A ΕΠΑ.Λ ΕΦΑΡΜΟΓΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ 1 η ΕΝΟΤΗΤΑ: ΤΟ ΓΡΑΦΕΙΟ. Εκπαιδευτικοί: ΓΑΛΑΝΟΣ ΓΕΩΡΓΙΟΣ ΜΠΟΥΣΟΥΝΗΣ ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΟΣ

Transcript

1 A ΕΠΑ.Λ ΕΦΑΡΜΟΓΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ 1 η ΕΝΟΤΗΤΑ: ΤΟ ΓΡΑΦΕΙΟ Εκπαιδευτικοί: ΓΑΛΑΝΟΣ ΓΕΩΡΓΙΟΣ ΜΠΟΥΣΟΥΝΗΣ ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΟΣ 1

2 Η Γέννηση του Σύγχρονου Γραφείου: Στις αρχές του 19 ου αιώνα οι επιχειρήσεις ήταν κύρια οικογενειακές και λειτουργούσαν χωρίς ή με πολύ λίγους υπαλλήλους γραφείου. Οι εμπορικές επιχειρήσεις που δεν ήταν αποκλειστικά τοπικές, διατηρούσαν γραφεία σε διάφορα μέρη του κόσμου με ολιγομελές προσωπικό. Ακόμα και οι πολύ πετυχημένοι έμποροι ή ιδιοκτήτες εργοστασίων δεν είχαν πάρα δύο τρεις ανθρώπους να τους βοηθάνε με τις διοικητικές εργασίες. Οι μέτοχοι και το διοικητικό συμβούλιο της επιχείρησης μπορούσαν να δίνουν μόνο κατευθυντήριες γραμμές και όχι συγκεκριμένες οδηγίες για τον τρόπο με το οποίο θα εκτελούνταν οι καθημερινές εργασίες. Καθώς οι σιδηρόδρομοι αναπτύσσονταν, έκαναν προσλήψεις όλο και περισσοτέρων μάνατζερ. Σιγά σιγά δημιουργήθηκε μια ολόκληρη ιεραρχία μάνατζερ με μεσαία και ανώτερα στελέχη. Έτσι, στα μέσα του 19 ου αιώνα αρχίζει να γεννιέται η σύγχρονη επιχείρηση με γραφεία. 2

3 Η Γέννηση του Σύγχρονου Γραφείου: Τα μεσαία στελέχη διοικούσαν και επέβλεπαν τους υπαλλήλους τους. Τα γραφεία μεταξύ τους είχαν συνεχή επικοινωνία με τον τηλέγραφο και την καθημερινή αλληλογραφία που μετέφεραν τα τρένα. Τηλεφωνικό κέντρο της εταιρείας Gilliland κατασκευασμένο το Κάθε εργασία γινόταν μ ένα συγκεκριμένο τρόπο και η πρωτοβουλία και η διαφορετικότητα αποθαρρύνονταν. Αυτή η τυποποίηση της εργασίας επέτρεπε στους μάνατζερ να ελέγχουν ευκολότερα τους υπαλλήλους και την παραγωγικότητα τους. Στη μεταπολιτική οικονομία το επιστημονικό μάνατζμεντ των επιχειρήσεων αντικαταστάθηκε από τις διαπροσωπικές σχέσεις. 3

4 Η Γέννηση του Σύγχρονου Γραφείου: Η σχεδίαση του σύγχρονου γραφείου έχει πάψει να κατευθύνεται από την ελκυστικότητα του και έχει προσανατολιστεί προς τη λειτουργικότητα. Η επικοινωνία και η συνεργασία μεταξύ των εργαζομένων έχουν γίνει οι κύριοι άξονες της σύγχρονης εργασίας και θεωρούνται περισσότερο σημαντικές ακόμα και από την παραγωγικότητα. Η τεχνολογία έχει επηρεάσει σημαντικά τη μορφή του σύγχρονου γραφείου. Οι γραφομηχανές, οι αριθμομηχανές και τα ντουλάπια αρχειοθέτησης αντικαταστάθηκαν από επιτραπέζιους υπολογιστές. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και το ταχυδρομείο φωνής αντικατέστησαν την αλληλογραφία με χαρτί και τα μηνύματα στο τηλεφωνητή. Σύγχρονο αυτοματοποιημένο γραφείο 4

