.χ. δραστηριότητες σχεδιασμού) συνεχίζουν να εκτελούνται κατά τη διάρκεια της επόμενης φάσης (π.χ. φάσης εκτέλεσης). Ω εκ τούτου, οι φάσεις καθορίζονται από τη convention (συνθήκη ή σύμβαση): σε δεδομένη στιγμή η φάση του έργου δηλώνεται ως η παραγωγή απόφασης μιας φάσης πύλης (phase gate). (ΔΙΑΓΡΑΜΜΑ) Στην αρχή, τα έργα επικεντρώνονται στις δραστηριότητες εκκίνησης και προγραμματισμού, στη μέση στις δραστηριότητες υλοποίησης, παρακολούθησης και ελέγχου, και στο τέλος στις δραστηριότητες αποδοχής μετάβασης και λήξης. Οι άπειρες ομάδες έργων μπορεί να αποτύχουν να δουν τη σημασία του έργου που πραγματοποιήθηκε στις αρχικές φάσεις του έργου. Αρχίζουν να εργάζονται στα παραδοτέα μέρη του έργου που δεν έχουν καθοριστεί ή προγραμματιστεί επαρκώς και το αποτέλεσμα είναι η παράδοση άχρηστων προϊόντων κακής ποιότητας ή χαμηλής αξίας για τους τελικούς χρήστες. Αυτή είναι μια κοινά και δαπανηρά λάθη που κάνουν οι ομάδες έργων και συνήθως είναι η αιτία συνολικής αποτυχίας του έργου και της συνειδητοποίησης των επιδιωκόμενων οφελών. Φάσεις του έργου Περιγραφή 1. Έναρξη Ορισμός των επιθυμητών αποτελεσμάτων, δημιουργία μιας επιχειρησιακής υπόθεσης, καθορισμός του πεδίου εφαρμογής του έργου και έναρξη του έργου 2. Προγραμματισμός Σχεδίαση Ανάθεση της ομάδας εργασίας του έργου, κατάρτιση του πεδίου εφαρμογής του έργου και σχεδιασμός

17 3. Εκτέλεση Συντονισμός της εκτέλεσης των σχεδίων του έργου. Η ομάδα παράγει τα παραδοτέα του έργου. 4. Κλείσιμο Συντονισμός της επίσημης αποδοχής του έργου, αναφορά των επιδόσεών του, καταγραφή των διδαγμάτων και των συστάσεων μετά το έργο. Διοικητικό κλείσιμο του έργου. Παρακολούθηση και έλεγχος: Καθ όλη τη διάρκεια του έργου, γίνεται παρακολούθηση και έλεγχος όλων των δραστηριοτήτων διαχείρισης του έργου. Παρακολούθηση των μεταβλητών του έργου, μέτρηση της προόδου, αντιμετώπιση των κινδύνων και των ζητημάτων που προκύπτουν και προσδιορισμός των διορθωτικών ενεργειών σύμφωνα με τις ανάγκες του έργου Φάση Έναρξης Η φάση ενός έργου PM 2 είναι η φάση έναρξης. Σκοπός της είναι να καθορίσει τι θα κάνει το έργο (να διατυπώσει τον στόχο του έργου), να διασφαλίσει ότι το έργο ευθυγραμμίζεται με τους στρατηγικούς στόχους του οργανισμού, να ξεκινήσει το έργο κάνοντας κάποιο αρχικό σχεδιασμό και να παράσχει τις απαραίτητες πληροφορίες για να πάρει έγκριση για τη συνέχιση της Φάσης Προγραμματισμού. Η κύρια εισαγωγή για αυτή τη φάση είναι ένα αίτημα (του πελάτη) για την αντιμετώπιση μιας ανάγκης, ενός προβλήματος ή μιας ευκαιρίας. Εικόνα 3.3 Επισκόπηση της φάσης έναρξης Οι ακόλουθες ενέργειες είναι μέρος της Φάσης Έναρξης: Δημιουργία του αιτήματος έναρξης του έργου. Αυτό περιέχει πληροφορίες σχετικά με τον αιτούντα, τις επιχειρηματικές ανάγκες και τα επιθυμητά αποτελέσματα του έργου. Δημιουργία επιχειρηματικής case (κατάστασης ή υπόθεσης). Η επιχειρηματική κατάσταση παρέχει την αιτιολόγηση του έργου και καθορίζει τις δημοσιονομικές απαιτήσεις. Τυπικά έγγραφα που περιλαμβάνουν το επιχειρηματικό πλαίσιο, περιγραφές των προβλημάτων, περιγραφή του έργου, πιθανές εναλλακτικές λύσεις, το κόστος και το χρονοδιάγραμμα.

