ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΟ ΥΛΙΚΟ ΕΥΕΛΙΚΤΗΣ ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗΣ ΟΜΑΔΑ ΗΓΕΣΙΑΣ. Ενότητα Ε2. Οργάνωση Διοίκηση Συστήματος Εκπαίδευση Ενηλίκων Στελεχών Ηλεκτρονική Διαχείριση

Transcript

1 ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΟ ΥΛΙΚΟ ΕΥΕΛΙΚΤΗΣ ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗΣ ΟΜΑΔΑ ΗΓΕΣΙΑΣ Ενότητα Ε2. Οργάνωση Διοίκηση Συστήματος Εκπαίδευση Ενηλίκων Στελεχών Ηλεκτρονική Διαχείριση Εφορεία Εκπαίδευσης Γενικής Εφορείας Αθήνα η Έκδοση

2 Συγγραφείς Χουρδάκης Γιώργος Καλούπης Δημήτρης Δημοσθένης Δόγκας Υπεύθυνος Διαμόρφωσης επιστημονικών προδιαγραφών του εκπαιδευτικού υλικού Νεκτάριος Τσεσμελόπουλος Συμβουλευτική Υποστήριξη: Επιστημονική Ένωση Εκπαίδευσης Ενηλίκων Αλέξιος Κόκκος, Έφη Κωσταρά, Μάνος Παυλάκης Επιμέλεια κειμένων Συμεών Σουρβίνος Το παρόν δημιουργήθηκε στο πλαίσιο δημιουργίας εκπαιδευτικών εγχειριδίων για την «ευέλικτη εκπαίδευση» του Σώματος Ελλήνων Προσκόπων (Σ.Ε.Π). Η συγγραφή των κειμένων έχει γίνει με τη βοήθεια τεκμηριωμένων εγχειριδίων τα οποία αποτελούν το υφιστάμενο υλικό της Επίσημης εκπαίδευσης Ενηλίκων Στελεχών του Σ.Ε.Π.. Οι συγγραφείς έχουν επιλεγεί με τη βοήθεια της Εφορείας Εκπαιδεύσεως και είναι ενεργά μέλη του Εκπαιδευτικού προσωπικού του Σ.Ε.Π.

3 Περιεχόμενα Σκοπός... 6 Προσδοκώμενα Αποτελέσματα... 6 Λέξεις Κλειδιά... 6 Εισαγωγή... 7 Ενότητα Ορισμοί και κανονισμός λειτουργίας Οι οργανωτικές ανάγκες Οι κανόνες Οργανισμός και κανονισμοί Ενότητα Ο ρόλος του Αρχηγού Συστήματος Η παροχή Καθοδήγησης Το Ομαδικό Έργο Υλοποίηση Στόχων / Αποτελεσματικότητα Η Δημιουργία Κλίματος για την υιοθέτηση Αλλαγών Καλή χρήση των πόρων Σωστή Διαχείριση Χρόνου και Προσωπικών Ικανοτήτων Τα 6 πεδία του Προσκοπικού έργου Προσκοπική δύναμη Μέλη Προσκοπικό Πρόγραμμα Οργάνωση & Διοίκηση Βαθμοφόροι- Ηγεσία, εκπαίδευση Επικοινωνία Δημόσιες σχέσεις Οικονομικά - πόροι, μέσα, ακίνητη περιουσία Η αντιπροσώπευση της Προσκοπικής κίνησης στην γειτονιά Η εκπροσώπηση της Προσκοπικής κίνησης στην γειτονιά Ο συντονισμός των ενηλίκων Συλλογική Απόφαση Ενότητα Η Προσκοπική Εστία Γενικά Το κτήριο και τα χαρακτηριστικά του Βασικές πληροφορίες... 23

4 3.3. Συντήρηση επισκευές - καθαρισμός Ενότητα Το e-σ.ε.π Είσοδος στην εφαρμογή και κωδικοί χρήσης Σημείωση Βασική οθόνη Διαχείριση μελών Κουμπιά Προσθήκη Μέλους Άμεση πληκτρολόγηση ημερομηνίας : Επιλογή ημερομηνίας από εικονίδιο : Προσθήκη Νέου Μέλους από Μετακίνηση Διαχείριση Απογραφής Διαχείριση Κλιμακίου Διαχείριση Εντολών Αναφορές... 50

5

6 Σκοπός Σκοπός αυτής της εκπαιδευτικής ενότητας είναι να εξηγηθεί στα ενήλικα στελέχη του Προσκοπισμού με ποιους τρόπους και μέσα θα καταφέρουν να εφαρμόσουν διοίκηση μέσα σε ένα Προσκοπικό Σύστημα ή στην Περιφερειακή Εφορεία της οποίας ηγούνται ή είναι διοικητικά στελέχη της. Επιπροσθέτως αναλύονται τα πεδία πάνω στα οποία θα πρέπει να δοθεί βάση έτσι ώστε τα ακίνητα τα οποία φιλοξενούν Προσκοπικά κλιμάκια για να συντηρούνται άρτια καθώς επίσης θα αναλυθεί ο τρόπος λειτουργίας του e-sep (απογραφές, εκδόσεις εντολών κλπ) και ο τρόπος λειτουργίας του e-training. Προσδοκώμενα Αποτελέσματα Με την ολοκλήρωση αυτής της εκπαιδευτικής ενότητας οι εκπαιδευόμενοι θα πρέπει να είναι σε θέση να: Εξηγούν τον τρόπο οργάνωσης του Συστήματος Αναλύουν το κανονισμό Διοίκησης Λειτουργιάς και Οργάνωσης ΣΕΠ Αναλύουν τον ρόλο και το έργο του ΑΣ Αναλύουν τον Κανονισμό Λειτουργίας ΕΚΣ/Παλαιών Προσκόπων Αναφέρουν τους τομείς Προσκοπικού έργου Εξηγούν την οργάνωση και λειτουργία Προσκοπικής Εστίας, σύμφωνα με τις ανάγκες Έχουν μάθει την λειτουργία του Προγράμματός eσεπ, τρόπος απογραφής, έκδοση τροποποίηση, ακύρωση εντολής διοίκησης Έχουν μάθει την λειτουργία του προγράμματος etraining (Πρόγραμμα εκπαίδευσης, αιτήσει σε εκπαίδευση, εκπαιδευτικό μητρώο) Λέξεις Κλειδιά -Οργάνωση Συστήματος -Κανονισμοί Λειτουργίας -Αρχηγός Συστήματος -Τομείς Προσκοπικού έργου -Esep -etraining

7 Εισαγωγή Η διοίκηση, ως διαδικασία, ποτέ κανείς δεν ισχυρίστηκε πως είναι απλή ή είναι απλή στο να εφαρμοστεί. Το πώς κάποιος ασκεί διοίκηση, εκτός από το ότι έχει άμεση σχέση με την προσωπικότητα και τον χαρακτήρα του, έχει επίσης να κάνει με τα βιώματα τις προσλαμβάνουσες και τις εμπειρίες του. Εκτός από τα παραπάνω όμως τα οποία έχουν να κάνουν με συναισθηματικές και πνευματικές προσεγγίσεις, υπάρχουν και ορισμένα τεχνοκρατικά και τυπικά πρότυπα, όπως το γεγονός του ότι ένας Αρχηγός Συστήματος ή Έφορος ενός κλιμακίου, οφείλει να εκπαιδευτεί και να γνωρίζει επακριβώς το ποιος θα είναι ο ρόλος του, ποια τα καθήκοντά του, ποια τα σημεία προσοχής, βάσει των οποίων θα μπορέσει να ασκήσει με επιτυχία και με τα θεμιτά αποτελέσματα. Παρακάτω εξηγούνται βήμα βήμα τα σημεία προσοχής πάνω στα οποία πρέπει να πατήσει ο εθελοντής ο οποίος καταλαμβάνει ή θα καταλάβει κάποια διοικητική θέση στο Σώμα Ελλήνων Προσκόπων.

8 Ενότητα 1 Τι είναι το Σύστημα Προσκοπικών τμημάτων 1.1. Ορισμοί και κανονισμός λειτουργίας Το ΣΕΠ για την πραγματοποίηση του σκοπού του, απευθύνεται σε αγόρια και κορίτσια που εντάσσονται στα Τμήματά του ανάλογα με την ηλικία τους. Τα Τμήματα διακρίνονται σε τέσσερις Κλάδους: α) Αγέλες για παιδιά ηλικίας 7-11 ετών, Κλάδου Λυκοπούλων, β) Ομάδες για παιδιά ηλικίας ετών, Κλάδου Προσκόπων, γ) Κοινότητες για εφήβους ετών, Κλάδου Ανιχνευτών και δ) Προσκοπικά Δίκτυα για νέους ετών, Κλάδου Προσκοπικών Δικτύων. Αίτηση εγγραφής μέλους Προκειμένου να εγγραφεί και να γίνει μέλος του Ιδρύματος Σώμα Ελλήνων Προσκόπων, απαιτείται να συμπληρώνεται η αίτηση εγγραφής Νέου Μέλους. Η αίτηση εγγραφής νέου μέλους περιέχει όλα τα απαραίτητα στοιχεία για την εγγραφή ενός μέλους στην Κίνηση, περιλαμβάνει ειδικό πεδίο σχετικά με τη δημοσίευση φωτογραφιών από δράσεις του ΣΕΠ, το οποίο είναι υποχρεωτικό σύμφωνα με την Αρχή Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων. Για μεν τους ανήλικους η αίτηση εγγραφής υπογράφεται από τον Γονέα ή τον Κηδεμόνα του, για δε τους ενηλίκους υπογράφεται από τους ίδιους, εφόσον συντρέχουν και οι λοιπές προϋποθέσεις ένταξης τους στην Κίνηση. Τα Τμήματα, ένα από κάθε Κλάδο, αποτελούν Σύστημα Προσκόπων, Ναυτοπροσκόπων ή Αεροπροσκόπων. Προσκοπικό Σύστημα είναι η αυτάρκης Προσκοπική Μονάδα που αποτελεί το προσκοπικό περιβάλλον όπου το παιδί από Τμήμα σε Τμήμα δέχεται διαδοχικά τα βιώματα και τις εμπειρίες της Προσκοπικής του ζωής. Υπεύθυνος για κάθε Σύστημα είναι ο Αρχηγός Συστήματος που έχει ως βοηθό και συνεργάτη του τον Υπαρχηγό Συστήματος. Εφόσον η απογεγραμμένη δύναμη του Συστήματος υπερβαίνει τα 80 μέλη εκδίδεται, αν τούτο κρίνεται αναγκαίο και δεύτερη Εντολή Διοίκησης Υπαρχηγού Συστήματος. Στην περίπτωση που η απογεγραμμένη δύναμη του Συστήματος υπερβαίνει τα 100 μέλη τότε μπορεί να έχει και 3 Ο Υπαρχηγό Συστήματος. Καθήκοντα Υπαρχηγού Συστήματος δεν μπορούν ν ανατεθούν στους Αρχηγούς ή τους Υπαρχηγούς των Τμημάτων. Ο Υπαρχηγός Συστήματος ορίζεται από τον Αρχηγό Συστήματος με τη σύμφωνη γνώμη του Συμβουλίου Βαθμοφόρων του Συστήματος. Υπεύθυνος κάθε Τμήματος είναι ο Αρχηγός Τμήματος που έχει ως βοηθούς και συνεργάτες του, τους Υπαρχηγούς Τμήματος.

