Μελέτη Εφαρμογής Συστήματος Προμηθειών

ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΚΡΗΤΗΣ Μελέτη Εφαρμογής Συστήματος Προμηθειών Έργο: Σχεδιασμός και Ανάπτυξη Πιλοτικών Υποδομών και Προηγμένων Υπηρεσιών για την Υλοποίηση του e-university Υποέργο: «Μελέτη, Καθορισμός Τεχνικών Προδιαγραφών-Τευχών Διαγωνισμών & Επίβλεψη Αναδόχου Υλοποίησης του Συστήματος Δημοσιεύσεων, Πληροφόρησης και Συναλλαγών του Πολίτη σε θέματα Προμηθειών και της Προμήθειας και Εγκατάστασης Δικτυακού και Υπολογιστικού Εξοπλισμού» ΚΟΙΝΟΤΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ ΣΤΗΡΙΞΗΣ 2000-2006 ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ «Κοινωνία της Πληροφορίας» http://www.infosociety.gr

Μελέτη Εφαρμογής Συστήματος Προμηθειών Καταληκτική ημερομηνία: 30 Σεπτεμβρίου 2005 Δράση: 1, 1.1 Τύπος: Έργο: Σχεδιασμός και Ανάπτυξη Πιλοτικών Υποδομών και Προηγμένων Υπηρεσιών για την Υλοποίηση του e-university Υποέργο: «Μελέτη, Καθορισμός Τεχνικών Προδιαγραφών-Τευχών Διαγωνισμών & Επίβλεψη Αναδόχου Υλοποίησης του Συστήματος Δημοσιεύσεων, Πληροφόρησης και Συναλλαγών του Πολίτη σε θέματα Προμηθειών και της Προμήθειας και Εγκατάστασης Δικτυακού και Υπολογιστικού Εξοπλισμού» Συντάκτες: Κ. Κρητικός, Σ. Παπαδάκης, Ε. Μανασάκη Βογιατζάκη, Ε. Λασηθιωτάκη, Ε. Σπανάκη, Ε. Χανιωτάκης, Ο. Νεοφύτου, Κ. Λουλούδη, Α. Κουρούμπαλη Περίληψη: Το παρόν παραδοτέο (ΠΑ-1) εντάσσεται στη Φάση 1 του Έργου και συγκεκριμένα αποτελεί το κύριο παραδοτέο της Δράσης 1.1, "Μελέτη Εφαρμογής". Στο παραδοτέο αυτό περιλαμβάνονται: Η καταγραφή και αποτίμηση της ποιότητας των υφιστάμενων ηλεκτρονικών υπηρεσιών που προσφέρονται από τα ελληνικά ακαδημαϊκά ιδρύματα. Η αποτύπωση και ανάλυση της υφιστάμενης κατάστασης στο Πανεπιστήμιο Κρήτης. Η μελέτη της σκοπιμότητας ανάπτυξης συμπληρωματικών συστημάτων διαχείρισης ροών εργασιών (workflow management system) και ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου. Ο καθορισμός των λειτουργικών και μη λειτουργικών απαιτήσεων του συστήματος "Δημοσιεύσεων, Πληροφόρησης και Συναλλαγών του Πολίτη σε Θέματα Προμηθειών". Η μελέτη διαλειτουργικότητας. e-university Πανεπιστήμιο Κρήτης 2/303

Πίνακας Περιεχομένων ΜΕΛΈΤΗ ΕΦΑΡΜΟΓΉΣ ΣΥΣΤΉΜΑΤΟΣ ΠΡΟΜΗΘΕΙΏΝ... 2 ΠΊΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΈΝΩΝ... 3 ΕΠΙΤΕΛΙΚΉ ΣΎΝΟΨΗ... 8 1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ... 9 1.1 ΈΝΘΕΣΗ ΠΑΡΑΔΟΤΈΟΥ... 9 1.2 ΑΝΤΙΚΕΊΜΕΝΟ, ΣΚΟΠΌΣ ΚΑΙ ΣΤΌΧΟΙ... 9 1.3 ΠΗΓΈΣ ΚΑΙ ΌΡΙΑ... 10 1.4 ΔΟΜΉ ΤΟΥ ΠΑΡΑΔΟΤΈΟΥ... 10 1.5 ΑΚΡΩΝΎΜΙΑ ΚΑΙ ΣΥΝΤΟΜΟΓΡΑΦΊΕΣ... 11 2. ΔΙΑΓΝΩΣΤΙΚΗ ΜΕΛΕΤΗ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ... 11 2.1 ΕΙΣΑΓΩΓΉ... 11 2.2 ΜΕΘΟΔΟΛΟΓΊΑ... 11 2.2.1 Ομάδα Εργασίας... 11 2.2.2 Δομή ερωτηματολογίου... 12 2.2.3 Σύνθεση ερωτηματολογίου... 12 2.2.4 Παραλήπτες... 13 2.3 ΔΙΑΔΙΚΑΣΊΕΣ ΚΑΙ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΆ ΣΥΣΤΉΜΑΤΑ ΣΕ ΤΜΉΜΑΤΑ ΠΡΟΜΗΘΕΙΏΝ ΣΕ ΑΚΑΔΗΜΑΪΚΆ ΙΔΡΎΜΑΤΑ ΤΗΣ ΧΏΡΑΣ... 13 2.3.1 Γενικές Ερωτήσεις:... 13 2.3.2 Τεχνικές Ερωτήσεις... 18 2.3.3 Γενικές Ερωτήσεις Αξιολόγησης:... 22 2.4 ΣΎΝΟΨΗ ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΆΤΩΝ... 23 2.4.1 Αναγκαιότητα ανάπτυξης Ολοκληρωμένου Π.Σ.... 23 3. ΑΝΑΛΥΣΗ ΤΗΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΤΟΥ ΤΜΗΜΑΤΟΣ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ... 24 3.1 ΕΙΣΑΓΩΓΉ... 24 3.2 ΚΑΤΑΓΡΑΦΉ ΤΩΝ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΏΝ ΤΟΥ ΤΜΉΜΑΤΟΣ ΠΡΟΜΗΘΕΙΏΝ... 24 3.2.1 Οργανωτική δομή... 24 3.2.2 Αποτύπωση των υφιστάμενων λειτουργιών του Τμήματος Προμηθειών... 25 3.2.2.1 Ανοικτοί διαγωνισμοί (τακτικοί και διεθνείς)... 28 3.2.2.2 Κλειστοί διαγωνισμοί (τακτικοί και διεθνείς)... 30 3.2.2.3 Πρόχειροι διαγωνισμοί... 30 3.2.2.4 Απευθείας αναθέσεις... 31 3.2.2.5 Εισαγωγές από χώρες του εξωτερικού... 31 3.2.2.6 Εκτελωνισμοί... 33 3.3 ΥΦΙΣΤΆΜΕΝΕΣ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΈΣ ΥΠΗΡΕΣΊΕΣ ΣΤΟ ΤΜΉΜΑ ΠΡΟΜΗΘΕΙΏΝ ΤΟΥ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΊΟΥ ΚΡΉΤΗΣ 33 3.4 ΑΝΆΓΚΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΉΣ ΥΠΟΔΟΜΉΣ ΚΑΙ ΥΠΟΣΤΉΡΙΞΗΣ ΤΟΥ ΤΜΉΜΑΤΟΣ ΠΡΟΜΗΘΕΙΏΝ... 34 4. ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΑΠΑΙΤΗΣΕΩΝ... 35 4.1 ΓΕΝΙΚΆ... 35 4.1.1 Σκοπός και στόχοι (4.1.1)... 35 4.1.2 Ακρωνύμια και συντομογραφίες (4.1.2)... 36 4.1.2.1 Συμβολισμοί (από 4.1.2)... 37 4.1.3 Ορισμοί βασικών εννοιών (4.1.3)... 40 4.1.4 Δομική περιγραφή του εγγράφου προδιαγραφών απαιτήσεων (4.1.4)... 41 4.2 ΟΡΙΣΜΌΣ ΚΑΙ ΠΕΡΙΓΡΑΦΉ ΤΗΣ ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΙΚΉΣ ΠΕΡΙΟΧΉΣ... 42 4.2.1 Ορισμός και αρχική ανάλυση του προβλήματος (4.2.1)... 42 4.2.2 Σκοπός και στόχοι του πληροφοριακού συστήματος (4.2.2)... 45 4.2.3 Επιχειρησιακή οπτική... 48 4.2.3.1 Διάγραμμα περιβάλλοντος... 51 4.2.4 Αξιοποίηση του συστήματος και αναμενόμενα οφέλη... 51 4.3 ΑΡΧΙΤΕΚΤΟΝΙΚΉ ΠΕΡΙΓΡΑΦΉ ΤΟΥ ΣΥΣΤΉΜΑΤΟΣ... 53 e-university Πανεπιστήμιο Κρήτης 3/303

