Προς όλα τα μέλη του Συνδέσμου Τεχνική Εγκύκλιος Αρ. 31 (Αναθεωρημένη)

Transcript

1 Προς όλα τα μέλη του Συνδέσμου Τεχνική Εγκύκλιος Αρ. 31 (Αναθεωρημένη) 12 Ιουνίου 2008 Θέμα: Πιστοποιητικά Τραπεζικών Υπολοίπων και Συναλλαγών προς τους Ελεγκτές Αγαπητοί Συνάδελφοι Στις 28 Δεκεμβρίου 2008 σας κυκλοφορήσαμε ηλεκτρονικά την Τεχνική Εγκύκλιο Αρ. 31 σχετικά με το περιεχόμενο του Πιστοποιητικού Τραπεζικών Υπολοίπων και Συναλλαγών (Πιστοποιητικό) που θα αποστέλλουν οι τράπεζες στους ελεγκτές, στο οποίο είχε καταλήξει η Επιτροπή Ελεγκτικών Προτύπων του Συνδέσμου μας με το Σύνδεσμο Εμπορικών Τραπεζών Κύπρου (ΣΕΤΚ). Βρήκαμε όμως, ότι έπρεπε να γίνουν ορισμένες αλλαγές στα έγγραφα που συνόδευαν την εγκύκλιο, τα οποία ήταν άλλα στα Ελληνικά και άλλα στα Αγγλικά. Ως εκ τούτου, συμφωνήσαμε με το ΣΕΤΚ να εκδώσουμε συμπληρωμένες σειρές των πιο κάτω εγγράφων (Παραρτήματα 1-4) τόσο στα Ελληνικά όσο και στα Αγγλικά: 1. Συνήθης Αίτηση Ελεγκτή για Τραπεζική Έκθεση [υπογράφεται από το ελεγκτικό γραφείο]. 2. Τραπεζική Βεβαίωση Λήψης της Αίτησης του Ελεγκτή [το πρώτο μέρος συμπληρώνεται από το ελεγκτικό γραφείο, και το δεύτερο μέρος από την τράπεζα που το επιστρέφει πίσω στο ελεγκτικό γραφείο]. 3. Εξουσιοδότηση Πελάτη της Τράπεζας για Παροχή Πληροφόρησης [υπογράφεται από τον πελάτη (φυσικό ή νομικό πρόσωπο) που διατηρεί τον τραπεζικό λογαριασμό κάθε φορά που το ελεγκτικό γραφείο ζητά από την τράπεζα να συμπληρώσει και να αποστείλει το πιστοποιητικό]. 4. Συνήθης Αίτηση για Πληροφόρηση [συμπληρώνεται από την τράπεζα]. Παρακαλώ να σημειώσετε ότι, όπως μας πληροφόρησε ο ΣΕΤΚ, η υιοθέτηση του τυποποιημένου πιστοποιητικού δεν είναι ομοιόμορφη μεταξύ των τραπεζών. Συγκεκριμένα η έκταση της υιοθέτησης είναι ως εξής: Έκταση Υιοθέτησης του Πιστοποιητικού Υιοθετήθηκε πλήρως Υπάρχει πρόθεση να υιοθετηθεί πλήρως Δεν υιοθετήθηκε αλλά θα δίνονται οι πληροφορίες σε έντυπα των τραπεζών Δεν θα υιοθετηθεί στο παρόν στάδιο Τράπεζες Marfin Popular Bank Universal Bank Εθνική Τράπεζα της Ελλάδος (Κύπρου) Κυπριακή Τράπεζα Αναπτύξεως Τράπεζα Κύπρου Εμπορική Τράπεζα Alpha Bank Ελληνική Τράπεζα Societe Generale Τράπεζα Πειραιώς

2 Τεχνική Εγκύκλιος Αρ. 31 (Αναθεωρημένη), 12 Ιουνίου 2008 Είμαστε στη διάθεσή σας για οποιαδήποτε περαιτέρω διευκρίνιση χρειάζεστε. Με εκτίμηση Θεόδωρος Φιλίππου Γενικός Διευθυντής Συνημμένα

