Οργάνωση αθλητικών γεγονότων. Σχεδιασμός των αντικειμενικών σκοπών του γεγονότος

Transcript

1 Οργάνωση αθλητικών γεγονότων Οργάνωση αθλητικών γεγονότων Σχεδιασμός των αντικειμενικών σκοπών του γεγονότος Καθορισμός του είδους του γεγονότος Υπάρχουν αθλητικά γεγονότα πολλών ειδών και πολλών επιπέδων (π.χ., ημερίδα, εσωτερικό / διασυλλογικό / πανελλήνιο πρωτάθλημα, κλπ.). Για να τεθούν σωστά οι αντικειμενικοί σκοποί του γεγονότος που διοργανώνουμε απαραίτητη προϋπόθεση είναι ο προσδιορισμός του ποιος θα συμμετάσχει σε αυτό (π.χ., μόνο οι αθλητές του σωματείου, αθλητές από άλλα σωματεία; ποια;) Επίσης, πρέπει να καθοριστεί το όριο ηλικίας, το φύλο, οι ειδικές ανάγκες των συμμετεχόντων, το επίπεδο των ικανοτήτων τους, κλπ. Εάν θα λάβουν μέρος ομάδες, πρέπει να τις περιγράψουμε και να είμαστε ακριβείς στον τρόπο που σχηματίστηκαν (π.χ., αν αποτελούνται από συμμαθητές, το επίπεδο των ικανοτήτων τους, κλπ.). Καθορισμός του μεγέθους του γεγονότος Υπολογίσουμε τον αριθμό των αθλητών και των ομάδων που θα λάβουν μέρος στο γεγονός με βάση τις διαθέσιμες αθλητικές εγκαταστάσεις / εξοπλισμό / προσωπικό / προϋπολογισμό. Καθορισμός της ημερομηνίας και της διάρκειας του γεγονότος Για να αποφασίσουμε την ημερομηνία και τη διάρκεια του γεγονότος πρέπει να λάβουμε υπόψη μας τους παρακάτω παράγοντες: Τον αριθμό των ημερών που απαιτούνται για να διεξαχθεί. Τον χρόνο που θα χρειαστούν οι αθλητές να φτάσουν στον τόπο διεξαγωγής του. Τον χρόνο ξεκούρασης των αθλητών μεταξύ των προσπαθειών τους. Την διαθεσιμότητα, τον αριθμό και το κόστος συντήρησης ή ενοικίασης των αθλητικών εγκαταστάσεων που θα χρησιμοποιηθούν Την διαθεσιμότητα των υπαλλήλων που θα το υποστηρίξουν. Τις καιρικές συνθήκες που θα επικρατούν. Τα διαθέσιμα μεταφορικά μέσα. Στον καθορισμό της ημερομηνίας του γεγονότος θα πρέπει να έχουμε υπόψη μας ότι κάθε επιλογή μπορεί να δημιουργεί προβλήματα σε κάποιους, οπότε αυτό που πρέπει να κάνουμε είναι να επιλέγουμε ημερομηνία που θα εξυπηρετεί καλύτερα τους περισσότερους. Οικονομικός σχεδιασμός Είναι σημαντικό να οργανώνουμε τα οικονομικά ενός γεγονότος με εντιμότητα και δικαιοσύνη. Εάν το γεγονός είναι μεγάλο, είναι προτιμότερο να προσλάβουμε έναν οικονομικό διαχειριστή, ή να συστήσουμε μια οικονομική επιτροπή που θα επιβλέπει τις οικονομικές συναλλαγές. 1

2 Επειδή συχνά εμφανίζονται απρογραμμάτιστα έξοδα είναι καλό να προβλέψουμε στον προϋπολογισμό ένα ποσό για τα έξοδα αυτά, ώστε να μπορούμε να τα αντιμετωπίζουμε. Πηγές εσόδων Οι πηγές των εσόδων για ένα αθλητικό γεγονός μπορεί να είναι: α) σίγουρες, όπως, για παράδειγμα, από έσοδα εγγραφών, από χορηγούς, την τοπική αυτοδιοίκηση, κλπ., ή β) ενδεχόμενες, τις οποίες επιδιώκουμε μεν, αλλά δεν έχουμε κάνει κάποια συμφωνία. ημιουργία προϋπολογισμού του γεγονότος Εάν στο παρελθόν έχουμε διευθύνει ένα γεγονός παρόμοιο με αυτό που πρόκειται να οργανώσουμε, τότε ξεκινάμε τον προϋπολογισμό ελέγχοντας τα παλιά οικονομικά μεγέθη από αυτό το γεγονός, χωρίς, όμως, να θεωρήσουμε ότι όλα τα έσοδα / έξοδα θα είναι τα ίδια. Στη συνέχεια καθορίζουμε τα έξοδα και υπολογίζουμε τη διαφορά μεταξύ των προσδοκώμενων εσόδων και εξόδων. Πρώτα συγκρίνουμε τα έξοδα με τις σίγουρες πηγές. Εάν καλύπτονται τότε δεν θα πρέπει να ανησυχούμε. Σε περίπτωση, όμως, που δεν καλύπτονται τότε προσπαθούμε να μετατρέψουμε τις ενδεχόμενες πηγές σε σίγουρες. Εάν ούτε αυτές δεν αρκούν, τότε χρειάζεται επανασχεδιασμός, έτσι ώστε είτε να αυξήσουμε τα έσοδα με άλλους τρόπους, είτε να ελαττώσουμε τα