5 Η Γέννηση του Σύγχρονου Γραφείου: Οι υπολογιστές είναι συνδεδεμένοι μεταξύ τους σε τοπικά δίκτυα. Τα τοπικά δίκτυα των γραφείων συνδέονται μεταξύ τους με εταιρικά δίκτυα (Intranet) και με τον υπόλοιπο κόσμο (Internet). Ταυτόχρονα υπήρξε η ανάπτυξη μεταφερόμενων συσκευών γραφείου, όπως φορητοί υπολογιστές, κινητά τηλέφωνα και συσκευές φαξ επιτρέποντας στους εργαζόμενους τη συνεχή επικοινωνία με την επιχείρηση τους όπου κι αν βρίσκονται. Συγχρόνως περιορίζεται η ανάγκη των εταιρειών για κατοχή μεγάλων κεντρικών γραφείων. Η εισαγωγή των μηχανών στο περιβάλλον του γραφείου είναι μια εξέλιξη που ξεκίνησε πριν από δύο αιώνες. Η ιστορική αυτή εξέλιξη μπορεί να χωριστεί σε τρεις περιόδους: 1 η περίοδος Αφορά το χρονικό διάστημα και ονομάζεται μηχανή. Στην περίοδο αυτή γίνονται σημαντικές εφευρέσεις όπως: 1810 Κατασκευή στυλό 1846 Σχεδίαση αναλυτικής μηχανής 1867 Κατασκευή πρώτης γραφομηχανής 1876 Ανακάλυψη του τηλεφώνου 1886 Εφεύρεση πρώτης μηχανής εγγραφής ήχου 5

6 Η Γέννηση του Σύγχρονου Γραφείου: 2 η περίοδος Αφορά το χρονικό διάστημα και ονομάζεται ηλεκτροκίνητη. Στην περίοδο αυτή γίνονται σημαντικές εφευρέσεις όπως: Κατασκευή πρώτης ηλεκτρικής μηχανής γραφομηχανής Πρώτοι ηλεκτρονικοί υπολογιστές 3 η περίοδος Αφορά το χρονικό διάστημα 1960 έως σήμερα και ονομάζεται αυτοματισμός γραφείου. Η περίοδος αυτή διακρίνεται σε τρεις επιμέρους φάσεις: 1 η φάση Καλύπτει τις δεκαετίες 1960 και 1970 και χαρακτηρίζεται από: Κατασκευή ηλεκτρονικών γραφομηχανών με μνήμη Υπολογιστές 3 ης και 4 ης γενιάς Επικοινωνίες δεδομένων Φορητός υπολογιστής τηλέφωνο Simon που είναι πατέντα του

7 Η Γέννηση του Σύγχρονου Γραφείου: 2 η φάση Καλύπτει κυρίως την δεκαετία του 1980 και χαρακτηρίζεται από: Εισαγωγή προσωπικών υπολογιστών Εισαγωγή σταθμών εργασίας στο χώρου του γραφείου 3 η φάση Καλύπτει κυρίως την δεκαετία του 1980 έως σήμερα και χαρακτηρίζεται από: Χρήση λογισμικών πακέτων αυτοματισμού γραφείου Ραγδαία αύξηση της χρήσης του διαδικτύου Χρήση φορητών υπολογιστών Εξέλιξη υπηρεσιών κινητής τηλεφωνίας Τηλε - εργασία 7

8 Βασικές Λειτουργίες Δραστηριότητες Γραφείου: Το γραφείο κατευθύνει, καθοδηγεί και ελέγχει το σύνολο των δραστηριοτήτων της επιχείρησης. Το σύνολο των λειτουργιών ενός γραφείου μπορεί να ταξινομηθεί στις παρακάτω τέσσερις κατηγορίες: Δημιουργία εγγράφων Μετάδοση μηνυμάτων Διαχείριση πληροφοριών Προσπέλαση πληροφοριών Οι δραστηριότητες του γραφείου μπορούν να ομαδοποιηθούν ως εξής: Συγκέντρωση Καταγραφή Επεξεργασία και αξιολόγηση Χορήγηση 8

9 Καθήκοντα Έργο Γραφείου: Ένα γραφείο έχει συγκεκριμένα καθήκοντα σε σχέση με την επιχείρηση: Ελέγχει και συντονίζει όλες τις δραστηριότητες της επιχείρησης Παρακολουθεί και ελέγχει ποιοτικά και ποσοτικά την παραγωγικότητα των τμημάτων Συντονίζει τις δραστηριότητες των τμημάτων Παρακολουθεί τις νομικές και συμβατικές υποχρεώσεις της επιχείρησης έτσι ώστε να μην δημιουργούνται προστριβές με τους εργαζόμενους ή τους πελάτες Το έργο του γραφείου μπορεί ν αναλυθεί με βάση τις διαδικασίες που χαρακτηρίζουν την εργασία μέσα σ αυτό: Διαπροσωπική επικοινωνία Καταγραφή πληροφοριών Αντιγραφή Αρχειοθέτηση Αναζήτηση και ανάκτηση πληροφοριών 9

