ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΕΣΩΤΕΡΙΚΩΝ ΚΑΙ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΑΝΑΣΥΓΚΡΟΤΗΣΗΣ

Transcript

1 ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΕΣΩΤΕΡΙΚΩΝ ΚΑΙ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΑΝΑΣΥΓΚΡΟΤΗΣΗΣ «Διαχείριση Έργων στη Δημόσια Διοίκηση» Ενότητα 1: Βασικές έννοιες έργων - Εισαγωγή στη διαχείριση έργων Εισαγωγή στις τεχνικές παρακολούθησης ΕΙΔΙΚΗΣ ΦΑΣΗΣ ΣΠΟΥΔΩΝ 24η ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΗ ΣΕΙΡΑ

2 Σκοπός Σκοπός του εργαστηρίου είναι η κατανόηση και εμπέδωση διαδικασίας σχεδίασης, οργάνωσης, και παρακολούθησης έργων με χρήση εργαλείων πληροφορικής. Με τη χρήση του Microsoft Project 2013 θα γίνει μια μεθοδολογική προσέγγιση του Σχεδιασμού αλλά και της Παρακολούθησης ενός Έργου. Η ανάγκη για παροχή υψηλού επιπέδου υπηρεσιών προς τους πολίτες και η βέλτιστη αξιοποίηση όλων των πόρων του Δημοσίου προς όφελος των πολιτών είναι άρρηκτα συνδεδεμένη με τον προγραμματισμό και την οργάνωση όλων των δραστηριοτήτων του Δημοσίου. Τα σύγχρονα στελέχη του δημόσιου τομέα επιβάλλεται να διαθέτουν γνώσεις για την διαχείριση και διοίκηση έργων. Κατά τη διάρκεια του μαθήματος αναλύονται όλες οι φάσεις ενός έργου, επιμέρους μέθοδοι προγραμματισμού, το κόστος και οι πόροι που είναι αναγκαίοι αλλά και οι τρόποι διενέργειας των απαιτούμενων ελέγχων.

3 Στόχος είναι H εξοικείωση των σπουδαστών με τις έννοιες και μεθοδολογίες ανάλυσης, σχεδιασμού και διαχείρισης έργων κάνοντας χρήση του συγκεκριμένου εργαλείου Microsoft Project Η κατανόηση των εισαγωγικών εννοιών ενός έργου Η αναγνώριση των χαρακτηριστικών ενός έργου, Η αναγνώριση των φάσεων κύκλου ζωής, Η εξοικείωση με το λογισμικό διαχείρισης, Η κατανόηση τεχνικών παρακολούθησης (Pert Diagram, Gantt Chart, Critical Path) Η κατανόηση της έννοιας σχέσης Κόστους/Χρόνου Η σύνδεση των εργασιών με τους πόρους Η ανάγνωση των προβολών Ο έλεγχος πορείας του έργου, σε σχέση με τη γραμμή

4 Ενότητες Εισαγωγή, Έννοια έργου, Διοίκηση Έργου, Χαρακτηριστικά έργου, Τρίγωνο του έργου Κύκλος ζωής έργου, Φάσεις έργου, Οργάνωση έργου σε φάσεις, Τεχνικές παρακολούθησης, Gantt Chart, Σχέση Κόστους/Χρόνου Λογισμικό διαχείρισης έργων, Χρονοπρογραμματισμός

5 Εισαγωγή

6 Λίγη Ιστορία Πατέρας του γνωστικού πεδίου της διαχείρισης έργων θεωρείται ο Χένρι Γκαντ, Προς τιμή του το ραβδόγραμμα που παρουσιάζει τις δραστηριότητες του έργου, διάγραμμα Γκαντ (Gannt), Ο Γκαντ μαζί με τον Φρέντερικ Τέιλορ έθεσαν τις θεμέλιες αρχές της διαχείρισης έργων, Διακριτό γνωστικό αντικείμενο αλλά και ένα επάγγελμα την δεκαετία του 1950, Δύο βασικά μαθηματικά μοντέλα χρονοπρογραμματισμού δραστηριοτήτων, οι μέθοδοι PERT και CPM, Η μέθοδος PERT (Program Evaluation and Review Technique) αναπτύχθηκε από το Ναυτικό των Ηνωμένων Πολιτειών για το έργο ανάπτυξης των πυραυλικών συστημάτων Polaris. Η μέθοδος CPM (Critical Path Method) γνωστή στα ελληνικά και ως μέθοδος κρίσιμης διαδρομής αναπτύχθηκε από τις εταιρείες DuPont Corporation και Remington Rand Corporation Σήμερα ο χώρος της διαχείρισης έργων θεωρείται ιδιαίτερα αναπτυγμένος και προσελκύει ιδιαίτερο ενδιαφέρον τόσο στον ιδιωτικό, δημόσιο τομέα όσο και στην ακαδημαϊκή κοινότητα.

