Πτυχιακι Εργαςία: Η Εφαρμογή των Προχπολογιςμών ςε Επιχείρηςη Λιανικοφ Εμπορίου: Η Περίπτωςη τησ ΙΟΝ Α.Ε.

Transcript

1 Π Α Ν Ε Π Ι Σ Θ Μ Ι Ο Α Ι Γ Α Ι Ο Τ χ ο λ ι Ε π ι ς τ θ μ ϊ ν τ θ σ Δ ι ο ί κ θ ς θ σ Σ μ ι μ α Δ ι ο ί κ θ ς θ σ Ε π ι χ ε ι ρ ι ς ε ω ν Πτυχιακι Εργαςία: Η Εφαρμογή των Προχπολογιςμών ςε Επιχείρηςη Λιανικοφ Εμπορίου: Η Περίπτωςη τησ ΙΟΝ Α.Ε. Ειςθγθτισ: Επιτροπάκθσ Ιωάννθσ Επιβλζπουςα Κακθγιτρια: κα Ηοφντα τζλλα Ψίοσ, Άυγουςτοσ

2 Περιεχόμενα ΔΙΑΓΩΓΗ 5 ΚΔΦΑΛΑΙΟ 1: Η ΔΠΙΣΗΜΗ ΣΗ ΓΙΟΙΚΗΣΙΚΗ ΛΟΓΙΣΙΚΗ ΣΙ ΔΠΙΥΔΙΡΗΔΙ Ο ΚΛΑΓΟ ΣΗ ΓΙΟΙΚΗΣΙΚΗ ΛΟΓΙΣΙΚΗ Η ΥΔΗ ΣΗ ΓΙΟΙΚΗΣΙΚΗ ΛΟΓΙΣΙΚΗ ΜΔ ΣΗΝ ΥΡΗΜΑΣΟΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΛΟΓΙΣΙΚΗ ΣΟ ΑΝΣΙΚΔΙΜΔΝΟ ΣΗ ΓΙΟΙΚΗΣΙΚΗ ΛΟΓΙΣΙΚΗ Ο ΡΟΛΟ ΣΗ ΓΙΟΙΚΗΣΙΚΗ ΛΟΓΙΣΙΚΗ 17 ΚΔΦΑΛΑΙΟ 2: ΟΙ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΜΟΙ Ω ΔΡΓΑΛΔΙΟ ΣΗ ΓΙΟΙΚΗΣΙΚΗ ΛΟΓΙΣΙΚΗ Η ΈΝΝΟΙΑ ΣΩΝ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΜΩΝ Ο ΡΟΛΟ ΣΩΝ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΜΩΝ ΣΑ ΔΙΓΗ ΣΩΝ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΜΩΝ ΣΑ ΟΦΔΛΗ ΣΩΝ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΜΩΝ ΒΑΙΚΔ ΑΡΥΔ ΓΙΑ ΣΗΝ ΚΑΣΑΡΣΙΗ ΣΟΤ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΜΟΤ ΚΑΣΑΡΣΙΗ ΣΟΤ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΜΟΤ Σα Βιματα Κατάρτιςθσ του Προχπολογιςμοφ Σα Επιμζρουσ Μζρθ του Προχπολογιςμοφ Αρμόδια Όργανα για τθν Κατάρτιςθ του Προχπολογιςμοφ 43 ΚΔΦΑΛΑΙΟ 3: Η ΔΦΑΡΜΟΓΗ ΣΩΝ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΜΩΝ ΣΙ ΔΠΙΥΔΙΡΗΔΙ ΛΙΑΝΙΚΟΤ ΔΜΠΟΡΙΟΤ: Η ΠΔΡΙΠΣΩΗ ΣΗ ΙΟΝ Α.Δ. 44 2

3 3.1. ΣΟ ΛΙΑΝΙΚΟ ΔΜΠΟΡΙΟ Θ Ζννοια του Λιανικοφ Εμπορίου Θ Εξζλιξθ του Λιανικοφ Εμπορίου Σφποι Επιχειριςεων Λιανικοφ Εμπορίου Οι Σάςεισ του Λιανικοφ Εμπορίου ΜΔΛΔΣΗ ΠΔΡΙΠΣΩΗ: Η ΠΔΡΙΠΣΩΗ ΣΗ ΙΟΝ Θ Ιςτορία τθσ Επιχείρθςθσ Οι Αξίεσ τθσ Επιχείρθςθσ Θ Ζρευνα και Ανάπτυξθ ςτθν Επιχείρθςθ Σα Οικονομικά Αποτελζςματα τθσ Επιχείρθςθσ Θ Εφαρμογι των Προχπολογιςμϊν ςτθν ΙΟΝ 53 ΚΔΦΑΛΑΙΟ 4: ΤΜΠΔΡΑΜΑΣΑ 60 ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ 62 3

4 Ευρετιριο χθμάτων ΠΙΝΑΚΑ 1: ΟΙ ΔΙΑΧΟΡΕ ΔΙΟΙΚΘΣΙΚΘ- ΨΡΘΜΑΣΟΟΙΚΟΝΟΜΙΚΘ ΛΟΓΙΣΙΚΘ 12 ΔΙΑΓΡΑΜΜΑ 1: ΣΑ ΒΘΜΑΣΑ ΚΑΣΑΡΣΙΘ ΣΟΤ ΠΡΟΦΠΟΛΟΓΙΜΟΤ 34 ΠΙΝΑΚΑ 2: ΣΑ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΑ ΜΕΓΕΘΘ ΣΘ ΙΟΝ Α.Ε. ΣΘΝ ΠΕΡΙΟΔΟ

5 Ειςαγωγι Η αβεβαιότθτα και θ αςτάκεια που χαρακτθρίηουν το ςφγχρονο επιχειρθματικό περιβάλλον ταλαιπωροφν τισ επιχειριςεισ οδθγϊντασ τεσ αρκετζσ φορζσ ςε ηθμιογόνα αποτελζςματα και υπονομεφοντασ τθν ομαλι λειτουργία τουσ. Ζνασ τρόποσ αντιμετϊπιςθσ αυτισ τθσ κατάςταςθσ είναι θ ςωςτι και ζγκαιρθ λιψθ αποφάςεων. Σι ςθμαίνει αυτό και πϊσ μπορεί να εξαςφαλιςτεί δεδομζνθσ αυτισ τθσ αβεβαιότθτασ; Η Διοίκθςθ προκειμζνου να μθν βρίςκεται μπροςτά ςε απροςδόκθτα αποτελζςματα, τα οποία κα επθρεάςουν αρνθτικά και τθν υπόλοιπθ πορεία τθσ, οφείλει να προγραμματίηει τισ μελλοντικζσ τθσ ενζργειεσ και να τισ υπολογίηει με ακρίβεια. Σο εργαλείο που κα χρειαςτεί ςε αυτι τθν περίπτωςθ είναι οι προχπολογιςμοί. Οι προχπολογιςμοί αποτελοφν βαςικό κομμάτι τθσ Διοικθτικισ Λογιςτικισ και ςυμβάλλουν όχι μόνο ςτον προγραμματιςμό των κινιςεων μιασ επιχείρθςθσ, αλλά και ςτον ζλεγχο τθσ επίτευξθσ αυτϊν των ενεργειϊν. Ειδικότερα, με τθν κατάρτιςθ των προχπολογιςμϊν γίνεται καλφτεροσ προγραμματιςμόσ και καταμεριςμόσ των πόρων που διακζτει θ επιχείρθςθ. Επίςθσ, αφότου ολοκλθρωκεί θ κατάρτιςθ των προχπολογιςμϊν κι αφότου ολοκλθρωκεί και θ χριςθ τθν οποία αφοροφν αυτοί οι προχπολογιςμοί, θ επιχείρθςθ ςθμειϊνει τα πραγματικά τθσ αποτελζςματα απολογιςτικά-, τα ςυγκρίνει με τα προχπολογιςκζντα και με βάςθ αυτι τθν απόκλιςθ είτε κετικι είτε αρνθτικι- προχωράει ςτθν διατφπωςθ οριςμζνων ςυμπεραςμάτων που αφοροφν τθν απόδοςι τθσ και τθν πορεία τθσ. υνεπϊσ, οι προχπολογιςμοί ςυμβάλλουν τόςο ςτον προγραμματιςμό όςο και ςτον ζλεγχο μιασ επιχείρθςθσ. Επιπλζον, ςφμφωνα με όςα αναφζραμε μζχρι ςτιγμισ είναι φανερι θ ςυμβολι των προχπολογιςμϊν ςτθν ορκι λιψθ αποφάςεων από μζρουσ τθσ Διοίκθςθσ. τα πλαίςια τθσ παροφςασ εργαςίασ ςτόχοσ μασ είναι να μελετιςουμε τθν εφαρμογι των προχπολογιςμϊν ςτισ επιχειριςεισ λιανικοφ εμπορίου. Για το λόγο αυτό επιλζξαμε να εξετάςουμε τθν περίπτωςθ τθσ εταιρείασ ςοκολατοειδϊν και ηαχαρωδϊν προϊόντων ΙΟΝ Α.Ε.. Μζςα από τθν ςυγκεκριμζνθ μελζτθ περίπτωςθσ επιδιϊκουμε να εντοπίςουμε τα είδθ των προχπολογιςμϊν που χρθςιμοποιοφνται, τθν χρθςιμότθτά τουσ και τθν αποτελεςματικότθτά τουσ ςτθ λιψθ αποφάςεων. 5

6 Προκειμζνου να ικανοποιιςουμε πλιρωσ τον ςκοπό τθσ μελζτθσ μασ χωρίςαμε τθν εργαςίασ ςε τζςςερα κεφάλαια. το πρϊτο κεφάλαιο αναφερόμαςτε ςτον κλάδο τθσ Διοικθτικισ Λογιςτικισ, κακϊσ θ Διοικθτικι Λογιςτικι είναι θ «μθτζρα» των προχπολογιςμϊν. Εξετάηουμε το περιεχόμενο αυτισ τθσ επιςτιμθσ, το αντικείμενό τθσ και τον ρόλο τθσ, κακϊσ επίςθσ τθν διαφοροποιοφμε από τθν Χρθματοοικονομικι Λογιςτικι με τθν οποία κακϊσ και λανκαςμζνα ταυτίηεται. το δεφτερο κεφάλαιο κάνουμε μία πλιρθ βιβλιογραφικι αναςκόπθςθ των προχπολογιςμϊν. Εξετάηουμε πλιρωσ το κεωρθτικό πλαίςιο αυτισ τθσ ζννοιασ, περιγράφουμε τα είδθ ςτα οποία διακρίνεται, εντοπίηουμε τον ρόλο και τθν ςθμαςία τουσ και φυςικά αναφερόμαςτε εκτενϊσ ςτθν κατάρτιςι τουσ. Σο τρίτο κεφάλαιο αποτελεί τθν ζρευνα μασ και ςτθρίηεται ςτθν μελζτθ περίπτωςθσ τθσ ΙΟΝ Α.Ε.. το ςυγκεκριμζνο κεφάλαιο βλζπουμε ακριβϊσ πϊσ οι προχπολογιςμοί εφαρμόηονται ςτισ επιχειριςεισ λιανικοφ εμπορίου κι ειδικότερα πωσ εφαρμόηεται ςτθν ΙΟΝ Α.Ε.. Σο τελευταίο κεφάλαιο τθσ εργαςίασ μασ περιλαμβάνει τα ςυμπεράςματα ςτα οποία καταλιξαμε τόςο από τθν βιβλιογραφικι αναςκόπθςθ όςο κι από τθν μελζτθ περίπτωςθσ. 6

7 Κεφάλαιο 1:Θ Επιςτιμθ τθσ Διοικθτικισ Λογιςτικισ ςτισ Επιχειριςεισ Όπωσ ζχουμε ιδθ αναφζρει, ςτα πλαίςια τθσ παροφςασ εργαςίασ κα αςχολθκοφμε με τθν εφαρμογι των προχπολογιςμϊν ςτισ επιχειριςεισ λιανικοφ εμπορίου. Όμωσ οι προχπολογιςμοί που «υπάγονται»; Μιπωσ κα ιταν χριςιμο, αρχικά, να αναφερκοφμε ςτο «πλαίςιο» ςτο οποίο λειτουργοφν κι εφαρμόηονται; Απαντϊντασ, λοιπόν, ςτο πρϊτο ερϊτθμα κα λζγαμε ότι οι προχπολογιςμοί αποτελοφν τον βαςικό εργαλείο τθσ Διοικθτικισ Λογιςτικισ. Για το λόγο αυτό κεωριςαμε ςκόπιμο να κάνουμε μία ςυνοπτικι αναφορά ςτον κλάδο αυτό ϊςτε να κατανοιςουμε καλφτερα τθν χρθςιμότθτα και τθν ςθμαςία των προχπολογιςμϊν. υνεπϊσ, ςτο πρϊτο κεφάλαιο πραγματευόμαςτε τον κλάδο τθσ Διοικθτικισ Λογιςτικισ, το περιεχόμενό του, το αντικείμενο με το οποίο αςχολείται και τον ρόλο τθσ μζςα ςε μία επιχείρθςθ Ο Κλάδοσ τθσ Διοικθτικισ Λογιςτικισ Η Διοικθτικι Λογιςτικι, όπωσ φανερϊνει κι θ ονομαςία τθσ, αποτελεί ζναν επιμζρουσ κλάδο τθσ Λογιςτικισ. Η Λογιςτικι επικεντρϊνεται ςτθ ςυγκζντρωςθ, τθ μζτρθςθ, τθν καταγραφι, τθ ςυςχζτιςθ και τελικά τθν παρουςίαςθ των χρθματοοικονομικϊν κυρίωσ πλθροφοριϊν οι οποίεσ αναφζρονται ςτισ οικονομικζσ μονάδεσ. Από τθν άλλθ μεριά, θ Διοικθτικι Λογιςτικι ζρχεται να ςυμπλθρϊςει το «κενό» τθσ Λογιςτικισ, παρζχοντασ πλθροφορίεσ ςτουσ εςωτερικοφσ χριςτεσ. Ειδικότερα, όπωσ αναφζρει και ο Λιάπθσ (2011), θ Διοικθτικι Λογιςτικι εςτιάηει το ενδιαφζρον τθσ ςτθν εξυπθρζτθςθ τθσ πλθροφόρθςθσ των εςωτερικϊν ωσ προσ τθν επιχείρθςθ χρθςτϊν. Οι χριςτεσ λαμβάνουν τισ λογιςτικζσ πλθροφορίεσ και τισ αξιοποιοφν ςτο πλαίςιο του προγραμματιςμοφ (planning) και του ελζγχου (control) κάκε επιχειρθματικισ δραςτθριότθτασ. Με αυτόν τον τρόπο είναι ςε κζςθ να λάβουν τισ ςωςτζσ αποφάςεισ και τισ πιο αποτελεςματικζσ για τθν ίδια τθν επιχείρθςθ (Wright, 1996). φμφωνα με το Ινςτιτοφτο Διοικθτικισ Λογιςτικισ ωσ Διοικθτικι Λογιςτικι ορίηεται θ διαδικαςία αναγνϊριςθσ, μζτρθςθσ, ςυγκζντρωςισ, ανάλυςθσ, προετοιμαςίασ, ερμθνείασ και μετάδοςθσ οικονομικϊν (και μθ οικονομικϊν) 7

8 πλθροφοριϊν που χρθςιμοποιοφνται από τθν Διοίκθςθ για ςχεδιαςμό, εκτίμθςθ και ζλεγχο μζςα ςτθν επιχείρθςθ και διαςφάλιςθ κατάλλθλθσ και υπεφκυνθσ χριςθσ των πόρων τθσ επιχείρθςθσ. Ζνασ άλλοσ οριςμόσ χαρακτθρίηει τθν Διοικθτικι Λογιςτικισ ωσ το ςφνολο των μεκόδων και διαδικαςιϊν που ςτοχεφουν ςτθν παροχι οικονομικϊν και μθ πλθροφοριϊν ςτα άτομα εντόσ τθσ επιχείρθςθσ για να τουσ διευκολφνει ςτθ λιψθ καλφτερων αποφάςεων και ςτον ζλεγχο τθσ λειτουργίασ του οργανιςμοφ ϊςτε να αυξθκεί θ αποδοτικότθτα. Η κοινι βάςθ των δφο οριςμϊν είναι ότι και οι δφο ζχουν ωσ ςτόχο τθν παροχι πλθροφοριϊν ςε όλεσ τισ ομάδεσ ενδιαφζροντοσ τθσ επιχείρθςθσ για τθ καλφτερθ λιψθ αποφάςεων και τθ διεξαγωγι ελζγχου για τθν εξαςφάλιςθ τθσ βελτιωμζνθσ αποδοτικότθτασ. Παλαιότερα, για τθν Οικονομικι Διεφκυνςθ κάκε επιχείρθςθσ ςθμαςία είχαν ηθτιματα όπωσ: Ο ορκόσ υπολογιςμόσ των αποτελεςμάτων χριςεων ζτςι ϊςτε να εξετάηουν αν ζχουν κζρδθ ι ηθμίεσ ςτθν χριςθ που πζραςε, Η ορκι εκτίμθςθ των υποχρεϊςεων ι τθσ περιουςίασ, Η παροχι πλθροφοριϊν που κα βοθκοφςαν τθν Διοίκθςθ να εξετάςει κατά πόςο είναι αποδοτικι και κατά πόςο ο τρόποσ με τον οποίο λειτουργεί είναι ο καλφτεροσ, κ.α.. Ωςτόςο, όςο περνοφςαν τα χρόνια και θ Διοίκθςθ ζπρεπε να λαμβάνει τισ καλφτερεσ κι αποτελεςματικότερεσ αποφάςεισ για τθν επιχείρθςθ. Ζτςι ιρκε ςτο προςκινιο θ ανάγκθ για τθν υιοκζτθςθ κι εφαρμογι τθσ Διοικθτικισ Λογιςτικισ (Sizer, 1988).φμφωνα με τον Hilton (1999) θ Διοικθτικι Λογιςτικι πρόκειται για μία διαδικαςία, κατά τθ διάρκεια τθσ οποίασ προςδιορίηονται, μετριοφνται, αναλφονται, προςδιορίηονται και κοινοποιοφνται οι πλθροφορίεσ εκείνεσ που απαιτοφνται για τθν επίτευξθ των ςτόχων του οργανιςμοφ/ τθσ επιχείρθςθσ. Οι μζκοδοι τθσ Διοικθτικισ Λογιςτικισ αποτελοφν αναπόςπαςτο κομμάτι των κακθμερινϊν δράςεων των επιχειριςεων ςε κάκε τομζα παραγωγισ, είτε αναφερόμαςτε ςε παραγωγι προϊόντων είτε ςε παροχι υπθρεςιϊν. τθν Χρθματοοικονομικι Λογιςτικι, θ οποία είναι πιο οικεία ςτο μυαλό των περιςςοτζρων κακϊσ ςυνδζεται πιο ςτενά με τθν ζννοια τθσ Λογιςτικισ, ζχουν ςθμαςία τα ιςτορικά ςτοιχεία των οικονομικϊν μεγεκϊν. Αντικζτωσ, ςτθν Διοικθτικι Λογιςτικι ζχουν μικρι ςθμαςία, κακϊσ ςυμβάλλουν μόνο ςτθν εκτίμθςθ 8

