ΚΩΔΙΚΑΣ ΔΕΟΝΤΟΛΟΓΙΑΣ ΤΟΥ ΟΜΙΛΟΥ ΕΤΑΙΡΕΙΩΝ AFFIDEA

Transcript

1 ΚΩΔΙΚΑΣ ΔΕΟΝΤΟΛΟΓΙΑΣ ΤΟΥ ΟΜΙΛΟΥ ΕΤΑΙΡΕΙΩΝ AFFIDEA

2 1 ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΚΑΙ ΣΥΝΟΠΤΙΚΗ ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ Εισαγωγή και Γενική Δήλωση Πολιτικής Κανόνες συμπεριφοράς Όταν έχετε ερωτήσεις Αναφορά παραβάσεων του Κώδικα Μη αντεκδίκηση Παράβαση του Κώδικα Διαδικασίες έρευνας και έλεγχοι συμμόρφωσης ΝΟΙΑΖΟΜΑΣΤΕ ΓΙΑ ΤΟΥΣ ΠΕΛΑΤΕΣ ΜΑΣ Σύγκρουση συμφερόντων Απαιτούμενα μέτρα Φιλοξενία, διασκέδαση και δώρα Προστασία εμπιστευτικών και ιδιοταγών πληροφοριών Αντιμονοπώλιακλη πολιτική Νομοθεσία οικονομικών κυρώσεων, έλεγχος εξαγωγών ΝΟΙΑΖΟΜΑΣΤΕ ΓΙΑ ΤΟΥΣ ΣΥΝΑΔΕΛΦΟΥΣ ΜΑΣ Συνθήκες εργασίας Υγεία και ασφάλεια Ίσες ευκαιρίες ΝΟΙΑΖΟΜΑΣΤΕ ΓΙΑ ΤΟΥΣ ΜΕΤΟΧΟΥΣ ΜΑΣ Εσωτερικοί έλεγχοι Βιβλία, στοιχεία Απαντώντας σε ερωτήσεις από τον Τύπο/Άλλους ΝΟΙΑΖΟΜΑΣΤΕ ΓΙΑ ΤΗΝ ΚΟΙΝΩΝΙΑ ΜΑΣ Τα πρότυπα κοινωνικής ευθύνης της Affidea (Περιλαμβάνουν δεοντολογική αγορά) Ανθρώπινα δικαιώματα Νομοθεσία περί καταπολεμησης της δωροδοκίας Σχέση με τρίτους Καταπολέμηση του ξεπλύματος χρημάτων Προστασία του περιβάλλοντος ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΤΙΚΟ ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΗΣ ΈΛΕΓΧΟΙ ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΗΣ ΑΠΟ ΤΗN AFFIDEA...9

3 1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΚΑΙ ΣΥΝΟΠΤΙΚΗ ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ 1.1 Εισαγωγή και Γενική Δήλωση Πολιτικής Πράττουμε το σωστό. Ως υπάλληλοι του Ομίλου εταιρειών affidea, δεσμευόμαστε για τα υψηλότερα πρότυπα δεοντολογίας σε κάθε πτυχή των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων μας. Οι εξαιρετικές επιδόσεις και η δεοντολογική συμπεριφορά διασυνδέονται. Για να πετύχουμε στον παγκόσμιο στίβο, πρέπει να οικοδομήσουμε τη φήμη της επωνυμίας μας με ακεραιότητα. Αυτή μας καθόρισε στο παρελθόν και αυτή εξακολουθεί να μας καθορίζει και σήμερα. Ως υπεύθυνοι υπάλληλοι, πρέπει να λογοδοτούμε όχι μόνο για τα αποτελέσματα, αλλά επίσης και για τον τρόπο με τον οποίο επιτυγχάνονται αυτά τα αποτελέσματα. Πρέπει να συμμορφωνόμαστε με τον Κώδικα καθώς και με όλους τους ισχύοντες νόμους και κανονισμούς οπουδήποτε ασκούμε επιχειρηματική δραστηριότητα. Για να διασφαλίζεται η βιώσιμη επιτυχία απαιτείται η δέσμευση για υψηλά πρότυπα από τον καθένα μας. 1.2 Κανόνες συμπεριφοράς Βασικές πεποιθήσεις Οι βασικές πεποιθήσεις μας έχουν βοηθήσει να προσδιοριστεί ο όμιλος affidea και εξακολουθούν να διαμορφώνουν καθένα από εμάς στις επαγγελματικές μας σχέσεις μεταξύ μας, με τους πελάτες μας, τους μετόχους μας, τους προμηθευτές μας, τους ανταγωνιστές μας και τις κοινότητες στις οποίες ζούμε και λειτουργούμε. Έκαστος από εμάς αναμένεται να επιδεικνύει αυτές τις βασικές πεποιθήσεις στην εργασία μας. Η ασυμβίβαστη ακεραιότητα σημαίνει ότι παραμένουμε πιστοί σε ό, τι πιστεύουμε. Παραμένουμε σταθεροί στην εντιμότητα, τη δικαιοσύνη και στο να πράττουμε το σωστό χωρίς συμβιβασμούς, ακόμη και όταν οι περιστάσεις καθιστούν κάτι τέτοιο δύσκολο. Ο διαρκής σεβασμός για τους ανθρώπους σημαίνει ότι συμπεριφερόμαστε σε όλους με αξιοπρέπεια. Ο διαρκής σεβασμός ισχύει σε κάθε άτομο με το οποίο είμαστε σε αμφίδρομη σε ολόκληρο τον κόσμο. Σκοπός και εφαρμογή Ο Κώδικας ορίζει τα πρότυπα δεοντολογίας για τον τρόπο που διεξάγουμε επιχειρηματική δραστηριότητα. Αυτός περιλαμβάνει τον τρόπο με τον οποίο αντιμετωπίζουμε τους άλλους