7 Έννοια έργου

8 ΤΙ ΕΙΝΑΙ ΕΡΓΟ;;;;;

9 ΠΙΘΑΝΟΙ ΟΡΙΣΜΟΙ ΠΑΡΑ ΠΟΛΛΟΙ

10 Η έννοια του έργου και της διοίκησης έργου Έργο είναι ένα προσωρινό εγχείρημα που στοχεύει στη δημιουργία ενός μοναδικού προϊόντος, υπηρεσίας ή αποτελέσματος. Προσωρινό σημαίνει ότι κάθε έργο έχει καθορισμένο τέλος, Μοναδικό σημαίνει ότι το προϊόν ή η υπηρεσία διαφέρει κατά διακριτό τρόπο από όλα τα παρόμοια προϊόντα ή υπηρεσίες. ή Έργο είναι ένα εγχείρημα κατά το οποίο ανθρώπινοι πόροι, μηχανές, οικονομικοί πόροι και πρώτες ύλες οργανώνονται κατά καινοφανή τρόπο, με στόχο την ανάληψη συγκεκριμένου αντικειμένου εργασιών που έχουν συγκεκριμένες προδιαγραφές και υπόκεινται σε δεδομένους κοστολογικούς και χρονικούς περιορισμούς, ώστε να παραχθεί μια επωφελής μεταβολή η οποία ορίζεται μέσω ποσοτικών και ποιοτικών στόχων.

11 Η έννοια του έργου και της διοίκησης έργου Ένα έργο (project) είναι μία εργασία η οποία έχει συγκεκριμένη αρχή και τέλος (χρόνος), συγκεκριμένο αποτέλεσμα (εύρος) σε ένα δηλωμένο επίπεδο ποιότητας (απόδοση) και έναν προϋπολογισμό (κόστος). (Courter G., Marquis Α. βλ. (1)) ή Είναι η διαδικασία κατά την οποία εφαρμόζουμε γνώσεις δεξιότητες, εργαλεία και τεχνικές κατά την εκτέλεση των δραστηριοτήτων (activities) του έργου με στόχο να ικανοποιήσουμε τις απαιτήσεις και τις προσδοκίες συμμετεχόντων (stakeholders) σε αυτό.

12 Παραδείγματα Έργων Η κατασκευή ενός κτιρίου Η διοργάνωση ενός συνεδρίου Η παραγωγή ενός προϊόντος Η έκδοση ενός βιβλίου Η μετακόμιση οικοσκευής Η εκπαίδευση του προσωπικού ενός φορέα Η διεξαγωγή ενός διαγωνισμού Η προμήθεια υλικών Η διεξαγωγή μιας ένδικης διαδικασίας

13 Διαφορά έργου - διαδικασίας Ένα έργο διαφέρει από μια διαδικασία κατά το ότι η τελευταία μπορεί να επαναλαμβάνεται, χωρίς να έχει συγκεκριμένο κύκλο ολοκλήρωσης, ενώ ένα έργο είναι μοναδικό και οριοθετείται σαφώς, τόσον ως προς τους στόχους, όσο και ως προς τη χρονική του διάρκεια.

14 Διοίκηση Έργου

15 Διοίκηση ή Διαχείριση Έργου (Project Μanagement) Με τον όρο «Διοίκηση ή Διαχείριση Έργου» (Project Μanagement), νοείται η διαδικασία οργάνωσης και διαχείρισης της προσωρινής προσπάθειας για τη δημιουργία του προϊόντος / υπηρεσίας του έργου Το κεντρικό πρόσωπο για την επιτυχή ολοκλήρωση ενός έργου είναι ο διαχειριστής του έργου (Project Manager), είναι το άτομο το οποίο διασφαλίσει ότι ένα έργο θα ολοκληρωθεί έγκαιρα, εντός του προϋπολογισμού του και στο προβλεπόμενο επίπεδο ποιότητας. O διαχειριστής του έργου χρησιμοποιεί τεχνικές διαχείρισης έργων προκειμένου να σχεδιάσει, να συντονίσει, να επιβλέψει και να αποτιμήσει το έργο. Είναι ο άνθρωπος που έχει την ευθύνη για την επιτυχή ολοκλήρωση του έργου και την επίτευξη των στόχων του.

16 Χαρακτηριστικά έργου

17 Χαρακτηριστικά ενός έργου Αντικείμενα της Διοίκησης έργου Παραδοσιακά, οι βασικοί περιορισμοί που αναφέρονται είναι τρεις και είναι: το αντικείμενο του έργου (project scope - εύρος), χρόνος που απαιτείται για την εκτέλεση του έργου, το κόστος εκτέλεσης του έργου Η τριάδα αυτή των περιορισμών συχνά αναφέρεται επίσης ως τρίγωνο διαχείρισης του έργου

18 Χαρακτηριστικά ενός έργου Εύρος Κάθε έργο έχει ένα αντικείμενο ή αλλιώς εύρος του έργου. Διακρίνουμε το αντικείμενο του έργου (project scope) δηλαδή τις εργασίες που απαιτούνται για τη δημιουργία ενός παραδοτέου (προϊόντος ή υπηρεσίας) με προ συμφωνηθείσα ποιότητα, τα προ συμφωνηθέντα χαρακτηριστικά και λειτουργίες, από το εύρος προϊόντος (product scope) δηλαδή την ποιότητα, τα χαρακτηριστικά και τις λειτουργίες (που συχνά ονομάζονται τεχνικά χαρακτηριστικά) του παραδοτέου. Η αναφορά γενικά μόνο στο εύρος (scope) αφορά το αποτέλεσμα που επιδιώκεται μέσω του έργου, τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες που θα δημιουργηθούν από ένα έργο και οι εργασίες που απαιτούνται για την παραγωγή τους

