Πρόχειρος διαγωνισµός για την Ανάπτυξη Οδικού Χάρτη για την αναβάθµιση της λειτουργίας των ιοικητικών Υπηρεσιών του Πανεπιστηµίου Πατρών

Transcript

1 ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΠΑΤΡΩΝ ΕΙ ΙΚΟΣ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΣ ΚΟΝ ΥΛΙΩΝ ΕΡΕΥΝΑΣ Π.. 432/81 ΤΗΛ: 2610/ FAX: 2610/ Πάτρα, 11/9/2012 Πρόχειρος διαγωνισµός για την Ανάπτυξη Οδικού Χάρτη για την αναβάθµιση της λειτουργίας των ιοικητικών Υπηρεσιών του Πανεπιστηµίου Πατρών Προϋπολογισµός: Ανάπτυξη Οδικού Χάρτη για την αναβάθµιση της λειτουργίας των ιοικητικών Υπηρεσιών του Πανεπιστηµίου Πατρών: ,00 συµπεριλαµβανοµένου του ΦΠΑ. Ηµερ/νία υποβολής προσφορών: έως 26/9/2012, ώρα 12:00 Τόπος υποβολής προσφορών: Πρωτόκολλο ΕΛΚΕ Πανεπιστηµίου Πατρών, Κτίριο Α, Πανεπιστηµιούπολη Ρίο. Τηλ Υπεύθυνος για Πληροφορίες ιευκρινήσεις Καθ. Άννα Ρούσσου, αντιπρύτανης Ακαδηµαϊκών Υποθέσεων και Προσωπικού Τρόπος υποβολής προσφορών Χρόνος παράδοσης: Εγγράφως σε ενιαίο σφραγισµένο φάκελο ο οποίος θα περιλαµβάνει τους κάτωθι υποφακέλους: 1. Φάκελος ικαιολογητικών (να αναγράφεται στο φάκελο). 2. Φάκελος Τεχνικής Προσφοράς (να αναγράφεται στο φάκελο), 3. Φάκελος Οικονοµικής Προσφοράς (να αναγράφεται στο φάκελο). Παράδοση στο Πανεπιστήµιο Πατρών εντός 2 µηνών από την υπογραφή της σύµβασης Ε.Π. Διοικητική Μεταρρύθμιση [1]

2 Ο διαγωνισµός θα γίνει σύµφωνα µε τους παρακάτω όρους: 1. Το Πανεπιστήµιο Πατρών ΕΛΚΕ, στο πλαίσιο της Πράξης µε τίτλο «Ανάπτυξη Οδικού Χάρτη για την αναβάθµιση της λειτουργίας των ιοικητικών Υπηρεσιών του Πανεπιστηµίου Πατρών», η οποία συγχρηµατοδοτείται στο πλαίσιο του Ε.Π. ιοικητική Μεταρρύθµιση από το Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταµείο, µε κωδικό ΟΠΣ , µε επιστηµονικά υπεύθυνη την κα Άννα Ρούσσου, Καθηγήτρια, Αντιπρύτανη Ακαδηµαϊκών Υποθέσεων και Προσωπικού, προκηρύσσει πρόχειρο διαγωνισµό µε κριτήριο αξιολόγησης την πλέον συµφέρουσα από οικονοµική άποψη προσφορά. 2. Η αποσφράγιση των προσφορών γίνεται από την Τριµελή Επιτροπή ιενέργειας ιαγωνισµού και Αξιολόγησης Προσφορών, µετά το πέρας της ηµεροµηνίας υποβολής των προσφορών. 3. Ο χρόνος ισχύος των προσφορών είναι ενενήντα (90) ηµερολογιακές ηµέρες, προσµετρούµενων από την εποµένη της ηµέρας διενέργειας του διαγωνισµού. 4. Αντιπροσφορές δεν γίνονται δεκτές και απορρίπτονται ως απαράδεκτες. Εναλλακτικές προσφορές δεν επιτρέπονται. 5. Χρόνος παράδοσης: Το χρονοδιάγραµµα υλοποίησης του έργου αναφέρεται αναλυτικά στις συνηµµένες προδιαγραφές της διακήρυξης. Προσφορά µε χρόνο παράδοσης µεγαλύτερο του προβλεπόµενου συνεπάγεται την απόρριψη της. 6. Τρόπος πληρωµής: Η πληρωµή του αναδόχου θα γίνει σε Ευρώ µε την ολοκλήρωση και οριστική παραλαβή από την Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής του Έργου, του παραδοτέου Π.1 Οδικός Χάρτης για την Αναβάθµιση των ιοικητικών Υπηρεσιών, σε ποσοστό 100% του συµβατικού τιµήµατος, υπό την προϋπόθεση ταµειακού υπολοίπου στον κωδικό του προγράµµατος και εντός σαράντα (40) ηµερών από την κατάθεση του σχετικού τιµολογίου και των λοιπών νοµίµων δικαιολογητικών. Ε.Π. Διοικητική Μεταρρύθμιση [2]

3 Ανάπτυξη Οδικού Χάρτη για την αναβάθµιση της λειτουργίας των ιοικητικών Υπηρεσιών του Πανεπιστηµίου Πατρών ΠΠ Πανεπιστήµιο Πατρών AEI Ανώτατο Εκπαιδευτικό Ίδρυµα Συντοµογραφίες Ε.Π. Διοικητική Μεταρρύθμιση [3]

4 Περιεχόµενα Συντοµογραφίες...3 Περιεχόµενα ΓΕΝΙΚΟ ΜΕΡΟΣ ΙΑΚΗΡΥΞΗΣ Ελάχιστες προϋποθέσεις συµµετοχής Τεχνική Προσφορά Οικονοµική Προσφορά ιαδικασία Αξιολόγησης Προσφορών ιαδικασία Βαθµολόγησης Προσφορών Κριτήρια Αξιολόγησης - Πίνακες Κριτηρίων / Συντελεστών Αντικείµενο του Έργου Αντικείµενο έργου Σκοπιµότητα και αναµενόµενα οφέλη Προδιαγραφές Έργου Μεθοδολογική προσέγγιση Έργου Χρονοδιάγραµµα και Φάσεις Έργου Πίνακας Παραδοτέων Οριστική Παραλαβή Έργου Παρακολούθηση και Παραλαβή του Έργου Παράρτηµα Πίνακας Οικονοµικής Προσφοράς ΥΠΟ ΕΙΓΜΑ ΒΙΟΓΡΑΦΙΚΟΥ ΣΗΜΕΙΩΜΑΤΟΣ...24 Ε.Π. Διοικητική Μεταρρύθμιση [4]

5 1 ΓΕΝΙΚΟ ΜΕΡΟΣ ΙΑΚΗΡΥΞΗΣ 1.1 Ελάχιστες προϋποθέσεις συµµετοχής Ο υποψήφιος Ανάδοχος θα πρέπει να πληροί και να τεκµηριώνει επαρκώς, µε ποινή αποκλεισµού, τις παρακάτω ελάχιστες προϋποθέσεις συµµετοχής, στο ιαγωνισµό: 1 Να διαθέτει την κατάλληλη οργάνωση, δοµή και µέσα, ώστε να ανταπεξέλθει επιτυχώς στις απαιτήσεις του υπό ανάθεση Έργου. Ο υποψήφιος Ανάδοχος οφείλει να αποδείξει την ανωτέρω ελάχιστη προϋπόθεση συµµετοχής, καταθέτοντας µε την προσφορά του (εντός του Φακέλου ικαιολογητικών) τα ακόλουθα στοιχεία τεκµηρίωσης: 1.1 Αναλυτική παρουσίαση των κάτωθι χαρακτηριστικών του υποψήφιου Αναδόχου: - επιχειρηµατική δοµή - τοµείς δραστηριότητας - προϊόντα και υπηρεσίες. 2 Να διαθέτει αποδεδειγµένη τεχνογνωσία και εµπειρία σε υλοποίηση έργων οργάνωσης ή αναβάθµισης διοικητικών υπηρεσιών Ο Ανάδοχος θα πρέπει να διαθέτει αποδεδειγµένη τεχνογνωσία και εµπειρία : Α. Στην υλοποίηση παροµοίων έργων αντίστοιχου µεγέθους και πολυπλοκότητας µε το υπό ανάθεση έργο. Συγκεκριµένα θα πρέπει να έχει τουλάχιστον δύο (2) αντίστοιχες υλοποιήσεις την τελευταία τριετία. Β. Εµπειρία και τεχνογνωσία η οποία καλύπτει τα παρακάτω θέµατα : Στρατηγικός και επιχειρησιακός σχεδιασµός στο ηµόσιο & Ιδιωτικό Τοµέα Λειτουργικός ανασχεδιασµός και αναδιοργάνωση στο ηµόσιο & Ιδιωτικό Τοµέα Ο υποψήφιος Ανάδοχος οφείλει να αποδείξει την ανωτέρω ελάχιστη προϋπόθεση συµµετοχής, καταθέτοντας µε την προσφορά του (εντός του Φακέλου ικαιολογητικών) τα ακόλουθα στοιχεία τεκµηρίωσης: Ε.Π. Διοικητική Μεταρρύθμιση [5]