18 Δημιουργία του Καταστατικού του Έργου. Αυτό το έγγραφο παρέχει περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με τον ορισμό του έργου όσον αφορά το πεδίο εφαρμογής, το κόστος, το χρόνο και τον κίνδυνο. Περιλαμβάνει επίσης πληροφορίες όπως τα ορόσημα, τα παραδοτέα και την οργάνωση του έργου. Η Επιχειρηματική Κατάσταση ή Υπόθεση και το Καταστατικό του Έργου παρέχουν τον ορισμό και την κατεύθυνση του έργου. Ο Διαχειριστής του έργου (PM) και η Ομάδα Εργασίας του έργου (PCT) τα αναφέρουν και τα χρησιμοποιούν καθ όλη τη διάρκεια του έργου. Στο τέλος της Φάσης Έναρξης, η Διεύθυνση Επιτροπής Έργου (PSC) ή άλλος φορέας διακυβέρνησης (AGB) εξετάζει τα παραπάνω έγγραφα και αποφασίζει αν θα επιτρέψει στο έργο να προχωρήσει Φάση Σχεδιασμού Προγραμματισμού Κατά τη φάση του σχεδιασμού, ο στόχος του έργου επαληθεύεται και εξελίσσεται σε ένα συγκεκριμένο και λειτουργικό σχέδιο το οποίο είναι έτοιμο να πραγματοποιηθεί. Αυτό συνεπάγει: προσέγγισης για το έργο. Τον καθορισμό του πεδίου εφαρμογής του έργου και της κατάλληλης Την απόφαση χρονοδιαγράμματος για τα διάφορα καθήκοντα και την εκτίμηση των απαραίτητων πόρων, Την ανάπτυξη των λεπτομερειών των σχεδίων του έργου. Το Σχέδιο Εργασίας μπορεί να ενημερωθεί αρκετές φορές κατά τη διάρκεια της Φάσης Προγραμματισμού καθώς ο Διαχειριστής του Έργου (PM) και η ομάδα προσπαθούν να επιτύχουν την βέλτιστη ισορροπία μεταξύ των διαθέσιμων πόρων, των στόχων του έργου καθώς και των διαφόρων περιορισμών που προκύπτουν κατά τη σχεδίαση. Μόλις συμφωνηθεί και οριστικοποιηθεί το Σχέδιο Εργασιών του Έργου, καθορίζεται το σημείο αναφοράς και ολοκληρώνεται η συμφωνία. Οι ακόλουθες δραστηριότητες αποτελούν μέρος της Φάσης Προγραμματισμού: Διαχείριση της Συνάντησης Προγραμματισμού με εναρκτήριο χαρακτήρα, έτσι ώστε να ξεκινήσει και επίσημα η Φάση Προγραμματισμού. Δημιουργία του Εγχειριδίου του Έργου, το οποίο καθορίζει την προσέγγιση διαχείρισης του έργου. Οριστικοποίηση του Πίνακα των Ενδιαφερόμενων Μελών, το οποίο προσδιορίζει όλους τους εμπλεκόμενους φορείς του έργου.

19 Δημιουργία του Σχεδίου Εργασιών του Έργου ( Ανάλυση Εργασιών, Χρονοδιάγραμμα και Κόστος). Δημιουργία άλλων σημαντικών σχεδίων όπως το Σχέδιο Διαχείρισης Επικοινωνιών, το Σχέδιο Μετάβασης και το Σχέδιο Εφαρμογής Επιχειρήσεων. Εικόνα 3.4 Επισκόπηση της Φάσης Προγραμματισμού Ο Διαχειριστής του Έργου (PM) χρησιμοποιεί τα αποτελέσματα από τη Φάση Προγραμματισμού για να ζητήσει την έγκριση, έτσι ώστε να μεταβεί στη Φάση Εκτέλεσης. Αυτή την απόφαση την λαμβάνει η Διεύθυνση Επιτροπής Έργου Φάση Εκτέλεσης Οι ακόλουθες δραστηριότητες που αποτελούν μέρος της Φάσης Εκτέλεσης είναι: Διαχείριση της Συνάντησης Εκτέλεσης Εναρκτήριου Χαρακτήρα Διανομή των πληροφοριών με βάση το Σχέδιο Διαχείρισης Επικοινωνιών. Διεξαγωγή δραστηριοτήτων διασφάλισης ποιότητας (QA) όπως ορίζονται στο Σχέδιο Διαχείρισης Ποιότητας, εξασφαλίζοντας έτσι ότι το σχέδιο τηρεί τα συμφωνημένα πρότυπα ποιότητας. Συντονισμός του έργου, των ανθρώπων και των πόρων του έργου. Επίλυση συγκρούσεων και ζητημάτων που προκύπτουν. Παραγωγή των παραδοτέων του έργου σύμφωνα με τα σχέδια του έργου. Παράδοση των παραδοτέων όπως περιγράφεται στο Σχέδιο Αποδοχής Παραδοτέων.