υπαλλήλους, πελάτες, προμηθευτές, μετόχους, κοινότητες, κυβερνήσεις και άλλους επιχειρηματικούς εταίρους. Ο παρών Κώδικας επισημαίνει τα βασικά ζητήματα και αναγνωρίζει τις πολιτικές και πόρους που θα βοηθούν στο να καθοδηγούμε τις αποφάσεις μας. Με κανένα τρόπο δεν αποτελεί γενικό εγχειρίδιο ή σύμβαση που αντιμετωπίζει κάθε κατάσταση που ενδέχεται να αντιμετωπίσουμε ανά τον κόσμο. Όταν διεξάγουμε επιχειρηματική δραστηριότητα για τον όμιλο affidea, οι σύμβουλοι και οι αντισυμβαλλόμενοι αναμένεται να τηρούν τα ίδια πρότυπα συμπεριφοράς που τηρούν και οι υπάλληλοι του ομίλου affidea. Πρόσθετες ευθύνες διευθυντών Οι διευθυντές αναμένεται να ηγούνται δείχνοντας το καλό παράδειγμα. Αναμένεται να εφαρμόζουν κουλτούρα ακεραιότητας. Οι διευθυντές είναι υπεύθυνοι για την προαγωγή ανοικτών και ειλικρινών αμφίδρομης κατεύθυνσης επικοινωνιών. Πρέπει να είναι θετικοί ακτιβιστές και υποδείγματα ρόλων οι οποίοι θα επιδεικνύουν σεβασμό προς έκαστο από τους υπαλλήλους μας. Οι διευθυντές επιμελώς αναζητούν ενδείξεις για τον αν έλαβε χώρα αντιδεοντολογική ή παράνομη συμπεριφορά και να την αναφέρουν έγκαιρα.

4 Προσωπική ευθύνη και λογοδοσία Ο Κώδικας μας βοηθά να κρατούμε ψηλά τη φήμη και την επωνυμία του ομίλου affidea. Έκαστος από εμάς έχει την ευθύνη να τηρεί τον Κώδικα, τόσο με την κατανόηση του γράμματος όσο και του πνεύματος της καθοδήγησής του, και με την εφαρμογή ορθής προσωπικής κρίσης. Πρέπει συνεχώς να ρωτούμε τον εαυτό μας: Επιδεικνύω δέσμευση στην ακεραιότητα; Σέβομαι τους επιχειρηματικούς εταίρους μου; Θα έλεγαν άλλοι υπάλληλοι ότι επιδεικνύω δέσμευση ως προς τη δεοντολογία; Καθιστώ τον εαυτό μου και άλλους υπεύθυνους για να ενεργούμε με εντιμότητα και ανοικτό πνεύμα σε όλες τις επιχειρηματικές συναλλαγές; 1.3 Όταν έχετε ερωτήσεις αναφορά παραβάσεων του Κώδικα Ενώ θα ήταν θαυμάσιο αν η ορθή πορεία δράσης ήταν πάντα απολύτως σαφής, εντούτοις, τα πράγματα δεν είναι πάντοτε προφανή. Η πίεση που δεχόμαστε από τους διευθυντές ή από τις απαιτήσεις του επαγγέλματος δεν συνιστούν δικαιολογίες για παράβαση του νόμου. Όταν έχουμε οιεσδήποτε ερωτήσεις ή ανησυχίες σχετικά με τη νομιμότητα μιας δράσης, έχουμε την ευθύνη να ελέγξουμε το θέμα με τη διεύθυνση, τον Προϊστάμενο Συμμόρφωσης και σε ορισμένες περιπτώσεις το Γενικό Συμβούλιο. Η πολιτική μας των ανοικτών θυρών σημαίνει ότι μπορούμε να προσεγγίζουμε οιοδήποτε επίπεδο διεύθυνσης σχετικά με τις ανησυχίες μας. Σε κάθε περίπτωση, η εχεμύθεια θα διατηρείται στον μέγιστο δυνατό βαθμό. 1.4 Μη αντεκδίκηση Η αντεκδίκηση κατά οιουδήποτε υπαλλήλου ο οποίος έντιμα αναφέρει μια ανησυχία στη affidea σχετικά με παράνομη ή αντιδεοντολογική συμπεριφορά δεν θα γίνεται ανεκτή. Ταυτόχρονα, είναι απαράδεκτη η υποβολή αναφοράς γνωρίζοντας ότι αυτή είναι ψευδής. 1.5 Παράβαση του Κώδικα Ο όμιλος affidea δεσμεύεται να είναι ένας καλός εταιρικός πολίτης. Πολιτική της Εταιρείας είναι να διεξάγει τις επιχειρηματικές δραστηριότητές της έντιμα και δεοντολογικά. Ο παρών Κώδικας Δεοντολογίας, ο «Κώδικας», παρέχει γενική δήλωση των προσδοκιών της affidea αναφορικά με τα πρότυπα δεοντολογίας τα οποία έκαστος υπάλληλος πρέπει να τηρεί ενώ ενεργεί εξ ονόματος της εταιρείας. Όλοι οι υπάλληλοί μας πρέπει να συμπεριφέρονται ανάλογα και να προσπαθούν να αποφεύγουν ακόμη και τη φαινομενική εικόνα ανάρμοστης συμπεριφοράς. Ο παρών Κώδικας ισχύει για όλους τους ιθύνοντες, υπαλλήλους πλήρους και μερικής απασχόλησης, εργαζόμενους με σύμβαση έργου, και οιονδήποτε ο οποίος διεξάγει