6 2.1 Κατάλογο µε τα κυριότερα έργα που εκτέλεσε κατά τα τρία (3) τελευταία έτη, ιδίως δε των ανάλογων (σε φυσικό αντικείµενο) µε το αντικείµενο του υπό ανάθεση έργου. Ο κατάλογος των έργων πρέπει να έχει την εξής µορφή: Α/Α ΠΕΛΑΤΗΣ ΣΥΝΤΟΜΗ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ ΙΑΡΚΕΙΑ ΕΚΤΕΛΕΣΗΣ ΕΡΓΟΥ (απόέως) ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜ ΟΣ ΠΑΡΟΥΣΑ ΦΑΣΗ ΠΟΣΟΣΤΟ ΣΥΜΜΕΤΟΧΗΣ ΣΤΟ ΕΡΓΟ (προϋπολογισµός) ΣΤΟΙΧΕΙΟ ΤΕΚΜΗ- ΡΙΩΣΗΣ (τύπος & ηµ/νία) Όπου: «ΠΑΡΟΥΣΑ ΦΑΣΗ»: ολοκληρωµένο επιτυχώς/σε παραγωγική λειτουργία «ΣΤΟΙΧΕΙΟ ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗΣ»: πρωτόκολλο παραλαβής ηµόσιας Αρχής, δήλωση πελάτη ιδιώτη, δήλωση υποψηφίου Αναδόχου. Από τα παραπάνω έργα, ένα τουλάχιστον παρόµοιο µε το αντικείµενο του υπό ανάθεση Έργου, το οποίο έχει ολοκληρωθεί επιτυχώς από τον υποψήφιο Ανάδοχο, θα πρέπει να παρουσιαστεί αναλυτικά. 3 Να διαθέτει προσωπικό επαρκές σε πλήθος και δεξιότητες για την ανάληψη του έργου. Η Οµάδα Έργου θα πρέπει να στελεχωθεί από µέλη µε κατάλληλη τεχνογνωσία και επαρκή επαγγελµατική εµπειρία σε έργα ανάλογα του παρόντος. Επίσης απαιτείται : Α)να διατεθεί έναν Υπεύθυνο Έργου και τον αναπληρωτή του, ο καθένας εκ των οποίων να διαθέτει: Πανεπιστηµιακό τίτλο σπουδών 8ετή επαγγελµατική εµπειρία σε διαχείριση έργων ανασχεδιασµού επιχειρηµατικών διαδικασιών ανάλογης πολυπλοκότητας και γνώση των διαδικασιών του δηµοσίου Β) να διαθέτει 2 στελέχη µε 5ετή επαγγελµατική εµπειρία και γνώση και εµπειρία του περιβάλλοντος των έργων πληροφορικής του ηµόσιου & Ιδιωτικού τοµέα Ο υποψήφιος Ανάδοχος οφείλει να αποδείξει την ανωτέρω ελάχιστη προϋπόθεση συµµετοχής, καταθέτοντας µε την προσφορά του (εντός του Φακέλου ικαιολογητικών) τα ακόλουθα στοιχεία τεκµηρίωσης: Ε.Π. Διοικητική Μεταρρύθμιση [6]

7 3.1 Πίνακας συµµετεχόντων στην Οµάδα Έργου, σύµφωνα µε το ακόλουθο υπόδειγµα: Α/Α Εταιρεία (σε περίπτωση Ένωσης/ Κοινοπραξίας) Ονοµατεπώνυ µο Μέλους Οµάδας Έργου Θέση στην Οµάδα Έργου Σχέση εργασίας µε τον Ανάδοχο Ανθρωποµήνες εργασίας στο έργο Ποσοστό συµµετοχής ατόµου στο πρόγραµµα * (%) ΣΥΝΟΛΟ Ο υποψήφιος Ανάδοχος, συµπληρωµατικά µε τον ανωτέρω Πίνακα, θα πρέπει να καταθέσει υπογεγραµµένες δηλώσεις συνεργασίας των εξωτερικών συνεργατών. Η υπογεγραµµένη δήλωση συνεργασίας θα περιλαµβάνει πλήρη περιγραφή των εργασιών που αναλαµβάνει ο εξωτερικός συνεργάτης στο πλαίσιο του έργου. 3.2 Βιογραφικά σηµειώµατα των συµµετεχόντων στην Οµάδα Έργου από τα οποία θα προκύπτει εξειδίκευση σε θεµατικά αντικείµενα σχετικά µε το παρόν έργο. 4 Ο υποψήφιος Ανάδοχος θα πρέπει να έχει συνολικό κύκλο εργασιών των τριών (3) τελευταίων διαχειριστικών χρήσεων µεγαλύτερο από το 300% του προϋπολογισµού του υπό ανάθεση Έργου, κατά έτος. Σε περίπτωση που ο υποψήφιος Ανάδοχος δραστηριοποιείται για χρονικό διάστηµα µικρότερο των τριών (3) διαχειριστικών χρήσεων, τότε ο συνολικός κύκλος εργασιών για όσες διαχειριστικές χρήσεις δραστηριοποιείται, θα πρέπει να είναι µεγαλύτερος από το 300% του προϋπολογισµού του Έργου. Στην περίπτωση ένωσης εταιριών, θα πρέπει η συσχέτιση της παραπάνω απαίτησης να είναι ποσοστιαία ανάλογη της συµµετοχής του εκάστοτε εταίρου στο έργο. Ενδεικτικά, κατά συνέπεια αυτού, µια εταιρία που συµµετέχει στην υλοποίηση του έργου βάσει του συµφωνητικού κατά 30% θα πρέπει να καλύψει το 30% της παρούσας απαίτησης. Ο υποψήφιος Ανάδοχος οφείλει να αποδείξει την ανωτέρω ελάχιστη προϋπόθεση συµµετοχής, καταθέτοντας µε την προσφορά του (εντός του Φακέλου ικαιολογητικών) τα ακόλουθα στοιχεία τεκµηρίωσης: 4.1 Ο υποψήφιος Ανάδοχος, σύµφωνα µε την περί εταιρειών νοµοθεσία της χώρας όπου είναι εγκατεστηµένος, υποβάλλει: Ισολογισµούς των τελευταίων τριών (3) διαχειριστικών χρήσεων, σε περίπτωση που υποχρεούται στην έκδοση Ισολογισµών. ή ήλωση του συνολικού ύψους του ετήσιου κύκλου εργασιών, σε περίπτωση που δεν υποχρεούται στην έκδοση Ισολογισµών. Ε.Π. Διοικητική Μεταρρύθμιση [7]

