Εισαγωγή.

Transcript

1 Οδηγός χρήσης

2 2 3 Εισαγωγή Ο τρόπος που ο άνθρωπος συνδέεται, στην προσωπική και την επαγγελματική του ζωή, έχει αλλάξει σημαντικά τα τελευταία χρόνια: ο κόσμος αποτελεί πλέον ένα τεράστιο δίκτυο. Ομοίως, θεωρούμε πλέον δεδομένο ότι πρέπει να μπορούμε να κάνουμε ό,τι χρειάζεται στη δουλειά μας. Το Office 365 επιτρέπει στον οργανισμό σας να συνδέεται ακόμη περισσότερο, να συνεργάζεται και να κινείται γρήγορα μέσα στις σύγχρονες δομές λειτουργίας. Αλλά μπορεί να το κάνει αυτό, αν στη διαδρομή αυτή έχετε μαζί σας και τα υπόλοιπα άτομα του οργανισμού σας. Αυτός ο οδηγός έχει δημιουργηθεί για οργανισμούς που αναζητούν τους πιο αποτελεσματικούς τρόπους αξιοποίησης των επενδύσεών τους μέσω του Office 365. Προορίζεται για χρήση ως αναλυτικός οδηγός και μπορεί να διασφαλίσει ότι ο οργανισμός σας θα είναι σε θέση να αναγνωρίσει και, στη συνέχεια, να εκτελέσει συγκεκριμένες εργασίες που θα έχουν τον μέγιστο θετικό αντίκτυπο στον οργανισμό σας. Η Microsoft έχει αξιοποιήσει την πολυετή εμπειρία της από την ενασχόληση των πελατών της με το Office 365, για να δημιουργήσει έναν χρηστικό οδηγό, βάσει αληθινών εμπειριών από πραγματικές εταιρείες. Ελπίζουμε να σας δώσει έμπνευση, παρουσιάζοντάς σας όσα είναι εφικτό να γίνουν, αλλά και να τον χρησιμοποιήσετε και να τον μοιραστείτε με τους συναδέλφους σας στον οργανισμό. Κάθε σχόλιό σας είναι ευπρόσδεκτο και μπορείτε να μας το στείλετε μέσω της Κοινότητας ενθάρρυνσης της χρήσης που βρίσκεται στη διεύθυνση: Να θυμάστε ότι σε αυτό το ταξίδι δεν είστε μόνοι. Χιλιάδες οργανισμοί, όπως ακριβώς και ο δικός σας, λανσάρουν αυτήν την εποχή το Office 365 και, μέσα από αυτήν την κοινότητα, μπορείτε να συνδεθείτε μαζί τους. Πάρτε μέρος στην Κοινότητα Αλλάξτε τον τρόπο που εργάζεστε, επειδή ο τρόπος που εργάζεστε επηρεάζει τα αποτελέσματα της δουλειάς σας. ενθάρρυνσης της χρήσης

3 4 5 Η επιτυχία στην οποία μπορεί να συμβάλλει το Office 365 απαιτεί να διασφαλιστεί ότι όλοι μέσα στον οργανισμό σας προσφέρουν τα μέγιστα μέσω της εργασίας τους. Προτού λανσάρετε το Office 365, κάντε μια παύση και αναλογιστείτε τους λόγους για τους οποίους το αγόρασε αρχικά ο οργανισμός σας. Οι λόγοι είχαν σχέση με συγκεκριμένες τεχνικές απαιτήσεις; Μήπως η αγορά αυτή συμπεριλαμβανόταν στα πλαίσια ενός κύκλου αναβάθμισης του IT; Ή μήπως ανακαλύψατε συγκεκριμένες ανάγκες εντός της επιχείρησης; Η ενθάρρυνση της χρήσης συνεπάγεται ότι κατανοείτε τις επιχειρηματικές προκλήσεις και τις αντιμετωπίζετε με λύσεις του Office 365. Πρέπει να διασφαλίζεται ότι όλα τα άτομα του οργανισμού σας κατανοούν τα πλεονεκτήματα και επιδοκιμάζουν τις λύσεις που τους προσφέρετε. Η φυσική τάση του ανθρώπου είναι να αντιστέκεται στην αλλαγή, γι' αυτό πρέπει να γνωρίζει τι έχει να κερδίσει απ' αυτήν. Στη Microsoft, θέλουμε να σας κάνουμε να αξιοποιήσετε πλήρως την επένδυσή σας στο Office 365 και για να συμβεί αυτό, ο σχεδιασμός είναι κρίσιμης σημασίας. Ο μοναδικός σκοπός του παρόντος Οδηγού χρήσης είναι να σας βοηθήσει κατά τη διαδικασία της ενθάρρυνσης της χρήσης. Έχει χωριστεί σε τρεις βασικές φάσεις: Φάση 1: Όραμα Προσδιορίστε τους κύριους ενδιαφερόμενους, συγκεντρώστε την ομάδα σας, προσδιορίστε και ιεραρχήστε τα Επιχειρηματικά σενάρια και συνεργαστείτε με τους κύριους ενδιαφερόμενους για να δημιουργήσετε ένα Πλάνο επιτυχίας για τη χρήση του Office 365 στον οργανισμό σας. Φάση 2: Ένταξη Θέστε σε εφαρμογή το Πλάνο επιτυχίας για να εντάξετε τον οργανισμό σας στο πλαίσιο της νέας τεχνολογίας και για να βοηθήσετε τους συναδέλφους σας στο νέο αυτό ταξίδι. Ξεκινήστε με ένα πρόγραμμα πρώιμης χρήσης και, στη συνέχεια, επεκταθείτε για να καλύψετε τις ανάγκες ολόκληρου του οργανισμού σας. 1 ΚΑΘΟΡΙΣΜΟΣ ΚΥΡΙΩΝ ΕΝΔΙΑΦΕΡΟΜΕΝΩΝ 2 ΠΡΟΣΔΙΟΡΙΣΜΟΣ/ΙΕΡΑΡΧΗΣΗ ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΩΝ ΣΕΝΑΡΙΩΝ ΟΡΑΜΑ ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΠΛΑΝΟΥ ΕΠΙΤΥΧΙΑΣ FastTrack ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΑΞΙΑΣ ΕΝΙΣΧΥΣΗ ΤΗΣ ΣΥΜΜΕΤΟΧΗΣ ΤΩΝ ΧΡΗΣΤΩΝ ΚΑΙ ΕΝΘΑΡΡΥΝΣΗ ΤΗΣ ΧΡΗΣΗΣ 3 ONBOADING ΑΤΟΜΩΝ ΤΕΧΝΙΚΟ ONBOARDING ONBOARD ΕΚΤΕΛΕΣΗ ΠΛΑΝΟΥ ΕΠΙΤΥΧΙΑΣ 4 03 Φάση 3: Δημιουργία αξίας Αντιληφθείτε τη διαρκή αξία της επένδυσής σας στο Office 365, εξακολουθώντας να ενισχύετε τη συμμετοχή των χρηστών και να ενθαρρύνετε τη χρήση. Διαχειριστείτε την αλλαγή και προετοιμαστείτε γι' αυτήν, υπολογίζοντας την επιτυχία που φέρνει το Office 365 και κοινοποιώντας τα θετικά αποτελέσματα, ενώ παράλληλα κατανοείτε σε ποιους τομείς πρέπει να προσπαθήσετε περισσότερο για μελλοντικές βελτιώσεις. ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΚΑΙ ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑ ΓΙΑ ΤΗΝ ΑΛΛΑΓΗ ΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ, ΚΟΙΝΟΠΟΙΗΣΗ ΕΠΙΤΥΧΙΑΣ ΚΑΙ ΕΠΑΝΑΛΗΨΗ Μάθετε περισσότερα σχετικά με τους κρίσιμους παράγοντες επιτυχίας που επηρεάζουν τη χρήση του Office 365:

4 Θα σας βοηθήσουμε να φτάσετε εκεί μέσω του FastTrack Center 6 Φάση 01: Όραμα Φάση 01. Όραμα 7 Το FastTrack Center είναι μια ομάδα από εκατοντάδες μηχανικούς, οι οποίοι έχουν δεσμευτεί να παράσχουν στους επαγγελματίες IT και τους συνεργάτες τους από όλο τον κόσμο τη βέλτιστη εμπειρία με το Office 365. Αν είστε πελάτης του Office 365 με τουλάχιστον 50 άδειες σε ένα υποψήφιο πλάνο, μπορείτε να ζητήσετε onboarding για να λάβετε απομακρυσμένη και εξατομικευμένη βοήθεια. Οι μηχανικοί του FastTrack θα σας βοηθήσουν να σχεδιάσετε το έργο του Office 365, να εκτιμήσετε το τεχνικό σας περιβάλλον, να δώσετε καθοδήγηση για αποκατάσταση, να μεταφέρετε δεδομένα στο Office 365* και να προσφέρετε βοήθεια κατά τη χρήση από τους ενδιαφερόμενους. Βίντεο "Γνωρίστε το FastTrack Center": Θα σας βοηθήσουμε να φτάσετε εκεί μέσω του FastTrack Center Ξεκινήστε σήμερα * Οι υπηρεσίες μετεγκατάστασης είναι διαθέσιμες για πελάτες με 150+ κατάλληλες άδειες Για εμάς, είχε σημασία να κινηθούμε παράλληλα με τους ρυθμούς της αλλαγής, χωρίς να επηρεάζονται οι επιχειρηματικές δραστηριότητες. Η συνεργασία μας με την ομάδα του FastTrack ήταν εξαιρετική. Μας βοήθησαν να ξεπεράσουμε πολλές προκλήσεις κατά το onboarding, καθώς και να θέσουμε στρατηγικούς στόχους στις επιχειρηματικές μας διαδικασίες και την επιχειρηματική αλλαγή. Omar Bhatti, Ανώτερος Επικεφαλής, CSC Η συγκέντρωση της κατάλληλης ομάδας και η διασφάλιση ότι έχετε στα χέρια σας μια λίστα με επιχειρηματικούς στόχους που θέλετε να πετύχετε με τη βοήθεια του Office 365, είναι σημαντικά στοιχεία καθόλη τη διάρκεια του λανσαρίσματος και του προγραμματισμού του. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να εξοικειώσετε τους συναδέλφους σας με το Office 365 και να το κάνετε αποδεκτό από ολόκληρο τον οργανισμό σας. Σε αυτήν τη φάση, θα μάθετε πώς να επιλέγετε τα κατάλληλα άτομα εντός του οργανισμού σας για να συμβάλλετε στην επιτυχία με το Office 365, να δημιουργήσετε τη δική σας λίστα με Επιχειρηματικά σενάρια του Office 365 και να δημιουργήσετε ένα Πλάνο επιτυχίας το οποίο θα εναρμονίζεται με την επίτευξη των συγκεκριμένων επιχειρηματικών σας στόχων.

5 Βήμα 01: Προσδιορισμός κύριων ενδιαφερομένων και συγκέντρωση της ομάδας σας 8 Βήμα 01: Προσδιορισμός κύριων ενδιαφερομένων και συγκέντρωση της ομάδας σας 9 Βήμα 01. Ο πρώτος κανόνας για την πετυχημένη χρήση είναι να δημιουργηθεί μια δυναμική ομάδα, η οποία θα περιλαμβάνει Ρόλος Αρμοδιότητες Τμήμα Προσδιορισμός κύριων ενδιαφερομένων και συγκέντρωση της ομάδας σας τους κύριους ενδιαφερόμενους και τα κατάλληλα άτομα για να ενθαρρύνουν και να επηρεάσουν τους υπόλοιπους στην αλλαγή. Για να είναι πετυχημένη μια στρατηγική χρήσης πρέπει να βασίζεται σε μια ομάδα αφοσιωμένων ατόμων, με άτομα από όλο το εύρος του οργανισμού σας. Χρησιμοποιήστε τον πίνακα για να κατανοήσετε τους διαφορετικούς ενδιαφερόμενους και τους ρόλους και τις αρμοδιότητές τους στο πετυχημένο λανσάρισμα του Office 365. Βασικοί ρόλοι Χρηματοδότης στελεχών Κάτοχος επιτυχίας Υποστηρικτές Project Manager Επικεφαλής εκπαίδευσης Επικεφαλής τμημάτων Επικοινωνεί το υψηλού επιπέδου όραμα και τις αξίες του Office 365 στην εταιρεία Διασφαλίζει ότι πραγματοποιούνται οι επιχειρηματικοί στόχοι για το λανσάρισμα του Office 365 Συμβάλλουν στη δημιουργία κλίματος ενθουσιασμού για το Office 365 και διαχειρίζονται τις αντιρρήσεις των τελικών χρηστών Επιβλέπει όλες τις εργασίες εκτέλεσης του λανσαρίσματος του Office 365, καθώς και τη διαδικασία του λανσαρίσματος Διαχειρίζεται το πρόγραμμα εκπαίδευσης ή/και τους πόρους για το λανσάρισμα του Office 365 Προσδιορίζουν τον τρόπο χρήσης του Office 365 από συγκεκριμένα τμήματα και ενισχύουν το ενδιαφέρον γι' αυτό Εκτελεστική ηγεσία Όλα τα τμήματα Όλα τα τμήματα (προσωπικό) Διαχείριση έργων IT ή/και Ανθρώπινο Δυναμικό Όλα τα τμήματα (Διοίκηση) Ειδικός τμήματος IT Επιβλέπει όλες τις τεχνικές πτυχές του λανσαρίσματος IT Διευθυντής Ανθρώπινου Δυναμικού Ενσωματώνει το Office 365 στις διαδικασίες του ανθρώπινου δυναμικού και διαχειρίζεται το περιεχόμενο του ανθρώπινου δυναμικού με το Office 365 Ανθρώπινο Δυναμικό (Διοίκηση) Επικεφαλής Επικοινωνίας Επιβλέπει τις επικοινωνίες σχετικά με το Office 365 σε εταιρικό επίπεδο IT ή/και Εταιρικές Επικοινωνίες Διαχειριστής κοινότητας Διαχειρίζεται την καθημερινή δραστηριότητα του δικτύου του Yammer και παρέχει την καθοδήγηση και τις βέλτιστες πρακτικές IT ή/και Εταιρικές Επικοινωνίες Διαχειριστής τοποθεσίας SharePoint Συμβάλλει στη διαχείριση της στρατηγικής της τοποθεσίας του SharePoint για τον οργανισμό, λειτουργεί ως σύνδεσμος μεταξύ της επιχειρηματικής πλευράς και του IT IT ή/και προσωπικό Προειδοποίηση Έχετε στο νου σας ότι όλοι αυτοί οι ρόλοι έχουν τη μορφή της οδηγίας. Ανάλογα με το μέγεθος και τη σύσταση του οργανισμού σας, αυτοί οι ρόλοι μπορεί να αλληλοκαλύπτονται ή να μην είναι απαραίτητοι. Συμβουλές και τεχνάσματα 1. Δεν υπάρχει πρόβλημα αν κάποια άτομα στην ομάδα σας έχουν περισσότερους από έναν ρόλους. 2. Είναι σημαντικό να διασφαλίσετε χρηματοδότες στελεχών, όταν προσδιορίζετε τους σημαντικούς ενδιαφερόμενους εντός του οργανισμού σας. Αν έχετε στο πλευρό σας την ηγετική ομάδα και τους βασικούς ενδιαφερόμενους, Για να κατανοήσετε τους βασικούς ρόλους, το τι απαιτείται από την ομάδα σας και τους λόγους για τους οποίους είναι απαραίτητοι, επισκεφτείτε το: η διατήρηση της δυναμικής και η επίτευξη της χρήσης από την πλευρά του τελικού χρήστη θα υποστηρίζεται σημαντικά από την επιχείρηση.