20 Εικόνα 3.5 Επισκόπηση της Φάσης Εκτέλεσης Παρακολούθηση και Έλεγχος Κατά τη διάρκεια της παρακολούθησης και του ελέγχου, όλες οι εργασίες παρατηρούνται από την μεριά του Διαχειριστή Έργου (PM). Η παρακολούθηση αφορά τη μέτρηση των συνεχιζόμενων δραστηριοτήτων του έργου (όπου συσχετίζονται με το σχέδιο) και των μεταβλητών του έργου (κόστος, χρόνος, προσπάθεια) σε σχέση με τα σχέδια του έργου. Ο έλεγχος αφορά την ταυτοποίηση διορθωτικών ενεργειών για την αντιμετώπιση των αποκλίσεων από το σχέδιο κα την κατάλληλη αντιμετώπιση των ζητημάτων και των κινδύνων. (ΕΙΚΟΝΑ) Φάση Κλεισίματος Κατά τη διάρκεια της Φάσης Κλεισίματος ενός έργου, τα έτοιμα παραδοτέα μεταφέρονται και επίσημα στη φροντίδα, την επιμέλεια και τον έλεγχο του Κυρίου του Έργου (PO) και το έργο έχει διοικητικά κλείσει. Η φάση κλεισίματος ξεκινάει με μια επίσημη συνάντηση αναθεώρησης του σχεδίου. Η έκθεση που συντάσσεται στο τέλος του έργου περιλαμβάνει όλες τις σχετικές πληροφορίες, όπου περιλαμβάνει τις συνολικές επιδόσεις του έργου και τα διδάγματα. Ο Διαχειριστής του Έργου (PM) επίσης διασφαλίζει ότι τα παραδοτέα είναι αποδεκτά, επίσης ότι όλα τα έγγραφα του έργου έχουν κατατεθεί και αρχειοθετηθεί σωστά, όπως και ότι όλοι πόροι που χρησιμοποιήθηκαν στον έργο έχουν αποδεσμευτεί επισήμως. Οι ακόλουθες δραστηριότητες αποτελούν μέρος της φάσης κλεισίματος: Οριστικοποίηση όλως των δραστηριοτήτων που σχετίζονται με όλα τα παραδοτέα προϊόντα, για να κλείσει και επισήμως το έργο.

21 Συζήτηση της συνολικής εμπειρίας και των διδαγμάτων που αποκτήθηκαν, με την ομάδα του έργου. Τεκμηρίωση των διδαγμάτων και των βέλτιστων πρακτικών για μελλοντικά έργα. Διοικητικό κλείσιμο του έργου και αρχειοθέτηση όλων των εγγράφων του έργου. Εικόνα 3.7 Επισκόπηση της Φάσης Κλεισίματος Πύλες Έγκριση Στο τέλος κάθε φάσης, το έργο περνάει από μια πύλη έγκρισης. Με τον τρόπο αυτό εξασφαλίζεται ότι η Διεύθυνση Επιτροπής του Έργου αναθεωρεί το έργο προτού αυτό προχωρήσει στην επόμενη φάση. Τα συγκεκριμένα σημεία ελέγχου συμβάλλουν στην συνολική ποιότητα της Διαχείρισης Έργου και επιτρέπουν στο έργο να προχωρήσει με ελεγχόμενο τρόπο. Οι φάσεις PM 2 χωρίζονται στις εξής πύλες: RfP (έτοιμο για προγραμματισμό): Στο τέλος της Φάσης Έναρξης. RfE (έτοιμο για εκτέλεση): Στο τέλος της Φάσης Προγραμματισμού. RfC (έτοιμο για κλείσιμο): Στο τέλος της Φάσης Εκτέλεσης, 3.3 Πρότυπα και Βασικά Τεχνουργήματα του PM 2 Τα έργα εξαρτώνται από τους ανθρώπους ώστε να καθορίζουν, να σχεδιάσουν, να εκτελέσουν και γενικά να τα διαχειριστούν καθ όλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής τους. Οι οδηγοί του έργου διαφέρουν από φάση σε φάση σε ένα έργο PM 2. Ο Κύριος του Έργου (PO) είναι ο βασικός οδηγός κατά την έναρξη του έργου (ξεκινά το έργο και είναι υπόλογος για όλα τα έγγραφα επίσημα τεκμήρια), ενώ ο Διαχειριστής του έργου (PM) οδηγεί τη Φάση Σχεδίασης Προγραμματισμού (είναι υπεύθυνος για τον συντονισμό παράδοσης όλως των σχεδίων του έργου). Η Κύρια Ομάδα Έργου (PCT) οδηγεί στην εκτέλεση του σχεδίου του έργου και στη δημιουργία παραδοτέων, ενώ τα εμπλεκόμενα μέλη αποτελούν τους κύριους παράγοντες της Φάσης Κλεισίματος καθώς αξιολογούν τα παραδοτέα και την συνολική απόδοση του έργου.