έξοδα. Σύστημα καταγραφής εσόδων - εξόδων Για την καλύτερη οργάνωση του γεγονότος θα χρειαστεί να δημιουργήσουμε ένα σύστημα καταγραφής εσόδων εξόδων και ένα σύστημα ταξινόμησης των αποδείξεων και των εγγράφων, ώστε να γίνεται εύκολα η επαλήθευση και ο έλεγχός τους. Οργάνωση κοινωνικών εκδηλώσεων για τη δημιουργία εσόδων Οι κοινωνικές εκδηλώσεις προσφέρουν στους ανθρώπους υπηρεσίες για τις οποίες είναι πρόθυμοι να καταβάλουν κάποιο αντίτιμο. Τέτοιες εκδηλώσεις μπορεί να είναι: ημοπρασίες Λοταρίες, λαχειοφόρες αγορές Εορταστικές ψυχαγωγικές εκδηλώσεις Αθλητικές συναντήσεις Έκδοση και πώληση βιβλίων (ημερολόγια, οδηγούς μαγειρικής, κλπ.) ιοργάνωση εκδρομών Οι εκδηλώσεις μπορεί να είναι μία καλή πηγή εσόδων όταν το σωματείο: Έχει καλή εικόνα στην κοινωνία. Σχεδιάζει εκδηλώσεις που θέλει ένας αρκετά μεγάλος αριθμός ανθρώπων. Επιλέγει ημερομηνίες που δεν υπάρχουν άλλα γεγονότα. Τις προωθεί και τις διαφημίζει σωστά. Τις οργανώνει χωρίς πολλά έξοδα. Τις οργανώνει ικανοποιητικά. 2

3 Κανονισμοί Εάν το αθλητικό γεγονός που διοργανώνουμε γίνονται υπό την εποπτεία της Ομοσπονδίας τότε είναι αδύνατο να τροποποιήσουμε τους αγωνιστικούς κανονισμούς. Παρόλα αυτά, για μικρές διοργανώσεις όπου συμμετέχουν μικρά παιδιά, ή ηλικιωμένοι μπορούμε να τροποποιήσουμε τους κανόνες για περισσότερη ασφάλεια, ή για να εξασφαλίσουμε ισότιμο ανταγωνισμό. Για παράδειγμα, μπορούμε να βάλουμε περιορισμό στην χρονική διάρκεια του αγώνα, ή να τροποποιήσουμε τα διάφορα αθλητικά όργανα. Οι αθλητές θα πρέπει να είναι πάντοτε ενήμεροι για τις αλλαγές που έχουμε κάνει στους κανόνες. Σχέδια κινδύνου και έκτακτης ανάγκης Βασικός στόχος ενός αθλητικού γεγονότος είναι να παρέχει στους συμμετέχοντες αθλητές και θεατές ένα όσο το δυνατόν ασφαλέστερο περιβάλλον. Για το λόγο αυτό, είναι σημαντικό να προβλέψουμε όλους τους κινδύνους που μπορεί να δημιουργηθούν κατά τη διάρκεια του γεγονότος και να αναπτύξουμε σχέδια για τη μείωση της πιθανότητας τραυματισμών σε αυτούς που συμμετέχουν, αλλά και σε αυτούς που το παρακολουθούν. Τα σχέδια αυτά θα πρέπει να περιλαμβάνουν την επίβλεψη των αθλητικών εγκαταστάσεων, του αθλητικού εξοπλισμού, των χώρων διαμονής και των μεταφορικών μέσων του γεγονότος. Η παρουσία καλά εκπαιδευμένων προπονητών, διαιτητών, υπαλλήλων και εθελοντών μειώνουν την πιθανότητα κάποιου ατυχήματος κατά την διάρκεια του γεγονότος. Έγγραφο απαλλαγής από ευθύνες Μπορούμε να ελαττώσουμε την πιθανότητα καταλογισμού ευθυνών χρησιμοποιώντας ένα έγγραφο απαλλαγής ευθυνών, στο οποίο θα αναφέρεται ότι δεν φέρουμε ευθύνη στην περίπτωση ατυχήματος κάποιου αθλητή ή θεατή. Η συμπλήρωσή του γίνεται από τους συμμετέχοντες κατά την διάρκεια των εγγραφών. Ασφαλιστική κάλυψη Ανάλογα με το γεγονός που διοργανώνουμε αποφασίζουμε εάν μία συνηθισμένη ασφαλιστική κάλυψη για τους αθλητές είναι αρκετή, ή όχι. Σε περίπτωση που δεν είναι προσθέτουμε επιπλέον όρους ανάλογα με τις συνθήκες, έτσι ώστε η ασφάλιση να ανταποκρίνεται στο γεγονός. Ενημερώνουμε τους αθλητές για το είδος της ασφαλιστικής κάλυψης που θα τους παρέχουμε κατά την διάρκεια της συμμετοχής τους. Συνεργασία με την πυροσβεστική και τις υπηρεσίες ασφαλείας Πριν αρχίσουμε να οργανώνουμε ένα γεγονός ερχόμαστε σε επαφή με τις τοπικές αρχές και τις αρμόδιες Υπηρεσίες (Πυροσβεστική, Αστυνομία, ΕΚΑΒ, κλπ.). Κατά την διάρκεια του γεγονότος βεβαιωνόμαστε ότι οι πύλες εισόδου - εξόδου στο γήπεδο είναι ελεύθερες και οι πυροσβεστικοί κρουνοί προσβάσιμοι. 3