9 προβλζψεων για τθν εξζλιξι τουσ. Είναι ςθμαντικό να τονίςουμε τθν λζξθ προβλζψεων, κακϊσ πολφ βαςικό ρόλο παίηει το γεγονόσ ότι οι λογιςτικζσ πλθροφορίεσ κα πρζπει να είναι ςχετικζσ με το λειτουργικό φάςμα τθσ επιχείρθςθσ ϊςτε να μποροφν τα ςτελζχθ να κατανοοφν τον τρόπο με τον οποίο διαμορφϊνονται τα μελλοντικά χρθματοοικονομικά αποτελζςματα ςτα διαφορετικά ςενάρια λιψεων αποφάςεων (Brandon and Drtina, 1997).Οι πλθροφορίεσ που διαμορφϊνονται ςτθ βάςθ τθσ Διοικθτικισ Λογιςτικισ, αποτελοφν ζνα αναπόςπαςτο τμιμα τθσ διαδικαςίασ λιψθσ αποφάςεων ενόσ οργανιςμοφ και κα πρζπει να ςυνδυάηονται και με άλλα δεδομζνα (Ghadwick, 1993). Σα δεδομζνα αυτά μποροφν να προζρχονται τόςο από το εςωτερικό όςο και από το εξωτερικό περιβάλλον τθσ επιχείρθςθσ, να είναι μζροσ τθσ λειτουργικισ ι ςτρατθγικισ τθσ δράςθσ και να αποτελοφν αναπόςπαςτο κομμάτι του παραγωγικοφ μθχανιςμοφ τθσ. Η Διοικθτικι Λογιςτικι αποτελεί μια οργανωτικι μορφι τεχνικϊν μεκόδων, όπου τα δεδομζνα (ιςτορικά, τρζχοντα και μελλοντικά) τα οποία ςχετίηονται με ζνα οργανιςμό, μετουςιϊνονται ςε μια κατάλλθλθ και κατανοθτι πλθροφορία ϊςτε να αξιοποιείται από τα ςτελζχθ ενόσ οργανιςμοφ ςτο πλαίςιο τθσ λιψθσ αποφάςεων. Σα αποτελζςματα τθσ Διοικθτικισ Λογιςτικισ είναι πολφ χριςιμα για τα ςτελζχθ τθσ επιχείρθςθσ ςτο πλαίςιο τθσ λιψθσ αποφάςεων που αφοροφν τθν επιχείρθςθ. Γι αυτό το λόγο κεωριςαμε ςκόπιμο να αναφερκοφμε και να εςτιάςουμε ςτθ διαδικαςία τθσ λιψθσ αποφάςεων ςτο ευρφτερο πλαίςιο τθσ Διοικθτικισ Λογιςτικισ, θ οποία περιλαμβάνει τα εξισ βιματα: 1. Κακοριςμόσ ςτόχων του οργανιςμοφ, 2. Εξεφρεςθ περιςτάςεων προκειμζνου να λθφκοφν αποφάςεισ, 3. Διερεφνθςθ εναλλακτικϊν ςεναρίων δράςθσ, 4. Επιλογι μεταξφ των εναλλακτικϊν ςεναρίων δράςθσ, 5. Εφαρμογι ενόσ επιλεχκζντοσ ςχεδίου δράςθσ, 6. υλλογι δεδομζνων για ςφγκριςθ πραγματικϊν αποτελεςμάτων και ςτόχων, και 7. Διόρκωςθ των δράςεων των εργαηομζνων/ςτελεχϊν με ςκοπό να μειωκοφν οι αποκλίςεισ μεταξφ πραγματικϊν αποτελεςμάτων και ςτόχων. 9

10 Σα πρϊτα τζςςερα ςτάδια περιλαμβάνουν τθ ςτρατθγικό ςχεδιαςμό του οργανιςμοφ, ενϊ τα τελευταία τρία ςτάδια περιλαμβάνουν τισ διαδικαςίεσ του ελζγχου οι οποίεσ απαιτοφνται για τθν επιτυχία του ςτρατθγικοφ ςχεδιαςμοφ. Επιπροςκζτωσ, το ςφςτθμα τθσ Διοικθτικισ Λογιςτικισ αποτελεί ζνα εκφραςμζνο ςε αξίεσ εςωτερικό επικοινωνιακό κϊδικα ανάμεςα ςτα ςτελζχθ ενόσ οργανιςμοφ, τισ παραγωγικζσ μονάδεσ και τα υποςτθρικτικά λειτουργικά του τμιματα. Σαυτόχρονα, θ Διοικθτικι Λογιςτικι αποτελεί ζνα μθχανιςμό κινιτρων για περεταίρω βελτίωςθ και ςφγκριςθ τθσ αποτελεςματικότθτασ ι τθσ αποδοτικότθτασ ςτο ςφνολο του οργανιςμοφ και ςε κάκε τμιμα χωριςτά. Με αυτό τον τρόπο ο ςκοπόσ ενόσ οργανιςμοφ για τθ βιϊςιμθ αφξθςθ τθσ αξίασ των μετόχων, ςυντελείται μζςω του προγραμματιςμοφ, τθσ λιψθσ αποφάςεων, του ελζγχου τθσ απόδοςθσ των παραγωγικϊν ι λειτουργικϊν του τμθμάτων, του ελζγχου του κόςτουσ και τθσ βελτίωςθσ τθσ κερδοφορίασ του. υνοψίηοντασ, ςφμφωνα με τουσ Βενιζρθ και άλλοι (2005) θ Διοικθτικι Λογιςτικι αςχολείται με τθν εςωτερικι πλθροφόρθςθ τθσ Διοίκθςθσ ςε όλα τα επίπεδά τθσ ςε ςχζςθ με: Σθν ανάλυςθ του κόςτουσ λειτουργίασ τθσ επιχείρθςθσ, Σον προγραμματιςμό τθσ δράςθσ τθσ επιχείρθςθσ, Σον ζλεγχο τθσ υλοποίθςθσ του προγραμματιςμοφ αυτοφ, Σθν αξιολόγθςθ τθσ απόδοςθσ των ατόμων και των διοικθτικϊν υποδιαιρζςεων. Η πλθροφόρθςθ που πθγάηει από τθν Διοικθτικι Λογιςτικι διαχζεται ςε αρμόδιουσ αποδζκτεσ μζςα ςτθν επιχείρθςθ και αναφζρεται ςτθν αποδοτικότθτα προϊόντων, γραμμϊν παραγωγισ, πελατϊν, καναλιϊν διανομισ κ.α.. Οι πλθροφορίεσ αυτισ τθσ μορφισ χρθςιμοποιοφνται κυρίωσ για αποφάςεισ καταμεριςμοφ των πόρων τθσ επιχείρθςθσ, υλικϊν και ανκρϊπινων, και ςε οριςμζνεσ περιπτϊςεισ για τιμολογιακοφσ ςκοποφσ. Σζλοσ, ςτο πλαίςιο τθσ Διοικθτικισ Λογιςτικισ εντάςςεται και θ παροχι πλθροφοριϊν προσ τθ Διοίκθςθ για τθ λιψθ ςτρατθγικισ και τακτικισ που αφοροφν κζματα που ζχουν μακροχρόνιο ορίηοντα, όπωσ θ ειςαγωγι νζων προϊόντων, οι επενδφςεισ ςε μθχανολογικό εξοπλιςμό κ.λπ.. Η ςυχνότθτα και θ μορφι τθσ πλθροφόρθςθσ που παρζχεται από 10

11 τθ Διοικθτικι Λογιςτικι επθρεάηεται άμεςα από τισ ανάγκεσ τθσ Διοίκθςθσ. Επίςθσ, αξίηει να ςθμειϊςουμε ότι ςτθ Διοικθτικι Λογιςτικι το κόςτοσ δεν ορίηεται μονοςιμαντα, αλλά μπορεί να πάρει διαφορετικό περιεχόμενο ανάλογα με τον ςκοπό για τον οποίο προορίηεται θ πλθροφορία. 11

12 1.2 Θ χζςθ τθσ Διοικθτικισ Λογιςτικισ με τθν Ψρθματοοικονομικι Λογιςτικι τθν προθγοφμενθ παράγραφο αναφζραμε πολλζσ φορζσ τθν Χρθματοοικονομικι Λογιςτικι φζρνοντασ τθν ςε αντιπαραβολι με τθν ζννοια τθσ Διοικθτικισ Λογιςτικισ. Για το λόγο αυτό κεωριςαμε ςκόπιμο να αναφερκοφμε ςυνοπτικά ςτισ κυριότερεσ διαφορζσ που εντοπίηουμε ανάμεςα ςε αυτοφσ τουσ δφο κλάδουσ. τον πίνακα που ακολουκεί εμφανίηονται αυτζσ οι διαφορζσ. Πίνακασ 1: Οι διαφορζσ Διοικθτικισ- Ψρθματοοικονομικισ Λογιςτικισ Ψρθματοοικονομικι Διοικθτικι Λογιςτικι Λογιςτικι Αποδζκτεσ Κυρίωσ εκτόσ τθσ επιχείρθςθσ (ιδιοκτιτεσ, επενδυτζσ, δανειςτζσ, φορολογικζσ αρχζσ) Εντόσ τθσ επιχείρθςθσ (με ςκοπό τθ λιψθ αποφάςεων και τθν άςκθςθ τθσ διοίκθςθσ του ελζγχου) Αρχζσ και Πρότυπα Γενικζσ παραδεκτά λογιςτικζσ αρχζσ Δεν ςτθρίηεται ςε πρότυπα και αρχζσ Ζμφαςθ το ςφνολο τθσ επιχείρθςθσ (παρουςιάηει ςυνοπτικά δεδομζνα για ολόκλθρο τον οργανιςμό) τα τμιματα και τισ διαδικαςίεσ τθσ επιχείρθςθσ (τμιματα, προϊόντα, πελάτεσ, εργαηομζνουσ) υχνότθτα Αναφορϊν ε τακτά χρονικά διαςτιματα (ςυνικωσ ςε Ανάλογα με τισ ανάγκεσ τθσ επιχείρθςθσ ετιςια) Εφαρμογι Τποχρεωτικι Προαιρετικι χζςθ με Άλλεσ Επιςτιμεσ Με το εμπορικό και το φορολογικό δίκαιο θμαντικι ποικιλία (π.χ. με χρθματοοικονομικι) Ορίηοντασ Ζμφαςθ ςτα ιςτορικάαπολογιςτικά ςτοιχεία Ζμφαςθ ςτα μελλοντικά προχπολογιςτικά ςτοιχεία 12

13 Ιδιότθτεσ Πλθροφοριϊν Ζμφαςθ ςτθν ακρίβεια, ςτθν αντικειμενικότθτα και ςτθν επαλθκευςιμότθτα των πλθροφοριϊν Πθγι: Garrison and Noreen, 2005 Ζμφαςθ ςτθ ςχετικότθτα των πλθροφοριϊν Διαβάηοντασ τον παραπάνω πίνακα διαπιςτϊνουμε ότι θ Χρθματοοικονομικι Λογιςτικι διαφζρει από τθν Διοικθτικι Λογιςτικι ωσ προσ τουσ αποδζκτεσ, τισ αρχζσ και τα πρότυπα που εφαρμόηονται, τθν εφαρμογι τθσ, τθν ςχζςθ με τισ άλλεσ επιςτιμεσ, τον χρονικά ορίηοντα που καλφπτουν και τισ ιδιότθτεσ των πλθροφοριϊν. Από όλα όςα αναφζρουμε ςτον παραπάνω πίνακα πρζπει να ςθμειϊςουμε ότι θ κφρια διαφορά μεταξφ τθσ Διοικθτικισ και τθσ Χρθματοοικονομικισ Λογιςτικισ εςτιάηει ςτο γεγονόσ ότι οι χρθματοοικονομικζσ πλθροφορίεσ που ςυγκεντρϊνονται ςτθν περίπτωςθ τθσ Διοικθτικισ Λογιςτικισ απευκφνονται ςτο εςωτερικό περιβάλλον ενόσ οργανιςμοφ (π.χ. ςτελζχθ, Διοίκθςθ, εργαηόμενοι), ενϊ ςτθν περίπτωςθ τθσ Χρθματοοικονομικισ Λογιςτικισ θ ςυλλογι και παρουςίαςθ των χρθματοοικονομικϊν πλθροφοριϊν απευκφνεται ςτο εξωτερικό περιβάλλον (π.χ. κυβζρνθςθ, τράπεηεσ, επενδυτζσ). Με άλλα λόγια, θ πλθροφορία που ςυλλζγεται και εκφράηεται ςε αξίεσ, απευκφνεται ςε διαφορετικοφσ αποδζκτεσ και χριςτεσ. Κλείνοντασ τθν ςυγκεκριμζνθ παράγραφο πρζπει να τονίςουμε ότι παρόλο που υπάρχουν διαφορζσ ανάμεςα ςτθν Χρθματοοικονομικι και Διοικθτικι Λογιςτικι, ςτθν πραγματικότθτα αποτελοφν τισ δφο όψεισ ςτο λειτουργικό «νόμιςμα» τθσ οικονομικισ διεφκυνςθσ ενόσ οργανιςμοφ. Σο ζνα ςφςτθμα δεν μπορεί να παραβλζπει τισ λειτουργίεσ του άλλου. Άλλωςτε θ κοςτολόγθςθ τθσ παραγωγισ ι θ αποτίμθςθ των αποκεμάτων που αποτελοφν βαςικό τμιμα τθσ Διοικθτικισ λογιςτικισ παρζχουν ςφμφωνα με τα λογιςτικά πρότυπα τισ απαιτοφμενεσ πλθροφορίεσ για τθν ορκι απεικόνιςθ τόςο του Πίνακα Αποτελεςμάτων Χριςεωσ όςο και του Ιςολογιςμοφ. 13

14 1.3. Σο Αντικείμενο τθσ Διοικθτικισ Λογιςτικισ Η Διοικθτικι Λογιςτικι, όπωσ ζχουμε ιδθ αναφζρει, αςχολείται με τθν εςωτερικι πλθροφόρθςθ τθσ Διοίκθςθσ ςε όλα τα επίπεδα τθσ ςε ςχζςθ: Με τθν ανάλυςθ του κόςτουσ λειτουργίασ τθσ επιχείρθςθσ (cost accounting), Με τον προγραμματιςμό (planning) τθσ δράςθσ τθσ επιχείρθςθσ, Με τον ζλεγχο (control) τθσ υλοποίθςθσ του προγραμματιςμοφ αυτοφ, κακϊσ και Με τθν αξιολόγθςθ (evaluation) τθσ απόδοςθσ ατόμων και διοικθτικϊν υποδιαιρζςεων. φμφωνα με τουσ Βενιζρθ και άλλοι (2005) ςτο πλαίςιο τθσ Διοικθτικισ Λογιςτικισ εντάςςεται θ παροχι πλθροφοριϊν προσ τθ Διοίκθςθ για τθ λιψθ αποφάςεων τόςο ςτρατθγικισ όςο και τακτικισ που αφοροφν κζματα μακροχρόνιου ορίηοντα όπωσ για παράδειγμα θ ειςαγωγι νζων προϊόντων, οι επενδφςεισ ςε μθχανολογικό εξοπλιςμό κ.α.. Η ςυχνότθτα κι θ μορφι τθσ πλθροφόρθςθσ που παρζχεται από τθ Διοικθτικι Λογιςτικι εξαρτάται από τισ ανάγκεσ τθσ Διοίκθςθσ τθσ επιχείρθςθσ ςτθν οποία εφαρμόηεται. Ωςτόςο, όςο διαφορετικζσ κι αν είναι οι ανάγκεσ τθσ κάκε Διοίκθςθσ ανά επιχείρθςθ, το κοινό ςθμείο τθσ Διοικθτικισ Λογιςτικισ είναι ο ςτόχοσ τθσ. Ο ςτόχοσ τθσ Διοικθτικισ Λογιςτικισ και ειδικότερα τθσ παροχισ πλθροφοριϊν προσ τθν Διοίκθςθ δεν μποροφμε να ποφμε ότι είναι ζνα μόνο «ςθμείο». Η Διοικθτικι Λογιςτικι επιδιϊκει να ικανοποιιςει τισ απαιτιςεισ τθσ Διοίκθςθσ αναφορικά με τθν λιψθ μίασ απόφαςθσ, αλλά και τθν μετζπειτα παρακολοφκθςθ τθσ πορείασ και των αποτελεςμάτων αυτισ τθσ απόφαςθσ. Κατ επζκταςθ οι ςτόχοι τθσ Διοικθτικισ Λογιςτικισ είναι οι ακόλουκοι: Η επίτευξθ των τικζμενων ςκοπϊν και ςτόχων είτε αυτοί είναι ποιοτικοί είτε είναι ποςοτικοί π.χ. αφξθςθ των πωλιςεων κατά 2%. Ο κακοριςμόσ των πολιτικϊν δράςεων και τθσ ςτρατθγικισ που κα ακολουκιςει θ επιχείρθςθ ζτςι ϊςτε να είναι οι κατάλλθλεσ δθλαδι κα ςυμβάλλουν ςτθν πορεία εξζλιξθσ και προόδου τθσ. Η παρακολοφκθςθ και εκτίμθςθ τθσ απόδοςθσ των δραςτθριοτιτων, των υπό-μονάδων, των ςτελεχϊν και άλλων εργαηομζνων εντόσ του οργανιςμοφ. 14

