Το Διάγραμμα Gantt Tο πλέον χρησιμοποιούμενο εργαλείο για το χρονοπρογραμματισμό ενός έργου είναι το διάγραμμα Gantt, το οποίο αναπτύχθηκε από το Η. Grantt. To διάγραμμα Gantt αποτελεί ένα γραμμικό διάγραμμα που παρουσιάζει με απλό και εύληπτο τρόπο, την πορεία υλοποίησης ενός έργου. Πιο συγκεκριμένα, ένα διάγραμμα Gantt για ένα έργο παρουσιάζει τη λίστα των δραστηριοτήτων του έργου, τη διάρκειά τους, την ημερομηνία έναρξης, κ.ά. Χρησιμοποιώντας ένα διάγραμμα Gantt είναι δυνατό να χρονοπρογραμματίσουμε το έργο χρησιμοποιώντας, είτε τη λογική της νωρίτερης έναρξης (early-start), είτε τη λογική της αργότερης έναρξης (late-start). Όταν χρησιμοποιούμε τη λογική της νωρίτερης έναρξης, κάθε δραστηριότητα ξεκινά όσο το δυνατό νωρίτερα, ενώ χρησιμοποιώντας τη λογική της αργότερης έναρξης, καθυστερούμε την έναρξη της κάθε δραστηριότητας με την απαίτηση να μην επιμηκύνεται η συνολική διάρκεια του έργου.
2 Παράδειγμα Ο επόμενος πίνακας παρουσιάζει τις δραστηριότητες ενός έργου, τις σχέσεις μεταξύ τους, καθώς και τη διάρκειά τους σε εβδομάδες. Δραστηριότητα Προηγούμενη Δραστηριότητα Διάρκεια (εβδομάδες) Α - 5 Β - 3 C 8 D, 7 E - 7 F C, E, D 4 G F 5 Εάν εφαρμόσουμε τη λογική της νωρίτερης έναρξης οδηγούμαστε στην κατασκευή ενός χρονοδιαγράμματος που μας δίνει τη συντομότερη διάρκεια του έργου (βλ. το ακόλουθο σχήμα (Α)). Στη συνέχεια και αφού κατασκευάσουμε το συντομότερο χρονοδιάγραμμα μπορούμε να προχωρήσουμε στην κατασκευή του χρονοδιαγράμματος όπου οι δραστηριότητες αρχίζουν το αργότερο δυνατό, μετατοπίζοντας τις δραστηριότητες του έργου, αλλά με την προϋπόθεση ότι η συνολική διάρκεια του έργου δεν υπερβαίνει τις 22 εβδομάδες (βλ. το ακόλουθο σχήμα (Β)).
3 C D E F G 0 5 10 15 20 () C D E F G 0 5 10 15 20 () Διάγραμμα Gantt για νωρίτερη και αργότερη έναρξη δραστηριοτήτων
4 Η διαφορά στη έναρξη (ή στη λήξη) των δραστηριοτήτων μεταξύ των δύο χρονοδιαγραμμάτων απεικονίζει το χρονικό περιθώριο μιας δραστηριότητας. Στο παραπάνω παράδειγμα η δραστηριότητα Β μπορεί να τελειώσει το νωρίτερο την τρίτη ημέρα και το αργότερο την έκτη ημέρα. Συνεπώς έχει χρονικό περιθώριο τριών ημερών, που σημαίνει ότι μια τριήμερη καθυστέρηση της δραστηριότητας δε θα προκαλέσει καθυστέρηση στο έργο συνολικά. Δραστηριότητες που δεν έχουν χρονικό περιθώριο καθυστέρησης ονομάζονται κρίσιμες δραστηριότητες. Η καθυστερημένη εκτέλεση μιας τέτοιας δραστηριότητας θα προκαλέσει καθυστέρηση στη λήξη όλου του έργου. Η ακολουθία των δραστηριοτήτων που είναι κρίσιμες και οδηγούν από την αρχή στο τέλος του έργου ορίζουν το κρίσιμο μονοπάτι του έργου που λογικά είναι και το μεγαλύτερο σε διάρκεια μονοπάτι. Στο παραπάνω παράδειγμα κάναμε την παραδοχή ότι για να ξεκινήσει μια δραστηριότητα θα πρέπει πρώτα να τελειώσει η προηγούμενη. Έτσι, για να ξεκινήσει η δραστηριότητα C θα πρέπει να λήξει η δραστηριότητα Α. Ο περιορισμός αυτός ονομάζεται Λήξη-για-Έναρξη (Finish-to- Start, FS). Ο περιορισμός αυτός είναι ο πιο συνηθισμένος που συναντάμε σε έργα (π.χ. πρέπει να τελειώσει ο έλεγχος για να αρχίσει η εγκατάσταση του λογισμικού). Αντίστοιχα, μπορούμε να ορίσουμε τους περιορισμούς Έναρξη-για-Έναρξη (Start-to-Start, SS), Λήξη-για- Λήξη (Finish-to-Finish, FF) και Έναρξη-για-Λήξη (Start-to-Finish, SF) ως εξής: FS Η δραστηριότητα Β δεν μπορεί να ξεκινήσει πριν το πέρας FS χρονικών μονάδων μετά τη λήξη της δραστηριότητας Α. SS FF H δραστηριότητα Β δεν μπορεί να ξεκινήσει πριν την έναρξη της Α και το πέρας SS χρονικών μονάδων. H δραστηριότητα Β δεν μπορεί να ολοκληρωθεί πριν την ολοκλήρωση της Α και αφού παρέλθουν FF χρονικές μονάδες. SF Πρέπει να μεσολαβούν τουλάχιστον SF χρονικές μονάδες μεταξύ της έναρξης της Α και της λήξης της Β. Το ακόλουθο σχήμα παρουσιάζει τους περιορισμούς προτεραιοτήτων μεταξύ των δραστηριοτήτων.