4 Προετοιμασία σχεδίου έκτακτης ανάγκης Η άμεση φροντίδα ενός τραυματισμένου αθλητή ή θεατή είναι πρωταρχικής σημασίας ενέργεια για την διατήρηση καλού και ασφαλούς κλίματος στον αγώνα. Προετοιμάστε ένα σχέδιο έκτακτης ανάγκης, το οποίο θα καθορίζει το τι πρέπει να γίνει σε περίπτωση τραυματισμού και θα περιλαμβάνει οδηγίες για: το ποιος θα συμμετέχει στη διαδικασία (γιατρός, φυσιοθεραπευτής, γυμναστής, προπονητής, κλπ.), τον τρόπο επικοινωνίας μεταξύ των εμπλεκόμενων στη διαδικασία, τον τρόπο με τον οποίο θα μεταφερθεί ο τραυματίας στο πλησιέστερο νοσοκομείο / κέντρο υγείας (το οποίο πρέπει να έχετε ενημερώσει για το αθλητικό γεγονός που διοργανώνετε) και το ποιος θα είναι ο υπεύθυνος για να συντονίσει όλη αυτή την διαδικασία. Σε περίπτωση τραυματισμού ακολουθείστε τα παρακάτω βήματα: Εκτιμήστε άμεσα την έκταση του τραύματος Καλέστε αμέσως το ιατρικό προσωπικό. Προσφέρετε τις βασικές πρώτες βοήθειες (μόνο αν έχετε τις απαραίτητες γνώσεις). Βοηθείστε το ιατρικό προσωπικό για να κάνει γρήγορα και σωστά τη μεταφορά του τραυματία. Ορίστε κάποιο ήρεμο και γνώριμο στον τραυματία πρόσωπο για να τον συνοδεύσει (π.χ., βοηθό προπονητή). Συμπληρώστε μία αναφορά όσο το γεγονός είναι ακόμη νωπό στην μνήμη σας. Εγγραφές συμμετεχόντων Καθορισμός των κριτηρίων για τη συμμετοχή στο γεγονός Σε μερικά γεγονότα μπορούμε να περιορίσουμε τον αριθμό των συμμετεχόντων μόνο σε αυτούς που έχουν ορισμένα κριτήρια (π.χ., ηλικία, φύλο, εμπειρία, κλπ.). Πληροφορίες που πρέπει να αντλήσουμε κατά τη διάρκεια των εγγραφών Κατά την ατομική ή ομαδική εγγραφή χρειάζεται να συγκεντρώνονται στοιχεία όπως τα παρακάτω: Όνομα, ηλικία, διεύθυνση και ημερομηνία γέννησης του αθλητή. Ιατρικό ιστορικό Πιστοποιητικό υγείας Επισημάνσεις των ειδικών αναγκών που έχει κάποιος αθλητής Έγγραφο απαλλαγής ευθυνών Καθορισμός της ημερομηνίας έναρξης και λήξης της περιόδου εγγραφών Ανάλογα με τον εκτιμώμενο αριθμό των ατόμων που πρόκειται να εγγραφούν και από το πόσο θα γρήγορα θα πρέπει να έχουμε στα χέρια μας τις 4

5 πληροφορίες για να σχεδιάσουμε το γεγονός αποφασίζουμε αν θα ορίσουμε μία μικρή, ή μία μεγάλη περίοδο εγγραφών. Καθορισμός του τρόπου με τον οποίο θα γίνουν οι εγγραφές Σχεδιάζουμε μία αποτελεσματική διαδικασία παραλαβής και επιστροφής των δελτίων εγγραφής. Για να το κάνουμε αυτό απαντάμε σε ερωτήματα όπως: Μέχρι πόσα άτομα μπορούν να συμμετέχουν στο γεγονός; Θα δεχτούμε τηλεφωνικές / ηλεκτρονικές / ταχυδρομικές εγγραφές, ή θα γίνουν σε ένα προκαθορισμένο τόπο; Πόσα δελτία εγγραφών θα τυπωθούν; Πόση βοήθεια θα χρειαστούμε για την παραλαβή και ταξινόμηση των αιτήσεων; Πόσα χρήματα θα πληρώσουμε για ταχυδρομικά τέλη; Καθορισμός του προγράμματος Στον καθορισμό του προγράμματος λαμβάνουμε υπόψη τους παρακάτω παράγοντες: Τις αθλητικές εγκαταστάσεις που διαθέτουμε. Τη μέγιστη χρονική διάρκεια κάθε αγώνα. Την ξεκούραση που χρειάζονται οι αθλητές ανάμεσα στους αγώνες. Αφήνουμε κάποιο κενό χρόνο στο πρόγραμμα για περιπτώσεις καθυστερήσεων, ή αναβολής των αγώνων. Ανακοίνωση του προγράμματος Μόλις ολοκληρώσουμε το πρόγραμμα το αναρτάμε στην ιστοσελίδα του σωματείου. Είναι αναγκαίο να αναφέρουμε σε ευδιάκριτη θέση, ότι το πρόγραμμα είναι δυνατόν να αλλάξει και ότι σε περίπτωση που αυτό συμβεί οι συμμετέχοντες θα ενημερωθούν έγκαιρα. Στο προσωπικό των αθλητικών εγκαταστάσεων, στους φύλακες και στους συντηρητές του αθλητικού εξοπλισμού δίνουμε το πρόγραμμα σε έντυπη μορφή. Για τους θεατές μπορεί να χρειαστεί να δημιουργήσουμε ένα φυλλάδιο με το πρόγραμμα και πληροφορίες για τους αθλητές και τις ομάδες που συμμετέχουν. Αθλητικές εγκαταστάσεις Για να πραγματοποιηθεί με επιτυχία το γεγονός που σχεδιάζουμε, απαραίτητη προϋπόθεση είναι η καλή οργάνωση των αθλητικών εγκαταστάσεων που έχουμε στην διάθεση μας. Καθορισμός των δυνατοτήτων των αθλητικών εγκαταστάσεων Για να διεξαχθεί ένα αθλητικό γεγονός χρειάζεται όχι μόνον αγωνιστικούς χώρους, αλλά και αποδυτήρια, εξέδρες, χώρους στάθμευσης, υπηρεσίες φαγητού, κλπ. Επίσης, χρειάζεται φωτισμό, χρονόμετρα, ηλεκτρονικό πίνακα 5