6 Βήμα 01: Τι είναι οι χρηματοδότες στελεχών και γιατί είναι σημαντικοί; Τι είναι οι χρηματοδότες στελεχών 10 Βήμα 01: και γιατί είναι σημαντικοί; 11 Τι είναι οι χρηματοδότες στελεχών και γιατί είναι σημαντικοί; Οι χρηματοδότες στελεχών πρέπει: Να βοηθούν την ομάδα του έργου κατά τον προσδιορισμό και την ιεράρχηση των Επιχειρηματικών σεναρίων που πρέπει να χρησιμοποιηθούν Να συμμετέχουν στην επικοινωνία του τρόπου με τον οποίο ο οργανισμός σκοπεύει να χρησιμοποιήσει το Office 365 για να πετύχει τους επιχειρηματικούς του στόχους, σε άλλα ηγετικά στελέχη του οργανισμού Οι χρηματοδότες στελεχών είναι βασικά ηγετικά στελέχη εντός του οργανισμού και η συμμετοχή τους κρίνεται απαραίτητη για την ενθάρρυνση της χρήσης από την πλευρά των υπαλλήλων. Αυτά είναι που έχουν τη μεγαλύτερη επιρροή στην εταιρική κουλτούρα και μπορούν να επικοινωνήσουν ενεργά την αξία και τα οφέλη της νέας τεχνολογίας και του τρόπου εργασίας σε ολόκληρο τον οργανισμό. Επίσης, μπορούν να εξηγήσουν με κρίσιμο τρόπο τους βασικούς επιχειρηματικούς στόχους, καθώς και τα κοινά προβλήματα που πρέπει να αντιμετωπιστούν - εδώ είναι που μπαίνει στο παιχνίδι και το Office 365. Οι χρηματοδότες στελεχών ορίζουν τους σημαντικούς επιχειρηματικούς στόχους. Σύμφωνα με έρευνες, τα έργα μετασχηματισμού είναι πιο επιτυχή όταν η παρουσία του χρηματοδότη στελεχών είναι απτή. Πάνω από το 85% των ερωτηθέντων υποστήριξαν ότι στις περιπτώσεις που ο CEO είχε κάποια ή πολύ έντονη παρουσία, το έργο μετασχηματισμού ήταν, με τη σειρά του, είτε πολύ επιτυχές ή εξαιρετικά επιτυχές. Ιούλιος 2017, McKinsey Quarterly, Πνευματικά δικαιώματα 2017 McKinsey & Company. Με επιφύλαξη κάθε νόμιμου δικαιώματος. Επανεκτύπωση κατόπιν αδείας. Να συμμετέχουν ενεργά και να χρησιμοποιούν τις δυνατότητες του Office 365 για να ενθαρρύνουν τη χρήση του σε όλους τους τελικούς χρήστες και να ενισχύσουν τις επιθυμητές συμπεριφορές Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο που μπορεί να συμβάλει ένας χρηματοδότης στελεχών στο επιτυχές λανσάρισμα του Office 365, επισκεφτείτε το Διασφαλίστε ότι οι χρηματοδότες στελεχών σας κατανοούν τα βασικά Ενεργή και απτή συμμετοχή Ανάπτυξη συμμαχιών με ομόβαθμα στελέχη Απευθείας επικοινωνία με τους υπαλλήλους Συμβουλές και τεχνάσματα Κατά τον προσδιορισμό των χρηματοδοτών σας, σκεφτείτε το ενδεχόμενο να συμπεριλάβετε βασικούς ενδιαφερόμενους σε διαφορετικές επιχειρηματικές δραστηριότητες που επηρεάζονται από την αλλαγή. Copyright Prosci. Με επιφύλαξη κάθε νόμιμου δικαιώματος.

7 Βήμα 01: Τι είναι οι Κάτοχοι επιτυχίας και γιατί είναι σημαντικοί; 12 Βήμα 01: Τι είναι οι Υποστηρικτές και γιατί είναι σημαντικοί; 13 Τι είναι οι Κάτοχοι επιτυχίας και γιατί είναι σημαντικοί; Ο ορισμός Κατόχων επιτυχίας εντός του οργανισμού σας είναι σημαντικός για να διασφαλίσετε ότι πραγματοποιούνται όλοι οι επιχειρηματικοί στόχοι του Office 365. Αυτοί φέρουν την ευθύνη για τη διασφάλιση της χρήσης και της αξιοποίησής του από πλευράς των συναδέλφων. Οι Κάτοχοι επιτυχίας πρέπει: Να διασφαλίζουν ότι οι υπάλληλοι χρησιμοποιούν και αξιοποιούν το Office 365 Να διασφαλίζουν τη συμμετοχή των κατάλληλων ενδιαφερομένων Να μετατρέπουν τους επιχειρηματικούς στόχους που έχει ορίσει ο οργανισμός τους για το Office 365 σε σενάρια του Office 365 Να διασφαλίζουν ότι οι επικοινωνίες και η εκπαίδευση υλοποιούνται επιτυχώς Τι είναι οι Υποστηρικτές και γιατί είναι σημαντικοί; Η δημιουργία και η αξιοποίηση των Υποστηρικτών του Office 365 εντός του οργανισμού σας αποτελεί μια άλλη σημαντική δραστηριότητα που αφορά στις ομάδες ενδιαφερομένων οι οποίοι ενθαρρύνουν τη χρήση του Office 365. Η διασφάλιση της αποδοχής όλων των χρηστών ενός οργανισμού αποτελεί πρόκληση. Οι υποστηρικτές μπορούν να περιορίσουν τον αντίκτυπο αυτής της πρόκλησης και να διαδραματίσουν σημαντικό ρόλο στη χρήση του Office 365. Έχουν γνώσεις, είναι αφοσιωμένοι στην περαιτέρω διεύρυνση της τεχνογνωσίας τους και είναι διατεθειμένοι να παράσχουν συμβουλές και βοήθεια στους συναδέλφους τους. Συμβάλλουν στο να ενσωματωθεί το Office 365 στην πραγματικότητα του τμήματος ή της ομάδας τους. Οι υποστηρικτές πρέπει: Να δημιουργούν κλίμα ενθουσιασμού για το Office 365 και την αξία του σε όλες τις ομάδες Να βοηθούν τα άτομα της ομάδας τους να καταλάβουν τι θα αποκομίσουν από την αλλαγή Να ενημερώνουν σχετικά με το Office 365 μέσω ανεπίσημων δικτύων επικοινωνίας Να καλωσορίζουν τους νέους χρήστες, να τους καθοδηγούν και να τους κοινοποιούν τις βέλτιστες πρακτικές Να παρέχουν σχόλια στην ομάδα έργου αναφορικά με τη συμμετοχή και τη χρήση από πλευράς χρηστών Δημιουργήστε το δικό σας πρόγραμμα Για περισσότερες πηγές και υλικό που θα σας βοηθήσει να διαμορφώσετε τους δικούς σας Υποστηρικτές του Office 365, κατεβάστε αυτόν τον οδηγό:

8 Βήμα 01: Χρήση του Office 365 για συνεργασία με τα μέλη της ομάδας λανσαρίσματος 14 Βήμα 02: Προσδιορισμός και ιεράρχηση επιχειρηματικών σεναρίων 15 Χρήση του Office 365 για συνεργασία με τα μέλη της ομάδας λανσαρίσματος Η χρήση διαφόρων εφαρμογών και υπηρεσιών του Office 365 καθόλη τη διάρκεια του σχεδιασμού και της εκτέλεσης του λανσαρίσματός σας, μπορεί να συνεισφέρει στην επιτυχία του. Αυτό πρέπει να γίνει, ώστε να εξοικειωθεί η ομάδα με την υπηρεσία και να μπορεί να δημιουργήσει θετικό κλίμα μεταξύ των συναδέλφων. Ορίστε μερικά παραδείγματα: Χρησιμοποιήστε τις Ομάδες του Office 365 για να σχεδιάσετε το έργο σας και να συνεργαστείτε σε έγγραφα που σχετίζονται με την υλοποίηση του Office 365 Χρησιμοποιήστε το Πρόγραμμα σχεδιασμού της Microsoft για τη διαχείριση των καθημερινών εργασιών του έργου υλοποίησης του Office 365 Βήμα 02. Προσδιορισμός και ιεράρχηση επιχειρηματικών σεναρίων Ο καθορισμός και προσδιορισμός των επιχειρηματικών σεναρίων σας αποτελεί σημαντικό βήμα για να διασφαλίσετε ότι ο οργανισμός σας αξιοποιεί πλήρως την επένδυσή του στο Office 365 και πραγματοποιεί επίσης μια ομαλή μετάβαση στη χρήση του. Τα επιχειρηματικά σενάρια καλύπτουν τους τρόπους που οι συνάδελφοί σας θα χρησιμοποιούν το Office 365 για να αντιμετωπίζουν επιχειρηματικές προκλήσεις ή για να πετυχαίνουν τους καθορισμένους στόχους. Γιατί είναι σημαντικά τα επιχειρηματικά σενάρια: Έχοντας σαφή επιχειρηματικά σενάρια, μπορείτε να υπολογίσετε αποτελεσματικά την επιτυχία και τα Χρησιμοποιήστε το Yammer για να διαμορφώσετε, να προετοιμάσετε και να υποστηρίξετε την κοινότητα των Υποστηρικτών του Office 365 Χρησιμοποιήστε το Skype για επιχειρήσεις για να διεξαγάγετε online συσκέψεις με την ομάδα έργου σας, κρατώντας πρακτικά στο Microsoft OneNote αποτελέσματα να είναι απτά Βοηθήστε τις ομάδες να κατανοήσουν πώς μπορεί να τους βοηθήσει το Office 365 να πετύχουν περισσότερα Τα επιχειρηματικά σενάρια μπορούν να τους βοηθήσουν μέσα από δραστηριότητες ενημέρωσης και ετοιμότητας, στις οποίες τα προϊόντα Είμαι πάρα πολύ ευγνώμων για το πώς όλα τα άτομα του οργανισμού συνεργάστηκαν για να πετύχουν αυτή τη γενική μεταμόρφωση. θα χρησιμοποιούνται εντός του κατάλληλου περιβάλλοντος και οι συνάδελφοί σας θα γνωρίζουν πότε και πώς να τα χρησιμοποιήσουν Ειδικές ομάδες μας είχαν κάνει αρκετό προκαταρκτικό σχεδιασμό. Μάλιστα, το Yammer αποδείχτηκε πολύτιμος βοηθός στην αλλαγή: οι ομάδες διαμορφώθηκαν δυναμικά και συνεργάστηκαν με τις ομάδες υλοποίησης σε όλες τις χώρες. Φιλοξένησε πολλές συζητήσεις παντού και αποδείχτηκε ότι αποτελεί ένα φανταστικό "κανάλι" για τη υποστήριξη των τελικών χρηστών. Όταν ολοκληρώθηκε η υλοποίηση του Office 365, σκεφτόμουν ότι δεν θα τα είχαμε καταφέρει χωρίς αυτό το εργαλείο. Andy Tidd, CIO, ABB

9 Βήμα 02: Προσδιορισμός και ιεράρχηση επιχειρηματικών σεναρίων 16 Βήμα 02: Προσδιορισμός και ιεράρχηση επιχειρηματικών σεναρίων 17 Βρείτε επιχειρηματικά σενάρια μέσω της βιβλιοθήκης παραγωγικότητας Έχουμε σχεδιάσει πολλά επιχειρηματικά σενάρια μέσω της Βιβλιοθήκης παραγωγικότητας για να σας βοηθήσουμε να ανακαλύψετε νέους τρόπους χρήσης του Office 365 που μπορούν να επηρεάσουν θετικά τον οργανισμό σας. Βασιστείτε στην εμπειρία άλλων. Γίνετε μέλος της κοινότητας! Στα πλαίσια της Κοινότητας ενθάρρυνσης της χρήσης της Κοινότητας τεχνολογίας της Microsoft, μπορείτε να μιλήσετε με χιλιάδες άλλους πελάτες της Microsoft και να κατανοήσετε τα σενάρια που αποδείχτηκαν αποτελεσματικά για εκείνους Τι θα κερδίσω; Ενημερώσεις προϊόντων Σύνδεση με μηχανικούς Συνεργασία με συναδέλφους Διαμόρφωση σχέσεων Επιπλέον πόροι χρηστών Βασιστείτε στην εμπειρία άλλων Ανακοινώσεις για την ενθάρρυνση της χρήσης Δείτε τις τελευταίες ανακοινώσεις Σελίδα της Κοινότητας ενθάρρυνσης της χρήσης Υποστήριξη συζητήσεων και κοινοποίηση βέλτιστων πρακτικών Κοινόχρηστοι χώροι Στοχευμένες συζητήσεις σχετικά με συγκεκριμένα θέματα της κοινότητας Δείτε τις τελευταίες συζητήσεις Δείτε για τι συζητάει η κοινότητα Ξεκινήστε να μιλάτε με συναδέλφους σας σήμερα πάρτε μέρος στην Κοινότητα ενθάρρυνσης της χρήσης Κοινότητα Ποιοι ανήκουν στην κοινότητα