15 Είναι ςθμαντικό να γνωρίηει θ Διοίκθςθ τθν απόδοςθ κάκε τμιματοσ ζτςι ϊςτε να μπορεί να πάρει αποφάςεισ ςχετικά με τθν ςυνζχιςθ τθσ παραγωγισ κάποιου προϊόντοσ, τθν διακοπι ι τθν μεταβολι του. Η αποτίμθςθ των χρθματοοικονομικϊν επιπτϊςεων που κα υπάρξουν ζπειτα από μία αλλαγι που κα ςυμβεί τόςο ςτο εςωτερικό όςο και ςτο εξωτερικό περιβάλλον τθσ επιχείρθςθσ π.χ. διακοπι ςυνεργαςίασ με κάποιον προμθκευτι ι αλλαγι νομοκεςίασ ςχετικά με τθν παραγωγι κάποιου προϊόντοσ, αντίςτοιχα. Ο ςχεδιαςμόσ για το μζλλον και θ ςφγκριςθ εναλλακτικϊν ςεναρίων δράςθσ. ε κάκε περίπτωςθ πρζπει θ Διοίκθςθ να διακζτει εναλλακτικά ςενάρια δράςθσ και να επιλζγει το καταλλθλότερο και το πιο επικερδζσ ςε ςχζςθ φυςικά με τισ ανάγκεσ τθσ και τθν ςτρατθγικι τθσ. Αυτζσ οι πλθροφορίεσ μποροφν να δοκοφν μόνο από τθν Διοικθτικι Λογιςτικι θ οποία κα παρζχει αξιόπιςτεσ πλθροφορίεσ για το μζλλον τθσ επιχείρθςθσ. Η αποτελεςματικότερθ διαχείριςθ τθσ ςπανιότθτασ των πόρων που βρίςκονται ςτθ διάκεςθ τθσ επιχείρθςθσ. Η Διοίκθςθ πρζπει να αξιοποιεί με τον καλφτερο δυνατό τρόπο τισ πρϊτεσ φλεσ που διακζτει. ε αυτό παίηουν ιδιαίτερα ςθμαντικό ρόλο οι πλθροφορίεσ που κα παρζχει θ Διοικθτικι Λογιςτικι. Ο κακθμερινόσ ζλεγχοσ τθσ λειτουργικισ δραςτθριότθτασ, ο οποίοσ ςχετίηεται όπωσ αναφζραμε παραπάνω και με τθν απόδοςθ των τμθμάτων και των δραςτθριοτιτων. Η υποκίνθςθ των εργαηομζνων για τθν αφξθςθ τθσ αποδοτικότθτασ, τθ μείωςθ του κόςτουσ, τθ βελτίωςθ τθσ ποιότθτασ και τθν εξυπθρζτθςθ των πελατϊν. Μζςω τθσ Διοικθτικισ Λογιςτικισ παρζχονται πλθροφορίεσ για τθν απόδοςθ του κάκε εργαηομζνου, αλλά παράλλθλα μποροφν να δοκοφν και κίνθτρα τα οποία κα βελτιϊςουν τθν απόδοςθ αυτι. υμπεραςματικά, ζχοντασ ςτο μυαλό μασ όλουσ αυτοφσ τουσ επιμζρουσ ςτόχουσ τθ Διοικθτικισ Λογιςτικισ αντιλαμβανόμαςτε ότι θ ςυμμετοχι τθσ κι θ εμπλοκι τθσ ςτθν Διοίκθςθ μίασ επιχείρθςθσ είναι απαραίτθτθ κι εξζχουςασ ςθμαςίασ, κακϊσ όπωσ αναφζρει κι ο Wright (1996) εξαςφαλίηει αποτελεςματικά: 15

16 1. Σον ςτρατθγικό ςχεδιαςμό, 2. Σον ςχεδιαςμόσ κερδοφορίασ, 3. Σθν εξεφρεςθ κι αποτελεςματικι χριςθ τθσ χρθματοδότθςθσ, 4. Σθ καταγραφι των ςυναλλαγϊν μζςω τθσ χρθματοοικονομικισ λογιςτικισ και τθσ κοςτολόγθςθσ, 5. Σθν «δθμοςίευςθ» κι επικοινωνία των χρθματοοικονομικϊν και λειτουργικϊν πλθροφοριϊν, 6. Σθν ςωςτι λειτουργία ζτςι ϊςτε να επιτυγχάνονται τα επικυμθτά αποτελζςματα, 7. Σθν αξιολόγθςθ των ςυςτθμάτων και των λειτουργικϊν δράςεων. 16

17 1.4. Ο Ρόλοσ τθσ Διοικθτικισ Λογιςτικισ Όπωσ ζχουμε αναφζρει εκτενϊσ και παραπάνω θ ςθμαςία τθσ Διοικθτικισ Λογιςτικισ είναι εμφανισ ςτθν διαδικαςία τθσ λιψθσ αποφάςεων. υνεπϊσ, ο ρόλοσ τθσ Διοικθτικισ Λογιςτικισ εντοπίηεται ςε τρεισ παραμζτρουσ-διαςτάςεισ ςτθ διαδικαςία λιψθσ αποφάςεων: τον προςανατολιςμό τθσ προςοχισ, τθ διατιρθςθ του επιπζδου απόδοςθσ, τθν επίλυςθ των προβλθμάτων. Αναφερόμενοι ςτον προςανατολιςμό τθσ προςοχισ εννοοφμε τα κζματα κατανομισ των αρμοδιοτιτων και απόδοςθσ ευκυνϊν για τα διάφορα αποτελζςματα. Δθλαδι ςτα πλαίςια αυτισ τθσ διάςταςθσ πρζπει να γνωρίηει θ Διοίκθςθ ποιοσ είναι υπεφκυνοσ για κάκε αποτζλεςμα. Επίςθσ, θ Διοικθτικι Λογιςτικι οφείλει να παρζχει ςτθν Διοίκθςθ πλθροφορίεσ ςχετικά με τουσ ανταγωνιςτζσ, κακϊσ οι δυνάμεισ του ανταγωνιςμοφ περιλαμβάνουν τθν απειλι ειςόδου νζων επιχειριςεων ςτον κλάδο, τθν απειλι από τα υποκατάςτατα προϊόντα ι υπθρεςίεσ, τθν διαπραγματευτικι δφναμθ των προμθκευτϊν τθσ επιχείρθςθσ, τθν διαπραγματευτικι δφναμθ των αγοραςτϊν τθσ επιχείρθςθσ και τθν ζνταςθ του ανταγωνιςμοφ ανάμεςα ςτισ ιδθ υπάρχουςεσ επιχειριςεισ. υνεπϊσ, ο ρόλοσ τθσ Διοικθτικισ Λογιςτικισ ςε αυτι τθν διάςταςθ βαςίηεται ςτον τρόπο με τον οποίο οι managers αντιμετωπίηουν τθν πλθροφόρθςθ και το νόθμά τθσ για τθν επιχείρθςθ. Όςον αφορά τθν δεφτερθ διάςταςθ δθλαδι τθν διατιρθςθ του επιπζδου απόδοςθσ, θ επιχείρθςθ κα πρζπει ςυνεχϊσ να καταγράφει και να παρακολουκεί τισ λογιςτικζσ καταμετριςεισ των φυςικϊν ποςοτιτων και τα αποτελζςματα των κινιςεϊν τθσ. Θζματα που αντιμετωπίηονται ςτθ φάςθ αυτι είναι θ κατανομι και ο επιμεριςμόσ του κόςτουσ. Η λογιςτικι ςχετίηεται με τθν κατανομι του κόςτουσ και τθ ςυςχζτιςι του με τθ χρονικι περίοδο, με το προϊόν ι με τα ζςοδα τθσ περιόδου. Για να είναι θ διαδικαςία αυτι αποδοτικι, κα πρζπει θ πλθροφορία να είναι ολοκλθρωμζνθ και θ βάςθ επιμεριςμοφ του κόςτουσ δίκαιθ. Η τρίτθ και τελευταία διάςταςθ αςχολείται με τθν επίλυςθ των προβλθμάτων. τθ φάςθ αυτι το management πρζπει να ζχει τθν ικανότθτα να 17

18 ςυνδζει το αποτζλεςμα με τθν αιτία που το προκάλεςε. Σα άτομα όταν λαμβάνουν αποφάςεισ δυςκολεφονται να παραδεχτοφν ότι το αποτζλεςμα τουσ μπορεί να μθν ιταν το επικυμθτό. τθν περίπτωςθ αυτι ςυνεχίηουν να ενεργοφν λανκαςμζνα και να μθν αναγνωρίηουν πωσ ζχει πραγματικά θ κατάςταςθ. Ζτςι, τα άτομα εν τζλει πρζπει να ακολουκιςουν κάποια άλλθ εναλλακτικι προκειμζνου να υπάρξει το καλφτερο δυνατό αποτζλεςμα για τθν επιχείρθςθ. ε αυτό το ςθμείο θ Διοικθτικι Λογιςτικι παίηει πρωταγωνιςτικό ρόλο. 18

19 Κεφάλαιο 2: Οι Προχπολογιςμοί ωσ Εργαλείο τθσ Διοικθτικισ Λογιςτικισ ε αυτό το κεφάλαιο κα αςχολθκοφμε με τουσ προχπολογιςμοφσ. Οι προχπολογιςμοί κα μποροφςαμε να ποφμε ότι είναι το βαςικό εργαλείο τθσ Διοικθτικισ Λογιςτικισ, κακϊσ διαδραματίηουν πολφ ςθμαντικό ρόλο ςτον Προγραμματιςμό και ςτον Ζλεγχο. Θεωριςαμε, λοιπόν, αναγκαίο να εςτιάςουμε τθν προςοχι μασ ςε αυτό το κομμάτι. Για το λόγο αυτό ςτθν αρχι εξετάηουμε τθν ίδια τθν ζννοια αυτϊν των προχπολογιςμϊν δθλαδι το κεωρθτικό πλαίςιο ςτο οποίο κινοφνται, τα είδθ των προχπολογιςμϊν που διακρίνουμε, κακϊσ και τον τρόπο με τον οποίο καταρτίηονται Θ Ζννοια των Προχπολογιςμϊν Όπωσ αναφζραμε και ςτθν ειςαγωγι οι προχπολογιςμοί αποτελοφν βαςικό εργαλείο τθσ Διοικθτικισ Λογιςτικισ. τισ περιςςότερεσ επιχειριςεισ ο προχπολογιςμόσ αποτελεί τθν οικονομικι κατάςταςθ ςτθν οποία καταγράφονται όλα τα δικαιϊματα και οι υποχρεϊςεισ, κακϊσ και οι ειςροζσ και οι εκροζσ που κα ζχει μια επιχείρθςθ ςε ζνα αλλά ςυγκεκριμζνο διάςτθμα χρόνου. Ανεξαρτιτωσ μεγζκουσ, όλοι οι οργανιςμοί χρθςιμοποιοφν τουσ προχπολογιςμοφσ κακθμερινά ςτθ λιψθ αποφάςεων. Πολλοί επιχειρθματίεσ χρθςιμοποιοφν τουσ προχπολογιςμοφσ χωρίσ να αντιλαμβάνονται τθν φπαρξθ τουσ χωρίσ κάτι τζτοιο να ςθμαίνει ότι το αποτζλεςμα κα είναι το βζλτιςτο δυνατό. Δεν γίνεται να υπάρξει το βζλτιςτο αποτζλεςμα όταν υλοποιείται κάτι «τυχαία» ι ζςτω εν αγνοία του ενδιαφερομζνου. Όμωσ, προτοφ ξεκινιςουμε τθν ανάλυςθ μασ ςχετικά με τθν εφαρμογι των προχπολογιςμϊν ςτισ επιχειριςεισ, κεωριςαμε ςκόπιμο να οριοκετιςουμε αυτι τθν ζννοια. τθν προςπάκεια μασ να δϊςουμε ζναν οριςμό τθσ ζννοιασ των προχπολογιςμϊν εντοπίηουμε διάφορεσ «ερμθνείεσ». φμφωνα με τον Σςακλάγκανο (1985) ο προχπολογιςμόσ είναι μια ποςοτικι ζκφραςθ ενόσ προγράμματοσ δράςθσ και ζνα εργαλείο ςτον ςυντονιςμό και εφαρμογι του προγράμματοσ. υνεπϊσ, διαπιςτϊνουμε ότι ο προχπολογιςμόσ εκφράηει το τι κζλει 19

20 να πετφχει θ επιχείρθςθ και φυςικά παρζχει τον τρόπο και τθν κακοδιγθςθ για να πετφχει αυτό που επιδιϊκει. τα πλαίςια, λοιπόν, του προχπολογιςμοφ θ Διοίκθςθ πρζπει να αποφαςίςει πωσ κα χρθςιμοποιιςει με τον καλφτερο δυνατό τρόπο τουσ πόρουσ τθσ υλικοφσ και ανκρϊπινουσ- ζτςι ϊςτε να πετφχει το προςδοκϊμενο αποτζλεςμα. Αξίηει να ςθμειϊςουμε ότι οι προχπολογιςμοί αποτελοφν ζνα βραχυπρόκεςμο εργαλείο τθσ Διοίκθςθσ, το οποίο όμωσ ςυμβάλλει ςτον μακροχρόνιο προγραμματιςμό. Ζνασ άλλοσ οριςμόσ ζρχεται από τον Μανουςόπουλο (2015) ο οποίοσ υποςτθρίηει πωσ οι προχπολογιςμοί είναι θ πυξίδα τθσ επιχείρθςθσ, κακώσ μζςω αυτών ορίηονται οι ςτόχοι τθσ επιχείρθςθσ. Οι ςτόχοι αυτοί όχι μόνο προςφζρουν ζνα μζςο μζτρθςθσ τθσ πραγματικισ απόδοςθσ τθσ επιχείρθςθσ, αλλά ςυγχρόνωσ ςυμβάλλουν ςτθν βελτίωςθ του ςταδίου ςτο οποίο βρίςκονται. Ζνασ άλλοσ οριςμόσ υποςτθρίηει πωσ οι προχπολογιςμοί αποτελοφν το οικονομικό πλάνο δράςθσ κάκε επιχείρθςθσ, κακώσ μετατρζπουν τα ςτρατθγικά ςχζδια ςε μετριςιμεσ δαπάνεσ και αναμενόμενεσ αποδόςεισ κατά τθ διάρκεια μίασ ςυγκεκριμζνθσ χρονικισ περιόδου. υνοψίηοντασ και χωρίσ να κζλουμε να επεκτακοφμε ςε άλλεσ ερμθνείεσ που ζχουν δοκεί ςχετικά με τουσ προχπολογιςμοφσ διαπιςτϊνουμε ότι όλοι ζχουν μία κοινι βάςθ: οι προχπολογιςμοί αποτελοφν ζνα ςχζδιο δράςθσ τθσ επιχείρθςθσ, τθν «ςυνοδεφουν», κζτουν ςτόχουσ, αλλά παράλλθλα μζςω αυτϊν γίνεται δυνατι θ επίτευξθ αυτϊν των ςτόχων. Αποτελοφν τθν «πυξίδα» τθσ επιχείρθςθσ και ςυμβάλλουν ςτθν αποτελεςματικότερθ και πιο κερδοφόρα λειτουργία αυτισ δθλαδι είναι ζνα ςχζδιο για τισ μελλοντικζσ κινιςεισ τθσ επιχείρθςθσ, εκφραςμζνο ςε οικονομικοφσ κυρίωσ όρουσ. υνικωσ, ωςτόςο, ενςωματϊνει πολλά μθ οικονομικά ποςοτικά ςτοιχεία. φμφωνα με τθν Μθλιϊτθ (1998) ο προχπολογιςμόσ είναι μία χρθματοοικονομικι και περιγραφικι ζκφραςθ των αναμενόμενων αποτελεςμάτων που προκφπτει από τισ αποφάςεισ προγραμματιςμοφ. Ονομάηεται, εναλλακτικά, πρόγραμμα κερδϊν ι προχπολογιςμόσ γιατί κακορίηει επακριβϊσ τουσ ςτόχουσ με τισ χρονικζσ διαςτάςεισ και τα αναμενόμενα οικονομικά οφζλθ για κάκε μεγάλο τμιμα τθσ επιχείρθςθσ. Ζνα άλλο ςθμείο ςτο οποίο πρζπει να ςτακοφμε ςτα πλαίςια οριοκζτθςθσ τθσ ζννοιασ των προχπολογιςμϊν είναι το γεγονόσ ότι ο προχπολογιςμόσ 20