6 ανακοινώσεων των επιδόσεων, κλπ. Επιπρόσθετα, θα πρέπει να δούμε τι μπορούμε να κάνουμε σε περίπτωση άσχημου καιρού. Εάν περιμένουμε πολλούς θεατές για να παρακολουθήσουν το γεγονός τότε είναι ανάγκη να υπάρχουν: Κατάλληλα διαμορφωμένοι χώροι για την έκδοση των εισιτηρίων. Σχέδια για την ασφαλή είσοδο και έξοδό τους από το γήπεδο. Σχέδια για περιπτώσεις έκτακτης ανάγκης. ιαδικασίες για την ακύρωση ή αναβολή του γεγονότος. ικαιώματα χρήσης των αθλητικών εγκαταστάσεων Όταν οι αθλητικές εγκαταστάσεις δεν είναι δικές μας, τότε τις ζητάμε από τον ιδιοκτήτη τους (π.χ., ήμο, ιδιώτη, εταιρεία, κλπ.). Η συμφωνία μαζί τους πρέπει να είναι γραπτή, ώστε να είμαστε σίγουροι ότι έχουμε το δικαίωμα να τις χρησιμοποιήσουμε τις ημερομηνίες που έχουμε συμφωνήσει. Στο συμφωνητικό πρέπει να διευκρινίζεται ποια μέρη των εγκαταστάσεων μπορούν να χρησιμοποιηθούν και ποια όχι, ποιος θα είναι υπεύθυνος για την φύλαξη και την επιτήρησή τους και σε ποιες περιπτώσεις θα δοθεί αποζημίωση στους ιδιοκτήτες. Προετοιμασία των αθλητικών εγκαταστάσεων Πριν από την έναρξη του γεγονότος προσδιορίζουμε αν χρειάζεται να: καθαρίσουμε τους αθλητικούς χώρους, προετοιμάσουμε τον αγωνιστικό χώρο (κόψιμο του χόρτου, χάραξη των γραμμών του γηπέδου, κλπ.), προετοιμάσουμε τα αποδυτήρια, προετοιμάσουμε τον χώρο των θεατών, τροποποιήσουμε κάποιους χώρους, προετοιμάσουμε τον χώρο τις γραμματείας / διαιτητών / κριτών, ελέγξουμε τα συστήματα φωτισμού και ήχου, ελέγξουμε την παροχή του νερού, κλπ. Συντήρηση Οι εγκαταστάσεις πρέπει να επιθεωρούνται συνολικά στην αρχή κάθε χρονιάς και ανά τακτά χρονικά διαστήματα (π.χ., κάθε δύο μήνες). Έτσι γίνονται αμέσως αντιληπτά ενδεχόμενα προβλήματα και συμπληρώνονται τα όποια κενά. Στάθμευση Για την άνετη προσέλευση των θεατών στο γήπεδο είναι απαραίτητη η εξασφάλιση χώρων στάθμευσης. Για το λόγο αυτό: α) προσδιορίζονται ελεύθεροι χώροι που ενδεχόμενα υπάρχουν κοντά στις εγκαταστάσεις και μπορούν να χρησιμοποιηθούν, β) ανατίθεται σε συνεργάτες της οργάνωσης να διευκολύνουν το παρκάρισμα και γ) εάν είναι απαραίτητο ορίζονται φύλακες για τα οχήματα κατά τη διάρκεια του γεγονότος. Σε μεγάλες διοργανώσεις ζητάμε τη βοήθεια της Τροχαίας για τη ρύθμιση της κυκλοφορίας. 6

7 Αθλητικός εξοπλισμός Σε περίπτωση που είναι υποχρέωση των αθλητών να έχουν τον δικό τους αθλητικό εξοπλισμό τους ενημερώνουμε σχετικά με το τι χρειάζεται να έχουν και, αν δεν τα έχουν, που μπορούν να τα προμηθευτούν. Όταν υπεύθυνος για την παροχή εξοπλισμού στους αθλητές είναι ο οργανωτής τότε πρέπει να ακολουθηθούν συγκεκριμένα βήματα. Για μεγάλα αθλητικά γεγονότα, πρέπει να δημιουργήσουμε μία επιτροπή που να διαχειρίζεται τα θέματα αυτά. Αρχίζουμε το σχεδιασμό κάνοντας έναν υπολογισμό για το τι εξοπλισμός είναι ήδη διαθέσιμος από προηγούμενες διοργανώσεις. ημιουργούμε καταλόγους καταγράφοντας την ποσότητα και την ποιότητα του εξοπλισμού αυτού. Υπολογίζουμε τον επιπλέον εξοπλισμό που θα χρειαστεί με βάση τον αριθμό των αθλητών που θα συμμετέχουν. Καλό