8 5 Ο υποψήφιος Ανάδοχος θα πρέπει να υποβάλει (εντός του Φακέλου ικαιολογητικών) Υπεύθυνη δήλωση της παρ.4 του άρθρου 8 του ν. 1599/1986 (Α 75), όπως εκάστοτε ισχύει, µε θεώρηση γνησίου υπογραφής, στην οποία: i. Να αναγράφονται τα στοιχεία του διαγωνισµού στον οποίο συµµετέχουν. ii. Να δηλώνεται ότι, µέχρι την ηµέρα υποβολής της προσφοράς τους, - δεν έχουν καταδικαστεί µε αµετάκλητη απόφαση για κάποιο αδίκηµα από τα αναφερόµενα στην περίπτωση (1) του εδ. α της παρ. 2 του άρθρου 6 του Π 118/07, ειδικότερα για συµµετοχή σε εγκληµατική οργάνωση, νοµιµοποίηση εσόδων από παράνοµες δραστηριότητες, κάποιο αδίκηµα από τα αδικήµατα του Αγορανοµικού Κώδικα, σχετικό µε την άσκηση της επαγγελµατικής τους δραστηριότητας, ή για κάποιο από τα αδικήµατα της υπεξαίρεσης, της απάτης, της εκβίασης, της πλαστογραφίας, της ψευδορκίας, της δωροδοκίας και της δόλιας χρεοκοπίας. - δεν τελούν σε κάποια από τις αναφερόµενες στην περίπτωση (2) του εδ. α της παρ. 2 του άρθρου 6 του Π 118/07, ειδικότερα ότι δεν τελούν σε πτώχευση, παύση εργασιών, αναγκαστική διαχείριση, πτωχευτικό συµβιβασµό, αναστολή εργασιών και ότι δεν έχει κινηθεί σε βάρος τους διαδικασία κήρυξης σε πτώχευση, εκκαθάρισης, αναγκαστικής διαχείρισης, πτωχευτικού συµβιβασµού ή υπό άλλες ανάλογες καταστάσεις. - δεν τελούν σε κάποια κατάσταση από τις αναφερόµενες στην περ. (2) του εδ. γ της παρ. 2 του άρθρου 6 του Π 118/07, ειδικότερα για τα νοµικά πρόσωπα ηµεδαπά ή αλλοδαπά, ότι δεν τελούν υπό κοινή εκκαθάριση, ή ειδική εκκαθάριση ή άλλες ανάλογες καταστάσεις (µόνο για αλλοδαπά νοµικά πρόσωπα) και, επίσης, ότι δεν τελούν υπό διαδικασία έκδοσης απόφασης κοινής ή ειδικής εκκαθάρισης ή υπό άλλες ανάλογες καταστάσεις (µόνο για αλλοδαπά νοµικά πρόσωπα). - είναι φορολογικά και ασφαλιστικά ενήµεροι ως προς τις υποχρεώσεις τους της περίπτωσης (3) του εδ.α παρ. 2 του άρθρου 6 του Π 118/07, ειδικότερα ως προς τις υποχρεώσεις τους που αφορούν τις εισφορές κοινωνικής ασφάλισης (κύριας και επικουρικής) και ως προς τις φορολογικές υποχρεώσεις τους. - για Έλληνες πολίτες κατά την ηµέρα διενέργειας του διαγωνισµού είναι εγγεγραµµένοι στο οικείο Επιµελητήριο και ασκούν το ειδικό επάγγελµά τους όπως αυτό έχει δηλωθεί στο οικείο Επιµελητήριο, ενώ για αλλοδαπούς κατά την ηµέρα διενέργειας του διαγωνισµού είναι εγγεγραµµένοι στα µητρώα του οικείου Επιµελητηρίου ή σε ισοδύναµες επαγγελµατικές οργανώσεις. ΙΕΥΚΡΙΝΗΣΕΙΣ 1. Η αρµόδια Επιτροπή δύναται να ζητήσει από τον υποψήφιο Ανάδοχο διευκρινήσεις επί των ανωτέρω στοιχείων τεκµηρίωσης. 2. Ο υποψήφιος Ανάδοχος µπορεί να υποβάλει εκτός των ανωτέρω στοιχείων τεκµηρίωσης και κάθε άλλο στοιχείο τεκµηρίωσης της επάρκειάς του. Ε.Π. Διοικητική Μεταρρύθμιση [8]

9 3. Σε περίπτωση που ο υποψήφιος Ανάδοχος αποτελεί Ένωση / Κοινοπραξία: - τα απαιτούµενα στην παρούσα παράγραφο στοιχεία τεκµηρίωσης πρέπει να υποβάλλονται ανάλογα µε τη φύση τους χωριστά για κάθε Μέλος της Ένωσης / Κοινοπραξίας ή συγκεντρωτικά για την Ένωση / Κοινοπραξία - επιτρέπεται η µερική κάλυψη των προϋποθέσεων από τα Μέλη της, αρκεί όµως συνολικά να καλύπτονται όλες. 4. Αν ο υποψήφιος Ανάδοχος δραστηριοποιείται για χρονικό διάστηµα µικρότερο των τριών (3) διαχειριστικών χρήσεων, καταθέτει τα στοιχεία τεκµηρίωσης της χρηµατοοικονοµικής του ικανότητας για το χρονικό διάστηµα της λειτουργίας του. 5. Στοιχεία τεκµηρίωσης που εκδίδονται σε γλώσσα άλλη, εκτός της ελληνικής, θα συνοδεύονται υποχρεωτικά από επίσηµη µετάφρασή τους στην Ελληνική γλώσσα. 1.2 Τεχνική Προσφορά Ο φάκελος «ΤΕΧΝΙΚΗ ΠΡΟΣΦΟΡΑ» που θα υποβάλει ο υποψήφιος Ανάδοχος πρέπει να περιέχει τα παρακάτω: Α/Α Περιγραφή Κεφαλαίου 1) ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1: ΠΡΟ ΙΑΓΡΑΦΕΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ ΕΡΓΟΥ 1.1) Επιτελική Σύνοψη 1.2) Περιγραφή αντιµετώπισης της υλοποίησης του Έργου. Σαφήνεια Αντίληψης Αντικειµένου Έργου και Κατανόηση Απαιτήσεων. 1.3) Μεθοδολογική Προσέγγιση και Εργαλεία για την Υλοποίηση του Έργου 2) ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2: ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΚΑΙ ΙΟΙΚΗΣΗ ΕΡΓΟΥ. 2.1) Φάσεις Υλοποίησης Παραδοτέα, Χρονοδιάγραµµα Έργου 2.2) Σχήµα Οργάνωσης και ιοίκησης Έργου. οµή και Περιγραφή Λειτουργίας Οµάδας Έργου. 3) 3. ΠΑΡΑΡΤΗΜΑΤΑ 3.1) Πίνακες Οικονοµικής Προσφοράς, χωρίς τιµές Η εµφάνιση τιµής/ τιµών στον εν λόγω πίνακα αποτελεί λόγο απόρριψης της προσφοράς. 3.2) Λοιπό τεκµηριωτικό υλικό Επίσης ο φάκελος «ΤΕΧΝΙΚΗ ΠΡΟΣΦΟΡΑ» πρέπει να περιέχει οποιοδήποτε επιπλέον στοιχείο τεκµηριώνει πληρέστερα την Προσφορά του υποψήφιου Αναδόχου και απαντά στις επιµέρους απαιτήσεις που τίθενται στην παρούσα ιακήρυξη, αλλά και στα αντίστοιχα κριτήρια αξιολόγησης. Ε.Π. Διοικητική Μεταρρύθμιση [9]

