Product SAP ERP G.B.I. Release 6.0 EhP4. Level Undergraduate Graduate Beginner. Focus HCM. Authors Claudia Kroliczek Mark Lehmann Stefan Weidner

Transcript

1 Human Capital Management (HCM) Case Study Αυτή η μελέτη περίπτωσης εξηγεί μια διαδικασία διαχείρισης ανθρώπινου κεφαλαίου με τη χρήση της οργανωτικής διαχείρισης και τη διοίκηση προσωπικού. Product SAP ERP G.B.I. Release 6.0 EhP4 Level Undergraduate Graduate Beginner Focus HCM Authors Claudia Kroliczek Mark Lehmann Stefan Weidner Version 2.01 Κίνητρο Αυτή η μελέτη περίπτωσης αποτελεί μια εισαγωγή στο ανθρώπινο δυναμικό που σχετίζεται με την οργανωτική διαχείριση και τη διοίκηση προσωπικού σε ένα σύστημα διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού με βάση την HCM ενότητα του SAP ERP G.B.I.. Ως εκ τούτου, η μελέτη περίπτωσης απευθύνεται σε χρήστες που χρησιμοποιούν πρώτη φορά το SAP HCM. Απαιτούνται όμως, κάποιες βασικές αρχές του ERP καθώς και μια θεμελιώδη γνώση πλοήγησης στο SAP ERP σύστημα. Στο πλαίσιο του σεναρίου της μελέτης περίπτωσης HCM, θα δημιουργηθεί ένα νέο τμήμα της εταιρείας GBI καθώς και τρεις νέες θέσεις στα πλαίσια του νέου τμήματος, από τις οποίες δύο θα εκχωρηθούν σε εργαζόμενους κατά τη διάρκεια του παραδείγματος. Προϋποθέσεις Πριν χρησιμοποιήσετε αυτή τη μελέτη περίπτωσης, θα πρέπει να είστε εξοικειωμένοι με την πλοήγηση στο σύστημα SAP. Για να λειτουργήσει με επιτυχία, μέσω αυτής της μελέτης περίπτωσης, δεν είναι απαραίτητο να έχετε ολοκληρώσει τις ασκήσεις HCM (HCM 1 έως HCM 6). Ωστόσο, συνιστάται. Σημειώσεις Αυτή η μελέτη περίπτωσης χρησιμοποιεί το σύνολο δεδομένων Global Bike Inc (G.B.I.), το οποίο έχει δημιουργήθηκε αποκλειστικά για το παγκόσμιο πρόγραμμα σπουδών SAP UA.

2 Επισκόπηση Διαδικασίας Στόχος μάθησης: Η κατανόηση και η εκτέλεση μιας διαδικασίας Ανθρωπίνων Πόρων. Σενάριο: Στην U.S. Global Bike εταιρεία, δημιουργούμε ένα νέο τμήμα security που θα πρέπει να περιλαμβάνει τρεις θέσεις. Η πρώτη θέση είναι του επικεφαλής της νέας οργανωτικής μονάδας. Οι άλλες θέσεις που έχουν συσταθεί και είναι ένας φύλακας και ένας υπεύθυνος ασφαλείας. Για δύο από αυτές θέσεις, βρέθηκαν καταρτισμένοι υπάλληλοι. Εσείς, ως υπάλληλος Ανθρώπινου Δυναμικού είστε υπεύθυνοι για τη εισαγωγή των δεδομένων των νέων εργαζομένων στο σύστημα. Για να εξασφαλιστεί ότι ο επικεφαλής του νέου τμήματος λαμβάνει πληρωμή στο τέλος του μήνα, θα τροποποιήσετε τα δεδομένα αναλόγως. Στην πορεία της άσκησης, θα πρέπει βεβαιωθείτε ότι όλες οι αλλαγές έχουν περιληφθεί επίσης στην οργανωτική διαχείριση. Περιγραφή της διεργασίας Ξεκινήστε τη διαδικασία με τη δημιουργία τριών θέσεων για τον προϊστάμενο του τμήματος και για δύο άλλες θέσεις ακόμα. Ακολούθως, θα στελεχώσουμε τις θέσεις α) του Φρουρού Ασφαλείας (Security Guard) και β) του Γενικού Διευθυντή Διαχείρισης Ασφάλειας (Chief Security Manager) με υπαλλήλους με τη βοήθεια της επιλογής personnel action. Στη συνέχεια θα εισάγουμε τα στοιχεία τραπεζικού λογαριασμού όπου θα πληρώνετε καθώς και το βασικό μισθό του υπευθύνου της διαχείρισης ασφαλείας. Τέλος, θα επανεξετάσετε τις αλλαγές στο οργανόγραμμα.