22 Το παρακάτω σχήμα δείχνει τους οδηγούς του PM 2 και τα βασικά τεχνουργήματα ως εισροές και εκροές των Φάσεων του έργου. (ΕΙΚΟΝΑ) Φάση Εισόδου/ Εξόδου Περιγραφή Αίτηση Εκκίνησης του Έργου Επισημοποιεί τη δέσμευση για περαιτέρω διερεύνηση ενός προβλήματος, μιας ανάγκης ή ευκαιρίας και καταγράφει το γενικό πλαίσιο. Επαγγελματική Υπόθεση Καταγράφει το συλλογισμό που υπάρχει, παρέχει αιτιολόγηση και καθορίζει τους δημοσιονομικούς περιορισμός. Καταστατικό του Έργου Βασίζεται στην επιχειρησιακή υπόθεση και καθορίζει το πεδίο εφαρμογής του έργου και τις υψηλού επιπέδου απαιτήσεων και παραδοτέων. Εγχειρίδιο Έργου Παρουσιάζει την διαχείριση του έργου και τη συνολική διαχειριστική προσέγγιση και καταγραφή των ρόλων και των ευθυνών. Σχέδιο Εργασίας Έργου Περιλαμβάνει ανάλυση των εργασιών που πρέπει να εκτελεσθούν, εκτιμήσεις της προσπάθειας και του κόστους καθώς και το χρονοδιάγραμμα του έργου. Παραδοτέα του Έργου Το πλήρες σύνολο των παραδοτέων του έργου όπως ορίζεται στο Καταστατικό του και στο Σχέδιο Εργασίας του. Έκθεση Λήξης Έργου Συγκεντρώνει την εμπειρία του έργου, την αποδοχή του, τα διδάγματα και τις επιτυχημένες πρακτικές και τις παγίδες του έργου. 3.4 Τι είναι το Έργο PM 2 Πολλές από τις βέλτιστες πρακτικές του PM 2 μπορούν να εφαρμοστούν σε οποιοδήποτε τύπο έργου ή εργασίας. Ωστόσο, το καλύτερο σημείο της εφαρμογής ολόκληρης της Μεθοδολογίας PM 2 είναι η διαχείριση έργων με συγκεκριμένα χαρακτηριστικά, δηλαδή PM 2 έργα. Ένα έργο PM 2 :

23 Είναι (πάνω από όλα) ένα έργο (δηλαδή δεν λειτουργεί, δεν είναι δραστηριότητα εργασίας, δεν είναι πρόγραμμα κ.λπ.). Έχει διάρκεια μεγαλύτερη των 4-5 εβδομάδων, με συμμετοχή περισσότερων από 2-3 ατόμων. Λειτουργεί-τρέχει - εκτελείται εντός ενός οργανισμού και μπορεί να υποβληθεί σε εσωτερικούς ή εξωτερικούς ελέγχους. Απαιτεί μια σαφώς καθορισμένη δομή διακυβέρνησης και καθορισμένους ρόλους και ευθύνες. Απαιτεί έγκριση του προϋπολογισμού και του πεδίου εφαρμογής του. Περιλαμβάνει περισσότερα από απλές δραστηριότητες κατασκευής/ παράδοσης. Περιλαμβάνει δραστηριότητες μετάβασης και επιχειρηματική εφαρμογή Απαιτεί ένα ορισμένο επίπεδο τεκμηρίωσης, διαφάνειας και αναφοράς. Απαιτεί ένα ορισμένο επίπεδο ελέγχου και ανιχνευσιμότητας. Έχει μια ευρεία βάση εσωτερικών (και εξωτερικών) εμπλεκόμενων μελών. Μπορεί να απαιτήσει τη συνεργασία πολλών οργανισμών ή διαφόρων οργανωτικών μονάδων. Συμβάλλει στην αύξηση της ωριμότητας του οργανισμού στη Διαχείριση Έργου. Ένα έργο μπορεί να αντιμετωπιστεί ως έργο PM 2 εάν τα περισσότερα από τα παραπάνω χαρακτηριστικά ισχύουν. 