10 Βήμα 02: Προσδιορισμός και ιεράρχηση επιχειρηματικών σεναρίων 18 Βήμα 02: Προσδιορισμός και ιεράρχηση επιχειρηματικών σεναρίων 19 Προσδιορισμός επιχειρηματικών σεναρίων Για να προσδιορίσετε τα κατάλληλα επιχειρηματικά σενάρια, είναι προτιμότερο να εμπλέξετε τα άτομα που πρόκειται να ενθαρρύνουν και να υποστηρίξουν την αλλαγή μέσα από όλο τον οργανισμό. Θα πρέπει να διοργανώσετε μερικά εργαστήρια, μέσα από τα οποία θα προσκαλείτε τους επικεφαλής των τμημάτων, τους Project Manager, το τμήμα IT και άλλους ενδιαφερόμενους να βοηθήσουν με νέες ιδέες σχετικά με το πώς μπορεί να χρησιμοποιηθεί το Office 365 στον οργανισμό σας. Οι παρακάτω ερωτήσεις αποτελούν μια καλή αφετηρία για να προσδιορίσετε τα επιχειρηματικά σας σενάρια: Δεν ξέρετε πώς να ξεκινήσετε; Για να ξεκινήσετε να διαμορφώνετε δικά σας επιχειρηματικά σενάρια, μπορείτε να ακολουθήσετε το παρακάτω πλαίσιο: Ποια είναι τα προβλήματα του οργανισμού που σχετίζονται με την επικοινωνία και τη συνεργασία; Ποια σημεία θα ήθελε να βελτιώσει ο οργανισμός σας; Ποιες είναι οι στρατηγικές πρωτοβουλίες του οργανισμού ή τα τρέχοντα έργα μετασχηματισμού που μπορεί να υποστηρίξει το Office 365; Ως μέλος της ομάδας [ΟΜΑΔΑ] Θέλω να [ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΤΟΥ ΤΙ ΘΕΛΩ ΝΑ ΚΑΝΩ] Χρησιμοποιώντας [ΣΥΓΚΕΚΡΙΜΕΝΗ ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΤΗΣ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΑΣ] Θα ξέρω ότι η προσπάθειά μου θα είναι επιτυχής όταν [ΜΕΤΡΗΣΗ ΕΠΙΤΥΧΙΑΣ ΛΥΣΗΣ] Ποιες μέθοδοι επικοινωνίας και συνεργασίας υιοθετούνται καλύτερα συνήθως από τον οργανισμό σας σε σχέση με άλλους; Ποια είναι η διαδικασία προετοιμασίας, διανομής και Ως μέλος της ομάδας... [Ομάδα] Θέλω να... [Περιγραφή του τι θέλω να κάνω] Χρησιμοποιώντας [Συγκεκριμένη εφαρμογή της τεχνολογίας] Θα ξέρω ότι η προσπάθειά μου θα είναι επιτυχής όταν... [Μέτρηση επιτυχίας λύσεων] κοινής χρήσης πληροφοριών; Το Office 365 προσφέρει την απαραίτητη τεχνολογία για τη βελτίωση της επικοινωνίας και της συνεργασίας σε διεθνές επίπεδο. Χρησιμοποιούμε βιντεοδιασκέψεις, παρουσιάσεις και τη δυνατότητα κοινής χρήσης της επιφάνειας εργασίας για να συνεργαστούμε με τους συνεργάτες μας. Klaus Huelsewiesche, Επικεφαλής συστημάτων IT για το R&D, Πλυντήρια και Οικιακή φροντίδα στην Henkel Ως μέλος της ομάδας Διαχείρισης πωλήσεων Θέλω να έχω μια μεμονωμένη έκδοση της πρότασης, στην οποία θα έχουν πρόσβαση όλοι και θα μπορούν να την επεξεργαστούν, αντί να πρέπει να τους αποστέλλω μέσω διαφορετικές εκδόσεις Χρησιμοποιώντας μια τοποθεσία του SharePoint για να αποθηκεύσω κεντρικά και να μοιραστώ μια μεμονωμένη έκδοση μιας πρότασης πωλήσεων, την οποία θα μπορεί να επεξεργαστεί η ομάδα μου μέσω σύνταξης από κοινού στο Word και το PowerPoint Θα ξέρω ότι η προσπάθειά μου είναι επιτυχής όταν η ομάδα πωλήσεών μου θα μπορεί να δημιουργεί πιο εύκολα προτάσεις και επομένως θα έχει περισσότερο χρόνο για να κλείνει συμφωνίες

11 Βήμα 02: Προσδιορισμός και ιεράρχηση επιχειρηματικών σεναρίων 20 Βήμα 02: Προσδιορισμός και ιεράρχηση επιχειρηματικών σεναρίων 21 Ιεράρχηση επιχειρηματικών σεναρίων Επειδή το Office 365 μπορεί να έχει θετική επίδραση απευθείας σε όλες τις επιχειρηματικές σας δραστηριότητες, είναι σημαντικό να ιεραρχήσετε τα πολλά επιχειρηματικά σας σενάρια, ώστε να διασφαλίσετε ότι έχετε κατανοήσει σε τι πρέπει να εστιάσετε πρώτα. Πώς μπορείτε να ιεραρχήσετε τα σενάριά σας Υψηλός Άμεσα μηνύματα για όλους Ανατρέξτε στο παρακάτω γράφημα και σχεδιάστε τα επιχειρηματικά σας σενάρια στο διάγραμμα, σύμφωνα με το επίπεδο του αναμενόμενου αντίκτυπου στον οργανισμό και της δυσκολίας επίτευξής τους. Εδώ, μπορείτε να καταλάβατε ποια σενάρια θα έχουν τον μέγιστο αντίκτυπο πιο γρήγορο, καθώς και να προσδιορίσετε τα δυσκολότερα έργα που μπορεί να είναι σημαντικά, αλλά θα απαιτούν περισσότερο σχεδιασμό. Αντικαταστήστε το συμβατικό τηλεφωνικό σύστημα με το Cloud PBX Αντίκτυπος Μέτριος Ροή εργασιών ελέγχου πολιτικής ανθρώπινου δυναμικού Βίντεο εκπαίδευσης προϊόντος στο Office Χαμηλός Ομάδα Yammer νεοπροσληφθέντων στο cloud Χαμηλή Μέτρια Υψηλή Δυσκολία Συμβουλές και τεχνάσματα Είναι χρήσιμο να αναλογιστείτε πρώτα τι είναι αυτό που θα έχει μεγαλύτερη αξία για τους ανθρώπους του οργανισμού σας. Ορισμένες από τις ενέργειες που μπορεί να κάνετε από την πρώτη στιγμή (π.χ. μετεγκατάσταση αλληλογραφίας) ενδεχομένως να μην έχουν άμεσα απτά αποτελέσματα. Ενδεχομένως να αξίζει να εστιάσετε στο να εξασφαλίσετε ταχύτερα και ορατά κέρδη πρώτα (π.χ. δίνοντας πρόσβαση σε όλους στα άμεσα μηνύματα).

12 Βήμα 02: Προσδιορίστε τα κριτήρια επιτυχίας σας 22 Βήμα 02: Προσδιορίστε τα κριτήρια επιτυχίας σας 23 Προσδιορίστε τα κριτήρια επιτυχίας σας Κατά τη διαμόρφωση των ιδανικών σας επιχειρηματικών σεναρίων, είναι κρίσιμης σημασίας να θεσπίσετε ένα επίσημο σύνολο κριτηρίων επιτυχίας για να μετρήσετε τον αντίκτυπο από το λανσάρισμα του Office 365. Τρόπος προσδιορισμού των κριτηρίων επιτυχίας: Θα χρειαστεί να προσδιορίσετε τι θα πρέπει να μετρηθεί και πώς θα οργανώσετε τη συλλογή τόσο ποσοτικών όσο και ποιοτικών δεδομένων. Σκεφτείτε τα ακόλουθα για να βοηθηθείτε κατά τον προσδιορισμό των κριτηρίων επιτυχίας σας: Χρησιμοποιήστε τον κανόνα "SMART" για την καθοδήγησή σας Κατά την προετοιμασία των κριτηρίων επιτυχίας, χρησιμοποιήστε τον κανόνα "SMART" για να βοηθηθείτε στη θέσπιση στόχων οι οποίοι θα έχουν αντίκτυπο: Specific (Συγκεκριμένα): Σαφώς και ξεκάθαρα, απαντάνε στις ερωτήσεις "Τι, γιατί, ποιος, πού;" Measurable (Μετρήσιμα): Απτά, που να υποδεικνύουν σαφώς την πρόοδο. Attainable (Υλοποιήσιμα): Προσδιορίστε Βασικούς δείκτες απόδοσης (KPI) Ρεαλιστικά, χωρίς υπερβολές. για την επιχείρησή σας, οι οποίοι μπορεί να βελτιωθούν αν ο οργανισμός σας υιοθετήσει διάφορα επιχειρηματικά σενάρια (π.χ. μειωμένα κόστη, αυξημένη ικανοποίηση πελατών, βελτιωμένη συμμετοχή υπαλλήλων, μειωμένος χρόνος επεξεργασίας μιας παραγγελίας) Εκτιμήστε το σημείο στο οποίο βρίσκεστε, προτού εφαρμόσετε το Office 365. Καθορίστε τους δείκτες KPI που θα χρησιμοποιείτε σαν ορόσημα και εκτιμήστε τις τρέχουσες γνώσεις των χρηστών σας γύρω από το Office 365 Relevant (Ενδιαφέροντα): Έχουν σημασία για τους ενδιαφερόμενους. Timely (Την κατάλληλη στιγμή): Εδραιωμένα σε μια συγκεκριμένη επιδιωκόμενη ημερομηνία, δίνοντας την απάντηση στην ερώτηση "Πότε;" Επιλέξτε κριτήρια που θα σας βοηθήσουν να αναδείξετε στην ηγετική ομάδα, τον αντίκτυπο που έχει το Office 365 στον οργανισμό σας

13 Βήμα 02: Παραδείγματα κριτηρίων επιτυχίας 24 Βήμα 03: Δημιουργία Πλάνου επιτυχίας 25 Παραδείγματα κριτηρίων επιτυχίας Κριτήρια επιτυχίας Μέθοδος/Πηγή Μετρήσεις Παράδειγμα στόχου Αυξημένη χρήση Η αυξημένη χρήση σχετίζεται με τη χρήση της τεχνολογίας από τον χρήστη. Ποσοτική Αναφορές του Office 365 Για να ορίσετε τα κριτήρια επιτυχίας, αξιοποιήστε τα παραδείγματα που σας προσφέρουμε παρακάτω: Χρήση γραμματοκιβωτίου Χρήση του SharePoint Ανταλλαγή άμεσων μηνυμάτων και διασκέψεις μέσω του Skype για επιχειρήσεις Λεπτά ηχητικών αρχείων του Skype για επιχειρήσεις που έχουν χρησιμοποιηθεί Η σύγκριση των αναφορών χρήσης πριν και μετά το λανσάρισμα θα καταδείξει αυξημένη χρήση κατά 10% σε μηνιαία βάση. Βήμα 03. Δημιουργία Πλάνου επιτυχίας Το πλάνο επιτυχίας είναι κρίσιμης σημασίας για το λανσάρισμά σας, καθώς σας προσφέρει έναν οδηγό για να πραγματοποιήσετε τους στόχους σας μέσω του Office 365. Τρόπος δημιουργίας πλάνου επιτυχίας 01. Συνδεθείτε στην τοποθεσία του FastTrack μέσω του Office 365 αναγνωριστικού του οργανισμού σας στο Office Κάντε κλικ στο "Έναρξη νέου πλάνου" για να προχωρήσετε στο Πλάνο επιτυχίας σας. 03. Κάντε κλικ στο εικονίδιο "Επιχειρηματική υπόθεση" στην αρχική σελίδα του πλάνου επιτυχίας. 04. Επιλέξτε επιχειρηματικά σενάρια Αποτελεσματικότητα εκπαίδευσης Η αυξημένη χρήση συσχετίζεται με την αποτελεσματικότητα της εκπαίδευσης. Μειωμένα λειτουργικά κόστη Η αυξημένη χρήση συσχετίζεται με τη μειωμένη χρήση διάσκεψης με τρίτους, τον χρόνο ταξιδιών και την εκχώρηση πόρων. Ποσοτική Αναφορές του Office 365 Ποιοτική Έρευνες τελικών χρηστών Ομάδες του Yammer και σχόλια Ποσοτική Αναφορές του Office 365 Οικονομικές/λογιστικές αναφορές Αναφορές υπηρεσίας βοήθειας Αναφορές για έξοδα ταξιδιών και τηλεφώνου Μέτρα αποτελεσμάτων Χρήση γραμματοκιβωτίου Χρήση του SharePoint Ανταλλαγή άμεσων μηνυμάτων και διασκέψεις μέσω του Skype για επιχειρήσεις Λεπτά ηχητικών αρχείων του Skype για επιχειρήσεις που έχουν χρησιμοποιηθεί Ικανοποίηση εργαζομένου Χρήση γραμματοκιβωτίου Χρήση του SharePoint Χρέωση και χρήση διασκέψεων με ήχο Έξοδα ταξιδιών και τηλεφώνου Κλήσεις υπηρεσίας βοήθειας Η σύγκριση των αναφορών χρήσης πριν και μετά την εκπαίδευση θα καταδείξει αυξημένη χρήση σε μηνιαία βάση. Η καθαρή βαθμολογία ικανοποίησης χρήστη των εργαζομένων είναι 130+ βάσει της τελικής εκπαιδευτικής έρευνας. Η σύγκριση των αναφορών πριν και μετά το Office 365 θα καταδείξει την εξοικονόμηση κόστους. Η χρήση διασκέψεων μέσω τηλεφώνου τρίτων μετά το λανσάρισμα θα καταδείξει μειωμένη χρήση κατά 10% σε μηνιαία βάση. 05. Εισαγάγετε τα κριτήρια επιτυχίας στα "Οφέλη" 06. Προσθέστε τους ενδιαφερόμενους του έργου στο πλάνο στην καρτέλα "Ομάδα". Αυξημένη παραγωγικότητα Η αυξημένη χρήση συσχετίζεται με την ταχύτερη επικοινωνία και τη λήψη αποφάσεων, καθώς και τον βραχύτερο χρόνο ολοκλήρωσης εργασιών. Ποιοτική Έρευνες τελικών χρηστών Ομάδες του Yammer και σχόλια Απαιτούμενος χρόνος ολοκλήρωσης έργων Ο χρόνος ολοκλήρωσης παραγγελιών πελατών θα πρέπει να μειωθεί κατά 15% εντός 6 μηνών. Βελτιωμένη συνεργασία Αυξημένες επικοινωνίες μεταξύ διαφορετικών ομάδων και τοποθεσιών. Ποιοτική Έρευνες τελικών χρηστών Ομάδες του Yammer και σχόλια Ικανοποίηση εργαζομένου Χρόνος που εξοικονομήθηκε Οι ομάδες που εργάζονται από πολλαπλές τοποθεσίες θα αναφέρουν βελτιωμένη διάθεση σύνδεσης με τους συναδέλφους τους εντός 3 μηνών από το λανσάρισμα του Skype για επιχειρήσεις. Βελτιωμένη ικανοποίηση εργαζομένου Οι ευέλικτες επιλογές εργασίας βελτιώνουν την ικανοποίηση του εργαζομένου μέσω αυξημένης αφοσίωσης, μείωσης του άγχους, καλύτερης ισορροπίας μεταξύ εργασίας και προσωπικής ζωής. Ποιοτική Έρευνες τελικών χρηστών Ομάδες του Yammer και σχόλια Ικανοποίηση εργαζομένου Η ικανοποίηση του εργαζομένου βελτιώνεται κατά 15% εντός 6 μηνών.