9 Σε κάθε Σύστημα Προσκοπικών Τμημάτων λειτουργεί από ένα Προσκοπικό Τμήμα κάθε Κλάδου (Αγέλη, Ομάδα, Κοινότητα ή Προσκοπικό Δίκτυο). Δίνεται η δυνατότητα και ανάλογα με τις τοπικές συνθήκες, να δημιουργηθεί και δεύτερο τμήμα (ΑΓΕΛΗ, ΟΜΑΔΑ) χωρίς υποχρεωτικά να αποτελεί τον πυρήνα δημιουργίας νέου Συστήματος. Προϋπόθεση δημιουργίας του νέου τμήματος είναι το τμήμα που διαιρείται να έχει απογεγραμμένη δύναμη το ανώτερο όριο που προβλέπει ο κάθε κλάδος, και διαθέτει τον προβλεπόμενο αριθμό Βαθμοφόρων. Το δεύτερο τμήμα δημιουργείται με απόφαση του Συμβουλίου Συστήματος, εισήγηση του Αρχηγού Συστήματος προς την ΠΕ, σύμφωνη γνώμη του Περιφερειακού Εφόρου, άρα και πρόταση του προς τον Γενικό Έφορο, και έγκριση από την ΕΕ του ΔΣ, με παράλληλη ενημέρωση της Εφορείας Διοίκησης της Γενικής Εφορείας. Αν δεν πληρούνται οι προϋποθέσεις λειτουργίας Κοινότητας Ανιχνευτών σε ένα Σύστημα μπορεί να δημιουργηθεί Κοινότητα Ανιχνευτών δύο (2) ή περισσοτέρων τμημάτων εποπτευόμενη από την Περιφερειακή Εφορεία H ελάχιστη απογεγραμμένη δύναμη για την αποδεκτή λειτουργία Προσκοπικού Συστήματος είναι τα 32 Μέλη (10 Λυκόπουλα, 12 Πρόσκοποι, 5 Μέλη ΕΚΣ, Α.Σ.,2 Αρχηγοί Τμημάτων, 2 Υπαρχηγοί Τμημάτων). Για να λειτουργήσει ένα Προσκοπικό Σύστημα πρέπει να έχει την έγκριση του Σ.Ε.Π. Η έγκριση αυτή χορηγείται από το Διοικητικό Συμβούλιο μετά από δοκιμαστική λειτουργία μέγιστης διάρκειας τριών (3) ετών με πρόταση που υποβάλλεται από τον Περιφερειακό Έφορο και εισήγηση του Γενικού Εφόρου στο Διοικητικό Συμβούλιο Η δοκιμαστική λειτουργία εγκρίνεται από την Εκτελεστική Επιτροπή του Διοικητικού Συμβουλίου και παρακολουθείται από το Έφορο Ανάπτυξης της Περιφερειακής Εφορείας. Προϋπόθεση για τη χορήγηση άδειας δοκιμαστικής λειτουργίας του Συστήματος αποτελούν η ύπαρξη υποψηφίου Αρχηγού Συστήματος, μελών για τη σύσταση Επιτροπής Κοινωνικής Συμπαράστασης, μέλη που θα ανήκουν τουλάχιστον σε ένα τμήμα (Αγέλη ή ομάδα) καθώς και ιδιόκτητος, ενοικιαζόμενος ή παραχωρημένος χώρος για τη στέγασή του. Για την οριστική έγκριση λειτουργίας το Σύστημα πρέπει να έχει τουλάχιστον την ελάχιστη απογεγραμμένη δύναμη και η λειτουργία του να κρίνεται ικανοποιητική από τα Κριτήρια Αξιολόγησης Προσκοπικού έργου. Κατ έτος μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας απογραφής των μελών, κάθε Σύστημα που δεν διαθέτει την ελάχιστη απογεγραμμένη δύναμη ή λειτουργία του κρίνεται ως ανεπαρκής από τα κριτήρια Αξιολόγησης Προσκοπικού έργου, τίθεται από την Εφορεία Διοίκησης Γενικής Εφορείας, σε καθεστώς δοκιμαστικής λειτουργίας. Η περίοδος δοκιμαστικής λειτουργίας διαρκεί το μέγιστο τρία (3) χρόνια. Στο διάστημα αυτό το Σύστημα, με τη βοήθεια της Περιφερειακής Εφορείας, κάνει όλες τις απαραίτητες διορθωτικές ενέργειες ώστε να αποκτήσει την από τον Κανονισμό προβλεπόμενη ελάχιστη απογεγραμμένη δύναμη και επαρκή κριτήρια Αξιολόγησης Προσκοπικού έργου. Εάν καλυφθούν τα πάρα πάνω σε λιγότερο από τρία (3) χρόνια διάστημα, τότε επανέρχεται σε καθεστώς κανονικής λειτουργίας.

10 Στην περίπτωση που παρέλθει, το διάστημα δοκιμαστικής λειτουργίας και το Σύστημα παραμείνει με δύναμη της ελάχιστης προβλεπόμενης ή με ανεπαρκή λειτουργία (κριτήρια Αξιολόγησης Προσκοπικού έργου), τότε η Εφορεία Διοίκησης της Γενικής Εφορείας, εισηγείται την αναστολή λειτουργίας του Συστήματος. Σε ειδικές περιπτώσεις με πρόταση του Περιφερειακού Εφόρου, το Διοικητικό Συμβούλιο μπορεί να χορηγήσει παράταση της δοκιμαστικής λειτουργίας για μία ακόμη περίοδο έως τρία (3) χρόνια. Τρίτη (3 η ) περίοδος δοκιμαστικής λειτουργίας δεν μπορεί να χορηγηθεί Οι οργανωτικές ανάγκες Δραστηριότητα 1: Ποιες πιστεύετε πως είναι οι οργανωτικές ανάγκες ενός Προσκοπικού Συστήματος; Τι θα πρέπει να λάβει υπόψη του ένας Αρχηγός Προσκοπικού Συστήματος για να το οργανώσει όσο καλύτερα γίνεται. Αφού ολοκληρώσετε την δραστηριότητα, συγκρίνετε την απάντησή σας με τα παρακάτω και δείτε τι δεν λάβατε εσείς υπόψη σας

11 Όπως προκύπτει από το παραπάνω κεφάλαιο οι απαιτήσεις που προκύπτουν στην οργάνωση ενός συστήματος είναι πολλές και πολυσχιδής. Ένα σύστημα Προσκοπικών τμημάτων για να λειτουργήσει χρειάζεται κατ αρχάς εθελοντές στην συνεχεία ένα μέρος, το οποίο ονομάζουμε εστία, προκειμένου να αποτελεί ασφαλή τόπο δραστηριότητας παιδιών αλλά και υλικών που χρησιμοποιούμε τόσο στην δράση όσο και στην μεθοδολογία μας. Η οργάνωση τόσο των ενήλικων και η ευθύνη των υλικών αποτελεί κύριο μέλημα του Αρχηγού Συστήματος. Ο Αρχηγός Συστήματος θα πρέπει να βρει και να συντονίσει εθελοντές που θα λειτουργούν στο σύστημα με τομείς ευθύνης και συγκεκριμένο και σαφή ρόλο και εθελοντικό έργο. Το έργο των εθελοντών θα μπορεί να είναι σχετικό με την Προσκοπική μέθοδο ή με την διατήρηση και συντήρηση των υλικών και της εστίας ή με τη εύρεση πόρων και την δημιουργία σχέσεων με φορείς. Οι εκπαίδευση που θα λάβουν οι εθελοντές μας για το κάθε έργο που τους αποδίδετε γίνετε κεντρικά από το Σώμα Ελλήνων Προσκόπων μέσο οργανωμένης εκπαιδευτικής διαδικασίας μη τυπικής μάθησης για ενήλικες. Ευθύνη του Αρχηγού Συστήματος είναι να είναι σχεδιάσει ένα πλάνο εκπαίδευσης, σε συνεργασία πάντα με την Εφορεία εκπαίδευσης της Περιφερειακής του Εφορείας, ανά εθελοντή σύμφωνο με τον ρόλο που του αναθέτει και να τον ενθαρρύνει να το πραγματοποιήσει λύνοντας του όσα περισσότερα από τα προβλήματα προκύψουν και ζητώντας βοήθεια από τα υποστηρικτικά κλιμάκια για όσα ο ίδιος δεν μπορεί να λύσει. Η εκπαίδευση των εθελοντών μας αποτελεί μια από της ποιο ουσιαστικές προσφορές στο ενήλικο δυναμικό μας, μιας και τους δίνει ξεχωριστές ποιότητες που μπορούν να χρησιμοποιήσουν στην ζωή τους και τα επαγγέλματα τους, αλλά αποτελεί και την ασφάλεια μας ότι θα λειτουργήσουν σωστά το έργο που τους ανατίθεται. Επίσης οργανωτικές ανάγκες προκύπτουν από την λειτουργία του συστήματος και την χρήση των υλικών. Ο Αρχηγός Συστήματος καλό είναι να φτιάξει ένα πλάνο με τις επαναλαμβανόμενες εργασίες, και να προγραμματίσει με σταθερότητα την λειτουργία του αναθέτοντας ευθύνες και εμπλέκοντας όλο το ενήλικο δυναμικό του συστήματος. Η χρήση και η φύλαξη των υλικών και του ταμείου μπορούν να δοθούν σε εθελοντές με ελάχιστη ή καμία Προσκοπική εμπειρία. Γονείς και φίλοι αλλά και απλά ενεργοί πολίτες της γειτονιάς μπορούν να πλαισιώσουν την ομάδα των ενηλίκων στελεχών μας. Αλλά είναι σημαντικό να καταλάβουμε ότι ο εθελοντισμός πρέπει να έχει και μια ψυχαγωγική ανταπόδοση στον εθελοντή, οπότε σε κάθε δραστηριότητα των ενηλίκων θα πρέπει να υπάρχει πρόβλεψη για χαλάρωση κλίμα παρέας και ενδεχομένως μουσική και σνακ ώστε η δουλεία που θα γίνετε να μην έχει την αυστηρή μορφή εργασίας, αλλά είναι σαν μια γιορτή. Οι εργασίες που θα προγραμματίζονται θα πρέπει να είναι ανάλογες των εθελοντών που διαθέτουμε και θα πρέπει να προσπαθούμε να σεβόμαστε πολύ τον εθελοντικό χρόνο με ορισμένη αρχή και τέλος και αυστηρή τήρηση τους. Ο Αρχηγός Συστήματος κατά τις εργασίες θα πρέπει να δημιουργεί κλίμα χαράς να φροντίζει όσους εργάζονται, να επιλύει διαφωνίες και να παίρνει αποφάσεις. Φυσικά ο Αρχηγός Συστήματος θα πρέπει να είναι παρόν από την αρχή μέχρι το τέλος μιας εργασίας

12 που εμπλέκει εθελοντές και να τους φροντίζει. Αν για κάποιο λόγο ο Αρχηγός αδυνατεί να το κάνει θα πρέπει να οριστεί αντικαταστάτης του που θα κάνει αυτή την δουλεία. Είναι σημαντικό να μπορεί ο αρχηγός να ισορροπήσει μεταξύ της ευχάριστης εργασίας μιας παρέας και μια ευχάριστης παρέας χωρίς εργασία ή μια εργασίας με δυσάρεστη παρέα. Επίσης όσον αφορά τις ευθύνες και την απόδοση τους ο Αρχηγός Συστήματος θα πρέπει να είναι δίκαιος και ειλικρινής αλλά και να μην ξεχνά ότι στον εθελοντισμό η αντικατάσταση του εθελοντή δεν είναι εύκολη υπόθεση, ενώ η νουθεσία και η εκπαίδευση μπορεί να έχουν τα ίδια αποτελέσματα με την διαφωνία και την ρήξη Οι κανόνες Οργανισμός και κανονισμοί Το Προσκοπικό παιχνίδι έχει κανόνες. Κανόνες επίσης έχει και η πολιτεία για όσους παρέχουν εθελοντικό έργο αλλά και όσους οργανισμούς δραστηριοποιούνται στα όρια της. Οι κανόνες αυτοί περιγράφονται στους κανονισμούς και τον Οργανισμό. Ο Οργανισμός περιγραφεί το ποιοι είμαστε κατά την πολιτεία, την νομική μας δηλαδή υπόσταση. Που μπορεί η πολιτεία και οι εκπρόσωποι της να μας βρουν, δηλαδή την έδρα μας.τον σκοπό για τον οποίο δραστηριοποιούμαστε. Περιγράφει τον τρόπο που δραστηριοποιούμε τους πολίτες αυτής της χώρας ή τα παιδιά τους όταν γίνονται μέλη μας, πως ορίζεται κάποιος μέλος των Προσκόπων, τις υποχρεώσεις που πρέπει να έχει και φυσικά τους τρόπους που διασφαλίζει η κίνηση τα δικαιώματα τους, στην συμμετοχή στην λήψη αποφάσεων και τον τρόπο που οι αποφάσεις γίνονται πραγματικότητα, αυτό που ονομάζουμε αρχές και μέθοδο. Ο οργασμός περιγράφει την διοικητική μας δομή και τους υπευθύνους απέναντι στον νόμο, τα όργανα μας (Γενική Συνέλευση-Διοικητικό Συμβούλιο Γενικός Έφορος- Εξελεγκτική Επιτροπή της Οικονομικής Διαχείρισης) δηλαδή και την λειτουργία τους. Ο οργανισμός περιγράφει τους τρόπους που πολίτες της χώρας και μέλη μας μπορούν να μετέχουν στα όργανα του ΣΕΠ. Ο οργανισμός περιγράφει ακόμα αναλυτικά τους ρόλους στο διοικητικό συμβούλιο, που είναι το κύριο όργανο διοίκησης του ΣΕΠ, την δομή της Γενικής Εφορείας και την διοικητική μας διάρθρωση.περιγράφει συνοπτικά τους ρόλους των διοικητικών υπευθύνων της περιφερειακής μας διάρθρωσης και τέλος περιγράφει τον τρόπο των συνεδρίων και των συγκροτήσεων Παλαιών Προσκόπων και Επιτροπών Κοινωνικής Συμπαράστασης. Στον οργανισμό περιγράφονται ακόμα όλα τα κομμάτια τους συμβολικού μας πλαισίου και ενθάρρυνσης των μελών μας (διακριτικά-σήματα-έμβλημα-στολή-εκδόσεις ΣΕΠ τιμητικές διακρίσεις) αλλά και των συμβολών του κράτους (Σημαία- σφραγίδα) και πως τα χρησιμοποιούμε. Οι κανονισμοί αφορούν την κοινή απόφαση μας σε μια ενιαία γλώσσα εσωτερικής επικοινωνίας. Ο Προσκοπισμός είναι μια πολύ ενδιαφέρουσα και δημιουργική απασχόληση αλλά θα ήταν χαοτική και ίσως επικίνδυνη αν ο κάθε ένας από μας έκανε ότι ήθελε. Τα όργανα του ΣΕΠ διαχρονικά εξασφαλίζουν αυτήν την κοινή γλώσσα επικοινωνίας αλλά και εξασφαλίζουν την ποιότητα του Προσκοπισμού για τα παιδιά σε κάθε μέρος της Ελλάδας με την χρήση κανονισμών που μας δεσμεύουν όλους. Οι κανονισμοί αφορούν κάθε πτυχή της εθελοντικής μας δράσεις και είναι οι εξής :