4.3.1 Αρχιτεκτονική περιγραφή του πιλοτικού συστήματος προμηθειών... 53 4.3.2 Ολοκλήρωση του Συστήματος Διοικητικών Υποθέσεων στα πλαίσια του e-university... 55 4.3.2.1 Γενική περιγραφή του e-university... 55 4.3.2.2 Διασύνδεση και διεπαφές... 57 4.3.3 Διασύνδεση με άλλα συστήματα (εκτός e-university)... 58 4.4 ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΈΣ ΑΠΑΙΤΉΣΕΙΣ... 58 4.4.1 Γενικά (4.4.1)... 58 4.4.2 Λειτουργικές απαιτήσεις του συστήματος διαχείρισης ροών εργασιών (4.4.2)... 58 4.4.3 Λειτουργικές απαιτήσεις όπως προκύπτουν από τις συγκεκριμένες ροές εργασιών που αφορούν τις προμήθειες (4.4.3)... 59 4.4.3.1 Διάγραμμα Οντοτήτων Συσχετίσεων... 61 4.4.3.2 Βασικά χαρακτηριστικά οντοτήτων... 62 4.4.4 Λειτουργική Ενότητα ΛΕ-1: Συλλογή και Επεξεργασία Αναγκών... 64 4.4.4.1 Αρχιτεκτονική Περιγραφή... 64 4.4.4.2 Απόδοση διαγράμματος ροής διαδικασιών: Συλλογή και Επεξεργασία Αναγκών... 65 4.4.4.3 Περιγραφή Λειτουργιών της Λειτουργικής Ενότητας: Συλλογή και Επεξεργασία Αναγκών... 65 Λειτουργία: Συλλογή και Επεξεργασία Αναγκών... 66 Λειτουργία: Σύνταξη και Υποβολή Αίτησης... 66 Λειτουργία: Παρακολούθηση Εξέλιξης Αίτησης... 66 Λειτουργία: Συλλογή, Επεξεργασία, Ομαδοποίηση Αιτήσεων... 66 Λειτουργία: Παρακολούθηση Συμβάσεων... 66 Λειτουργία: Παρακολούθηση Αποθήκης... 67 Λειτουργία: Σύνταξη και Υποβολή Αιτήματος Έγκρισης Προμήθειας... 67 Λειτουργία: Έγκριση ή Απόρριψη Προμήθειας... 67 4.4.4.4 Ανάλυση διαδικασίας Συλλογής και Επεξεργασίας Αναγκών με βάση καλά διαμορφωμένους πίνακες 68 Καταγραφή στοιχείων εισόδου: Συλλογή και Επεξεργασία Αναγκών... 68 Καταγραφή επεξεργασίας δεδομένων: Συλλογή και Επεξεργασία Αναγκών... 68 Καταγραφή στοιχείων εξόδου: Συλλογή και Επεξεργασία Αναγκών... 68 Ενημέρωση πεδίων: Συλλογή και Επεξεργασία Αναγκών... 69 Προσδιορισμός μορφοποίησης αναφορών και αρχείων: Συλλογή και Επεξεργασία Αναγκών... 70 Χαρακτηριστικά χρηστών: Διενέργεια Διαγωνισμού... 70 4.4.5 Λειτουργική Ενότητα ΛΕ-2: Διενέργεια Διαγωνισμών... 71 4.4.5.1 Αρχιτεκτονική περιγραφή... 71 4.4.5.2 Απόδοση διαγράμματος ροής διαδικασιών: Διενέργεια Διαγωνισμού... 72 4.4.5.3 Περιγραφή Λειτουργιών της Λειτουργικής Ενότητας: Διενέργεια Διαγωνισμού... 73 Λειτουργία: Έγκριση Προμήθειας... 73 Λειτουργία: Δημιουργία Φακέλου Διαγωνισμού... 74 Λειτουργία: Ενημέρωση... 74 Λειτουργία: Προσδιορισμός Τεχνικών Προδιαγραφών... 74 Λειτουργία: Έγκριση Τεχνικών Προδιαγραφών... 74 Λειτουργία: Σύνταξη Αναλυτικής Διακήρυξης... 74 Λειτουργία: Σύνταξη Περιληπτικής Διακήρυξης... 75 Λειτουργία: Δημοσίευση... 75 Λειτουργία: Δημοσίευση Περιληπτικής Διακήρυξης... 75 Λειτουργία: Αποστολή Δικαιολογητικών και Αίτησης Συμμετοχής... 75 Λειτουργία: Πρωτοκόλληση Αιτήσεων... 75 Λειτουργία: Επιλογή Συμμετεχόντων... 75 Λειτουργία: Σύνταξη Πρακτικού Αρχικής Επιλογής Συμμετεχόντων... 75 Έγκριση Αρχικής Επιλογής Συμμετεχόντων... 75 Ενημέρωση για την Αποδοχή/Απόρριψη Σύνταξη Προσφοράς από Δικαιούχους Συμμετοχής... 76 Πρωτοκόλληση Προσφορών... 76 Αποσφράγιση Προσφορών Έλεγχος Δικαιολογητικών Βαθμολόγηση Τεχνικών Προσφορών... 76 Λειτουργία: Παραλαβή και Έλεγχος Ειδών... 76 4.4.5.4 Ανάλυση διαδικασίας Διενέργειας Διαγωνισμού με βάση καλά διαμορφωμένους πίνακες... 76 Καταγραφή στοιχείων εισόδου: Διενέργεια Διαγωνισμού... 76 Καταγραφή επεξεργασίας δεδομένων: Διενέργεια Διαγωνισμού... 77 Καταγραφή στοιχείων εξόδου: Διενέργεια Διαγωνισμού... 77 Ενημέρωση πεδίων: Διενέργεια Διαγωνισμού... 78 Προσδιορισμός μορφοποίησης αναφορών και αρχείων: Διενέργεια Διαγωνισμού... 80 Χαρακτηριστικά χρηστών: Διενέργεια Διαγωνισμού... 82 Ενέργειες Ανά Είδος Διαγωνισμού: Διενέργεια Διαγωνισμού... 84 4.4.5.5 Λεπτομέρειες και Περιορισμοί της Διαδικασίας Διενέργειας Διαγωνισμού... 86 4.4.6 Λειτουργική Ενότητα ΛΕ-3: Τήρηση μητρώου Υλικών... 87 4.4.6.1 Αρχιτεκτονική περιγραφή... 87 e-university Πανεπιστήμιο Κρήτης 4/303

4.4.6.2 Περιγραφή της λειτουργίας: Διαχείριση κωδικοποίησεων... 88 Καταγραφή στοιχείων εισόδου: Μητρώο Υλικών... 89 Ενημέρωση πεδίων: Μητρώο Υλικών... 89 Προσδιορισμός μορφοποίησης αναφορών και αρχείων: Μητρώο Υλικών... 90 Χαρακτηριστικά χρηστών: Μητρώο Υλικών... 90 Ενέργειες Λειτουργιών: Μητρώο Υλικών... 90 4.4.6.3 Περιγραφή της λειτουργίας: Διαχείριση ισοδυναμιών... 91 Καταγραφή στοιχείων εισόδου: Μητρώο Υλικών... 91 Ενημέρωση πεδίων: Μητρώο Υλικών... 92 Προσδιορισμός μορφοποίησης αναφορών και αρχείων: Μητρώο Υλικών... 92 Χαρακτηριστικά χρηστών: Μητρώο Υλικών... 92 Ενέργειες Λειτουργιών: Μητρώο Υλικών... 92 4.4.7 Λειτουργική Ενότητα ΛΕ-4: Τήρηση μητρώου Προμηθευτών... 93 4.4.7.1 Αρχιτεκτονική περιγραφή... 93 4.4.7.2 Περιγραφή της λειτουργίας: Διαχείριση στοιχείων προμηθευτή... 93 4.4.7.3 Περιγραφή της λειτουργίας: Υποβολή δικαιολογητικού... 94 4.4.7.4 Περιγραφή της λειτουργίας: Διαχείριση καταλόγων... 94 4.4.7.5 Ανάλυση της διαδικασίας της τήρησης Μητρώου Προμηθευτών με βάση καλά διαμορφωμένους πίνακες 95 Καταγραφή στοιχείων εισόδου: Μητρώο Προμηθευτών... 95 Ενημέρωση πεδίων: Μητρώο Προμηθευτών... 96 Προσδιορισμός μορφοποίησης αναφορών και αρχείων: Μητρώο Προμηθευτών... 96 Χαρακτηριστικά χρηστών: Μητρώο Προμηθευτών... 97 Ενέργειες Λειτουργιών: Μητρώο Προμηθευτών... 97 4.4.8 Λειτουργική Ενότητα ΛΕ-5: Ηλεκτρονικό πρωτόκολλο (4.4.8)... 98 4.4.8.1 Αρχιτεκτονική περιγραφή... 98 4.4.8.2 Απόδοση διαγράμματος ροής διαδικασιών: Εισερχόμενο έγγραφο... 99 4.4.8.3 Απόδοση διαγράμματος ροής διαδικασιών: Εξερχόμενο έγγραφο... 99 4.4.8.4 Ανάλυση διαδικασίας ηλεκτρονικής πρωτοκόλλησης με βάση καλά διαμορφωμένους πίνακες... 100 Καταγραφή Στοιχείων Εισόδου... 100 Καταγραφή Επεξεργασίας Δεδομένων... 100 Καταγραφή Στοιχείων Εξόδου... 100 Λίστα πεδίων για τα εισερχόμενα και εξερχόμενα έγγραφα... 100 Χαρακτηριστικά χρηστών... 102 4.4.9 Λειτουργική Ενότητα ΛΕ-6: Στατιστικά Δεδομένα... 104 4.4.9.1 Αρχιτεκτονική Περιγραφή... 104 4.5 ΕΣΩΤΕΡΙΚΈΣ ΔΙΕΠΑΦΈΣ (4.5) [ΔΙΕΠΑΦΈΣ ΧΡΗΣΤΏΝ]... 104 4.5.1 Απαιτήσεις για την υποστήριξη των χρηστών... 104 4.5.2 Εφαρμογή Γραφικών Διεπαφών Χρήσης... 106 4.5.2.1 Διαλειτουργικότητα Γραφικών Διεπαφών Χρήσης... 106 4.5.2.2 Λειτουργίες Αναζήτησης... 107 4.5.2.3 Online Βοήθεια... 107 4.6 ΕΞΩΤΕΡΙΚΈΣ ΔΙΕΠΑΦΈΣ (4.6)... 108 4.6.1 Προδιαγραφές εξωτερικών διεπαφών... 109 4.7 ΑΠΑΙΤΉΣΕΙΣ ΠΟΙΌΤΗΤΑΣ ΥΠΗΡΕΣΊΑΣ (4.7)... 110 4.7.1 Αξιοπιστία... 110 4.7.2 Κλιμακοσιμότητα... 111 4.7.2.1 Απαιτήσεις Διαθεσιμότητας... 111 4.7.2.2 Απαιτήσεις Απόδοσης... 114 4.7.3 Άλλες μετρικές ποιότητας υπηρεσίας... 116 4.8 ΜΗ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΈΣ ΑΠΑΙΤΉΣΕΙΣ (4.8)... 118 4.8.1 Διαλειτουργικότητα... 118 4.8.1.1 Οργανωτική Διαλειτουργικότητα... 118 Γλωσσικές Απαιτήσεις... 119 Απαιτήσεις Συνεργασίας... 119 Σημασιολογική Διαλειτουργικότητα... 121 Τεχνική Διαλειτουργικότητα... 122 4.8.2 Ασφάλεια... 126 4.8.2.1 Επικοινωνία... 128 4.8.2.2 Αποθήκευση... 130 4.8.2.3 Αρχή των «τεσσάρων ματιών»... 130 4.8.2.4 Αναφορά, logging, και παρακολούθηση... 130 4.8.2.5 Δημιουργία και υποστήριξη προφίλ χρηστών... 131 4.9 ΑΠΑΙΤΉΣΕΙΣ ΥΛΙΚΟΎ (4.9)... 132 4.9.1 Διαμόρφωση υπολογιστικών συστημάτων... 132 e-university Πανεπιστήμιο Κρήτης 5/303

