Εισαγωγή στη Διοίκηση Επιχειρήσεων Ενότητα 7: Έλεγχος - Ελεγκτική Επίκ. Καθηγητής Θεμιστοκλής Λαζαρίδης Τμήμα Διοίκηση Επιχειρήσεων (Γρεβενά)

Εισαγωγή στη Διοίκηση Επιχειρήσεων Ενότητα 7: Έλεγχος - Ελεγκτική Επίκ. Καθηγητής Θεμιστοκλής Λαζαρίδης Τμήμα Διοίκηση Επιχειρήσεων (Γρεβενά)

Άδειες Χρήσης Το παρόν εκπαιδευτικό υλικό υπόκειται σε άδειες χρήσης Creative Commons. Για εκπαιδευτικό υλικό, όπως εικόνες, που υπόκειται σε άλλου τύπου άδειας χρήσης, η άδεια χρήσης αναφέρεται ρητώς. 2

Χρηματοδότηση Το παρόν εκπαιδευτικό υλικό έχει αναπτυχθεί στα πλαίσια του εκπαιδευτικού έργου του διδάσκοντα. Το έργο «Ανοικτά Ακαδημαϊκά Μαθήματα στο TEI Δυτικής Μακεδονίας και στην Ανώτατη Εκκλησιαστική Ακαδημία Θεσσαλονίκης» έχει χρηματοδοτήσει μόνο τη αναδιαμόρφωση του εκπαιδευτικού υλικού. Το έργο υλοποιείται στο πλαίσιο του Επιχειρησιακού Προγράμματος «Εκπαίδευση και Δια Βίου Μάθηση» και συγχρηματοδοτείται από την Ευρωπαϊκή Ένωση (Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο) και από εθνικούς πόρους. 3

Ορισμός Έλεγχος είναι η διαδικασία διαπίστωσης και διασφάλισης ότι οι πραγματικές δραστηριότητες της επιχείρησης ανταποκρίνονται στις σχεδιασθείσες. Βασικό εργαλείο του ελέγχου είναι η σύγκριση. Έλεγχος ασκείται σε όλα τα επίπεδα της ιεραρχίας από τα ανώτατα μέχρι τα κατώτατα. Ζωτικό στοιχείο του ελέγχου είναι η διαδικασία «αναπληροφόρησης» (feedback). Το βασικό μέσο για αναπληροφόρηση είναι η γραπτή αναφορά, αλλά και η προσωπική παρατήρηση, η προφορική συζήτηση και ανακεφαλαίωση, κ.α. Υπάρχει μία αντίθεση μεταξύ της αποδοτικότητας και του ελέγχου και αυτό γιατί ο έλεγχος «καταναλώνει» πολλούς από τους πολύτιμους και πεπερασμένους επιχειρησιακούς πόρους. 4

Στάδια Ελέγχου Η διαδικασία του ελέγχου περιλαμβάνει τα εξής στάδια: Καθορισμός των στόχων και προτύπων. Μέτρηση της πραγματικής απόδοσης. Σύγκριση των προτύπων με τα πραγματικά αποτελέσματα. Ανάληψη διορθωτικής δράσης στην περίπτωση της απόκλισης μεταξύ προτύπων και πραγματικών. 5

Τύποι ελέγχων (1) Οι έλεγχοι διακρίνονται με βάση το κριτήριο του χρόνου σε: Προκαταρτικτοί Ταυτόχρονοι «Ανατροφοδότησης» όταν τελείώνει μία δρατηριότητα ή εργασία. Με βάση το κριτήριο του μέσου σε: 6

Τύποι ελέγχων (2) Με βάση τον στόχο του ελέγχου: Κανονιστικός Κυρωτικός Υποκινητικός Με βάση τον φορέα του ελέγχου: Εσωτερικός Εξωτερικός 7

Κριτήρια προϋποθέσεις αποτελεσματικού ελέγχου Οι προϋποθέσεις αποτελεσματικού ελέγχου είναι οι εξής: Ακρίβεια Να είναι έγκαιρος Κατανοητό σύστημα ελέγχου Αντικειμενικότητα Οικονομικότητα Προσαρμοστικότητα στα χαρακτηριστικά της επιχείρησης Ευελιξία Στρατηγικός προσανατολισμός «Αρχή της εξαίρεσης» ή των ελέγχων στα κρίσιμα μόνο σημεία. Πληροφοριακό σύστημα σχεδιασμένο για την εξυπηρέτηση του ελέγχου και σύστημα επικοινωνιών που να διευκολύνει την επικοινωνία και την λήψη αποφάσεων. 8

Ο έλεγχος σήμερα Η σημαντικότητα του ελέγχου σήμερα φαίνεται από το γεγονός ότι παγκόσμια τα νομοθετικά πλαίσια (όπως ο Sarbanes Oxley στις ΗΠΑ), αλλά και εφελοντικοί κώδικες (Turnbull report στο Η.Β.) κάνουν ειδική μνεία στα συστήματα εσωτερικού ελέγχου και πληροφόρησης. 9