19 Χαρακτηριστικά ενός έργου Μέσα ή Πόροι Κάθε έργο χρησιμοποιεί μέσα ή πόρους (resources). Άνθρωποι, εξοπλισμός, χρήματα και υλικό (και το σχετικό κόστος καθενός) που απαιτούνται για εκτέλεση των εργασιών ενός έργου. Πρέπει να γίνεται διάκριση από τους συμμετέχοντες (stakeholders) οι οποίοι είναι όλα τα άτομα και οι εταιρείες που μπορεί να επηρεάζονται από τις δραστηριότητες του έργου. Περιλαμβάνονται όσοι εργάζονται στο έργο καθώς και άλλοι (όπως οι πελάτες) που δε σχετίζονται άμεσα με τις εργασίες του έργου

20 Χαρακτηριστικά ενός έργου Χρόνος Κάθε έργο έχει ένα χρονικό διάστημα επιθυμητής υλοποίησης (άρα γνωστό χρόνο έναρξης και λήξης του έργου),

21 Χαρακτηριστικά ενός έργου Κόστος Κάθε έργο έχει ένα κόστος υλοποίησης,

22 Χαρακτηριστικά ενός έργου Περιορισμοί Υπόκειται σε περιορισμούς διαφόρων ειδών (χρόνου, κόστους, ποιότητας, πόρων κ.α.) Χρονικοί, Έχει έναρξη και λήξη. οικονομικοί (το έργο έχει συγκεκριμένες διαθέσιμες πιστώσεις, ανελαστικό προϋπολογισμό κ.λ.π.), πόρων, οι διαθέσιμοι πόροι είναι περιορισμένοι, δηλαδή προέρχονται από το διαθέσιμο προσωπικό, τον εξοπλισμό, τα προς χρήση μηχανήματα κ.λ.π.,

23 Χαρακτηριστικά ενός έργου Γενικά Το τελικό αποτέλεσμα είναι μοναδικό, Απαιτείται σχεδιασμός ώστε να επιτύχουμε το τελικό αποτέλεσμα.

24 Σημαντικό!! Τα έργα Εκτελούνται από ανθρώπους Με περιορισμένους πόρους Έχουν αρχή και τέλος

25 Τρίγωνο του έργου

26 Το τρίγωνο του έργου Η βασική ερώτηση για την εκτέλεση οποιουδήποτε έργου είναι αφορά στο να είναι σύμφωνα με τις προδιαγραφές (αντικείμενο), στο προσχεδιασμένο χρόνο (χρόνο) και στα όρια του προϋπολογισμού (κόστος). Με άλλα λόγια σύμφωνα με τις προδιαγραφές (αντικείμενο), στο προσχεδιασμένο χρόνο (χρόνο), στα όρια του προϋπολογισμού (κόστος). Αυτό αποτελεί και το βασικότερο πρόβλημα των διαχειριστών των έργων. Κάθε έργο ισορροπεί μεταξύ του "τριγώνου" χρόνου, κόστους και αντικειμένου. Η όποια τροποποίηση σε ένα από αυτά επηρεάζει τουλάχιστον ένα από τα υπόλοιπα. Ο ρόλος του διαχειριστή έργου είναι να βρει την βέλτιστη ισορροπία μεταξύ των προαναφερόμενων παραγόντων

27 Το τρίγωνο του έργου

28 Το τρίγωνο του έργου άλλη εκδοχή Στο σωστό χρόνο (on time) Με το προβλεπόμενο κόστος (on budget) Με τις προβλεπόμενες προδιαγραφές (on specifications)

29 Παραδείγματα Αν απαιτείται να μειωθεί το κόστος (περιορισμός προϋπολογισμού) είναι εφικτό να μειωθούν οι εργαζόμενοι ή να σταματήσουν οι υπερωρίες και να ολοκληρωθεί το έργο αργότερα ή με λιγότερα χαρακτηριστικά (μείωση αντικειμένου). Αν απαιτείται μείωση του απαιτούμενου χρόνου ολοκλήρωσης του έργου θα πρέπει να καταναλωθούν περισσότεροι πόροι, π.χ. με αύξηση των εργαζομένων ή υπερωρίες, άρα μεγαλύτερο κόστος σε χρήματα ή να μειωθούν οι δυνατότητες/χαρακτηριστικά του αντικειμένου ώστε να απαιτούνται να γίνουν λιγότερες εργασίες. Αν απαιτείται να προστεθούν δυνατότητες σε ένα προϊόν (αντικείμενο), μπορείτε να επεκτείνετε την λήξη του έργου (χρόνος) ή να αυξήσετε τον αριθμό των εργαζομένων ή και τα δύο.

30 Ποιότητα Κύρια αποστολή του διαχειριστή του έργου είναι να εξισορροπεί τα στοιχεία του τριπλού περιορισμού, διατηρώντας τα ποιοτικά χαρακτηριστικά του προϊόντος ακέραια.