4.9.2 Σταθμοί εργασίας... 133 4.10 ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΈΣ ΓΙΑ ΤΗ ΣΧΕΔΊΑΣΗ ΚΑΙ ΑΝΆΠΤΥΞΗ ΤΟΥ ΣΥΣΤΉΜΑΤΟΣ... 134 4.10.1 Εγκατάσταση του συστήματος και δοκιμαστική λειτουργία... 134 4.10.2 Ανάπτυξη και τεκμηρίωση του συστήματος... 134 4.11 ΚΑΤΆΛΟΓΟΣ ΑΝΑΦΟΡΏΝ... 135 5. ΜΕΛΕΤΗ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΥ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟΥ ΚΑΙ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΡΟΗΣ ΕΡΓΑΣΙΩΝ... 135 5.1 ΓΕΝΙΚΆ... 135 5.2 ΣΎΣΤΗΜΑ ΔΙΑΧΕΊΡΙΣΗΣ ΡΟΉΣ ΕΡΓΑΣΙΏΝ... 136 5.2.1 Γενική περιγραφή... 136 5.2.2 Τύποι συστημάτων διαχείρισης ροών εργασιών... 136 5.2.3 Διεθνή Πρότυπα για τη μοντελοποίηση ροών εργασιών... 138 5.2.3.1 XPDL (XML Process Definition Language)... 138 5.2.3.2 UML (Unified Modelling Language)... 138 5.2.3.3 BPEL4WS (Business Process Execution Language for Web Services)... 138 5.2.3.4 BPML (Business Process Modelling Language)... 139 5.2.3.5 WSFL (Web Services Flow Language)... 139 5.2.3.6 XLANG... 139 5.2.3.7 WSCI (Web Service Choreography Interface)... 140 5.2.4 Workflow Reference Model (WfRM)... 141 5.2.5 Workflow Patterns control flows... 142 5.2.5.1 Pattern 1: Sequence, Sequential routing, Serial routing... 142 5.2.5.2 Pattern 2: Parallel Split, AND-split, parallel routing, fork... 142 5.2.5.3 Pattern 3: Synchronization, AND-join, rendezvous, synchronizer... 142 5.2.5.4 Pattern 4: Exclusive Choice, XOR-split, conditional routing, switch, decision... 142 5.2.5.5 Pattern 5: Simple Merge, XOR-join, asynchronous join, merge... 142 5.2.5.6 Pattern 6: Multi-choice, Conditional routing, selection, OR-split... 143 5.2.5.7 Pattern 7: Synchronizing Merge, Synchronizing join... 143 5.2.5.8 Pattern 8: Multi-merge... 143 5.2.5.9 Pattern 9: Discriminator... 143 5.2.5.10 Pattern 10: Arbitrary Cycles... 144 5.2.5.11 Pattern 11: Implicit Termination... 144 5.2.6 Κριτήρια για την επιλογή του συστήματος διαχείρισης ροών εργασιών... 144 5.2.7 Άλλα επιθυμητά χαρακτηριστικά του συστήματος... 144 5.2.8 Ενδεικτική λίστα προϊόντων Workflow... 145 5.3 ΣΎΣΤΗΜΑ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΎ ΠΡΩΤΟΚΌΛΛΟΥ... 145 5.3.1 Γενικά... 145 5.3.2 Συστήματα διαχείρισης μη δομημένης πληροφορίας... 146 5.3.2.1 Συστήματα Αποθήκευσης Ειδώλων (Document Image Processing)... 146 5.3.2.2 Συστήματα Διαχείρισης Εγγράφων (Document Management)... 146 5.3.2.3 Συστήματα ανάκτησης κειμένων... 147 5.3.2.4 Χαρακτηριστικά που πρέπει να έχει ένα σύστημα ανάκτησης κειμένων... 149 5.3.3 Πρωτόκολλα αλληλογραφίας και Ηλεκτρονικά πρωτόκολλα... 149 5.3.3.1 Επιθυμητές δυνατότητες της εφαρμογής πρωτοκόλλου.... 151 5.3.4 Διευρυμένη έννοια Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου και τεχνολογικά χαρακτηριστικά του για την υποστήριξη ενός συστήματος ροής εργασιών... 152 5.3.5 Δυνατότητες Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου που υποστηρίζει το σύστημα Ροής Εργασιών... 153 6. ΜΕΛΈΤΗ ΔΙΑΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΌΤΗΤΑΣ... 153 6.1 ΓΕΝΙΚΆ... 153 6.2 ΤΕΧΝΙΚΈΣ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΈΣ... 154 6.2.1 Τεχνικές πολιτικές διασυνδεσιμότητας... 154 6.2.2 Τεχνικές προδιαγραφές διασυνδεσιμότητας... 155 6.2.3 Τεχνικές Πολιτικές Ολοκλήρωσης και Διαμόρφωσης Δεδομένων... 156 6.2.4 Τεχνικές προδιαγραφές Ολοκλήρωσης και Διαμόρφωσης Δεδομένων... 157 6.2.5 Τεχνικές Πολιτικές Διαχείρισης Περιεχομένου και Metadata... 158 6.2.6 Τεχνικές προδιαγραφές Διαχείρισης Περιεχομένου και Metadata... 159 6.2.7 Τεχνικές Πολιτικές Πρόσβασης Πληροφοριών... 159 6.2.8 Τεχνικές προδιαγραφές Πρόσβασης Πληροφοριών... 161 6.2.8.1 Προδιαγραφές πρόσβασης πληροφοριών DTV Internet... 162 6.2.8.2 Προδιαγραφές πρόσβασης πληροφοριών Υπολογιστές / Σταθμοί εργασίας... 162 e-university Πανεπιστήμιο Κρήτης 6/303

6.3 ΣΥΜΠΕΡΆΣΜΑΤΑ... 163 7. ΣΥΝΟΨΗ ΚΑΙ ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ... 163 ΠΑΡΆΡΤΗΜΑ: ΥΛΙΚΌ ΤΕΚΜΗΡΊΩΣΗΣ ΈΡΕΥΝΑΣ ΕΡΩΤΗΜΑΤΟΛΟΓΊΟΥ... 167 ΠΑΡΆΡΤΗΜΑ: ΛΕΠΤΟΜΈΡΕΙΕΣ ΚΑΙ ΠΕΡΙΟΡΙΣΜΟΊ... 271 8. ΛΕΠΤΟΜΈΡΕΙΕΣ ΚΑΙ ΠΕΡΙΟΡΙΣΜΟΊ... 271 8.1 ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ - ΠΕΡΙΟΡΙΣΜΟΙ ΔΗΜΟΣΙΩΝ ΣΥΜΒΑΣΕΩΝ... 271 8.2 ΕΙΔΗ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΩΝ... 271 8.3 ΚΑΝΟΝΕΣ ΔΗΜΟΣΙΟΤΗΤΑΣ ΚΑΙ ΔΙΑΦΑΝΕΙΑΣ... 272 8.4 ΔΙΚΑΙΟΥΜΕΝΟΙ ΣΥΜΜΕΤΟΧΗΣ... 273 8.5 ΠΡΟΘΕΣΜΙΑ ΓΙΑ ΤΗΝ ΠΑΡΟΧΗ ΣΧΕΤΙΚΩΝ ΜΕ ΤΟ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟ ΕΓΓΡΑΦΩΝ... 273 8.6 ΠΡΟΘΕΣΜΙΑ ΓΙΑ ΤΗΝ ΠΑΡΟΧΗ ΣΥΜΠΛΗΡ/ΤΙΚΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ... 274 8.7 ΠΡΟΘΕΣΜΙΑ ΓΙΑ ΥΠΟΒΟΛΗ ΑΙΤΗΣΕΩΝ ΣΥΜΜΕΤΟΧΗΣ... 274 8.8 ΠΡΟΣΚΛΗΣΗ ΣΤΟΥΣ ΥΠΟΨΗΦΙΟΥΣ ΠΟΥ ΕΠΙΛΕΓΟΝΤΑΙ ΓΙΑ ΤΗΝ ΥΠΟΒΟΛΗ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ (ΚΛΕΙΣΤΟΣ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΣ)... 275 8.9 ΥΠΟΒΟΛΗ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ... 275 8.10 ΠΡΟΘΕΣΜΙΑ ΓΙΑ ΤΗΝ ΥΠΟΒΟΛΗ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ... 276 8.11 ΓΝΩΣΤΟΠΟΙΗΣΗ ΑΠΟ ΤΗΝ ΑΝΑΘΕΤΟΥΣΑ ΑΡΧΗ ΤΩΝ ΛΟΓΩΝ ΑΠΟΡΡΙΨΗΣ ΥΠΟΨΗΦΙΟΥ / ΠΡΟΣΦΕΡΟΝΤΑ (ΠΟΥ ΥΠΟΒΑΛΛΕΙ ΣΧΕΤΙΚΗ ΑΙΤΗΣΗ)... 277 8.12 ΙΣΧΥΣ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ... 277 8.13 ΚΡΙΤΗΡΙΑ ΑΝΑΘΕΣΗΣ ΣΥΜΒΑΣΕΩΝ... 278 8.14 ΑΝΑΘΕΣΗ ΣΥΜΒΑΣΗΣ... 278 8.15 ΑΝΑΚΟΙΝΩΣΗ ΚΑΤΑΚΥΡΩΣΗΣ... 279 8.16 ΕΝΣΤΑΣΕΙΣ- ΠΡΟΣΦΥΓΕΣ... 279 8.17 ΚΡΙΣΕΙΣ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΩΝ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ... 281 8.18 ΠΑΡΑΔΟΣΗ ΠΑΡΑΛΑΒΗ ΤΟΥ ΠΡΟΣ ΠΡΟΜΗΘΕΙΑ ΑΓΑΘΟΥ... 281 8.19 ΑΣΥΝΕΠΕΙΑ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΗ ΚΥΡΩΣΕΙΣ... 281 8.20 ΜΗΤΡΩΟ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΩΝ... 282 8.21 ΕΓΓΥΗΣΕΙΣ... 282 8.22 ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ... 283 8.23 ΕΝΑΛΛΑΚΤΙΚΕΣ ΠΡΟΣΦΟΡΕΣ... 283 8.24 ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΜΕ ΔΙΑΠΡΑΓΜΑΤΕΥΣΗ... 284 8.25 ΚΡΙΤΉΡΙΑ ΠΟΙΟΤΙΚΉΣ ΕΠΙΛΟΓΗΣ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΏΝ... 286 8.26 ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΑ ΣΥΜΜΕΤΟΧΗΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΑΠΟΔΕΙΞΗ ΤΗΣ ΧΡΗΜΑΤΟΠΙΣΤΩΤΙΚΗΣ ΚΑΙ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ ΙΚΑΝΟΤΗΤΑΣ ΤΟΥ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΗ... 291 8.27 ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΑ ΣΥΜΜΕΤΟΧΗΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΑΠΟΔΕΙΞΗ ΤΗΣ ΤΕΧΝΙΚΗΣ ΙΚΑΝΟΤΗΤΑΣ ΤΟΥ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΗ... 292 8.28 ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ... 293 ΠΑΡΆΡΤΗΜΑ: ΘΕΣΜΙΚΌ ΠΛΑΊΣΙΟ... 297 9. ΘΕΣΜΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ... 297 ΠΑΡΆΡΤΗΜΑ: ΔΙΑΚΙΝΟΎΜΕΝΑ ΈΓΓΡΑΦΑ... 300 10. ΔΙΑΚΙΝΟΥΜΕΝΑ ΕΓΓΡΑΦΑ... 300 10.1 ΔΙΑΚΙΝΟΥΜΕΝΑ ΕΓΓΡΑΦΑ ΠΟΥ ΑΦΟΡΟΥΝ ΣΤΙΣ ΕΙΣΑΓΩΓΕΣ... 300 10.2 ΔΙΑΚΙΝΟΥΜΕΝΑ ΕΓΓΡΑΦΑ ΠΟΥ ΑΦΟΡΟΥΝ ΣΤΟΥΣ ΕΚΤΕΛΩΝΙΣΜΟΥΣ... 300 10.3 ΠΙΝΑΚΑΣ ΔΙΑΚΙΝΟΥΜΕΝΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ... 300 e-university Πανεπιστήμιο Κρήτης 7/303

