Συνεργατικά εργαλεία ΤΠΕ

Συνεργατικά εργαλεία ΤΠΕ Συνεργατικά εργαλεία ΤΠΕ Α. Ανδρεάτος 2015

Σκοπός Η παρουσίαση αυτή στοχεύει στην γνωριμία με τα εργαλεία συνεργασίας που μας παρέχουν οι ΤΠΕ. Για να εκτελέσετε τις προτεινόμενες δραστηριότητες, χρειάζεστε σύνδεση στο Διαδίκτυο. Για καλύτερα αποτελέσματα συνιστάται η συνεργασία με συναδέλφους (κοινή εκτέλεση των δραστηριοτήτων δίπλα-δίπλα στο εργαστήριο ΗΥ ή καλύτερα, ταυτόχρονα εξ αποστάσεως). Υπόβαθρο: Για να μπορέσετε να παρακολουθήσετε αυτό το σεμινάριο, πρέπει να είστε εξοικειωμένοι με την πλοήγηση στο Διαδίκτυο και την χρήση του email.

Μελέτη περίπτωσης Η παρουσίαση αυτή βασίζεται σε παλαιότερη που είχε γραφτεί για επιμόρφωση των δημάρχων και δημοτικών συμβούλων του 2007. Χρησιμοποιεί λοιπόν ως παράδειγμα ομάδας το δημοτικό συμβούλιο ενός δήμου.

Οδηγίες - Τρόπος χρήσης Το σεμινάριο αυτό χωρίζεται σε θεωρητικά και πρακτικά τμήματα. Για να εκτελέσουμε κάποιο απ αυτά, πηγαίνουμε στα περιεχόμενα και πατάμε τον επιθυμητό τίτλο, που φαίνεται υπογραμμισμένος (κρύβει έναν υπερσύνδεσμο). Μπορούμε να μεταβούμε αμέσως στα περιεχόμενα πατώντας πάνω στον ομώνυμο υπερσύνδεσμο, που βρίσκεται μέσα στο σεμινάριο σε διάφορες διαφάνειες (όπως και στην παρούσα, πάνω αριστερά). Ορισμένοι υπερσύνδεσμοι οδηγούν σε αντίστοιχες σελίδες στο Διαδίκτυο. Γενικά να θυμάστε ότι το θαλασσί χρώμα δηλώνει υπερσύνδεσμο ή διαδραστικότητα.

Μέρος Α Γιατί χρειαζόμαστε τα συνεργατικά εργαλεία; Τι δυνατότητες παρέχουν τα συνεργατικά εργαλεία; Η νέα χρήση του Παγκόσμιου Ιστού ( Web 2.0) Μέρος Β - Ταξινόμηση των συνεργατικών εργαλείων Μέρος Γ - Δραστηριότητες Δραστηριότητα Α : επικοινωνία Δραστηριότητα Β : εξάσκηση στα εργαλεία διαχείρισης Δραστηριότητα Γ : εργασία με κοινά έγγραφα Δραστηριότητα Δ : τηλεδιάσκεψη Βιβλιογραφία

ΥΠΟΘΕΣΗ Γιατί χρειαζόμαστε τα συνεργατικά εργαλεία; Ο δήμος μας έχει υποβάλει αίτηση για χρηματοδότηση από την ΚτΠ για την πιλοτική εφαρμογή ενός προτύπου προγράμματος ηλεκτρονικής ανταλλαγής εγγράφων, το οποίο εγκρίνεται τελικά στις 31 Ιουλίου, υπό όρους. Ο βασικώτερος όρος είναι η υποβολή της μελέτης μέχρι τέλος Αυγούστου, αλλιώς χάνεται το κονδύλι Ο μόνος τρόπος να επιτευχθεί ο στόχος είναι η καθημερινή συνεργασία του Δ.Σ. επί 25 μέρες για 30-40 ημερησίως

ΠΡΟΒΛΗΜΑ Κινδυνεύουν οι διακοπές μας ;! Ο δήμαρχος σάς επιτρέπει να φύγετε, αρκεί να μπορεί να σας βρει για ό,τι χρειαστεί, σαν να ήσασταν εκεί για να βλέπετε τα έγγραφα, τα σχέδια κλπ και να λέτε τη γνώμη σας κάθε μέρα