3 Δημιουργία θέσεων Άσκηση : Δημιουργήστε μια εγγραφή εργαζομένου εντός της οργανωτικής δομής. Σύντομη περιγραφή: Χρησιμοποιήστε το SAP Easy Access μενού για να δημιουργήσετε τρείς εγγραφές για την νέα οργανωτική μονάδα. Οι θέσεις (positions) καταλαμβάνονται από τους υπαλλήλους. Εάν μια θέση δεν καταλαμβάνεται, είναι κενή. Οι θέσεις ανήκουν σε οργανωτικές μονάδες. Παράδειγμα: θέση διαχειριστής (administrator) των πληρωτέων λογαριασμών (accounts payable) λογιστικής. Για να δημιουργήσετε μια θέση, ακολουθήστε τη διαδρομή μενού: Human Resources Organizational Management Organizational Plan Organization and Staffing Change Οι θέσεις θα πρέπει να δημιουργηθούν στο τμήμα # # # Security, οι αριθμοί # # # αντικαθίσταται από αριθμό που σας έχει δοθεί (π.χ. GBI-099). Ως εκ τούτου, παρακαλούμε να μεταβείτε στην Εύρεση (Find by) από το παράθυρο στην αριστερή πλευρά της οθόνης. Εκεί, κάντε κλικ στην Οργανωτική μονάδα (Organizational unit) και στον όρο αναζήτησης, πληκτρολογήστε ### Security στο πεδίο εισαγωγής και πατήστε αναζήτηση. Το αποτέλεσμα της αναζήτησης θα πρέπει να εμφανίζεται στο παράθυρο της λίστας Hit στην αριστερή πλευρά της οθόνης. Παρακαλώ επιλέξτε την οργανωτική μονάδα σας μέσω διπλό κλικ, έτσι ώστε οι λεπτομέρειες να εμφανίζονται στη δεξιά πλευρά της οθόνης. Επισημάνετε την οργανωτική μονάδα σας και κάντε κλικ στο (context menu). Στην επόμενη οθόνη η οποία ονομάζεται Choose Relationship, επιλέξτε Incorporates δημιουργία μιας θέσης. πλαίσιο του μενού με σκοπό τη

4 Μια νέα θέση δημιουργήθηκε κάτω από το ### Security τμήμα. Στην κάτω πλευρά της οθόνης, εμφανίζονται οι λεπτομέρειες για την νέα θέση. Εκεί, παρακαλώ εισάγετε τη συντομογραφία ### CSM για τη θέση και ### Chief Security Manager για όνομα. Παρακαλούμε ενεργοποιήστε το checkbox Head της οργανωτικής μονάδας. Αν αυτό το πεδίο θα πρέπει να είναι γκρι, παρακαλώ κάντε κλικ στο κουμπί. Πατήστε το πλήκτρο enter για να ενημερώσετε τις καινούριες πληροφορίες. Η οργανωτική δομή θα πρέπει να είναι τώρα ως εξής: Ακολουθώντας την προηγούμενη διαδικασία, παρακαλούμε να δημιουργήσετε την θέση Security Guard κάτω από το Security τμήμα. Ως συντομογραφία, επιλέξτε ### SG και όνομα ### Security Guard. Πατήστε το πλήκτρο enter για να ενημερώσετε τις πληροφορίες. Η δομή σας θα πρέπει τώρα να μοιάζει με την παρακάτω εικόνα. Ακολουθώντας την προηγούμενη διαδικασία, παρακαλούμε να δημιουργήσετε την θέση Security Manager κάτω από το Security τμήμα. Ως συντομογραφία, επιλέξτε ### SM και όνομα ### Security Manager. Πατήστε το πλήκτρο enter για να ενημερώσετε τις πληροφορίες. Η δομή σας θα πρέπει τώρα να μοιάζει με την παρακάτω εικόνα. Αποθηκεύστε τις αλλαγές και κάντε κλικ στο εικονίδιο εξόδου Easy Access. για να επιστρέψετε στην οθόνη SAP