Επιτελική σύνοψη Η Κοινωνία της Πληροφορίας Α.Ε. ανέθεσε στο Πανεπιστήμιο Κρήτης την εκτέλεση του Έργου "Μελέτη, Καθορισμός Τεχνικών Προδιαγραφών-Τευχών Διαγωνισμών & Επίβλεψη Αναδόχου Υλοποίησης του Συστήματος Δημοσιεύσεων, Πληροφόρησης και Συναλλαγών του Πολίτη σε θέματα Προμηθειών και της Προμήθειας και Εγκατάστασης Δικτυακού και Υπολογιστικού Εξοπλισμού". Το έργο εντάσσεται στα πλαίσια του "e-university", που αποτελεί ένα έργο-πλαίσιο για τον εκσυγχρονισμό των ελληνικών ακαδημαϊκών ιδρυμάτων με στόχο την παροχή ηλεκτρονικών υπηρεσιών ποιότητας στους πολίτες. Σκοπός του παρόντος έργου είναι ο καθορισμός των τεχνικών προδιαγραφών και η μετέπειτα επίβλεψη του αναδόχου που θα αναλάβει την ανάπτυξη ενός πιλοτικού συστήματος "Δημοσιεύσεων, Πληροφόρησης και Συναλλαγών του Πολίτη σε Θέματα Προμηθειών". Το πιλοτικό σύστημα θα εγκατασταθεί στο Πανεπιστήμιο Κρήτης. Το παρόν παραδοτέο (ΠΑ-1) εντάσσεται στη Φάση 1 του Έργου και συγκεκριμένα αποτελεί το κύριο παραδοτέο της Δράσης 1.1, "Μελέτη Εφαρμογής". Στο παραδοτέο αυτό περιλαμβάνονται: 1) Η καταγραφή και αποτίμηση της ποιότητας των υφιστάμενων ηλεκτρονικών υπηρεσιών που προσφέρονται από τα ελληνικά ακαδημαϊκά ιδρύματα. 2) Η αποτύπωση και ανάλυση της υφιστάμενης κατάστασης στο Πανεπιστήμιο Κρήτης. 3) Η μελέτη της σκοπιμότητας ανάπτυξης συμπληρωματικών συστημάτων διαχείρισης ροών εργασιών (workflow management system) και ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου. 4) Ο καθορισμός των λειτουργικών απαιτήσεων του συστήματος "Δημοσιεύσεων, Πληροφόρησης και Συναλλαγών του Πολίτη σε Θέματα Προμηθειών". Συγκεκριμένα, παρουσιάζονται τα αποτελέσματα της μελέτης που πραγματοποιήθηκε σε ΑΕΙ και ΤΕΙ της χώρας μέσω ειδικού ερωτηματολογίου και από την οποία καταδεικνύεται η αναγκαιότητα ανάπτυξης ενός πληροφοριακού συστήματος, όπως αυτό που προδιαγράφεται στο παρόν κείμενο. Καταγράφεται αναλυτικά η παρούσα κατάσταση όσον αφορά τη λειτουργία του Τμήματος Προμηθειών και τις υπηρεσίες που προσφέρει στους πολίτες καθώς και οι λειτουργικές και μη-λειτουργικές απαιτήσεις για το Σύστημα Δημοσιεύσεων, Πληροφόρησης και Συναλλαγών του Πολίτη σε θέματα Προμηθειών, που πρόκειται να αναπτυχθεί. Ιδιαίτερη έμφαση έχει δοθεί στην ανάλυση δύο υποσυστημάτων του παραπάνω συστήματος. Πρόκειται για το Σύστημα Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου και το Σύστημα Διαχείρισης Ροής Εργασιών. Επιπλέον, εξετάζονται οι προδιαγραφές απαιτήσεων που θα διασφαλίσουν τη διαλειτουργικότητα του συστήματος με άλλα συστήματα ηλεκτρονικής διακυβέρνησης. e-university Πανεπιστήμιο Κρήτης 8/303

1. Εισαγωγή 1.1 Ένθεση παραδοτέου Η Κοινωνία της Πληροφορίας Α.Ε. ανέθεσε στο Πανεπιστήμιο Κρήτης την εκτέλεση του Έργου "Μελέτη, Καθορισμός Τεχνικών Προδιαγραφών-Τευχών Διαγωνισμών & Επίβλεψη Αναδόχου Υλοποίησης του Συστήματος Δημοσιεύσεων, Πληροφόρησης και Συναλλαγών του Πολίτη σε θέματα Προμηθειών και της Προμήθειας και Εγκατάστασης Δικτυακού και Υπολογιστικού Εξοπλισμού". Το έργο εντάσσεται στα πλαίσια του "e-university", που αποτελεί ένα έργο-πλαίσιο για τον εκσυγχρονισμό των ελληνικών ακαδημαϊκών ιδρυμάτων με στόχο την παροχή ηλεκτρονικών υπηρεσιών ποιότητας στους πολίτες. Το παρόν παραδοτέο (ΠΑ-1) εντάσσεται στη Φάση 1 του Έργου και συγκεκριμένα αποτελεί το παραδοτέο της Δράσης 1.1, "Μελέτη Εφαρμογής". Τα αποτελέσματα της Δράσης 1.1., όπως αυτά καταγράφονται στο παρόν κείμενο, αποτελούν βασική πηγή για τη σύνταξη του Σχεδίου Τεύχους Δημοπράτησης (ΠΑ-2), στα πλαίσια της Δράσης 1.2 ("Σύνταξη Σχεδίου Τεύχους Δημοπράτησης"). 1.2 Αντικείμενο, σκοπός και στόχοι Η δράση e-university αφορά στην παροχή ψηφιακών υπηρεσιών σε όλους τους πολίτες που συναλλάσσονται με τα ελληνικά ακαδημαϊκά ιδρύματα, όπως είναι οι φοιτητές, το διδακτικό και ερευνητικό προσωπικό, οι απόφοιτοι, οι γονείς, το διοικητικό προσωπικό, οι προμηθευτές και κάθε ενδιαφερόμενος για τις δραστηριότητες των ακαδημαϊκών ιδρυμάτων. Στο e-university εντάσσονται μία σειρά από (υπο)έργα, μεταξύ των οποίων και το παρόν που αφορά στην προσφορά υπηρεσιών πληροφόρησης και ηλεκτρονικών συναλλαγών σε θέματα Προμηθειών. Σκοπός του παρόντος έργου είναι ο καθορισμός των τεχνικών προδιαγραφών και η μετέπειτα επίβλεψη του αναδόχου που θα αναλάβει την ανάπτυξη ενός πιλοτικού συστήματος "Δημοσιεύσεων, Πληροφόρησης και Συναλλαγών του Πολίτη σε Θέματα Προμηθειών". Το πιλοτικό σύστημα θα εγκατασταθεί στο Πανεπιστήμιο Κρήτης. Στους στόχους του παρόντος έργου σε σχέση με τη διαχείριση των προμηθειών των ελληνικών ακαδημαϊκών ιδρυμάτων περιλαμβάνονται, μεταξύ άλλων: 1) Η καταγραφή και αποτίμηση της ποιότητας των υφιστάμενων ηλεκτρονικών υπηρεσιών που προσφέρονται από τα ελληνικά ακαδημαϊκά ιδρύματα. 2) Η αποτύπωση και ανάλυση της υφιστάμενης κατάστασης στο Πανεπιστήμιο Κρήτης. 3) Η μελέτη της σκοπιμότητας ανάπτυξης συμπληρωματικών συστημάτων διαχείρισης ροών εργασιών (workflow management system) και ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου. 4) Ο καθορισμός των λειτουργικών απαιτήσεων του συστήματος "Δημοσιεύσεων, Πληροφόρησης και Συναλλαγών του Πολίτη σε Θέματα Προμηθειών". 5) Η σύνταξη ενός σχεδίου τεύχους δημοπράτησης για το ανωτέρω έργο. 6) Η διασφάλιση της επιτυχούς ανάπτυξης του πιλοτικού συστήματος και η διασφάλιση της ποιότητας του συστήματος που θα αναπτυχθεί. e-university Πανεπιστήμιο Κρήτης 9/303

Το παρόν παραδοτέο απαντά στους στόχους 1 έως 4 του έργου. 1.3 Πηγές και όρια Η μελέτη που καταγράφεται στο παρόν παραδοτέο άντλησε στοιχεία από δύο βασικές κατηγορίες πηγών. Η πρώτη κατηγορία αφορά τμήματα Προμηθειών ελληνικών ακαδημαϊκών ιδρυμάτων, όπου η συλλογή των στοιχείων βασίστηκε σε ένα ερωτηματολόγιο που αναπτύχθηκε ειδικά για αυτόν το σκοπό. Η διανομή ερωτηματολογίου επιλέχθηκε ως η πλέον κατάλληλη μέθοδος με δεδομένη τη γεωγραφική διασπορά των ΑΕΙ και ΤΕΙ. Η δεύτερη κατηγορία πηγών αφορά στο διοικητικό μηχανισμό του Πανεπιστημίου Κρήτης. Για τη συλλογή των σχετικών στοιχείων συμμετείχαν στην ομάδα εργασίας στελέχη του τμήματος προμηθειών του Πανεπιστημίου Κρήτης. Έπειτα από σειρά συναντήσεων εργασίας των μελών της ομάδας έργου καθορίστηκε το πλαίσιο εκπόνησης, μελετήθηκαν τα υφιστάμενα συστήματα πληροφόρησης και συναλλαγών σε θέματα προμηθειών, η σχετική τεκμηρίωση και η συναφής νομοθεσία, οδηγίες, εγκύκλιοι και λοιπό υλικό σχετικό με την οργάνωση και λειτουργία του τμήματος Προμηθειών. Η διαφοροποίηση στην οργάνωση και λειτουργία των τμημάτων προμηθειών των ακαδημαϊκών ιδρυμάτων αποτέλεσε σημαντικό περιοριστικό παράγοντα στην προσπάθεια προδιαγραφής απαιτήσεων για ένα κοινό πληροφοριακό σύστημα. Εντούτοις, η προδιαγραφές που εκπονήθηκαν καλύπτουν το έννομο πλαίσιο λειτουργίας των τμημάτων προμηθειών, σταθμίζοντας τον παράγοντα της ευελιξίας από ίδρυμα σε ίδρυμα και της ευελιξίας στην προσαρμογή του προδιαγραφόμενου πληροφοριακού συστήματος. Η μελέτη επικεντρώθηκε στα συστήματα που υποστηρίζουν τη διαχείριση των προμηθειών. Έλαβε όμως υπόψη και τα συστήματα που συνδέονται ή δύναται να συνδεθούν με αυτά, όπως τα συστήματα λογιστηρίου, κ.ά. 1.4 Δομή του παραδοτέου Στο πρώτο κεφάλαιο ("Εισαγωγή") παρουσιάζονται τα γενικά στοιχεία του έργου στο οποίο εντάσσεται το παρόν παραδοτέο, καθώς και άλλα στοιχεία που συμβάλλουν στην ανάγνωση και κατανόηση του παραδοτέου. Στο Κεφάλαιο 2 ("Διαγνωστική μελέτη ποιότητας υπηρεσιών") παρουσιάζονται τα αποτελέσματα της μελέτης που πραγματοποιήθηκε σε ακαδημαϊκά Ιδρύματα της χώρας μέσω ειδικού ερωτηματολογίου και από την οποία καταδεικνύεται η αναγκαιότητα ανάπτυξης ενός πληροφοριακού συστήματος, όπως αυτό που προδιαγράφεται στο παρόν κείμενο. Στο Κεφάλαιο 3 ("Ανάλυση της λειτουργίας του Τμήματος Προμηθειών") καταγράφεται αναλυτικά η παρούσα κατάσταση όσον αφορά τη λειτουργία του τμήματος Προμηθειών και τις υπηρεσίες που προσφέρει στους πολίτες. Στο Κεφάλαιο 4 ("Προδιαγραφές Απαιτήσεων") καταγράφονται αναλυτικά οι λειτουργικές και μη-λειτουργικές απαιτήσεις για το Σύστημα Δημοσιεύσεων, Πληροφόρησης και Συναλλαγών του Πολίτη σε θέματα Προμηθειών, που πρόκειται να αναπτυχθεί. e-university Πανεπιστήμιο Κρήτης 10/303