10 1.3 Οικονοµική Προσφορά Ο φάκελος «ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΠΡΟΣΦΟΡΑ» τον οποίο θα υποβάλει ο υποψήφιος Ανάδοχος πρέπει να περιέχει, συµπληρωµένους τους Πίνακες Οικονοµικής Προσφοράς (βλ. Παράρτηµα ΙΙΙ). Για το σύνολο των υπό ανάθεση υπηρεσιών πρέπει να αναφερθεί το κόστος. Οι τιµές, θα πρέπει να δίνονται σε ΕΥΡΩ. Οι Πίνακες Οικονοµικής Προσφοράς θα πρέπει να είναι ίδιοι µε τους «Πίνακες Οικονοµικής Προσφοράς ΧΩΡΙΣ ΤΙΜΕΣ» µε µόνη διαφορά τις επιπλέον στήλες και γραµµές για την αναγραφή των οικονοµικών στοιχείων. Προκειµένου να εξασφαλισθεί η απαιτούµενη ποιότητα και ποσότητα υπηρεσιών, οικονοµικές προσφορές µε τιµή χαµηλότερη του 90% του προϋπολογισµού πρέπει να είναι επαρκώς αιτιολογηµένες, άλλως η προσφορά απορρίπτεται ως απαράδεκτη. Η υπηρεσία διατηρεί το δικαίωµα να ζητήσει από τους συµµετέχοντες στοιχεία απαραίτητα για την τεκµηρίωση του προσφερόµενου κόστους, οι δε υποψήφιοι ανάδοχοι υποχρεούνται να παρέχουν αυτά. Η ευθύνη όµως για την ακρίβεια των αναφεροµένων βαρύνει αποκλειστικά τον υποψήφιο ανάδοχο. Προσφορές οι οποίες υπερβαίνουν (µε ΦΠΑ) τον προϋπολογισµό του Έργου απορρίπτονται ως απαράδεκτες. Επισηµαίνεται ότι εφόσον δεν προκύπτει µε σαφήνεια το προσφερόµενο κόστος, η προσφορά θα απορρίπτεται ως µη αποδεκτή. Το κόστος της προσφοράς δεν υπόκειται σε µεταβολή κατά την διάρκεια της προσφοράς. 1.4 ιαδικασία Αξιολόγησης Προσφορών Η αξιολόγηση θα γίνει µε κριτήριο ανάθεσης την πλέον συµφέρουσα από οικονοµική άποψη Προσφορά. Για την επιλογή της συµφερότερης Προσφοράς η αρµόδια Επιτροπή θα προβεί στα παρακάτω: Έλεγχο και αξιολόγηση των δικαιολογητικών συµµετοχής Αξιολόγηση και βαθµολόγηση των τεχνικών προσφορών για όσες προσφορές δεν έχουν απορριφθεί κατά τον έλεγχο και την αξιολόγηση των δικαιολογητικών Αξιολόγηση των οικονοµικών προσφορών για όσες προσφορές δεν έχουν απορριφθεί σε προηγούµενο στάδιο της αξιολόγησης Πλέον συµφέρουσα από οικονοµική άποψη προσφορά είναι εκείνη που παρουσιάζει το µικρότερο λόγο (Λ) Κ/Β όπου: (α) Κ = Κόστος Το κόστος περιλαµβάνει: το κόστος της προσφοράς. (β) Β = Σ(βi * σi), δηλαδή το άθροισµα της σταθµισµένης βαθµολογίας των επιµέρους στοιχείων κάθε οµάδας ή υποοµάδας κριτηρίων αξιολόγησης (βi) επί τους αντίστοιχους συντελεστές βαρύτητας (σi). Τα στοιχεία βi και οι αντίστοιχοι συντελεστές σi δίνονται στον παρακάτω Πίνακα. 2. Για κάθε προσφορά βαθµολογούνται τα επιµέρους στοιχεία των οµάδων (ή υποοµάδων). Η βαθµολογία Ε.Π. Διοικητική Μεταρρύθμιση [10]

11 κάθε στοιχείου καθορίζεται σε 100 βαθµούς για τις περιπτώσεις που καλύπτονται ακριβώς οι απαιτήσεις της προκήρυξης (γενικοί όροι και τεχνικές προδιαγραφές). Η βαθµολογία αυτή αυξάνεται µέχρι 110 βαθµούς όταν υπερκαλύπτονται οι τεχνικές προδιαγραφές. Η σταθµισµένη βαθµολογία του κάθε στοιχείου των οµάδων είναι το γινόµενο του επιµέρους συντελεστή βαρύτητας του στοιχείου επί την βαθµολογία του και η συνολική βαθµολογία της κάθε προσφοράς είναι το άθροισµα των σταθµισµένων βαθµολογιών όλων των στοιχείων και των δύο οµάδων. 3. Σε περίπτωση ισοβαθµίας του Λ µεταξύ δύο προσφορών θα επιλεγεί η προσφορά εκείνη που έχει τη µεγαλύτερη σταθµισµένη βαθµολογία. Η αρµόδια Επιτροπή συντάσσει πρακτικά στα οποία τεκµηριώνει την αποδοχή ή την απόρριψη των προσφορών και τη βαθµολόγηση των τεχνικών προσφορών. 1.5 ιαδικασία Βαθµολόγησης Προσφορών Η Βαθµολόγηση των τεχνικών προσφορών θα γίνει σύµφωνα µε τα Κριτήρια Αξιολόγησης, όπως αυτά προσδιορίζονται στον πίνακα της παρ. «Οµάδες και συντελεστές κριτηρίων τεχνικής αξιολόγησης» 1.6 Κριτήρια Αξιολόγησης - Πίνακες Κριτηρίων / Συντελεστών Η αξιολόγηση των προσφορών των υποψηφίων Αναδόχων, για την επιλογή του καταλληλότερου, θα γίνει µε βάση τα ακόλουθα κριτήρια: Α/Α Κριτήρια Αξιολόγησης Συντελεστής Βαρύτητας 1) ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1: ΠΡΟ ΙΑΓΡΑΦΕΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ ΕΡΓΟΥ 50% 1.1) Επιτελική Σύνοψη 10% 1.2) 1.3) 2) 2.1) 2.2) Περιγραφή αντιµετώπισης της υλοποίησης του Έργου. Σαφήνεια Αντίληψης Αντικειµένου Έργου,Κατανόηση Απαιτήσεων, Γνώση του νοµικού πλαισίου. Μεθοδολογική Προσέγγιση και Εργαλεία για την Υλοποίηση του Έργου ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2: ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΚΑΙ ΙΟΙΚΗΣΗ ΕΡΓΟΥ. Φάσεις Υλοποίησης Παραδοτέα, Χρονοδιάγραµµα Έργου Σχήµα Οργάνωσης και ιοίκησης Έργου. οµή και Περιγραφή Λειτουργίας Οµάδας Έργου. 25% 25% 50% 25% 25% ΣΥΝΟΛΟ 100% Ε.Π. Διοικητική Μεταρρύθμιση [11]

12 Σε σχέση µε τον Πίνακα «Κριτήρια Αξιολόγησης» αναφέρονται τα ακόλουθα: Α/Α Κριτήρια Αξιολόγησης ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1: ΠΡΟ ΙΑΓΡΑΦΕΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ ΕΡΓΟΥ 1) Στην οµάδα κριτηρίων αξιολογείται η συνολική αντίληψη του αναδόχου για το έργο, η προσέγγιση του αναδόχου σχετικά µε τις προτεραιότητες υλοποίησης, η πληρότητα της λύσης του αναδόχου και η κάλυψη των προδιαγραφών της διακήρυξης Επιτελική Σύνοψη 1.1) Αξιολογείται η διαστασιολόγηση του αναδόχου για το έργο µε βάση τα αναφερόµενα στη διακήρυξη καθώς και η αντίληψη του αναδόχου για το έργο στο σύνολο του Περιγραφή αντιµετώπισης της υλοποίησης του Έργου. Σαφήνεια Αντίληψης Αντικειµένου Έργου και Κατανόηση Απαιτήσεων. 1.2) Αξιολογείται η αναλυτική περιγραφή του τρόπου µε τον οποίο ο προσφέρων σκοπεύει να προσεγγίσει το έργο. Ιδιαίτερη έµφαση θα πρέπει να δοθεί στην κατανόηση των απαιτήσεων του έργου για το αντικείµενο, µε βάση και το ισχύον νοµικό πλαίσιο, τις απαιτήσεις και τις ιδιαιτερότητες του Έργου. Μεθοδολογική Προσέγγιση και Εργαλεία για την Υλοποίηση του Έργου 1.3) 2) Αξιολογείται η µεθοδολογική προσέγγιση που θα ακολουθήσει ο Ανάδοχος στην υλοποίηση, διαχείριση, έλεγχο και παρακολούθηση του Έργου, καθώς και η µέθοδος διασφάλισης ποιότητας που θα ακολουθήσει, στο συγκεκριµένο πλαίσιο οργάνωσης και διοίκησης έργου που έχει προταθεί. ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2: ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΚΑΙ ΙΟΙΚΗΣΗ ΕΡΓΟΥ. Αξιολογείται ο τρόπος οργάνωσης της υλοποίησης του έργου, καθώς και η καταλληλότητα της οµάδας έργου Φάσεις Υλοποίησης Παραδοτέα, Χρονοδιάγραµµα Έργου 2.1) Αξιολογείται η κατανόηση του χρονοδιαγράµµατος, ο συσχετισµός των οροσήµων µε τα παραδοτέα του έργου και ο συσχετισµός του χρονοδιαγράµµατος µε τη λειτουργία του φορέα. Ε.Π. Διοικητική Μεταρρύθμιση [12]