3 Τεχνική Εγκύκλιος Αρ. 31 (Αναθεωρημένη), 12 Ιουνίου 2008 Παράρτημα 1 Διευθυντή Ημερομηνία Αναφορά: Αγαπητέ Κύριε/ Αγαπητή Κυρία Θέμα: (Όνομα/Αριθμός δελτίου ταυτότητας/αριθμός εγγραφής εταιρείας) Συνήθης αίτηση ελεγκτή για τραπεζική έκθεση για το έτος που έληξε στις Με βάση τις οδηγίες του πιο πάνω αναφερόμενου πελάτη σας που δόθηκαν με τη συνημμένη εξουσιοδότηση, παρακαλούμε όπως μας αποστείλετε, ως ελεγκτές του πελάτη σας, για σκοπούς της εργασίας μας, χωρίς να δημιουργείται οποιαδήποτε συμβατική σχέση μαζί μας, τις πληροφορίες που επισυνάπτονται σχετικά με τις υποθέσεις τους στην τράπεζά σας κατά το κλείσιμο των εργασιών στις και, στις περιπτώσεις των στοιχείων 2, 4 και 10, κατά τη διάρκεια της περιόδου από. Για κάθε στοιχείο, παρακαλούμε όπως αναφέρετε οποιουσδήποτε παράγοντες που μπορεί να περιορίσουν την πληρότητα της απάντησής σας και σε περίπτωση που δεν υπάρχει οτιδήποτε για να αναφέρετε, παρακαλούμε να δηλώσετε ΤΙΠΟΤΕ. Γίνεται αντιληπτό ότι οποιεσδήποτε απαντήσεις δοθούν είναι άκρως εμπιστευτικές. Τραπεζική βεβαίωση λήψης της Αίτησης του Ελεγκτή Συνημμένη θα βρείτε επίσης την Τραπεζική βεβαίωση λήψης της Αίτησης του Ελεγκτή, την οποία παρακαλούμε όπως συμπληρώσετε στο μέρος Β και μας την επιστρέψετε το συντομότερο δυνατόν. Με εκτίμηση

4 Τεχνική Εγκύκλιος Αρ. 31 (Αναθεωρημένη), 12 Ιουνίου 2008 ΤΡΑΠΕΖΙΚΗ ΒΕΒΑΙΩΣΗ ΛΗΨΗΣ ΤΗΣ ΑΙΤΗΣΗΣ ΤΟΥ ΕΛΕΓΚΤΗ Παράρτημα 2 ΜΕΡΟΣ Α Το Μέρος αυτό να συμπληρωθεί από τον Ελεγκτή Αυτή η βεβαίωση λήψης πρέπει να επιστραφεί στον: Όνομα Θέση _ Ελεγκτικό γραφείο Διεύθυνση Αρ. Τηλεφώνου Αρ. Φαξ Ηλεκτρονική Διεύθυνση ΜΕΡΟΣ Β Το Μέρος αυτό να συμπληρωθεί από την Τράπεζα Ευχαριστούμε για την αίτησή σας για τραπεζική έκθεση για ελεγκτικούς σκοπούς σε σχέση με (όνομα πελάτη). Η αίτησή σας λήφθηκε στις: (ημέρα/μήνας/χρόνος) Η αίτηση σας τυγχάνει επεξεργασίας και η επιστολή θα συμπληρωθεί μόλις μαζευτούν τα ζητούμενα στοιχεία. Σε περίπτωση που χρειάζεστε να επικοινωνήσετε μαζί μας, παρακαλούμε όπως απευθύνετε τα ερωτήματά σας στον: Όνομα Θέση Τράπεζα Διεύθυνση Αρ. Τηλεφώνου Αρ. Φαξ Ηλεκτρονική Διεύθυνση