Ιδιαίτερη έμφαση έχει δοθεί στην ανάλυση δύο υποσυστημάτων του παραπάνω συστήματος. Πρόκειται για το Σύστημα Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου και το Σύστημα Διαχείρισης Ροής Εργασιών. Η μελέτη λειτουργίας αυτών των δύο υποσυστημάτων παρουσιάζεται στο Κεφάλαιο 5 ("Μελέτη λειτουργίας Συστήματος Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου και Συστήματος Διαχείρισης Ροής Εργασιών"). Επιπλέον, στο Κεφάλαιο 6 ("Μελέτη διαλειτουργικότητας") εξετάζονται οι προδιαγραφές απαιτήσεων που θα διασφαλίσουν τη διαλειτουργικότητα του συστήματος με άλλα συστήματα ηλεκτρονικής διακυβέρνησης. Τέλος, τα τελικά συμπεράσματα της Μελέτης Εφαρμογής παρουσιάζονται στο Κεφάλαιο 7 ("Σύνοψη και Συμπεράσματα"). 1.5 Ακρωνύμια και συντομογραφίες [παρατίθεται ο πίνακας ακρωνυμίων και συντομογραφιών από το κεφάλαιο 4.1.2] 2. Διαγνωστική μελέτη ποιότητας υπηρεσιών 2.1 Εισαγωγή Έγινε μελέτη ποιότητας των υπηρεσιών που παρέχονται από τα Τμήματα Προμηθειών σε ακαδημαϊκά ιδρύματα της χώρας, με σκοπό την αποτύπωση της υφιστάμενης κατάστασης όσον αφορά στην αξιοποίηση Πληροφοριακών Συστημάτων (ΠΣ) στα πλαίσια της λειτουργίας του Τμήματος Προμηθειών. Η μελέτη είχε ως στόχο την τεκμηρίωση της αναγκαιότητας ανάπτυξης ΠΣ για το Τμήμα Προμηθειών, καθώς και τη καταγραφή των ελλείψεων και αναγκών τις οποίες καλείται να καλύψει αυτό. Η μελέτη έγινε με τη βοήθεια κατάλληλου ερωτηματολογίου αυτοαξιολόγησης το οποίο στάλθηκε σε Ακαδημαϊκά Ιδρύματα για συμπλήρωση. Κατόπιν, τα αποτελέσματα αξιολογήθηκαν και ερμηνεύτηκαν από την ομάδα εργασίας, με τη βοήθεια λογισμικού στατιστικής ανάλυσης. 2.2 Μεθοδολογία 2.2.1 Ομάδα Εργασίας Συγκροτήθηκε ομάδα εργασίας για τη σύνταξη και αξιολόγηση του ερωτηματολογίου, αποτελούμενη από τους Ε. Λασιθιωτάκη, Κ. Λουλούδη, Ο. Νεοφύτου, Ε. Σπανάκη, Β. Χανιωτάκης. Η ομάδα εργασίας επιλέχθηκε ώστε να συμπεριλαμβάνει στελέχη από το Τμ. Προμηθειών με εμπειρία στην καθημερινή λειτουργία και τις ακολουθούμενες διαδικασίες, αλλά και στελέχη με εκτενή τεχνική κατάρτιση στα πληροφοριακά συστήματα και δίκτυα. Η ομάδα εργασίας ανέπτυξε ερωτηματολόγιο που αποσκοπούσε στην αποτύπωση της λειτουργίας των Τμημάτων Προμηθειών, καθώς και την ανάδειξη τεχνικών ζητημάτων που e-university Πανεπιστήμιο Κρήτης 11/303

αφορούν στην υποβοήθηση των εκτελούμενων διαδικασιών από Η/Υ ή Πληροφοριακά Συστήματα. 2.2.2 Δομή ερωτηματολογίου Το ερωτηματολόγιο χωρίζεται σε δυο λογικές ενότητες: Λειτουργία Τμήματος Προμηθειών Σκοπός αυτής της ενότητας του ερωτηματολογίου είναι η καταγραφή διαφοροποιήσεων που τυχόν υπάρχουν στο ρόλο και τη λειτουργία των Τμημάτων Προμηθειών διαφορετικών Ιδρυμάτων στα πλαίσια της σχετικής νομοθεσίας. Αναλύθηκαν οι διαδικασίες που διεκπεραιώνει τυπικά το Τμήμα Προμηθειών και οι τυχόν διαφοροποιήσεις που υπάρχουν από αυτό το σχήμα. Επίσης, διερευνήθηκε η εσωτερική οργάνωση των Τμημάτων ώστε να προσδιοριστούν οι ρόλοι που θα πρέπει να υποστηρίζει το προτεινόμενο Πληροφοριακό Σύστημα. Τέλος, καταγράφηκε ο αριθμός του απασχολούμενου προσωπικού για να προσδιοριστεί ο αριθμός των χρηστών, καθώς και η διασύνδεση των Τμημάτων Προμηθειών με το Ενιαίο Σύστημα Προμηθειών. Υποστήριξη από Πληροφοριακά Συστήματα Σκοπός της δεύτερης ενότητας του ερωτηματολογίου ήταν η αυτοαξιολόγηση των φορέων για την υποστήριξη που τους προσφέρουν υπάρχοντα Πληροφοριακά Συστήματα στις λειτουργίες του Τμήματος Προμηθειών. Η καταγραφή των υπαρχόντων ΠΣ αποσκοπούσε στη δημιουργία προδιαγραφών ώστε να αποφύγει τυχόν απαξίωση τους. Αναλύθηκαν οι διαδικασίες που θα μπορούσαν να υποστηριχθούν ολικά ή εν μέρει από Πληροφοριακά Συστήματα ή άλλες εφαρμογές. Ζητήθηκε ο βαθμός υποβοήθησης της κάθε διαδικασίας από τέτοιες εφαρμογές, Επιπλέον, καταγράφηκε το επίπεδο διασύνδεσης των επιμέρους εφαρμογών μεταξύ τους ή με κεντρικές δικτυακές υπηρεσίες, καθώς και η δυνατότητα πρόσβασης του πολίτη σε χρήσιμες πληροφορίες. Τελικό ζητούμενο ήταν η καταγραφή του επίπεδου ικανοποίησης του χρήστη από τη χρήση/σκοπιμότητα χρήσης των υπαρχουσών εφαρμογών, καθώς και η εκτίμησή του για την αναγκαιότητα ανάπτυξης ενός νέου Πληροφοριακού Συστήματος για την υποβοήθηση των διαφόρων διαδικασιών και λειτουργιών του Τμήματος Προμηθειών. 2.2.3 Σύνθεση ερωτηματολογίου Το ερωτηματολόγιο που δημιουργήθηκε μετά από εσωτερική επεξεργασία της Ομάδας Εργασίας, είχε κατά το δυνατόν λιγότερο τεχνικό χαρακτήρα με σκοπό να μπορεί να συμπληρωθεί εύκολα από προσωπικό Τμήματος Προμηθειών χωρίς βοήθεια από εξειδικευμένους τεχνικούς Η/Υ. Έγινε προσπάθεια ώστε το ερωτηματολόγιο να είναι κατανοητό, και εύκολο στην συμπλήρωση και αξιολόγησή του. Για το σκοπό αυτό συγγράφηκαν από την ομάδα εργασίας σχετικά υποβοηθητικά κείμενα και επεξηγήσεις. Οι ερωτήσεις που απαρτίζουν το ερωτηματολόγιο είναι κυρίως πολλαπλών επιλογών, με χρήση περιγραφικών απαντήσεων και συνδυαστικών ερωτήσεων όπου αυτό κρίθηκε αναγκαίο. e-university Πανεπιστήμιο Κρήτης 12/303

Το δείγμα του ερωτηματολογίου βρίσκεται στο παράρτημα «Υλικό Τεκμηρίωσης Έρευνας Ερωτηματολογίου». 2.2.4 Παραλήπτες Το ερωτηματολόγιο συμπληρώθηκε από τα Τμήματα Προμηθειών των: Πανεπιστήμιο Κρήτης Πολυτεχνείο Κρήτης Πανεπιστήμιο Πατρών Πανεπιστήμιο Πειραιά Πανεπιστήμιο Θεσσαλίας Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης ΤΕΙ Κρήτης Εθνικό Καποδιστριακό Πανεπιστήμιο Αθηνών Τα συμπληρωμένα ερωτηματολόγια βρίσκονται συγκεντρωμένα στο παράρτημα «Υλικό Τεκμηρίωσης Έρευνας Ερωτηματολογίου». 2.3 Διαδικασίες και Πληροφοριακά Συστήματα σε Τμήματα Προμηθειών σε ακαδημαϊκά ιδρύματα της χώρας 2.3.1 Γενικές Ερωτήσεις: Το πρώτο τμήμα του ερωτηματολογίου αποτελείται από γενικές ερωτήσεις, με βάση τις οποίες έγινε προσπάθεια αποτύπωσης και καταγραφής της δομής και του τρόπου λειτουργίας των Τμημάτων Προμηθειών που συμμετείχαν στην έρευνα. Αυτό έγινε γιατί ανάλογα με τις εξειδικευμένες ανάγκες και προτεραιότητες του κάθε Ιδρύματος, η λειτουργία του Τμ. Προμηθειών συχνά διαφοροποιείται από το ένα ίδρυμα στο άλλο. Οι λειτουργικές διαφοροποιήσεις θα πρέπει να ληφθούν υπόψη κατά την ανάπτυξη του προτεινόμενου Π. Σ. Ειδικότερα, ζητήθηκε από τους συμμετέχοντες να καταγράψουν τις κυριότερες διαδικασίες που διεκπεραιώνει το Τμήμα Προμηθειών στο Ίδρυμα τους, όπως επίσης και αν οι διαδικασίες αυτές υλοποιούνται αποκλειστικά από το συγκεκριμένο τμήμα ή σε συνεργασία με κάποιο άλλο τμήμα ή οντότητα του Ιδρύματος. Οι απαντήσεις που δόθηκαν, κατέδειξαν ότι οι κυριότερες διαδικασίες που πραγματοποιούνται από τα τμήματα προμηθειών των επιμέρους ΑΕΙ/ΤΕΙ είναι οι ακόλουθες: Διενέργεια Διαγωνισμών (Πλήρως: 100%) Αρχειοθέτηση Εγγράφων (Πλήρως: 75% - Σε συνεργασία 25%) e-university Πανεπιστήμιο Κρήτης 13/303

