ΕΘΝΙΚΟ ΚΑΠΟΔΙΣΤΡΙΑΚΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΑΘΗΝΩΝ ΥΠΟΛΟΓΙΣΤΙΚΟ ΚΕΝΤΡΟ Σύστημα Διαχείρισης Συνεδρίων OCS Οδηγίες χρήσης Υπολογιστικό Κέντρο 8/21/2018
Διαχείριση συνεδρίων με τη χρήση του λογισμικού OCS (PΚP Open Conference Systems) H διαχείριση συνεδρίων σήμερα στον ακαδημαικό χώρο είναι μια διαδικασία που δεν αφορά την διαχέιριση μιας ιστοσελίδας αλλά εμπλέκει και άλλους πρόσθετες διαδικασίες όπως αυτή της εγγραφής (registration), υποβολής εργασιών (paper submission), διόρθωσης (review) κλπ. Με την εγκατάσταση ενός κεντρικού συστήματος διαχείρισης συνεδρίων οι ενδιαφερόμενοι χρήστες του πανεπιστημίου μπορούν αποκτώντας έναν κωδικό από τον διαχειριστή του λογισμικού, να δημιουργήσουν και να διαχειριστούν ένα συνέδριο σε διάφορα επίπεδα. Το λογισμικό διαχείρισης είναι το Open Conference Systems (OCS) https://pkp.sfu.ca/ocs/ από την πρωτοβουλία PKP μερικών πανεπιστημίων της Βόρειας Αμερικής για την ανάπτυξη και συντήρηση λογισμικών Open Source για ειδικές χρήσεις στον ακαδημαικό χώρο. Η εφαρμογή διαχείρισης συνεδρίων για το Πανεπιστήμιο Αθηνών βρίσκεται στην διεύθυνση: http://conferadmin.uoa.gr Ο διαχειριστής της πλατφόρμας OCS δημιουργεί καταρχήν αυτός το συνέδριο (conference) με συγκεκριμένο όνομα-συντόμευση καθώς και τον αντίστοιχο κωδικό διαχειριστή Conference Manager. Mε τον κωδικό αυτό ο αιτούμενος χρήστης μέλος του ΕΚΠΑ μπορεί να διαχειριστεί το συγκεκριμένο συνέδριο και να το παραμετροποιήσει. Δημιουργία ιστοσελίδας συνεδρίου Ο διαχειριστής της εφαρμογής από το Υπολογιστικό Κέντρο του ΕΚΠΑ δημιουργεί αρχικά: Το συνέδριο δίνοντας ένα αρτικόλεξο, και αποκτά για παράδειγμα : http://conferadmin.uoa.gr/hcss όπου π.χ hcss είναι το αρτικόλεξο που περιγράφει το συνέδριο. Τον κωδικό με λειτουργία Conference Manager στον υποψήφιο πανεπιστημιακό που θέλει να διαχειριστεί το συνέδριό του. O υπεύθυνος του συνεδρίου κάνει login στην εφαρμογή για να διαχειριστεί το συνέδριό του και παίρνει ένα βασικό μενού επιλογών. Mε την επιλογή Website Management από το βασικό μενού διαχείρισης, o conference manager κάνει login στην εφαρμογή και μπορεί να διαχειρίζεται τα βασικά πεδία του συνεδρίου: Περιγραφή, τίτλο, όνομα, πρόσθετα στοιχεία για την ιστοσελίδα, header, logo, style για την στυλιστική μορφοποίηση του ακόμα και πρόσθετα στοιχεία για την ευκολότερη δεικτοδότηση για τις μηχανές αναζήτησης στο Ιντερνετ. βλ. παρακάτω τις επιλογές:
H επιλογή 4 Conference Style δίνει επίσης τη δυνατότητα αισθητικής διαφοροποίησης του συνεδρίου με τον ορισμό upload αρχείου Conference Style (.CSS) που έχει δημιουργηθεί ειδικά για το συνέδριο- για παράδειγμα από τον συνεργαζομένο υπευθυνο γραφίστα. O conference manager επίσης δημιουργεί ένα ή περισσότερα προγραμματισμένα συνέδρια (scheduled conferences). Μενού : Scheduled Conferences / Create a Scheduled Conference. Κάθε ένα προγραμματισμένο συνέδριο αφορά το συνέδριο σε συγκεκριμένο χρόνο και διαφοροποιείται χρονικά με κάποιο αρτικόλεξο με χρονικό προσδιορισμό (έτος, μηνας κλπ). Σε κάθε ένα αντιστοιχεί ένα συγκεκριμένο αρτικόλεξο που αφορά τη συγκεκριμένη χρονική περίοδο. Αντίστοιχα δημιουργείται η ίντερνετ διεύθυνση του συγκεκριμένου συνεδρίου με URL : http://conferadmin.uoa.gr/hcss/hcss7/ Δημιουργείται επίσης και το μενού διαχείρισης για το συγκεκριμένο συνέδριο scheduled conference που έχουμε δημιουργήσει:
Στο βασικό μενού της ιστοσελίδας συνεδρίου- Conference Website, με την επιλογή ανακοινώσεις προσδιορίζονται ανακοινώσεις για το συνέδριο γενικότερα στην ιστοσελίδα. Τα επόμενα εργαλεία δίνουν πρόσθετες δυνατότητες. Με τις φόρμες αξιολόγησης-review Forms παραμετροποιούνται οι φόρμες για της αξιολόγηση. Με τα προετοιμασμένα Μηνύματα-Prepared Mail καθορίζονται τα γενικά μηνύματα αποστολής για τις διάφορες φάσεις του συνεδρίου ενώ με τον Files Browser δίνεται η δυνατότητα υποβολής και ανεβάσματος αρχείων για το συνέδριο. Διαχείριση συνεδρίου Από το μενού Setup, με τα βήματα Details, Submissions, Review ο διαχειριστής conference manager στήνει το συγκεκριμένο συνέδριο. Eνα συνέδριο μπορεί να έχει πολλά συνέδρια κάτω από την ίδια ιστοσελίδα συνεδρίου, για παράδειγμα όταν επαναλαμβάνεται σε περιοδική βάση.
Στο 1ο βήμα Details δίνoνται βασικά στοιχεία όπως η περιγραφή (Description), τοποθεσία (Location), υπεύθυνος επικοινωνίας (contact), e-mail. Στο 2ο βήμα Submissions καθορίζονται παράμετροι των δημοσιεύσεων (submissions) του συνεδρίου. Συγκεκριμένα έχουμε: 2.1 Submission Process O διαχειριστής καθορίζει Yλικό Υποβολής -Submission Material εαν είναι για παράδειγμα περίληψη (abstract), πλήρης πρόταση (full proposal) κλπ. Επίσης μπορεί να καθορίζει πρόσθετους Τύπους Υποβολής Submission Types, και άλλα στοιχεία. 2.2 Call for Papers Message (CFP) Kαθορίζεται το μήνυμα της ιστοσελίδας για την υποβολή προτάσεων. 2.3 Αuthor Guidelines Οδηγίες και κανόνες για την υποβολή προτάσεων και αντίστοιχη λίστα συμπλήρωσης - Submission Preparation Cheklist. 2.4 Submission Indexing Δίνονται τα μεταδεδομένα metadata : στοιχεία, κλειδιά, λέξεις για την ταυτοποίηση και δεικτοδότηση/ανεύρεση σύμφωνα με το Οpen Archives Protocol. Στο 3ο βήμα Reviews o Conference Manager καθορίζει πολιτικές για τη διαδικασία Αξιολόγησης των Εργασιών Review: Review Policy (Καθορίζεται το μήνυμα για την πολιτική αξιολόγησης) και Peer Review (Καθορίζονται κριτήρια και πολιτικές για τη διαδικασία αξιολόγησης) Πρόγραμμα Συνεδρίoυ-Conference Timeline Δηλώνονται οι ημερομηνίες που αντιστοιχούν στις διαδικασίες - φάσεις του συνεδρίου.