Η λύση Τότε ο Αντιδήμαρχος, ως από μηχανής θεός, προτείνει μια λύση: - την συνεργασία μέσω ΤΠΕ*, εξ αποστάσεως. Εσείς και οι συνάδελφοί σας, θα έχετε μαζί σας το laptop, θα έχετε πρόσβαση στο Διαδίκτυο θα επικοινωνείτε κάθε μέρα μαζί του μέσω του Ιντερνέτ, και χρησιμοποιώντας μια σειρά δωρεάν «συνεργατικών εργαλείων» θα μπορείτε να συνεργάζεστε ως ομάδα, εξ αποστάσεως! (*) Τεχνολογίες Πληροφορικής και Επικοινωνιών

«Συνεργατικά εργαλεία» - CSCW Η λύση λοιπόν λέγεται «Συνεργατικά εργαλεία», ή επίσημα, CSCW δηλ. Computer-Supported Collaborative Work, ή, ελληνιστί, υποστήριξη της συνεργασίας μέσω υπολογιστή. Ιντερνέτ

Παρουσίαση της λύσης Την άλλη μέρα ο Αντιδήμαρχος συγκεντρώνει όλο το Δ.Σ. στην αίθουσα συνεδριάσεων, όπου παρουσιάζει το σχέδιο και τα εργαλεία σε όλους, ώστε να τους εξοικειώσει μ αυτά.

Το σχέδιο Ο Αντιδήμαρχος προτείνει το ακόλουθο σχέδιο: «Θα φτιάξουν όλοι οι δημοτικοί σύμβουλοι ένα δωρεάν email σε κάποιαν εταιρεία δωρεάν διαδικτυακών υπηρεσιών, όπως: Google Groups - http://groups.google.com Yahoo! Groups - http://groups.yahoo.com - Ας επιλέξουμε την πρώτη επιλογή».

Δυνατότητες των συνεργατικών εργαλείων Ας εξετάσουμε τώρα, βήμα προς βήμα, τις κυριώτερες δυνατότητες των συνεργατικών εργαλείων και πώς μπορούμε να τις αξιοποιήσουμε στον Δήμο μας.

Δυνατότητες επικοινωνίας πραγματικού χρόνου Μέσω του κοινού παρόχου email θα έχουμε όλοι διάφορες δυνατότητες επικοινωνίας πραγματικού χρόνου: θα βλέπουμε ποιοι είναι συνδεδεμένοι την ίδια στιγμή με μας (πράσινη κουκκίδα) και θα μπορούμε να τους καλούμε σε συνομιλία : κειμένου (chat), φωνής ή και εικόνας, αν έχουμε webcam!

Μέλη ομάδας Το κάθε μέλος μπορεί να δει τα προφίλ των μελών της ομάδας και να επικοινωνήσει με όποιον θέλει.

Ημερολόγιο Για να μην ξεχνάτε τις υποχρεώσεις σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα προσωπικό Διαδικτυακό ημερολόγιο!

Ημερολόγιο Και για να μπορείτε να τους βρίσκετε όλους ή όποιους χρειάζεστε την κατάλληλη στιγμή, μπορείτε να κλείνετε ραντεβού σ ένα κοινόχρηστο Διαδικτυακό ημερολόγιο! Αν θέλετε να δείτε πώς γίνεται, πατήστε πάνω στην εικόνα για να παιχτεί ένα βίντεο.