Εντοπισμός και πρόληψη απάτης (1) Απάτη στο επιχειρηματικό πλαίσιο είναι η αφαίρεση κεφαλαίων ή στοιχείων ενεργητικού ή η παραποίηση χρηματοοικονομικών καταστάσεων ή της χρηματοοικονομικής θέσης της επιχείρησης. 10

Εντοπισμός και πρόληψη απάτης (2) Οι απάτες που αφορούν στην αφαίρεση κεφαλαίων ή στοιχείων ενεργητικού μπορεί να περιλαμβάνουν: Κλοπή μετρητών Κλοπή αποθεμάτων Απάτη μισθοδοσίας Πλασματικοί πελάτες Πλασματικές πληρωμές προμηθευτών Συμπαιγνία με πελάτες για την διαμόρφωση τιμών ή πολιτικών πληρωμών Πλασματικές προμήθειες Πληρωμή για προϊόντα που δεν παραλήφθηκαν Προσδιορισμός των στόχων απόδοσης και προϋπολογισμού Διάθεση στοιχείων ενεργητικού στους υπαλλήλους Κακή χρήση των αποθεμάτων κ.α. 11

Εντοπισμός και πρόληψη απάτης (3) Οι απάτες που αφορούν στην παραποίηση χρηματοοικονομικών καταστάσεων ή της χρηματοοικονομικής θέσης της επιχείρησης μπορεί να περιλαμβάνουν: Υπερτίμηση αποθεμάτων. Πλασματικές πωλήσεις. Διατήρηση μη κυκλοφορόντων αποθεμάτων και χρεωστών στην ιστορική αξία κτήσης τους. Αθέμιτος λογιστικός χειρισμός των εγγραφών τέλους χρήσης. Απομείωση των εξόδων Αθέμιτος λογιστικός χειρισμός των αποσβέσεων και απομειώσεων. 12

Συστήματα για τον εντοπισμό και πρόληψη απάτης (1) Η πρόληψη της απάτης πρέπει να είναι ένα ολοκληρωμένο τμήμα της επιχειρησιακής στρατηγικής. Η διαχείριση του κινδύνου της απάτης είναι σημείο κλεδί στην διαχείριση των επιχειρηματικών κινδύνων γενικά και εάν οι επιχειρησιακές διαδικασίες διαχείρισης του κινδύνου είναι αναποτελεσματικές, τότε και η διαχείριση του κινδύνου της απάτης είναι πολύ πιθανό να είναι αναποτελεσματική. Τα συστήματα ελέγχου είναι εξίσου σημαντικό να ανιχνεύουν όσο και να διερευνούν απάτες. 13

Συστήματα για τον εντοπισμό και πρόληψη απάτης (2) Η διοίκηση της επιχείρησης μπορεί να εφαρμόσει γενικούς ελέγχους που έχουν σχεδιασθεί για να προλαμβάνουν απάτες. Τέτοιοι έλεγχοι μπορεί να είναι: Έμφαση στην ηθική (μείωση της πιθανότητας απάτης). Έλεγχοι προσωπικού μέσω των συνεντεύξεων και των διαδικασιών πρόσληψης (π.χ. συστάσεις). Η αξιολόγηση προσωπικού και η διαχείριση παραπόνων μπορούν να μειώσουν την πιαθνότητα μείωσης του ηθικού του προσωπικού. Εκπαίδευση για την συνειδητοποίηση των στελεχών σε σχετικά θέματα 14

Συστήματα για τον εντοπισμό και πρόληψη απάτης (3) Στους ειδικούς ελέγχους περιλαμβάνονται: Δημιουργία δομημένου συστήματος εσωτερικού ελέγχου. Φυσικοί έλεγχοι. Μέσω του περιορισμού και του ελέγχου της πρόσβασης (κλειδαριές, αυτόματες πόρτες, ηλεκτρονικά συστήματα επιτήρησης χώρων, χρήση καρτών, κλπ.) του προσωπικού σε ορισμένα σημεία τα οποία θεωρούνται κρίσιμα είναι μία πρακτική που αποδίδει σημαντικά αποτελέσματα. Παράλληλα θα πρέπει να ληφθούν υπόψη οι φυσικοί κίνδυνοι (φωτιά, νερό, σεισμός, κλπ.) που μπορεί να χτυπήσουν την επιχείρηση και να περιορίσουν την αποτελεσματικότητά της. Διαχωρισμός αρμοδιοτήτων. Διαδικασίες εξουσιοδότησης. Υπογραφές πελάτων προμηθευτών. Χρήση λέξεων αντί για αριθμούς. Χρήση χωριστών παραστατικών. 15