13 Βασικές διατάξεις (με θεμελιώδεις διατάξεις, ειδικές διατάξεις και την Γενική μας οργάνωση) που αφορά την δομή και την διοίκηση όπως προκύπτει από τον οργανισμό Λειτουργία Γ.Σ που αφορά την μέθοδο κι τους κανόνες λειτουργίας της Γενικής Συνέλευσης του Ιδρύματός ΣΕΠ Κλάδου Λυκόπουλων που αφορά την μέθοδο και τους κανόνες λειτουργίας της δράσης των παιδιών ηλικίας 7-11 Κλάδου Προσκόπων που αφορά την μέθοδο και τους κανόνες λειτουργίας της δράσης των παιδιών ηλικίας Κλάδου Ανιχνευτών που αφορά την μέθοδο και τους κανόνες λειτουργίας της δράσης των παιδιών ηλικίας Κλάδου Προσκοπικών Δικτύων που αφορά την δράση ένστολων ενηλίκων εθελοντών μέχρι 29 ετών που δεν δραστηριοποιούνται ως Ενήλικα Στελέχη Διοίκησης που περιγράφει την μέθοδο διοίκησης στο ΣΕΠ την διαχείριση των ενηλίκων στελεχών αλλά και την αξιολόγηση της δράσης μας. Εκπαίδευσης που περιγράφει τον τρόπο με τον οποίο ο οργανισμός ενισχύει τα Ενήλικά Στελέχη μας με γνώσεις και δεξιότητες για την καλύτερη εκτέλεση του ρόλου τους Ασφάλειας δράσεων που εμπεριέχει όλες εκείνες τις απαραίτητες οδηγίες προκειμένου το Προσκοπικό παιχνίδι να παιχτεί με κύριο μέλημα την ασφάλεια των ανηλίκων στην κίνηση μας αλλά και τον μελών μας γενικότερα και την σωστή χρήση και συντήρηση των μέσων και υλικών μας. Λειτουργίας ΕΚΣ που αφορά την μέθοδο κι τους κανόνες λειτουργίας ενήλικών μελών μας που ως σκοπό έχουν την ενίσχυση των Ενηλίκων Στελεχών μας και την διαχείριση υλικών και πόρων. Παλαιών Προσκόπων που αφορά την μέθοδο κι τους κανόνες λειτουργίας της δράσης ενηλίκων που ήταν στην κίνηση αλλά πλέον δεν μετέχουν. Ηθικών Αμοιβών που αφορά στην απόδοση τιμητικών μεταλλίων και επαίνων από το ΔΣ του ΣΕΠ σε Ενήλικα Στελέχη μας ή Φίλους του Προσκοπισμού για αξιέπαινες πράξεις τους. Αρωγών Μελών που αφορά στην διαδικασία και μέθοδο συντονισμού φίλων της Προσκοπικής ιδέας που στηρίζουν την δράση μας οικονομικά. Οικονομικών αφορά την μέθοδο κι τους κανόνες λειτουργίας στην διαχείριση χρημάτων και υλικών. Προσκοπικού Πρατηρίου που αφορά την μέθοδο κι τους κανόνες λειτουργίας πρατηρίου Προσκοπικών ειδών. Ακίνητης Περιουσίας που αφορά την μέθοδο κι τους κανόνες λειτουργίας ακινήτων που ανήκουν στο ΣΕΠ. Προσκοπικών Κέντρων που αφορά την μέθοδο κι τους κανόνες λειτουργίας χωρών ιδιοκτησίας ή παραχώρησης στο ΣΕΠ που λειτουργούν ως χώροι υπαιθρίου Προσκοπικού παιχνιδιού και κατασκήνωσης. Οι κανονισμοί για τον Αρχηγό Συστήματος πρέπει να αποτελούν την αρχή και το τέλος κάθε συζήτησης με θέμα την Προσκοπική πρακτική.

14 Ενότητα 2 Ο ρόλος του Αρχηγού Συστήματος Ο Ρόλος του Αρχηγού Συστήματος βασίζεται στους 6 Πυλώνες Ηγεσίας και Διοίκησης που το ΣΕΠ θεωρεί ότι είναι απαραίτητα συστατικά Αποτελεσματικής και Παραγωγικής Ηγεσίας και για να ενθαρρύνει και να παρακινεί τα ενήλικα μέλη του να παρέχουν σωστό Προσκοπισμό στην κοινωνία. 1. Η παροχή Καθοδήγησης ως ένας αποτελεσματικός Αρχηγός Συστήματος πρέπει Με το Προσωπικό Παράδειγμα να δημιουργεί κλίμα συνεργασίας μεταξύ των μελών του Συστήματος. Να έχει όραμα για την πορεία και ανάπτυξη του Συστήματος που να περιλαμβάνει την στρατηγική και τους στόχους του Σ.Ε.Π. και τον Προγραμματισμό της Περιφερειακής Εφορείας του. Να αναπτύξει ένα σχέδιο που να περιγράφει το πρόγραμμα ενεργειών που θα υλοποιεί το όραμα και που θα αξιολογείται σε τακτά χρονικά διαστήματα. Να παρέχει ηγεσία, έμπνευση και παρακίνηση στα ενήλικα μέλη του Συστήματος. Να διασφαλίζει ότι όλα τα μέλη του Συστήματος ακολουθούν και εφαρμόζουν τους Κανονισμούς και τις Οδηγίες του Σ.Ε.Π. Να έχει συχνές προσωπικές συναντήσεις με τα ενήλικα στελέχη και να παρέχει την κατάλληλη υποστήριξη στο έργο τους. 2. Το Ομαδικό Έργο ως ένας αποτελεσματικός Αρχηγός Συστήματος πρέπει Να αναπτύξει καλές σχέσεις συνεργασίας που να βασίζονται στην εμπιστοσύνη και τις Αρχές της Κίνησης τόσο μεταξύ των μελών του Συστήματος αλλά και με όσους συνεργάζεται γενικότερα. Να φροντίζει και να υπάρχει ένα σχέδιο προσέλκυσης νέων ενήλικων στελεχών μαζί με τις αντίστοιχες διαδικασίες, που να διασφαλίζουν την επιλογή των κατάλληλων ατόμων για θέση στο Σύστημα. Να διοικεί και να υποστηρίζει κάθε ενήλικο μέλος του Συστήματος. Να καθορίζει και να αναθέτει έργο στους συνεργάτες του, να παρακολουθεί και να αξιολογεί αυτούς και το έργο τους. Να υποστηρίζει τα ενήλικα μέλη του Συστήματος να αναπτυχθούν μέσα από την επίσημη εκπαίδευση του Σώματος, από τις γνώσεις, τις ικανότητες και την εμπειρία που αποκτούν κατά την άσκηση των καθηκόντων τους και την επίλυση θεμάτων και προβλημάτων που ανακύπτουν από αυτή. Να καλλιεργεί κλίμα συνεργασίας και Ομαδικού Πνεύματος μεταξύ των μελών και την ανάπτυξη της «ομάδας» στο σύνολό της. Να αντιμετωπίζει άμεσα και στο πλαίσιο του Συστήματος τα θέματα που δημιουργούνται και να φροντίζει ώστε να ελαχιστοποιούνται οι προϋποθέσεις για τριβές μέσω καλής επικοινωνίας ή άλλων μεθόδων. Να συγκαλεί τακτικά το Συμβούλιο Συστήματος και να φροντίζει για την αποτελεσματική λειτουργία του. Να συμμετέχει παραγωγικά στα Συμβούλια με την Ε.Κ.Σ. και των Α.Σ. & Εφόρων της Περιφερειακής Εφορείας. Να διασφαλίζει ότι τα ενήλικα στελέχη του εκτελούν τα καθήκοντά τους σύμφωνα με τις απαιτήσεις του έργου αλλά και τις προσδοκίες του Σώματος και της κοινωνίας. Επίσης σε περίπτωση παραπτωμάτων φροντίζει να λαμβάνονται τα

15 κατάλληλα μέτρα και να ακολουθούνται οι δέουσες διαδικασίες σε συνεργασία με τον Περιφερειακό Έφορο. Να αξιολογεί το έργο των στελεχών του, να προτείνει την ανανέωση των καθηκόντων, ή την ανάθεση νέων καθηκόντων ή ακόμα και την άρση εντολής ή την αποχώρηση ανάλογα με την αξιολόγηση του έργου. Να δημιουργεί και να διατηρεί σχέσεις συνεργασίας με άλλες Οργανώσεις και Συλλόγους που έχουν κοινούς με εμάς στόχους και αρχές και ενεργοποιούνται στην περιοχή. 3. Υλοποίηση Στόχων / Αποτελεσματικότητα ως ένας αποτελεσματικός Αρχηγός Συστήματος πρέπει Να υλοποιεί και να ολοκληρώνει αποτελεσματικά προγράμματα και έργα για τα οποία έχει την ευθύνη. Να διαχειρίζεται αποτελεσματικά προβλήματα και θέματα που ανακύπτουν μεταξύ των ενήλικων ή και ανηλίκων μελών του Συστήματος του, καθώς και με γονείς ή κηδεμόνες των μελών του Συστήματος. 4. Η Δημιουργία Κλίματος για την υιοθέτηση Αλλαγών ως ένας αποτελεσματικός Αρχηγός Συστήματος πρέπει Να ενθαρρύνει τα ενήλικα μέλη του Συστήματος να αναζητούν νέους και ευρηματικούς τρόπους για να βελτιώσουν το Σύστημα. Να είναι θετικοί σε νέες ιδέες, να ασκούν θετική κριτική σ αυτές και να ενθαρρύνουν και υποστηρίζουν κάθε εργασία που τις βελτιώνει. Να προγραμματίζουν ενέργειες που υλοποιούν νέες πρακτικές, συνεργαζόμενοι με όλα τα μέλη του Συστήματος. Να αναγνωρίζει την συμβολή των άλλων στις όποιες αλλαγές και βελτιώσεις. 5. Καλή χρήση των πόρων ως ένας αποτελεσματικός Αρχηγός Συστήματος πρέπει Να συμμετέχει στις συνεδριάσεις της Ε.Κ.Σ., να κάνει τις αντίστοιχες εισηγήσεις και να συμβάλει στην σωστή διαχείριση των οικονομικών. Ως συμμετέχων στην Ε.Κ.Σ. φροντίζει ώστε να υπάρχουν ικανοί πόροι για το Σύστημα συμπεριλαμβανομένου των εσόδων από χορηγίες και άλλες πηγές. Φροντίζει μαζί με τους Αρχηγούς των Τμημάτων και την ΕΚΣ, ώστε η Εστία και το υλικό του Συστήματος είναι ασφαλή, να συντηρούνται σωστά και τα μέλη να κάνουν σωστή χρήση αυτών. Συνεργάζεται με τους Αρχηγούς των Τμημάτων και την ΕΚΣ ώστε τα Τμήματα να έχουν τον απαραίτητο αριθμό Βαθμοφόρων και άλλων μέσων για την σωστή εφαρμογή του Προσκοπικού Προγράμματος. Να φροντίζει μαζί με όλα τα μέλη του Συστήματος να έχουν οικολογική συμπεριφορά και να ελαχιστοποιούν το περιβαλλοντικό αποτύπωμα των δράσεων και λοιπών ενεργειών του Συστήματος. Να λαμβάνει αποφάσεις για κάθε θέμα που απασχολεί το Σύστημα βασισμένο στα πραγματικά στοιχεία αξιοποιώντας κάθε δυνατή και διαθέσιμη πληροφορία. Να διασφαλίζει ότι όλα τα ενήλικα μέλη του Συστήματος έχουν την σωστή πληροφόρηση, στον κατάλληλο χρόνο και με τον πιο αποτελεσματικό τρόπο. 6. Σωστή Διαχείριση Χρόνου και Προσωπικών Ικανοτήτων ως ένας αποτελεσματικός Αρχηγός Συστήματος πρέπει Να συμφωνεί σε ρεαλιστικούς και υλοποιήσιμους στόχους με τον Περιφερειακό Έφορο για την ανάπτυξη του Συστήματος στο πλαίσιο των στόχων και του

16 στρατηγικού σχεδιασμού του Σ.Ε.Π. και να προάγει το Όραμα και την Αποστολή της Προσκοπικής Κίνησης. Να αναζητά την γνώμη και άλλων ενηλίκων στελεχών και συνεργατών του σχετικά με τον τρόπο που εκτελεί τα καθήκοντά του και την απόδοσή στο έργο του Να κάνει συχνό έλεγχο για τον τρόπο που χρησιμοποιεί τον χρόνο του/της και να εντοπίζει τρόπους με τους οποίους θα βελτιώνει την απόδοση έτσι ώστε να μπορεί να επικεντρώνεται στους στόχους και τις προτεραιότητες που υπάρχουν και έχουν συμφωνηθεί με τον Περιφερειακό Έφορο. Να προσδιορίζει τις ικανότητες και τις γνώσεις που χρειάζεται να αναπτυχθούν και να βελτιωθούν καθώς και τον τρόπο με τον οποίο με τον οποίο θα υλοποιηθούν. Να συμμετέχεις στα Συνέδρια της Περιφέρειας, τα Πανελλήνια Προσκοπικά Συνέδρια, τις Γενικές Συνελεύσεις του Σ.Ε.Π., Ομάδες Εργασίας και λοιπές εκδηλώσεις ή δραστηριότητες Τα 6 πεδία του Προσκοπικού έργου Δραστηριότητα 2: Βασιζόμενοι στα παραπάνω πυλώνες ηγεσίας τους οποίους θα πρέπει να λάβει υπόψη του ένας Αρχηγός Συστήματος, ποια πιστεύετε πως θα μπορούσαν να είναι τα 6 πεδία Προσκοπικού έργου μέσω των οποίων ο εν λόγω εθελοντής θα μπορέσει να υλοποιήσει το όραμα και τους στόχους του Συστήματος;...