13 Σχήµα Οργάνωσης και ιοίκησης Έργου. οµή και Περιγραφή Λειτουργίας Οµάδας Έργου. 2.2) Αξιολογείται η οργανωτική αποτελεσµατικότητα της οµάδας έργου (δοµή, σύνθεση και οργάνωση της οµάδας έργου σε σχέση µε τις απαιτήσεις του έργου) του αναδόχου σε σχέση µε το χρονοδιάγραµµα, η κατανοµή των κατάλληλων στελεχών µε την ζητούµενη εµπειρία στις επιµέρους ενέργειες, το ποσοστό συµµετοχής και η καταλληλότητα του υπευθύνου του έργου και των βασικών στελεχών της οµάδας έργου, το ποσοστό απασχόλησης των στελεχών, η εφικτότητα υλοποίησης του έργου µε τη συγκεκριµένη οµάδα, η συνολική ανθρωποπροσπάθεια για την υλοποίηση του έργου, το ποσοστό συµµετοχής του κάθε στελέχους στην οµάδα έργου, η διαθεσιµότητα του κάθε στελέχους για το έργο ως ποσοστό της συνολικής απασχόλησης του από τον ανάδοχο, η µεθοδολογία διοίκησης του έργου και η πρόταση για το σχήµα συνεργασίας και επικοινωνίας της Οµάδας Έργου µε το Ίδρυµα κλπ Ε.Π. Διοικητική Μεταρρύθμιση [13]

14 2 Αντικείµενο του Έργου 2.1 Αντικείµενο έργου Το παρόν έργο έχει ως αντικείµενο την εκπόνηση από το Πανεπιστήµιο Πατρών Οδικού Χάρτη, στοχεύοντας στην αναβάθµιση της λειτουργίας των ιοικητικών υπηρεσιών του, προς όφελος των µελών της ακαδηµαϊκής κοινότητας και των πολιτών, στο πλαίσιο της µετάβασης από την υφιστάµενη κατάσταση στην υλοποίηση των προβλέψεων του νέου θεσµικού πλαισίου και ευρωπαϊκών οδηγιών και την αναβάθµιση του τρόπου εκτέλεσής τους µε χρήση ΤΠΕ στη λογική των πράσινων διαδικασιών επιπέδου 4 ή 5 σύµφωνα µε τους δείκτες της στρατηγικής i2020 που ικανοποιούν τα ισχύοντα πρότυπα ασφάλειας και διαλειτουργικότητας. Ο ανωτέρω Οδικός Χάρτης είναι προαπαιτούµενη ενέργεια ωρίµανσης για την υποβολή πρότασης χρηµατοδότησης της πλήρους εφαρµογής των απαραίτητων παρεµβάσεων µέσω της Πρόσκλησης 56 του Ε.Π. " ιοικητική Μεταρρύθµιση". Συγκεκριµένα, σκοπός του έργου είναι η ανάδειξη των απαραίτητων ενεργειών που πρέπει να σχεδιάσει και υλοποιήσει το ΑΕΙ, ώστε να οδηγηθεί στην αναβάθµιση της λειτουργίας των ιοικητικών του Υπηρεσιών, σύµφωνα µε τις προβλέψεις που θέτουν τα νέα νοµικά πλαίσια, υιοθετώντας επιπλέον, στο πλαίσιο της βιώσιµης ανάπτυξης, πράσινες διαδικασίες φιλικές προς το περιβάλλον. Συγκεκριµένα, ο Οδικός Χάρτης θα περιλαµβάνει, µεταξύ άλλων, τα κάτωθι: αποτύπωση και αξιολόγηση της υφιστάµενης κατάστασης σε τοµείς που άπτονται της αναβάθµισης της λειτουργίας των ιοικητικών Υπηρεσιών του Πανεπιστηµίου Πατρών περιγραφή και τεκµηρίωση των προτεινόµενων παρεµβάσεων µε βάση το νέο θεσµικό πλαίσιο, µε έµφαση σε παρεµβάσεις σχετικές µε την καταγραφή, οµογενοποίηση και βελτιστοποίηση των διαδικασιών λειτουργικού επιπέδου των διοικητικών υπηρεσιών του Πανεπιστηµίου και την ανάπτυξη νέων διοικητικών υπηρεσιών για το Ίδρυµα. καθορισµός των προτεραιοτήτων και οµαδοποίηση των προτεινόµενων παρεµβάσεων προϋποθέσεις επιτυχίας και καταγραφή πιθανών κινδύνων και προβληµάτων εφαρµογής των προτεινόµενων παρεµβάσεων χρονοδιάγραµµα για κάθε προτεινόµενη παρέµβαση τεκµηρίωση προϋπολογισµού ανά παρέµβαση αποτύπωση των συνεργιών και της υποστηρικτικής σηµασίας των προτεινόµενων παρεµβάσεων µε το κύριο έργο ψηφιακής αναβάθµισης του Ιδρύµατος µε τίτλο «Το Ψηφιακό Άλµα του Πανεπιστηµίου Πατρών: Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες µίας Στάσης» που χρηµατοδοτείται από το Ε.Π. «Ψηφιακή Σύγκλιση» αποτύπωση τυχόν συνεργιών των προτεινόµενων παρεµβάσεων µε άλλα έργα (π.χ. έργα στο πλαίσιο των, Ε.Π. «Ψηφιακή Σύγκλιση» και Ε.Π. «ιοικητική Μεταρρύθµιση») του ΑΕΙ και δυνητικά συνεργαζόµενων φορέων, για την αποφυγή τυχόν επικαλύψεων αλλά και για να διασφαλιστεί η διαλειτουργικότητα (interoperability), η ασφάλεια (security) και η προστασία της ατοµικότητας (privacy). 2.2 Σκοπιµότητα και αναµενόµενα οφέλη Η αξιοποίηση του Οδικού Χάρτη, θα αποτελέσει την βασική ενέργεια ωρίµανσης, για τη δροµολόγηση δράσεων αναδιάρθρωσης επιχειρησιακών διαδικασιών και υλοποίησης ψηφιακών υπηρεσιών προς υποστήριξή τους µε πόρους είτε του Ιδρύµατος ή προερχόµενους από άλλες πηγές. Ε.Π. Διοικητική Μεταρρύθμιση [14]

