Προγραμματισμός & Διοίκησης έργων

Transcript

1 Προγραμματισμός & Διοίκησης έργων Διαχείριση εύρους Κωνσταντίνος Κηρυττόπουλος Βρασίδας Λεώπουλος 1

2 Άδεια Χρήσης Το παρόν εκπαιδευτικό υλικό υπόκειται σε άδειες χρήσης Creative Commons. Για εκπαιδευτικό υλικό, όπως εικόνες, που υπόκειται σε άδεια χρήσης άλλου τύπου, αυτή πρέπει να αναφέρεται ρητώς. 2

3 Περιοχές γνώσης (Knowledge areas) - Εργαλεία Διαχείριση ενοποίησης Processes Διαχείριση εύρους Διαχείριση χρόνου Διαχείριση κόστους Διαχείριση ποιότητας Διαχείριση ανθρωπίνων πόρων Διαχείριση επικοινωνίας Διαχείριση κινδύνου Διαχείριση προμηθειών WBS CPM, PERT, Gantt Cash flow, EVM Standards Org. Charts, RACI Reports Risk Sheet, Risk Matrix, MCS Contracts Διαχείριση ενδιαφερομένων God with you! 3

4 Εύρος του προϊόντος είναι τα χαρακτηριστικά και οι λειτουργίες που χαρακτηρίζουν το παραγόμενο προϊόν Εύρος του έργου είναι η εργασία που πρέπει να γίνει ώστε να παραχθούν τα παραπάνω. Η πληρότητα του προϊόντος μετριέται με βάση τις απαιτήσεις αυτού. Η πληρότητα του έργου μετριέται με βάση το σχεδιασμό του έργου. 4

5 Παράγοντες που οδηγούν στην έναρξη ενός έργου: Απαίτηση νομοθεσίας: μείωση εκπομπής ρύπων Επιχειρηματική ανάγκη πχ. εισαγωγή νέου προϊόντος Απαίτηση πελάτη: παραγγελία ενός νέου κτιρίου Εξέλιξη τεχνολογίας: CD αντικαθιστά Diskettes Κοινωνική ανάγκη: Βοήθεια στο σπίτι Προσοχή!: Η έναρξη εστιάζεται στο προϊόν 5

6 Διεργασία διαχείρισης εύρους Συγκέντρωση απαιτήσεων Ορισμός WBS Επικύρωση Έλεγχος (PMI 2013) Kirytopoulos K. contact: date: 23/01/2008 Presentation for: 6

7 Ανάλυση απαιτήσεων - ορισμός εύρους Η ανάλυση απαιτήσεων του έργου οδηγεί στον προσδιορισμό των αναγκών των ενδιαφερομένων του έργου βάσει της κάλυψης των οποίων θα κριθεί η επιτυχία του έργου. Η ανάλυση απαιτήσεων μπορεί να είναι περισσότερο ή λιγότερο λεπτομερής ανάλογα με τις ανάγκες του έργου. Παρατήρηση: Ο σχεδιασμός του εύρους εστιάζεται στο έργο 7

8 Ανάλυση απαιτήσεων - ορισμός εύρους Ανάπτυξη της «δήλωσης» εύρους του έργου (project scope statement). Περιλαμβάνει: 1. Περιγραφή του προϊόντος (χαρακτηριστικά με σταδιακή αύξηση της λεπτομέρειας) 2. Απαιτήσεις του έργου (πχ. συμβατικές υποχρεώσεις) 3. Όρια έργου (περιγράφεται τι ΔΕΝ ανήκει στο έργο) 4. Παραδοτέα έργου (προϊόν, υπηρεσίες, αναφορές, κλπ) 5. Κριτήρια αποδοχής παραδοτέων 6. Υποθέσεις εργασίας 8

9 Δομή ανάλυσης εργασιών (Work Breakdown Structure WBS) Δομή ανάλυσης εργασιών National Technical University of Athens Δομή κατάτμησης εργασιών Faculty of Civil Engineering Faculty of Rural & Surveying Engineering. Faculty of Mechanical Engineering Faculty of Naval Architecture & Marine Engineering Faculty of Electrical & Computer Engineering. Faculty of Mining Engineering & Metallurgy Faculty of Architecture Faculty of Applied Mathematics & Physics Faculty of Chemical Engineering Διάγραμμα αποδόμησης εργασιών Industrial Management & Operational Research Thermal Engineering Mechanical Design & Control Systems Nuclear Engineering Fluids Manufacturing Technology Διάγραμμα αποσύνθεσης εργασιών Διάγραμμα δομικών στοιχείων έργου WORK BREAKDOWN STRUCTURE 9

10 Δομή ανάλυσης εργασιών (Work Breakdown Structure WBS) Ανέγερση οικίας Οικοδομικά Η/Μ Προμήθειες Διοίκηση έργου Θεμέλια Τοίχοι Οροφή Υδραυλικά Ηλεκτρολογικά Συμβατική WBS (τι εργασίες θα εκτελέσει ο ανάδοχος για λογαριασμό του πελάτη ώστε να ολοκληρωθεί το έργο) 10