21 διαδραματίηει ςθμαντικό ρόλο όχι μόνο ςτο «κομμάτι» του προγραμματιςμοφ των δραςτθριοτιτων τθσ επιχείρθςθσ, αλλά και ςτον ζλεγχο αυτϊν ςε μία ςυγκεκριμζνθ χρονικι περίοδο, κακϊσ μζςω αυτϊν οι επιχειριςεισ μποροφν να προβλζψουν τθν πορεία τουσ, να ερμθνεφςουν τισ οποιεςδιποτε αλλαγζσ ςτα οικονομικά τουσ μεγζκθ και να πάρουν γριγορεσ αποφάςεισ ςε περιπτϊςεισ προβλθμάτων που εμφανίηονται ςτο οικονομικό περιβάλλον τουσ. Άλλωςτε ο ζλεγχοσ τθσ εφαρμογισ των προχπολογιςμϊν αποτελεί το μζςον με το οποίο επιδιϊκεται θ ςυγκράτθςθ των προχπολογιςμζνων μεγεκϊν, μζςα ςε ανεκτά όρια αποκλίςεων και αφορά τθ ςφγκριςθ των προγραμματιςμζνων ςτόχων με τα πραγματικά αποτελζςματα και τθν ανάλθψθ διορκωτικισ δράςθσ ςε περίπτωςθ αποκλίςεων. υνεπϊσ, δεν κα ιταν παράλογο και υπερβολικό να ποφμε ότι οι δφο βαςικζσ διοικθτικζσ λειτουργίεσ που επιτελοφν οι προχπολογιςμοί ςφμφωνα με τθν Μθλιϊτθ (1998) είναι: 1. Η διατφπωςθ ενόσ περιεκτικοφ προγράμματοσ μελλοντικισ δράςθσ, και 2. Η ςφγκριςθ των πραγματικϊν αποτελεςμάτων με αυτά που προκακορίηει το πρόγραμμα δράςθσ. Η κατάρτιςθ του προχπολογιςμοφ είναι μια διαδικαςία κακοριςμοφ, ςυλλογισ, περίλθψθσ και επικοινωνίασ των οικονομικϊν και μθ πλθροφοριϊν ςχετικά με τισ μελλοντικζσ δραςτθριότθτεσ τθσ επιχείρθςθσ. Η διοικθτικι ομάδα ςυγκεντρϊνει τισ λειτουργικζσ αποφάςεισ ςε ζνα ςχζδιο, δθλαδι όλεσ εκείνεσ τισ αποφάςεισ που αφοροφν ςτθν αποδοτικι χριςθ των πόρων που βρίςκονται ςτθ διάκεςθ τθσ επιχείρθςθσ για κάποια χρονικι περίοδο. Με τθν διαδικαςία αυτι οι managers διακζτουν τθν ευκαιρία να ςυνδζςουν τουσ ςτόχουσ του οργανιςμοφ με τουσ πόρουσ που είναι απαραίτθτοι για τθν επίτευξθ των ςτόχων αυτϊν, αλλά και να προςανατολίηουν τισ ενζργειζσ τουσ προσ το μζλλον. Ο βακμόσ ανάλυςθσ των ςτοιχείων ςτουσ προχπολογιςμϊν βαςίηεται ςτο μζγεκοσ του οργανιςμοφ και ςτισ ανάγκεσ των χρθςτϊν του ςτο εςωτερικό του. Διαφορετικοί τφποι οργανιςμϊν απαιτοφν διαφορετικοφσ τφπουσ προχπολογιςμϊν που να ταιριάηουν ςτθν κατάςταςθ ςτθν οποία ο οργανιςμόσ λειτουργεί. Παράγοντεσ όπωσ θ τεχνολογία, το περιβάλλον και θ δομι του οργανιςμοφ επθρεάηουν το είδοσ του προχπολογιςμοφ που κα υιοκετθκεί. Αξίηει να ποφμε ότι θ εφαρμογι των προχπολογιςμϊν εντοπίηεται κυρίωσ ςτισ μεγάλεσ επιχειριςεισ, όπωσ άλλωςτε ςυμβαίνει και με άλλεσ τεχνικζσ του μάνατημεντ, κακϊσ αποτελοφν 21

22 κακθμερινό εργαλείο λιψθσ αποφάςεων. Ωςτόςο, δεν είναι παράξενο να εντοπίςουμε προχπολογιςμοφσ και ςε μικρομεςαίεσ επιχειριςεισ δεδομζνου ότι είναι πολφ χριςιμοι για τθν λειτουργία τουσ. Η μόνθ διαφορά είναι ότι οι προχπολογιςμοί για τισ μικρζσ επιχειριςεισ δεν χρειάηεται να είναι τόςο εξειδικευμζνοι (Σςακλάγκανοσ, 1985).Λζγοντασ ότι οι προχπολογιςμοί δεν χρειάηεται να είναι τόςο εξειδικευμζνοι, αυτομάτωσ, ςυνειδθτοποιοφμε ότι μποροφμε να ςυναντιςουμε διάφορα είδθ προχπολογιςμϊν. ε επόμενθ υπόπαράγραφο αναφερόμαςτε ςτα είδθ αυτά. το τελευταίο κομμάτι που κα εςτιάςουμε ςε αυτι τθν παράγραφο είναι θ χρονικι διάρκεια των προχπολογιςμϊν. υνικωσ οι προχπολογιςμοί, που καταρτίηονται από τισ επιχειριςεισ, αφοροφν μια διαχειριςτικι χριςθ. Δθλαδι, ο προχπολογιςμόσ αναφζρεται ςτο επόμενο οικονομικό ζτοσ. Μπορεί όμωσ, να αναφζρεται ςε μια περίοδο μζςα ςτθν οποία ολοκλθρϊνεται μια δραςτθριότθτα. Ωςτόςο, οι ετιςιοι προχπολογιςμοί χωρίηονται ςε μικρότερεσ περιόδουσ, ανάλογα με τισ ανάγκεσ τθσ επιχείρθςθσ. Ζτςι μποροφν να αναφζρονται ςε ζξι, τρεισ ι ςε ζνα μινα ι και ςε εβδομάδα. Η χρονικι διάρκεια, ςτθν οποία αναφζρεται ο προχπολογιςμόσ επθρεάηεται από πολλοφσ παράγοντεσ. Άλλοι παράγοντεσ ζχουν άμεςθ ςχζςθ με τθν επιχείρθςθ όπωσ θ φφςθ τθσ, το αντικείμενο δραςτθριότθτασ τθσ, θ οργάνωςθ τθσ, θ ικανότθτα του προςωπικοφ τθσ κ.α. κι άλλοι είναι γενικοί όπωσ θ οικονομικι και πολιτικι κατάςταςθ τθσ χϊρασ, θ κατάςταςθ του κλάδου τθσ οικονομίασ όπου ανικει, θ παγκόςμια οικονομικι κατάςταςθ κ.α..σζλοσ μποροφμε να ζχουμε προγράμματα μεικτισ διάρκειασ (μζχρι δυο ετϊν), μζςθσ διάρκειασ (δφο ζωσ πζντε ετϊν) και μακράσ διάρκειασ (πάνω από πζντε ζτθ). Είναι φανερό ότι τα μεγάλθσ διάρκειασ προγράμματα είναι πιο γενικά, ιδιαίτερα όταν οι εξωτερικζσ ςυνκικεσ τθσ επιχείρθςθσ μεταβάλλονται γριγορα και πολλζσ φορζσ απότομα. Για να μπορζςει θ επιχείρθςθ να ακολουκιςει με επιτυχία ζνα τζτοιο πρόγραμμα, κα πρζπει να κάνει μακροχρόνιεσ προβλζψεισ και εκτιμιςεισ οριςμζνων βαςικϊν μεγεκϊν, όπωσ είναι το διακζςιμο ειςόδθμα, οι δθμογραφικζσ μεταβολζσ του πλθκυςμοφ και του εργατικοφ δυναμικοφ, θ τεχνολογικι εξζλιξθ και θ αφξθςθ τθσ παραγωγικότθτασ κ.λπ. (Σςακλάγκανοσ, 1985). 22

23 2.2. Ο Ρόλοσ των Προχπολογιςμϊν ε αυτό το ςθμείο κα αςχολθκοφμε με τον ρόλο των προχπολογιςμϊν μζςα ςτισ επιχειριςεισ. Οι προχπολογιςμοί, όπωσ ζχουμε αναφζρει αρκετζσ φορζσ, πρζπει να παρουςιάηουν και να γνωςτοποιοφν τα ςχζδια του οργανιςμοφ εκφραςμζνα ςε οικονομικοφσ όρουσ. Ποιοσ είναι, όμωσ, ο ρόλοσ τουσ μζςα ςτθν επιχείρθςθ αναλυτικά; Ειδικότερα, οι προχπολογιςμοί: Πιζηουν τουσ managers για ςχεδιαςμό. Η φπαρξθ επίςθμου προχπολογιςμοφ αναγκάηει τουσ managers να ςυςχετίςουν μεκοδικά τθ κζςθ τουσ ςτο παρόν με τθ μελλοντικι ςυμβολι τθσ ςτθν επιχείρθςθ. Με τον τρόπο αυτό θ διοίκθςθ αποκτά μελλοντικό προςανατολιςμό, επεξεργάηεται τουσ ςτόχουσ του οργανιςμοφ και παράγει τρόπουσ υλοποίθςισ τουσ. Αποκαλφπτουν νζεσ πλθροφορίεσ για το μζλλον τθσ επιχείρθςθσ και περιορίηουν τουσ κινδφνουσ που ενυπάρχουν ςτισ λειτουργίεσ. Η διαχείριςθ των πόρων από τουσ managers αποκεντρωμζνων δραςτθριοτιτων δεν είναι εμφανισ μζχρι τθ ςυγκεντρωμζνθ παρουςίαςι τουσ ςτον προχπολογιςμό. Σότε διαφαίνεται θ ζλλειψθ ι το πλεόναςμα των πόρων ςτισ λειτουργίεσ και αναλόγωσ προτείνεται θ ανακατανομι τουσ προσ το ςυμφζρον του οργανιςμοφ. Δθμιουργοφν άξονεσ επικοινωνίασ. Η διαδικαςία προετοιμαςίασ των προχπολογιςμϊν επιτρζπει τθ ροι πλθροφοριϊν μεταξφ διαφορετικϊν managers ςε διαφορετικζσ λειτουργίεσ. Σθν επικοινωνία επιταχφνουν οι μθχανιςμοί ελζγχου που εξετάηουν τθν πραγματικι επίδοςθ και τθν ςυγκρίνουν με τθν προχπολογιςμζνθ. Συντονίηουν τθ δράςθ. Σα διαφορετικά τμιματα και οι μονάδεσ μζςα ςτον οργανιςμό ςυντονίηουν το ζργο τουσ όταν τα ςχζδια τουσ ενςωματϊνονται ςτισ προχπολογίςεσ καταςτάςεισ. Οι managers, λοιπόν, οφείλουν να αναπτφςςουν και να αξιοποιοφν τισ ςχζςεισ τουσ μεταξφ των διαφόρων τμθμάτων. Θζτουν τισ βάςεισ λογιςτικισ ευκφνθσ. Οι διαφορετικοί managers ταυτίηονται με τα κζντρα ευκφνθσ που διαχειρίηονται και είναι υπεφκυνοι 23

24 για τθν επιδίωξθ των ςτόχων που υπαγορεφουν οι προχπολογιςμοί. Η λογιςτικι ευκφνθσ αντικατοπτρίηει τθν απόδοςθ ευκυνϊν ςτα άτομα μζςα ςτθν επιχείρθςθ. Όταν οι managers ζχουν εξουςιοδοτθκεί να ενεργοφν, αναλαμβάνουν παράλλθλα τθν ευκφνθ να εκτελοφν ι να ανακζτουν κακικοντα. Παρζχουν οδθγό δράςθσ. Η διαδικαςία προετοιμαςίασ των προχπολογιςμϊν από μόνθ τθσ πλθροφορεί τθν Διοίκθςθ για το κατά πόςο είναι εφικτζσ και κατάλλθλεσ οι ενζργειεσ ςτισ οποίεσ κα προχωριςει. Ό τ α ν ο ι ενζργειεσ είναι ανζφικτεσ και ακατάλλθλεσ, λαμβάνονται διορκωτικά μζτρα και εφόςον ο προχπολογιςμόσ ζχει εγκρικεί, οι managers ζχουν ςαφείσ οδθγίεσ για τθν εκτζλεςθ των κακθκόντων τουσ. Επίςθσ, ο προχπολογιςμόσ βοθκά ςτον κακοριςμό των παραγόντων εκείνων που ςυμβάλλουν ςτθν υλοποίθςθ των ςτόχων. Είναι θ βάςθ λειτουργίασ ελεγκτικών μθχανιςμών. Ο προχπολογιςμόσ χρθςιμοποιείται ωσ μζτρο ςφγκριςθσ των πραγματικϊν αποτελεςμάτων και των προχπολογιςμζνων ςτόχων. Ο προςδιοριςμόσ των μεταξφ τουσ αποκλίςεων βοθκά τθ Διοίκθςθ να αναλάβει διορκωτικι δράςθ ϊςτε οι αποκλίςεισ να μθν επαναλθφκοφν ςτο μζλλον. Χρθςιμεφουν για τθν ζγκριςθ κονδυλίων. Οι προχπολογιςμοί ςυχνά χρθςιμοποιοφνται για τθν ζγκριςθ κονδυλίων από τθν ανϊτατθ Διοίκθςθ και τθν κατανομι τουσ ςτα διάφορα τμιματα που είναι υπεφκυνα για τθν χριςθσ τουσ. Υποςτθρίηουν τθν αλλθλουχία των ςτόχων. Ο ςχεδιαςμόσ και ο ζλεγχοσ είναι μια επαναλαμβανόμενθ διαδικαςία που εξαςφαλίηει τθ ςυνζχεια και τθ ςυμφωνία των ςτόχων του οργανιςμοφ ωσ ςφνολο με τουσ επιμζρουσ ςτόχουσ των τμθμάτων που τον απαρτίηουν. Θζτουν τθ βάςθ μζτρθςθσ και αξιολόγθςθσ τθσ απόδοςθσ. Οι προχπολογιςμοί κζτουν πρότυπα τα οποία δίνουν τθν δυνατότθτα ςτθν Διοίκθςθ να μετράει τθν επίδοςθ του οργανιςμοφ και όλων τον μονάδων μζςα ςε αυτόν. Η ςφγκριςθ που ακολουκεί ανάμεςα ςτα προχπολογιςτικά μεγζκθ και ςτα πραγματικά αποτελζςματα ανατροφοδοτεί τθν επιχείρθςθ 24

25 με χριςιμεσ πλθροφορίεσ ςχετικά με τθν ποιότθτα του ςχεδιαςμοφ, τισ μεταβολζσ ςτο περιβάλλον και τθν αποτελεςματικότθτα των λειτουργιϊν. Αποτελοφν μζςο υποκίνθςθσ των εργαηομζνων για τθ ςυνεχι βελτίωςθ τθσ επίδοςισ τουσ. Μζςω των προχπολογιςμϊν οι εργαηόμενοι καλοφνται να επιτφχουν τουσ ςυγκεκριμζνουσ ςτόχουσ που υποδεικνφει ο προχπολογιςμόσ. υνικωσ περιοδικά οι ςτόχοι αυτοί αυξάνονται υποκινϊντασ τα άτομα να εντείνουν τθν προςπάκειά τουσ και να βελτιϊςουν τισ επιδόςεισ τουσ (Φίλιοσ, 2006). 25

26 2.3. Σα Είδθ των Προχπολογιςμϊν Ζτςι, βάςει οριςμζνων κριτθρίων μποροφμε να εντοπίςουμε διαφορετικά είδθ προχπολογιςμϊν. είναι δυνατόν να κάνουμε οριςμζνεσ διακρίςεισ και να βροφμε διαφορετικά είδθ προχπολογιςμϊν. Σα βαςικότερα κριτιρια είναι τα εξισ: 1. Σο χρονικό διάςτθμα που αφοροφν, 2. Σθν χρθςιμοποιοφμενθ μζκοδο κατάρτιςθσ τουσ, 3. Σθν φιλοςοφία του προςδιοριςμοφ των προχπολογιςτικϊν ποςϊν, και 4. Σο είδοσ τουσ. τθ ςυνζχεια αναλφουμε τα είδθ των προχπολογιςμϊν που υπάρχουν ανάλογα με κάκε ζνα από αυτά τα κριτιρια. Χρονικό διάςτθμα που αφοροφν Σο πρϊτο μασ κριτιριο εξαρτάται από το χρονικό διάςτθμα το οποίο καλφπτουν οι προχπολογιςμοί. Όπωσ αναφζραμε και παραπάνω οι προχπολογιςμοί αποτελοφν βραχυχρόνιο εργαλείο των επιχειριςεων. Ωςτόςο, οι προχπολογιςμοί αποτελοφν μζροσ ενόσ μακροχρόνιου ςχεδιαςμοφ/προγραμματιςμοφ. Επομζνωσ, βάςει του κριτθρίου αυτοφ διακρίνουμε τουσ: Βραχυχρόνιουσ προχπολογιςμοφσ, και Μακροχρόνιοσ προχπολογιςμοφσ. Οι βραχυχρόνιοι προχπολογιςμοί ονομάηονται διαφορετικά λειτουργικοί και αφοροφν ςυνικωσ ζνα ζτοσ. Η ανάλυςι τουσ γίνεται ςε επιμζρουσ χρονικά διαςτιματα δθλαδι ςε τρίμθνα, μινεσ, δεκαπενκιμερα και οφτω κακεξισ. Ειδικότερα, το ζνα ζτοσ, που καλφπτει και τθν χριςθ τθσ επιχείρθςθσ, μπορεί να χωριςτεί ςε τζςςερα τρίμθνα. τθ ςυνζχεια το πρϊτο τρίμθνο υποδιαιρείται ςε τρεισ μινεσ και γίνεται θ κατάρτιςθ των μθνιαίων προχπολογιςμϊν κ.ο.κ.. Σο πρόβλθμα που προκφπτει από αυτι τθν προςζγγιςθ είναι ότι απαιτείται περιοδικι ανακεϊρθςθ και επανεκτίμθςθ των ςτοιχειϊν που περιλαμβάνει ο προχπολογιςμόσ ςε όλθ τθ διάρκεια του ζτουσ. Σο γεγονόσ ότι αναλφονται ςε μικρότερα χρονικά διαςτιματα δίνει τθν δυνατότθτα ςτθ Διοίκθςθ να τουσ ανακεωρεί όταν το κρίνει αναγκαίο όταν δθλαδι βλζπει ότι δεν επιτυγχάνει τουσ επιδιωκόμενουσ ςτόχουσ. 26

