Οργανωτικές δομές. Κωνσταντίνος Κηρυττόπουλος Βρασίδας Λεώπουλος

Transcript

1 Οργανωτικές δομές Κωνσταντίνος Κηρυττόπουλος Βρασίδας Λεώπουλος 1

2 Άδεια Χρήσης Το παρόν εκπαιδευτικό υλικό υπόκειται σε άδειες χρήσης Creative Commons. Για εκπαιδευτικό υλικό, όπως εικόνες, που υπόκειται σε άδεια χρήσης άλλου τύπου, αυτή πρέπει να αναφέρεται ρητώς. 2

3 Περιοχές γνώσης (Knowledge areas) - Εργαλεία Διαχείριση ενοποίησης Processes Διαχείριση εύρους Διαχείριση χρόνου Διαχείριση κόστους Διαχείριση ποιότητας Διαχείριση ανθρωπίνων πόρων Διαχείριση επικοινωνίας Διαχείριση κινδύνου Διαχείριση προμηθειών WBS CPM, PERT, Gantt Cash flow, EVM Standards Org. Charts, RACI Reports Risk Sheet, Risk Matrix, MCS Contracts Διαχείριση ενδιαφερομένων God with you! 3

4 Τυπικό οργανόγραμμα Πόροι Οργανωτικές δομές Πρόεδρος Διευθύνων Σύμβουλος Διοικητικό συμβούλιο Γεν. Διευθ. Προμηθειών Γεν. Διευθ. Διανομής Γεν. Διευθ. Παραγωγής Γεν. Διευθ. Ανάπτυξης Γεν. Διευθ. Μάρκετινγκ Διευθ. Σταθμού Παραγωγής Α Διευθ. Σταθμού Παραγωγής Β Διευθ. Σταθμού Παραγωγής 4

5 Οργανωτικές Πόροι δομές Οργανωτικές δομές Κατά λειτουργία Ασθενούς μήτρας Ισόρροπης μήτρας Ισχυρής μήτρας Κατά έργο 5

6 Δομή κατά λειτουργία Πόροι Οργανωτικές δομές Δομή κατά λειτουργία Γενικός Λειτουργίας Α Λειτουργίας Β Λειτουργίας... Επίπεδο διοίκησης έργου (PMI 2013) Συμμετοχή στο έργο 6

7 Δομή κατά λειτουργία Χαρακτηριστικά Κλασική μορφή λειτουργίας των επιχειρήσεων Υπάρχουν μόνο Διευθυντές λειτουργιών Κατανομή στελεχών σε τμήματα βάσει δεξιοτήτων 7

8 Δομή κατά λειτουργία Πλεονεκτήματα Εναλλαγή εργαζομένων στα έργα Ανάθεση σε άλλο έργο στο πέρας της εργασίας Καλή υποστήριξη - Όλοι «παίζουν στην έδρα τους» Συσσώρευση γνώσης στα τμήματα Γνωστό μονοπάτι εξέλιξης στελεχών Σταθερό εργασιακό περιβάλλον «Γραφείο μου» 8

9 Δομή κατά λειτουργία Πόροι Οργανωτικές δομές Δομή κατά λειτουργία Μειονεκτήματα Το βάρος της Διοίκησης πέφτει στη Γενική Διεύθυνση Δεν υπάρχει μοναδικός υπεύθυνος - το έργο «ρέει» ανάμεσα στα τμήματα πρόβλημα επικοινωνίας με πελάτη / συντονισμού έργου Ροή πληροφορίας στα τμήματα μόνο μέσω Διευθυντών Ανταγωνισμός τμημάτων Καθημερινές εργασίες έχουν προτεραιότητα έναντι του έργου χαμηλό κίνητρο εργαζομένων 9

10 Δομή κατά έργο Πόροι Οργανωτικές δομές Δομή κατά έργο Επίπεδο διοίκησης έργου Γενικός Έργου Α Έργου Β Έργου... (PMI 2013) Συμμετοχή στο έργο 10

11 Δομή κατά έργο Πόροι Οργανωτικές δομές Δομή κατά έργο Χαρακτηριστικά Κάθε έργο έχει τη δική του διεύθυνση που είναι υπεύθυνη για όλο το έργο και (μόνο) για αυτό Δεν υπάρχουν λειτουργικές ανάγκες της εταιρείας παρά μόνο λειτουργικές ανάγκες του έργου Απαντάται συνήθως σε πολύ μεγάλα έργα 11