14 Βήμα 03: Δημιουργία Πλάνου επιτυχίας 26 Βήμα 03: Δημιουργία Πλάνου επιτυχίας 27 Είστε πλέον έτοιμοι να σχεδιάσετε τις δραστηριότητες χρήσης σας Κατά το σχεδιασμό της προσπάθειας χρήσης σας, είναι σημαντικό να έχετε μια εικόνα η οποία θα ξεπερνά εκείνη του αρχικού σας λανσαρίσματος. Πολλοί οργανισμοί αντιμετωπίζουν το θέμα της χρήσης από την πλευρά του τελικού χρήστη στα μετέπειτα στάδια, καθώς πιστεύεται συχνά ότι η νέα τεχνολογία μπορεί απλά να χρησιμοποιηθεί όταν διατεθεί. Ωστόσο, πρέπει να αντιμετωπίζεται ως θεμέλιο, επάνω στο οποίο μπορείτε να εξελιχθείτε. Ο άνθρωπος δεν είναι πάντα θετικός προς την αλλαγή, γεγονός που καθιστά αυτό το βήμα κρίσιμο για το σχεδιασμό και την προετοιμασία παράλληλα με το σχεδιασμό του deployment της τεχνολογίας - γι' αυτό απαιτείται προσπάθεια! Πρόκειται να δημιουργήσετε το τέλειο πλάνο επιτυχίας. Συνήθως, μόνο το 34% των χρηστών είναι διατεθειμένοι να χρησιμοποιήσουν μια νέα τεχνολογία κατά το λανσάρισμά της Βάση δεδομένων παραγωγικότητας επιχειρήσεων εκτελεστικού συμβουλίου CIO Χρήση Δραστηριότητες Μια σειρά δραστηριοτήτων, προτύπων, εκδηλώσεων και συμβουλών εκπαίδευσης θα σας βοηθήσει κατά το σχεδιασμό της πετυχημένης χρήσης του Office 365. Αν και το ιδανικό είναι να αξιοποιήσετε όλες αυτές τις πηγές για να πετύχετε τα μέγιστα αποτελέσματα χρήσης, κατανοούμε ότι κάτι τέτοιο δεν είναι πάντα εφικτό, λόγω των χρονοδιαγραμμάτων και των διαθέσιμων πόρων. Θα δείτε τόσο μερικές κρίσιμες δραστηριότητες όσο και μερικές επιπλέον δραστηριότητες, τις οποίες θα συνιστούσαμε για βέλτιστα αποτελέσματα. Success story πελατών Henkel: Διάκριση χρήσης Μάθετε πώς σχεδίασε η Henkel την επιτυχή χρήση του Office 365 Κοινή προσέγγιση Ιδανική προσέγγιση Η εστίαση στον τελικό χρήστη έπεται συνήθως του λανσαρίσματος. Για παράδειγμα, μπορεί να είναι ένα με μια σύνδεση σε εκπαιδευτικό υλικό Η χρήση από πλευράς τελικού χρήστη είναι μια παράλληλη, ενσωματωμένη ροή εργασίας με το deployment Πόροι λανσαρίσματος Πόροι λανσαρίσματος Χρονοδιάγραμμα λανσαρίσματος Χρονοδιάγραμμα λανσαρίσματος Σχεδιασμός και εκτέλεση του τεχνικού μέρους του deployment Σχεδιασμός και δραστηριότητες με εστίαση στον χρήστη Πορεία χρήσης

15 With Office apps for desktop and mobile, you can keep connected easily and share your content on OneDrive for Business and SharePoint Online. Collaborate with the people you rely on to get things done, at the office or on the go. Work with your team on a project, share reports with a partner, or connect with your customers from virtually any device. Visit the Office 365 Training Center at aka.ms/o365learning. <If available, add links to your organization s internal training resources.> <Add links to your Office 365 communities or Yammer groups.> <Tell people about your upcoming Office 365 events. For example, Join our weekly lunch and learn every Monday at noon in the cafeteria. > Visit the Office 365 Training Center at aka.ms/o365learning. <If available, add links to your organization s internal training resources.> <Add links to your Office 365 communities or Yammer groups.> <Tell people about your upcoming Office 365 events. For example, Join our weekly lunch and learn every Monday at noon in the cafeteria. > Βήμα 03: Επικοινωνία και ενημέρωση 28 Βήμα 03: Επικοινωνία και ενημέρωση 29 Κρίσιμες δραστηριότητες επιτυχίας Επικοινωνία και ενημέρωση Ακολουθήστε μια επικοινωνιακή στρατηγική για να ενημερώσετε και να δημιουργήσετε κλίμα ενθουσιασμού. Προτού διατεθεί η υπηρεσία, θέλετε να υπάρχει ένα κλίμα ενθουσιασμού για ό,τι πρόκειται να έρθει, αλλά και να διατηρήσετε ζωντανό το ενδιαφέρον μετά το λανσάρισμα. Φροντίστε να λάβετε υπόψη το προσωπικό σας κατά τη διαμόρφωση του μηνύματος, καθώς πρέπει να το βοηθήσετε να προσδιορίσει τον παράγοντα "Τι θα κερδίσω;" Επιλέξτε έναν συνδυασμό δραστηριοτήτων, όπως , αφίσες και φυσικές εκδηλώσεις (ακόμα και μάφιν!) και τοποθετήστε τις χρονικά παράλληλα με το χρονοδιάγραμμα του έργου σας Προγραμματίστε εκδηλώσεις όπου οι συμμετέχοντες θα έχουν τη δυνατότητα να αγγίζουν τα προϊόντα και να κάνουν ερωτήσεις Κρίσιμες δραστηριότητες επιτυχίας Αφίσες, φυλλάδια και έντυπα Work better together Training Colaborate on content Access and share files from anywhere Elevate teamwork Learn what you can do with Office 365 Community Events Get it done from anywhere Ready to do your best work wherever you happen to be? With Office 365 you can get work done from anywhere, without missing a beat. Work where you are Get Office on your favorite devices Work together seamlessly Learn what you can do with Office 365 Training Community Events αντίστροφης μέτρησης και ανακοινώσεων Προσαρμόστε τις δραστηριότητες ενημέρωσης στις ανάγκες και την κουλτούρα της εταιρείας σας Δεν χρειάζεται να κάνουμε καινοτομίες με το Office 365. Το έχει ήδη κάνει η Microsoft για εμάς. Ρόλος μας είναι να υιοθετήσουμε όσο το δυνατό ταχύτερα την τεχνολογία και να παραμείνουμε εστιασμένοι στη χρήση της, ώστε να επωφεληθούν απ' αυτό και οι πελάτες μας. Darren Russell, Ψηφιακά, Μεταμόρφωση Διευθυντής, Mott MacDonald Αν ζητήσετε από κάποιο ηγετικό στέλεχος να αποστείλει ένα μήνυμα επικοινωνίας για την ανακοίνωση του λανσαρίσματος του O365, να δώσει το έναυσμα σε μια εκδήλωση λανσαρίσματος ή να απαριθμήσει τα οφέλη κατά τη διάρκεια μιας σύσκεψης, θα μπορείτε να επωφεληθείτε πολύ και όλοι θα θέλουν να χρησιμοποιήσουν τη νέα τεχνολογία Ετοιμότητα Υπηρεσίας βοήθειας Χρησιμοποιήστε αυτόν τον οδηγό για να προετοιμάσετε την υπηρεσία βοήθειας για την αντιμετώπιση τυχόν προβλημάτων ή ερωτήσεων των χρηστών σχετικά Σειρά με συμβουλές και κόλπα Μάθετε περισσότερα: με το Office

16 Βήμα 03: Εκδηλώσεις ενίσχυσης της συμμετοχής 30 Βήμα 03: Εκπαίδευση 31 Κρίσιμες δραστηριότητες επιτυχίας Εκδηλώσεις για το λανσάρισμα Πώς θα επιλέξετε την εκδήλωση λανσαρίσματος Σκεφτείτε τους στόχους σας για τη χρήση του Office 365. Πώς η εκδήλωση λανσαρίσματος μπορεί να υποστηρίξει την εκπλήρωση αυτών των στόχων και αυτά τα συγκεκριμένα τμήματα της επιχείρησης; Λάβετε υπόψη την εταιρική σας κουλτούρα. Τι είδους δραστηριότητες συμβαδίζουν με την ηγεσία και τους εργαζομένους σας; Κρίσιμες δραστηριότητες επιτυχίας Εκπαίδευση Βοηθήστε στο να αρχίσουν όλοι να χρησιμοποιούν γρήγορα τις νέες τεχνολογίες! Η εκπαίδευση είναι κρίσιμης σημασίας, καθώς διασφαλίζει ότι οι νέοι χρήστες έχουν τις απαραίτητες γνώσεις και τις πληροφορίες για να αξιοποιήσουν πλήρως το Office 365. Το "Γιατί;" πρέπει να αποτελεί τον πιο σημαντικό παράγοντα στην εκπαίδευσή σας. Εάν οι τελικοί χρήστες σας είναι νέοι στο Office 365, η εκπαίδευσή σας θα πρέπει να κάνει περισσότερα από το να τους παρουσιάζει διαδικαστικές οδηγίες για την εκτέλεση εργασιών. Θα πρέπει να γνωρίζουν γιατί συμβαίνει η αλλαγή, τι έχουν να κερδίσουν και γιατί τους ζητείται να αλλάξουν. Κατά τη διαμόρφωση του εκπαιδευτικού σας προγράμματος, πρέπει να λάβετε υπόψη τα εξής: Λάβετε υπόψη τον διαθέσιμο χρόνο και τους πόρους. Μπορείτε να συνδυάσετε διαφορετικές δραστηριότητες για εκδηλώσεις ώστε να βρείτε αυτές που θα καλύπτουν τις ανάγκες και θα ταιριάζουν με το πρόγραμμά σας; Σκεφτείτε τις υφιστάμενες εταιρικές εκδηλώσεις. Μήπως υπάρχει κάποια επερχόμενη εταιρική εκδήλωση κοντά στο λανσάρισμα του Office 365, στην οποία θα μπορούσε να ενσωματωθεί το λανσάρισμά σας; Πόροι και τακτικές για ένα αποτελεσματικό λανσάρισμα Το τρέχον σύστημα παραγωγικότητας που εφαρμόζετε Αν εφαρμόζετε αυτήν την εποχή ένα σύστημα παραγωγικότητας, ενδεχομένως να πρέπει να κάνετε περισσότερη προσπάθεια στο εκπαιδευτικό στάδιο, καθώς θα απαιτείται αλλαγή συμπεριφοράς Η τεχνογνωσία του προσωπικού Κατά το σχεδιασμό του εκπαιδευτικού σας προγράμματος, πρέπει να έχετε κατανοήσει πόσο τεχνολογικά εκπαιδευμένο είναι το προσωπικό σας. Έτσι, θα μπορείτε να καταλάβετε πόσο εύκολα θα μπορεί να μάθει νέους τρόπους εργασίας Συγκεντρώσαμε παρακάτω μερικούς πόρους, ιδέες και τακτικές που θα σας βοηθήσουν να εξασφαλίσετε ένα αποτελεσματικό λανσάρισμα για το Office 365. Η ομάδα σχεδιασμού και οι υποστηρικτές φοράνε μπλουζάκια με το σήμα του Office 365, παραγγείλτε τα στο (μόνο για πελάτες από τις ΗΠΑ) Πανό, αφίσες και φυλλάδια του Office 365 αναρτώνται σε όλα τα γραφεία Σταθμοί επίδειξης στην καφετέρια ή το φουαγιέ για να παρουσιαστούν τα διάφορα εργαλεία και οι λειτουργίες του Office 365 και για να μπορεί κανείς να τα χρησιμοποιήσει Πραγματοποιήστε online εκδηλώσεις συμμετοχής μέσω της Εκπομπής συνάντησης του Skype για τα μέλη της ομάδας που βρίσκονται σε απομακρυσμένα γραφεία Άλλες πρωτοβουλίες που συμβαίνουν παράλληλα στην επιχείρηση Είναι σημαντικό να γνωρίζετε ποια άλλα προγράμματα λαμβάνουν χώρα αυτήν την εποχή στην επιχείρησή σας, ώστε να είστε σίγουροι ότι το προσωπικό σας δεν "βομβαρδίζεται" με πληροφορίες και ότι δεν συγχέει τα προγράμματα αυτά με την εκμάθηση των νέων τρόπων εργασίας Ο καλύτερος τρόπος παράδοσης Είναι σημαντικό να προσδιορίσετε τον βέλτιστο τρόπο παράδοσης της συγκεκριμένης εκπαίδευσης στον οργανισμό σας, το αν δηλαδή θα πραγματοποιηθεί μέσω μικρο-εκμάθησης με αναλώσιμα, προσωπικά ή μέσω υποβοηθούμενων ή μη υποβοηθούμενων online εκπαιδευτικών οδηγών

