Ολοκληρωμένη Διαχείριση Εκτυπώσεων

Transcript

1 Ολοκληρωμένη Διαχείριση Εκτυπώσεων

2 Τι είναι Ολοκληρωμένη Διαχείριση Εκτυπώσεων Η Διαχείριση Εκτυπώσεων (Managed Print Services) είναι μια ολοκληρωμένη και ευέλικτη outsource υπηρεσία, δηλαδή η ανάθεση υπηρεσιών και εργασιών μιας επιχείρησης σε εξωτερικό συνεργάτη. Στόχος της είναι να εξασφαλίσει για την επιχείρηση τον απόλυτο έλεγχο και να επιφέρει σημαντική μείωση του κόστους των εκτυπώσεων έως και 30%. Η υπηρεσία MPS εστιάζει στην: 1. Ομογενοποίηση του εκτυπωτικού εξοπλισμού 2. Διαχείριση όλου του εκτυπωτικού στόλου 3. Αυτοματοποίηση όλων των διαδικασιών σχετιζόμενων με τον κύκλο εκτυπώσεων 4. Αύξηση του επιπέδου της ασφάλειας δεδομένων Αποτέλεσμα είναι χαμηλότερα κόστη, μείωση δαπανών, αύξηση παραγωγικότητας, βελτιστοποίηση διαδικασιών, απελευθέρωση πόρων, πλήρης έλεγχος ενός σημαντικού κόστους και η δυνατότητα διεξαγωγής συμπαγούς οικονομικού υπολογισμού σε ένα τομέα που η επιχείρησή σας είχε αδυναμία να ασκήσει έλεγχο. Γνωρίζατε ότι; 3% του συνολικού κύκλου εργασιών της επιχείρησής σας αντιστοιχεί σε δαπάνες σχετικές με τις εκτυπωτικές εργασίες 33% των εργαζομένων έχουν δει εμπιστευτικά έγγραφα σε εκτυπωτικά μηχανήματα Το 15% του χρόνου των επιχειρήσεων ξοδεύεται σε θέματα διαχείρισης και εκτύπωσης εγγράφων Το κόστος του εξοπλισμού είναι μόλις το 27% του συνολικού κόστους διαχείρισης του εκτυπωτικού στόλου Η ανομοιογένεια του εξοπλισμού δημιουργεί μεγάλα κόστη σε επίπεδο διαχείρισης προμηθευτών, κόστη ανά σελίδα, συντήρησης και επισκευής Με την υπηρεσία MPS μπορείτε να ελέγξετε και να μειώσετε τον όγκο εκτυπώσεών σας έως και 30%

3 MPS από την CPI Με πολυετή εμπειρία στην αγορά της εκτύπωσης η CPI είναι επίσημος και αποκλειστικός αντιπρόσωπος της SHARP και της OKI σε προιόντα αυτοματισμού γραφείου και μπορεί να εγγυηθεί για την ποιότητα και την αξιοπιστία του εξοπλισμού. Εξοπλισμός Τα συστήματα αυτοματισμού γραφείου της SHARP και της ΟΚΙ ενσωματώνουν τις πιο προηγμένες τεχνολογικά λειτουργίες και εφαρμογές επιτρέποντας σας να ζητάτε περισσότερα σε σημαντικά λιγότερο χρόνο. Υπηρεσίες MPS Μέσω της υπηρεσίας Print Audit, είστε σε θέση να εντοπίσετε και να διαχειριστείτε τον συνδεδεμένο εξοπλισμό (εκτυπωτές, σαρωτές, φωτοαντιγραφικά και Fax) στο δίκτυο της επιχείρησής σας σε πραγματικό χρόνο. Η υπηρεσία Print Audit προσφέρει: Καταμέτρηση εκτυπώσεων για να έχετε πλήρη εικόνα του όγκου των εκτυπωτικών σας εργασιών Έλεγχος κατάστασης εκτυπωτικών συσκευών μέσω mail alerts και web εφαρμογών Αναλυτικές αναφορές χρήσης και αναγωγή σε κόστος Αυτοματοποίηση διαδικασιών αναπλήρωσης αναλωσίμων Απομακρυσμένη διαχείριση εκτυπωτικού στόλου Αναλυτική αναφορά στάθμης αναλωσίμων και κατάστασης εκτυπωτικών συσκευών σε πραγματικό χρόνο Κατανομή δαπανών στα ανάλογα κέντρα κόστους Μηνιαία αναφορά χρήσης ανά συσκευή Μηνιαία αναφορά χρήσης ανά κατασκευαστή