επιχειρηματικές δραστηριότητες με την affidea. Η συμπεριφορά που παραβαίνει την παρούσα πολιτική είναι απαράδεκτη στον χώρο εργασίας και σε οιοσδήποτε συνδεόμενο με την εργασία χώρο εκτός του χώρου εργασίας. Οιοσδήποτε υπάλληλος ή εργαζόμενος με σύμβαση έργου ο οποίος παραβαίνει τον παρόντα Κώδικα θα υπόκειται σε πειθαρχικά μέτρα έως και στην της καταγγελίας της σύμβασης εργασίας του/της. 1.6 Διαδικασίες έρευνας και έλεγχοι συμμόρφωσης Οφείλουμε να συνεργαζόμαστε πλήρως για όλους τους ελέγχους και έρευνες που θα ζητήσει η affidea, με κρατικές υπηρεσίες και ρυθμιστικές αρχές. Όλα τα στοιχεία που παρέχονται πρέπει να είναι αληθή και ακριβή. Δεν θα συγκαλύπτουμε, αλλοιώνουμε ή καταστρέφουμε έγγραφα ή αρχεία σε απάντηση σε έρευνα ή νόμιμο αίτημα.

5 2. ΝΟΙΑΖΟΜΑΣΤΕ ΓΙΑ ΤΟΥΣ ΠΕΛΑΤΕΣ ΜΑΣ 2.1 Σύγκρουση συμφερόντων Η affidea αναμένει όλοι οι υπάλληλοι και οιοσδήποτε ενεργεί εξ ονόματος της affidea να ενεργεί μόνον με αφοσίωση και προς το καλύτερο συμφέρον της affidea. Όλοι οι υπάλληλοι της affidea πρέπει να αποφεύγουν πραγματικές ή φαινομενικές συγκρούσεις συμφερόντων καθ'όλη την υπηρεσία τους για την affidea. Σύγκρουση συμφερόντων υπάρχει όταν ένα άτομο ενεργεί για ή εξ ονόματος της affidea, και αυτού του ατόμου τα προσωπικά ή οικογενειακά συμφέροντα παρεμβαίνουν ή φαίνεται να παρεμβαίνουν στη λήψη απόφασης ή την κρίση που προβαίνει το άτομο αυτό εξ ονόματος της affidea. Η σύγκρουση συμφερόντων μπορεί να προκύψει αν οιοσδήποτε ο οποίος ενεργεί εξ ονόματος της affidea, ή τα μέλη της οικογένειάς του, έχουν συμφέροντα τα οποία ενδέχεται να μειώσουν ή να επηρεάσουν την ικανότητα του ατόμου να εκτελέσει τις αρμοδιότητες και τα καθήκοντά του στη affidea αντικειμενικά ή αποτελεσματικά. 2.2 Απαιτούμενα μέτρα. Τα άτομα τα οποία καθίστανται γνώστες πραγματικής ή δυνητικής σύγκρουσης συμφερόντων που εμπλέκονται οι ίδιοι ή άλλο προσωπικό της affidea, θα γνωστοποιούν την πραγματική ή τη δυνητική σύγκρουση συμφερόντων στους επόπτες τους ή στον Προϊστάμενο Συμμόρφωσης. 2.3 Φιλοξενία, διασκέδαση και δώρα Οιοσδήποτε ο οποίος ενεργεί για ή εξ ονόματος της affidea δεν θα λαμβάνει, ζητεί, προσφέρει ή δίδει δώρα, χρηματικά ή άλλα, ή άλλα πλεονεκτήματα όπως φιλοξενία και εταιρική ψυχαγωγία που ενδέχεται να επηρεάσουν ή είναι κατάλληλα για να επηρεάσουν την ακεραιότητα ή την ανεξαρτησία και εξ αυτού δημιουργούν σύγκρουση συμφερόντων, του ατόμου ή οιουδήποτε με τον οποίο το άτομο διεξάγει συναλλαγές εξ ονόματος της affidea. Για περαιτέρω καθοδήγηση βλέπε Πολιτική αναφορικά με ανάρμοστες παροχές 2.4 Προστασία εμπιστευτικών και ιδιοταγών πληροφοριών Η πολιτική της affidea συνίσταται επίσης στον σεβασμό των εμπιστευτικών και ιδιοταγών πληροφοριών λοιπών τρίτων και να μην χρησιμοποιεί αντιδεοντολογικά, ή ανάρμοστα ή παράνομα μέσα για να λάβει τα εμπιστευτικά ή ιδιοταγή δεδομένα τρίτων. 2.5 Αντιμονοπωλιακή πολιτική Η affidea πιστεύει στην οικονομία της ελεύθερης αγοράς και θέλει να ανταγωνίζεται με σύνεση και δεοντολογικά εντός της αντιμονοπωλιακής νομοθεσίας και νομοθεσίας περί ανταγωνισμού που ισχύει στις αγορές στις οποίες η affidea λειτουργεί, τόσο όσον αφορά τους προμηθευτές όσο και όσον αφορά τους πελάτες. Η νομοθεσία περί ανταγωνισμού και η αντιμονοπωλιακή νομοθεσία έχουν επίπτωση στις επιχειρηματικές συναλλαγές της affidea από κάθε άποψη: προμήθεια παραγωγή, διανομή και πώληση. Η παραβίαση των κανόνων θα έχει επιπτώσεις στη affidea και οιονδήποτε ο οποίος ενεργεί εξ ονόματος της Affidea.