12 Δομή κατά έργο Πόροι Οργανωτικές δομές Δομή κατά έργο Πλεονεκτήματα Ο έργου έχει απόλυτη εξουσία Τα στελέχη κρίνονται με βάση την επιτυχία του έργου Συντομότερες γραμμές επικοινωνίας Οι αποφάσεις λαμβάνονται γρήγορα Αποτελεσματική επικοινωνία με τον πελάτη 12

13 Δομή κατά έργο Πόροι Οργανωτικές δομές Δομή κατά έργο Πλεονεκτήματα Σπατάλη πόρων από την αποκλειστική χρήση σε ένα έργο Τα μέλη της ομάδας έργου δουλεύουν για να «κλείσουν» τις θέσεις εργασίας τους!!! Καθυστέρηση στην απελευθέρωση των πόρων Απώλεια τεχνογνωσίας που μένει σε υπεργολάβους 13

14 Δομή ασθενούς Πόροι μήτρας Οργανωτικές δομές Δομή ασθενούς μήτρας Γενικός Λειτουργίας Α Λειτουργίας Β Λειτουργίας... Επίπεδο διοίκησης έργου (PMI 2013) Συμμετοχή στο έργο 14

15 Πόροι Οργανωτικές δομές Δομή ισόρροπης μήτρας Δομή ισόρροπης μήτρας Γενικός Λειτουργίας Α Λειτουργίας Β Λειτουργίας... Προϊστάμενος έργου Επίπεδο διοίκησης έργου (PMI 2013) Συμμετοχή στο έργο 15

16 Δομή ισχυρής Πόροι μήτρας Οργανωτικές δομές Δομή ισχυρής μήτρας Γενικός Λειτουργίας Α Λειτουργίας Β Λειτουργίας... Διευθυντών έργου έργου έργου έργου Επίπεδο διοίκησης έργου (PMI 2013) Συμμετοχή στο έργο 16

17 Δομή μήτρας Πόροι Οργανωτικές δομές Δομή μήτρας Πλεονεκτήματα Συγκεκριμένος υπεύθυνος ανά έργο Συγκέντρωση βέλτιστων πόρων από τμήματα Συγκεκριμένο σημείο επαφής πελάτη εταιρείας Ελεύθερη ροή πληροφοριών, οριζόντια και κάθετα Τα στελέχη παραμένουν στα γραφεία τους (αλληλεπίδραση με συναδέλφους) Διπλό μονοπάτι εξέλιξης (λειτουργία έργο) 17

18 Δομή μήτρας Πόροι Οργανωτικές δομές Δομή μήτρας Μειονεκτήματα Απαιτείται η ενημέρωση περισσότερων τους ενός Διευθυντών δυσχέρεια στη λήψη αποφάσεων Τα στελέχη αναφέρονται σε δύο προϊσταμένους (οριζόντια κάθετα) Τα στελέχη πρέπει να ανταποκριθούν σε λειτουργίες και σε έργα Δύσκολη εφαρμογή προγράμματος ανταμοιβής για όσους εργάζονται και σε έργα 18

19 Δομή μήτρας Πόροι Οργανωτικές δομές Δομή μήτρας Μειονεκτήματα Καθορισμός προτεραιοτήτων καθένας βλέπει το δικό του πρόβλημα Στη συνεργασία μεταξύ τμημάτων δεν υπάρχει κοινή γλώσσα Η κοινή χρήση σπάνιων πόρων δημιουργεί τριβές Στελέχη που αποσπώνται σε ένα έργο, μπορεί να χάσουν de facto τη «λειτουργική» τους θέση από τον αντικαταστάτη 19

20 Δομή μήτρας Πόροι Οργανωτικές δομές Δομή μήτρας - προβληματισμοί Χαρακτηριστικά ισχυρής μήτρας Ο έργου είναι διοικητικά ανώτερος από τους Διευθυντές λειτουργιών. Το προσωπικό των έργων αναφέρεται στο Διευθυντή έργου. Ο έργων πρέπει να εξασφαλίσει την ομαλή επιστροφή των εργαζομένων στις «λειτουργικές» τους θέσεις. 20

21 Δομή μήτρας Πόροι Οργανωτικές δομές Δομή μήτρας - προβληματισμοί Χαρακτηριστικά ισόρροπης μήτρας Ο Προϊστάμενος έργου βρίσκεται, διοικητικά, στην ίδια θέση με τους Διευθυντές λειτουργιών. Το προσωπικό των έργων αναφέρεται στον Προϊστάμενο έργου και στο Διευθυντή λειτουργίας που ανήκει. Ο Προϊστάμενος έργων πρέπει να εξασφαλίσει την ομαλή χορήγηση πόρων από τους Διευθυντές λειτουργιών. 21

