Μελέτη Λειτουργίας Οργάνωσης και Μηχανισμών Παρακίνησης Εργαζομένων στο Δημόσιο Τομέα

Transcript

1 Μελέτη Λειτουργίας Οργάνωσης και Μηχανισμών Παρακίνησης Εργαζομένων στο Δημόσιο Τομέα Ονοματεπώνυμο : ΠΕΤΡΟΣ ΠΕΤΡΟΠΟΥΛΟΣ Σειρά: 12 Επιβλέπων Καθηγητής: ΑΝΤΩΝΗΣ ΙΩΑΝΝΙΔΗΣ Δεκέμβριος 2015

2 Σκοπός Η μέτρηση ικανοποίησης των εργαζομένων με αποτέλεσμα την παρακίνηση και η καταγραφή του οργανωτικού σχεδιασμού για την αποτελεσματική αξιοποίηση του ανθρωπίνου δυναμικού.

3 Στόχος Προαγωγή Εξειδίκευση Φύση εργασίας Παρακίνηση Αμοιβές Εξουσία Οργάνωση Εύρος Ελέγχου Προϊστάμενοι Συνάδελφοι Τμηματοποίηση

4 Περιεχομένου Θεωρίες Παρακίνησης Ιεράρχηση των αναγκών, A. Maslow Δύο παραγόντων (υγιεινής-παρακίνησης), F. Herzberg ERG, Alderfer Διαδικασιών Προσδοκίας, VROOM Υπόδειγμα, PORTER & LAWLER «Ισότητας», J.Adams Στόχων, LOCKE

5 Μέθοδοι και τεχνικές παρακίνησης Προγράμματα Εκπαίδευσης προσωπικού Επαγγελματική ενημέρωση Προγράμματ α Εκπαίδευσης προσωπικού προσωπικού Επαγγελματι κή ενημέρωση Παρότρυνση των του Εργαζομένων προσωπικού Παρότρυνση σε Σύμπνοια και Συνεργασία των Εργαζομένω ν σε Σύμπνοια και Εσωτερικές ανταμοιβές Συνεργασία Εσωτερικές ανταμοιβές Εξωτερικές Ανταμοιβές Πολιτική Μισθών Ημερομισθίων Εξωτερικές Ανταμοιβές Πολιτική Μισθών Ημερομισθί Συμμετοχή του προσωπικού ων Εργασιακό περιβάλλον-συνθήκες Συμμετοχή του προσωπικού ασφαλείας-συνθήκες εργασίας Εργασιακό περιβαλλον- Συνθήκες ασφαλείαςσυνθήκες εργασίας

6 Διαίρεση εργασίας Εξειδίκευση Σχέσεις εξουσίας Βασικά Θέματα Οργανωτικού Σχεδιασμού Εύρος ελέγχου και ιεραρχικά επίπεδα χσδψσδ Σχεδιασμός Τμημάτων- Τμηματοποίηση

7 Μεθοδολογία Έρευνα: ποσοτική συλλογή πρωτογενών δεδομένων μέσω ερωτηματολογίου Ωφδλφ Δείγμα: 73 άτομα Ωφδνωφγ Μέθοδος διανομής: Έντυπη μορφή Ερωτηματολογίου Σχεδιασμός ερωτηματολογίου: 6 Δημογραφικές ερωτήσεις 26 ερωτήσεις για την ικανοποίηση στην εργασία 21 ερωτήσεις για την καταγραφή της οργάνωσης και της παρακίνησης με την κλίμακα LIKERT Χρόνος διεξαγωγής έρευνας: Σεπτέμβρης-Οκτώβρης 2015 Επεξεργασία Ανάλυση δεδομένων: SPSS,excel, περιγραφική στατιστική μέσω συχνοτήτων, ποσοστών και μέσων όρων. Οι παράγοντες ελέγχθηκαν με την εσωτερική συνοχή της Cronbach's Alpha. Έγινε επίσης επιβεβαιωτική παραγοντική ανάλυση με το Factor Analysis.

8 Δημογραφικά ΦΥΛΟ 35.6% 64.4% ΑΝΤΡΕΣ ΓΥΝΑΙΚΕΣ 60% 50% ΗΛΙΚΙΑ 53.4% ΟΙΚΟΓΕΝΕΙΑΚΗ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ 16.4% 40% 30% 28.8% ΕΓΓΑΜΟΣ ΑΓΑΜΟΣ 20% % 9.6% 8.2% 83.6% 0% 0%

9 Δημογραφικά συν. 45.0% 40.0% 41.1% ΕΠΙΠΕΔΟ ΣΠΟΥΔΩΝ 35.0% 30.0% 25.0% 20.0% 15.0% 10.0% 8.2% 30.1% 17.8% ΔΕ ΤΕ ΠΕ ΜΕΤΑΠΤΥΧΙΑΚΟ ΔΙΔΑΚΤΟΡΙΚΟ 5.0% 2.7% 0.0% ΕΤΗ ΑΠΑΣΧΟΛΗΣΗΣ ΘΕΣΗ ΕΥΘΥΝΗΣ 19.2% 23.3% 13.7% 11% 32.9% % 8.2% 13.7% 75.3% ΔΙΕΥΘΥΝΤΗΣ ΠΡΟΪΣΤΑΜΕΝΟΣ ΕΠΙΣΤΗΜΟΝΙΚΟΣ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟΣ 0% 10% 20% 30% 40% 0.0% 20.0% 40.0% 60.0% 80.0%

