Διαχείριση κόστους. Κωνσταντίνος Κηρυττόπουλος Βρασίδας Λεώπουλος

Transcript

1 Διαχείριση κόστους Κωνσταντίνος Κηρυττόπουλος Βρασίδας Λεώπουλος 1

2 Άδεια Χρήσης Το παρόν εκπαιδευτικό υλικό υπόκειται σε άδειες χρήσης Creative Commons. Για εκπαιδευτικό υλικό, όπως εικόνες, που υπόκειται σε άδεια χρήσης άλλου τύπου, αυτή πρέπει να αναφέρεται ρητώς. 2

3 Περιοχές γνώσης (Knowledge areas) - Εργαλεία Διαχείριση ενοποίησης Processes Διαχείριση εύρους Διαχείριση χρόνου Διαχείριση κόστους Διαχείριση ποιότητας Διαχείριση ανθρωπίνων πόρων Διαχείριση επικοινωνίας Διαχείριση κινδύνου Διαχείριση προμηθειών WBS CPM, PERT, Gantt Cash flow, EVM Standards Org. Charts, RACI Reports Risk Sheet, Risk Matrix, MCS Contracts Διαχείριση ενδιαφερομένων God with you! 3

4 Διαχείριση κόστους Για ένα Διευθυντή έργου, το κόστος και η διαχείρισή του είναι μια εξίσου σημαντική με τις άλλες παράμετρος! Τι χρειάζεται να υπολογίσει: Τη διακύμανση ανάλογα με τις επιλογές που κάνει Τις ταμειακές ροές (cash flow) Τις ανάγκες αρχικού κεφαλαίου Το αναμενόμενο κέρδος 4

5 Διαχείριση κόστους Στάδια διαχείρισης κόστους PMI:Κόστος επιμέρους δραστηριοτήτων Εκτίμηση κόστους PMI:Κόστος έργου Προϋπολογισμός Έλεγχος κόστους (PMI 2013; ISO 2012) 5

6 Φάσεις Πρόβλεψη κόστος έργου Διαχείριση κόστους έργων Διαχείριση κόστους - Εκτίμηση Μέθοδοι εκτίμησης κόστους +100% +50% -50% -25% Εξέλιξη έργου +10% -5% Αρχική Σχεδιασμού Εκτέλεσης Λήξης 6

7 Διαχείριση κόστους - Εκτίμηση Μέθοδοι εκτίμησης κόστους Εκτίμηση ειδικού: Αυθαίρετη εκτίμηση που βασίζεται στην εμπειρία Αναλογική εκτίμηση: Στηρίζεται στο κόστος αντίστοιχων έργων που έχουν γίνει στο παρελθόν Παραμετρική εκτίμηση: Βασίζεται σε μια παράμετρο που θεωρείται οδηγός κόστους (πχ. m 2 ) Αναλυτική εκτίμηση: Αλλιώς ονομάζεται Bottom Up. Σε αυτή τη μέθοδο υπολογίζονται τα κόστη κάθε στοιχείου του WBS και κατόπιν αθροίζονται προς τα επάνω. 7

8 Διαχείριση κόστους - Εκτίμηση Σχέση κόστους - χρόνου Έως τώρα θεωρήσαμε ότι οι δραστηριότητες έχουν συγκεκριμένη διάρκεια. Άραγε υπό ποίες προϋποθέσεις συμβαίνει κάτι τέτοιο; Σιωπηρά υποθέσαμε πως κάθε δραστηριότητα εκτελείται με μια συγκεκριμένη μέθοδο/ τεχνική η οποία απαιτεί υπό κανονικές συνθήκες ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα για την εκτέλεσή της και πιθανότατα θα έχει και ένα συγκεκριμένο κόστος. Τι θα γινόταν όμως εάν αποφασίζαμε να «παίξουμε» με τις διάφορες μεθόδους εκτέλεσης; 8

9 Διαχείριση κόστους - Εκτίμηση Κόστος Σχέση κόστους - χρόνου Συνήθως απορρίπτεται Διάρκεια Το παραπάνω κόστος είναι άμεσο (εργατικά, υλικά, μηχανήματα (;)) 9