6 2.6 Νομοθεσία περί οικονομικών κυρώσεων, έλεγχος εξαγωγών. Η affidea θα συμμορφώνεται με οιεσδήποτε οικονομικές εμπορικές και νομικές κυρώσεις όπως η νομοθεσία περί αποκλεισμού (μποϊκοτάζ) και ελέγχους εξαγωγών και με τη νομοθεσία περί καταπολέμησης του ξεπλύματος χρήματος που επιβάλλονται από (εθνικές) αρχές. (Ορισμένες χώρες) έχουν και ενδέχεται στο μέλλον να επιβάλουν οικονομικές και εμπορικές κυρώσεις κατά επιλεγμένων χωρών για ενίσχυση της εξωτερικής πολιτικής, εθνικής ασφάλειας ή άλλων σκοπών και η affidea πρέπει να συμμορφώνεται με οιουσδήποτε τέτοιους νόμους, οιουσδήποτε νόμους και κανονισμούς ελέγχου εξαγωγών στις επιχειρηματικές δραστηριότητές της και η affidea αναμένει οι υπάλληλοί της να τηρούν αυτήν την πολιτική. 3. ΝΟΙΑΖΟΜΑΣΤΕ ΓΙΑ ΤΟΥΣ ΣΥΝΑΔΕΛΦΟΥΣ ΜΑΣ 3.1 Συνθήκες εργασίας Η καταχρηστική, παρενοχλητική ή προσβλητική συμπεριφορά είναι απαράδεκτη, είτε αυτή είναι προφορική, είτε σωματική είτε οπτική. Στα παραδείγματα περιλαμβάνονται τα υποτιμητικά σχόλια που βασίζονται στο φύλο, τη φυλή ή τα εθνοτικά χαρακτηριστικά, και οι ανεπιθύμητες σεξουαλικές προτάσεις. Καλούμαστε να γνωστοποιούμε αν η συμπεριφορά συναδέλφου μας κάνει εμάς ή άλλους να αισθανόμαστε δυσάρεστα και να αναφέρουμε τις παρενοχλήσεις αν αυτές λάβουν χώρα. Οι απειλές ή οι πράξεις βίας ή σωματικού εκφοβισμού απαγορεύονται. Για την προστασία της ασφάλειας όλων των υπαλλήλων, έκαστος από εμάς πρέπει να είναι απαλλαγμένος από την επίδραση οιασδήποτε ουσίας η οποία θα μπορούσε να μας εμποδίσει να διεξάγουμε δραστηριότητες εργασίας με ασφάλεια και αποτελεσματικά. 3.2 Υγεία και ασφάλεια Είμαστε όλοι υπεύθυνοι για τη διατήρηση ασφαλούς χώρου εργασίας τηρώντας τους κανόνες και πρακτικές ασφάλειας και υγείας. Πρέπει να αναφέρουμε αμέσως ατυχήματα, τραυματισμούς και μη ασφαλή εξοπλισμό, πρακτικές ή συνθήκες στον επόπτη ή άλλο ορισθέν πρόσωπο. Η Euromedic δεσμεύεται να τηρεί τους χώρους εργασίας της απαλλαγμένους από κινδύνους. 3.3 Ίσες ευκαιρίες Συμπεριφερόμαστε πάντοτε ο ένας στον άλλον με σεβασμό και εντιμότητα, ακριβώς όπως επιθυμούμε να φέρονται και σε εμάς. Εκτιμούμε τις διαφορές των ανά τον κόσμο διαφόρων ατόμων. Οι αποφάσεις απασχόλησης βασίζονται σε επαγγελματικούς λόγους, όπως τα προσόντα, το ταλέντο και τα επιτεύγματα, και συμμορφώνονται με την τοπική και την εθνική εργατική νομοθεσία. 4. ΝΟΙΑΖΟΜΑΣΤΕ ΓΙΑ ΤΟΥΣ ΜΕΤΟΧΟΥΣ ΜΑΣ 4.1 Εσωτερικοί έλεγχοι Προστασία των περιουσιακών στοιχείων της Εταιρείας και ο χειρισμός εμπιστευτικών και ιδιοταγών στοιχείων της affidea. Ο χειρισμός της περιουσίας και του εξοπλισμού της affidea πρέπει να γίνεται με τον κατάλληλο τρόπο και να χρησιμοποιείται μόνο για τον σκοπό που προορίζεται. Οιαδήποτε χρήση για σκοπούς εκτός της επιχειρηματικής δραστηριότητας της Euromedic πρέπει να εγκρίνεται από τον εκπρόσωπο του νομικού τμήματος της affidea. Το ίδιο ισχύει για την απομάκρυνση ή δανεισμό οιασδήποτε περιουσίας και εξοπλισμού της affidea. Η προσωπική χρήση εξοπλισμού