27 Από τθν άλλθ ζχουμε τουσ μακροχρόνιουσ προχπολογιςμοφσ οι οποίοι αφοροφν μεγαλφτερα χρονικά διαςτιματα από τρία ζωσ δζκα χρόνια- και ςχετίηονται με τθ φιλοςοφία ι τθ ςτρατθγικι τθσ επιχείρθςθσ. Εδϊ, πρζπει να ποφμε ότι είναι δφςκολο να ανακεωριςουμε αυτοφσ τουσ προχπολογιςμοφσ κακϊσ δεςμεφουν πολλοφσ πόρουσ και αφοροφν «ςχζδια» των οποίων τθν υλοποίθςθ δφςκολα μποροφμε να αναιρζςουμε (Garrison and Noreen, 2005). Χρθςιμοποιοφμενθ μζκοδοσ κατάρτιςθσ Σο δεφτερο κριτιριο ςτο οποίο κα εςτιάςουμε είναι θ μζκοδοσ κατάρτιςισ τουσ. Η επιτυχία ενόσ προχπολογιςμοφ κακορίηεται ςε μεγάλθ επιτυχία από τθ διαδικαςία κατάρτιςθσ του. Ζτςι, διακρίνουμε τουσ προχπολογιςμοφσ που Καταρτίηονται από τα ςτελζχθ (bottomup) και Καταρτίηονται από τθν διοίκθςθ (topdown). Η πρϊτθ περίπτωςθ αναφζρεται ςτθν κατάςταςθ εκείνθ που οι προχπολογιςμοί καταρτίηονται από τα ςτελζχθ δθλαδι θ ευκφνθ βρίςκεται ςτα ςτελζχθ. Μία τζτοια προςζγγιςθ είναι χριςιμθ προκειμζνου να νιϊκουν τα ςτελζχθ ότι είναι υπόλογοι των πράξεων τουσ κι άρα δεςμεφονται ωσ προσ τθν εκπλιρωςθ των ςτόχων τθσ επιχείρθςθσ. Επίςθσ, μζςω αυτισ τθσ προςζγγιςθσ γνωρίηουν καλφτερα τον τρόπο μεταβολισ των μεγεκϊν λόγων τθσ κζςθσ τουσ και άρα είναι πιο ακριβείσ ςτουσ προχπολογιςμοφσ τουσ. ε αυτό το ςθμείο κα αναφερκοφμε ςτον αυτό-επιβαλλόμενο προχπολογιςμό ι αλλιϊσ ςυμμετοχικόσ- δθλαδι τον προχπολογιςμό ο οποίοσ καταρτίηεται από τα ςτελζχθ. Αυτόσ ο προχπολογιςμόσ προχποκζτει τθν ςυμμετοχι και τθν πλιρθ ςυνεργαςία όλων των ςτελεχϊν ςε τα όλα τα επίπεδα τθσ επιχείρθςθσ (Garrison and Noreen, 2005). Μία τζτοια ενζργεια μπορεί να αποφζρει πολλά και ςθμαντικά πλεονεκτιματα. Ενδεικτικά, αναφζρουμε τα εξισ (Garrison and Noreen, 2005): 1. Άτομα από όλεσ τισ βακμίδεσ του οργανιςμοφ ι τθσ επιχείρθςθσ αναγνωρίηονται ωσ μζλθ τθσ ομάδασ, τθσ οποίασ οι απόψεισ και οι κρίςεισ λαμβάνονται υπόψθ από τα διοικθτικά ςτελζχθ. 2. Οι εκτιμιςεισ του προχπολογιςμοφ που κάνουν τα ςτελζχθ τθσ πρϊτθσ γραμμισ μποροφν να είναι ακριβζςτερεσ και πιο αξιόπιςτεσ από τισ εκτιμιςεισ που κάνουν τα ςτελζχθ του κορυφαίου κλιμακίου, που δεν 27

28 βρίςκονται τόςα κοντά ςτισ κακθμερινζσ δραςτθριότθτεσ και ζχουν λιγότερο βακιά γνϊςθ των αγορϊν και ςτων ςυνκθκϊν λειτουργίασ. 3. Η παρακίνθςθ είναι κατά κανόνα υψθλότερθ όταν κάποιοσ ςυμμετζχει ςτο κακοριςμό των ςτόχων του, απ ότι όταν επιβάλλονται άνωκεν. Οι ςυμμετοχικοί προχπολογιςμοί δθμιουργοφν αφοςίωςθ προσ τθν επιχείρθςθ γιατί κακ ζνα ςτζλεχοσ κοπιάηει γι αυτόν και τοποκετεί μζςα ς αυτόν ζνα κομμάτι τθσ εργαςίασ του. 4. Αν ζνα ςτζλεχοσ δεν μπορζςει να τθριςει το προχπολογιςμό και ο προχπολογιςμόσ αυτόσ ζχει επιβλθκεί από άνωκεν, το ςτζλεχοσ αυτό μπορεί πάντοτε να ιςχυριςτεί ότι οφτωσ ι άλλωσ ο προχπολογιςμόσ ιταν παράλογοσ ι εξωπραγματικόσ και δεν ιταν δυνατι θ τιρθςθ του. Αυτι θ δικαιολογία δε μπορεί να προβλθκεί με τον ςυμμετοχικό προχπολογιςμό. Ωςτόςο, είναι αναγκαίο οριςμζνεσ φορζσ και ςε οριςμζνουσ προχπολογιςμοφσ θ κατάρτιςθ να γίνεται από τθν Διοίκθςθ, κακϊσ εκείνοι ζχουν τθν ιδιαίτερθ γνϊςθ κι εμπειρία που απαιτείται. Σα ανϊτερα διοικθτικά κλιμάκια δεν είναι κατά κανόνα εξοικειωμζνα με τισ κακθμερινζσ λειτουργίεσ τθσ επιχείρθςθσ και για τθ παροχι αυτϊν των ςτοιχειϊν ςτθρίηονται ςτουσ υφιςταμζνουσ τουσ, από τθν άλλθ πλευρά όμωσ διακατζχονται από μια πιο ςφαιρικι εικόνα για τθν εικόνα τθσ επιχείρθςθσ που παίηει ηωτικό ρόλο. Ωσ εκ τοφτου πρζπει να ποφμε ότι και οι δφο μζκοδοι πρζπει να χρθςιμοποιοφνται και μάλιςτα πρζπει να αλλθλοςυμπλθρϊνονται. Δυςτυχϊσ, ςτθν πραγματικότθτα ςτισ ςφγχρονεσ επιχειριςεισ τα ανϊτερα διοικθτικά κλιμάκια δίνουν τισ κατευκφνςεισ για τθ διαδικαςία εκπόνθςθσ των προχπολογιςμϊν με βάςθ τθν επίτευξθ κζρδουσ ι αφξθςθ πωλιςεων, ενϊ τα μεςαία κλιμάκια λαμβάνουν εντολι για κατάρτιςθ των προχπολογιςμϊν που κα επιτυγχάνουν αυτοφσ τουσ ςτόχουσ. Σο πρόβλθμα είναι ότι οι ςτόχοι που τίκεται από τα ανϊτερα διοικθτικά ςτελζχθ μπορεί να είναι εξωπραγματικοί και υψθλοί διότι δεν είναι ςε κζςθ να γνωρίηουν αν οι τικζμενοι ςτόχοι είναι οι κατάλλθλοι. Αυτό ζχεισ ωσ αποτζλεςμα οι εργαηόμενοι να αποκαρρυνκοφν και να χάςουν κάκε ενδιαφζρον τουσ και να μθν υπάρχει το προςδοκϊμενο κλίμα (Garrison and Noreen, 2005). 28

29 Φιλοςοφία προςδιοριςμοφ των προχπολογιςτικϊν ποςϊν Σο επόμενο κριτιριο που χρθςιμοποιοφμε για να διακρίνουμε τουσ προχπολογιςμοφσ είναι αυτό του προςδιοριςμοφ των ποςϊν που εγγράφονται ςτο προχπολογιςμό. Ζτςι ζχουμε τουσ προχπολογιςμοφσ που: Καταρτίηονται με βάςθ τουσ προχπολογιςμοφσ τθσ προθγοφμενθσ χρονιάσ, ςτουσ οποίουσ υπολογίηεται ζνα ποςό αφξθςθσ ι μείωςθσ, και Καταρτίηονται από μθδενικι βάςθ. Οι πρϊτοι προχπολογιςμοί είναι γνωςτοί ωσ επαυξθτικοί προχπολογιςμοί και καταρτίηονται βάςει αυτϊν τθσ προθγοφμενθσ χρονιάσ δθλαδι λαμβάνουν υπόψθ τουσ διάφορα χαρακτθριςτικά τα οποία μπορεί να επθρεάςουν κετικά θ αρνθτικά τα ζςοδα και ζξοδα τθσ επιχείρθςθσ τθσ χριςθσ για τθν οποία ςχεδιάηεται ο προχπολογιςμόσ. υνεπϊσ, θ βάςθ του επαυξθτικοφ προχπολογιςμοφ είναι τα δεδομζνα τθσ περαςμζνθσ περιόδου και θ ςφνταξθ του εςτιάηει ςτον υπολογιςμό και τθν αιτιολόγθςθ των μεταβολϊν που μπορεί να ςυμβοφν ςε αυτόν. Οι δεφτεροι προχπολογιςμοί είναι γνωςτοί ωσ προχπολογιςμοί μθδενικισ βάςθσ. Οι προχπολογιςμοί αυτοί ξεκινοφν από το μθδζν γι αυτό το λόγο απαιτοφν από τα ςτελζχθ που τουσ καταρτίηουν να δικαιολογοφν επαρκϊσ και πλιρωσ όλεσ τισ προχπολογιηόμενεσ δαπάνεσ και όχι μόνο τισ αλλαγζσ από το προθγοφμενο ζτοσ. Η εξζταςθ των προχπολογιςμϊν από μθδενικι βάςθ είναι χρονοβόρα, δαπανθρι και απαιτεί πολλι περιςςότερθ δουλεία από το κανονικό (Garrison and Noreen, 2005). Είδοσ προχπολογιςμοφ Η τελευταία μασ διάκριςθ ζχει να κάνει με το είδοσ των προχπολογιςμϊν δθλαδι ανάλογα με το αν είναι ςτατικόσ ζνασ προχπολογιςμόσ ι ελαςτικόσ/δυναμικόσ. Οι ςτατικοί προχπολογιςμοί καταρτίηονται με βάςθ το κανονικό επίπεδο των πωλιςεων και των ωρϊν άμεςθσ εργαςίασ. τθν πράξθ όμωσ, υπάρχει απόκλιςθ ανάμεςα ςτο προχπολογιηόμενο και το πραγματικό επίπεδο δραςτθριότθτασ, οπότε μειϊνεται θ ςθμαςία των ςτατικϊν προχπολογιςμϊν για ζλεγχο και αςφαλι ςυμπεράςματα. τθν άλλθ πλευρά ζχουμε τουσ ελαςτικοφσ προχπολογιςμοφσ. Οι ελαςτικοί προχπολογιςμοί προβλζπουν τα ζςοδα και τα ζξοδα τθσ επιχείρθςθσ για 29

30 τα διάφορα επίπεδα τθσ παραγωγικισ τθσ δραςτθριότθτασ, καταρτίηονται με βάςθ τόςο τα μεταβλθτά όςο και τα ςτακερά κόςτθ και απαιτείται ταξινόμθςθ των εξόδων ςτα κατάλλθλα κζντρα κόςτουσ. Σα ζξοδα κακορίηονται από τα διαφορετικά επίπεδα παραγωγισ και θ διαδικαςία χρθςιμοποιεί ςτατιςτικζσ μεκόδουσ παλινδρόμθςθσ και προςδιοριςμοφ του βακμοφ ςυςχζτιςθσ των εξόδων και των επιπζδων. Μειονζκτθμα τθσ μεκόδου αυτισ είναι ότι παρουςιάηει δυςκολίεσ λόγω αδυναμίασ του ακριβοφσ προςδιοριςμοφ των μεταβολϊν των εξόδων. Επιπλζον μζςω των ελαςτικϊν προχπολογιςμϊν προςδιορίηονται το κόςτοσ παραγωγισ, οι αναλϊςεισ υλικϊν για τθ ςυντιρθςθ και τθν επιςκευι των παραγωγικϊν εγκαταςτάςεων και οι αναλϊςεισ που αφοροφν ςτθ λειτουργία τθσ παραγωγισ. Αυτοί οι προχπολογιςμοί αποτελοφν για τα ςτελζχθ δυνατά εργαλεία ελζγχου (Φίλιοσ, 2006). 30

31 2.4. Σα Οφζλθ των Προχπολογιςμϊν Όπωσ ζχουμε ιδθ διαπιςτϊςει θ εφαρμογι των προχπολογιςμϊν ςτισ επιχειριςεισ προςφζρει πολλαπλά οφζλθ, κακϊσ τθσ επιτρζπει να ζχει μία πιο αποδοτικι λειτουργία. Ειδικότερα, ο προχπολογιςμόσ υποχρεϊνει τθ Διοίκθςθ να ερευνιςει ςθμαντικοφσ παράγοντεσ, όπωσ είναι οι ακόλουκοι: H εκτίμθςθ του όγκου των πωλιςεων για τθν περίοδο που καλφπτει ο προχπολογιςμόσ. Οι εκτιμιςεισ πρζπει να αφοροφν τόςο τα ποςοτικά (όγκοσ πωλιςεων) όςο και τα χρθματικά μεγζκθ (αξία πωλιςεων). Η Διοίκθςθ οφείλει να αναλφςει διεξοδικά τουσ εςωτερικοφσ και εξωτερικοφσ εκείνουσ παράγοντεσ, οι οποίοι ενδζχεται να επθρεάςουν τθν τφχθ τθσ εταιρείασ. Η εκτίμθςθ του κόςτουσ παραγωγισ. Σο ζργο αυτό περιλαμβάνει τθ μελζτθ και τθν πρόγνωςθ του κόςτουσ των υλικϊν παραγωγισ, τθσ εργαςίασ κακϊσ και των γενικϊν εξόδων. Η εκτίμθςθ των εξόδων διοίκθςθσ και διανομισ για τθν προχπολογιηόμενθ περίοδο. Ο προςδιοριςμόσ των διακζςιμων οικονομικϊν πόρων. Η άντλθςθ τυχόν πρόςκετων κεφαλαίων που κα απαιτθκοφν πρζπει επίςθσ να προβλεφκεί και να προγραμματιςτεί. Η εταιρεία πρζπει να ενςωματϊςει όλουσ αυτοφσ τουσ παράγοντεσ ςτο επιχειρθςιακό τθσ πρόγραμμα για τθ ςυγκεκριμζνθ περίοδο. Η διαδικαςία αυτι αναδεικνφει ζνα ακόμθ πλεονζκτθμα του προχπολογιςτικοφ ελζγχου. υντονίηει τισ δραςτθριότθτεσ και τα πλάνα των διαφόρων λειτουργιϊν και τμθμάτων τθσ επιχείρθςθσ και ταυτόχρονα προάγει τθν ομαδικι εργαςία και ςυμβάλλει ςτθν αρμονικι ςυνεργαςία (Hamilton, 1990). 31

32 2.5. Βαςικζσ Αρχζσ για τθν Κατάρτιςθ του Προχπολογιςμοφ Λίγο πριν αναλφςουμε τθν κατάρτιςθ των προχπολογιςμϊν κεωρικθκε αναγκαίο να γίνει μία αναφορά ςτισ βαςικζσ αρχζσ που πρζπει να τθροφνται κατά τθν κατάρτιςθ αυτϊν. φμφωνα με τον Σςακλάγκανο (1985) οι βαςικζσ αρχζσ που πρζπει να λαμβάνονται υπόψθ είναι οι εξισ: Ο προχπολογιςμόσ πρζπει να αναφζρεται ςε ςυγκεκριμζνθ χρονικι περίοδο. Όπωσ ζχουμε πει, κάκε προχπολογιςμόσ αφορά μία λογιςτικι χριςθ. Σα μεγζκθ πρζπει να κακορίηονται με ακρίβεια. Ο προχπολογιςμόσ πρζπει να είναι κατανοθτόσ, ςαφισ και απλόσ, ζτςι ϊςτε να δίνει πλιρεισ απαντιςεισ ςτα ερωτιματα που γεννιοφνται. Είναι αναγκαία θ υποδιαίρεςθ του ςε επί μζρουσ προχπολογιςμοφσ που κα αναφζρονται ςε κάκε τομζα ευκφνθσ χωριςτά. Οι ςτόχοι του κάκε τμιματοσ δεν πρζπει να είναι αντίκετοι με τουσ ςτόχουσ κάποιου άλλου τμιματοσ. Είναι απαραίτθτθ θ εναρμόνιςθ των ςτόχων του με το ολοκλθρωμζνο πρόγραμμα δράςθσ τθσ επιχείρθςθσ. Οι ςτόχοι που κζτει ζνασ προχπολογιςμόσ πρζπει να είναι πραγματοποιιςιμοι κάτω από τισ υπάρχουςεσ ςυνκικεσ. Πρζπει να μθν είναι οφτε πολφ ςυντθρθτικοί οφτε ιδιαίτερα αιςιόδοξοι, ζτςι ϊςτε να μθν αποκαρρφνει αλλά να ενιςχφει τθ διάκεςθ των υπεφκυνων για τθν επιτυχία των ςτόχων του. Ο προχπολογιςμόσ πρζπει να είναι εφκαμπτοσ και ελαςτικόσ, δθλαδι να μπορεί να προςαρμόηεται ςτισ μεταβολζσ των ςυνκθκϊν λειτουργιάσ και τισ μεταβολζσ του περιβάλλοντοσ. τθν κατάρτιςθ του προχπολογιςμοφ πρζπει να ςυμμετζχουν όλοι οι φορείσ τθσ διοίκθςθσ (ανωτζρα και κατϊτερα επίπεδα Διοίκθςθσ). Ο προχπολογιςμόσ πρζπει να χρθςιμοποιείται για τθν άςκθςθ ζλεγχου και να γίνεται δεκτόσ ςε όλα τα επίπεδα άςκθςθσ διοίκθςθσ. Δεν κα πρζπει δε να είναι καταπιεςτικόσ και νε περιορίηει τθν πρωτοβουλία και τθν ελευκερία των εργαηομζνων. 32