17 Ο Αρχηγός Συστήματος για να μπορέσει να υλοποιήσει τα Οράματα και τους Στόχους του Συστήματος, αξιοποιώντας το ανθρώπινο δυναμικό, τα μέσα, τους πόρους και τον χρόνο ώστε να επιτευχθεί το άριστο αποτέλεσμα στις δραστηριότητες, προγραμματίζει χρησιμοποιώντας τις αντίστοιχες διαδικασίες, το σύνολο των μελλοντικών ενεργειών του Συστήματος. (Κανονισμός Διοίκησης, Οργάνωσης & Λειτουργίας του Σ.Ε.Π. Μέρος 2 ο ). Τα 6 Πεδία Προσκοπικού Έργου βάση των οποίων γίνεται ο Προγραμματισμός των Ενεργειών (ετήσιο και 3ετές πρόγραμμα) είναι : 1. Αριθμητική Δύναμη Μέλη 2. Προσκοπικό Πρόγραμμα 3. Οργάνωση διοίκηση 4. Βαθμοφόροι, Ηγεσία Εκπαίδευση 5. Επικοινωνία Δημόσιες Σχέσεις 6. Οικονομικά, (Πόροι, Μέσα, Ακίνητη Περιουσία) Η διαίρεση αυτή αποτελεί την πλέον δόκιμη ομαδοποίηση των δραστηριοτήτων εκάστου κλιμακίου του Σώματος Ελλήνων Προσκόπων, βάση της οποίας γίνεται και η ετήσια (κάθε Σεπτέμβριο) Αξιολόγηση Προσκοπικού Έργου κάθε Προσκοπικού Συστήματος (ΑΝ 101/2012). Οι ανωτέρω Τομείς δεν πρέπει να αντιμετωπιστούν σαν ενέργειες απομονωμένες αλλά αντιθέτως σαν πλήρεις και άρρηκτα συνδεδεμένες, εμπλεκόμενες και αλληλοϋποστηριζόμενες μεταξύ τους. Ένας Αρχηγός Συστήματος πρέπει να φροντίσει να αναλύσει τα παραπάνω προσκοπικά πεδία όπως παρακάτω 1. Προσκοπική δύναμη Μέλη Εγγεγραμμένη Προσκοπική δύναμη όλα τα μέλη κάτοχοι Προσκοπικής Ταυτότητας. Εγγραφές νέων μελών (παιδιών εφήβων) αγοριών και κοριτσιών στα υπάρχοντα τμήματα. Προσέλκυση ενηλίκων εκτός Κίνησης Στελέχωση Τμημάτων Συστημάτων Εφορειών με νέους Βαθμοφόρους. Νέοι Βαθμοφόροι προερχόμενοι από τους Ανιχνευτές. Ίδρυση νέων Τμημάτων-Συστημάτων-Εφορειών. Ίδρυση ΕΚΣ/Ε.Π.Π. Αριθμός μελών ανά τμήμα (ΛΥΚ-ΠΡΟΣ-ΑΝΙΧ-ΠΡΟΣΚ. ΔΙΚΤΥΟ-ΒΑΘΜΟΦΟΡΟΙ) ανάλογος των προβλεπόμενων από τον Κανονισμό. 2. Προσκοπικό Πρόγραμμα Εφαρμογή Μεθοδολογίας Κλάδων στις Αγέλες (Μηνιαίο θέμα-δραστηριότητα Αγέλης), Ομάδες (Κατ Ενωμοτίες Σύστημα-Μηνιαίο Πρόγραμμα), Κοινότητες (Συνοδός-Όμιλοι Εργασίας-Πρόγραμμα Δράσης), Προσκοπικά Δίκτυα (Σύνοδος- Ομάδες Δράσης-«Εμείς & οι Άλλοι»-Υπηρετείν-«Ταξίδι»). Προγράμματα ενεργειών & δραστηριοτήτων της Π.Ε. για την υποστήριξη και ενίσχυση του Προσκοπικού Προγράμματος των Συστημάτων και των Τμημάτων.

18 Παρακολούθηση και αξιολόγηση Προσκοπικού Προγράμματος των Συστημάτων και των Τμημάτων. Παρακολούθηση προόδου Παιδιών, Εφήβων & μελών Προσκοπικού Δικτύου Κριτήρια Αξιολόγησης Λυκοπούλων Χρυσό Βέλος & Τρίφυλλο Ανιχνευτής Δάφνης Πρόσκοπος Έθνους Ταξιδευτής του Κόσμου Πρόσκοπος του Κόσμου Scout of the World Δράσεις Υπαίθρου & θερινές κατασκηνώσεις Τμημάτων. Μεγάλες Δράσεις Τμημάτων & Εφορειών Δράσεις Κοινωνικής Συνεργασίας και προσφοράς Σύνταξη Απολογισμού Εργασίας Συστημάτων, Π.Ε. και των Ε.Κ.Σ. τους. 2. Οργάνωση & Διοίκηση Αριθμός Βαθμοφόρων ανά Τμήμα-Σύστημα & Εφορεία ανάλογος των προβλεπόμενων από σχετικούς κανονισμούς. Εσωτερική οργάνωση Τμημάτων-Συστημάτων & Εφορειών (Γραμματεία-Διαχείριση, τήρηση σχετικών εντύπων & φακέλων). Τακτική σύγκλιση Συμβουλίων & Συνεδρίων Βαθμοφόρων σύμφωνα με ισχύοντες Κανονισμούς, Λήψη Αποφάσεων, υλοποίηση αποφάσεων. Ανελλιπής & Τακτική έκδοση - ανανέωση Εντολών Διοίκησης Βαθμοφόρων σύμφωνα με το σύστημα διαχείρισης ηλεκτρονικών υπηρεσιών του ΣΕΠ (e-sep). Εσωτερική οργάνωση ΕΚΣ-Προγράμματα ενεργειών & δραστηριοτήτων για την ενίσχυση έργου Τμημάτων, Συστημάτων& Περιφερειακών Εφορειών. Προσκοπικές Εστίες Συστημάτων & Γραφεία Περιφερειακών Εφορειών με λειτουργική οργάνωση και διακόσμηση σύμφωνα με τις ανάγκες του Προσκοπικού Προγράμματος και την μεθοδολογία των Κλάδων. Λειτουργία Ομάδων Εργασίας & Επιτροπών Κλάδων για την ενίσχυση του έργου των Βαθμοφόρων και των Τμημάτων. 3. Βαθμοφόροι- Ηγεσία, εκπαίδευση Σύστημα καταγραφής εκπαιδευτικών αναγκών Βαθμοφόρων. Καθορισμός ευθυνών, υποχρεώσεων και δικαιωμάτων Βαθμοφόρων - Περιγραφή καθηκόντων. Εφαρμογή του Κύκλου Ζωής Βαθμοφόρου (προσέλκυση-ανάληψη καθηκόντωνεκπαίδευση-αξιολόγηση εργασίας). Ηλικίες Βαθμοφόρων ανάλογες με καθήκοντα και ισχύοντες Κανονισμούς. Ενθάρρυνση και συμμετοχή Βαθμοφόρων στις Σχολές-εξασφάλιση προϋποθέσεων. Ανεπίσημη Εκπαίδευση - Σεμινάρια, Συζητήσεις-έντυπα, βοηθήματα. Κίνητρα-Ηθική υποστήριξη έργου Βαθμοφόρων. Ενθάρρυνση των Βαθμοφόρων, ανδρών και γυναικών, για ανάληψη ευθυνών και συμμετοχή στην διοίκηση.

19 4. Επικοινωνία Δημόσιες σχέσεις Εξασφάλιση καλής εσωτερικής επικοινωνίας & ενημέρωσης (γρήγορη & έγκαιρη διακίνηση ανακοινώσεων Γ.Ε, Π.Ε., Έκδοση ενημερωτικού δελτίου, αμφίδρομη συνεχής προφορική επικοινωνία). Επικοινωνία & Πληροφόρηση Κοινωνικού Συνόλου, Ενίσχυση εικόνας Προσκοπισμού (Δημοσιεύσεις στον τύπο & μέσα ενημέρωσης για τις δραστηριότητες των Τμημάτων και του ΣΕΠ γενικότερα, προβολή της Κοινωνικής Προσφοράς). Δημόσιες εμφανίσεις Τμημάτων, Συστημάτων & Εφορειών. Συνεργασία με Αρχές, Οργανώσεις και κοινωνικούς φορείς. Ενέργειες και δραστηριότητες Κοινωνικής Προσφοράς. 5. Οικονομικά - πόροι, μέσα, ακίνητη περιουσία Σύνταξη Οικονομικών Προϋπολογισμών ΕΚΣ Συστημάτων κα Εφορειών (τήρηση σχετικών βιβλίων & παραστατικών σύμφωνα με οδηγίες της Διοίκησης). Έγκαιρη καταβολή συνδρομών μελών ΣΕΠ. Πραγματοποίηση προσοδοφόρων δράσεων. Εγγραφή αρωγών μελών ΣΕΠ. Εξασφάλιση, φροντίδα και αξιοποίηση ακίνητης περιουσίας ΣΕΠ. Εξεύρεση & αξιοποίηση πόρων από Χορηγούς 2.2. Η αντιπροσώπευση της Προσκοπικής κίνησης στην γειτονιά Ως Αρχηγός Συστήματος στην γειτονιά σου είσαι ο αντιπρόσωπος του Σώματός Ελλήνων Προσκόπων. Οι λέξεις σου και οι θέσεις σου δεν μπορούν και δεν πρέπει να είναι προσωπικές, για αυτό και συχνά θα ακούσεις πως ο Αρχηγός Συστήματος οφείλει ηθικά να μην εκφράζει προσωπικές του θέσεις σε θέματα που διχάζουν την περιοχή του. Το Σώμα Ελλήνων Προσκόπων και τα όργανα του και φυσικά ο Περιφερειακός σου Έφορος και ο Έφορος Δημοσιών Σχέσεων του μπορούν να αποτελέσουν για εσένα την συμβουλευτική ομάδα που χρειάζεσαι για το κάθε πράγμα που δεν είσαι σίγουρος. Το εγχειρίδιο Δημοσιών σχέσεων και εικόνας θα πρέπει να είναι κανόνας απαρέγκλιτος για την αλληλογραφία σου, η δράση σου και οι σκέψης σου θα πρέπει να είναι σε πλήρη εναρμόνιση με τις πράξεις και τις θέσεις του ΣΕΠ. Αν αυτό σε δεσμεύει έχεις δύο επιλογές, πρώτη να μετέχεις στα όργανα (Γενική Συνέλευση) και στα συνεδρία και να γίνεις πρώτος η αλλαγή που θες να δεις σε αυτά που διαφωνείς. Το Σώμα Ελλήνων Προσκόπων είναι ένας ανοιχτός και δημοκρατικός οργανισμός διαλόγου όπου μπορείς να πάρεις θέση, να την εκφράσεις και αν και αλλά μελή μας συμφωνούν μαζί σου να την εφαρμόσετε. Η δεύτερη επιλογή είναι να ασχοληθείς με κάποιον ρόλο ποιο κοντά στην δική σου προσωπικότητα. Η αντιπροσώπευση του ΣΕΠ απαιτεί από σένα την γνώση και την αδιάκοπη ενημέρωση από την Ιστοσελίδα μας για τα νέα, τις αλλαγές αλλά και τις πολιτικές του ΣΕΠ. Η αντιπροσώπευση που κάνεις δεν αφορά μόνο τους μη Προσκόπους αλλά και τους Προσκόπους είτε είναι ανήλικοι είτε ενήλικοι, οφείλεις να είσαι προσωπικό παράδειγμά αλλά ζωντανό παράδειγμα προς μίμηση.

20 2.3. Η εκπροσώπηση της Προσκοπικής κίνησης στην γειτονιά Ο Οργανισμός μας έχει ανάγκη από πλουραλισμό απόψεων προκειμένου να μένει πάντα φρέσκος και να αφορά όσο το δυνατόν περισσότερος ανθρώπους. Η γειτονιά σου έχει άποψη, θέση και ίσως προβληματισμούς, για να μπορείς να τους εκφράσεις και να συνεισφέρεις στις αλλαγές τις κινήσεις που έχουμε ανάγκη προκειμένου να αφορούμε τους νέους και να προσφέρουμε κοινωνικό έργο πρέπει να μετέχεις στις διαδικασίες λήψης αποφάσεων και τα όργανα του ΣΕΠ. Τα συνεδρία και η Γενική συνέλευση είναι μιας πρώτης τάξεως ευκαιρία. Ως Αρχηγός Συστήματος θα πρέπει να συμμετέχεις αλλά και να ενθαρρύνεις και όλα τα Ενήλικα Στελέχη μας να συμμετέχουν. Δραστηριότητα 3: Αφού διαβάσατε τα 2.2. και 2.3. αναφέρετε σε ποιες περιπτώσεις τελικά είμαστε εκπρόσωποι και πότε αντιπρόσωποι της Προσκοπικής κίνησης στην γειτονιά; Αναφέρατε 3-4 σχετικά παραδείγματα.....