5 Πρόσληψη εργαζομένων Άσκηση: Πρόσληψη των εργαζομένων για τις νέες θέσεις. Σύντομη Περιγραφή: Χρησιμοποιήστε το SAP Easy Access Μενού για να προσλάβετε δύο υπαλλήλους στο τμήμα Security. Για να προσλάβετε τον εργαζόμενο, ακολουθήστε τη διαδρομή μενού: Παρακαλώ εισάγετε την 1η Ιανουαρίου του τρέχοντος έτους ως την ημερομηνία έναρξης. Μετά, επιλέξτε τη δράση Org. Management (mini master) από τις διορθωτικές ενέργειες (corrective actions) και εισάγετε DL00 ως personnel area, 1 ως employee group, και U4 ως employee subgroup. Στη συνέχεια, επιλέξτε την ενέργεια και κάντε κλικ στο Εκτέλεση Στην οθόνη Create Actions, βρείτε τη θέση ### Chief Security Manager με την βοήθεια F4. Στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο Enter για να συνεχίσετε και να αποθηκεύσετε τα δεδομένα σας με Θα πρέπει να μεταφερθείτε στην οθόνη Create Personnel. Πληκτρολογήστε ένα όνομα και μια ημερομηνία γέννησης για το διαχειριστή. Για Social Security Number (SSN), επιλέξτε ένα 9 -ψήφιο αριθμό της επιλογής σας. Στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο enter για να επιβεβαιώσετε τις καταχωρίσεις. Η οθόνη με όλα τα στοιχεία θα πρέπει να μοιάζει όπως εμφανίζονται στην παρακάτω οθόνη.

6 Στη συνέχεια, αποθηκεύστε τα δεδομένα σας. Θα μεταφερθείτε αυτόματα στην επόμενη οθόνη δεδομένων. Σημειώστε το Personnel Number του υπαλλήλου. Στην επιλογή Organizational Assignment, ορίστε EX00 ως υποπεριοχή. Αποθηκεύστε τα δεδομένα και επιλέξτε YES για να επιβεβαιώσετε την επιλογή της κενής θέσης σας. Στο επόμενο παράθυρο, επιλέξτε Permanent residence ως υποτύπος για το πεδίο Addresses και συνεχίστε με

7 Στον τύπο δεδομένων Create Addresses, εισάγετε optional data για τη διεύθυνση. Στο πεδίο πόλη, εισάγετε Dallas, TX για πολιτεία και για ταχυδρομικό κώδικα. Αποθηκεύστε τα δεδομένα με Στην οθόνη Tax Area, επιλέξτε TX ως tax area και πατήστε Enter. Αποθηκεύστε τα δεδομένα σας για να συνεχίσετε με το επόμενο πεδίο. Οι ακόλουθοι δύο τύποι δεδομένων (infotypes) μπορούν να σωθούν χωρίς αλλαγές. Αφού έχετε αποθηκεύσει την τελευταία αλλαγή, πατήστε το πλήκτρο Enter δύο φορές. Παρακαλώ μείνετε στην οθόνη personnel actions. Επαναλάβετε ολόκληρη τη διαδικασία για το δεύτερο υπάλληλο. Αυτή τη φορά θα προσλάβετε μια υπάλληλο για τη θέση ### Security Guard. Και πάλι, πληκτρολογήστε την 1η Ιανουαρίου του τρέχοντος έτους ως την ημερομηνία έναρξης. Μετά, επιλέξτε το Org. Management (mini master) από τις διορθωτικές ενέργειες και να τεθεί ως personnel area DL00, 1 ως employee group και U4 ως employee subgroup. Στη συνέχεια, επιλέξτε την ενέργεια και κάντε κλικ στην Εκτέλεση