5 Τεχνική Εγκύκλιος Αρ. 31 (Αναθεωρημένη), 12 Ιουνίου 2008 Παράρτημα 3 Διευθυντή Ημερομηνία Αναφορά: Αγαπητέ Κύριε/Αγαπητή Κυρία Θέμα: Εξουσιοδότηση πελάτη της τράπεζας για παροχή πληροφόρησης Εγώ/Εμείς με την παρούσα σας εξουσιοδοτούμε να παράσχετε οποιαδήποτε πληροφόρηση μπορεί να σας ζητηθεί από τους ελεγκτές μας κ.κ., στη συνήθη αίτησή τους για πιστοποίηση τραπεζικών υπολοίπων και συναλλαγών και σε οποιεσδήποτε πρόσθετες αιτήσεις για επιπρόσθετες πληροφορίες σχετικά με τα υπόλοιπα και τις συναλλαγές μας με την τράπεζά σας στις και κατά την περίοδο από. Βεβαιούμε ότι είμαστε ενήμεροι για τη φύση και το περιεχόμενο της πληροφόρησης που θα σας ζητηθεί. Κατανοώ/Κατανοούμε ότι η ετοιμασία και υποβολή της πληροφόρησης στους ελεγκτές μας θα συνεπάγεται χρέωση τραπεζικών εξόδων και εγώ/εμείς με την παρούσα σας εξουσιοδοτώ/ούμε να χρεώσετε οποιοδήποτε από τους λογαριασμούς που έχουμε μαζί σας, σύμφωνα με τον τιμοκατάλογο της τράπεζάς σας. Με εκτίμηση (Υπογράφεται από το / τα εξουσιοδοτημένο / εξουσιοδοτημένα άτομα)

6 Τεχνική Εγκύκλιος Αρ. 31 (Αναθεωρημένη), 12 Ιουνίου 2008 Παράρτημα 4 Συνήθης Αίτηση για Πληροφόρηση Απάντηση Τραπεζικοί λογαριασμοί 1. Παρακαλούμε όπως δοθούν πλήρεις τίτλοι όλων των λογαριασμών είτε είναι σε Ευρώ είτε σε οποιοδήποτε άλλο νόμισμα, μαζί με τους αριθμούς των λογαριασμών και των υπολοίπων επί αυτών, περιλαμβανομένων υπολοίπων ΜΗΔΕΝ: (α) (β) (γ) όπου το όνομα του πελάτη σας είναι το μόνο όνομα στον τίτλο όπου το όνομα του πελάτη σας είναι κοινό με αυτά άλλων μερών παρακαλούμε όπως μας το δηλώσετε, χωρίς να μας δίνετε πληροφορίες για οποιαδήποτε τρίτα μέρη όπου ο λογαριασμός είναι σε εμπορική επωνυμία. Σημείωση: Όπου ο λογαριασμός υπόκειται σε οποιουσδήποτε περιορισμούς (π.χ. απαγορευτική δικαστική εντολή ή κατάσχεση περιουσιακών στοιχείων με δικαστική απόφαση), η πληροφορία αυτή θα πρέπει να αναφέρεται. 2. Πλήρεις τίτλοι και ημερομηνίες κλεισίματος όλων των λογαριασμών που έκλεισαν κατά την περίοδο. 3. Οποιαδήποτε διαθέσιμη πληροφορία επί των ξεχωριστών ποσών που οφείλονται, αλλά δεν χρεώθηκαν ή δεν πιστώθηκαν κατά την πιο πάνω ημερομηνία των: (α) (β) προσωρινών χρεώσεων (περιλαμβανομένης προμήθειας αδρανείας) και τόκων. 4. Το ποσό του τόκου που χρεώθηκε κατά τη διάρκεια της περιόδου αν δεν αναφέρεται ξεχωριστά στην κατάσταση λογαριασμού της τράπεζας. 5. Οποιαδήποτε διαθέσιμη πληροφορία σχετικά με: (α) (β) (γ) τρεχούμενοι λογαριασμοί με όριο και δάνεια αποπληρωτέα σε πρώτη ζήτηση, αναφέροντας τις ημερομηνίες των επόμενων αναθεωρήσεων και των διευκολύνσεων που συμφωνήθηκαν άλλα δάνεια, αναφέροντας τις ημερομηνίες των επόμενων αναθεωρήσεων και αποπληρωμών άλλες διευκολύνσεις.