21 2.4. Ο συντονισμός των ενηλίκων Στον συντονισμό των εθελοντών υπάρχουν πολλά πράγματα που μαθαίνουμε από παιδιά στην κίνηση αλλά και πολλά πράγματα που καλούμαστε να αποβάλουμε προκειμένου να είμαστε αποτελεσματικοί. Αυτό όμως που πρέπει να μας γίνει απόλυτα κατανοητό είναι πως καλούμαστε να υπηρετήσουμε δύο βασικές αρχές την ΣΥΛΛΟΓΙΚΗ ΑΠΟΦΑΣΗ και την ΑΤΟΜΙΚΗ ΔΡΑΣΗ. Αυτά οι δύο πυλώνες ξεχωρίζουν τον προσκοπικό τρόπο διοίκησης από όποιον άλλο. Συλλογική Απόφαση Στους Προσκόπους όλες οι αποφάσεις παίρνονται από ομάδες ανθρώπων και όχι από ξεχωριστά άτομα. Φυσικά και πρέπει να παρθούν ίσως αποφάσεις από μεμονωμένα άτομα αλλά οι αποφάσεις αυτές είναι κυρίως στην επιλογή των τρόπων, την διαδικασία και θέματα που άπτονται των αρχών και της ασφάλειας. Τις αποφάσεις αυτές τις λαμβάνουν οι Αρχηγοί τμημάτων, οι Αρχηγοί συστημάτων, οι Περιφερειακοί έφοροι, οι Πρόεδροι των Επιτροπών Κ.Σ και των Παλαιών Προσκόπων και οι Αρχηγοί σχολών και οι συντονιστές ομάδων εργασιών. Όλες όμως αυτές οι αποφάσεις αξιολογούνται από το σύνολο των ενήλικων εθελοντών με συγκεκριμένες διαδικασίες με το πέρας της δραστηριότητας. Αυτό γίνετε γιατί δεν επιτρέπει ο χρόνος την διαρκή συζήτηση για κάθε λειτουργική απόφαση. Όλοι όμως κρινόμαστε για τις αποφάσεις μας στην αξιολόγηση και την διαδικασία των εκλογών. Οι αποφάσεις των συλλογικών οργάνων (Συνεδρία, συμβούλια) είναι δεσμευτικές για όλους, όπως και οι αποφάσεις των συντονιστών. Η συλλογική απόφαση είναι αποτέλεσμα συμμετοχής, η επιλογή της αποχής από συνέδριο ή συμβούλιο είναι αυτόματη δήλωση συμφωνίας με τα αποτελέσματα του συμβουλίου για τον εθελοντή που δεν παρέστη ή των εθελοντή που διαφωνούσε. Οι αποφάσεις παίρνονται πλειοψηφικά και ο υπεύθυνος του κλιμακίου μπορεί να ασκήσει την αρχή της αρνησικυρία (veto) μόνο για θέματα που αφορούν αρχές ή ασφάλεια. Η συλλογική απόφαση αφορά όλα τα πράγματα τα οποία συμβαίνουν στην κίνηση, αλλά όχι από όλους στην κίνηση υπάρχει η αρχή της αντιπροσώπευσης αλλά και τις διαβαθμισμένη συμμετοχής σε όργανά λόγω ειδικευμένων γνώσεων (πχ συμβούλιο εκπαίδευσης) Ατομική δράση Είναι σημαντικό να καταλάβουμε ότι η πεμπτουσία του εθελοντισμού σε κάθε οργάνωση είναι η ατομική δράση. Οι αποφάσεις από μόνες τους δεν θα υλοποιηθούν ποτέ αν δεν πάρουμε την προσωπική απόφαση να εργαστούμε στην κατεύθυνση να τις πραγματοποιήσουμε. Είναι σημαντικό δε να κατανοήσουμε ότι στο επίπεδο της ατομικής δράσης αυτός που γνωρίζει τα περισσότερα, είναι εμπειρότερος και πιο πεπεισμένος για τον σκοπό και την αποστολή του Προσκοπισμού, είναι αυτός που θα κάνει και τα περισσότερα. Είναι ουτοπία να πιστεύουμε ότι η ατομική δράση είναι αποτέλεσμα ιεραρχίας ή νεώτερης ηλικίας ή περισσότερου χρόνου. Η ατομική δράση είναι καθαρά αποτέλεσμα πίστης στον

22 σκοπό της κίνησης. Ιδιαιτέρα δε για τα Ενήλικά Στελέχη που ασκούν θέσεις διοίκησης είναι καλό να γνωρίζουν το εξής κανόνα που σχετίζετε με το Προσωπικό Παράδειγμα. «Οι άνθρωποι που διοικείς θα κάνουν στο μισό ότι κάνεις σωστά και στο διπλάσιο ότι κάνεις λάθος» Οπότε ας είμαστε προετοιμασμένοι για την πραγματικότητα. Η αφέλεια να πιστεύει κάποιος ότι το μόνο που χρειάζεται είναι να βρει τους «σωστούς» ανθρώπους που θα κάνουν την δουλειά και αυτό αρκεί είναι η μισή αλήθεια. Χρειάζεται να βρει τους σωστούς ανθρώπους που θα κάνουν την δουλειά που τους ανατίθεται, αλλά ο ίδιος θα πρέπει να είναι ο σωστός άνθρωπος που εκτελεί την δουλειά που σε εκείνον έχει ανατεθεί από άλλους με παραδειγματικό τρόπο. Όσον δε αφορά την συμπεριφορά σε όλα τα επίπεδα, ιδιαιτέρα όμως στα πλαίσια της ατομικής δράσης πρέπει να συμπεριφερόμαστε στους άλλους με ακριβώς τον τρόπο που θα θέλαμε να μας συμπεριφερθούν αν βρισκόμασταν στην θέση τους. Είναι ευθύνη μας να καταλάβουμε τους λόγους που κάτι δεν πάει όπως θέλαμε και να φροντίσουμε να γίνει παρέχοντας εκπαίδευση, προσωπική εργασία και νουθεσία αν χρειάζεται.

23 Ενότητα 3 Η Προσκοπική Εστία 3.1. Γενικά Σαν εστία Προσκόπων ορίζουμε έναν ασφαλή και στεγασμένο χώρο, που έχει όλες τις προϋποθέσεις για την φιλοξενία παιδιών μερικές ώρες. Παρότι δεν ορίζουμε ποιες είναι οι αυστηρές προϋποθέσεις αυτού του χώρου, πρέπει να έχουμε υπόψη μας ότι ο χώρος είναι πολύ σημαντικός για την συγκέντρωση παιδιών. Είναι σημαντικό δε να έχουμε υπόψη μας ότι η νομοθεσία σχετικά με τους χώρους που αναπτύσσεται παιδική δραστηριότητα χρόνο με τον χρόνο γίνεται και ποιο αυστηρή Το κτήριο και τα χαρακτηριστικά του Είναι σημαντικό για την εστία μας να έχουμε απαντήσει σε ένα σύνολο από ερωτήσεις που αφορούν την κατάσταση της ώστε να μπορούμε να οργανώσεις τις κινήσεις που πρέπει να γίνουν ώστε να συντηρηθεί, να επεκταθεί και να βελτιωθούν οι δυνατότητες της. Βασικές πληροφορίες Αν είναι υπόγειο, ημιυπόγειο, ισόγειο ή όροφος. Το έτος κατασκευής του κτηρίου Πότε έγινε η τελευταία ανακαίνιση Αν έχει αξιολογηθεί πότε λόγο σεισμού από κλιμάκιο μηχανικών και ποια η κρίση τους Αν έχει παγία έξοδα και πια Αν έχει ενοίκιο Αν υπάρχει τουαλέτα Αν ο χώρος έχει φυσικό η τεχνητό φωτισμό Αν έχει φυσικό η τεχνητό εξαερισμό Αν έχει κήπο και πόσα τετραγωνικά μέτρα καταλαμβάνει Πόσα τετραγωνικά μέτρα καταλαμβάνει το κτήριο Αντικειμενική αξιολόγηση κτηρίου Εσωτερική κατάσταση εστίας Εξωτερική κατάσταση εστίας Ηλεκτρολογική εγκατάσταση Κατάσταση μονίμου φαρμακείου εστίας Υδραυλική εγκατάσταση Αποχετευτική εγκατάσταση Γενική κατάσταση κτηρίου Υδραυλική εγκατάσταση τουαλέτας Βόθρος

24 Δίκτυο αποχέτευσης Ασφάλιση χώρου Συστήματα Ασφάλειας Αν έχει έξοδο διαφυγής και αν είναι σηματοδοτημένη Αν υπάρχει σχέδιο εκκένωσης αντιμετώπισης πυρκαγιάς και αν είναι αναρτημένο Αν υπάρχει σχέδιο εκκένωσης αντιμετώπισης σεισμού και αν είναι αναρτημένο Αν υπάρχει σχέδιο εκκένωσης αντιμετώπισης πλημμύρας και αν είναι αναρτημένο Αν υπάρχει συναγερμός Αν υπάρχει πυρασφάλεια Αν υπάρχει πυροσβεστική φωλιά Αν υπάρχουν φώτα ασφαλείας Αν υπάρχουν πυροσβεστήρες Ψύξη Θέρμανση Ποια είναι η κατάσταση ψύξης θέρμανσης στον χώρο Αν υπάρχει αυτόνομο καλοριφέρ Αν υπάρχει κεντρική θέρμανση Αν υπάρχει τζάκι και τι είδους (απλό-ενεργειακό) Αν υπάρχει θερμάστρα και τι είδους (πετρελαίου-ηλεκτρική-αερίου) Αν υπάρχει εξαερισμός Αν υπάρχουν ανεμιστήρες οροφής Αν υπάρχουν ανεμιστήρες δαπέδου Αν η αίθουσα κλιματίζεται και πως Απαντώντας σε αυτές τις ερωτήσεις θα μπορέσεις να καταλάβεις την κατάσταση της εστίας σου. Η προσπάθεια είναι πάντα να προσπαθούμε να ικανοποιήσουμε την υψηλότερη δυνατή ποιότητα ζωής για όλους μας Συντήρηση επισκευές - καθαρισμός Όλα τα κτήρια έχουν φυσική φθορά και φθορά από την χρήση. Είναι σημαντικό να υπάρχει ένας εθελοντής που η δουλεία του να είναι να ασχολείται με τις μικροβλάβες τις λέσχης και την αποκατάσταση τους ή την ενημέρωση για αυτές. Φυσικά θα πρέπει να επιλέξουμε αυτόν που όπως λέμε στην καθομιλουμένη μας «πιάνουν τα χέρια του» Η καλή χρήση του κτηρίου από όλους και ο καθαρισμός τους αποτελεί και ένα πολύ καλό παιδαγωγικό εργαλείο στα χέρια μας. Ευθύνη για μέρος των εργασιών που χρειάζεται το κτήριο μπορούν να λάβουν όλα τα μέλη μας ανεξάρτητα ηλικίας, φυσικά στα πλαίσια των δυνατοτήτων τους.

25 Ενότητα 4 Το e-σ.ε.π Είσοδος στην εφαρμογή και κωδικοί χρήσης Το Σώμα Ελλήνων, έχοντας σαν στόχο την μείωση της γραφειοκρατίας και την επίσπευση των διαδικασιών, όσον αφορά στην διαχείριση των εντολών διοίκησης των ενήλικων στελεχών του αλλά και την απογραφή των μελών του, υιοθέτησε ένα ηλεκτρονικό σύστημα το οποίο είναι εναρμονισμένο με την εξέλιξη της τεχνολογίας και εύκολο προς χρήση από τον κάθε χρήστη του. Για να εισέλθετε στο Σύστημα Ηλεκτρονικών Υπηρεσιών πρέπει να ανοίξετε το πρόγραμμα που χρησιμοποιείτε για περιήγηση στο Internet. Το Σύστημα υποστηρίζει όλους τους γνωστούς περιηγητές όπως Internet Explorer, Firefox, Opera, Chrome, Safari, Maxthon κλπ. Στη γραμμή διευθύνσεων του προγράμματος περιήγησης πρέπει να πληκτρολογήσετε τη διεύθυνση : Θα εμφανισθεί η Οθόνη Εισαγωγής στο Σύστημα όπως φαίνεται στη συνέχεια :