3.5 Οι PM 2 Νοοτροπίες Οι διαδικασίες, τα αντικείμενα, τα εργαλεία και οι τεχνικές της Μεθοδολογίας PM 2 βοηθούν τις ομάδες έργου να λαμβάνουν αποφάσεις σχετικά με συμβιβασμούς μεταξύ τις διαστάσεις του έργου, του κόστους, της έκτασης και της ποιότητας των έργων. Η PM 2 Νοοτροπία είναι οι συμπεριφορές που βοηθούν τις ομάδες του έργου να επικεντρωθούν σε αυτό που είναι πραγματικά σημαντικό για την επίτευξη των στόχων του έργου. Μαζί βοηθούν στην πλοήγηση πολυπλοκοτήτων στη διαχείριση έργων στους Οργανισμούς και καθιστούν την Μεθοδολογία του PM 2 αποτελεσματικότερη και πληρέστερη. Οι Διαχειριστές έργων (PMs) και οι ομάδες έργων που εφαρμόζουν PM 2 : έργων τους. 1. Εφαρμόζουν τις βέλτιστες πρακτικές PM 2 για τη διαχείριση των 2. Θα πρέπει να θυμούνται ότι οι μεθοδολογίες υπάρχουν για να εξυπηρετούν τα έργα και όχι το αντίστροφο.

24 3. Δεσμεύονται να παραδώσουν τα αποτελέσματα του έργου με τη μέγιστη αξία αντί να ακολουθούν μόνο το πρόγραμμα μηχανικά. 4. Προωθούν μια κουλτούρα συνεργασίας, σαφής επικοινωνίας και ανάληψης ευθυνών. 5. Εξασφαλίζουν την στήριξη και τη συμμετοχή του χορηγού και των ενδιαφερόμενων μελών του έργου καθ όλη τη διάρκεια του, συμπεριλαμβανομένου του σχεδιασμού και της υλοποίησης των οργανωτικών αλλαγών που απαιτούνται για την επίτευξη των επιδιωκόμενων οφελών του έργου. 6. Επενδύουν στην ανάπτυξη των τεχνικών και συμπεριφορικών ικανοτήτων τους, για να γίνουν καλύτεροι υπεύθυνοι έργων. 7. Μοιράζονται τις γνώσεις, διαχειρίζονται ενεργά τα διδάγματα και συμβάλλουν στη βελτίωση της διαχείρισης έργων στους Οργανισμούς τους. 8. Εμπνέονται από τις Οδηγίες του PM 2 σχετικά με τη δεοντολογία και την επαγγελματική συμπεριφορά (βλ. Παράρτημα Ζ). Οι Διαχειριστές Έργων (PM) και οι ομάδες έργων που εφαρμόζουν το PM 2 πρέπει να ρωτήσουν τις ακόλουθες σημαντικές Συχνές Ερωτήσεις (IAQs): Γνωρίζουμε τι κάνουμε; Συμβουλή: Αναπτύξτε ένα σαφές και κοινό όραμα έργου. Διαχειριστείτε το έργο χρησιμοποιώντας μια ολιστική προσέγγιση και βελτιστοποιήστε ολόκληρο το έργο, όχι μόνο τμήματά του. Ακολουθείστε μια διαδικασία αλλά μείνετε ευέλικτοι και συχνά «σκεφτείτε γιατί» κάνετε κάτι. Ξέρουμε γιατί το κάνουμε αυτό; Ενδιαφέρεται κάποιος πραγματικά; Συμβουλή: Βεβαιωθείτε ότι το έργο σας έχει ουσία, κατανόηση των στόχων, της αξίας και τον αντίκτυπο που θα έχει αλλά και τον τρόπο με τον οποίο σχετίζεται με την οργανωτική στρατηγική. Καθορίστε (εκ των προτέρων) ποια είναι η επιτυχία του έργου και παράδοση της μέγιστης αξίας και των πραγματικών οφελών, όχι μόνο τα αποτελέσματα. Ξέρουμε ποιος κάνει τι; Συμβουλή: Κατανοείστε τι πρέπει να κάνετε και βεβαιωθείτε ότι και οι υπόλοιποι γνωρίζουν τι θα πρέπει να κάνουν. Είναι σαφές σε όλους; Καθορίστε ξεκάθαρα και κατανοείστε τους ρόλους και την ανάληψη ευθυνών. Θα γίνει παράδοση με οποιοδήποτε κόστος ή κίνδυνο; Συμβουλή: Δείξτε σεβασμό στους ανθρώπους που απαρτίζουν το έργο καθώς και στα κονδύλια της ΕΕ. Να αποφύγετε τις υψηλού κινδύνου συμπεριφορές και τακτικές. Να έχετε πάντα κατά νου ότι δεν πρόκειται μόνο για το τελικό αποτέλεσμα, αλλά για το πώς θα φτάσετε σε αυτό. Διαχειριστείτε τα έργα σας βάσει θετικών αξιών και αρχών.