10 Συμπεράσματα Αντικείμενο Εργασίας Το μεγαλύτερο μέρος του δείγματος θεωρεί το αντικείμενο εργασίας του ενδιαφέρον με τον καθημερινό όγκο που έχει να φέρει εις πέρας λογικό. Οι εργαζόμενοι πιστεύουν σε μεγάλο βαθμό ότι μπορούν να βελτιώσουν τον τρόπο της εργασίας τους η οποία είναι ανάλογη των δυνατοτήτων τους. Τέλος επιθυμούν να αναλάβουν περισσότερες υπευθυνότητες. Αμοιβή Οι εργαζόμενοι πιστεύουν ότι η σχέση της προσφοράς τους στην εργασία με την χρηματική τους αμοιβή δεν είναι δίκαιη όπως επίσης οι απαιτήσεις της εργασίας τους συγκριτικά με την αμοιβή τους δεν είναι ικανοποιητική. Δεν λαμβάνουν τα προνόμια που επιθυμούν και θεωρούν άνιση την αμοιβή που λαμβάνουν οι συνάδελφοι σε σχέση με αυτή που λαμβάνουν αυτοί. Όσο για την υπερωριακή εργασία πιστεύουν ότι δεν αμείβονται δίκαια. Τέλος ο φορέας δεν επενδύει καθόλου στους υπαλλήλους του.

11 Συμπεράσματα συν. Δυνατότητες εξέλιξης Οι εργαζόμενοι πιστεύουν ότι μπορούν να συμβάλλουν με δικές τους προτάσεις στην βελτίωση της εργασίας τους και ότι υπάρχουν περιθώρια βελτίωσης της. Γενικά δεν πιστεύουν ότι η συνολική προσπάθειά τους στην εργασία αναγνωρίζεται από τον φορέα και οι αξιολογήσεις του φορέα που γίνεται πάνω σε αυτό το κομμάτι δεν βοηθάει καθόλου. Τέλος η ανασφάλεια που νοιώθουν για την θέση που εργάζονται δεν είναι άξια επισήμανσης. Προϊστάμενος Οι εργαζόμενοι πιστεύουν ότι ο προϊστάμενος λαμβάνει υπόψη τις προτάσεις των εργαζόμενων για βελτίωση του τρόπου εργασία τους και τον εμπιστεύονται για θέματα της δουλειάς. Έχει ομαδικό πνεύμα και συμπεριφέρεται δίκαια τους εργαζόμενους. Γενικά ο παράγοντας Προϊστάμενος έχει καλά αποτελέσματα αλλά ο φορέας δεν πρέπει να επαναπαυτεί στις ισχύουσες πρακτικές.

12 Συμπεράσματα συν. Εύρος ελέγχου Οι ικανότητες των προϊσταμένων και των υφισταμένων είναι μεγάλες. Οι προϊστάμενοι ασκούν εποπτεία στους υφισταμένους τους και ο βαθμός ομοιότητας των καθηκόντων που εποπτεύονται είναι μεγάλος. Παρουσιάζονται συχνά νέα προβλήματα στην καθημερινή εργασία των υπαλλήλων και η εργασία που γίνεται στον φορέα είναι αρκετά τυποποιημένη. Τέλος υπάρχει μεγάλος βαθμός αλληλεπίδρασης των υπαλλήλων στην εργασία. Τμηματοποίηση Οι θέσεις εργασίας είναι άμεσα αλληλοεξαρτώμενες υπάρχει εξειδικευμένη γνώση και τεχνογνωσία στον φορέα. Οι προϊστάμενοι καθοδηγούν, προγραμματίζουν και ελέγχουν τα αποτελέσματα των υφισταμένων αλλά ο φορέας δεν μπορεί εύκολα να παρακολουθεί τις εξελίξεις της αγοράς και να λαμβάνει κατάλληλες αποφάσεις να διαμορφώνει στρατηγικές, πολιτικές και να αναπτύσσει δράσεις.

13 Συμπεράσματα συν. Εξουσία Ο προϊστάμενος δεν επιφορτίζει τους υφισταμένους με μέρος από την εργασία του. Οι υπάλληλοι στον φορέα είναι έτοιμοι να αναλάβουν ρίσκο αν τους δοθεί η ευκαιρία και πιστεύουν ότι οι περισσότερες σημαντικές αποφάσεις παίρνονται από τα ανώτερα στελέχη. Τέλος η λήψη αποφάσεων από τους εργαζόμενους για τα καθημερινά τους προβλήματα πρέπει να πραγματοποιείται από τους ίδιους.