5 SF SS FF FS Περιορισμοί προτεραιοτήτων. Στο ακόλουθο σχήμα παρουσιάζεται ένα παράδειγμα ενός διαγράμματος Gantt, το οποίο έχει δημιουργηθεί με τη βοήθεια του εργαλείου MS- Project, που αποτελεί κατά πολλούς το πιο δημοφιλές εργαλείο στη διαχείριση έργων. Στο σχήμα, στο αριστερό τμήμα παρουσιάζεται η λίστα των δραστηριοτήτων για δύο φάσεις ενός έργου ανάπτυξης ενός πληροφοριακού συστήματος, ενώ στο δεξί μέρος παρουσιάζεται με γραφικό τρόπο η κάθε δραστηριότητα όπως αυτή εξελίσσεται στο χρόνο. Επίσης, παρουσιάζονται οι τυχόν περιορισμοί μεταξύ των δραστηριοτήτων, οι οποίοι στη συγκεκριμένη περίπτωση είναι τύπου Finish-to-Start.
6 Παράδειγμα διαγράμματος Gantt. Ο παρακάτω πίνακας επεξηγεί τα σύμβολα που χρησιμοποιούνται στο διάγραμμα του σχήματος:
7 Δραστηριότητα Ορόσημο Ομάδα δραστηριοτήτων Δραστηριότητα Αναπτύξτε το διάγραμμα Gantt για την εκπόνηση μιας πτυχιακής εργασίας. Η πτυχιακή εργασία έστω ότι περιλαμβάνει 4 ενδιάμεσες εργασίες (εκδόσεις) που αξιολογούνται όπου η τέταρτη εργασία (έκδοση) είναι και η τελική, η οποία παρουσιάζεται σε ημερίδα. Αρχικά να συμπεριλάβετε προκαταρτικές δραστηριότητες όπως ανάλυση θέματος πτυχιακής εργασίας, περιγραφή υφιστάμενης κατάστασης, μελέτη διαθέσιμων εργαλείων κλπ. Για την ανάπτυξη του διαγράμματος μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα από τα πολλά εργαλεία που είναι διαθέσιμα στο διαδίκτυο.
8 Ενδεικτική Απάντηση Δραστηριότητας Υποθέτουμε ότι μια πτυχιακή εργασία ολοκληρώνεται σε τέσσερις φάσεις. Κάθε επόμενη φάση βασίζεται στο καταγεγραμμένο υλικό της προηγούμενης, το οποίο επεκτείνεται και αναλύεται κατά τρόπο ανάλογο με την εξέλιξη της εργασίας. Οι φάσεις αυτές είναι η σύλληψη, η επεξεργασία, η ανάπτυξη και η μετάβαση, ενώ μετά τη λήξη τους ακολουθεί η προφορική παρουσίαση της πτυχιακής εργασίας σε ανοιχτή ημερίδα. Βάσει των ανωτέρω, το χρονοδιάγραμμα μιας πτυχιακής εργασίας για το ακαδημαϊκό έτος 2016-2017 είναι το ακόλουθο:
9 Δραστηριότητα Έναρξη Λήξη Ανάλυση θέματος πτυχιακής εργασίας 1/10/2016 30/11/2016 Περιγραφή υφιστάμενης κατάστασης 1/10/2016 30/11/2016 Μελέτη διαθέσιμων εργαλείων 1/10/2016 30/11/2016 Μεθοδολογία λύσης προβλήματος 1/10/2016 30/11/2016 Αξιολόγηση πρώτης εργασίας 1/12/2016 15/12/2016 Επιλογή εργαλείων 1/12/2016 31/12/2016 Σχεδίαση λύσης 1/1/2017 31/1/2017 Αξιολόγηση δεύτερης εργασίας 1/2/2017 15/2/2017 Υλοποίηση λύσης 1/2/2017 31/3/2017 Αξιολόγηση τρίτης εργασίας 1/4/2017 15/4/2017 Συμπεράσματα και ολοκλήρωση κειμένου 1/4/2017 31/5/2017 Αξιολόγηση τέταρτης εργασίας 1/6/2017 15/6/2017 Τελικές διορθώσεις 15/6/2017 30/6/2017 Αξιολόγηση πτυχιακής εργασίας 1/7/2017 15/7/2017 Παρουσίαση πτυχιακής εργασίας σε ημερίδα 27/7/2017 27/7/2017 Για τη δημιουργία του διαγράμματος Gantt κάνουμε τις ακόλουθες παραδοχές:
10 Η παράδοση της κάθε εργασίας αποτελεί ορόσημο του έργου. Ο καθηγητής παραδίδει σχόλια για κάθε εργασία, ενώ ο φοιτητής συνεχίζει την εργασία του εκτός από την περίπτωση της τελικής υποβολής.
11