8 Στην οθόνη Create Actions, βρείτε τη θέση ### Security Guard χρησιμοποιώντας τη βοήθεια F4. Πατήστε το πλήκτρο Enter για να συνεχίσετε και να αποθηκεύσετε τα δεδομένα. Θα μεταφερθείτε στην Create Personal Data οθόνη. Πληκτρολογήστε ένα όνομα και μια ημερομηνία γέννησης για τον φρουρό. Για τον Social Security Number (SSN), επιλέξτε ένα 9 -ψήφιο αριθμό της επιλογής σας. Στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο enter για να επιβεβαιώσετε τις καταχωρίσεις και αποθηκεύστε τα δεδομένα. Το σύστημα θα σας μεταφέρει αυτόματα στον επόμενο τύπο δεδομένων. Γράψτε στο τετράδιό σας το Personnel Number του υπαλλήλου. Στο πεδίο Organizational Assignment, καθορίστε το FI00 ως subarea. Αποθηκεύστε τα δεδομένα και επιβεβαιώστε την επιλογή της κενής θέσης σας, κάνοντας κλικ στο Ναι. Στο επόμενο παράθυρο, επιλέξτε Permanent residence ως υποτύπος για το πεδίο Addresses και να συνεχίστε με Στη συνέχεια, το πεδίο Create Addresses εμφανίζεται. Εισάγετε προαιρετικά δεδομένα για το πεδίο Οδός (Street). Για Πόλη (City), εισάγετε Dallas, για πολιτεία επιλέξτε TX για το Τέξας και ταχυδρομικό κώδικα το Αποθήκευση με Στην επερχόμενη οθόνη Tax Area, επιλέξτε TX ως tax area και πατήστε Enter. Αποθηκεύστε τα δεδομένα σας για να συνεχίσετε με τον επόμενο τύπο δεδομένων. Τα ακόλουθα δύο μπορούν να σωθούν χωρίς αλλαγές. Αφού αποθηκεύσετε τα τελευταία πεδία, πατήστε το πλήκτρο Enter δύο φορές. Τώρα, έχετε προσλάβει δύο νέους υπαλλήλους. Κάντε κλικ στο εικονίδιο εξόδου για να επιστρέψετε στην οθόνη SAP Easy Access.

9 Τροποποίηση εργαζομένου (Maintain Personnel Master Record) Άσκηση: Τροποποίηση εργαζομένου Σύντομη Περιγραφή: Χρησιμοποιήστε το SAP Easy Access Μενού για να τροποποιήσετε τα στοιχεία ενός από τους υπαλλήλους. Για να συντηρήσετε την κύρια εγγραφή Personnel Master Record, ακολουθήστε τη διαδρομή μενού. Πληκτρολογήστε τον personnel number του υπάλληλου ως ### Chief Security Manager ή αναζητήστε για τον personnel number με τη βοήθεια F4 χρησιμοποιώντας το όνομα ή το επώνυμο και πατήστε Enter. Επιλέξτε υπάλληλο και συνεχίστε με. Πατήστε το πλήκτρο Enter για να ανακτήσετε τα δεδομένα του υπαλλήλου σας. Τώρα, επιλέξτε το πεδίο Bank Details και πατήστε. Στην οθόνη Create Bank Details, εισάγετε Check [C] στο πεδίο μέθοδος πληρωμής (payment method) και αποθηκεύστε τις πληροφορίες με. Πίσω στην οθόνη Maintain HR Master Data, στο πεδίο Gross/net payroll επιλέξτε το Basic Pay και συνεχίστε.

10 Ως Ps Group επιλέξτε SALES και πατήστε Enter. Αναθέστε στον εργαζόμενο ετήσιο μισθό 200,000 USD και πιέστε enter. Αποθηκεύστε τις πληροφορίες και αγνοήστε το προειδοποιητικό μήνυμα πατώντας Enter δύο φορές. Κάντε κλικ στο εικονίδιο εξόδου για να επιστρέψετε στην οθόνη SAP Easy Access.

11 Εμφάνιση αλλαγών στο Οργανωτικό Σχέδιο (Organizational Plan) Άσκηση: Εμφανίστε τις αλλαγές που έχετε κάνει με το Organizational Plan. Σύντομη Περιγραφή: Χρησιμοποιήστε το SAP Easy Access Μενού για να εμφανίσετε το τροποποιημένο οργανωτικό σχέδιο (organizational plan) του τμήματος Διοίκησης (administration department). Για να εμφανίσετε το οργανόγραμμα, ακολουθήστε τη διαδρομή μενού. Ελέγξτε αν οι υπάλληλοί σας έχουν τοποθετηθεί στη θέση Chief Security Manager και τη θέση Security Guard. Δώστε προσοχή εάν η περίοδος εργασίας ξεκινά την 1η Ιανουαρίου του τρέχοντος έτους και εμφανίζει τουλάχιστον 1 έτος. Αν δεν μπορείτε να δείτε την οργανωτική μονάδα στην δομή, μπορείτε να αναζητήσετε την οργανωτική μονάδα στην Εύρεση (Find by window) και να το ανοίξετε στην προβολή δομής για έγκριση. Τώρα θα πρέπει να βλέπετε τους υπαλλήλους σας να εργάζονται στις σωστές θέσεις.