7 πληροφορικής της affidea θα γίνεται σύμφωνα με τις συμφωνηθείσες διαδικασίες για μια τέτοια χρήση. Όλοι οι υπάλληλοι και οιοσδήποτε ενεργεί για ή εξ ονόματος της affidea θα προστατεύει την εμπιστευτικότητα των ιδιοταγών πληροφοριών και δεδομένων της affidea. Τα ιδιοταγή έγγραφα θα τηρούνται εμπιστευτικά και ασφαλή. Ουδείς υπάλληλος της affidea μπορεί να δημοσιοποιήσει εμπιστευτικές ή ιδιοταγείς πληροφορίες εκτός αν εξουσιοδοτηθεί ειδικά προς τούτο εκ των προτέρων, γραπτώς, από τον Γενικό Σύμβουλο. Οι υπάλληλοι θα προσέχουν να μην κάνουν οιαδήποτε απρόσεκτη δημοσιοποίηση εμπιστευτικών ή ιδιοταγών δεδομένων σε άλλους. 4.2 Βιβλία, στοιχεία Η affidea θα διατηρεί εύλογα αναλυτικά βιβλία, στοιχεία και λογαριασμούς και σύμφωνα με οιεσδήποτε σχετικές νομικές απαιτήσεις. Όλα τα λογιστικά στοιχεία πρέπει να είναι ακριβή, καταχωρισμένα και αναπαραγόμενα σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία και κανονισμούς, περιλαμβανομένων των γενικώς αποδεκτών λογιστικών αρχών. 4.3 Απαντώντας σε ερωτήσεις από τον Τύπο/Άλλους. Προσπαθούμε να παρέχουμε σωστές, ακριβείς, έγκαιρες και εύκολα κατανοητές πληροφορίες στο κοινό. Δυστυχώς, οι δηλώσεις πολλών καλοπροαίρετων στελεχών έχουν παρερμηνευτεί από τους δημοσιογράφους. Αφήστε τους ειδικούς να χειριστούν τέτοιες καταστάσεις, να διαβιβάζετε τα αιτήματα από τα μέσα ενημέρωσης στο διευθυντή σας ώστε να επιλαμβάνεται αυτός με τον αρμόζοντα τρόπο. 5. ΝΟΙΑΖΟΜΑΣΤΕ ΓΙΑ ΤΗΝ ΚΟΙΝΩΝΙΑ ΜΑΣ 5.1 Τα πρότυπα κοινωνικής ευθύνης (Περιλαμβάνουν τις δεοντολογικές αγορές) Είναι ευθύνη της affidea να διεξάγει επιχειρηματική δραστηριότητα σε συμμόρφωση με τη νομοθεσία και τα γενικώς αποδεκτά πρότυπα εντιμότητας και ανθρώπινης αξιοπρέπειας και ζητούμε από τους προμηθευτές μας να ενεργούν παρομοίως. Ως προϋπόθεση διεξαγωγής συναλλαγών με την affidea, αναμένουμε οι προμηθευτές να συμμορφώνονται προς αυτές τις απαιτήσεις και η affidea αναμένει οι πηγές τους στην εφοδιαστική αλυσίδα να κάνουν το ίδιο. Θα αξιολογούμε τη συμμόρφωση προς αυτές τις απαιτήσεις και θα εξετάζουμε την πρόοδο εντός προμηθευτή όσον αφορά αυτές τις απαιτήσεις και τη συνεχιζόμενη επίδοσή τους στη λήψη αποφάσεων για επιλογή πηγών προμήθειας. Οι προμηθευτές αναμένεται να διορθώνουν ζητήματα μη συμμόρφωσης που εντοπίζονται κατά τη διάρκεια των αξιολογήσεων. Θέλουμε να συνεργαζόμαστε με τους προμηθευτές μας για να βελτιώνουμε τις συνθήκες, επειδή η έκβαση για τους εργαζόμενους μπορεί να είναι χειρότερη αν απλά καταγγείλουμε τις συμβάσεις. Αν ένας προμηθευτής αρνηθεί ή αδυνατεί να διορθώσει ικανοποιητικά για εμάς την μη συμμόρφωση, τότε θα καταγγέλλουμε την επιχειρηματική σχέση ως έσχατη λύση. 5.2 Ανθρώπινα δικαιώματα Η πολιτική της affidea αναγνωρίζει την Παγκόσμια Διακήρυξη Ανθρωπίνων Δικαιωμάτων ως κοινό πρότυπο επίτευξης για όλους τους ανθρώπους και όλα τα έθνη, με σκοπό κάθε άτομο και κάθε όργανο της κοινωνίας, έχοντας αυτήν τη Διακήρυξη συνεχώς κατά νου, να προσπαθεί με διδάγματα και εκπαίδευση να προάγει τον σεβασμό γι' αυτά τα δικαιώματα και ελευθερίες και με προοδευτικά μέτρα, εθνικά και διεθνή, για να διασφαλίζει την καθολική και αποτελεσματική αναγνώριση και τήρηση.