7 Τεχνική Εγκύκλιος Αρ. 31 (Αναθεωρημένη), 12 Ιουνίου 2008 Συνήθης Αίτηση για Πληροφόρηση Απάντηση Εμπορικές χρηματοδοτήσεις 6. Οποιαδήποτε διαθέσιμη πληροφορία σχετικά με: (α) (β) (γ) (δ) (ε) (ζ) σύνολο γραμματίων που προεξοφλήθηκαν για τον πελάτη σας, με δικαίωμα αναγωγής ημερομηνία, ποσό και σύντομη περιγραφή οποιωνδήποτε εγγυήσεων, ομολόγων ή δεσμεύσεων για αποζημιώσεις που δόθηκαν σε σας από τον πελάτη προς όφελος τρίτων μερών ημερομηνία, ποσό και σύντομη περιγραφή οποιωνδήποτε εγγυήσεων, ομολόγων ή δεσμεύσεων για αποζημιώσεις που δόθηκαν από εσάς, για λογαριασμό του πελάτη σας, αναφέροντας κατά πόσο υπάρχει δικαίωμα αναγωγής προς τον πελάτη σας και/ή την ιθύνουσα ή οποιανδήποτε άλλη εταιρεία εντός του συγκροτήματος σύνολο αποδεχθέντων συναλλαγματικών βάσει εγγράφων προς είσπραξη σύνολο οφειλών που εκκρεμούν βάσει ενέγγυων πιστώσεων άλλες παρακαλούμε να δοθούν λεπτομέρειες. Παράγωγα και εμπορία συμβολαίων για προθεσμιακές παραδόσεις εμπορευμάτων 7. Να δοθούν τα νομίσματα, ποσά και ημερομηνίες λήξης ανά συμβόλαιο όλων των συμβολαίων παραγώγων περιλαμβανομένων των ακολούθων: (α) (β) (γ) (δ) (ε) (ζ) (η) (θ) (ι) προθεσμιακά συμβόλαια ξένου συναλλάγματος συμφωνιών ανταλλαγής σταθερών και κυμαινομένων επιτοκίων προθεσμιακών χρηματοοικονομικών συμβολαίων ανταλλαγές επιτοκίων ορισμένου νομίσματος συμβόλαια δικαιωμάτων προαίρεσης συμβόλαια πολύτιμων μετάλλων εμπορευματικών συμφωνιών συμφωνίες ανταλλαγής νομισμάτων (βραχυπρόθεσμες και μακροπρόθεσμες) άλλα (να σημειωθεί η φύση τους). Σημείωση: Σημειώστε τη φύση και την έκταση οποιωνδήποτε ορίων διευκολύνσεων, περιγραφή της περιόδου διαθεσιμότητας των συμφωνηθέντων διευκολύνσεων.

8 Τεχνική Εγκύκλιος Αρ. 31 (Αναθεωρημένη), 12 Ιουνίου 2008 Συνήθης Αίτηση για Πληροφόρηση Απάντηση Εξασφαλίσεις 8. Αναφορικά με τις διευκολύνσεις που περιγράφονται πιο πάνω, και χωρίς να παρέχονται οποιεσδήποτε πληροφορίες για οποιοδήποτε τρίτο μέρος, να δοθούν τα ακόλουθα: (α) (β) Λεπτομέρειες οποιωνδήποτε εξασφαλίσεων που επιβαρύνθηκαν κανονικά (ημερομηνία, ιδιοκτησία και τύπος επιβάρυνσης). Να δηλωθεί κατά πόσο η εξασφάλιση υποστηρίζει διευκολύνσεις που δόθηκαν από την Τράπεζα προς τον πελάτη ή σε άλλο μέρος. Σημείωση: Να δοθούν λεπτομέρειες αν η εξασφάλιση περιορίζεται σε ποσό ή σε συγκεκριμένο δανεισμό ή αν εξ όσων γνωρίζετε υπάρχει προηγούμενη, ίση ή δευτερεύουσα επιβάρυνση. Όπου υπάρχουν διευθετήσεις για συμψηφισμό υπολοίπων ή για αντισταθμιστικά υπόλοιπα π.χ. πιστώσεις αντιστήριξης - τριγωνικού εμπορίου (back to back credits) να δοθούν λεπτομέρειες (δηλαδή, ημερομηνία, τύπος εγγράφου και λογαριασμοί που καλύπτονται) οποιωνδήποτε γνωστοποιήσεων συμψηφισμών, είτε δόθηκαν με συγκεκριμένη επιστολή συμψηφισμού είτε ενσωματώθηκαν σε κάποιο άλλο έγγραφο. Άλλα στοιχεία ενεργητικού πελατών που κατέχετε 9. Παρακαλούμε να δώσετε λεπτομέρειες άλλων στοιχείων ενεργητικού του πελάτη που κατέχετε, περιλαμβανομένων πιστοποιητικών μετοχών, εγγράφων τίτλων, θυρίδων τίτλων και οποιωνδήποτε άλλων στοιχείων που είναι καταχωρημένα στα μητρώα που διατηρείτε για σκοπούς καταχώρησης στοιχείων ενεργητικού που κατέχετε. Άλλες πληροφορίες 10. Κατάλογο άλλων καταστημάτων ή θυγατρικών της Τράπεζάς σας ή συνδεδεμένων εταιρειών που γνωρίζετε ότι έχει δημιουργηθεί σχέση κατά τη διάρκεια της περιόδου.