26 Για να μπείτε στην εφαρμογή θα πρέπει να πληκτρολογήσετε τον Αριθμό Μητρώου σας και τον Κωδικό Πρόσβασης στα αντίστοιχα πεδία που εμφανίζονται στο πλαίσιο Είσοδος Χρήστη στη δεξιά πλευρά της οθόνης. Θα πρέπει να θυμάστε ότι τα στοιχεία εισόδου πρέπει να πληκτρολογούνται όπως σας έχουν δοθεί από την Εφορεία Διοίκησης με σεβασμό στα πεζά-κεφαλαία και στους ελληνικούς-αγγλικούς χαρακτήρες. Σημείωση Τα στοιχεία εισόδου στην εφαρμογή δίνονται από την Εφορεία Διοίκησης του Σώματος Ελλήνων Προσκόπων. Εάν έχετε ήδη στοιχεία μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε. Σε διαφορετική περίπτωση θα πρέπει να ζητήσετε στοιχεία πρόσβασης κάνοντας κλικ στην επιλογή "Δεν έχετε λογαριασμό στο σύστημα; Κάντε κλικ εδώ" και να συμπληρώσετε τη φόρμα που θα εμφανισθεί. Εάν έχετε ξεχάσει τα στοιχεία εισόδου σας θα πρέπει να κάνετε κλικ στην επιλογή "Ξεχάσατε τον κωδικό σας; Κάντε κλικ εδώ" και να συμπληρώσετε τα στοιχεία της φόρμας που θα εμφανισθεί ώστε να σας αποσταλεί νέος Κωδικός Πρόσβασης στο σύστημα. Το σύστημα έχει τη δυνατότητα να θυμάται τα στοιχεία εισόδου σας αρκεί να κάνετε κλικ στην επιλογή " Να με θυμάσαι" στο πλαίσιο Είσοδος Χρήστη Επίσης στην οθόνη που βρίσκεσθε τώρα έχετε τέσσερις ακόμη επιλογές που εμφανίζονται στο πράσινο πλαίσιο στο μέσον της οθόνης. Αυτές οι επιλογές είναι : Πληροφορίες : Εμφανίζονται πληροφορίες για την εφαρμογή. Πολιτική Απορρήτου : Εμφανίζεται η Πολιτική Απορρήτου που εφαρμόζει το Σώμα Ελλήνων Προσκόπων σε ότι αφορά στην αποθήκευση και διαχείριση των προσωπικών δεδομένων που καταχωρούνται στο σύστημα. Οδηγίες Χρήσης : Εμφανίζει το σύστημα βοήθειας του e-sep και σας δίνει τη δυνατότητα να το "κατεβάσετε" στον υπολογιστή σας σε μορφή αρχείου PDF. Για να δείτε αρχεία PDF πρέπει να διαθέτετε κάποιο αντίστοιχο πρόγραμμα όπως ο Adobe PDF Reader τον οποίον μπορείτε να κατεβάστε πηγαίνοντας στη διεύθυνση Επικοινωνία : Μέσω συτής της επιλογής μπορείτε να στείλετε ένα μήνυμα στην Εφορεία Διοίκησης του Σώματος Ελλήνω Προσκόπων. Είσοδος στην εφαρμογή Έχοντας πληκτρολογήσει τα στοιχεία σας στα αντίστοιχα πεδία κάντε κλικ στο κουμπί "Είσοδος" για να εισέλθετε στην εφαρμογή. Σε περίπτωση επιτυχούς εισόδου θα εισέλθετε στην οθόνη Βασικές Επιλογές Εφαρμογής της εφαρμογής. Σε αντίθετη περίπτωση το σύστημα θα εμφανίσει μήνυμα λάθους προτρέποντάς σας να ξαναπληκτρολογήσετε τα στοιχεία σας.

27 4.2. Βασική οθόνη Μετά από επιτυχή εισαγωγή στο σύστημα θα εμφανισθεί η οθόνη με τίτλο [ Βασικές Επιλογές Εφαρμογής ] που φαίνεται στη συνέχεια : Η οθόνη [ Βασικές Επιλογές Εφαρμογής ] περιλαμβάνει επτά ( 7 ) επιλογές και δύο κουμπιά στο πάνω δεξιό μέρος της ΚΟΥΜΠΙΑ Κάνοντας κλικ στο κουμπί "Αποσύνδεση" μπορείτε να εγκαταλείψετε την εφαρμογή και να επιστρέψετε στην Οθόνη Εισόδου της εφαρμογής. Κάνοντας κλικ στο κουμπί "Βοήθεια" θα εμφανισθεί το Σύστημα Βοήθειας της εφαρμογής. ΕΠΙΛΟΓΕΣ Οι διαθέσιμες επιλογές είναι : Διαχείριση Μελών Διαχείριση Απογραφής Διαχείριση Εντολών Διαχείριση Εκπαιδεύσεων Διαχείριση Κλιμακίου Αναφορές

28 4.3. Διαχείριση μελών Με την είσοδό σας στην Διαχείριση Μελών εμφανίζεται η οθόνη [ Διαχείριση Μελών ] που είναι και η βασική οθόνη διαχείρισης των Μελών του Κλιμακίου σας. Η οθόνη φαίνεται στη συνέχεια : Η οθόνη περιλαμβάνει τα βασικά κουμπιά ( Επιστροφή και Βοήθεια ) και επίσης : Το κουμπί "ΠΡΟΣΘΗΚΗ" μέσω του οποίου μπορείτε να προσθέσετε νέα μέλη στο Κλιμάκιό σας ( δείτε αναλυτικά στη συνέχεια ). Έναν αναλυτικό Πίνακα με όλα τα μέλη του Κλιμακίου σας. Ο Πίνακας έχει τέσσερις (4) στήλες ( Αριθμός Μητρώου, Επώνυμο, Όνομα, Πατρώνυμο ) και δύο κουμπιά σε κάθε γραμμή του. Επίσης στο πάνω μέρος του έχει επτά (7) καρτέλες ( tabs ) μία για κάθε Τμήμα του Κλιμακίου σας ήτοι : Βαθμοφόροι, Λυκόπουλα, Πρόσκοποι, Ανιχνευτές, Ε.Κ.Σ., Παλαιοί Πρόσκοποι, Δίκτυο. Δίπλα στον τίτλο της κάθε καρτέλας εμφανίζεται, μέσα σε παρένθεση, ο αριθμός των μελών του κάθε Τμήματος. Κάνοντας κλικ στην αντίστοιχη καρτέλα εμφανίζονται όλα τα μέλη του συγκεκριμένου Τμήματος με αλφαβητική σειρά. Εάν τα μέλη του συγκεκριμένου Τμήματος είναι περισσότερα από το ύψος της οθόνης χρησιμοποιείστε την μπάρα κύλισης στο δεξί μέρος του παραθύρου για να δείτε τα υπόλοιπα μέλη.

29 4.4. Κουμπιά Σε κάθε γραμμή μέλους, στο δεξί μέρος της οθόνης, εμφανίζονται δύο κουμπιά με τα οποία μπορείτε να κάνετε τις παρακάτω εργασίες : Επεξεργασία : Κάνοντας κλικ στο κουμπί θα οδηγηθείτε στην οθόνη [ Διαχείριση Μέλους ] για να αλλάξετε ή να προσθέσετε στοιχεία σε ανά ήδη υπάρχον μέλος του Κλιμακίου σας. ( δείτε αναλυτικά στη συνέχεια ). Διαγραφή : Κάνοντας κλικ στο κουμπί θα ενεργοποιηθεί η διαδικασία διαγραφής του μέλους από το Κλιμάκιό σας ( δείτε αναλυτικά στη συνέχεια ) Προσθήκη Μέλους Έχοντας κάνει κλικ στο κουμπί "ΠΡΟΣΘΗΚΗ" της οθόνης [ Διαχείριση Μέλους ] θα εμφανισθεί το παρακάτω παράθυρο : Εάν το μέλος καταχωρείται για πρώτη φορά κάντε κλικ στο κουμπί "Νέο Μέλος" για να οδηγηθείτε στην οθόνη για την [ Προσθήκη Νέου Μέλους ] ( δείτε αναλυτικά στη συνέχεια ). Εάν το μέλος προέρχεται από άλλο Προσκοπικό Κλιμάκιο και πρόκειται να ενταχθεί στο Κλιμάκιό σας, κάντε κλικ στο κουμπί "Από Μετακίνηση". Τότε ο κέρσορας θα εμφανισθεί μέσα στο πεδίο "Αριθμός Μητρώου". Εκεί πρέπει να πληκτρολογήσετε τον Αριθμό Μητρώου του Μέλους και στη συνέχεια να κάνετε κλικ στο κουμπί "Συνέχεια" για να οδηγείτε στην οθόνη Διαχείριση Μέλους όπου θα δείτε όλα τα στοιχεία του Μέλους και θα έχετε τη δυνατότητα να πραγματοποιήσετε προσθήκες και μεταβολές. Εάν θέλετε να εγκαταλείψετε τη διαδικασία εισαγωγής Νέου Μέλους κάντε κλικ στο κουμπί "άκυρο". Προσθήκη Νέου Μέλους Έχοντας επιλέξει Νέο Μέλος οδηγούμαστε στην οθόνη [ Διαχείριση Μέλους ] για να εισάγουμε τα στοιχεία του Νέου Μέλους. Η Οθόνη έχει τη μορφή που φαίνεται στη συνέχεια : Βασικά Σημεία Ορθής Εισαγωγής των Στοιχείων Τα πεδία με κόκκινο περίγραμμα είναι Υποχρεωτικά και πρέπει να συμπληρωθούν οπωσδήποτε. Σε αντίθετη περίπτωση η εφαρμογή δεν θα επιτρέψει την καταχώρηση του Νέου Μέλους. Όταν ο κέρσορας εισέλθει σε

30 υποχρεωτικό πεδίο η εφαρμογή εμφανίζει αντίστοιχο μήνυμα όπως φαίνεται στη συνέχεια : Τα πεδία που εμφανίζουν ένα μικρό βέλος στο δεξί τους άκρο είναι πεδία επιλογής. Θα πρέπει να κάνετε κλίκ στο βέλος και να επιλέξετε την κατάλληλη επιλογή, όπως φαίνεται στη συνέχεια : Στην οθόνη υπάρχουν πεδία ημερομηνίας όπου απαιτείται η εισαγωγή ημερομηνίας (π.χ. Ημερομηνία Γέννησης κλπ.). Στα πεδία αυτά έχετε δύο δυνατότητες εισαγωγής. Είτε πληκτρολογώντας απευθείας την ημερομηνία με τη μορφή π.χ. 12/11/1995, είτε κάνοντας κλίκ στο εικονίδιο του ημερολογίου στη δεξιά άκρη του πεδίου. Στην περίπτωση αυτή θα εμφανισθεί ημερολόγιο από το οποίο μπορείτε να επιλέξετε την ημερομηνία που επιθυμείτε. Ενδεικτικά δείτε τις εικόνες στη συνέχεια : 1. Άμεση πληκτρολόγηση ημερομηνίας : 2. Επιλογή ημερομηνίας από εικονίδιο : Χρησιμοποιείστε τα βελάκια δεξιά-αριστερά για να επιλέξετε μήνα και έτος Κουμπιά Έχοντας ολοκληρώσει την πληκτρολόγηση των στοιχείων πατήστε το κουμπί "ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ" για να καταχωρηθούν στο σύστημα τα στοιχεία του Νέου Μέλους. Το σύστημα θα σας βγάλει αντίστοιχο μήνυμα επιτυχούς καταχώρησης το οποίο φαίνεται στη συνέχεια : Σε περίπτωση που θέλετε να καθαρίσετε την οθόνη και να επαναπληκτρολογήσετε τα στοιχεία πατήστε το

31 κουμπί "ΚΑΘΑΡΙΣΜΑ" για να καθαρίσουν όλα τα πεδία της οθόνης. Προσθήκη Νέου Μέλους από Μετακίνηση Σε περίπτωση που θέλετε να καταχωρήσετε Νέο Μέλος στο Κλιμάκιό σας το οποίο προέρχεται από άλλο Κλιμάκιο του ΣΕΠ κάντε κλίκ στο κουμπί "ΠΡΟΣΘΗΚΗ" στην οθόνη [ Διαχείριση Μελών ] Το σύστημα θα εμφανίσει το πλαίσιο "Νέο Μέλος" που φαίνεται στη συνέχεια : Κάντε κλίκ στο κουμπί "Από Μετακίνηση", πληκτρολογείστε τον Αριθμό Μητρώου ( στο αντίστοιχο πεδίο ) του προς Μετακίνηση Μέλους και στη συνέχεια κάντε κλίκ στο κουμπί "Συνέχεια". Θα οδηγηθείτε στην Οθόνη Διαχείριση Μέλους στην οποία μπορείτε να προσθέσετε ή να μεταβάλετε στοιχεία του Νέου Μέλους. ΠΡΟΣΟΧΗ!!! Για να πραγματοποιηθεί Μετακίνηση Μέλους πρέπει να γίνουν οι παρακάτω ενέργειες : 1. Το Μέλος προς Μετακίνηση να έχει καταχωρηθεί στο σύστημα από το Κλιμάκιο που προέρχεται. 2. Το μέλος πρέπει πρώτα να διαγραφεί από το Κλιμάκιο που προέρχεται ( μέσω της διαδικασίας Διαγραφή Μέλους - δείτε την αντίστοιχη επιλογή ) 3. Το Μέλος προς Μετακίνηση να καταχωρηθεί από το Νέο Κλιμάκιο στο οποίο εντάσσεται. Η διαδικασία Μετακίνησης Μέλους απαιτεί τη συνεργασία των δύο Κλιμακίων για την επιτυχή ολοκλήρωσή της. Επεξεργασία Μέλους Έχοντας κάνει κλικ στο κουμπί "ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ" που βρίσκεται δεξιά από τα στοιχεία κάποιου Μέλους οδηγούμαστε στην Οθόνη [ Διαχείριση Μέλους ] όπου εμφανίζονται όλα τα στοιχεία του Μέλους που έχουμε καταχωρήσει όταν προσθέσαμε το Μέλος στο σύστημα. Η οθόνη είναι ίδια με την οθόνη [ Προσθήκη Νέου Μέλους ].