Κοινός αποθηκευτικός χώρος Ακόμα, οι ομάδες διαθέτουν έναν κοινό αποθηκευτικό χώρο ηλεκτρονικών εγγράφων στο Διαδίκτυο. Εκεί θα αποθηκεύουμε τα έγγραφά μας τα οποία θα βρίσκονται εκεί πάντοτε διαθέσιμα σ όποιο μέλος της ομάδας τα ζητήσει, (χωρίς να μας ενοχλεί στο κινητό να του στείλουμε email )

Αποθηκευτικός χώρος στο Διαδίκτυο Υπηρεσίες online αποθήκευσης δεδομένων. Οι δημοφιλέστερες είναι: Dropbox, Google Drive & OneDrive. Άλλες αξιόλογες υπηρεσίες cloud είναι: Copy, Box, SpiderOak, SugarSync, Amazon Cloud Drive. Οι clients τους υποστηρίζονται από όλα τα λειτουργικά συστήματα ΗΥ και φορητών συσκευών. Επιτρέπουν και τον συγχρονισμό (αυτόματη ενημέρωση) των αρχείων μας. Βλ. 5 εναλλακτικές υπηρεσίες τύπου Dropbox.pdf.

Παράδειγμα κοινόχρηστου χώρου online

Φόρουμ Για διάφορα θέματα, απορίες κλπ, μπορούμε να «ανοίξουμε» ένα φόρουμ όπου θα καταγράφονται οι ερωταποκρίσεις και θα υπάρχουν πάντα εκεί για όποιον θέλει αργότερα να ρωτήσει τα ίδια Μπορούμε να θεωρήσουμε το φόρουμ ως ένα διαδικτυακό τόπο («αγορά») όπου μαζεύονται οι ειδικοί και οι ενδιαφερόμενοι γύρω από ένα θέμα και ανταλλάσσουν απόψεις και πληροφορίες. Παραδείγματα: www.thelab.gr, www.myphone.gr/forum Παράδειγμα β

Πώς δομείται ένα φόρουμ; Κατηγορία Υποκατηγορία Επιμέρους θέματα

Ιστολόγια ή blog Ο καθένας σήμερα μπορεί ν ανοίξει ένα blog (κάτι σαν προσωπική σελίδα ή ημερολόγιο) όπου θα καταθέτει τις απόψεις του και οι υπόλοιποι θα μπορούν να τις σχολιάσουν, και όλοι να διαβάσουν τα σχόλια Παραδείγματα ιστολογίων

Wiki To wiki είναι ένα συλλογικό έργο ψηφιακού υλικού σε ηλεκτρονική μορφή. Το πιο γνωστό παράδειγμα είναι η Βικιπαίδεια, (Wikipedia), μια συλλογική, δωρεάν και ελεύθερη εγκυκλοπαίδεια χωρίς πνευματικά δικαιώματα, που διαρκώς ενημερώνεται και ανήκει σε όλους! Είναι χιλιάδες φορές πιο δημοφιλής από την ηλεκτρονική έκδοση της «Britannica», και ίσως γι αυτό να έχει κατηγορηθεί για αναξιοπιστία Συγκριτικές μελέτες έδειξαν όμως ότι και οι δύο εγκυκλοπαίδειες έχουν συγκρίσιμο αριθμό σφαλμάτων ή ανακριβειών! Η μεγάλη διαφορά είναι ότι μια είναι δωρεάν και διαρκώς μεγαλώνει, ενώ η άλλη όχι

Παράδειγμα wiki Στην εικόνα βλέπουμε μια σελίδα του wiki του Ασύρματου Μητροπολιτικού Δικτύου Αθηνών (AWMN). Διάφορες ετικέττες επιτρέπουν την πλοήγηση στο wiki καθώς και την αναζήτηση λέξεων-κλειδιών. (Απ αυτήν την άποψη μοιάζει με ηλεκτρονικό λεξικό). Παράδειγμα β

Τι εφαρμογές μπορούν να βρουν τα wiki; Πολλές! Παραδείγματα: - Συλλογική συγγραφή εγγράφων ή λογιστικών φύλλων -

Το web ανήκει στους χρήστες του! Το διεθνές ενημερωτικό περιοδικό ΤΙΜΕ ανακήρυξε ως πρόσωπο της χρονιάς 2006, τον ανώνυμο δημιουργό ψηφιακού περιεχομένου του Διαδικτύου.