17 Quick Access Toolbar Keep favorite commands permanently visible. Status bar shortcuts Click any status bar indicator to navigate your document, view word count statistics, or check your spelling. Explore the ribbon See what Word can do by clicking the ribbon tabs and exploring available tools. Navigate with ease Use the optional, resizable sidebar to manage long or complex documents. Discover contextual commands Select tables, pictures, or other objects in a document to reveal additional tabs. Format with the Mini Toolbar Click or right-click text and objects to quickly format them in place. Find whatever you need Look up Word commands, get Help, or search the Web. Share your work with others Invite other people to view and edit cloud-based documents. Show or hide the ribbon Click the pin icon to keep the ribbon displayed, or hide it again by clicking the arrow. Change your view Click the status bar buttons to switch between view options, or use the zoom slider to magnify the page display to your liking. Quick Access Toolbar Keep favorite commands permanently visible. Switch or create sheets Click the sheet tabs to switch between workbook sheets or to create new ones. Explore the ribbon See what Excel can do by clicking the ribbon tabs and exploring available tools. Discover contextual commands Select tables, charts, or other objects in a workbook to reveal additional tabs. Insert and edit functions Use the formula bar to view or edit the selected cell or to insert functions into your formulas. Find whatever you need Look up Excel commands, get Help, or search the Web. Customize charts Select a chart to quickly add, change, or remove any existing chart elements and formatting. Share your work with others Invite other people to view and edit cloud-based workbooks. Show or hide the ribbon Click the pin icon to keep the ribbon displayed, or hide it again by clicking the arrow. Change your view Click the status bar buttons to switch between view options, or use the zoom slider to magnify the sheet display to your liking. Βήμα 03: Εκπαίδευση 32 Βήμα 03: Δημιουργήστε ένα πρόγραμμα υποστηρικτών 33 Κρίσιμες δραστηριότητες επιτυχίας Εκπαίδευση για το προϊόν Εκπαίδευση βασισμένη στο προϊόν που θα σας βοηθήσει να προετοιμάσετε τους συναδέλφους σας για την αποτελεσματική χρήση των υπηρεσιών και των εφαρμογών. Εκπαίδευση περί παραγωγικότητας Εκπαίδευση βασισμένη σε σενάρια που θα βοηθήσει τους συναδέλφους σας να μεγιστοποιήσουν την παραγωγικότητά τους με το Office 365. Κρίσιμες δραστηριότητες επιτυχίας Δημιουργήστε ένα πρόγραμμα υποστηρικτών Διατίθεται online Στιλ άρθρου Με μέγεθος κατάλληλο για ανάγνωση από ηλεκτρονική συσκευή Λεπτομερής προσέγγιση Εκπαίδευση με βίντεο Βάσει σεναρίου Άμεσο Με απλή γλώσσα Οι υποστηρικτές είναι οι σημαιοφόροι της εφαρμογής και βοηθούν με ενθουσιασμό τους συναδέλφους τους στην εκμάθηση των αποδοτικότερων λύσεων. Μπορούν να συμβάλουν στον περιορισμό της έντασης στη χρήση των πόρων της βασικής ομάδας έργου και στην ενίσχυση της Γιατί είναι σημαντικοί οι υποστηρικτές; συμμετοχής στο σύνολο της κοινότητας. Δημιουργούν τα θεμέλια, καθώς και ένα κλίμα ενθουσιασμού που εντείνει τη χρήση βελτιωμένων τρόπων εργασίας Δημιουργούν έναν κύκλο επιρροής στο πλαίσιο των ομάδων τους Οδηγοί γρήγορης εκκίνησης Οι ειδικοί για ένα προϊόν Οδηγοί γρήγορης εκκίνησης λειτουργούν ως μια περιεκτική εισαγωγή στα βασικά των ενημερωμένων εκδόσεων του Word, του Excel, του PowerPoint, του Outlook και του OneNote για υπολογιστές Windows. Word 2016 Quick Start Guide Βάσει κάρτας Με δυνατότητα προσαρμογής Σύντομοι, απλοί και εύληπτοι New to Word 2016? Use this guide to learn the basics. Προσφέρει δραστηριότητες της πρώτης ημέρας, στήσιμο, σύνδεση, επόμενα βήματα Καλύπτει 3-5 εργασίες Excel 2016 Quick Start Guide New to Excel 2016? Use this guide to learn the basics. Κατάλογος Υλικών Κέντρου Εκπαίδευσης του Office (BoM) Χρησιμοποιήστε το για να διακρίνετε ακριβώς ό,τι χρειάζεστε από το σύνολο του διαθέσιμου εκπαιδευτικού περιεχομένου. Διαμορφώνουν τους νέους τρόπους εργασίας μέσα στις ομάδες Προσδιορίζουν τα επιχειρηματικά προβλήματα και τις πιθανές λύσεις Παρέχουν σχόλια στην ομάδα έργου και τους χρηματοδότες Είμαι έμπειρος χρήστης. Προσπαθώ να βρίσκομαι σε καλό ρυθμό προκειμένου να ακολουθήσουν το παράδειγμά μου και οι άλλοι. Το παν είναι η κοινοποίηση ιδεών. Paul Το βασικό είναι να εντοπίσετε όσους διαθέτουν ιδιαίτερο κίνητρο. Αυτό το αντιλαμβάνομαι ως ευκαιρία. Μέρος της εργασίας μου είναι να ενθαρρύνω την κοινότητα και τη διασπορά της γνώσης. Darren

18 Βήμα 03: Πώς θα διαμορφώσετε μια κοινότητα υποστηρικτών; 34 Βήμα 03: Επιπλέον δραστηριότητες 35 Κρίσιμες δραστηριότητες επιτυχίας Συνδεόμαστε με έναν υποστηρικτή χρήσης σε κάθε επιχειρηματική μονάδα, ο οποίος αποστέλλει εβδομαδιαία για το Office 365. Όλα τα εργαλεία του Office 365 έχουν σημαντικά οφέλη και καθοδηγώντας τους χρήστες αρμονικά σε αυτά, έχουμε τη δυνατότητα να ξεκλειδώσουμε την αξία καθενός ξεχωριστά. Nick Lamshed, Προϊστάμενος αλλαγών, Qantas Συμβουλές και τεχνάσματα Πώς θα διαμορφώσετε μια κοινότητα υποστηρικτών; Βρείτε ενθουσιώδεις υποστηρικτές που μπορούν να αφιερώσουν χρόνο και προσπάθεια Διαμορφώστε μια ομάδα του Yammer, όπου θα μπορούν οι υποστηρικτές να κοινοποιούν ενημερώσεις και success story Διοργανώστε ήπιας μορφής εκπαιδευτικά προγράμματα για βασικά στοιχεία του Office 365 Παραχωρήστε υλικά που θα τους βοηθούν να υποστηρίξουν την εργασία τους σε επίπεδο ομάδων και μεμονωμένων ατόμων (π.χ. ανεπίσημες συναντήσεις σε χώρους εργασίας) Διασφαλίστε έναν κανονικό ρυθμό για τις συζητήσεις με τους υποστηρικτές, ως προς το αντικείμενο με το οποίο ασχολούνται και με όσα δεν απασχολούνται Σχεδιάστε ένα πρόγραμμα για να ενθαρρύνετε και να αναγνωρίσετε τις προσπάθειές τους, όπως προσφέροντάς τους προνομιακή πρόσβαση σε σχετικές εκδηλώσεις ή συμμετοχές για ομιλία Ενημερώστε τα μεμονωμένα άτομα σχετικά με το ρόλο των υποστηρικτών και το πού μπορεί κανείς να τους βρει - θυμηθείτε ότι δεν πρόκειται για μια δομή υποστήριξης του IT, αλλά για εκπροσώπους της επιχείρησης Δημιουργήστε μια ομάδα στο Yammer Δημιουργήστε μια ομάδα στο Yammer (#O365win) για να μπορούν οι υπάλληλοι να μοιράζονται μεταξύ τους success story και βέλτιστες πρακτικές για το Office 365, καθώς και για να λαμβάνουν βοήθεια σχετικά με νέες λειτουργίες. Εκπαίδευση Επιπλέον δραστηριότητες Ενσωματώστε τους εκπαιδευτικούς πόρους που έχει ετοιμάσει η Microsoft για το Office 365 στη δική σας εσωτερική εκπαιδευτική τοποθεσία. Διαγωνισμοί Οι διαγωνισμοί αποτελούν καλές ευκαιρίες για να ενταθεί ο θεμιτός συναγωνισμός μεταξύ των τμημάτων όλου του οργανισμού, γεγονός που μπορεί να ενισχύσει τη χρήση. Αναλογιστείτε μερικές από τις λειτουργίες του Office 365 και σκεφτείτε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε διαγωνισμούς, κυνήγια θησαυρού, απονομή βραβείων και παροχών που απαιτούν από τους συμμετέχοντες να αλληλεπιδρούν με τα εργαλεία του Office 365. Βίντεο teaser για το Office 365 Αναπαράγετε το βίντεο teaser του Office 365 στην εκδήλωση του λανσαρίσματός σας ή ανά τακτά διαστήματα στην καφετέρια ή σε σημεία που βρίσκονται κοντά στους ανελκυστήρες. Το πρόγραμμα των υποστηρικτών είναι απαραίτητο στο πλάνο χρήσης σας. Έχει διαπιστωθεί ότι η πιο κοινή και αποτελεσματική λύση για να μάθει κανείς είναι μέσω των συναδέλφων του. Προσδιορίστε και προσεγγίστε όσους έχουν εγγενείς ηγετικές δεξιότητες ή τους δασκάλους εντός του οργανισμού σας, και χρησιμοποιήστε τους ως βάση για να αναπτύξετε την κοινότητά σας. Βρείτε κι άλλα βίντεο στο

19 Χρονοδιάγραμμα λανσαρίσματος του Office Για να βοηθηθείτε στο ξεκίνημα του σχεδιασμού του λανσαρίσματος του Office 365, λάβετε υπόψη το 37 παρακάτω χρονοδιάγραμμα. Κάντε τις απαραίτητες προσαρμογές για να διαμορφώσετε το κατάλληλο χρονοδιάγραμμα για το λανσάρισμά σας. Ροή εργασιών Εβδομάδα 1 Εβδομάδα 2 Εβδομάδα 3 Εβδομάδα 4 Εβδομάδα 5 Εβδομάδα 6 (λανσάρισμα- στόχς) Εβδομάδα 7 Εβδομάδα 8 Εβδομάδα 9 Εβδομάδα 10 Εβδομάδα 11 Εβδομάδα 12 Προσδιορισμός κύριων ενδιαφερομένων και συγκέντρωση ομάδας Προσδιορίστε και προσελκύστε τον Κάτοχο επιτυχίας και τον Project Manager Προσδιορίστε και προσελκύστε χρηματοδότες στελεχών και συμπληρώστε τους ρόλους των ομάδων που απομένουν Φάση 01: Όραμα Φάση 02: Onboard Προσδιορισμός και ιεράρχηση επιχειρηματικών σεναρίων Καθορισμός κριτηρίων επιτυχίας Δημιουργία πλάνου επιτυχίας Διαμόρφωση του προγράμματος υποστηρικτών Πρόγραμμα πρώιμης χρήσης Επικοινωνία και ενημέρωση Εκπαίδευση Υποστήριξη Προσδιορίστε και αναπτύξτε επιχειρηματικά σενάρια Ξεκινήστε να καταγράφετε τις λεπτομέρειες του έργου σας σε ένα πλάνο επιτυχίας στο Προσδιορίστε και προσελκύστε υποστηρικτές Δημιουργήστε μια ομάδα στο Yammer για την υποστήριξη των υποστηρικτών Προσελκύστε συμμετέχοντες στο πρόγραμμα. Ορίστε μια ομάδα του Yammer για να διευκολύνετε την επικοινωνία και τη συλλογή σχολίων Σχεδιάστε το πλάνο επικοινωνιών και τη στρατηγική των εκδηλώσεων συμμετοχής. Σχεδιάστε τα υλικά των επικοινωνιών αξιοποιώντας τα διαθέσιμα πρότυπα. Σχεδιάστε ένα εκπαιδευτικό πλάνο για τους τελικούς χρήστες Ιεραρχήστε τα επιχειρηματικά σενάρια Καθορίστε κριτήρια επιτυχίας/κύριους δείκτες απόδοσης (KPI) και ορίστε δείκτες KPI-ορόσημα Οριστικοποιήστε το πλάνο επιτυχίας σας Εκπαιδεύστε τους υποστηρικτές και οργανώστε δραστηριότητες για νέες ιδέες Στείλτε μια βασική έρευνα στους συμμετέχοντές σας. Προσφέρετε στους συμμετέχοντες έναν ενεργοποιημένο λογαριασμό του Office 365 για να ξεκινήσετε επισήμως το πρόγραμμα πρώιμης χρήσης. Στείλτε ένα " αντίστροφης μέτρησης" στους υπαλλήλους Προετοιμάστε την υπηρεσία βοήθειας, ώστε να μπορεί να υποστηρίζει τους τελικούς χρήστες Προσδιορίστε τα τακτικά καθήκοντα των υποστηρικτών Επικοινωνήστε με τους συμμετέχοντες στο πρόγραμμα για να συλλέξετε ανεπίσημα σχόλια Φροντίστε το Office 365 να έχει οπτική παρουσία σε όλα τα σημεία των εταιρικών γραφείων σας Δημιουργήστε μια εσωτερική εκπαιδευτική τοποθεσία για την αποθήκευση των πόρων εκπαίδευσης Οριστικοποιήστε τις δραστηριότητες λανσαρίσματος για τους υποστηρικτές Ανακοινώστε το επερχόμενο λανσάρισμα του Office 365 στο εσωτερικό δίκτυο της εταιρείας. Προετοιμαστείτε για την εκδήλωση συμμετοχής στο λανσάρισμα. Συγκεντρώστε σχόλια και success story από υποστηρικτές για χρήση στο λανσάρισμα Στείλτε μια τελική έρευνα και χρησιμοποιήστε τυχόν πληροφορίες που έχετε συλλέξει για να κάνετε προσαρμογές στο λανσάρισμά σας. Δημιουργήστε μια ομάδα στο Yammer για τελικούς χρήστες, ώστε να μπορούν οι υπάλληλοι να μοιράζονται μεταξύ τους success story για το Office 365. Στείλτε μια βασική έρευνα στους τελικούς χρήστες. Εκπαιδεύστε τους τελικούς χρήστες Στείλτε ένα ανακοίνωσης για να ενημερώσετε τους χρήστες για τη διαθεσιμότητα των λύσεων. Πραγματοποιήστε την εκδήλωση συμμετοχής στο λανσάρισμα. Εκπαιδεύστε τους τελικούς χρήστες Διαμορφώστε μια σειρά διαρκούς εκπαίδευσης Συγκεντρώστε σχόλια από τους υποστηρικτές και επαναλάβετε το πρόγραμμα, ανάλογα με τις ανάγκες Στείλτε ένα με συμβουλές και κόλπα στους τελικούς χρήστες Στείλτε ένα με συμβουλές και κόλπα στους τελικούς χρήστες. Στείλτε μια έρευνα μετά το λανσάρισμα. Στείλτε ένα με συμβουλές και κόλπα στους τελικούς χρήστες Φάση 03: Δημιουργία αξίας Ενίσχυση της συμμετοχής των χρηστών και ενθάρρυνση της χρήσης Διαχείριση και προετοιμασία για την αλλαγή Υπολογισμός, κοινοποίηση επιτυχίας και επανάληψη Προετοιμάστε και πραγματοποιήστε διαγωνισμούς για να συνεχίσετε να ενθαρρύνετε τη συμμετοχή των χρηστών Ενημερώστε και διατηρήστε την εσωτερική εκπαιδευτική τοποθεσία Κοινοποιήστε success story Διοργανώστε, ανά τακτά διαστήματα, επιπλέον εκδηλώσεις συμμετοχής Παρακολουθήστε το Δημόσιο πλαίσιο στόχων του Office 365 και τα ιστολόγια του Office Ενημερώστε και προετοιμάστε τους τελικούς χρήστες σχετικά με την κυκλοφορία νέων λειτουργιών Συλλέξτε και κάντε αναφορές σχετικά με τα κριτήρια επιτυχίας και τους κύριους δείκτες απόδοσης (KPI) του Office 365 Καταγράψτε και μοιραστείτε success story Λανσάρετε νέα επιχειρηματικά σενάρια