Παρακολούθηση Παραλαβών Εκτέλεσης Έργου (Πλήρως: 37.5% - Σε συνεργασία 62,5%) Συλλογή Αναγκών (Πλήρως: 37.5% - Σε συνεργασία 62,5%) Περαιτέρω, τα αποτελέσματα της έρευνας έδειξαν ότι οι λιγότερο συχνά επιτελούμενες διαδικασίες από τα τμήματα προμηθειών είναι οι εξής: Παρακολούθηση αποθηκών και υλικών (Δεν διεκπεραιώνεται: 62,5%) Τήρηση μητρώου υλικών (Δεν διεκπεραιώνεται: 50%) Τήρηση μητρώου προμηθευτών (Δεν διεκπεραιώνεται: 50%) Τα παραπάνω στοιχεία παρουσιάζονται στο διάγραμμα που ακολουθεί: ΚΥΡΙΟΤΕΡΕΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΤΟΥ ΤΜ. ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ - ΒΑΘΜΟΣ ΔΙΕΚΠΕΡΑΙΩΣΗΣ ΤΟΥΣ ΑΠO ΤΟ ΙΔΙΟ ΤΟ ΤΜΗΜΑ 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Συλλογή αναγκών - Επεξεργασία Διενέργεια διαγωνισμών Παρακαλούθηση παραλαβών - εκτέλεσης έργου Τήρηση μητρώου υλικών Τήρηση μητρώου προμηθευτών Αρχειοθέτηση εγγράφων Παρακολούθηση αποθηκών και υλικών Άλλο ΠΛΗΡΩΣ ΣΕ ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑ ΜΕ ΆΛΛΗ ΥΠΗΡΕΣΙΑ ΔΕΝ ΔΙΕΚΠΕΡΑΙΩΝΕΤΑΙ Από τα παραπάνω συμπεραίνουμε ότι: Οι διαδικασίες διενέργειας διαγωνισμών θεωρούνται κρίσιμες για τα Τμήματα Προμηθειών. Οι διαδικασίες τήρησης μητρώων και παρακολούθησης αποθηκών βρίσκονται σε χαμηλότερη προτεραιότητα. e-university Πανεπιστήμιο Κρήτης 14/303

Υπάρχει μεγάλος βαθμός συνέργειας του Τμ. Προμηθειών με άλλα Τμήματα εντός του ιδρύματος. Σύμφωνα με τους ισχύοντες νόμους και κανονισμούς, η Ομάδα Εργασίας έχει τυποποιήσει τις παραπάνω εκτελούμενες διαδικασίες του Τμ. Προμηθειών. Παρόλα αυτά, ζητήθηκε από τους αποδέκτες του ερωτηματολογίου να υποδείξουν διαδικασίες που να μην υπάγονται στις τυποποιημένες ώστε να ληφθούν υπόψη κατά την ανάλυση απαιτήσεων. Οι διαδικασίες που υπεδείχθησαν ήταν οι ακόλουθες: Παρακολούθηση των δαπανών των εργαστηρίων και υπηρεσιών Προμήθειες εξωτερικού, Εκτελωνισμοί Intrastat / Διαμόρφωση ανακεφαλαιωτικού πίνακα ενδοκοινοτικών αποκτήσεων Σύνταξη Προτάσεων - Υλοποίηση έργων ΕΤΠΑ / ΕΠΕΑΕΚ Οι συμμετέχοντες ερωτήθηκαν εάν εντάσσονται στο Ενιαίο Πρόγραμμα Προμηθειών και για τη συχνότητα πραγματοποίησης προμηθειών μέσω αυτού. Τα αποτελέσματα έδειξαν ότι από τους οκτώ συμμετέχοντες, ένα μόνο Ίδρυμα είναι ενταγμένο στο Ενιαίο Πρόγραμμα Προμηθειών, που όμως προχωράει σπάνια σε προμήθειες μέσω του συγκεκριμένου προγράμματος. Στη συνέχεια, διερευνήθηκε ο αριθμός υπαλλήλων στα Τμήματα Προμηθειών. Από την ανάλυση των ερωτηματολογίων προέκυψε ότι το 62,5% των τμημάτων απασχολεί 3 έως 4 υπαλλήλους, ενώ τα υπόλοιπα απασχολούν από 5 έως και 11 υπαλλήλους. Η διαφοροποίηση στον αριθμό των υπαλλήλων μπορεί σε σημαντικό βαθμό να ερμηνευτεί από το γεγονός ότι, ορισμένα εκπαιδευτικά Ιδρύματα όπως το Πανεπιστήμιο Κρήτης και Δ.Π. Θράκης [1] λειτουργούν σε περισσότερες από μία γεωγραφικές τοποθεσίες, με αποτέλεσμα την ανάγκη λειτουργίας επιμέρους Τμημάτων Προμηθειών στις τοποθεσίες αυτές. Αρ. Υπαλλήλων Αρ. ιδρυμάτων Μέχρι και 4 5 Περισσότερους από 5 3 Επίσης, διερευνήθηκαν οι αρμοδιότητες και οι ρόλοι των υπαλλήλων. Από το σύνολο των συμμετεχόντων, οι τρεις δήλωσαν ότι γίνεται σαφής διαχωρισμός αρμοδιοτήτων μεταξύ των 1 Στο Πανεπιστήμιο Κρήτης λειτουργούν 2 τμήματα προμηθειών σε Ηράκλειο και Ρέθυμνο, με 6 και 1 υπάλληλο αντίστοιχα. Στο Δ.Π. Θράκης λειτουργούν τρία τμήματα προμηθειών στις ακόλουθες πόλεις: Ξάνθη (4 υπάλληλοι), Κομοτηνή (5 υπάλληλοι) και Αλεξανδρούπολη (2 υπάλληλοι). e-university Πανεπιστήμιο Κρήτης 15/303

εργαζομένων του συγκεκριμένου τμήματος, ενώ πέντε απάντησαν ότι δεν γίνεται διαχωρισμός αρμοδιοτήτων και ρόλων ανάμεσα στους υπαλλήλους που απασχολούνται στο Τμήμα Προμηθειών. Στον πίνακα που ακολουθεί παρουσιάζονται οι ρόλοι και οι αρμοδιότητες στα τρία ιδρύματα που ανέφεραν σαφή διαχωρισμό ρόλων. e-university Πανεπιστήμιο Κρήτης 16/303

ΑΝΤΙΣΤΟΙΧΗΣΗ ΡΟΛΩΝ - ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ ΤΟΥ ΤΜΗΜΑΤΟΣ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ ΡΟΛΟΙ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ Συλλογή αναγκών 1 από τμήματα Επεξεργασία 2 αναγκών Σχεδιασμός 3 διαγωνισμών Δημοσιοποίηση 4 διακήρυξης διαγωνισμών Παρακολούθηση / Συλλογή 5 προσφορών και δικαιολογητικών Ποιοτική και 6 οικονομοτεχνική αξιολόγηση 7 Σύνταξη συμβάσεως Παρακολούθηση 8 παραλαβών / Εκτέλεσης έργου Τήρηση μητρώου 9 υλικών Τήρηση μητρώου προμηθευτών Αρχειοθέτηση εγγράφων Παρακολούθηση αποθηκών και υλικών 10 11 12 Εκπ. Ίδρυμα (1) Εκπ. Ίδρυμα (2) Εκπ. Ίδρυμα (3) Ρόλος Α: Πρόχειροι διαγωνισμοί & απευθείας αναθέσεις Ρόλος Β: Δημόσιοι ανοικτοί διαγωνισμοί ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΡΟΛΩΝ: Ρόλος Α: Διαγωνισμοί Ρόλος Β: Διαχείριση τιμολογίων [2] Ρόλος Α: Προϊστάμενος Ρόλος Β: Διεκπεραίωση διαγωνισμών & έργων Ρόλος Γ: Διαχείριση τιμολογίων, εισηγήσεις, αποφάσεις, αρχείο εγγράφων, κ.α. Διαχωρισμός ρόλων Αρ. ιδρυμάτων 2 Παραλαβή τιμολογίων-σύνταξη πρωτοκόλλων παραλαβής και δελτίου εισαγωγής- Κλήση επιτροπή παραλαβής- Χρέωση σε οργανικές μονάδες και άτομα. e-university Πανεπιστήμιο Κρήτης 17/303

Όχι 5 Ναι 3 Γενικά, δεν φαίνεται να είναι αναγκαίος κάποιος αυστηρός διαχωρισμός ρόλων, εφόσον η πλειονότητα των Τμ. Προμηθειών δεν διαχωρίζουν ρόλους. Εφόσον όμως αυτό κριθεί επιθυμητό, από τον διαχωρισμό καθηκόντων που φαίνεται στον παραπάνω πίνακα, οι διαφορετικοί ρόλοι που διαφαίνονται είναι οι παρακάτω τρεις: 1. Προϊστάμενος Τμ. Προμηθειών 2. Διεκπεραίωση διαγωνισμών 3. Παρακολούθηση μητρώων, υλικών, αποθηκών Συμπερασματικά, από τις διαφοροποιήσεις που υπάρχουν ανάμεσα στα Τμήματα Προμηθειών και τις ανάγκες των Ιδρυμάτων, το προτεινόμενο Πληροφοριακό Σύστημα θα πρέπει να παρέχει ευελιξία όσον αφορά τις εκτελούμενες ενέργειες, την εσωτερική οργάνωση του Τμ. Προμηθειών και την ροή εργασιών. 2.3.2 Τεχνικές Ερωτήσεις Τεχνολογίες και Αρχιτεκτονική Υπαρχόντων Π. Σ. Ζητήθηκε από τους συμμετέχοντες να αναφέρουν το είδος του λογισμικού (έτοιμο, κατά παραγγελία, εσωτερική ανάπτυξη) που χρησιμοποιούν για την υποστήριξη των επιμέρους διαδικασιών, καθώς επίσης και το όνομα του λογισμικού και της εταιρείας. Οι περισσότεροι από τους συμμετέχοντες δήλωσαν ότι στην πλειοψηφία των διαδικασιών χρησιμοποιούν έτοιμο λογισμικό, και συγκεκριμένα το πακέτο Microsoft Office. Δύο από τους συμμετέχοντες ανέφεραν ότι για ορισμένες διαδικασίες, (τήρηση μητρώου υλικών και προμηθευτών και παρακολούθηση αποθηκών και υλικών αντίστοιχα) χρησιμοποιούν ειδικό λογισμικό το οποίο αναπτύχθηκε κατόπιν παραγγελίας. Το λογισμικό αυτό επίσης θεώρησαν οι ερωτώμενοι σημαντικό να διατηρηθεί στην περίπτωση ανάπτυξης ενός νέου πληροφοριακού συστήματος. Συμπεραίνεται από τα παραπάνω ότι η υποστήριξη αρχείων Microsoft Office θα είναι απαραίτητη για το προτεινόμενο Π.Σ. λόγω της εξοικείωσης των χρηστών με αυτό και λόγω του μεγάλου όγκου υπαρχόντων αρχείων που έχουν παραχθεί με το πακέτο αυτό. Επιπλέον, το προτεινόμενο σύστημα θα πρέπει να παρέχει την αναγκαία διαλειτουργικότητα έτσι ώστε δεδομένα που έχουν παραχθεί από παλαιότερο λογισμικό να μην απαξιωθούν, και να μπορέσουν να συνεργαστούν με το νέο σύστημα. Η χρήση MS Office χρησιμοποιείται κυρίως για τις ακόλουθες διαδικασίες: e-university Πανεπιστήμιο Κρήτης 18/303