25 Είναι αυτό καθήκον του αιτούντος ή της ομάδας παροχής; Συμβουλή: Βεβαιωθείτε ότι η επιχείρηση/ αιτών και οι ομάδες παροχής εργάζονται ως μία ομάδα έχοντας έναν κοινό στόχο. Η πραγματική ομαδική δουλειά λειτουργεί αν υιοθετηθεί η σαφής, αποτελεσματική και συχνή επικοινωνία. Πρέπει να συμμετέχω; Συμβουλή: συνεισφέρετε από οποιαδήποτε θέση. Να είστε περήφανοι για τις ικανότητες, την αξία και τη θετική στάση που φέρνετε στο έργο. Βοηθήστε όλους όσους θέλουν να εμπλακούν, να ασχοληθούν ενεργά. Ενθαρρύνετε και διευκολύνετε την συνεισφορά όλων των εμπλεκόμενων μελών. Έχουμε βελτιωθεί; Συμβουλή: Δεσμευτείτε στη συνεχή οργανωτική και προσωπική βελτίωση συγκεντρώνοντας και ανταλλάσοντας γνώσεις. Οι ομάδες του έργου θα πρέπει να προβληματιστούν για τον τρόπο με τον οποίο θα γίνουν πιο αποτελεσματικοί και να προσαρμόσουν την συμπεριφορά τους ανάλογα. Υπάρχει ζωή μετά το έργο; Συμβουλή: Ο κύκλος ζωής του προϊόντος (ή της υπηρεσίας) μόλις ξεκίνησε! Βεβαιωθείτε ότι έχετε συμβάλλει σε αυτή την επιτυχία. Οι PM 2 Νοοτροπίες είναι η κόλλα που συγκρατεί τις διεργασίες και τις πρακτικές PM 2 μαζί και παρέχει ένα κοινό σύνολο πεποιθήσεων και αξιών για όλους τους PM 2 επαγγελματίες. Οι PM 2 Νοοτροπίες : Βοηθούν τις ομάδες έργου να περιηγηθούν στις πολυπλοκότητες της πραγματικότητας του έργου. Βοηθούν τις ομάδες έργου να επαναθέσουν τους στόχους της διαχείρισης έργων σε ένα ευρύτερο οργανωτικό πλαίσιο. Υπενθυμίζουν στις ομάδες έργου τι είναι σημαντικό για την επιτυχία του έργου. Αποτελούν χρήσιμες υπενθυμίσεις για αποτελεσματικές συμπεριφορές. 3.6 Προσαρμογή και Εξατομίκευση Για να εξασφαλιστεί ότι η Μεθοδολογία εξυπηρετεί αποτελεσματικά τις ανάγκες του έργου, είναι απαραίτητο να υπάρχει ένα επίπεδο προσαρμογής ή/και εξατομίκευσης. Η προσαρμογή αναφέρεται σε αλλαγές που πρέπει να γίνουν σε συγκεκριμένα σημεία της Μεθοδολογίας (π.χ. βήματα διαδικασίας). Αυτό συμβαίνει με σκοπό την προσαρμογή της Μεθοδολογίας στις ανάγκες συγκεκριμένων τύπων έργων (π.χ. πληροφορικής, προώθησης, εκδηλώσεων κ.λπ.) λαμβάνοντας υπόψη τις οργανωτικές διαδικασίες, τις πολιτικές και την κουλτούρα. Η προσαρμογή γίνεται περισσότερο λογική σε επίπεδο οργανισμού (π.χ. σε