8 5.3 Νομοθεσία περί καταπολέμησης της δωροδοκίας Η affidea αντιτίθεται σε κάθε μορφή δωροδοκίας και διαφθοράς και θα συμμορφώνεται με τη νομοθεσία και κανονισμούς κατά της δωροδοκίας που ισχύουν όπου η affidea ασκεί επιχειρηματική δραστηριότητα. Οι νομοθεσίες περί δωροδοκίας ποικίλουν μεταξύ χωρών και είναι σημαντικό όλοι οι υπάλληλοι να γνωρίζουν και να τηρούν τη νομοθεσία περί δωροδοκίας στις χώρες στις οποίες αυτοί εργάζονται. Ως γενική αρχή, μια δωροδοκία ορίζεται η πράξη με την οποία οιοδήποτε πρόσωπο σκόπιμα προσφέρει, υπόσχεται ή δίδει οιαδήποτε αθέμιτο χρηματικό ή άλλο πλεονέκτημα, είτε άμεσα είτε έμμεσα ή μέσω μεσολαβητών, σε δημόσιο αξιωματούχο, γι αυτόν τον αξιωματούχο ή για τρίτον, προκειμένου αυτός ο αξιωματούχος να ενεργήσει ή να απόσχει από τα ενεργήσει σε σχέση με την εκτέλεση των επίσημων καθηκόντων, προκειμένου αυτός να αναλάβει ή να διατηρήσει επιχειρηματική δραστηριότητα ή άλλο ανάρμοστο πλεονέκτημα στη διεξαγωγή της επαγγελματικής δραστηριότητας. Οι κανόνες καταπολέμησης της δωροδοκίας σε πολλές χώρες απαγορεύουν τη δωροδοκία, τις πληρωμές διευκόλυνσης και επίσης την ανάρμοστη άσκηση επιρροής συναλλαγή. Η ανάρμοστη άσκηση επιρροής είναι η παροχή ανάρμοστου πλεονεκτήματος σε κάποιον για να παρακινήσει το άτομο να επηρεάσει τις ενέργειες ή καθήκοντα τρίτου. Πολλές χώρες εφαρμόζουν επίσης τη δική τους νομοθεσία περί δωροδοκίας στον ιδιωτικό τομέα καθιστώντας αδίκημα την προσφορά πλεονεκτήματος ή οιοδήποτε παράγοντα για να επηρεάσει τη εκπλήρωση των καθηκόντων της ή των καθηκόντων του προς τον εντολέα του. Δωροδοκία είναι το ανάρμοστο πλεονέκτημα και μπορεί να πάρει τη μορφή μετρητών, περιουσιακών στοιχείων (δώρα), πιστωτικές εκπτώσεις, επιστροφή κόστους ταξιδιών, διαμονής, διασκέδασης ή υπηρεσιών. Οιαδήποτε μορφή δωροδοκίας ή διαφθοράς θα πλήξει τη affidea και τη φήμη της affidea στην αγορά και δεν θα είναι ανεκτή. Οι υπάλληλοι πρέπει να τηρούν αυστηρά τον Κώδικα Δεοντολογίας και την Πολιτική της affidea για ανάρμοστες παροχές όταν κάνουν οιεσδήποτε πληρωμές, προσφέροντας δώρα ή προσφέροντας διασκέδαση σε δημόσιους αξιωματούχους καθώς και οιαδήποτε καθοδήγηση για δωροδοκία που προσφέρεται από την τοπική διεύθυνση. Φιλοξενία, διασκέδαση και δώρα Η προσφορά και η αποδοχή διασκέδασης, φιλοξενίας και δώρων πρέπει πάντοτε να συμμορφώνονται με τον Κώδικα και την Πολιτική της affidea για ανάρμοστες παροχές και θα αναλαμβάνονται σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία και την αποδεκτή καλή επιχειρηματική πρακτική. Τέτοιες προσφορές δεν πρέπει ποτέ να υπόσχεται, προσφέρει ή παρέχει με σκοπό τον επηρεασμό οιασδήποτε απόφασης από εμπορικό πελάτη ή δημόσιο αξιωματούχο για να βοηθήσει τη affidea να πετύχει ή διατηρήσει επιχειρηματική συμφωνία ή να επιδιώξει ανάρμοστο πλεονέκτημα. Η υποσχόμενη, προσφερόμενη ή γενόμενη διασκέδαση, η φιλοξενία ή δώρα για ανάρμοστους σκοπούς μπορεί να παραβιάζει την ισχύουσα νομοθεσία καταπολέμησης της δωροδοκίας και απαγορεύονται αυστηρά. Όλα τα δώρα, η φιλοξενία και τα έξοδα πρέπει να εγγράφονται στα βιβλία της affidea.