33 2.6. Κατάρτιςθ του προχπολογιςμοφ Αφοφ ζχουμε αναλφςει εκτενϊσ το κεωρθτικό υπόβακρο των προχπολογιςμϊν, κα εςτιάςουμε, τϊρα, τθν προςοχι μασ ςτθν κατάρτιςθ αυτϊν. Η διαδικαςία κατάρτιςθσ των προχπολογιςμϊν αφορά τθν ςυνζχεια και τθν αλλθλουχία των ενεργειϊν που είναι απαραίτθτεσ για τθν δθμιουργία προχπολογιςμοφ ςτα πλαίςια που κζτει ο οργανιςμόσ. Η αλλθλουχία κα βαςιςτεί ςτο είδοσ του οργανιςμοφ και τισ απαιτιςεισ του για ςχεδιαςμό και ζλεγχο. Για τθν κατάρτιςθ του προχπολογιςμοφ κάκε υπεφκυνοσ Διεφκυνςθσ, τομζα, ι τμιματοσ τθσ επιχείρθςθσ ςυγκεντρϊνει τα απαραίτθτα ςτοιχεία- πλθροφορίεσ και ςφμφωνα με τισ οδθγίεσ και τθν γενικι κατεφκυνςθ που ζχει δοκεί από το Διοικθτικό υμβοφλιο προχωρεί ςτθν κατάρτιςθ του προχπολογιςμοφ. Οι επιμζρουσ προχπολογιςμοί ελζγχονται από ανϊτερα διοικθτικά ςτελζχθ, και αφοφ τροποποιθκοφν κατάλλθλα ενςωματϊνονται ςτο Γενικό Προχπολογιςμό. Η βάςθ πάνω ςτθν οποία κεμελιϊνονται οι υπόλοιποι προχπολογιςμοί είναι ο προχπολογιςμόσ πωλιςεων. Αυτό ςυμβαίνει διότι οι περιςςότερεσ επιχειριςεισ πραγματοποιοφν το μεγαλφτερο μζροσ των εςόδων τουσ από τθν πϊλθςθ των προϊόντων τουσ. Εφκολα μπορεί να ςυμπεράνει κανείσ ότι θ διαδικαςία κατάρτιςθσ του προχπολογιςμοφ είναι αρκετά πολφπλοκθ. Με τθν ςυνεχι επεξεργαςία των επί μζρουσ προχπολογιςμϊν και αναλφοντασ όλα τα προβλιματα που αντιμετωπίηει, θ επιχείρθςθ προςπακεί να φτάςει ςτθν καλφτερθ λφςθ. Πάντωσ οι αρμόδιοι φορείσ προςπακοφν με τθν διαδικαςία τθσ κατάρτιςθσ του προχπολογιςμοφ να αυξιςουν τθν απόδοςθ των χρθςιμοποιθμζνων υλικϊν και ανκρωπίνων πόρων (Σςακλάγκανοσ, 1985) Σα Βιματα Κατάρτιςθσ του Προχπολογιςμοφ ε αυτό το ςθμείο κα αναφερκοφμε ςτα βιματα, ςυγκεκριμζνα, που ακολουκοφνται για να καταρτιςτεί ο προχπολογιςμόσ τθσ επιχείρθςθσ. Σο παρακάτω ςχιμα παρουςιάηει αναλυτικά τα βιματα, ενϊ ςτθ ςυνζχεια ακολουκεί μία πλιρθσ περιγραφι του τι γίνεται ςε κάκε ζνα από αυτά τα βιματα. 33

34 Διάγραμμα 1: Σα βιματα κατάρτιςθσ του προχπολογιςμοφ Κακοριςμόσ των ςτόχων του οργανιςμοφ Επίτευξθ των ςτόχων Επικοινωνία των διαδικαςιϊν Προςδιοριςμόσ των περιοριςτικϊν και αναςταλτικϊν παραγόντων Προετοιμαςία αρχικισ ςειράσ προχπολογιςμϊν υντονιςμόσ κι επανεξζταςθ των προχπολογιςμϊν Αποδοχι των προχπολογιςμϊν ςτθν τελικι τουσ μορφι 1ο Βιμα: Ο κακοριςμόσ των ςτόχων του οργανιςμοφ Σο πρϊτο ςτάδιο τθσ διαδικαςίασ περιλαμβάνει τον κακοριςμό των ςτόχων του οργανιςμοφ. Όπωσ ζχουμε πει ο προχπολογιςμόσ αποτελεί ζνα λειτουργικό ςχζδιο του οποίου θ ςφνταξθ προχποκζτει τον προςδιοριςμό των επιδιϊξεων τθσ επιχείρθςθσ. Ο προςδιοριςμόσ των ςτόχων είναι ο πιο ςθμαντικόσ παράγοντασ κατανομισ των πόρων, κακϊσ οι ςτόχοι είναι αυτοί που κα κζςουν το πλαίςιο ςτο οποίο κα κινθκεί το management για τθν προετοιμαςία του προχπολογιςμοφ. Οι ςτόχοι πρζπει να είναι ςαφείσ και εκφραςμζνοι ςε οικονομικοφσ όρουσ και να παράγουν τουσ επιμζρουσ ςτόχουσ που καλοφνται τα τμιματα να υλοποιιςουν. Οι ςτόχοι που τίκενται ςτον προχπολογιςμό οφείλουν να είναι και ξεκάκαροι, ρεαλιςτικοί και μετριςιμοι. Σα άτομα πρζπει να γνωρίηουν το αντικείμενο για το οποίο κακίςτανται υπεφκυνα, αλλά και τισ ςυνζπειεσ των πράξεϊν ςχετικά με το αντικείμενο αυτό. Για παράδειγμα, ο διευκυντισ πωλιςεων μπορεί να είναι υπεφκυνοσ γα τθν πορεία των πωλιςεων, αλλά όχι για το κόςτοσ παραγωγισ. 2 ο Βιμα: Η επίτευξθ των ςτόχων τθ ςυνζχεια αφοφ ζχουν κακοριςτεί οι ςτόχοι και ζχουν μεταφραςτεί ςε επιμζρουσ ςτόχουσ για τα τμιματα, οι managers των τμθμάτων μποροφν να 34

35 καταρτίςουν τουσ προχπολογιςμοφσ. Προςδιορίηουν και τεκμθριϊνουν το είδοσ και το ποςό των πόρων που απαιτοφνται για τθν επίτευξθ των ςτόχων και δθμιουργοφν ςχζδια, καταςτάςεισ και προγράμματα. το ςτάδιο αυτό οι managers υποβάλλουν τισ εκκζςεισ τουσ ςτουσ ανωτζρουσ τουσ, καλοφνται να τισ υποςτθρίξουν και να πείςουν ότι οι πόροι που ηθτοφν μζςω των προχπολογιςτικϊν καταςτάςεων είναι απαραίτθτοι για τα τμιματα τουσ. Οι managers επομζνωσ διαπραγματεφονται τισ επιδιϊξεισ τουσ. 3 ο Βιμα: Η επικοινωνία των διαδικαςιών Σο τρίτο βιμα αφορά τθν επικοινωνία των διαδικαςιϊν μζςα ςτον οργανιςμό. Μία τζτοια ενζργεια είναι αναγκαία, κακϊσ με αυτόν τον τρόπο κα ενθμερωκοφν όλοι και κατ επζκταςθ τίκεται το χρονοδιάγραμμα για τθν προετοιμαςία του προχπολογιςμοφ, αποτελεί ζνα μζςο μετάδοςθσ των προςχεδίων του προχπολογιςμοφ και λειτουργεί ωσ διαμεςολαβθτισ ςτισ ςυγκροφςεισ που προκφπτουν. 4 ο Βιμα: Ο προςδιοριςμόσ των περιοριςτικών και αναςταλτικών παραγόντων Είναι πολφ ςθμαντικό κάκε επιχείρθςθ να εξετάηει και να προςδιορίηει εκείνουσ τουσ παράγοντεσ που κα ςτακοφν «εμπόδιο» ςτθν ομαλι πορεία τουσ και ςτθν ομαλι εφαρμογι των προχπολογιςμϊν. Για πολλοφσ οργανιςμοφσ οι πωλιςεισ λειτουργοφν ωσ περιοριςτικόσ παράγοντασ τθσ κατάρτιςθσ των προχπολογιςμϊν, κακϊσ υποςτθρίηεται ότι δεν υπάρχει λόγοσ παραγωγισ προϊόντων ι υπθρεςιϊν που δε δθμιουργοφν πωλιςεισ. Ωςτόςο, κατά γενικι ομολογία, οποιοςδιποτε και να είναι ο περιοριςτικόσ παράγοντασ, κα πρζπει να ζχει προςδιοριςτεί ςτθν αρχι τθσ διαδικαςίασ. 5 ο Βιμα: Η προετοιμαςία μιασ αρχικισ ςειράσ προχπολογιςμών Σο πζμπτο βιμα αφορά ςτθν προετοιμαςία μιασ αρχικισ ςειράσ προχπολογιςμϊν. Ο προχπολογιςμόσ των πωλιςεων είναι ο πρϊτοσ προχπολογιςμόσ που κα καταρτιςτεί κι αποτελεί τθν ζκφραςθ του όγκου των εκτιμϊμενων πωλιςεων για τθν προχπολογιςτικι περίοδο, πολλαπλαςιαςμζνο με τθν αναμενόμενθ τιμι πϊλθςθσ. Από το πλάνο των πωλιςεων προκφπτουν οι 35

36 λειτουργικοί προχπολογιςμοί. το πλάνο τθσ παραγωγισ κακορίηονται οι ποςότθτεσ των πόρων που απαιτοφνται και τα ςτοιχεία που προκφπτουν περιλαμβάνονται ςτουσ λειτουργικοφσ προχπολογιςμοφσ για τθν άμεςθ εργαςία, των άμεςων υλικϊν και των γενικϊν βιομθχανικϊν εξόδων όπου ςυνδυάηονται οι ποςότθτεσ των πόρων με τισ αναμενόμενεσ τιμζσ ανά μονάδα. Οι προχπολογιςμοί τθσ διοίκθςθσ και του marketing προετοιμάηονται με βάςθ τισ ποςότθτεσ και τισ τιμζσ των πόρων που απαιτοφνται για τθν παραγωγι και τισ πωλιςεισ. Όλεσ οι παραπάνω πλθροφορίεσ ςυμβάλλουν ςτθ δθμιουργία τθσ προχπολογιςτικισ κατάςταςθσ αποτελεςμάτων. Μια εκτίμθςθ των χρθματικϊν ροϊν είναι εξίςου απαραίτθτθ για τθ διαχείριςθ του κεφαλαίου και των περιουςιακϊν ςτοιχείων του οργανιςμοφ. Σο κεφάλαιο κίνθςθσ εξαρτάται από το μίγμα χρεωςτϊν και πιςτωτϊν. Οι ανάγκεσ για περιουςιακά ςτοιχεία προςδιορίηονται κατά τα επενδυτικά πλάνα που βαςίηονται ςτουσ αντικειμενικοφσ ςκοποφσ του οργανιςμοφ. Οι προχπολογιςμοί που αναφζρκθκαν πιο πάνω τροφοδοτοφν το χρθματοοικονομικό πλάνο και τελικά καταρτίηεται ο ςυνολικόσ προχπολογιςμόσ με τθν προχπολογιςτικι κατάςταςθ αποτελεςμάτων, τθν προχπολογιςτικι κατάςταςθ ταμειακϊν ροϊν και τον προχπολογιςτικό ιςολογιςμό. 6 ο Βιμα: Ο ςυντονιςμόσ κι θ επανεξζταςθ των προχπολογιςμών Αφοφ γίνει ζνασ πρϊτοσ ςχεδιαςμόσ των προχπολογιςμϊν, θ επιτροπι του προχπολογιςμοφ ζχει κακικον να προωκιςει και να εξυπθρετιςει τα ςυμφζροντα και τουσ ςκοποφσ του οργανιςμοφ προωκϊντασ τουσ αποτελεςματικότερουσ προχπολογιςμοφσ. Η επιτροπι οφείλει να ενοποιιςει και ςτθ ςυνζχεια να ςυντονίςει τουσ ξεχωριςτοφσ προχπολογιςμοφσ που ζχουν προτακεί. Αν ο υπεφκυνοσ παραγωγισ ζχει προχπολογίςει μεταβολι ςτο βακμό απαςχόλθςθσ του εργατικοφ δυναμικοφ που κα οδθγιςει ςε αφξθςθ του κόςτουσ απαςχόλθςθσ, ενϊ θ χρθματοοικονομικι διεφκυνςθ ςχεδιάηει το «πάγωμα» των μιςκϊν ο ςυντονιςμόσ των δφο επιλογϊν κα καταλιξει ςτθν υιοκζτθςθ ενόσ από τουσ δφο προχπολογιςμοφσ. Κατά τθ διαδικαςία του ςυντονιςμοφ κα εξεταςτοφν οι μεμονωμζνοι προχπολογιςμοί και κα προςδιοριςτεί ο βακμόσ ςτον οποίο αυτοί εξυπθρετοφν τουσ ςτόχουσ και ςυμβαδίηουν με τθν ςτρατθγικι τθσ επιχείρθςθσ. Η επανεξζταςθ μπορεί να πάρει διάφορεσ μορφζσ. Επίςθσ, θ επιτροπι 36

37 προχπολογιςμοφ ςε αυτό το ςτάδιο μπορεί να εξετάςει τουσ προχπολογιςμοφσ ωσ προσ τθν ρεαλιςτικότθτα τουσ και τθν λογικι ςυνζχεια τουσ. Ο ςυντονιςμόσ και θ επανεξζταςθ μπορεί να οδθγιςει ςε περαιτζρω διαπραγματεφςεισ, προκειμζνου να επιτευχκεί το βζλτιςτο επίπεδο λειτουργίασ για ολόκλθρο τον οργανιςμό. 7 ο Βιμα: Η αποδοχι των προχπολογιςμών ςτθν τελικι τουσ μορφι Σο τελευταίο βιμα αφορά τθν αποδοχι των προχπολογιςμϊν ςτθν τελικι τουσ μορφι. το ςτάδιο αυτό προχποτίκεται ότι οι managers είναι περιςςότερο ικανοποιθμζνοι με αυτοφσ τουσ προχπολογιςμοφσ ςε ςχζςθ με κάποιουσ άλλουσ. Με το πζρασ τθσ διαδικαςίασ κατάρτιςθσ του προχπολογιςμοφ όλοι οι managers πρζπει να ςυμφωνοφν με τον εγκεκριμζνο προχπολογιςμό, να κατανοοφν τισ επιλογζσ και τισ αποφάςεισ τθσ επιτροπισ και να αποδζχονται τισ ευκφνεσ τουσ Σα Επιμζρουσ Μζρθ του Προχπολογιςμοφ Ο ςυνολικόσ προχπολογιςμόσ (Master Budget) μιασ παραγωγικισ μονάδασ αποτελείται από μεμονωμζνουσ επιμζρουσ προχπολογιςμοφσ, οι οποίοι, ουςιαςτικά, περιζχουν τα ζςοδα από τισ πωλιςεισ των παραγόμενων και εμπορευόμενων αγακϊν, τθν παραγωγι, τα ζξοδα υποςτθρικτικϊν δραςτθριοτιτων αναλυτικότερα, τα ζξοδα πωλιςεων και μάρκετινγκ, τα ζξοδα διοίκθςθσ, τα ζξοδα διάκεςθσ, τθν ταμειακι κζςθ τθσ επιχείρθςθσ, το χρθματοοικονομικό αποτζλεςμα που αναμζνεται από τισ δραςτθριότθτεσ τθσ επιχείρθςθσ και τζλοσ τθ χρθματοοικονομικι κζςθ τθσ επιχείρθςθσ ςτο τζλοσ τθσ χριςθσ, όπωσ αυτι διαμορφϊνεται ςτον Προχπολογιςτικό Ιςολογιςμό (Φίλιοσ, 2006). Ο ςυνολικόσ προχπολογιςμόσ οδθγεί ςτθν προχπολογιςτικι περίλθψθ των επίςθμων - δθμοςιοποιθμζνων καταςτάςεων και επομζνωσ είναι χριςιμο εργαλείο για τθ Διοίκθςθ ςτθ διαδικαςία λιψθσ αποφάςεων. Η ταχφτθτα με τθν οποία τα επιμζρουσ ςτοιχεία κα ενςωματωκοφν ςτον κφριο προχπολογιςμό με τθν τελικι τουσ μορφι εξαρτάται από το μζγεκοσ του οργανιςμοφ, τον αρικμό των διαφορετικϊν κζντρων ευκφνθσ, το επίπεδο τμθματοποίθςθσ των δραςτθριοτιτων και από πολλζσ άλλεσ παραμζτρουσ. Ακόμα και ςτισ μικρζσ επιχειριςεισ, είναι απαραίτθτεσ οι λεπτομερείσ ςυηθτιςεισ και οι τεκμθριωμζνεσ κατακζςεισ απόψεων 37

38 ςε όλα τα επίπεδα του οργανιςμοφ πριν τθ ςτιγμι τθσ τελικισ ςφνταξθσ του ςυνολικοφ προχπολογιςμοφ. Η προετοιμαςία του απαιτεί τθ ςφνκεςθ πολλϊν διαφορετικϊν κομματιϊν ςτο ελάχιςτο κόςτοσ και ςτθ μζγιςτθ ςυμφωνία. Η ςφνταξθ του ςυνολικοφ προχπολογιςμοφ γίνεται ςταδιακά και απαιτεί πολφ προςεκτικζσ εκτιμιςεισ, προκειμζνου να λθφκοφν αποφάςεισ ουςιαςτικισ ςθμαςίασ, αναφορικά με κζματα τιμολόγθςθσ και τιμολογιακισ πολιτικισ, γραμμϊν παραγωγισ προϊόντων, προγραμματιςμοφ παραγωγισ, δαπανϊν επενδφςεων, εξόδων ζρευνασ και ανάπτυξθσ, κ.λπ.. Ο ςυνολικόσ προχπολογιςμόσ μιασ επιχείρθςθσ οριςτικοποιείται όταν εγκρικεί από τθν Επιτροπι Προχπολογιςμοφ (Budget Committee) τθσ επιχείρθςθσ. Η Επιτροπι Προχπολογιςμοφ παίρνοντασ το αρχικό ςχζδιο του ςυνολικοφ προχπολογιςμοφ, απαιτεί να είναι ξεκάκαρθ θ ςκοπιμότθτα και θ δυνατότθτα επίτευξθσ των επιμζρουσ ςτοιχείων του. Για το λόγο αυτό ςτο βακμό που απαιτείται, επί του αρχικοφ ςχεδίου του ςυνολικοφ προχπολογιςμοφ γίνεται μια ςειρά διαδοχικϊν αναμορφϊςεων μζχρι ζωσ ότου το κείμενο και το περιεχόμενο γενικότερα του ςυνολικοφ προχπολογιςμοφ πάρει τθν τελικι του μορφι και εγκρικεί. Διαπιςτϊνουμε, ςυνεπϊσ, ότι ο ςυνολικόσ προχπολογιςμόσ αποτελεί ουςιαςτικά τθν οργανικι ςφνκεςθ των επιμζρουσ προχπολογιςμϊν που αναφζρονται ςτα διάφορα τμιματα ι τισ λειτουργίεσ μιασ επιχείρθςθσ. φμφωνα με τουσ Garrison and Noreen (2005) ο ςυνολικόσ προχπολογιςμόσ μιασ επιχείρθςθσ αποτελείται από τουσ εξισ επιμζρουσ προχπολογιςμοφσ: 1. Προχπολογιςμόσ Πωλιςεων, 2. Προχπολογιςμόσ Παραγωγισ, 3. Προχπολογιςμόσ Άμεςων Τλικϊν, 4. Προχπολογιςμόσ Άμεςθσ Εργαςίασ, 5. Προχπολογιςμόσ Γενικϊν Βιομθχανικϊν Εξόδων, 6. Προχπολογιςμόσ Εξόδων Διοίκθςθσ, 7. Προχπολογιςμόσ Εξόδων Πωλιςεων, 8. Προχπολογιςμόσ Εξόδων Ζρευνασ και Ανάπτυξθσ, 9. Προχπολογιςμόσ Μετρθτϊν, 10. Προχπολογιςμζνθ Κατάςταςθ Αποτελεςμάτων Χριςθσ, 11. Προχπολογιηόμενοσ Ιςολογιςμόσ. 38