15 Από την εφαρµογή των παρεµβάσεων που θα προτείνει ο Οδικός Χάρτης, η κοινότητα του Πανεπιστηµίου Πατρών θα διασφαλίσει αναβαθµισµένο επίπεδο διοικητικής λειτουργίας και παροχής υπηρεσιών. Τα ειδικότερα οφέλη που αναµένεται να προκύψουν από την εφαρµογή της προτεινόµενης πράξης είναι τα εξής : αναµόρφωση των διοικητικών υπηρεσιών ώστε να διαδραµατίσουν ένα σηµαντικό ρόλο στην ανάπτυξη του Πανεπιστηµίου. βελτίωση του πολυ-επίπεδου συντονισµού και της συνοχής του πανεπιστηµιακού έργου, ενίσχυση του επιτελικού και εποπτικού ρόλου του πανεπιστηµίου, ανασυγκρότηση των διοικητικών υπηρεσιών και βελτίωση της αποδοτικότητάς τους, δηµιουργία µηχανισµών οριζόντιας και κάθετης επικοινωνίας και συνεργασίας µεταξύ των υπηρεσιών του πανεπιστηµίου, µείωση του λειτουργικού κόστους, βελτίωση της παραγωγικότητας και αποδοτικότητας των διοικητικών υπηρεσιών, βελτίωση της κατανοµής του προσωπικού και δηµιουργία ευνοϊκότερου περιβάλλοντος για την ανάπτυξή του, ενίσχυση των ελεγκτικών µηχανισµών. Άµεσα ωφελούµενο από την εφαρµογή της προτεινόµενης πράξης αναµένεται να είναι το Πανεπιστήµιο στο σύνολό του καθώς και όσοι συναλλάσσονται µε το Πανεπιστήµιο, δηλαδή τα µέλη της ακαδηµαϊκής κοινότητας και οι πολίτες. 3 Προδιαγραφές Έργου 3.1 Μεθοδολογική προσέγγιση Έργου Ο Οδικός Χάρτης θα υλοποιηθεί από τον ανάδοχο, ο οποίος σε συνεργασία µε οµάδες εργασίας του Πανεπιστηµίου, θα πρέπει να αναλάβει µε βάση τις ειδικές γνώσεις και την εµπειρία του, να εκπονήσει τα παραδοτέα του Έργου. Οι οµάδες εργασίας του Πανεπιστηµίου θα µεταφέρουν στον ανάδοχο όλες τις απαραίτητες πληροφορίες για την υλοποίηση του έργου του. Η προσέγγιση που θ' ακολουθηθεί για την επίτευξη του παραπάνω στόχου πρέπει να στηρίζεται : στη συστηµατική θεώρηση της αποστολής του Ιδρύµατος, όπως ορίζεται στο νέο θεσµικό πλαίσιο και στην αναγνώριση των κύριων επιχειρησιακών διαδικασιών που θα επιτρέψουν την επίτευξή της, στην αποτύπωση της υφιστάµενης οργανωτικής δοµής των διοικητικών υπηρεσιών, συµπεριλαµβανοµένου του Ειδικού Λογαριασµού Κονδυλίων Έρευνας (ΕΛΚΕ) του Ιδρύµατος στην αποτύπωση του Μητρώου Παρεχόµενων Υπηρεσιών (Service Catalogue) και συσχέτισή του, µε όρους αξιοπιστίας, παραγωγικής δυνατότητας, διαθεσιµότητας, συνέχειας και ασφάλειας, µε τις Ε.Π. Διοικητική Μεταρρύθμιση [15]

16 κύριες επιχειρησιακές διεργασίες, στην αναγνώριση των κενών (gap analysis) µεταξύ του Μητρώου Παρεχόµενων Υπηρεσιών µε τις προβλέψεις του νέου θεσµικού πλαισίου, στη δηµιουργία ενός Χαρτοφυλακίου Υπηρεσιών (Service Portfolio) που θα περιγράφει τις απαιτούµενες αλλαγές ή τροποποιήσεις στις υπηρεσίες του Μητρώου Παρεχόµενων Υπηρεσιών και τις νέες Υπηρεσίες που θα πρέπει να δροµολογηθούν για να υλοποιηθεί η αποστολή του Ιδρύµατος. στην επισκόπηση των κατηγοριών των οµάδων χρηστών καθώς και στην εµβάθυνση στα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά της κάθε οµάδας. Ο σχεδιασµός του Χαρτοφυλακίου Υπηρεσιών πρέπει να λάβει υπόψη και να συνεκτιµήσει : τις απαιτήσεις του νέου θεσµικού πλαισίου όσον αφορά τα όργανα και τις αρµοδιότητες του Ιδρύµατος και των Μονάδων τους, τη διασφάλιση ποιότητας και τις απαιτήσεις διαφάνειας, κ.ο.κ. µε στόχο την ορθή διάρθρωση και διαχείριση των βασικών πληροφοριών (βάσεις δεδοµένων) στο Ίδρυµα, τη µετάβαση όσο το δυνατόν περισσότερων υπηρεσιών σε επίπεδο ωριµότητας 4 ή 5 µε βάση την κατάταξη του σχεδίου i2020, τη δια-λειτουργικότητα µε τρίτα συστήµατα σε επίπεδο πληροφοριών ή υπηρεσιών, τη φυσική και λογική ασφάλεια των πληροφοριών σύµφωνα µε τα διεθνώς ισχύοντα πρότυπα, τις απαιτήσεις σε µετάπτωση δεδοµένων, την ικανότητα in-house σχεδιασµού και ανάπτυξης Υπηρεσιών διαδικασίες και αποτελέσµατα εσωτερικών ή εξωτερικών αξιολογήσεων Τµηµάτων ή συνολικά του Ιδρύµατος, προηγούµενες εισηγήσεις, σχέδια βελτίωσης, υφιστάµενα έργα σε εξέλιξη, ανεξαρτήτως πηγής χρηµατοδότησης. Τις διαδικασίες διαχείρισης ανθρώπινου δυναµικού Το έργο θα υλοποιηθεί σε 2 τουλάχιστο βασικές φάσεις : Φάση 1: Αποτύπωση και κριτική αξιολόγηση της υφιστάµενης κατάστασης Φάση 2: Σύνταξη του Οδικού Χάρτη. Για την επίτευξη των στόχων του έργου, ο ανάδοχος θα προτείνει αναλυτική µεθοδολογία υλοποίησης (έντυπα, οδηγίες συµπλήρωσης) και αξιολόγησης αποτελεσµατικότητας, θα ορίζει και θα συντονίζει τις περιοδικές συνεδριάσεις των θεµατικών οµάδων εργασίας του Πανεπιστηµίου που θα τον υποστηρίξουν στη συλλογή, στην απεικόνιση και στην αξιολόγηση των αποτελεσµάτων και θα προχωρήσει, όπου και εάν είναι απαραίτητο, στην διεξαγωγή συνεντεύξεων µε λοιπά υπηρεσιακά στελέχη του Ιδρύµατος και σε επισκόπηση Ε.Π. Διοικητική Μεταρρύθμιση [16]

17 πληροφοριακών ή άλλων συστηµάτων προς επιβεβαίωση ή τεκµηρίωση ενδιάµεσων αποτελεσµάτων όπως π.χ. το κόστος εκτέλεσης µιας διεργασίας. Η ανάλυση θα πραγµατοποιηθεί εξετάζοντας όχι τη ροή των διαδικασιών ανεξάρτητα από το αποτέλεσµα αλλά σε πλήρη συνάρτηση µε το παραγόµενο «προϊόν» και την «αξία» αυτού για τον τελικό χρήστη. Στο τέλος της ανάλυσης, κάθε µία από τις βασικές διαδικασίες που εξετάστηκαν θα αξιολογηθεί και θα χαρακτηριστεί µε έναν από τους παρακάτω τρόπους: ιατήρηση ως έχει: αφορά κυρίως µεµονωµένες διαδικασίες µε σαφώς προσδιορισµένο τρόπο εκτέλεσης και υποστήριξης που είναι ταυτόχρονα ευθυγραµµισµένες µε τη στρατηγική του Ιδρύµατος ή το νοµοθετικό πλαίσιο λειτουργίας του. Αντικατάσταση: αφορά διαδικασίες που µε ασαφείς στόχους και υψηλό βαθµό επικάλυψης µε άλλες διεργασίες. Προτυποποίηση: αφορά διαδικασίες µε τον ίδιο στόχο αλλά διαφορετικό τρόπο εκτέλεσης / παρακολούθησης / υποστήριξης σε διαφορετικές οργανωτικές µονάδες. Αναδιάρθρωση: αφορά διαδικασίες που αν και πληρούν επιχειρησιακούς στόχους του Ιδρύµατος στηρίζονται σε "στεγανά" υποστηρικτικά συστήµατα ή τηρούν πληροφορίες που υπάρχουν ήδη διαθέσιµες στο πλαίσιο άλλων διαδικασιών ή θα µπορούσαν να αξιοποιηθούν σε άλλες διαδικασίες. Αναβάθµιση: αφορά διαδικασίες που πληρούν επιχειρησιακές ανάγκες αλλά δεν υποστηρίζονται επαρκώς από ψηφιακές υπηρεσίες ή άλλους πόρους. Κατάργηση: αφορά διαδικασίες που δεν απαιτούνται πλέον λόγω αλλαγής του νοµοθετικού πλαισίου ή λόγω υψηλού βαθµού επικάλυψης µε άλλες διαδικασίες. Προφανώς, όλες οι διαδικασίες που δεν είναι προς ιατήρηση ως Έχει ή προς Κατάργηση σύµφωνα µε τα παραπάνω θα τροφοδοτήσουν την επόµενη ενέργεια υλοποίησης του Έργου για περαιτέρω επεξεργασία. 3.2 Χρονοδιάγραµµα και Φάσεις Έργου Το χρονοδιάγραµµα και οι φάσεις του έργου παρουσιάζονται στον ακόλουθο πίνακα και στην περιγραφή της κάθε φάσης που ακολουθεί. α/α Φάσης 1 Τίτλος 1ος Μήνας 2ος Μήνας Αποτύπωση και κριτική αξιολόγηση της υφιστάµενης κατάστασης 2 Σύνταξη Οδικού Χάρτη Πίνακας 1: Οι φάσεις του έργου Μήνας Έναρξης Μ0 Μήνας Λήξης Μ2 Ε.Π. Διοικητική Μεταρρύθμιση [17]