14 Προτάσεις Παρακίνησης Αντικείμενο Εργασίας Να αυξηθεί η ποικιλία των εργασιών ή καθηκόντων που κάνει ο κάθε εργαζόμενος και ταυτόχρονα να λαμβάνει μέρος στις περισσότερες φάσεις της παραγωγικής διαδικασίας ή αλλάζοντας σε τακτά χρονικά διαστήματα θέση και καθήκοντα (job rotation). Να αναλάβει το προσωπικό περισσότερες υπευθυνότητες. Θα ασχολούνται με τον έλεγχο και τον σχεδιασμό της καθημερινής εργασίας και λιγότερο για την συμμετοχή σε υψηλότερο επίπεδο

15 Προτάσεις Παρακίνησης συν. Αμοιβή Να συνδέσουν οι εργαζόμενοι την προσπάθεια, την απόδοση, την ανταμοιβή και την ικανοποίηση. Έτσι ο κάθε εργαζόμενος καταβάλει προσπάθεια που μέσα από την απόδοση του καθενός θα πάρει τις ανταμοιβές που του αξίζουν που μπορεί να είναι είτε εσωτερικές είτε εξωτερικές ανταμοιβές. Ο φορέας πρέπει να δίνει μεγάλη προσοχή στις δυνατότητες των υπαλλήλων του επενδύοντας στην μόρφωσή του με προγράμματα εκπαίδευσης προσωπικού.

16 Προτάσεις Παρακίνησης συν. Δυνατότητες εξέλιξης Με τον εμπλουτισμό της εργασίας οι εργαζόμενοι θα συμμετέχουν συγχρόνως στην διαχείριση της δουλειάς τους και θα αυξάνεται η ποικιλία των εργασιών του. Θα πρέπει να έχουν συγκεκριμένους στόχους τους οποίους θα προσπαθούν να επιτύχουν.

17 Προτάσεις Παρακίνησης συν. Προϊστάμενος Συνάδελφοι Με την μέθοδο της επαγγελματικής ενημέρωσης προσωπικού ο φορέας θα πρέπει να ενημερώνει σε τακτά χρονικά διαστήματα για οποιοδήποτε θέμα έχει σχέση με την συμπεριφορά του εργαζόμενου μέσα στην υπηρεσία Την τεχνική της παρότρυνσης των εργαζομένων για σύμπνοια και συνεργασία.

18 Προτάσεις Οργάνωσης Εύρος ελέγχου Μεγάλο εύρος λόγω μεγάλης τυποποίησης της εργασίας Προγράμματα εκπαίδευσης του προσωπικού Εύρος ελέγχου 18 (πεπλατυσμένη) οι ικανότητες όμως των προϊσταμένων και υφισταμένων είναι μεγάλες και όσο πιο μεγάλη είναι αυτή η ικανότητα τόσο μεγαλύτερο μπορεί να είναι το εύρος ελέγχου. Υπάρχει μία τάση τα τελευταία χρόνια το εύρος ελέγχου να είναι άνω των 5-6 ατόμων. Παρόλα αυτά με την πιθανότητα αρνητικών επιπτώσεων από την εφαρμογή μεγαλύτερου εύρους ελέγχου στην οργανωτική δομή πρέπει ο φορέας να επενδύσει σημαντικά στην εκπαίδευση των εργαζομένων τους.

19 Προτάσεις Οργάνωσης συν. Εξειδίκευση Οριζόντια εξειδίκευσηστενότερο εύρος Εμπλουτισμός εργασίας Η εναλλαγή θέσεων εργασίας

20 Προτάσεις Οργάνωσης συν. Εξουσία Τα κατώτερα στελέχη πρέπει να είναι έτοιμα οποιαδήποτε ώρα να παίρνουν δύσκολες αποφάσεις. Η εξουσία πρέπει να αποκεντρωθεί και είτε σημαντικές είτε ασήμαντες αποφάσεις πρέπει να παίρνονται και απο κατώτερα στελέχη γιατί είναι έτοιμα να πάρουν το ρίσκο της απόφασης.

21 Προτάσεις Οργάνωσης συν. Τμηματοποίηση Οι θέσεις και λειτουργίες με υψηλή εξάρτηση να τοποθετούνται στο ίδιο τμήμα ή οργανωτική μονάδα ώστε να προγραμματίζονται, να ελέγχονται, να καθοδηγούνται, να εποπτεύονται και να διοικούνται από το ενιαίο κέντρο διοίκησης ώστε να επιτυγχάνεται συντονισμός. Η τμηματοποίηση των θέσεων εργασίας πρέπει να γίνεται με κριτήριο την αποτελεσματικότερη αξιοποίηση των πόρων. Η τμηματοποίηση της οργάνωσης πρέπει να εξασφαλίζει την πλέον αποτελεσματική άσκηση της διοίκησης (π.χ. προγραμματισμός, καθοδήγηση) και τον έλεγχο (κυρίως τη μέτρηση των αποτελεσμάτων και την απόδοση ευθυνών). Η τμηματοποίηση πρέπει να δίνει τη δυνατότητα στην οργάνωση να παρακολουθεί τις εξελίξεις της αγοράς λαμβάνοντας τις κατάλληλες αποφάσεις, διαμορφώνοντας στρατηγικές, πολιτικές και αναπτύσσοντας δράση