39 Προχπολογιςμόσ Πωλιςεων τισ περιςςότερεσ επιχειριςεισ ο πρϊτοσ προχπολογιςμόσ που καταρτίηεται είναι ο προχπολογιςμόσ πωλιςεων. Οι επιχειριςεισ βαςίηουν το ςφνολο του προχπολογιςμοφ τουσ ςε προβλζψεισ πωλιςεων, καταγράφοντασ και τουσ πικανοφσ κινδφνουσ τθσ αγοράσ. Οι κυριότερεσ μζκοδοι πρόβλεψθσ των πωλιςεων είναι οι ακόλουκεσ: Προβολι τθσ τάςεωσ των πωλιςεων (και άλλεσ ςτατιςτικζσ μζκοδοι), Ανάλυςθ πλθροφοριϊν που προζρχονται από τουσ πωλθτζσ, Γνϊμεσ διευκυντικϊν ςτελεχϊν, Κλαδικζσ αναλφςεισ, Πολλαπλι προςζγγιςθ. Ακολουκϊντασ κάποια από αυτζσ τισ μεκόδουσ καταρτίηεται το ποςοτικό πρόγραμμα πωλιςεων, το πρόγραμμα τιμολογιακισ πολιτικισ (ανά προϊόν, περιοχι, κ.α.), ο προχπολογιςμόσ εξόδων πωλιςεων (ι διαφορετικά εξόδων διάκεςθσ) και τζλοσ ο νομιςματικόσ προχπολογιςμόσ πωλιςεων. Κφριοσ ςκοπόσ του προγράμματοσ πωλιςεων είναι να: Μειωκεί θ αβεβαιότθτα ςχετικά με τα μελλοντικά ζςοδα τθσ επιχείρθςθσ, Ενςωματϊςει τισ κρίςεισ και τισ αποφάςεισ τθσ διοίκθςθσ ςε ζνα πρόγραμμα, Παρζχει πλθροφορίεσ για τθν ανάπτυξθ των υπολοίπων προχπολογιςμϊν, Διευκολφνει τον ζλεγχο τθσ διοίκθςθσ ςτο τομζα των πωλιςεων. Προχπολογιςμόσ Παραγωγισ Κφριο ςυςτατικό του προχπολογιςμοφ παραγωγισ είναι το πρόγραμμα παραγωγισ. ε αυτό το πρόγραμμα περιλαμβάνεται το πρόγραμμα των άμεςων εργατικϊν, των υλικϊν και των γενικϊν βιομθχανικϊν εξόδων. Σο πρόγραμμα παραγωγισ δεν αποτελεί κομμάτι του οικονομικοφ προγραμματιςμοφ, όμωσ πάνω ςε αυτό βαςίηεται όλο το υπόλοιπο οικονομικό πρόγραμμα τθσ επιχείρθςθσ. το ποςοτικό πρόγραμμα παραγωγισ παρουςιάηεται θ ςυνολικι ετιςια παραγωγι κατά είδοσ και ποςότθτα και ςυςτατικά ςτοιχεία του προγράμματοσ αυτοφ είναι οι 39

40 προβλεπόμενεσ πωλιςεισ, το απόκεμα αςφαλείασ -ι το ελάχιςτο απόκεμα- και το απόκεμα αρχισ. Ο προχπολογιςμόσ παραγωγισ, εκτόσ από το ποςοτικό πρόγραμμα παραγωγισ περιλαμβάνει και τουσ προχπολογιςμοφσ άμεςων εργατικϊν, υλικϊν και γενικϊν βιομθχανικϊν εξόδων παραγωγισ που αναλφονται παρακάτω. Προχπολογιςμόσ Άμεςων Εργατικών Ο προχπολογιςμόσ άμεςων εργατικϊν αποτελεί μζροσ του προχπολογιςμοφ δαπανϊν παραγωγισ. τον προχπολογιςμό των αμζςων εργατικϊν εμφανίηονται οι ανάγκεσ που ζχει θ επιχείρθςθ τόςο ςε αρικμό ατόμων όςο και ςε χρθματικζσ μονάδεσ. ε αυτόν τον προχπολογιςμό μποροφμε να δοφμε το κόςτοσ τθσ άμεςθσ εργαςίασ που χρειάηεται το κάκε προϊόν. Μεταφζροντασ τισ παραγόμενεσ ποςότθτεσ από το ποςοτικό πρόγραμμα παραγωγισ ςτο πρόγραμμα άμεςων εργατικϊν μποροφμε να υπολογίςουμε τον απαραίτθτο αρικμό εργαηομζνων για τθν αποτελεςματικι αντιμετϊπιςθ των παραγωγικϊν αναγκϊν τθσ οικονομικισ μονάδασ. Με αυτόν τον τρόπο θ επιχείρθςθ κάνει οικονομία τόςο ςε πόρουσ παραγωγικοφσ αλλά πολφ περιςςότερο ςε ανκρϊπινο δυναμικό. Ζτςι θ επιχείρθςθ αποφεφγει προβλιματα υπερωριακισ απαςχόλθςθσ και υποαπαςχόλθςθσ, ενϊ παράλλθλα επιτυγχάνει τον καλφτερο ςυντονιςμό των παραγωγικϊν τθσ δραςτθριοτιτων. Προχπολογιςμόσ Άμεςων Υλικών Ο προχπολογιςμόσ υλικϊν αποτελεί μζροσ του προχπολογιςμοφ δαπανϊν παραγωγισ. ε αυτόν εμφανίηονται ςτοιχεία όπωσ οι ανάγκεσ ςε πρϊτεσ και βοθκθτικζσ φλεσ, θ προβλεπόμενθ τιμι αγοράσ αυτϊν, θ αξία, ο προβλεπόμενοσ χρόνοσ ειςαγωγισ του υλικοφ ςτισ αποκικεσ τθσ επιχείρθςθσ και θ προβλεπόμενθ αποπλθρωμι των προμθκευτϊν. Ο προχπολογιςμόσ υλικϊν βαςίηεται πάνω ςτο ποςοτικό πρόγραμμα παραγωγισ. τον προχπολογιςμό αυτό ςυνικωσ περιλαμβάνονται τα προγράμματα και οι προχπολογιςμοί, ανάλωςθσ πρϊτων και βοθκθτικϊν υλϊν, και το πρόγραμμα και ο προχπολογιςμόσ αγορϊν. 40

41 Προχπολογιςμόσ Γενικών Βιομθχανικών Εξόδων Με τον όρο Γενικά Βιομθχανικά Ζξοδα, εννοοφμε όλεσ τισ παραγωγικζσ δαπάνεσ εκτόσ των πρϊτων υλϊν και τθσ άμεςθσ εργαςίασ. Σα Γ.Β.Ε. χωρίηονται ςτισ ελζγξιμεσ και ςτισ μθ ελζγξιμεσ δαπάνεσ. Οι ελζγξιμεσ δαπάνεσ είναι εκείνεσ που εξυπθρετοφν άμεςα τθν παραγωγι και τθν ευκφνθ τουσ τθν ζχει κάκε τμιμα. Για παράδειγμα ελζγξιμεσ δαπάνεσ είναι οι αμοιβζσ του διοικθτικοφ και τεχνικοφ προςωπικοφ του τμιματοσ, οι δαπάνεσ ςυντιρθςθσ κ.α.. Οι μθ ελζγξιμεσ δαπάνεσ αφοροφν τισ δαπάνεσ εκείνεσ για τισ οποίεσ θ Διοίκθςθ είναι υπεφκυνθ π.χ. αποςβζςεισ, δαπάνεσ ςχεδιαςμοφ παραγωγισ κ.α.. Επίςθσ, τα Γ.Β.Ε. διακρίνονται ςε ςτακερά, θμι-μεταβλθτά και μεταβλθτά ζξοδα. Με βάςθ αυτζσ τισ κατθγοριοποιιςεισ καταρτίηεται ο προχπολογιςμόσ και γίνονται οι ανάλογεσ ενζργειεσ. Προχπολογιςμοί Εξόδων Διοίκθςθσ Σα ζξοδα Διοίκθςθσ αφοροφν τα ζξοδα που δθμιουργοφνται ςτο πλαίςιο τθσ Διοίκθςθσ τθσ επιχείρθςθσ και περιλαμβάνουν τα ζξοδα τθλεφϊνων, τα ταχυδρομικά τζλθ, τισ μετακινιςεισ εκτόσ ζδρασ, τισ νομικζσ υπθρεςίεσ, το ενοίκιο, τον φωτιςμό, τον μιςκό του Γενικοφ Διευκυντι κ.α.. Η «ιδιαιτερότθτα» των εξόδων Διοίκθςθσ είναι ότι μποροφν να προχπολογιςτοφν ςυγκεντρωτικά και ςτθ ςυνζχεια επιμερίηονται ςτα διάφορα κζντρα κόςτουσ. Προχπολογιςμόσ Εξόδων Πωλιςεων Σα ζξοδα πωλιςεων αφοροφν όλεσ τισ δαπάνεσ που γίνονται από τθν επιχείρθςθ προκειμζνου να προωκθκοφν οι πωλιςεισ και να φτάςουν τα προϊόντα ςτον τελικό καταναλωτι. Χαρακτθριςτικζσ δαπάνεσ που εντάςςονται εδϊ είναι τα ζξοδα διαφιμιςθσ, τα ζξοδα ερευνϊν αγοράσ, οι μιςκοί των πωλθτϊν κ.α.. Προχπολογιςμόσ Εξόδων Ζρευνασ και Ανάπτυξθσ Ο προχπολογιςμόσ αυτόσ περιλαμβάνει τα κονδφλια τθσ επιχείρθςθσ που αφοροφν τθν ζρευνα και ανάπτυξθ. Λόγω του ότι περιλαμβάνει δφο «μζρθ» είναι πικανόν να τον δοφμε ςε δφο διαφορετικοφσ προχπολογιςμοφσ: τον προχπολογιςμό εξόδων ζρευνασ και τον προχπολογιςμό εξόδων ανάπτυξθσ. 41

42 Προχπολογιςμόσ Μετρθτών Ο προχπολογιςμόσ μετρθτϊν αφορά τθν διαχείριςθ των ρευςτϊν διακεςίμων τθσ επιχείρθςθσ δθλαδι πραγματεφεται το ταμειακό πρόγραμμα τθσ επιχείρθςθσ. Με τθν κατάρτιςθ το ταμειακοφ προγράμματοσ εμφανίηονται, ανά περίοδο, τα ταμειακά πλεονάςματα ι ελλείμματα που κα ζχει θ επιχείρθςθ βάςει των ειςροϊν και των εκροϊν. Οι ειςροζσ μιασ επιχείρθςθσ προζρχονται κατά κφριο λόγο από τισ πωλιςεισ τθσ είτε αυτζσ είναι μετρθτοίσ είτε επί πιςτϊςει. Επίςθσ, πρζπει να ςθμειϊςουμε ότι ο εντοπιςμόσ των ταμειακϊν πλεοναςμάτων ι ελλειμμάτων επιτρζπει ςτθ Διοίκθςθ τθσ επιχείρθςθσ να προλαμβάνει καταςτάςεισ και να λαμβάνει τισ καλφτερεσ αποφάςεισ πριν είναι «αργά». Προχπολογιςμζνθ Κατάςταςθ Αποτελεςμάτων Χριςεωσ Η προχπολογιςμζνθ κατάςταςθ αποτελεςμάτων χριςθσ περιλαμβάνει το κακαρό αποτζλεςμα όλων των λειτουργιϊν τθσ επιχείρθςθσ τθν υπό εξζταςθ χρονικι περίοδο. θμαντικό είναι να ελζγξει αν το αποτζλεςμα αυτοφ του προχπολογιςμοφ ςυμφωνεί με τουσ αρχικά τικζμενουσ ςτόχουσ προκειμζνου να περάςουν ςτθν τελικι ζγκριςθ. Προχπολογιςμζνοσ Ιςολογιςμόσ Ο προχπολογιςμζνοσ ιςολογιςμόσ παρουςιάηει μία εικόνα τθσ χρθματοοικονομικισ κατάςταςθσ τθσ επιχείρθςθσ που επικυμοφμε να ζχει ςτο τζλοσ τθσ χριςθσ ςτθν οποία βριςκόμαςτε και φυςικά ζχουμε προχπολογίςει. Για τθν κατάρτιςθ του προχπολογιςτικοφ ιςολογιςμοφ χρθςιμοποιοφμε ςχεδόν όλα τα προγράμματα που αναφζρκθκαν. Αφοφ υπολογίςουμε όλα τα ςτοιχεία που απαιτοφνται για να καταρτιςτεί αυτόσ ο προχπολογιςμόσ, υπολογίηουμε οριςμζνουσ αρικμοδείκτεσ για να ελζγξουμε αν οι ςτόχοι αποδοτικότθτασ/αποτελεςματικότθτασ που ζχουμε κζςει ικανοποιοφνται. Αν ναι, ςυνεχίηει θ επιχείρθςθ κανονικά, αν όχι, προχωράμε ςε ανακεϊρθςθ και αναδιατφπωςθ. 42

43 Αρμόδια Όργανα για τθν Κατάρτιςθ του Προχπολογιςμοφ υνικωσ τα πιο αρμόδια όργανα για τθν κατάρτιςθ του προχπολογιςμοφ είναι ο διευκυντισ προχπολογιςμοφ και θ επιτροπι προχπολογιςμοφ. Οι αρμοδιότθτεσ του διευκυντι προχπολογιςμοφ περιλαμβάνουν τθν διανομι των γενικϊν κατευκφνςεων και οδθγιϊν, παροχι πλθροφοριϊν ςχετικϊν με τθν επιχείρθςθ, ςτοιχείων (ςτατιςτικϊν), επεξεργαςία των υποβαλλόμενων ςχεδίων προχπολογιςμϊν, υπόδειξθ των αναγκαίων τροποποιιςεων, μελζτθ των αποκλίςεων, ζκδοςθ του κανονικοφ προχπολογιςμοφ, υποβολισ αυτοφ για ζγκριςθ. Η επιτροπι προχπολογιςμοφ είναι ςυμβουλευτικό ςϊμα που αποτελείται από ανϊτερα διοικθτικά ςτελζχθ. Είναι απαραίτθτθ για τισ μεγάλεσ επιχειριςεισ και ζχει τισ ίδιεσ αρμοδιότθτεσ με τον διευκυντι προχπολογιςμοφ. Δθλαδι κακορίηει τισ γενικζσ γραμμζσ που πρζπει να ακολουκθκοφν και γενικά ςυντονίηει όλθ τθ διαδικαςία τθσ κατάρτιςθσ του προχπολογιςμοφ. Αλλά και οι διευκυντζσ των επί μζρουσ τμθμάτων τθσ επιχείρθςθσ, παίρνουν αποφάςεισ ςχετικζσ με τα μεγζκθ που αφοροφν το τμιμα τουσ, ςφμφωνα πάντα με τισ γενικζσ κατευκφνςεισ, που δόκθκαν από τθν γενικι διεφκυνςθ τθσ επιχείρθςθσ. Ακόμα είναι ςθμαντικι και ουςιαςτικι θ ςυμβολι των ςτελεχϊν κάκε τμιματοσ, που με τθ ςυνεργαςία τουσ ο διευκυντισ τουσ παίρνει κρίςιμεσ αποφάςεισ ςχετικά με τθν κατάρτιςθ του επί μζρουσ προχπολογιςμοφ. (Σςακλάγκανοσ, Α. 1985) 43