26 επίπεδο μονάδας), αλλά και η μικρή προσαρμογή μπορεί επίσης να πραγματοποιηθεί σε επίπεδο έργου. Όλες οι προσαρμογές θα πρέπει να τεκμηριώνονται στο Καταστατικό του Έργου. Ωστόσο, καθώς κάθε έργο είναι μοναδικό, μπορεί να απαιτηθεί επιπλέον εξατομίκευση. Αυτό γίνεται σε επίπεδο έργου εκφράζοντας τις ειδικές ανάγκες που υπάρχουν για τη διαχείριση του έργου. Οι ακόλουθες οδηγίες λαμβάνονται υπόψη για όλες τις προσαρμογές και τις εξατομικεύσεις: Θα πρέπει να αποφευχθούν σημαντικές αποκλίσεις από τη μεθοδολογία καθώς σχεδιάστηκε ως ολοκληρωμένο σύνολο. Θα πρέπει να υπάρχει ισορροπία μεταξύ των επιπέδων ελέγχου που χρειάζεται ένα έργο και της πρόσθετης προσπάθειας που απαιτεί ο έλεγχος. Η προσαρμοσμένη και εξατομικευμένη προσέγγιση πρέπει να παραμείνει ευθυγραμμισμένη με την ουσία της μεθοδολογίας PM 2 όπως εκφράζεται στις διαδικασίες, τα πρότυπα, τις κατευθυντήριες γραμμές και τις νοοτροπίες. 3.7 PM 2 και Ευέλικτη Διαχείριση Το PM 2 αναγνωρίζει τον πολύπλοκο και αβέβαιο χαρακτήρα πολλών τύπων έργων και τη θετική συμβολή του ευέλικτου τρόπου σκέψης στην αποτελεσματική διαχείρισή τους. Οι ευέλικτες προσεγγίσεις αντιμετωπίζουν διάφορες προκλήσεις, οι οποίες μεγαλώνουν με το μέγεθος των οργανισμών στις οποίες εφαρμόζονται. Στην περίπτωση της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, αυτού του είδος προκλήσεων περιλαμβάνουν τον συντονισμό μεταξύ ευέλικτων και μη- ευέλικτων ομάδων, συμμόρφωση με διάφορες απαιτήσεις οργανωτικής διακυβέρνησης και ελέγχου, οργανωτική αρχιτεκτονική και περιορισμούς διαλειτουργικότητας. Το PM 2 παρέχει μια δομή που βοηθά τις ευέλικτες ομάδες να επιτύχουν την επιθυμητή ευελιξία ενώ εξακολουθούν να εξυπηρετούνται αυστηρές απαιτήσεις προμήθειας και ελέγχου, συνεργασίας με εργολάβους, συνεργασία με άλλα έργα, τον συντονισμό των επιπέδων προγραμμάτων και χαρτοφυλακίου και άλλες οργανωτικές μονάδες ή ακόμη και εξωτερικές οργανώσεις. Τι είναι η Ευελιξία; Η Ευελιξία είναι μια προσέγγιση για τη διαχείριση έργων με βάση ένα συγκεκριμένο σύνολο αρχών και πρακτικών που προάγουν έναν προσαρμοστικό σχεδιασμό, εξελικτική ανάπτυξη, έγκαιρη παράδοση και συνεχή βελτίωση. Ενθαρρύνει την ταχεία και ευέλικτη αντίδραση σε οποιαδήποτε αλλαγή.