22 Δομή μήτρας Πόροι Οργανωτικές δομές Δομή μήτρας - προβληματισμοί Χαρακτηριστικά ασθενούς μήτρας Ο Υπεύθυνος του έργου βρίσκεται, διοικητικά, σε κατώτερη θέση από τους Διευθυντές λειτουργιών. Το προσωπικό των έργων αναφέρεται στο Διευθυντή λειτουργίας που ανήκει. Ο Υπεύθυνος θεωρείται υπεύθυνος για την αποτυχία του έργου και ο λειτουργίας στον οποίο ανήκει υπεύθυνος για την επιτυχία αυτού! 22

23 Οργανωτικές δομές Πόροι Οργανωτικές δομές Ποιο είναι το οργανόγραμμα της εταιρείας σας; Έχετε αντιμετωπίσει κάποια από τα προαναφερθέντα προβλήματα; Ποια πιστεύετε ότι είναι η οργανωτική δομή που ταιριάζει καλύτερα στην εταιρεία σας; Πρόεδρος Διοικητικό συμβούλιο Διευθύνων σύμβουλος Γεν. Διευθ. Προμηθειών Γεν. Διευθ. Διανομής Γεν. Διευθ. Παραγωγής Γεν. Διευθ. Ανάπτυξης Γεν. Διευθ. Μάρκετινγκ Διευθ. Σταθμού Παραγωγής Α Διευθ. Σταθμού Παραγωγής Β Διευθ. Σταθμού Παραγωγής Γ 23

24 Οργανόγραμμα Πόροι έργου Οργανωτικές δομές - Οργανόγραμμα έργου Κάθε έργο, ανεξάρτητα από την οργανωτική δομή της εταιρείας, επιβάλλεται να διαθέτει ένα εξ αρχής καθορισμένο οργανόγραμμα: Steering Committee Project Sponsor Quality Assurance Project Manager Civil Eng. Tasks Responsible Mechanical Eng. Tasks Resp. Procurement Responsible Team member Team member Team member Team member Team member Μέσω του οργανογράμματος έργου είναι ευκολότερη η ανάθεση ρόλων και αρμοδιοτήτων. 24

25 Πόροι Οργανωτικές δομές - Οργανόγραμμα έργου Οργανόγραμμα δημοσίων έργων Συμβ. Επιτροπή Κύριος του Έργου Τεχνικό Συμβούλιο Επιβλέπων Μηχανικός Προϊσταμένη Αρχή Διευθύνουσα Υπηρεσία Φορέας Κατασκευής Υπ. Ποιότητας Έργου Ανάδοχος Εργοταξιάρχης Υπ. Μηχαν. Μηχ. Υπ. Πολ. Μηχ. Υπ. Προμηθειών Εργοδηγός Α Εργοδηγός Β Εργάτες 25

26 έργου Ηγετική μορφή Δυνατότητα επικοινωνίας Δυνατότητα διαπραγματεύσεων Επίλυση προβλημάτων Δυνατότητα επιρροής του οργανισμού Έχει τη σχετική με το έργο εμπειρία Έχει χρονική διαθεσιμότητα Έχει τη δυνατότητα ως «χαρακτήρας» Εμπνέει το σεβασμό 26

27 Κατάλογος βιβλιογραφικών αναφορών PMI 2013, A guide to the project management body of knowledge (PMBOK guide), 5th edn, Project Management Institute, Newtown Square, Pa. Σχετική βιβλιογραφία για μελέτη Larson, E, Honig, B, Gray, C, Dantin, U & Baccarini, D 2014, Project management: the managerial process, McGraw- Hill, Australia. Κεφάλαιo: 3. PMI 2013, A guide to the project management body of knowledge (PMBOK guide), 5th edn, Project Management Institute, Newtown Square, Pa. Κεφάλαιo: 2. 27

28 Χρηματοδότηση Το παρόν εκπαιδευτικό υλικό έχει αναπτυχθεί στα πλαίσια του εκπαιδευτικού έργου του διδάσκοντα. Το έργο «Ανοικτά Ακαδημαϊκά Μαθήματα Ε.Μ.Π.» έχει χρηματοδοτήσει μόνο τη αναδιαμόρφωση του εκπαιδευτικού υλικού. Το έργο υλοποιείται στο πλαίσιο του Επιχειρησιακού Προγράμματος «Εκπαίδευση και Δια Βίου Μάθηση» και συγχρηματοδοτείται από την Ευρωπαϊκή Ένωση (Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο) και από εθνικούς πόρους. 28