10 Διαχείριση κόστους - Εκτίμηση Κόστος Σχέση κόστους - χρόνου Ας υποθέσουμε ότι το συνολικό άμεσο κόστος του έργου (Σ ΚΑ i όπου i οι δραστηριότητες του έργου και ΚΑ το άμεσο κόστος δραστηριότητας) σε σχέση με τη διάρκεια αυτού είναι: Διάρκεια 10

11 Διαχείριση κόστους - Εκτίμηση Κόστος Σχέση κόστους - χρόνου Υπάρχουν και οι επονομαζόμενες έμμεσες δαπάνες (έξοδα διοίκησης, ενοίκια, κλπ) οι οποίες αυξάνονται περίπου γραμμικά με τη διάρκεια του έργου. Το συνολικό έμμεσο κόστος του έργου (Σ ΚΕ i όπου i οι δραστηριότητες του έργου και ΚΕ το έμμεσο κόστος δραστηριότητας) σε σχέση με τη διάρκεια αυτού δίνεται από το παρακάτω Σχήμα: Διάρκεια 11

12 Διαχείριση κόστους - Εκτίμηση Κόστος Σχέση κόστους - χρόνου Συνολικό κόστος Ελάχιστο Διάρκεια 12

13 Διαχείριση κόστους Προϋπολογισμός Μέθοδοι εκτίμησης κόστους Προϋπολογισμός Κόστος έργου Άμεσο κόστος Εργασία Έμμεσο κόστος εργοταξίου Έμμεσο κόστος έργου Έμμεσο κόστος Έδρας επιχείρησης Υλικά Προσωπικό Εγγυήσεις Μηχανήματα (;) Εγκατάσταση Ασφάλιση Υπεργολάβοι Κρατήσεις Διάφορα Παράδειγμα κατασκευαστικού έργου 13

14 Διαχείριση κόστους - Έλεγχος Ταμειακές ροές Οι ταμειακές ροές χρησιμεύουν στην οικονομική παρακολούθηση και προγραμματισμό του έργου. Αφού καταλήξουμε στη μέθοδο υλοποίησης των δραστηριοτήτων, τη διάρκειά τους και συνεπώς στο αντίστοιχο κόστος μπορούμε να συντάξουμε τον πίνακα των ταμειακών ροών. Τα μόνα πρόσθετα στοιχεία που θα χρειαστούμε είναι τυχόν πληρωμές και το έμμεσο κόστος ανά χρονική μονάδα υπολογισμού. 14

15 Διαχείριση κόστους - Έλεγχος Ταμειακές ροές: Βήματα σύνταξης 1/ Επιλύουμε το δίκτυο του έργου 2/ Σχηματίζουμε το διάγραμμα Gantt και καθορίζουμε το πότε ακριβώς θα εκτελεστούν οι δραστηριότητες 3/ Υπολογίζουμε το μοναδιαίο κόστος (ΜΚ i ) για κάθε δραστηριότητα i (MK i = KA i / d i όπου d i η διάρκεια εκτέλεσης της δραστηριότητας i). 4/ Ανά χρονική μονάδα εκτέλεσης του έργου αθροίζουμε τα μοναδιαία κόστη των δραστηριοτήτων που εκτελούνται, το έμμεσο κόστος και αφαιρούμε τυχόν εισροές. 5/ Συντάσσουμε τον Πίνακα χρηματοροών ανά χρονική μονάδα εκτέλεσης του έργου και αθροιστικά. 15

16 (Βοήθημα επίλυσης Fylla_pros_symplhrosh - >Gantt gia Tameiakes + Tameiakes roes) Διαχείριση κόστους έργων Διαχείριση κόστους - Έλεγχος Παράδειγμα σύνταξης ταμειακών ροών Έστω ότι έχουμε το παρακάτω έργο μείωσης κόστους παραγωγής : Κωδ. Διάρκεια Προαπαιτούμενες Κόστος (ημέρες) Δραστηριότητας Α Β Γ Δ Ε Ζ Η Θ Ι Κ Εντοπισμός διαδικασίας υψηλού κόστους Συγκρότηση ομάδας έργου Ανάθεση ρόλων στην ομάδα έργου Πλήρης καταγραφή της διαδικασίας AS-IS Βιβλιογραφική αναζήτηση τρόπων επίλυσης Αναζήτηση λύσεων σχετικών προβλημάτων Αρχικές προτάσεις βελτίωσης διαδικασίας Προσαρμογή λύσεων στο πρόβλημα Προσαρμογή βιβλιογραφίας στο πρόβλημα Τελικές προτάσεις βελτίωσης διαδικασίας Α Α Γ Β, 3 ημ. μετά έναρξη Δ Δ,Ε Ζ Ε Ι Το έμμεσο κόστος ανά χρονική μονάδα (ημέρα) υπολογίστηκε σε 30Ευρώ. Η συμφωνία με τον πελάτη είναι οι πληρωμές να γίνουν ως εξής: 10η ημέρα 2000Ευρώ 20η ημέρα 2000Ευρώ 35η ημέρα 3000Ευρώ ΜΚ i