Ενεργοποιούνται και απενεργοποιούνται αντίστοιχα διαφορετικές λειτουργίες του συνεδρίου στην ιστοσελίδα: διεξαγωγή του συνεδρίου, λειτουργία της σελίδας, υποβολή εργασιών, αξιολόγηση κλπ με βάση τις ημερομηνίες που δηλώνονται. Συνεδρίες -Conference Tracks Ένα συνέδριο μπορεί να έχει πολλές παρουσιάσεις ή συνεδρίες Conference Τracks. O διαχειριστής συνεδρίου πηγαίνει στην επιλογή Conference Tracks και δημιουργεί τις συνεδρίες του συνεδρίου. Oμάδα οργάνωσης, Πρόγραμμα του συνεδρίου Oρίζεται η ομάδα οργάνωσης. Η επιλογή των μελών γίνεται μέσω των ήδη υφισταμένων λογαριασμών χρηστών στους οποίους έχουν ανατεθεί Ρόλοι -Roles -βλ. μενού Roles. Επίσης ορίζεται το πρόγραμμα του συνεδρίου με αντίστοιχο αρχείο που θα αναρτηθεί με το ανέβασμα του upload.. Eγγραφές Registrations Γίνεται η διαχείριση της διαδικασίας Eγγραφής Registration των συμμετεχόντων στο συνέδριο. Mε
την επιλογή Registration εμφανίζονται οι εμπλεκόμενοι χρήστες του συνεδρίου και δίνεται η δυνατότητα δημιουργίας νέου χρήστη και δημιουργίας τύπου εγγραφής registration type. Χρονοπρογραμματιστής Scheduler Με τον Scheduler δίνεται η δυνατότητα προγραμματισμού παρουσιάσεων, εκδηλώσεων -events σε αντίστοιχες - Τοποθεσίες και Ημερομηνίες. Mε τα παραπάνω δίνονται η παράμετροι για τη δυνατότητα Πληρωμής - Payment μέσω των δυνατοτήτων Manual/ Paypal καθώς και πληροφορίες Διαμονής Αccomodation. Tελική παρουσίαση του συνεδρίου Αναγνώστες -Readers Έπειτα από την παραμετροποίηση έχει στηθεί η πλήρης ιστοσελίδα του συνεδρίου. Θα περιέχει τις ενότητες Announcements, Overview, Call for Papers, Proposal Submission, Track Policies, Program, Presentations and Authors, Conference Schedule, Registration, Accommodation, Organizers and Partners, and Timeline. Οταν θα αρχίσουν να δίνονται δεκτές οι προτάσεις θα εμφανιστεί η ενότητα Presentations and Authors.
Eγγραφή Εαν το συνέδριο έχει δηλωθεί από τον Conference Manager στο μενού Registration ως Aνοιχτής Πρόσβασης Οpen Access μπορεί να το παρακολουθεί οποιοσδήποτε. Αλλιώς ο ενδιαφερόμενος θα πρέπει να κάνει εγγραφή σε αυτό. Mε το άνοιγμα του συνδέσμου Εγγραφή Registration o ενδιαφερόμενος εγγράφεται στο συγκεκριμένο συνέδριο. Θα του δοθούν πληροφορίες σχετικά με το τέλος εγγραφής -fee. Στη συνέχεια δημιουργείται ο λογαριασμός account με τα στοιχεία του εγγραφέντος και οι επιλογές για το πως θα γίνει η πληρωμή των τελών. Ρόλοι Roles Στη δημιουργίας ενός συνεδρίου, σημαντικές είναι η διόρθωση review των υποβαλλόμενων εργασιών. Για την αυτοματοποίηση τέτοιων διαδικασιών το λογισμικό OCS προβλέπει ρόλους για κάποιους από τους εγγεγραμμένους χρήστες. Oι Ρόλοι αντιστοιχούν σε διαφορετικά πρόσωπα και διαδικασίες κατά τη λειτουργία ενός συνεδρίου. Ο Conference Manager αντιστοιχεί τους Ρόλους σε λογαριασμούς που έχουν δημιουργηθεί από εξωτερικούς χρήστες μενού Account της ιστοσελίδας του συνεδρίου ή κατευθείαν σε λογαριασμούς που δημιουργεί ο ίδιος. Οι Ρόλοι είναι οι ακόλουθοι :
Roles» Directors» Track Directors» Reviewers» Authors» Readers Πατώντας το μενού Ρόλοι παίρνουμε τον κατάλογο των χρηστών και μπορούμε να κάνουμε αναζήτηση ανάλογα συγκεκριμένο ρόλο. Βασικές λειτουργίες είναι η Δημιουργία Λογαριασμού Create Account, η σύνδεση με συγκεκριμένο ρόλο Εnrollment ενός συγκεκριμένου χρήστη και ο συγχρονισμός ρόλων sync enrollment ομάδας χρηστών. Director Μετά τον Conference Manager υπάρχει ο ρόλος του Συντονιστή Director που επιβλέπει τις Υποβολές- Submissions εργασιών, την αξιολόγηση - Review και τις παρουσιάσεις του συνεδρίου. Ο Director κάνοντας Login στην ιστοσελίδα του συνεδρίου κατευθύνεται στην ακόλουθη οθόνη:
Στο παραπάνω μενού φαίνεται ποιές υποβολές εργασιών δεν έχουν ακόμα ανάθεση Unassigned, ποιές είναι σε φάση αξιολόγησης, ποιές είναι έτοιμες για παρουσίαση. Ακολουθώντας τον σύνδεσμο Assigned ο Director επιλέγει αναθέτει την εργασία σε συγκεκριμένο Track και σε Track Director. Aν δεν υπάρχει Track Director για αυτό το συνέδριο μπορεί να προστεθεί μέσω του συνδέσμου Αdd Track Director.