31 Παραδείγματα Για παράδειγμα, εάν προηγείστε του χρονοδιαγράμματος, μπορείτε να επαναφέρετε δυνατότητες που αφαιρέθηκαν ή να δώσετε περισσότερο χρόνο στις υπάρχουσες εργασίες. Με τον επιπλέον χρόνο και το διευρυμένο αντικείμενο, το τελικό αποτέλεσμα μπορεί να είναι ένα καλύτερο προϊόν. Σημαντική σημείωση: Δεν υπάρχει ένα καθολικό πρότυπο ποιότητας. Για κάθε δεδομένο έργο, η ποιότητα ορίζεται εντός του ίδιου του έργου. Για ορισμένες εταιρείες, η διατήρηση ενός έργου εντός του προϋπολογισμού είναι το πιο σημαντικό μέτρο ποιότητας. Για άλλες, σημαντικότερη είναι η έγκαιρη είσοδος στην αγορά. Ένας διαχειριστής έργου πρέπει να γνωρίζει πώς ορίζεται η ποιότητα για την εταιρεία και το συγκεκριμένο έργο. Στο προηγούμενο παράδειγμα, θα μπορούσατε απλώς να ολοκληρώσετε το προϊόν νωρίτερα με λιγότερες δυνατότητες, εισάγοντάς το στην αγορά πριν από τους ανταγωνιστές σας. Αυτός μπορεί να είναι ο ορισμός της ποιότητας για το συγκεκριμένο έργο στην εταιρείας σας.

32 Τι δεν μπορείτε να αλλάξετε Στα περισσότερα έργα, καμία πλευρά του τριγώνου δεν είναι σταθερή. Ίσως ο προϋπολογισμός να είναι αδιαπραγμάτευτος, ίσως πάλι το προϊόν να πρέπει οπωσδήποτε να κυκλοφορήσει για πώληση σε συγκεκριμένη ημερομηνία, ίσως να ισχύουν και τα δύο. Συχνά, τα σταθερά στοιχεία ενός έργου υπαγορεύονται στο διαχειριστή έργου από ψηλά, αλλά όχι πάντα. Στην περίπτωση της Δημόσιας διοίκησης περιορισμούς μπορεί να βάζει ένας νόμος, μια δικαστική απόφαση, μια κοινοτική οδηγία, μια διακήρυξη, περιορισμός προϋπολογισμού.

33 Όταν το πρόβλημα παρουσιαστεί σε μια σταθερή πλευρά Ο τρόπος δράσης είναι συχνά προφανής. Για παράδειγμα, εάν ανακαλύψετε ότι μια δυνατότητα λογισμικού θα καθυστερήσει περισσότερο για να ολοκληρωθεί από ό,τι αρχικά προβλέφθηκε και έχετε υπογράψει μια σύμβαση η οποία αναφέρει ότι θα παραδώσετε αυτή τη δυνατότητα (αντικείμενο), θα πρέπει είτε να μεταθέσετε την ημερομηνία λήξης για αργότερα ή να προσθέσετε πόρους για να τελειώσετε εγκαίρως.

34 Εάν η σταθερή πλευρά και η πλευρά του προβλήματος είναι διαφορετικές Μην τα παρατήσετε. Αυτή είναι η ομορφιά του τριγώνου έργου. Υπάρχει πάντα χώρος για να κάνετε αλλαγές. Για παράδειγμα, εάν το έργο σας πρέπει να ολοκληρωθεί εγκαίρως και έχει διευρυνθεί το αντικείμενό του, μπορείτε και πάλι να προσαρμόσετε το κόστος προσθέτοντας πόρους.

35 Εάν και οι τρεις πλευρές του τριγώνου είναι κολλημένες, μην πανικοβληθείτε Το έργο σας μπορεί να έχει σοβαρό πρόβλημα, τουλάχιστον όμως γνωρίζετε ότι έχει πρόβλημα και βρίσκεστε σε καλό σημείο εκκίνησης για να επανεξετάσετε τους στόχους ή τα πρότυπα ποιότητας του έργου.

36 Βελτιστοποίηση του χρονοδιαγράμματος Αργά ή γρήγορα, θα αντιμετωπίσετε ένα έργο που πρόκειται να ξεπεράσει μια ανελαστική προθεσμία. Ένας σίγουρος τρόπος για να συμπιέσετε το χρονοδιάγραμμα είναι να συντομεύεστε την κρίσιμη διαδρομή, μια σειρά εργασιών της οποίας η τελευταία εργασία ολοκληρώνεται στην ημερομηνία λήξης του έργου. Η αλλαγή άλλων εργασιών μπορεί να μην συντομεύσει το χρονοδιάγραμμα, αλλά η αλλαγή εργασιών της κρίσιμης διαδρομής θα το κάνει σίγουρα.

37 Βελτιστοποίηση του χρονοδιαγράμματος Για να μειώσετε την κρίσιμη διαδρομή, μπορείτε να κάνετε τα εξής: Συντομεύστε τις διάρκειες εργασιών (περιορισμός αντικειμένου ή προσθήκη πόρων) (crashing). Επισπεύστε το χρονοδιάγραμμα: Επικαλύψτε τις εργασίες έτσι, ώστε τα άτομα να μπορούν να εργάζονται σε αυτές ταυτόχρονα (προσθήκη πόρων). Η τακτική αυτή έχει καλύτερα αποτελέσματα κοντά στην αρχή ενός έργου (fast tracking). "Σπάστε" το χρονοδιάγραμμα: Προσθέστε πόρους για να ολοκληρώσετε τις εργασίες ταχύτερα (χρήματα) (crashing). Καταργήστε εργασίες (περιορισμός αντικειμένου). Φυσικά, η διόρθωση του χρονοδιαγράμματος με αυτόν τον τρόπο μπορεί να έχει δραματικές επιπτώσεις στον προϋπολογισμό, το αντικείμενο και την ποιότητα του έργου.