Συστήματα για τον εντοπισμό και πρόληψη απάτης (4) Στους ειδικούς ελέγχους περιλαμβάνονται: Χρήση συνεχόμενων αριθμών. Χρήση ημερομηνιών και ειδικά της χρονικής σφραγίδας. Πρότυπες διαδικασίες. Εγχειρίδια. Ο προσεκτικός σχεδιασμός των εγχειριδίων (εντύπων και δεδομένων) θα μειώσει σημαντικά τα λάθη αμελείας Εγχειρίδια διαδικασιών. Τα εγχειρίδια αυτά αποτελούν και τα πρότυπα ελέγχου διαδικασιών. Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι τα εγχειρίδια διαδικασιών, μαζί με τα εγχειρίδια τεχνολογικών και άλλων παραμέτρων συνιστούν το μεγαλύτερο μέρος των εγχειριδίων ISO. 16

Συστήματα για τον εντοπισμό και πρόληψη απάτης (5) Στους ειδικούς ελέγχους περιλαμβάνονται: Διαδικασία υποχρεωτικής λήψης του χρόνου διακοπών και ειδικά διακοπές μεγαλύτερες από δύο εβδομάδες, διότι ο χρόνος αυτός είναι αρκετός για την ανάδυση της απάτης. Πολιτικές πρόσληψης. Ασφάλεια ηλεκτρονικών υπολογιστών. Δημιουργία συστημάτων πληροφόρησης που να μπορούν να είναι διαθέσιμα ανά πάσα στιγμή. Διαδικασία προστασίας προσώπων που αποκαλύπτουν απάτες. 17

Συστήματα για την διερεύνηση απάτης Οι διαδικασίες διερεύνησης απάτης πρέπει να είναι σχεδιασμένες με τέτοιο τρόπο ώστε να: Καταδεικνύουν την έκταση της απάτης (απώλειας), εξακρίβωση από ποιον έγινε και προσδιορισμό του πως η απώλεια μπορεί να ανακτηθεί. Κατάδειξει του πως η απάτη έλαβε χώρα. Διερεύνηση για τον αντοπισμό πιθανών συνεργών. Εξακρίβωση του εάν η απάτη δεν ανιχνεύθηκε λόγω της μη σωστής λειτουργίας των μηχανισμών και διαδικασιών ελέγχου ή το εάν οι υπάρχοντες μηχανισμοί και διαδικασιών ελέγχου δεν είναι σε θέση να προλάβουν ή να αναγνωρίσουν την απάτη. 18

Τέλος Ενότητας

Σημείωμα Αναφοράς Copyright ΤΕΙ Δυτικής Μακεδονίας, Θεμιστοκλής Λαζαρίδης. «Εισαγωγή στη Διοίκηση Επιχειρήσεων». Έκδοση: 1.0. Γρεβενά 2015. 20

Σημείωμα Αδειοδότησης Το παρόν υλικό διατίθεται με τους όρους της άδειας χρήσης Creative Commons Αναφορά, Μη Εμπορική Χρήση Παρόμοια Διανομή 4.0 [1] ή μεταγενέστερη, Διεθνής Έκδοση. Εξαιρούνται τα αυτοτελή έργα τρίτων π.χ. φωτογραφίες, διαγράμματα κ.λ.π., τα οποία εμπεριέχονται σε αυτό και τα οποία αναφέρονται μαζί με τους όρους χρήσης τους στο «Σημείωμα Χρήσης Έργων Τρίτων». [1] http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/4.0/ Ως Μη Εμπορική ορίζεται η χρήση: που δεν περιλαμβάνει άμεσο ή έμμεσο οικονομικό όφελος από την χρήση του έργου, για το διανομέα του έργου και αδειοδόχο. που δεν περιλαμβάνει οικονομική συναλλαγή ως προϋπόθεση για τη χρήση ή πρόσβαση στο έργο. που δεν προσπορίζει στο διανομέα του έργου και αδειοδόχο έμμεσο οικονομικό όφελος (π.χ. διαφημίσεις) από την προβολή του έργου σε διαδικτυακό τόπο. Ο δικαιούχος μπορεί να παρέχει στον αδειοδόχο ξεχωριστή άδεια να χρησιμοποιεί το έργο για εμπορική χρήση, εφόσον αυτό του ζητηθεί. 21

Διατήρηση Σημειωμάτων Οποιαδήποτε αναπαραγωγή ή διασκευή του υλικού θα πρέπει να συμπεριλαμβάνει: το Σημείωμα Αναφοράς. το Σημείωμα Αδειοδότησης. τη δήλωση Διατήρησης Σημειωμάτων. το Σημείωμα Χρήσης Έργων Τρίτων (εφόσον υπάρχει). μαζί με τους συνοδευόμενους υπερσυνδέσμους. 22