είναι να έχουμε παραπάνω εξοπλισμό, έτσι ώστε να μειώσουμε την πιθανότητα να λείψει κάτι κατά την διάρκεια του γεγονότος. Εάν αναθέσουμε σε άλλους την αγορά του εξοπλισμού τότε θα χρειαστεί να αναπτύξουμε ένα σύστημα για τον έλεγχό τους γιατί μπορεί το ποσό που θα ξοδευτεί να υπερβεί τον προϋπολογισμό και οι αγορές που θα γίνουν να μην εξυπηρετούν τις ανάγκες που έχουν προσδιοριστεί. ιαδικασία για την αγορά εξοπλισμού Πριν αγοράσουμε κάτι κάνουμε προσεκτική έρευνα αγοράς. Συγκρίνουμε τις τιμές που μας προσφέρονται σε σχέση με την ποιότητα των προϊόντων και αγοράζουμε πάντα την καλύτερη ποιότητα που μπορούμε να πληρώσουμε. Βεβαιωνόμαστε ότι ο εξοπλισμός είναι απόλυτα ασφαλής για τους χρήστες. Αγοράζουμε προϊόντα από πωλητές που εγγυώνται την ποιότητά τους. Ορίζουμε την ακριβή ημερομηνία που θα παραλάβουμε τον εξοπλισμό που έχουμε παραγγείλει. Αγοράζουμε μεγάλες ποσότητες για να πετύχουμε καλύτερες τιμές. ιαπραγματευόμαστε την επιστροφή αχρησιμοποίητου υλικού. Εξακριβώνουμε εάν μπορούμε να αγοράσουμε επιπρόσθετο εξοπλισμό γρήγορα, εάν το χρειαστούμε λόγω έλλειψης κατά την διάρκεια του γεγονότος. Έλεγχος των προϊόντων Όταν παραλαμβάνουμε το προϊόν βεβαιωνόμαστε ότι η ποιότητα και η ποσότητα είναι αυτή ακριβώς που έχουμε παραγγείλει. Στη συνέχεια, αφού ξεχωρίσουμε τα διάφορα αντικείμενα (π.χ., φόρμες, παπούτσια, κλπ.), τα κατατάσσουμε ανάλογα με το μέγεθος και τα καταγράφουμε σε κατάλογο όπου αναφέρεται η ημερομηνία παραλαβής. 7

8 Αποθήκευση και ασφάλεια του εξοπλισμού Αφού παραλάβουμε τον εξοπλισμό, σχεδιάζουμε την ασφαλή αποθήκευσή του για λίγο χρόνο σε κατάλληλα διαμορφωμένους χώρους μέχρι να κατανεμηθεί στους δικαιούχους. Επίσης, σχεδιάζουμε την αποθήκευσή του για περισσότερο χρόνο μετά το τέλος του γεγονότος. ιανομή του εξοπλισμού στους αθλητές ημιουργούμε τις κατάλληλες συνθήκες χώρου και χρόνου για την διανομή του αθλητικού εξοπλισμού σε αυτούς που τον δικαιούνται και σημειώνουμε σε ποιον δόθηκε. Επιθεώρηση και συντήρηση του εξοπλισμού Η συνεχής επιθεώρηση και συντήρηση του εξοπλισμού συμβάλλει: α) στην αύξηση της διάρκειας της ζωής του και β) στη μείωση της πιθανότητας να συμβεί κάποιο ατύχημα στους αθλητές και τους θεατές. Σε περίπτωση που διαπιστωθεί ότι ο εξοπλισμός έχει υποστεί ζημιά αυτή πρέπει να αποκατασταθεί το συντομότερο δυνατό. Αναγνώριση και επιβράβευση του έργου των συμμετεχόντων στο γεγονός Σε όλους αρέσει να αναγνωρίζονται οι προσπάθειές τους. Για το λόγο αυτό, στο σχεδιασμό (άρα και τον προϋπολογισμό) ενός γεγονότος περιλαμβάνουμε και τις αναγνωρίσεις (π.χ., μετάλλια, πλακέτες, κορδέλες, βεβαιώσεις, μπλουζάκια, καπέλα, αθλητικό εξοπλισμό, κλπ.) που θα προσφέρουμε στους αθλητές, στους προπονητές, στους διαιτητές / κριτές, στους χορηγούς και στους ανθρώπους που εργάστηκαν για τη διοργάνωσή του. Εάν το γεγονός είναι μεγάλο, δημιουργούμε μια επιτροπή για τον ορισμό και την απονομή βραβείων και επαίνων. Πρέπει να αποφασιστεί ποια είναι η καλύτερη ώρα, ποιος θα παρουσιάσει τα βραβεία, τι τελετή θα πραγματοποιηθεί και ποιος θα μιλήσει για την επιτυχία της διοργάνωσης επαινώντας τους συμμετέχοντες. ιατροφή Για την αρτιότερη λειτουργία της διοργάνωσης και σε συνεννόηση με τους προπονητές αποφασίζουμε τι είδος φαγητού θα προσφέρουμε στους αθλητές. Τις περισσότερες φορές υπεύθυνο για το θέμα αυτό είναι το ξενοδοχείο όπου διαμένουν οι αθλητές. Αίθουσας φιλοξενίας Για μερικά γεγονότα, είναι καλό να υπάρχει μία αίθουσα φιλοξενίας για τους αθλητές, τους προπονητές και κυρίως για τα ΜΜΕ και τους δημοσιογράφους. Σε περίπτωση που δημιουργήσουμε αίθουσα φιλοξενίας, θα πρέπει να αναθέσουμε σε ειδικό προσωπικό την σωστή εξυπηρέτηση των φιλοξενούμενων. Η αίθουσα 8