20 38 Φάση 01: Λίστα ελέγχου 39 Φάση 01 Λίστα ελέγχου Ενθάρρυνση της συμμετοχής της ομάδας του έργου και παρότρυνσή της ώστε να βοηθά τους συναδέλφους για να είναι πιο παραγωγικοί κατά τη χρήση του Office 365 Παρατηρήσαμε αύξηση κατά 73 τοις εκατό στο ρυθμό χρήσης από την αρχική φάση έως την εκτέλεση μιας δομημένης εκστρατείας συμμετοχής του χρήστη Nick Lamshed, Προϊστάμενος αλλαγών, Qantas Προσδιορισμός και ιεράρχηση επιχειρηματικών σεναρίων Δημιουργία Πλάνου επιτυχίας στο Συμπλήρωση του χρονοδιαγράμματος του έργου για το λανσάρισμα του Office 365 και έναρξη των δραστηριοτήτων χρήσης

21 Φάση 02: Onboard 40 Φάση 02: Πρόγραμμα πρώιμης χρήσης 41 Φάση 02. Onboard Αφού έχετε πλέον δημιουργήσει ένα ορθό Πλάνο επιτυχίας για τη χρήση του Office 365 στον οργανισμό σας, είναι ώρα να ξεκινήσετε το onboarding στο Office 365 και να παρουσιάσετε στους συναδέλφους σας αυτόν τον νέο τρόπο εργασίας. Οι πιο πετυχημένες τεχνολογικές εφαρμογές εστιάζουν το 80% της προσπάθειας στα άτομα και το 20% της προσπάθειας στην τεχνολογία. Αυτό συμβαίνει, επειδή με όλες τις νέες εφαρμογές τεχνολογίας, οι απαιτούμενες αλλαγές συμπεριφοράς των τελικών χρηστών πρέπει να αντιμετωπίζονται, ώστε να διασφαλίζεται η επιτυχία. Πρόγραμμα πρώιμης χρήσης Για την επιτυχία του λανσαρίσματος, ξεκινήστε το λανσάρισμα του Office 365 με ένα πρόγραμμα πρώιμης χρήσης, ώστε να λάβετε μερικά αρχικά σχόλια και, στη συνέχεια, διατηρήστε το θετικό κλίμα κατά το λανσάρισμα του προγράμματος σε ολόκληρο τον οργανισμό σας. Κατά την ολοκλήρωση του τεχνικού onboarding στο Office 365, είναι σημαντικό να σκεφτείτε το ενδεχόμενο να εφαρμόσετε ένα πρόγραμμα πρώιμης χρήσης με μια βασική ομάδα επιχειρηματικών χρηστών, καθώς και μέλη της ομάδας του IT που θα παρέχουν υποστήριξη στους χρήστες. Με την εφαρμογή αυτού του προγράμματος, μπορείτε να συλλέξετε σχόλια για την εμπειρία του χρήστη και να λάβετε τα πρώτα success story, τα οποία μπορούν να χρησιμοποιηθούν κατά το λανσάρισμα του Office 365 σε ολόκληρο τον οργανισμό σας. Στα πλαίσια του προγράμματος πρώιμης χρήσης θα δημιουργηθεί, επίσης, μια ομάδα πρώιμων χρηστών, οι οποίοι θα εξελιχθούν στους υποστηρικτές του Office 365 και θα υποστηρίξουν το ευρύτερο λανσάρισμα. Το πρόγραμμα σας δίνει τη δυνατότητα να ελέγξετε τη ροή της υπηρεσίας μέσω μιας αξιόπιστης ομάδας, η οποία θα είναι πιο ευέλικτη, αν κάτι πάει στραβά. Εφαρμόστε το πρόγραμμα πρώιμης συμμετοχής κατά τη διάρκεια της Εβδομάδας 2 του προγράμματος πριν από το λανσάρισμα. Σε αυτήν τη φάση, θα ξεκινήσετε να εφαρμόζετε το Πλάνο επιτυχίας σας, ώστε να υποστηρίξετε τους συναδέλφους σας σε αυτήν την αλλαγή. Η ομάδα IT μπορεί να χρησιμοποιήσει το FastTrack Center για να ολοκληρώσει το τεχνικό onboarding στο Office 365. Συμβουλές και τεχνάσματα Γενικά, κατά την επιλογή των συμμετεχόντων στο πρόγραμμα πρώιμης χρήσης, επιλέξτε άτομα που θέλουν το έργο να στεφθεί με επιτυχία.. Οι συμμετέχοντες στο πρόγραμμά σας έχουν μεγάλη επιρροή και θα μοιραστούν την εμπειρία τους με το λανσάρισμα με τους συναδέλφους τους. Χρησιμοποιήστε το πρόγραμμα πρώιμης χρήσης για να επιλύσετε πραγματικά προβλήματα και μην κάνετε απλώς δοκιμές στις τεχνολογικές λύσεις. Ενθαρρύνετε τους συμμετέχοντες στο πρόγραμμά σας να χρησιμοποιήσουν το Office 365 για τα επιχειρηματικά σενάρια που έχετε θέσει σε προτεραιότητα. Αναζητήστε τυχόν αλλαγές που πρέπει να κάνετε στα σενάρια, ώστε να διασφαλίσετε ότι θα είναι επιτυχή τα επιχειρηματικά αποτελέσματα που έχετε ορίσει ως σημαντικά για τη χρήση του Office 365 από την πλευρά του οργανισμού σας.

22 Φάση 02: Πρόγραμμα πρώιμης χρήσης 42 Φάση 02: Πρόγραμμα πρώιμης χρήσης 43 Ποιον πρέπει να συμπεριλάβετε στην πιλοτική ομάδα Χρήστε από όλες τις διαφορετικές επιχειρηματικές γραμμές και από όλα τα τμήματα, κατά προτίμηση όσοι συνεργάζονται σε ένα έργο ή μια επιχειρηματική διεργασία Δυνητικοί υποστηρικτές ή ηγετικά στελέχη που θα υποστηρίξουν την προσπάθεια κατά τη διάρκεια του ευρύτερου λανσαρίσματος σε ολόκληρο τον οργανισμό. Ανατρέξτε στην πρώτη φάση για να ενημερωθείτε για τα προσόντα που πρέπει να αναζητάτε σε έναν υποστηρικτή Χρήστες που συνήθως αντιμετωπίζουν προβλήματα τεχνολογικής φύσεως. Είναι σημαντικό να κατανοήσετε τις ανάγκες τους και να τις αντιμετωπίσετε κατά τη διάρκεια του λανσαρίσματος Μέλη της ομάδας του IT και της υπηρεσίας βοήθειας, τα οποία θα παρέχουν υποστήριξη στους χρήστες κατά το λανσάρισμα Μην εμπλέκετε σε αυτήν τη διαδικασία τον CEO και τα ανώτερα διοικητικά στελέχη. Αν και η συμμετοχή του CEO μπορεί να είναι σημαντική, αν δεν τον εμπλέξετε στο πρόγραμμα πρώιμης χρήσης θα έχετε τη δυνατότητα να εξομαλύνετε τυχόν προβλήματα, για να μην προκύψουν κατά τη διάρκεια του λανσαρίσματος Ενέργειες για ένα πετυχημένο πρόγραμμα πρώιμης χρήσης: Εκπαιδεύστε τους συμμετέχοντες στο πρόγραμμα πρώιμης χρήσης γύρω από τα επιλεγμένα επιχειρηματικά σενάρια, συμπεριλαμβανομένων των βασικών σεναρίων. Ρίξτε μια ματιά στους διαθέσιμους πόρους επικοινωνίας των σεναρίων και στους εκπαιδευτικούς πόρους που διατίθενται στο FastTrack, μέσα από τη διεύθυνση: Ξεκινήστε το πρόγραμμα υποστηρικτών του Office 365. Ενημερώστε τους στοχευμένους υποστηρικτές σχετικά με το πρόγραμμα και ξεκινήστε να τους προσελκύετε και να τους προετοιμάζετε για να αναλάβουν το ρόλο τους ως υποστηρικτές Συλλέξτε πραγματικά σχόλια από τους συμμετέχοντες στο πρόγραμμα πρώιμης συμμετοχής και προσαρμόστε το πλάνο χρήσης σας βάσει αυτών των σχολίων. Δοκιμάστε να δημιουργήσετε μια ομάδα στο Yammer για τους συμμετέχοντες στο πρόγραμμα. Με αυτόν τον τρόπο, τα άτομα που συμμετέχουν στο πρόγραμμα θα έχουν τη δυνατότητα να δουν τυχόν σχόλια, τα οποία αναρτώνται, και θα παροτρύνονται να προσθέτουν σχόλια για πράγματα που σκέφτονται Να είστε διαθέσιμοι για να λαμβάνετε σχόλια παραμένοντας συνδεδεμένοι στο Skype για επιχειρήσεις κατά τις εργάσιμες ώρες, ώστε να απαντάτε σε τυχόν ερωτήματα και να δίνετε συμβουλές Να επικοινωνείτε προκαταβολικά με τους συμμετέχοντες στο πρόγραμμα για να συλλέγετε σχόλια. Να περνάτε από το γραφείο τους, να τους στέλνετε άμεσα μηνύματα ή να τους τηλεφωνείτε. Να θυμάστε ότι αν δεν λαμβάνετε σχόλια, το πρόγραμμά σας δεν φαίνεται να πετυχαίνει τους στόχους του