11 Τι είναι η WBS: Η WBS είναι ιεραρχική ανάλυση των εργασιών που πρέπει να εκτελεστούν από την ομάδα έργου ώστε να επιτευχθούν οι στόχοι του έργου και να δημιουργηθούν τα σχετικά παραδοτέα. 11

12 Τι είναι η WBS: Η ανάλυση των εργασιών σε επιμέρους δραστηριότητες περιλαμβάνει: Εντοπισμό παραδοτέων και δραστηριοτήτων Οργάνωση και δόμηση της WBS Ανάλυση υψηλότερων επιπέδων της WBS σε χαμηλότερα επίπεδα υψηλότερης λεπτομέρειας Απόδοση κωδικών στα στοιχεία της WBS Επικύρωση ότι το «βάθος» της ανάλυσης των επιμέρους στοιχείων είναι επαρκές Δημιουργία λεξικού (WBS dictionary) 12

13 WBS συμβουλές: Χρήση υπάρχουσας γνώσης: Δείτε WBS παρόμοιων έργων. Από πάνω προς τα κάτω (Top-down) προσέγγιση (ανάλυση): Ξεκινήστε με βασικές εργασίες και αναλύστε. Από κάτω προς τα πάνω (Bottom-up) προσέγγιση (σύνθεση): Ξεκινήστε από συγκεκριμένες δραστηριότητες και συνθέστε. 13

14 WBS συμβουλές: Κάθε εργασία εμφανίζεται άπαξ στο WBS Οι εργασίες του χαμηλότερου επιπέδου είναι «αυτόνομες», οδηγούν σε «συγκεκριμένο» αποτέλεσμα και αν ξεκινήσουν μπορούν να ολοκληρωθούν χωρίς διακοπή Οι εργασίες του χαμηλότερου επιπέδου μπορούν να έχουν μοναδικό υπεύθυνο Ισχύει ο κανόνας 100% (άθροισμα παιδιών = γονέας) Ισχύει ο κανόνας 8-80 (ευρεστικός) 14

15 Επικύρωση εύρους Πρόκειται για τη διαδικασία της επίσημης αποδοχής των παραδοτέων από τους ενδιαφερόμενους του έργου. Παρατήρηση: Η επικύρωση του έργου μπορεί να παρομοιασθεί με τον έλεγχο ποιότητας. Η διαφορά τους έγκειται στο ότι η επικύρωση του εύρους αφορά στην αποδοχή, ενώ ο έλεγχος ποιότητας στο κατά πόσο το προϊόν βρίσκεται εντός προδιαγραφών. 15

16 Έλεγχος εύρους Αφορά στη διαχείριση των αλλαγών στο εύρος του έργου, κατά τη διάρκεια αυτού. Ο έλεγχος εύρους περιλαμβάνει: 1. Ανάλυση των επιπτώσεων στο σύνολο του έργου 2. Αντίκτυπο στους ενδιαφερόμενους του έργου 16

17 Κατάλογος βιβλιογραφικών αναφορών PMI 2013, A guide to the project management body of knowledge (PMBOK guide), 5th edn, Project Management Institute, Newtown Square, Pa. PMI 2006, Practice standard for Work Breakdown Structures, 2nd edn, Project Management Institute, Newtown Square, Pa. Schwalbe, K 2010, Information technology Project Management, 6th edn, Course Technology/Cengage Learning, Boston, MA. Σχετική βιβλιογραφία για μελέτη Larson, E, Honig, B, Gray, C, Dantin, U & Baccarini, D 2014, Project management: the managerial process, McGraw- Hill, Australia. Κεφάλαιo: 4. PMI 2013, A guide to the project management body of knowledge (PMBOK guide), 5th edn, Project Management Institute, Newtown Square, Pa. Κεφάλαιo: 5. Shtub, A, Bard, JF & Globerson, S 2005, Project management: processes, methodologies, and economics, 2nd edn, Pearson Prentice Hall, Upper Saddle River, N.J. Κεφάλαιo: 7. 17

18 Χρηματοδότηση Το παρόν εκπαιδευτικό υλικό έχει αναπτυχθεί στα πλαίσια του εκπαιδευτικού έργου του διδάσκοντα. Το έργο «Ανοικτά Ακαδημαϊκά Μαθήματα Ε.Μ.Π.» έχει χρηματοδοτήσει μόνο τη αναδιαμόρφωση του εκπαιδευτικού υλικού. Το έργο υλοποιείται στο πλαίσιο του Επιχειρησιακού Προγράμματος «Εκπαίδευση και Δια Βίου Μάθηση» και συγχρηματοδοτείται από την Ευρωπαϊκή Ένωση (Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο) και από εθνικούς πόρους. 18