38 Βελτιστοποίηση του προϋπολογισμού Στα περισσότερα έργα, το μεγαλύτερο κομμάτι του προϋπολογισμού αποτελείται από το κόστος πόρων: τη χρέωση και το πάγιο κόστος ατόμων, εξοπλισμού και υλικών. Η τήρηση του προϋπολογισμού μπορεί να απαιτεί την πραγματοποίηση ιδιαίτερα δύσκολων επιλογών: Περιορισμό του αντικειμένου του έργου έτσι, ώστε να υπάρχουν λιγότερες, συντομότερες εργασίες που απαιτούν πόρους. Κατάργηση πόρων. Βεβαιωθείτε ότι το κόστος ανά μονάδα, οι χρεώσεις και οι υπερωρίες είναι οι κατάλληλες. Βεβαιωθείτε ότι οι πόροι είναι η κατάλληλοι για τη δουλειά. Αντικαταστήσετε έναν ακριβό πόρο με έναν οικονομικότερο. Ο έλεγχος του κόστους μπορεί να επιβάλλει την μετακίνηση της προθεσμίας για αργότερα ή να απαιτήσει περικοπές στο αντικείμενο του έργου. Για παράδειγμα, εάν δεν επιτρέπετε υπερωρίες στις εργασίες, μπορεί να ανακαλύψετε ότι η ημερομηνία λήξης μετατοπίζεται κατά έναν μήνα αργότερα. Ή εάν περιορίσετε το αντικείμενο, η ημερομηνία λήξης μπορεί να μεταφερθεί νωρίτερα.

39 Βελτιστοποίηση του αντικειμένου Θα εξετάζατε το ενδεχόμενο να εξοικονομήσετε χρήματα κατασκευάζοντας μια γέφυρα μερικά μέτρα βραχύτερη από τον ποταμό που πρέπει να διασχίσει; Και βέβαια όχι. Μερικές φορές το αντικείμενο του έργου δεν μπορεί να αλλάξει, οπότε πρέπει να προβείτε σε άλλες ενέργειες: Προσθέστε πόρους για να βεβαιωθείτε ότι θα ολοκληρωθούν όλες οι εργασίες (κόστος). Περικόψτε εργασίες που δεν βρίσκονται στην κρίσιμη διαδρομή, εάν υπάρχουν (κόστος). Προσθέστε εργασίες ή προσθέστε διάρκεια στις εργασίες (κόστος). Παρατείνετε την προθεσμία για να δώσετε χρόνο σε όλες τις εργασίες με το τρέχον επίπεδο πόρων (χρόνος).

40 Κύκλος ζωής έργου & Φάσεις έργου

41 Κύκλος ζωής Έργου Υπάρχουν διάφορες σχολές σκέψης, όταν εξετάζουν τον κύκλο ζωής ενός για τη διαχείριση ενός έργου. Ορισμένοι υποστηρίζουν 3 φάσεις σε ένα έργο, ενώ άλλοι υποστηρίζουν 5. Συνολικά μπορεί εύλογα να υιοθετήσει την πιο κατάλληλη προσέγγιση ανάλογα με το αντικείμενο του έργου ή την έκταση το. Η διαχείριση ενός έργου βασίζεται αποκλειστικά στην βασική ιδέα ότι ένα έργο περνά μέσα από έναν αριθμό από φάσεις χαρακτηρίζεται από μια ξεχωριστή σειρά από δραστηριότητες ή εργασίες που λαμβάνουν το έργο από τη σύλληψη της σύναψής της. Ένα έργο είναι σημαντικό να λάβει μια δομημένη και καθορισμένη προσέγγιση για τη διαχείρισή τους μέσα από ολόκληρο τον κύκλο ζωής τους. Οι φάσεις από τις οποίες διέρχεται ένα έργο είναι από την έναρξη έως την ολοκλήρωσή του. Υπάρχουν τόσες πολλές περιγραφές για τον κύκλο ενός έργου, όσοι και οι ειδικοί στη διαχείριση έργων. Ο κύκλος διαχείρισης ή ζωής του έργου αποτελείται από τα παρακάτω μέρη: 1.Έναρξη Έργου 2.Προγραμματισμός Έργου 3.Εκτέλεσης 4.Παρακολούθηση και έλεγχος του έργου 5.Λήξη του έργου

42 Έναρξη Έργου Ένα έργο ξεκίνα επίσημα, δίνοντας όνομα και ορίζοντας το σε γενικό πεδίο κατά τη διάρκεια αυτής της φάσης. Οι χρηματοδότες του έργου και όλοι οι εμπλεκόμενοι (stakeholders) εκτελούν όλα τα δέοντα για να αναλάβουν το έργο. Ανάλογα με τη φύση του έργου, οι μελέτες σκοπιμότητας που διενεργήθηκαν ή όπως μπορεί να απαιτήσει, σε ένα έργο πληροφορικής - υποχρέωση συλλογής και ανάλυσης εκτελούνται σε αυτή τη φάση.