44 Κεφάλαιο 3: Θ Εφαρμογι των Προχπολογιςμϊν ςτισ Επιχειριςεισ Λιανικοφ Εμπορίου: Θ Περίπτωςθ τθσ ΙΟΝ Α.Ε. το τρίτο κεφάλαιο τθσ εργαςίασ μασ κα εςτιάςουμε το ενδιαφζρον μασ ςτθν εφαρμογι των προχπολογιςμϊν ςτισ επιχειριςεισ του λιανικοφ εμπορίου. Για το λόγο αυτό κα εξετάςουμε τθν περίπτωςθ τθσ ελλθνικισ βιομθχανίασ ςοκολατοειδϊν και ηαχαρωδϊν προϊόντων ΙΟΝ Α.Ε.. Ειδικότερα, αφοφ κάνουμε μία ςφντομθ περιγραφι τθσ ζννοιασ του λιανικοφ εμπορίου, των εξελίξεων και των τάςεων που το χαρακτθρίηουν, κακϊσ και των τφπων επιχειριςεων που είναι δυνατόν να ςυναντιςουμε ςτο λιανικό εμπόριο, κα προχωριςουμε ςτθν περίπτωςθ τθσ ΙΟΝ Α.Ε.. Θα γίνει μία ςφντομθ περιγραφι τθσ εταιρείασ και ςτθ ςυνζχεια κα προχωριςουμε ςτθν εφαρμογι των προχπολογιςμϊν ςε αυτι Σο Λιανικό Εμπόριο Θ Ζννοια του Λιανικοφ Εμπορίου Σο λιανικό εμπόριο αφορά τθν πϊλθςθ προϊόντων και υπθρεςιϊν ςε τελικοφσ καταναλωτζσ για προςωπικι χριςθ κι όχι επιχειρθματικι. υνεπϊσ, οι επιχειριςεισ που αςχολοφνται µε αυτιν τθν διαδικαςία ονομάηονται επιχειριςεισ λιανικοφ εμπορίου (Παπαβαςιλείου και Μπάλτασ, 2003). τα πλαίςια του λιανικοφ εμπορίου οι πωλιςεισ πραγματοποιοφνται με πολλοφσ και διάφορουσ τρόπουσ. Όποιοσ τρόποσ κι αν χρθςιμοποιθκεί, ςε ζνα ςθμείο πρζπει να ςτακοφμε και να αναφερκοφμε: ςτον τρόπο με τον οποίο παρουςιάηεται το προϊόν ςτον πελάτθ. Η προβολι των εμπορευμάτων ι ο τρόποσ παρουςίαςισ τουσ είναι ζνα αποτελεςματικό εργαλείο που ζχουν ςτα χζρια τουσ οι επιχειριςεισ προκειμζνου να τονϊςουν και να ενιςχφςουν τισ πωλιςεισ των προϊόντων τουσ. Κάκε ζμποροσ λιανικισ πϊλθςθσ, ανεξάρτθτα από το μζγεκοσ τθσ επιχείρθςθσ του ξοδεφει χριμα και χρόνο για τθν παρουςίαςθ των εμπορευμάτων του µε τον πιο ελκυςτικό τρόπο προκειμζνου να ξεχωρίηει από τουσ ανταγωνιςτζσ του και να δθμιουργεί μία διαφορετικι εικόνα για τθν επιχείρθςθ του. Σο λιανικό εμπόριο είναι ο τελευταίοσ κρίκοσ τθσ αλυςίδασ που ςυνδζει τον παραγωγό µε τον καταναλωτι. τόχοσ όλων των επιχειριςεων είναι θ πϊλθςθ, 44

45 αλλά ο ςτόχοσ αυτόσ επιτυγχάνεται όταν θ πϊλθςθ ολοκλθρωκεί. Η αποςτολι του λιανικοφ εμπορίου είναι να κζςει ςτθ διάκεςθ του καταναλωτι τα εμπορεφματα ςε κακοριςμζνο τόπο και χρόνο. Επίςθσ, πρζπει να τα εκκζτει µε τζτοιο τρόπο, ϊςτε να επιτρζπει τθν ευκολότερθ και ταχφτερθ εξυπθρζτθςθ τουσ προκειμζνου να μπορζςει να γίνει θ αγορά και να μείνει ευχαριςτθμζνοσ ο πελάτθσ. Ο λιανοπωλθτισ φροντίηει να προβλζπει τισ επικυμίεσ των καταναλωτϊν και να αναλαμβάνει τθν ευκφνθ να τουσ εφοδιάηει µε τα προϊόντα που επικυμοφν ςε εφλογεσ τιμζσ. Προκειμζνου να επιτευχκοφν όλα αυτά κα πρζπει ο ζμποροσ να κάνει ζρευνα αγοράσ και να οργανϊςει τθν κατάλλθλθ ςτρατθγικι για να μπορζςει να είναι ςίγουροσ ότι τα εμπορεφματα του κα πωλθκοφν γριγορα και ςωςτά Θ Εξζλιξθ του Λιανικοφ Εμπορίου φμφωνα με τουσ Παπαβαςιλείου και Μπάλτα (2003) θ εξζλιξθ του λιανικοφ εμπορίου με τθν πάροδο του χρόνου είναι αξιοςθμείωτθ, κακϊσ είναι ιδιαίτερα γριγορθ. Σα αίτια που κάνουν το λιανικό εμπόριο να εξελίςςεται τόςο γριγορα, είναι οι μεταβολζσ ςτισ οικονομικζσ, κοινωνικζσ και τεχνολογικζσ ςυνκικεσ, ςε ςυνδυαςμό µε τισ προτιμιςεισ των καταναλωτϊν. Η ςυνεχισ εξζλιξθ και ανανζωςθ του λιανικοφ εμπορίου περιγράφεται µε απλό τρόπο από τθν κεωρία του «κφκλου του λιανικοφ εμπορίου». φμφωνα με αυτι τθν κεωρία ο κφκλοσ του λιανικοφ εμπορίου απαρτίηεται από τρία ςτάδια: 1. Σθν εμφάνιςθ μιασ καινοτόμου επιχείρθςθσ, 2. Σθν ανάπτυξθ αυτισ τθσ επιχείρθςθσ, 3. Σον κορεςμό. Με τθν πάροδο του χρόνου αυξικθκε ζντονα και ο ανταγωνιςμόσ. Ο ανταγωνιςμόσ ιταν ζνασ από τουσ κφριουσ λόγουσ τθσ εξζλιξθσ του λιανικοφ εμπορίου. φμφωνα με τουσ Παπαβαςιλείου και Μπάλτα (2003), ο ανταγωνιςμόσ διακρίνεται ςε δφο κατθγορίεσ: Σον ενδοκλαδικό ανταγωνιςμό, ο οποίοσ αφορά επιχειριςεισ ίδιου τφπου. Σον διακλαδικό ανταγωνιςμό, ο οποίοσ αφορά επιχειριςεισ διαφορετικοφ τφπου. 45

46 Η αφξθςθ του αρικμοφ των επιχειριςεων ενόσ τφπου και θ εμφάνιςθ νζων τφπων επιχειριςεων ςυμβάλλουν ςτθν άνοδο του ενδοκλαδικοφ και διακλαδικοφ ανταγωνιςμοφ. Άμεςθ επίπτωςθ τθσ αφξθςθσ του ανταγωνιςμοφ ιταν θ ςυμπίεςθ των λιανικϊν τιμϊν, κακϊσ οι ζμποροι προςπάκθςαν να κερδίςουν πελατεία από τουσ άμεςουσ κι ζμμεςουσ ανταγωνιςτζσ τουσ (Παπαβαςιλείου και Μπάλτασ, 2003) Σφποι Επιχειριςεων Λιανικοφ Εμπορίου Αφοφ εξετάςαμε τθν ζννοια του λιανικοφ εμπορίου, κα ςυνεχίςουμε εξετάηοντασ τουσ τφπουσ επιχειριςεων που μποροφμε να ςυναντιςουμε ςτο λιανικό εμπόριο. φμφωνα με τουσ Παπαβαςιλείου και Μπάλτα (2003) πρζπει να ποφμε ότι οι επιχειριςεισ αυτζσ διακρίνονται ςε δφο κατθγορίεσ με βάςθ: 1. Σο κριτιριο τθσ ιδιοκτθςίασ, δθλαδι το νομικό κακεςτϊσ τθσ εταιρείασ. 2. Σθν ςτρατθγικι που ακολουκοφν, δθλαδι τον τρόπο με τον οποίο διαμορφϊνονται τα καταςτιματα, κακϊσ και το εφροσ και τθ ςυλλογι που διακζτουν. ε αυτό το ςθμείο κα εςτιάςουμε ςτουσ τφπουσ επιχειριςεων που ςυναντάμε ςτο λιανικό εμπόριο με βάςθ αυτά τα δφο κριτιρια. Αρχικά, με βάςθ το κριτιριο τθσ ςτρατθγικισ διακρίνουμε τισ εξισ κατθγορίεσ καταςτθμάτων: Καταςτιματα ευκολίασ, Εξειδικευμζνα καταςτιματα, Καταςτιματα ποικιλίασ προϊόντων, οφπερ μάρκετ, Πολυκαταςτιματα, Γενικά εκπτωτικά καταςτιματα, Εξειδικευμζνα εκπτωτικά καταςτιματα, Καταςτιματα καταλόγου. Όςον αφορά το δεφτερο κριτιριο ταξινόμθςθσ των καταςτθμάτων λιανικοφ εμπορίου, διακρίνουμε τουσ εξισ τφπουσ επιχειριςεων: Εταιρικι αλυςίδα καταςτθμάτων, υνεργαηόμενεσ αλυςίδεσ καταςτθμάτων, (Kotler, 2001) υνεταιριςμόσ εμπόρων λιανικισ πϊλθςθσ, 46

47 υνεταιριςμόσ καταναλωτϊν, Οργανιςμοί Δικαιόχρθςθσ (Franchise Organizations), υγκρότθμα επιχειριςεων που χρθςιμοποιεί τθν τεχνικι πωλιςεων Οι Σάςεισ του Λιανικοφ Εμπορίου Η λιανικι πϊλθςθ ζχει ιδιαίτερα χαρακτθριςτικά, που τθ διακρίνουν από τουσ υπόλοιπουσ τομείσ. Αρχικά, ςφμφωνα με τουσ Daviesetal. (2008) οι τελευταίεσ δφο δεκαετίεσ του λιανικοφ εμπορίου χαρακτθρίηονται από µια αυξανόμενθ διεκνοποίθςθ τθσ λιανικισ δραςτθριότθτασ γεγονόσ που προκφπτει από τισ αλλθλεπιδράςεισ μεταξφ τθσ γεωγραφικισ εξάπλωςθσ. Αυτό ςυμβαίνει διότι θ είςοδοσ ςτθν αγορά κεωρείται ζνασ τρόποσ για τθν ελαχιςτοποίθςθ των κινδφνων. Μία άλλθ τάςθ που εντοπίηεται ςτο λιανικό εμπόριο είναι το θλεκτρονικό λιανικό εμπόριο. Με τθν εξζλιξθ τθσ τεχνολογίασ το διαδίκτυο πρόςφερε ςτουσ εμπόρουσ πρόςβαςθ ςτθν αγορά µε χαμθλότερο κόςτοσ, κακϊσ και πολλζσ λφςεισ όςον αφορά τθν αποκικευςθ των προϊόντων. Επίςθσ, αυτι θ νζα καινοτομία ζδωςε τθν δυνατότθτα ςτουσ καταναλωτζσ να βρίςκουν αυτό που κζλουν ςε πολφ χαμθλότερεσ τιμζσ ςε ςυνδυαςμό πάντα με τθν άριςτθ εξυπθρζτθςθ. Οι ςυνκικεσ που ςυνζβαλαν και ςυμβάλλουν ακόμα και ςιμερα ςτθν ανάπτυξθ νζων επιχειριςεων είναι: Σα χαμθλότερα εμπόδια ειςόδου ςτον κλάδο του θλεκτρονικοφ λιανεμπορίου, Η μειωμζνθ ςθμαςία τθσ τοποκεςίασ ωσ παράγοντασ επιτυχίασ, και Σο χαμθλότερο κόςτοσ τθσ απαιτοφμενθσ επζνδυςθσ για δθμιουργία νζασ επιχείρθςθσ ( θµθτριάδθσ και Μπάλτασ, 2003).. Σζλοσ, πρζπει να ςθμειϊςουμε ότι ςτο θλεκτρονικό λιανικό εμπόριο δραςτθριοποιοφνται δφο μορφζσ επιχειριςεων: 1. Οι επιχειριςεισ που διατθροφν φυςικό κατάςτθμα και 2. Οι επιχειριςεισ που διατθροφν κατάςτθμα και πωλοφν µζςω καταλόγων(kotler, 2001). 47

48 3.2. Μελζτθ Περίπτωςθσ: Θ Περίπτωςθ τθσ ΙΟΝ 1 Η ΙΟΝ Α.Ε. αποτελεί μία από τισ ςθμαντικότερεσ ςφγχρονεσ επιχειριςεισ που δραςτθριοποιοφνται ςτον ελλθνικό χϊρο κι ζχουν φυςικά τισ ρίηεσ τουσ ςτθν Ελλάδα. Δραςτθριοποιείται ςτον κλάδο των ςοκολατοειδϊν και ηαχαρωδϊν προϊόντων εδϊ πολλά χρονιά και μάλιςτα θ πορεία και θ εξζλιξθ τθσ ςυγκεκριμζνθσ βιομθχανίασ είναι αξιοςθμείωτθ. Προτοφ εξετάςουμε τθν εφαρμογι των προχπολογιςμϊν ςτθν επιχείρθςθ κα παρουςιάςουμε οριςμζνα ςτοιχεία αναφορικά με τθν ίδια τθν εταιρεία Θ Ιςτορία τθσ Επιχείρθςθσ Όςον αφορά τθν εξζλιξθ τθσ εταιρείασ, κα κάνουμε μία ιςτορικι αναδρομι θ οποία ζχει ωσ αφετθρία τθν χρονολογία Από το 1930 ζωσ ςιμερα, το όνομα ΙΟΝ ζχει καταφζρει να γίνει ςυνϊνυμο τθσ ςοκολάτασ ςτθν Ελλάδα χάρθ ςτθν προςιλωςθ τθσ εταιρείασ ςτθν ποιότθτα, τθν καινοτομία και τθν ξεχωριςτι γεφςθ των προϊόντων τθσ. Πϊσ ξεκίνθςαν όμωσ όλα; Σο 1930 μια ομάδα μετόχων ξεκίνθςε ζνα εργοςτάςιο παραγωγισ ςοκολάτασ ςτθν οδό Πειραιϊσ, ςτο Νζο Φάλθρο, όπου και μζχρι ςιμερα ζχει τθν βάςθ τθσ θ εταιρείασ. Η φιλοδοξία αυτϊν των μετόχων ιταν να γίνουν ςοκολατοποιοί. Σο όνειρο τουσ δεν άργθςε να γίνει πραγματικότθτα, κακϊσ το πρϊτο καταςτατικό τθσ εταιρείασ ΙΟΝ Α.Ε. δθμοςιεφεται ςτο υπ αρικμό 267/ φφλλο τθσ «Εφθμερίδασ τθσ Κυβερνιςεωσ». τθ ςυνζχεια τθσ ΙΟΝ Α.Ε. δθμιουργείται και θ εταιρεία NASKO A.E. με ςκοπό τθν παραγωγι ηαχαρωδϊν προϊόντων. Η επωνυμία αυτι χαρακτιριςε μετζπειτα γενιζσ προϊόντων καραμζλασ ΙΟΝ που φκάνουν ζωσ ςιμερα με τισ γνωςτζσ γεμιςτζσ καραμζλεσ ΝΑΚΟ φροφτων και αςορτί. Σα κεμζλια του ςθμερινοφ μεγζκουσ τθσ ΙΟΝ, ωσ μια από τισ μεγαλφτερεσ Ελλθνικζσ βιομθχανίεσ ςοκολατοειδϊν και ηαχαρωδϊν προϊόντων, τοποκετοφνται μετά τον Β Παγκόςμιο Πόλεμο. τθν αρχι δθμιουργείται (1956) θ εμπορικι

49 εταιρεία «Αδελφοί Ι. Κωτςιόπουλοι» θ οποία αναλαμβάνει τθν αποκλειςτικι διάκεςθ των προϊόντων τθσ ΙΟΝ κακϊσ και των προϊόντων τθσ ΝΑΚΟ. Με ζδρα ςτον Πειραιά και το πρϊτο τθσ κατάςτθμα ςτο εμπορικό κζντρο τθσ Ακινασ θ νεοςφςτατθ αυτι εταιρεία κζτει τισ βάςεισ του ςθμερινοφ δικτφου πωλιςεων και διανομισ τθσ εταιρείασ. Λίγο αργότερα θ ΙΟΝ αφομοιϊνει τθν εταιρεία ΝΑΚΟ Α.Ε. και αποκτά πλζον τθν ςθμερινι τθσ μορφι με παραγωγι ευρείασ γκάμασ ηαχαρωδϊν και ςοκολατοειδϊν προϊόντων. ταδιακά ζρχεται και θ επζκταςθ τθσ εταιρείασ ςε νζουσ κλάδουσ ηαχαρωδϊν όπωσ γκοφρζτεσ, candy bars και ςοκοπάςτεσ. τακμοί ςτθν εξζλιξι τθσ ΙΟΝ αποτελοφν οι ςθμαντικζσ επενδφςεισ ςτθν Άρτα, με τθν δθμιουργία γραμμισ παραγωγισ γκοφρζτασ. Επίςθσ, θ απόκτθςθ τθσ εταιρείασ «ΙΝΣΕΡΙΑ Α.Ε.» που παράγει το προϊόν με το εμπορικό ςιμα Nucrema ζδωςε ςτθν ΙΟΝ τθν δυνατότθτα ειςόδου ςτθν αγορά ςοκοπάςτασ. Αργότερα, θ απόκτθςθ τθσ ςοκαλατοποιίασ Mabel (1999), θ οποία εξειδικεφεται ςε εποχιακά/εορταςτικά προϊόντα, ςε ςοκολατίνια και άλλα ςοκολατοειδι, ςυνζβαλε ςτθν εξάπλωςθ και ςτθν ανάπτυξθ τθσ εταιρείασ ςτον κλάδο τθσ. Η ΙΟΝ, ιδιαίτερα τα τελευταία 60 χρόνια, ςτα οποία διατθρεί θγετικι κζςθ ςτον κλάδο τθσ ςοκολάτασ, κατζχει πολλζσ πρωτιζσ ςτο χϊρο ωσ προσ τα προϊόντα που διακζτει ςτθν αγορά αλλά και ωσ προσ τθν επικοινωνία τθσ, τθν οργάνωςθ τθσ και τθν κοινωνικι προςφορά τθσ. Επίςθσ, ιταν θ πρϊτθ εταιρεία που λανςάριςε ςτθν ελλθνικι αγορά τθ ςοκολάτα γάλακτοσ με αμφγδαλα που μζχρι και ςιμερα αποτελεί ζνα από τα πιο αγαπθτά είδα ςοκολάτασ και παραμζνει ςτθν κορυφι των προτιμιςεων των καταναλωτϊν. Γι αυτό άλλωςτε θ ΙΟΝ Αμυγδάλου παραμζνει ο θγζτθσ τθσ αγοράσ για περιςςότερο από πζντε δεκαετίεσ. Η ςειρά ςοκολατϊν Break αποτελεί μια ακόμα καινοτομία ςτθν ελλθνικι αγορά που ειςιχκθ από τθν ΙΟΝ Α.Ε.. Ήταν θ πρϊτθ τετράγωνθ ςοκολάτα ελλθνικισ παραγωγισ ςε ςυςκευαςία με εφκολο άνοιγμα, κακϊσ και μια πλοφςια γκάμα νζων γεφςεων. 49