23 Φάση 02: Πριν το λανσάρισμα 44 Φάση 02: Ημέρα λανσαρίσματος 45 Πριν το λανσάρισμα Στις πέντε εβδομάδες μέχρι το λανσάρισμα, αφιερώστε χρόνο για εξοικειώσετε εν τάχει τον οργανισμό σας με το λανσάρισμα του Office 365, καταστρώνοντας ένα πλάνο επικοινωνίας, οργανώνοντας την προετοιμασία για την εκπαίδευση και προετοιμάζοντας ένα πρόγραμμα πρώιμης χρήσης. Ρίξτε μια ματιά στο παρακάτω χρονοδιάγραμμα, το οποίο θα σας Ημέρα λανσαρίσματος Η εφαρμογή του λανσαρίσματος του Office 365 σε ολόκληρο τον οργανισμό σας αποτελεί μια πολύ σημαντική περίοδο. Είναι η κατάλληλη στιγμή για να αξιοποιήσετε όλο τον προηγούμενο προγραμματισμό και τις προσπάθειες και να δείτε αν έχει καρπούς η σκληρή δουλειά σας. Χρονοδιάγραμμα πριν από το λανσάρισμα καθοδηγήσει κατά τις εβδομάδες πριν από το λανσάρισμα. Χρονοδιάγραμμα λανσαρίσματος Χρονοδιάγραμμα Ροή εργασιών Περιγραφή Χρονοδιάγραμμα Ροή εργασιών Περιγραφή Εβδομάδα 1 Επικοινωνίες Εκπαίδευση Σχεδιάστε το πλάνο επικοινωνιών και τη στρατηγική των εκδηλώσεων. Προετοιμάστε τα υλικά. Προγραμματίστε το εκπαιδευτικό πρόγραμμα τελικών χρηστών. Εβδομάδα 6 Επικοινωνίες Πραγματοποιήστε την εκδήλωση λανσαρίσματος του Office 365 για να δημιουργήσετε κλίμα ενθουσιασμού στους τελικούς χρήστες. Στείλτε ένα " με την ανακοίνωση" για να ενημερώσετε τους χρήστες σχετικά με τη διαθεσιμότητα, το πώς θα κάνουν τα πρώτα τους βήματα και πού μπορούν να αναζητήσουν βοήθεια και πόρους. Επικοινωνίες Στείλτε ένα " αντίστροφης μέτρησης" για να ενημερώσετε το κοινό σας για τις εξελίξεις, να θέσετε στόχους και να εγείρετε το ενδιαφέρον, εστιάζοντας στην ενότητα "Τι θα κερδίσω;" Εκπαίδευση Διεξαγωγή εκπαιδευτικών δραστηριοτήτων τελικών χρηστών Πρόγραμμα πρώιμης χρήσης Ξεκινήστε το πρόγραμμα πρώιμης χρήσης προσελκύοντας και εκπαιδεύοντας συμμετέχοντες στο πρόγραμμα και δημιουργώντας μια ομάδα στο Yammer για το πρόγραμμα πρώιμων χρηστών. Εβδομάδα 2 Για να συλλέξετε δεδομένα σχετικά με τους γνώσεις τους γύρω από το Office 365, στείλτε μια έρευνα βάσης λίγο πριν οι χρήστες που συμμετέχουν στην πιλοτική φάση λάβουν ενεργοποιημένους λογαριασμούς και συσκευές. Υποστήριξη Προετοιμάστε την υπηρεσία βοήθειας για την υποστήριξη των τελικών χρηστών και βεβαιωθείτε ότι είναι ενήμερη για τον Οδηγό αντιμετώπισης προβλημάτων της υπηρεσίας βοήθειας για το Office 365. Επικοινωνίες Φροντίστε το Office 365 να έχει οπτική παρουσία σε όλα τα σημεία των εταιρικών γραφείων σας με αφίσες, φυλλάδια και βίντεο teaser. Εβδομάδα 3 Εκπαίδευση Δημιουργήστε μια εσωτερική τοποθεσία ομάδας για να αποθηκεύσετε εκπαιδευτικούς πόρους, όπως οδηγίες για τα πρώτα βήματα, συμβουλές και κόλπα. Μπορείτε επίσης να κατευθύνετε χρήστες στο δημόσιο εκπαιδευτικό κέντρο της Microsoft. Ανατρέξτε στο Κέντρο εκπαίδευσης του Office 365 στη διεύθυνση Πρόγραμμα για τους πρώιμους χρήστες Επικοινωνήστε με τους συμμετέχοντες στο πρόγραμμα πρώιμης χρήσης για να συλλέξετε σχόλια. Δημοσιεύστε μια έρευνα στη μέση της πιλοτικής φάσης για να συλλέξετε δεδομένα για τις εμπειρίες τους σχετικά με το Office 365 και χρησιμοποιήστε τα αποτελέσματα για να κάνετε τυχόν προσαρμογές πριν από το γενικό λανσάρισμα. Επικοινωνίες Συνεργαστείτε με το τμήμα εσωτερικής επικοινωνίας για να κάνετε ανακοινώσεις στην εταιρική πύλη, στην πύλη τεχνολογίας πληροφορικής και σε άλλες εσωτερικές τοποθεσίες, ανάλογα με τις ανάγκες. Εβδομάδα 4-5 Όπως ακριβώς κάνατε με την πιλοτική ομάδα, στείλτε έρευνες σε ολόκληρο τον οργανισμό, λίγο πριν λάβουν τους λογαριασμούς και τις συσκευές τους. Προετοιμαστείτε για την εκδήλωση συμμετοχής στο λανσάρισμα. Πρόγραμμα για τους πρώιμους χρήστες Διοργανώστε μια τελική έρευνα αμέσως μετά την πιλοτική φάση, προκειμένου να προσδιορίσετε εάν θέλετε να κάνετε περαιτέρω προσαρμογές στα γενικά υλικά εκπαίδευσης και ενημέρωσης. Πόροι και πρότυπα Για να σας βοηθήσουμε να αποκομίσετε τα καλύτερα δυνατά αποτελέσματα από το λανσάρισμα του Office 365, έχουμε δημιουργήσει μια σειρά προτύπων και πόρων.

24 Φάση 02: Περίοδος μετά το λανσάρισμα 46 Φάση 02: Περίοδος μετά το λανσάρισμα 47 Περίοδος μετά το λανσάρισμα Χρονοδιάγραμμα μετά το λανσάρισμα Αφού έχετε πλέον λανσάρει επιτυχώς το Office 365 στον οργανισμό σας, είναι σημαντικό να συνεχίσετε να ενημερώνεστε από τους χρήστες σχετικά με την εμπειρία τους με το Office 365. Φροντίστε να συνεχίζετε να προσφέρετε επιπλέον συμβουλές και κόλπα, καθώς και διαρκείς ευκαιρίες για εκπαίδευση, ανάλογα με τις ανάγκες. Λανσάρετε πόρους για την εκτέλεση του πλάνου σας Για να βοηθήσουμε τους χρήστες του Office 365 στα πρώτα τους βήματα, δημιουργήσαμε πέντε βασικά σενάρια τα οποία εναρμονίζονται ευρέως με τους τύπους των εργασιών που πρέπει να εκτελούν καθημερινά οι υπάλληλοι. Σε αυτά περιλαμβάνονται εργασίες από τις επικοινωνίες μέσω και ημερολογίων και την αποθήκευση και την κοινή χρήση αρχείων, έως τη διοργάνωση εικονικών συσκέψεων και τη συνεργασία σε πραγματικό χρόνο. Δείτε παρακάτω τα διαφορετικά σενάρια: Χρονοδιάγραμμα Ροή εργασιών Περιγραφή Εβδομάδα 8-12 Επικοινωνίες Εκπαίδευση Ανά τακτά διαστήματα μοιραστείτε συμβουλές με τελικούς χρήστες χρησιμοποιώντας τα πρότυπα για "Συμβουλές και κόλπα" για να διατηρήσετε τη δυναμική και να διευρύνετε τη χρήση του Office 365. Μετά το λανσάρισμα σε επίπεδο οργανισμού, στείλτε μια τελική έρευνα για να αξιολογήσετε τις γνώσεις και την εμπειρία των τελικών χρηστών με το Office 365. Συνεχίστε τη σειρά δραστηριοτήτων συνεχούς εκπαίδευσης στους τελικούς χρήστες, ανάλογα με τις ανάγκες Ολοκληρώστε τις εργασίες σας από οπουδήποτε Απολαύστε τη γνώριμη εμπειρία του Office σε όλες τις συσκευές σας χρησιμοποιώντας ένα πρόγραμμα περιήγησης ή εφαρμογές για κινητές συσκευές που έχουν σχεδιαστεί ώστε να συνεργάζονται με το Office και ημερολόγιο εν κινήσει Πραγματοποιήστε συσκέψεις και δείτε τις πληροφορίες των επαφών, τη λίστα με τις εργασίες που πρέπει να κάνετε και το σας από οποιαδήποτε συσκευή, ώστε να μπορείτε να ξεκαθαρίζετε τα εισερχόμενά σας και να διαχειρίζεστε επείγοντα ζητήματα ακόμα και όταν δεν βρίσκεστε στο γραφείο σας. Συνεργασία ως προς το περιεχόμενο Αποθηκεύστε τα αρχεία της εργασίας σας στο OneDrive για επιχειρήσεις, έτσι ώστε να μπορείτε να τα ενημερώνετε και να τα μοιράζεστε από οπουδήποτε, να συγχρονίζετε αρχεία και να εργάζεστε εκτός σύνδεσης, να επεξεργάζεστε έγγραφα σε συνεργασία με άλλους ταυτόχρονα και να διαχειρίζεστε αρχεία με εταιρικού επιπέδου ασφάλεια και συμμόρφωση. Κάντε τις συναντήσεις ουσιαστικές Χρησιμοποιήστε τις εφαρμογές του Office 365 για να συνδέεστε με άλλα άτομα και να πραγματοποιείτε αποτελεσματικές συσκέψεις, ενώ παράλληλα εξοικονομείτε χρόνο και πόρους. Χρησιμοποιήστε το Skype για επιχειρήσεις, το Outlook, το PowerPoint, το OneNote και τοποθεσίες του SharePoint Online για να συνεργάζεστε καλύτερα. Φέρτε την ομάδα σας κοντά Συνδεθείτε με τα κατάλληλα άτομα, μοιραστείτε πληροφορίες με άλλες ομάδες και οργανωθείτε σε ομάδες με το Yammer Enterprise. Ένα δίκτυο Yammer Enterprise συμβάλλει στη δημιουργία ενός πλαισίου γνώσεων, στο οποίο έχει άμεση πρόσβαση οποιοσδήποτε συνάδελφος, ανά πάσα στιγμή και από οποιαδήποτε συσκευή.

25 Φάση 02: Περίοδος μετά το λανσάρισμα 48 Φάση 02: Περίοδος μετά το λανσάρισμα Κάθε βασικό σενάριο στη σελίδα του FastTrack Αξιοποιήστε την εβδομάδα 1 της περιόδου πριν από περιλαμβάνει πρότυπα για , αφίσες και το λανσάρισμα για να ελέγξετε αυτά τα υλικά και να φυλλάδια, καθώς και βίντεο και εκπαιδευτικούς προσδιορίσετε ποια μπορεί να χρησιμοποιηθούν καλύτερα πόρους. Μπορείτε να προσαρμόσετε τα πρότυπα για το λανσάρισμα του οργανισμού σας. Πρόκειται για το για το πλάνο επικοινωνίας σας. πλάνο επικοινωνίας σας. Επιλέξτε το σενάριο που θέλετε και ελέγξτε τους σχετικούς πόρους επικοινωνίας, εκδηλώσεων και εκπαίδευσης 49 Χρησιμοποιήστε τα βασικά σενάρια ως αφετηρία για τη δημιουργία της στρατηγικής επικοινωνίας και εκπαίδευσης. Μεταμορφώστε τα βασικά σενάρια ώστε να αντιστοιχούν σε πραγματικά επιχειρηματικά προβλήματα που καλείστε να επιλύσετε Αποφασίστε ποια σενάρια έχουν σχέση με την εταιρεία σας για την προαγωγή του λανσαρίσματος του Office 365 Χρησιμοποιήστε τους πόρους που σχετίζονται με κάθε σενάριο για να εφαρμόσετε τις ανακοινώσεις μέσω και τις εκπαιδευτικές δραστηριότητες

26 Φάση 02: Περίοδος μετά το λανσάρισμα 50 Φάση 02: Λίστα ελέγχου 51 Πρότυπα Κάθε σενάριο περιλαμβάνει προσαρμόσιμα πρότυπα για τις τυπικές εργασίες επικοινωνίας σε κάθε φάση του λανσαρίσματος και της χρήσης του Office 365. Τα περιλαμβάνουν απευθείας συνδέσεις σε εκπαιδευτικό υλικό και πόρους, που βοηθούν τους χρήστες να μάθουν περισσότερα για τις δυνατότητες του Office 365. Αυτές οι συνδέσεις προετοιμάζονται για κάθε σενάριο. Στα διαθέσιμα πρότυπα περιλαμβάνονται τα εξής: Τύπος "Αντίστροφη μέτρηση" Φάση Περίοδος πριν από το λανσάρισμα Λειτουργία Χρησιμοποιήστε αυτό το μήνυμα για δημιουργήσετε κλίμα προσμονής και να ενημερώσετε τους υπαλλήλους σχετικά με ό,τι θα μπορούν να κάνουν με το Office 365. Ένα ανά σενάριο. Φάση 02 Λίστα ελέγχου Δημιουργήστε ένα πρόγραμμα πρώιμης χρήσης και ενημερώστε το πλάνο επιτυχίας σας ανάλογα με τα σχόλια που θα συλλέξετε Προσαρμόστε τα διαθέσιμα πρότυπα και τους πόρους ανάλογα με τις ανάγκες, για να υποστηρίξετε το λανσάρισμά σας "Ανακοίνωση" Ημέρα λανσαρίσματος Χρησιμοποιήστε αυτό το μήνυμα για ξεκινήσετε γρήγορα το λανσάρισμα και να καθοδηγήσετε νέους χρήστες στα πρώτα τους βήματα με το Office 365. Ένα ανά σενάριο. Πραγματοποιήστε δραστηριότητες χρήσης πριν από το λανσάρισμα, κατά τη διάρκεια του λανσαρίσματος και "Συμβουλές και τεχνάσματα" Περίοδος μετά το λανσάρισμα Χρησιμοποιήστε αυτές τις "Συμβουλές και τα τεχνάσματα" για να παρουσιάσετε περισσότερες δυνατότητες του Office 365 και να βοηθήσετε τους χρήστες να είναι πιο παραγωγικοί. Τρία ανά σενάριο. μετά την περίοδο του λανσαρίσματος για το Office 365 Τα διατίθενται σε μορφή εγγράφων Word (.docx). Μπορείτε να επιλέξετε ποια πρότυπα θέλετε να χρησιμοποιήσετε και, στη συνέχεια, να τα προσαρμόσετε ελεύθερα, ώστε να καλύπτουν τους επικοινωνιακούς σας στόχους, προσαρμόζοντας το αντίγραφο στο στιλ της εταιρείας σας, προσθέτοντας το εταιρικό σας λογότυπο και συμπληρώνοντας περιεχόμενο. Φροντίστε να στέλνετε από έναν προκαθορισμένο λογαριασμό αποστολέα (π.χ. ενός χρηματοδότη στελεχών) σε ένα συγκεκριμένο κοινό-στόχο. Συμβουλές και τεχνάσματα Διαδώστε τα νέα με άλλους τρόπους, πέρα από ένα απλό ! Μπορείτε να δημιουργήσετε κλίμα προσμονής για το λανσάρισμα του Office 365, στο φυσικό χώρο του γραφείου σας, χρησιμοποιώντας βίντεο teaser και έτοιμες προς εκτύπωση αφίσες, στα πλαίσια της εκστρατείας ενημέρωσής σας.