43 Προγραμματισμός Έργου Είναι κατά τη διάρκεια αυτής της φάσης όπου το σχέδιο διαχείρισης του έργου (project plan) έχει αναπτυχθεί σε όλα τα ολοκληρωμένα επιμέρους σχέδια για - κόστος, πεδίο εφαρμογής, χρόνο, ποιότητα, επικοινωνία, κίνδυνο και πόρους. Μερικές από τις σημαντικές δραστηριότητες που σηματοδοτούν αυτή τη φάση είναι Χρονοπρογραμματισμός (Work Breakdown Structure WBS), ανάπτυξη χρονοδιαγράμματος, ορόσημα, διαγράμματα GANTT, την εκτίμηση και δέσμευση πόρων, ημερομηνίες σχεδιασμού και τρόπους επικοινωνίας με τους εμπλεκόμενους φορείς με βάση τα ορόσημα, προθεσμίες και σημαντικές παραδόσεις. Επίσης εντοπίζονται άγνωστοι κίνδυνοι που μπορεί να επηρεάσουν τις πτυχές του έργου σε μεταγενέστερα στάδια, ως εκ τούτου, ένα σχέδιο για τη διαχείριση των κινδύνων θα πρέπει να σχηματιστεί σε αυτή τη φάση. Ο σχεδιασμός διαχείρισης του κινδύνου περιλαμβάνει τον εντοπισμό του κινδύνου και την ανάλυση, προσεγγίσεις μετριασμού του κινδύνου και αντιμετώπισης των κινδύνων.

44 Εκτέλεσης Στη φάση εκτέλεσης το παραδοτέο του έργου έχει εκτελείται και ολοκληρώνεται, ακολουθώντας το σχεδιασμό και την ανάλυση, όπως αναπτύχθηκε στην προηγούμενη φάση. Η εκτέλεση του έργου και η παρακολούθηση και έλεγχος του έργου είναι δύο φάσεις που συνήθως συμβαίνουν ταυτόχρονα. Οι δραστηριότητες (tasks) των καθηκόντων διαχείρισης του έργου κατά τη διάρκεια αυτής της φάσης είναι συναντήσεις και ενημερώσεις κατάστασης ανάπτυξης του έργου, αναφορές κατάστασης, την ανάπτυξη του ανθρώπινου δυναμικού και τις εκθέσεις των επιδόσεων.

45 Παρακολούθηση και έλεγχος του έργου Η φάση αυτή ασχολείται κυρίως με τη μέτρηση της απόδοσης του έργου και την πρόοδο σε σχέση με το σχέδιο διαχείρισης του έργου. Στόχος είναι η επαλήθευση, έλεγχος και παρακολούθηση του έργου, ο έλεγχος και η διαχείριση των αλλαγών με τις ανάγκες του έργου, ο υπολογισμός των βασικών δεικτών απόδοσης για το κόστος και το χρόνο για να μετρηθεί ο βαθμός της μεταβολής, και σε αυτή την περίπτωση τα διορθωτικά μέτρα που αποφασίζονται και πρότεινε να κρατήσει πορείας του έργου.

46 Λήξη του έργου Ένα έργο κλείνει επισήμως σε αυτή τη φάση. Περιλαμβάνει μια σειρά από σημαντικά καθήκοντα όπως είναι η πραγματοποίηση της παράδοσης, την απελευθέρωση των πόρων, την ανταμοιβή και την αναγνώριση στα μέλη της ομάδας και επίσημη διακοπή συμβολαίων των αναδόχων έργου σε περίπτωση που απασχολούνται στο έργο.

47 Φάσεις έργου

48 Φάση Σχεδιασμού και Ανάπτυξης

49 Προγραμματισμός Όλα τα ολοκληρωμένα επιμέρους σχέδια για - κόστος, πεδίο εφαρμογής, χρόνο, ποιότητα, επικοινωνία, κίνδυνο και πόρους, Τον ορισμό των στόχων του έργου,την οριστικοποίηση του εύρους του έργου, Ανάπτυξη χρονοδιαγράμματος, ορόσημα, διαγράμματα GANTT, δηλαδή τον προσδιορισμό των δραστηριοτήτων του έργου, δηλαδή τον προσδιορισμό των αναγκαίων για την ολοκλήρωση του έργου, εργασιών (tasks) και την ομαδοποίησή τους σε λογικές ενότητες, κάθε μια από τις οποίες περιλαμβάνει ένα επιμέρους στόχο, Χρονοπρογραμματισμός (Work Breakdown Structure WBS), δηλαδή το διαχωρισμό κάθε δραστηριότητας σε λογικά συστατικά, Τη δέσμευση ή ανάθεση πόρων (resource assignment), δηλαδή τον προσδιορισμό του ποιοι άνθρωποι και με ποια μέσα θα εκτελέσουν τις διάφορες εργασίες στο πλαίσιο εκτέλεσης του έργου, Τον χρονικό προγραμματισμό των εργασιών (ή δραστηριοτήτων tasks), που πρέπει να εκτελεστούν, προκειμένου να ολοκληρωθεί το έργο. Με τον χρονικό προγραμματισμό προσδιορίζεται το πότε αρχίζει και πόσο διαρκεί η κάθε εργασία,

50 Προγραμματισμός Εκτιμήσεις για το κόστος, Διαδικασίες βελτιστοποίησης (χρονικού προγραμματισμού, απασχόλησης πόρων κλπ), Εντοπισμός άγνωστων κινδύνων που μπορεί να επηρεάσουν τις πτυχές του έργου σε μεταγενέστερα στάδια.