Web 2.0 Ο όρος Web 2.0 αναφέρεται όχι σε μια νέα τεχνολογία όπως θα περίμενε κανείς από την μορφή του όρου- αλλά σε μια διαφορετική χρήση του Παγκόσμιου Ιστού (web) που έχει να κάνει με Διαδικτυακές κοινότητες και συναφείς υπηρεσίες κοινωνικού χαρακτήρα, όπως «social-networking sites», «wikis» και «folksonomies», που διευκολύνουν την συνεργασία και τον μερισμό πληροφοριών (σε ηλ. μορφή) μεταξύ των χρηστών.

Τεχνολογίες και φιλοσοφία του Web 2.0

Διαδικτυακές κοινότητες Οι επόμενες «των Ελλήνων οι κοινότητες» (θα) είναι Διαδικτυακές. Παράδειγμα: Ασύρματο μητροπολιτικό δίκτυο Αθηνών, www.awmn.gr. Οι τεχνολογίες του web 2.0 δηλ. τα συνεργατικά εργαλεία, είναι το κλειδί της κοινωνικοποίησης του 21ου αιώνα!

Ασύρματες διαδικτυακές κοινότητες Ασύρματες Κοινότητες της Ελλάδας Ασύρματο Μητροπολιτικό Δίκτυο Αθήνας - www.awmn.net Ασύρματο Δίκτυο Πάτρας - www.pwn.net Ασύρματο Μητροπολιτικό Δίκτυο Θεσσαλονίκης - www.twmn.net Ασύρματο Δίκτυο Θεσσαλονίκης - www.salonicawireless.net Ασύρματος Φοιτητικός Σύλλογος Ηρακλείου wireless.uoc.gr Ασύρματο Δίκτυο Ιωαννίνων - www.ioanninawireless.gr Ασύρματο Δίκτυο Σητείας - swn.datalabs.ws Ασύρματο Δίκτυο Ναυπάκτου nwn.nsdc.gr Ασύρματο Δίκτυο Κω - www.kwn.gr Διεθνείς ασύρματες κοινότητες

Μέρος Β - Ταξινόμηση των συνεργατικών εργαλείων Η εξέλιξη των συνεργατικών εργαλείων Δυνατότητες Διαχείριση Συνεργασία Επικοινωνία Πολυπλοκότητα

Εργαλεία επικοινωνίας Τα κυριώτερα εργαλεία επικοινωνίας είναι: * Κοινωνικά δίκτυα (FaceBook, Tweeter κλπ) * email * Messengers * φωνητικά μηνύματα email * Wikis * Ιστοσελίδες * blog * κλπ.

Εργαλεία συνεργασίας * Επιτρέπουν την διαδραστική τηλεργασία π.χ. σε κοινά έγγραφα * Φόρα (μηνύματα κειμένου με δυνατότητα διαχείρισης) * Κειμενική συζήτηση πραγματικού χρόνου - chat * Τηλέφωνο * Τηλεδιάσκεψη (με δυνατότητες τηλεργασίας σε κοινό ηλ. πίνακα * Εργαλεία διαμοιρασμού εφαρμογών (Application sharing): κοινή χρήση εφαρμογών (π.χ. γραφείου) σε πραγματικό χρόνο * Συστήματα εικονικών συσκέψεων * Αίθουσες τηλεδιασκέψεων

Εργαλεία διαχείρισης ηλ. συνεργασίας * Ηλεκτρονικά ημερολόγια (με δυνατότητες ακόμα και αυτόματης ειδοποίησης των εμπλεκομένων) * εργαλεία διαχείρισης έργων * εργαλεία διαχείρισης ροής εργασιών * εργαλεία διαχείρισης γνώσης * 'project extranets' (συγκεντρώνουν, οργανώνουν, διαχειρίζονται πληροφορίες σχετικές με την εκπόνηση ενός έργου) * συνεργατικό λογισμικό για intranets (π.χ. Hyperoffice, Hotoffice, Intranets.com, Intranet Dashboard κλπ) * εργαλεία διαχείρισης κοινωνικών δικτύων * συνεργατικά εργαλεία βασισμένα στο web (π.χ. Google spreadsheets)

Νεφοϋπολογιστική (cloud computing)