32 Εδώ έχουμε τη δυνατότητα να μεταβάλλουμε ή να προσθέσουμε στοιχεία. Η καταχώρηση των αλλαγών ή των προσθηκών γίνεται πατώντας το κουμπί "ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ" στο τέλος της οθόνης. Διαγραφή Μέλους Για να διαγράψουμε ένα Μέλος από το Κλιμάκιό μας κάνουμε κλίκ στο κουμπί "ΔΙΑΓΡΑΦΗ" που βρίσκεται στα δεξιά στην αντίστοιχη γραμμή στον Πίνακα Μελών στην αρχική Οθόνη της Διαχείρισης Μελών όπως φαίνεται στη συνέχεια : Το σύστημα θα εμφανίσει το μήνυμα επιβεβαίωσης της διαγραφής όπως φαίνεται στη συνέχεια : Κάνοντας κλίκ στο κουμπί "Ναί" το σύστημα θα διαγράψει το μέλος από το Κλιμάκιό μας και θα εμφανίσει νέο μήνυμα επιτυχούς διαγραφής όπως φαίνεται στη συνέχεια : Κάντε κλικ στο κουμπί "ΟΚ" για να συνεχίστε.

33 4.6. Διαχείριση Απογραφής Η διαχείριση των διαδικασιών απογραφής γίνεται κάνοντας κλίκ στην αντίστοιχη επιλογή από την οθόνη [ Βασικές Επιλογές Εφαρμογής ]. Μετά την επιλογή θα εμφανισθεί ή οθόνη [ Βασικές Επιλογές Απογραφής ] όπως φαίνεται στη συνέχεια : Από την οθόνη αυτή μπορείτε να πραγματοποιήσετε τέσσερις (4) κύριες εργασίες : Δημιουργία Νέας Απογραφής Υποβολή Απογραφής Κατάσταση Απογραφής Ιστορικό Απογραφών ΠΡΟΣΟΧΗ!!! Η διαδικασία της απογραφής ολοκληρώνεται σε δύο στάδια : κάνοντας κλικ στην αντίστοιχη επιλογή. Στάδιο 1 : Από την επιλογή Δημιουργία Νέας Απογραφής επιλέγουμε τα Μέλη του Κλιμακίου μας που θα απογραφούν και ενημερωνόμαστε για το ποσό πληρωμής και τον τρόπο καταβολής των χρημάτων Στάδιο 2 : Από την επιλογή Υποβολή Απογραφής υποβάλλουμε τα στοιχεία κατάθεσης των χρημάτων. Μετά από αυτό το στάδιο η Απογραφή έχει καταγραφεί ολοκληρωμένη στο Σύστημα και αναμένει την έγκρισή της από την Εφορεία Διοίκησης του Σώματος Ελλήνων Προσκόπων Δημιουργία Νέας Απογραφής Κάνοντας κλίκ στην επιλογή Δημιουργία Νέας Απογραφής στην οθόνη Βασικές Επιλογές Απογραφής οδηγούμαστε στην οθόνη Δημιουργία Απογραφής που φαίνεται στη συνέχεια :

34 Συμπλήρωση Επεξεργασία πεδίων Στο πάνω μέρος της οθόνης επιλέγουμε το έτος για το οποίο πρόκειται να απογράψουμε το Κλιμάκιό μας, από τον πεδίο Έτος Απογραφής. Κάτω από το πεδίο έχει εμφανισθεί ο Πίνακας με όλα τα μέλη του Κλιμακίου μας. Ο Πίνακας έχει πέντε (5) στήλες. Η πρώτη στήλη είναι ένα κουτί επιλογής ενω στις υπόλοιπες εμφανίζονται ο Αριθμός Μητρώου, το Επώνυμο, το Όνομα και το Πατρώνυμο του κάθε Μέλους. Επίσης ο Πίνακας έχει επτά (7) καρτέλες (tabs) μία για κάθε Τμήμα του Κλιμακίου σας ήτοι : Βαθμοφόροι, Λυκόπουλα, Πρόσκοποι, Ανιχνευτές, Ε.Κ.Σ., Παλαιοί Πρόσκοποι, Δίκτυο. Δίπλα στον τίτλο της κάθε καρτέλας εμφανίζεται μέσα σε παρένθεση ο αριθμός των μελών του κάθε Τμήματος. Για να επιλέξουμε ένα Μέλος προς απογραφή πρέπει να κάνουμε κλίκ στο αντίστοιχο κουτί επιλογής όπως φαίνεται στη συνέχεια : 1. Μη επιλεγμένο Μέλος ( το κουτί επιλογής αριστερά από τον Αρ. Μητρώου του Μέλους είναι κενό ) : 2. Επιλεγμένο Μέλος ( το κουτί επιλογής αριστερά από τον Αρ. Μητρώου περιέχει τίκ ) : Μπορούμε να επιλέξουμε όλα τα μέλη ενός τμήματος προς απογραφή κάνοντας κλίκ στο κουτί επιλογής στο πάνω μέρος του Πίνακα όπως φαίνεται στη συνέχεια :

35 Αντίστοιχα, μπορείτε να κάνετε κλίκ στο ίδιο σημείο για να αποεπιλέξετε όλα τα μέλη του συγκεκριμένου Τμήματος. Υποβολή Όταν ολοκληρώσουμε την επιλογή όλων των Μελών που θα απογραφούν το σύστημα θα μας εμφανίσει τον συνολικό αριθμό των Μελών προς απογραφή στο σχετικό πεδίο "Σύνολο Μελών προς Απογραφή" κάτω από τον Πίνακα. Για να καταχωρήσουμε την απογραφή μας πατάμε το κουμπί "ΥΠΟΒΟΛΗ" στο κάτω μέρος της οθόνης. Το σύστημα εμφανίζει την παρακάτω οθόνη με τίτλο [ Επισκόπηση Απογραφής Κλιμακίου ] : Στην οθόνη αυτή παρουσιάζονται αναλυτικά όλα τα στοιχεία της προς Υποβολή Απογραφής.

36 Κάνοντας κλίκ στο κουμπί ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ στο κάτω μέρος της οθόνης το σύστημα καταχωρεί την απογραφή και βγάζει σχετικό μήνυμα που έχει την παρακάτω μορφή : ΠΡΟΣΟΧΗ!!! Όπως αναφέρεται και στο παραπάνω μήνυμα η απογραφή δεν έχει ολοκληρωθεί. Για να ολοκληρωθεί και να καταγραφεί στο σύστημα πρέπει να πραγματοποιήσετε και την εργασία Υποβολή Απογραφής την οποία επιλέγετε από την οθόνη [ Βασικές Επιλογές Απογραφής ] ( δείτε αναλυτικά στη συνέχεια ). Υποβολή Απογραφής Έχοντας δημιουργήσει την Απογραφή του Κλιμακίου μας πρέπει να ολοκληρώσουμε την υποβολή της μπαίνοντας στην επιλογή Υποβολή Απογραφής από την οθόνη [ Βασικές Επιλογές Απογραφής ]. Η οθόνη [ Υποβολή Απογραφής ] φαίνεται στη συνέχεια :

37 Τα πεδία της οθόνης Εκκρεμείς Απογραφές : Εδώ η εφαρμογή μας εμφανίζει τις Απογραφές που έχουμε δημιουργήσει. Μπορούμε να δούμε και να επιλέξουμε εκείνη που θα υποβάλλουμε κάνοντας κλικ στο βελάκι στα δεξιά του πεδίου. Για διευκόλυνση η εφαρμογή μας εμφανίζει την ημερομηνία δημιουργίας της Απογραφής και τον συνολικό αριθμό των μελών που θα απογραφούν. Είδος Απογραφής : Επιλέγουμε ανάλογα εάν πρόκειται για Κανονική Απογραφή ή Συμπληρωματική Απογραφή. Είδος Κατάθεσης : Επιλέγουμε ανάλογα εάν τα χρήματα της Απογραφής έχουν κατατεθεί στον Ειδικό Τραπεζικό Λογαριασμό του ΣΕΠ μέσω Τραπέζης ή έχουν καταβληθεί απευθείας στις Οικονομικές Υπηρεσίες του ΣΕΠ. Αρ. Συναλλαγής/Υποκατάστημα : Στο πεδίο αυτό πληκτρολογούμε τον Αριθμό Συναλλαγής και το Υποκατάστημα της Τράπεζας που έγινε η κατάθεση Ημερομηνία Κατάθεσης : Πληκτρολογούμε ή επιλέγουμε την ημερομηνία που έγινε η κατάθεση Αιτιολογία Κατάθεσης : Πληκτρολογούμε ελεύθερο κείμενο για την κατάθεση Ποσόν : Το ποσόν κατάθεσης εμφανίζεται αυτόματα. Για να καταχωρηθούν τα στοιχεία κάνουμε κλίκ στο κουμπί "ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ" στο κάτω μέρος της οθόνης. Για να καθαρίσουμε το περιεχόμενο όλων των πεδίων και να επαναπληκτρολογήσουμε τα στοιχεία κάνουμε κλικ στο κουμπί "ΚΑΘΑΡΙΣΜΑ"

38 Κατάσταση Απογραφής Κάνοντας κλίκ στην επιλογή Κατάσταση Απογραφής στην οθόνη [ Βασικές Επιλογές Απογραφής ] οδηγούμαστε στην οθόνη [ Κατάσταση Απογραφής Κλιμακίου ] που φαίνεται στη συνέχεια : Η συγκεκριμένη οθόνη είναι οθόνη πληροφόρησης. Εδώ μπορούμε να πάρουμε πληροφορίες για την κατάσταση των Απογραφών του Κλιμακίου μας. Μπορούμε να επιλέξουμε τα χρονικά όρια που μας ενδιαφέρουν συμπληρώνοντας τα δύο πεδία Από Έτος - Έως Έτος. Το σύστημα εμφανίζει πληροφοριακά πλαίσια με τις ενδείξεις κατάστασης οι οποίες είναι οι παρακάτω : μεί Υποβολή 1. Νέα Απογ ραφή - Εκκρε 2. Υποβληθείσα Απογραφή - Εκκρεμεί Έγκριση από ΕΔ ΓΕ/ΣΕΠ 3. Υποβληθείσα Απογραφή - Έχει εγκριθεί από ΕΔ ΓΕ/ΣΕΠ

39 4. Υποβληθείσα Απογραφή - Έχει απορριφθεί από ΕΔ ΓΕ/ΣΕΠ Ιστορικό Απογραφών Κάνοντας κλίκ στην επιλογή Ιστορικό Απογραφών στην οθόνη [ Βασικές Επιλογές Απογραφής ] οδηγούμαστε στην οθόνη [ Ιστορικό Απογραφής Κλιμακίου ] που φαίνεται στη συνέχεια : Η συγκεκριμένη οθόνη είναι οθόνη πληροφόρησης. Εδώ μπορούμε να πάρουμε πληροφορίες για το ιστορικό των Απογραφών του Κλιμακίου μας. Μπορούμε να επιλέξουμε τα χρονικά όρια που μας ενδιαφέρουν συμπληρώνοντας τα δύο πεδία Από Έτος - Έως Έτος. Το σύστημα εμφανίζει πληροφοριακά εικονίδια με τις απογραφές που έχουν υποβληθεί από το Κλιμάκιό μας.

40 4.7. Διαχείριση Κλιμακίου Επιλέγοντας την επιλογή Διαχείριση Κλιμακίου από την οθόνη [ Βασικές Επιλογές Εφαρμογής ] οδηγούμαστε στην οθόνη [ Διαχείριση Κλιμακίου ] που φαίνεται στη συνέχεια : Στην οθόνη αυτή μπορούμε να επεξεργαστούμε τα στοιχεία του Κλιμακίου μας, όπως Όνομα, Διεύθυνση, Τηλέφωνο κλπ. Η καταχώρηση των στοιχείων στο σύστημα γίνεται κάνοντας κλίκ στο κουμπί "ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ" στο κάτω μέρος της οθόνης.

41 4.8. Διαχείριση Εντολών Με την είσοδό σας στην Διαχείριση Εντολών εμφανίζεται η οθόνη [ Βασικές Επιλογές Διοικητικής Διαχείρισης ] Η οθόνη φαίνεται στη συνέχεια : Η οθόνη περιλαμβάνει τις εξής επιλογές : Διαχείριση Εντολών Κλιμακίου Διαχείριση Προτάσεων Εντολών Διαχείριση Ε.Κ.Σ. Κλιμακίου Διαχείριση Προτάσεων Ε.Κ.Σ. Κατάσταση Ε.Κ.Σ. Η πρώτη επιλογή μας δίνει τη δυνατότητα να διαχειριστούμε τις εντολές του Κλιμακίου μας ενώ από τη δεύτερη επιλογή μπορούμε διαχειριστούμε τις Προτάσεις Εντολών των εποπτευομένων Κλιμακίων μας. Οι υπόλοιπες επιλογές αφορούν στη διαχείριση των Επίτροπων Κοινωνικής Συμπαράστασης του Κλιμακίου μας ή των εποπτευομένων κλιμακίων.