Επεξεργασία αναγκών (75%) Σχεδιασμός διαγωνισμών (75%) Δημοσιοποίηση διακήρυξης διαγωνισμών (87.5%) Σύνταξη συμβάσεως (100%) Επίσης, οι διαδικασίες οι οποίες γίνονται χειρόγραφα αφορούν κυρίως στα ακόλουθα: Παρακολούθηση / Συλλογή προσφορών και δικαιολογητικών (50%) Παρακολούθηση παραλαβών Εκτέλεσης έργου (50%) Αξίζει να σημειωθεί ότι, στα πλαίσια της υποστήριξης των υφιστάμενων διαδικασιών του τμήματος προμηθειών, αναφέρθηκε από ένα Ίδρυμα η ύπαρξη συστήματος που καλύπτει πλήρως τις λειτουργίες που αφορούν στην τήρηση μητρώου προμηθευτών, στην αρχειοθέτηση εγγράφων και στην παρακολούθηση αποθηκών και υλικών [3] Παρακάτω, ακολουθεί η διαγραμματική απεικόνιση των τρόπων στήριξης των διαδικασιών που υλοποιούνται από τα τμήματα προμηθειών των ΑΕΙ/ΤΕΙ που συμμετείχαν στην έρευνα: 3 Πολυτεχνείο Κρήτης e-university Πανεπιστήμιο Κρήτης 19/303

ΤΡΟΠΟΙ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ ΤΟΥ ΤΜΗΜ. ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ Παρακολούθηση αποθηκών και υλικών Αρχειοθέτηση Εγγράφων Τήρηση Μητρώου Προμηθευτών Τήρηση Μητρώου Υλικών Παρακολούθηση Παραλαβών / Εκτέλεσης Έργου Σύνταξη Συμβάσεως Ποιοτική / Οικονομοτεχνική αξιολόγηση Παρακολούθηση / Συλλογή Προσφορών Δικαιολογητικών Δημοσιοποίηση διακήρυξης διαγωνισμών Σχεδιασμός Διαγωνισμών Επεξεργασία αναγκών Συλλογή αναγκών 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Χειρόγραφα Μεμονωμένο Λογισμικό (Microsoft Office ή π αρόμοιο) Συνδυασμός Χειρόγραφα-Μεμονωμένο Λογισμικό Σύστημα - Μερική Κάλυψη Λειτουργιών Σύστημα - Πλήρης Κάλυψη Λειτουργιών Δ ίζ Προσέχουμε ιδιαίτερα το γεγονός ότι στο παραπάνω διάγραμμα απουσιάζουν σχεδόν ολοκληρωτικά οι επιλογές που αφορούν στην λειτουργία κάποιου ολοκληρωμένου πληροφοριακού συστήματος. Από τα παραπάνω συμπεραίνουμε ότι τα Τμήματα Προμηθειών αξιοποιούν Η/Υ και μηχανογράφηση σε πολλές από τις διαδικασίες τους, αλλά η μηχανογράφηση αυτή περιορίζεται στη χρήση MS Office. Δεν υπάρχει αυτή τη στιγμή σε χρήση κάποιο ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα που να καλύπτει τις ανάγκες του Τμ. Προμηθειών. Αξιοποίηση Π.Σ. ανά διαδικασία Ενδιαφέρον παρουσιάζει η διερεύνηση του τρόπου αξιοποίησης των πληροφοριακών συστημάτων στις επιμέρους διαδικασίες που επιτελούν τα Τμήματα Προμηθειών. Λαμβάνοντας υπόψη τις συχνότερα επιτελούμενες διαδικασίες του τμήματος προμηθειών (συλλογή / επεξεργασία αναγκών ιδρύματος, σχεδιασμός διαγωνισμών, δημοσιοποίηση διαγωνισμών), τα αποτελέσματα από την επεξεργασία των απαντήσεων που δόθηκαν, κατέδειξαν τα ακόλουθα: Η πλειοψηφία των ερωτηθέντων (66.7%) από αυτούς που χρησιμοποιούν μεμονωμένη ηλεκτρονική εφαρμογή για τη συλλογή των αναγκών δήλωσαν ότι τα υπάρχοντα πληροφοριακά συστήματα είτε δεν αξιοποιούνται καθόλου, είτε αξιοποιούνται λίγο. Δύο συμμετέχοντες (33.3%) δήλωσαν ότι τα υφιστάμενα πληροφοριακά συστήματα e-university Πανεπιστήμιο Κρήτης 20/303

χρησιμοποιούνται αρκετά. Ανάλογα είναι και τα συμπεράσματα που προκύπτουν για την επεξεργασία των αναγκών. Επίσης, όσον αφορά στο σχεδιασμό και τη δημοσιοποίηση των διαγωνισμών, τα αποτελέσματα του ερωτηματολογίου έδειξαν ότι τα Τμ. Προμηθειών που διαθέτουν υπηρεσίες προσβάσιμες μέσω διαδικτύου αξιολογούν τις υπηρεσίες αυτές καλύτερα από μεμονωμένες εφαρμογές ή χειρόγραφα. Από τα παραπάνω συμπεραίνουμε ότι οι μεμονωμένες εφαρμογές τύπου MS Office δεν κρίνονται ικανοποιητικές για την υποστήριξη διαδικασιών που δεν απαιτούν συνεργασία και επικοινωνία εντός του Ιδρύματος. Αντίθετα, οι υπηρεσίες οι οποίες είναι προσβάσιμες μέσω Διαδικτύου, αν και προς το παρόν περιορισμένες σε αριθμό και εύρος, αξιολογούνται πολύ θετικότερα. Τα παραπάνω αποτελέσματα παρουσιάζονται διαγραμματικά ως εξής: Επεξεργασία Αναγκών Συλλογή Αναγκών 2.5 4 2 3 Ιδρύματα 1.5 1 Μεμονωμένη εφαρμογή Δικτυακές υπηεσίες Χειρόγραφα Ιδρύματα 2 Μεμονωμένη εφαρμογή Διαδικτυακή εφαρμογή Χειρόγραφα 0.5 1 0 Καθόλου Λίγο Αρκετά 0 Καθόλου Λίγο Αρκετά Αξιολόγηση Αξιολόγηση Σχεδιασμός Διαγωνισμών Δημοσιοποίηση διαγωνισμών Ιδρύματα 4.5 4 3.5 3 2.5 2 1.5 1 0.5 0 Καθόλου Λίγο Αρκετά Αξιολόγηση Μεμονωμένη εφαρμογή Δικτυακές υπηεσίες Χειρόγραφα Ιδρύματα 4.5 4 3.5 3 2.5 2 1.5 1 0.5 0 Καθόλου Λίγο Αρκετά Πλήρως Αξιολόγηση Μεμονωμένη εφαρμογή Δικτυακή εφαρμογή Διαδικτυακή εφαρμογή Χειρόγραφα Αξιοποίηση Δικτυακών Υπηρεσιών Άλλο ένα ζήτημα το οποίο διερευνήθηκε, ήταν η διασύνδεση των υφιστάμενων συστημάτων μεταξύ τους, έτσι ώστε να συνιστούν ένα ολοκληρωμένο πληροφοριακό σύστημα, όπως επίσης και με άλλες κεντρικές δικτυακές υπηρεσίες (καταλόγου, πρωτοκόλλου, κ.α.). e-university Πανεπιστήμιο Κρήτης 21/303

Από την επεξεργασία των αποτελεσμάτων προέκυψε ότι, το 75% αυτών που απάντησαν (6) δήλωσαν ότι δεν υπάρχει διασύνδεση των υφιστάμενων συστημάτων μεταξύ τους ενώ οι δύο ανέφεραν την ύπαρξη διασύνδεσης μεταξύ ορισμένων μόνο συστημάτων. Παρατηρήθηκε επίσης η πλήρης έλλειψη διασύνδεσης μεταξύ των συστημάτων με κεντρικές δικτυακές υπηρεσίες, όπως π.χ. Υπηρεσίες Καταλόγου. Εξίσου σημαντικά είναι τα αποτελέσματα που προέκυψαν σχετικά με τη δυνατότητα πρόσβασης του πολίτη σε ηλεκτρονικές υπηρεσίες μέσω διαδικτύου. Ειδικότερα, για τη δημοσίευση των διαγωνισμών, η πλειοψηφία των συμμετεχόντων (62.5%) δήλωσε ότι η συγκεκριμένη διαδικασία δεν υποστηρίζεται ηλεκτρονικά, ενώ οι υπόλοιποι ανέφεραν ότι υπάρχει αυτόματη ενημέρωση για τη δημοσίευση των διαγωνισμών. Όσον αφορά στην υποβολή προσφορών και δικαιολογητικών για τη συμμετοχή σε διαγωνισμούς οι επτά σε σύνολο οκτώ συμμετεχόντων δήλωσαν ότι η συγκεκριμένη διαδικασία δεν υποστηρίζεται ηλεκτρονικά, ενώ μόνο ένας ανέφερε ότι είναι δυνατή η ηλεκτρονική πρόσβαση για την παροχή πληροφοριών και ενημέρωσης. Περαιτέρω, το σύνολο των ερωτώμενων απάντησε ότι οι διαδικασίες που αφορούν στην παρακολούθηση παραλαβών-εκτέλεσης έργου και πληρωμών όπως επίσης και η τήρηση μητρώου υλικών και προμηθευτών, δεν υποστηρίζονται ηλεκτρονικά. Συμπεραίνουμε από τα παραπάνω ότι τα πληροφοριακά συστήματα και εφαρμογές των Τμ. Προμηθειών γενικά δεν αξιοποιούν το διαδίκτυο και τις διαθέσιμες δικτυακές υπηρεσίες. Πιο σημαντικά, παρέχουν στον πολίτη σχετικά λίγες δυνατότητες ενημέρωσης και δεν παρέχεται καθόλου η δυνατότητα συνδιαλλαγών μέσω δικτύου. 2.3.3 Γενικές Ερωτήσεις Αξιολόγησης: Σημαντικά είναι τα συμπεράσματα που απορρέουν για την ανάγκη ανάπτυξης και εφαρμογής ενός ολοκληρωμένου πληροφοριακού συστήματος ηλεκτρονικών προμηθειών, όπως προκύπτει από το τρίτο σκέλος του ερωτηματολογίου που αφορά στις γενικές συμπερασματικές ερωτήσεις. e-university Πανεπιστήμιο Κρήτης 22/303