Παράδειγμα: Microsoft Office 365 - Το Microsoft Office και άλλα online

Τηλεργασία με κοινά έγγραφα Ο δήμαρχος δεν πείθεται εύκολα Θέλει κάτι ακόμα: να βλέπουν όλοι στην οθόνη τους ένα συγκεκριμένο έγγραφο και να δουλεύουν πάνω σ αυτό. - Υπάρχει λύση; Και γι αυτό υπάρχουν λύσεις: 1) Συνεργασία μέσω δωρεάν εργαλείων του web όπως Google groups (Gtalk) 2) Συνεργασία μέσω προγραμμάτων τύπου Messenger 3) Συνεργασία μέσω προγραμμάτων τύπου Skype 4) Συνεργασία μέσω του MS-Office

Λύση Α : Συνεργασία μέσω Google groups Περισσότερα Τι προσφέρουν οι ομάδες εργασίας του Google;

Λύση Β : Συνεργασία μέσω εργαλείων τύπου Messenger Υπάρχει μια σειρά δωρεάν p2p εργαλείων επικοινωνίας μέσω ΗΥ & Διαδικτύου που παρέχονται δωρεάν από Υπηρεσίες δωρεάν email όπως Yahoo, MSN Hotmail κλπ. Μέσω αυτών, δύο συνδρομητές των παραπάνω υπηρεσιών μπορούν να επικοινωνούν μεταξύ τους.

Λύση Γ : Συνεργασία μέσω εργαλείων τύπου Skype Υπάρχει μια σειρά δωρεάν p2p εργαλείων επικοινωνίας μέσω ΗΥ & Διαδικτύου βασισμένων στην διαδικτυακή τηλεφωνία (VoIP). Π.χ. Skype, Viber, oovoo, κλπ. Το Skype χρησιμοποιείται σ όλον τον κόσμο από εκατομμύρια χρήστες. Επιτρέπει την συνεργασία μέσω επικοινωνίας φωνής, κειμένου (chat), εικόνας, ανταλλαγής αρχείων και μηνυμάτων SMS.

Λύση Δ : Συνεργασία μέσω MS-Office

Μέρος Γ - Δραστηριότητες - Ασκήσεις εφαρμογής

Δραστηριότητα Α : επικοινωνία Εξάσκηση επικοινωνίας με email και chat. Χρησιμοποιήστε το email για την αρχική σας επικοινωνία με ένα συνάδελφο. Δώστε ένα ραντεβού στο Gmail συγκεκριμένη ώρα. Όταν συνδεθείτε και οι δύο, καλέστε τον σε συνομιλία. Πώς γίνεται; Δραστηριότητα β

Δραστηριότητα Β : εξάσκηση στα εργαλεία διαχείρισης Στον λογαριασμό που έχετε στο Google Groups, επεξεργασθείτε: 1. το προφίλ σας -Πώς γίνεται; 2. το ημερολόγιό σας -Πώς γίνεται; Δραστηριότητα Γ

Δραστηριότητα Γ : εργασία με κοινά έγγραφα Στον λογαριασμό που έχετε στο Google Groups: 1. ανεβάστε κοινόχρηστα έγγραφα. 2. κανονίστε μια «ηλεκτρονική» σύσκεψη με 1-2 συναδέλφους, και 3. επεξεργαστείτε από κοινού ένα έγγραφο. Πώς γίνεται;

Δραστηριότητα Δ : τηλεδιάσκεψη Θα χρησιμοποιήσουμε το Skype, ένα δωρεάν εργαλείο που διαθέτει και εξελληνισμένη έκδοση. Το Skype μας δίνει πολλές δυνατότητες επικοινωνίας: με φωνή (ήχο), με βίντεο, με κείμενο (chat), με SMS, με VoIP. Μπορούμε ακόμα και να στείλουμε χρήματα μέσω Paypal!

Λογαριασμοί Skype Υποθέτουμε ότι έχουμε εγκαταστήσει και ρυθμίσει το Skype και έχουμε φτιάξει ένα λογαριασμό με συγκεκριμένο και μοναδικό όνομα χρήστη. Επίσης υποθέτουμε ότι όλοι οι συνεργάτες μας διαθέτουν λογαριασμό Skype. Παρατηρήστε στην εικόνα τις βασικές καρτέλλες του Skype.