9 αυτή μπορεί να χρησιμοποιηθεί και για μικρές εκδηλώσεις ή συνεδριάσεις του διοικητικού προσωπικού. Μετακίνηση Συνήθως οι διοργανώσεις απαιτούν την μετακίνηση των αθλητών σε περιοχές μέσα στην πόλη, ή έξω από αυτή. Είναι απαραίτητο να προσδιοριστεί όσο το δυνατόν γρηγορότερα αν η μεταφορά των αθλητών είναι δική μας υποχρέωση, ή των ίδιων των αθλητών και των ομάδων τους. Από τη στιγμή που θα καθοριστούν οι αρμοδιότητες της μετακίνησης πρέπει να καταρτιστεί ένα λεπτομερές πρόγραμμα και να ενημερωθούν όλοι οι συμμετέχοντες όσο το δυνατόν νωρίτερα: πως θα γίνουν οι μεταφορές; πότε θα αρχίσουν; που βρίσκεται η αφετηρία των οχημάτων; πόσο συχνά είναι τα δρομολόγια; πόσοι άνθρωποι μπορούν να ταξιδέψουν με το όχημα; μπορούν τα οχήματα αυτά να μεταφέρουν ανάπηρους; Αφού γνωρίζουμε τον αριθμό των συμμετεχόντων, υπολογίζουμε τον αριθμό των οχημάτων που θα χρειαστούν για τη μεταφορά και στη συνέχεια ερχόμαστε σε επαφή με ταξιδιωτικά γραφεία. Επιλέγουμε και υπογράφουμε γραπτή συμφωνία με εκείνο που προσφέρει την καλύτερη τιμή, πληρώντας ταυτόχρονα όλες τις προϋποθέσεις για την ασφαλή και άνετη μεταφορά των αθλητών. ιαμονή Ο σχεδιασμός της διαμονής είναι αναγκαίος όταν οι ομάδες πρέπει να ταξιδέψουν έξω από την πόλη τους για να λάβουν μέρος σε αγώνες, ιδιαίτερα όταν αυτοί διαρκούν περισσότερο από μία ημέρα. Είναι σημαντικό να προσδιορίσουμε εάν για το γεγονός που διοργανώνουμε χρειάζεται να φροντίσουμε για τη διαμονή κάποιων και, εάν ναι, ποιών. Ακόμη, χρειάζεται να καθορίσουμε τον τόπο της διαμονής τους (π.χ., ξενοδοχείο, μοτέλ, πανεπιστημιακή εστία, κλπ.). Σε περίπτωση που οι συμμετέχοντες είναι πολλοί αναθέτουμε το θέμα σε ειδικό άτομο. Αφού γνωρίζουμε τον αριθμό των συμμετεχόντων, υπολογίζουμε τον αριθμό των δωματίων που θα χρειαστούν και στη συνέχεια ερχόμαστε σε επαφή με ξενοδοχεία, μοτέλ, κλπ.. Επιλέγουμε και υπογράφουμε γραπτή συμφωνία με εκείνο που προσφέρει την καλύτερη τιμή, πληρώντας ταυτόχρονα όλες τις προϋποθέσεις για την ασφαλή και άνετη διαμονή των αθλητών. Για να μειώσουμε τα σχετικά έξοδα ορισμένοι αθλητές μπορούν να φιλοξενηθούν στο σπίτι διοργανωτή ή εθελοντή. Ενημερώνουμε όλους τους συμμετέχοντες για τον τόπο και το κόστος της διαμονής που τους προσφέρουμε αρκετό καιρό πριν τον αγώνα, έτσι ώστε εάν δεν ικανοποιηθούν από την προσφορά μας να έχουν χρόνο να κάνουν δικές τους ενέργειες. 9

10 ιαφήμιση και προβολή Αρχικά χρειάζεται να ενημερώσουμε το κοινό για το γεγονός που διοργανώνουμε. Αργότερα θα πρέπει να τους ενθαρρύνουμε είτε να συμμετάσχουν, είτε να το παρακολουθήσουν. Τέλος, καθορίζουμε ποιος θα είναι υπεύθυνος για θέματα προβολής και πως / πότε θα γίνει η διαφήμιση. Καθορισμός του τι θέλουμε να προβάλλουμε και σε ποιον Ανάλογα με το γεγονός που διοργανώνουμε και θέλουμε να διαφημίσουμε απευθυνόμαστε στις παρακάτω κατηγορίες: Στους μαθητές για τους οποίους ενδεχόμενα έχουμε σχεδιάσει το γεγονός. Στις ομάδες που θέλουμε να λάβουν μέρος στους αγώνες. Στους προπονητές, τους κριτές, το προσωπικό και τους εθελοντές που θα μας βοηθήσουν να οργανώσουμε το γεγονός. Στους θεατές και κυρίως στους γονείς των παιδιών που πρόκειται να συμμετέχουν. Στους χορηγούς των αγώνων. Στους ανθρώπους που μένουν στην περιοχή που θα διεξαχθεί το γεγονός και στις γύρω περιοχές. Καθορισμός της προβολής του γεγονότος στους