9 Πολιτικές ή φιλανθρωπικές δωρεές Οι δωρεές σε πολιτικά κόμματα γενικά υπόκεινται σε νομικούς περιορισμούς και απαιτήσεις δημοσιότητας. Η affidea γενικά δεν θα κάνει πολιτικές δωρεές και οιεσδήποτε πολιτικές δωρεές στο όνομα ή εξ ονόματος της affidea πρέπει να γίνονται σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία. Η affidea από καιρό σε καιρό κάνει φιλανθρωπικές δωρεές και υπό τον όρο ότι η affidea είναι βεβαία ότι δεν υπάρχει σύγκρουση συμφερόντων με τη affidea ή οιονδήποτε υπάλληλο της Affidea. Για να διασφαλίζεται η συμμόρφωση με τη νομοθεσία, οι πολιτικές και φιλανθρωπικές δωρεές πρέπει να εγκρίνονται γραπτώς και εκ των προτέρων από τον Προϊστάμενο Συμμόρφωσης και τον Γενικό Σύμβουλο. Για περαιτέρω καθοδήγηση βλέπε Πολιτική για ανάρμοστες παροχές περιλαμβανομένης της φιλοξενίας, δώρων και διασκέδασης. 5.4 Σχέση με τρίτους Μεσολαβητές Πριν συνάψει επιχειρηματικές σχέσεις με μεσολαβητές, περιλαμβανομένων πρακτόρων, συμβούλων και άλλων οι οποίοι ενεργούν ως σύνδεσμος μεταξύ affidea και τρίτου, το άτομο ενεργώντας για ή εξ ονόματος της affidea πρέπει να διασφαλίζει ότι η φήμη, το ιστορικό και οι ικανότητες του μεσολαβητή είναι κατάλληλες και ικανοποιητικές διεξάγοντας δέουσα επιμέλεια όπως περαιτέρω περιγράφεται στην Πολιτική για την επιλογή τρίτων. Η affidea αναμένει οι μεσολαβητές να ενεργούν σύμφωνα με τις απαιτήσεις που ορίζονται στον παρόντα Κώδικα και αυτή η απαίτηση θα αντικατοπτρίζεται στο γραπτό συμβόλαιο το οποίο πρέπει να συναφθεί με οιοδήποτε μεσολαβητή. Οι συμφωνίες με μεσολαβητές θα είναι γραπτές και θα εκφράζουν την αληθινή σχέση μεταξύ των συμβαλλομένων μερών. Η συμφωνία με το μεσολαβητή θα περιέχει διάταξη η οποία θα αναφέρει ότι ο μεσολαβητής θα τηρεί την Πολιτική της affidea για ανάρμοστες παροχές, αναφέροντας ρητά ότι η affidea δεν δέχεται τμήμα της πληρωμής να δίδεται από τον πράκτορα ως δωροδοκία, και ότι η συμφωνία θα καταγγέλλεται αν πληρωθεί μίζα. Η affidea θα κατακρατά οιεσδήποτε πληρωμές προς τον μεσολαβητή αν η affidea έχει λόγο να υποπτεύεται ότι η πληρωμή μπορεί να χρησιμοποιηθεί για οιουσδήποτε ανάρμοστους σκοπούς. Η συμφωνηθείσα αμοιβή θα είναι αρμόζουσα για τη νόμιμη υπηρεσία που παρέσχε ο μεσολαβητής. Οι πληρωμές μπορούν να γίνονται μόνον έναντι ικανοποιητικής τεκμηρίωσης και θα λαμβάνονται υπόψη σύμφωνα με τις γενικά αποδεκτές λογιστικές αρχές. Η Affidea θα τηρεί αρχείο με το όνομα, τους όρους απασχόλησης και αμοιβής για όλους τους πράκτορες που χρησιμοποιεί σε σχέση με συναλλαγές με δημόσιους οργανισμούς, κράτη ή ιδιωτικές εταιρείες. Αυτό το αρχείο θα διατηρείται επί 10 έτη από την καταγγελία της σύμβασης ή την τελευταία πληρωμή, οποιοδήποτε συμβεί αργότερα. Το αρχείο θα είναι διαθέσιμο για επιθεώρηση από ελεγκτές Πράκτορες/προμηθευτές/πελάτες Οι συμβάσεις πρακτόρευσης, εμπορικές, προμήθειας, κοινοπραξίας και λοιπές συμβάσεις πρέπει αν είναι δυνατόν, να περιέχουν υποχρεώσεις για τον πάροχο υπηρεσιών να συμμορφώνεται με

10 οιουσδήποτε σχετικούς νόμους και κανονισμούς καταπολέμησης της δωροδοκίας και λαμβάνοντας υπόψη τη φύση και πεδίο της σχετικής σύμβασης. 5.5 Συμμόρφωση με τη νομοθεσία περί καταπολέμησης του ξεπλύματος χρήματος και της τρομοκρατίας Οι διευθυντές και υπάλληλοι της affidea πρέπει να συμμορφώνονται με όλους τους ισχύοντες νόμους και κανονισμούς περί καταπολέμησης του ξεπλύματος χρήματος και καταπολέμησης της τρομοκρατίας. Το ξέπλυμα χρημάτων (νομιμοποίηση εσόδων από παράνομες δραστηριότητες) γενικά ορίζεται ως συμπεριφορά που αποσκοπεί στη συγκάλυψη εσόδων από παράνομη δραστηριότητα και μπορεί να περιλαμβάνει ή να αφορά, μεταξύ άλλων, πραγματοποίηση παράνομων ή ανάρμοστων πληρωμών σε