4 MPS από την CPI Η υπηρεσία Ολοκληρωμένης Διαχείρισης Εκτυπώσεων από την CPI, μπορεί να βοηθήσει την επιχείρησή σας να ενισχύσει το επίπεδο της ασφάλειας δεδομένων και παράλληλα να αυξήσει την παραγωγικότητα των χρηστών αξιοποιώντας τον εκτυπωτικό σας εξοπλισμό στο μέγιστο δυνατό επίπεδο. Υπηρεσία Secure Printing Μέσω της υπηρεσίας Secure Printing, μπορείτε να προστατέψετε τα δεδομένα και τις πληροφορίες της επιχείρησης σας αυξάνοντας το επίπεδο ασφαλείας. Η υπηρεσία Secure Printing προσφέρει: Ταυτοποίηση χρήστη μέσω προσωπικού κωδικού PIN ή μαγνητικής κάρτας προτού γίνει χρήση του εκτυπωτικού εξοπλισμού Περιορισμός δικαιωμάτων ανά χρήστη ή ανά τμήμα Πρόσβαση χρηστών ή τμημάτων σε συγκεκριμένες λειτουργίες (σάρωση/εκτύπωση/fax) για οποιαδήποτε εκτυπωτική συσκευή Αποτύπωση δραστηριότητας χρήστη σε οποιαδήποτε λειτουργία Κρυπτογράφηση δεδομένων και αυξημένη ασφάλεια κατά τη διάρκεια αποστολής και αποθήκευσης εγγράφων στις εκτυπωτικές συσκευές που έχουν σκληρό δίσκο. Υπηρεσία Follow Me Με την υπηρεσία Secure Printing μπορείτε να εφαρμόσετε στην επιχείρησή σας και την υπηρεσία Follow Me μέσω της οποίας μπορείτε να απελευθερώσετε την εκτύπωση σας από οποιαδήποτε εκτυπωτική συσκευή είναι συνδεδεμένη στο δίκτυο σας, όποτε θέλετε και από όπου θέλετε, με την καταχώρηση του προσωπικού τους κωδικού PIN ή με το πέρασμα μαγνητικής κάρτας! Πιστοποίηση χρήστη και παραλάβή Print Server Aποστολή εκτύπωσης Πιστοποίηση χρήστη και παραλάβή Καταγραφή και αναφορά εργασίας

5 MPS σε τρία βήματα Η CPI αντλεί την τεχνογνωσία της από διεθνείς οίκους του εξωτερικού για τον σχεδιασμό και την εφαρμογή της υπηρεσίας MPS. Ο κύκλος υλοποίησης της υπηρεσίας MPS από την CPI ολοκληρώνεται σε 3 στάδια, τη Μελέτη, τη Βελτιστοποίηση και την Διαχείριση. Ι. Μελέτη: Φυσική καταγραφή εξοπλισμού Μέτρηση πραγματικού όγκου εκτυπώσεων με εξειδικευμένο λογισμικό Κοστολόγηση χρήσης Εργονομική έρευνα χώρου ΙΙ. Βελτιστοποίηση Αποτύπωση αναγκών Πρόταση μείωσης κόστους Ανακατανομή εξοπλισμού Ανανέωση της τεχνολογίας ΙΙΙ. Διαχείριση: Αυτοματοποίηση διαδικασιών μέσω εξειδικευμένου λογισμικού Απομακρυσμένη διαχείριση εξοπλισμού Παροχή Service και συντήρησης Εκπαίδευση χρηστών

6 Οφέλη MPS Χωρίς Υπηρεσία MPS Με υπηρεσία MPS Ο όγκος των εκτυπώσεων δεν είναι μετρήσιμος και υπάρχει αδυναμία αναγωγής σε πραγματικό κόστος Για κάθε εκτυπωτική μονάδα υπάρχει διαφορετικό κόστος ανά σελίδα Δεν είναι δυνατή η σωστή διανομή της εκτυπωτικής δαπάνης στα κατάλληλα κέντρα κόστους Ο εκτυπωτικός εξοπλισμός σπανίως συντηρείται και η αποκατάσταση βλαβών επιφέρει επιπλέον χρεώσεις Μεμονωμένα «πακέτα» συμβολαίων συντήρησης (ή επεκτάσεων εγγύησης), με ξεχωριστούς όρους, από διαφορετικούς προμηθευτές Χρονοβόρες διαδικασίες αναπλήρωσης και αποθήκευσης αναλωσίμων σε τακτά χρονικά διαστήματα Προληπτική αγορά και αποθήκευση μεγάλου αριθμού αναλωσίμων Πλήθος διαφορετικών μοντέλων/κατασκευαστών Εξοπλισμός περιορισμένων δυνατοτήτων Άτακτη τοποθέτηση εξοπλισμού Ελεύθερη χρήση συσκευών και ανεξέλεγκτος αριθμός εκτυπώσεων Απαιτείται τηλεφωνική επικοινωνία με την εταιρεία προμηθευτή για ενημέρωση βλάβης Χαμηλό επίπεδο ασφάλειας δεδομένων κατά τις διαδικασίες εκτύπωσης, σάρωσης και αντιγραφής Δυνατότητα αναλυτικής αναφοράς εκτυπώσεων και έλεγχος των σχετικών δαπανών Το κόστος ανά σελίδα είναι κοινό για όλες τις εκτυπωτικές συσκευές Αυτόματη κατανομή δαπανών στα αντίστοιχα κέντρα κόστους Προληπτική και κατασταλτική συντήρηση χωρίς επιπλέον χρεώσεις Μία σύμβαση συντήρησης για όλες τις εκτυπωτικές συσκευές από έναν προμηθευτή Πλήρως αυτοματοποιημένη διαδικασία αναπλήρωσης αναλωσίμων Έγκαιρη αναπλήρωση και περιορισμός stock αναλωσίμων Ομογενοποίηση του εκτυπωτικού εξοπλισμού Ανανέωση τεχνολογίας και βελτίωση της ποιότητας των εκτυπώσεων Τοποθέτηση εξοπλισμού βασισμένη σε εργονομική έρευνα Εφαρμογή κανόνων εκτύπωσης, έλεγχος και καθορισμός δικαιωμάτων ανά χρήστη ή τμήμα Μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας (service alerts) o προμηθευτής ενημερώνεται για το είδος της βλάβης Καθορισμός και εφαρμογή του επιθυμητού επιπέδου ασφάλειας σε όλες τις λειτουργίες