27 Φάση 03: Δημιουργία αξίας 52 Φάση 03: Ενίσχυση της συμμετοχής και ενθάρρυνση της χρήσης 53 Φάση 03. Δημιουργία αξίας Το αρχικό λανσάρισμα του Office 365 στην επιχείρησή σας θα βοηθήσει τους συναδέλφους σας να αντιληφθούν αμέσως την αξία του. Ωστόσο, αυτό είναι μόνο η αρχή. Το Office 365 θα εξακολουθήσει να έχει νέες, επιπλέον λειτουργίες και οι συνάδελφοί σας θα θέλουν να πραγματοποιήσουν περισσότερες εργασίες με την υπηρεσία, καθώς εξελίσσεται η εξοικείωσή τους με αυτήν. Αν προετοιμαστείτε για να βοηθήσετε τους συναδέλφους σας να εκμεταλλευτούν αυτή τη δυνατότητα, μπορείτε να εξασφαλίσετε μια μακροπρόθεσμη επιτυχία. Σε αυτήν τη φάση, θα ενημερωθείτε σχετικά με τις δραστηριότητες συμμετοχής μετά το λανσάρισμα και θα ξεκινήσετε να υπολογίζετε, να κοινοποιείτε τις επιτυχίες και να αναγνωρίζετε τα θετικά για να προάγετε τη χρήση. Ενίσχυση συμμετοχής και ενθάρρυνση χρήσης Είναι σημαντικό να σχεδιάζετε και να πραγματοποιείτε διαρκώς δραστηριότητες συμμετοχής με στόχο την προαγωγή της χρήσης. Έτσι, οι συνάδελφοί σας σε όλο τον οργανισμό θα έχουν τα σωστά κίνητρα, αφού παρέλθει ο αρχικός "θόρυβος" από το λανσάρισμα των υπηρεσιών. Επίσης, θα διασφαλιστεί ότι αξιοποιείτε πλήρως το Office 365 στον οργανισμό σας. Είναι σημαντικό να διασφαλίσετε ότι έχετε στα χέρια σας τόσο ποσοτικά όσο και ποιοτικά δεδομένα σχετικά με τις εξελίξεις της χρήσης του Office 365 από τον οργανισμό σας. Αξιοποιήστε τις αναφορές χρήσης του φόρτου εργασίας στην κονσόλα διαχειριστή για τα ποσοτικά δεδομένα, καθώς και τις έρευνες τελικών χρηστών και τις ομάδες του Yammer για τα ποιοτικά. Φροντίστε να κοινοποιείτε τις επιτυχίες και να στέλνετε τακτικά συμβουλές για το Office 365. Πρέπει επίσης να έχει σαν στόχο την αναγνώριση των ατόμων που αξιοποιούν σωστά το Office 365, ώστε να τους αντιμετωπίζουν οι υπόλοιποι ως πρότυπα. Χρησιμοποιήστε τα δεδομένα που έχετε συλλέξει, σε μελλοντικές επικοινωνίες που προάγουν τις υπηρεσίες που δεν χρησιμοποιούνται πολύ, τονίζοντας ιδιαιτέρως το μήνυμα "Τι θα κερδίσω;" στους χρήστες σας.

28 Φάση 03: Παρακολουθήστε τη χρήση του Office 365 από τον οργανισμό σας 54 Φάση 03: Ενθάρρυνση χρήσης 55 Παρακολουθήστε τη χρήση του Office 365 από τον οργανισμό σας Στην Πύλη διαχείρισης του Office 365 θα βρείτε διαθέσιμες αναφορές για τα τρέχοντα επίπεδα συμμετοχής των χρηστών σας, ανάλογα με τους διαφορετικούς φόρτους εργασίας. Χρησιμοποιήστε αυτές τις αναφορές για να προσδιορίσετε τομείς βελτίωσης της χρήσης. Ενθάρρυνση χρήσης Μπορείτε να συμβάλλετε στην ενίσχυση της χρήσης του Office 365 με την πάροδο του χρόνου, μέσα από διαρκείς δραστηριότητες ενημέρωσης και εκπαίδευσης. Εκστρατείες ενημέρωσης Αξιοποιήστε τα με τις συμβουλές και τα τεχνάσματα για να ενισχύσετε την ανάπτυξη δεξιοτήτων: Αναφορά ενεργών χρηστών Πελάτες που χρησιμοποίησαν το Skype για επιχειρήσεις Μοιραστείτε success story σχετικά με το πώς χρησιμοποιούν οι συνάδελφοί σας το Office 365 με πρωτοποριακούς και διαφορετικούς τρόπους Διοργανώστε, ανά τακτά διαστήματα, επιπλέον εκδηλώσεις ενθάρρυνσης της συμμετοχής, όπως συναντήσεις σε δημόσια κτίρια ή εκπαιδευτικά γεύματα, για να ενθαρρύνετε τη συμμετοχή των τελικών χρηστών Ορίστε προκλήσεις για άτομα και διεξαγάγετε διαγωνισμούς για να δώσετε έμφαση στους βέλτιστους τρόπους με τους οποίους χρησιμοποίησαν Δραστηριότητα ομάδων του Office 365 το Office 365 για να εργαστούν διαφορετικά Εκπαίδευση Η εκπαίδευση είναι πολύ σημαντική όσο περισσότερο κατανοεί το προσωπικό το Office 365 και εξελίσσεται με διαφορετικούς ρυθμούς για κάθε άτομο ή ομάδα. Ημερολόγιο τακτικής εκπαίδευσης για επαναληπτικές περιόδους Τμηματικές περίοδοι για κοινοποίηση όπου αναδεικνύεται η αξία από τον κόσμο Συμβουλές και τεχνάσματα Υπολογίστε και καταγράψτε τις μετρήσεις χρήσης προτού ξεκινήσετε, ώστε να μπορείτε να δείτε την αποτελεσματικότητα των δραστηριοτήτων χρήσης σας. Συμβουλευτικές άμεσης πρόσβασης για άτομα που αντιμετωπίζουν προβλήματα Βεβαιωθείτε ότι η υπηρεσία βοήθειας μπορεί να απαντήσει σε ερωτήσεις που σχετίζονται με οδηγίες.

29 Φάση 03: Υπολογισμός, κοινοποίηση επιτυχίας και επανάληψη 56 Φάση 03: Υπολογισμός, κοινοποίηση επιτυχίας και επανάληψη 57 Υπολογισμός, κοινοποίηση επιτυχίας και επανάληψη Χρησιμοποιήστε τον Οδηγό μέτρησης επιτυχίας για να αξιολογήσετε πόσο αποτελεσματικό ήταν το λανσάρισμα του Office 365. Έτσι, έχετε τη δυνατότητα να ορίζετε ορόσημα για καθορισμένα κριτήρια, ώστε να βελτιώνετε τις λύσεις για τους χρήστες σας και σας επιτρέπει να καταγράφετε τις επιτυχίες. Καταγραφή και κοινοποίηση επιτυχίας Τα success story, συχνά, αποδεικνύονται το ίδιο πολύτιμα με τις ποσοτικές μετρήσεις, καθώς αποδεικνύουν πόσο πετυχημένα είναι τα αποτελέσματα του Office 365. Κατά τη διάρκεια του λανσαρίσματος, ζητήστε από τα μέλη της ομάδας έργου και τους υποστηρικτές να καθορίσουν παραδείγματα, τα οποία θα επιδεικνύουν τη διαλειτουργική συνεργασία και ομαδική εργασία και μοιραστείτε τα μαζί τους μέσω Yammer. Όταν κοινοποιείτε ένα περιστατικό σχετικά με την εμπειρία σας με το Office 365, φροντίστε να συμπεριλάβετε τις εξής λεπτομέρειες: Πρότυπα ερευνών τελικών χρηστών Χρησιμοποιήστε το πρότυπο έρευνας για να μετρήσετε την ικανοποίηση και την πρόοδο σε σχέση με το σημείο αναφοράς σας. Χρόνος. Το περιστατικό πρέπει να ξεκινά με μια χρονολογική επισήμανση, έτσι ώστε να γνωρίζει το κοινό πότε συνέβη. Χαρακτήρες. Το περιστατικό πρέπει να περιλαμβάνει ονόματα, έτσι ώστε να γνωρίζει το κοινό ποιοι είναι οι εμπλεκόμενοι. Εκδηλώσεις. Το περιστατικό πρέπει να αναφέρει τα γεγονότα που συνέβησαν. Εικόνες. Το κοινό πρέπει να σχηματίζει στο μυαλό του μια εικόνα των όσων συνέβησαν. Τα περιστατικά που σχετίζονται με την αξία της επιχείρησης μπορούν να κοινοποιούνται εύκολα εσωτερικά, μέσω μιας ομάδας Success Stories του Office 365 στο δίκτυο του Yammer. Μπορείτε επίσης να κοινοποιήσετε τα success story εκτός της εταιρείας, με την ευρύτερη κοινότητα του Office 365 μέσω της κοινότητας ενθάρρυνσης της χρήσης. Συμβουλές και τεχνάσματα Στη φάση διαμόρφωσης του οράματος αυτού του οδηγού χρήσης, δημιουργήσαμε μια εργασία για τον προσδιορισμό των κριτηρίων επιτυχίας σας. Ανατρέξτε σε αυτήν καθώς προχωράτε στον οδηγό υπολογισμού της επιτυχίας. Συμβουλές και τεχνάσματα Καλή διασκέδαση! Η δημιουργία ενός διαγωνισμού και η διαμόρφωση θετικού κλίματος γύρω από το Office 365 πρέπει να είναι ενδιαφέρουσα και συναρπαστική. Προσπαθήστε να την εξασφαλίσετε.

30 Φάση 03: Υπολογισμός, κοινοποίηση επιτυχίας και επανάληψη 58 Φάση 03: Διαχείριση και προετοιμασία για την αλλαγή 59 Επανάληψη Η ενθάρρυνση της χρήσης είναι ένας ατέρμονος κύκλος, που δεν τελειώνει μετά την ημέρα λανσαρίσματος ή μετά τη μέτρηση του αντίκτυπου του λανσαρίσματός σας. Συνεχίστε να αναζητάτε νέους τρόπους για την ενίσχυση της επιχειρηματικής αξίας μέσω του Office 365, για να ενημερώνεστε σχετικά με τις μεταβαλλόμενες ανάγκες των χρηστών και του οργανισμού σας. Αξιοποιήστε αυτές τις πληροφορίες από τη διαδικασία αξιολόγησης για να ξεκινήσετε επιπλέον εκπαιδευτικούς κύκλους και να εκπαιδεύσετε τους χρήστες σχετικά με τις βέλτιστες πρακτικές και τις λύσεις του Office 365 με υψηλό αντίκτυπο Προγραμματίστε επιπλέον ευκαιρίες ανάπτυξης επιχειρηματικών σεναρίων και λύσεων με περισσότερα τμήματα από τον οργανισμό σας. Στη συνέχεια, διοργανώστε εκπαιδευτικούς κύκλους ανά τμήματα, όπου θα έχετε την ευκαιρία να εξηγήσετε πώς το Office 365 μπορεί να ενισχύσει την επιτυχία για όλες τις επιχειρηματικές γραμμές Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη Βιβλιοθήκη παραγωγικότητας για να προσδιορίσετε πιο εύκολα νέα επιχειρηματικά σενάρια για την περαιτέρω χρήση του Office Φροντίστε να ενθαρρύνετε τους χρήστες και τους υποστηρικτές σας, ώστε να αναπτύσσουν ιδέες σχετικά με το πώς το Office 365 μπορεί να βελτιώσει επιχειρηματικές πρακτικές, και να τις κοινοποιούν σε άλλους μέσω εκδηλώσεων ενίσχυσης της συμμετοχής, δραστηριοτήτων στην κοινότητα και μιας ομάδας Yammer. Αξιοποιήστε αυτές τις ιδέες για να δημιουργήσετε πρόσθετες λύσεις και να ξεκινήσετε επιπλέον εκπαιδευτικά σεμινάρια Θέλουμε να λατρέψουν αυτό το εργαλείο και για να γίνει αυτό δεν απαιτείται μόνο να ακούτε τις ανάγκες των υπαλλήλων, αλλά πρέπει να λαμβάνετε υπόψη και τα σχόλια και να τα χρησιμοποιείτε για την εφαρμογή αυτών των σχολίων. Jeff Schuman, Nationwide Διαχείριση και Προετοιμασία για την αλλαγή Διαχείριση αλλαγών στο Office Η επιχείρησή σας και το cloud εξελίσσονται διαρκώς. Ο άνθρωπος αναζητά διαρκώς νέες ευκαιρίες, ώστε να εργάζεται πιο αποτελεσματικά και οι διαρκώς ενημερωμένες λειτουργίες του cloud το επιτρέπουν αυτό. Είναι καλό να συμβουλεύεστε το Δημόσιο πλαίσιο στόχων του Office 365 και τα ιστολόγια του Office για να ενημερώνεστε σχετικά με πιθανά νέα χαρακτηριστικά της υπηρεσίας και τις ενημερώσεις που μπορείτε να αξιοποιείτε.

31 Φάση 03: Δημόσιο πλαίσιο στόχων του Office Φάση 03: Ιστολόγια του Office 61 Δημόσιο πλαίσιο στόχων του Office 365 Φιλτράρετε τις λειτουργίες βάσει εφαρμογών, υπηρεσιών ή πλατφόρμας για να προσδιορίσετε ποιες λειτουργίες και ενημερώσεις μπορείτε να εκμεταλλευτείτε καλύτερα Ιστολόγια του Office Η κοινοποίηση των άρθρων των ιστολογίων μπορεί να γίνει εύκολα από πολλά μέσα. Οι λειτουργίες είναι ομαδοποιημένες βάσει φάσεων ανάπτυξης

32 Φάση 03: Διαχείριση και προετοιμασία για την αλλαγή 62 Φάση 03: Λίστα ελέγχου 63 Διαχείριση του τρόπου που λαμβάνει ενημερώσεις ο οργανισμός σας Μέσω του κέντρου διαχείρισης του Office 365, μπορείτε να εγγραφείτε σε μια πρώιμη έκδοση, έτσι ώστε ο οργανισμός σας να λαμβάνει άμεσα ενημερώσεις. Αν προτιμάτε, μπορείτε επίσης να ορίσετε ότι μόνο συγκεκριμένα άτομα θα λαμβάνουν ενημερώσεις ή να επιλέξετε να παραμένετε στο προεπιλεγμένο χρονοδιάγραμμα ανακοινώσεων και να λαμβάνετε αργότερα ενημερώσεις. Μάθετε περισσότερα για τις επιλογές σας εδώ: Ζητήστε από τους διασχειριστές του Office 365 να χρησιμοποιούν το Κέντρο μηνυμάτων (εντός της πύλης διαχείρισης) για να διατηρούν ομαλή τη λειτουργία του Office 365 στον οργανισμό σας. Κέντρο μηνυμάτων Φάση 03 Λίστα ελέγχου Διοργανώστε διαρκείς δραστηριότητες για να ενθαρρύνετε τη χρήση του Office 365 Παρακολουθήστε και κάντε αναφορές για τις μετρήσεις επιτυχίας του Office 365 Κοινοποιήστε τα success story για το Office 365 σε ολόκληρο τον οργανισμό σας Αναζητήστε και εφαρμόστε νέους τρόπους για την ενίσχυση της αξίας μέσω του Office 365, ανάλογα με τις ανάγκες των χρηστών και του οργανισμού σας Διαχείριση και προετοιμασία για την αλλαγή