10 Παραγωγικότητα - Ικανότητα: Τα γραφεία προσφέρουν δυο ειδών υπηρεσίες: Γενικές υπηρεσίες Διαχείρισης πληροφοριών Ο πιο διαδεδομένος δείκτης ο οποίος χρησιμοποιείται για τη μέτρηση της απόδοσης εργασίας είναι η παραγωγικότητα. Παραγωγικότητα είναι η ποσοτική σχέση ανάμεσα στο αποτέλεσμα εργασίας και στη προσφερθείσα εργασία. Η ικανότητα αναφέρεται στη ορθότητα του τρόπου εργασίας με στόχο την ελαχιστοποίηση του κόστους και της διάρκειας της εργασίας, την υψηλή ποιότητα του αποτελέσματος της εργασίας και την τήρηση των προθεσμιών που έχουν τεθεί για την ολοκλήρωση της εργασίας. Είναι προφανές ότι με την αυτοματοποίηση των εργασιών του γραφείου έχει βελτιωθεί η απόδοσή του και έχουν ικανοποιηθεί όλοι οι προαναφερθέντες στόχοι: Κόστος Διάρκεια Ποιότητα Προθεσμίες 10

11 Κατηγορίες Εργαζομένων: Τρεις είναι οι βασικές κατηγορίες εργαζομένων μέσα σ ένα γραφείο: οι μάνατζερ, οι επαγγελματίες και το προσωπικό υποστήριξης. Η απόδοση της εργασίας στο χώρο του γραφείου δεν μετριέται με την παραγωγικότητα αλλά με την ικανότητα. Η παραγωγικότητα είναι η ποσοτική σχέση ανάμεσα στο αποτέλεσμα της εργασίας και στη προσφερθείσα εργασία. Μάνατζερ καταλαμβάνουν την ανώτατη και τη μέση ιεραρχική βαθμίδα, εκτελούν ένα πλήθος ποικίλων εργασιών που απαιτούν γρήγορες αποφάσεις και ενέργειες. Επαγγελματίες Το επιτελικό επιστημονικό προσωπικό των επιχειρήσεων και οι αυτοαπασχολούμενοι επιστήμονες και επαγγελματίες ανήκουν στην κατηγορία αυτή. Προσωπικό υποστήριξης Οι τυποποιημένες εργασίες στο χώρο του γραφείου ανατίθενται στους υπαλλήλους γραφείου και στους γραμματείς. 11

12 Τύποι Γραφείων: Στις επιχειρήσεις υπάρχουν διάφορες μορφές και τύποι γραφείων. Ως προς το γενικό τύπο εργασίας που εκτελούν τα γραφεία μπορούν να ομαδοποιηθούν σε δύο μεγάλες κατηγορίες: Γραφείο γενικών διαχειριστικών υπηρεσιών Το διευθυντικό ή επαγγελματικό γραφείο Ως προς την εξειδικευμένη εργασία που εκτελούν υπάρχουν διάφορες κατηγορίες γραφείων, όπως: Διευθυντικό Συναλλαγών Υποθέσεων Επαγγελματιών Μηχανικών Μηχανών Διαχείρισης αντικειμένων 12

13 Τύποι Γραφείων: Τα γραφεία είναι δομημένα ιεραρχικά με υψηλόβαθμα στελέχη στην κορυφή, με μεσαία στελέχη και το προσωπικό υποστήριξης στη βάση. Βέβαια κάποιες επιχειρήσεις είναι οργανωμένες διαφορετικά. Παράδειγμα τα διάφορα δικηγορικά γραφεία και τα ιατρεία είναι οργανωμένα σε συνεταιριστική βάση. Οι μεγάλοι οργανισμοί συνήθως έχουν ένα άτομο στην κορυφή τον πρόεδρο το οποίο λογοδοτεί κατευθείαν στους μετόχους και κάτω από αυτό υπάρχει μια σειρά μεσαίων στελεχών τα οποία διοικούν τα διάφορα τμήματα της επιχείρησης. Ιδιοκτήτης Τυπική Ιεραρχική δομή επιχείρησης Πρόεδρος Διευθυντές Προσωπικό Λογιστήριο Πωλήσεις Παραγωγή Προϊστάμενοι Τμήμα Τμήμα Τμήμα Τμήμα 13