δημόσιους αξιωματούχους, η ιδιοποίηση, η κλοπή ή η κατάχρηση δημοσίων κονδυλίων από οιονδήποτε καθώς και με ή προς όφελος δημοσίων αξιωματούχων, η καταβολή μίζας σε υπαλλήλους ιδιωτικών εταιρειών, και η επινόηση σχεδίων για την εξαπάτηση τρίτων. Το ξέπλυμα χρημάτων μπορεί επίσης να αφορά προσπάθειες για αποφυγή απαιτήσεων αναφοράς με τη διενέργεια σειράς μεταφορών κεφαλαίων τα οποία ατομικά είναι μικρότερα από το ποσό για το οποίο απαιτείται δημοσιότητα. Τα κεφάλαια μπορούν επίσης να ξεπλένονται με μεταφορές μεταξύ τραπεζικών λογαριασμών ή μέσω αγοράς φαινομενικά νόμιμων περιουσιακών στοιχείων. Παρότι έχουν ξεπλυθεί, αυτά τα κεφάλαια εξακολουθούν να αντιπροσωπεύουν έσοδα από παράνομες δραστηριότητες, και εν η γνώσει λήψη, έμβασμα, μεταφορά, κράτηση, χρησιμοποίηση ή απόκρυψη τέτοιων παράνομων εσόδων είναι παράνομη. Η affidea μπορεί να είναι στόχος για φυσικά ή νομικά πρόσωπα τα οποία θέλουν να πετύχουν ώστε έσοδα από παράνομες δραστηριότητες να φαίνονται νόμιμα. Για παράδειγμα, εταιρείες οι οποίες προσφέρονται να έχουν επιχειρηματικές συναλλαγές με τη affidea μπορεί στην πραγματικότητα να είναι βιτρίνα ξεπλύματος χρημάτων ή παράνομης δραστηριότητας. Παρομοίως, πράκτορες, πελάτες ή άλλοι συμβαλλόμενοι μπορεί να επιδιώκουν μέσω της affidea να εμβάσουν την αμοιβή τους σε άλλες δικαιοδοσίες άλλες από αυτές στις οποίες κατοικούν για να αποφύγουν τους νόμους και τις απαιτήσεις που ισχύον στη χώρα διαμονής. Κατά συνέπεια είναι ουσιώδες η affidea να γνωρίζει τα μέρη με τα οποία διεξάγει επιχειρηματική δραστηριότητα και να διεξάγει η δέουσα επιμέλεια που απαιτεί ο Κώδικας της affidea αναφορικά με όλους τους πιθανούς επιχειρηματικούς εταίρους, αντιπροσώπους, πράκτορες, κρατικούς παρόχους υπηρεσίας και προμηθευτές υψηλού κινδύνου. Βλέπε περαιτέρω την Πολιτική επιλογής τρίτων. 5.6 Προστασία του περιβάλλοντος Δεσμευόμαστε να προστατεύουμε το περιβάλλον και να λειτουργούμε τις επιχειρήσεις μας με τρόπο ο οποίος θα προάγει τη βιώσιμη χρήση των φυσικών πόρων του κόσμου. Σεβόμαστε το περιβάλλον με το να συμμορφωνόμαστε με όλη την περιβαλλοντική νομοθεσία σε όλες τις χώρες στις οποίες διεξάγουμε επιχειρηματική δραστηριότητα. Ενημερώνουμε τη διεύθυνση αν επικίνδυνα υλικά έρχονται σε επαφή με το περιβάλλον ή ο χειρισμός τους ή η απόρριψή τους γίνεται με ακατάλληλο τρόπο.

11 6. ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΤΙΚΟ ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΗΣ Όλοι οι υπάλληλοι που ενεργούν εξ ονόματος της affidea κατά την έναρξη της απασχόλησής τους ή όταν συνάπτουν σύμβαση με την affidea, και σε ετήσια βάση στη συνέχεια θα πιστοποιούν ότι: Αυτός/αυτή έχει διαβάσει και κατανοήσει τον Κώδικα (και τις Πολιτικές). Αυτός/αυτή δεν έχει προβεί σε δωροδοκία, πληρωμή διευκόλυνσης ή με οιονδήποτε άλλο τρόπο εμπλακεί σε διαφθορά, Αυτός/αυτή δεν έχει παραβιάσει τον Κώδικα και Αυτός/αυτή δεν έχει γνώση οιωνδήποτε παραβιάσεων του Κώδικα για τις οποίες δεν έχει ενημερώσει τη affidea ή τον Προϊστάμενο Συμμόρφωσης. Αυτός/αυτή αντιλαμβάνεται ότι οι παραβιάσεις αυτού του Κώδικα, της ισχύουσας νομοθεσίας και κανονισμών μπορεί να έχουν ως συνέπεια την επιβολή πειθαρχικών μέτρων, περιλαμβανομένης της καταγγελίας της σύμβασης εργασίας. 7. ΈΛΕΓΧΟΙ ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΗΣ ΑΠΟ ΤΗN AFFIDEA Ο Προϊστάμενος Συμμόρφωσης- Αντριπρόεδρος της Εταιρείας (Michael Leahy) θα επιβλέπει την τήρηση του Κώδικα Δεοντολογίας της affidea και θα διεξάγει ελέγχους συμμόρφωσης προς τον Κώδικα από την affidea, τις θυγατρικές, συνδεδεμένες επιχειρήσεις και κοινοπραξίες αυτής. Τα ευρήματα των ελέγχων θα αναφέρονται στο Διοικητικό Συμβούλιο της affidea. * * *