27 Η Ευελιξία λαμβάνει υπόψη την εγγενή αβεβαιότητα του περιβάλλοντος του έργου και δημιουργεί ένα οργανισμό που είναι αρκετά προσαρμοστικός. Χρησιμοποιεί βραχείς βρόχους ανατροφοδότησης για γρήγορη ανταπόκριση στις αλλαγές που θα υπάρξουν μέσω των απαιτήσεων ενός προϊόντος και συνεχή βελτίωση των διαδικασιών της. Τα βασικά χαρακτηριστικά της Ευελιξίας είναι: Να επικεντρώνεται νωρίς στην προσφορά αξίας και συχνά καθ όλη τη διάρκεια του έργου. Λήψη αποφάσεων με βάση όσα είναι γνωστά. Στενή συνεργασία μεταξύ των εμπλεκόμενων μελών. Συνεχή συμμετοχή των εμπλεκόμενων μελών σε όλα τα επίπεδα. Δημιουργία σχεδίων μέσω της συμμετοχής των μελών της ομάδας. Σταδιακή ανάπτυξη με μικρά προγράμματα. Διαχείριση εύρους μέσω της συνεχούς (επαν)ιεράρχησης των καθηκόντων. Επωφελείται από την αλλαγή και τη συνεχή εκμάθηση και βελτίωση. Επαρκή τεκμηρίωση και έλεγχος. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την Ευελιξία, βλ. Παράρτημα Ε: PM 2 και Ευελιξία. 4 Οργάνωση Έργου και Ρόλοι 4.1 Εμπλεκόμενα Μέρη Έργου Εμπλεκόμενα μέρη του έργου είναι άνθρωποι (ή ομάδες) οι οποίοι μπορούν να επηρεάσουν ή να επηρεαστούν από τις δραστηριότητες που πραγματοποιήθηκαν κατά την διάρκεια του κύκλου ζωής του έργου και/ή από την παραγωγή(ες) και το αποτέλεσμα(τα) του έργου. Τα εμπλεκόμενα μέρη μπορούν να συμμετέχουν άμεσα στην κατασκευή του έργου, μπορούν να είναι μέλη άλλων εσωτερικών οργανώσεων, ή μπορούν ακόμη να είναι εκτός οργάνωσης (π.χ. προμηθευτές, χρήστες, ευρύ κοινό, κτλ.). Ανάλογα με την πολυπλοκότητα και το εύρος του έργου, ενδέχεται να υπάρχουν λίγα ή περισσότερα ενδιαφερόμενα μέρη. Ωστόσο, όσοι περισσότεροι άνθρωποι επηρεάζουν το έργο, τόσο πιο πιθανό είναι αυτό να επηρεάσει ανθρώπους οι οποίοι έχουν κάποια δύναμη ή επιρροή πάνω στο έργο. Αυτοί οι άνθρωποι μπορούν να είναι χρήσιμοι υποστηρικτές του έργου, ή ίσως επιλέξουν να το απορρίψουν. Ως εκ τούτου, η αποτελεσματική διαχείριση και η συμμετοχή των εμπλεκόμενων μερών του έργου γίνονται ένα πολύ σημαντικό εργαλείο για την επιτυχία του έργου.

28 4.2 Οργάνωση Έργου και Ρόλοι Το διάγραμμα που ακολουθεί δίνει μία επισκόπηση των κύριων ρόλων της οργάνωσης του έργου, από την άποψη της Διαχείρισης Έργου. Κάθε ένας από αυτούς τους ρόλους εξηγείται εν συντομία παρακάτω και περισσότερες πληροφορίες μπορείτε να βρείτε αργότερα σε αυτό το κεφάλαιο. (σχήμα 4.1 οργάνωση του έργου) Σημειώνετε ότι υπάρχει μία μόνο ομάδα έργου, αποτελούμενη από ανθρώπους που αναλαμβάνουν τους ρόλους που ορίζονται σε Επίπεδο Εκτέλεσης, Διαχείρισης και Καθοδήγησης. Αυτοί οι άνθρωποι χρειάζεται να εργασθούν ως ομάδα για την επιτυχία του έργου. Business Governing Layer The Business Governing Layer καθορίζει το όραμα και την στρατηγική για ολόκληρη την οργάνωση. Αυτό αποτελείται από μία ή περισσότερες επιτροπές διαχείρισης που λειτουργούν σε επίπεδο διευθυντή. Εδώ καθορίζονται οι προτεραιότητες, λαμβάνονται επενδυτικές αποφάσεις, και κατανέμονται οι πόροι. Επίπεδο Συντονισμού Το Επίπεδο Συντονισμού παρέχει γενικά κατεύθυνση και καθοδήγηση στο έργο, κρατώντας το επικεντρωμένο προς τους στόχους του. Αυτό αναφέρεται στο Αρμόδιο Κυβερνητικό Σώμα (AGB). To Επίπεδο Συντονισμού αποτελείται από ρόλους που ορίζονται στα επίπεδα Διαχείρισης και Καθοδήγησης, και άλλους προαιρετικούς ρόλους. Επίπεδο Καθοδήγησης Το Επίπεδο Καθοδήγησης προωθεί το έργο και κατέχει την επιχειρηματική του πρακτική. Κινητοποιεί τους απαραίτητους πόρους και παρακολουθεί την απόδοση του έργου προκειμένου να πραγματοποιηθούν οι στόχοι του. Το επίπεδο καθοδήγησης περιλαμβάνει τους ρόλους του Κύριου Έργου και του Παρόχου Λύσεων.