17 Διαχείριση κόστους - Έλεγχος Παράδειγμα σύνταξης ταμειακών ροών Ποιες είναι οι παραλήψεις του σχήματος; 17

18 Διαχείριση κόστους - Έλεγχος Παράδειγμα σύνταξης ταμειακών ροών Εν Λη 18

19 Διαχείριση κόστους - Έλεγχος Χρονική μονάδα (ημέρα) Κόστος χρονικής μονάδας = = = = = = = = = = = = = = = = = = 260 Κόστος αθροιστικά

20 Διαχείριση κόστους - Έλεγχος Χρονική μονάδα (ημέρα) Κόστος χρονικής μονάδας = = = = = = = = = = = = = = = = = Κόστος αθροιστικά Πόσα χρήματα πρέπει να διαθέσει η εταιρεία για να μπορεί χωρίς δάνειο να αναλάβει το έργο; 1960 Ευρώ 20

21 Διαχείριση κόστους - Έλεγχος Παράδειγμα σύνταξης ταμειακών ροών Cost management Dipla Biblia.mp Γράφημα ταμειακών ροών 21

22 Διαχείριση κόστους - Έλεγχος Αν αγνοούσαμε προς στιγμή τα έσοδα, η καμπύλη των ταμειακών ροών (εκροών) θα ήταν έστω η παρακάτω: Κόστος Νωρίτερης Αυτό θα ίσχυε αν οι δραστηριότητες εκτελούνταν στη νωρίτερη δυνατή έναρξη. 22

23 Διαχείριση κόστους - Έλεγχος Αν όμως η εκτέλεση γινόταν με βάση την αργότερη δυνατή έναρξη θα προέκυπτε νέα καμπύλη. Κόστος Νωρίτερης Κόστος Αργότερης

24 Προϋπολογισμός έργου RM budget Project cost Project cost budget Project cost baseline PROJECT A +Management reserve +Contingency reserve WP1 WP2 WP3 WP2.1 WP2.2 WP2.3 WP3.1 WP3.2 Cost account WP cost WP3.1.1 WP3.1.2 Activity cost Activity Activity

25 Κατάλογος βιβλιογραφικών αναφορών ISO 2012, ISO Guidance on project management, International Organisation for Standardisation (ISO), Geneva, Switzerland. PMI 2013, A guide to the project management body of knowledge (PMBOK guide), 5th edn, Project Management Institute, Newtown Square, Pa. Σχετική βιβλιογραφία για μελέτη Larson, E, Honig, B, Gray, C, Dantin, U & Baccarini, D 2014, Project management: the managerial process, McGraw- Hill, Australia. Κεφάλαια: 5 και 8. PMI 2013, A guide to the project management body of knowledge (PMBOK guide), 5th edn, Project Management Institute, Newtown Square, Pa. Κεφάλαιo: 7. Shtub, A, Bard, JF & Globerson, S 2005, Project management: processes, methodologies, and economics, 2nd edn, Pearson Prentice Hall, Upper Saddle River, N.J. Κεφάλαιo:

26 Χρηματοδότηση Το παρόν εκπαιδευτικό υλικό έχει αναπτυχθεί στα πλαίσια του εκπαιδευτικού έργου του διδάσκοντα. Το έργο «Ανοικτά Ακαδημαϊκά Μαθήματα Ε.Μ.Π.» έχει χρηματοδοτήσει μόνο τη αναδιαμόρφωση του εκπαιδευτικού υλικού. Το έργο υλοποιείται στο πλαίσιο του Επιχειρησιακού Προγράμματος «Εκπαίδευση και Δια Βίου Μάθηση» και συγχρηματοδοτείται από την Ευρωπαϊκή Ένωση (Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο) και από εθνικούς πόρους. 26