42 Διαχείριση Εντολών Κλιμακίου Κάνοντας κλίκ στην επιλογή Διαχείριση Εντολών Κλιμακίου στην οθόνη [ Βασικές Επιλογές Διαχείρισης Εντολών ] οδηγούμαστε στην οθόνη [ Διαχείριση Εντολών ] που φαίνεται στη συνέχεια : Στην οθόνη εμφανίζονται όλοι οι Βαθμοφόροι του Συστήματος με τον Αρ. Μητρώου το Επώνυμο, το Όνομα και τον Τύπο της Εντολής τους, τα Καθήκοντα και την Ημερομηνία Λήξης της Εντολής τους, εφόσον έχουν Εντολή. Σε περίπτωση που ο Βαθμοφόρος προτείνεται πρώτη φορά για Εντολή τα πεδία αυτά θα είναι κενά. Πάνω από τον Πίνακα των Βαθμοφόρων εμφανίζεται το Κλιμάκιο Στην τελευταία στήλη εμφανίζονται οι ενέργειες που μπορούμε να πραγματοποιήσουμε για κάθε Βαθμοφόρο ξεχωριστά. Οι επιλογές είναι η παρακάτω :

43 1. Λεπτομέρειες Κάνοντας κλικ στο αντίστοιχο κουμπί εμφανίζεται μία οθόνη με την παρακάτω μορφή : Στην οθόνη εμφανίζονται τα στοιχεία της συγκριμένης εντολής του Βαθμοφόρου ( Αρ. Μητρώου, Όνομα, Επώνυμο, Κωδικός Εντολής, Καθήκοντα, Τύπος, Ημ. Έναρξης Εντολής, Ημ. Λήξης Εντολής, Αριθμός Πράξης Έκδοσης Εντολής). Τα στοιχεία αυτά είναι μόνο για πληροφόρηση και δεν μπορούν να μεταβληθούν από τη συγκεκριμένη οθόνη. 2. Υποβολή Κάνοντας κλικ στο αντίστοιχο κουμπί εμφανίζεται μία οθόνη με την παρακάτω μορφή : Τα πεδία που πρέπει να συμπληρωθούν είναι τα παρακάτω :

44 Τίτλος Εντολής : Επιλέξτε από την λίστα που εμφανίζεται τα καθήκοντα για τα οποία προτείνεται ο Βαθμοφόρος. ΠΡΟΣΟΧΗ : Ανάλογα με το τι προβλέπεται από τον Κανονισμό Διοίκηση του Σ.Ε.Π. το σύστημα μπορεί να μην σας επιτρέψει την Υποβολή κάποιας εντολής, π.χ. εάν στο Κλιμάκιό σας δεν προβλέπεται δεύτερη εντολή για κάποια καθήκοντα. Σε αυτή την περίπτωση το σύστημα θα εμφανίσει ένα παράθυρο της παρακάτω μορφής : Τύπος Εντολής : Επιλέξτε τον Τύπο της Εντολης ( Οριστική ή Προσωρινή ) Επιθυμητή Ημερομηνία Έναρξης : Επιλέξετε την ημερομηνία από την οποία θέλετε να ισχύει η εντολή ( ΠΡΟΣΟΧΗ : Η ημερομηνία που θα επιλέξετε δεν μπορεί να υπερβαίνει τις 20 ημέρες πριν από την τρέχουσα ημερομηνία ). Σχόλια : Πληκτρολογήστε πιθανά Σχόλια που αφορούν στην εντολή που υποβάλλετε. Έχοντας ολοκληρώσει τη συμπλήρωση των πεδίων πατήστε το κοτμπί "Καταχώρηση" για να καταχωρηθεί η Υποβολή της Πρότασης. Σε περίπτωση επιτυχούς υποβολής το σύστημα θα εμφανίζει ένα παράθυρο της μορφής : 3. Άρση Κάνοντας κλικ στο αντίστοιχο κουμπί εμφανίζεται μία οθόνη με την παρακάτω μορφή : Στην οθόνη εμφανίζεται ένα πεδίο κειμένου στο οποίο πρέπει να πληκτρολογήσετε την Αιτιολογία για την ρση της Εντολής του συγκεκριμένου Βαθμοφόρου. ΠΡΟΣΟΧΗ. Το πεδίο είναι υποχρεωτικό. Σε περίπτωση μη πληκτρολόγησης το σύστημα δεν θα σας επιτρέψει την καταχώρηση.

45 Έχοντας ολοκληρώσει την πληκτρολόγηση της Αιτιολογίας κάντε κλίκ στο κουμπί "Καταχώρηση" για να ολοκληρωθεί η διαδικασία υποβολής αίτησης ρσης Εντολής στα εποπτεύοντα Κλιμάκια. Σε περίπτωση επιτυχούς καταχώρησης το σύστημα θα εμφανίσει το παρακάτω παράθυρο : Πατώντας το κουμπί "ΟΚ" θα επιστέψετε στην αρχική οθόνη. Παρατηρήστε ότι ο Βαθμοφόρος συνεχίζει να εμφανίζεται σον Πίνακα των Βαθμοφόρων. Θα πάψει να εμφανίζεται όταν η Πρόταση ρσης της Εντολής του εγκριθεί από τα Εποπτεύοντα Κλιμάκια. 4. Προσθήκη άλλου Μέλους Στην αρχική οθόνη Διαχείρισης των Εντολών, παρατηρήστε ότι δίπλα στο Κλιμάκιο υπάρχει κουμπί με την ένδειξη "Προσθήκη άλλου Μέλους". Κάνοντας κλίκ στο συγκεκριμένο κουμπί εμφανίζεται παράθυρο με την παρακάτω μορφή : Εδώ μπορούμε να πληκτρολογήσουμε τον Αριθμό Μητρώου μέλους το οποίο δεν ανήκει στο Κλιμάκιό μας αλλά μπορεί να προταθεί για Εντολή στο Κλιμάκιό μας με τους περιορισμούς που ισχύουν από τον Κανονισμό Διοίκησης του Σ.Ε.Π. Πληκτρολογώντας τον Αριθμό Μητρώου το μέλος εμφανίζεται στον Πίνακα των Βαθμοφόρων και μπορούμε πλέον να υποβάλλουμε την Πρόταση για την έκδοση Εντολής του στο Κλιμάκιο μας. Διαχείριση Ε.Κ.Σ. Κλιμακίου Στην περίπτωση που το Κλιμάκιό μας δεν έχει εγκεκριμένη Ε.Κ.Σ. πρέπει να πραγματοποιήσουμε τις παρακάτω ενέργειες οι οποίες είναι απαραίτητες για να υποβληθεί και να εγκριθεί η Ε.Κ.Σ. του κλιμακίου μας. 1. Τα Μέλη που θα συμμετάσχουν στην Ε.Κ.Σ. θα πρέπει να έχουν καταχωρηθεί στο μηχανογραφικό σύστημα από την Διαχείριση Μελών με την ένδειξη στο πεδίο Καθήκοντα : ΕΠΙΤΡΟΠΟ ΚΟΙΝΩΝΙΚΗΣ ΣΥΜΠΑΡΑΣΤΑΣΗΣ 2. Τα Μέλη να έχουν απογραφεί για το έτος που συγκροτείται η Ε.Κ.Σ. Όταν εγκριθεί η απογραφή του Κλιμακίου μας μπορούμε πλέον να συγκροτήσουμε την Ε.Κ.Σ. μας.

46 Από το μενού Βασικές Επιλογές Διοικητικής Διαχείρισης επιλέγουμε την επιλογή Διαχείριση Ε.Κ.Σ. Κλιμακίου Θα εμφανισθεί η παρακάτω οθόνη: Στην Οθόνη εμφανίζονται όλα τα δηλωμένα και απογεγραμμένα Μέλη. Από το κουτάκι στην αρχή κάθε γραμμής μπορούμε να επιλέξουμε τα Μέλη που θα απαρτίσουν τη νέ αμας Ε.Κ.Σ. Μπορούμε να επιλέξουμε όλα τα Μέλη ταυτόχρονα κάνοντας κλίκ στο κουτάκι αριστερά από τη φράση Αρ. Μητρώου. Στην οθόνη αυτή επίσης μπορούμε να προσθέσουμε κάποιο Μέλος το οποίο δεν ανήκει στο Κλιμάκιό μας αλλά μπορεί να αποτελέσει Μέλος της Ε.Κ.Σ. μας. Αυτό γίνεται πατώντας στο κουμπί "Προσθήκη λλου Μέλους". Τότε εμφανίζεται ένα παράθυρο διαλόγου με την παρακάτω μορφή : Εδώ μπορούμε να πληκτρολογήσουμε τον Αρ. Μητρώου του Μέλους και κάνοντας κλίκ στο κουμπί "Προσθήκη" να προσθέσουμε το Μέλος στη λίστα των υπολοίπων μελών. Στη συνέχεια πρέπει να πληκτρολογήσουμε (ή να επιλέξουμε από το αντίστοιχο εικονίδιο) την Ημερομηνία έναρξης λειτουργίας της Ε.Κ.Σ. Δεν έχουμε τη δυνατότητα πληκτρολόγησης

47 οποιασδήποτε προηγούμενης ημερομηνίας από τη σημερινή παρά μόνο με περιθώριο 20 ημερών. Η Υποβολή της Ε.Κ.Σ. γίνεται κάνοντας κλίκ στο κουμπί "Υποβολή Ε.Κ.Σ.". Σε περίπτωση επιτυχούς καταχώρησης το σύστημα θα απαντήσει με ένα παράθυρο διαλόγου σαν αυτό που φαίνεται στη συνέχεια. Η Υποβολή βρίσκεται σε αναμονή έκρισης από τα Εποπτεύοντα κλιμάκια. Την κατάσταση της Υποβολής μας μπορούμε να την βλέπουμε από την επιλογή Κατάσταση Ε.Κ.Σ. της οθόνης μενού Βασικές Επιλογές Διοικητικής Διαχείρισης Η οθόνη που εμφανίζεται έχει μορφή σαν την παρακάτω : Όταν η Ε.Κ.Σ. μας εγκριθεί από τα Εποπτεύοντα Κλιμάκια τότε μπορούμε να αναθέσουμε καθήκοντα στα μέλη της νέας Ε.Κ.Σ. από την [ Διαχείριση Μελών Ε.Κ.Σ.] η οποία φαίνεται στη συνέχεια :

48 Στην οθόνη εμφανίζονται τα μέλη της ήδη εγκεκριμένης Ε.Κ.Σ. και μας δίνεται η δυνατότητα να ορίσουμε τα καθήκοντα του κάθε Μέλους. Δεξιά από την στήλη καθηκόντων υπάρχει κουμπί με την ένδειξη Διαγραφή. Κάνοντας κλίκ το Μέλος που διαγράφεται δεν εξαφανίζεται από τη λίστα αλλά τοποθετείτε στο τέλος της λίστας συνοδευόμενο από ένα κουμπί με ένδειξη (+) Προσθήκη όπως φαίνεται στην επόμενη οθόνη : Κάνοντας κλικ στο κουμπί (+) Προσθήκη μπορούμε να επαναφέρουμε το Μέλος σαν κανονικό Μέλος της Ε.Κ.Σ. μας. ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Οι παραπάνω ενέργειες αφορούν σε Υποβολή νέας Ε.Κ.Σ. Για ήδη εγκεκριμένη Ε.Κ.Σ. μπορούμε να προσθέτουμε και να αφαιρούμε Μέλη χωρίς να χρειάζεται διαδικασία έγκρισης ή νέας υποβολής Έγκριση Επιτροπής Η συγκεκριμένη ενέργεια αφορά στα Κλιμάκια που μπορούν να εγκρίνουν Ε.Κ.Σ. Κλιμακίων που εποπτεύουν. Για να μπείτε στην οθόνη [Εκκρεμείς Εγκρίσεις Ε.Κ.Σ.] πρέπει να κάνετε κλίκ στην επιλογή Διαχείριση Προτάσεων Ε.Κ.Σ. από την οθόνη [Βασικές Επιλογές Διοικητικής Διαχείρισης]. Η οθόνη που εμφανίζεται φαίνεται στη συνέχεια :

49 Εδώ εμφανίζονται όλες οι εκκρεμείς εγκρίσεις Ε.Κ.Σ. που αφορούν στο Κλιμάκιο. Κάνοντας κλικ στο κουμπί "Λεπτομέρειες" θα εμφανισθεί η παρακάτω οθόνη : Εδώ παρουσιάζεται το Κλιμάκιο και τα προτεινόμενα Μέλη. Για έγκριση της Ε.Κ.Σ. κάνουμε κλίκ στο κουμπί "Έγκριση", ενώ για Απόρριψη πρέπει να πληκτρολογήσουμε οπωσδήποτε Παρατηρήσεις στο αντίστοιχο πεδίο και στη συνέχεια να κάνουμε κλικ στο κουμπί "Απόρριψη". Σε περίπτωση μη συμπλήρωσης του πεδίου Παρατηρήσεις το σύστημα θα εμφανίσει το παρακάτω μήνυμα :

50 4.9. Αναφορές Οι αναφορές που μπορούμε να πάρουμε από την εφαρμογή φαίνονται εάν επιλέξουμε "Αναφορές" από την οθόνη [ Βασικές Επιλογές Εφαρμογής ]. Τότε εμφανίζεται η οθόνη [ Αναφορές Εφαρμογής ] που φαίνεται στη συνέχεια : Από το πεδίο που εμφανίζεται μπορούμε να επιλέξουμε τις παρακάτω αναφορές κάνοντας κλικ στο βελάκι στα δεξιά του πεδίου : 1. Αναφορά Μελών 2. Συγκεντρωτική Αναφορά Μελών 3. Αναφορά κλιμακίων 4. Αναφορά Απογραφών Η οθόνη θα έχει την παρακάτω μορφή :

51 Κεφαλαίο 5 ο το etraining