9 Technical Circular No. 31 (Revised), 12 June 2008 To all members of the Institute Technical Circular No. 31 (Revised) 12 June 2008 Subject: Certificates of Bank Balances and Transactions to the Auditors Dear Colleagues On 28 December 2008 we issued to you electronically the Technical Circular No. 31 in relation to the content of the Certificate of Bank Balances and Transactions (Certificate) which will be sent by the banks to the auditors, as agreed between the Auditing Standards Committee of our Institute and the Association of Cyprus Commercial Banks (ACCB). We have found, however, that some changes needed to be made to the documents that accompanied the circular, some of which were in Greek and others in English. As a result, we have agreed with the ACCB to issue complete sets of the following documents (Appendices 1-4) in Greek as well as in English: 1. Standard Auditor Request for Bank Report [signed by the audit firm]. 2. Bank Acknowledgement of Auditor Request [the first part is completed by the audit firm, and the second part by the bank which returns it back to the audit firm]. 3. Authorisation by Bank s Customer for Disclosure of Information [signed by the client (physical or legal person) that maintains the bank account every time the audit firm requests the bank to complete and send the certificate]. 4. Standard Request for Information [completed by the bank]. Please note that, as we have been informed by the ACCB, the adoption of the standardised Certificate is not consistent between the banks. Specifically the extent of adoption is as follows: Extent of adoption of Certificate Adopted fully There is intention to be adopted fully Not adopted but the information will be given on the banks forms It will not be adopted at the present stage Banks Cyprus Development Bank Marfin Popular Bank National Bank of Greece (Cyprus) Universal Bank Bank of Cyprus Emporiki Bank Alpha Bank Hellenic Bank Piraeus Bank Societe Generale

10 Technical Circular No. 31 (Revised), 12 June 2008 We are at your disposal for any additional clarification required. Yours sincerely Theodoros Philippou General Manager Attachments

11 Technical Circular No. 31 (Revised), 12 June 2008 Appendix 1 The Manager Date Reference: Dear Sir/Madam Subject: (Name / Identity card number / Company s registration number) Standard request for bank report for audit purposes for the year ended In accordance with your above-named customer's instructions given in the attached authority please send to us, as auditors of your customer, for the purpose of our business, without entering into any contractual relationship with us, the attached information relating to their affairs at your bank as at the close of business on and, in the case of items 2, 4 and 10, during the period since. For each item, please state any factors which may limit the completeness of your reply and if there is nothing to report, please state 'NONE'. It is understood that any replies given are in strict confidence. Bank acknowledgement of Auditor Request Please also find attached the Bank acknowledgement of Auditor Request, of which you are kindly requested to complete part B and return it to us as soon as possible. Yours truly