Βήμα 1 Προσθήκη «Επαφών» Για να προσθέσουμε τους λογαριασμούς των συνεργατών μας, ανοίγουμε την καρτέλλα Επαφών και πατάμε «Προσθήκη Επαφής». Τότε εμφανίζεται το ομώνυμο παράθυρο. Πληκτρολογούμε το όνομα χρήστη και πατάμε «Εύρεση». Το Skype μας δείχνει όλους τους χρήστες με το ίδιο ή παρόμοιο όνομα. Επιλέγουμε το σωστό και πατάμε ««Προσθήκη Επαφής Skype».

Βήμα 2 Έναρξη συνδιάσκεψης Για να καλέσουμε ένα συνεργάτη, στην καρτέλλα Επαφών πατάμε πάνω στ όνομά του. Εμφανίζεται τότε μια νέα καρτέλλα (τέρμα δεξιά) με τ όνομα του χρήστη. Αν θέλουμε να ενεργοποιήσουμε την κάμερα ώστε να μας βλέπει ο συνεργάτης, πατάμε «Έναρξη του βίντεο». Για να προσθέσουμε συνεργάτες στην τηλεδιάσκεψη, πατάμε «Προσθήκη Επαφών στη Συνδιάσκεψη». Ρυθμίσεις

Ρυθμίσεις (2) Για να καλέσουμε τον επιθυμητό χρήστη, πατάμε στο εικονίδιο του σηκωμένου ακουστικού. Για να τερματίσουμε την κλήση, πατάμε στο εικονίδιο του κατεβασμένου ακουστικού (κόκκινο). Για συνομιλία κειμένου, πατάμε στο γαλάζιο εικονίδιο. Τότε εμφανίζεται ένα νέο παράθυρο.

Βήμα 2 Έναρξη συνδιάσκεψης (2) Εναλλακτικά, για να ξεκινήσουμε μια συνδιάσκεψη, από την καρτέλλα επαφών πατάμε «Συνδιάσκεψη». Εμφανίζεται τότε μια οθόνη με όλες τις επαφές μας. Επιλέγοντας και πατώντας «Προσθήκη», μπορούμε να προσθέσουμε έως και 9 συνεργάτες. Πάντως όσο λιγώτεροι, τόσο καλύτερη θα είναι η ποιότητα ήχου/ εικόνας.

Βήμα 3 Αποστολή αρχείου Για να στείλουμε ένα αρχείο στον συνεργάτη μας, ανοίγουμε το «Μενού» κι επιλέγουμε «Αποστολή αρχείου». Παρατηρήστε στην εικόνα τι άλλες δυνατότητες μας παρέχονται. Π.χ. μπορούμε να θέσουμε τον συνεργάτη σε αναμονή, να του στείλουμε SMS ή χρήματα, να διακόψουμε την εικόνα κλπ.

Βήμα 3 Αποστολή αρχείου (συνέχεια) Εν συνεχεία, επιλέγουμε το αρχείο, πατάμε «Άνοιγμα» («Open») και αρχίζει η αποστολή.

Βήμα 4 Συνεργασία με το αρχείο Ο συνεργάτης αποθηκεύει το αρχείο με «αποθήκευση ως». Στη συνέχεια το ανοίγουμε κι εμείς τοπικά και μπορούμε να εργαστούμε πάνω σ αυτό. Δείτε το ΒΙΝΤΕΟ

Βιβλιογραφία «New Learning 2.0?» Proceedings of EDEN Annual Conference 2007, June, Naples, Italy. RAM Internet guide, Ειδική έκδοση του περιοδικού RAM, Άνοιξη 2007. http://www.awmn.org http://www.awmn.net/?id=communities http://en.wikipedia.org/wiki/wiki http://en.wikipedia.org/wiki/collaborative_software http://ajaxsearch.blogspot.com/ http://www.meetingbywire.com/xpnetmeeting.htm http://www.myphone.gr/forum http://elafini.blogspot.com/2007/07/blog-post.html http://www.techteam.gr/wiki/ http://www. ct.aegean.gr/people/vkavakli/information_systems/slides/ cloud_computing_12_4_2013.pdf