συμμετέχοντες ιαφήμιση (προβολή η οποία κοστίζει χρήματα για τη μετάδοση του μηνύματος) ιαφήμιση σε εφημερίδες, περιοδικά, ραδιόφωνο, τηλεόραση, διαδίκτυο. ιαφημιστικά φυλλάδια που τα μοιράζουμε ή τα ταχυδρομούμε. Αφίσες στους τοίχους. ημοσιότητα (διαφήμιση χωρίς έξοδα) Ανακοινώσεις κατά την διάρκεια εκδηλώσεων στα σχολεία. Συνεντεύξεις σε εκπομπές στο ράδιο και την τηλεόραση. Συνέντευξη Τύπου στα ΜΜΕ λίγο πριν από την έναρξη του γεγονότος. Πόστερ σε περίοπτη θέση στα σχολεία, σε δημόσιες υπηρεσίες και γενικά όπου κινούνται πολλοί άνθρωποι. Προσωπική επαφή Μιλάμε για το γεγονός σε φίλους / γνωστούς. Έχουμε προσωπική τηλεφωνική επικοινωνία με το κοινό. Ζητάμε από τους ανθρώπους που ήδη συμμετέχουν στο πρόγραμμα να μας φέρουν σε επαφή με άλλους. Ειδικές μέθοδοι Προσφορά δώρων στους θεατές που θα παρακολουθήσουν το γεγονός. Προβολή του γεγονότος σε τοπικές εκδηλώσεις, εκδρομές και εκθέσεις. ιανομή φυλλαδίων σε παρόμοια γεγονότα με αυτό που διοργανώνουμε, για να ενημερώσουμε το κοινό που ενδιαφέρεται για τέτοιου είδους διοργανώσεις. 10

11 Προετοιμασία του διαφημιστικού υλικού Είτε είναι αφίσα, διαφήμιση, ή φυλλάδιο, το διαφημιστικό υλικό πρέπει να δημιουργηθεί με όσο το δυνατόν μεγαλύτερη προσοχή και επιμέλεια. Εάν είναι πρόχειρα προετοιμασμένο θα λειτουργήσει περισσότερο αρνητικά στην εικόνα του γεγονότος από ότι η έλλειψη διαφήμισης. ιανομή του διαφημιστικού υλικού Το κλειδί σε για μία αποτελεσματική προβολή είναι ότι η διανομή του διαφημιστικού υλικού θα πρέπει να γίνει τον σωστό χρόνο (ούτε πολύ νωρίς, ούτε πολύ αργά) ανάλογα με το είδος προβολής που έχουμε επιλέξει. ημόσιες σχέσεις Οι δημόσιες σχέσεις προβάλουν την εικόνα του αθλητικού γεγονότος που διοργανώνουμε. Ένας πολύ καλός τρόπος για να το προβάλλουμε ικανοποιητικά είναι η πρόσκληση των ΜΜΕ σε μία μικρή εκδήλωση πριν από την έναρξη του γεγονότος. Σε αυτή μπορούμε να προσκαλέσουμε ακόμη τους σπόνσορες, τους τοπικούς άρχοντες, καθώς και προσωπικότητες από τον καλλιτεχνικό και αθλητικό χώρο, ώστε να δοθεί μία πανηγυρική διάσταση. Επικοινωνία Πολλές φορές, πολύ καλά τεχνικά οργανωμένα γεγονότα αποτυγχάνουν εξαιτίας επικοινωνιακών προβλημάτων. Για αυτό, όταν οργανώνουμε ένα γεγονός δεν πρέπει να ξεχνάμε τη σπουδαιότητα της καλής επικοινωνίας με τον εαυτό μας, το προσωπικό, τους συμμετέχοντες και όλους τους άλλους. Ένα αθλητικό γεγονός διακρίνεται σε 3 στάδια: α) πριν, β) κατά τη διάρκεια και γ) μετά το γεγονός. Υπάρχει κάποιο επικοινωνιακό κέντρο; Πώς θα επικοινωνούμε με το προσωπικό κατά τη διάρκεια του γεγονότος, ιδίως στην περίπτωση που θα πρέπει να βρισκόμαστε σε διαφορετικά μέρη, ή όταν πολλοί αγώνες γίνονται ταυτόχρονα; Θα χρειαστούμε ειδικούς απεσταλμένους για τη μεταφορά μηνυμάτων, θα χρησιμοποιήσουμε τηλέφωνα, ή το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο; Αυτά είναι κάποια πολύ σημαντικά ερωτήματα που θα πρέπει να απαντηθούν. Κινητά τηλέφωνα και ασύρματοι είναι γρήγοροι τρόποι επικοινωνίας ιδίως σε περιπτώσεις έκτακτης ανάγκης. Επικοινωνίας με τους αθλητές και τους προπονητές ιατηρούμε συνεχή επικοινωνία με τους αθλητές και τους προπονητές και είμαστε πρόθυμοι να τους εξυπηρετήσουμε όποτε παρουσιαστεί κάποιο πρόβλημα. Τους ενημερώνουμε για την ώρα διεξαγωγής του αγώνα, τον αγωνιστικό χώρο, τη στέγαση το φαγητό, την μετακίνηση και για ότι άλλο χρειάζονται. Επικοινωνία με τα ΜΜΕ 11