14 Πληροφορία: Κεντρική Μονάδα Επεξεργασίας ΕΙΣΟΔΟΣ ΔΕΔΟΜΕΝΟ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΤΗΣ ΕΞΟΔΟΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑ ΑΝΑΔΡΑΣΗ 14

15 Πληροφορία: Η πληροφορία που βρίσκεται σε πρωτογενή μορφή π.χ: σημειώσεις, υπαγορεύσεις κ.λπ πρέπει να εισαχθεί στο σύστημα. Η εισαγωγή στο αυτοματοποιημένο σύστημα γίνεται με διάφορους τρόπους π.χ: πληκτρολόγηση, αντιγραφή με λογισμικό οπτικής αναγνώρισης χαρακτήρων και ταυτόχρονη χρήση σαρωτή. Μετά την εισαγωγή η πληροφορία μπορεί να υποστεί επεξεργασία. Με την επεξεργασία οι πληροφορίες υπόκεινται σε διάφορους μετασχηματισμούς. Οι μετασχηματισμοί περιλαμβάνουν διαχωρισμό, ταξινόμηση, συγκρίσεις με άλλες πληροφορίες, αναθεωρήσεις, διορθώσεις και ότι άλλο κρίνεται απαραίτητο για να προκύψουν τα επιθυμητά αποτελέσματα. Το τελικό στάδιο της πληροφορίας είναι η διαμόρφωση. Και τέλος η διαμορφωμένη πληροφορία εξάγεται από το σύστημα υπό μορφή εκτύπωσης, σελίδας διαδικτύου ή με οποιοδήποτε άλλο τρόπο κρίνεται απαραίτητο. 15

16 Τύποι Γραφείων Γραφείο του Μέλλοντος: Οι εφαρμογές που υποστηρίζει ένα ολοκληρωμένο σύστημα αυτοματισμού γραφείου είναι: Επεξεργασία κειμένου Επεξεργασία πινάκων Βάσεις Δεδομένων Ηλεκτρονικές Παρουσιάσεις Τηλεπικοινωνιακά προγράμματα Επεξεργασίας εικόνας, ήχου, γραφικών Διαχείρισης προσωπικού χρόνου Φορητοί υπολογιστές Αύξηση της ταχύτητας, σταδιακή μείωση του μεγέθους Ηλεκτρονικό Ταχυδρομείο Γρήγορος και φθηνός τρόπος αποστολής πληροφοριών Τηλεεργασία Με την ανάπτυξη των επικοινωνιών όλο και περισσότεροι εργαζόμενοι σε τομείς διαχείρισης και επεξεργασίας πληροφοριών έχουν τη δυνατότητα να εργάζονται στην οικία τους. 16

17 Τύποι Γραφείων Γραφείο του Μέλλοντος : Ασύρματες επικοινωνίες Απελευθέρωσαν τους εργαζόμενους από τους παραδοσιακούς περιορισμούς των ενσύρματων τηλεφώνων και επέτρεψαν την επικοινωνία φωνής από σχεδόν οποιοδήποτε σημείο του τεχνολογικά ανεπτυγμένου κόσμου. Η παγκόσμια αγορά στο διαδίκτυο Η τάση εμφάνισης του ηλεκτρονικού εμπορίου, δηλαδή η διεξαγωγή του εμπορίου μέσω του παγκόσμιου ιστού. Εργασία στο ταξίδι Διάφορες συσκευές όπως π.χ: μηχανές φαξ, υπολογιστές, τηλέφωνα εφαρμόστηκαν από διάφορες αεροπορικές εταιρίες, επιχειρήσεις οι οποίες έδωσαν την δυνατότητα στους επιχειρηματίες να εργάζονται και να επικοινωνούν και από απόσταση σε σχέση με την έδρα τους. 17

18 Τυφλό Σύστημα: Η εισαγωγή των πληροφοριών στον υπολογιστή γίνεται με την πληκτρολόγηση. Το γράψιμο με τη χρησιμοποίηση και των δέκα δακτυλίων είναι μια δεξιότητα που μαθαίνεται. Η πληκτρολόγηση είναι μια άμεση μεταφορά των ανθρώπινων ιδεών στον υπολογιστή. Με το τυφλό σύστημα όπου χρησιμοποιούνται και τα δέκα δάχτυλα για την πληκτρολόγηση, οι εργαζόμενοι γράφουν τουλάχιστον δύο φορές γρηγορότερα απ ότι αν χρησιμοποιούσαν μόνο τα δύο δάχτυλα. Χρησιμοποίηση και των δέκα δάχτυλων Μορφή πληκτρολογίου 102 πλήκτρων 18