51 Αποτελέσματα Φάσης Προγραμματισμού Προϋπολογισμός Χρονοδιάγραμμα Πόροι

52 Οργάνωση έργου σε φάσεις

53 Work Breakdown Structure Η επιτυχία ενός έργου εξαρτάται σε σημαντικό βαθμό από το πόσο καλά έχουν προσδιοριστεί οι εργασίες που πρέπει να γίνουν. Όπως ένα δομημένο σε ενότητες, κεφάλαια, υποκεφάλαια, παραγράφους κ.ο.κ., κείμενο βοηθά τον αναγνώστη να το κατανοήσει ευκολότερα, έτσι και ένα ιεραρχικά δομημένο έργο, βοηθά τον διαχειριστή του να το παρακολουθήσει ευκολότερα. Η διάρθρωση των εργασιών του έργου σε εργασίες και υποεργασίες διαφόρων επιπέδων δημιουργεί μια ιεραρχική δομή που τις περισσότερες φορές διευκολύνει. Αν έχετε ένα περίπλοκο σύνολο εργασιών, πρέπει να τις οργανώσετε σε φάσεις (phase) ή ομάδες στενά συνδεμένων εργασιών. Στο Microsoft Project, οι φάσεις αντιστοιχούν στις εργασίες σύνοψης (summary tasks). Οι δύο συνηθέστερες προσεγγίσεις για την ανάπτυξη εργασιών και φάσεων είναι ο αναλυτικός και ο συνθετικός χρονοπρογραμματισμός.

54 Οργάνωση Εργασιών σε Φάσεις Αναλυτικός χρονοπρογραμματισμός Συνθετικός χρονοπρογραμματισμός Προσδιορίζει τις κύριες φάσεις του έργου πριν την καταγραφή των εργασιών που απαιτούνται για την ολοκλήρωση των φάσεων αυτών. Τα περίπλοκα έργα διαθέτουν πολλά επίπεδα φάσεων. Προσδιορίζει όσο δυνατόν περισσότερες από τις λεπτομερείς εργασίες του κατώτατου επιπέδου, πριν αυτές οργανωθούν σε λογικές ομάδες που ονομάζονται φάσεις ή εργασίες σύνοψης. Λειτουργεί από το γενικό προς το ειδικό Λειτουργεί από το ειδικό προς το γενικό.

55 Αναλυτικός χρονοπρογραμματισμός

56 Συνθετικός χρονοπρογραμματισμός

57 Ώρα για δράση Έτοιμοι να φτιάξετε το πρώτο έργο σας

58 Πως θα φτιάξουμε ένα Ελληνικό καφέ; Ο καφές θα γίνει σε ένα δωμάτιο το οποίο έχει αρχικά μόνο Φωτισμό Πρίζα ρεύματος με πολύμπριζο Τραπέζι 2m x 2m Ομάδες των 3 ατόμων Σύντομες, σαφείς και περιεκτικές οδηγίες Χρόνος 10

59 Εύρος Μέσα & Πόροι Περιορισμοί Αποτέλεσμα Φάσεις Έργου Πηγή Smart Tea Project

60 Τεχνικές παρακολούθησης

61 Τεχνικές Παρακολούθησης Έργων Ανάπτυξη Χρονοδιαγράμματος ενός Έργου με το διάγραμμα Gantt Η Μέθοδος της Δικτυωτής Ανάλυσης (C.P.M. P.E.R.T)

62 Gantt Chart

63 Ανάπτυξη του Χρονοδιαγράμματος ενός Έργου το διάγραμμα Gantt Ένα χρονοδιάγραμμα έργου περιλαμβάνει την αλληλουχία των δραστηριοτήτων, τις σχέσεις που υπάρχουν μεταξύ τους και τις χρονικές παραμέτρους για κάθε δραστηριότητα. O Henry Gantt εφεύρε το διάγραμμα που φέρει το όνομα του και χρησιμοποιείται για την παρουσίαση της σειράς και του χρόνου που απαιτείται για τις δραστηριότητες ενός έργου.

64 Ένα διάγραμμα Gannt

65 Ένα διάγραμμα Gantt στο MS Project 2013

66 Η Μέθοδος της Δικτυωτής Ανάλυσης (C.P.M. P.E.R.T) Η Μέθοδος Κρίσιμης Διαδρομής - Critical Path Method και η μέθοδος PERT (Program Evaluation and Review Technique Τεχνική Αξιολόγησης και Ανασκόπησης Προγράμματος) σχετίζονται μεταξύ τους και αντιμετωπίζονται σαν «δίδυμες μέθοδοι» εδώ και μερικές δεκαετίες. Για την κατασκευή του δικτύου πρέπει να προηγηθεί η ανάλυση του έργου στις επιμέρους εργασίες που το συνθέτουν (στάδιο 1) και η ξεκάθαρη διατύπωση της χρονικής ιεραρχίας αυτών των εργασιών (στάδιο 2) Στάδιο 1. Ανάλυση του έργου στις επιμέρους εργασίες που το συνθέτουν, η εκτέλεση του συνόλου των οποίων ισοδυναμεί με την περάτωση της κατασκευής του έργου. Στάδιο 2. Χρονική αλληλεξάρτηση των επιμέρους εργασιών. Στάδιο 3. Κατασκευή Δικτύου.