Mε την ανάθεση σε Track Director η κατάσταση της υποβαλλόμενης εργασίας μπορεί να αλλάξει από την κατάσταση Unassigned σε Ιn Review. Θα πρέπει να κάνει Login και να το δηλώσει o αντίστοιχος Track Director. Αντίστοιχα ο Track Director ακολουθώντας τον σύνδεσμο Ιn Review, επιλέγει την εργασία για να της αναθέσει έναν Διορθωτή Reviewer πάνω στις συστάσεις του οποίου θα κάνει Αποδοχή - Accept Submission ή Διορθώσεις Revisions ή Απόρριψη Decline για την εργασία. Με την επιλογή Request στο αρχικό μενού σχηματίζεται η φόρμα αποστολής μαιλ ανάθεσης στον Διορθωτή-Reviewer. Σε επόμενη φάση με νέο login ο Track Director παίρνει την απόφαση Αποδοχής/Επανάδιόρθωσης ή Απόρριψης με βάση την κρίση του Reviewer που έχει λάβει. Με το πλήκτρο Complete η εργασία αν έχει γίνει αποδεκτή λαμβάνει την τελική κατάσταση αυτόματης
εμφάνισης στο μέρος Παρουσιάσεις και συντάκτες / Presentations and Authors της ιστοσελίδας του συνεδρίου. Aξιολογητές Reviewers O χρήστης με ρόλο Αξιολογητή Reviewer με την είσοδό του Login παίρνει τις υποβληθείσες εργασίες που έχουν διοχετευθεί στο αντίστοιχο Track και περιμένουν αξιολόγηση review. Στη συνέχεια ο αξιολογητής αξιολογεί την εργασία μέσα από ορισμένα βήματα steps. Στο τελευταίο βήμα γίνεται η σύσταση recommendation προς τον Τrack Director.
Συντάκτες Authors Ένας χρήστης με ρόλο Author θα κατευθυνθεί στο να υποβάλει μια πρόταση Proposal. Aφού προσδιορίσει την απαιτούμενη συνεδρία, θα κατευθυνθεί στην λίστα απαιτήσεων της υποβολής πρότασης Submission Checklist. Θα πρέπει να συμπληρωθούν όλα τα πεδία καθώς και να κάνει αποδοχή του Copyright Notice. Ακολουθεί στο 2ο βήμα η εισαγωγή των στοιχείων περιγραφής της πρότασης -Submission Metadata: στοιχεία συντάκτη, τύπος υποβολής, τίτλος και περίληψη της υποβολής και όροι κλειδιά για αναζήτηση (Indexing). Στο 3ο βήμα γίνεται η ίδια η υποβολή του αρχείου (upload) της πρότασης.
Στη συνέχεια γίνεται η υποβολή συμπληρωματικών αρχείων supplementary files και τέλος η αποδοχή confirmation της υποβολής. Mπαίνοντας ξανά ο χρήστης με ρόλο Author μπορεί να δεί την πρότασή του σε κατάσταση Awaiting assignment. Η κατάσταση μπορεί να αλλάξει σε Υπο Αξιολόγηση -In Review. O Author θα ειδοποιηθεί με email.