18 Τίτλος Φάσης Αποτύπωση και κριτική αξιολόγηση της υφιστάµενης κατάστασης Στόχοι Φάσης: Η ανάπτυξη ενός καταλόγου βασικών διαδικασιών (process list) για το σύνολο της λειτουργίας του Ιδρύµατος βάσει των προβλέψεων του νέου θεσµικού πλαισίου και η αναγνώριση των διαφορών σε σχέση µε τον υφιστάµενο τρόπο οργάνωσης και λειτουργίας. H κατηγοριοποίηση των βασικών διαδικασιών σε κύριες (το εναρκτήριο γεγονός των κύριων διαδικασιών βρίσκεται έξω από τον οργανισµό) και δευτερεύουσες διαδικασίες (δηµιουργούν τις απαραίτητες συνθήκες, έτσι ώστε να είναι δυνατή η εκτέλεση της κύριας διαδικασίας. Επίσης, η διάκρισή τους σε διαχειριστικές (ελέγχουν τη γενικότερη στρατηγική του οργανισµού) και υποστηρικτικές (ενισχύουν τις κύριες διαδικασίες παρέχοντας επαρκείς πόρους) καθώς σε διαδικασίες front-desk και back-office. Η αποτύπωση των πόρων (άνθρωποι, υποδοµές / εγκαταστάσεις, συστήµατα οργάνωσης / διοίκησης / ΤΠΕ, πληροφορίες/δεδοµένα) που αξιοποιούνται για την εκτέλεση των βασικών διαδικασιών µε τον υφιστάµενο τρόπο οργάνωσης και λειτουργίας και της έντασης της χρήσης τους, καθώς και η αποτύπωση των οµάδων χρηστών κάθε διαδικασίας (Φοιτητές, Μέλη ΕΠ κ.λ.π.). Η αναγνώριση και αποτύπωση των βασικών αρχείων (µητρώων) που χρησιµοποιούνται για την εκτέλεση της κάθε βασικής διαδικασίας (π.χ., µητρώο προσωπικού, φοιτητές, πάγια, έργα, κ.ο.κ.), των υπεύθυνων δηµιουργίας τους και των οργανωτικών δοµών που αξιοποιούν τα δεδοµένα τους. Η αποτύπωση των προβληµάτων στην εκτέλεση κάθε βασικής διαδικασίας, είτε µε βάση την εµπειρία των βασικών χρηστών (key users) ή µε βάση τεκµηρίωση από εσωτερικές / εξωτερικές αξιολογήσεις και τη λειτουργία συστηµάτων διασφάλισης ποιότητας. Περιγραφή Φάσης: Οι δραστηριότητες που περιλαµβάνονται στο πλαίσιο της Αποτύπωσης και κριτικής αξιολόγησης της υφιστάµενης κατάστασης είναι οι ακόλουθες : Συγκέντρωση και καταγραφή των απαιτούµενων πληροφοριών: υφιστάµενες διαδικασίες, έντυπα κλπ. σε συνεργασία µε τα στελέχη του Πανεπιστηµίου και συνεντεύξεις όπου χρειαστεί, αναγνώριση των βασικών διαδικασιών βάσει του νέου νοµοθετικού πλαισίου και ανάλυση διαφορών σε σχέση µε το υφιστάµενο καθεστώς, αποτύπωση των πόρων που αξιοποιούνται για την εκτέλεση των υφιστάµενων διαδικασιών, αναγνώριση των βασικών αρχείων δεδοµένων που υποστηρίζουν την εκτέλεση των παραπάνω διαδικασιών αποτύπωση των προβληµάτων στην εκτέλεση κάθε βασικής διαδικασίας µε όρους κόστους, αποδοτικότητας, υποστηρικτικών συστηµάτων, χαρακτηρισµό των βασικών διαδικασιών µε βάση επιχειρησιακά και τεχνικά κριτήρια. Ε.Π. Διοικητική Μεταρρύθμιση [18]

19 Παραδοτέα: εν υπάρχει επιµέρους παραδοτέο της φάσης αυτής. Το αποτέλεσµα των εργασιών της φάσης 1 θα αποτελέσει το πρώτο µέρος του παραδοτέου του Οδικού Χάρτη (Π1/Φάση 2), το οποίο θα παρουσιάζει µε τεκµηριωµένο και συνεκτικό τρόπο τα αποτελέσµατα της υλοποίησής της Φάσης 1, ενώ µε τη µορφή παραρτήµατος θα ενσωµατωθεί στο Π1 το υλικό που αξιοποιήθηκε ή δηµιουργήθηκε στη διάρκεια υλοποίησης της φάσης 1. Μήνας Έναρξης Μ1 Μήνας Λήξης Μ2 Τίτλος Φάσης Στόχοι Φάσης: Σύνταξη Οδικού Χάρτη Η συστηµατική αποτύπωση µε τη µορφή Οδικού Χάρτη του τρόπου εκτέλεσης όλων των κρίσιµων διαδικασιών του Ιδρύµατος. Απεικόνιση µίας σωστά δοµηµένης στρατηγικής που θα οδηγήσει στον κατάλληλο σχεδιασµό ενεργειών µε στόχο την αναβάθµιση των υποστηρικτικών λειτουργιών του Πανεπιστηµίου. Ως εκ τούτου, οι προτεραιότητες αλλά και οι περιορισµοί στο πλαίσιο της ενέργειας 2 ορίζονται ως εξής: Σε επίπεδο αποτελεσµάτων, θα πρέπει να προβλεφθούν διαδικασίες και συστήµατα που θα επιτρέπουν την παρακολούθηση του βαθµού επίτευξης της αποστολής του Ιδρύµατος. Σε επίπεδο οικονοµικών πόρων για την υλοποίηση της στρατηγικής αναβάθµισης των υποστηρικτικών λειτουργιών θα αναζητηθούν ευκαιρίες χρηµατοδότησης κυρίως από το ΕΣΠΑ και δευτερευόντως από εσωτερικούς πόρους του Ιδρύµατος. Σε επίπεδο διαδικασιών θα πρέπει να ιεραρχηθούν οι παρεµβάσεις µε γνώµονα την κρισιµότητά τους για την επίτευξη της αποστολής, τη δυνατότητα επίτευξης quick wins και τη δυνατότητα επίτευξης σηµαντικών βελτιώσεων στην αποδοτικότητά τους. Σε επίπεδο ανθρώπινων πόρων για τις υποστηρικτικές λειτουργίες οι παρεµβάσεις πρέπει να βασίζονται στη διαχείριση του ανθρώπινου δυναµικού και στη συνέχεια στην ανάπτυξη των δεξιοτήτων του υφιστάµενου προσωπικού και στην αποδοτική αξιοποίησή του. Σε επίπεδο συστηµάτων και υποδοµών ΤΠΕ ισχύουν τα ίδια που αναφέρθηκαν στο σηµείο 3 παραπάνω. Ε.Π. Διοικητική Μεταρρύθμιση [19]