67 Η Μέθοδος της Δικτυωτής Ανάλυσης (C.P.M. P.E.R.T) Η βασική τεχνική της μεθόδου CPM είναι να κατασκευαστεί ένα μοντέλο του έργου το οποίο περιέχει τα ακόλουθα: 1.Μια σειρά δραστηριοτήτων (tasks) τα οποία απαιτείται να ολοκληρωθούν για να ολοκληρωθεί και το έργο, 2.Η χρονική διάρκεια που απαιτείται για να ολοκληρωθεί κάθε δραστηριότητα, 3.Τις συσχετίσεις μεταξύ των δραστηριοτήτων, 4.Λογικά τελικά σημεία όπως ορόσημα (milestones) ή παραδοτέα.

68 Η Μέθοδος της Δικτυωτής Ανάλυσης (C.P.M. P.E.R.T) Χρησιμοποιώντας αυτά τα στοιχεία με τη μέθοδο CPM υπολογίζονται Η μεγαλύτερη χρονική διαδρομή των σχεδιαζόμενων δραστηριοτήτων προς τα λογικά σημεία λήξης ή τη λήξη του έργου, Το νωρίτερο και τον αργότερο χρονικό σημείο το οποίο κάθε δραστηριότητα μπορεί να αρχίσει και να τελειώσει χωρίς να αυξήσει τη χρονική διάρκεια του έργου. Αυτή η διαδικασία αποφασίζει ποιες δραστηριότητες είναι «κρίσιμες» («critical») (αυτές βρίσκονται στη μακρύτερη χρονικά διαδρομή) δεν μπορούν να καθυστερήσουν γιατί θα καθυστερήσει όλο το έργο, καθώς και ποιες έχουν περιθώριο καθυστέρησης και αν αργήσουν δεν επηρεάζεται η λήξη του έργου.

69 Κρίσιμη Διαδρομή Για την διαχείριση έργων η κρίσιμη διαδρομή είναι η αλληλουχία των δραστηριοτήτων του έργου, αποτυπωμένων σε μορφή δικτύου έργου, που μπορούν να αυξήσουν την μακρύτερη χρονικά διαδρομή, ή αλλιώς να καθυστερήσουν την λήξη του έργου.

70 Κρίσιμη Διαδρομή Κάθε καθυστέρηση σε δραστηριότητα που βρίσκεται στην κρίσιμη διαδρομή έχει επίδραση στην ημερομηνία λήξης του έργου και σε καμία από αυτές τις δραστηριότητες δεν υπάρχει περιθώριο καθυστέρησης.

71 Κρίσιμος Δρόμος (Critical Path) Ο όρος «κρίσιμος» δεν έχει σχέση με το πόσο σημαντικές είναι οι εργασίες αυτές για το σύνολο του έργου. Ο όρος αναφέρεται μόνο στο πώς ο χρονοπρογραμματισμός τους θα επηρεάσει την ημερομηνία τέλους του έργου. Ωστόσο, σε πολλά έργα, η ημερομηνία τέλους του έργου έχει μεγάλη σημασία. Αν θέλετε να μειώσετε τη διάρκεια ενός έργου πρέπει να αρχίσετε από την περικοπή της κρίσιμης διαδρομής. Το Microsoft Project υπολογίζει συνεχώς την κρίσιμη διαδρομή, ακόμα κι αν δεν το βλέπετε ποτέ.

72 Απεικόνιση με διάγραμμα δικτύου

73 Απεικόνιση με διάγραμμα δικτύου στο MS Project

74 Λογισμικό διαχείρισης έργων

75 ΤΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ Microsoft Project

76 Χρονοπρογραμματισμός

77 Τύπος χρονοπρογραμματισμού(scheduling formula): Διάρκεια Εργασίας Χ Μονάδες Πόρων= Απασχόληση Απασχόληση: Η συνολική προσπάθεια η οποία απαιτείται για την εκτέλεση μιας εργασίας.

78 Σε ένα... Εάν αλλάξουμε τις μονάδες πόρων... Εάν αλλάξουμε τη διάρκεια... Εάν αλλάξουμε την Απασχόληση... Σταθερών μονάδων πόρων (Fixed-units) task Η διάρκεια υπολογίζεται ξανά. Η απασχόληση υπολογίζεται ξανά. Η διάρκεια υπολογίζεται ξανά. Σταθερής εργασίας (Fixedwork) task Η διάρκεια υπολογίζεται ξανά. Οι μονάδες πόρων υπολογίζονται ξανά. Η διάρκεια υπολογίζεται ξανά. Σταθερής Διάρκειας (Fixed-duration) task Η απασχόληση υπολογίζεται ξανά. Η απασχόληση υπολογίζεται ξανά. Οι μονάδες πόρων υπολογίζονται ξανά.

79 Παραδείγματα Fix Units (π.χ. έχω 5 εργάτες για μια εργασία που διαρκεί 10 μέρες και δεν μπορώ να προσλάβω άμεσα άλλους, όπως με το στελεχικό δυναμικό του δημοσίου) Fix Units Effort driven (π.χ. έχω 5 εργάτες για μια εργασία που διαρκεί 10 μέρες, μπορώ να προσλάβω άμεσα άλλους 5 και μειώνω τον απαιτούμενο χρόνο της εργασίας στο μισό Fix Duration (π.χ. ζύμωση κρασιού, δεσμεύω τον πόρο βαρέλια) Fix Duration effort driven (π.χ. χημική διεργασία με χρήση καταλύτη αντίδρασης, δεσμεύω (δαπανώ) τον καταλύτη) Fix work (π.χ. διόρθωση 20 γραπτών)