12 Ορίζουμε ένα πρόσωπο το οποίο θα είναι υπεύθυνο για την ενημέρωση των δημοσιογράφων πριν, κατά την διάρκεια και μετά το γεγονός. Σε περίπτωση που το γεγονός είναι μεγάλο θα χρειαστεί να δημιουργήσουμε ένα γραφείο Τύπου. Απολογισμός του γεγονότος Ο απολογισμός μας βοηθάει να επισημάνουμε τι πήγε καλά και τι όχι, ώστε να το βελτιώσουμε την επόμενη φορά. Για να αντλήσουμε όσο το δυνατόν περισσότερες πληροφορίες διοργανώνουμε μία μικρή σύσκεψη, όπου θα συμμετέχει όλο το προσωπικό (debrief). Επίσης, μπορούμε να συλλέξουμε πληροφορίες χρησιμοποιώντας ένα σύντομο ερωτηματολόγιο, το οποίο δίνουμε στους αθλητές, προπονητές, διαιτητές, γονείς, προσωπικό και εθελοντές. Όσο πιο εύκολο είναι να συμπληρωθεί, τόσο περισσότερο αυξάνεται ο αριθμός αυτών που θα αποφασίσουν να συμμετέχουν. Προετοιμασία ερωτηματολογίων Ερωτήσεις που μπορούν να περιλαμβάνονται σε ένα ερωτηματολόγιο είναι οι ακόλουθες: Πόσο καλά θεωρείτε ότι ήταν οργανωμένο το γεγονός; Είχε το γεγονός την κατάλληλη προβολή; Ποιες πλευρές του πιστεύετε πως θα μπορούσαν να ήταν καλύτερες; Με ποιον τρόπο; Τι κατά την γνώμη σας λειτούργησε καλά; Ήταν οι εγκαταστάσεις και ο εξοπλισμός ικανοποιητικός; Σκοπεύετε να συμμετέχετε και του χρόνου; Γιατί; Γιατί όχι; Προσωπικό Καθορισμός του προσωπικού που απαιτείται για την οργάνωση του γεγονότος Αφού καθορίσουμε τους αντικειμενικούς σκοπούς, το μέγεθος και τον προϋπολογισμό του γεγονότος, καθορίζουμε και το προσωπικό που απαιτείται για την οργάνωσή του. Όσο καλά και αν είναι σχεδιασμένο, εάν δεν υπάρχουν οι κατάλληλοι άνθρωποι να το «τρέξουν» το αποτέλεσμα θα υπολείπεται της δυνατότητάς του. Προσέλκυση εθελοντών Οι εθελοντές μπορούν να βοηθήσουν πολύ στη διοργάνωση του γεγονότος. Πιθανοί εθελοντές μπορεί να είναι: Γονείς παιδιών που συμμετέχουν στο γεγονός. Αθλητές που δε συμμετέχουν στη διοργάνωση. Επαγγελματίες (γιατροί, δικηγόροι, τραπεζίτες, κλπ.). Φοιτητές πανεπιστημίων και ιδίως φοιτητές Φυσικής Αγωγής. Μέλη εκκλησιαστικών οργανώσεων. Στρατιωτικό προσωπικό που υπηρετεί στη πόλη. Μέλη αθλητικών ομάδων και συλλόγων. άσκαλοι και καθηγητές Πρωτοβάθμιας και ευτεροβάθμιας Εκπαίδευσης. 12

13 Παροχή εκπαίδευσης Καθορίζουμε ποιος από το προσωπικό χρειάζεται εκπαίδευση ή επιμόρφωση και του την παρέχουμε. Επίσης, εκδίδουμε γραπτές οδηγίες για καθήκοντα τα οποία το προσωπικό δεν γνωρίζει, είναι δύσκολο να θυμηθεί, ή είναι πολύ σημαντικό να τα κάνει σωστά. Οργάνωση επικοινωνιακού συστήματος με το προσωπικό ημιουργούμε ένα ξεκάθαρο επικοινωνιακό δίκτυο, πριν, κατά την διάρκεια και μετά το γεγονός. Όλοι όσοι εμπλέκονται σε αυτό θα πρέπει να γνωρίζουν σε ποιον μπορούν να μιλήσουν, για ποιο θέμα και πότε. Για μεγάλα γεγονότα ορίζουμε ειδικό κέντρο από όπου θα γίνεται η επικοινωνία μεταξύ των διευθυντών, των προϊσταμένων και των υπαλλήλων. Υποστήριξη του προσωπικού Κατά τη διάρκεια και των 3 φάσεων του γεγονότος δεν ψάχνουμε για λάθη και δεν ασκούμε συνεχή κριτική στα στελέχη της οργάνωσης, αλλά αναζητάμε τρόπους για να τους διευκολύνουμε να πετύχουν τους στόχους τους. Αμοιβές και αναγνώριση του έργου του προσωπικού Η οικονομική ανταμοιβή των ανθρώπων που εργάστηκαν για το γεγονός είναι πολύ σημαντική. Είναι καλό να δώσουμε ένα μικρό μέρος από την αμοιβή τους λίγο πριν ξεκινήσει το γεγονός. Για τους εθελοντές αναπτύσσουμε σχέδια έτσι ώστε να δοθεί και σε αυτούς ένα συμβολικό ποσό. Μερικοί τρόποι για την αναγνώριση της προσφοράς τους είναι η προσφορά αναμνηστικών τα οποία να δείχνουν ότι έλαβαν μέρος στο γεγονός, η συμμετοχή τους στην τελετή απονομής, ενώ μετά το γεγονός τους στέλνουμε ευχαριστήριες κάρτες για την επιτυχή συμμετοχή τους στο γεγονός. 13