Λαμβάνοντας υπόψη το διάγραμμα που ακολουθεί, ο βαθμός ικανοποίησης από τον υφιστάμενο τρόπο διεκπεραίωσης των διαδικασιών του τμήματος προμηθειών, κυμαίνεται σε πολύ χαμηλά επίπεδα, ενώ χαρακτηριστική είναι η απουσία ολοκληρωμένου πληροφοριακού συστήματος για την υποστήριξη ενός σημαντικού αριθμού διαδικασιών. Η αναγκαιότητα αυτή αναδεικνύεται και από την απάντηση που δόθηκε στην ερώτηση για το πόσο σημαντική θεωρείται η ανάπτυξη ενός ολοκληρωμένου πληροφοριακού συστήματος - όλοι οι συμμετέχοντες δήλωσαν ότι θεωρούν πολύ ή αρκετά σημαντική την ανάπτυξη ενός τέτοιου συστήματος. Από τα παραπάνω διαφαίνεται ότι η παρούσα κατάσταση κρίνεται ως μη ικανοποιητική από τους πλέον άμεσα ενδιαφερόμενους, δηλαδή τα ίδια τα Τμ. Προμηθειών. Επίσης, η ανάπτυξη ενός νέου Π.Σ. θεωρείται σαν ένα σημαντικό κι αναγκαίο βήμα προς την καλύτερη λειτουργία τους. 2.4 Σύνοψη συμπερασμάτων 2.4.1 Αναγκαιότητα ανάπτυξης Ολοκληρωμένου Π.Σ. Σύμφωνα με την παραπάνω ανάλυση που έγινε από την ομάδα εργασίας στα αποτελέσματα του ερωτηματολογίου, προκύπτουν τα παρακάτω: Από την αυτοαξιολόγηση των Τμ. Προμηθειών προκύπτει ότι σχεδόν όλες οι εργασίες πραγματοποιούνται με τη βοήθεια μεμονωμένου λογισμικού ή χειρονακτικά, κάτι το οποίο αξιολογείται αρνητικά. Τυχόν υπάρχουσες υποδομές συστημάτων και δικτύων στα Ιδρύματα δεν αξιοποιούνται πλήρως, μια και δεν γίνεται χρήση κεντρικών ή κατανεμημένων υπηρεσιών δικτύου αλλά ούτε και κάποιου ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος. e-university Πανεπιστήμιο Κρήτης 23/303

Υπάρχει έλλειψη παροχής υπηρεσιών προς τον πολίτη, μια και δεν παρέχεται δυνατότητα ενημέρωσης από το Τμ. Προμηθειών μέσω Διαδικτύου για τις δραστηριότητές του, πέραν από την δημοσιοποίηση διαγωνισμών από ορισμένα ιδρύματα. Ακόμη, δεν παρέχονται δυνατότητες ηλεκτρονικών συναλλαγών. Τα Τμ. Προμηθειών τα οποία είναι και οι πλέον αρμόδιοι κριτές, δεν είναι ικανοποιημένα με την παρούσα κατάσταση, και θεωρούν απαραίτητη την δημιουργία ενός νέου πληροφοριακού συστήματος. Σύμφωνα με τα παραπάνω, εκτιμούμε ότι δικαιολογείται η ανάπτυξη ενός νέου ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος για την κάλυψη των αναγκών του Τμ. Προμηθειών και την καλύτερη ενημέρωση και εξυπηρέτηση του πολίτη. 3. Ανάλυση της Λειτουργίας του Τμήματος Προμηθειών 3.1 Εισαγωγή Τα Τμήματα Προμηθειών των ΑΕΙ/ΤΕΙ είναι υπεύθυνα κυρίως για την προμήθεια αγαθών και τη διενέργεια διαδικασιών ανάθεσης έργου που αφορούν σε αγαθά, έργα και υπηρεσίες που θεωρούνται απαραίτητα για τη λειτουργία των Ιδρυμάτων. Οι διαδικασίες σύναψης συμβάσεων προμηθειών και υπηρεσιών που εκτελούν τα Τμήματα Προμηθειών υπάγονται στο γενικότερο θεσμικό πλαίσιο που διέπει της Κρατικές προμήθειες 4 των Νομικών Προσώπων Δημοσίου Δικαίου (ΝΠΔΔ). Στο παράρτημα «Θεσμικό Πλαίσιο» παρατίθεται Πίνακας με όλη τη σχετική νομοθεσία. Στο εξής, σε αυτό το κεφάλαιο, για διευκόλυνση στην ανάγνωση του κειμένου, με το όρο «προμήθειες» θα νοούνται και οι διαδικασίες ανάθεσης έργου, αφού η εκτέλεσή τους ακολουθεί τα ίδια βήματα με τις διαδικασίες των προμηθειών αγαθών. 3.2 Καταγραφή των Λειτουργιών του Τμήματος Προμηθειών 3.2.1 Οργανωτική δομή Στο Πανεπιστήμιο Κρήτης, το Τμήμα Προμηθειών αποτελεί τμήμα της Διεύθυνσης Οικονομικής Διαχείρισης και συνεργάζεται στενά με τα Τμήματα Προϋπολογισμού, Λογιστηρίου, Ταμείου και Περιουσίας. Να σημειωθεί ότι το ΠΚ λειτουργεί σε δύο πόλεις, το Ρέθυμνο (έδρα) και το Ηράκλειο. Η Υποδιεύθυνση Οικονομικής Διαχείρισης στο Ηράκλειο στηρίζει την αντίστοιχη Διεύθυνση της κεντρικής διοίκησης και διαρθρώνεται στα ίδια τμήματα με αυτά της Διεύθυνσης (εκτός του Τμήματος Προϋπολογισμού), με αποτέλεσμα να λειτουργούν δύο τμήματα Προμηθειών με τις ίδιες αρμοδιότητες. Στο παρακάτω σχήμα παρουσιάζεται ο Οργανισμός των Διοικητικών Υπηρεσιών του ΠΚ αναφορικά με το Τμήμα Προμηθειών. 4 Γενική Γραμματεία Εμπορίου, «Κρατικός Οδηγός Προμηθειών». e-university Πανεπιστήμιο Κρήτης 24/303

3.2.2 Αποτύπωση των υφιστάμενων λειτουργιών του Τμήματος Προμηθειών Οι αρμοδιότητες του Τμήματος Προμηθειών του ΠΚ, ορίζονται στον Οργανισμό Διοικητικών Υπηρεσιών του Ιδρύματος (Π.Δ. 358/1998). Οι συχνότερα εκτελούμενες εργασίες, κάποιες από τις οποίες δεν συμπεριλαμβάνονται μεν στο Οργανισμό του Ιδρύματος, αλλά e-university Πανεπιστήμιο Κρήτης 25/303

διεκπεραιώνονται από το Τμήμα Προμηθειών, όπως συμβαίνει αντίστοιχα και σε άλλα Ιδρύματα της χώρας, συνοψίζονται παρακάτω: Συγκέντρωση, επεξεργασία και τυχόν ομαδοποίηση των αναγκών όλων των Τμημάτων του ιδρύματος σε προμήθειες και υπηρεσίες Εκτέλεση διαδικασιών προμηθειών, όπως: o απευθείας αναθέσεις προμηθειών, o επιμέρους διαδικασίες διενέργειας διαγωνισμών (σύνταξη, δημοσίευση και αποστολή Διακηρύξεων στους ενδιαφερόμενους, παραλαβή και φύλαξη των προσφορών, σύνταξη των Πρακτικών Αξιολόγησης σε συνεργασία με τις κατά περίπτωση Επιτροπές, χειρισμός τυχόν ενστάσεων, φύλαξη και επιστροφή Εγγυητικών Επιστολών, ) o σύνταξη συμβάσεων, παρακολούθηση καλής εκτέλεσης των συμβάσεων o διεκπεραίωση κάθε ιδιαίτερης διαδικασίας που απαιτεί η προμήθεια ειδών από το εξωτερικό, (όπως εκτελωνισμοί, άνοιγμα ενέγγυου πίστωσης στην Τράπεζα Ελλάδος, πληρωμή σχετικού ΦΠΑ, ) καθώς και ανάθεσης υπηρεσιών (πχ καθαριότητας των κτιρίων, σίτισης των φοιτητών, ) Οικονομική διαχείριση έργων ΕΠΕΑΕΚ ΕΤΠΑ (σύνταξη Τεχνικών Δελτίων Έργου σε συνεργασία με τους υπεύθυνους έργου, οικονομική παρακολούθηση των έργων, σύνταξη και αποστολή Μηνιαίων και Τριμηνιαίων Δελτίων Παρακολούθησης, Τροποποίηση Τεχνικών Δελτίων, Οικονομικοί Απολογισμοί, Τελικές Εκθέσεις κ.λπ.) Παρακολούθηση ενταλμάτων προπληρωμής που έχουν εκδοθεί σε ονόματα υπαλλήλων του Τμήματος Στις αρμοδιότητές του συμπεριλαμβάνεται σύμφωνα με τον Κανονισμό και η λειτουργία της αποθήκης. Στο ΠΚ όμως δεν λειτουργεί κεντρική αποθήκη, αλλά επιμέρους μικρότερες στο κάθε Τμήμα που λειτουργούν ανεξάρτητα. Παρακάτω περιγράφονται διεξοδικότερα οι διαδικασίες των προμηθειών, που αποτελούν και την κυριότερη αρμοδιότητα του Τμήματος Προμηθειών. Το Τμήμα Προμηθειών του ΠΚ, αφού συγκεντρώσει και επεξεργαστεί τις ανάγκες των διαφόρων Τμημάτων / Υπηρεσιών του ιδρύματος, τις ομαδοποιεί, όπου αυτό είναι εφικτό, και προχωρά, πάντα μετά από έγκριση του αρμοδίου οργάνου (το οποίο στις περισσότερες περιπτώσεις είναι το Πρυτανικό Συμβούλιο ΠΣ), στη διενέργεια σχετικού διαγωνισμού ή στην απευθείας ανάθεση της προμήθειας. Οι προμήθειες γίνονται με τέσσερις διαφορετικούς τρόπους, ανάλογα με το ύψος της προϋπολογισμένης δαπάνης: e-university Πανεπιστήμιο Κρήτης 26/303