12 Technical Circular No. 31 (Revised), 12 June 2008 BANK ACKNOWLEDGEMENT OF AUDITOR REQUEST Appendix 2 PART A This Part To Be Completed By The Auditor This acknowledgement should be returned to: Name Position Audit Firm Address Tel No Fax No PART B This Part To Be Completed By The Bank Thank you for your request for a bank report for audit purposes in respect of (customer s name). The request was received on: (day/month/year) Your request is being processed and the letter will be completed once we have gathered the information sought. In the event of your needing to contact us, please address any enquiries to: Name Position Bank Address Tel No Fax No

13 Technical Circular No. 31 (Revised), 12 June 2008 Appendix 3 The Manager Date Reference: Dear Sir/Madam Subject: Authorisation by bank s customer for the disclosure of information I/We authorise you to disclose such information as may be requested from you by our auditors, Messrs, in their standard request for bank report for audit purposes and in any requests for supplementary information relating to our affairs at your bank as at the close of business on and during the period since. We confirm that we are aware as to the nature and content of the information which will be requested from you. I/We understand that the preparation and submission of this information to our auditors will result to bank charges and I/we hereby authorise you to debit any of my/our accounts held with you, according to your bank s price list. Yours faithfully (Signed in accordance with the mandate for the conduct of the customer s bank account)

14 Technical Circular No. 31 (Revised), 12 June 2008 Appendix 4 Standard Request for Information Reply Bank accounts 1. Please give full titles of all accounts whether in Cyprus pounds or in any other currency together with the account numbers and balances thereon, including NIL balances: (a) (b) (c) Note: where your customer's name is the sole name in the title; where your customer's name is joined with that of other parties please notify us, without providing information about any third party; where the account is in a trade name. Where the account is subject to any restriction (e.g. a garnishee order or arrestment), this information should be stated. 2. Full titles and dates of closure of all accounts closed during the period. 3. Any available information on the separate amounts accrued but not charged or credited at the above date of: (a) (b) provisional charges (including commitment fees); and interest. 4. The amount of interest charged during the period if not specified separately in the bank statement. 5. Any available information regarding: (a) (b) (c) overdrafts and loans repayable on demand, specifying dates of upcoming reviews and agreed facilities; other loans, specifying dates of upcoming reviews and repayment; other facilities.

15 Technical Circular No. 31 (Revised), 12 June 2008 Standard Request for Information Reply Trade Finance 6. Any available information regarding: (a) (b) (c) (d) (e) (f) total of bills discounted for your customer, with recourse; date, amount and brief description of any guarantees, bonds or indemnities given to you by the customer for the benefit of third parties; date, amount and brief description of any guarantees, bonds or indemnities given by you, on your customer's behalf, stating whether there is a recourse to your customer and/or to its parent or any other company within the group; total of acceptances under bills for collection; total of outstanding liabilities under letters of credit; others - please give details. Derivatives and Commodity Trading 7. Give the currencies, amounts and maturity dates on a contract by contract basis of all derivative contracts including the following: (a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) (h) (i) Note: forward exchange contracts; forward rate agreements; financial futures; interest rate swaps; option contracts; bullion contracts; commodity contracts; swap arrangements (near and far dates); others (indicate their nature). Indicate the nature and extent of any facility limits, detail period of availability of agreed facilities.

16 Technical Circular No. 31 (Revised), 12 June 2008 Standard Request for Information Reply Securities 8. With reference to the facilities detailed above, and without providing any information about any third party, give the following: (a) (b) Details of any security formally charged (date, ownership and type of charge). State whether the security supports facilities granted by the Bank to the customer or to another party. Note: Give details if a security is limited in amount or to a specific borrowing or if to your knowledge there is prior, equal or subordinate charge. Where there are any arrangements for set-off of balances or compensating balances e.g. back to back credits, give particulars (i.e. date, type of document and accounts covered) of any acknowledgement of set-off, whether given by specific letter of set-off or incorporated in some other document. Customer's other assets held 9. Please give full details of the customer's other assets held, including share certificates, documents of title, deed boxes and any other items listed in your registers maintained for the purpose of recording assets held. Other information 10. A list of other branches or subsidiaries of your bank, or associated companies where you are aware that a relationship has been established during the period.