20 Περιγραφή Φάσης Η φάση 2 τροφοδοτείται από τα αποτελέσµατα της φάσης 1, ήτοι µία κατηγοριοποιηµένη (προς αντικατάσταση, προς αναδιάρθρωση, κ.ο.κ.) λίστα διαδικασιών για τις οποίες θα αξιολογηθούν : Κατά πόσον είναι κρίσιµες για την αποστολή του Πανεπιστηµίου ή για τη λήψη αποφάσεων που σχετίζονται µε την επίτευξη της αποστολής, Ποιό είναι το εύρος του σχεδιασµού και των παρεµβάσεων που απαιτεούνται για τη µετάβαση από την υφιστάµενη στην επιδιωκόµενη κατάσταση σε όρους διαχείρισης ανθρώπινων πόρων, ανάπτυξης δεξιοτήτων, υποδοµών, συστηµάτων, κ.ο.κ., Ποιό είναι το αναµενόµενο όφελος για όλους τους εµπλεκόµενους, Ποιές είναι οι δυνατότητες αξιοποίησης πόρων εκτός του προϋπολογισµού του Ιδρύµατος, Ποιοί είναι οι κρίσιµοι παράγοντες επιτυχίας, Ποιοί είναι οι κίνδυνοι κατά τη µετάβαση στη νέα κατάσταση. Συνεκτιµώντας τα παραπάνω και οµαδοποιώντας ανάγκες και απαιτήσεις σε πόρους, ο ανάδοχος, σε συνεργασία µε τις θεµατικές οµάδες εργασίας του Πανεπιστηµίου, θα καταλήξουν σε ένα λειτουργικά στοχευµένο, χρονικά οριοθετηµένο και κοστολογικά ενηµερωµένο σχέδιο παρεµβάσεων που θ' αποτελέσει τη βάση για τη δροµολόγηση των µελλοντικών ενεργειών του Πανεπιστηµίου, τόσο στο πλαίσιο της στρατηγικού σχεδιασµού ανάπτυξης του Πανεπιστηµίου όσο και στο πλαίσιο του ΕΠ ιοικητική Μεταρρύθµιση και των άλλων επιχειρησιακών προγραµµάτων. Παραδοτέα: Π1: Οδικός Χάρτης για την Αναβάθµιση των ιοικητικών Υπηρεσιών Το παραδοτέο αυτό συνιστά ένα λειτουργικά στοχευµένο, χρονικά οριοθετηµένο και κοστολογικά ενηµερωµένο σχέδιο παρεµβάσεων που είναι ενήµερο µε τη στρατηγική του Ιδρύµατος και τους υφιστάµενους περιορισµούς σε πόρους. Ε.Π. Διοικητική Μεταρρύθμιση [20]

21 3.3 Πίνακας Παραδοτέων Α/Α Παραδοτέου Τίτλος Παραδοτέου Τύπος Παραδοτέου 1 Μήνας Παράδοσης 2 Π.1 Οδικός Χάρτης για την Αναβάθµιση των ιοικητικών Υπηρεσιών Μ Μ2 Πίνακας 2: Πίνακας Παραδοτέων Έργου 3.4 Οριστική Παραλαβή Έργου Με την ολοκλήρωση του συνόλου των φάσεων και την αποδοχή του παραδοτέου «Π.1 Οδικός Χάρτης για την Αναβάθµιση των ιοικητικών Υπηρεσιών» του έργου πραγµατοποιείται η Οριστική Παραλαβή του έργου. Η διαδικασία παραλαβής του συνόλου του έργου πραγµατοποιείται µε την σύνταξη του Πρωτοκόλλου Οριστικής Παραλαβής. 3.5 Παρακολούθηση και Παραλαβή του Έργου Για τις ανάγκες της παρακολούθησης και παραλαβής του έργου θα συσταθεί από την Αναθέτουσα Αρχή, Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου (ΕΠΠΕ) και θα οριστεί ο υπεύθυνος του έργου από πλευράς της Αναθέτουσας Αρχής, ο οποίος θα έχει τη συνολική εποπτεία της πορείας εργασιών και των συµβατικών υποχρεώσεων του Αναδόχου. Η ΕΠΠΕ παρακολουθεί την πορεία των εργασιών σε όλο το διάστηµα εξέλιξης του έργου και είναι αρµόδια για την έγκριση και πιστοποίηση του συνόλου των παραδοτέων. Επιπλέον των παραλαβών, η ΕΠΠΕ µπορεί να διενεργεί απροειδοποίητους δειγµατοληπτικούς ελέγχους κατά την εξέλιξη των εργασιών κάθε φάσης. 1 2 Τύπος Παραδοτέου: Μ (Μελέτη), ΑΝ (Αναφορά), Λ (Λογισμικό), Υ (Υλικό/Εξοπλισμός), Υ (Υπηρεσία), Σ (Σύστημα), ΑΛ (Άλλο) Μήνας Παράδοσης Παραδοτέου (π.χ. Μ0, Μ1,...ΜΝ) όπου Μ0 είναι ο πρώτος μήνας (δηλ. μήνας έναρξης) του Έργου Ε.Π. Διοικητική Μεταρρύθμιση [21]

22 4 Παράρτηµα Ε.Π. Διοικητική Μεταρρύθμιση [22]

23 4.1 Πίνακας Οικονοµικής Προσφοράς Α/Α ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΠΑΡΑΔΟΤΕΟ ΤΥΠΟΣ ΠΟΣΟΤΗΤΑ ΤΙΜΗ ΜΟΝΑΔΑΣ ΑΞΙΑ ΧΩΡΙΣ ΦΠΑ [ ] ΣΥΝΟΛΟ ΦΠΑ [ ] ΣΥΝΟΛΙΚΗ ΑΞΙΑ ΜΕ ΦΠΑ [ ] 1 2 ΦΑΣΗ 1: «Αποτύπωση και κριτική αξιολόγηση της υφιστάμενης κατάστασης» ΦΑΣΗ 2: «Σύνταξη Οδικού Χάρτη» Δ/Υ Π.1 Οδικός Χάρτης για την Αναβάθμιση των Διοικητικών Υπηρεσιών ΣΥΝΟΛΟ Ε.Π. Διοικητική Μεταρρύθμιση [23]

24 4.2 ΥΠΟ ΕΙΓΜΑ ΒΙΟΓΡΑΦΙΚΟΥ ΣΗΜΕΙΩΜΑΤΟΣ ΒΙΟΓΡΑΦΙΚΟ ΣΗΜΕΙΩΜΑ ΠΡΟΣΩΠΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ Επώνυµο: Όνοµα: Πατρώνυµο: Μητρώνυµο: Ηµεροµηνία Γέννησης: / / Τόπος Γέννησης: Τηλέφωνο: Fax: ιεύθυνση Κατοικίας: ΕΚΠΑΙ ΕΥΣΗ Όνοµα Ιδρύµατος Τίτλος Πτυχίου Ειδικότητα Ηµεροµηνία Απόκτησης Πτυχίου Ε.Π. Διοικητική Μεταρρύθμιση [24]

25 ΚΑΤΗΓΟΡΙΑ ΣΤΕΛΕΧΟΥΣ ΓΙΑ ΠΑΡΟΝ ΕΡΓΟ (στο προτεινόµενο, από τον υποψήφιο Ανάδοχο, σχήµα διοίκησης Έργου) ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΚΗ ΕΜΠΕΙΡΙΑ Έργο Εργοδότης Θέση 3 και Καθήκοντα στο Έργο Απασχόληση στο Έργο Περίοδος (από - έως) Α/Μ 3 Ως ΘΕΣΕΙΣ ενδεικτικά αναφέρονται : Συντονιστής (manager), Ειδικός Σύμβουλος (senior consultant), Σύμβουλος (consultant), Ειδικός Επιχειρησιακών Διαδικασιών (business expert) κλπ. Ε.Π. Διοικητική Μεταρρύθμιση [25]